B A B I
P E N D A H U L U A N
1.1. Latar Belakang
Sistem informasi yang baik akan menghasilkan suatu informasi yang berguna atau bermanfaat bagi pemakainya. Informasi yang baik adalah informasi yang dapat disediakan tepat pada waktu yang dibutuhkan dan dapat dipercaya. Adapun informasi yang disediakan menyangkut hal-hal yang relevan saja. Untuk dapat menghasilkan informasi yang sesuai dengan keinginan dan kebutuhan pemakai diperlukan suatu penanganan / manajemen yang baik terhadap informasi.
PT. DELTA MULTI PERSADA Surabaya yang merupakan salah satu perusahaan properti di Surabaya yang bergerak dalam bidang real estat menjual produknya berupa rumah dan ruko. Dalam penanganan sistem informasi penjualannya perusahaan ini dapat dikatakan masih melakukannya secara sistem manual. Meskipun mempergunakan komputer namun program yang digunakan bukan merupakan program yang memang benar-benar ditujukan untuk menunjang kegiatan penjualannya. Dengan keadaan seperti ini menyebabkan informasi tentang perkembangan kemajuan penjualan dari produk-produknya dan penanganan dalam melayani pembelian / penjualan kepada user menjadi lambat. Berdasarkan hal tersebut maka penulis melihat perlunya suatu sistem yang dapat menunjang kebutuhan akan informasi perkembangan kemajuan penjualan produk-produk perusahaan serta informasi yang berkaitan dengan kegiatan penjualannya.
sistem informasi penjualan ini pula maka dapat meningkatkan daya saing dari perusahaan ini.
1.2. Ruang Lingkup Permasalahan
Dalam perancangan sistem informasi penjualan yang berbasis komputer pada PT. DELTA MULTI PERSADA Surabaya dibatasi pada pencatatan tentang data user, pencatatan data-data tentang rumah ataupun ruko, pencatatan pesanan penjualan jika user terlebih dahulu melakukan proses pemesanan, pencatatan transaksi penjualan, pencatatan klaim yang diajukan oleh user dan pembuatan laporan-laporan yang berhubungan dengan proses penjualan.
1.3. Tujuan
Beberapa tujuan yang ingin dicapai dalam perancangan sistem informasi penjualan ini adalah :
1. Memperbaiki sistem yang lama yaitu dengan mengubah sistem manual menjadi suatu sistem yang terkomputerisasi sehingga diharapkan dapat menyederhanakan proses pengolahan datanya agar dapat dikerjakan dengan cepat dan mudah. 2. Memberikan pelayanan informasi yang cepat bagi manajer, karyawan maupun
user (pembeli).
3. Memberikan kemudahan dalam mengetahui perkembangan kegiatan pemasaran perusahaan.
1.4. Metodologi Penelitian
Metode yang digunakan dalam perancangan sistem informasi penjualan rumah dan ruko di PT. DELTA MULTI PERSADA ini adalah dengan melakukan survey, wawancara, dan studi kepustakaan.
Survey berguna untuk mendapatkan data-data yang berhubungan dengan :
1. Elemen sistem informasi, yaitu masukan, file dan database, keluaran, pengawasan, dan prosedur pemrosesan.
2. Sumber daya sistem informasi seperti karyawan, perlengkapan dan bahan-bahan yang diperlukan.
Wawancara berguna untuk memperoleh data atau keterangan dengan mengadakan komunikasi secara langsung antara penulis dengan responden yang berada dalam obyek yang diteliti sebagai sumber data atau bahan keterangan yang berhubungan dengan penelitian tersebut.
Sedangkan studi kepustakaan berguna untuk mendapatkan data, informasi dan konsep-konsep secara teoritis. Studi kepustakaan ini dilakukan dengan membaca serta mempelajari berbagai buku literatur yang berkaitan dengan permasalahan yang dimaksud dalam hal ini adalah merancang suatu sistem informasi penjualan rumah / ruko pada PT. DELTA MULTI PERSADA.
Sistematika yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini dibagi menjadi beberapa Bab dan Sub bab. Adapun pembagian Bab dalam tugas akhir ini adalah sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini mengulas latar belakang yang mendasari penulis dalam mengangkat judul “Perancangan Sistem Informasi Penjualan Rumah / Ruko Pada Perusahaan Real Estat PT. DELTA MULTI PERSADA Surabaya” termasuk ruang lingkup, maksud dan tujuan, dan sistematika penulisan tugas akhir.
BAB II : LANDASAN TEORI
Dalam bab ini akan dibahas mengenai teori-teori yang melandasi tentang pembuatan perancangan sistem informasi penjualan yang disusun dalam tugas akhir ini.
BAB III : PERMASALAHAN
Pada bab ini dibahas mengenai masalah-masalah pokok yang dihadapi dan yang akan dibahas dalam tugas akhir ini.
BAB IV : ANALISA PERMASALAHAN
Pada bab ini akan dibahas tentang cara-cara bagaimana memecahkan masalah yang ada terutama untuk sistem basis datanya. Disamping itu dalam bab ini juga disertakan pula dengan langkah-langkah perancangannya.
Pada bab ini merupakan bab yang berisi tentang rancangan-rancangan sistem yang diusulkan setelah sebelumnya menganalisa terlebih dahulu sistem yang ada. Perancangan di sini sudah meliputi perancangan database, perancangan input, serta perancangan output.
BAB VI : PENUTUP
B A B I I
L A N D A S A N T E O R I
2.1. Penjualan
Penjualan mempunyai pengertian secara umum yaitu merupakan suatu proses dimana dalam proses tadi terjadi penukaran suatu produk berupa barang ataupun jasa dari suatu perusahaan menjadi kas. Dalam proses penjualan ini melibatkan dua departemen di dalam perusahaan yaitu departemen pemasaran dan departemen keuangan.
Alasan diterapkannya sistem pembayaran kredit ini adalah semata-mata untuk menyiasati persaingan yang semakin ketat yang terjadi pada perusahaan-perusahaan dagang pada umumnya. Disamping itu juga untuk menarik minat para calon pembeli yang sekiranya tidak mampu untuk membelinya secara tunai.
Dalam kaitannya dengan ini pula maka perusahaan PT. DELTA MULTI PERSADA yang merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang real estat menerapkan kedua cara penjualan yang telah disebutkan diatas yaitu penjualan secara tunai dan penjualan secara kredit.
2.2. Cara Pembelian Rumah / Ruko
pihak pengembang dan user harus menyepakati terlebih dahulu harga dan menentukan bagaimana cara pembayarannya, apakah melalui KPR atau secara langsung.
Sedang untuk pembelian secara langsung biasanya hanya untuk tipe reguler saja sedang untuk tipe khusus tidak bisa karena pihak pengembang (developer) tidak membangun terlebih dahulu tipe khusus ini seperti halnya pada tipe reguler.
2.3. Cara Pembayaran
Cara pembayaran untuk pembelian rumah ataupun ruko di PT. DELTA MULTI PERSADA dapat dilakukan dengan dua cara yaitu pembayaran yang dilakukan secara tunai ataupun pembayaran yang dilakukan melalui KPR (Kredit Pemilikan Rumah), untuk pembayaran melalui KPR ini pembeli akan mengangsur lewat perantara bank yang telah ditunjuk. Untuk cara pembayaran inipun pihak user (pembeli) dapat memilih cara mana yang dikehendaki sesuai dengan keinginan serta kemampuannya dalam membayar.
2.3.1. Pembayaran Tunai
milik) atas nama user, IMB (Ijin Mendirikan Bangunan), serta surat perjanjian jual beli. Tetapi jika yang membeli rumah atau ruko tadi adalah dari pihak instansi bukan perorangan maka yang diserahkan adalah sertifikat HGB (Hak Guna Bangun) atas nama user, IMB, dan surat perjanjian jual beli.
Jika ternyata dalam empat bulan tersebut user belum juga melunasi harga rumah / ruko, maka pihak pengembang akan memberikan sanksi berupa denda kepada user, jika setelah pemberian denda itu user masih tidak membayarnya atau belum melunasinya baik uang denda ataupun sisa harga yang belum terbayar selama tiga bulan berturut-turut maka pihak pengembang akan menyita rumah / ruko yang telah dibeli oleh user dan dengan demikian akan secara otomatis membatalkan akte perjanjian jual beli yang telah disepakati.
Dalam proses pembayaran tunai ini pihak pengembang akan meminta kepada user untuk menyerahkan dokumen-dokumen atau surat-surat sebagai berikut :
a. Untuk Warga Negara Indonesia non keturunan : foto copy KTP (Kartu Tanda Penduduk) suami dan istri yang masih berlaku, foto copy KSK (Kartu Susunan Keluarga), dan foto copy surat nikah.
b. Untuk Warga Negara Indonesia keturunan : foto copy KTP (Kartu Tanda Penduduk) suami dan istri yang masih berlaku, foto copy KSK (Kartu Susunan Keluarga), foto copy surat nikah, foto copy surat keterangan warga negara indonesia, dan foto copy surat keterangan ganti nama suami istri.
Surat-surat ini selanjutnya akan diserahkan dari bagian pemasaran ke bagian pengurusan akte dan sertifikat untuk diproses di kotamadya untuk mengurus IMB dan akte rumah / tanah, setelah surat-surat ini jadi maka pengembang dan user akan menandatangani surat perjanjian jual beli antara user dan pengembang dihadapan notaris yang telah ditunjuk oleh pengembang.
2.3.2. Pembayaran Secara KPR (Kredit Pemilikan Rumah)
Dalam pembayaran melalui KPR pihak user harus menghubungi bank yang telah ditunjuk oleh pengembang untuk memproses cara pembayarannya. Dalam kesempatan ini pihak bank akan terlebih dahulu melakukan wawancara serta survey terhadap calon user. Dalam wawancara atau survey bank akan meminta kepada user untuk menyerahkan surat-surat atau dokumen-dokumen sebagai berikut :
a. Untuk Warga Negara Indonesia non keturunan : foto copy KTP suami istri yang masih berlaku, foto copy KSK, foto copy surat nikah, daftar gaji (untuk karyawan), SIUP, NPWP, rekening koran tiga bulan terakhir, dan SPT tahunan (untuk user yang bekerja wiraswasta).
b. Untuk Warga Negara Indonesia keturunan : sama dengan atas hanya ditambahkan dengan melampirkan surat keterangan warga negara indonesia serta surat ganti nama suami istri.
Jika dalam wawancara atau survey tadi pihak bank ternyata menilai bahwa user tersebut tidak memenuhi kriteria sebagai calon pembeli rumah / ruko maka bank tidak akan memproses permohonan calon user tadi dan bank juga tidak akan memberikan pinjaman kepada calon user tadi untuk proses pembelian rumah / ruko.
Tetapi jika pihak bank menilai bahwa calon user tadi memenuhi kriteria sebagai calon pembeli rumah / ruko maka bank akan menghubungi pengembang untuk menyatakan bahwa bank bersedia dan akan memproses permohonan calon user untuk mengambil rumah / ruko secara KPR. Setelah itu user harus membayar kepada pihak pengembang uang muka rumah / ruko sebesar 40% dari harga jual dan sisa pembayaran ke pengembang selanjutnya akan dilunasi oleh bank selaku pemroses KPR yang diajukan oleh user tadi.
Jangka waktu KPR ini maksimum selama 15 tahun angsuran ke bank, dan usia maksimum calon user adalah 50 tahun. Setelah langkah-langkah tersebut diatas dilakukan maka ketiga pihak yaitu user, pengembang, dan bank akan menghubungi notaris yang telah ditunjuk oleh pengembang untuk membuat surat perjanjian akad kredit, dimana masing-masing pihak tadi akan menandatangani surat perjanjian akad kredit di hadapan notaris.
2.4. Klaim
ditempati mengalami kerusakan. Dalam masalah ini user akan diberi kesempatan selama tiga bulan setelah menerima kunci dari pengembang untuk mengajukan klaim, dan jika ternyata dalam tiga bulan tersebut user tidak mengajukan klaim maka fasilitas tersebut tidak akan berlaku lagi dan jika ada kerusakannya maka pengembang tidak akan tahu menahu tentang masalah tersebut hal ini dikarenakan lewatnya batas waktu pengajuan klaim.
Dalam pengajuan klaim ini user akan terlebih dahulu diminta untuk mengisi formulir pengajuan klaim yang telah disediakan oleh pengembang. Dalam formulir itu user diminta untuk mengisi data-data tentang user sendiri, alamat rumah yang ditempati, dan jenis kerusakan yang terjadi.
Setelah formulir klaim diserahkan kembali ke pengembang maka bagian pemasaran akan menghubungi bagian teknik untuk memberitahu bahwa ada klaim dari user, setelah itu maka bagian teknik akan menghubungi kontraktor untuk mengerjakan klaim ini, jika telah selesai maka kontraktor akan melapor ke bagian teknik bahwa kerusakan yang tertulis pada formulir klaim telah diperbaiki.
2.5. Pengembangan Sistem
dikembangkan atau dirancang harus sesuai dengan kebutuhan pemakai untuk mendapatkan informasi. Bila ada calon pemakai sistem menginginkan bahwa sistem yang dirancang harus dapat menangani masalah transaksi penjualan dengan cepat maka sistem yang dirancang hendaknya harus sesuai dengan apa yang disyaratkan oleh pemakai tadi. Hal lain yang perlu diperhatikan adalah bahwa sistem yang disusun harus dapat dikembangkan lagi.
2.5.1. Proses Pengembangan Sistem
Di dalam proses pengembangan sistem mencakup tiga subfungsi dari sistem informasi yaitu analisis sistem, perancangan sistem, dan operasi.
[image:14.612.102.518.285.492.2]
Kebutuhan- kebutuhan sistem Keluaran sistem
Gambar 2.1. Konteks pengembangan sistem
A. Analisis Sistem
Analisis sistem merupakan tanggung jawab untuk pengembangan rancangan umum aplikasi-aplikasi sistem. Dalam analisis sistem terdapat empat tahapan atau langkah umum, yaitu :
Pemakai Sistem Informasi
Analis Sistem
Perancangan Sistem
1. Tahap pertama, adalah survey sistem berjalan. Hal ini berguna untuk memahami sistem yang sudah ada sebelum nantinya diusulksn sistem yang baru. Disamping itu juga penting untuk menetapkan hubungan kerja dengan pemakai, karena kesuksesan sistem baru sangat tergantung pada penerimaan pemakai.
2. Tahap kedua, adalah mengidentifikasi kebutuhan informasi pemakai. Dalam tahap ini harus dipelajari keputusan-keputusan yang dibuat oleh pemakai dalam konteks kebutuhan informasi mereka.
3. Tahap ketiga, adalah mengidentifikasi kebutuhan sistem yang perlu untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai. Kebutuhan itu biasanya dispesifikasikan sebagai masukan dan keluaran-keluaran. Pertimbangan pemrosesan akan ditetapkan selama perancangan sistem.
4. Tahap keempat, adalah penyajian laporan analisis sistem. Laporan ini akan ditelaah oleh manajemen untuk menetapkan apakah pekerjaan sistem yang diusulkan merupakan hasil tahap perancangan sistem dari pengembangan sistem.
B. Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan formulasi spesifikasi rinci dari sistem yang diusulkan. Terdapat tiga tahap atau langkah umum dalam perancangan sistem, yaitu :
2. Tahap kedua, adalah penyajian spesifikasi rancangan rinci. Format-format laporan, struktur data, dan langkah-langkah pemrosesan harus harus diidentifikasikan.
3. Tahap ketiga, adalah penyajian laporan perancangan sistem. Laporan ini harus mencakup semua hal yang penting untuk mengimplementasikan sistem yang diusulkan.
C. Operasi
Subfungsi operasi sistem informasi mengoperasikan peralatan-peralatan komputer. Implementasi terjadi manakala sistem terbaru telah terpasang dan berjalan di dalam peralatan komputer. Kemudian keluaran disediakan bagi pemakai, sebagai perlengkapan proses pengembangan sistem.
2.5.2. Sistem yang Dirancang
Adapun sistem yang akan dirancang dalam tugas akhir ini antara lain :
1. Sistem yang menangani masalah pembelian rumah / ruko yang dilakukan secara langsung baik yang pembayarannya secara tunai ataupun secara kredit lewat KPR.
2. Sistem yang menangani proses pemesanan rumah / ruko.
3. Sistem yang menangani masalah pembelian rumah / ruko yang dilakukan setelah melakukan pemesanan terlebih dahulu.
4. Sistem yang menangani masalah klaim yang diajukan oleh user setelah user menempati rumah / ruko yang telah dibeli.
A. Sistem Pembelian Secara Langsung
Dalam proses pembelian rumah / ruko secara langsung ini langkah-langkah yang dilakukan adalah:
1. User meminta info terlebih dahulu kepada bagian pemasaran tentang rumah / ruko yang dijual, uang muka, cara pembayarannya, dan fasilitas yang ada.
2. Bagian pemasaran akan mengecek terlebih dahulu apakah masih ada stock rumah / ruko yang akan dijual dan dimana lokasi dari rumah / ruko tersebut. 3. Jika ternyata setelah dicek ada maka user akan diminta mengisi form pembelian
jika tidak maka proses akan selesai.
4. Setelah user mengisi form pembelian maka bagian pemasaran akan melakukan proses pemasukan data pembelian.
syarat-syarat sebagai calon user dan user akan membayar uang muka yang besarnya tergantung dari bagaimana cara pembayarannya setelah sebelumnya menandatangani terlebih dahulu surat perjanjian perhitungan harga tanah dengan pihak pengembang.
6. Setelah transaksi pembelian ini maka akan dibuat laporan penjualan. B. Sistem Pemesanan Rumah / Ruko
Seperti telah dijelaskan diatas bahwa sistem pesan ini biasanya pada pembelian tipe khusus yaitu tipe diluar tipe reguler tetapi tidak menutup kemungkinan untuk tipe yang reguler.
Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
1. User diminta untuk mengisi form pemesanan rumah / ruko.
2. Setelah itu bagian pemasaran akan mengecek apakah ada rumah / ruko atau lahan yang sesuai dengan apa yang dikehendaki oleh user.
3. Jika ternyata ada maka data-data tentang pemesanan tadi akan dimasukkan melalui program komputer.
4. Setelah itu user diminta untuk membayar uang ikatan sebagai tanda jadi pemesanan rumah / ruko lalu user akan diberi kwitansi sebagi bukti dari proses pembayaran uang ikatan tadi dan setelah itu akan dibuat laporan pemesanannya. C. Sistem Pembelian yang Melakukan Pemesanan Terlebih Dahulu
1. Dua minggu setelah transaksi pemesanan maka pihak pengembang akan membuat surat konfirmasi ke user yang isinya menanyakan apakah jadi membeli rumah / ruko yang telah tertera pada form pemesanan atau tidak.
2. Jika ternyata jadi beli maka user tadi diminta menghubungi pengembang untuk selanjutnya mengisi form pembelian. Setelah itu proses selanjutnya sama dengan pembelian secara langsung hanya saat transaksi pembeliannya program akan mengupdate database pesanan.
D. Sistem Penanganan Klaim
Klaim ini biasanya diajukan user setelah user berhak menempati rumah yang telah dibelinya. Hal ini dikarenakan mungkin setelah user tersebut menempati rumahnya ternyata ada kerusakan.
Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
1. User mengisi form klaim yang telah disediakan oleh pengembang.
2. Setelah user mengisi form klaim, maka bagian pemasaran akan mengecek kapan user tersebut membeli rumah / ruko, atas nama siapa rumah tersebut dibeli, dimana letak atau lokasi rumah tersebut berada dan jenis kerusakan yang terjadi. 3. Setelah dianggap benar maka proses selanjutnya adalah memasukkan data-data
klaim.
Dari laporan bagian teknik tersebut lalu bagian pemasaran akan mengupdate data tentang klaim.
2.6. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) merupakan bagan yang menggambarkan aliran data dan proses dari suatu sistem secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telepon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya hard disk, tape, disket dan lain sebagainya).
Adapun alasan mengapa digunakan data flow diagram adalah karena kelebihan-kelebihan yang dimilikinya, antara lain :
1. Analisis sistem tidak langsung menggambar uraian sistem dengan cara yang baku atau terlalu teknis (seperti flow chart).
2. Hubungan antar sistem dan sub sistem dapat lebih mudah diketahui.
3. Komunikasi dengan pihak lain lebih mudah, karena simbol yang digunakan tampak sederhana.
4. DFD dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas.
5. DFD merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.
Data Flow Diagram memiliki empat simbol untuk menggambarkan aliran data dalam sistem, yaitu :
Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan output kepada lingkungan luarnya. External entity merupakan entity di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.
2. Data Flow (arus data)
Data flow diberi simbol suatu anak panah. Data flow ini mengalir diantara proses (process), data store dan external entity. Data flow ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. 3. Process (proses)
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu data flow yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan data flow yang keluar dari proses.
4. Data Store
Data store merupakan simpanan dari data-data yang dapat berupa sebagi berikut :
a. Suatu file atau database di sistem komputer. b. Suatu arsip atau catatan manual.
c. Suatu kotak tempat data di meja seseorang. d. Suatu tabel acuan manual.
Data store di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horisontal pararel yang tertutup di salah satu ujungnya.
Berikut adalah simbol-simbol dari Data Flow Diagram (DFD) :
Nama Simbol Arti
External Entity Menunjukkan sumber
atau tujuan transaksi
Process / Pelaksanaan tugas atau
fungsi
Data Store Tempat penyimpanan
data
Data Flow Saluran Komunikasi
Gambar 2.2. Simbol-simbol Data Flow Diagram
2.7. Sistem Flowchart
Bagan ini merupakan suatu bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem yang sedang dibahas.
Bagan ini juga menjelaskan urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem tersebut.
Berikurt ini adalah simbol-simbol dari sistem flowchart :
Process Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program
Document Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk
proses manual, mekanik atau komputer
Kegiatan manual
Menunjukkan pekerjaan manual
Diskkete
Menunjukkan input / output menggunakan diskette
Keyboard
Menunjukkan input yang menggunakan on-line keyboard
Display
Menunjukkan output yang ditampilkan ke monitor
Hard Disk
Menunjukkan input / output yang menggunakan hard disk
N
File non komputer yang diarsip urut menurut angka (numerical)
A
File non komputer yang diarsip urut menurut huruf (alphabetical)
C
File non komputer yang diarsip urut menurut tanggal (cronological)
Pita Magneti
k
Konektor
Menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama atau ke halaman lain
[image:24.612.103.526.262.498.2]Menunjukkan arus dari proses
Gambar 2.3. Simbol-simbol Sistem Flowchart
2.8. Database Model Relational
Basis data relasional dapat didefinisikan sebagai basis data dimana data-data dapat diimplementasikan dalam suatu tabel dua dimensi yang terdiri dari baris dan kolom.
Bebrapa pengertian dasar yang perlu untuk dipahami di dalam penyusunan basis data relasional ini adalah Entity, Atribut, Record, Nilai Data, dan Relasi.
2.8.1. Kunci Dalam Relasi
Sebuah relasi perlu adanya atribut yang mempunyai nilai-nilai yang dapat memberikan identifikasi yang unik, sebab secara matematis anggota-anggota kumpulan record harus dapat dibedakan satu dengan yang lainnya. Identifikasi unik ini disebut dengan KEY ( kunci ). Berbagai macam kunci meliputi Primary key, Foreign key, dan Candidate key.
B A B I I I
P E R M A S A L A H A N
PT. DELTA MULTI PERSADA adalah salah satu dari sekian banyak perusahaan yang ada di Surabaya yang jenis usahanya bergerak dalam bidang properti, dalam hal ini adalah penjualan rumah / ruko (real estat). Perusahaan ini berdiri pada tahun 1989 dan pada tahun itu pula perusahaan ini resmi menjadi anggota REI (Real Estate Indonesia) JATIM dengan nomor anggota 03.00147.
Setelah resmi menjadi anggota REI maka perusahaan ini memulai usahanya dengan produk yang ditawarkan kepada masyarakat yaitu berupa rumah ataupun ruko (Rumah Toko). Selama ini sistem yang berjalan pada perusahaan adalah sistem yang masih manual dengan kata lain bahwa perusahaan ini masih belum menerapkan sistem yang terkomputerisasi untuk menjalankan kegiatan-kegiatan operasional perusahaan sehari-hari, baik itu kegiatan operasional tentang pelayanan penjualan rumah / ruko kepada masyarakat ataupun kegiatan yang lainnya. Hal ini mungkin dapat dipahami karena perusahaan ini memang tergolong perusahaan yang baru berdiri.
3.1. Sistem Kerja
Selama ini sistem pengolahan data-data penjualan di PT. DELTA MULTI PERSADA Surabaya dapat dikatakan masih dikelola secara manual. Seperti telah dijelaskan di atas dan pada BAB I sebelumnya, bahwa meskipun digunakan komputer, namun hanyalah sebagai alat pencatat saja, artinya tidak ada program khusus yang memang benar-benar digunakan untuk mendukung proses kegiatan penjualan produk-produk dari perusahaan.
3.2. Permasalahan yang Timbul
Dengan masih diterapkannya sistem yang manual, tentunya perusahaan lambat-laun akan mengalami kesulitan-kesulitan apabila jumlah data yang akan diolah adalah besar. Hal ini akan menambah permasalahan yang baru lagi bagi perusahaan. Adapun kesulitan-kesulitan yang mungkin akan timbul jika sistem manual ini masih diterapkan antara lain :
2. Perusahaan akan mengalami kesulitan apabila manajer ingin melihat data-data penjualan selama periode tertentu saja. Hal ini tentu saja tidak dapat dihindari, karena seorang manajer mungkin saja membutuhkan data-data tersebut untuk kepentingan-kepentingan yang mendesak, misalnya bila terjadi ketidakcocokan data dan sebagainya. Pengulangan pekerjaan ini tentu saja akan menyebabkan banyaknya waktu yang terbuang.
3. Perusahaan akan mengalami kesulitan dalam mengadakan pemantauan terhadap persediaan rumah / ruko, sebab saat terjadinya transaksi tidak ada proses (program) yang secara otomatis merubah atau memperbaharui posisi jumlah persediaan rumah / ruko yang tersedia setelah terjadinya transaksi penjualan. 4. Perusahaan akan mengalami kesulitan dalam mengadakan pemantauan terhadap
piutang user, piutang ini terjadi untuk user yang membeli rumah / ruko secara tunai. Hal ini disebabkan untuk mengetahui piutang-piutang yang telah jatuh tempo harus dilakukan pemeriksaan ulang satu persatu catatan-catatn piutang yang ada.
5. Perusahaan akan mengalami kesulitan dalam mengadakan pemantauan terhadap pesanan-pesanan baik yang sudah dipenuhi maupun yang belum.
6. Perusahaan akan mengalami kesulitan dalam mengetahui klaim-klaim mana yang telah dikerjakan atau klaim-klaim yang belum dikerjakan.
Seperti telah disebutkan pada BAB II bahwa dalam tugas akhir ini akan dirancang empat sistem untuk memperbaiki atau memperbaharui sistem manual yang ada sekarang. Berikut adalah empat sistem yang sedang berjalan sekarang yaitu sistem manual yang masih diterapkan pada perusahaan ini, antara lain :
Minta Info ttg Rmh/Ruko
Cari Info ttg Rmh/ Ruko
Brosur Dok. ttg Rmh/ Ruko yg blm
Terjual Brosur Pengececekan ada/tdknya Stock Rmh/Ruko Check Selesai Tdk ada Form Beli Ada Form Beli
Mengisi Form Beli
Form Beli
Terisi Form Beli
Terisi C Mengisi Srt Perjanjian Perhit. Hrg. Tanah Srt Perjanjian Srt Perjanjian
Tanda Tangan Srt Perjanjian
A
Minta Dok. utk Proses Pembelian Menyerahkan Dok. utk Proses Pembelian KTP KSK Srt. Nikah Srt WNI Dft Gaji SIUP NPWP Rek Krn SPT Thn KTP KSK Srt. Nikah Srt WNI Dft Gaji SIUP NPWP Rek Krn SPT Thn A A User Pemasaran B Bank Pengecekan Dok. Calon User Melakukan Proses Wawancara dg User Menentukan Layak/Tdk-nya sbg Calon User
Tanya Cara Pembayaran Check Cara Pembayaran A Chek
Meminta User utk Membayaran Cicilan I Tunai Membayar Cicilan I Cicilan I Cicilan I User Pemasaran Cicilan I Pencatatan ke Buku Besar 1 2 Kwitansi C 1 Kwitansi 1 Kwitansi Kasir Pembuatan Akte Jual Beli di Notaris
Penandatanganan Akte Jual-Beli Antara Pengmbang & User 1 2 Akte Jual-Beli
1 Akte Jual-Beli
2 Akte Jual-Beli
Proses Pembuatan Akte
Tanah di KMS Sertifikat Tanah/Rmh/ Ruko Sertifikat Tanah/Rmh/ Ruko Notaris B KPR F Srt ACC D
Meminta User utk Membayar Uang Muka Rmh/Ruko Membayar Uang Muka Rmh/Ruko Uang Muka Uang Muka Uang Muka Pencatatan ke Buku Besar 1 2 Kwitansi 2 Kwitansi 2 Kwitansi
Mengajak User Ke Notaris
Penandatanganan Akte Kredit Antara Pengembang + Bank
[image:31.612.105.540.84.633.2]+ User 1 2 3 Akte Kredit 1 Akte Kredit 2 Akte Kredit E F
2. Sistem pembelian lewat pemesanan terlebih dahulu.
Konfirmasi Pesanan ke User
Konfirmasi Selesai Konfirmasi Pemberian Jawaban Konfirmasi Jawaban Konfirmasi Jawaban Konfirmasi Pengecekan Konfirmasi Chek Tdk Beli Beli Form Beli Form Beli
Mengisi Form Beli
Form Beli Terisi Form Beli Terisi C Mengisi Srt Perjanjian Perhit. Hrg. Tanah Srt Perjanjian Srt Perjanjian
Tanda Tangan Srt
Perjanjian A
Minta Dok. utk Proses Pembelian Menyerahkan Dok. utk Proses Pembelian KTP KSK Srt. Nikah Srt WNI Dft Gaji SIUP NPWP Rek Krn SPT Thn KTP KSK Srt. Nikah Srt WNI Dft Gaji SIUP NPWP Rek Krn SPT Thn A A B Pengecekan Dok. Calon User Melakukan Proses Wawancara dg User Menentukan Layak/Tdk-nya sbg Calon User
Check C Tdk Meng ACC Permohonan Calon User Layak Srt ACC D E Akte Kredit C
Tanya Cara Pembayaran Check Cara Pembayaran A Chek
Meminta User utk Membayaran Cicilan I Tunai Membayar Cicilan I Cicilan I Cicilan I Cicilan I Pencatatan ke Buku Besar 1 2 Kwitansi C 1 Kwitansi 1 Kwitansi Pembuatan Akte Jual Beli di Notaris
Penandatanganan Akte Jual-Beli Antara Pengmbang & User 1 2 Akte Jual-Beli
1 Akte Jual-Beli 2 Akte
Jual-Beli
Proses Pembuatan Akte
Tanah di KMS Sertifikat Tanah/Rmh/ Ruko Sertifikat Tanah/Rmh/ Ruko B KPR
User Pemasaran Kasir Notaris
F
Srt ACC
D
Meminta User utk Membayar Uang Muka Rmh/Ruko Membayar Uang Muka Rmh/Ruko Uang Muka Uang Muka Uang Muka Pencatatan ke Buku Besar 1 2 Kwitansi Kwitansi Kwitansi
Mengajak User Ke Notaris
Penandatanganan Akte Kredit Antara Pengembang + Bank
+ User
1 2
3 Akte Kredit
1 Akte Kredit
2 Akte Kredit
E
[image:33.612.104.537.76.591.2]F
3. Sistem pemesanan rumah / ruko.
Mengisi Form Pesanan & Membayar Uang
Ikatan
Form Pesanan
Terisi Minta Info ttg cara
pemesanan
Rumah/Ruko Beri Info ttg Cara Pemesanan
Form Pemesanan Form
Pemesanan
Form Pesanan
Terisi
Uang Ikatan Uang Ikatan
C
Uang Ikatan
Pencatatan ke Buku Besar
Kwitansi
Kwitansi
Kwitansi
[image:34.612.102.538.105.517.2]User Pemasaran Kasir
4. Sistem penanganan klaim.
Form Klaim Lapor ttg adanya
kerusakan Penanganan
Laporan dr user
Mengisi Form Klaim Form Klaim Terisi Form Klaim Terisi Membuat Lap Klaim utk Bag.
Teknik
Lap. Klaim
Pinjam Kunci rmh User Menyerahkan
Kunci rmh.
Menyerahkan Kunci ke Bag.
Teknik Lap. Klaim Pengecekan Lap. Klaim C C Pengerjaan Klaim 1 2 Lap.
Klaim selesai Dikerjakan
1
2 Lap. Klaim selesai
Dikerjakan
Menanda Tangani Lap. Klaim dr Bag.
Teknik
C
1 Lap. Klaim selesai
Dikerjakan
Laporan
User Pemasaran Bagian Teknik
C
[image:35.612.104.541.101.514.2]Form Klaim
B A B I V
A N A L I S A P E R M A S A L A H A N
Dalam tahap untuk menganalisa sistem informasi yang ada di PT. DELTA
MULTI PERSADA ini, penulis menggunakan metode wawancara langsung dengan
orang-orang yang benar-benar mengerti dan terlibat langsung dengan sistem yang
berjalan pada perusahaan ini, terutama sistem tentang penjualan rumah ataupun ruko.
Disamping itu penulis juga menggunakan data-data yang tersedia di
perusahaan sebagai bahan atau masukan untuk menganalisa sistem, baik yang
berbentuk dokumen maupun lembaran-lembaran formulir. Adapun tujuannya adalah
untuk mengetahui prosedur-prosedur yang sedang berjalan pada saat ini.
Beberapa pedoman pokok yang dapat digunakan untuk mendapatkan
prosedur-prosedur tersebut adalah dengan jalan mengetahui output yang dihasilkan,
asal sumber data, cara pengolahan data dan orang-orang yang terlibat langsung dalam
pengolahan data tersebut.
Untuk pembuatan desain sistem ini setelah menganalisa masalah-masalah
yang ada maka dibuat rancangan sistemnya dengan menggunakan diagram alir sistem
yang telah dikomputerisasi, diagram alir data, kebutuhan database, serta desain
input-outputnya. Akan tetapi dalam bab ini hanya akan dibahas mengenai diagram alur
4.1. Pemecahan Masalah
Dalam perumusan pemecahan masalah ini merupakan pembahasan tentang
sistem informasi penjualan yang ada pada PT. DELTA MULTI PERSADA.
Mengingat peranan dari sistem informasi ini sangat penting bagi perusahaan dalam
kaitannya untuk meningkatkan daya saingnya, maka di sini akan dibahas pemecahan
dari masalah yang ada dengan uraian sebagai berikut :
1. Perusahaan perlu mencatat data tentang user (pembeli). Pencatatan ini nantinya
akan berguna untuk mengetahui peningkatan pelayanan penjualan dengan
memantau peningkatan jumlah user (pembeli). Disamping itu pencatatan ini juga
diperlukan untuk mengetahui informasi secara lebih lengkap mengenai seorang
user apabila diperlukan, misal untuk keperluan penagihan bagi user yang
menggunakan cara pembayaran secara tunai atau masalah lain yang sekiranya
berkaitan atau membutuhkan data tentang user. Untuk mengatasi masalah ini
diperlukan adanya tabel user yang nantinya digunakan untuk menyimpan segala
informasi tentang user.
2. Perusahaan perlu mencatat data tentang pegawai (dalam hal ini adalah pegawai
bagian pemasaran karena berkaitan langsung dengan proses penjualan).
Pencatatan ini berguna untuk mengetahui perkembangan pegawai pada bagian
pemasaran. Disamping itu pencatatan ini juga diperlukan untuk mengetahui
informasi mengenai data seorang pegawai secara lebih lengkap bila diinginkan
prestasi tertentu, atau sebaliknya. Untuk mengatasi masalah ini dibuat suatu tabel
untuk menyimpan informasi mengenai pegawai.
3. Perusahaan perlu mencatat data mengenai rumah / ruko. Pencatatan ini berguna
untuk memantau persedian rumah / ruko yang masih ada. Disamping itu
pencatatan ini juga berguna untuk mengetahui informasi mengenai jenis rumah /
ruko yang dijual secara lebih lengkap apabila manajer atau calon pembeli
menghendakinya, apakah itu informasi mengenai tipe rumah / ruko, informasi
mengenai luas tanah dan luas bangunannya dan sebagainya. Untuk mengatasi
masalah ini maka diperlukan suatu tabel tentang rumah / ruko.
4. Perusahaan perlu mencatat data mengenai lokasi dari rumah / ruko yang dijual.
Hal ini berguna untuk mengetahui letak dari rumah yang tersedia jika calon
pembeli atau manajer menghendakinya. Untuk itu diperlukan tabel lokasi untuk
mencatat data-data tentang lokasi rumah / ruko yang dijual.
5. Perusahaan perlu mencatat data pesanan. Pencatatan ini berguna untuk
menyimpan data pemesanan rumah / ruko, memantau pesanan-pesanan yang
belum terpenuhi, serta melakukan pemrosesan pemesanan sesuai dengan urutan
pemesanan. Untuk mengatasi hal ini diperlukan tabel pesanan yang berisi
informasi tentang pesanan, meliputi antara lain informasi pemesan, pegawai
pemroses pesanan, serta tanggal pemesanan dan lain sebagainya.
6. Perusahaan perlu mencatat data tentang penjualan rumah atau ruko. Pencatatan
ini berguna untuk mengetahui berapa banyak rumah atau ruko yang telah terjual,
diperlukan untuk proses pembuatan laporan penjualan yang biasanya diminta
oleh pihak manajer. Untuk mengatasi masalah ini maka dibutuhkan suatu tabel
penjualan.
7. Perusahaan perlu mencatat data piutang user. Pencatatan ini berguna untuk
mengetahui perkembangan piutang user yang cara pembayarannya secara tunai.
Dari sini pula nantinya diambil suatu keputusan bilamana user tadi belum juga
melunasi piutangnya sesuai dengan batas waktu yang telah disepakati. Untuk
mengatasi masalah ini maka diperlukan tabel piutang.
8. Perusahaan perlu mencatat data penerimaan. Pencatatan ini berguna untuk
mengorganisasikan penerimaan kas dari user
9. Perusahaan perlu mencatat data pesanan-pesanan yang ditolak. Penolakan
pesanan ini dapat disebabkan oleh kesalahan data pesanan yang diberikan oleh
calon user kepada perusahaan atau karena pesanan user memang tidak bisa
dipenuhi oleh perusahaan. Untuk mengatasi masalah ini diperlukan tabel
penolakan pesanan pembelian.
10. Untuk mengatasi masalah klaim dari user maka diperlukan suatu tabel klaim
yang berguna untuk mencatat macam-macam kerusakan yang dialami oleh user
ataupun masalah lain user yang berhubungan dengan proses pasca pembelian
rumah atau ruko. Dalam tabel ini juga bisa dilakukan pengecekan apakah user
tersebut masih memiliki fasilitas klaim atau tidak, kalau ternyata user tersebut
sudah tidak memilikinya maka klaim user tadi akan ditolak. Tetapi apabila user
pengembang maka pengembang akan menerapkan kebijaksanaan khusus bagi
user tersebut dengan cara menarik ongkos perbaikan atas pengerjaan kliam tadi.
4.2. Bagan Alir Sistem
Dalam bab sebelumnya telah digambarkan tentang bagan alir sistem yang
berjalan pada PT. DELTA MULTI PERSADA Surabaya, akan tetapi bagan alir
sistem tersebut merupakan bagan alir sistem yang masih bersifat manual sehingga
membutuhkan waktu pemrosesan yang lama. Oleh karena itu dalam bab ini penulis
mengusulkan suatu rancangan sistem yang terkomputerisasi yang diharapkan dapat
membantu dalam mengatasi masalah penanganan penjualan rumah ataupun ruko.
Minta Info ttg Rmh/ruko
Cari Info ttg Rmh/ ruko
Pemasukan data yg diinginkan
Prog. Pencarian Infor.
Rumah Ruko Check Brosur Brosur Selesai Tdk Ada Form Beli/ Pesan Ada Lokasi Form Beli/ Pesan Pengisian Form+Penyeraha n dok. Form Beli/ Pesan Srt. Perjanjian Srt. Perjanjian Srt. Perjanjian KTP KSK Srt. Nikah Srt. WNI Dft. Gaji SIUP NPWP Rek. Krn SPT Thn. KTP KSK Srt. Nikah Srt. WNI Dft. Gaji SIUP NPWP Rek. Krn SPT Thn. Form Beli/ Pesan Srt. Perjanjian Pemasukan data Pengumpulan Berkas + Penerimaan Pembayaran A
Prog. Pemasukan Data
User Pesana n Penjual an User Pemasaran
Proses Ttd. akte + Proses Pengurusan Srt.
Tnh/Rmh/Rk Prog. Pencetakan Lap.
[image:41.612.104.526.74.662.2]Laporan A A Akte Srt. Tnh/ Rmh/Rk B B Dok. Utk User A C E Lapor Klaim D
C
Penerimaan Pembayaran
Prog. Pengecekan Piutang Piutang
Check Prog. Pencetakan Bukti Lunas
Lunas
Bukti Lunas Pembayara n
B
Prog. Pengecekan Sisa Pembayaran Belum
Check Prog. Edit Piutang
(< 4 Bln)
Prog. Pencetakan Bukti Pembayaran
Bukti Pembayara
n
Pemberitahuan Tunggakan +
Denda (>4 Bln)
Teguran Prog. Edit Piutang
Penanganan Lap. Penerimaan Kas
Laporan
Penerim aan Accounting
Piutang
F
B
[image:42.612.104.527.77.498.2]B
E
Mencari Inf. Ttg Pesanan
Check
Pemasukan data Tdk Ada
Prog. Pemasukan Data + Edit Pesanan (hapus) Psn_Tlk
Penolakan Pesanan
Cetak Penolakan Pesanan + Laporan
Laporan
B
Konfirmasi ke User Ada
Check
Edit Status Pesanan Jadi Beli Pesana
n
Penerimaan Pembayaran
C Tdk Jadi
[image:43.612.105.530.77.517.2]Beli Pemasaran
Penanganan Lap. Klaim
Pengecekan User
Pemasukan Data User
Prog. Pengecekan Data User User
Check
Pemasukan Data Klaim Ada
Prog. Pemasukan Data Klaim
Pencetakan Srt. Perintah Kerja utk Bag. Teknik Srt.
Perintah Kerja
Pengerjaan Klaim Oleh Bag. Teknik
Laporan
Edit Status Klaim Klaim
Berkas Klaim
Penolakan klaim Tda ada
Penolakan Klaim
A Pemasaran
[image:44.612.104.528.77.509.2]D
B A B V
P E R A N C A N G A N S I S T E M
Perancangan sistem merupakan tahap yang dilakukan setelah kita
menganalisa sistem yang ada dan mengetahui gambaran tentang bagaimana
memecahkan masalah yang timbul setelah proses analisa tadi. Adapun tujuan dari
perancangan sistem itu sendiri adalah untuk memberikan gambaran secara umum dan
lebih jelas tentang sistem yang baru. Dalam tahap perancangan sistem ini nantinya
akan diidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan dirancang
secara lebih terperinci. Perancangan sistem sistem yang akan dilakukan meliputi :
1. Pembuatan Data Flow Diagram (DFD)
2. Perancangan file-file Database
3. Perancangan Konseptual Database
4. Perancangan Input dan Output
5. Perancangan Sistem Menu dan Algoritma
5.1. Data Flow Diagram (DFD)
Daata Flow Diagram merupakan suatu cara untuk menggambarkan aliran
data dan proses dalam suatu sistem. Data Flow Diagram akan membantu analis untuk
memahami seberapa kompleks sistem bekerja. Data Flow Diagram hanya
dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan
disimpan.
Dalam pembuatan Data Flow Diagram penulis menggunakan alat bantu
berupa perangkat lunak yaitu Easy Case 4.2. Dalam pembuatan DFD ini
tahapan-tahapan yang harus dikerjakan meliputi :
a. Pembuatan Context Diagram
b. Pembuatan Bagan Berjenjang, dan
c. Pembuatan DFD untuk masing-masing level
5.1.1. Context Diagram
Dalam context diagram selalu mengandung satu proses saja. Proses ini
mewakili proses dari seluruh sistem yang ada. Dengan kata lain bahwa context
diagram ini mencakup atau menjelaskan proses-proses yang ada secara garis besarnya
saja. Di dalam permasalahan sistem informasi penjualan rumah atau ruko ini terdapat
tujuh external entity yaitu pemasaran, User, Teknik, Bank, Direktur, Accounting, dan
Notaris. Gambar dari context diagram dapat dilihat pada gambar 5.1.
5.1.2. Bagan Berjenjang
Bagan berjenjang digunakan untuk mempersiapkan penggambaran DFD ke
level-level yang lebih bawah lagi. Tujuan dari pembuatan bagan berjenjang ini adalah
untuk memudahkan dalam pembuatan Data Flow Diagram. Untuk sistem inforamsi
penjualan rumah atau ruko ini semua proses-proses yang ada apabila digambarkan
5.1.3. Data Flow Diaigram Level 0 (nol)
Level 0 ini merupakan penjabaran atau turunan dari context diagram yang
memberikan penjelasan secara lebih terinci tentang apa yang telah digambarkan
dalam context diagram. Pada level ini terdapat beberapa proses yang masing-masing
proses mempunyai fungsi tersendiri di dalam menghasilkan suatu informasi. Gambar
DFD level 0 dapat dilihat pada gambar 5.3.
5.1.4. Data Flow Diagram Level 1 (satu)
Merupakan turunan dari level 0 dimana pada level ini memiliki penjelasan
yang lebih terinci dari level-level sebelumnya.
A. DFD level 1 proses 1.1 (Proses Pesan)
Proses ini merupakan merupakan turunan dari proses penanganan penjualan
yang berfungsi untuk melakukan pemrosesan terhadap calon user yang akan membeli
atau memesan rumah atau ruko.
Dalam proses ini dilakukan pendataan terlebih dahulu terhadap calon user,
semua berkas yang dibutuhkan untuk kepentingan pembelian rumah atau ruko
[image:47.612.102.528.281.473.2]diterima di dalam proses ini, pembayaranpun juga dibayarkan di dalam proses ini.
Gambar DFD level 1 proses 1.1 dapat dilihat pada gambar 5.4.
B. DFD level 1 proses 1.2 (Proses Beli)
Dalam proses ini berfungsi untuk mengecek cara pembelian dari calon user,
dalam proses ini pula piutang seorang user akan dicek oleh bagian accounting, hal ini
dilakukan setelah user melakukan pembayaran pada proses pesan. Pengecekan ini
dilakukan khusus bagi user yang membeli secara tunai. Gambar DFD level 1 proses
1.2 dapat dilihat pada gambar 5.4.
C. DFD level 1 proses 2.1 (Proses Penerimaan Klaim)
Level ini berfungsi untuk menerima pengajuan klaim dari user. User yang
akan mengajukan klaim akan diterima dan didata di dalam proses ini. Semua
keluhannya akan dicatat dan akan ditindaklanjuti dalam proses selanjutnya. Gambar
DFD level 1 proses 2.1 dapat dilihat pada gambar 5.5.
D. DFD level 1 proses 2.2 (Proses Pengecekan Klaim)
Setelah Berkas klaim diterima pada proses sebelumnya, maka pada proses
2.2 ini dilakukan pengecekan terhadap user yang mengajukan klaim. User dicek
apakah masih memiliki fasilitas klaim atau tidak. Pengecekan ini dilakukan karena
fasilitas klaim yang diberikan ke user hanya berlaku untuk 4 (empat) bulan setelah
transaksi pembelian. Bila ternyata user tadi sudah tidak memiliki fasilitas klaim, maka
pihak pengembang tidak akan memproses pengajuan klaim dari user tetapi jika
sebaliknya user tadi masih memiliki fasilitas klaim tersebut maka akan ditindak
lanjuti pada proses selanjutnya. DFD level 1 proses 2.2 dapat dilihat pada gambar 5.5.
E. DFD level 1 proses 2.3 (Proses Pengerjaan Klaim)
Setelah dilakukan pengecekan terhadap masih berlaku tidaknya fasilitas
pengerjaan klaim yang dilakukan oleh bagian teknik. Gambar DFD proses 2.3 dapat
dilihat pada gambar 5.5.
F. DFD level 1 proses 3.1 (Laporan Penjualan)
Level ini merupakan penjabaran dari level 0 (nol) proses 3 (Proses Laporan).
Untuk proses laporan penjualan berfungsi untuk pembuatan laporan yang berkenaan
dengan penjualan rumah atau ruko. Dari laporan ini akan diketahui seberapa besar
transaksi penjulan yang terjadi dalam suatu periode, sehingga dari sini seorang
direktur akan menentukan langkah-langkahnya dalam mengambil suatu keputusan
guna meningkatkan volume penjualan. DFD proses 3.1 dapat dilihat pada gambar 5.6.
G. DFD level 1 proses 3.2 (Laporan Klaim)
Proses ini bertujuan untuk membuat laporan tentang adanya klaim. Jadi
klaim-klaim yang diajukan oleh user dalam setiap periode akan dibuatkan laporannya,
yang nantinya laporan ini akan diserahkan kepada direktur. Dari laporan ini dapat
diketahui seberapa sering klaim terjadi. Gambar DFD proses 3.2 dapat dilihat pada
P0 S.I Penjualan Rumah/Ruko a Teknik b Pemasaran c Direktur d Bank e User f Notaris g Accounting Bks Pmsn Konf. SPK Akte Bks Kl
Lp. Kl. Sel Bks User Acc/Tdk Lp. Penj Lp. Kl Akte Frm_Byr Lp. Penj Bk. Byr Lp. Penj. Audit Bks Piutang Bks. Kerja
Lp. Kl. Sel
[image:50.612.102.516.88.514.2]Bk. Byr Frm_Byr Konf. Bks User Akte Lpr. Kl Ttd. Akte
Sistem Informasi Penjualan Rumah / Ruko
P0
Proses Penjualan
P1
Proses Klaim P2
Proses Laporan
P3
Proses Pengecekan
Klaim P2.2
Proses Pengerjaan
Klaim P2.3 Proses
Penerimaan Klaim
P2.1
Laporan Penjualan
P3.1
Laporan Klaim P3.2
Proses Beli P1.2
Proses Pesanan
[image:51.612.101.523.78.509.2]P1.1
P1 Proses Penjualan P2 Proses Klaim P3 Proses Laporan e User D1 Pesanan d Bank f Notaris g Accounting c Direktur D2 Klaim D3 Penjualan a Teknik D4 User D3 Penjualan b Pemasaran e User D2 Klaim D4 User Konf. Bks User Frm_Byr Akte Bk. Byr Dt. User Bks. Penj Bks Kl Dt. Pesan Acc/Tdk Bks User Ttd. Akte Akte Frm_Byr Bk. Byr Bks Piutang Lp. Penj Lp. Penj. Audit Lp. Penj Lp. Kl Konf. Dt. Klaim Dt. Penj Lp. Kl. Sel
Bks. Kerja
Dt. User
Dt. Penj
[image:52.612.105.522.92.518.2]Lp. Kl. Sel Bks Kl SPK Bks Pmsn Akte Lpr. Kl Dt. Klaim
P1.2 Proses Beli P1.1 Proses Pesanan b Pemasaran D1 Pesanan f Notaris D4 User D5 Piutang d Bank D3 Penjualan e User g Accounting g Accounting D1 Pesanan Cr. Byr Bks User Konf. Bks Pmsn Akte Dt. Pesan Akte Ttd. Akte Bks. Penj Dt. Piut Bks User Acc/Tdk Dt. Penj Frm_Byr Bk. Byr Bks User Konf. Bk. Byr Frm_Byr Bks Piutang Dt. User Dt. Pesan Akte Akte 3
P2.1
Proses Penerimaan Klaim
P2.2
Proses Pengecekan Klaim
P2.3
Proses Pengerjaan Klaim e
User
D2 Klaim
a
Teknik
b
Pemasaran D4 User
Bks Kl Bks Kl
Lpr. Kl
Dt. Klaim
Lp. Kl. Sel
Bks. Kerja
Bks Kl
SPK Dt. User
[image:54.612.104.519.88.505.2]Lp. Kl. Sel 3
P3.1
Laporan Penjualan
P3.2
Laporan Klaim
D2 Klaim c
Direktur
D3 Penjualan
g
Accounting
Lp. Penj Lp. Kl
Dt. Klaim Bks. Penj
Dt. Penj
Lp. Penj. Audit
Lp. Penj
Bks Kl
2.1
[image:55.612.101.529.87.507.2]1.3
5.2. Perancangan File-File Database
Data yang ada di perusahaan banyak sekali ragamnya. Untuk memudahkan
pengorganisasian, data dikumpulkan dan disimpan menurut jenisnya. Database
merupakan komponen inti dari sistem informasi karena berfungsi sebagai penyedia
informasi bagi para pemakainya, sehingga harus dirancang dengan baik dan benar.
File-file basis data harus mempunyai elemen-elemen untuk menampung
input yang dimasukkan dalam file-file tersebut untuk kemudian digunakan sebagai
pembuatan suatu keluaran.
Perancangan database untuk keperluan sistem informasi penjualan ini adalah
sebagai berikut :
1. Struktur file database pembeli
Nama file : User.Dbf
Field kunci : Kd_User
Kegunaan : Untuk menyimpan data-data lengkap mengenai user (pembeli).
Semua informasi yang berhubungan dengan user harus selalu
dimutakhirkan, misalnya alamat, telepon dan sebagainya.
No. Nama Filed Type Width Dec Keterangan
1 Kd_User (*) Char 5 Kode user
2 Nm_User Char 25 Nama user
3 Alamat Char 30 Alamat user
4 Kota Char 15 Kota
5 Prop Char 20 Propinsi
6 Telp Numeric 12 0 Telepon
7 Tgl_Beli Date 6 Tanggal pembelian
8 Cr_Byr Char 5 Cara pembayaran
9 Nm_Bank Char 10 Nama bank
Nama file : Pegawai.Dbf
Field kunci : Kd_Pgw
Kegunaan : Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data-data pegawai yang
berhubungan langsung dengan proses penjualan.
No. Nama Filed Type Width Dec Keterangan
1 Kd_Pgw(*) Char 5 Kode pegawai
2 Nm_Pgw Char 25 Nama pegawai
3 Jabatan Char 20 Jabatan pegawai
4 Tgl_Lhr Date 6 Tanggal lahir
5 Tgl_Msk Date 6 Tanggal masuk
6 Almt_Pgw Char 30 Alamat peagawai
7 Kota Char 15 Kota
8 Prop Char 20 Propinsi
9 Telp Numeric 12 0 Telepon
10 Gaji Numeric 9 2 Gaji pokok
3. Struktur file database rumah
Nama file : Rumah.Dbf
Field kunci : Kd_Rmh
Kegunaan : Tabel ini berguna untuk menyimpan informasi yang berkenaan
dengan spesifikasi rumah yang dijual.
No. Nama Filed Type Width Dec Keterangan
1 Kd_Rmh(*) Char 5 Kode rumah
2 Kd_Lok(**) Char 5 Kode lokasi
3 Type_Bgn Char 25 Type bangunan
4 Luas_Tnh Numeric 5 0 Luas tanah
5 Luas_Bgn Numeric 5 0 Luas bangunan
6 Hg_Jual Numeric 11 2 Harga jual
7 Um_Min Numeric 11 2 Uang muka minimum
8 Bunga Numeric 3 1 Bunga tahunan
9 Cicil_L Numeric 11 2 Cicilan lima tahun
No. Nama Field Type Width Dec Keterangan
11 Cicil_Lm Numeric 11 2 Cicilan lima belas tahun
12 Klt Numeric 11 2 Kelebihan luas tanah
13 Sts Char 7 Status rumah
14 Pondasi Char 20 Pondasi rumah
15 Dinding Char 40 Dinding rumah
16 Struktur Char 40 Struktur rumah
17 Lantai Char 40 Lantai rumah
18 Atap Char 40 Atap rumah
19 Kusen Char 40 Kusen
20 Rnk_Atp Char 40 Rangka atap
21 Km_Wc Char 40 Kamar mandi dan Wc
22 Listrik Char 20 Listrik
23 Air Char 20 Air bersih
24 Pagar Char 20 Pagar rumah
25 Ket Char 35 Keterangan
4. Struktur file database ruko
Nama file : Ruko.Dbf
Field kunci : Kd_Ruko
Kegunaan : Tabel ini berguna untuk menyimpan informasi yang berkenaan
dengan spesifikasi ruko yang dijual.
No. Nama Filed Type Width Dec Keterangan
1 Kd_Ruko(*) Char 5 Kode ruko
2 Kd_Lok(**) Char 5 Kode lokasi
3 Type_Bgn Char 25 Type bangunan
4 Luas_Tnh Numeric 5 0 Luas tanah
5 Luas_Bgn Numeric 5 0 Luas bangunan
6 Hg_Jual Numeric 11 2 Harga jual
7 Um_Min Numeric 11 2 Uang muka minimum
8 Bunga Numeric 3 1 Bunga tahunan
9 Cicil_L Numeric 11 2 Cicilan lima tahun
10 Cicil_S Numeric 11 2 Cicilan sepuluh tahun
11 Cicil_Lm Numeric 11 2 Cicilan lima belas tahun
12 Sts Char 7 Status rumah
13 Pondasi Char 20 Pondasi rumah
No. Nama Field Type Width Dec Keterangan
15 Struktur Char 40 Struktur rumah
16 Lantai Char 40 Lantai rumah
17 Atap Char 40 Atap rumah
18 Kusen Char 40 Kusen
19 Rnk_Atp Char 40 Rangka atap
20 Km_Wc Char 40 Kamar mandi dan Wc
21 Listrik Char 20 Listrik
22 Air Char 20 Air bersih
23 Pagar Char 20 Pagar rumah
24 Ket Char 35 Keterangan
5. Struktur file database lokasi
Nama file : Lokasi.Dbf
Field kunci : Kd_lok
Kegunaan : Tabel ini berfungsi untuk menyimpan informasi mengenai lokasi
dimana rumah atau ruko berada.
No. Nama Filed Type Width Dec Keterangan
1 Kd_Lok(*) Char 5 Kode lokasi
2 Nm_Lok Char 25 Nama lokasi
3 Kota_Lok Char 15 Lokasi perumahan
4 Prop_Lok Char 20 Propinsi perumahan
5 Jm_Item Numeric 3 0 Jumlah item rumah
6. Struktur file database pesanan
Nama file : Pesanan.Dbf
Field kunci : Kd_Psn
Kegunaan : Tabel ini berfungsi untuk menyimpan informasi mengenai
pesanan-pesanan dari user.
No. Nama Filed Type Width Dec Keterangan
2 Kd_User(**) Char 5 Kode user
3 Kd_Pgw(**) Char 5 Kode pegawai
4 Tgl_Psn Date 6 Tanggal pemesanan
5 Jns_Psn Char 5 Jenis yang dipesan
6 U_muka Numeric 11 2 Uang muka
7 L_Tnh Numeric 5 2 Luas tanah
8 L_Bgn Numeric 5 2 Luas bangunan
7. Struktur file database penjualan
Nama file : Penjualan.Dbf
Field kunci : Tgl_Trn
Kegunaan : Untuk mencatat tentang adanya hal-hal yang berkenaan dengan
proses transaksi penjualan.
No. Nama Filed Type Width Dec Keterangan
1 Tgl_Trn(*) Date 6 Tanggal transaksi
2 Kd_User(**) Char 5 Kode user
3 Kd_Pgw(**) Char 5 Kode pegawai
4 Jns_Bli Char 5 Jenis yang dibeli
5 Kd_Rmh(**) Char 5 Kode rumah
6 Kd_Ruko(**) Char 5 Kode ruko
8. Struktur file database piutang user
Nama file : Piutang.Dbf
Field kunci : Kd_User
Kegunaan : Untuk mencatat mengenai piutang user.
No. Nama Filed Type Width Dec Keterangan
1 Kd_User(*) Char 5 Kode user
2 Sld_Piut Numeric 11 2 Saldo piutang
9. Struktur file database penerimaan kas
Field kunci : Kd_User
Kegunaan : File ini berfungsi untuk menyimpan data-data penerimaan yang
terjadi akibat adanya pembayaran oleh pelanggan.
No. Nama Filed Type Width Dec Keterangan
1 Kd_User(*) Char 5 Kode user
2 Tgl_Byr(*) Date 6 Tanggal pembayaran
3 Jml_Byr Numeric 11 2 Jumlah pembayaran
10. Struktur file database penolakan pesanan
Nama file : Tlk_Psn
Field kunci : Kd_Tlk
Kegunaan : Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data-data mengenai
pesanan-pesanan yang ditolak.
No. Nama Filed Type Width Dec Keterangan
1 Kd_Tlk(*) Char 5 Kode penolakan
2 Kd_Psn(**) Char 5 Kode pesanan
3 Ket Char 20 Keterangan
11. Struktur file database klaim
Nama file : Klaim.Dbf
Field kunci : No_Klaim
Kegunaan : Untuk menyimpan data klaim yang diajukan oleh user.
No. Nama Filed Type Width Dec Keterangan
1 No_Klaim(*) Char 5 Nomor klaim
2 Kd_User(**) Char 5 Kode user
No. Nama Field Type Width Dec Keterangan
3 Tgl_Peng Date 6 Tanggal pengajuan
4 Jns_Rsk Char 20 Jenis kerusakan
6 Tgl_Sel Date 6 Tanggal selesai
5.3. Konseptual Database
Database adalah kumpulan dari file-file yang saling berhubungan satu sama
lainnya atau saling berkaitan. Pada model database relational hubungan antar file
direlasikan dengan kunci relasi (relation key), yang merupakan kunci utama dari
masing-masing file. Pada perancangan database ini akan menyebabkan program
sistem informasi penjualan rumah atau ruko akan dapat bekerja secara optimal.
User.Dbf Kd_User * Nm_User Alamat Kota Prop . . . Penjualan.Dbf Tgl_Trn * Kd_User ** Kd_Pgw ** Jns_Bli Kd_Rmh ** Kd_Ruko ** . . . Kd_User Klaim,Dbf No_Klaim * Kd_User ** Tgl_Peng Jns_Rsk . . . Kd_User Pesanan.Dbf Kd_Psn * Kd_User ** Kd_Pgw ** Tgl_Psn Jns_Psn . . . Kd_User Pegawai.Dbf Kd_Pgw * Nm_Pgw Jabatan . . . Kd_Pgw Piutang.Dbf Kd_User * Sld_Piut Kd_User Kas.Dbf Kd_User * Tgl_Byr * Jml_Byr Kd_User Tlk_Psn.Dbf Kd_Tlk * Kd_Psn ** Ket Kd_Psn Rumah.Dbf Kd_Rmh * Kd_lok ** Type_Bgn Luas_Tnh . . . Kd_Rmh Ruko.Dbf Kd_Ruko * Kd_lok ** Type_Bgn Luas_Tnh . . . Kd_Ruko Lokasi.Dbf Kd_lok * Nm_lok Kota_lok Prop_lok . . . Kd_Lok Kd_Lok
5.7. Algoritma Sistem Menu
Algoritma merupakan suatu prosedur atau urutan langkah-langkah di dalam
menjalankan suatu program aplikasi, sehingga dengan adanya suatu algoritma tersebut
seorang operator kompueter akan dapat mengetahui langkah-langkah yang harus
dikerjakan saat dia bekerja. Dalam sub bab ini penulis akan membahas tentang
algoritma sistem menu perancangan sistem informasi penjualan rumah / ruko di PT.
Delta Multi Persada Surabaya.
Di dalam perancangan sistem menu ini, menu utama mempunyai empat buah
menu yaitu menu Transaksi, menu Maintenance, menu Laporan, dan menu Help.
Menu Transaksi sendiri memiliki enam sub menu yaitu Penjualan, Pemesanan, Klaim,
Tolak Pesan, Piutang, dan Penerimaan Kas. Menu Maintenance memiliki lima buah
sub menu yaitu User, Pegawai, Lokasi, Rumah, dan Ruko. Untuk menu laporan
memiliki dua buah sub menu yaitu Laporan Penjualan dan Laporan Klaim. Sedang
untuk menu Help berisi tentang informasi cara-cara yang digunakan dalam
memanipulasi data-data dalam sistem informasi penjualan ini.
Menu utama ini dirancang sedemikian rupa sehingga diharapkan dapat
membantu memberi kemudahan bagi pengguna untuk memanipulasi data. Namun
tidak menutup kemungkinan menu tersebut dikembangkan lebih lanjut sesuai dengan
tuntutan kegiatan penjualan perusahaan. Salah satu pengembangan yang mungkin
dapat dilakukan adalah dengan membatasi hak akses tiap-tiap menu sesuai dengan
wewenang pengguna yang bersangkutan.
A. Algoritma sub menu penjualan
1. Pada menu utama pilih menu Transaksi,dengan menggesesr posisi kursor pada
menu Transaksi atau dengan menekan tombol Alt-T maka sub menu dari
menu Transaksi akan muncul. Lalu pilih sub menu Penjualan, caranya sama
dengan memilih menu Transaksi tetapi untuk penekanan tombol ditekan Alt-P,
maka setelah pemilihan menu penjualan ini akan muncul window untuk
mengisi data-data tentang transaksi penjualan.
2. Setelah window pengisian data penjualan muncul maka isikan tanggal
transaksi, dimana tanggal transaksi ini dimaksudkan untuk mencatat tanggal
transaksi terjadi.
3. Selanjutnya isikan kode user. Dalam pengisian kode user setelah mengetik
kode user maka program akan mengecek terlebih dahulu apakah kode user
yang diamaksud ada tidak di file master user, jika ada maka nama dari user
tersebut akan muncul, akan tetapi jika ternyata kode user tersebut tidak ada
maka akan muncul kotak dialog yang berisi pesan y ang menyatakan bahwa
kode user tidak ada. Apabila hal ini terjadi maka segera diisikan kembali kode
user yang benar.
4. Setelah mengisi kode user maka yang perlu diisi lagi adalah kode pegawai.
Sama halnya dengan pengisian kode user, apabila pengisiannya benar maka
nama dari pegawai pemroses transaksi akan muncul sedang jika salah maka
akan muncul kotak dialog yang menyatakan kesalahan bahwa kode pegawai
5. Selanjutnya pilih jenis pembelian, dimana jenis pembelian ini maksudnya jika
user membeli rumah maka dipilih rumah tetapi jika ruko maka yang dipilih
adalah ruko.
6. Setelah itu mengisi kode rumah atau kode ruko sesuai dengan pemilihan jenis
pembelian tadi. Jika yang dibeli adalah rumah maka yang perlu diisi adalah
kode rumah sedang kode ruko tidak aktif (disable) lalu type rumah akan
muncul secara otomatis begitu juga sebaliknya dengan pengisian kode ruko.
7. Setelah kode rumah atau kode ruko diisi maka field sisanya tidak perlu diisi
lagi. Karena field-field tersebut merupakan output, sehingga akan muncul
secara otomatis setelah program menemukan kode yang dimaksud.
8. Dalam sub menu ini apabila ingin malakukan pengeditan, penambahan,
penghapusan, serts pencarian data penjualan juga bisa dilakukan dengan
menekan tombol Alt lalu diikuti dengan huruf pertama yang ada garis
bawahnya atau dengan mengklik command button yang dikendaki. Jika
merasa data-data yang diisi sudah benar maka klik command button simpan
tetapi jika ingin membatalkan pengisian maka klik command button batal.
9. Untuk keluar cukup mengklik command button keluar atau tekan tombol
Alt-K.
B. Algoritma sub menu klaim
1. Pada menu utama pilih menu transaksi lalu pilih lagi menu klaim, setelah itu
2. Isikan nomor klaim dari klaim yang diajukan oleh user. Untuk nomor klaim
ini bersifat unik sehingga apabila nomor klaim yang diketik sudah ada tetapi
diketik lagi maka program akan memberitahu bahawa nomor klaim tersebut
sudah ada dan diharapkan untuk mengisi kembali nomor klaim yang baru.
3. Kemudian mengisi kode user yang mengajukan klaim. Setelah pengisian kode
user ini program akan mengecek keberadaan user, kalau kode user tersebut ada
maka akan ditampilkan nama user dan program akan mengecek kembali
tentang masa berlakunya klaim yang dimiliki oleh user tadi. Jika ternyata masa
berlakunya klaim user tadi habis maka akan ditampilkan pesan yang
menyatakan bahwa masa berlaku klaim sudah habis, lalu program akan keluar.
Jika ternyata masih ada maka field-field yang lain bisa diisi. Tetapi jika kode
user tidak ada maka akan ditampilkan pesan bahwa kode user yang
bersangkutan tidak ada.
4. Untuk sub menu klaim ini juga bisa dilakukan pengedan, penambahan dan
lain-lain sesuai dengan kebutuhan, dan caranyapun cukup dengan mengklik
command button yang dikehendaki.
C. Algoritma sub menu pemesanan
1. Pada menu transaksi pilih sub menu pemesanan. Lalu setelah itu isikan kode
2. Setelah itu isikan kode user yang memesan dan kode pegawai yang
memproses pemesanan tersebut.
3. Lalu isikan field-field selanjutnya. Untuk jenis pesanan diisi dengan memilih
atau menekan combo box yang ada. Jika yang dipesan rumah maka pilih
rumah jika yang dipesan ruko maka pilih ruko.
4. Sama halnya dengan sub menu yang lain untuk sub menu pemesanan ini juga
bisa dilakukan pengeditan, penambahan dan lain-lain sesuai dengan
kebutuhan.
D. Algoritma sub menu tolak pesan
1. Pada menu utama pilih menu transaksi lalu pilih sub menu tolak pesan.
2. Setelah itu akan muncul window tolak pesan
3. Isikan kode penolakan, adapun kode ini bersifat unik sehingga jika kode yang
diketik ternyata sudah ada maka akan muncul pesan bahwa kode sudah ada.
4. Lalu isikan kode pesanan, setelah pengisian kode ini maka program akan
membaca file pesanan untuk mengecek apakah kode pesanan tersebut ada atau
tidak. Jika ada maka data pesanan yang sesuai dengan kode pesanan tadi akan
dihapus, jika sebaliknya apabila kode pesanan tidak ditemukan maka akan
ditampilkan bahwa kode pesanan tidak ada.
5. Untuk keluar dari sini cukup tekan command button keluar atau tekan Alt-K.
E. Algoritma sub menu piutang
1. Dari menu transaksi pilih sub menu piutang dengan cara menggeser posisi
2. Setelah muncul window piutang maka isikan kode user yang dikehenndaki,
setelah itu program akan mengecek kode user tersebut jika ada proses
dilanjutkan akan tetapi jika kode user ternyata tidak ada maka akan muncul
pesan yang menyatakan bahwa kode user tidak ada.
3. Untuk saldo piutang akan muncul secara otomatis karena program akan
mengecek berapa sisa piutang user dalam membeli rumah secara tunai.
4. Sama dengan sub menu yang lain dalam sub menu ini juga bisa memanipulasi
data dengan mengklik command button yang dikehendaki.
F. Algoritma sub menu penerimaan kas
1. Setelah masuk ke menu utama maka pilih menu transaksi yang kemudian
diikuti dengan memilih sub menu penerimaan kas.
2. Setelah window penerimaan kas muncul maka isikan kode user. Setelah kode
diisi dengan benar maka nama dari user yang bersangkutan akan muncul akan
tetapi jika kode salah maka akan muncul pesan bahwa kode user tersebut tidak
ada.
3. Setelah itu isikan field-field selanjutnya. Setelah semua terisi dan benar lalu
ditekan command button simpan maka program akan me
