ANALISIS PERSEDIAAN MESIN FOTOKOPI MEREK XEROX
DALAM KAITANNYA DENGAN SISTEM PENGENDALIAN
MANAJEMEN PADA PT ASTRA GRAPHIA, TBK
TESIS
Oleh
ERIKA AMELIANI SURBAKTI
077019010/IM
SEKOLAH PASCASARJANA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
ANALISIS PERSEDIAAN MESIN FOTOKOPI MEREK XEROX
DALAM KAITANNYA DENGAN SISTEM PENGENDALIAN
MANAJEMEN PADA PT ASTRA GRAPHIA, TBK
TESIS
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Megister Sains dalam Program Studi Ilmu Manajamen pada Sekolah Pascasarjana Universitas Sumatera Utara
Oleh
ERIKA AMELIANI SURBAKTI
077019010/IM
SEKOLAH PASCASARJANA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
Judul Tesis : ANALISIS PERSEDIAAN MESIN FOTOKOPI MEREK XEROX DALAM KAITANNYA DENGAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN PADA PT ASTRA GRAPHIA, TBK
Nama Mahasiswa : Erika Ameliani Surbakti Nomor Pokok : 077019010
Program Studi : Ilmu Manajemen
Menyetujui, Komisi Pembimbing:
(Prof. Dr. Ir. A Rahim Matondang, MSIE) (Dr. Arlina Nurbaity Lubis, MBA) Ketua Anggota
Ketua Program Studi, Direktur,
(Prof. Dr. Paham Ginting, MS) (Prof. Dr. Ir. A Rahim Matondang, MSIE)
Telah diuji pada:
Tanggal 16 September 2011
PANITIA PENGUJI TESIS
Ketua : 1. Prof. Dr. Ir. A Rahim Matondang, MSIE Anggota : 2. Dr. Arlina Nurbaity Lubis, MBA
LEMBAR PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa Tesis saya yang berjudul:
“Analisis Persediaan Mesin Fotokopi Merek Xerox dalam Kaitannya dengan Sistem
Pengendalian Manajemen Pada PT Astra Graphia, Tbk”
Adalah benar hasil karya saya sendiri dan belum pernah dipublikasikan oleh
siapapun juga sebelumnya.
Sumber-sumber data yang diperoleh dan digunakan telah dinyatakan secara
jelas dan benar.
Medan, 16 September 2011 Yang membuat pernyataan,
Erika Ameliani Surbakti
ABSTRAK
ANALISIS PERSEDIAAN MESIN FOTOKOPI MEREK XEROX DALAM KAITANNYA DENGAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN PADA
PT ASTRA GRAPHIA, TBK
Erika Ameliani Surbakti, 2011, Analisis Persediaan Mesin Fotokopi Merek Xerox dalam Kaitannya dengan Sistem Pengendalian Manajemen Pada PT Astra Graphia, Tbk, dibawah bimbingan Prof. Dr. Ir. A. Rahim Matondang, MSIE., (Ketua), dan Dr. Arlina Nurbaity Lubis, MBA., (Anggota)
Tingkat persaingan bisnis yang semakin tajam serta kualitas produk kompetitor yang juga semakin kompetitif, membuat PT Astra Graphia Tbk harus memikirkan aspek lain yang bisa dijual agar tetap bisa menjadi leader di bisnis yang saat ini sedang digelutinya. Rumusan masalah penelitian adalah sejauh mana sistem pengendalian manajemen yang terdiri dari lingkungan pengendalian, penilaian resiko manajemen, sistem komunikasi dan informasi, aktifitas pengendalian, dan monitoring berpengaruh dalam persediaan mesin fotokopi pada PT Astra Graphia Tbk?
Teori yang digunakan dalam penelitian ini adalah Teori Persediaan dan Teori Sistem Pengendalian Manajemen yang memiliki 5 (lima) komponen yaitu: lingkungan pengendalian, penilaian resiko manajemen, sistem komunikasi dan informasi, aktifitas pengendalian, dan monitoring.
Metode pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah survei dan jenis penelitian ini adalah deskriptif kuantitatif. Adapun penelitian ini bersifat deskriptif eksplanatori. Populasi adalah seluruh personel divisi pemasaran dan keuangan. Penentuan jumlah sampel dalam penelitian ini menggunakan rumus Slovin dengan menggunakan taraf kepercayaan sebesar 90%, dan jumlah sampel sebanyak 40 (empat puluh) responden.
Hasil penelitian menunjukkan secara simultan lingkungan pengendalian, penilaian resiko manajemen, sistem komunikasi dan informasi, aktifitas pengendalian, dan monitoring bersama-sama berpengaruh signifikan terhadap persediaan barang. Sedangkan secara parsial penilaian resiko manajemen adalah yang lebih dominan berpengaruh signifikan terhadap persediaan mesin. Artinya penilaian resiko manajemen memang sangat menentukan atas kenaikan persediaan mesin
Kesimpulan penelitian ini adalah secara simultan lingkungan pengendalian, penilaian resiko manajemen, sistem komunikasi dan informasi, aktifitas pengendalian dan monitoring secara bersama-sama berpengaruh signifikan terhadap persediaan mesin. Sedangkan secara parsial bahwa penilaian resiko manajemen adalah yang paling dominan berpengaruh signifikan terhadap persediaan mesin.
ABSTRACT
INVENTORY ANALYSIS XEROX COPIER BRAND IN RELATION TO MANAGEMENT CONTROL SYSTEMS IN PT ASTRA GRAPHIA, TBK
Erika Ameliani Surbakti, 2011, Inventory Analysis Xerox Copier Brand in Relation to Management Control Systems in PT Astra Graphia, Tbk, under the Guidance of Prof. Dr. Ir. A. Rahim Matondang, MSIE., (Chairman), and Dr. Arlina Nurbaity Lubis, MBA., (Member).
The increasing of business competition and products quality of competitors urge PT Astra Graphia Tbk to enhance other aspects of business to remain a leader in current business. Errors in determining the amount of inventory will result in disruption of the company's liquidity. Based on this, research problem is the extent to which management control system consists of control environment, risk assessment management, communication and information systems, control activities, and monitoring in relation to inventory xerox copier brand in PT Astra Graphia Tbk?
The theory used in this study is Inventory and Management Control System Theory that has a 5 (five) components: control environment, risk assessment management, communication and information systems, control activities, and monitoring.
Method of approach used in this study is survey and the type of research are descriptive quantitative. Population is the all of department marketing and department finance. The Number of sampels used in this study is Slovin’s formula with level of confidance as much as 90%, and 40 (fourteen) sampel of respondents.
The results show the simultaneous control environment, risk assessment management, communication and information systems, control activities, and monitoring are significant effect on inventories. Partial control environment, risk assessment management, and monitoring of each significant effect on engine supply.
Based on the results of research, then concluded: the simultaneous control environment, risk assessment management, communication and information systems, control activities, and monitoring are significant effect on inventories. Partial control environment, risk assessment management, and monitoring of each significant effect on engine supply.
KATA PENGANTAR
Puji Syukur penulis panjatkan kepada Yesus Kristus yang dengan rahmat
dan nikmatNya penulis mampu menyelesaikan tugas akhir penulisan tesis ini.
Penelitian ini merupakan tugas akhir pada Program Magister Ilmu
Manajemen Sekolah Pasca Sarjana Universitas Sumatera Utara yang meneliti dengan
judul ANALISIS PERSEDIAAN MESIN FOTOKOPI MEREK XEROX DALAM
KAITANNYA DENGAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN PADA PT
ASTRA GRAPHIA, TBK.
Selama proses penyelesaian tesis ini maupun selama mengikuti proses
perkuliahan, penulis banyak memperoleh bantuan moril dan materil yang berasal dari
berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan
terima kasih yang tulus kepada:
1. Rektor Universitas Sumatera Utara Medan, Bapak Prof.Dr.dr.Syahril
Pasaribu,DTM&H,M.Sc (CTM),Sp.A (K).
2. Bapak Kasta M Sebayang yang telah memberikan banyak inspirasi terhadap
penulis pada saat melakukan riset pada Astra Graphia,Tbk
3. Direktur Sekolah Pascasarjana Universitas Sumatera Utara, Bapak Prof. Dr. Ir.
4. Bapak Prof. Dr. Ir. A. Rahim Matondang, MSIE., selaku Ketua Komisi
Pembimbing yang telah banyak memberikan bimbingan dan arahan kepada
penulis dalam menyelesaikan tesis ini.
5. Bapak Prof. Dr. Paham Ginting, MS., selaku Ketua Program Studi Ilmu
Manajemn Sekolah Pascasarjana Universitas Sumatera Utara.
6. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, MBA selaku Sekretaris Program Studi Ilmu
Manajemen sekaligus juga sebagai Anggota Komisi Pembimbing.
7. Ibu Prof. Dr. Rismayani, SE, MS., Drs. Rahmad Sumanjaya, M.Si., dan Bapak
Drs. Syahyunan, M.Si., selaku Dosen Pembanding yang telah banyak memberi
masukkan untuk kesempurnaan tesis ini.
8. Seluruh Staf Pengajar dan Administrasi Program Studi Ilmu Manajemen Sekolah
Pascasarjana Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan pengetahuan
yang bermanfaat bagi penulis serta bantuan bagi penulis dalam menyelesaikan
tesis ini.
9. Ayahanda tercinta Jurnalis Surbakti dan Ibunda Rosa br Perangin-angin yang
selama ini telah memberikan kasih sayang tiada terhingga kepada penulis.
10.Suamiku tercinta Raymond Well Sembiring, SE., Ak., terima kasih atas sayang,
doa dan motivasi sehingga penulis dapat melanjutkan dan menyelesaikan jenjang
pendidikan Strata Dua.
11.Seluruh Direksi dan Staf PT Astra Graphia,Tbk yang telah banyak memberikan
Semoga Tuhan Yang Maha Esa selalu memberikan rahmat dan karunia-Nya
kepada kita semua. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa tesis ini belumlah
sempurna, namun demikian diharapkan nantinya dapat berguna bagi banyak pihak,
khususnya bagi penelitian di bidang manajemen.
Medan, September 2011
Penulis,
RIWAYAT HIDUP
Erika Ameliani Surbakti, lahir di Medan, Provinsi Sumatera Utara tanggal 06
Oktober 1983, anak ke 3 dari 4 (empat) orang bersaudara, dari pasangan Jurnalis
Surbakti dan Rosa br Perangin-angin Menikah pada tanggal 20 Agustus 2010 dengan
Raymond Well Sembiring, SE., Ak.
Pendidikan dimulai dari sekolah dasar di SD Negeri 024765 Binjai, tamat dan
lulus tahun 1989. Melanjutkan pendidikan ke sekolah menengah pertama di SMP
Negeri 2 Binjai, tamat dan lulus tahun 1998. Selanjutnya meneruskan pendidikan ke
sekolah menengah atas di SMA Taman Siswa Jakarta, tamat dan lulus tahun 2001.
Kemudian menyelesaikan jenjang pendidikan Strata 1 (S-1) Fakultas Ekonomi
Jurusan Akuntansi di Universitas Persada Indonesia Jakarta, tamat dan lulus tahun
2005. Pada tahun 2007 melanjutkan pendidikan Strata 2 (S-2) Program Studi
Magister Ilmu Manajemen di Sekolah Pascasarjana Universitas Sumatera Utara,
Medan.
Sejak tahun 2010 sampai dengan saat ini bekerja sebagai Pegawai Negeri
Sipil pada Kantor Penelitian dan Pengembangan Kota Binjai.
Medan, 16 September 2011
DAFTAR ISI
2.1. Teori tentang Sistem Pengendalian Manajemen ... 5
2.2. Komponen Sistem Pengendalian Manajemen ... 6
2.2.1. Lingkungan Pengendalian ... 6
2.2.1.5. Penetapan dari Otoritas dan Pertanggung jawaban ... 10
2.2.1.6. Kebijakan dan Prosedur Sumber Daya Manusia ... 11
2.2.2. Penilaian Resiko Manajemen ... 12
2.2.2.1 Perumusan tujuan organisasi secara keseluruhan ... 12
2.2.2.2. Perumusan tujuan organisasi pada tingkat kegiatan ... 13
2.2.2.3. Identifikasi resiko ... 13
2.2.2.4. Analisis resiko ... 14
2.2.3. Informasi dan Komunikasi ... 15
2.2.3.1. Informasi ... 15
2.2.3.2. Komunikasi ... 16
2.2.4. Aktivitas Pengendalian... 18
2.2.5. Monitoring ... 19
2.2.5.1. Monitoring kegiatan yang sedang berjalan 19 2.2.5.2. Evaluasi yang terpisah ... 20
2.2.5.3. Tindak lanjut atas temuan audit ... 21
2.3. Pengertian Persediaan ... 22
2.4. Pengendalian Internal atas Persediaan ... 23
2.5. Kerangka Berpikir ... 24
3.6. Identifikasi dan Definisi Operasional Variabel ... 29
3.7. Uji Validitas dan Reliabilitas ... 33
3.7.1. Uji Validitas ... 33
3.7.2. Uji Reliabilitas ... 40
3.8. Metode Analisis Data ... 41
3.8.1. Pengujian Hipotesis Serempak ... 42
3.8.2. Pengujian Hipotesis Parsial ... 42
3.9. Uji Asumsi Klasik ... 43
3.9.1. Uji Normalitas ... 43
3.9.2. Uji Multikolinearitas ... 44
3.9.3. Uji Heteroskedastisitas ... 44
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ... 46
4.1.2. Karakteristik Responden ... 51
4.1.3. Analisis Deskriptif Variabel Penelitian ... 52
4.1.3.3. Variabel Sistem Informasi dan
Komunikasi (X3) ... 61
4.1.3.4. Variabel Aktivitas Pengendalian (X4) ... 63
4.1.3.5. Variabel Monitoring (X5) ... 66
4.1.3.6. Variabel Persediaan Mesin (Y) ... 67
4.2. Pembahasan ... 70
4.2.1. Uji Asumsi Klasik ... 70
4.2.1.1. Uji Normalitas Data ... 70
4.2.1.2. Uji Multikolinearitas ... 71
4.2.1.3. Uji Heteroskedastisitas ... 72
4.2.2. Pengujian Hipotesis ... 73
4.2.2.1. Hasil Persamaan Regresi ... 74
4.2.2.2. Analisis Koefisien Determinasi (R2) ... 76
4.2.2.3. Pengujian Hipotesis Dengan Uji F ... 77
4.2.2.4. Pengujian Hipotesis Dengan Uji t ... 78
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 81
5.1. Kesimpulan ... 81
5.2. Saran ... 81
DAFTAR PUSTAKA... 83
DAFTAR TABEL
Nomor Judul Halaman
1.1. Data Penjualan PT. Astra Graphia dari Tahun 2007 s/d 2008 ... 3
3.1. Definisi Operasional Variabel Penelitian ... 31
3.2. Uji Validitas Variabel Penelitian ... 34
3.3. Uji Reliabilitas Variabel Penelitian ... 40
4.1. Karakteristik Responden Berdasarkan Jenis Kelamin ... 51
4.2. Karakteristik Responden Berdasarkan Tingkat Pendidikan ... 51
4.3. Karakteristik Responden Berdasarkan Jabatan ... 52
4.4. Deskripsi Variabel Lingkungan Pengendalian (X1) ... 52
4.5. Deskripsi Variabel Penilaian Resiko Manajemen (X2) ... 58
4.6. Deskripsi Variabel Sistem Informasi dan Komunikasi (X3) ... 61
4.7. Deskripsi Variabel Aktivitas Pengendalian (X4) ... 63
4.8. Variabel Monitoring (X5) ... 66
4.9. Variabel Persediaan Mesin (Y) ... 68
4.10. Uji Multikolinearitas ... 72
4.11. Hasil Analisis Regresi ... 75
4.12. Hasil Analisis Koefisien Determinasi (R2) ... 76
4.13. Uji F ... 77
DAFTAR GAMBAR
Nomor Judul Halaman
2.1. Kerangka Berpikir Hipotesis Penelitian ... 24
4.1. Struktur Organisasi PT. Astra Graphia Document Solution ... 49
4.2. Grafik Uji Normalitas ... 71
DAFTAR LAMPIRAN
Nomor Judul Halaman
Lampiran I Daftar Pertanyaan ... 86
Lampiran II Data Hasil Penelitian (Angka) ... 90
Lampiran III Data Hasil Uji Coba Kuesioner ... 94
Lampiran IV Hasil Analisis Reliabilitas dan Validitas ... 98
Lampiran V Hasil Analisis Deskriptif ... 111
Lampiran VI Hasil Analisis Regresi ... 141
Lampiran VII Tabel r ... 146
Lampiran VIII Tabel t ... 147
ABSTRAK
ANALISIS PERSEDIAAN MESIN FOTOKOPI MEREK XEROX DALAM KAITANNYA DENGAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN PADA
PT ASTRA GRAPHIA, TBK
Erika Ameliani Surbakti, 2011, Analisis Persediaan Mesin Fotokopi Merek Xerox dalam Kaitannya dengan Sistem Pengendalian Manajemen Pada PT Astra Graphia, Tbk, dibawah bimbingan Prof. Dr. Ir. A. Rahim Matondang, MSIE., (Ketua), dan Dr. Arlina Nurbaity Lubis, MBA., (Anggota)
Tingkat persaingan bisnis yang semakin tajam serta kualitas produk kompetitor yang juga semakin kompetitif, membuat PT Astra Graphia Tbk harus memikirkan aspek lain yang bisa dijual agar tetap bisa menjadi leader di bisnis yang saat ini sedang digelutinya. Rumusan masalah penelitian adalah sejauh mana sistem pengendalian manajemen yang terdiri dari lingkungan pengendalian, penilaian resiko manajemen, sistem komunikasi dan informasi, aktifitas pengendalian, dan monitoring berpengaruh dalam persediaan mesin fotokopi pada PT Astra Graphia Tbk?
Teori yang digunakan dalam penelitian ini adalah Teori Persediaan dan Teori Sistem Pengendalian Manajemen yang memiliki 5 (lima) komponen yaitu: lingkungan pengendalian, penilaian resiko manajemen, sistem komunikasi dan informasi, aktifitas pengendalian, dan monitoring.
Metode pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah survei dan jenis penelitian ini adalah deskriptif kuantitatif. Adapun penelitian ini bersifat deskriptif eksplanatori. Populasi adalah seluruh personel divisi pemasaran dan keuangan. Penentuan jumlah sampel dalam penelitian ini menggunakan rumus Slovin dengan menggunakan taraf kepercayaan sebesar 90%, dan jumlah sampel sebanyak 40 (empat puluh) responden.
Hasil penelitian menunjukkan secara simultan lingkungan pengendalian, penilaian resiko manajemen, sistem komunikasi dan informasi, aktifitas pengendalian, dan monitoring bersama-sama berpengaruh signifikan terhadap persediaan barang. Sedangkan secara parsial penilaian resiko manajemen adalah yang lebih dominan berpengaruh signifikan terhadap persediaan mesin. Artinya penilaian resiko manajemen memang sangat menentukan atas kenaikan persediaan mesin
Kesimpulan penelitian ini adalah secara simultan lingkungan pengendalian, penilaian resiko manajemen, sistem komunikasi dan informasi, aktifitas pengendalian dan monitoring secara bersama-sama berpengaruh signifikan terhadap persediaan mesin. Sedangkan secara parsial bahwa penilaian resiko manajemen adalah yang paling dominan berpengaruh signifikan terhadap persediaan mesin.
ABSTRACT
INVENTORY ANALYSIS XEROX COPIER BRAND IN RELATION TO MANAGEMENT CONTROL SYSTEMS IN PT ASTRA GRAPHIA, TBK
Erika Ameliani Surbakti, 2011, Inventory Analysis Xerox Copier Brand in Relation to Management Control Systems in PT Astra Graphia, Tbk, under the Guidance of Prof. Dr. Ir. A. Rahim Matondang, MSIE., (Chairman), and Dr. Arlina Nurbaity Lubis, MBA., (Member).
The increasing of business competition and products quality of competitors urge PT Astra Graphia Tbk to enhance other aspects of business to remain a leader in current business. Errors in determining the amount of inventory will result in disruption of the company's liquidity. Based on this, research problem is the extent to which management control system consists of control environment, risk assessment management, communication and information systems, control activities, and monitoring in relation to inventory xerox copier brand in PT Astra Graphia Tbk?
The theory used in this study is Inventory and Management Control System Theory that has a 5 (five) components: control environment, risk assessment management, communication and information systems, control activities, and monitoring.
Method of approach used in this study is survey and the type of research are descriptive quantitative. Population is the all of department marketing and department finance. The Number of sampels used in this study is Slovin’s formula with level of confidance as much as 90%, and 40 (fourteen) sampel of respondents.
The results show the simultaneous control environment, risk assessment management, communication and information systems, control activities, and monitoring are significant effect on inventories. Partial control environment, risk assessment management, and monitoring of each significant effect on engine supply.
Based on the results of research, then concluded: the simultaneous control environment, risk assessment management, communication and information systems, control activities, and monitoring are significant effect on inventories. Partial control environment, risk assessment management, and monitoring of each significant effect on engine supply.
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Tingkat persaingan bisnis yang semakin tajam serta kualitas produk
kompetitor yang juga semakin kompetitif, membuat PT Astra Graphia Tbk harus
memikirkan aspek lain yang bisa dijual agar tetap bisa menjadi leader di bisnis yang
saat ini sedang digelutinya. Dalam menjalankan bisnisnya, PT Astra Graphia Tbk
melaksanakan penjualan dengan 3 (tiga) macam transaksi yaitu jual lepas, jual
dengan kontrak service, dan sewa dengan kontrak service. Mengacu kepada tipe
transaksi yang ada di atas, maka ketersedian mesin fotokopi sebagai barang dagangan
mutlak dibutuhkan untuk menjamin kelangsungan hidup perusahaan. Dengan
demikian efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan persediaan di PT Astra Graphia
Tbk dituntut harus selalu ada pada tingkat paling optimal. Sehingga, diharapkan
kepuasan pelanggan serta stock level inventory juga bisa dijamin selalu ada pada titik
yang paling optimal. Maka dari itu pengendalian internal atas persediaan sangat
penting dilakukan karena persediaan merupakan darah bagi perusahaan sehingga
kadar pengendalian fisik atas persediaan haruslah sesuai dengan sifat persediaanya.
Tujuan pengendalian internal terhadap persediaan adalah untuk memastikan bahwa
persediaan diamankan dan dilaporkan secara benar dalam laporan keuangan. Unsur –
unsur pengendalian internal yang baik atas persediaan adalah sebagai berikut:
2) Mempertahankan prosedur pembelian, penerimaan, dan pengiriman yang
efisien.
3) Menyimpan persediaan untuk melindunginya terhadap pencurian, kerusakan
dan pembusukan
4) Hanya memberikan akses ke persediaan kepada orang yang tidak
mempunyai aksas ke catatan akuntansi
5) Membeli persediaan pada kuantitas yang ekonomis.
6) Mempertahankan saldo persediaan pada kuantitas yang memadai untuk
mencegah situasi kehabisan persediaan, yang dapat mengakibatkan lepasnya
penjualan.
7) Tidak menumpuk persediaan terlalu banyak, dengan demikian mencegah
beban penanaman uang pada unsur persediaan yang tidak begitu di butuhkan.
PT Astra Graphia Tbk, dalam operasinya tersebar di seluruh Indonesia dan seluruh
cabang memasarkan semua model mesin yang mencapai puluhan item yang mana
kondisi ini tentunya menjadi kendala tersendiri bagi PT Astra Graphia Tbk dalam
upaya memberikan kepuasan paling optimal kepada customer-nya dengan biaya yang
paling optimal pula, maka dari itu perlu adanya suatu mekanisme yang menyeluruh
dalam hal pengadaan persediaan barang yang didalamnya harus mencakup aspek
internal kontrol sehingga tujuan kepuasan pelanggan nantinya bisa tercapai.
Berdasarkan tabel di bawah ini terlihat bahwa penjualan empat jenis mesin
yang terjadi di PT Astra Graphia Tbk, sangat lamban sejak tahun 2007, sehingga
Tabel 1.1. Data Penjualan PT. Astra Graphia dari Tahun 2007 s/d 2008
Kesalahan dalam menentukan besarnya persediaan akan mengakibatkan
terganggunya likuiditas perusahaan. Disamping itu juga akan mempengaruhi
keuntungan perusahaan yang diakibatkan meningkatnya biaya perusahaan. Adanya
persediaan yang terlalu besar dibandingkan kebutuhan perusahaan akan menambah
beban bunga, biaya pemeliharaan dan penyimpanan dalam gudang, serta
kemungkinan terjadinya penyusutan dan kualitas yang tidak bisa dipertahankan,
sehingga semuanya ini akan mengurangi keuntungan perusahaan. Demikian pula
sebaliknya, persediaan yang terlalu kecil dalam perusahaan akan mengakibatkan
kemacetan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan, sehingga akan mengalami lost
oppurtunity.
1.2. Perumusan Masalah
Sejauh mana sistem pengendalian manajemen yang terdiri dari lingkungan
pengendalian, penilaian resiko manajemen, sistem komunikasi dan informasi,
aktivitas pengendalian, dan monitoring berpengaruh terhadap persediaan mesin
1.3. Tujuan Penelitian
Untuk mengetahui dan menganalisis pengaruh sistem pengendalian
manajemen yang terdiri dari lingkungan pengendalian, penilaian resiko manajemen,
sistem komunikasi dan informasi, aktivitas pengendalian, dan monitoring terhadap
persediaan mesin fotokopi merek xerox pada PT Astra Graphia Tbk.
1.4. Manfaat Penelitian
Manfaat yang dapat diperoleh adalah :
1. Bagi Perusahaan
Dapat dijadikan sebagai bahan masukan dalam menetukan sistem pengendalian
manajemen.
2. Bagi Peneliti Berikutnya
Sebagai bahan referensi bagi peneliti selanjutnya yang ingin mengkaji masalah
yang sama di masa mendatang.
3. Bagi Penulis
Sebagai tambahan pengetahuan dan wawasan dalam sistem pengendalian
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Teori tentang Sistem Pengendalian Manajemen
Pusat Pendidikan Pelatihan dan Pengawasan BPKP (2007) menyatakan
bahwa: “In short, internal control, which is synonymous with management control,
helps government program managers achieve desired results through effective
stewarship of public resources”, sehingga istilah pengendalian intern merupakan
istilah yang dapat dipertukarkan dengan pengendalian manajemen. Sugeng (2006)
menyatakan bahwa sistem pengendalian manajemen merupakan alat untuk
memonitor atau mengamati pelaksanaan manajemen perusahaan yang mencoba
mengarahkan pada tujuan organisasi dalam perusahaan agar kinerja yang dilakukan
oleh pihak manajemen perusahaan dapat berjalan lebih efisien dan lancar.
Syarifuddin (2008) : pengendalian intern mencangkup rencana organisasi dan
seluruh metode koordinasi dan ukuran yang diadopsi dalam suatu usaha atau bisnis
untuk melindungi asset-asetnya, memeriksa akurasi dan keandalan data akuntansi,
mendorong efisiensi kegiatan dan kepatuhan pada kebijakan manajerial yang telah
ditetapkan. Definisi ini mungkin telah luas dari arti yang acapkali diberikan pada
istilah tersebut. Definisi ini mengakui bahwa luas pengertian sistem pengendalian
intern melampaui hal-hal yang berkaitan langsung dengan fungsi departemen atau
bidang keuangan dan akuntansi. Definisi tersebut mengungkapkan bahwa
bahkan khusus definisi struktur pengendalian intern bagi auditor internal (Internal
Auditor) mencakup lingkup yang luas dan rinci. Menurut Arens dan Beasley
(2003:396) adalah sebagai berikut “suatu sistem pengendalian internal terdiri dari
kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk memberikan manajemen jaminan yang
wajar bahwa perusahaan mencapai tujuan dan sasarannya”.
2.2. Komponen Sistem Pengendalian Manajemen
Menurut AICPA (American Institute of Certified Public Accountants) dalam
SAS (Statement on Auditing Standards) No. 78 yang terdapat dalam Standar Profesi
Akuntan Publik menyatakan bahwa komponen pengendalian internal terdiri dari :
Lingkungan Pengendalian (Control Environtment), Pengendalian Resiko Manajemen
(Management Risk Assessment), Sistem Komunikasi dan Informasi (Information and
Communication System), Aktivitas Pengendalian (Control Activities) dan Monitoring.
2.2.1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian intern adalah hal yang mendasar dalam komponen
pengendalian intern. Lingkungan pengendalian terdiri dari tindakan, kebijakan,
prosedur yang mencerminkan sikap menyeluruh manajemen puncak, direktur dan
dewan komisaris, dan pemilik suatu satuan usaha tersebut (Arens dan Loebbecke.
2000 : 261). Dari pengertian lingkungan pengendalian intern tersebut, dapat diketahui
bahwa efektifitas pengendalian dalam suatu organisasi terletak pada sikap
manajemen. Pusdiklawas BPKP (2007) menyatakan bahwa manajemen dan staf harus
menciptakan dan memelihara lingkungan dalam organisasi yang menetapkan perilaku
Lingkungan pengendalian yang positif merupakan landasan bagi seluruh standar
pengendalian manajemen. Lingkungan pengendalian memberikan suatu bidang
pengetahuan dan struktur serta suasana yang mempengaruhi mutu pengendalian
manajemen. Berikut beberapa sub komponen dari lingkungan pengendalian
manajemen:
2.2.1.1. Integritas dan Nilai Etika
Integritas dan nilai etika merupakan produk standar etika, perilaku organisasi
dan bagaimana standar tersebut dikomunikasikan serta didorong untuk dilaksanakan.
Standar tersebut mencakup tindakan-tindakan manajemen untuk menghindarkan diri
atau mengurangi dorongan atau godaan yang mungkin mendorong seseorang untuk
bertindak tidak jujur, melanggar hukum, atau tindakan lain yang tidak etis. Contoh:
pencanangan komitmen untuk bertindak jujur, disiplin dan obyektif dalam
pelaksanaan tugas seperti yang diwajibkan kepada pejabat pembuat komitmen,
panitia pengadaan dan para penyedia barang dan jasa dalam Keputusan Presiden
Nomor 80 Tahun 2003 adalah contoh diterapkannya sub komponen integritas dan
nilai etika. Untuk mengefektifkan sub komponen integritas dan nilai etika, maka
pihak manajemen harus memusatkan perhatian pada aspek berikut: Aturan perilaku
dan nilai etika serta menunjukkan praktiknya dan konflik kepentingan yang dapat
diterima.
1) Standar etika dan perilaku telah ditetapkan oleh pimpinan dan
2) Hubungan yang terkait dengan publik, seperti DPR, karyawan, rekanan,
auditor dan lainnya wajib dikelola dengan etika tinggi dan telah
dikomunikasikan melalui jalur organisasi (dealing with counterparts).
3) Tindakan disiplin diambil dalam merepon adanya deviasi dari kebijakan dan
prosedur atau pelanggaran kode etik (performance target).
4) Manajemen menunjukkan tindakan atas intervensi atau pengabaian
pengendalian manajemen. Hal ini tentunya mencakup penyediaan metode
pelaporan pelanggaran etika.
5) Manajemen menghindari perilaku yang tidak sesuai dengan etika; memiliki
komitmen atas kejujuran dan sportivitas; pengakuan dan kesadaran atas
hukum dan kebijakan.
2.2.1.2. Komitmen terhadap Kompetensi
Kompetensi adalah pengetahuan dan keahlian yang diperlukan untuk
penyelesaian tugas yang merumuskan tugas-tugas individu. Komitmen atas
kompetensi mencakup pertimbangan manajemen atas tingkat kompetensi untuk
tugas-tugas tertentu dan bagaimana tingkat-tingkat kompetensi ini diterjemahkan ke
dalam pengetahuan dan keahlian yang dipersyaratkan. Uraian tugas disertai program
pelatihan bagi mereka yang akan melaksanakan tugas adalah contoh sederhana
komitmen terhadap kompetensi. Titik perhatian atas sub komponen komitmen
terhadap kompetensi meliputi:
1) Pimpinan telah mengidentifikasi dan mendefinisikan tugas dalam suatu
2) Pimpinan telah melaksanakan analisis kebutuhan atas pengetahuan, keahlian,
dan kemampuan untuk pekerjaan tertentu.
3) Pimpinan telah melaksanakan pendidikan dan pelatihan serta konseling
dalam membantu karyawan memelihara dan meningkatkan kompetensinya di
dalam pelaksanaan tugas.
2.2.1.3. Filosofi Manajemen dan Gaya Kepemimpinan
Filosofi dan gaya kepemimpinan manajemen memberikan tanda yang jelas
bagi para staf tentang arti pentingnya pengendalian. Auditor dapat mengidentifikasi
aspek-aspek yang memberikan kepadanya pemahaman tentang sikap manajemen
terhadap pengendalian. Perhatian dan keberpihakan pada aspek pengendalian oleh
pimpinan instansi dengan memberdayakan secara optimal fungsi auditor intern adalah
contoh sub komponen filosofi manajemen dan gaya kepemimpinan. Titik perhatian
dari filosofi manajemen dan gaya kepemimpinan adalah:
1) Pimpinan memiliki sikap dalam mengambil atau membatasi risiko terkait
dengan pencapaian misi atau operasi organisasi (risk tolerance).
2) Adanya interaksi yang aktif antara manajemen senior dengan manajemen
operasi (interactions).
3) Pimpinan memiliki sikap yang positif dan mendukung fungsi-fungsi yang
ada, seperti: fungsi akuntansi, sistem informasi manajemen, operasi personil,
monitoring, dan audit internal/eksternal (attitudes).
4) Pimpinan memiliki sikap yang konsisten atas pelaporan keuangan, anggaran
2.2.1.4. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merumuskan garis tanggung jawab dan wewenang yang
ada. Dengan memahami struktur organisasi, auditor dapat mempelajari dan
memahami unsur manajerial dan fungsional serta merasakan bagaimana pengendalian
dikaitkan dengan kebijakan dan prosedur yang dilaksanakan. Titik perhatian atas
struktur organisasi adalah:
1) Memfasilitasi arus informasi ke dalam, ke luar, dan di dalam organisasi
(ability to flow information).
2) Area kunci dari otoritas dan tanggung jawab telah didefinisikan dan
dikomunikasikan (definition and understanding of responsibilities).
3) Pengetahuan dan pengalaman dari manajer kunci mencukupi sejalan dengan
tanggung jawabnya (adequate of knowledge and experience).
2.2.1.5. Penetapan dari Otoritas dan Pertanggung jawaban
Penetapan otoritas (wewenang) dan pertanggung jawaban merupakan bentuk
komunikasi formal berkaitan dengan pengendalian atas kegiatan yang dilaksanakan.
Nota atau memo dinas dari manajemen puncak kepada bawahannya mengenai hal-hal
yang mencerminkan pentingnya pengendalian dan kaitannya dengan rencana
kegiatan, uraian tugas dan kebijakan merupakan contoh bentuk penetapan otoritas dan
pertanggung jawaban. Titik perhatian atas penetapan dari otoritas dan pertanggung
jawaban adalah:
1) Penetapan tanggung jawab dan pendelegasian otoritas sejalan dengan tujuan
dan sasaran, fungsi operasi dan peraturan, termasuk sistem informasi dan
2) Kecukupan atas hubungan pengendalian dengan standar dan prosedur,
termasuk deskripsi pekerjaan pegawai (control-related standards and
procedures).
3) Jumlah personil yang memadai, terutama terkait fungsi proses data dan
akuntansi, dengan level kemampuan relatif atas ukuran, sifat dan
kompleksitas dari aktivitas dan sistem (quantity and quality of people).
2.2.1.6. Kebijakan dan Prosedur Sumber Daya Manusia
Manusia merupakan aspek penting dari sistem pengendalian manajemen.
Apabila staf memiliki kompetensi dan dapat dipercaya, maka pengendalian lain
mungkin dapat dipercaya. Seorang pegawai yang memiliki integritas diharapkan akan
mampu melaksanakan tingkat pekerjaan yang berat walau hanya ada beberapa
pengendalian yang mendukungnya. Sebaliknya, seorang pegawai yang tidak dapat
dipercaya cenderung akan berusaha untuk menghancurkan sistem pengendalian yang
ada walaupun didukung dengan berbagai pengendalian. Namun demikian, seorang
pegawai yang jujur dan dapat dipercaya sekalipun tidak luput dari kelemahan. Oleh
karena itu, untuk menciptakan pengendalian yang efektif atas sumber daya manusia,
harus diciptakan kebijakan dan metode rekruitmen, pelatihan, pengembangan,
promosi, dan kompensasi yang sesuai. Titik perhatian atas kebijakan dan prosedur
dari sumber daya manusia adalah:
1) Manajemen sumber daya manusia meminta, mengklasifikasikan dan
mengevaluasi posisi dengan menggunakan teknik evaluasi yang diterima dan
2) Tindakan yang sesuai diambil terkait dengan tingkah laku menyimpang dari
pegawai (departures from policy and remedial checks).
3) Kelayakan dan kriteria retensi dan promosi serta teknik informasi terkait
dengan aturan perilaku dan pedoman lainnya (retention and promotion
criteria).
2.2.2. Penilaian Resiko Manajemen
Menurut Singleton (2007) “perusahaan harus melakukan penilaian resiko (risk
assessment) untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola resiko yang
berkaitan dengan pelaporan keuangan”. Penilaian resiko manajemen untuk tujuan
pelaporan keuangan dan desain serta implementasi aktivitas pengendalian yang
ditujukan untuk mengurangi resiko tersebut pada tingkat minimum untuk
mermpertimbangkan biaya dan manfaatnya. Tujuan manajemen mengadakan
penilaian resiko adalah untuk menentukan bagaimana cara mengatasi resiko yang
telah di identifikasi.
Urutan-urutan penilaian risiko dapat dibagi ke dalam beberapa tahapan, yaitu:
2.2.2.1. Perumusan tujuan organisasi secara keseluruhan
Agar perumusan tujuan organisasi secara keseluruhan dapat berjalan secara
efektif, maka organisasi harus melakukan hal-hal berikut:
1) Organisasi harus merumuskan tujuan dan menjadikannya sebagai pedoman
dalam penetapan arah dan kegiatan.
2) Tujuan organisasi telah dikomunikasikan secara efektif kepada seluruh
jenjang organisasi dan telah memperoleh masukan yang signifikan dalam
3) Tujuan organisasi sejalan dengan kegiatan strategis yang dilakukan oleh
organisasi tersebut.
4) Organisasi telah merumuskan rencana penilaian risiko yang relevan terhadap
tujuan organisasi dan terhadap risiko yang mungkin timbul yang datang dari
faktor internal maupun eksternal.
2.2.2.2. Perumusan tujuan organisasi pada tingkat kegiatan
Agar perumusan tujuan organisasi pada tingkat kegiatan efektif, maka
organisasi harus menyusun program organisasi dengan syarat:
1) Sejalan dengan tujuan rencana strategis organisasi;
2) Saling melengkapi dengan pemberdayaan kegiatan lain dan tidak saling
bertentangan satu dengan yang lain;
3) Sejalan dengan kegiatan yang dilaksanakan oleh unit-unit kerja yang terdapat
dalam organisasi tersebut;
4) Harus dapat diukur;
5) Harus didukung dengan sumber daya yang memadai; dan
6) Pimpinan harus merumuskan faktor-faktor kunci keberhasilan untuk
mencapai tujuan program organisasi.
2.2.2.3. Identifikasi risiko
Pendekatan strategis untuk menilai suatu risiko sangat tergantung pada
identifikasi risiko terhadap tujuan utama organisasi. Risiko yang relevan terhadap
tujuan organisasi harus diperhatikan dan dievaluasi. Mengidentifikasikan risiko tidak
mengalokasikan sumber-sumber daya untuk menyikapi risiko dimaksud. Dalam
melakukan identifikasi risiko, hal-hal yang menjadi titik perhatian adalah:
1) Pimpinan organisasi menggunakan metode identifikasi risiko yang memadai.
2) Terdapat mekanisme yang memadai dalam mengidentifikasikan risiko yang
timbul dari faktor internal dan eksternal.
3) Terdapat mekanisme yang memadai dalam mengidentifikasi faktor-faktor
yang mendorong meningkatnya risiko yang timbul.
4) Terdapat mekanisme yang memadai dalam mengidentifikasi ketidaksesuaian
antara program dan tujuan organisasi.
2.2.2.4. Analisis risiko
Dalam menentukan bagaimana menangani risiko, tidak hanya
mengidentifikasi dasar-dasar dari jenis risiko yang muncul, tetapi juga harus
mengevaluasi faktor signifikan dan menilai risiko yang mungkin terjadi. Salah satu
tujuan utama mengevaluasi risiko adalah untuk memberikan informasi kepada
pimpinan tentang adanya risiko yang memerlukan langkah penanganan secara
prioritas dan komprehensif dengan mengelompokkan risiko menjadi risiko tinggi,
risiko menengah, dan risiko rendah. Dalam melakukan analisis risiko, hal-hal yang
menjadi titik perhatian adalah:
1) Setelah pimpinan mengidentifikasi risiko secara menyeluruh, pimpinan harus
melakukan analisis terhadap pengaruh risiko tersebut.
2) Pimpinan harus merumuskan pendekatan dalam mengelola dan
mengendalikan risiko berdasarkan berapa besar risiko yang terjadi yang
2.2.2.5. Mengelola risiko
Respon terhadap risiko adalah tindakan yang dilakukan untuk mengendalikan
risiko yang telah teridentifikasi.
2.2.3. Informasi dan Komunikasi
Boynton dan Kell (2002), menerangakn informasi dan komunikasi dalam
definisi sebagai berikut :
“The informatin system relevant to financial reporting objectives, which includes the accounting system, consists of the methods, and records esthablished to identify, assemble, analyze, classify, record and report entity transaction (as well as events and conditions) and to maintain accountability for the related assets and liabilities. Communication involves providing a clearInformasi dan komunikasi penting untuk merealisasikan semua tujuan sistem pengendalian manajemen. Salah satu tujuan dari sistem understanding of individual roles and responsibility pertaining to the internal control structure over financial reporting”.
pengendalian manajemen misalnya adalah memenuhi kewajiban akuntabilitas publik.
Hal ini dapat dicapai dengan mengembangkan dan memelihara informasi keuangan
dan non keuangan yang dapat dipercaya dan relevan serta mengkomunikasikan
informasi ini dengan pengungkapan yang wajar dalam laporan yang tepat waktu.
Informasi dan komunikasi adalah komponen sistem pengendalian manajemen yang
menghubungkan keempat komponen lainnya sehingga kelima komponen memiliki
hubungan yang integral. Hubungan komponen informasi dan komunikasi dengan
komponen lainnya dapat digambarkan sebagai berikut:
2.2.3.1. Informasi
Informasi merupakan laporan yang terkait dengan kegiatan operasional,
dengan data internal tetapi juga data eksternal yang penting bagi pelaporan dan
pengambilan keputusan. Kemampuan pimpinan organisasi membuat keputusan
sangat dipengaruhi oleh kualitas informasi yang harus memenuhi persyaratan berikut:
1) Informasi harus sesuai dengan kebutuhan pimpinan.
2) Informasi harus tepat waktu.
3) Informasi harus selalu termutahir (up to date).
4) Informasi haruslah akurat dan benar.
5) Informasi harus dapat diakses dengan mudah oleh pihak-pihak yang
kompeten.
Beberapa titik perhatian dalam melakukan evaluasi atas informasi adalah:
1) Memperoleh informasi internal dan eksternal dan menyajikan laporan yang
penting terkait dengan kinerja organisasi kepada pimpinan organisasi.
2) Memperoleh informasi dari orang yang tepat dengan tingkat rincian yang
cukup dan tepat waktu.
3) Pengembangan atau perbaikan sistem informasi didasarkan pada rencana
stratejik untuk sistem informasi.
4) Dukungan pimpinan untuk pengembangan sistem informasi yang diperlukan,
ditunjukkan dengan komitmen dan sumber daya yang tepat.
5) Terdapat mekanisme untuk mengidentifikasi berkembangnya kebutuhan
informasi.
2.2.3.2. Komunikasi
Informasi merupakan dasar untuk komunikasi yang harus memenuhi harapan
secara efektif. Komunikasi yang efektif seharusnya terjadi di segala arah, mengalir
dari atas ke bawah, dan lintas unit organisasi. Salah satu saluran komunikasi yang
paling kritis adalah komunikasi antara atasan – bawahan. Atasan menyampaikan
komunikasi yang spesifik dan terarah kepada bawahan yang meliputi suatu
pernyataan yang jelas atas filosofi dan pendekatan pengendalian manajemen serta
pendelegasian wewenang. Komunikasi seharusnya meningkatkan kesadaran tentang
arti pentingnya dan relevansi dari sistem pengendalian manajemen yang efektif,
mengkomunikasikan hasrat risiko dan toleransi risiko organisasi, dan menyadarkan
tanggung jawab dan peran karyawan yang dapat mempengaruhi serta mendukung
sistem pengendalian manajemen. Dalam mengevaluasi komunikasi, perlu
memperhatikan titik-titik perhatian sebagai berikut:
1) Efektivitas komunikasi dalam menyampaikan tugas dan tanggung jawab.
2) Penetapan saluran komunikasi untuk melaporkan ketidakwajaran.
3) Respon pimpinan organisasi atas sumbang saran (urun rembuk) karyawan
mengenai peningkatan produktivitas, kualitas, dan cara perbaikan lainnya.
4) Kecukupan komunikasi lintas unit, kelengkapan, ketepatan waktu informasi
dan kecukupannya agar memungkinkan karyawan memenuhi tanggung
jawabnya secara efektif.
5) Keterbukaan dan keefektivan saluran komunikasi dengan pihak luar.
6) Penyampaian kepada pihak luar mengenai kode etik organisasi.
7) Pimpinan melakukan tindak lanjut secara benar dan tepat waktu untuk
2.2.4. Aktivitas Pengendalian
Singleton (2007) “Aktivitas pengendalian (control activity) adalah berbagai
kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk memastikan bahwa tindakan yang
tepat telah dilakukan untuk menangani berbagai resiko yang telah diidentifikasikan
perusahaan”. Menurut Pusdiklawas (2007) abktivitas pengendalian adalah kebijakan,
prosedur, teknik, dan mekanisme yang memberikan arah bagi manajemen, seperti:
proses ketaatan pada ketentuan tentang perencanaan dan pelaksanaan anggaran.
Aktivitas pengendalian ini membantu untuk meyakini bahwa tindakan-tindakan perlu
diambil dalam rangka mengantisipasi risiko. Aktivitas pengendalian merupakan
bagian yang menyatu atau integral dari proses perencanaan, pelaksanaan, pengkajian
ulang dan pertanggungjawaban atas penggunaan sumber daya yang dipercayakan
serta pencapaian hasil yang efektif. Aktivitas pengendalian terjadi pada semua tingkat
dan fungsi organisasi yang meliputi berbagai kegiatan seperti: persetujuan, pemberian
otorisasi, verifikasi, rekonsiliasi, reviu kinerja, memelihara keamanan, serta
menciptakan dan memelihara catatan terkait yang dapat memberikan bukti
pelaksanaan kegiatan. Aktivitas pengendalian dapat pula diterapkan pada sistem
informasi yang berbasis komputer. Kegiatan dapat diklasifikasikan ke dalam sasaran
pengendalian khusus atau spesifik, seperti meyakini kelengkapan dan akurasi proses
informasi. Aktivitas pengendalian merupakan salah satu komponen pengendalian
intern yang berupa kebijakan dan prosedur yang ditetapkan manajemen untuk
memenuhi tujuan operasional dalam kaitannya dengan pelaporan keuangan. Lima
kategori dari aktivitas pengendalian meliputi:
2) Otorisasi transaksi dan aktivitas yang seharusnya.
3) Dokumen-dokumen dan catatan-catatan yang memadai.
4) Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan.
5) Pengecekan yang independen atas kinerja.
2.2.5. Monitoring
Monitoring adalah pengawasan oleh manajemen dan pegawai lain yang
ditunjuk atas pelaksanaan tugas sebagai penilaian terhadap kualitas dan efektivitas
sistem pengendalian manajemen. Monitoring terhadap sistem pengendalian
manajemen bertujuan untuk meyakinkan bahwa pengendalian telah berjalan
sebagaimana yang diharapkan dan diperbaiki sesuai dengan kebutuhan. Aspek
monitoring mencakup penilaian kegiatan rutin, seperti supervisi, reviu atas transaksi
yang terjadi guna memastikan apakah kegiatan operasional telah sesuai dengan sistem
dan prosedur pengendalian yang telah ditetapkan. Monitoring dapat dilakukan
terhadap kegiatan rutin secara terus menerus dan evaluasi secara terpisah, dan
monitoring atas tindak lanjut temuan audit.
2.2.5.1. Monitoring kegiatan yang sedang berjalan (on-going monitoring)
Monitoring atas pengendalian manajemen yang sedang berjalan menyatu pada
kegiatan rutin dan berulang. Monitoring ini mencakup setiap komponen sistem
pengendalian manajemen dan kegiatan untuk mencegah terjadinya sesuatu yang tidak
lazim, tidak etis, tidak ekonomis, tidak efisien dan tidak efektif dalam pelaksanaan
kegiatan. Kegiatan monitoring dalam suatu organisasi merupakan tanggung jawab
1) Bagi staf/karyawan, fokus kegiatan monitoring adalah untuk mengetahui
bahwa pekerjaan dilaksanakan sebagaimana mestinya. Setiap karyawan
hendaknya melakukan pengecekan terhadap pekerjaan sebelum disampaikan
kepada atasannya. Penyimpangan pada tingkat ini segera dapat dideteksi.
2) Di tingkat penyelia, monitoring dilakukan atas seluruh kegiatan di bawah
kendalinya guna memastikan bahwa seluruh staf/karyawan yang ada di
bawah kendalinya telah melaksanakan tanggung jawabnya masing-masing.
3) Pada tingkat manajer, monitoring dilakukan untuk menilai apakah
pengendalian telah berfungsi pada masing-masing unit dalam organisasi dan
sejauh mana para penyelia telah melakukan monitoring pada bagian yang
menjadi tanggung jawabnya.
4) Pada tingkat pimpinan eksekutif, fokus monitoring adalah pada organisasi
dalam lingkup yang menyeluruh, yaitu memonitor apakah tujuan organisasi
telah tercapai. Pimpinan juga melakukan monitoring atas keberadaan
tantangan dan peluang, baik dari sisi internal maupun eksternal yang
mungkin membutuhkan perubahan dalam perencanaan organisasi.
2.2.5.2. Evaluasi yang terpisah (separate evaluations)
Evaluasi terpisah adalah penilaian secara periodik atas kinerja organisasi
dibandingkan dengan standar pengukuran yang ada atau yang telah disepakati. Ruang
lingkup dan frekuensi evaluasi yang terpisah bergantung pada penilaian risiko dan
efektivitas prosedur monitoring ang sedang diterapkan. Evaluasi ini bermanfaat untuk
memusatkan secara langsung kepada efektivitas pengendalian pada suatu waktu
penyimpangan yang dijumpai dalam kegiatan monitoring ini baik yang sedang
berlangsung maupun yang telah berjalan harus dikomunikasikan kepada pihak yang
terkait untuk mengambil tindakan perbaikan. Dalam melakukan evaluasi terpisah,
perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1) Ruang lingkup dan frekuensi evaluasi yang terpisah terhadap sistem
pengendalian manajemen.
2) Terdapat metode yang logis dan sesuai kebutuhan untuk mengevaluasi
pengendalian manajemen.
3) Bila evaluasi terpisah dilakukan oleh auditor internal maka harus
dilaksanakan oleh sumber daya manusia yang memiliki kemampuan yang
memadai dan independen.
4) Kelemahan yang ditemukan selama evaluasi terpisah segera diatasi.
2.2.5.3. Tindak lanjut atas temuan audit
Tindak lanjut atas temuan audit dilakukan untuk memastikan bahwa temuan
audit dan reviu lainnya segera diselesaikan. Hal-hal yang harus dilakukan organisasi
dalam tindak lanjut atas temuan audit adalah sebagai berikut:
1) Organisasi memiliki mekanisme untuk memastikan adanya penyelesaian atas
temuan hasil audit dan review lainnya dengan segera.
2) Pimpinan organisasi tanggap atas temuan-temuan dan rekomendasi audit dan
review lainnya yang bertujuan memperkuat sistem pengendalian manajemen.
3) Organisasi melakukan tindak lanjut yang sesuai dengan temuan dan
2.3. Pengertian Persediaan
Pada setiap tingkat perusahaan, baik perusahaan kecil, menengah maupun
perusahaan besar, persediaan sangat penting bagi kelangsungan hidup perusahaan.
Perusahaan harus dapat memperkirakan jumlah persediaan yang dimilikinya.
Persediaan yang dimiliki oleh perusahaan tidak boleh terlalu banyak dan juga tidak
boleh terlalu sedikit karena akan mempengaruhi biaya yang akan dikeluarkan oleh
persediaan tersebut.
Menurut Prasetyo (2006), “Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi
barang-barang milik perusahaan yang dimaksud untuk dijual dalam satu periode
menunggu masa pemggunaannya pada proses produksi”.
Menurut Reeve (2005), “Persediaan juga didefinisikan sebagai aktiva yang
tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal dalam proses produksi atau yang
dalam perjalanan dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan
dalam proses produksi atau pemberian jasa”.
Erlina (2002) : Alasan yang mendorong perusahaan menyimpan persediaan
dalam jumlah yang relatif besar adalah karena masalah ketidakpastian permintaan.
Jika permintaan akan bahan atau produk lebih besar dari yang diperkirakan, maka
persediaan dapat berfungsi sebagai penyangga, yang memberikan perusahaan
kemampuan untuk memenuhi tanggal penyerahan sehingga pelanggan merasa puas.
Secara umum alasan untuk memiliki persediaan adalah sebagai berikut :
1. Untuk menyeimbangkan biaya pemesanan atau persiapan dan biaya
2. Untuk memenuhi permintaan pelanggan, misalnya menepati tanggal
pengiriman.
3. Untuk menghindari penutupan fasilitas manufaktur akibat : kerusakan mesin,
kerusakan komponen, tidak tersedianya komponen, pengiriman komponen
yang terlambat
4. Untuk menyanggah proses produksi yang tidak dapat diandalkan.
5. Untuk memanfaatkan diskon
6. Untuk menghadapi kenaikan harga di masa yang akan datang.
2.4. Pengendalian Internal Atas Persediaan
Menurut Stice dan Skousen (2009), pengendalian internal atas persediaan
adalah sangat penting karena:
1. Persediaan adalah suatu aktiva yang signifikan dan pada kebanyakan
perusahaan biasanya persediaan merupakan unsur yang terbesar dalam aktiva.
2. Persediaan berkaitan dengan kegiatan utama dalam perusahaan dagang dan
Perusahaan manufaktur.
3. Kesalahan dalam menentukan biaya persediaan dapat menyebabkan kesalahan
dalam menyajikan laporan keuangan, oleh karena pengaruh dari kesalahan
tersebut dapat meluas yaitu pada neraca, laporan rugi laba, dan juga laporan
arus kas.
4. Persediaan secara fisik harus dilindungi dari resiko resiko seperti kebakaran
Menurut Stice dan Skousen (2009), “Persediaan adalah istilah yang diberikan untuk
aktiva yang akan dijual dalam kegiatan normal perusahaan atau aktiva yang
dimasukkan secara langsung atau tidak langsung ke dalam barang yang akan
diproduksi dan kemudian dijual”. Kesimpulannya adalah bahwa persediaan
merupakan suatu istilah yang menunjukkan segala sesuatu dari sumberdaya yang ada
dalam suatu proses yang bertujuan untuk mengantisipasi terhadap segala
kemungkinan yang terjadi karena adanya permintaan.
2.5. Kerangka Berpikir
Pusdiklatwas BPKP (2007) menyatakan bahwa: “In short, internal control,
which is synonymous with management control, helps government program managers
achieve desired results through effective stewarship of public resources”, sehingga
istilah pengendalian intern merupakan istilah yang dapat dipertukarkan dengan
pengendalian manajemen.
Gambar 2.1. Kerangka Berpikir Hipotesis Penelitian
Persediaan Mesin Fotokopi
1. Lingkungan Pengendalian
2. Penilaian Resiko
Manajemen
3. Sistem Informasi dan
Komunikasi
4. Aktivitas Pengendalian
2.6. Hipotesis Penelitian
Sistem pengendalian manajemen yang terdiri dari lingkungan pengendalian,
penilaian resiko manajemen, sistem komunikasi dan informasi, aktivitas
pengendalian, dan monitoring berpengaruh terhadap persediaan mesin fotokopi pada
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Jenis dan Sifat Penelitian
Pendekatan penelitian ini berdasarkan pendekatan survei. Singarimbun dan
Effendi (1995) menyatakan bahwa, penelitian survey adalah penelitian yang
mengambil sampel dari satu populasi dan menggunakan kuesioner sebagai alat
pengumpulan data yang pokok dan mengumpulkan data mengenai faktor-faktor yang
berkaitan dengan variabel penelitian.
Jenis penelitian ini menurut tingkat ekplanasinya adalah deskriptif kuantitatif.
Sugiyono (1999) menyatakan bahwa, penelitian tingkat ekplanasi (level of
exlpanation) adalah tingkat penjelasan. Penelitian ini bermaksud menjelaskan
kedudukan variabel-variabel yang diteliti serta hubungan antara satu variabel dengan
variabel yang lain sedangkan penelitian deskriptif adalah penelitian yang dilakukan
untuk mengetahui nilai variabel mandiri, baik satu variabel atau lebih (independen)
tanpa membuat perbandingan, atau hubungan dengan variabel yang lain.
Adapun sifat penelitian ini adalah deskriptif explanatory. Sugiyono (2004)
menyatakan bahwa, penelitian explanatory merupakan penelitian yang bermaksud
menjelaskan kedudukan variabel-variabel yang diteliti serta hubungannya antara satu
3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilakukan di PT Astra Graphia Tbk, Jl. Kramat Raya No.43
Jakarta. Penelitian ini dimulai dari bulan Juni 2009 sampai dengan Oktober 2009.
3.3. Populasi dan Sampel
Populasi (N) dalam penelitian ini adalah seluruh personel divisi marketing dan
keuangan pada PT Astra Graphia TBK Jakarta, yang berjumlah 66 orang.
Pengambilan sampel dalam penelitian ini adalah dengan metode tidak acak (non
random sampling), artinya dilakukan dengan memberikan kesempatan kepada
populasi dengan ciri atau karakteristik tertentu untuk menjadi sampel penelitian.
Penentuan jumlah sampel dalam penelitian ini menggunakan rumus Slovin (Sekaran,
1992):
2 1
N n
Ne
= +
dimana :
n = jumlah sampel
N = jumlah populasi
e = tingkat kesalahan (persen kelonggaran ketidaktelitian karena kesalahan
penarikan sampel)
Populasi N sebanyak 66 personel dan tingkat kesalahan e sebesar 10% maka
besarnya sampel adalah:
66
39, 76 40 personel
Jumlah sampel pada divisi marketing dan keuangan adalah sebagai berikut:
No Divisi Total
1 Marketing 20 orang
2 Keuangan 20 orang
Jumlah 40 orang
3.4. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah:
1. Pengamatan (Observation), yaitu pengamatan atas rutinitas pekerjaan para
pegawai PT Astra Graphia, Tbk pada saat jam kerja dan di lokasi tempat
para pegawai melaksanakan tugasnya.
2. Daftar pertanyaan (Questionnaire), yang diberikan kepada pegawai PT
Astra Graphia, Tbk yang dijadikan sampel.
3. Studi dokumentasi, mengumpulkan dan mempelajari dokumen-dokumen
yang relevan untuk mendukung data penelitian yang diperoleh dari PT.
3.5 Sumber Data
Sumber data dalam penelitian ini adalah :
1. Data primer diperoleh dari pengamatan (Observation), daftar pertanyaan
(Questionnaire), dan wawancara (Interview).
2. Data sekunder merupakan data yang diperoleh dari studi dokumentasi.
3.6 Identifikasi dan Definisi Operasional Variabel
Variabel penelitian terdiri dari satu variabel dependen yaitu Persediaan Mesin
Fotokopi (Y) dan variabel independen yaitu: Lingkungan Pengendalian (X1),
Penilaian Resiko Manajemen (X2), Sistem Informasi dan Komunikasi (X3), Aktivitas
Pengendalian (X4), dan Monitoring (X5).
Pengukuran variabel yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan
menggunakan skala Likert. Menurut Sugiyono (1999) Skala Likert digunakan untuk
mengukur sikap, pendapat, dan persepsi seseorang atau sekelompok orang tentang
fenomena sosial. Dalam penelitian fenomena sosial ini telah ditetapkan secara
spesifik oleh peneliti, yang selanjutnya disebut sebagai variabel penelitian. Jawaban
setiap item instrumen yang menggunakan skala Likert mempunyai gradasi dari sangat
positif sampai sangat negatif, yang dapat berupa kata-kata antara lain:
SB = Sangat Baik
Bk = Baik
KB = Kurang Baik
Adapun definisi operasional dari masing-masing variabel dependen dan
independen di atas adalah sebagai berikut :
1. Variabel Lingkungan Pengendalian (X1) adalah suatu lingkungan yang
diciptakan dalam suatu organisasi, yang menetapkan perilaku positif dan
lingkungan positif sehingga memberikan suatu bidang pengetahuan dan struktur
serta suasana yang mempengaruhi mutu pengendalian manajemen.
2. Variabel Penilaian Resiko Manajemen (X2) ialah suatu konsep yang digunakan
untuk mengekspresikan ketidakpastian tentang kejadian dan/atau dampaknya
yang dapat memiliki efek atas pencapaian tujuan organisasi.
3. Variabel Sistem Informasi dan Komunikasi (X3) ialah komponen sistem
pengendalian manajemen yang menghubungkan keempat komponen lainnya
sehingga kelima komponen memiliki hubungan yang integral.
4. Variabel Aktivitas Pengendalian (X4) ialah kebijakan, prosedur, teknik, dan
mekanisme yang memberikan arah bagi manajemen seperti: proses ketaatan pada
ketentuan tentang perencanaan dan pelaksanaan anggaran. Aktivitas
pengendalian ini membantu untuk meyakini bahwa tindakan-tindakan perlu
diambil dalam rangka mengantisipasi risiko.
5. Variabel Monitoring (X5) ialah monitoring terhadap sistem pengendalian
manajemen untuk meyakinkan bahwa pengendalian telah berjalan sebagaimana
yang diharapkan dan diperbaiki sesuai dengan kebutuhan.
6. Variabel Persediaan (Y) ialah merupakan aktiva lancar yang termasuk elemen
utama yang sangat aktif perputarannya dalam suatu kegiatan perusahaan.
Tabel 3.1. Definisi Operasional Variabel Penelitian
DEFENISI OPERASIONAL VARIABEL PENELITIAN
VARIABEL DEFINISI INDIKATOR PENGUKURAN
Lingkungan Pengendalian (X1)
Suatu lingkungan yang diciptakan dalam suatu
organisasi, yang menetapkan perilaku positif dan lingkungan
positif sehingga memberikan suatu bidang
pengetahuan dan struktur serta suasana yang mempengaruhi mutu pengendalian manajemen.
1. Integritas dan Nilai Etika 2. Komitmen atas kompetensi
untuk tugas-tugas tertentu 3. Filosofi Manajemen dan
Gaya Kepemimpinan 4. Struktur Organisasi 5. Penetapan dari Otoritas dan
Pertanggungjawaban 6. Kebijakan dan Prosedur
Sumber Daya Manusia
Skala Likert
Penilaian Resiko Manajemen (X2)
Suatu konsep yang digunakan untuk mengekspresikan
ketidakpastian tentang kejadian dan/atau dampaknya yang dapat memiliki efek atas
pencapaian tujuan organisasi.
1. Perumusan tujuan organisasi secara keseluruhan yang efektif agar dapat meminimalkan resiko. 2. Perumusan tujuan organisasi
pada tingkat kegiatan keseluruhan yang efektif agar dapat meminimalkan resiko
3. Identifikasi Resiko 4. Mengelola Resiko yang
ditemukan lainnya sehingga kelima komponen memiliki hubungan yang integral.
1. Ketepatan informasi yang diperoleh
2. Kemudahan mendapatkan Informasi
3. Komunikasi yang efektif 4. Komunikasi antara sesama
rekan karyawan
5. Komunikasi antar bawahan dan atasan
Skala Likert
Aktivitas Pengendalian (X4)
Kebijakan, prosedur, teknik, dan mekanisme yang memberikan arah bagi manajemen seperti:
1. Pemisahan tugas yang memadai dilakukan untuk mencegah terjadinya
ketentuan tentang perencanaan dan pelaksanaan anggaran. Aktivitas pengendalian ini membantu untuk meyakini bahwa tindakan-tindakan perlu diambil dalam rangka mengantisipasi risiko.
maupun tidak disengaja 2. Otorisasi yang semestinya
atas transaksi dan aktivitas 3. Dokumen-dokumen dan
catatan-catatan yang memadai untuk
menyampaikan informasi 4. Pengendalian fisik atas
aktiva
5. Pengecekan yang independen atas kinerja
Monitoring (X5) berjalan sebagaimana yang diharapkan dan diperbaiki sesuai dengan kebutuhan.
1. Monitoring kegiatan yang sedang berjalan pada kegiatan rutin dan berulang 2. Evaluasi yang terpisah
(separate evaluations) untuk menilai secara periodik atas kinerja organisasi
3. Tindak lanjut atas temuan audit
Skala Likert
Persediaan Mesin (Y)
aktiva yang akan dijual dalam kegiatan normal perusahaan atau aktiva yang dimasukkan secara langsung atau tidak langsung ke dalam barang yang akan diproduksi dan kemudian dijual. Disamping itu persediaan juga merupakan salah satu pos modal kerja yang cukup penting karena kebanyakan modal perusahaan adalah dari persediaan. kekurangan atau kelebihan persediaan merupakan gejala yang kurang baik.
1. Sistem pencatat persediaan barang dagangan
2. Melakukan perhitungan fisik persediaan barang dagangan secara periodik dan mencocokkannya dengan persediaan menurut kartu persediaan
3. Prosedur yang efisien yang tercermin dalam arus dokumen sejak barang diminta dan diterima sampai dengan pencatatan
persediaan
4. Tempat penyimpanan persediaan
Skala Likert
Sumber: Adopsi dari beberapa penelitian dan artikel
3.7 Uji Validitas dan Reliabilitas Instrumen 3.7.1.1 Uji Validitas
Arikunto (2000) mengemukakan tujuan uji coba berhubungan dengan
pengelolaan tujuan lain adalah diperolehnya informasi mengenai kualitas instrumen
yang digunakan yaitu informasi mengenai sudah dan belumnya instrumen yang
bersangkutan memenuhi syarat.
Nazir (2000) menyatakan reliabilitas dan validitas mencakup mutu seluruh
proses pengumpulan data sejak konsep disiapkan sampai kepada data siap untuk
dianalisa. Sebelum kuesioner dibagikan kepada responden, maka perlu diuji dulu
kesahihannya, dengan alat uji validitas. Uji validitas dilakukan pada perusahaan
sejenis yaitu PT Astra Graphia, Tbk Jl.Sisingamangaraja KM 6,5 No. 4 Medan
sebanyak 30 orang. Menurut Arikunto (1998), bahwa jumlah responden untuk uji
coba adalah antara 15-50 responden. Responden dalam uji coba validitas tidak
diikutkan dengan sebagai responden dalam penelitian ini.
Hasil uji validitas variabel persediaan mesin (Y), variabel lingkungan
pengendalian (X1), variabel penilaian resiko manajemen (X2), variabel sistem
informasi dan komunikasi (X3), variabel aktivitas pengendalian (X4) dan variabel
Tabel 3.2. Uji Validitas Variabel Penelitian
1. kelengkapan pencatatan persediaan barang
dagangan yang telah dilaksanakan.
2. keakuratan atas pencatatan persediaan barang
dagangan yang telah dilaksanakan.
3. prosedur penugasan yang diberikan
perusahaan bagi pelaksana dalam pencatatan.
4. keadaan fisik atas kartu persediaan yang ada.
5. kekonsistensiaan waktu setiap periodik saat
akan melakukan perhitungan fisik persediaan.
6. pelaksanaan atas pengisian kartu stok yang
telah dilaksanakan selama ini.
7. prosedur yang telah ada dalam hal meminta
dan menerima sampai dengan pencatatan persediaan.
8. pelaksanaan yang terjadi selama ini dalam
perusahaan saat meminta dan menerima sampai dengan pencatatan persediaan.
9. keefisiensian yang ada saat meminta dan
menerima persediaan.
10. kebijakan perusahaan dalam memberi
keamanan atas persediaan apabila terjadi kebakaran, kerusakan dan kebanjiran di gudang.
11. tingkat keamanan di sekitar gudang dalam
menjaga persediaan agar tidak terjadi pencurian.
12. kebijakan perusahaan dalam memberikan
maintenance atas persediaan selama persediaan masih ada di gudang
0593
Dari tabel di atas dapat ditarik kesimpulan :
Uji validitas dilakukan terhadap variabel persediaan mesin (Y), maka hasilnya adalah
valid. Artinya pengujian validitas instrumen dengan bantuan perangkat lunak SPSS,
nilai validitas dapat dilihat pada kolom Corrected Item-Total Correlation. Jika angka
