Dalam menghadapi persaingan dalam era globalisasi ini, seorang sekretaris harus memiliki kualitas dan kompetensi yang dapat menunjang karir sebagai seorang sekretaris profesional. Untuk itu sekretaris harus memiliki kompetensi berikut :
1. Memiliki keterampilan berkomunikasi
Seorang sekretaris akan selalu berkomunikasi dengan berbagai macam orang, untuk itu akan bagus apabila sekretaris menguasai beberapa bahasa asing. sekretaris dituntut pula untuk pandai memilih kata dan menyusun kalimat secara baik.
2. Mampu mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi.
Sekretaris harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memilih informasi yang dinilai bermanfaat untuk disajikan kepada pimpinannya
3. Mampu berpikir, mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya 4. Mampu bekerja sama dalam kelompok
Sekretaris harus mampu menjalin hubungan baik dengan orang-orang dalam perusahaan maupun luar perusahaan.
5. Memiliki human relations skills 6. Mempunyai komitmen pada tugas
Di zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para esekutif menjadi tergantung pada dukungan staf-nya untuk mengontrol sistem yang baru. Sedangkan kondisi dari para pelaku bisnis adalah menghadapi bebagai tantangan dan berada dalam lingkungan yang serba bersaing. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional.
Peran sekretaris disini adalah melaksanakan hal-hal yang berkaitan dengan kemajuan perusahaan dalam rangka membantu tugas-tugas yang diemban oleh atasannya. Peranan seorang sekretaris selain itu juga sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang professional.
Jadi untuk melaksanakan peran sekretaris tersebut seorang sektretaris harus memiliki kompetensi-kompetensi yang cukup handal mengingat di masa sekarang ini dan di era globalisasi informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan teknologi menuntut orang – orang yang menggeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan memperlebar wawasan. Tingkat kompetensi sekretaris yang kini dimiliki perlu ditingkatkan sehingga terjadi dalam rangka bersaing dengan tenaga- tenaga sekretaris yang tidak mustahil akan didatangkan dari luar. Oleh investor asing yang mempunyai kesempatan untuk berbisnis di Indonesia, dengan kata lain terbentang persaingan yang tajam.
Sekretaris di Era Media Sosial
Seiring perkembangan zaman, Josef mengakui, sekretaris perlu melek teknologi untuk memudahkan pekerjaannya. Yang tidak boleh dilupakan, sekretaris harus memiliki pengetahuan dasar terhadap fungsi di divisinya. “Sekretaris saya harus memiliki pengetahuan HR. Bahkan, saya suruh ikut program sertifikasi training HR,” katanya meyakinkan. Selain itu, ia pun mewajibkan sekretarisnya menguasai bahasa Inggris untuk memudahkan ber-komunikasi dengan sekretaris direktur HR di Unilever regional maupun global. Yang tak kalah penting, lanjut Josef, sekretaris perlu memiliki interpersonal skill. Apalagi, sekretaris direktur. Jika hal ini tidak diperhatikan, bisa saja membuat sekretaris tersebut menjadi tinggi hati karena merasa lebih tinggi jabatannya dibanding karyawan lain. “Untuk itu, saya sering sharing dengan sekretaris saya mengenai cara beradaptasi terhadap perubahan dan menghadapi karyawan dengan bijak,” tuturya. Di lingkungan HR, menurut Josef, tak jarang sekretaris mendapat intimidasi dari karyawan yang mendesak untuk membocorkan kebijakan HR atau perusahaan. “Misalnya, tentang kenaikan gaji atau restrukturisasi,” katanya.
Bagaimana peran sekretaris di perusahaan lain? Di PT XL Axiata, seorang sekretaris dirut dituntut harus dapat bekerja cepat dan efisien, demi mengimbangi atasannya. Hal ini dikemukakan oleh Presdir XL Axiata Hasnul Suhaimi. “Saya tidak cukup dengan bantuan seorang sekretaris. Yang saya butuhkan adalah seorang personal assistant (aspri) sebagai office manager, yang mengatur seluruh administrasi kantor, komunikasi keluar dan ke dalam perusahaan, serta mengerjakan hal-hal yang menyangkut perjalanan bisnis saya. Saya dapat mendelegasikan banyak hal dan memercayainya untuk mengambil keputusan,” tutur Hasnul dalam jawaban tertulisnya kepada majalah HC.
Laju teknologi dan gadget yang makin canggih akhirnya menuntut sekretaris bukan semata mengatur administrasi, komunikasi dan keperluan bisnis pimpinannya, tapi juga kemampuan bekerja dengan cepat dan efisien menggunakan teknologi tersebut. Namun, selain hard skill, Hasnul berpendapat, sekretaris dan personal assistant harus memiliki kecakapan penting lainnya. Apakah itu? “Memiliki integritas, kejujuran, dan loyalitas yang tinggi karena sifat pekerjaannya yang sangat berkaitan dengan kerahasiaan informasi perusahaan ataupun pribadi pimpinan di unit atau departemen yang bersangkutan,” ujar Hasnul seraya menambahkan, sekretaris harus mampu berdiplomasi dengan baik karena berhubungan dengan pihak lain. Di samping itu, sekretaris diharapkan memiliki ketahanan mental dalam menghadapi tekanan dan beban pekerjaan.
Sejalan dengan berkembangnya social media network, ada beberapa perbedaan dari tugas pokok dan fungsi sekretaris serta skill yang dibutuhkan sebelum dan sesudah era media sosial. “Sekretaris dituntut lebih peka dan proaktif terhadap setiap informasi yang diperoleh dan diharapkan dapat memberi masukan atau feedback dari informasi tersebut,” katanya.
Hasnul menjelaskan, sekretaris juga berfungsi sebagai agent of information dari produk atau layanan yang disediakan oleh perusahaan. “Sekretaris memiliki kewajiban dan beban yang lebih berat sebagai brand ambassador dari produk atau layanan yang disediakan oleh perusahaan, seiring dengan semakin tidak adanya batas pertukaran informasi melalui media sosial. Dengan kompetensi social skill yang dimiliki seorang sekretaris, maka pandangan dan wawasan mereka pun dituntut jauh lebih luas dan berkembang,” tuturnya memaparkan.
Di mata Hasnul, seorang sekretaris sejatinya terus belajar dan mengikuti perkembangan industri dan dunia di mana dia berada. “Manfaatkan media sosial dan senangi pekerjaan yang kita lakukan. Dengan menyenangi pekerjaan, kita akan berkeinginan untuk menjadi lebih baik dan lebih profesional,” ujarnya memberi saran.
Sementara itu, Neneng Nurlaela, Head of Training Department Human Resources Division PT Bio Farma, mengungkapkan, perubahan peran sekretaris yang sangat signifikan terjadi pada era 1999. Neneng yang lama berkarier sebagai sekretaris di beberapa perusahaan menyebutkan sekretaris di era 1980-1999 adalah yesterday secretary. Di era itu, menurutnya, sekretaris bersifat menunggu instruksi atasan. Kompetensi yang dibutuhkan antara lain: bisa mengetik, menerima dikte, menerima telefon, dan mengarsip.
Setelah tahun 1999, Neneng melihat adanya pergeseran pada tugas dan fungsi sekretaris. Ia menyebut era ini dengan istilah today secretary. Seiring perkembangan zaman, kompetensi yang dibutuhkan sekretaris pun meningkat, yakni meliputi: Professional Competency, Intrapersonal Competency, dan Interpersonal Competency. Tugasnya antara lain, mengelola informasi, berkomunikasi secara global, menjadi partner bisnis bagi atasannya, bekerja secara independen maupun tim, dan memiliki keahlian dalam
