1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam era globalisasi isu yang paling banyak dikembangkan adalah isu persaingan global. Artinya, isu yang paling banyak dipacu dengan persaingan bebas yang tidak ada lagi batasannya dalam suatu wilayah atau negara tertentu. Kebebasan berusaha ini telah menjadi tuntutan dan kebutuhan seluruh masyarakat yang ada. Berbagai perkembangan dan perubahan aspek perekonomian, ilmu pengetahuan dan teknologi serta semakin dekatnya era perdagangan bebas, peran pemerintah semakin berkurang terutama dalam bidang perekonomian dengan berbagai proteksi baik pada badan usaha milik swasta maupun badan usaha milik negara. Perkembangan sistem informasi yang sangat pesat dalam dunia usaha menyebabkan banyak perusahaan-perusahaan yang berusaha berkembang menjadi perusahaan yang lebih besar, akan tetapi dengan perkembangan tersebut maka masalah yang akan ditimbulkan akan semakin kompleks.
Sebagaimana perusahaan-perusahaan pada umumnya, pengolahan data keuangan perusahaan merupakan masalah yang cukup vital dan harus mendapatkan perhatian yang khusus, hal ini bertujuan membentuk PT INTI menjadi perusahaan yang peka, terdepan, dan mampu mengikuti kemajuan teknologi.
Dalam hal ini pengolahan data keuangan pada PT INTI dalam mengolah data pengajuan permintaan uang muka intern masih dilakukan dengan cara manual, yaitu masih menggunakan Microsoft Word dan Microsoft Excel. Belum adanya program yang efektif untuk melakukan suatu pendataan sehingga dapat menimbulkan terjadinya berbagai kesalahan. Diantaranya yaitu munculnya data-data ganda, kesalahan pada identitas diri karyawan, munculnya data-data yang fiktif, dan lain sebagainya.
Dengan meningkatkan sistem pengolahan yang ada, maka sistem pengolahan tersebut harus diperbaharui dan disesuaikan dengan kemajuan teknologi pada saat ini agar dapat menciptakan sumber daya manusia yang berkualitas. Peningkatan kualitas tersebut bertujuan untuk meningkatkan kualitas pengolahan data dan meningkatkan kualitas informasi yang dihasilkan, dan juga dapat mempermudah pihak-pihak dalam pelayanan informasi secara efisien dan akurat dan memperkecil kesalahan yang mungkin saja terjadi dalam pengolahan data keuangan.
Berdasarkan uraian diatas, maka perlu dibuat sebuah aplikasi yang dapat mempermudah pengolahan pengajuan permintaan uang muka intern. Sehingga dalam pengolahannya tidak akan terjadi lagi kesalahan dan tidak ada lagi terjadi masalah yang akan datang. Oleh karena itu, berdasarkan permasalahn diatas, penulis membuat analisis dan perancangan sistem informasi dengan judul “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
INFORMASI PENGAJUAN PERMINTAAN UANG MUKA
3
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah a. Identifikasi Masalah
PT INTI setiap periodenya tentu harus memberikan laporan manajemen-nya. Adapun masalah yang dihadapi adalah sebagai berikut:
1. Sistem yang dipakai masih menggunakan Ms.Word dan Ms.Excel sehingga dalam pengolahan datanya masih belum efektif.
2. Masih banyak sekali terjadi kesalahan-kesalahan dalam pengolahan data pengajuan permintaan uang muka intern.
3. Terjadinya keterlambatan ataupun penundaan dalam pembuatan laporan.
b. Rumusan Masalah
Berdasarkan identifikasi masalah di atas, maka pokok permasalahan yang dapat dirumuskan adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana sistem pengajuan permintaan uang muka intern pada PT INTI.
2. Bagaimana pengembangan sistem pengajuan permintaan uang muka intern yang diusulkan pada PT INTI.
1.3 Maksud dan Tujuan
Maksud dilaksanakannya kerja praktek di PT INTI adalah mengimplementasikan pengetahuan yang didapat di perkuliahan dengan kenyataan sesungguhnya di lapangan dan juga mengembangkan sistem informasi yang sudah ada mengenai pengajuan permintaan uang muka intern.
Sedangkan tujuan dilaksanakannya kerja praktek di PT INTI adalah
b. Untuk mengetahui usulan pengembangan sistem pengajuan permintaan uang muka intern.
1.4 Batasan Masalah
Agar pembahasan masalah dapat dilakukan secara terinci dan terarah maka dibuat batasan masalah, antara lain :
a. Perancangan masalah yang berhubungan dengan pengajuan permintaan uang muka intern untuk memproses pengolahan data pengajuan permintaan uang muka intern dan informasi jumlah pengajuan, jumlah yang di Acc kemudian di monitoring.
b. Pemrosesan jumlah pengajuan uang muka intern, apabila ditemukan kejanggalan maka akan dikembalikan untuk diproses.
c. Pemrosesan dari semua akan diberikan pada pimpinan Divisi MSDM.
1.5 Lokasi dan Jadwal Kerja Praktek
Pelaksanaan kerja praktek dilakukan di PT Industri Telekomunikasi, tepatnya Gedung Pusat Teknologi Divisi Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) Bagian Sumber Daya Manusia & Penilaian Kinerja (SDM&PK) Lantai 7. Yang berlokasi di Jalan Moch. Toha No.77 Bandung 40253 Phone : +62-22-5201501 ext : 2729
Pelaksanaan kerja praktek dimulai pada tanggal 13 July 2009 sampai 13 Agustus 2009. Waktu pelaksanaan kerja praktek yang telah ditentukan oleh perusahaan tersebut yaitu ;
5
Table 1.1
Jadwal Kegiatan Kerja Praktek
No Aktivitas
Jadwal Kerja Praktek
July 2009 Agustus 2009
1 2 3 4 1 2 3 4
1 Pengarahan tugas
2 Menganalisa pengajuan permintaan uang muka intern
3 Membuat Flow Map, Diagram Konteks, dan DFD
4 Merefisi Flow Map, Diagram Konteks, dan DFD
5 Membuat Flow Map, Diagram Konteks, dan DFD
6 2.1 Pengertian Sistem
Pada saat ini banyak pihak yang telah mendalami masalah sistem untuk kebutuhannya sehingga definisinya menjadi beragam. Definisi-definisinya antara lain adalah :
Sistem adalah komponen-komponen atau subsistem-subsistem yang saling berinteraksi, dimana masing-masing bagian tersebut dapat bekerja secara sendiri-sendiri (independen) atau bersama-sama serta saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai secara keseluruhan.
Menurut Jogianto Hartono (1999) “Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.”
Menurut Jerry FithGerald (1981) “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.” (Jogianto, 2005:1)
Menurut Raymond Mcleod “Sistem adalah himpunan dari unsur-unsur yang saling berkaitan sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh dan terpadu.”
Sistem dapat didefinisikan dengan dua pendekatan yaitu sistem yang menekan pada prosedur dan sistem yang menekan pada elemen atau komponennya. Masih menurut Jogianto (1999), sistem yang menekan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut :
7
Sedangkan pendekatan sistem yang menekan pada elemen atau komponen-komponen mendefinisikan sistem sebagai berikut :
“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.”
2.1.1 Elemen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen atau elemen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa :
a. Elemen-elemen yang lebih kecil yang disebut sub sistem. Misalnya, sistem komputer terdiri dari sub sistem perangkat keras, perangkat lunak, dan manusia.
b. Elemen-elemen yang lebih besar yang disebut supra sistem. Misalnya, bila perangkat keras adalah sistem yang memiliki sub sistem CPU, perangkat I/O dan memori, maka supra sistem perangkat keras adalah sistem komputer.
Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem :
1. Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (goal), tidak hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi motivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tidak terarah dan tidak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.
2. Masukan
3. Proses
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna dan tidak bernilai.
4. Keluaran
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.
5. Batas
Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem.
6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik
Mekanisme pengendalian (control mechanisme) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.
7. Lingkungan
9
menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.
2.1.2 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batasan sistem (system boundary), lingkungan luar sistem (evironments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolahan (process), dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).
1. Komponen (components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerja sama dalam membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak peduli betapa pun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
2. Batasan (system boundary)
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batasan suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar (evironments)
luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
4. Penghubung (interface)
Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber data mengalir dari suatu subsistem ke subsistem lain. Keluaran dari subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
5. Masukan (input)
Masukan sistem adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan sinyal dan masukan sinyal. Signal maintenance input adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang harus di proses untuk didapatkan keluaran.
6. Keluaran (input)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
7. Pengolahan (process)
11
8. Sasaran (objectives)
Suatu sistem pasti mempunyai suatu tujuan (goal) dan sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
Gambar 2.1 Karakteristik Suatu Sistem
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari berbagai sudut pandang, menurut Jogianto Hartono (1999) klasifikasi tersebut diantaranya adalah sebagai berikut :
a. Sistem sebagai sistem abstrak (abstrac system) dan sistem fisik (physical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran-pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik (Contoh : Sistem teologi). Sedangkan sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik (Contoh : Sistem komputer, sistem transportasi, Sistem perguruan tinggi).
(Contoh : Sistem tata surya). Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang dan diciptakan oleh manusia (Contoh : Sistem komputer, Sistem mobil, Sistem telekomunikasi).
c. Sistem sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya sehingga bentuk keluaran dapat diramalkan (Contoh : Sistem komputer). Sedangkan sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsure probabilitas (Contoh : Sistem evapotranspirasi, Sistem serapan hara, Sistem fotosintesis).
d. Sistem sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak terpengaruh dan tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya. Sistem ini secara otomatis berjalan tanpa ada campur tangan dari pihak luar (Contoh : Sistem reaksi kimia dalam tabung reaksi yang terisolasi). Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar subsistem-subsistem lainnya (Contoh : Sistem tanah).
13
2.2 Pengertian Informasi
Informasi merupakan hasil suatu proses. Proses itu terdiri dari kegiatan-kegiatan mulai dari pengumpulan data, menyusun serta menghubungkannya, meringkas, mengambil inti sarinya, dan mengimplementasikannya sesuai dengan presepsi sistem informasi penerima agar menjadi sebuah informasi yang berguna.
Gordon B Davis (2002) dalam bukunya “Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen bagian I” mendefinisikan informasi sebagai berikut: “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.”
Sedangkan pengertian informasi menurut Jogianto Hartono (1999) adalah sebagai berikut:
“Informasi adalah sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk mengambil keputusan.
Kualitas suatu informasi tergantung dari hal berikut : 1. Relevan (relevancy)
Berarti informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya. 2. Akuarat (accuracy)
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan dan harus jelas mencerminkan maksudnya.
3. Tepat waktu (timeliness)
Informasi yang dihasilkan/dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang). 4. Ekonomis (economy)
Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan berjalannya waktu.
5. Efisien (efficiency)
6. Dapat dipercaya (reliability)
Sebuah indikator penting dari sistem informasi adalah dengan memperhatikan masalah realibilitasnya.
Nilai Informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.
2.3 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai :
a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi.
c. Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi , bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Menurut Robert A. Leitch (1983) “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”
Komponen Fisik Sistem Informasi yaitu :
15
2. Perangkat lunak komputer : perangkat lunak sistem (sistem operasi dan utilitinya), perangkat lunak umum aplikasi (bahasa pemrograman), perangkat lunak aplikasi (aplikasi akuntansi).
3. Basis data : penyimpanan data pada media penyimpan komputer. 4. Prosedur : langkah-langkah penggunaan sistem
5. Personil untuk pengelolaan operasi (SDM), meliputi :
1.Clerical personnel (untuk menangani transaksi dan pemrosesan data dan melakukan inquiry = operator)
2.First level manager : untuk mengelola pemrosesan data didukung dengan perencanaan, penjadwalan, identifikasi situasi out-of-control dan pengambilan keputusan level menengah ke bawah. 3.Staff specialist : digunakan untuk analisis untuk perencanaan dan
pelaporan.
4.Management : untuk pembuatan laporan berkala, permintaan khsus, analisis khusus, laporan khsusus, pendukung identifikasi masalah dan peluang.
Gambar 2.2
2.4 Pengertian Analisis Sistem
Menurut Jogianto (2001:129), analisis sistem didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Sedangkan menurut Abdul Kadir (2003:4), analisis sistem merupakan tahapan yang dimulai karena adanya permintaan terhadap sistem baru. Dimana, permintaan dapat datang dari seorang manajer di luar departemen sistem informasi atau dari pihak eksekutif yang melihat adanya masalah atau menemukan adanya peluang baru. Sehingga tujuan utama analisis sistem adalah untuk menetukan hal-hal detail yang akan dikerjakan oleh sistem yang akan diusulkan.
2.5 Pengertian Perancangan Sistem
Pengertian perancangan sistem atau desain berasal dari kata design, design merupakan outline, sketsa, perancangan dari bentuk atau struktur sebuah pekerjaaan (Definisi “Random House College Dictionary”).
Menurut John Bruch dan Gary Grudnitski, “Perancangan sistem adalah penggambaran, perencanaan, pembuatan sketsa atau pengaturan beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.” (Jogianto, 2001:196)
17
2.6 Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur 2.6.1 Flow Map
Flow map atau bagan alir dokumen merupakan alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.
2.6.2 Diagram Konteks
Diagram kontek adalah suatu diagram alir tingkat tinggi yang menggambarkan seluruh jaringan, masukan dan keluaran. Sistem yang dimaksud adalah untuk menggambarkan sistem yang sedang berjalan. Mengidentifikasikan awal dan akhir data, awal dan akhir yang masuk dan keluaran sistem.
Diagram ini merupakan gambaran umum sistem yang nantinya akan dibuat. Secara uraian dapat dikatakan bahwa diagram kontek ini berisi siapa saja yang memberikan data (inputan) ke sistem serta kepada siapa data informasi yang harus dihasilkan sistem.
Jadi dalam diagram ini yang dibutuhkan adalah :
a. Siapa saja pihak yang akan memberikan data ke sistem. b. Data apa saja yang diberikannya kesistem
c. Kepada siapa sistem harus memberikan informasi atau laporan d. Apa saja isi atau jenis laporan yang harus dihasilkan sistem.
2.6.3 Data Flow Diagram
Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) menggambarkan sistem yang berjalan dengam lebih terinci. Terdapat 4 (empat) macam simbol yang digunakan dalam Data Flow Diagram, yaitu :
lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.
b. Arus Data (Data Flow) mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity) yang menunjukkan arus dari data yang berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem dan sebaiknya diberi nama yang jelas dan mempunyai arti.
c. Proses (process) adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.
d. Simpanan data (Data Store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa :
1.Suatu file atau database di sistem komputer 2.Suatu arsip atau catatan manual
3.Suatu kotak tempat data di meja seseorang 4.Suatu tabel acuan manual
5.Suatu agenda atau buku
2.6.4 Kamus Data
Kamus data adalah daftar yang mencatat tentang banyaknya proses yang terjadi dalam sebuah sistem. Secara umum kamus data diklasifikasikan manjadi dua yaitu :
a. Kamus data elementer yaitu daftar tentang semua elemen data yang berhubungan dengan sistem sehingga data yang mengalir dapat didefinisikan dan dapat tersimpan secara lengkap.
19
BAB III
PROFIL PERUSAHAAN
3.1 Tinjauan Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Singkat PT INTI
Dari cikal bakal Laboratorium Penelitian & Pengembangan Industri Bidang Pos dan Telekomuniasi (LPPI-POSTEL), pada 30 Desember 1974 berdirilah PT Industri Telekomunikasi Indonesia (INTI) sebagai Badan Usaha Milik Negara (BUMN) dengan misi untuk menjadi basis dan tulang punggung pembangunan Sistim Telekomunikasi Nasional (SISTELNAS).
Seiring waktu dan berbagai dinamika yang harus diadaptasi, seperti perkembangan teknologi, regulasi, dan pasar, maka selama lebih dari 30 tahun berkiprah dalam bidang telekomunikasi, INTI telah mengalami berbagai perubahan dan perkembangan.
1. Era 1974 – 1984
Fasilitas produksi yang dimiliki INTI antara lain adalah : a. Pabrik Perakitan Telepon
b. Pabrik Perakitan Transmisi
c. Laboratorium Software Komunikasi Data d. Pabrik Konstruksi & Mekanik
Kerjasama Teknologi yang pernah dilakukan pada era ini antara lain dengan Siemen, BTM, PRX, JRC, dan NEC.
Pada era tersebut produk Pesawat Telepon Umum Koin (PTUK) INTI menjadi standar Perumtel (sekarang Telkom).
2. Era 1984 – 1994
di Indonesia dengan teknologi produksi Trough Hole Technology (THT) dan Surface Mounting Technology (SMT).
Kerjasama Teknologi yang pernah dilakukan pada era ini antara lain adalah :
a. Bidang sentral (switching), dengan Siemens b. Bidang transmisi dengan Siemens, NEC, dan JRC
c. Bidang CPE dengan Siemens, BTM, Tamura, Shapura, dan TatungTEL
Pada era ini, INTI memiliki reputasi dan prestasi yang signifikan, yaitu :
a. Menjadi pionir dalam proses digitalisasi sistem dan jaringan telekomunikasi di Indonesia.
b. Bersama Telkom telah berhasil dalam proyek otomatisasi telepon di hampir seluruh ibu kota kabupaten dan ibu kota kecamatan di seluruh wilayah Indonesia.
3. Era 1994 – 2000
Selama 20 tahun sejak berdiri, kegiatan utama INTI adalah murni manufaktur. Namun dengan adanya perubahan dan perkembangan kebutuhan teknologi, regulasi dan pasar, INTI mulai melakukan transisi ke bidang jasa engineering.
Pada masa ini aktivitas manufaktur di bidang switching, transmisi, CPE dan mekanik-plastik masih dilakukan. Namun situasi pasar yang berubah, kompetisi yang makin ketat dan regulasi telekomunikasi yang makin terbuka menjadikan posisi INTI di pasar bergeser sehingga tidak lagi sebagai market leader. Kondisi ini mengharuskan INTI memiliki kemampuan sales force dan networking yang lebih baik.
21
4. Era 2000 – 2004
Pada era ini kerjasama teknologi tidak lagi bersifat single source, tetapi dilakukan secara multi source dengan beberapa perusahaan multinasional dari Eropa dan Asia. Aktivitas manufaktur tidak lagi ditangani sendiri oleh INTI, tetapi secara spin-off dengan mendirikan anak-anak perusahaan dan usaha patungan, seperti : a. Bidang CPE, dibentuk anak perusahaan bernama PT. INTI
PISMA International yang bekerja sama dengan JITech International, bertempat di Cileungsi Bogor.
b. Bidang mekanik dan plastik, dibentuk usaha patungan dengan PT PINDAD bernama PT. IPMS, berkedudukan di Bandung. c. Bidang-bidang switching, akses dan transmisi, dirintis kerja
sama dengan beberapa perusahaan multinasional yang memiliki kapabilitas memadai dan adaptif terhadap kebutuhan pasar. Beberapa perusahan multinasional yang telah melakukan kerjasama pada era ini, antara lain :
- SAGEM, di bidang transmisi dan selular - MOTOROLA, di bidang CDMA
- ALCATEL, di bidang fixed & optical access network - Ericsson, di bidang akses
- Hua Wei, di bidang switching & akses
5. Era 2005 – sekarang
Dari serangkaian tahapan restrukturisasi yang telah dilakukan, INTI kini memantapkan langkah transformasi mendasar dari kompetensi berbasis manufaktur ke engineering solution. Hal ini akan membentuk INTI menjadi semakin adaptif terhadap kemajuan teknologi dan karakteristik serta perilaku pasar.
mitra terpercaya di bidang penyediaan jasa profesional dan solusi total yang fokus pada Infocom System & Technology Integration(ISTI).
3.1.2 Sifat dan Cangkupan Bisnis
Ruang lingkup bisnis PT INTI difokuskan pada penyediaan jasa dalam bidang informasi dan telekomunikasi atau infokom, yang terdiri dari :
1. Manajemen jaringan
2. Pengembangan piranti lunak dan piranti keras 3. Optimalisasi jaringan
4. Solusi teknologi informasi
Selain itu, PT INTI juga melakukan penjualan produk software dan produk jasa multimedia.
Sesuai dengan perkembangan teknologi dan tuntutan pasar, PT INTI membagi kegiatan bisnisnya menjadi lima bidang kegiatan sebagai berikut :
1. Jaringan Telekomunikasi Tetap (JTT) 2. Jaringan Telekomunikasi Selular (JTS) 3. Jasa Integrasi Teknologi (JIT)
4. Jaringan Telekomunikasi Privat (JTP) 5. Outside Plant (OSP)
3.1.3 Visi, Misi dan Strategi Perusahaan
23
Visi
PT INTI bertujuan menjadi pilihan pertama bagi pelanggan dalam mentransformasikan “MIMPI” menjadi “REALITA” (To be the Customer’s first choice in transforming DREAMS into REALITY). Dalam hal ini, “MIMPI” diartikan sebagai keinginan atau cita-cita bersama antara PT INTI dan pelanggannya, bahkan seluruh stakeholder perusahaan.
Misi
Berdasarkan rumusan visi yang baru maka rumusan misi PT INTI terdiri dari tiga butir sebagai berikut :
1. Fokus bisnis tertuju pada kegiatan jasa engineering yang sesuai dengan spesifikasi dan permintaan konsumen.
2. Memaksimalkan value (nilai) perusahaan serta mengupayakan growth (pertumbuhan) yang berkesinambungan.
3. Berperan sebagai prime mover (penggerak utama) bangkitnya industri dalam negeri.
Strategi Perusahaan
Strategi PT INTI dalam periode 2006-2010 difokuskan pada bidang jasa pelayanan infokom dengan penekanan pada pengembangan “Infocom System & Technology Integration (ISTI)”.
3.2 Struktur Organisasi
Struktur organisasi perusahaan merupakan bangunan fungsi bagian-bagian manajemen yang tersusun dari suatu kesatuan hubungan yang menunjukan tingkatan fungsi, tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam manajemen perusahaan.
Penerapan struktur organisasi di lingkungan PT. INTI (Persero) berbentuk garis dan staf, dimana wewenang dari pimpinan dilimpahkan kepada satuan-satuan organisasi dibawahnya untuk semua bidang pekerjaan bantuan.
Struktur organisasi PT INTI sebagai berikut :
! "
25
Struktur Organisasi Divisi MSDM (Manajemen Sumber Daya Manusia)
Gambar 3.2
Struktur Organisasi Divisi Manajemen Sumber Daya Manusia
3.3 Deskripsi Kerja
3.3.1 Uraian Tugas Divisi Manajemen Sumber Daya Manusia
(MSDM) Secara Umum
3.3.2 Identitas Jabatan
: KEPALA DIVISI SEKPER DAN SDM
4. Bawahan Langsung
: 1. ASMAN BANG ORG
2. ASMAN BANG SIS SDM
3. ASMAN KUNG & LAK SIS SDM 4. AHLI MADYA BANGSIS SDM & ORG 5. AHLI MUDA BANGSIS SDM & ORG
3.3.3 Ikhtisar Jabatan
Merencanakan, mengorganisasikan dan mengendalikan Bagian Pengembangan Sistem SDM & Organisasi yang terdiri dari fungsi pengelolaan Pengembangan Organisasi,Pengembangan Sistem SDM dan Pendukung Pelaksanaan Sistem SDM serta menyusun dan mengusulkan rencana kegiatan, program kerja, anggaran biaya dan investasi (RKAP) unitnya sebagai pedoman kegiatan operasional.
3.3.4 Uraian Tugas
27
2. Menyusun dan mengusulkan rencana kegiatan, program kerja, anggaran biaya dan investasi sebagai pedoman kegiatan Bagian Pengembangan Sistem SDM & Organisasi.
3. Dibantu oleh para Asisten Manajer melakukan penyusunan Rencana Jangka Panjang dan Jangka Pendek.
4. Analisa / Evaluasi & Perancangan Uraian Jabatan (Job Description).
5. Analisa Efektifitas Organisasi & Pengembangan Organisasi 6. Pembentukan & Pengelolaan Expert Panel
7. Penyusunan & Penyempurnaan Direktori Kompetensi
8. Penyusunan & Perbaikan Proses Bisnis / Fungsi dan Standar KPI-nya (Direktori KPI).
9. Penyusunan Sistem / Konsep Expert Panel
10.Perancangan Struktur Oragnisasi & Penyusunan serta Perbaikan SK.KN Organisasi.
11.Bekerjasama dengan unit-unit di lingkungan perusahaan dalam melaksanakan fungsi-fungsinya serta memecahkan masalah-masalah yang dihadapi dalam bidang SDM.
12.Melaksanakan tugas-tugas khusus atau tambahan yang diberikan oleh atasannya.
13.Menyampaikan laporan kemajuan pencapaian program kerja dan laporan lain yang dibutuhkan kepada Atasannya.
14.Membina dan mengembangkan kompetenasi karyawan di unitnya. 15.Sebagai agency fungsi SIM di unitnya.
16.Menginventarisir permasalahan SIM di unitnya dan menyampaikannya ke unit fungsi SIM PUSBISPRO, sebagai pengelola SIM Korporasi baik langsung maupun melalui Forum Komunikasi Pengelola SIM.
sosialisasi / implementasi1. sistem informasi di unit organisasinya dan melalui Forum Komunikasi Pengelola SIM.
3.3.5 Hubungan Kerja
1. Dengan Unit-unit internal Sekretariat dan SDM yang berkaitan denganbidang Sumber Daya Manusia.
2. Dengan Unit-unit di lingkungan PT INTI yang ada kaitannya denganbidang Sumber Daya Manusia.
3. Dengan pihak lain di luar Perusahaan yang berkaitan dengan bidang Sumber Daya Manusia.
3.3.6 Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan di unitnya dan pencapaian kinerja unitnya.
2. Bertanggung jawab atas pembinaan dan pengembangan kompetensi SDM di unitnya.
3. Bertanggung jawab atas penerbitan laporan kemajuan pelaksanaan kegiatan bidang administrasi perusahaan kepada atasan.
4. Memonitor perkembangan dan implementasi dari Master Plan SIM INTI ke dalam Master Design (Integrated Design) dan ActionPlan Pengembangan SIM.
5. Melakukan integrasi implementasi Proyek Pengembangan SIM antar unit.
6. Bertanggung jawab atas penyampaian permasalahan di fungsi SIM (Level 1 atau 2) ke unit fungsi SIM (Level 0) baik langsung maupun melalui Forum Komunikasi Pengelola SDM.
3.3.7 Wewenang
29
2. Menandatangani dokumen - dokumen kegiatan bidang SDM sesuai dengan ketentuan yang berlaku
3. Memberikan penghargaan & hukuman dan mengusulkan promosi, mutasi, demosi terhadap karyawan di unitnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku
3.4 Analisis Sistem yang Berjalan
Analisis sistem yang sedang berjalan merupakan kegiatan mempelajari interaksi sistem yang terdiri atas pelaku proses dalam sistem, prosedur dan data serta informasi yang terkait.
Tujuan dari analisa sistem yang sedang berjalan adalah :
a. Menelusuri bagaimana sistem yang sedang berjalan, dengan memperhatikan proses, flow map sistem yang berjalan, diagram kontek sistem yang berjalan, dan data flow diagram yang sedang berjalan. b. Mengevaluasi sistem sehingga dapat mendukung dan meningkatkan
kinerja sistem informasi yang akan dikembangkan.
c. Mendapatkan kemungkinan pengembangan sistem yaitu proses dan subproses yang dapat dimodifikasi kearah yang lebih baik atau akan lebih dimudahkan dengan sistem yang terotomatisasi.
3.4.1 Overview
Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan, diketahui bahwa proses pengajuan permintaan uang muka intern masih dibuat dengan menggunakan Ms.Word dan Ms.Excel sehingga sering sekali terjadi permasalahan didalam proses pengolahan data pengajuan permintaan uang muka intern, adapun permasalahan yang diakibatkan dari sistem tersebut, diantaranya :
a. Proses pengolahan data pengajuan permintaan uang muka intern masih kurang efisien karena masih menggunakan Ms.Word dan Ms.Excel.
c. Terjadinya keterlambatan ataupun penundaan dalam pembuatan laporan.
3.4.2 Fungsional Requirement
Fungsional requirement adalah suatu requirement yang menyatakan perilaku yang harus ada pada sistem.
a. Sebelum masuk kedalam sistem operasi harus memasukan usename dan password terlebih dulu.
b. User mengklik menu Star > All Programs > Microsoft Office. c. User akan mendapatkan menu pilihan Ms.Office untuk seorang
user, menu pilihan yang akan diperoleh yaitu : 1.Ms.Acces
3.4.3 Fungsional Non Requirement
Fungsional non requirement adalah restriction atau batasan yang harus ada pada sistem dan bagaimana dalam membentuk sistem tersebut.
a. Pada administrator
1.Mampu melakukan pembuatan dokumen baru 2.Mampu melakukan editing property dokumen 3.Mampu melakukan, melihat data statistik dokumen b. Spesifikasi yang digunakan oleh sistem yang ada yaitu :
31
4.DVD ASUS light scribe 5.LCD Samsung
6.Keyboard+ Mouse Optik
32 4.1 Analisis Sistem
4.1.1 Deskripsi Umum Perangkat Lunak
4.1.1.1Spesifikasi Produk
Perangkat Lunak dapat didefinisikan sebagai kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi. Dengan kata lain, Perangkat Lunak merupakan kesatuan elemen - elemen yang saling berinteraksi secara sistematis dan teratur untuk menciptakan dan membentuk aliran informasi yang akan mendukung pembuatan keputusan dan melakukan kontrol terhadap jalannya perusahaan juga mampu mendukung para pengelola dan staf perusahaan untuk menganalisa permasalahan, tabel - tabel, serta memungkinkan terciptanya produk serta layanan yang baru.
Membangun Perangkat Lunak bukan sekadar mengotomatiskan prosedur lama, tetapi menata dan memperbarui bahkan menciptakan aliran data yang baru yang lebih efisien, menetapkan prosedur pengolahan data yang baru secara tepat, sistematis, dan sederhana, menentukan model penyajian yang infomatif dan standar, serta distribusi informasi yang efektif. Dalam membangun Perangkat Lunak, juga dibutuhkan sistem manajemen data yang efektif, sehingga data yang terkumpul dapat diolah, dieksplorasi secara optimal, aman dan terpercaya serta penghapusan pada saat yang tepat agar sistem dapat bekerja dengan maksimal tanpa terbebani oleh data yang kadaluarsa.
33
informasi sebagai basis pembangunan sistem informasi akan memberi jaminan lancarnya aliran data dan informasi serta akuratnya hasil pengolahan data.
Sistem informasi harus memiliki keunggulan kompetitif seperti singkatnya prosedur, kecepatan respon, kemudahan transaksi dan kemudahan untuk diperbarui baik prosedur, data maupun model penyajiannya. Informasi menjadi penting, karena berdasarkan informasi itu para pengelola dapat mengetahui kondisi obyektif perusahaannya. Informasi tersebut merupakan hasil pengolahan data atau fakta yang dikumpulkan dengan cara tertentu. Informasi disajikan dalam bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan untuk menambah wawasan bagi pemakainya guna mencapai suatu tujuan.
4.1.1.2Fungsi Produk
a. Menginput data karyawan pengajuan permintaan uang muka intern.
b. Menyimpan data karyawan untuk di monitoring.
c. Mencetak laporan pengajuan permintaan uang muka intern sebagai bukti pernyataan penggunaan uang muka intern.
4.1.1.3Karakteristik Pengguna
Pada Administrator
a. Mampu mengoperasikan sistem yang ada, contohnya :
1. Mampu melakukan input, edit, penyimpanan data karyawan yang akan mengajukan permintaan uang muka intern. 2. Melakukan monitoring pada data yang telah diinputkan,
edit, simpan.
4.1.2 Analisis Dokumen
4.1.2.1Tujuan Pembuatan Dokumen
Tujuan dari penulisan dokumen ini yaitu untuk memberikan penjelasan mengenai perangkat lunak yang akan dirancang secara detail dan menyeluruh. Penulisan dokumen ini diharapkan akan berguna bagi pihak SDM & Penilaian Kinerja Divisi MSDM (Manajemen Sumber Daya Manusia) PT INTI dalam membuat laporan pengajuan permintaan uang muka intern dan juga oleh pihak pengembang perangkat lunak sebagai acuan dalam proses pengembangan perangkat lunak ini. Dengan adanya penulisan dokumen ini diharapkan pengembangan perangkat lunak lebih terarah serta tidak menimbulkan kesalahan baik bagi pengembang maupun user.
4.1.2.2Ruang Lingkup Sistem
Sistem perangkat lunak yang akan dirancang merupakan pengembangan dari Sistem Informasi Pengajuan Permintaan Uang Muka Intern yang sudah ada. Secara umum pengembangan tersebut meliputi :
a. Menginput data karyawan pengajuan permintaan uang muka intern.
b. Menyimpan data karyawan untuk di monitoring.
c. Mencetak laporan pengajuan permintaan uang muka intern sebagai bukti pernyataan penggunaan uang muka intern.
4.1.2.3Sasaran dan Karakteristik Perangkat Lunak
35
lunak yang akan dibangun diantaranya dalam hal sebagai berikut :
Sistem ini digunakan untuk : 1. Menginput data
2. Mengedit data 3. Menghapus data 4. Mengelola user
4.1.2.4Definisi, Akronim, dan Singkatan
a. Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.
b. Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. c. Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem
informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan
d. Perancangan sistem adalah penggambaran, perencanaan, pembuatan sketsa atau pengaturan beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. e. Fungsional requirement adalah suatu requirement yang
menyatakan perilaku yang harus ada pada sistem.
f. Fungsional non requirement adalah restriction atau batasan yang harus ada pada sistem dan bagaimana dalam membentuk sistem tersebut.
h. Diagram konteks adalah suatu diagram aliran data tingkat tinggi yang menggambarkan seluruh jaringan dan masukan keluaran (input/output) sebuah sistem yang dimasudnya dengan tujuan untuk menggambarkan sistem yang sedang berjalan, mengidentifikasikan awal dan akhir data yang masuk dan keluar dari sistem.
i. Data flow diagram sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangakan secara logika tanpa mempertimbangakan lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan.
4.1.2.5Overview
Sebuah perangkat lunak yang akan memudahkan seluruh karyawan untuk mengoptimalkan semua proses yang ada dan juga dapat meningkatkan kinerja.
4.1.3 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan
4.1.3.1Deskripsi Sistem
Dalam pengajuan permintaan uang muka intern untuk karyawan PT INTI sebagai berikut:
1. Proses pendataan yang mengajukan permintaan uang muka intern :
37
2. Proses pengesahan surat pengajuan permintaan uang muka intern :
Selanjutnya surat pengajuan permintaan uang muka intern diserahkan kepada Ka Div Manajemen SDM dan Man Yan SDM & Remunersi untuk diverifikasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Jika tidak sesuai dengan ketentuan maka pengajuan permintaan uang muka intern akan dikembalikan kepada karyawan tersebut dengan catatan surat pengajuan permintaan uanag muka intern invalid. Jika sudah sesuai dengan ketentuan berlaku maka Ka Div Manajemen SDM dan Man Yan SDM & Remunersi akan menanda tangani surat pengajuan permintaan uang muka intern tersebut untuk di ACC.
3. Proses penyimpanan arsip :
Setelah surat pengajuan permintaan uang muka intern di ACC maka staf bagian SDM & PK akan mencatatnya di arsip untuk dimonitoring agar tidak ada kesalahan.
4. Proses pembuatan laporan/pernyataan penggunaan uang muka intern :
39
4.1.3.2Flow Map
Penggambaran prosedur dan dokumen yang terlibat dalam sistem yang berjalan saat ini dapat dilihat pada diagram Flow Map berikut :
! " !
# !
! " !
# ! " ! $$ #
! #
% %
#
% #
#
! $$
Keterangan :
#
41
4.1.3.3Diagram Kontek
Diagram kontek adalah suatu diagram alir tingkat tinggi yang menggambarkan seluruh jaringan, masukan dan keluaran.
Gambar 4.2
Diagram Kontek Pengajuan Permintaan Uang Muka Intern yang Sedang Berjalan
4.1.3.4Data Flow Diagram
Berdasarkan diagram konteks pada sistem informasi pengajuan permintaan uang muka intern diatas, maka model proses dapat diturunkan lagi ke dalam Data Flow Diagram (DFD) yang menggambarkan bagaimana sistem berjalan secara lebih rinci.
Gambar 4.3
4.1.4 Evaluasi Sistem yang Berjalan
Untuk memperbaiki sistem kerja maka perlu dilakukan identifikasi masalah. Adapun evaluasi terhadap sistem yang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Pengolahan data pada sistem yang sedang berjalan masih menggunakan Ms.Word dan Ms.Exel.
2. Masih banyak sekali terjadi kesalahan-kesalahan dalam pengolahan data.
3. Dibuatnya laporan pengajuan permintaan uang muka intern yang secara manual mengakibatkan ketidakefisiensi kerja.
4.2 Usulan Perancangan Sistem
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
Berdasarkan hasil analisis secara menyeluruh, maka dirancanglah Perancangan Sistem Informasi Pengajuan Permintaan Uang Muka Intern ini yang merupakan salah satu solusi yang ditawarkan untuk memperbaiki dan mengembangkan sistem yang sedang berjalan saat ini. Dengan dirancangnya sistem berdasarkan kebutuhan informasi dari masing-masing pihak maka diharapkan sistem informasi yang berkaitan dengan Pengajuan Permintaan Uang Muka Intern akan lebih meningkat. Sehingga dapat dikatakan dengan Perancangan Sistem Informasi Pengajuan Permintaan Uang Muka Intern ini dapat terwujud sistem informasi yang akurat, efektif dan efesien yang mampu mempercepat pengolahan data yang dibutuhkan, dan tersedianya informasi dengan kualitas yang lebih baik, yaitu informasi yang cepat, tepat dan akurat.
4.2.2 Perancangan Prosedur yang Diusulkan
43
flow diagram (DFD) pada dasarnya sama seperti sistem yang sedang berjalan saat ini.
4.2.2.1Flow Map
Penggambaran prosedur dan dokumen yang terlibat dalam sistem yang akan diusulkan dapat dilihat pada diagram Flow Map berikut :
# #
#
# !
# #
# ! " ! $$ #
! # #
% # #
#
#
! $$
# #
#
Keterangan :
45
4.2.2.2Diagram Kontek
Diagram kontek adalah suatu diagram alir tingkat tinggi yang menggambarkan seluruh jaringan, masukan dan keluaran. Untuk menggambarkan diagram kontek, terlebih dahulu deskripsikan data apa saja yang dibutuhkan oleh sistem tersebut, informasi apa saja yang dihasilkan oleh sistem tersebut, dan kemana informasi tersebut akan diberikan.
Gambar 4.5
Diagram Kontek Pengajuan Permintaan Uang Muka Intern yang Diusulkan
4.2.2.3Data Flow Diagram
47
Gambar 4.6
DFD Pengajuan Permintaan Uang Muka Intern yang Diusulkan
4.2.2.4Kamus Data
1. Nama aliran data : Data karyawan Alias : Data karyawan
Keterkaitan proses : proses 1 – staf bagian keuangan Item data : nama, nip, divisi, bagian
2. Nama aliran data : Data surat pengajuan permintaan uang muka intern
Alias : Data surat pengajuan permintaan uang muka intern
Keterkaitan proses : proses 2 – F bukti surat pengajuan permintaan uang muka intern
nip_ka_div_manajemen_sdm,ttd_ka_div_m
Keterkaitan proses : proses 3 – proses 4
Item data : nomor_pengajuan, tgl, nama, nip, divisi, bagian, jumlah, uraian, tgl_digunakan, tgl_selesai_digunakan, tgl_jatuh_tempo, nama_ka_div_manajemen_sdm, 4. Nama aliran data : Data monitoring uang muka intern
Alias : Data monitoring uang muka intern Keterkaitan proses : proses 4 – F monitoring uang muka intern Item data : nomor_pengajuan, tgl, nama, nip,
divisi, bagian, jumlah, uraian,
tgl_verifikasi, tgl_uang_keluar, jumlah, tgl_jatuh_tempo, status,
kelebihan/kekurangan
5. Nama aliran data : Data surat pernyataan pemakaian uang muka intern
Alias : Data surat pernyataan pemakaian uang muka intern
49
Item data : nomor_pengajuan, tgl, nama, nip,
divisi, bagian, nama_man_bang_sdm_pk, nip_man_bang_sdm_pk,
ttd_man_bang_sdm_pk
4.2.2.5Rancangan Form
Perancangan antarmuka yang akan dibuat adalah sebagai berikut : 1. Perancangan struktur menu
Adapun tampilan perancangan untuk stuktur menu seperti gambar berikut ini :
Gambar 4.7
Perancangan struktur menu
Menu Utama
Menu Laporan Keluar
Data Pengajuan Monitoring
Laporan Pengesahan Data Pengajuan dan
Monitoring
Pengajuan Uang Muka Intern
2. Perancangan menu utama
Adapun tampilan perancangan untuk menu utama seperti gambar berikut ini :
Gambar 4.8
Perancangan menu utama
Keterangan navigasi :
- Pilih “Menu” kemudian pilih “Data Pengajuan dan Monitoring” maka akan menampilkan form data pengajuan dan monitoring.
- Pilih “Menu” kemudian pilih “Pengajuan Uang Muka Intern” maka akan menampilkan form pengajuan uang muka intern.
- Pilih “Laporan” kemudian pilih “Data Pengajuan Monitoring maka akan menampilkan laporan data pengajuan monitoring.
- Pilih “Laporan” kemudian pilih “Laporan Pengesahan” maka akan menampilkan laporan pengesahan.
- Pilih “Laporan” kemudian pilih “Laporan Penggunaan Uang Muka Intern” maka akan menampilkan laporan penggunaan uang muka intern.
- Pilih “Keluar” maka akan keluar dari sistem informasi pengajuan permintaan uang muka intern.
PT INDUSTRI TELEKOMUNIKASI INDONESIA
LOGO| Menu | Laporan | Keluar Data Pengajuan dan Monitoring
Pengajuan Uang Muka Intern
51
DATA PENGAJUAN DAN MONITORING
Surat Permintaan Nomor TGL Atas Nama/NIP/Bagian
Jumlah
Rincian Penggunaan
Digunakan Tgl Sampai Dengan Tgl Tgl Jatuh Tempo
3. Perancangan form data pengajuan dan monitoring
Adapun tampilan perancangan untuk data pengajuan uang muka intern seperti gambar berikut ini :
Gambar 4.9
Perancangan form data pengajuan dan monitoring
LOGO
Tambah Simpan Hapus Kembali
Keterangan navigasi :
- Klik “<<” maka pointer akan menunjuk pada awal data di MSFlexGrid. - Klik “<” maka pointer akan naik satu tingkat data di MSFlexGrid. - Klik “>” maka pointer akan turun satu tingkat data di MSFlexGrid. - Klik “>>” maka pointer akan menuju pada akhirdata di MSFlexGrid.
- Klik tombol “Tambah” kemudian masukan Surat Permintaan Nomor, Tgl, Atas Nama, NIP, Bagian pada combobox, Jumlah, Rincian Penggunaan, Digunakan Tgl, Sampai Dengan Tgl, Tgl Jatuh Tempo.
- Klik tombol “Simpan” maka akan menyimpan data pengajuan permintaan uang muka intern di MSFlexGrid pada monitoring.
53
PENGAJUAN UANG MUKA INTERN
Surat Permintaan Nomor
Tgl Tentang
Permintaan Uang Muka
Rincian
Digunakan Tgl Sampai Dengan Tgl
Nama Pegawai
Yang Menyetujui
Ka.Div Manajemen SDM
Man.Yan SDM Remunersi
4. Perancangan form pengajuan uang muka intern
Adapun tampilan perancangan untuk pengajuan uang muka intern seperti gambar berikut ini :
Cetak Berdasarkan
Gambar 4.10
Perancangan form pengajuan uang muka intern
LOGO
<< < > >>
CETAK
Kembali
Edit Hapus
Keterangan navigasi :
- Klik “<<” maka pointer akan menunjuk pada awal data di MSFlexGrid. - Klik “<” maka pointer akan naik satu tingkat data di MSFlexGrid. - Klik “>” maka pointer akan turun satu tingkat data di MSFlexGrid. - Klik “>>” maka pointer akan menuju pada akhirdata di MSFlexGrid.
- Klik tombol “Tambah” kemudian masukan Surat Permintaan Nomor, Tentang, Permintaan Uang Muka, Rincian, Digunakan Tgl, Sampai Dengan Tgl, Ka Div Manajemen SDM, Man Yan SDM Remunersi.
- Klik tombol “Simpan” maka akan menyimpan data pengajuan permintaan uang muka intern di MSFlexGrid pada monitoring.
- Klik tombol “Batal” maka akan menghapus proses yang akan dieksekusi. - Klik tombol “Kembali” maka akan menampilkan form menu utama.
- Klik tombol “Cetak” untuk mencetak data berdasarkan kategori yang dipilih. - Klik tombol “Kembali” maka akan menampilkan form menu utama.
4.2.3 Evaluasi Terhadap Sistem yang Diusulkan/Dirancang
Sistem yang sedang berjalan saat ini telah diperbaiki dengan rancangan yang telah dibuat. Adapun evaluasi terhadap sistem yang dirancang adalah sebagai berikut :
1. Pengolahan data pada sistem yang dirancang sudah efektif dan mempermudah penggunanya.
55
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Setelah melakukan Kerja Praktek pada Divisi Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) PT INTI dan melakukan analisis terhadap sistem yang ada dan perancangan terhadap perbaikan sistem tersebut, maka dapat diambil beberapa kesimpulan bahwa :
a. Telah dihasilkan rancangan sistem informasi yang dapat mengelola pengajuan permintaan uang muka intern
b. Dengan adanya rancangan sistem pengajuan permintaan uang muka, karyawan mendapatkan kemudahan untuk mendapatkan informasi data keuangan dengan cepat.
c. Dapat memperkecil kesalahan dalam pengolahan datanya dan
memberikan informasi data keuangan dengan akurat.
5.2 Saran
Dalam pengembangan sistem informasi ini, ada beberapa saran yang berhubungan dengan pengembangan aplikasi yang dibuat yaitu :
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
PENGAJUAN PERMINTAAN UANG MUKA INTERN PT
INDUSTRI TELEKOMUNIKASI INDONESIA
Laporan Kerja Praktek
Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah kerja praktek
Program strata satu Jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
Rudy Hendriyan 10506002
Diah Ayu Nirmala 10506020
Fitria Agustri 10506037
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
v
Lembar Judul ... ……… i
Lembar pengesahan……….... ii
Kata Pengantar……… iii
Daftar Isi……….. v
Daftar Tabel……… viii
Daftar Gambar……… ix
Daftar Simbol……….. xi
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang………... 1
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah……… 3
1.3 Maksud dan Tujuan………... 3
1.4 Batasan Masalah……… 4
1.5 Lokasi dan Jadwal Praktek……… 4
BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem……….. 6
2.1.1 Elemen Sistem……….. 7
2.1.2 Karakteristik Sistem………. 9
2.1.3 Klasifikasi Sistem………. 11
2.2 Pengertian Informasi………. 13
2.3 Pengertian Sistem informasi………. 14
2.4 Pengertian Analisis Sistem……… 16
2.5 Pengertian Perancangan Sistem………. 16
vi
2.6.1 Flow Map………. 17
2.6.2 Diagram Kontek………... 17
2.6.3 Data Flow Diagram……….. 17
2.6.4 Kamus Data………. 18
BAB III PORIFIL PERUSAHAAN 3.1 Tinjauan Umum Perusahaan……… 19
3.1.1 Sejarah Singkat PT INTI……… 19
3.1.2 Sifat dan Cangkupan Bisnis………... 22
3.1.3 Visi, Misi, dan Strategi Perusahaan……… 22
3.2 Struktur Organisasi……….. 24
3.3 Deskripsi Kerja………. 25
3.3.1 Uraian Tugas Divisi MSDM Secara Umum……… 25
3.3.2 Identitas Jabatan……….. 26
3.4 Analisis Sistem yang Berjalan……….. 29
3.4.1 Overview………. 29
3.4.2 Fungsional Requirement………. 30
3.4.3 Fungsional Non Requirement………. 30
BAB IV ANALISIS KERJA PRAKTEK 4.1 Analisis Sistem………. 32
4.1.1 Deskripsi Umum Perangkat Lunak………. 32
4.1.1.1 Spesifikasi Produk……….. 32
4.1.1.2 Fungsi Produk……… 33
4.1.1.3 Karakteristik Pengguna……….. 34
4.1.2 Analisis Dokumen……….. 34
vii
4.1.2.4 Definisi, Akronim, dan Singkatan……….. 35
4.1.2.5 Overview……… 36
4.1.3 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan……… 36
4.1.3.1 Deskripsi Sistem………. 36
4.1.3.2 Flow Map………... 39
4.1.3.3 Diagram Kontek………. 41
4.1.3.4 DFD……… 41
4.1.4 Evaluasi Sistem yang Berjalan………... 42
4.2 Usulan Perancangan Sistem………. 42
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem……… 42
4.2.2 Perancangan Prosedur yang Diusulkan……….. 42
4.2.2.1 Flow Map………... 44
4.2.2.2 Diagram Kontek………. 46
4.2.2.3 DFD……… 47
4.2.2.4 Kamus Data……… 47
4.2.2.5 Rancangan Form……… 49
4.2.3 Evaluasi Terhadap Sistem yang Diusulkan/Dirancang…. 54
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan………. 55
5.2 Saran………... 55
DAFTAR PUSTAKA
H.M, Jogianto. 1999. Analisis Data Dan Desain Sistem Informasi . Penerbit Andi Offset,
Yogyakarta
H.M, Jogianto. 1999. Pengantar Ilmu Komputer . Penerbit Andi Offset, Yogyakarta
Ladjamudin, al Bahra Bin, 2006, Rekayasa Perangkat Lunak, Penerbit Graha Ilmu yogyakarta
http://www.google.com/konsep dasar sistem, diakses Tanggal 27 Agustus 2009
http://www.google.com/kumpulan artikel konsep dasar sistem, diakses Tanggal 27 Agustus 2009
http://www.google.com/pengantar sistem informasi, diakses Tanggal 27 Agustus 2009
http://www.google.com/nugroho.cmsindo.com, diakses Tanggal 27 Agustus 2009
http://www.google.com/bahar education blog, diakses Tanggal 27 Agustus 2009
iii
Asalammualaikum Wr.Wb
Dengan memanjatkan piji dan syukur kehadirat Allah SWT, karena atas
berkat rahmat dan karnia-nyalah penulis dapat menyelesaikan laporan kerja
praktek dengan baik dan tepat pada waktunya.
Adapun judul laporan yang penulis buat adalah “ANALISIS DAN
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGAJUAN PERMINTAAN
UANG MUKA INTERN PT INDUSTRI TELEKOMUNIKASI
INDONESIA”
Penulis menyadari bahwa dalam menyusun laporan kerja praktek ini masih
banyak kekurangan baik dari segi isi atau materi maupun kalimat atau sistematika
penulisannya. Hal ini dikarenakan pengalaman dan pengetahuan penulis yang
masih sangat terbatas. Dengan kesempatan ini dengan segala kertendahan hati,
penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya atas
kerja sama, bantuan dan dorongan banyak pihak terutama kepada :
1. Allah SWT yang telah memberikan kesehatan dan memberikan
kemudahan dalam melaksanakan kerja praktek dan menyelesaikana
laporan ini.
2. Kepada kedua orang tua yang selalu memberi dukungan baik secara moril
dan materil.
3. Bapak Dadang Munandar, S.E., M.Si. selaku ketua jurusan manajemen
informatika.
4. Ibu Wartika
5. Ibu Rina Kurniawati, S.Kom, MT selaku dosen wali MI-1
6. Dosen-dosen jurusan manajemen informatika universitas komputer
iv
7. Bapak Kusno Prijono selaku pembimbing kerja praktek.
8. Bapak Agus selaku asisten pembimbing kerja praktek.
9. Karyawan PT.INTI yang telah membantu semua kegiatan dalam
melaksanakan kerja praktek sehingga berjalan dengan lancar dan baik
sesuai rencana.
10.Kepada Rizka, Faisal, dan Ulil yang selalu memberikan semangat dalam
menyelesaikan laporan kerja praktek ini.
11.Kepada Noi, Yoga, Icuk dan teman-teman MI-1 semua makasih atas
kerjasamanya.
Namun demikian, penulis mengingat keterbatasan pengetahuan,
pengalaman dan kemampuan dalam menyelesaikan laporan kerja praktek ini.
Penulis telah berusaha untuk membuat laporan kerja peraktek ini dengan
sebaik-baiknya dalam penulisan dan penulis berharap semoga laporan kerja praktek ini
dapat diterima oleh bapak/ibu dosen pembimbing kerja praktek.
Wasalammualaikum Wr.Wb
Bandung, Oktober 2009
i
Laporan Kerja Praktek
Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah kerja praktek
Program strata satu Jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
Rudy Hendriyan 10506002
Diah Ayu Nirmala 10506020
Fitria Agustri 10506037
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
ii
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
PENGAJUAN PERMINTAAN UANG MUKA INTERN PT
INDUSTRI TELEKOMUNIKASI INDONESIA
Laporan Kerja Praktek
Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah kerja praktek
Program strata satu Jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
Rudy Hendriyan 10506002
Diah Ayu Nirmala 10506020
Fitria Agustri 10506037
Bandung, 10 Oktober 2009
Pembimbing Jurusan, Pembimbing Lapangan,
Rina Kurniawati, S.Kom.MT Kusno Prijono
NIP. 4127.70.26.004 NIP. 199801013
Ketua Jurusan Manajemen Informatika
Dadang Munandar, S.E., M.Si.
