56 Lampiran 1 Gambar
1. Halaman Login
57
3. Tampilan Isi Pada Persuratan (Forum Kendali)
58 Lampiran 2
Pedoman Dokumentasi untuk Mengevaluasi Aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik (SKE) di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai
Agam Kuantan Sumatera Barat berdasarkan PIECES
Tanggal Observasi :
59 digunakan kembali dalam aplikasi lain)
Sumber daya (sumber daya dalam pengembangan sistem) Control Integritas (batasan program
tertentu) Keamanan data
Efficiency Usabilitas (usaha pengguna untuk mempelajari dan mengoperasikan sistem) Maintanabilitas (mencari dan membetulkan kesalahan yang ada pada sistem)
Service Akurasi (ketelitian sistem dalam proses kerja) Reabilitas (kemampuan sistem melakukan pekerjaan yang diminta)
60 Lampiran 3
Hasil Dokumentasi dalam Mengevaluasi Aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik (SKE) di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai
Agam Kuantan Sumatera Barat berdasarkan PIECES
Tanggal Observasi : 23 November 2015
Lokasi Observasi : Kantor BPDAS.AK Sumatera Barat Objek : Aplikasi SKE
Nama Observeser : Tharisa Oksega Primulin
Elemen Sub Elemen Ada Tidak
Ada
Keterangan
Performance Produksi (output sistem/hasil kerja sistem) Toleransi kesalahan sistem Tidak dapat
61
Control Integritas (batasan program tertentu)
Ada batasan
Keamanan data Adanya
identifikasi user Efficiency Usabilitas (usaha pengguna
untuk mempelajari dan Service Akurasi (ketelitian sistem
dalam proses kerja) Kesederhanaan (userfriendly) Mudah
53
DAFTAR PUSTAKA
Arikunto, S. 2006. Prosedur Penelitian. Jakarta: Rineka Cipta. Azwar. 2004. Metode Penelitian. Yogyakarta : Pustaka Pelajar.
Barthos, Basir. 2012. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.
Bondanoctavian. 2013. “Siklus Hidup Sistem”.
https://bondanoctavian.wordpress.com/2013/01/11/siklus-hidup-sistem/ (diakses 10 September 2015).
Cibodas, Desa. 2012. “Klasifikasi Arsip Pemerintah Desa”.
http://cibodaskutawaringin.blogspot.com/2012/11/klasifikasi-arsip-pemerintah-desa.html?m=1 (diakses 3 September 2015).
Dasril. 2010. “Konsep dan Tujuan Pengembangan Arsip Dinamis”.
http://kodzan.blogspot.co.id/2010/04/konsep-dan-tujuan-pengembangan-arsip.html#.VhLER6At3Nw (diakses 10 September 2015).
Dian4nggraeni. 2013. “Pengertian Arsip Elektronik”.
http://dian4nggraeni.wordpress.com/2013/01/04/pengertian-arsip-elektronik/ (diakses 3 September 2015).
Hariandja, Marihot T.E. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Grasindo.
Hasibuan, M.S.P. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara.
International Council Archieve. 2012. What is The ICA-AtoM.
https://www.ica-atom.org/doc/What_is_ICA-AtoM%3F (diakses 11 November 2015).
Istikomah, Erlin. 2011. “Macam-macam Kearsipan”.
http://sistemkearsipan.blogspot.com/2011/12/macam-macam-kearsipan.html?m=1 (diakses 3 September 2015).
Judith Read and Mary Leaginn. 2011. Records Management. South-Western: United States of America.
54
Kustinawati, Sri. 2010. “Peranan Manajemen Arsip Dinamis”.
http://eprints.unsri.ac.id/1544/1/PERANAN__MANAJEMEN_ARSIP_DI NAMIS.pdf (diakses 10 September 2015).
Mareta Merliana. 2013. Pengelolaan Arsip Dinamis di Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Kota Yogyakarta. Skripsi. Yogyakarta: FE UNY.
Nuryati dan Nurzara Anggar Widayanti. 2015. “Evaluasi Implementasi Electronic Health Record (EHR) Di Rumah Sakit Akademik Universitas Gajah Mada Berdasarkan Metode Analisis Pieces. Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia ISSN 2337-585, vol 3, no 1.
Pengertian Ahli. 2013. “Pengertian Sistem Menurut Para Ahli”.
http://pengertianahli.com/2013/08/pengertian-sistem-menurut-para-ahli.html?m=1 (diakses 3 September 2015).
Sacafirmansyah. 2011. “Sejarah ICA AtoM”.
https://sacafirmansyah.wordpress.com/2011/07/26/memanfaatkan-aplikasi-open-source-ica-atom-dalam-pengelolaan-arsip/ (diakses 23 September 2015).
Situmorang, Syafrizal Helmi dan Muslich Lufti. 2015. Analisis Data untuk Riset Manajemen dan Bisnis. Medan: Universitas Sumatera Utara.
Studiedwall. 2012. “Pieces (Sistem Analisis)”.
http://studied-wall.blogspot.co.id/2012/03/pieces-sistem-analisis.html (diakses 10 September 2015).
Sulistyo-Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Suprayitno. 2008. “Life Cycle of Records versus Records Continuum Model”. http://arsiparis.blogspot.com (diakses 23 September 2015).
Taufik, M. Pengelolaan Arsip Berbasis TIK (SIKD dan SIKS). 2013.
http://perpustakaan.ipb.ac.id/.../13-materi-seminar-kearsipan-2013.html?...83%.. (diakses 3 September 2015).
Widodo, P Bambang. 2009. Akuisisis Arsip. Jakarta: Universitas Terbuka.
Wiyasa, Thomas. 2003. Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis. Jakarta: Pradnya Paramita.
Yaqin, Ainul. 2013. “Analisis PIECES”.
55 Yosua. 2013. “Pengertian Aplikasi”.
29 BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Jenis Penelitian
Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif. Menurut Azwar (2004, 6) “Penelitian deskriptif dilakukan dengan menganalisis hanya sampai pada taraf
deskripsi, yaitu menganalisis dan menyajikan fakta secara sistematik sehingga dapat lebih mudah dipahami dan disimpulkan”. Penelitian deskripstif bertujuan untuk mengumpulkan data atau informasi untuk disusun, dijelaskan dan dianalisis.
3.2 Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan (BPDAS.AK) Sumatera Barat yang berlokasi di Jl.Khatib Sulaiman No.46 Telp 55864-43001 PoBox 177 Padang, Sumatera Barat. Waktu pengambilan data dilakukan pada bulan Agustus 2015. Alasan pemilihan lokasi didasarkan atas adanya pengelolaan arsip secara elektronik yaitu menggunakan aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik (SKE).
3.3Unit Analisis
30 3.4Data dan Sumber Data
Data dan sumber data penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Data Primer adalah data yang diperoleh dari observasi berupa evaluasi dengan mengisi daftar check-list yang telah dibuat sebagai dokumentasi. 2. Data Sekunder adalah sebagai data pendukung data primer dari literatur
dari buku, web, jurnal dan skripsi.
3.5 Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini melalui:
1. Dokumentasi, yaitu salah satu cara yang peneliti lakukan untuk mendapatkan gambaran dari sudut pandang subjek melalui suatu media tertulis dan dokumen lain yang telah dibuat oleh Kantor Kementerian Kehutanan untuk mengelola arsip dinamis di BPDAS.AK Sumatera Barat yaitu aplikasi SKE sebagai benda yang akan diamati. Peneliti akan mengisi daftar check-list untuk mencari variabel yang sudah dibuat.
2. Studi Kepustakaan, yaitu mengumpulkan data melalui berbagai literatur dan dokumen yang berkaitan dengan masalah penelitian.
3.6 Teknik Analisis Data
31
32 BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN
Pembahasan pada bab ini adalah tentang hasil penelitian, dimana data yang diperoleh dari hasil dokumentasi yaitu daftar check-list yang telah diisi dengan melakukan pengamatan langsung pada aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik (SKE) di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan (BPDAS.AK) Sumatera Barat.
4.1 Profil dan Sejarah Singkat Kantor Kementerian Kehutanan Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat
33
Kantor Kementerian Kehutanan BPDAS.AK Sumatera Barat mengelola surat dan arsip dengan dua proses, yaitu secara manual dan digital. Proses pengelolaan secara digital yaitu dengan menggunakan aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik (SKE). Aplikasi SKE dibangun dengan menggunakan konsep web base. Aplikasi SKE dibangun untuk mengelola berbagai surat dan arsip yang ada
di Kantor BPDAS.AK Sumatera Barat. Cara menggunakannya yaitu dengan memasukkan data yang ada pada surat dan arsip pada aplikasi SKE. Data yang terpenting pada saat memasukkan surat dan arsip adalah kode klasifikasi surat dan arsip karena pada saat membutuhkan data atau surat dan arsip yang diperlukan adalah kode klasifikasi. Jenis surat yang dikelola, yaitu: surat masuk, surat keluar (surat biasa), surat keputusan, surat undangan, surat perintah tugas, surat keterangan (sakit dan izin), surat perjanjian kerja sama, berita acara dan nota dinas. Sistem penyimpanan kearsipan yang digunakan adalah sistem perihal surat dan sistem nomor. Aplikasi SKE dibangun dan digunakan kurang lebih dua tahun. Pengguna dari aplikasi sistem kearsipan elektronik adalah pegawai yang mengelola surat dan arsip yang ada di tata usaha atau yang berkepentingan di Kantor Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera barat. Untuk menjalankan aplikasi sistem kearsipan elektronik, diperlukan internet browser. Internet browser seperti Google Chrome.
4.2 Evaluasi Aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera Barat berdasarkan PIECES
check-34
list. Daftar che ck-list dibuat berdasarkan analisis PIECES (Performance,
Information, Economic, Control, Efficiency, Service), yaitu mengenai aspek
kinerja, informasi, ekonomi, kontrol, efisiensi dan layanan yang menjadi tolak ukur dalam melakukan evaluasi terhadap aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera Barat. Berikut rincian dan penjelasan mengenai aspek analisis PIECES pada aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera Barat adalah sebagai berikut.
4.2.1 Performance
Aspek performance (kinerja) terdiri dari: (1) throughput (produksi); (2) respon time (waktu respon); (3) audibilitas; (4) kelaziman komunikasi; (5)
kelengkapan; (6) toleransi kesalahan. Dari hasil observasi dokumentasi, yaitu daftar check-list yang diperoleh adalah sebagai berikut:
Tabel 4.1 Evaluasi Aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan Performance
Elemen Sub Elemen Ada Tidak
Ada
Keterangan Performance Produksi (output sistem/hasil
kerja sistem) Toleransi kesalahan sistem Tidak dapat
35
36
Gambar 4.1 Halaman Eror
Aplikasi SKE mengalami kesalahan. Hal tersebut dikarenakan penyalinan data tidak selesai akibat ketidaktelitian pengguna. Hal inilah yang mengakibatkan sebagian data pada aplikasi eror seperti pada Gambar 4.1.
37
waktu yang diperlukan oleh sistem informasi untuk melakukan proses kerja; (3) audibilitas, yaitu kesesuian dimana keselarasan terhadap standar dapat diperiksa; (4) kelaziman komunikasi, yaitu terkait userinterface yang digunakan dalam sistem informasi dinilai dalam kemudahan untuk dipahami; (5) kelengkapan, yaitu derajat dimana sistem informasi mempunyai fungsi yang penuh dalam mendukung pekerjaan; (6) toleransi kesalahan, yaitu kerusakan yang terjadi pada saat program mengalami kesalahan. Hal tersebut sesuai dengan hasil daftar check-list yang diperoleh dari aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera Barat.
Menurut Situmorang (2015) dalam mengevaluasi data ada beberapa skala, salah satunya adalah Skala Guttman. Skala Guttman adalah skala yang dilakukan jika peneliti ingin mendapatkan jawaban tegas terhadap suatu permasalahan yang ditanyakan, seperti gambar berikut:
Berikut evaluasi data berdasarkan Skala Guttman dari daftar check-list aplikasi SKE:
38
Dari data yang ada pada tabel tersebut dapat diketahui bahwa jumlah indikator yang ada pada aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan skala guttman pada aspek performance yaitu 6, untuk kategori ada berjumlah 5 dan untuk kategori tidak ada berjumlah 1. Dari hasil daftar check-list dapat diinterpretasikan bahwa dari jumlah keseluruhan indikator pada aspek performance sebanyak 6, 5 untuk kategori ada dan 1 untuk kategori tidak ada. Berdasarkan hasil tersebut, dapat menjadi acuan bagi kantor BPDAS.AK untuk dapat meningkatkan lagi pengembangan sistem berdasarkan skala guttman.
4.2.2 Information
Aspek information (informasi) terdiri dari: (1) akurasi; (2) relevansi informasi; (3) penyajian informasi; (4) aksesibilitas informasi. Dari hasil observasi dokumentasi yaitu daftar check-list yang diperoleh adalah sebagai berikut:
Tabel 4.4 Evaluasi Aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan Information
Elemen Sub Elemen Ada Tidak
39
memiliki tingkat ketepatan dan ketelitian yang tinggi. Kedua, pada relevansi informasi ada, bahwa informasi yang dihasilkan aplikasi SKE sesuai dengan yang dibutuhkan. Ketiga, pada penyajian informasi ada, bahwa informasi yang disajikan aplikasi SKE dalam bentuk yang sesuai. Keempat, pada aksesibilitas informasi ada, bahwa informasi tersedia pada pada aplikasi SKE dan dapat diperoleh sewaktu-waktu ketika dibutuhkan.
Dari uraian tersebut dapat dinyatakan bahwa informasi aplikasi SKE berfungsi dengan sangat baik, bahwa informasi akurat, sesuai hasil dan penyajian, dan tersedia sewaktu-waktu dibutuhkan. Jika dikaitkan dengan teori, yaitu: information (informasi) merupakan hal penting karena dengan informasi tersebut
40
Berikut evaluasi data Skala Guttman dari daftar check-list aplikasi SKE berdasarkan aspek information:
Tabel 4.5 Evaluasi Aplikasi SKE berdasarkan Skala Guttman pada Information indikator yang ada pada aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan skala guttman pada aspek information yaitu 4, untuk kategori ada berjumlah 4 dan untuk kategori tidak ada berjumlah 0. Dari hasil daftar check-list dapat diinterpretasikan bahwa dari jumlah keseluruhan indikator pada aspek information sebanyak 4, 4 untuk kategori ada dan 0 untuk kategori tidak ada. Berdasarkan hasil tersebut, dapat diketahui bahwa aspek informasi pada aplikasi SKE sudah memadai.
4.2.3 Economic
Aspek economic (ekonomi) terdiri dari: (1) reusabilitas; (2) sumber daya. Dari hasil observasi dokumentasi yaitu daftar check-list yang diperoleh adalah sebagai berikut:
Tabel 4.6 Evaluasi Aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan Economic
41
Penjelasan dari data tersebut, yaitu pertama pada reusabilitas aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera Barat tidak ada, bahwa aplikasi SKE tidak dapat digunakan pada aplikasi lain. Kedua, pada sumber daya ada, bahwa jumlah sumber daya yang digunakan dalam pengembangan sistem meliputi sumber daya manusia terdapat dua orang yang menggunakan aplikasi SKE serta sumber daya ekonomi ada disediakan kantor BPDAS.AK berupa sumber daya prossesor, komputer, laptop, printer (mesin cetak), scanner (mesin scan), listrik, ruang kerja dan ruang penyimpanan arsip beserta perlengkapan arsip.
42
hasil daftar check-list yang diperoleh dari aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera Barat.
Berikut evaluasi data Skala Guttman dari daftar check-list aplikasi SKE berdasarkan aspek economy:
Tabel 4.7 Evaluasi Aplikasi SKE berdasarkan Skala Guttman pada Economy
No. Elemen Indikator Ada Tidak Ada
1 Reusabilitas 1 0
2 Sumber daya 1 1
Jumlah 2 1 1
Dari data yang ada pada tabel tersebut dapat diketahui bahwa jumlah indikator yang ada pada aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan skala guttman pada aspek economy yaitu 2, untuk kategori ada berjumlah 1 dan untuk kategori tidak ada berjumlah 1. Dari hasil daftar check-list dapat diinterpretasikan bahwa dari jumlah keseluruhan indikator pada aspek economy sebanyak 2, 1 untuk kategori ada dan 1 untuk kategori tidak ada. Berdasarkan hasil tersebut, dapat menjadi acuan bagi kantor BPDAS.AK untuk dapat meningkatkan lagi pengembangan sistem berdasarkan skala guttman.
4.2.4 Control
43
Tabel 4.8 Evaluasi Aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan Control
Elemen Sub Elemen Ada Tidak
Ada
Keterangan Control Integritas (batasan program
tertentu)
Ada batasan
Keamanan data Adanya
identifikasi user
Penjelasan dari data tersebut, yaitu pertama pada integritas data aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera Barat ada, bahwa ada batasan program yang hanya bisa berjalan menggunakan aplikasi xampp yang sudah diinstal. Kedua, pada keamanan data ada, bahwa aplikasi SKE disimpan pada sebuah komputer dan untuk menggunakannya perlu identifikasi user, seperti gambar berikut.
Gambar 4.2 Halaman Login
Untuk menjalankan aplikasi sistem kearsipan elektronik, diperlukan internet browser. Internet browser seperti Google Chrome. Diketik alamat seperti: http://localhost/8080/arsipinaktif/ pada Google Chrome, lalu akan tampil halaman login dari aplikasi sistem kearsipan elektronik (Gambar 4.2). Halaman login
44
identifikasi user tersebut, dapat diketahui yang mempunyai hak untuk menggunakan aplikasi.
45
Berikut evaluasi data Skala Guttman dari daftar check-list aplikasi SKE berdasarkan aspek control:
Tabel 4.9 Evaluasi Aplikasi SKE berdasarkan Skala Guttman pada Control
No. Elemen Indikator Ada Tidak Ada
1 Integritas 1 1
2 Keamanan 1 1
Jumlah 2 2 0
Dari data yang ada pada tabel tersebut dapat diketahui bahwa jumlah indikator yang ada pada aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan skala guttman pada aspek control yaitu 2, untuk kategori ada berjumlah 2 dan untuk kategori tidak ada berjumlah 0. Dari hasil daftar check-list dapat diinterpretasikan bahwa dari jumlah keseluruhan indikator pada aspek control sebanyak 2, 2 untuk kategori ada dan 0 untuk kategori tidak ada. Berdasarkan hasil tersebut, dapat diketahui bahwa aspek informasi pada aplikasi SKE sudah memadai.
4.2.5 Efficiency
46
Tabel 4.10 Evaluasi Aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan Efficiency
Elemen Sub Elemen Ada Tidak
Ada
Keterangan Efficiency Usabilitas (usaha pengguna
untuk mempelajari dan
Penjelasan dari data tersebut, yaitu pertama pada usabilitas aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera Barat ada, bahwa adanya usaha pengguna untuk mempelajari dan mengoperasikan aplikasi lalu menyiapkan input dan menginterpretasikan output program dengan bantuan buku panduan yang ada dan pada bulan Oktober 2015 salah seorang pengguna aplikasi baru mendapatkan pelatihan dari ANRI tentang aplikasi SKE. Kedua, pada maintanabilitas tidak ada, bahwa tidak adanya usaha pengguna mencari dan membetulkan kesalahan yang ada pada aplikasi SKE dengan alasan tidak mengerti IT (Informasi Teknologi).
Dari uraian tersebut dapat dinyatakan bahwa efisiensi aplikasi SKE kurang berfungsi dengan baik, bahwa memang ada usaha pengguna dalam mempelajari dan mengoperasikan aplikasi lalu menyiapkan input dan menginterpretasikan output program, namun tidak pada saat terjadi kesalahan. Pengguna tidak bisa
47
berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut dapat digunakan secara optimal. Efisiensi diperlukan untuk menilai sistem informasi. Aspek efisiensi terdiri dari: (1) usabilitas, yaitu usaha yang dibutuhkan untuk mempelajari, mengoperasikan, menyiapkan input dan menginterpretasikan output suatu program; (2) maintanabilitas, yaitu usaha yang diperlukan untuk mencari dan membetulkan kesalahan pada sebuah program. Hal tersebut sesuai dengan hasil daftar check-list yang diperoleh dari aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera Barat.
Berikut evaluasi data Skala Guttman dari daftar check-list aplikasi SKE berdasarkan aspek efficiency:
Tabel 4.11 Evaluasi Aplikasi SKE berdasarkan Skala Guttman pada Efficiency
No. Elemen Indikator Ada Tidak Ada
1 Usabilitas 1 1
2 Maintanabilitas 1 0
Jumlah 2 1 1
48 4.2.6 Service
Aspek service (pelayanan) terdiri dari: (1) akurasi; (2) reliabilitas; (3) kesederhanaan. Dari hasil observasi dokumentasi yaitu daftar check-list yang diperoleh adalah sebagai berikut:
Tabel 4.12 Evaluasi Aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan Service
Elemen Sub Elemen Ada Tidak
Ada
Keterangan
Service Akurasi (ketelitian sistem dalam proses kerja) Kesederhanaan (userfriendly) Mudah
dipahami dan digunakan
Penjelasan dari data tersebut, yaitu pertama pada akurasi aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera Barat ada, bahwa aplikasi SKE teliti dalam proses kerja. Kedua, pada reabilitas ada, bahwa aplikasi SKE mampu melakukan pekerjaan
yang diminta artinya dapat dipercaya dan bisa diandalkan. Ketiga, pada kesederhanaan ada, bahwa aplikasi SKE mudah dipahami dan digunakan siapa saja terbukti pada tampilan yang sederhana.
49
mengetahui bagaimana meningkatkan kepuasan pelanggan, pegawai dan manajemen. Aspek pelayanan terdiri dari: (1) akurasi, yaitu ketelitian komputasi dan kontrol; (2) reliabilitas, tingkat dimana sebuah program dapat dipercaya dan diandakalkan untuk melakukan fungsi yang diminta; (3) kesederhanaan, yaitu tingkat dimana sebuah program dapat dipahami tanpa kesukaran. Hal tersebut sesuai dengan hasil daftar check-list yang diperoleh dari aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera Barat.
Berikut evaluasi data Skala Guttman dari daftar check-list aplikasi SKE berdasarkan aspek service:
Tabel 4.13 Evaluasi Aplikasi SKE berdasarkan Skala Guttman pada Service
No. Elemen Indikator Ada Tidak Ada
1 Akurasi 1 1
2 Reliabilitas 1 1
3 Kesederhanaan 1 1
Jumlah 3 3 0
Dari data yang ada pada tabel tersebut dapat diketahui bahwa jumlah indikator yang ada pada aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan skala guttman pada aspek service yaitu 3, untuk kategori ada berjumlah 3 dan untuk kategori tidak ada berjumlah 0. Dari hasil daftar check-list dapat diinterpretasikan bahwa dari jumlah keseluruhan indikator pada aspek service sebanyak 3, 3 untuk kategori ada dan 0 untuk kategori tidak ada. Berdasarkan hasil tersebut, dapat diketahui bahwa aspek informasi pada aplikasi SKE sudah memadai.
50
51 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil evaluasi terhadap fitur pada aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera Barat dengan menggunakan daftar check-list yang dibuat berdasarkan model evaluasi sistem informasi PIECES diketahui sudah berjalan dengan baik. Kantor BPDAS.AK dapat memanfaatkan aplikasi SKE sebagai perangkat untuk mengelola arsip dan sistem informasi arsip yang sangat bermanfaat dan membantu pekerjaan karena efektif dan efisien yang mudah digunakan dan sesuai dengan standar sistem informasi arsip, berikut uraiannya:
1. Pada performance (kinerja) aplikasi SKE berfungsi dengan baik, seperti pada aspek produksi, waktu respon, audabilitas, kelaziman komunikasi dan kelengkapan kerja sistem. Hanya saja tidak ada toleransi kesalahan sistem pada saat terjadi kesalahan.
2. Pada information (informasi) aplikasi SKE berfungsi dengan sangat baik, seperti pada aspek akurasi, relevansi, penyajian dan aksesibilitas informasi bahwa informasi akurat, sesuai hasil dan penyajian, dan tersedia sewaktu-waktu dibutuhkan.
52
4. Pada control (kontrol) aplikasi SKE berfungsi dengan sangat baik, seperti pada aspek keamanan bahwa aplikasi SKE terkontrol dan ada perlindungan dengan adanya identifikasi user pada program dan data. 5. Pada efficiency (efisiensi) aplikasi SKE kurang berfungsi dengan baik,
seperti pada aspek usabilitas dan maintanabilitas bahwa memang ada usaha pengguna dalam mempelajari dan mengoperasikan aplikasi lalu menyiapkan input dan menginterpretasikan output program, namun tidak pada saat terjadi kesalahan.
6. Pada service (pelayanan) aplikasi SKE berfungsi dengan sangat baik, seperti pada aspek akurasi, reabilitas dan kesederhanaan bahwa aplikasi SKE teliti, dipercaya dan bisa diandalkan, dan sederhana dalam proses kerja yang tentunya mampu meningkatkan kepuasan pengguna aplikasi SKE tersebut.
5.2 Saran
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan, maka saran dari peneliti adalah sebagai berikut:
1. Kantor BPDAS.AK perlu melakukan perbaikan sistem terhadap database yang ada pada aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera Barat, agar tidak lagi terjadi kesalahan sistem yang mengganggu pekerjaan pengguna dan menghambat pengguna dalam melakukan pekerjaan. 2. Kantor BPDAS.AK perlu memberikan pelatihan kepada beberapa
6 BAB II
KAJIAN PUSTAKA
2.1 Konsep Arsip Dinamis 2.1.1 Pengertian Arsip Dinamis
Arsip dinamis merupakan dokumen yang bernilai guna tinggi yang membantu kegiatan suatu organisasi. Menurut Wiyasa (2003, 92) “Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi dari suatu organisasi”. Sementara menurut Sulistyo -Basuki (2003, 13) “Arsip dinamis merupakan informasi terekam, termasuk
informasi dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut”. Arsip dinamis dibagi menjadi dua, yaitu: (1) arsip dinamis
aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dan terus-menerus dalam penyelenggaraan administrasi organisasi; (2) arsip dinamis inaktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya dalam penyelenggaraan administrasi organisasi sudah berkurang (Wiyasa 2003, 92-93).
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan arsip dinamis merupakan arsip yang masih memiliki nilai guna tinggi yang dipergunakan langsung dalam penyelenggaraan administrasi sebuah organisasi atau lembaga.
2.1.2 Tujuan Arsip Dinamis
7
penciptaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali informasi dalam rangka menunjang pengambilan keputusan, pelaksanaan operasional, penyediaan bahan bukti kebijaksanaan dan kegiatan organisasi. Temasuklah didalamnya suatu upaya untuk menjamin terpeliharanya legalitas, profesionalisme dan pertanggungjawaban suatu organisasi. Sementara menurut Barthos (2012, 12) tujuan arsip dinamis adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan tujuan adanya arsip dinamis adalah pada efisiensi kerja dan informasi yang bernilai guna juga untuk keselamatan arsip yang nantinya akan memudahkan penemuan kembali arsip apabila dibutuhkan kembali artinya organisasi memiliki backup data.
2.1.3 Peranan Manajeman Arsip Dinamis
8
Pengaruh perkembangan teknologi khususnya teknologi informasi yang sedemikian pesat terhadap penciptaan, penggunaan dan penyimpanan informasi menyebabkan adanya pergeseran peranan manajemen arsip dinamis. Peranan manajemen arsip dinamis tidak lepas peranan arsiparis atau staf yang bekerja di lingkungan arsip dinamis untuk: (a) menentukan kebutuhan pengelolaan arsip (recordkeeping) untuk kegiatan bisnis dari unit kerja yang ada, yaitu menentukan arsip apa yang harus diciptakan dan berapa lama masa simpannya; (b) mengembangkan peraturan dan standar bisnis untuk mendukung penciptaan dan perekaman arsip yang lengkap dan akurat; (c) mengembangakan sistem dan kontrol untuk menjamin perekaman arsip yang lengkap dan akurat; (d) mengembangkan sistem dan pelayanan yang efisien untuk mengakses arsip; (e) melakukan proses monitoring yang sesuai dengan kebutuhan internal dan eksternal pengelolaan arsip; (f) menjamin organisasi siap menerima audit dari organisasi pengawas (Kustinawati, 2010).
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan manajemen arsip dinamis tidak hanya mengelola fisik arsip namun lebih jauh lagi mengelola informasinya. Manajemen arsip dinamis yang baik dapat memberikan beberapa keuntungan bagi organisasi, khususnya dalam enam hal efisiensi biaya operasional, efektivitas kegiatan bisnis, serta pendayagunaan sumber daya manusia yang sesuai dengan profesinya.
2.1.4 Sumber Daya Manusia
9
Manusia merupakan salah satu faktor yang penting dalam suatu organisasi”.
Sumber Daya Manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya dilakukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya dalam suatu organisasi (Hasibuan 2003, 244).
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan sumber daya manusia merupakan faktor yang penting dalam suatu organisasi tentang kemampuannya dan keinginannya dalam menjalankan suatu aktivitas kerja.
2.1.5 Pengelolaan Arsip Dinamis
Pada suatu organisasi biasanya yang mengelola arsip dinamis adalah arsiparis. Sebelum melakukan pengelolaan arsip, pihak pengelola harus memahami terlebih dahulu apa dan bagaimana cara mengelola arsip. Pengelolaan arsip dinamis menurut Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2014 tentang Tata Kearsipan Dinamis Kementerian Komunikasi dan Informatika bahwa “Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis, meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip”. Ada tiga komponen pengelolaan arsip dinamis menurut
Sulistyo-Basuki (2003), yaitu:
10
2. Proses, yaitu menyangkut pengendalian kegiatan penciptaan atau penerimaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutannya. 3. Output, informasi yang dihasilkan harus senantiasa memperhatikan mutu
dan fungsi informasi tersebut.
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan pengelolaan arsip dinamis merupakan bagian terpenting dalam mengelola arsip yang sesuai dengan sistem yang seharusnya agar mudah dalam penemuan kembali arsip.
2.1.6 Siklus Hidup Arsip Dinamis
Menurut Suprayitno (2008, 2) pada daur hidup tata arsip dinamis ada ciri pengulangan atas generasi arsip dinamis yang dapat dideskripsikan ke dalam tahap-tahap tertentu. Premisnya adalah bahwa tiap-tiap tahap arsip dinamis dapat diamati selama periode kehidupan arsip dinamis dari kelahiran (penciptaan), kehidupan (penggunaan dan pemeliharaan) dan akhirnya sampai kematian (penyusutan).
11
Berawal dari (1) tahap penciptaan, yaitu penciptaan arsip dinamis yang diinput ke dalam aplikasi SKE. Lalu (2) tahap penggunaan, yang dilakukan oleh pengguna aplikasi SKE, yaitu penata arsip di bagian tata usaha di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat termasuk dalam pemeliharaan arsip pada aplikasi SKE. Terakhir, hingga (3) tahap penyusutan arsip dinamis yang menjadi statis dalam arti sudah tidak digunakan lagi.
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan siklus hidup sistem arsip dinamis terdapat tiga tahapan, yaitu: tahap penciptaan, tahap penggunaan dan pemeliharaan serta tahap penyusutan.
2.2 Konsep Arsip Elektronik
12
wordstar akan diabaikan migrasinya, padahal kini wordstar sudah hilang
dipasaran. Padahal, semakin lama arsip yang non-current menunggu konversi ke format terbaru, semakin sulit juga sistem upgradenya, sehingga praktis tidak dapat diakses, padahal arsip tanpa akses tidak ada gunanya. Hal ini tentu saja menimbulkan masalah, karena arsip elektronik pada software lama yang tidak dapat dikonversi ke software terbaru akan terhapus begitu saja (writtenoff). Risiko yang biasanya dialami pada arsip elektronik saat ini adalah:
1. Banyaknya data, dokumen dan arsip dinamis yang susah dikendalikan lagi (mountainof records);
2. Terjadinya pemusnahan data, dokumen dan arsip dinamis yang tidak disengaja, misalnya: kesalahan perintah dalam komputer, virus dan lain-lain;
3. Terjadinya pemalsuan dokumen dan arsip dinamis dalam lingkungan elektronik;
4. Tidak adanya dokumentasi sistem dan tidak tersedianya metadata yang memadai; dan
5. Tidak adanya tata arsip dinamis yang integral dan adanya duplikasi akibat penyimpanan arsip dinamis elektronik dan arsip dinamis kertas.
Kelima hal diatas, akan menimbulkan hal-hal sebagai berikut: 1. Hilangnya akses informasi;
2. Pemborosan dana karena mengharuskan adanya pembelian storage tambahan;
13 4. Terjadinya kebocoran informasi;
5. Hilangnya bukti transaksi organisasi, dimana hal ini merupakan ciri utama arsip dinamis elektronik; dan
6. Hilangnya akuntabilitas publik.
2.2.1 Aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik
Pada komputer terdapat berbagai aplikasi yang dirancang untuk berbagai fungsi, termasuk pengolahan data pada suatu sistem. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, “aplikasi adalah penerapan dan rancang sistem untuk mengolah data
yang menggunakan aturan atau ketentuan bahasa pemograman tertentu” (Yosua 2013, 7). Sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kumpulan atau prosedur/bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan bagian atau tujuan bersama dengan mengoperasikan data dan/atau barang pada waktu rujukan tertentu untuk menghasilkan informasi dan/atau energi dan/atau barang (Pengertian Ahli 2013, 8).
14
arsip dinamis yang frekuensi kegunaannya sudah mulai menurun (arsip inaktif) untuk diserahkan ke lembaga kearsipan (Widodo 2009, 1.5).
Dalam mengelola arsip terdapat beberapa macam sistem kearsipan. Pada setiap Instansi memakai sistem kearsipan yang berbeda-beda. Macam-macam sistem kearsipan, yaitu: (a) sistem abjad adalah sistem penyimpanan memakai metode penyusunan menurut abjad seperti: nama orang, perusahan, tempat dan sebagainya; (b) sistem perihal (pokok isi surat) adalah cara penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat; (c) sistem nomor, yaitu: sistem nomor menurut Dewey (kode surat), sistem nomor menurut Terminal Digit (nomor urut), sistem nomor menurut Middle Digit dan sistem nomor menurut Soundex (penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan warna); (d) sistem geografis/wilayah adalah penyimpanan berdasarkan wilayah yang menjadi alamat suatu surat; dan (e) sistem tanggal adalah penyimpanan surat yang didasarkan tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar) (Istikomah 2011, 12).
15
Ada empat prinsip dalam kerangka pelaksanaan manajemen arsip elektronik menurut International Council on Archives: (1) arsip elektronik harus masuk dalam daur hidup sistem elektronik yang menciptakan arsip untuk menjamin penciptaan dan retensi arsip elektronik yang otentik, terpercaya dan terpelihara; (2) harus ada jaminan bahwa penciptanya menciptakan arsip yang otentik, terpercaya dan terpelihara; (3) adanya proses penilaian arsip elektronik; (4) kebutuhan akan pemeliharaan dan pengaksesan untuk menjamin arsip elektronik dapat tersedia, dapat diakses dan dimengerti.
Dalam proses temu kembali arsip yang dibutuhkan adalah kode klasifikasi arsip untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Klasifikasi arsip adalah penggolongan naskah dinas berdasarkan masalah yang dimuat didalamnya dan merupakan pedoman untuk pengaturan, penataan dan penemuan kembali arsip. Kode klasifikasi arsip adalah tanda pengenal urusan atau masalah dalam bentuk angka yang berfungsi sebagai alat untuk mengenali masalah yang dikandung arsip (Cibodas 2012, 11).
Aplikasi sistem kearsipan elektronik dibangun dengan menggunakan konsep web base, yaitu aplikasi berbasis web. Dengan konsep web base, aplikasi dapat diakses dari mana saja dengan catatan komputer yang digunakan terkoneksi dengan internet. Untuk menjalankan aplikasi sistem kearsipan elektronik, diperlukan internet browser seperti Mozila Firefox, Microsoft Internet Explorer (IE) versi 5.0 keatas atau internet browser lainnya (disarankan menggunakan
16
Berdasarkan uraian tersebut dapat dinyatakan aplikasi sistem kearsipan elektronik merupakan penerapan pengolahan data arsip secara digital berbasis web. Diakses di komputer yang terkoneksi dengan internet. Berguna untuk
mendukung proses pemindahan arsip, penataan sistem kearsipan elektronik sehingga masih dapat dipertahankan dan terjaga informasi pada arsip. Apabila dibutuhkan, lebih cepat ditemukan kembali dengan menggunakan kode klasifikasi surat atau arsip pada aplikasi.
2.2.2 Siklus Hidup Sistem Arsip
Siklus hidup arsip merupakan suatu rangkaian kegiatan kearsipan yang terorganisir, terstruktur dan adanya pendekatan-pendekatan yang logis untuk fase penciptaan, pemeliharaan dan pemusnahan arsip. Suatu siklus hidup arsip identik dengan pengelolaan arsip dinamis. Berikut model siklus hidup sistem arsip menurut Raymon.M:
17
Siklus hidup sistem arsip merupakan proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. Ada beberapa tahapan: (1) tahapan pencanaan, yaitu proses merencanakan aplikasi sistem kearsipan elektronik yang bertujuan untuk mendukung proses pemindahan arsip, penataan, sehingga masih dapat dipertahankan; (2) tahapan analisis, yaitu proses penelitian atas aplikasi sistem kearsipan elektronik yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbarui; (3) tahapan rancangan, yaitu penentuan proses dan data yang diperlukan oleh aplikasi sistem kearsipan elektronik karna berbasis komputer, rancangan dapat menyertakan spesifikasi jenis peralatan yang akan digunakan; (4) tahap penerapan, yaitu kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual apakah aplikasi sistem kearsipan elektronik akan menghasilkan dan bekerja; (5) tahap penggunaan, yaitu bagaimana pengguna aplikasi sistem kearsipan elektronik menggunakan sistem, audit sistem, memelihara sistem, menyiapkan usulan rekayasa ulang dan menyetujui atau menolak rekayasa ulang sistem.
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan siklus hidup sistem arsip terdapat lima tahapan, yaitu: tahapan perencanaan, analisis, rancangan, penerapan dan penggunaan untuk rangkaian kegiatan membuat sistem arsip.
2.3 Model Evaluasi Sistem Aplikasi
18
2.3.1 PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service)
Pengembangan sistem informasi dilakukan untuk menyelesaikan masalah yang terjadi pada suatu organisasi, terutama untuk masalah-masalah yang menyangkut ketersediaan informasi bagi pengambil keputusan dalam organisasi. Masalah tersebut dapat diidentifikasi dari analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service) yang diusulkan oleh James
Wetherbe dalam bukunya Systems Analysis and Design: Traditional, Best Practices 4th Ed. James Wetherbe menyebutkan bahwa tujuan dari analisis
PIECES adalah untuk mengoreksi atau pemperbaiki sistem dalam hal yang telah disebutkan diatas (Yaqin, 2013).
Menurut Nuryati (2015) dalam menganalisa suatu sistem informasi terdapat beberapa hal yang perlu dilakukan dan dilihat, yaitu: aspek kinerja, informasi, ekonomi, keamanan, efisiensi dan pelayanan. Dalam hal ini analisis yang digunakan adalah analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Eficiency, Service). Analisis PIECES digunakan untuk mengetahui
permasalahan-permasalahan yang ada dan digunakan sebagai bahan referensi dan kontrol untuk perubahan sistem itu sendiri. Teknik analisa ini dijelaskan oleh Whitten, dkk (2007) untuk membuat sebuah sistem yang dibuat secara prototyping dengan melakukan analisa terlebih dahulu untuk mengetahui
19 2.3.1.1Performance
Performance (kinerja) adalah suatu kemampuan kinerja sistem dalam
menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. Kinerja diperlukan untuk menilai kinerja dari sistem informasi yang telah dirancang. Aspek kinerja terdiri dari:
1. Throughput (produksi), dimana sistem dinilai dari banyaknya kerja (output) yang dilakukan pada beberapa periode waktu dalam memenuhi kebutuhan;
2. Respon time (waktu respon), yaitu waktu yang diperlukan oleh sistem informasi untuk melakukan proses kerja;
3. Audibilitas, yaitu kesesuian dimana keselarasan terhadap standar dapat diperiksa;
4. Kelaziman komunikasi, yaitu terkait userinterface yang digunakan dalam sistem informasi dinilai dalam kemudahan untuk dipahami; 5. Kelengkapan, yaitu derajat dimana sistem informasi mempunyai fungsi
yang penuh dalam mendukung pekerjaan; dan
6. Toleransi kesalahan, yaitu kerusakan yang terjadi pada saat program mengalami kesalahan.
2.3.1.2Information
Information (informasi) merupakan hal penting karena dengan informasi
20
selanjutnya. Informasi diperlukan untuk menilai informasi yang dihasilkan dan data yang digunakan. Aspek informasi terdiri dari:
1. Accuracy (akurat), dimana informasi atas hasil evaluasi hendaklah memiliki tingkat ketepatan/ketelitian yang tinggi;
2. Relevansi informasi, dimana informasi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan;
3. Penyajian informasi, dimana informasi disajikan dalam bentuk yang sesuai; dan
4. Aksesibilitas informasi, dimana informasi dapat tersedia sewaktu-waktu ketika dibutuhkan.
2.3.1.3Economic
Economic (ekonomi) merupakan pemanfaatan biaya yang digunakan dari
pemanfaatan informasi. Peningkatan terhadap kebutuhan ekonomis mempengaruhi pengendalian biaya dan peningkatan manfaat. Ekonomi diperlukan untuk menilai sistem informasi dari aspek ekonomi. Aspek ekonomi terdiri dari:
1. Reusabilitas, yaitu tingkat dimana sebuah program atau bagian dari program tersebut dapat digunakan kembali didalam aplikasi yang lain; dan
21 2.3.1.4Control
Control (pengendalian), pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini
tentang kendali terhadap aliran data dan informasi ketika keamanan atau kendali terlalu lemah sehingga data dan informasi rentan terhadap pemanfaatan oleh pihak-pihak yang tidak berwenang terhadap pemanfaatan data dan informasi tersebut serta ketika keamanan atau kendali terhadap aliran data dan informasi terlalu ketat, sehingga sistem menjadi terbebani oleh prosedur keamanan atau kendali tersebut dan juga mengganggu kenyamanan para pengguna dan pengambil manfaat dari data dan informasi yang dihasilkan oleh sistem tersebut. Kontrol diperlukan untuk menilai sistem informasi dari aspek kontrol dan keamanan data. Aspek kontrol terdiri dari:
1. Integritas, yaitu tingkat dimana akses ke perangkat lunak atau data oleh orang yang tidak berhak dapat dikontrol; dan
2. Keamanan, yaitu mekanisme yang mengontrol atau melindungi program dan data dalam sistem informasi.
2.3.1.5Efficiency
Efficiency (efisiensi) berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut
dapat digunakan secara optimal. Efisiensi diperlukan untuk menilai sistem informasi. Aspek efisiensi terdiri dari:
22
2. Maintanabilitas, yaitu usaha yang diperlukan untuk mencari dan membetulkan kesalahan pada sebuah program.
2.3.1.6Service
Service (pelayanan), pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang
layanan yang disediakan oleh sistem yang berjalan saat ini. Pelayanan diperlukan untuk mengetahui bagaimana meningkatkan kepuasan pelanggan, pegawai dan manajemen. Aspek pelayanan terdiri dari:
1. Akurasi, yaitu ketelitian komputasi dan kontrol;
2. Reliabilitas, tingkat dimana sebuah program dapat dipercaya dan diandakalkan untuk melakukan fungsi yang diminta; dan
3. Kesederhanaan, yaitu tingkat dimana sebuah program dapat dipahami tanpa kesukaran.
2.3.2 International Council on Archives Access to Memory (ICA AtoM)
Menurut Sacafirmansyah (2011) International Council on Archives Access to Memory (ICA AtoM) merupakan standard yang digunakan untuk
23
1. Free Redistribution. Lisensi software tersebut tidak boleh membatasi suatu pihak untuk menjual atau memberikan software, baik software yang berdiri sendiri maupun software yang menjadi komponen software lain. 2. Source Code. Program harus menyertakan kode sumber dan harus
memungkinkan pendistribusian dalam bentuk kode sumber maupun terkompilasi.
3. Derived Works. Lisensi harus memungkinkan modifikasi dan pekerjaan turunan, serta harus memungkinkan mereka didistribusikan berdasarkan syarat-syarat yang sama dengan yang ada pada lisensi software awal. 4. Integrity of The Author’s Source Code. Lisensi dapat membatasi distribusi
kode sumber dalam bentuk termodifikasi hanya jika lisensi memungkinkan distribusi patch files. Patch files adalah perbaikan-perbaikan kode sumber yang didistribusikan untuk memperbaiki software yang telah didistribusikan dahulu. Patch files ini biasanya tidak berukuran besar. Dengan adanya patch files maka seseorang tidak perlu mengambil ulang seluruh software sehingga menghemat waktu download serta kode sumber demi pemodifikasian program pada saat kompilasi. Lisensi harus secara eksplisit mengijinkan distribusi software yang dibangun dari kode sumber termodifikasi. Derived works harus mengenakan nomor versi atau nama yang berbeda dari software aslinya.
24
6. No Discrimination Against Fields of Endeavor. Tidak ada diskriminasi terhadap fields of endeavor. Lisensi tidak boleh membatasi seseorang menggunakan program dalam bidang tertentu.
7. Distribution of License. Hak-hak yang ada dalam program harus berlaku pula bagi tiap pihak yang menerima program, tanpa memerlukan lisensi tambahan.
8. License Must Not Be Specific to a Product. Lisensi tidak boleh spesifik terhadap suatu produk.
9. License Must Not Restrict Other Software. Lisensi tidak boleh mempengaruhi software lain.
10.License Must Be Technology-Neutral. Lisensi tidak boleh membatasi software-software yang didistribusikan beserta software terlisensi open
source. Open Source Initiative (The Open Source Definition).
Aplikasi ICA AtoM dibuat dalam bentuk multilingual atau lebih dari satu bahasa yang terdiri dari bahasa Arab, Belanda, Inggris, Persia, Perancis, Jerman, Yunani, Italia, Islandia, Korea, Jepang, Portugis, Slovenia, Spanyol dan Polandia. Aplikasi ini juga bersifat multirepository atau lebih dari satu tempat penyimpanan. Aplikasi ICA AtoM terdiri dalam bentuk halaman HTML dan dapat dioperasikan dengan menggunakan aplikasi web browser. Aplikasi ICA AtoM diakses secara online melalui www.ica-atom.org.
2.3.3Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD)
25
aplikasi pengolahan arsip dinamis berbasis teknologi informasi atau yang dikenal dengan nama SIKD adalah suatu aplikasi yang dirancang untuk menangani pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Instansi/Lembaga/Perguruan Tinggi. Aplikasi ini berbasis web dan dapat diakses melalui jaringan intranet maupun internet menggunakan browser, seperti: Mozilla Firefox, Google Chrome, dan lain-lain. Menurut Taufik (2013) Fungsionalitas SIKD, yaitu:
1. Pengaturan Struktur Organisasi dan Pengguna; 2. Pengaturan Klasifikasi Arsip;
3. Pengaturan Berkas dan Jadwal Retensi Arsip; 4. Registrasi Arsip;
5. Penggunaan; dan a. Registrasi; b. Pemberkasan; c. Disposisi; d. Balas; e. Usulan; f. Relasi;
g. Tracking (jejak arsip); dan h. Pencarian.
6. Penyusutan dan Pelaporan. Kelompok pengguna SIKD, yaitu:
26 b. Unit Kearsipan Instansi. 2. Administrator Unit
a. Para pejabat struktural di instansi yang bersangkutan. 3. Pengguna Umum (End Users)
a. Para pejabat fungsional dan staf Unit Kerja. Tugas Kelompok Pengguna SIKD, yaitu:
1. Administrator Pusat a. Memelihara sistem;
b. Mengatur account pengguna baru; c. Mem-backup data secara rutin; d. Helpdesk sistem aplikasi;
e. Pengaturan umum (jenis naskah, media naskah, bahasa, sifat naskah, tingkat perkembangan, tingkat urgensi, status arsip, jenis extensifile, situs);
f. Pengaturan struktur organisasi dan pengguna; g. Pengelolaan klasifikasi dan retensi arsip; h. Pengaturan berkas;
i. Reregistrasi naskah (masuk/keluar); j. Menghapus usulan hapus arsip dari unit; k. Tracking (jejak arsip);
l. Menyimpan dan menangani arsip; m. Membuat laporan;
27 o. Helpdesk penggunaan aplikasi. 2. Administrator Unit
a. Menindaklanjuti arsip yang diregistrasi dari Administrator Pengguna Pusat;
b. Membuat berkas unit kerja dan menetapkan retensi; c. Registrasi/memberkaskan naskah masuk;
d. Menggunakan untuk: 1) Membuat disposisi 2) Membuat balasan 3) Membuat usulan
4) Menentukan hak akses arsip 5) Melakukan ralat salah berkas 6) Melihat jejak arsip (tracking) 7) Melihat naskah digital
8) Melihat naskah keluar yang dikirim 9) Mencari
10) Membuat relasi 11) Usul hapus
12) Mengubah meta data
13) Melakukan tutup berkas; dan e. Membuat registrasi naskah keluar.
28
Economic, Control, Efficiency, Service), International Council on Archives Access
to Memory (ICA AtoM) dan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD).
1 BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Pada era informasi seperti pada saat sekarang, informasi telah menjadi kebutuhan pokok masyarakat. Era demikian dipicu Teknologi Informasi (TI). Teknologi informasi berperan mempercepat dan meningkatkan keakuratan dalam pencatatan dan pengolahan data menjadi suatu informasi juga proses suatu perkerjaan. Oleh sebab itu, banyak masyarakat yang menggunakan teknologi sebagai alat bantu kerja, salah satunya yaitu komputer. Penggunaan komputer tentunya dapat membantu menggunakan aplikasi yang ada, sehingga komputer dapat memproses input menjadi output sesuai dengan pengertian aplikasi menurut Yogiyanto “Aplikasi adalah penggunaan dalam suatu komputer, instruksi (instruction) atau pernyataan (statement) yang disusun sedemikian rupa sehingga komputer dapat memproses input menjadi output” (Yosua 2013, 7).
Teknologi komputer dapat digunakan dalam semua bidang termasuk dalam pengelolaan arsip karena arsip merupakan informasi yang memiliki nilai guna. Menurut Widodo (2009, 1.3)
“Arsip sebagai salah satu sumber informasi sangat dibutuhkan oleh siapa pun yang membuat dan menerimanya, tidak peduli apakah dia menyangkut badan korporasi ataupun individu, disimpan dalam waktu yang singkat ataupun waktu yang lama maupun dimusnahkan, semuanya pasti awalnya bernilai, memiliki kepentingan ataupun kegunaan”.
2
satu sistem tertentu. Menurut Widodo (2009, 1.5) arsip dibedakan atas dua jenis, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.
Pada umumnya di berbagai instansi mengelola surat dan arsip secara manual. Sedikit banyak ditemukan lembaga yang mengelola arsip secara digital. Mengelola arsip secara digital adalah salah satu cara terbaik untuk menjaga keutuhan informasi arsip dan mempermudah penemuan kembali arsip yang dibutuhkan setiap waktu. Walaupun teknologi informasi saat ini memang sangat canggih, namun tetap saja jika aplikasi yang diciptakan tidak efektif dan efisien akan mempersulit perkerjaan.
3
arsip yang dikelola adalah arsip dinamis aktif dan inaktif. Lembaga tersebut, memiliki buku petunjuk penggunaan dan peraturan untuk mengelola arsip yang ditetapkan pada Peraturan Kementerian Kehutanan, yaitu Peraturan Menteri Kehutanan Republik Indonesia Nomor: P.51/Menhut-II/2011 tentang Pedoman Tata Kearsipan Kementerian Kehutanan.
Perkembangan teknologi pada saat sekarang ini, tidak selalu membawa pengaruh positif pada suatu pekerjaan. Berbagai hal bisa saja terjadi, termasuk menghambat pekerjaan. Berdasarkan observasi awal, masalah yang muncul pada aplikasi SKE adalah terdapat pada pengguna itu sendiri. Pengguna kurang paham dengan aplikasi SKE. Oleh karenanya ditemukan masalah yang terdapat pada program seperti pada saat terjadi pemadaman listrik pengguna tidak bisa bekerja menggunakan aplikasi SKE dan disaat hidup kembali sebagian data yang telah di-input hilang artinya tidak ada aspek toleransi kesalahan, yaitu toleransi kerusakan
yang terjadi pada saat program mengalami kesalahan pada aplikasi SKE tersebut (Nuryati 2015, 20). Hal tersebut sudah terjadi beberapa kali dan yang bisa mengembalikannya hanyalah pegawai yang ada di Kantor pusat di Jakarta.
Oleh sebab itu untuk mengatasi permasalahan yang terjadi, maka perlu dilakukan evaluasi untuk menyempurnakan aplikasi agar sesuai dengan tujuan pembuatan. Ada beberapa model evaluasi seperti: PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service ), International Council
on Archives Access to Memory (ICA AtoM) dan Sistem Informasi Kearsipan
4
mengevaluasi aplikasi SKE, peneliti akan menggunakan model evaluasi PIECES. Berdasarkan uraian tersebut, maka peneliti perlu melakukan penelitian tentang “Evaluasi Aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik (SKE) di Balai Pengelolaan
Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat”.
1.2 Rumusan Masalah Penelitian
Berdasarkan latar belakang masalah, maka rumusan masalah adalah bagaimana aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik (SKE) di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat jika dievaluasi berdasarkan PIECES?
1.3 Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah, maka tujuan penelitian adalah untuk mengevaluasi aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik (SKE) di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat apakah sudah efektif dan efesien jika dievaluasi berdasarkan PIECES.
1.4 Manfaat Penelitian
Berdasarkan tujuan penelitian, maka manfaat penelitian adalah:
1. Bagi lembaga pengelola arsip, hasil penelitan ini dapat dijadikan sebagai bahan masukan dalam mengelola arsip.
2. Bagi pembaca, hasil penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan acuan dan menambah wawasan dan pengetahuan.
5 1.5 Ruang Lingkup Penelitian
i ABSTRAK
Tharisa, Oksega Primulin. 2015. Evaluasi Aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik (SKE) di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat. Medan: Departemen Studi Ilmu perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Penelitian ini dilakukan di Kantor Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat. Tujuan dari penelitian adalah untuk mengevaluasi aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik (SKE) di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat apakah sudah efektif dan efisien dan memberikan rekomendasi untuk perbaikan agar aplikasi ini bisa lebih baik.
Metode yang digunakan adalah metode deskriptif kualitatif dengan dokumentasi. Pengumpulan data dilakukan dengan melakukan pengamatan langsung dan mengisi form daftar check-list yang telah dibuat berdasarkan model evaluasi aplikasi sistem PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Eficiency, Service) serta dengan melakukan kajian pustaka terhadap literatur yang terkait dengan evaluasi aplikasi SKE di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat.
Hasil temuan diketahui bahwa Kantor Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat telah menggunakan aplikasi SKE yang terdiri dari beberapa fitur, yaitu: fitur login, tampilan utama, tampilan isi dan logout. Berdasarkan hasil evaluasi terhadap fitur pada aplikasi SKE di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat Sumatera Barat dengan menggunakan daftar check-list yang dibuat berdasarkan model evaluasi sistem informasi PIECES diketahui sudah berjalan dengan baik, karena dari jumlah keseluruhan indikator 19 untuk kategori ada berjumlah 16 dan untuk kategori tidak ada berjumlah 3.
EVALUASI APLIKASI SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK (SKE)
DI BALAI PENGELOLAAN DAERAH ALIRAN SUNGAI
AGAM KUANTAN SUMATERA BARAT
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi
Untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam Bidang
Ilmu Perpustakaan dan Informasi
THARISA OKSEGA PRIMULIN
140723001
DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
LEMBARAN PERSETUJUAN
Judul Skripsi : Evaluasi Aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat
Oleh : Tharisa Oksega Primulin
NIM : 140723001
Pembimbing I : Ishak, SS., M.Hum.
Tanda Tangan :
Tanggal :
Pembimbing II : Hotlan Siahaan, S.Sos., M.I.Kom.
Tanda Tangan :
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Skripsi : Evaluasi Aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat
Oleh : Tharisa Oksega Primulin
NIM : 140723001
DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
Ketua : Dr. Irawaty, A. Kahar, M.Pd.
Tanda Tangan :
Tanggal :
FAKULTAS ILMU BUDAYA
Dekan : Dr. Syahron Lubis, M.A.
Tanda Tangan :
PERNYATAAN ORISINALITAS
Karya ini adalah karya orisinalitas dan belum pernah disajikan sebagai suatu tulisan untuk memperoleh suatu klasifikasi tertentu atau dimuat pada media publikasi lain.
Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan mencantumkan tanda kutip.
Medan, Januari 2016 Penulis,
i ABSTRAK
Tharisa, Oksega Primulin. 2015. Evaluasi Aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik (SKE) di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat. Medan: Departemen Studi Ilmu perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Penelitian ini dilakukan di Kantor Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat. Tujuan dari penelitian adalah untuk mengevaluasi aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik (SKE) di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat apakah sudah efektif dan efisien dan memberikan rekomendasi untuk perbaikan agar aplikasi ini bisa lebih baik.
Metode yang digunakan adalah metode deskriptif kualitatif dengan dokumentasi. Pengumpulan data dilakukan dengan melakukan pengamatan langsung dan mengisi form daftar check-list yang telah dibuat berdasarkan model evaluasi aplikasi sistem PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Eficiency, Service) serta dengan melakukan kajian pustaka terhadap literatur yang terkait dengan evaluasi aplikasi SKE di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat.
Hasil temuan diketahui bahwa Kantor Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat telah menggunakan aplikasi SKE yang terdiri dari beberapa fitur, yaitu: fitur login, tampilan utama, tampilan isi dan logout. Berdasarkan hasil evaluasi terhadap fitur pada aplikasi SKE di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat Sumatera Barat dengan menggunakan daftar check-list yang dibuat berdasarkan model evaluasi sistem informasi PIECES diketahui sudah berjalan dengan baik, karena dari jumlah keseluruhan indikator 19 untuk kategori ada berjumlah 16 dan untuk kategori tidak ada berjumlah 3.
ii
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
skripsi berjudul “Evaluasi Aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik di Balai
Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat”. Skripsi ini
disusun sebagai salah satu syarat kelengkapan studi untuk menyelesaikan Program Sarjana Departemen Studi Perpustakaan dan Informasi pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Dalam menyelesaikan skripsi ini, penulis mendapatkan bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, oleh karena itu pada kesempatan ini pertama sekali penulis mengucapkan terima kasih yang sebenar-benarnyakepada Papa dan Mama yang telah memberikan kasih sayang dan perhatian, doa, materil, motivasi dan dukungan sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada Abang saya Alendi dan Kakak saya Debi yang juga telah ikut serta memberikan semangat kepada penulis dalam menyelsaikan skripsi ini.
Penulissan skripsi ini dapat selesai berkat adanya bimbingan, arahan dan bantuan dari berbagai pihak, sebagai rasa hormat perkenakan penulis menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya dengan ketulusan hati kepada:
iii
2. Ibu Dr. Irawaty, A. Kahar, M.Pd selaku Ketua Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi sekaligus dosen yang telah banyak memberikan arahan dan masukan kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
3. Bapak Ishak, S.S., M.Hum selaku Dosen Pembimbing I yang telah menyediakan waktu untuk memberikan bimbingan akademis kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
4. Ibu Hotlan Siahaan S.Sos., M.I.Kom selaku Dosen Pembimbing II yang telah banyak memberikan arahan dan masukan kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
5. Ibu Dra. Eva Rabita, M.Hum selaku Dosen penguji I yang telah memberikan pertanyaan-pertanyaan serta masukan untuk penulisan skripsi ini agar lebih baik.
6. Ibu Himma Dewiyana S.T., M.Hum selaku Dosen penguji II yang telah memberikan pertanyaan-pertanyaan serta masukan untuk penulisan skripsi ini agar lebih baik.
7. Seluruh dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah tulus memberikan pengajaran kepada penulis selama penulis menyelesaikan pendidikan. 8. Seluruh Staff Pegawai di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam
iv
9. Seluruh Staff Pegawai di Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara, khususnya Bang Yudi, terima kasih atas waktunya yang telah membantu dalam memberikan informasi yang dibutuhkan penulis.
10. Semua teman-teman ekstensi angkatan 2014 di Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan dukungan dan masukan kepada penulis. 11. Untuk seluruh teman-teman yang seperantauan (orang Padang) atas
kebersamaannya Windu, Fitri, Putri, Endang, Dibertha, Trifani, Debora dan Grace.
Penulis menyadari masih banyak kesalahan dan kekurangan dalam penulisan skripsi ini. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan penulisan ini. Penulis berharap skripsi ini dapat berguna dan bermanfaat bagi pihak yang membutuhkannya. Akhir kata penulis ucapkan terima kasih.
Medan, Januari 2016 Penulis,
v
2.2.1 Aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik ... 13
2.2.2 Siklus Hidup Sistem Arsip ... 16
2.3 Model Evaluasi Sistem Aplikasi ... 17
2.3.1 PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service) ... 18
2.3.2 International Council on Archives Access to Memory (ICA AtoM) ... 22
2.3.3 Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) ... 24
vi
3.6 Teknik Analisis Data ... 30
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN ... 32
4.1Profil dan Sejarah Singkat Kantor Kementerian Kehutanan Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat ... 32
4.2Evaluasi Aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera Barat berdasarkan PIECES ... 33
4.2.1 Performance ... 34
4.2.2 Information ... 38
4.2.3 Economic ... 40
4.2.4 Control ... 42
4.2.5 Efficiency ... 45
4.2.6 Service ... 48
BAB V KESIMPULAN ... 51
5.1Kesimpulan ... 51
5.2Saran ... 52
DAFTAR PUSTAKA ... 53
