EVALUASI APLIKASI SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK (SKE)
DI BALAI PENGELOLAAN DAERAH ALIRAN SUNGAI
AGAM KUANTAN SUMATERA BARAT
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi
Untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam Bidang
Ilmu Perpustakaan dan Informasi
THARISA OKSEGA PRIMULIN
140723001
DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
LEMBARAN PERSETUJUAN
Judul Skripsi : Evaluasi Aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik di
Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam
Kuantan Sumatera Barat
Oleh : Tharisa Oksega Primulin
NIM : 140723001
Pembimbing I : Ishak, SS., M.Hum.
Tanda Tangan :
Tanggal :
Pembimbing II : Hotlan Siahaan, S.Sos., M.I.Kom.
Tanda Tangan :
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Skripsi : Evaluasi Aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik di
Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam
Kuantan Sumatera Barat
Oleh : Tharisa Oksega Primulin
NIM : 140723001
DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
Ketua : Dr. Irawaty, A. Kahar, M.Pd.
Tanda Tangan :
Tanggal :
FAKULTAS ILMU BUDAYA
Dekan : Dr. Syahron Lubis, M.A.
Tanda Tangan :
PERNYATAAN ORISINALITAS
Karya ini adalah karya orisinalitas dan belum pernah disajikan sebagai suatu tulisan untuk memperoleh suatu klasifikasi tertentu atau dimuat pada media publikasi lain.
Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan mencantumkan tanda kutip.
Medan, Januari 2016 Penulis,
i
ABSTRAK
Tharisa, Oksega Primulin. 2015. Evaluasi Aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik (SKE) di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat. Medan: Departemen Studi Ilmu perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Penelitian ini dilakukan di Kantor Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat. Tujuan dari penelitian adalah untuk mengevaluasi aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik (SKE) di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat apakah sudah efektif dan efisien dan memberikan rekomendasi untuk perbaikan agar aplikasi ini bisa lebih baik.
Metode yang digunakan adalah metode deskriptif kualitatif dengan dokumentasi. Pengumpulan data dilakukan dengan melakukan pengamatan langsung dan mengisi form daftar check-list yang telah dibuat berdasarkan model evaluasi aplikasi sistem PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Eficiency, Service) serta dengan melakukan kajian pustaka terhadap literatur yang terkait dengan evaluasi aplikasi SKE di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat.
Hasil temuan diketahui bahwa Kantor Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat telah menggunakan aplikasi SKE yang terdiri dari beberapa fitur, yaitu: fitur login, tampilan utama, tampilan isi dan logout. Berdasarkan hasil evaluasi terhadap fitur pada aplikasi SKE di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat Sumatera Barat dengan menggunakan daftar check-list yang dibuat berdasarkan model evaluasi sistem informasi PIECES diketahui sudah berjalan dengan baik, karena dari jumlah keseluruhan indikator 19 untuk kategori ada berjumlah 16 dan untuk kategori tidak ada berjumlah 3.
ii
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi berjudul “Evaluasi Aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik di Balai
Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat”. Skripsi ini
disusun sebagai salah satu syarat kelengkapan studi untuk menyelesaikan Program Sarjana Departemen Studi Perpustakaan dan Informasi pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Dalam menyelesaikan skripsi ini, penulis mendapatkan bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, oleh karena itu pada kesempatan ini pertama sekali penulis mengucapkan terima kasih yang sebenar-benarnyakepada Papa dan Mama yang telah memberikan kasih sayang dan perhatian, doa, materil, motivasi dan dukungan sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada Abang saya Alendi dan Kakak saya Debi yang juga telah ikut serta memberikan semangat kepada penulis dalam menyelsaikan skripsi ini.
Penulissan skripsi ini dapat selesai berkat adanya bimbingan, arahan dan bantuan dari berbagai pihak, sebagai rasa hormat perkenakan penulis menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya dengan ketulusan hati kepada:
iii
2. Ibu Dr. Irawaty, A. Kahar, M.Pd selaku Ketua Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi sekaligus dosen yang telah banyak memberikan arahan dan masukan kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
3. Bapak Ishak, S.S., M.Hum selaku Dosen Pembimbing I yang telah menyediakan waktu untuk memberikan bimbingan akademis kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
4. Ibu Hotlan Siahaan S.Sos., M.I.Kom selaku Dosen Pembimbing II yang telah banyak memberikan arahan dan masukan kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
5. Ibu Dra. Eva Rabita, M.Hum selaku Dosen penguji I yang telah memberikan pertanyaan-pertanyaan serta masukan untuk penulisan skripsi ini agar lebih baik.
6. Ibu Himma Dewiyana S.T., M.Hum selaku Dosen penguji II yang telah memberikan pertanyaan-pertanyaan serta masukan untuk penulisan skripsi ini agar lebih baik.
7. Seluruh dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah tulus memberikan pengajaran kepada penulis selama penulis menyelesaikan pendidikan. 8. Seluruh Staff Pegawai di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam
iv
9. Seluruh Staff Pegawai di Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara, khususnya Bang Yudi, terima kasih atas waktunya yang telah membantu dalam memberikan informasi yang dibutuhkan penulis.
10. Semua teman-teman ekstensi angkatan 2014 di Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan dukungan dan masukan kepada penulis. 11. Untuk seluruh teman-teman yang seperantauan (orang Padang) atas
kebersamaannya Windu, Fitri, Putri, Endang, Dibertha, Trifani, Debora dan Grace.
Penulis menyadari masih banyak kesalahan dan kekurangan dalam penulisan skripsi ini. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan penulisan ini. Penulis berharap skripsi ini dapat berguna dan bermanfaat bagi pihak yang membutuhkannya. Akhir kata penulis ucapkan terima kasih.
Medan, Januari 2016 Penulis,
v
2.2.1 Aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik ... 13
2.2.2 Siklus Hidup Sistem Arsip ... 16
2.3.2 International Council on Archives Access to Memory (ICA AtoM) ... 22
2.3.3 Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) ... 24
vi
3.6 Teknik Analisis Data ... 30
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN ... 32
4.1Profil dan Sejarah Singkat Kantor Kementerian Kehutanan Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat ... 32
4.2Evaluasi Aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera Barat berdasarkan PIECES ... 33
4.2.1 Performance ... 34
4.2.2 Information ... 38
4.2.3 Economic ... 40
4.2.4 Control ... 42
4.2.5 Efficiency ... 45
4.2.6 Service ... 48
BAB V KESIMPULAN ... 51
5.1Kesimpulan ... 51
5.2Saran ... 52
DAFTAR PUSTAKA ... 53
vii
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1 Evaluasi Aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan
Performance ... 34 Tabel 4.2 Skala Guttman ... 37 Tabel 4.3 Evaluasi Aplikasi SKE berdasarkan Skala Guttman pada
Performance ... 37 Tabel 4.4 Evaluasi Aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan Information . 38 Tabel 4.5 Evaluasi Aplikasi SKE berdasarkan Skala Guttman pada
Information ... 40 Tabel 4.6 Evaluasi Aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan Economic .... 40 Tabel 4.7 Evaluasi Aplikasi SKE berdasarkan Skala Guttman pada
Economic ... 42 Tabel 4.8 Evaluasi Aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan Control ... 43 Tabel 4.9 Evaluasi Aplikasi SKE berdasarkan Skala Guttman pada
Control ... 45 Tabel 4.10 Evaluasi Aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan Efficiency .... 46 Tabel 4.11 Evaluasi Aplikasi SKE berdasarkan Skala Guttman pada
Efficiency ... 47 Tabel 4.12 Evaluasi Aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan Service ... 48 Tabel 4.13 Evaluasi Aplikasi SKE berdasarkan Skala Guttman pada
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Siklus Hidup Arsip Dinamis ... 10
Gambar 2.2 Siklus Hidup Sistem Arsip ... 16
Gambar 4.1 Halaman Eror ... 36
ix
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Gambar ... 56 Lampiran 2 Pedoman Dokumentasi untuk Mengevaluasi Aplikasi Sistem
Kearsipan Elektronik (SKE) Di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat berdasarkan
PIECES ... 58 Lampiran 3 Hasil Dokumentasi dalam Mengevaluasi Aplikasi Sistem
Kearsipan Elektronik (SKE) Di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat berdasarkan
