ANALISIS SISTEM INFORMASI KIRIMAN TANPA DATA DI POS EXPRESS
PT.POS INDONESIA ( PERSERO ) KANTOR POS BANDUNG 40000
Laporan Kerja Praktek Lapangan
Diajukan untuk memenuhi syarat mata kuliah Kerja Praktek Lapangan Jenjang Strata Satu Program Studi Sistem Informasi
oleh
Selvia Agustina 10508368
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG
KATA PENGANTAR
Asalamualaikum, Wr, Wb
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpah kan Rahmat dan Hidayah- Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Kuliah kerja praktek dengan berjudul “ ANALISIS SISTEM INFORMASI KIRIMAN TANPA DATA DI POS EXPRESS PT POS INDONESIA
KANTOR POS BANDUNG 40000”
Laporan ini diajukan untuk memenuhi salah satu syarat dalam melengkapi program perkuliahan prodi S1 pada jurusan sistem informasi fakultas teknik dan ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia Bandung.
Dalam penulisan ini, penulis menyadari sepenuhnya bahwa laporan ini masih jauh dari kesempurnaan dan masih banyak kekurangannya baik dari segi materi maupun teknis. Sehubungan dengan hal ini penulis mengharapkan saran, serta kritik yang bersifat membangun dari para pembaca.
Penulis tidak dapat melupakan bantuan yang diperoleh dari semua pihak yang telah membantu sehingga terwujudnya laporan ini.Pada kesempatan in Iperkenankanlah penulis menyampaikan rasa terimakasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat :
1. Ir.Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc. Selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.
2. Dr.Arry Akhmad Arman Selaku Dekan Teknik dan Ilmu Komputer, Universitas Komputer Indonesia
4. Deasy Permatasari Selaku Dosen Wali dan Dosen Bimbingan Universitas Komputer Indonesia
5. Bpk Asep Suparman Selaku Manager Pos Express yang telah memberikan data-data yang penulis perlukan untuk Laporan Kuliah Kerja Praktek ini. 6. Bpk. M agus Nugraha Selaku Pembimbing Kerja Praktek di Perusahaan. 7. Ayah dan Ibu yang telah memberikan do’a dan dukungannya kepada
penulis untuk dapat menyelesaikan laporan ini , sehingga laporan ini dapat selesai tepat pada waktunya.
8. Adikku tersayang Selly, Dessy, dan Wisnu
9. Semua teman dekatku “ asri, sinta dan susi “ terimakasih untuk support nya..
10.Rudy Gumilar yang selalu memberikan semangat untuk penulis .Terima kasih atas semuanya.
Semoga Allah SWT membalas budi baik semua pihak yang membantu .pada akhirnya penulis berharap semoga laporan ini dapat bermanfaat khususnya bagi penulis dan umumnya bagi pembaca lainnya.
Bandung, Oktober 2011
DAFTAR ISI
LampiranJudul………i
LampiranPengesahan ………ii
Kata Pengantar………iii
Daftar Isi………iv
DaftarTabel………...v
DaftarGambar……….vi
DaftarSimbol………vii
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang………..1
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah………...3
1.3 Maksud dan Tujuan Batasan Masalah………..3
1.4 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek Lapangan………..4
BAB 11 LANDASAN TEORI 2.1 DefinisiSistem ………..5
2.1.1 Krakteristik Sistem………..6
2.1.2 Klasifikasi Sistem………6
2.2 Pengertian Informasi………..7
2.2.1 Metode pengumpulan data atau informasi……….7
2.3 Pengertian Sistem Informasi………8
2.3.1 Komponen Sistem Informasi ………...8
2.4 Metode Pendekatan dan Metode Pengembangan Sistem………9
2.4.1 Metode Pendekatan Sistem ……….9
2.4.2 Metode Pengembangan Sistem………9
2.4.3 Alat Bantu Analis dan Perancangan………...10
1) Diagram Konteks………...10
2) Diagram DFD………....11
3) Diagram Flowmap……….12
BAB III PROFIL PERUSAHAAN 3.1 Tinjauan umum Perusahaan………...13
3.1.1 Sejarah Perusahaan………...13
3.2 Struktur Organisasi……….15
3.3 Deskripsi Kerja………...16
BAB IV ANALISIS KERJA PRAKTEK 4.1 Analisis Dokumen………..17
4.2 Analisis prosedur yang berjalan……….18
4.2.1 Flowmap………...20
4.2.2 Diagram konteks………...21
4.2.3 Diagram dfd……… 22
4.2.3.1 Diagram dfd level 1………...23
4.2.3.1 Diagram dfd level 2………...24
4.3 Kamus data………24
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan………..27 5.2 Saran………...27
DAFTAR PUSTAKA………29 DAFTAR LAMPIRAN
DaftarTabel
Gambar 1.1 Tebel kegiatan kerja praktek lapangan ………..v
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Karakteristik Sistem ………6 Gambar 3.1 Jaringan Distribusi Pos Express bandung………..14 Gambar 3.2 Struktur Organisasi Pos Express bandung………..15 Gambar 4.1 Diagram Flowmap Sistem Kiriman Tanpa Data………….20 Gambar 4.2 Diagram Konteks Sistem Kiriman Tanpa Data berjalan…21 Gambar 4.3 Diagram Dfd………...22 Gambar 4.4 Dfd Level 1 Sistem Yangberjalan ………..23 Gambar 4.5 Dfd Level 2 Sistem Yang Berjalan………..24
Daftar Simbol Flowmap
No Simbol Nama Keterangan
1 Entitas Menunjukan
komponen-komponen eksternal
2 Dokumen Menunjukan data
pada dokumen
3
DataBase Untuk menyimpan data kedatabase
4
Garis Alur Untuk menunjukan arus proses
5 Proses Untuk memproses
Daftar Simbol Diagram Konteks
No Simbol Nama Keterangan
1 Entitas Menunjukan
komponen-komponen eksternal
2
Proses Mengubah input menjadi output
3 Garis alur Untuk menunjukan
Daftar simbol DFD
No Simbol Nama Keterangan
1
Entitas
Menunjukan
komponen-komponen eksternal
2 Proses Mengubah input
menjadi output
3
Garis alur
Untuk menunjukan arus proses
4
Penyimpanan data Koleksi data yang disimpan di siatem
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1Latar belakang
PT. POS INDONESIA ( PERSERO ) adalah Badan Usaha Milik Negara yang bertujuan untuk turut serta melaksanakan dan menunjang kebijaksanaan & program Pemerintah dibidang ekonomi dan pembangunan Nasional pada umumnya dan pada khususnya dibidang pelayanan jasa pos dan giro bagi masyarakat baik didalam maupun diluar wilayah Indonesia dengan menerapkan prinsip-prinsip perseroan terbatas.
Di Indonesia, potensi pasar jasa pengiriman sangat besar, sejalan dengan semakin intensifnya dinamika bisnis, kebutuhan terhadap jasa pengiriman dokumen dan surat menyurat tentu makin tinggi. Munculnya teknologi pengiriman data secara elektronik memang dapat mengurangi pertumbuhan kebutuhan dokumen, namun aspek legalitas dan keaslian dokumen diperkirakan masih akan bertahan lama.
Akan tetapi, seiring dengan meningkatnya kebutuhan konsumen akan hal pelayanan jasa pengiriman barang, semakin banyak pula jasa pengiriman bisnis swasta seperti Tiki, Pandusiwi, yang akan menyebabkan menurunnya kepercayaan masyarakat terhadap Pos. Berdasarkan penelitian, Pos hanya digunakan oleh konsumen manakala mereka akan mengirimkan dokumen atau barang yang waktunya tidak mendesak, jika waktu mendesak konsumen akan lebih memilih jasa pengiriman barang swasta. Jika situasi tersebut berlangsung terus menerus, maka PT POS Indonesia akan mengalami kerugian yang sangat besar dan akan kehilangan kepercayaan dari masyarakat.
2
layanan POS Express adalah untuk meningkatkan citra (image) perusahaan yang bertujuan untuk membangun kepercayaan pelanggan, untuk merebut pasar atau pelanggan dari pesaing dan meraih peluang pasar baru, memberikan kepastian kepada penerima secara terukur, dan meningkatkan pendapatan perusahaan. Perbedaan layanan POS Express dengan layanan pos biasa terletak pada berat surat atau barang serta fasilitas jaminan yang diberikan sebagai jaminan.
POS Express merupakan layanan kiriman yang cepat, tepat dan terarah dengan Standar Waktu Penyerahan (SWP) hanya satu hari yang dihitung sejak diposkan sampai dengan diantar kepada alamat penerima
Dengan waktu tempuh Waktu Tempuh Kiriman sebagai berikut :
H + 1 : Kiriman sudah diterima oleh pelanggan paling lambat keesokan harinya sejak peneriman dan processing kiriman selesai.
H + 0 : Kiriman sudah diterima pada hari yang sama dengan special rate. Dan dilengkapi fasilitas Jejak Lacak ( Track & Trace ) yaitu Fasilitas IT untuk pemantauan status atau keberadaan kiriman selama dalam processing, transporting dan delivery.
Dan juga di fasilitasi layanan Pick-up Service yaitu Layanan jemputan kiriman dari tempat pengirim dilaksanakan sesuai dengan Kebutuhan pelanggan setiap hari paling lambat jam 16.30 W.I.B.
Dalam melakukan processing di pos ekspress telah di dukungnya suatu aplikasi untuk mendukung suatu proses kelancaran operasional pengerjaan kiriman data koporat yaitu kiriman tanpa data, proses entri/inserting data kiriman dari Mitra yang mengeposkan kiriman yang tidak dengan file data teks. Data teks dari mitra harus berupa teks files dengan konfigurasi data fixed length (panjang tiap elemen data untuk setiap record sama) atau menggunakan separator (tiap elemen data dipisahkan oleh sebuah karakter tertentu).
Berdasarkan latar belakang diatas maka penulis mengambil judul
“ANALISIS SISTEM INFORMASI KIRIMAN TANPA DATA DI POS
EXPRESS PT POS INDONESIA ( PERSERO ) KANTOR POS BANDUNG
3
1.2Identifikasi dan Rumusan Masalah
a Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas maka identifikasi masalah adalah sebagai berikut :
1. Proses entri atau inserting data kiriman dari Mitra yang
mengeposkan kiriman yang tidak disertai dengan file data teks. 2. Pengentrian data berdasarkan data kiriman surat yaitu identitas
yang tercantum dalam surat. b Rumusan Masalah
Berdasarkan identifikasi masalah di atas maka berikut adalah rumusan masalah :
1. Bagaimana sistem informasi kiriman tanpa data yang sedang berjalan di Pos Express PT Pos Indonesia ( PERSERO ) Kantor Pos Bandung 40000
2. Seberapa besar peranan sistem informasi kiriman tanpa data dalam meningkatkan kelancaran pekerjaan kolekting.
1.3Maksud dan Tujuan
1. Untuk mengetahui sistem informasi kiriman tanpa data yang sedang berjalan di poss ekspress
2. .Untuk mengetahui seberapa besar peranan sistem informasi dalam meningkatkan kelancaran pekerjaan kolekting.
1.4Batasan Masalah
4
1.5Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan
Kerja Praktek dilaksanakan pada Kantor Pos Bandung 40000 yang berlokasi di jl Asia Afrika no 49 Bandung
Sedangkan lamanya kerja praktek dilaksanakan selama 1 bulan yang di mulai pada tanggal 4 juli 2011 sampai dengan 4 agustus 2011.Adapun hari efektif pada Kantor Pos Bandung 40000 adalah 6 ( enam ) hari kerja yaitu dari hari senin sampai hari sabtu. Untuk lebih jelas nya dapat dilihat table dibawah ini:
Tabel 1.1
Tabel Pelaksanaan Kerja Praktek
No Hari Jam Kerja 1 Istirahat Jam KerjaII
1 Senin- jum’at 08.00 WIB 12.00 WIB 14.00-21.00 WIB
5
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1Definisi Sistem
Sistem adalah kumpulan atau group atau komponen apapun baik phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu.
Pengertian sistem menurut beberapa ahli :
Menurut LUDWIG VON BARTALANFY
“Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatuantar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.”
Menurut ANATOL RAPOROT
“Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungansatu sama lain”
Menurut L. ACKOF
“Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satusama lainnya.”
Syarat-Syarat Sistem :
1. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan masalah. 2. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan. 3. Adanya hubungan diantara elemen sistem.
6
2.1.1 Karaktaristik Sistem
Karakteristik system dapatlah digambarkan sebagai berikut :
Gambar 2.1 karakteristik siatem
2.1.2 Klasifikasi Sistem
Karena sistem bersifat umum, maka ada baiknya untuk memahami berbagai konsep kategori sistem melalui identifikasi terhadap sistem yang dimaksud untuk menyajikan perilaku dan karakteristiknya.
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract sistem)
dan sistem fisik (Physical sistem).
Sistem abstrak adalah suatu susunan yang teratur dari gagasan atau konsep yang saling bergantung satu sama lain. Sedangkan sistem fisik adalah kumpulan eleme-elemen yang beroperasi secara bersama-sama untuk mencapai tujuannya.
D
Input Out Put
Bat as sist em
C A
B
Sub Sist em Lingkungan ekst ernal
Hirarki Sist em
Hubungan Sist em ( int erface )
7
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan buatan
Sistem alamiah adalah sistem yang telah terbentuk dengan sendirinya yang dapat ditemui di alam bebas. Sistem buatan adalah sistem yang diciptakan dan dilandaskan dengan tujuan tertentu.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem terbuka dan tertutup
Sistem terbuka adalah sistem yang mampu berinteraksi dengan lingkungan dimana dimungkinkan adanya pertukaran materi, energy, maupun informasi dengan lingkungannya. Sistem tertutup didefinisikan sebagai sistem yang tidak mempunyai relasi atau interaksi terhadap lingkungannya.
4. Sistem permanen dan sementara
Semua sistem yang berlaku untuk rentang waktu yang cukup panjang dibandingakan dengan kegiatan manusia dalam sistem tersebut dapat digolongkan sebagai sistem permanen. Sedangkan sistem yang bersifat sementara diadakan untuk jangka waktu tertentu saja dan sesudahnya bisa dihapuskan/dimodifikasi.
2.2 Pengertian Informasi
Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Data adalah : kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian–kejadian dan kesatuan yang nyata. Atau data adalah : representasi dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, mahasiswa, pelanggan), hewan, peristiwa, konsep, keadaan dll, yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.
2.2.1 Metode pengumpulan data / Informasi
1. Pengamatan langsung 2. Wawancara
8
1.2.2 Kebutuhan informasi didasarkan pada :
1. Kegiatan bisnis yang semakin komplek.
2. Kemampuan komputer yang semakin meningkat.Output komputer berupa informasi dapat digunakan oleh manager, non manager ataupun perorangan dalam suatu perusahaan.
2.3 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien.
2.3.1 Komponen Sistem Informasi
a. Hardware
Terdiri dari komputer, periferal (printer) dan jaringan. b Software
kumpulan dari perintah/fungsi yang ditulis dengan aturan tertentu untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas tertentu. Software dapat
digolongkan menjadi Sistem Operasi (Windows 95 dan NT), Aplikasi (Akuntansi), Utilitas (Anti Virus, Speed Disk), serta Bahasa (3 GL dan 4 GL). c. Data
Merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi.
d. Prosedur
9
2.4 Metode Pendekatan Dan Metode Pengembangan Sistem
2.4.1 Metode Pendekatan Sistem
1. Pemecahan Masalah
Masalah merupakan suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar biasa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberikan respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya. Oleh karena itu masalah penting untuk dipecahkan. Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan. Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut.
2. Pendekatan Sistem
Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang professor filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunya 1910 diidentifikasi ada 3 seri penilaian dalam memecahkan suatu kontroversi yang memadai
2.4.2 Metode Pengembangan Sistem
10
2.4.3 Alat Bantu Analisis dan Perancangan
1. Diagram Konteks
Diagram konteks disebut juga model konteks, merupakan tingkat tertinggi dari diagram aliran data, dalam diagram konteks menggambarkan batasan sistemsebagai suatu lingkaran dengan dikelilingi oleh entitasentitas luar/external entity.
Context Diagram merupakan tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan. Proses tersebut diberi nomor nol. Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran data-aliran data utama menuju dan dari sistem.
Diagram tersebut tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan, begitu entitas-entitas eksternal serta aliran data-aliran daa menuju dan dari sistem diketahui penganalisis dari wawancara dengan user dan sebagai hasil analisis dokumen. Context diagram menggaris bawahi sejumlah karakteristik penting dari suatu sistem:
Kelompok pemakai, organisasi, atau sistem lain dimana sistem kita melakukan komunikasi yang disebut juga sebagai terminator. Data dimana sistem kita menerima dari lingkungan dan harus
diproses dengan cara tertentu.
Data yang dihasilkan sistem kita dan diberikan ke dunia luar. Penyimpanan data yang digunakan secara bersama antara sistem
kita dengan terminator. Data ini dibuat oleh sistem dan digunakan oleh lingkungan atau sebaliknya dibuat oleh lingkungan dan digunakan oleh sistem kita.
Batasan antara sistem kita dan lingkungan.
11
perusahaan yang dalam hal ini mewakili proses yang dilakukan keseluruhan organisasi.
Terminator ditunjukkan dalam bentuk persegi panjang dan berkomunikasi langsung dengan sistem melalui aliran data atau penyimpanan eksternal Antar terminator tidak diperbolehkan komunikasi langsung. Pada kenyataannya hubungan antar terminator dilakukan, tetapi secara definitif karena terminator adalah bagian dari lingkungan, maka tidak relevan jika dibahas dalam context diagram.
2. Daigram DFD
Data Flow Diagram merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan system yang terstruktur (structured analysis and design). DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu system yang telah ada/system baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. Untuk mewakili arus data dalam suatu system digunakan notasi atau symbol sehingga membantu dalam komunikasi dengan pemakai system untuk memahami system secara logika. Beberapa symbol yang digunakan dalam DFD :
a. External Entity (kesatuan luar) atau Boundary (Batas Sistem)
Setiap system mempunyai batas system (Boundary) yang memisahkan suatu system lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input-input dan menghasilkan output kepada lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan di lingkungan luar system yang dapat berupa orang, organisasi atau system lainnya yang akan memberikan input atau menerima output dari system.
b. Data Flow (arus data)
12
c. Process (proses)
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau computer dari hasil dari suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Suatu proses data dianjurkan dengan symbol lingkaran.
d Data Store (simpanan data)
Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau database di system computer. Simpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis Horizontal parallel.
3. Flowmap
13
BAB III
PROFIL PERUSAHAAN
3.1 TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN 3.1.1 Sejarah Perusahaan
Pada tanggal 30 Juni 2003 telah didirikan POS Express, yang memiliki layanan pengiriman dokumen atau surat dan paket barang maksimal 1 hari tiba di alamat tujuan dengan harga kompetitif. Maksud diadakan layanan POS Express adalah untuk meningkatkan citra (image) perusahaan yang bertujuan untuk membangun kepercayaan pelanggan, untuk merebut pasar atau pelanggan dari pesaing dan meraih peluang pasar baru, memberikan kepastian kepada penerima secara terukur, dan meningkatkan pendapatan perusahaan. Perbedaan layanan POS Express dengan layanan pos biasa terletak pada berat surat atau barang serta fasilitas jaminan yang diberikan sebagai jaminan.
POS Express merupakan layanan kiriman yang cepat, tepat dan terarah dengan Standar Waktu Penyerahan (SWP) hanya satu hari yang dihitung sejak diposkan sampai dengan diantar kepada alamat penerima
Dengan waktu tempuh Waktu Tempuh Kiriman
H + 1 : Kiriman sudah diterima oleh pelanggan paling lamba o keesokan
harinya sejak peneriman dan processing kiriman selesai. H + 0 : Kiriman sudah diterima pada hari yang sama dengan special rate.
14
Jaringan distribusi Pos express Bandung
15
3.2 STRUKTUR ORGANISASI
16
3.3 Deskripsi kerja
Manajer Pos express, bertugas sebagai pimpinan tugas karyawan pos express dan bertanggung jawab atas tugas-tugas tersebut dan memenage semua kegiatan pos express Ass Manajer ADM dan pelayanan, bertugas mengawasi tugas staf praposting dan staf
custumer care administrasi , Staff Loket & Reporting Staff Administrasi Retur
Ass.Man.Pengolahan, betugas mengawasi pelaksanan dan pengendalian langsung terhadap proses prosesing
Koord.Processing Korporat, bertugas sebagai mengatur dan mengawasi tugas staff entry & processing corporate
Koord.Processing Ritel, bertugas sebagai mengatur dan mengawasi tugas staff processing ritel.
Staff processing ritel, bertugas sebagai administrasi proses ritel.
Koord.Pickup & Transporting, bertugas sebagai mengatur jadwal pickup ke pihak perusahaan atau mitra yang telah terikat kerja, mengatur pembiayaan transporting pickup Staff Pickup Service & Transporting, bertugas sebagai penjemputan surat atau dokumen
17
BAB IV
ANALISIS KERJA PRAKTEK LAPANGAN
4.1 Analisis Dokumen
1. Data Kiriman
Nama Dokumen : identitas surat
Sumber : Mitra
Rangkap : 1 (satu)
Keterangan : identitas surat untuk di entri didatabase Elemen : nama penerima, alamat ,kode pos, no barcode
2. Laporan Resi
Nama Dokumen : Bukti resi
Sumber : kolekting
Rangkap : 1 ( satu )
Keterangan : Digunakan sebagai bukti surat yang akan di kirim
Elemen : nama penerima , alamat penerima, kode pos , bukti no resi
3. Laporan Bulanan
Nama Dokumen : Laporan Bulanan
Sumber : Kolekting
Rangkap : 2 ( dua )
Keterangan : Digunakan sebagai bukti Laporan Bulanan untuk maneger
18
4.2 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan
Prosedur kiriman tanpa data yang sedang berjalan di Pos ekpress adalah sebagai berikut :
Prosedur Kiriman Tanpa Data
1. Mitra memberikan data kiriman surat yang akan di kirim ke kota tujuan 2. Kolekting mengentri data kiriman ke database
Langkah-langkah entry data kiriman tanpa data :
Menentukan Konfigrasi Data
1. Tandai CheckBox Input Alamat, jika akan menginputkan alamat penerima.
2. Tandai CheckBox Input Bea Kiriman, jika akan menginputkan bea kiriman.
3. Tandai CheckBox Inout Berat Kiriman, jika akan menginputkan Berat Kiriman
Menentukan Informasi Pelanggan/Mitra
1. Pilih Nama Mitra. 2. Pilih Nomor PKS Mitra.
3. Pilih Nama Produk untuk mitra bertalian. 4. Pilih Besar Bea Kiriman.
5. Isi No.Pengeposan/Cycle Code, kemudian tekan ENTER.
Entri Data Kiriman
1. Entri Nomor Barcode awal, sesuai dengan nomor barcode untuk resi awal pencetakan.
2. Pilih Kantor Tujuan.
19
4. Isi Berat Kiriman, pengisian ini juga tergantung dari setting konfigurasi data.
5. Isi Nama Penerima.
6. Isi Alamat Penerima, pengisian ini juga tergantung dari setting konfigurasi data.
7. Secara otomatis kota tujuan kiriman sudah terisi, meskipun pengguna masih dimungkinkan untuk mengisi kota tujuan penerima.
8. Isi Kodepos, tekan tombol ENTER
9. Selanjutnya secara otomatis aplikasi akan merekam ke Database.
3. Melakukan pencetakan resi ke printer.
20
4.2.1 Flowmap
[image:34.595.111.481.126.735.2]MITRA KOLEKTING MANAJER
Gambar 4.1 Diagram Flowmap Sistem Kiriman Tanpa Data Ent ry dat a
kirim an
dat a base
Cet ak resi
Cet ak laporan Bulanan
a
Dat a kirim an Dat a kirim an
Bukt i resi
Laporan bulanan
Laporan bulanan a
21
Keterangan
a : Arsip Pembukuan
4.2.2 Diagram Konteks
[image:35.595.113.579.261.410.2]Diagram konteks kiriman tanpa data yang sedang berjalan di pos express kantor pos bandung 40000
22
4.2.3 Diagram DFD
DFD kiriman tanpa data yang sedang berjalan di pos express kantor pos bandung 400000
Mitra
Data kiriman
1 Entry data
Data kiriman
2 Cetak laporan bulanan
[image:36.595.120.497.183.501.2]Laporan bulanan Manager
23
4.2.3.1DFD LEVEL 1
DFD level 1 kiriman tanpa data yang sedang berjalan di pos express kantor pos bandung 40000
mitra
1. Menentukan konfigurasi data
1.2 Menentukan
informasi pelanggan
1.3 Scan barkode
Data kiriman
Gambar 4.4 DFD level 1 Sistem Yang Berjalan
24
4.2.3.2 DFD LEVEL 2
DFD level 2 kiriman tanpa data yang sedang berjalan di pos express kantor pos bandung 40000
DATA KIRIMAN CETAK LAPORAN 2.1
BULANAN
Laporan bulanan manager
Gambar 4.5 DFD Level 2 Sistem Kiriman Tanpa Data Yang Berjalan
4.3 Kamus Data
Kamus data adalah kumpulan elemen-elemen atau simbol-simbol yang digunakan untuk membantu dalam penggambaran atau pengidentifikasian setiap field atau file didalam sistem. Berikut ini adalah kamus data dari sistem informasi kiriman tanpa data di pos express PT Pos Indonesia ( PERSERO ) Kantor Pos Bandung 40000 yang berjalan :
1. Nama Arus Data : Data kiriman
Alias : data_surat
25
2 Nama Arus Data : konfigurasi_data
Alias : -
Arus Data : proses 2, proses2-F_data kiriman -proses
Deskripsi :berisikan keterangan untuk mengkonfigurasi data surat
Struktur Data :alamat penerima, bea kiriman, dan berat kiriman.
3 Nama Arus : informasi pelanggan atau mitra
Alias : Data Mitra
Arus Data :proses 2, proses 2- F_data kirimanproses Deskripsi :berisiskan data mitra atau data pelanggan
Struktur Data :nama mitra, nomor PKS mitra, nama produk , bea kiriman no pengeposan
4 Nama Arus Data : Data entri
Alias : data mitra dan data surat
Arus Data : proses 2, proses 2-F_data kiriman proses
Deskripsi : berisikan identitas mitra serta identitas surat Struktur Data : nomor barcode , kantor tujuan, bea/item, berat
kiriman, nama penerima, alamat penerima, kodepos, kota tujuan
5. Nama Arus : Data Lapor Bulanan
Alias : -
Arus Data : proses 3, proses 3-F_Data kiriman proses Deskripsi : berisikan identitas mitra untuk pegangan data
manager
26
27
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Dari uraian di atas yang telah dibahas oleh penulis pada pokok bahasan diatas dapat diambil beberapa kesimpulan tentang merupakan kelebihan dan kekurangan dari sistem informasi kiriman tanpa data adalah :
1. Sistem kiriman tanpa data membantu mitra yang mengeposkan kiriman tidak dengan file data teks.
2. Pengentrian data dilakukan secara manual yaitu dengan menginputkan identitas surat dengan satu persatu sehingga memperlambat pengiriman surat ke alamat yang dituju.
3. Sistem informasi kiriman tanpa data sudah berjalan dengan baik data yang di entri telah tersimpan di database sehingga data menjadi lebih aman.sehingga mitra sewaktu-waktu meminta data file teks nya sudah tersedia di database
4. Pada bagian proses entri pengisisan kode pos masih dilakukan penginputan kode pos dari keyboard.
4.2 Saran
Pada dasarnya sistem informasi kiriman tanpa data di Pos Express penulis rasa sudah baik, tetapi proses penginputan data kiriman masih dilaksanakan secara manual sehingga memperlambat kinerja kolekting dalam mengentri data .
28
Perkembangan sistem entri kiriman tanpa data dengan menscan kode pos melalui alat scan, sehingga otomatis kode pos akan terinput sendiri kedatabase, seperti contoh dibawah ini :
Scan kode pos tepat pada kode pos yang akan dituju :
40000 Bandung
40111 Sumur Bandung
40264 Kecamatan Lengkong
29
DAFTAR PUSTAKA
w w w .posindonesia.co.id/
ht t p:/ / w w w .sist em inform asiperpust akaan.com
