Pengaruh Karakteristik Dan Kompetensi Perekam Medis Terhadap Waktu Tunggu Pasien Pada Pelayanan Rekam Medis Rawat Jalan Di Rumah Sakit Umum Dr. Pirngadi Medan Tahun 2008

(1)

Suarni Asmuni : Pengaruh Karakteristik Dan Kompetensi Perekam Medis T erhadap W aktu Tunggu Pas ien Pada P e l a y a n a n R e k a m M e d i s R a w a t J a l a n Di Rumah Sakit Umum Dr. Pirngadi Medan Tahun 2008, 2009.

DI RUMAH SAKIT UMUM DR. PIRNGADI MEDAN TAHUN 2008

T E S I S

Oleh

SUARNI ASMUNI

067012057/AKK

SEKOLAH PASCASARJANA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

(2)

DI RUMAH SAKIT UMUM DR. PIRNGADI MEDAN TAHUN 2008

T E S I S

Untuk Memperoleh Gelar Magister Kesehatan (M.Kes) dalam Program Studi Administrasi dan Kebijakan Kesehatan

Konsentrasi Administrasi dan Kebijakan Kesehatan pada Sekolah Pascasarjana Universitas Sumatera Utara

Oleh

SUARNI ASMUNI

067012057/AKK

SEKOLAH PASCASARJANA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

(3)

PIRNGADI MEDAN TAHUN 2008 Nama Mahasiswa : Suarni Asmuni

Nomor Pokok : 067012057

Program Studi : Administrasi dan Kebijakan Kesehatan Konsentrasi : Administrasi dan Kebijakan Kesehatan

Menyetujui Komisi Pembimbing:

(Prof. dr. Aman Nasution, MPH) (Drs. Abdul Jalil A.A., M.Kes)

Ketua Anggota

Ketua Program Studi, Direktur,

(Dr. Drs. Surya Utama, MS) (Prof. Dr. Ir. T. Chairun Nisa B., MSc)

(4)

PANITIA PENGUJI TESIS

Ketua : Prof. dr. Aman Nasution, MPH

Anggota : 1. Drs. Abdul Jalil A.A., M.Kes

2. Prof. Dr. Ida Yustina, MSi

(5)

MEDIS TERHADAP WAKTU TUNGGU PASIEN PADA PE LAY AN AN R EK AM MED IS R AW AT JALAN

DI RUMAH SAKIT UMUM DR. PIRNGADI MEDAN TAHUN 2008

T E S I S

Dengan ini saya menyatakan bahwa dalam tesis ini tidak terdapat karya yang pernah

diajukan untuk memperoleh gelar kesarjanaan di suatu perguruan tinggi, dan

sepanjang pengetahuan saya juga tidak terdapat karya atau pendapat yang pernah

ditulis atau diterbitkan oleh orang lain, kecuali yang secara tertulis diacu dalam

naskah ini dan disebutkan dalam daftar pustaka.

Medan, Februari 2009

(6)

78 Salah satu bentuk pelayanan administrasi di rumah sakit adalah pelayanan rekam medis. Penyelenggaraan rekam medis dituntut untuk memberikan pelayanan yang prima untuk menciptakan kepuasan pada pasiennya terutama dengan waktu tunggu yang singkat. Salah satu masalah di rekam medis RSU Pirngadi Medan adalah lambatnya waktu tunggu pelayanan rekam medis rawat jalan, yang diduga disebabkan oleh kinerja perekam medis yang belum sesuai dengan kompetensi perekam medis.

Jenis penelitian ini survei analitik dengan tipe explanatory research yang bertujuan menganalisis pengaruh karakteristik individu dan kompetensi perekam medis terhadap waktu tunggu pasien pada pelayanan rekam medis rawat jalan. Populasi penelitian sebanyak 45 orang, sampel dipilih sebanyak 32 orang di bagian TPP, rak file, dan pengiriman karena berhubungan langsung dengan pasien, sedangkan 13 orang lainnya bagian analisa. Data dianalisis dengan menggunakan uji statistik yaitu analisis univariat, analisis bivariat dengan uji statistik Chi-Square, analisis multivariat dengan uji regresi logistik.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa variabel yang berpengaruh signifikan terhadap waktu tunggu yaitu masa kerja, keterampilan, dan kerjasama kelompok, sedangkan variabel yang tidak berpengaruh yaitu umur, pendidikan, pengetahuan, dan komunikasi. Variabel paling dominan pengaruhnya terhadap waktu tunggu pasien di Subbidang Rekam Medis Rumah Sakit Umum dr. Pirngadi Medan adalah kerjasama kelompok (B=2,899). Variabel independen dalam penelitian ini dapat memprediksi waktu tunggu pasien sebesar 84,4%.

Disarankan pada Direktur RSU dr. Pirngadi Medan untuk meningkatkan sistem komputerisasi, pengembangan SDM, menambah tenaga pengawas, dan melengkapi sarana dan prasarana secara bertahap. Diharapkan pada Kepala Bidang Perencanaan dan Rekam Medis agar meningkatkan kerjasama kelompok internal dan eksternal yakni terhadap bidang terkait, menyeleksi perekam medis untuk mengikuti diklat. Disarankan Kepala Subbidang Perekam Medis melakukan pengawasan melekat, dan mengadakan evaluasi secara berkala kepada perekam medis.

(7)

ABSTRACT

One of the administrative services in hospital is medical record. The management of medical record is expected to give the best service to make the patient’s satisfaction, especially with response-time. One of the problems at medical record installation of dr. Pirngadi Medan Hospital is the length of response-time on out-patient, which assumed caused by the performance’s of medical record personnel that have not been accordance with the competence of medical record personnel.

This explanatory survey is aimed to analyze the influence of individual characteristics and the competence of medical record personnel patient’s response-time at medical record service for the out-patient. The populations for this study are 45 officials, with 32 samples were selected from TPP (Tempat Penerimaan Pasien), file rack, and expedition unit as they make direct contact with the patients, while other 13 samples took from analysis unit. The data were analyzed by using statistical test through univariate analysis; bivariate analysis with statistical Chi-square test; multivariate analysis with logistic regression test.

The result of the study shows that the variables which have influences significantly on response-time are work experience, skill and teamwork, while the variables which have no influences are age, education, knowledge, and communication. The variable which has dominant influences on patient response-time is teamwork (B=2.899). Independent variable in this study can predict the patient’s response-time as 84,4%.

It is suggested to the director of dr. Pirngadi Medan Hospital to improve the computerized system, to develop the human resources, to add supervision personnel, and to add the tools and infrastructure gradually. It is expected that the Head of Planning and Medical Record Unit to improve the internal cooperation and also external units which have relation to Medical Record Unit, to select medical record personnel in order to train them. It is also suggested to the Head of Medical Record Personnel Sub-Unit to implement the supervision tightly, and makes evaluation periodically to medical record personnel.

(8)

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan rahmat serta

hidayahNya sehingga dengan izinNya penulis dapat menyelesaikan tesis ini dengan

judul : “Pengaruh Karakteristik dan Kompetensi Perekam Medis Terhadap

Waktu Tunggu Pasien Pada Pelayanan Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah

Sakit Umum dr Pirngadi Medan Tahun 2008”.

Tesis ini merupakan salah satu persyaratan akademik untuk menyelesaikan

pendidikan Program Studi Administrasi dan Kebijakan Kesehatan Konsentrasi

Administrasi dan Kebijakan Kesehatan Sekolah Pascasarjana Universitas Sumatera

Utara.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan tesis ini banyak

kekurangan-kekurangan, namun demikian penulis menyadari bahwa penulisan ini tidak dapat

terlaksana dengan baik tanpa bantuan dan kerja sama dari berbagai pihak. Oleh

karena itu pada kesempatan ini penulis menyampaikan banyak terima kasih yang

tidak terhingga kepada: Prof. dr. Aman Nasution, MPH, selaku Ketua Komisi

Pembimbing dan Drs. Abdul Jalil A.A., M.Kes, selaku Pembimbing Kedua, yang

penuh perhatian, kesabaran dan ketelitian dalam memberikan bimbingan, arahan,

petunjuk sepenuhnya, sehingga sampai selesainya penulisan tesis ini.

Tak lupa juga penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya

(9)

Bapak Prof. Chairuddin P. Lubis, DTM&H, Sp.A(K), sebagai Rektor

Universitas Sumatera Utara.

Ibu Prof. Dr. Ir. T. Chairun Nisa B, MSc, Direktur Sekolah Pascasarjana

Universitas Sumatera Utara Medan yang memberikan izin penulisan tesis ini.

Bapak Dr. Drs. Surya Utama, MS, Ketua Program Studi Administrasi dan

Kebijakan Kesehatan Sekolah Pascasarjana Universitas Sumatera Utara.

Ibu Prof. Dr. Dra. Ida Yustina, M.Si, Sekretaris Program Studi Administrasi

dan Kebijakan Kesehatan Sekolah Pascasarjana Universitas Sumatera Utara sekaligus

sebagai Komisi Penguji Tesis ini.

Bapak dr. Fauzi, SKM, sebagai Komisi Penguji atau Pembanding yang telah

banyak memberikan arahan dan masukan demi kesempurnaan penulisan tesis ini.

Bapak dr. Sjahrial R. Anas, MHA, yang telah berkenan memberikan

kesempatan kepada penulis untuk melanjutkan pendidikan dan sekaligus memberikan

izin belajar pada Sekolah Pascasarjana Universitas Sumatera Utara.

Seluruh staf pengajar Program Studi Administrasi Kebijakan Kesehatan

Sekolah Pascasarjana Universitas Sumatera Utara, yang telah memberikan ilmu

pengetahuan yang sangat berarti selama penulis mengikuti pendidikan.

Ucapan terima kasih yang tulus dan ikhlas kepada suami tercinta (Suardinata)

(10)

selalu memberikan dorongan moril serta do’a kepada penulis untuk menyelesaikan

pendidikan ini.

Akhirnya penulis menyadari atas segala keterbatasan, untuk itu saran dan

kritik yang membangun sangat penulis harapkan demi kesempurnaan tesis ini dengan

harapan, semoga tesis ini bermanfaat bagi pengambil kebijakan di bidang kesehatan,

dan pengembangan ilmu pengetahuan bagi penelitian selanjutnya.

Medan, Februari 2009

Penulis,

(11)

RIWAYAT HIDUP

Suarni Asmuni, lahir pada tanggal 12 Juni tahun 1958 di Kota Binjai Propinsi

Sumatera Utara, anak pertama dari tiga bersaudara dari pasangan Alm. Asmuni S. dan

Almh. Sunarsih.

Pendidikan formal penulis, dimulai dari Sekolah Dasar Negeri (SDN)

Perkebunan Besilam Bukit Lambasa selesai tahun 1972, Sekolah Menengah Pertama

Negeri (SMPN) II Binjai selesai tahun 1975, Sekolah Pengatur Rawat Atas (SPRA)

Pematang Siantar selesai tahun 1979, Pendidikan Bidan Swadaya (D-I) Sari Mutiara

Medan selesai tahun 1995, Akademi Keperawatan Depkes RI (D-III) Medan selesai

tahun 1998, Program Perawat Pendidik Jurusan Maternitas (D-IV Perawat Pendidik)

selesai tahun 2001, Memasuki Sekolah Pascasarjana USU Program Studi

Administrasi Kebijakan Kesehatan sejak tahun 2006.

Menjadi Calon Pegawai Negeri Sipil tahun 1981 dan diangkat menjadi

Pegawai Negeri Sipil tahun 1982 dengan jabatan sebagai staf perawat pelaksana di

bagian Ilmu Kesehatan Anak RSU dr. Pirngadi Medan. Sejak tahun 1990 sampai

dengan tahun 1999 bekerja di Bagian Instalasi Gawat Darurat RSU dr. Pirngadi

Medan. Pada tahun 2000 sampai dengan tahun 2001 menjabat sebagai Kepala

Keperawatan Instalasi III (Anak dan Kebidanan). Pada tahun 2002 sampai saat ini,

(12)

Menikah pada tanggal 10 Oktober 1980 dengan Suardinata pasangan

H.Hasan dan Almh. Hj.Kasiani, hingga saat ini dikaruniai anak sebanyak 3 orang (2

perempuan, 1 laki-laki). Anak yang pertama bernama dr. Diana Santy, kedua Nandar

(13)

Suarni Asmuni : Pengaruh Karakteristik Dan Kompetensi Perekam Medis T erhadap W aktu Tunggu Pas ien

3.5. Variabel dan Definisi Operasional ... 47

3.6. Metode Pengukuran ... 49

3.7. Metode Analisa Data ... 51

BAB 4 HASIL PENELITIAN ... 54

4.1. Deskripsi Rumah Sakit Umum dr. Pirngadi Medan ... 54

4.2. Analisa Univariat ... 59

4.3. Analisa Bivariat ... 72

(14)

BAB 5 PEMBAHASAN ... 78

5.1. Waktu Tunggu ... 78

5.2. Pengaruh Karakteristik Terhadap Waktu Tunggu Pasien ... 81

5.3. Pengaruh Kompetensi Perekam Medis Terhadap Waktu Tunggu Pasien ... 83

BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN ... 93

6.1. Kesimpulan ... 93

6.2. Saran ... 94

(15)

DAFTAR TABEL

Nomor Judul Halaman

3.1. Metode Pengukuran Terhadap Variabel Independen ... 50

3.2. Metode Pengukuran Terhadap Variabel Independen ... 51

4.1. Distribusi Karakteristik Responden di Subbidang Rekam Medis

Rumah Sakit Umum dr. Pirngadi Medan Tahun 2008 ... 59

4.2. Distribusi Jawaban Responden Pada Pertanyaan Pengetahuan di Subbidang Rekam Medis Rumah Sakit Umum dr. Pirngadi

Medan Tahun 2008 ... 62

4.3. Distribusi Responden Berdasarkan Pengetahuan di Subbidang Rekam Medis Rumah Sakit Umum dr. Pirngadi Medan Tahun

2008 ... 62

4.4. Distribusi Kegiatan Responden Berdasarkan Waktu di Subbidang Rekam Medis Rumah Sakit Umum dr. Pirngadi Medan Tahun

2008 ... 64

4.5. Distribusi Responden Berdasarkan Keterampilan di Subbidang Rekam Medis Rumah Sakit Umum dr. Pirngadi Medan Tahun

2008 ... 64

4.6. Distribusi Responden Jawaban Responden Pada Pertanyaan

Komunikasi di Subbidang Rekam Medis Rumah Sakit Umum

dr. Pirngadi Medan Tahun 2008 ... 66

4.7. Distribusi Responden Berdasarkan Komunikasi di Subbidang Rekam Medis Rumah Sakit Umum dr. Pirngadi Medan Tahun

2008 ... 67

4.8. Distribusi Jawaban Responden Pada Pertanyaan Kerjasama

Kelompok di Subbidang Rekam Medis Rumah Sakit Umum dr.

Pirngadi Medan Tahun 2008 ... 69

4.9. Distribusi Responden Berdasarkan Kerjasama Kelompok di

(16)

Medan Tahun 2008 ... 69 4.10. Statistik Deskriptif Waktu Tunggu Pasien di Subbidang Rekam

Medis Rumah Sakit Umum dr. Pirngadi Medan Tahun 2008 ... 71

4.11. Distribusi Responden Berdasarkan Waktu Tunggu di

Subbidang Rekam Medis Rumah Sakit Umum dr. Pirngadi

4.12. Pengaruh Karakteristik Perekam Medis Terhadap Waktu

Tunggu Pasien Pada Pelayanan Rekam Medis Rawat Jalan di Subbidang Rekam Medis Rumah Sakit Umum dr. Pirngadi

4.13. Pengaruh Kompetensi Perekam Medis Terhadap Waktu

Tunggu Pasien Pada Pelayanan Rekam Medis Rawat Jalan di Subbidang Rekam Medis Rumah Sakit Umum dr. Pirngadi

4.14. Hasil Uji Regresi Logistik (Multivariat) Tahap Pertama

Pengaruh Karakteristik Perekam Medis dan Kompetensi

Perekam Medis Terhadap Waktu Tunggu Pasien ... 75

4.15. Hasil Uji Regresi Logistik (Multivariat) Tahap Kedua

(17)

DAFTAR GAMBAR

Nomor Judul Halaman

2.1. Alur Pasien Rawat Jalan dan Rawat Inap Badan Pelayanan

Kesehatan Rumah Sakit Umum dr. Pirngadi Medan ... 29

(18)

DAFTAR LAMPIRAN

Nomor Judul Halaman

1 Lembar Kuesioner Penelitian ... 100

2 Hasil Ujicoba Kuesioner ... 108

3. Hasil Uji Validitas Reliabilitas Instrumen ... 109

4. Master Data Penelitian : Karakteristik dan Kompetensi

Perekam Medis ... 114

5. Master Data Penelitian : Waktu Tunggu ... 116

6. Output SPSS : Tabel tunggal, tabel silang, regresi logistik. ... 117

7. Surat Permohonan Izin Uji Kuesioner dari Sekolah

Pascasarjana Universitas Sumatera Utara ... 136

8. Surat Permohonan Izin Uji Kuesioner dari Rumah Sakit

Umum Pusat H. Adam Malik Medan ... 137

9. Surat Izin Penelitian dari Sekolah Pascasarjana Universitas

Sumatera Utara ... 138

(19)

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang

Rumah sakit sebagai salah satu fasilitas pelayanan kesehatan memiliki peran

yang sangat strategis dalam upaya mempercepat peningkatan derajat kesehatan

masyarakat Indonesia. Peran tersebut pada dewasa ini makin menonjol mengingat

timbulnya perubahan-perubahan epidemiologi penyakit, perubahan struktur

demografis, perkembangan IPTEK, perubahan struktur sosio-ekonomi masyarakat

dan pelayanan yang lebih bermutu, ramah dan sanggup memenuhi kebutuhan mereka

yang menuntut perubahan pola pelayanan kesehatan di Indonesia (Soejitno, 2002).

Sekarang ini rumah sakit tidak saja berfungsi sebagai tempat untuk

pengobatan penyakit dan luka-luka, tetapi telah berkembang ke arah kesatuan upaya

pelayanan untuk seluruh masyarakat yang menyangkut aspek promotif, preventif,

kuratif dan rehabilitatif. Rumah Sakit sebagai salah satu sub pelayanan kesehatan

memberikan dua jenis pelayanan kepada masyarakat yaitu pelayanan kesehatan dan

pelayanan administrasi. Pelayanan kesehatan mencakup pelayanan medis, pelayanan

penunjang medik, rehabilitasi medik dan pelayanan perawatan. Pelayanan tersebut

dilaksanakan melalui Instalasi Gawat Darurat, unit rawat jalan dan rawat inap

(20)

Pola pelayanan kesehatan yang diharapkan adalah pelayanan yang berkualitas,

sehingga mampu mereduksi angka kesakitan dan kematian serta menciptakan

masyarakat sehat sejahtera. Kualitas merupakan inti kelangsungan hidup sebuah

lembaga. Gerakan revolusi mutu melalui pendekatan manajemen mutu terpadu

menjadi tuntutan yang tidak boleh diabaikan jika suatu lembaga ingin hidup dan

berkembang, Persaingan yang semakin ketat akhir-akhir ini menuntut sebuah

lembaga penyedia jasa/layanan untuk selalu memanjakan konsumen/pelanggan

dengan memberikan pelayanan terbaik. Para pelanggan akan mencari produk berupa

barang atau jasa dari perusahaan yang dapat memberikan pelayanan yang terbaik

kepadanya (Mathis dan Jackson, 2002).

Sebagai penyelenggara pelayanan kesehatan, kualitas pelayanan merupakan

salah satu indikator kinerja rumah sakit. Diharapkan perubahan pelayanan rumah

sakit mengarah pada kekuatan pasar dan orientasi rumah sakit akan mulai bergeser

dari organisasi sosial ke arah sosioekonomi, maka mempertahankan pelanggan adalah

tujuan utama yang harus dicapai. Rumah sakit akan semakin maju dengan pesat jika

dapat menciptakan kepuasan pada pasiennya (Soejadi, 1999)

Salah satu bentuk pelayanan yang diberikan adalah pelayanan administrasi

berupa pelayanan rekam medis. Rekam medis merupakan bukti tertulis tentang proses

pelayanan yang diberikan oleh dokter dan tenaga kesehatan lainnya kepada pasien,

hal ini merupakan cerminan kerja sama lebih dari satu orang tenaga kesehatan untuk

(21)

tindakan, pengobatan sehingga dapat dipertanggungjawabkan. Proses pelayanan

diawali dengan identifikasi pasien baik jati diri, pemeriksaan, pengobatan dan

tindakan medis lainnya. Rekam Medis merupakan catatan (rekaman) yang harus

dijaga kerahasiaannya dan terbatas tenaga kesehatan dan pasien serta memberikan

kepastian biaya yang harus dikeluarkan (Depkes RI, 1997).

Penyelenggaraan rekam medis adalah merupakan proses kegiatan yang

dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan kegiatan pencatatan

data medis pasien selama pasien itu mendapatkan pelayanan medis di rumah sakit,

dan dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi

penyelenggaraan penyimpanan untuk melayani permintaan dari pasien atau untuk

keperluan lainnya (Depkes RI, 1997). Untuk itu pelayanan rekam medis yang

diberikan harus berkualitas dan sesuai dengan standar pelayanan yang ada.

Indikasi kualitas pelayanan kesehatan di rumah sakit tercermin dari kepuasan

pasien yang hanya dapat diketahui dari survai kepuasan. Banyak rumah sakit sudah

melakukan survei kepuasan pasien. Kepuasan pasien/pelanggan merupakan perasaan

senang atau kecewa seseorang yang muncul setelah membandingkan antara

persepsi/kesannya terhadap kinerja suatu produk dan harapannya (Kotler, 2000).

Kinerja SDM adalah prestasi kerja atau hasil kerja (out put) baik kualitas

maupun kuantitas yang dicapai SDM persatuan periode waktu dalam melaksanakan

tugas kerjanya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Kinerja

(22)

Kompetensi sumber daya manusia (SDM) adalah ciri-ciri karakteristik seseorang

yang bersifat mendasar yang dapat menghasilkan kinerja berdasarkan kriteria atau

referensi tertentu yang dianggap efektif dan superior (Tanjung dan Ma’arif, 2003).

Menurut Mangkunegara (2005), kompetensi merupakan faktor mendasar yang dimiliki

seseorang yang mempunyai kemampuan lebih, yang membuatnya berbeda dengan

seseorang yang mempunyai kemampuan rata-rata atau biasa saja. Menurut Gibson,

Ivancevich, Donnelly (1996) keterampilan adalah kompetensi yang berhubungan dengan

tugas, seperti keterampilan mengoperasikan komputer, atau keterampilan berkomunikasi

dengan jelas untuk tujuan dan misi kelompok. Beberapa pekerja, meskipun mempunyai

motivasi tinggi, tidak mempunyai kemampuan atau keterampilan untuk bekerja dengan

baik.

Kompetensi perekam medis menurut Siswati (2004) yang disampaikan dalam

pelatihan pengelolaan rekam medis rumah sakit meliputi pengetahuan, keterampilan,

komunikasi, dan kerjasama kelompok. Perilaku ini harus dimiliki oleh seorang profesi

perekam medis dan informasi kesehatan dalam melakukan tugas dan tanggung jawab

pada berbagai tatanan pelayanan kesehatan

Rumah Sakit Umum dr. Pirngadi merupakan rumah sakit pemerintah kelas B

Plus, merupakan sarana pelayanan kesehatan bagi masyarakat dari berbagai kalangan,

yaitu pasien umum, asuransi kesehatan, dan pasien Jamkesmas. Pada bulan Agustus

2007 telah lulus bersyarat di dalam akreditasi terhadap 16 pelayanan. Berbagai upaya

telah dilakukan untuk memberikan pelayanan kesehatan yang optimal di rumah sakit,

(23)

sumber daya manusia baik secara kuantitas maupun kualitas. Dalam pelaksanaan

pelayanan di rumah sakit salah satu kewajibannya adalah penyelenggaraan rekam

medis yang baik (RSU dr. Pirngadi, 2008).

Pelayanan rekam medis yang baik dan bermutu tercermin dari pelayanan yang

ramah, cepat, serta nyaman. Pelayanan rekam medis rawat jalan dimulai dari tempat

pendaftaran pasien sampai memperoleh dokumen rekam medis yang akan digunakan

untuk mendapatkan pelayanan kesehatan. Berdasarkan standar penyediaan dokumen

rekam medis pelayanan rawat jalan adalah 10 menit, dan pelayanan dokumen rekam

medis pelayanan rawat inap selama 15 menit (Depkes RI, 2007).

Waktu tunggu merupakan masalah yang sering menimbulkan keluhan pasien

di beberapa rumah sakit. Lama waktu tunggu pasien mencerminkan bagaimana rumah

sakit mengelola komponen pelayanan yang disesuaikan dengan situasi dan harapan

pasien (Depkes, 2007).

Hasil penelitian Girsang, (2005) bahwa ada 4 (empat) dimensi yang

mempengaruhi waktu tanggap pasien gawat darurat di Rumah Sakit Umum Pusat

Adam Malik Medan, yaitu dimensi karakteristik individu (pendidikan, pelatihan,

upah dan lama bekerja), motivasi, ketersediaan fasilitas pendukung dan standar

prosedur pelayanan.

Hasil penelitian Hasanbasri, (2005) di Rumah Sakit Umum Aloe Saboe

(24)

perbedaan status pasien, dan kualitas tenaga kesehatan, keterbatasan waktu

pelayanan, informasi kurang jelas, serta keterlambatan dokter memeriksa pasien.

Hasil penelitian Mariah (2007) di Rumah Sakit Umum dr. Pirngadi Medan

untuk pengefisienan waktu dalam pelayanan pencatatan data medis pasien adalah

penyederhanaan prosedur kerja terhadap kegiatan yang tidak produktif.

Hasil penelitian Anggraini, (2007), di Rumah Sakit Umum Daerah Dr.Djasmen

Saragih Pematang Siantar bahwa ada dua aspek yang mempengaruhi kinerja rekam

medis, yaitu motivasi intrinsik (prestasi, pengakuan orang lain, tanggung jawab,

peluang untuk maju, dan kepuasan kerja serta motivasi ekstrinsik (kompensasi,

keamanan, dan keselamatan, kondisi kerja, prosedur kerja, mutu supervisi teknis,

serta hubungan interpersonal).

Berdasarkan hasil survai awal diketahui secara umum pasien yang ingin

mendapatkan pelayanan rawat jalan rata-rata mengeluhkan lamanya waktu tunggu

dalam penyediaan dokumen rekam medis dari mulai pendaftaran sampai pasien

tersebut mendapatkan pelayanan berikutnya. Dengan menghitung waktu tunggu

pasien rawat jalan sebanyak 100 orang, menunjukkan bahwa dalam penyediaan

berkas rekam medis rawat jalan rata-rata 20-30 menit. Jumlah pengunjung pasien

rawat jalan di Rumah Sakit Umum dr. Pirngadi Medan rata-rata per hari 700 orang.

Berdasarkan fakta di lapangan menunjukkan bahwa penyelesaian pekerjaan di

bagian rekam medis yang cepat yaitu kelompok perekam medis yang bertugas di

tempat pendaftaran pasien (TPP), sedangkan pada bagian penyimpanan dan

(25)

disebabkan oleh faktor internal dan faktor eksternal. Faktor internal yaitu dari diri

individu perekam medis sendiri, contohnya : pola kebiasaan atau budaya kerja yang

rendah, sikap dan tanggungjawab yang rendah serta kerjasama kelompok yang kurang

baik. Sedangkan faktor internal yaitu pengawasan yang kurang, sarana yang tidak

lengkap seperti rak file untuk menyimpan berkas tidak cukup sehingga berkas

sebagian ditumpuk yang menyebabkan lamban dalam pencarian berkas, minimnya

kepedulian tenaga rekam medis terhadap manajemen file aktif dan file rekam medis

yang non aktif (melebihi 5 tahun), serta lay out rumah sakit yang tidak sesuai dengan

waktu tempuh atau jangkauan pasien untuk mendapatkan pelayanan kesehatan setelah

dari unit rekam medik. Selain itu beban kerja yang tinggi juga menyebabkan perekam

medis bekerja lambat, seperti harus melayani permintaan berkas untuk kebutuhan

verifikasi terhadap pengklaiman biaya Jamkesmas serta melayani berkas untuk

kebutuhan pendidikan dan penelitian. Dengan beban kerja yang tinggi tersebut

mengakibatkan perekam medis menjadi kelelahan. Upaya untuk mereduksi masalah

tersebut dapat dilakukan jika petugas rekam medis terampil, professional, dan

meningkatkan kerjasama kelompok dalam memberikan pelayanan kepada pasien.

Berdasarkan latar belakang tersebut, peneliti tertarik untuk melakukan

analisis tentang pengaruh karakteristik dan kompetensi perekam medis terhadap

waktu tunggu pelayanan rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit Umum dr. Pirngadi

Medan Tahun 2008.

(26)

Berdasarkan latar belakang maka dapat dirumuskan masalah yang ada di

bagian Rekam Medis Rumah Sakit Umum dr. Pirngadi Medan yaitu waktu tunggu

yang lama, kualitas SDM yang rendah. Untuk itu ingin diteliti apakah pengaruh

karakteristik yang meliputi pendidikan, umur, masa kerja, dan kompetensi perekam

medis meliputi pengetahuan, keterampilan, komunikasi, dan kerjasama kelompok

terhadap waktu tunggu pasien pada pelayanan rekam medis rawat jalan di Rumah

Sakit Umum dr. Pirngadi Medan Tahun 2008.

1.3. Tujuan Penelitian

Untuk menganalisis pengaruh karakteristik (pendidikan, masa kerja dan

pelatihan) dan kompetensi perekam medis (pengetahuan dan keterampilan,

komunikasi, dan kerja sama kelompok) terhadap waktu tunggu pasien pada pelayanan

rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit Umum dr. Pirngadi Medan.

1.3. Hipotesis Penelitian

Ada pengaruh karakteristik yang meliputi pendidikan, umur, masa kerja, dan

kompetensi perekam medis yang meliputi pengetahuan, keterampilan, komunikasi,

dan kerjasama kelompok terhadap waktu tunggu pasien pada pelayanan rekam medis

rawat jalan di Rumah Sakit Umum dr. Pirngadi Medan.

1.4. Manfaat Penelitian

1. Bagi Rumah Sakit Umum dr. Pirngadi Medan sebagai bahan masukan dalam

(27)

dalam pelayanan rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit Umum dr. Pirngadi

Medan.

2. Bagi perekam medis, hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi evaluasi bagi

peningkatan pelayanan pasien dengan mempersingkat waktu tunggu.

3. Bagi Peneliti, mendapatkan informasi tentang situasi dan kondisi di bagian rekam

medis, serta menambah wawasan dalam mengaplikasikan keilmuan manajemen

kesehatan.

BAB 2

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Kinerja

2.1.1. Pengertian Kinerja

Kinerja adalah prestasi atau kemampuan yang dicapai oleh seseorang dalam

melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya dan

sesuai dengan standar kerja yang ditetapkan untuk mencapai suatu tujuan di dalam

organisasi (Mangkunegara, 2005). Atribut individu, yang menentukan kapasitas

untuk mengerjakan sesuatu, yang meliputi faktor individu adalah kemampuan,

keahlian dan latar belakang serta demografi. faktor psikologis meliputi persepsi,

sikap, personality, pembelajaran dan motivasi (Wibisono, 2006).

(28)

Kinerja individu adalah hasil kerja karyawan baik dari segi kua litas maupun

kuantitas berdasarkan standar kerja yang telah ditentukan (Mathis and Jackson,

2002).

Atribut individu, yang menentukan kapasitas untuk mengerjakan sesuatu,

yang meliputi faktor individu (kemampuan dan keahlian, latar belakang serta

demografi), dan faktor psikologis meliputi persepsi, attitude (sikap), personality,

pembelajaran dan motivasi (Mangkunegara, 2005).

Upaya kerja (work effort), yang membentuk keinginan untuk mencapai

sesuatu. Dukungan organisasi, yang memberikan kesempatan untuk berbuat sesuatu.

Dukungan organisasi meliputi sumber daya, kepemimpinan, lingkungan kerja,

struktur organisasi, dan job design (Wibisono, 2006).

2.1.3. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Pencapaian Kinerja

Faktor-faktor yang mempengaruhi pencapaian kinerja menurut model teori

Gibson (1996) yaitu :

a) Variabel individu: kemampuan dan keterampilan, latar belakang serta demografis

meliputi umur, etnis, dan jenis kelamin.

b) Variabel organisasi : sumber daya, kepemimpinan, imbalan struktur, dan design

pekerjaan.

2.1.4. Beberapa Indikator Peningkatan Kinerja

(29)

Kepemimpinan adalah kemampuan seorang untuk memobilisasi,

menyelaraskan, memimpin kelompok, kemampuan menjelaskan gagasan sehingga

dapat diterima orang lain. Pemimpin penting dalam mempengaruhi perubahan.

Pemimpin bertanggung jawab untuk menggerakkan setiap usaha dan hambatan untuk

menjamin kejelasan visi. Pemimpin harus dapat menciptakan iklim organisasi dimana

karyawan merasa bebas tapi penuh tanggung jawab (Wibisono, 2006).

Riyono dan Zulaifah (2001) mengatakan bahwa kepemimpinan berkaitan

dengan kemampuan untuk memotivasi dan mempengaruhi bawahan. Seorang

pemimpin sukses karena mampu bertindak sebagai pengarah dan pendorong yang

kuat serta berorientasi pada tujuan yang ditetapkan. Menurut Tjiptono (2001)

pemimpin yang baik harus memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut :

1. Tanggung jawab yang seimbang. Keseimbangan di sini adalah antara tanggung

jawab terhadap pekerjaan yang dilakukan dan tanggung jawab terhadap orang

yang harus melaksanakan pekerjaan tersebut.

2. Model peranan yang positif. Peranan adalah tanggung jawab, perilaku atau

prestasi yang diharapkan dari seseorang yang memiliki posisi khusus tertentu.

Oleh karena itu pemimpin yang baik harus dapat dijadikan panutan dan contoh

bawahannya.

3. Memiliki keterampilan komunikasi yang baik. Pemimpin yang baik harus

dapat menyampaikan ide-idenya secara ringkas dan jelas, serta dengan cara

(30)

4. Memiliki pengaruh positif. Pemimpin yang baik memiliki pengaruh yang baik

terhadap karyawannya dan menggunakan pengaruh tersebut untuk hal-hal yang

positif. Pengaruh adalah seni menggunakan kekhususan untuk menggerakkan atau

mengubah pandangan orang lain ke arah suatu tujuan atau sudut pandang tertentu.

5. Mempunyai kemampuan untuk meyakinkan orang lain Pemimpin yang sukses

adalah pemimpin yang dapat menggunakan keterampilan komunikasi dan

pengaruhnya untuk meyakinkan orang lain akan sudut pandangnya serta

mengarahkan mereka pada tanggung jawab, tidak terhadap sudut pandang

tersebut.

Lucky (2000) mengatakan bahwa kepemimpinan di masa yang akan datang

cenderung mengarah pada teaching organization, yang dapat mengantisipasi

perubahan dan keanekaragaman knowledge, skill dan ability sumber daya manusia,

sehingga meningkatkan kinerja perusahaan. Kesuksesan perusahaan di kompetensi

global ditentukan oleh kecepatan perusahaan untuk berubah sesuai dengan

lingkungan bisnisnya. Kesimpulan yang dapat diambil dari uraian di atas adalah

kepemimpinan mempunyai efek yang penting terhadap upaya organisasi

mendapatkan daya saing dan keuntungan di era globalisasi. Pemimpin

bertanggungjawab untuk menggerakkan setiap usaha dan hambatan untuk menjamin

kejelasan visi. Pemimpin harus dapat menciptakan iklim organisasi dimana karyawan

merasa bebas tapi penuh tanggungjawab.

(31)

Pengambilan keputusan secara analitis merupakan salah satu aspek

fundamental dalam organisasi. Pengambilan keputusan bukan menjadi

wewenang tunggal pimpinan atau manager. Karyawan juga membuat keputusan

yang berkaitan dengan pekerjaan mereka dan organisasi tempat mereka bekerja.

Jadi semua individu dalam organisasi terlibat dalam pengambilan keputusan,

yaitu menentukan pilihan antara dua atau lebih alternatif. Tjiptono (1997)

mengatakan bahwa kualitas keputusan yang diambil manajer sangat penting

peranannya dalam dua hal yaitu :

1. Kualitas keputusan manajer secara langsung mempengaruhi peluang karir,

penghargaan (reward) dan kepuasan kerja.

2. Keputusan manajerial memiliki kontribusi terhadap keberhasilan atau kegagalan

sebuah organisasi. Oleh karena itu, setiap manajer harus selalu siap menghadapi

evaluasi dan kritik terhadap keputusan-keputusan yang dibuatnya.

Suatu keputusan yang diambil dapat dilakukan evaluasi untuk mengukur,

apakah hasil pengambilan keputusan baik atau jelek. Adapun evaluasinya antara lain

(Sunu, 1999):

1. Mengevaluasi hasil keputusan, apakah pengaruh dari hasil keputusan mengarah

pada pencapaian tujuan organisasi yang ditentukan.

2. Mengevaluasi proses yang dilakukan dalam pengambilan keputusan dalam jangka

panjang, proses yang salah cenderung berpotensi untuk memberikan hasil yang

(32)

Pengambilan keputusan merupakan suatu proses untuk memilih suatu

rangkaian tindakan dari dua atau lebih alternatif yang mencakup penentuan pilihan

dan pemecahan masalah. Pengambilan keputusan yang mengoptimalkan proses dan

hasil dalam membuat suatu keputusan adalah rasional, yaitu dia membuat

pilihan-pilihan yang konsisten dan memaksimalkan nilai dalam batasan tertentu.

Pilihan-pilihan tersebut mengikuti model enam langkah (Robbins, 1996) yaitu :

mendefinisikan masalah, mengidentifikasi kriteria keputusan, menimbang kriteria,

menghasilkan alternatif, menilai semua alternatif pada masing-masing kriteria,

menghitung keputusan optimal.

Pengambilan keputusan rasional memerlukan kreativitas yaitu, kemampuan

untuk mengkombinasikan ide dengan cara yang unik atau membuat gabungan yang

tidak umum dari beberapa ide. Kreativitas memungkinkan pengambil keputusan

untuk lebih sepenuhnya menilai dan memahami masalah, termasuk melihat masalah

yang tidak dilihat orang lain. Manfaat lain dari kreativitas adalah membantu

pengambilan keputusan untuk mengidentifikasi semua alternatif yang baik (Robbins,

2002). Melalui pengalaman yang perlu diperhatikan bahwa tak ada satu model yang

dapat menjamin bahwa pimpinan selalu membuat keputusan yang benar. Meskipun

demikian, pimpinan yang menggunakan model yang rasional, intelektual dan

sistimatik lebih berpeluang untuk berhasil dibandingkan dengan pimpinan yang

menggunakan pendekatan model yang bersifat informal. Kombinasi dari keduanya

(33)

dapat memilih berbagai pendekatan yang dianggap paling sesuai dengan situasi dan

kondisi yang dihadapi (Sunu, 1999).

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengambilan keputusan

yang optimal melalui analisa yang menyeluruh terhadap suatu masalah berdasarkan

data dan informasi secara akurat sangat penting keberadaannya bagi karyawan dalam

mengelola suatu pekerjaan. Keterlambatan dan kecerobohan dalam pengambilan

keputusan yang tidak tepat akan menyebabkan terganggunya kinerja organisasi secara

keseluruhan.

2.2. Waktu Tunggu Pelayanan Rekam Medis

2.2.1. Pengertian Waktu Tunggu

Waktu tunggu adalah waktu yang dipergunakan oleh pasien untuk

mendapatkan pelayanan rawat jalan dan rawat inap dari tempat pendaftaran sampai

masuk ke ruang pemeriksaan dokter (Depkes RI, 2007).

Waktu tunggu di rumah sakit berkaitan dengan pelayanan kesehatan meliputi

pelayanan rekam medis, gawat darurat, pelayanan poliklinik dan lain sebagainya.

Waktu tunggu adalah waktu yang digunakan oleh petugas kesehatan di rumah untuk

memberikan pelayanan pada pasien. Waktu tunggu merupakan masalah yang sering

(34)

mencerminkan bagaimana rumah sakit mengelola komponen pelayanan yang

disesuaikan dengan situasi dan harapan pasien (Depdagri, 2007).

Menurut Depkes RI (2007) standar waktu pelayanan dalam penyediaan berkas

rekam medis di rumah sakit minimal yaitu ≤10 menit. Berdasarkan Peraturan

Departemen Kesehatan tersebut, manajemen Rumah Sakit Umum dr. Pirngadi Medan

menetapkan waktu pelayanan pada bagian rekam medis rawat jalan dibagi menjadi:

1. Bagian Tempat Penerimaan Pasien (TPP) dengan waktu ≤ 2 (dua) menit, yang

terbagi menjadi :

a. Penerimaan pasien dalam waktu ≤ 0,5 menit.

b. Wawancara dengan pasien untuk menentukan jenis pelayanan apakah pasien

baru atau pasien lama dalam waktu ≤ 1,5 menit.

2. Bagian Penyimpanan Berkas / File (F) dengan waktu. ≤ 4 (empat) menit yang

terdiri dari :

a. Mencari dan mengeluarkan berkas rekam medis dimaksud dari rak

penyimpanan dalam waktu ≤ 3 menit

b. Mencatat dan menyelipkan bon traiser pada file dalam waktu ≤ 0,5 menit.

c. Menyerahkan berkas rekam medis pada petugas distributor dalam waktu

≤0,5 menit.

3. Distribusi Berkas (D) dengan waktu ≤ 4 (empat) menit yang terdiri dari :

a. Mencatat dan memilah berkas yang akan dikirim ke unit rawat jalan/rawat

(35)

b. Mengantar berkas rekam medis ke unit rawat jalan/rawat inap dalam waktu ≤3

menit.

c. Menyerahkan berkas rekam medis kepada petugas unit rawat jalan/rawat inap

dalam waktu ≤ 0,5 menit.

2.2.2. Pelayanan Rekam Medis

Di dalam membahas pengertian rekam medis terlebih dahulu akan

dikemukakan arti dari rekam medis itu sendiri. Rekam Medis disini diartikan sebagai

“keterangan baik yang tertulis maupun terekam tentang identitas, anamnese,

penentuan fisik laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medis yang

diberikan kepada pasien, dan pengobatan yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang

mendapatkan pelayanan gawat darurat”. Kalau diartikan secara dangkal rekam medis

seakan-akan hanya merupakan catatan dan dokumen tentang keadaan pasien, namun

kalau dikaji lebih dalam rekam medis mempunyai makna yang lebih luas dari pada

hanya catatan biasa, karena di dalam catatan tersebut sudah tercermin segala

informasi menyangkut seseorang pasien yang akan dijadikan dasar di dalam

menentukan tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan maupun tindakan medis

lainnya yang diberikan kepada seseorang pasien yang datang ke rumah sakit (Depkes

RI, 2007).

Peraturan Menteri Kesehatan No. 269/Menkes/Per/III/2008 tentang rekam

(36)

dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan

lain yang telah diberikan kepada pasien (Dirjen Bina Pelayanan Medik, 2008).

Rekam medis mempunyai pengertian yang sangat luas, tidak hanya sekedar

kegiatan pencatatan, akan tetapi mempunyai pengertian sebagai suatu sistem

penyelenggara rekam medis. Sedangkan kegiatan pencatatannya sendiri hanya

merupakan salah satu kegiatan dari pada penyelenggaraan rekam medis,

penyelenggaraan rekam medis adalah merupakan proses kegiatan yang dimulai pada

saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan kegiatan pencatatan data medik

pasien selama pasien itu mendapatkan pelayanan medis di rumah sakit, dan

dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan

penyimpanan untuk melayani permintaan/peminjaman apabila dari pasien atau untuk

keperluan lainnya (Depkes RI, 2007).

Kegiatan penyimpanan informasi / data harus disertai dengan upaya

perbaikan kinerja (performance improvement) manajemen secara baik dan sehat.

Misalnya dengan menyederhanakan pendokumentasian dan kegiatan pengumpulan

data demi memudahkan penganalisisan dan penafsiran data (Hatta, 2008).

Menurut Depdagri (2004), pelayanan rekam medis adalah kegiatan pelayanan

penunjang secara profesional yang berorientasi pada kebutuhan informasi kesehatan

bagi pemberi layanan kesehatan, administrator dan manajemen pada sarana layanan

(37)

teknologi rekam medis (sintesa ilmu-ilmu sosial, epidemiologi, terminology medis,

biostatistik, prinsip hukum medis dan teknologi informasi).

Proses pelayanan diawali dengan identifikasi pasien baik jati diri, maupun

pelayanan penyakit, pemeriksaan, pengobatan dan tindakan medis lainnya. Rekam

medis merupakan catatan (rekaman) yang harus dijaga kebersihannya dan terbatas

tenaga kesehatan dan pasien-pasien serta memberikan kepastian biaya yang harus

dikeluarkan. Jadi falsafah Rekam Medis mencantumkan nilai Administrasi, Legal,

Finansial, Riset, Edukasi, Dokumen, Akurat, Informatif dan Reliabel (ALFRED AIR)

(Depkes RI, 2007).

2.2.3. Tujuan Dan Kegunaan Rekam Medis

Di dalam uraian tujuan dan kegunaan rekam medis ini terdapat dua pengertian

yang erat kaitannya yaitu tujuan dan kegunaan.

Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi

dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa

didukung suatu system pengelolaan rekam medis yang baik dan benar,

mustahil tertib administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana

diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang

(38)

Rekam medis secara rinci akan terlihat dan analog dengan kegunaan rekam

medis itu sendiri.

1. Aspek Administrasi 2.2.3.2. Kegunaan Rekam Medis

Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain :

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya

menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai

tenaga medis dan para medis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.

2. Aspek Medis

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medik, karena catatan tersebut

dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan

yang harus diberikan kepada seorang pasien.

3. Aspek Hukum

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya

menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar

keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan

tanda bukti untuk menegakkan keadilan.

(39)

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya

mengandung informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek keuangan.

5. Aspek Penelitian

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya

menyangkut data/informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek

penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan.

6. Aspek Pendidikan

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya

menyangkut data/ informasi tentang pengembangan kronologis dan

kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien, informasi tersebut

dapat dipergunakan sebagai bahan/referensi pengajaran di bidang profesi si

pemakai.

7. Aspek Dokumentasi

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya

menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai

sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan rumah sakit.

Dengan melihat dari beberapa aspek tersebut di atas, rekam medis

mempunyai kegunaan yang sangat luas, karena tidak hanya menyangkut

antara pasien dengan pemberi pelayanan saja. Kegunaan rekam medis secara

(40)

1. Sebagai alat komunikasi antara dokter antara tenaga ahli lainnya yang ikut

ambil bagian di dalam memberikan pelayanan, pengobatan, perawatan

kepada pasien.

2. Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/ perawatan yang harus

diberikan kepada seorang pasien.

3. Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan, perkembangan

penyakit dan pengobatan selama pasien berkunjung/ dirawat di rumah

sakit.

4. Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian, dan evaluasi

terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien.

5. Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit maupun dokter

dan tenaga kesehatan lainnya.

6. Menyediakan data-data khusus yang sangat berguna untuk keperluan

penelitian dan pendidikan.

7. Sebagai dasar di dalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan medik

pasien.

8. Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan, serta sebagai

bahan pertanggungjawaban dan laporan (Depkes RI, 2007).

2.2.4. Sistem Penyelenggaraan Rekam Medis

Sebelum penetapan sistem penamaan yang dipakai, terlebih dahulu kita harus

(41)

dianggap perlu ditetapkan dengan sistem tersendiri. Sistem penamaan pada dasarnya

untuk memberikan identitas kepada seorang pasien serta untuk membedakan antara

pasien satu dengan pasien yang lainnya, sehingga mempermudah/memperlancar di

dalam memberikan pelayanan rekam medis kepada pasien yang datang berobat ke

rumah sakit.

Prinsip utama yang harus ditaati oleh petugas pencatatan adalah : nama pasien

harus lengkap, minimal terdiri dua suku kata. Dengan demikian, nama pasien yang

akan tercantum dalam rekam medis akan menjadi satu diantara kemungkinan ini :

1. Nama pasien sendiri, apabila nama sudah terdiri dari satu kata atau lebih;

2. Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama suami, apabila pasien seorang

pasien bersuami;

3. Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama orang tua (biasanya adalah nama

ayah);

4. Bagi pasien yang mempunyai nama keluarga/marga, maka nama keluarga/ marga

atau surname didahulukan dan kemudian diikuti nama sendiri;

Dalam sistim penamaan rekam medis, diharapkan :

1. Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan yang disempurnakan;

2. Sebagai pelengkap bagi pasien perempuan di akhir nama lengkap ditambah Ny.

Atau Nn. sesuai dengan statusnya;

(42)

4. Perkataan Tuan, Saudara, Bapak, tidak dicantumkan dalam penulisan nama

pasien;

Tata cara penerimaan pasien yang akan berobat ke poliklinik ataupun yang

akan dirawat adalah sebagian dari sistem prosedur pelayanan rumah sakit. Dapat

dikatakan bahwa disinilah pelayanan pertama kali yang diterima oleh seorang pasien

saat tiba di rumah sakit, maka tidaklah berlebihan bila dikatakan bahwa di dalam tata

cara penerimaan inilah seorang pasien mendapatkan kesan baik ataupun tidak baik

dari pelayanan suatu rumah sakit. Tata cara melayani pasien dapat di nilai baik bila

mana dilaksanakan oleh petugas dengan sikap yang ramah, sopan, tertib dan penuh

tanggung jawab.

1. Pasien di rumah sakit dapat dikategorikan sebagai pasien poliklinik (pasien

berobat jalan) dan pasien rawat inap.

2. Penerimaan Pasien Rawat Inap.

Dilihat dari segi pelayanan rumah sakit pasien datang ke rumah sakit data

dibedakan menjadi :

1. Pasien yang dapat menunggu

a. Pasien berobat jalan yang datang dengan perjanjian.

b. Pasien yang datang tidak dalam keadaan gawat darurat.

(43)

Sedang menurut jenis kedatangannya pasien ke rumah sakit dapat dibedakan

menjadi:

1. Pasien baru : adalah pasien yang baru pertama kali datang ke rumah sakit

untuk keperluan berobat.

2. Pasien lama : adalah pasien yang pernah datang sebelumnya untuk keperluan

berobat.

Kedatangan pasien ke rumah sakit dapat terjadi karena :

1. Dikirim oleh dokter praktek di luar rumah sakit.

2. Dikirim oleh rumah sakit lain, puskesmas, atau jenis pelayanan kesehatan

lainnya.

3. Datang atas kemauan sendiri (Depkes RI, 2004).

2.2.5. Sarana dan Prasarana Pada Bagian Rekam Medis

Standar IV pelayanan rekam medis tahun 2004 yang menyangkut sarana dan

prasarana rekam medis mensyaratkan bahwa rumah sakit harus menyediakan gedung

yang memadai, ruangan yang mudah dijangkau/diakses, dan dilengkapi dengan

sarana yang sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, kebutuhan rak file harus dapat

menyimpan / menampung berkas rekam medis pasien selama 5 (lima) tahun,

sehingga dapat menghindari penumpukan berkas rekam medis dan dapat

(44)

2.2.6. Uraian Tugas dan Prosedur

2.2.6.1. Uraian tugas

a. Melaksanakan proses penyelenggaraan pelayanan pendaftaran pasien

rawat jalan / rawat inap dan IGD. (Depkes RI, 2007).

1. Pendaftaran / Penerimaan Pasien

b. Melakukan wawancara untuk mengisi identitas pribadi data sosial

pasien rawat jalan.

c. Menyiapkan rekam medis rawat jalan serta meminta rekam medis

rawat jalan ke petugas rekam medis bagian penyimpanan.

d. Mengisi buku register pendaftaran pasien rawat jalan.

e. Membuat dan memutakhirkan kartu index utama pasien (KIUP) rawat

jalan.

2. Penyimpanan / Rak File

a. Menyimpan rekam medis rawat jalan / rawat inap dan menjaga agar

penyimpanan rekam medis aman, rahasia, tidak dapat diakses oleh

orang yang tidak berkepentingan.

b. Menyimpan rekam medis rawat jalan / rawat inap inaktif yang bernilai

guna dengan media tertentu.

c. Menyeleksi rekam medis yang akan disusutkan.

d. Membuat daftar pertelaan rekam medis yang akan disusutkan.

3. Pengiriman Berkas / Distribusi Rekam Medis

(45)

b. Mendistribusikan rekam medis ke unit terkait.

c. Mengecek berkas rekam medis yang kembali.

4. Urusan Analisa

a. Menerima berkas rekam medis dari ruang rawat inap / rawat jalan.

b. Mencatat berkas rekam medis dari ruang rawat inap / rawat jalan ke

buku catatan khusus pasien pulang rawat inap.

c. Merakit / merapikan berkas rekam medis.

d. Menyerahkan berkas rekam medis ke urusan pengelolaan data.

e. Menjilid / merakit formulir berkas rekam medis rawat inap.

f. Mengevaluasi, menganalisa pelayanan rekam medis rawat jalan / rawat

inap dan IGD.

g. Mengevaluasi, menganalisa kelengkapan berkas rekam medis.

h. Memberikan kode penyakit berdasarkan kelompok penyakit.

i. Membuat laporan semua kegiatan pelayanan rekam medis rawat jalan/

rawat inap dan IGD.

j. Menjaga ketertiban dan kebersihan ruangan rekam medis.

2.2.6.2. Prosedur tetap (protap)

Adapun Prosedur Tetap (Protap) pada Unit Rekam Medis yang

berhubungan langsung dengan pelayanan pasien di Rumah Sakit Umum Dr.

(46)

1. Urusan tempat penerimaan pasien rawat jalan dan rawat inap

a. Pasien baru dan pasien lama melaporkan diri pada bagian informasi

dan mendapatkan nomor antrian

b. Pasien baru dan pasien lama menunggu nomor antrian dipanggil untuk

mendapatkan pelayanan pendaftaran pada unit rekam medis

c. Petugas mengentri data pasien

2. Bagian Pemanggilan dan Pemilahan Berkas

a. Pasien dipersilahkan menunggu pada poliklinik yang dituju.

b. Petugas merakit formulir rekam medis untuk pelayanan pasien baru

dan menyerahkan formulir rekam medis pada petugas poliklinik

3. Bagian Rak File dan Pengiriman Berkas

a. Bagian Rak File

1) Pengambilan berkas rekam medis hanya dilakukan oleh petugas

oleh petugas urusan filing (penjajaran)

2) Pengambilan berkas berdasarkan atas permintaan (guna pelayanan,

pendidikan, penelitian, kebutuhan asuransi dan hukum serta audit)

3) Petugas urusan penjajaran mencari dan mengeluarkan berkas

rekam medis dimaksud dari rak penyimpanan, kemudian mencatat

dan menyelipkan bon traiser pada file.

4) Petugas urusan file menyerahkan berkas rekam pada petugas

(47)

5) Menyimpan berkas rekam medis pada tempat yang tersedia

6) Mengeluarkan bon traiser atau mencatat pada buku ekspedisi

7) Retensi terhadap rekam medis inaktif (retensi berkas RM, sesuai

SOP)

8) Catat berkas rekam medis inaktif, pada Buku Retensi

9) Menyerahkan berkas inaktif pada petugas yang dihunjuk

b. Pengiriman Berkas

1) Sebelum petugas pengiriman berkas rekam medis mengirim berkas

rekam medis ke Poliklinik, terlebih dahulu mencatat : Nama

pasien, nomor rekam medis, poliklinik / Rawat Inap yang dituju

pada buku ekspedisi

2) Petugas pengiriman berkas rekam medis menyerahkan berkas

rekam medis kepada petugas unit rawat jalan/rawat inap

3) Setelah selesai pelayanan, berkas rekam medis rawat jalan harus

sudah diambil 1 jam sebelum selesai pelayanan.

4) Berkas rekam medis yang kembali harus dicek sesuai dengan

ekspedisi.

5) Petugas pengiriman berkas menyerahkan berkas rekam medis

(48)

Untuk lebih jelasnya tentang pelayanan yang dilakukan di subbidang

rekam medis Rumah Sakit Umum dr. Pirngadi Medan dapat dilihat pada

(49)

Suarni Asmuni : Pengaruh Karakteristik Dan Kompetensi Perekam Medis T erhadap W aktu Tunggu Pas ien

(50)

2.2.6. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Waktu Tunggu

Pendidikan dapat mempengaruhi seseorang termasuk juga perilaku

seseorang akan pola hidup terutama dalam memotivasi untuk siap

berperan serta dalam pembangunan kesehatan. Makin tinggi tingkat 2.2.6.1. Karakteristik perekam medis

1) Pendidikan

Pendidikan berarti bimbingan yang diberikan oleh seseorang terhadap

perkembangan orang lain menuju ke arah suatu cita-cita tertentu. Jadi

dapat dikatakan bahwa pendidikan itu menuntun manusia berbuat dan

mengisi kehidupannya mencapai keselamatan/kebahagiaan. Pendidikan

diperlukan untuk mendapatkan informasi atau hal-hal yang menunjang

kesehatan, sehingga dapat meningkatkan kualitas hidup (Nursalam, 2001).

Pendidikan tenaga kesehatan pada setiap jenjang yang dilaksanakan

institusi pendidikan pemerintah maupun swasta bertujuan untuk

menghasilkan tenaga kesehatan yang sesuai dengan kebutuhan pelayanan

kesehatan serta kualifikasi yang dipersyaratkan dalam penanganan pasien

dengan jenis penyakit serta tingkat keparahan tertentu. Manajemen

pendidikan tenaga kesehatan secara umum tidak berbeda dengan

manajemen pendidikan lainnya, hanya saja materi yang diajarkan

disesuaikan dengan tujuan pendidikan yang ditetapkan oleh Departemen

(51)

pendidikan seseorang, makin mudah menerima informasi sehingga makin

meningkat pula kinerjanya. Sebaliknya, pendidikan yang kurang akan

menghambat perkembangan sikap seseorang terhadap nilai-nilai yang baru

diperkenalkan.

Faktor pendidikan seseorang sangat menentukan kesiapan dalam

memberikan pelayanan, orang yang berpendidikan tinggi akan lebih

mampu mengatasi masalah dan berperan lebih baik dan efektif serta

konstruktif daripada yang berpendidikan rendah (Nursalam, 2001).

2) Umur

Menurut Hurlock (2002) umur adalah usia seseorang yang dihitung

sejak lahir sampai dengan batas terakhir masa hidupnya. Semakin cukup

umur, tingkat kematangan dan kekuatan seseorang akan lebih matang

dalam berfikir dan bekerja. Dari segi kepercayaan masyarakat, seseorang

yang lebih dewasa akan lebih dipercaya dari orang yang belum cukup

kedewasaannya. Hal ini sebagai akibat dari pengalaman dan kematangan

jiwanya.

Demikian juga dengan umur pegawai dalam melaksanakan kegiatan

pelayanan. Makin tua umur seseorang makin konstruktif dalam mengatasi

masalah dalam pekerjaan, dan makin terampil dalam memberikan

pelayanan kepada klien.

(52)

Pengalaman adalah guru yang baik, oleh sebab itu pengalaman

identik dengan lama bekerja (masa kerja). Pengalaman itu merupakan

suatu cara untuk memperoleh kebenaran pengetahuan dalam upaya

meningkatkan pelayanan kepada pasien (klien). Hal ini dilakukan

dengan cara mengulang kembali pengalaman yang diperoleh dalam

memecahkan permasalahan yang dihadapi pada masa yang lalu.

Sehingga dapat dikatakan, semakin lama seseorang bekerja semakin

baik pula dalam memberikan pelayanan (Notoatmodjo, 2003).

Kompetensi adalah karakteristik dasar dari seseorang yang

memungkinkan mereka mengeluarkan kinerja superior dalam pekerjaannya

(Boulter et.al, 1996). Analisis kompetensi disusun sebagian besar untuk

pengembangan karier, tetapi penentuan tingkat kompetensi dibutuhkan untuk

mengetahui efektivitas tingkat kinerja yang diharapkan. Menurut Boulter et.al

(1996) level kompetensi adalah sebagai berikut : Skill, Knowledge, Self-role,

Self Image, Trait dan Motive. Skill adalah kemampuan untuk melaksanakan

suatu tugas dengan baik misalnya seorang programer computer. Knowledge

adalah informasi yang dimiliki seseorang untuk bidang khusus (tertentu),

misalnya bahasa komputer. Social role adalah sikap dan nilai-nilai yang

dimiliki seseorang dan ditonjolkan dalam masyarakat (ekspresi nilai-nilai