Waktu Tunggu Pelayanan Rekam Medis

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

2.2. Waktu Tunggu Pelayanan Rekam Medis

2.2.1. Pengertian Waktu Tunggu

Waktu tunggu adalah waktu yang dipergunakan oleh pasien untuk mendapatkan pelayanan rawat jalan dan rawat inap dari tempat pendaftaran sampai masuk ke ruang pemeriksaan dokter (Depkes RI, 2007).

Waktu tunggu di rumah sakit berkaitan dengan pelayanan kesehatan meliputi pelayanan rekam medis, gawat darurat, pelayanan poliklinik dan lain sebagainya. Waktu tunggu adalah waktu yang digunakan oleh petugas kesehatan di rumah untuk memberikan pelayanan pada pasien. Waktu tunggu merupakan masalah yang sering menimbulkan keluhan pasien di beberapa rumah sakit. Lama waktu tunggu pasien

Suarni Asmuni : Pengaruh Karakteristik Dan Kompetensi Perekam Medis T erhadap W aktu Tunggu Pas ien Pada P e l a y a n a n R e k a m M e d i s R a w a t J a l a n Di Rumah Sakit Umum Dr. Pirngadi Medan Tahun 2008, 2009.

mencerminkan bagaimana rumah sakit mengelola komponen pelayanan yang disesuaikan dengan situasi dan harapan pasien (Depdagri, 2007).

Menurut Depkes RI (2007) standar waktu pelayanan dalam penyediaan berkas rekam medis di rumah sakit minimal yaitu ≤10 menit. Berdasarkan Peraturan Departemen Kesehatan tersebut, manajemen Rumah Sakit Umum dr. Pirngadi Medan menetapkan waktu pelayanan pada bagian rekam medis rawat jalan dibagi menjadi: 1. Bagian Tempat Penerimaan Pasien (TPP) dengan waktu ≤ 2 (dua) menit, yang

terbagi menjadi :

a. Penerimaan pasien dalam waktu ≤ 0,5 menit.

b. Wawancara dengan pasien untuk menentukan jenis pelayanan apakah pasien baru atau pasien lama dalam waktu ≤ 1,5 menit.

2. Bagian Penyimpanan Berkas / File (F) dengan waktu. ≤ 4 (empat) menit yang terdiri dari :

a. Mencari dan mengeluarkan berkas rekam medis dimaksud dari rak

penyimpanan dalam waktu ≤ 3 menit

b. Mencatat dan menyelipkan bon traiser pada file dalam waktu ≤ 0,5 menit.

c. Menyerahkan berkas rekam medis pada petugas distributor dalam waktu

≤0,5 menit.

3. Distribusi Berkas (D) dengan waktu ≤ 4 (empat) menit yang terdiri dari :

a. Mencatat dan memilah berkas yang akan dikirim ke unit rawat jalan/rawat inap dalam waktu ≤ 0,5 menit.

b. Mengantar berkas rekam medis ke unit rawat jalan/rawat inap dalam waktu ≤3 menit.

c. Menyerahkan berkas rekam medis kepada petugas unit rawat jalan/rawat inap dalam waktu ≤ 0,5 menit.

2.2.2. Pelayanan Rekam Medis

Di dalam membahas pengertian rekam medis terlebih dahulu akan dikemukakan arti dari rekam medis itu sendiri. Rekam Medis disini diartikan sebagai “keterangan baik yang tertulis maupun terekam tentang identitas, anamnese, penentuan fisik laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien, dan pengobatan yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat”. Kalau diartikan secara dangkal rekam medis seakan-akan hanya merupakan catatan dan dokumen tentang keadaan pasien, namun kalau dikaji lebih dalam rekam medis mempunyai makna yang lebih luas dari pada hanya catatan biasa, karena di dalam catatan tersebut sudah tercermin segala informasi menyangkut seseorang pasien yang akan dijadikan dasar di dalam menentukan tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan maupun tindakan medis lainnya yang diberikan kepada seseorang pasien yang datang ke rumah sakit (Depkes RI, 2007).

Peraturan Menteri Kesehatan No. 269/Menkes/Per/III/2008 tentang rekam medik dinyatakan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan

dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien (Dirjen Bina Pelayanan Medik, 2008).

Rekam medis mempunyai pengertian yang sangat luas, tidak hanya sekedar kegiatan pencatatan, akan tetapi mempunyai pengertian sebagai suatu sistem penyelenggara rekam medis. Sedangkan kegiatan pencatatannya sendiri hanya merupakan salah satu kegiatan dari pada penyelenggaraan rekam medis, penyelenggaraan rekam medis adalah merupakan proses kegiatan yang dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan kegiatan pencatatan data medik pasien selama pasien itu mendapatkan pelayanan medis di rumah sakit, dan dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan untuk melayani permintaan/peminjaman apabila dari pasien atau untuk keperluan lainnya (Depkes RI, 2007).

Kegiatan penyimpanan informasi / data harus disertai dengan upaya perbaikan kinerja (performance improvement) manajemen secara baik dan sehat. Misalnya dengan menyederhanakan pendokumentasian dan kegiatan pengumpulan data demi memudahkan penganalisisan dan penafsiran data (Hatta, 2008).

Menurut Depdagri (2004), pelayanan rekam medis adalah kegiatan pelayanan penunjang secara profesional yang berorientasi pada kebutuhan informasi kesehatan bagi pemberi layanan kesehatan, administrator dan manajemen pada sarana layanan kesehatan dan instansi lain yang berkepentingan berdasarkan pada ilmu pengetahuan

teknologi rekam medis (sintesa ilmu-ilmu sosial, epidemiologi, terminology medis, biostatistik, prinsip hukum medis dan teknologi informasi).

Proses pelayanan diawali dengan identifikasi pasien baik jati diri, maupun pelayanan penyakit, pemeriksaan, pengobatan dan tindakan medis lainnya. Rekam medis merupakan catatan (rekaman) yang harus dijaga kebersihannya dan terbatas tenaga kesehatan dan pasien-pasien serta memberikan kepastian biaya yang harus dikeluarkan. Jadi falsafah Rekam Medis mencantumkan nilai Administrasi, Legal, Finansial, Riset, Edukasi, Dokumen, Akurat, Informatif dan Reliabel (ALFRED AIR) (Depkes RI, 2007).

2.2.3. Tujuan Dan Kegunaan Rekam Medis

Di dalam uraian tujuan dan kegunaan rekam medis ini terdapat dua pengertian yang erat kaitannya yaitu tujuan dan kegunaan.

Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu system pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tujuan 2.2.3.1. Tujuan rekam medis

Rekam medis secara rinci akan terlihat dan analog dengan kegunaan rekam medis itu sendiri.

1. Aspek Administrasi 2.2.3.2. Kegunaan Rekam Medis

Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain :

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan para medis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan. 2. Aspek Medis

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medik, karena catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.

3. Aspek Hukum

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan.

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya mengandung informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek keuangan. 5. Aspek Penelitian

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya menyangkut data/informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan.

6. Aspek Pendidikan

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data/ informasi tentang pengembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien, informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan/referensi pengajaran di bidang profesi si pemakai.

7. Aspek Dokumentasi

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan rumah sakit.

Dengan melihat dari beberapa aspek tersebut di atas, rekam medis mempunyai kegunaan yang sangat luas, karena tidak hanya menyangkut antara pasien dengan pemberi pelayanan saja. Kegunaan rekam medis secara umum adalah :

1. Sebagai alat komunikasi antara dokter antara tenaga ahli lainnya yang ikut ambil bagian di dalam memberikan pelayanan, pengobatan, perawatan kepada pasien.

2. Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/ perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.

3. Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan, perkembangan penyakit dan pengobatan selama pasien berkunjung/ dirawat di rumah sakit.

4. Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian, dan evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien.

5. Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit maupun dokter dan tenaga kesehatan lainnya.

6. Menyediakan data-data khusus yang sangat berguna untuk keperluan

penelitian dan pendidikan.

7. Sebagai dasar di dalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan medik pasien.

8. Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan, serta sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan (Depkes RI, 2007).

2.2.4. Sistem Penyelenggaraan Rekam Medis

Sebelum penetapan sistem penamaan yang dipakai, terlebih dahulu kita harus memahami keperluan yang mendasar dari pada sistem penamaan tersebut, sehingga

dianggap perlu ditetapkan dengan sistem tersendiri. Sistem penamaan pada dasarnya untuk memberikan identitas kepada seorang pasien serta untuk membedakan antara pasien satu dengan pasien yang lainnya, sehingga mempermudah/memperlancar di dalam memberikan pelayanan rekam medis kepada pasien yang datang berobat ke rumah sakit.

Prinsip utama yang harus ditaati oleh petugas pencatatan adalah : nama pasien harus lengkap, minimal terdiri dua suku kata. Dengan demikian, nama pasien yang akan tercantum dalam rekam medis akan menjadi satu diantara kemungkinan ini : 1. Nama pasien sendiri, apabila nama sudah terdiri dari satu kata atau lebih;

2. Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama suami, apabila pasien seorang pasien bersuami;

3. Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama orang tua (biasanya adalah nama ayah);

4. Bagi pasien yang mempunyai nama keluarga/marga, maka nama keluarga/ marga atau surname didahulukan dan kemudian diikuti nama sendiri;

Dalam sistim penamaan rekam medis, diharapkan :

1. Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan yang disempurnakan;

2. Sebagai pelengkap bagi pasien perempuan di akhir nama lengkap ditambah Ny. Atau Nn. sesuai dengan statusnya;

4. Perkataan Tuan, Saudara, Bapak, tidak dicantumkan dalam penulisan nama

pasien;

Tata cara penerimaan pasien yang akan berobat ke poliklinik ataupun yang akan dirawat adalah sebagian dari sistem prosedur pelayanan rumah sakit. Dapat dikatakan bahwa disinilah pelayanan pertama kali yang diterima oleh seorang pasien saat tiba di rumah sakit, maka tidaklah berlebihan bila dikatakan bahwa di dalam tata cara penerimaan inilah seorang pasien mendapatkan kesan baik ataupun tidak baik dari pelayanan suatu rumah sakit. Tata cara melayani pasien dapat di nilai baik bila mana dilaksanakan oleh petugas dengan sikap yang ramah, sopan, tertib dan penuh tanggung jawab.

1. Pasien di rumah sakit dapat dikategorikan sebagai pasien poliklinik (pasien berobat jalan) dan pasien rawat inap.

2. Penerimaan Pasien Rawat Inap.

Dilihat dari segi pelayanan rumah sakit pasien datang ke rumah sakit data dibedakan menjadi :

1. Pasien yang dapat menunggu

a. Pasien berobat jalan yang datang dengan perjanjian. b. Pasien yang datang tidak dalam keadaan gawat darurat. 2. Pasien yang segera ditolong (pasien gawat darurat)

Sedang menurut jenis kedatangannya pasien ke rumah sakit dapat dibedakan menjadi:

1. Pasien baru : adalah pasien yang baru pertama kali datang ke rumah sakit untuk keperluan berobat.

2. Pasien lama : adalah pasien yang pernah datang sebelumnya untuk keperluan berobat.

Kedatangan pasien ke rumah sakit dapat terjadi karena : 1. Dikirim oleh dokter praktek di luar rumah sakit.

2. Dikirim oleh rumah sakit lain, puskesmas, atau jenis pelayanan kesehatan lainnya.

3. Datang atas kemauan sendiri (Depkes RI, 2004).

2.2.5. Sarana dan Prasarana Pada Bagian Rekam Medis

Standar IV pelayanan rekam medis tahun 2004 yang menyangkut sarana dan prasarana rekam medis mensyaratkan bahwa rumah sakit harus menyediakan gedung yang memadai, ruangan yang mudah dijangkau/diakses, dan dilengkapi dengan sarana yang sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, kebutuhan rak file harus dapat menyimpan / menampung berkas rekam medis pasien selama 5 (lima) tahun, sehingga dapat menghindari penumpukan berkas rekam medis dan dapat meningkatkan kenyamanan bekerja perekam medis (Depkes, 2004).

2.2.6. Uraian Tugas dan Prosedur

2.2.6.1. Uraian tugas

a. Melaksanakan proses penyelenggaraan pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan / rawat inap dan IGD.

(Depkes RI, 2007). 1. Pendaftaran / Penerimaan Pasien

b. Melakukan wawancara untuk mengisi identitas pribadi data sosial pasien rawat jalan.

c. Menyiapkan rekam medis rawat jalan serta meminta rekam medis

rawat jalan ke petugas rekam medis bagian penyimpanan. d. Mengisi buku register pendaftaran pasien rawat jalan.

e. Membuat dan memutakhirkan kartu index utama pasien (KIUP) rawat jalan.

2. Penyimpanan / Rak File

a. Menyimpan rekam medis rawat jalan / rawat inap dan menjaga agar penyimpanan rekam medis aman, rahasia, tidak dapat diakses oleh orang yang tidak berkepentingan.

b. Menyimpan rekam medis rawat jalan / rawat inap inaktif yang bernilai guna dengan media tertentu.

c. Menyeleksi rekam medis yang akan disusutkan.

d. Membuat daftar pertelaan rekam medis yang akan disusutkan. 3. Pengiriman Berkas / Distribusi Rekam Medis

b. Mendistribusikan rekam medis ke unit terkait. c. Mengecek berkas rekam medis yang kembali. 4. Urusan Analisa

a. Menerima berkas rekam medis dari ruang rawat inap / rawat jalan. b. Mencatat berkas rekam medis dari ruang rawat inap / rawat jalan ke

buku catatan khusus pasien pulang rawat inap. c. Merakit / merapikan berkas rekam medis.

d. Menyerahkan berkas rekam medis ke urusan pengelolaan data. e. Menjilid / merakit formulir berkas rekam medis rawat inap.

f. Mengevaluasi, menganalisa pelayanan rekam medis rawat jalan / rawat inap dan IGD.

g. Mengevaluasi, menganalisa kelengkapan berkas rekam medis. h. Memberikan kode penyakit berdasarkan kelompok penyakit.

i. Membuat laporan semua kegiatan pelayanan rekam medis rawat jalan/ rawat inap dan IGD.

j. Menjaga ketertiban dan kebersihan ruangan rekam medis.

2.2.6.2. Prosedur tetap (protap)

Adapun Prosedur Tetap (Protap) pada Unit Rekam Medis yang berhubungan langsung dengan pelayanan pasien di Rumah Sakit Umum Dr. Pirngadi Medan adalah:

1. Urusan tempat penerimaan pasien rawat jalan dan rawat inap

a. Pasien baru dan pasien lama melaporkan diri pada bagian informasi dan mendapatkan nomor antrian

b. Pasien baru dan pasien lama menunggu nomor antrian dipanggil untuk mendapatkan pelayanan pendaftaran pada unit rekam medis

c. Petugas mengentri data pasien

2. Bagian Pemanggilan dan Pemilahan Berkas

a. Pasien dipersilahkan menunggu pada poliklinik yang dituju.

b. Petugas merakit formulir rekam medis untuk pelayanan pasien baru dan menyerahkan formulir rekam medis pada petugas poliklinik 3. Bagian Rak File dan Pengiriman Berkas

a. Bagian Rak File

1) Pengambilan berkas rekam medis hanya dilakukan oleh petugas oleh petugas urusan filing (penjajaran)

2) Pengambilan berkas berdasarkan atas permintaan (guna pelayanan, pendidikan, penelitian, kebutuhan asuransi dan hukum serta audit)

3) Petugas urusan penjajaran mencari dan mengeluarkan berkas

rekam medis dimaksud dari rak penyimpanan, kemudian mencatat dan menyelipkan bon traiser pada file.

4) Petugas urusan file menyerahkan berkas rekam pada petugas

5) Menyimpan berkas rekam medis pada tempat yang tersedia 6) Mengeluarkan bon traiser atau mencatat pada buku ekspedisi 7) Retensi terhadap rekam medis inaktif (retensi berkas RM, sesuai

SOP)

8) Catat berkas rekam medis inaktif, pada Buku Retensi 9) Menyerahkan berkas inaktif pada petugas yang dihunjuk b. Pengiriman Berkas

1) Sebelum petugas pengiriman berkas rekam medis mengirim berkas rekam medis ke Poliklinik, terlebih dahulu mencatat : Nama pasien, nomor rekam medis, poliklinik / Rawat Inap yang dituju pada buku ekspedisi

2) Petugas pengiriman berkas rekam medis menyerahkan berkas

rekam medis kepada petugas unit rawat jalan/rawat inap

3) Setelah selesai pelayanan, berkas rekam medis rawat jalan harus sudah diambil 1 jam sebelum selesai pelayanan.

4) Berkas rekam medis yang kembali harus dicek sesuai dengan

ekspedisi.

5) Petugas pengiriman berkas menyerahkan berkas rekam medis

Untuk lebih jelasnya tentang pelayanan yang dilakukan di subbidang rekam medis Rumah Sakit Umum dr. Pirngadi Medan dapat dilihat pada bagan berikut ini.

IGD

Pulang

TEMPAT PENERIMAAN PASIEN RAWAT JALAN

(TPP – RJ)

AMBIL NOMOR ANTRIAN

RUANG TUNGGU LOKET PENDAFTARAN A B C POLIKLINIK TPP RAWAT INAP PENUNJANG MEDIS • PK / LAB • RADIOLOGI Farmasi RAWAT INAP Pulang Hidup Pulang Mati Dirujuk Pulang Dirujuk

Gambar 2.1. Alur Pasien Rawat Jalan Dan Rawat Inap Badan Pelayanan Kesehatan Rumah Sakit Umum Dr. Pirngadi Medan

2.2.6. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Waktu Tunggu

Pendidikan dapat mempengaruhi seseorang termasuk juga perilaku seseorang akan pola hidup terutama dalam memotivasi untuk siap berperan serta dalam pembangunan kesehatan. Makin tinggi tingkat 2.2.6.1. Karakteristik perekam medis

1) Pendidikan

Pendidikan berarti bimbingan yang diberikan oleh seseorang terhadap perkembangan orang lain menuju ke arah suatu cita-cita tertentu. Jadi dapat dikatakan bahwa pendidikan itu menuntun manusia berbuat dan mengisi kehidupannya mencapai keselamatan/kebahagiaan. Pendidikan diperlukan untuk mendapatkan informasi atau hal-hal yang menunjang kesehatan, sehingga dapat meningkatkan kualitas hidup (Nursalam, 2001).

Pendidikan tenaga kesehatan pada setiap jenjang yang dilaksanakan institusi pendidikan pemerintah maupun swasta bertujuan untuk menghasilkan tenaga kesehatan yang sesuai dengan kebutuhan pelayanan kesehatan serta kualifikasi yang dipersyaratkan dalam penanganan pasien dengan jenis penyakit serta tingkat keparahan tertentu. Manajemen pendidikan tenaga kesehatan secara umum tidak berbeda dengan manajemen pendidikan lainnya, hanya saja materi yang diajarkan disesuaikan dengan tujuan pendidikan yang ditetapkan oleh Departemen Kesehatan (Depkes RI, 2000).

pendidikan seseorang, makin mudah menerima informasi sehingga makin meningkat pula kinerjanya. Sebaliknya, pendidikan yang kurang akan menghambat perkembangan sikap seseorang terhadap nilai-nilai yang baru diperkenalkan.

Faktor pendidikan seseorang sangat menentukan kesiapan dalam memberikan pelayanan, orang yang berpendidikan tinggi akan lebih mampu mengatasi masalah dan berperan lebih baik dan efektif serta konstruktif daripada yang berpendidikan rendah (Nursalam, 2001).

2) Umur

Menurut Hurlock (2002) umur adalah usia seseorang yang dihitung sejak lahir sampai dengan batas terakhir masa hidupnya. Semakin cukup umur, tingkat kematangan dan kekuatan seseorang akan lebih matang dalam berfikir dan bekerja. Dari segi kepercayaan masyarakat, seseorang yang lebih dewasa akan lebih dipercaya dari orang yang belum cukup kedewasaannya. Hal ini sebagai akibat dari pengalaman dan kematangan jiwanya.

Demikian juga dengan umur pegawai dalam melaksanakan kegiatan pelayanan. Makin tua umur seseorang makin konstruktif dalam mengatasi masalah dalam pekerjaan, dan makin terampil dalam memberikan pelayanan kepada klien.

Pengalaman adalah guru yang baik, oleh sebab itu pengalaman identik dengan lama bekerja (masa kerja). Pengalaman itu merupakan suatu cara untuk memperoleh kebenaran pengetahuan dalam upaya meningkatkan pelayanan kepada pasien (klien). Hal ini dilakukan dengan cara mengulang kembali pengalaman yang diperoleh dalam memecahkan permasalahan yang dihadapi pada masa yang lalu. Sehingga dapat dikatakan, semakin lama seseorang bekerja semakin baik pula dalam memberikan pelayanan (Notoatmodjo, 2003).

Kompetensi adalah karakteristik dasar dari seseorang yang memungkinkan mereka mengeluarkan kinerja superior dalam pekerjaannya (Boulter et.al, 1996). Analisis kompetensi disusun sebagian besar untuk pengembangan karier, tetapi penentuan tingkat kompetensi dibutuhkan untuk mengetahui efektivitas tingkat kinerja yang diharapkan. Menurut Boulter et.al (1996) level kompetensi adalah sebagai berikut : Skill, Knowledge, Self-role,

Dalam dokumen Pengaruh Karakteristik Dan Kompetensi Perekam Medis Terhadap Waktu Tunggu Pasien Pada Pelayanan Rekam Medis Rawat Jalan Di Rumah Sakit Umum Dr. Pirngadi Medan Tahun 2008 (Halaman 33-62)