TUGAS AKHIR
PERANAN KOMPUTER SEBAGAI ALAT PENGOLAH DATA
AKUNTANSI PADA PT WAHANA OTTOMITRA
MULTIARTHA, Tbk
OLEH
NAMA
: RANI NURAISYAH
NIM
: 082102008
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA
: RANI NURAISYAH
NIM
: 082102008
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL
: PERANAN KOMPUTER SEBAGAI ALAT
PENGOLAHAN DATA AKUNTANSI PADA
PT WAHANA OTTOMITRA MULTIARTHA, Tbk
Tanggal : Juni 2011
Pembimbing
(Abdillah Arif Nasution. SE.M.Si.Ak)
NIP : 19830406 200812 1 004
TaTanggal : Juni 2011
Ketua Program Studi Diploma III
Akuntansi
( Drs. Rustam, M.Si, Ak )
NIP : 19511114 198203 1 002
Tanggal : Juni 2011
Dekan
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirahim,
Puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT, karena atas
limpahan rahmat, rejeki dan ridho-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas
akhir yang berjudul “Peranan Komputer Sebagai Alat Pengolahan Data
Akuntansi Pada PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk.” Dimana tujuan dari
pembuatan tugas akhir ini adalah guna memenuhi salah satu syarat untuk
menyelesaikan kelulusan pendidikan program Diploma pada fakultas Ekonomi
USU. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih yang
sebanyak-banyaknya kepada :
1.
Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga.M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2.
Bapak Drs.Rustam.M.Si.Ak, selaku Ketua Program Studi Jurusan D-3 Akuntansi
pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3.
Bapak Drs. Chairul Nazwar.Ak, selaku sekretaris Jurusan D-3 Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4.
Bapak Abdillah Arif Nasution.SE.M.Si.Ak, selaku dosen pembimbing penulis
yang telah banyak memberikan masukan dan arahan kepada penulis dan sabar
membimbing penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
6.
Ayahanda dan ibunda tercinta Amad dan ibunda Rismawati Hasibuan, yang
dengan penuh kesabaran telah membesarkan, mendidik dan yang tak
henti-hentinya banyak memberikan dukungan atas penulis baik moril maupun materil,
serta selalu mendoakan penulis disetiap kesempatan yang ada. Semoga tugas
akhir ini dapat membuat ayahanda dan ibunda tercinta bangga dan bahagia
terhadap penulis.
Akhir kata penulis memanjatkan doa dan syukur kehadirat Allah SWT atas
segala bantuan dan rahmatnya yang telah diberikan, semoga akan memperoleh
balasan yang berlipat ganda dariNya, dan Semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat
bagi yang menggunakannya, dan menjadi amal ibadah bagi penulis.
Amin yaa Rabbal Alamin ...
Medan, Juni 2011
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... … i
DAFTAR ISI ... … iii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masala ... 1
B. Perumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Penelitian ... 3
D. Manfaat Penelitian ... 4
E. Rencana Penulisan... ... 4
1. Jadwal Observasi... ... 4
2. Rencana Isi... ... 6
BAB II PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk A. Sejarah Ringkas Perusahaan... 8
B. Jenis Usaha atau Kegiatan ... 10
C. Struktur Organisasi ... 11
D. Job Description Atau Uraian Tugas... 12
F. Rencana Kegiatan……… ... 23
BAB III TOPIK PENELITIAN A. Penerapan Komputer ... 24
1. Komputer……… ... 24
2. Keuntungan Dan Kerugian Menggunakan Komputer……… ... 25
3. Siklus Pemroresan Informasi……… ... 28
4. Perangkat Pengolahan Data ... 28
a. Perangkat Keras (hardware)………... 29
b. Perangkat Lunak (software)………. ... 33
c. Pemakai (brainware)………. ... 33
B. Peranan Komputer ... 35
C. Peranan Komputer Khususnya Pada Bagian Tata Usaha PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk ... 36
1. Sebagai Alat Pengolah Data………... ... 36
2. Sebagai Alat Pemroses Data………. ... 36
3. Sebagai Alat Penyimpan Data……… ... 37
4. Sebagai Alat Untuk Mengawasi Dan Pengaman Data……. ... 38
5. Sebagai Pembuat Informasi……… ... 38
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan ... 44
B. Saran ... 44
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang Masalah
Informasi dari suatu perusahaan, terutama informasi keuangan, dibutuhkan
oleh berbagai macam pihak yang berkepentingan untuk memenuhi kebutuhan
informasi bagi pihak luar maupun dalam perusahaan, disusun suatu sistem informasi
akuntansi. Sedangkan informasi itu sendiri dapat kita artikan sebagai suatu aktivitas
pelayanan jasa (service activity). Fungsinya adalah menyediakan informasi
kuantitatif terutama yang bersifat financial/keuanagan tentang suatu ekonomi dalam
penganbilan pilihan-pilihan yang layak diantara berbagai alternatif tindakan.
Perkembangan teknologi informasi membawa dampak terhadap hampir
seluruh aspek dan pengolahan bisnis. Pada saat ini pemanfaatan teknologi informasi
sudah tidak dapat diabaikan lagi.
Sistem informasi menghasilkan dan menyediakan informasi-informasi
keuangan yang menjadi dasar pemikiran utama dan pengambilan keputusan secara
ekonomis dan yuridis serta dapat mempengaruhi kelangsungan hidup.
baik besar maupun kecil dituntut harus memiliki system informasi yang baik dan
handal, sehingga menghasilkan informasi yang relevan, akurat,dan tepat waktu.
Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakain canggih dan modern
maka diharapkan dapat membantu pihak manajemen dalam mengatasi hambatan dan
masalah yang timbul untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan dalam
pengambilan keputusan. Electronic Data Processing (EDP) atau komputer
merupakan suatu contoh hasil dari kemajuan teknologi.
Kehadiran komputer sebagai sarana pengolah data merupakan salah satu
faktor yang digunakan dalam setiap perusahaan. Teknologi perangkat keras maupun
perangkat lunak komputer berkembang dengan sangat pesatnya dan dalam beberapa
tahun saja perangkat keras komputer telah kadaluarsa.
Sebelum hadirnya komputer, pengelolaan data dilakukan secara manual. Hal
ini mengakibatkan aktivitas perusahaan menjadi terhambat karena proses pengelolan
data yang sangat lambat, tidak akurat, dan sering terjadi kesalahan akibat
pengelolaan data dilakukan oleh sumber daya manusia. Oleh karena itu, manajemen
perusahaan kesulitan dalam mengambil keputusan dikarenakan keterlambatan dalam
memperoleh informasi.
Berdasarkan alasan dan pertimbangan tersebut, penulis ingin mendalami
penerapan dan peranan komputer sebagai pengolah data pada PT Wahana Ottomitra
Multiartha, Tbk . Oleh karena itu, penulis tertarik untuk mengambil judul “Peranan
Komputer Sebagai Alat Pengolahan Data Akuntansi Pada PT Wahana
Ottomitra Multiartha, Tbk”.
B.
Perumusan Masalah
Mengingat pentingnya penerapan komputer tersebut dalam suatu perusahaan,
maka penulis ingin mendalami pembahasan ini dengan melakukan penelitian di PT
Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk. Adapun permasalahan yang akan dibahas oleh
penulis adalah “Bagaimana penerapan komputer yang efektif dan efisien pada PT
Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk?”
C.
Tujuan Penelitian
D.
Manfaat Penelitian
1.
Bagi penulis,
Sebagai bahan masukan mengenai peranan komputer sebagai pengolah data yang
diterapkan dalam suatu perusahaan.
2.
Bagi PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk,
Sebagai bahan masukan dan pertimbangan dalam mengambil langkah
selanjutnya mengenai penerapan komputer untuk mengolah data.
3.
Bagi peneliti sejenis,
Sebagai bahan masukan untuk menyempurnakan penelitian-penelitian sejenis
berikutnya.
4.
Bagi Investor
Sebagai bahan masukan untuk memberikan informasi beragam wahana investasi
dan kinerja manajemen pada perusahaan.
E.
Rencana Penulisan
1.
Jadwal Observasi
No.
Kegiatan
Mei
Juni
Minggu
Minggu
I
II III IV
I
II III IV
A. Persiapan
1
Pelaksanaan penelitian untuk
mendapatkan topik tugas akhir
√
2
Bimbingan untuk pelaksanaan
tugas akhir
√
B. Pelaksanaan
3
Bimbingan untuk pengolahan
data perusahaan
√
4
Pengolahan dataperusahaan
dalam penyusunan tugas akhir
√
C. Pelaporan
5
Bimbingan untuk penulisan bab
I tugas akhir
√
6
Bimbingan untuk penulisan bab
II tugas akhir
√
7
Bimbingan untuk penulisan bab
III tugas akhir
√
8
Bimbingan untuk penulisan bab
IV tugas akhir
√
9
Bimbingan tahap akhir dalam
penyusunan tugas akhir
√
2.
Rencana Isi
Secara garis besar pembahasan tugas akhir ini dibagi ke dalam empat bab.
Masing-masing bab dibagi dalam sub-sub bab sehingga penulisan bab ini lebih
sistematis. Uraiannya adalah sebagai berikut :
Bab I : Pendahuluan
Bab ini berisikan latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan
penelitian, manfaat penelitian, dan rencana penulisan.
Bab II : Profil Perusahaan
Dalam bab ini penulis akan membahas tentang sejarah singkat perusahaan,
jenis usaha atau kegiatan, struktur organisasi, job description, kinerja usaha
terkini, dan rencana kegiatan.
Bab III : Topik Penelitian
Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan hasil penelitian sesuai
dengan tema yang dipilih berdasarkan bidang studi mahasiswa.
Bab IV : Penutup
BAB II
PT WAHANA OTTOMITRA MULTIARTHA, Tbk
A.
Sejarah Ringkas Perusahaan
Sebagai perusahaan pembiayaan sepeda motor yang terkemuka di Indonesia, PT
Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk.(WOM Finance) memiliki sejarah yang cukup panjang.
Perusahaan pernah beberapa kali berganti nama. Semula adalah PT Jakarta Tokyo
Leasing yang berdiri tahun 1982. Kemudian di tahun 1997, menjadi PT Wahana Ometraco
Multiartha yang diakuisisi oleh PT Fuji Semeru Leasing. Mulai tahun 2000, Perusahaan
bertransformasi menjadi WOM Finance serta menyediakan pembiayaan untuk sepeda motor
baru dan bekas khususnya merk Honda, Yamaha dan Suzuki.
Tahun 2003, Perusahaan memasuki pasar modal dengan menerbitkan Obligasi I
senilai Rp 300 miliar. Tahun 2004, WOM Finance menjadi perusahaan publik melalui
Penawaran Umum Saham Perdana dan pencatatan saham di Bursa Efek Jakarta dan Bursa
Efek Surabaya.
Setahun kemudian, PT Bank Internasional Indonesia, Tbk.(BII) dan konsorsiumnya,
International Finance Corporation (IFC) dan DBS nominees Pte. Ltd., menjadi mitra
strategis dengan mengakuisisi 67% saham Perusahaan. Kemudian WOM Finance
menerbitkan Obligasi II senilai Rp 500 miliar.
Tahun 2006, WOM Finance menerbitkan Obligasi III senilai Rp. 825 miliar. Karena
antara lain Multifinance Awards 2006 oleh Majalah Infobank dan Multifinance Awards
2007 oleh Majalah Investor.
Obligasi IV senilai Rp 1 triliun kemudian diterbitkan kembali oleh WOM Finance
pada tahun 2007. Di tahun yang sama, Perusahaan menduduki peringkat ketiga terbesar
perusahaan pembiayaan sepeda motor dengan total asset Rp 4,8 triliun.
Sebagai Perusahaan yang adaptif, fleksibel dan peka terhadap kebutuhan
masyarakat, WOM Finance memperkenalkan semboyan baru, “Wujudkan Impian
Menyentuh Hati”. Lebih dari sekedar mitra kredit yang strategis – WOM Finance membantu
mewujudkan impian masyarakat Indonesia untuk memiliki sepeda motor apapun pilihan
merek dan jenisnya.
Selain pemekaran jaringan penjualan, pada akhir tahun 2008 WOM Finance telah
melakukan konsolidasi internal dan penyempurnaan kebijakan dalam manajemen resiko.
Dengan pemilihan portofolio yang tepat, WOM Finance mampu meningkatkan profit dan
mengarahkan bisnisnya ke arah yang lebih baik dan sehat.
WOM Finance telah membukukan lebih dari 1 juta pelanggan serta senantiasa memudahkan
pelayanan dan meningkatkan kepuasan kepada para konsumen. Hal ini dicanangkan dengan
program PeSAT (Pelayanan cepat, Syarat mudah, Aman dan Terpercaya).
WOM Finance kini menuju layanan one day service dengan selalu memperbarui
Visi
Visi PT Wahana Ottomitra Multiartha Tbk adalah menjadi salah satu perusahaan
pembiayaan konsumen terbaik di Indonesia.
Misi
Misi PT Wahana Ottomitra Multiartha Tbk adalah sebagai berikut :
a.
Mengutamakan kepuasan pelanggan dan mitra kerja lainnya
b.
Membangun kepercayaan dunia perbankan
c.
Pengembangan dan perluasan jaringan usaha, terutama di daerah potensial
d.
Mengoptimalkan kinerja Perusahaan
Tujuan
Tujuan PT Wahana Ottomitra Multiartha Tbk adalah sebagai berikut :
a.
Meningkatkan mutu layanan melalui program menarik serta strategi pemasaran
yang smart sehingga kepercayaan pelanggan tetap terjaga di masa mendatang.
b.
Membuka peluang-peluang baru di samping tetap memelihara hubungan baik
B.
Jenis Usaha atau Kegiatan
PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk merupakan salah satu perusahaan yang
bergerak di bidang pembiayaan. Perusahaan pembiayaan adalah suatu bentuk perusahaan
yang memfokuskan bisnisnya kepada pemberian dana atau pembiayaan kepada pihak lain
atas suatu benda atau barang yang akan dibeli atau dimiliki oleh pihak tersebut. Setiap
melakukan pemberian dana atau pembiayaan kepada pihak lain perusahaan akan
mengenakan bunga atas setiap dana yang diberikan atau dipinjamkan. Besarnya bunga
ditentukan oleh perusahaan dengan melihat kondisi perkembangan tingkat suku bunga yang
berlaku. Setelah Perusahaan bergerak dalam bidang pembiayaan sepeda motor baru merek
Honda dan sepeda motor bekas semua merek produksi Jepang, Perusahaan sebagai bagian
dari kelompok usaha ”Wahanaartha”, turut mendukung penjualan PT Wahana Makmur
Sejati sebagai main dealer sepeda motor merek Honda di Jakarta dan Tangerang. Seiring
dengan perkembangan Perusahaan maka area pembiayaan diperluas keluar Jakarta dan
Tangerang antara lain Bekasi, Ciputat, Bogor, Bandung, Yogyakarta, Surabaya, Medan,
Bali, Batam dan Samarinda.
C. Struktur Organisasi
Struktur organisasi PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk adalah berbentuk garis
dan pada manajemen puncak telah dilakukan penataan fungsi dan peran kerja yang lebih
koordinatif. Upaya ini diikuti pula dengan berbagai penyempurnaan struktur organisasi
perusahaan. Penyempurnaan tata laksana organisasi perusahaan ini dijabarkan melalui
penyederhanaan maupun peningkatan status, fungsi, dan tanggung jawab. Hal ini dapat
dilihat pada bagan struktur organisasi PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk di lampiran
D.
Job Description atau Uraian Tugas
PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk memiliki pembagian tugas, wewenang, dan
tanggung jawab sesuai dengan bagiannya masing-masing.
1. CMO (Credit Marketing Officer)
Tugas-tugas dan tanggung jawab CMO (Credit Marketing Officer) antara lain :
a. menerima aplikasi permohonan kredit dari calon Debitor melalui Dealer yang telah
menjalin kerjasama dengan Cabang,
b. memberikan dan membantu calon Debitor mengisi Form Aplikasi Permohonan
Pembiayaan (FAPP),
c. menawarkan kepada calon Debitor price list/paket pembiayaan perusahaan yang telah
disetujui oleh Kantor Pusat atau membantu calon Debitor menghitung besarnya
angsuran yang diinginkan,
d. mengarahkan calon Debitor pada struktur kredit yang terbaik bagi perusahaan dan calon
Debitor,
e. melakukan pengecekan fisik kendaraan dengan STNK & BPKB asli, jika ada
permohonan kredit untuk unit bekas,
f. menyiapkan kelengkapan dokumen-dokumen dan data-data yang dibutuhkan untuk
melakukan survey,
g. melakukan survey ke rumah calon Debitor, dan melakukan survey ke tempat usaha
calon Debitor (jika ada usaha),
h. melakukan verifikasi terhadap kebenaran dan legalitas dokumen-dokumen persyaratan
kredit yang diberikan oleh calon Debitor dengan memberikan stempel “COPY SESUAI
i. melengkapi dokumen persyaratan kredit yang masih belum diserahkan oleh Debitor
(Memo Pending) dalam waktu yang telah ditentukan oleh perusahaan,
j. memberikan rekomendasi terhadap permohonan aplikasi kredit dari calon Debitor
setelah melakukan survey.
2. MH (Marketing Head)
Tugas-tugas dan tanggung jawab dari MH (Marketing Head) antara lain :
a. memantau pasar penjualan kendaraan di berbagai Dealer,
b. menyusun strategi penjualan dengan membuat Paket dan Promosi dengan persetujuan
Kepala Cabang dan Kantor Pusat,
c. memberikan dan menawarkan kepada Dealer price list/paket pembiayaan perusahaan
yang telah disetujui oleh Kantor Pusat,
d. menentukan besarnya refund dengan persetujuan Kepala Cabang,
e. membina dan memberikan arahan kepada CMO dalam melakukan survey ke tempat
calon Debitor,
f. memeriksa adanya Memo Pending dari CMO agar segera dilengkapi,
g. ikut menjaga hubungan baik dengan Dealer (Relationship Dealer) dan Debitor,
h. bersama-sama dengan CMO dan Kepala Cabang menjalin kerjasama dengan Dealer dan
menawarkan paket penjualan yang telah disetujui Kantor Pusat,
i. meminta biaya pembatalan perjanjian kredit kepada Debitor/Dealer.
3. CA (Credit Analyst)
Tugas-tugas dan tanggung jawab dari CA (Credit Analysist) antara lain :
a. memeriksa kelayakan dokumen persyaratan kredit calon Debitor beserta kekuatan
b. melakukan kunjungan langsung ke lapangan atau survey ke calon Debitor terhadap
aplikasi kredit baru (new order), pengulangan (repeat order) atau tambahan (additional
order) jika Credit Analyst meragukan kebenaran dan validitas data analisa CMO dan
CMH,
c. melakukan survey sampling kepada Debitor potensial Bad Debt bahwa Debitor
mempunyai aging > 30 hari pada angsuran 1 s/d 6. Survey ulang harus dilakukan
minimal sekali dalam seminggu dengan diketahui oleh Kepala Cabang,
d. mewakili Kepala Cabang menandatangani “Purchase Order” apabila Kepala Cabang
berhalangan,
e. membuat Pemetaan dan pengumpulan data atau informasi identifikasi tumbuhnya “Red
Area” (dalam hal pemetaan ini CA dapat berkoordinasi dengan Credit Screener,
CMH/MH, A/R Head, Kepala Cabang),
f. memonitor CMO dengan status “Stop Selling” sampai CMO tersebut dapat berstatus
“Selling” kembali,
g. memberikan masukkan kepada CMO, hal-hal yang menyangkut criteria kelayakan
kredit serta memberikan masukkan kepada manajemen untuk memperbaharui kondisi
Kebijakan Kredit.
4. Data Entry
Tugas-tugas dan tanggung jawab dari Data Entry antara lain :
a. bertanggungjawab terhadap input data calon Debitor di Sistem dan kebenarannya serta
pencetakan dokumen pendukung dalam proses kredit (PO, SP BPKB) dan dokumen
Kontrak sesuai standard prosedur yang telah ditentukan perusahaan,
c. cetak Dokumen Kontrak, Surat Pesanan (PO) dan Surat Penyerahan BPKB setelah
aplikasi disetujui oleh Komite Kredit dan didistribusi ke calon Debitor dan Dealer untuk
di tandatangani dan di stempel.
5. Credit Processor
Tugas-tugas dan tanggung jawab dari Credit Processor antara lain :
a. melakukan pemeriksaan ulang terhadap data di Sistem yang telah di input oleh Data
Entry,
b. bertanggungjawab terhadap kelengkapan, kebenaran dan keabsahan tagihan Dealer serta
mencegah terjadinya pelaksanaan PPD sebelum Memo Pending dokumen tagihan
dilengkapi oleh Dealer,
c. melakukan follow up Memo Pending Tagihan Dealer kepada CMO dan CMH/MH atau
langsung ke Dealer,
d. melakukan konfirmasi kepada calon Debitor untuk memastikan Berita Acara Serah
Terima Kendaraan / Surat jalan dari Dealer,
e. melakukan input dokumen tagihan Dealer di sistem.
6. Credit Admin
Tugas-tugas dan tanggung jawab dari Credit Admin antara lain :
a. mempersiapkan form blanko dokumen kontrak, Form Aplikasi Permohonan
Pembiayaan dan Lembar Analisa Survey Rekomendasi Perorangan / Perusahaan
(LASRP) untuk digunakan survey ke Debitor oleh CMO,
b. bertanggung jawab dalam penyimpanan dan pemeliharaan semua dokumen dalam map
Perjanjian Kredit dengan tetap mempertahankan kelengkapan dan kerapian dokumen
c. mencatat setiap peminjaman dokumen dalam buku register dan memonitor jangka
waktu pengembaliannya dengan diketahui oleh AdH atau Kepala Cabang,
d. melakukan Follow Up terhadap setiap dokumen Memo Pending kepada CMO dan
mengontrol pelaksanaan Stop Selling CMO.
7. Staff Collateral
Tugas-tugas dan tanggung jawab dari Staff Collateral antara lain :
a. menerima dan memeriksa kelengkapan berkas dokumen BPKB dari CMO dan Credit
Admin,
b. memastikan bahwa semua BPKB yang belum diterima dari Dealer adalah sama
jumlahnya dengan SP BPKB,
c. menerima dan memeriksa fisik buku BPKB unit baru dan bekas saat diterima dari
Dealer,
d. membantu Debitor melalui Customer Service dalam melakukan proses perpanjangan /
penggantian STNK dan Balik Nama BPKB,
e. menyerahkan dan menerima BPKB dari Biro Jasa yang telah ditunjuk untuk proses
BBN,
f. menyerahkan Berkas BPKB ke Kantor Pusat/Bank Pendanaan kepada Credit Admin
untuk dikirimkan ke Kantor Pusat,
g. melakukan permintaan BPKB ke Kantor Pusat (untuk preterm).
8. Staff Finance
Tugas-tugas dan tanggung jawab dari Staff Finance antara lain :
a. bertanggungjawab terhadap penerimaan non cash (transfer dan PDC), cash dari Teller,
penyetoran ke Bank, pembayaran dan mengontrol atau mengawasi cash flow keuangan
b. membuat dan filling Kartu Kontrol Kesehatan, Service Kendaraan, bensin dan Pulsa
Handphone,
c. meminta dan filling semua bukti pembayaran,
d. menerima dan menyetorkan penerimaan dari Teller ke Bank via Messenger sesuai
dengan laporan atau pencatatan membuat laporan serta uang tunai yang belum
disetorkan,
e. menginput pembayaran Debitor via transfer berdasarkan bukti yang ada,
f. membayarkan tagihan pihak eksternal sesuai dengan ketentuan yang berlaku dengan
cermat dan akurat serta membuat laporan kas Bank harian dan memeriksa kebenaran
bukti pendukungnya,
g. membuat rekonsiliasi Bank sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
9. Staff Asuransi
Tugas-tugas dan tanggung jawab dari Staff Asuransi antara lain :
a. mengasuransikan unit pembiayaan kendaraan Debitor dalam rangka mengurangi resiko
kerugian jika terjadi kehilangan dengan tetap mengutamakan kepuasan pelanggan dan
bertanggung jawab terhadap kebenaran laporan,
b. menutup (cover) asuransi setiap unit pembiayaan kendaraan sesuai dengan ketentuan
yang berlaku,
c. melakukan pengecekan terhadap Polis dan tagihan asuransi yang dikirimkan oleh
Perusahaan Asuransi,
d. melakukan penginputan No. Polis ke dalam Sistem,
e. mendistribusikan no. Polis yang sudah diterima dari Perusahaan Asuransi kepada Credit
Admin,
f. melakukan follow-up terhadap perkembangan proses klaim yang diajukan,
10. Staff Accounting
Tugas-tugas dan tanggung jawab dari Staff Accounting antara lain:
a. bertanggungjawab terhadap pencatatan, pemeriksaan dan pengumpulan data dalam
rangka penyajian laporan keuangan sesuai dengan standar akuntansi yang telah Kantor
Pusat serta menyimpan, memelihara dan mengamankan seluruh bukti transaksi yang
ada,
b. memeriksa bukti-bukti pendukung setiap transaksi sebelum melakukan penjurnalan,
c. menjurnal setiap transaksi non cash sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku,
d. menyimpan bukti jurnal dan bukti-bukti pendukung transaksi dengan rapi dan aman,
e. mencetak (hard copy) dan menyimpan data (soft copy) seluruh transaksi dan laporan
keuangan setiap periode,
f. memeriksa setiap otomatic jurnal dari transaksi Trade dan Non Trade yang dilakukan
oleh divisi atau bagian lain dalam satu hari.
11. Teller
Tugas-tugas dan tanggung jawab dari Teller antara lain:
a. menerima pembayaran angsuran secara tunai dari Debitor,
b. memasukkan data pembayaran tunai ke dalam Sistem dengan benar dan akurat sesuai
dengan prosedur yang telah ditentukan,
c. menerima setoran tunai dari A/R Officer dan Remedial Admin dengan TTS,
d. setiap hari seluruh penerimaan Teller dilaporkan dan disetorkan kepada staff Finance
untuk disetorkan ke Bank,
e. jika terjadi selisih penerimaan uang dengan input di sistem, sepenuhnya menjadi
f. setiap penerimaan uang kertas wajib diperiksa dengan menggunakan lampu ultraviolet
karena jika terdapat uang palsu menjadi tanggung jawab Teller.
12. AdH (Administrasion Head)
Tugas-tugas dan tanggung jawab dari Administrasion Head antara lain:
a. memonitor produktifitas staff Data Entry,
b. memonitor produktifitas staff Credit Processor,
c. memonitor produktifitas staff Asuransi,
d. memonitor produktifitas staff Collateral,
e. memonitor produktifitas staff Finance,
f. memonitor produktifitas staff Accounting,
g. memonitor produktifitas staff Teller,
h. memeriksa keabsahan dan kebenaran data permohonan pembiayaan,
i. mengontrol kondisi kantor (bangunan, peralatan, inventaris) dan pengamanannya.
13. Desk Call
Tugas-tugas dan tanggung jawab dari Desk Call antara lain:
a. memfollow up Debitor-Debitor yang telah membuat janji,
b. membuat Insentif performance Desk Call,
c. melaksanakan seluruh aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan tugasnya sebagai
Desk Call dengan baik dan bertanggung jawab terhadap segala aktivitas yang telah
dilakukannya,
14. A/R Admin
Tugas-tugas dan tanggung jawab dari A/R Admin antara lain:
a. membuat, mencetak dan mengirimkan Surat Peringatan (SP) I, II dan Surat Peringatan
Terakhir (SPT),
b. memberikan laporan tentang SP I, II dan SPT yang telah dicetak kepada A/R Head
dalam bentuk Rekap SP I, II dan SPT,
c. membuat tanda terima SP I, II dan SPT,
d. mempersiapkan administrasi untuk tugas A/R Officer dalam menangani Debitor yang
menunggak,
e. membuat dan mencetak Daftar Kunjungan Harian A/R Officer.
15. A/R Officer
Tugas-tugas dan tanggung jawab dari A/R Officer antara lain:
a. bertanggung jawab atas terlaksananya kegiatan penagihan A/R Overdue yang
ditugaskan kepadanya secara tepat waktu di wilayahnya,
b. menyiapkan administrasi yang diperlukan dalam penagihan seperti TTS, DKH ARO, SP
I/SP II/SPT,
c. menerima uang angsuran, denda dan biaya tagih dari Debitor dengan memberikan TTS
sebagai bukti penerimaan,
d. menyetorkan hasil tagihan ke Kasir/Finance tepat waktu pada sore hari atau maksimal
keesokkan harinya.
16. Remedial Admin
Tugas-tugas dan tanggung jawab dari Remedial Admin antara lain:
b. memberikan laporan tentang STP/SKP yang telah dicetak kepada A/R Head dalam
bentuk Rekap STP/SKP,
c. mempersiapkan administrasi untuk tugas Remedial Officer dan Proff Coll dalam
melakukan penarikan unit,
d. melakukan verifikasi/Rekondisi terhadap Kendaraan tarikan yang berhasil ditarik.
17. Remedial Officer
Tugas-tugas dan tanggung jawab dari Remedial Officer antara lain:
a. bertanggung jawab atas terlaksananya kegiatan penagihan atau penarikan terhadap unit
kendaraan Debitor yang menunggak,
b. mengunjungi Debitor yang menunggak untuk melakukan penagihan atau penarikan unit
sesuai dengan DKHR, bucket dan wilayahnya,
c. memberikan Surat Tugas Penarikan kepada nasabah yang menunggak.
E.
Kinerja Usaha Terkini
PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk telah membuka 92 cabang yang tersebar di
pulau Jawa, Bali, Sumatera dan Kalimantan. Langkah ekspansi yang didahului survey
cermat dan mendalam ini diharapkan dapat mempercepat laju pertumbuhan Perusahaan di
masa depan, sekaligus memberikan kemudahan kepada pelanggan untuk selalu
mendapatkan pelayanan terbaik dengan cepat dan nyaman.
Melalui pembukaan kantor cabang ini pula, PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk
dapat merancang program-program pemasaran dan penjualan yang khas, spesifik dan tepat
sasaran karena telah disesuaikan dengan karakteristik pelanggan di daerahnya
masing-masing. Di luar berbagai program pemasaran yang antisipatif dan menguntungkan, PT
dealer sepeda motor yang telah lama menjadi bagian penting dalam sukses kinerja
perusahaan yang diraih hingga saat ini. Insentif baik berupa hadiah maupun berbagai jenis
pelatihan yang mendukung pengembangan bisnis para dealer yang akan berdampak pula
pada pencapaian Perusahaan terus ditingkatkan kualitas dan kuantitasnya. Dengan pola
kemitraan yang saling mendukung dan menguntungkan, PT Wahana Ottomitra Multiartha,
Tbk berhasil menciptakan sistem pelayanan yang memuaskan para pelanggannya di seluruh
Indonesia.
F.
Rencana Kegiatan
PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk menerapkan beberapa rencana kegiatan untuk
pengembangan usahanya sebagai berikut:
1. Terfokus pada kualitas pembiayaan bukan pada kuantitas
2. Ketat menerapkan kebijakan uang muka (down payment) untuk menjaring pelanggan
secara lebih selektif
3. Menjalin hubungan baik dengan menerapkan paket insentif menarik bagi dealer
4. Menjual merek sepeda motor Jepang selain Honda (multibrand)
5. Meningkatkan pelayanan pada dealer dan pelanggan
6. Menggelar program-program reward dan loyalty incentive berskala nasional maupun
BAB III
TOPIK PENELITIAN
A. Penerapan Komputer 1. Komputer
Komputer merupakan mesin yang memproses data fakta secara elektronis.
Secara umum, pemrosesan data (data processing-DP) dapat didefenisikan sebagai
satu seri dari tiga tahap, yaitu : 1. Mengumpulkan data, 2. Memanipulasi atau
menangani data, 3. Mendistribusi atau mengirim keluar data atau informasi untuk
tujuan tertentu.
Istilah komputer berasal dari bahasa latin yaitu computere yang berarti menghitung
dan dalam pengertian terbatas komputer sebagai suatu bagian kalkulasi. Komputer telah
menjadi unsur yang tidak dapat dihindarkan dalam sistem informasi sebagian besar
perusahaan. Hal ini ditandai dengan dengan semakin banyak perusahaan khususnya
perusahaan menengah dan besar yang telah memasang seperangkat komputer didalam
perusahaannya dalam mengolah data.
Untuk mengolah data agar dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan
akurat maka sistem dibantu oleh tiga komponen sistem komputer. Unsur-unsur komputer
menurut La Midjan dalam bukunya “Sistem Informasi Akuntansi II” adalah sebagai
berikut :
1. Perangkat keras (hardware)
2. Perangkat lunak (software)
Memiliki kemampuan menterjemahkan perangkat keras kedalam sistem kerja dalam
mengolah informasi sesuai dengan kebutuhan pemakai dan meliputi kumpulan
perintah-perintah yang menyatakxan operasi pengolahan operasi apabila pekerjaan sedang
berlangsung.
3. Personil pengelola (brainware)
Ini merupakan departemen pengembangan sistem dan minimal mempunyai satu
unti dimana jumlah unit ini dapat berkembang sesuai dengan perkembangan
organisasi perusahaan.
Pengoperasian komputer berbeda pada setiap perusahaan karena perbedaan
aktivitas perusahaan, kebijakan dan tujuan perusahaan. Dengan adanya
perkembangan dan kemampuan komputer yang semakin maju dan canggih, maka
pemrosesan, pencatatan dan penyimpanan data akan semakin cepat dan akurat.
Perkembangan ini memberikan kemudahan bagi perusahaan khususnya manajemen
dan pimpinan perusahaan dalam menyusun rencana-rencana serta dalam
pengambilan keputusan yang cepat, relevan dan akurat.
2. Keuntungan dan Kerugian Menggunakan Komputer
Masyarakat telah mengetahui banyak keuntungan dari penggunaan komputer.
Masayarakat pengguna (user) adalah seseorang yang berkomunikasi dengan komputer atau
menggunakan informasi yang dihasilkan komputer. Pengguna tidak hanya berasal dari
kalangan bisnis saja, tetapi dari semua kalangan baik itu pelajar, mahasiswa, guru, dosen,
dan profesi lainnya yang membutuhkan informasi yang cepat dan akurat.
Keuntungan dari komputer yaitu karena komputer memiliki keunggulan dalam
kecepatan, kepercayaan, konsistensi, penyimpanan, dan komunikasi.
a. Kecepatan
Operasi komputer terjadi melalui sirkuit elektronik. Ketika data, perintah, dan
informasi mengalir melalui sirkuit ini, maka data, perintah, dan informasi tersebut berpindah
dengan kecepatan yang luar biasa. Kebanyakan komputer memproses miliaran atau triliunan
operasi dalam satu detik.
b. Kepercayaan
Komponen elektronik pada komputer modern dapat diandalkan dan dipercaya
karena komponen tersebut jarang rusak.
c. Konsistensi
Dengan diberikan input dan proses yang sama, sebuah komputer akan memproduksi
hasil yang sama secara konsisten. Komputer menghasilkan hasil yang bebas dari kesalahan,
jika input dan perintah kerjanya benar.
d. Penyimpanan
Komputer menyimpan jumlah data yang banyak dan membuat data ini tersedia
untuk diproses kapan pun dibutuhkan.
e. Komunikasi
Kebanyakan komputer sekarang ini dapat berkomunikasi dengan komputer lain,
bahkan tanpa kabel. Komputer memungkinkan pengguna untuk dapat saling berkomunikasi.
Kerugian Menggunakan Komputer
Beberapa kerugian komputer terkait dengan pelanggaran privasi, dampak terhadap
a. Pelanggaran privasi
Pelanggaran privasi merupakan sesuatu yang penting bahwa catatan pribadi dan
rahasia di simpan dalam komputer untuk dilindungi sepatutnya. Pada beberapa perusahaan,
di mana catatan ini tidak dilindungi sepantasnya, orang-orang menemukan bahwa
kerahasiaan pribadi mereka telah dilanggar dan identitas mereka dicuri.
b. Dampak terhadap tenaga kerja
Walaupun komputer meningkatkan produktivitas dan menciptakan ratusan ribu
pekerjaan baru di seluruh industri, keahlian dari jutaan tenaga kerja telah digantikan oleh
komputer. Jadi, penting bagi pekerja untuk meningkatkan jenjang pendidikan mereka.
Dampak yang terpisah terhadap tenaga kerja adalah bahwa beberapa perusahaan mencari
tenaga kerja dari luar negeri untuk mengalihkan membayar tenaga kerja dari dalam negeri.
c. Risiko Kesehatan
Penggunaan komputer dalam jangka waktu panjang atau pendek dengan cara yang
benar dapat menimbulkan cedera atau penyakit. Pengguna komputer dapat melindungi
dirinya dari risiko kesehatan melalui rancangan tempat kerja yang baik, sikap badan yang
baik ketika menggunakan komputer, dan terutama waktu istirahat yang cukup.
d. Dampak terhadap lingkungan
Proses pembuatan dan limbah dari komputer menghabiskan sumber daya alam dan
mencemarkan lingkungan. Strategi yang dapat membantu melindungi lingkungan meliputi
daur ulang, aturan tentang proses pembuatan komputer, perpanjangan umur komputer, dan
3. Siklus Pemrosesan Informasi
a. Input Device (Alat Masukan) : Adalah perangkat keras komputer yang berfungsi
sebagai alat untuk memasukan data atau perintah ke dalam computer.
b. Output Device (Alat Keluaran) : Adalah perangkat keras komputer yang berfungsi
untuk menampilkan keluaran sebagai hasil pengolahan data. Keluaran dapat berupa
hard-copy (ke kertas), soft-copy (ke monitor), ataupun berupa suara.
c. I/O Ports : Bagian ini digunakan untuk menerima ataupun mengirim data ke luar sistem.
Peralatan input dan output di atas terhubung melalui port ini
4.
Perangkat Pengolah Data
Agar proses pengolahan data menjadi informasi dapat berjalan dengan baik,
maka harus diketahui perangkat-perangkat komputer yang terlibat didalamnya.
Secara garis besar perangkat-perangkat tersebut dibagi menjadi dua bagian yaitu
perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Meskipun demikian
masih ada satu bagian yang tidak bisa dilupakan yaitu manusia yang menjalankan
komputer tersebut (brainware).
a. Perangkat keras (hardware)
Central processing unit (CPU) atau unit pemrosesan sentral
CPU merupakan pusat dari komputer yang mempunyai fungsi untuk melakukan
kegiatan-kegiatan arithmetic atau logic dan mengawasi kegiatan seluruh sistem
pengolahan data elektrolis. Untuk dapat melakukan fungsi ini CPU dibagi menjadi
tiga bagian berdasarkan fungsinya yaitu:
1) Main memory unit atau unit penyimpanan utama
Bagian ini merupakan bagian untuk menyimpan data yang akan diproses,
yang sudah diproses, dan instruksi-instruksi untuk bagian yang lain dari
CPU. Data yang diterima dari peralatan masukan (input device) dan instruksi
program untuk sementara dikumpulkan bersama di penyimpanan primer
sebelum dieksekusi.
2) Arithmatic-logic unit atau unit aritmatik-logik
Bagian ini berfungsi untuk melakukan kecepatan-kecepatan perhitungan, unit
ini juga melaksanakan operasi-operasi logik seperti membandingkan dua
bilangan, apakah sama besar, yang satu lebih besar, dan lebih kecil dari yang
lain.
3) Control unit atau unit pengendali
mengatur alat-alat input atau output, memasukkan data, dan mengeluarkan
data dari tempat penyimpanannya.
Input equipment
Data yang akan diproses dalam komputer harus dimasukkan ke komputer.
Pekerjaan memasukkan data dapat menggunakan berbagai macam alat
(equipment), alat ini disebut pure input equipment atau sering disebut sebagai
input device. Ada beberapa alat yang dapat digunakan untuk memasukkan data
ke komputer seperti:
1) Point of sales terminal (POS)
Terminal ini digunakan dalam check-out counter pada toko-toko
supermarket untuk mencatat barang yang dijual. Penjual memasukkan data
persediaan dan harga dengan terminal ini secara langsung, diteruskan ke
komputer untuk diproses sebagai penjualan, penerimaan kas, dan
berkurangnya persediaan.
2) Automatic tag readers
Alat ini fungsinya sama dengan pos terminal, perbedaannya adalah dalam
pos terminal data dimasukkan ke terminal oleh penjual dengan
menggunakan tangan, sedangkan automatic tag readers membawa data
secara otomatis dan langsung masuk ke komputer lewat terminal.
3) Magnetik ink character recognition (MICR)
magnetis ini bentuknya standar, merupakan bentuk yang dapat dibaca oleh
komputer tanpa diubah dulu bentuknya.
4) Terminal
Terminal merupakan alat yang digunakan untuk memasukkan data ke
komputer dengan menggunakan keyboard seperti dalam mesin tik.
Terminal ini dapat dilengkapi dengan kertas atau layar monitor. Terminal
ini dapat diletakkan di dekat komputer atau di tempat yang tidak dekat
komputer, sehingga disebut juga dengan remote control. Dengan adanya
remote control ini, data dapat dimasukkan ke komputer dari tempat asalnya
data.
Output equipment
Alat keluaran (output equipment) adalah alat yang menerima informasi dari
komputer (CPU) dan mengubahnya ke dalam bentuk yang dapat dibaca.
Informasi yang dihasilkan dapat berbentuk huruf, angka, gambar, maupun grafik.
Output equipment dapat dikelompokkan menjadi:
1) Soft copy device
Soft copy device ini merupakan alat yang berfungsi untuk menampilkan
informasi di layar monitor, sehingga dapat dibaca oleh pihak-pihak yang
berkepentingan. Contohnya adalah visual display terminal.
2) Hard copy device
Hard copy device merupakan alat yang berfungsi untuk menghasilkan
Computer communication equipment atau alat komunikasi
Alat komunikasi dengan komputer merupakan alat yang menghubungkan
seseorang langsung dengan CPU atau dengan komputer file yang on-line.
Dengan digunakannya alat-alat komunikasi komputer ini, proses memasukkan
dan mengeluarkan data ke dan dari komputer dapat dilakukan jarak jauh. Dengan
demikian, data akuntansi dapat dimasukkan ke komputer langsung dari tempat
dimana data itu terjadi tanpa perlu membawa bukti fisik (dokumen sumber) ke
tempat dimana komputer tersebut berada. Begitu pula output informasi yang
diinginkan oleh pihak-pihak yang berkepentingan dapat dihasilkan tanpa perlu
mendatangi komputernya. Contohnya adalah terminal, key-entry devices, dan
computer consoles.
Secondary storage atau kombinasi input output (I/O)
Kombinasi input output (I/O) atau secondary storage merupakan alat-alat yang
digunakan untuk menyimpan data input maupun output dari komputer. Karena
terbatasnya kapasitas memory dari CPU dan harganya yang mahal, sedangkan
data atau informasi yang harus disimpan jumlahnya banyak, maka digunakanlah
secondary storage.
b.
Perangkat lunak (software)
Software yang disebut juga dengan program, adalah seperangkat perintah yang
menyampaikan kepada komputer apa yang harus dilakukan dan cara melakukannya. Secara
Terdiri dari program-program yang mengontrol peralatan input/ouput agar dapat berfungsi
sebagai mana mestinya. Operating system yang digunakan oleh bagian tata usaha adalah
Windows XP.
Application Software
Terdiri atas program yang dirancang untuk membuat pengguna menjadi lebih produktif
dan/atau untuk membantu pengguna dalam mengerjakan pekerjaannya. Application
software yang digunakan pada bagian tata usaha adalah Microsoft Word yang berfungsi
sebagai pengolah kata dan data, Microsoft Excel yang berfungsi sebagai pengolah data
angka dan tabel. Selain itu, juga ada sambungan internet yang memungkinkan untuk
mengakses dan melihat halaman web.
c.
Pemakai (brainware)
Agar komputer dapat dipergunakan, maka harus ada manusia yang berfungsi untuk
mengoperasikan komputer tersebut. Brainware terdiri dari:
Sistem analisis (system analyst)
1) Menganalisis ketentuan-ketentuan informasi.
2) Mengevaluasi sistem aplikasi yang digunakan dan merencanakan prosedur
proses data yang baru atau yang diperbaiki.
3) Membuat kerangka sistem aplikasi yang baru dan menyusun spesifikasi untuk
mengarahkan para programmer.
Pemrograman sistem (system programmer)
1) Menyediakan petunjuk teknis yang berhubungan dengan operating system untuk
seluruh staf data processing.
2) Menyediakan penghubung diantara kebutuhan sistem aplikasi dan ketentuan dari
operating system.
3) Mengubah, mengetes, dan memelihara semua software non aplikasi yang dibeli
dari penjual software.
Pemrograman aplikasi (programmer)
1) Menentukan logika dari program komputer yang diperlukan untuk seluruh sistem
rancangan system analyst.
2) Menyusun logika untuk menjadi program komputer.
3) Mengoreksi kesalahan dalam program yang dibuat dan menyiapkan dokumentasi.
Operator komputer
Mengoperasikan komputer sesuai dengan prosedur operasi untuk instalasi dan
prosedur detail untuk setiap program.
Operator pemasukan data (data entry operator)
Menyiapkan data untuk diproses oleh mesin dengan memasukkannya melalui
keyboard ke suatu alat yang akan mencatat data itu dalam bentuk yang dapat dibaca
B. Peranan Komputer
Sistem informasi merupakan salah satu sub sistem kehidupan manusia yang perlu
banyak memanfaatkan perkembangan teknologi komputer, sehingga perkembangan sistem
informasi sejalan dengan perkembangan teknologi komputer. Sistem informasi merupakan
sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi ,
dan didistribusikan kepada para pengguna.
Setiap perusahaan perlu untuk menelusuri pengaruh-pengaruh berbagai aktivitas
atas keputusan-keputusan yang berada di bawah pengawasannya. Informasi mengenai para
pelaku yang terlibat dalam suatu perusahaan tertentu penting untuk menetapkan tanggung
jawab dari tindakan-tindakan yang diambil.
Pemakaian electronic data processing system memberikan manfaat yang sangat
menguntungkan dalam proses mengolah data. Dengan menggunakan EDP, data dapat diolah
dengan cepat dan dengan nilai keakuratan yang tidak diragukan. Penggunaan EDP sangat
membantu dalam meminimalkan kesalahan-kesalahan yang sering terjadi, terlebih dalam hal
perhitungan sehingga tidak perlu melakukan proses perhitungan dari awal.
C. Peranan Komputer Khususnya Pada PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk 1. Sebagai Alat Pengolah Data
Suatu data dapat diolah dengan dua cara yaitu secara manual dan secara komputer.
PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk memiliki beberapa pegawai dengan tugas yang
berbeda, dengan demikian banyaknya, maka tidak mungkin lagi pengolahan data dilakukan
secara manual yang pada akhirnya menghasilkan berbagai informasi yang berguna bagi
pihak internal dan eksternal. Oleh karena itu, tidak mungkin lagi pengolahan data dilakukan
Untuk itu dibutuhkan suatu perangkat elektronika yang dapat membantu
mempercepat proses pengolahan data secara komputerisasi yaitu dengan pengolahan
langsung.
2. Sebagai Alat Pemroses Data
Kemampuan komputer dalam melakukan perhitungan-perhitungan dengan sangat
cepat dengan memproses ratusan transaksi dalam suatu waktu tertentu sepanjang hari,
membuat komputer sangat diperlukan dalam pemrosesan data. Selain itu, dalam memproses
data komputer juga dapat membedakan antara ratusan angka dan simbol lainnya.
Aktivitas yang dilakukan dengan menggunakan komputer pada bagian tata usaha
antara lain adalah :
a. Calculating (perhitungan), yaitu dengan melakukan proses secara sistematis.
b. Comparing (membandingkan), melakukan perbandingan dua data atau lebih,
misalnya dalam membandingkan data mahasiswa tahun lalu dengan data mahasiswa
tahun ini.
c. Summaring (meringkas), melakukan peringkasan terhadap hasil dari semua
pemrosesan data yang dilakukan sehingga memberikan kemudahan untuk dianalisis.
d. Mengakses dan mengambil data serta file untuk diproses lebih lanjut dan hasilnya
dicetak.
3. Sebagai Alat Penyimpan Data
Komputer dapat melakukan penyimpanan data dalam kapasitas besar dan tersusun
rapi dalam file-file tertentu sehingga apabila dibutuhkan akan memudahkan pengguna untuk
Penyimpanan data primer dalam sistem komputer biasanya memiliki kapasitas yang
terbatas, maka dipilih penyimpanan data sekunder sebagai penyimpanan alternatif.
Penyimpanan data ini memilki media berupa magnetik dengan kapadatan kapasitas 1600
bytes untuk satu gulungan sebagai tempat penyimpanan yang dapat memuat data yang
direkam sebagai pita magnetik.
Komputer menyimpan data, perintah, dan informasi dalam media penyimpanan
(storage media) yaitu tempat penyimpanan data sekunder sebagai penyimpan alternatif.
Contoh dari media penyimpanan ini adalah floppy disk, hard disk, USB flash drive, CD,
DVD, dan memory card. Perangkat penyimpanan (storage device) merekam (menulis) dan
/atau mendapatkan (membaca) kembali berbagai hal yang disimpan ke dalam media
penyimpanan. Alat penyimpanan sering kali berfungsi sebagai sumber input karena media
penyimpanan memindahkan data dari penyimpanan ke memori.
Floppy disk terdiri atas piringan tipis, bundar, fleksibel, yang ditutup plastik
berbentuk segi empat. Floppy disk umumnya mampu menyimpan 1,4 juta karakter. USB
flash drive adalah alat penyimpanan portable yang mempunyai kapasitas lebih besar
daripada floppy disk, tetapi cukup kecil dan ringan sehingga dapat dibawa dalam saku.
CD dan DVD adalah piringan portable yang pipih dan bundar, terbuat dari bahan
logam yang dilapisi plastik. Salah satu jenisnya adalah CD-ROM dan DVD-ROM.
4. Sebagai Alat Untuk Mengawasi Dan Pengaman Data
Penggunaan password ataupun kata sandi tertentu yang harus dimasukkan sebelum
dilakukannya proses terhadap data transaksi di dalam sistem komputer menjadikan
komputer sebagai media yang tepat dalam melakukan pengawasan dan pengamanan
5. Sebagai Pembuat Informasi
Komputer dapat menyajikan informasi tersebut secara terperinci dan selektif dan
sesuai keinginan pengguna hingga informasi tersebut dapat digunakan dalam berbagai hal
seperti menganalisa sampai sejauh mana peningkatan kinerja pada lingkungan prusahaan
untuk pengambilan keputusan.
D. Analisa dan Evaluasi
Sebelum menerapkan suatu sistem Electronic Data Processing, terlebih dahulu
dilakukan survei dan perencanaan yang matang terutama dari segi biaya, yaitu metode cost
dan benefit. Sehingga sistem tersebut menghasilkan manfaat yang lebih besar dari biaya
yang dikeluarkan.
Penerapan Electronic Data Processing pada bagian tata usaha dalam mengelola data
membuat informasi yang dihasilkan lebih cepat dan akurat. Informasi dan laporan yang
dilakukan dengan menggunakan proses komputer akan lebih cepat jika dibandingkan
dengan informasi keuangan yang dikerjakan secara manual.
Penerapan komputer pada bagian tata usaha menggunakan software-software yang
mendukung, sangat membantu dalam mengoptimalkan kinerja perusahaan. Adapun
beberapa software yang mendukung kinerja perusahaan antara lain Microsoft Word yang
berfungsi sebagi pengolah data perusahaan dalam bentuk kata-kata, dan juga Microsoft
Excel yang berfungsi sebagai pengolah data perusahaan yang berbentuk angka-angka atau
perhitungan.
dokumen pribadi maupun perusahaan. Mulai dari dokumen sederhana sampai dengan
laporan yang dilengkapi dengan berbagai format tampilan. Proses memulai program aplikasi
Microsoft Word dapat dijalankan dengan beberapa cara, yaitu :
Melalui menu program
- Klik tombol start yang terdapat di task bar
- Pilih menu program, kemudian klik program aplikasi Microsoft Word, jendela
dokumen baru akan ditampilkan dan siap untuk digunakan.
Melalui short cut
- Double click pada ikon Microsoft Word pada wallpaper
- Jendela dokumen baru ditampilkan dan siap digunakan
Memulai dengan menu New Office Document
- Klik tombol start yang ada di task bar
- Klik menu New Office Document. Kotak dialog New Office Document
ditampilkan
- Klik ok, jendela dokumen baru ditampikan dan siap digunakan
Bagian tata usaha menggunakan software ini biasanya untuk membuat Rencana
Kerja dan Anggaran Tahunan, persuratan, pengelolaan data-data, kepegawaian,
perlengkapan, membuat laporan pemantauan dan evaluasi kegiatan dan kinerja di
lingkungan perusahaan, serta menyusun laporan kerja bagian dan laporan perusahaan.
Microsoft Excel merupakan program spreadsheet yang memberikan kemudahan
dalam bekerja dengan angka. Output hasil pengolahan data yang dilakukan oleh Excel tidak
hanya berupa angka atau huruf saja, namun dapat juga disajikan dalam bentuk diagram dan
Software Microsoft Excel ini juga dapat memudahkan pengguna dalam
memasukkan data teks, angka, tanggal, waktu, dan formula ke dalam sembarang worksheet.
Ketika memasukkan data Microsoft Excel secara otomatis akan mengenali data yang diinput
sebagai data teks, angka, tanggal, dan waktu termasuk formula-formula yang dibentuk.
Untuk memproses program Excel dari windows dapat dilakukan dengan cara :
Dari menu start, pilih sub-menu Program, dan klik mouse pada pilihan
Microsoft Excel
Akan tampak pada layer tampilan dari Microsoft Excel, tampilan Excel pada
dasarnya terdiri dari dua bagian, yaitu :
- Worksheet, yang terdiri dari sejumlah besar kumpulan sel, tempat diman input
dan proses data dengan menggunakan program excel serta hasilnya ditampilkan.
-Menu bar, terdiri dari menu-menu yang mencakup semua aktivitas operasional
excel, seperti menginput data, mengolah data, dan menyajikan hasil pengolahan.
Tata usaha menggunakan software Microsoft Excel umumnya untuk pengelolaan
data Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan dan data administrasi umum serta data
keuangan yang berhubungan dengan data-data angka dan perhitungan. Selain itu, tata usaha
juga menggunakan excel untuk menyusun data debitor dan pegawai.
Perusahaan mengolah data dengan menggunakan komputer sebagai alat bantu.
Komputer-komputer dalam perusahaan berada dalam satu sistem jaringan yang
menghubungkan sejumlah komputer yang berada di tampat yang berdekatan. Antara
komputer yang satu dengan yang lainnya dapat saling bertukar informasi dan saling
sebagai Local Area Network (LAN). Local Area Network (LAN) adalah sejumlah komputer
yang saling dihubungkan bersama di dalam satu areal tertentu yang tidak begitu luas, seperti
di dalam satu kantor atau gedung. Secara garis besar terdapat dua tipe jaringan atau LAN,
yaitu jaringan Peer to Peer dan jaringan Client-Server. Pada jaringan peer to peer, setiap
komputer yang terhubung ke jaringan dapat bertindak baik sebagai workstation maupun
server. Sedangkan pada jaringan Client-Server, hanya satu komputer yang bertugas sebagai
server dan komputer lain berperan sebagai workstation.
Keuntungan dengan menggunakan sistem LAN adalah sebagai berikut :
Mempermudah pertukaran informasi
Mempermudah perawatan perangkat lunak
Mempermudah komunikasi antar pengguna
Sebagai sarana aplikasi multi user
Menurunkan biaya dan penghematan waktu
Dalam penggunaan sistem komputer, ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh
pengguna komputer, yaitu :
Virus
Virus adalah serangkaian kode pelaksana yang meletakkan dirinya pada software,
memperbanyak, dan menyebar ke sistem atau file lainnya. Virus merusak sumber daya
system atau menunjukkan pesan pada monitor, yang dipicu oleh kegiatan yang telah
ditentukan sebelumnya.
Virus merupakan sebuah file yang dapat memperlambat cara kerja komputer dan
bahkan dapat menghapus data yang telah disimpan di dalam komputer. Virus memiliki
banyak jenis dan berbeda kapasitas, disarankan kepada pengguna komputer untuk
mendeteksi keberadaan virus di dalam komputer untuk kemudian virus tersebut dibersihkan
dari data-data komputer. Pengguna komputer dalam perusahaan harus selalu meng-update
anti virus yang telah diprogram dalam komputer untuk menjaga kinerja pemrosesan
komputer agar tetap berjalan dengan baik.
Sistem Keamanan Data
Pengguna komputer harus senantiasa melakukan pengecekan terhadap data-data
penting perusahaan. Hal ini dimaksudkan agar sistem jaringan komputer yang telah
dipasang dalam perusahaan yang memungkinkan data dapat dibuka dari komputer yang lain.
Dalam hal ini sangat diperlukan penggunaan password sebagai sarana keamanan data
perusahaan.
Pengawasan Pemakaian Software
Pengawasan pemakaian software diperlukan agar tidak terjadi penggunaan
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan pembahasan pada bab sebelumnya, maka penulis akan memberikan
beberapa kesimpulan dan saran kepada perusahaan.
A. Kesimpulan
1. Dengan menggunakan sistem komputer, pengolahan data dapat dilakukan dengan
cepat dan dapat meninimalkan terjadinya kesalahan.
2. Informasi yang dihasilkan dengan penggunaan komputer lebih cepat dan akurat,
sehingga membantu manajemen dalam pengambilan keputusan.
3. Struktur Organisasi PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk menggunakan sistem
garis atau staff dalam penempatan wewenang.
4. Bagian Tata Usaha PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk telah menggunakan
software-software yang membantu kinerja perusahaan.
5. Penggunaan software dalam pengolahan data dan menghasilkan informasi sudah
cukup optimal.
6. Sistem komputerisasi memiliki peranan penting dalam peningkatan kinerja
perusahaan.
B. Saran
1. Perusahaan sebaiknya memberikan wewenang atas pengelolaan komputer kepada
2. Perusahaan sebaiknya melakukan pemberdayaan sumber daya manusia dalam
pengelolaan komputer, seperti mengadakan pelatihan atas penggunaan komputer.
Hal ini dilakukan dengan tujuan agar perusahaan dapat mengelola data dan
menghasilkan informasi dengan efisien dan efektif.
3. Untuk menjaga keamanan peralatan komputer serta data yang lebih aman, maka
sebaiknya ditetapkan suatu peratutan yang membatasi individu untuk menggunkan
komputer, kecuali dengan izin pegawai yang berwenang atas penggunaan komputer
di bagian Tata Usaha tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
Habraken, Joe. 2002. Microsoft Word 2002, Andi. Yogyakarta.
Hall, James A. 2004. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 4. Salemba Empat. Jakarta.
Hasan, M. Ikbal. 2002. Pokok-Pokok Materi Metodoloi Penelitian Dan Aplikasinya, Ghalia Indonesia. Jakarta.
Mahmudi, Ali. 2006. Sistem Informasi Akuntansi Perusahaan, Grasindo. Jakarta.
Microsoft Excel 2007. 2009, Wahana Komputer dan Andi. Semarang.
Mulyanta, Edi S. 2006. Belajar Cepat Microsoft Word 2007, Andi. Yogyakarta.
Panduan Lengkap Microsoft Word XP For Windows, 2004. Madcoms Dan Andi.
Yogyakarta.
Romney, Marshall B., Paul John Steinbart. 2006. Accounting Information System, Edidi Ke Sembilan, Salemba Empat. Jakarta.
Santoso, Singgih. 2003. Microsoft Excel, Mengolah Data Secara Profesional, Andi. Yogyakarta.
Suryabrata, Sumadi. 2008. Metode Penelitian, PT RAJAGRAFINDO PERSADA. Jakarta.
Tjiharjodi, Samuil, Christina M. Utami, Agus Prijono, Marvin Ch. Wijaya. 2006.
