1 1.1 Latar Belakang Masalah
Pada era globalisasi seperti ini, teknologi informasi pun mulai sangat
dibutuhkan oleh masyarakat luas. Perkembangan teknologi tidak hanya merambah
di perusahaan yang sudah maju ataupun perusahaan yang sedang berkembang
tetapi juga merambah instansi-instansi pusat pun teknologi sudah menjadi
kebutuhan yang wajib dipenuhi. Seiring dengan perkembangan teknologi yang
ada pada saat ini, Sistem Informasi merupakan salah satu teknologi yang paling
dibutuhkan oleh perusahaan atau instansi untuk melakukan pengolahan data,
dimana data merupakan aset penting yang perlu untuk dijaga.
Kantor Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Barat saat ini
beralamat di Jl. Wastukencana No. 17 Bandung, Dinas Perikanan Propinsi Jawa
Barat awalnya terbentuk berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 31 tahun 1951
tertanggal 27 Juni 1951 tentang Pelaksanaan Penyerahan Sebagian dari Urusan
Pemerintahan Pusat dalam Lapangan Perikanan Darat kepada Propinsi Jawa Barat
dan Surat Keputusan Dewan Pemerintah Daerah Swastantra Propinsi Jawa Barat
No. 3/UPOA/54 tertanggal 4 Juni 1952 dengan nama Jawatan Perikanan Darat
Propinsi Jawa Barat, berkedudukan di Bandung. Pembentukan Dinas Perikanan
dan Kelautan Propinsi Jawa Barat didasarkan pada Peraturan Daerah No. 21 tahun
2008 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah Propinsi Jawa Barat.
Di Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Barat memiliki banyak
dibuat juga menjadi dokumen Microsoft Word. Terkadang pegawai membutuhkan
data dimasa lalu dalam pekerjaannya atau sekedar melihat kembali data-data
terdahulu. Untuk melakukan hal tersebut, para pegawai harus membuka kembali
lemari penyimpanan arsip dan mencari data secara manual dengan mencari satu
persatu dari sekian banyak arsip. Proses manual tersebut membutuhkan waktu
pencarian yang lama dan tidak efisien. Selain masalah tersebut, menimbulkan
ketidakrapihan dalam menyimpan arsip-arsip yang ada.
Berdasarkan permasalahan yang ada maka dibutuhkan sebuah aplikasi
yang lebih efisien pada Dinas Perikanan dan Kelautan propinsi Jawa Barat. Oleh
karena itu, pada laporan ini akan dibuat suatu sistem informasi yang dituangkan
kedalam judul “Aplikasi Sistem Pengarsipan Dokumen Bagian Perencanaan
Dan Program Dinas Perikanan Dan Kelautan Propinsi Jawa Barat”.
1.2 Perumusan Masalah
Adapun yang menjadi permasalahan adalah sebagai berikut :
1. Proses pencarian arsip atau data masih dilakukan secara manual.
2. Para Pegawai membutuhkan waktu pencarian yang cukup lama.
3. Data yang tersimpan tidak rapih.
4. Data belum semuanya tersimpan pada satu tempat.
1.3 Maksud dan Tujuan
Pada pembuatan aplikasi sistem pengarsipan perencanaan berbasis desktop
pada Dinas Perikanan dan Kelautan Bandung pada sub bagian Perencanaan dan
1.3.1 Maksud
Maksud dari ditulisnya laporan ini adalah untuk membangun Sistem
Informasi pencarian arsip pada sub bagian Perencanaan dan Program Dinas
Perikanan dan Kelautan Bandung Berbasis Desktop.
1.3.2 Tujuan
Adapun tujuan dari pembuatan aplikasi sistem pengarsipan berbasis
desktop adalah sebagai berikut:
1. Mempercepat proses pencarian data pada sub bagian Perencanaan dan
Program.
2. Sebagai tempat penyimpanan data agar tersimpan dengan rapi.
3. Mengkategorikan data berdasarkan jenis datanya, agar mudah digunakan
saat dibutuhkan.
1.4 Batasan Masalah
Permasalahan yang harus diselesaikan pada proyek akhir ini dibatasi pada
hal-hal sebagai berikut:
1. Input data dilakukan pada satu komputer dan dipegang penuh oleh satu
karyawan pada sub bagian Perencanaan dan Kelautan sebagai admin.
2. Hanya mengelola dokumen-dokumen yang ada di sub perencanaan dan
program, yang ada di Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Barat.
3. Hanya mengelola dokumen-dokumen yang sudah jadi dan tidak untuk
mengubah isi dokumen tersebut.
1.5 Metode Penelitian
Metode penulisan yang digunakan dalam pembuatan laporan kerja praktek
1. Pengumpulan Data
a. Studi Literatur
Dilakukan dengan cara mencari dan mempelajari referensi yang
berhubungan dengan semua dokumen yang dibutuhkan pada sub bagian
perencanaan dan program di Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi
Jawa Barat.
b. Wawancara
Mengadakan wawancara dengan dosen pembimbing dan pembimbing di
tempat kerja praktek yang berhubungan dengan permasalahan yang
dibahas dalam laporan kerja praktek ini.
c. Observasi
Melakukan observasi untuk mencari masalah yang mungkin terjadi dan
mencari solusi untuk memecahkan masalah tersebut dengan membangun
suatu aplikasi.
2. Tahap perancangan dan implementasi
Pembangunan perangkat lunak ini menggunakan metode waterfall
yang terdiri dari beberapa tahap, yaitu:
a) System Engineering
Merupakan tahap awal dalam pengembangan sistem yaitu
menetapkan segala hal yang diperlukan dalam membangun perangkat
lunak dengan meminta penjelasan dari pihak-pihak yang memiliki
keterkaitan dengan aplikasi yang dibuat.
b) Analisis
dibuat dengan menentukan karakteristik dan hubungan antar objek-objek.
c) Design
Merupakan tahap penerjemah atau transformasi dari tahap analisis
ke dalam suatu metode desain perangkat lunak yang mudah dimengerti
oleh pengguna.
d) Coding
Tahap ini merupakan tahap penerjemah data atau pemecahan
masalah yang telah dirancang ke dalam format yang dapat dibaca
oleh mesin dengan menggunakan bahasa pemrograman komputer, yang
dipakai disini adalah bahasa pemrograman dengan Borland Delphi 7.
e) Testing
Pengujian (testing) perangkat lunak yang mengintegrasikan metode
desain test case ke dalam sederetan langkah yang direncanakan
dengan baik, dan hasilnya adalah konstruksi perangkat lunak yang
baik.
f) Maintenance
Tahap akhir dimana suatu perangkat lunak yang sudah selesai
dapat mengalami perubahan–perubahan atau penambahan sesuai dengan
System Engineering
Requirements Analysis
Design
Coding
Testing
Maintenance
Gambar 1.1 Metodologi Waterfall
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan dibagi dalam beberapa bab dengan pokok
pembahasan. Sistematika secara umum adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Menguraikan tentang dasar-dasar pemikiran yang berisi tentang latar
belakang masalah, perumusan masalah, maksud dan tujuan, batasan
masalah, metode penelitian, serta sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini menguraikan profil dari Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi
Jawa Barat dan landasan teori yang digunakan dalam perancangan dan
pembuatan aplikasi, serta memaparkan tentang kebutuhan penyusunan
kembali dokumen-dokumen yang sudah ada di sub bagian perencanaan dan
program di Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Barat dimana
kebutuhan utamanya adalah mengarsipkan semua dokumen kedalam suatu
wadah atau suatu tempat agar dokumen tersebut lebih terorganisir sebagai
BAB III PEMBAHASAN
Pada bab ini dijelaskan langkah-langkah perancangan dan pembuatan
Aplikasi Input Data Dokumen Dinas berbasis Desktop, serta kegiatan
selama mengikuti kerja praktek di Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi
Jawa Barat.
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
Berisi kesimpulan dan saran yang sudah diperoleh dari hasil penulisan
8
2.1. Profil Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Barat
Berikut ini akan dibahas mengenai profil dari Dinas Perikanan dan
Kelautan Propinsi Jawa Barat,
2.1.1. Sejarah Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Barat
Sejalan dengan perkembangan zaman, nama dan susunan organisasi serta
tata kerja Dinas Perikanan dan Kelautan di Jawa Barat mengalami beberapa kali
perubahan. Berikut ini diuraikan secara ringkas perubahan-perubahan dimaksud
semenjak periode pra-kemerdekaan hingga sekarang.
A. Periode Pra-Kemerdekaan
1. Zaman Penjajahan Belanda
Pada zaman ini, urusan perikanan di Jawa Barat ditangani oleh 2 instansi,
yaitu perikanan darat oleh Onder Afdeeling Binen Visserij Dienst berkedudukan di
Bandung, dan perikanan laut oleh Afdeeling Instituee Van Ve Zee Visscherij West
& Alidden berkedudukan di Cirebon. Onder Afdeeling Binen Visserij Dienst
merupakan bagian dari Dinas Perikanan dengan titik berat tugasnya menghimpun
data perikanan darat. Pekerjaannya diutamakan menginventarisasi obyek-obyek
dan pengumpulan data bersama-sama dengan Laboratorium Voor De Binan
Visserii yang ada di Bogor.
Dengan berkembangnya usaha perikanan darat di beberapa daerah, secara
consulent, visserij opzichter dan visserij mantri) ditingkat kabupaten terpisah dari
LVD, namun masih dalam lingkup LVD keresidenan.
2. Zaman Penjajahan Jepang
Pengelolaan bidang perikanan hampir sama dengan waktu Zaman
penjajahan Belanda, hanya bedanya pada Zaman pendudukan Jepang dibentuk
Jawatan Perikanan Darat di tiap kabupaten dan adanya ahli perikanan darat
tersendiri di tingkat Keresidenan dalam arti luas. Tujuan utamanya adalah untuk
mempermudah pengumpulan ikan guna kepentingan militer Jepang, di samping
kebutuhan pangan lainnya.
Kemudian di bidang perikanan laut dibentuk Jawatan Perikanan Laut
(Kaken Gyogo Kenkyu Sao). Di berbagai daerah didirikan Jawatan Penerangan
Perikanan Laut (Suisan Shidozo), sedangkan perkumpulan-perkumpulan nelayan
dijadikan Koperasi Perikanan Laut (Gyogo Kumiai).
B. Periode Pasca-Kemerdekaan
1. Masa Pra-Pembentukan Propinsi Jawa Barat (1945-1951)
Pada periode transisi, yaitu setelah Proklamasi Kemerdekaan RI sampai
dibentuknya Propinsi Jawa Barat berdasarkan Undang-Undang No. 11 Tahun
1950, lembaga yang menangani perikanan darat dan laut adalah Jawatan Pertanian
yang merupakan instansi vertikal pusat di bawah Kementrian kemakmuran
(kemudian menjadi Kementrian Pertanian), bersama-sama dengan bidang
pertanian rakyat, perkebunan, kehewanan dan penyaluran bahan makanan.
Khusus untuk bidang perikanan darat, pada akhir masa transisi terdapat
Kantor Perikanan Darat, yang dipimpin oleh inspektur. Kemudian Laboratorium
Perikanan Darat. Laboratoriun ini pada waktu itu bernaung di bawah Balai Besar
Penelitian Pertanian Bogor.
2. Masa Pasca Pembentukan Propinsi Jawa Barat
a. Tahun 1951-1973
Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 31 tahun 1951 tertanggal 27 Juni
1951 tentang Pelaksanaan Penyerahan Sebagian dari Urusan Pemerintahan Pusat
dalam Lapangan Perikanan Darat kepada Propinsi Jawa Barat dan Surat
Keputusan Dewan Pemerinta Daerah Swastantra Propinsi Jawa Barat No.
3/UPOA/54 tertanggal 4 Juni 1952 dibentuklah Jawatan Perikanan Darat propinsi
Jawa Barat, berkedudukan di Bandung. Struktur organisasinya ditetapkan sendiri
oleh Kepala Jawatan yang pada akhir masa ini adalah sebagai berikut: Unsur
pimpinan (Inspektur dan Wakil Inspektur); Unsur staf (Perencanaan
Pembangunan, Perencanaan Rutin dan Khusus); Unsur Bagian (Produksi,
Pembiayaan, Perundang-undangan, Sosial Ekonomi, Keuangan, Kepegawaian,
Logistik dan Umum).
Sedangkan urusan perikanan laut masih ditangani oleh Jawatan perikanan
Laut Resor Jawa Barat di Cirebon. Jawatan Perikanan Laut Resor ini membawahi
Jawatan Perikanan Laut Wilayah : (Banten, Pelabuhan Ratu dan Tanggerang,
berkedudukan di Serang); (Bekasi, Karawang dan Purwakarta, berkedudukan di
Purwakarta); (Cirebon, Indramayu dan Pangandaran, berkedudukan di Cirebon);
serta (Daerah Istimewa Jakarta Raya, berkedudukan di Jakarta).
Barulah pada tahun 1958 dibentuk Jawatan Perikanan Laut Daerah
Swatanra Tingkat I Jawa Barat berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 64 tahun
Pemerintahan Pusat di lapangan perikanan laut, kehutanan dan karet rakyat
kepada Daerah Swatanra Tingkat I Jawa Barat No. 7/UP/VIII-h/0/58 tertanggal 8
Juni 1958. Di tingkat kabupaten dibentuk Jawatan Perikanan Darat Kabupaten
setelah ada penyerahan sebagian urusan perikanan darat dari Daerah Tingkat I
Jawa Barat kepada Daerah Tingkat II/Kotapraja se Jawa Barat berdasarkan
Peraturan Daerah Tingkat I Jawa Barat No. 14/PD-DPRD-GR/61.
b. Tahun 1973-sekarang
Pada tahun 1973 Jawatan Perikanan Laut dan Jawatan Perikanan Darat
Propinsi Jawa Barat dilebur ke dalam satu Jawatan dengan nama Jawatan
Perikanan Propinsi Jawa Barat yang dibentuk dengan Peraturan Daerah Propinsi
Jawa Barat No. 27/PD-DPRD/1973/tanggal 16 Februari 1973 berkedudukan di
Bandung. Susunan Organisasi dan Tata kerjanya lebih rinci ditetapkan dengan
Surat Keputusan Gubernur Propinsi Jawa Barat No. 81/A.IV/15/73 tanggal 20
Maret 1973, yaitu sebagai berikut: Kepala Jawatan; Biro I Perencanaan dan
Evaluasi (terdiri atas: Bagian Statistik, bagian Perencanaan, Bagian Pengendalian
& Operasional); Biro II Penyuluhan dan Pendidikan (terdiri atas: Bagian
Penyuluhan, Bagian Pendidikan, Bagian Hukum); Biro III Umum (terdiri atas:
Bagian Administrasi, Bagian Keuangan, Bagian Kepegawaian, Bagian Peralatan).
Disamping biro-biro tersebut Jawatan dilengkapi pula dengan sejumlah ahli,
terdiri atas: 2 orang ahli Budidaya Air tawar & Budidaya Air Payau; 3 orang ahli
perikanan laut; Seorang ahli Teknologi & Sumber Hayati; Seorang ahli
Pemasaran; Seorang ahli Koperasi; dan Seorang ahli Kesejahteraan Keluarga.
Tahun 1975 dengan mengacu pada Undang-undang No. 5 tahun 1974
Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat No, 107/A.V/18/SK/75, istilah
atau sebutan JAWATAN diganti menjadi DINAS. Pada tahun 1978 dilakukan
pemantapan organisasi dan tata kerja dinas berdasarkan Surat Keputusan Menteri
Dalam Negeri No. 363 tahun 1977. Tahun 1994, terjadi lagi reorganisasi dinas
dengan penciutan subdinas berdasarkan Surat Edaran Menteri Dalam Negeri No.
061/3(i05/Sj tanggal 21 Oktober 1994 yang baru berlaku efektif pada tahun 1996
setelah terbit Perda No. 15 tahun 1995 tentang Susunan Organisasi dan tata kerja
Dinas Perikanan Propinsi Daerah Tingakt I Jawa Barat dan Keputusan Gubernur
Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat No. 4 tahun 1997 tanggal 24 Februari 1997
tentang Rincian Tugas Unit di lingkungan Dinas Perikanan Propinsi Daerah
Tingkat I Jawa Barat.
Tahun 2001 sejalan dengan terbitnya undang-undang tentang Otonomi
Daerah terjadi lagi perombakan struktur organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Propinsi Jawa Barat No. 15 Tahun 2000 tentang Dinas Daerah Propinsi Jawa
Barat yang ditandai dengan munculnya jabatan Wakil Kepala Dinas dan
munculnya kembali Sub Dinas Bina Program. Tahun 2002 organisasi Dinas
Perikanan Propinsi Jawa Barat dilengkapi dengan dibentuknya secara formal 8
Unit Pelaksana Teknis Dinas (setara Eselon III) yang sebelumnya terdiri dari
unit-unit kerja teknis di bidang pembenihan ikan, budidaya ikan, laboratorium,
pelabuhan, pendidikan dan latihan serta konservasi.
Tahun 2004 sejalan dengan upaya peningkatan efektifitas dan efisiensi
keorganisasian dinas maka terjadi lagi perubahan struktur organisasi Dinas
Perikanan yang ditandai dengan tidak diangkatnya Jabatan Wakil Kepala Dinas.
No. 5 Tahun 2002 serta Kepgub No. 55 Tahun 2002. Adapun struktur organisasi
terakhir ini adalah terdiri dari jabatan: Kepala Dinas, Bagian Tata Usaha, Sub
Dinas Bina Program, Sub Dinas Eksplorasi Kelautan, Sub Dinas Produksi dan
Konservasi, Sub Dinas Bina Prasarana serta Sub Dinas Bina Usaha.
2.1.2. Logo Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Barat
Logo dari Dinas Perikanan Dan Kelautan Propinsi Jawa Barat sebagai
berikut;
Gambar 2.1 Logo Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Barat
2.1.3. Badan Hukum Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Barat
Kantor Dinas Perikana dan Kelautan Propinsi Jawa Barat saat ini
beralamat di Jl. Wastukencana No. 17 Bandung, Dinas Perikanan Propinsi Jawa
Barat awalnya terbentuk berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 31 tahun 1951
tertanggal 27 Juni 1951 tentang Pelaksanaan Penyerahan Sebagian dari Urusan
Pemerintahan Pusat dalam Lapangan Perikanan Darat kepada Propinsi Jawa Barat
dan Surat Keputusan Dewan Pemerintah Daerah Swastantra Propinsi Jawa Barat
No. 3/UPOA/54 tertanggal 4 Juni 1952 dengan nama Jawatan Perikanan Darat
Propinsi Jawa Barat, berkedudukan di Bandung. Pembentukan Dinas Perikanan
dan Kelautan Propinsi Jawa Barat didasarkan pada Peraturan Daerah No. 21 tahun
2.1.4. Struktur Organisasi Sub Bagian Perencanaan dan Program
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Sub Bagian Perencanaan dan Program
2.2. Landasan Teori
2.2.1. Pengertian Sistem
Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin
banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa
tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara
satu sistem dengan sistem yang lain berbeda. Mendefinisikan sebuah sistem
sebagai berikut :
“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.
Dari pengertian diatas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa suatu sistem
merupakan elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam
2.2.2. Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu:
1. Komponen sistem (Components)
Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerjasama
dan membentuk satu kesatuan. Komponen sistem dapat berupa sub sistem
yang merupakan bagian dari sistem yang lebih besar.
2. Batasan Sistem (Boundary)
Merupakan suatu daerah yang membatasi suatu sistem dengan sistem yang
lain atau lingkungan luar, dan dengan batasan ini kita bisa mengetahui ruang
lingkup suatu sistem.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environtment )
Apapun yang berada diluar batas sistem yang mempengaruhi operasi suatu
sistem.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Merupakan media penghubung antar subsistem, yang memungkinkan
sumbar-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya.
Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk
subsistem lainnya melalui penghubung disamping sebagai penghubung
untuk mengintegrasikan subsistem-subsistem menjadi satu kesatuan.
5. Masukan Sistem (Input)
Merupakan energi yang dimasukkan kedalam sistem, dimana masukan ini
dapat berupa masukan perawatan ( maintenance input) dan masukan sinyal
6. Keluaran Sistem (Output)
Merupakan hasil dari energi yang diolah dan diidentifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan mampu menjadi masukan baru atau informasi
yang dibutuhkan.
7. Pengolahan Sistem (Process)
Setiap sistem pasti mempunyai pengolahan data masukan untuk diolah
menjadi sebuah informasi.
8. Sasaran Sistem (Object) atau tujuan (goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau
suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada
gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang
dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem
dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
2.2.3. Klasifikasi Sistem
Sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi,
oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan kedalam beberapa sudut pandang,
yaitu:
a. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)
Sistem abstrak adalah "sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak
tampak secara fisik". (Contoh : Sistem Teologia). Sistem fisik adalah "sistem
yang ada secara fisik". (Contoh : Sistem Komputer).
b. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made
Sistem alamiah adalah "sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak dibuat
manusia". (Contoh : Sistem Perputaran Bumi).
Sistem buatan manusia adalah "sistem yang dirancang oleh manusia dan
melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin". (Contoh : Sistem
Informasi).
c. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic
System)
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi,
interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga
keluarannya dapat diramalkan (Contoh : Sistem Komputer melalui program).
Sistem tak tentu adalah "sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat
diprediksi karena mengandung unsur probabilitas".
d. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)
Sistem tertutup adalah "sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh
dengan lingkungan luarnya". Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya
turut campur tangan dari pihak diluarnya (kenyataannya tidak ada sistem yang
benar-benar tertutup), yang ada hanyalah relatively closed system.
Sistem terbuka adalah "sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan
lingkungan luarnya". Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan
keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya, sehingga harus
2.2.4. Analisis Sistem
Analisis sistem (sistem analis) merupakan tahapan yang sangat penting
dalam membangun sebuah aplikasi, karena kesalahan dalam tahap ini dapat
mempengaruhi tahapan selanjutnya. Analisa sistem didefinisikan sebagai berikut :
“Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian
komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan
yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat
diusulkan perbaikan-perbaikannya”.
Dalam tahap analisis terdapat langkah-langkah dalam pengerjaannya,
sebagai berikut:
a. Identify yaitu mengidentifikasi masalah.
b. Understand yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
c. Analyze yaitu menganalisis sistem.
d. Report yaitu membuat laporan hasil analisis.
2.2.5. Desain Sistem dan Tujuannya
Desain sistem dapat didefinisikan sebagai berikut:
“Penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari
beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi”.
Selain itu Desain sistem memunyai maksud dan tujuan sebagai berikut:
1. Untuk memenuhi kebutuhan pengguna sistem.
2. Memberikan gambaran dalam perancangan sistem.
Sedangkan sasaran-sasaran yang harus dicapai agar desain sistem dapat mencapai
1. Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah
digunakan.
2. Desain sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan atau
instansi.
3. Desain harus efektif dan efisien serta mendukung keputusan yang akan
dilakukan oleh manajemen.
2.2.6. Definisi Sistem Informasi
Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam
mengambil suatu keputusan. Suatu informasi dapat diperoleh dari sistem
informasi atau juga disebut dengan processing system atau information processing
system atau information-generating system. Sistem informasi didefinisikan oleh
Robert A. Leitchdan K. Roscoe Davis adalah “suatu system didalam sebuah
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,
mendukung orperasi, bersifat menejerial dan kegiatan strategi dari suatu
organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang
diperlukan”.
2.2.7. Konsep dan Dasar Sistem Informasi
Sebuah sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan
perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data
menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut. Informasi merupakan
hal yang sangat penting dalam pengambilan keputusan, permasalahannya adalah
dimana informasi tersebut didapat. Informasi dapat diperoleh dari sistem
informasi. Robert A Leitch dan K. Roscoe Davis mendefinisikan sistem informasi
“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”
2.2.8. Definisi Basis Data
Basis Data adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan
secara bersama dengan tanpa adanya pengulangan (redundansi) yang tidak perlu
untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Terdapat konsep dasar pada basis data,
konsep dasar tersebut yaiut :
a. Field, merupakan unit terkecil dari data yang berarti, yang disimpan dalam
suatu file atau basis data.
b. Record, merupakan kumpulan dari field-field yang disusun dalam format
yang telah ditentukan.
c. File dan Tabel, merupakan ekivalen basis data relasional dari sebuah file.
Selain itu terdapat operasi dasar yang dimiliki oleh basis data, yaitu :
a. Menambah data.
b. Membaca data.
c. Mengubah data.
d. Menghapus data.
2.2.9. Tujuan Basis Data
Basis data dimaksudkan untuk mengatasi problem pada sistem yang
memakai pendekatan berbasis berkas. Basis Data pada prinsipnya ditujukan untuk
pengaturan data agar terdapat kemudahan dalam pengambilan kembali data
1. Lebih cepat dan mudah dalam melakukan penyimpanan, perubahan dan
manipulasi.
2. Efisiensi ruang penyimpanan.
3. Memungkinkan untuk menjaga keakuratan data dalam basis data.
4. Memungkinkan integrasi semua basis data yang ada.
5. Memungkinkan penambahan jenis data baru dalam basis data yang telah
ada.
6. Memiliki sistem keamanan.
7. Memungkinkan pemakaian secara bersama dalam satu waktu.
2.2.10. Tahap Perancangan Basis Data
Perancangan basis data merupakan langkah untuk menentukan basis data
yang diharapkan dapat mewakili seluruh kebutuhan pengguna. Berikut
tahapan-tahap yang biasa digunakan dalam perancangan basis data :
a. Entity Relationalship Diagram (ERD)
Entity Relationalship Diagram adalah suatu model jaringan yang
menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak. Model
data E-R didasarkan pada persepsi terhadap dunia nyata yang tersusun atas
kumpulan objek-objek dasar yang disebut entitas dan relasi. Berikut adalah
elemen-elemen yang terdapat pada ERD, yaitu :
1. Entity (Entitas), yaitu sesuatu apa saja yang ada didalam sistem, baik nyata
maupun abstrak dimana data disimpan.
2. Relationship, yaitu hubungan alamiah yang terjadi antara entitas.
3. Atribut, yaitu deskripsi kelompok data yang mempunyai karakteristik yang
4. Kardinalitas, yaitu menyatakan jumlah anggota entitas yang terlibat didalam
relasi yang terjadi. Terdapat tiga macam kardinalitas relasi, yaitu :
a. Satu Ke Satu (one to one / 1-1)
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berelasi dengan paling
banyak satu entitas pada himpunan entitas B, demikian juga sebaliknya.
b. Satu Ke Banyak (one to many / 1-N)
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berelasi dengan banyak
entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya.
c. Banyak Ke Banyak (many to many / N-N)
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berelasi dengan banyak
entitas pada himpunan entitas B, demikian juga sebaliknya.
b. Normalisasi
Normalisasi adalah suatu proses untuk mengubah suatu tabel yang
memiliki masalah tertentu ke dalam dua buah tabel atau lebih, yang tidak lagi
memiliki masalah tersebut. Masalah tersebut biasanya merupakan suatu
ketidakkonsistenan (tidak normal) apabila dilakukan penghapusan (delete),
pengubahan (update) dan pembacaan (retrieve) pada suatu basis data.
Bentuk normalisasi adalah suatu aturan yang dikenakan pada tabel-tabel
dalam basis data dan harus dipenuhi oleh tabel-tabel tersebut pada level-level
normalisasi. Ada macam-macam bentuk normalisasi, diantaranya adalah bentuk
tidak normal, bentuk normal pertama, bentuk normal kedua dan bentuk normal
ketiga. Aturan-aturan dalam masing-masing bentuk normalisasi tersebut adalah
a. Bentuk tidak normal
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan disimpan, tidak ada
keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau
terduplikasi dan data dikumpulkan apa adanya.
b. Bentuk normal pertama (1NF)
Suatu tabel dikatakan dalam bentuk normal pertama (1NF) bila setiap kolom
bernilai tunggal untuk setiap baris. Ini berarti bahwa nama kolom yang
berulang cukup diwakili oleh sebuah nama kolom (tidak perlu ada indeks
dalam memberi nama kolom).
c. Bentuk normal kedua (2NF)
Suatu tabel berada dalam bentuk normal kedua (2NF) jika tabel berada dalam
bentuk normal pertama, semua kolom bukan kunci primer tergantung
sepenuhnya terhadap kunci primer. Suatu kolom disebut tergantung
sepenuhnya terhadap kunci primer jika nilai pada suatu kolom selalu bernilai
sama untuk suatu nilai kunci primer yang sama.
d. Bentuk normal ketiga (3NF)
Suatu tabel berada dalam bentuk normal ketiga (3NF) jika tabel berada
dalam bentuk normal kedua, setiap kolom bukan kunci primer tidak memiliki
ketergantungan secara transitif terhadap kunci primer.
2.2.11. Database Manajement System (DBMS)
DBMS adalah perangkat lunak yang menangani semua mekanisme
pengaksesan database. Mempunya fasilitas membuat, mengakses, memanipulasi
lingkungan yang mudah dan aman untuk penggunaan dan perawatan database.
Selain itu terdapat beberapa fungsi dari DBMS, berikut adalah fungsi dari DBMS,
1. Dapat mengelolah pendefinisian data.
2. Dapat menangani permintaan dari pemakai untuk mengakses data.
3. Dapat memeriksa security dan integritas data yang didefinisikan oleh DBA.
4. Dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan database yang dapat
disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan disk, dsb.
5. Mampu menyediakan data dictionary (kamus data).
6. Dapat menangani unjuk kerja dari semua fungsi seefisien mungkin.
2.2.12.Metode Analisis Sistem Terstruktur
2.2.12.1. Bagan Alir Dokumen (Document Flowmap)
Bagan alir dokumen menggambarkan aliran dokumen dan informasi antar
area pertanggungjawaban didalam sebuah organisasi. Bagan alir ini menelusuri
sebuah dokumen dari asalnya sampai tujuannya. Secara rinci bagan alir ini
menunjukan dari mana dokumen berasal, didistribusikannya, tujuan digunakan
dokumen tersebut. Bagan alir ini bermanfaat untuk menganalisis kecukupan
prosedur pengawasan dalam sebuah sistem. Bagan alir dokumen disebut juga
bagan alir formulir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk
tembusannya.
2.2.12.2. Diagram Konteks (Contexts Diagram)
Diagram konteks menggambarkan hubungan antara sistem dengan entitas
luarnya. Diagram konteks berfungsi sebagai transformasi dari satu proses yang
melakukan transformasi data input menjadi data output. Entitas yang dimaksud
konteks selalu mengandung satu dan hanya satu proses saja. Diagram konteks ini
menggambarkan hubungan input atau output antara sistem dengan dunia luarnya
(kesatuan luar).
2.2.12.3. DFD (Data Flow Diagram)
DFD adalah penjelasan lebih rinci dari diagram konteks dan proses
fungsional yang ada dalam sistem. DFD mejelaskan tentang aliran masuk, aliran
keluar, proses serta penyuntingan file yang digunakan. DFD digunakan untuk
menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang dikembangkan
secara logika tanpa memperhatikan lingkungan fisik dimana data tersebut
mengalir atau disimpan.
DFD sangat berguna untuk mengetahui prosedur suatu program.
Keuntungan yang lain adalah mempermudah pemakai atau user yang kurang
menguasai komputer untuk mengerti sistem yang akan dibuat.
2.2.12.4. Kamus Data (Data Directory)
Menurut JOG mendefinisikan kamus data adalah sebagai berikut :
“Kamus data atau data directory adalah catalog data tentang fakta dan
kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi”
Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan
data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Pada tahap perancangan sistem,
kamus data dapat digunakan untuk merancang input, output (laporan-laporan) dan
merancang database program.
2.2.13.Software Pendukung
Dalam membangun sistem informasi diperlukan software pendukung yang
dalam pembuatan aplikasi ini adalah Borland Delphi 7 dan Paradox 7 sebagai
databasenya.
2.2.13.1. Borland Delphi 7
Borland Delphi merupakan program aplikasi database yang berbasis
Object Pascal dari Borland. Selain itu, Delphi juga memberikan fasilitas
pembuatan aplikasi visual. Delphi merupakan pilihan dalam pembuatan aplikasi
visual karena memberikan produktivitas yang tinggi. Delphi 7 memberikan
fasilitas untuk dua platform, yaitu untuk platform Windows dan Linux. Delphi
untuk linux sebelumnya dikemas dalam sebuah aplikasi terpisah yang bernama
Kylix, tetapi Delphi 7 menyatakannya dalam sebuah aplikasi. Library untuk
Windows disebut VCL dan Library untuk Linux disebut CLX.
2.2.13.2. Database Paradox 7
a. Pengertian Database
Database merupakan suatu bentuk pengorganisasian data pada media
eksternal (disk) dengan tujuan mempermudah pengaksesan (penyimpanan atau
pengambilan) data. Salah satu model database yang banyak digunakan adalah
database relasional. Pada jenis databasee ini, sebuah database tersusun atas
sejumlah tabel.
b. Penanganan Database pada Delphi
Implementasi databasee pada prinsipnya dibagi menjadi dua, yaitu:
1. Model pertama mengemas seluruh data yang terkait dalam sebuah
database kedalam sebuah berkas. Model seperti ini dijumpai pada Acces,
2. Model kedua menggunkan sejumlah berkas untuk menyimpan data,
indeks, dan hal-hal lain yang terkait dengan database. Biasanya
keseluruhan berkas ini disimpan pada direktori yang sama. FoxPro,
dBASE, dan Paradox termasuk dalam katagori ini.
Jika kita menggunakan Delphi, Delphi menyediakan berbagai cara untuk
mengakses database. Salah satu diantaranya adalah melaluui DBE (Borland
Database Engine). Melalui DBE anda dapat mengakses sejumlah sumber seperti
dBASE, Paradox, FoxPro, dan Acces.
Pada form, sumber data diakses melalui komponen yang merupakan
turunan dari kelas TDataSet (kelas yang diwarisi oleh TTable, TTable adalah
kelas untuk Table). Melalui form, pada prinsipnya kita dapat memanipulasi
database (membaca, menyimpan, menmpilkan, dan sebagainya).
c. Masuk ke Database Desktop
Untuk memanipulasi database secara interaktif (tanpa melalui form).
Delphi menyediakan tool yang disebut Database Desktop. Melalui tool inilah kita
dapat memanipulasi database, sebelum masuk ketahap pemrograman.
Mengaktifkan Database Desktop, mula-mula klik tombol Start milik Windows,
kemudian pilih Program (All Program) | Delphi 7 | Database Desktop.
d. Membuat Tabel
Setelah masuk kedalam Database Desktop kita dapat memulai membuat
Tabel dengan cara mengklik menu File | New | Table. Setelah itu akan muncul
dialog Create Table. Kemudian pilih pada Paradox 7 pada Table type. Setelah itu
e. Tipe data pada Database Desktop
Tabel 2.1 Tabel Tipe Data pada Database Desktop
Tipe Data Simbol Keterangan
Alpha
A
Dapat berupa karakter apa saja. Panjang maksimal 225
karakter.
Number
N
Dapat berupa bilangan positif atau negatif dengan
jangkauan –10307 sampai 10308
Money $ Biasa digunakan untuk menyatakan uang
Short
S
Berguna untuk menyimpan bilangan bulat antara
-32.767 sampai dengan -32.767
Long Integer
I
Berguna untuk menyimpan bilangan bulat antara –
2147483648 sampai dengan 2147483647
BCD # Untuk menyimpan data numerik dalam format BCD
Date D Untuk menyimpan data tanggal
Time
T
Untuk menyimpan data waktu dimulai dari tengah
malam. Satuan milidetik. Terbatatas sampai 24 jam
Timestamp @ Untuk menyimpan data tanggal dan jam.
Memo
M
Untuk menyimpan data alphanumerik yang terlalu
panjang kalau disimpan dengan memakai tipe Alpha.
Data disimpan pada berkas dengan ekstensi .MB
Foramatted
Memo
F
Seperti tipe memo, tetapi menyimpan format teks
seperti jenis, bentuk, ukuran, dan warna.
yang didukung: .BMP, .PCX, .TIF, .GIF, dan .EPS.
OLE O Untuk menyimpan data OLE
Logical L Untuk menyimpan data yang niainya True atau False
Autoincrement
+
Nilai akan dinaikan sebesar saatu terhadap setiap kali
sebuah record diciptakan
Binary
B
Biasa digunakan untuk menyimpan data dalam format
biner (misalnya daata suara)
Bytes
Y
Biasa digunakan untuk menyimpan kode kartu
30
3.1 Deskripsi Aktifitas Kerja Praktek di Dinas Perikana dan Kelautan
Propinsi Jawa Barat Bagian Perancangan dan Program
Adapun aktifitas-aktifitas yang dilakukan di Dinas Perikanan dan
Kelautan sub bagian perencanaan dan program selama kerja praktek, dilaksanakan
dari tanggal 4 Juli – 30 Juli 2011.
Selama kerja praktek kami ditempatkan di sub bagian perencanaan dan
program. Dibagian ini khusus melakukan membuat aplikasi Sistem Pengarsipan
Dokumen Sub Bagian Perencanaan Dan Program Dinas Perikanan Dan
Kelautan Propinsi Jawa Barat.
Sistem yang berjalan dalam pembangunan aplikasi sistem pengarsipan
dokumen di dinas Bandung sub bagian perencanaan dan program sudah dilakukan
secara komputerisasi. Namun kendala yang terjadi adalah kecepatan, kemudahan
dan keamanan dalam penyimpanan data masih belum baik. Oleh karena itu
diharapkan sistem baru yang akan dibangun ini dapat berfungsi sebagai penunjang
kinerja dari masalah yang ada, seperti penginputan data yang dilakukan masih
secara manual dan lain-lain.
3.2 Analisis Sistem
Propinsi Jawa Barat merupakan salah satu bagian integral dalam
mendukung terwujudnya Visi Kementrian Kelautan dan Perikanan yaitu
“Indonesia penghasil produk kelautan dan peikanan terbesar 2015”, Dalam rangka
peningkatan kualitas dan kemampuan profesionalisme sumber daya manusia
kelautan dan perikanan yang ditempuh antara lain melalui pelatihan, magang dan
studi banding yang diselenggarakan oleh pemerintahan, hal ini dimaksudkan
untuk mendukung pelaksanaan tugas keseharian dalam mengelola tugas dan
fungsi sub bagian perencanaan dan program yang cukup banyak, terutama
pengolahan pengarsipan dokumen perencanaan dan program serta data statistik
perikanan dan kelautan.
3.2.1 Analisis Fungsional
Flow Map Sistem Yang Sedang Berlangsung
Flow map adalah suatu bagan yang menggambarkan dan menjelaskan
urutan prosedur - prosedur, arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem dan
menggambarkan aliran data atau dokumen dari satu entitas ke entitas lain.
Prosedur yang diteliti di Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa
Barat pada bagian perencanaan dan program adalah sebagai berikut :
1. Petugas 1 memberikan data atau laporan terkait data laporan dinas kepada
pegawai 2 untuk dimasukkan kedalam komputer.
2. Pegawai 2 memeriksa kelengkapan data atau laporan yang diterima dari
petugas 1. Apabila terdapat data yang kurang lengkap, petugas 2 akan
memberikan data tersebut kepada petugas 2 untuk kembali diselesaikan.
3. Setelah data lengkap atau sesuai maka petugas 1 akan memberi kembali
data/laporan tersebut kepada petugas 2.
4. Bila data telah lengkap atau sesuai, petugas 2 akan menginputkan data
tersebut kedalam komputer kemudian dicetak untuk diarsipkan dan file
Petugas 2 Petugas 1
Mulai
Data / Laporan Dari Petugas 1
Data / Laporan Dari Petugas 1
Pemeriksaan Kelengkapan Data/Laporan
Lengkap ? Selesaikan
Data/Laporan
Input Data/ Laporan Dalam
Komputer
Cetak Data yang Telah Di input
Data/Laporan yang Telah Di cetak
Akhir Ya Tidak
file
[image:32.595.210.413.83.578.2]A
Gambar 3.1 Flow map Prosedur Input Data
Keterangan :
A : Arsip
Kesimpulan :
a. Penginputan data sudah terkomputerisasi namun dari segi penyimpanan
melihat atau mebutuhkan data (dokumen), membutuhkan waktu yang lebih untuk
mencarinya karna dilakukan pencarian satu persatu dari sekian banyak data yang
tersimpan dilemari pengarsipan.
b. Dari segi kerapihan, file yang tersimpan didalam komputer masih kurang
baik, sehingga terkadang memberikan kesulitan dalam mencari data (dokumen),
karena file yang tersimpan terkadang hanya dikelompokkan dalam folder dengan
satu kata kunci saja.
3.2.2 Analisis Non Fungsional dan Kebutuhan Non Fungsional
3.2.2.1 Analisis User
Pengguna komputer serta user aplikasi pada Sistem Pengarsipan
Dokumen Sub Bagian Perencanaan dan Pemrograman Dinas Perikanan dan
Kelautan Propinsi Jawa Barat adalah sebagai berikut :
Pengguna : Pegawai Dinas Perikanan dan Kelautan
Sub Bagian Perencanaan dan
Pemrograman
Umur : 21-32 tahun
Pengalaman menggunakan Komputer : 1 tahun
Latar Belakang Pendidikan : D3/S1
Sistem Operasi sering digunakan : Windows XP
Ditinjau dari karakteristik dari user, maka dapat disimpulkan bahwa user mampu
mengoperasikan komputer serta bekerja sesuai dengan bidang dan keahliannya.
Hardware adalah perangkat keras komputer yang sangat mendukung
dalam kinerja sistem. Spesifikasi hardware yang digunakan di kantor dinas
kelautan di bagian sub perancangan dan program adalah sebagai berikut :
Hardware pada bagian Input Data ;
Processor : Intel Pentium IV 3.06 Ghz
Motherboard : power x-treme
RAM : 512 GB share with VGA
VGA : 128 Mb Onboard
Harddisk : WD 80 Gb
LAN Card : Realtek Onboard
Mouse optic
Dari hasil analisis hardware dapat disimpulkan bahwa spesifikasi
hardware tergolong baik dan mampu untuk menjalankan aplikasi ini.
3.3 Perancangan Sistem
3.3.1 ERD (Entity Relational Diagram)
Komponen utama pembentukan Entity Relationship Diagram atau biasa
disebut Diagram E-R yaitu Entity (entitas) dan Relation (relasi) yang merupakan
komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang dideskripsikan
lebih jauh melalui sejumlah atribut-atribut yang menggambarkan sistem. Adapun
Diagram E-R dari Sistem Pengarsipan Dokumen Sub Bagian Perencanaan dan
Program Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Barat dapat digambarkan
Petugas Mencari Mencari Username Nama Password Profil Dinas Tanggal Jenis Laporan No
I S A
Visi Misi Selayang Pandang OrganisasiStruktur Profil Balai
Periode File Periode File Periode File Periode File Mencari Surat No Tanggal Jenis surat
I S A
Surat Masuk Surat Keluar Mencari Laporan Perencanaan No Jenis Laporan Tanggal
I S A
Renja Dinas Renstra Dinas DPA Proposal APBD Smart Planning Ringkasa
n Usulan RKA-AL DIPA
TOR/ KAK Proposal APBN Nama Laporan Tahun File Nama Laporan Tahun File Nama Laporan Tahun File Nama Laporan Tahun File Nama Laporan Tahun File Nama Laporan Tahun File Nama Laporan Tahun File Nama Laporan Tahun File Nama Laporan Tahun File Nama Laporan Tahun File Mencari Statistik Jenis Laporan No Tanggal
I s A
Budidaya Tangkap P2HP KP3K
Nama Laporan Tahun File Nama Laporan Tahun File File Nama Laporan Tahun Nama Laporan Tahun File Evaluasi Nama Laporan Tahun File
I s A
LAKIP LPPD Lap Evaluasi Kinerja
LKPJ
Lap Tahunan Nama
Laporan
Tahun File Nama
[image:35.842.150.778.84.473.2]Laporan Tahun File Nama Laporan Tahun File Nama Laporan Tahun File Nama Laporan File Tahun Perihal Tgl Bulan Tahun File Perihal Tgl Bulan Tahun File 1 1 1 1 1 N N N N N
3.3.2 Analisis Kebutuhan Fungsional
3.3.2.1 Diagram Konteks
Diagram Konteks merupakan alat untuk struktur analisis. Pendekatan
struktur ini untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau secara
keseluruhan sampai mencapai hasil. Pada diagram konteks ini sistem informasi
yang dibuat akan menghasilkan sumber informasi yang dibutuhkan dan tujuan
yang ingin dihasilkan. Diagram konteks input data pada Sistem Pengarsipan
Dokumen Sub Bagian Perencanaan dan Program Dinas Perikanan dan Kelautan
Petugas Sistem Pengarsipan Perencanaan Login Validasi Login Data Laporan Visi Misi Data Laporan Selayang pandang Data Laporan Struktur Organisasi
Data Lapora Profil Balai Data Laporan Surat Masuk
Data Laporan Surat Keluar Data Laporan Renja Dinas Data Laporan Restra Dinas
Data Laporan DPA Data Laporan Proposal APBDData Laporan Smart Planning
Data Laporan Ringkasan UsulanData laporan RKA-KL Data Laporan DIPA Data Laporan TOR/KAK Data Laporan Proposal APBN
Data Laporan Budidaya Data LaporanTangkap Data Laporan P2HP Data Laporan KP3K Data Laporan LAKIP Data Laporan LPPD Data Laporan Evaluasi KinerjaData Laporan LKPJ
Data Laporan Tahunan
Lapora Profil Dinas Laporan Surat Masuk Laporan Surat Keluar Laporan Renja Dinas Laporan Restra Dinas
Laporan DPA Laporan Smart Planning Laporan Ringkasan Usulanlaporan RKA-KL
Laporan DIPA Laporan TOR/KAK Laporan Budidaya LaporanTangkap Laporan P2HP Laporan KP3K Laporan LAKIP Laporan LPPD Laporan Evaluasi KinerjaLaporan LKPJ
Laporan Tahunan
Laporan Visi Misi
Gambar 3.3 Diagram Konteks Sistem Pengarsipan Dokumen Perencanaan
dan Program Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Barat
3.3.2.2 DFD Level 1
DFD Level 1 Sistem Pengarsipan Dokumen Sub Bagian Perencanaan dan
Program Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Barat dapat dilihat pada
Data Ringkasan Usulan yang diCari Data Smartplanning yang diCari Data Restra Dinas yang diCari
Data Proposal A PBD yang diCari Data DPA yang diCari
Data Renja Dinas yang diCari Data Surat Keluar yang diCari
Data Surat Masuk yang diCari Data Profil Balai yang diCari
Data Struktur Organisasi yang diCari Data Selayang P yang diCari Data Visi Misi yang diCari Data Login
Data Lap Tahunan yang diCari Data LKPJ yang diCari Data Evaluasi yang diCari
Data LPPD yang diCari Data LA KIP yang diCari Data KP3K yang diCari Data P2HP yang diCari Data Tangkap yang diCari
Data Budidaya yang diCari Data APBN yang diCari
Data TOR KAK yang diCari Data DIPA yang diCari
Data RKA KL yang diCari
Data Lap Tahunan Data LKPJ Data Evaluasi Data LPPD Data LA KIP Data KP3K Data P2HP Data Tangkap Data Budidaya Data APBN
Data TOR KAK Data DIPA
Data RKA KL
Laporan LA KIP
Data LA KIP
Laporan LPPD
Data LPPD
Laporan Evaluasi kinerja
Data Evaluasi
Laporan LKPJ
Data LKPJ
Laporan Tahunan
Data Lap Tahunan Laporan KP3K Data KP3K Laporan P2HP Data P2HP Laporan Tangkap Data Tangkap Laporan Budidaya Data Budiaya Laporan Proposal A PBN
Data APBN Laporan TOR KAK
Data TOR KAK Laporan DIPA
Data DIPA Laporan RKA KL
Data RKA KL
Data Visi Misi
Data Selayang Pandang
Data Struktur Organisasi
Data Profil Balai
Data Surat Masuk
Data Surat Keluar
Data Renja Dinas
Data DPA
Data Proposal A PBD
Data Restra Dinas
Data Smart Planning
Data Ringkasan Usulan Laporan Ringkasn Usulan
Data Ringkasan Usulan Laporan Smart Planning Data Smart Planning Laporan Restra Dinas
Data Restra Dinas Laporan Proposal A PBD Data Proposal A PBD
Laporan DPA Data DPA
Laporan Renja Dinas Data Renja Dinas
Laporan Surat Keluar Data Surat Keluar
Laporan Surat Masuk Data Surat Masuk Laporan Profil Balai Data Profil Balai Laporan Struktur Organisasi
Data Struktur Organisasi Data Login
Laporan Selayang Pandang Data Selayang Pandang Laporan Visi Misi Data Visi Misi Status Login Petugas 1 Login 2 Kelola Data
V isi Misi
3 Kelola Data Selayang Pandang 4 Kelola Data Struktur Organisasi 5 Kelola Data Profil Balai 6 Kelola Data Surat Masuk 7 Kelola Data Surat Keluar 8 Kelola Data Renja Dinas 9 Kelola Data DPA 10 Kelola Data Proposal A PBD 11 Kelola Data Restra Dinas 12 Kelola Data Smartplannin g 13 Kelola Data Ringkasan Usulan
V isi Misi
Selayang Pandang Struktur Organisasi Profil Balai Surat Masuk Surat Keluar Renja Dinas DPA Proposal A PBD Restra Dinas Smart Planning Ringkasan Usulan 14 Kelola Data RKA KL 15
Kelola Data DIPA
16 Kelola Data
TOR KA K
17 Kelola Data Proposal A PBN 18 Kelola Data Budidaya 19 Kelola Data Tangkap 20 Kelola Data P2HP 21 Kelola Data KP3K 22 Kelola Data LAKIP 23 Kelola Data LPPD 24 Kelola Data Lap Evaluasi Kerja 25 Kelola Data LKPJ 26 Kelola Data Lap Tahunan RKA KL
DIPA
TOR KA K
Proposal A PBN Budidaya Tangkap P2HP KP3K LAKIP LPPD Lap Evaluasi Kerja LKPJ Lap Tahunan User
3.3.2.3 DFD Level 2
Berikut adalah DFD pada level 2 pada Sistem Pengarsipan Dokumen Sub
Bagian Perencanaan dan Program Dinas Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa
Barat,
Gambar 3.5 DFD level 2 Proses 2 Pengolahan Data Visi Misi
Gambar 3.6 DFD level 2 Proses 3 Pengolahan Data Selayang Pandang
Gambar 3.8 DFD level 2 Proses 5 Pengolahan Data Profil Balai
Gambar 3.9 DFD level 2 Proses 6 Pengolahan Data Surat Masuk
Gambar 3.10 DFD level 2 Proses 7 Pengolahan Data Surat Keluar
Gambar 3.12 DFD level 2 Proses 9 Pengolahan Data DPA
Gambar 3.13 DFD level 2 Proses 10 Pengolahan Data Proposal APBD
Gambar 3.14 DFD level 2 Proses 11 Pengolahan Data Renstra Dinas
Gambar 3.16 DFD level 2 Proses 13 Pengolahan Data Ringkasan Usulan
Gambar 3.17 DFD level 2 Proses 14 Pengolahan Data RKA-KL
Gambar 3.18 DFD level 2 Proses 15 Pengolahan Data DIPA
Gambar 3.20 DFD level 2 Proses 17 Pengolahan Data Proposal APBN
Gambar 3.21 DFD level 2 Proses 18 Pengolahan Data Budidaya
Gambar 3.22 DFD level 2 Proses 19 Pengolahan Data Tangkap
Gambar 3.24 DFD level 2 Proses 21 Pengolahan Data KP3K
Gambar 3.25 DFD level 2 Proses 22 Pengolahan Data LAKIP
Gambar 3.26 DFD level 2 Proses 23 Pengolahan Data LPPD
Gambar 3.27 DFD level 2 Proses 24 Pengolahan Data Laporan Evaluasi
Gambar 3.28 DFD level 2 Proses 25 Pengolahan Data LKPJ
Gambar 3.29 DFD level 2 Proses 26 Pengolahan Data Lap Tahunan
3.3.2.4 Spesifikasi Proses
Tabel 3.1 Tabel Spesifikasi Proses
No Proses Keterangan
1 Nomor Proses 1
Nama Proses Login
Source (sumber) Petugas
Input Data Login
Output Status Login
Destination (tujuan) Petugas
Logika Proses 1. Petugas masuk ke Menu Login.
2. Petugas mengisi Username dan Password.
3. Jika Username dan Password yang diisi sudah benar,
maka selanjutnya akan masuk ke menu selanjutnya.
Jika Username dan Password yang di inputkan salah
atau tidak sesuai, maka akan tampil pesan Gagal
Login.
Nama Proses Tambah Data Visi Misi
Source (sumber) Petugas
Input Data Visi Misi
Output Laporan Visi Misi
Destination (tujuan) Petugas
Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Tambah Visi Misi.
2. Petugas mengisi data baru Visi Misi.
3. Jika semua data sudah diisi, setelah mengklik Simpan,
maka data akan tersimpan dan akan dimunculkan dalam
tabel. Jika terdapat data yang belum diisi atau kosong,
maka data tidak dapat disimpan.
4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin
membatalkan pengisian data baru Visi Misi.
No Proses 2.2
Nama Proses Edit Data Visi Misi
Source (sumber) Petugas
Input Data Visi Misi
Output Laporan Visi Misi
Destination (tujuan) Petugas
Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Edit Visi Misi.
2. Petugas mengubah data lama dengan data yang baru.
3. Jika semua data sudah diisi semuanya, setelah mengklik
Simpan, maka data akan disimpan dan akan
dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang
belum terisi atau kosong, maka data tidak dapat
disimpan.
4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin
membatalkan pengeditan data Visi Misi.
3 Nomor Proses 3.1
Nama Proses Tambah Selayang Pandang
Source (sumber) Petugas
Input Data Selayang Pandang
Output Laporan Selayang Pandang
[image:46.595.107.517.83.733.2]Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Tambah Selayang Pandang.
2. Petugas mengisi data baru Selayang Pandang.
3. Jika semua data sudah diisi, setelah mengklik Simpan,
maka data akan tersimpan dan akan dimunculkan dalam
tabel. Jika terdapat data yang belum diisi atau kosong,
maka data tidak dapat disimpan.
4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin
membatalkan pengisian data baru Selayang Pandang.
No Proses 3.2
Nama Proses Edit Selayang Pandang
Source (sumber) Petugas
Input Data Selayang Pandang
Output Laporan Selayang Pandang
Destination (tujuan) Petugas
Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Edit Selayang Pandang.
2. Petugas mengubah data lama dengan data yang baru.
3. Jika semua data sudah diisi semuanya, setelah mengklik
Simpan, maka data akan disimpan dan akan
dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang
belum terisi atau kosong, maka data tidak dapat
disimpan.
4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin
membatalkan pengeditan data Selayang Pandang.
4 Nomor Proses 4.1
Nama Proses Tambah Struktur Organisasi
Source (sumber) Petugas
Input Data Struktur Organisasi
Output Laporan Struktur Organisasi
Destination (tujuan) Petugas
Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Tambah Struktur Organisasi.
2. Petugas mengisi data baru Struktur Organisasi.
3. Jika semua data sudah diisi, setelah mengklik Simpan,
maka data akan tersimpan dan akan dimunculkan dalam
[image:47.595.105.516.76.749.2]maka data tidak dapat disimpan.
4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin
membatalkan pengisian data baru Struktur Organisasi.
No Proses 4.2
Nama Proses Edit Struktur Organisasi
Source (sumber) Petugas
Input Data Struktur Organisasi
Output Laporan Struktur Organisasi
Destination (tujuan) Petugas
Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Edit Struktur Organisasi.
2. Petugas mengubah data lama dengan data yang baru.
3. Jika semua data sudah diisi semuanya, setelah mengklik
Simpan, maka data akan disimpan dan akan
dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang
belum terisi atau kosong, maka data tidak dapat
disimpan.
4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin
membatalkan pengeditan data Struktur Organisasi.
5 Nomor Proses 5.1
Nama Proses Tambah Profil Balai
Source (sumber) Petugas
Input Data Profil Balai
Output Laporan Profil Balai
Destination (tujuan) Petugas
Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Tambah Profil Balai.
2. Petugas mengisi data baru Profil Balai.
3. Jika semua data sudah diisi, setelah mengklik Simpan,
maka data akan tersimpan dan akan dimunculkan dalam
tabel. Jika terdapat data yang belum diisi atau kosong,
maka data tidak dapat disimpan.
4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin
membatalkan pengisian data baru Profil Balai.
No Proses 5.2
[image:48.595.107.517.81.749.2]Source (sumber) Petugas
Input Data Profil Balai
Output Laporan Profil Balai
Destination (tujuan) Petugas
Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Edit Profil Balai.
2. Petugas mengubah data lama dengan data yang baru.
3. Jika semua data sudah diisi semuanya, setelah mengklik
Simpan, maka data akan disimpan dan akan
dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang
belum terisi atau kosong, maka data tidak dapat
disimpan.
4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin
membatalkan pengeditan data Profil Balai.
6 Nomor Proses 6.1
Nama Proses Tambah Surat Masuk
Source (sumber) Petugas
Input Data Surat Masuk
Output Laporan Surat Masuk
Destination (tujuan) Petugas
Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Tambah Surat Masuk.
2. Petugas mengisi data baru Surat Masuk.
3. Jika semua data sudah diisi, setelah mengklik Simpan,
maka data akan tersimpan dan akan dimunculkan dalam
tabel. Jika terdapat data yang belum diisi atau kosong,
maka data tidak dapat disimpan.
4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin
membatalkan pengisian data baru Surat Masuk.
No Proses 6.2
Nama Proses Edit Surat Masuk
Source (sumber) Petugas
Input Data Surat Masuk
Output Laporan Surat Masuk
Destination (tujuan) Petugas
[image:49.595.108.517.84.748.2]2. Petugas mengubah data lama dengan data yang baru.
3. Jika semua data sudah diisi semuanya, setelah mengklik
Simpan, maka data akan disimpan dan akan
dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang
belum terisi atau kosong, maka data tidak dapat
disimpan.
4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin
membatalkan pengeditan data Surat Masuk.
7 Nomor Proses 7.1
Nama Proses Tambah Surat Keluar
Source (sumber) Petugas
Input Data Surat Keluar
Output Laporan Surat Keluar
Destination (tujuan) Petugas
Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Tambah Surat Keluar.
2. Petugas mengisi data baru Surat Keluar.
3. Jika semua data sudah diisi, setelah mengklik Simpan,
maka data akan tersimpan dan akan dimunculkan dalam
tabel. Jika terdapat data yang belum diisi atau kosong,
maka data tidak dapat disimpan.
4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin
membatalkan pengisian data baru Surat Keluar.
No Proses 7.2
Nama Proses Edit Surat Keluar
Source (sumber) Petugas
Input Data Surat Keluar
Output Laporan Surat Keluar
Destination (tujuan) Petugas
Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Edit Surat Keluar.
2. Petugas mengubah data lama dengan data yang baru.
3. Jika semua data sudah diisi semuanya, setelah mengklik
Simpan, maka data akan disimpan dan akan
dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang
[image:50.595.105.516.77.742.2]disimpan.
4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin
membatalkan pengeditan data Surat Keluar.
8 Nomor Proses 8.1
Nama Proses Tambah Renja Dinas
Source (sumber) Petugas
Input Data Renja Dinas
Output Laporan Renja Dinas
Destination (tujuan) Petugas
Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Tambah Renja Dinas.
2. Petugas mengisi data baru Renja Dinas.
3. Jika semua data sudah diisi, setelah mengklik Simpan,
maka data akan tersimpan dan akan dimunculkan dalam
tabel. Jika terdapat data yang belum diisi atau kosong,
maka data tidak dapat disimpan.
4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin
membatalkan pengisian data baru Renja Dinas.
No Proses 8.2
Nama Proses Edit Renja Dinas
Source (sumber) Petugas
Input Data Renja Dinas
Output Laporan Renja Dinas
Destination (tujuan) Petugas
Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Edit Renja Dinas.
2. Petugas mengubah data lama dengan data yang baru.
3. Jika semua data sudah diisi semuanya, setelah mengklik
Simpan, maka data akan disimpan dan akan
dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang
belum terisi atau kosong, maka data tidak dapat
disimpan.
4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin
membatalkan pengeditan data Renja Dinas.
9 Nomor Proses 9.1
[image:51.595.110.516.86.679.2]Source (sumber) Petugas
Input Data DPA
Output Laporan DPA
Destination (tujuan) Petugas
Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Tambah DPA.
2. Petugas mengisi data baru DPA.
3. Jika semua data sudah diisi, setelah mengklik Simpan,
maka data akan tersimpan dan akan dimunculkan dalam
tabel. Jika terdapat data yang belum diisi atau kosong,
maka data tidak dapat disimpan.
4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin
membatalkan pengisian data baru DPA.
No Proses 9.2
Nama Proses Edit DPA
Source (sumber) Petugas
Input Data DPA
Output Laporan DPA
Destination (tujuan) Petugas
Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Edit DPA.
2. Petugas mengubah data lama dengan data yang baru.
3. Jika semua data sudah diisi semuanya, setelah mengklik
Simpan, maka data akan disimpan dan akan
dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang
belum terisi atau kosong, maka data tidak dapat
disimpan.
4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin
membatalkan pengeditan data DPA.
10 Nomor Proses 10.1
Nama Proses Tambah Proposal APBD
Source (sumber) Petugas
Input Data Proposal APBD
Output Laporan Proposal APBD
Destination (tujuan) Petugas
[image:52.595.109.517.84.748.2]2. Petugas mengisi data baru APBD.
3. Jika semua data sudah diisi, setelah mengklik Simpan,
maka data akan tersimpan dan akan dimunculkan dalam
tabel. Jika terdapat data yang belum diisi atau kosong,
maka data tidak dapat disimpan.
4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin
membatalkan pengisian data baru APBD.
No Proses 10.2
Nama Proses Edit Proposal APBD
Source (sumber) Petugas
Input Data Laporan APBD
Output Laporan Proposal APBD
Destination (tujuan) Petugas
Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Edit APBD.
2. Petugas mengubah data lama dengan data yang baru.
3. Jika semua data sudah diisi semuanya, setelah mengklik
Simpan, maka data akan disimpan dan akan
dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang
belum terisi atau kosong, maka data tidak dapat
disimpan.
4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin
membatalkan pengeditan data APBD.
11 Nomor Proses 11.1
Nama Proses Tambah Renstra Dinas
Source (sumber) Petugas
Input Data Renstra Dinas
Output Laporan Renstra Dinas
Destination (tujuan) Petugas
Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Tambah Renstra Dinas.
2. Petugas mengisi data baru Renstra Dinas.
3. Jika semua data sudah diisi, setelah mengklik Simpan,
maka data akan tersimpan dan akan dimunculkan dalam
tabel. Jika terdapat data yang belum diisi atau kosong,
[image:53.595.106.516.78.748.2]4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin
membatalkan pengisian data baru Renstra Dinas.
No Proses 11.2
Nama Proses Edit Renstra Dinas
Source (sumber) Petugas
Input Data Renstra Dinas
Output Laporan Renstra Dinas
Destination (tujuan) Petugas
Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Edit Renstra Dinas.
2. Petugas mengubah data lama dengan data yang baru.
3. Jika semua data sudah diisi semuanya, setelah mengklik
Simpan, maka data akan disimpan dan akan
dimunculkan dalam tabel. Jika terdapat data yang
belum terisi atau kosong, maka data tidak dapat
disimpan.
4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin
membatalkan pengeditan data Renstra Dinas.
12 Nomor Proses 12.1
Nama Proses Tambah Smartplanning
Source (sumber) Petugas
Input Data Smartplanning
Output Laporan Smartplanning
Destination (tujuan) Petugas
Logika Proses 1. Petugas masuk ke menu Tambah Smartplanning.
2. Petugas mengisi data baru Smartplanning.
3. Jika semua data sudah diisi, setelah mengklik Simpan,
maka data akan tersimpan dan akan dimunculkan dalam
tabel. Jika terdapat data yang belum diisi atau kosong,
maka data tidak dapat disimpan.
4. Petugas dapat memilih tombol Batal bila ingin
membatalkan pengisian data baru Smartplanning.
No Proses 12.2
Nama Proses Edit Smartplanning
[image:54.595.108.517.84.736.2]Input Data Smartplanning
Output Laporan Proposal Smartplanning
Destination (tujuan) Petugas
Lo
