BAB II
ORGANISASI DAN ADMINISTRASI PELAKSANAAN PROYEK
2.1 Organisasi Pelaksanaan Proyek 2.1.1 Umum
Organisasi sangat diperlukan untuk kelancaran pelaksanaan suatu proyek baik pada tahap perencanaan maupun pelaksanaan suatu proyek. Organisasi adalah suatu sarana atau struktur yang memungkinkan orang untuk bekerja sama secara efektif untuk mencapai suatu tujuan yang lebih jelas dan terarah.
Dalam pelaksanaan suatu proyek terdapat unsur-unsur pelaksanaan dan masing-masing mempunyai tugas dan wewenang sesuai dengan kedudukannya. Struktur organisasi dalam suatu proyek perlu diketahui untuk menjelaskan hubungan tugas, tanggung jawab, serta wewenang dari perorangan maupun kelompok. Dalam penanganan suatu proyek terlibat beberapa unsur proyek, yaitu :
a. Pemberi Tugas (Owner)
b. Konsultan (Tim Supervisi)
c. Kontraktor
Hubungan kerja unsur-unsur proyek digambarkan dalam suatu diagram seperti Gambar 2.1
Gambar 2.1 Hubungan Kerja Unsur-unsur Proyek
Keterangan :
: Garis Kerja
: Garis Koordinasi
Penjelasan gambar :
1. Hubungan kerja antara Pemberi Tugas dengan Konsultan (dalam hal ini Tim Supervisi) adalah hubungan kontraktual yang dituangkan dalam surat perjanjian kerja.
2. Hubungan kerja antara Pemberi Tugas dengan Kontraktor adalah hubungan kontraktual yang dituangkan dalam surat perjanjian kerja.
3. Hubungan kerja antara Konsultan dengan Kontraktor adalah hubungan fungsional dalam menjalankan ketentuan tugas dan tanggung jawab masing-masing sebagaimana telah tertuang dalam dokumen pelaksanaan.
Pemberi Tugas Hendra Tanujaya
1 2
Konsultan Anton Salim Kontraktor
PT. Langko Anugrah Sejahtera
Dalam proyek pembangunan Hotel Fave Langko ini PT. Mitra Surya Persada yang berpusat di Surabaya memberi tanggung jawab sepenuhnya kepada PT. Langko Anugrah Sejahtera yang berada di Mataram. Kedua perusahaan ini merupakan milik Bapak Hendra Tanujaya sehingga tidak ada sistem kontrak kerja yang berlaku diantara keduanya, hanya saja PT. Mitra Surya Persada mempercayai Bapak Bambang Subianto untuk menjadi pimpinan proyek tersebut.
a. Pemberi Tugas
Pemberi tugas adalah badan atau pejabat yang memberikan suatu pekerjaan dan menanggung semua biaya dari pekerjaan tersebut. Pemberi tugas dapat berupa perorangan maupun instansi baik pemerintah maupun swasta. Pada Proyek Pembangunan Hotel Fave Langko ini yang bertindak sebagai pemberi tugas adalah Hendra Tanujaya.
a) Kewajiban pemberi tugas secara umum:
1. Bertanggung jawab atas tercapainya seluruh sarana proyek yang dikelolanya.
2. Memimpin seluruh staf proyek dan bersama-sama melaksanakan kegiatan yang tercantum didalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) sesuai dengan ketentuan, prosedur dan jadwal yang ditetapkan.
3. Bersama bendahara menyediakan, mengelola dan bertanggung jawab terhadap keuangan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 4. Menyetujui berita acara supervisi dan berita acara lain
yang dibuat oleh konsultan pengawas atau penanggung jawab lapangan.
5. Mengadakan koordinasi dan memberikan pengarahan terhadap pelaksanaan proyek dalam kegiatan sehari-hari.
penyelesaian masalah.
b) Hak pemberi tugas secara umum:
1. Mengambil tindakan-tindakan yang mengakibatkan pengeluaran sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan untuk masing-masing tolak ukur dan batas-batas sesuai dengan jenis pengeluaran yang tercantum dalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) dan pedoman pelaksanaan. 2. Mengadakan hubungan kerjasama dengan instansi lainnya
baik pusat maupun daerah menurut keperluannya, termasuk pembuatan kontrak kerja.
3. Mengatur tata kerja proyek yang terperinci dalam memperhatikan petunjuk yang ditetapkan Departemen atau Lembaga yang berada diatasnya.
4. Berhak memutuskan kontrak apabila proyek tidak selesai tepat pada waktunya.
b. Konsultan Perencana
Konsultan adalah badan hukum yang diserahkan tugas oleh pimpinan pelaksana kegiatan untuk melaksanakan pekerjaan pengawasan maka dibentuk Tim Pengawas atau Tim Supervisi. Konsultan perencana adalah suatu badan hukum yang diserahi tugas oleh pimpinan proyek untuk melaksanakan perencanaan pekerjaan.
Konsultan perencana berfungsi untuk membantu mengelola proyek dalam pelaksanaan pengadaan dokumen, konstruksi dan memberikan penjelasan terhadap persoalan-persoalan perencanaan yang timbul pada saat konstruksi. Dalam Proyek Pembangunan Hotel Fave Langko ini menggunakan jasa konsultan perencana Anton Salim Consulting Engineer.
1. Menyusun uraian, maksud dan tujuan perencanaan.
2. Mengumpulkan data-data lapangan, penyelidikan tanah dan lingkungan.
3. Membuat perencanaan dan pengurusan untuk mendapatkan izin pendirian bangunan serta hasil penelitian dan pengujian anggaran untuk pelaksanaan konstruksi fisik.
4. Membuat gambar-gambar kerja dan perhitungan konstruksi, listrik, tata udara serta plumbing.
5. Membuat gambar detail, rencana kerja dan syarat-syarat (RKS), rencana volume dan biaya, jadwal pelaksanaan dan pelelangan.
6. Memberi penjelasan pekerjaan (Aanwijzing) dan melakukan pengawasan secara berkala dari segi arsitektur.
b) Hak konsultan perencana secara umum:
1. Berhak mendapatkan imbalan jasa atas kerja yang telah dilakukan.
2. Berhak mendapatkan peninjauan dan dokumentasi terhadap pelaksanaan pekerjaan.
3. Berhak menolak pekerjaan dari kontraktor berdasarkan penilaian-penilaian yang diberikan.
c. Konsultan Pengawas
Konsultan pengawas adalah badan hukum yang diserahi tugas oleh pemberi tugas untuk melaksanakan pengawasan proyek. Kegiatan pengawasan bertujuan agar hasil pekerjaan bangunan sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan. Tugas utama pengawas sangat penting dalam pengarahan di lapangan.
Proyek Pembangunan Hotel Fave Langko ini jasa konsultan pengawas yang digunakan sudah merangkap dengan jasa konsultan perencananya.
a) Kewajiban konsultan pengawas secara umum:
1. Mengawasi pelaksanan pekerjaan konstruksi dari segi kualitas, kuantitas dan laju pencapaian volume/realisasi fisik.
2. Menilai hasil pelaksanaan pekerjaan dan membuat berita acara penyerahan pekerjaan.
3. Mengadakan pemeriksaan terhadap semua bahan yang dipakai dan berhak menolak jika tidak memenuhi persyaratan teknis.
4. Mengambil kebijaksanaan lapangan apabila terdapat kesulitan teknis di lapangan, misalnya:
1) Mengadakan perubahan-perubahan kecil pada gambar-gambar untuk penyesuaian pelaksanaan yang tidak mempengaruhi harga pekerjaan.
2) Perubahan-perubahan pekerjaan yang membawa akibat pada perubahan harga pekerjaan/kontrak, harus diajukan terlebih dahulu kepada Pemimpin Pelaksana Kegiatan untuk mendapatkan persetujuan.
3) Menyelesaikan masalah-masalah yang menyebabkan keterlambatan pelaksanaan.
b) Hak konsultan pengawas secara umum:
1. Merupakan wakil pemberi tugas dalam hal pengawasan pelaksanaan pekerjaan. 2. Berhak menolak pekerjaan dari kontraktor berdasarkan penilaian-penilaian
yang diberikan.
d. Kontraktor
laporan harian, mingguan, bulanan, dan laporan akhir guna dapat mengetahui kemajuan fisik konstruksi dan digunakan sebagai evaluasi baik oleh Tim Supervisi maupun oleh Pemberi Tugas. Dalam pelaksanaan Proyek Pembangunan Hotel Fave Langko ini yang bertindak sebagai kontraktor pelaksana adalah PT. Langko Anugrah Sejahtera.
a) Kewajiban Kontraktor secara umum:
1. Memahami dan mentaati seluruh ketentuan yang tercantum dalam surat kontrak kerja.
2. Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan gambar-gambar serta persyaratan yang telah ditentukan.
3. Menyerahkan pekerjaan bila telah selesai dan disetujui oleh pengawas.
4. Mengadakan pengujian untuk contoh-contoh bahan konstruksi yang akan dipakai.
5. Melaksanakan seluruh perintah dari pemberi tugas selama tidak menyimpang dari persyaratan yang telah ditetapkan dalam kontrak kerja.
b) Hak Kontraktor secara umum:
1. Mengikuti proses pelelangan setelah mendapatkan undangan dari pimpinan proyek melalui pengumuman atau edaran.
2. Berhak mendapatkan imbalan jasa yang besarnya sesuai dengan bobot atau prestasi pekerjaan yang telah dicapai di lapangan.
3. Mengadakan perhitungan ulang apabila terjadi penyimpangan atas gambar kerja dengan pelaksanaan yang dilakukan atas perintah pemberi tugas.
pemberi tugas.
c) Tanggung jawab Kontraktor secara umum:
1. Bertanggung jawab terhadap keselamatan pekerjaan selama pelaksanaan.
2. Bertanggung jawab atas kekeliruan yang terjadi karena kelalaian pelaksana.
3. Bertanggung jawab atas kekuatan dan kekokohan hasil pekerjaan sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan.
4. Bertanggung jawab atas keselamatan bangunan selama masa pemeliharaan.
2.2 Administrasi Pelaksanaan Proyek Secara Umum
Setiap pimpinan proyek menerima Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA), maka mulai dilakukan design dan detailed engineering atau fase membuat gambar-gambar rencana dan gambar-gambar-gambar-gambar kerja serta RKS dan estimasi harga. Hasil kerja diproduksikan dalam tahap ini dinamakan dokumen pelelangan yang pada prinsipnya merupakan resep dan aturan permainan dalam membangun dan mendirikan proyek tersebut. Dalam kontrak engineering, khususnya dalam pekerjaan sipil, maka tiap-tiap proyek mempunyai kekhususan yang mandiri dan ini semua diuraikan dalam uraian teknis maupun uraian khusus. Untuk proyek-proyek konstruksi, dokumen kontrak mengandung:
a. Dokumen pelelangan, meliputi:
1) Gambar-gambar bestek
2) Rencana kerja dan syarat-syarat (RKS)
3) Lampiran-lampiran
b. Dokumen kontrak, meliputi: 1) Gambar-gambar bestek
2) Rencana kerja dan syarat-syarat (RKS) 3) Lampiran-lampiran
4) Addendum (bila terjadi perubahan pada pekerjaan) 5) Surat klarifikasi
2.2.1 Gambar Bestek
Gambar bestek merupakan penjelasan secara visual dari proyek yang akan didirikan yang memperlihatkan lingkup dan bentuk pekerjaan yang harus dibuat (Ibrahim, 1993). Gambar bestek terbagi dalam beberapa macam gambar pekerjaan konstruksi antara lain:
a. Gambar prarencana (Preliminary drawing)
Gambar ini dibuat untuk memberikan konsepsi kasar dari ide yang akan dilaksanakan dan dikerjakan bilamana pekerjaan akan dilelang dengan system design and build dan negotiated contract.
b. Gambar informasi (Information drawing)
Gambar ini hanya ditampilkan dalam anwijzing dengan maksud agar para pengikut lelang dapat menghitung dan mengajukan penawarannya, walaupun gambar desainnya belum selesai akan tetapi biasanya dipergunakan untuk kalkulasi membuat penawaran.
c. Gambar proyek (Site drawing)
Site drawing memperlihatkan denah dari lokasi proyek, topografi lapangan dan fasilitas-fasilitas sarana dari keseluruhan proyek.
d. Gambar kerja (Detailed working drawing)
rinci dan tiap-tiap bagian konstruksi dalam bentuk gambar potongan-potongan memakai skala yang sesuai dan jelas.
e. Gambar hasil pelaksanaan (As built drawing)
Pada akhir proyek, kontraktor memuat gambar As built yang artinya gambar yang dibuat dan disesuaikan dengan konstruksi setelah selesai dilaksanakan.
2.2.2 Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS)
Dalam penyusunan kerja dan syarat-syarat perlu diperhatikan dalam hal job descriptions harus sesuai dengan Peraturan Pemerintah No.80/Kepres/2003, yang memuat:
a. Syarat Umum:
1) Keterangan mengenai pemberian tugas 2) Keterangan mengenai perencana 3) Keterangan mengenai direksi 4) Syarat-syarat peserta pelelangan
5) Bentuk surat penawaran dan cara penyampaiannya b. Syarat administrasi:
1) Jangka waktu pelaksanaan 2) Tanggal penyerahan pekerjaan 3) Denda atas keterlambatan 4) Besarnya jaminan pelelangan 5) Besarnya jaminan pelaksanaan c. Syarat Teknis:
1) Jenis dan uraian pekerjaan yang harus dilaksanakan 2) Jenis dan mutu bahan
3) Gambar detail, gambar konstruksi dan lain sebagainya.
Pada bagian akhir dari dokumen tender ini diadakan lampiran-lampiran yang merupakan keterangan tambahan seperti:
a. Daftar kuantitas pekerjaan (bill of quantity) b. Table harga bahan dan ongkos pekerjaan c. Surat jaminan tender (tender bond)
d. Surat jaminan pelaksanaan (performance bond) e. Bentuk kontrak perjanjian pemborong
f. Pembuatan surat penawaran.
2.2.4 Risalah Aanwijzing
Dokumen ini adalah hasil penjelasan pada waktu Aanwijzing (hari penjelasan antara pihak owners, calon-calon pemborong, konsultan) yang telah dibukukan dan nantinya merupakan bagian dari dokumen kontrak yang mengikat setelah ditandatangani oleh paling sedikit dua wakil peserta pelelangan pekerjaan. Dalam acara penjelasan lelang, yang harus dijelaskan kepada peserta lelang adalah mengenai:
1. Metoda pengadaan/penyelenggaraan pelelangan. 2. Cara penyampaian penawaran.
3. Dokumen yang harus dilampirkan dalam dokumen penawaran. 4. Acara pembukaan dokumen penawaran.
5. Metoda evaluasi.
6. Hal–hal yang menggugurkan penawaran. 7. Jenis kontrak yang akan digunakan.
8. Ketentuan dan cara evaluasi berkenaan dengan preferensi harga atas penggunaan produksi dalam negeri.
2.2.5 Surat-surat Klarifikasi
Surat-surat klarifikasi ini dikerjakan secara tertulis kepada pemborong yang memenangkan pekerjaan dan surat-surat klarifikasi tersebut merupakan bagian dari dokumen kontrak yang mengikat. Surat-surat klarifikasi ini sangat mempengaruhi lamanya proses evaluasi tender yang dibuat, apabila:
a. Ada kesalahan kalkulasi.
b. Ada pernyataan yang tidak jelas dalam surat penawaran pemborong. c. Ada hal yang lupa dan lain-lain.
2.2.6 Estimasi Biaya Proyek
Estimasi biaya merupakan biaya perkiraan yang digunakan untuk memperkirakan jumlah biaya yang diperlukan/disiapkan bagi pembangunan suatu konstruksi. Estimasi biaya proyek secara umum dapat dibagi empat yaitu:
a. Estimasi kasar untuk pemilik.
Estimasi ini dibutuhkan oleh pemilik proyek untuk melaksanakan ide untuk membangun proyek tersebut.
b. Estimasi pendahuluan oleh perencana.
Estimasi ini dilakukan lebih teliti dan dilakukan setelah estimasi terdahulu/sudah ada gambar.
c. Estimasi detail oleh kontraktor.
Estimasi ini berbentuk penawaran dan disebut juga fixed price.
d. Biaya sesungguhnya setelah proyek selesai. Biaya proyek dapat dibagi menjadi dua bagian yaitu:
Biaya langsung adalah biaya yang langsung berhubungnan dengan konstruksi/bangunan. Biaya ini meliputi:
a) Biaya bahan/material.
b) Biaya upah buruh / Man power. c) Biaya Peralatan / Equipment. 2) Biaya tak langsung (Indirect cost).
Biaya tak langsung adalah biaya yang berhubungan dengan konstruksi/bangunan, tetapi harus ada dan tidak dapat dilepaskan dari proyek tersebut. Biaya ini terdiri dari:
a) Overhead
Biaya overhead merupakan biaya penunjang pelaksanaan konstruksi baik di lapangan maupun di kantor.
b) Biaya tak terduga (cotigencies)
Biaya tak terduga merupakan suatu biaya yang disiapkan sebagai akibat dari suatu bencana alam yang besarnya berkisar antara 0.5% sampai dengan 5% dari biaya total.
c) Keuntungan (Profit)
Keuntungan merupakan hasil jerih payah dari keahlian ditambah dari faktor resiko yang besarnya relatif masing-masing proyek.
2.2.7 Sistem Kontrak
Dalam pelaksanaan pekerjaan pembangunan perlu diperhatikan macam dan jenis kontrak dengan variasinya dikenal dan diterapkan dalam dunia bisnis konstruksi. Keanekaragaman proyek konstruksi maupun engineering sangat dipengaruhi oleh beberapa faktor, misalnya:
a. Urgensi
c. Pola pemanfaatan d. Pengaturan jadwal
e. Situasi dan kondisi setempat.
Maka dikembangkan jenis-jenis kontrak yang dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan antara pemilik proyek dengan pemborong. Sistem kontrak dibagi menjadi dua, yaitu:
a. Fixed price contract
Kontrak ini merupakan suatu kontrak kerja yang didasarkan pada harga yang telah disetujui dan pelaksanaannya sesuai dengan bestek yang telah ditetapkan dan diterima oleh kontraktor.
1) Lump sum contract
Pekerjaan yang dilakukan dibawah kontrak semacam ini memerlukan gambar-gambar kerja yang jelas, spesifikasi dan bestek yang akurat dimana kedua belah pihak mempunyai satu interpretasi yang sama terhadap isi dan maksud dari dokumen tender tersebut. Oleh karena itu owner tahu jelas dari awal berapa biaya yang harus dikeluarkan dan pihak kontraktor juga dapat menghitung biayanya dengan tepat.
Keuntungan bagi kontraktor yaitu:
a) Pelaksanaan pekerjaan dapat diprogramkan.
b) Memungkinkan melaksanakan kontrol dengan efisien.
c) Kelengkapan dari gambar dan bestek menjamin bahwa pekerjaan tambahan dan pekerjaan kurang ataupun perubahan konstruksi akan minimum.
2) Unit price contract
volume atau panjangnya tidak dapat diketahui atau dihitung dengan tepat. Dalam unit price contract ini owner harus memiliki penaksiran volume yang dapat dipertanggungjawabkan.
Variasi dari unit price contract:
a) Flate rate, artinya harga tetap tidak berubah sampai kontrak selesai. b) Slinding rate, artinya harga dapat dikaitkan dengan perkiraan volume. b. Prime cost contract
Owner pada sistim kontrak ini mengganti ongkos yang dikeluarkan kontraktor untuk melaksanakan pekerjaannya, ditambah dengan satu bentuk tambahan ongkos untuk biaya kerja pemborong. Kontrak semacam ini dapat juga dipakai untuk pekerjaan desain, pengadaan barang/peralatan, pekerjaan konstruksi, manajemen ataupun kombinasi dari pekerjaan tersebut. Prime cost contract mencakup beberapa hal yang meliputi:
1) Cost plus persentagefee
Biaya ini merupakan suatu kontrak yang memiliki fleksibelitas yang tinggi atau secara teknis pelaksanaan dan biaya kontrak pada dasarnya tidak memiliki mekanisme untuk menekan biaya dan waktu.
2) Cost plus pixed fee contract
Kontrak ini hanya merumuskan secara garis besar dan jelas mengenai pekerjaan dan biaya dari kontrak yang telah ditetapkan sehingga pelaksanaan pekerjaan biasa tidak efisiensi dan dapat meningkatkan biaya yang terjadi dan waktu pelaksanaannya biasanya molor.
3) Cost plus variable percentage contract
4) Target Estimasi Kontrak
Kontrak ini sering kali diadakan provesi untuk menyelesaikan target bilamana ada variasi pekerjaan dan target ini ditetapkan oleh pemborong serta fee pemborong minimum setengah dari aktual fee, terlepas dari aktual proyek yang melebihi target.
5) Guaranteed maximum cost contract
Pengeluaran-pengeluaran yang terjadi di atas harga maksimum akan menjadi beban kontraktor. Jika terjadi hal sebaliknya biaya total yang terjadi lebih kecil dari maximum price maka selisih biaya yang terjadi dari harga maksimum dapat dibagi antara ownerdan kontraktor sesuai dengan peraturan yang telah disepakati. Pada sistem kontrak ini, pihak owner diakhir proyek kemungkinan akan mengeluarkan biaya yang lebih kecil dari biaya maksimum.
6) Convertible cost contract
Pemilik proyek dalam sistem kontrak ini melelangkan proyeknya melalui kontraktor yang menawarkan dengan harga memadai dan owner juga memperkerjakan kontraktor secara cost plusbasis serta meneliti pengeluaran-pengeluaran yang terjadi sampai pada suatu saat dapat dibuat perjanjian kontrak, sehingga owner harus disiplin dan rajin dalam mengontrol biaya serta harus memperhitungkan meningkatkan produktifitas dan juga pekerjaannya.
7) Cost plus time and material contract
Kontrak ini merupakan suatu pekerjaan “Borong Kerja” dengan atau tampa material yang berdasarkan waktu kerja. Material dapat disuplai oleh owner atau pemborong.
menggunakan sistem kontrak apapun karena owner (pemilik) sekaligus menjadi kontraktornya.
2.2.8 Jenis Pelelangan
Adapun jenis-jenis pelelangan berikut ciri-cirinya sebagai berikut :
a. Pelelangan umum
1) Pelelangan ini terbuka untuk umum bagi dunia usaha yang memenuhi syarat/ kualifikasi dibidangnya.
2) Diumumkan secara luas melalui media masa, cetak dan sebagainya.
b. Pelelangan terbatas
1) Pelelangan untuk pekerjaan tertentu, diikuti oleh minimal lima rekanan. 2) Syarat rekanan yang mengikuti adalah tercantum dalam Daftar Rekanan
Mampu (DRM).
3) Rekanan tersebut tercantum dalam Daftar Rekanan Terseleksi (DRT) yang dipilih diantara DRM.
4) Pelelangan ini diumumkan secara luas. c. Pemilihan langsung
1) Membandingkan dan melakukan negosiasi dari tiga penawar yang ditunjuk baik teknis maupun harganya.
2) Rekanan-rekanan tersebut tercatat dalam DRM yang sesuai dengan bidang usahanya.
d. Pengadaan langsung
Perjanjian Kerja (SPK) dan penawaran tidak disyaratkan berasal dari pemborong Golongan Ekonomi Lemah tapi tercatat dalam DRM Golongan Ekonomi Lemah (GEL).
Dalam pelaksanaan Proyek Pembangunan Hotel Fave Langko ini menggunakan jenis pelelangan Penunjukan Langsung. Konsultan Perencana yang ditunjuk adalah Anton Salim.
Suatu bentuk Penunjukan Langsung tanpa melalui pelelangan/tender dapat dilakukan, apabila:
1) Keadaan Tertentu, yaitu:
a) Penanganan darurat untuk keamanan dan keselamatan masyarakat yang pelaksanaan pekerjaannya tidak dapat ditunda atau harus dilakukan segera, termasuk penanganan darurat akibat bencana alam.
b) Pekerjaan perlu dirahasiakan yang menyangkut keamanan dan keselamatan Negara yang ditetapkan oleh Presiden.
c) Pekerjaan yang berskala kecil dengan nilai maksimum Rp. 50 juta dengan ketentuan untuk keperluan sendiri, teknologi sederhana beresiko kecil, dilaksanakan oleh badan usaha kecil/koperasi kecil.
2) Keadaan Khusus, yaitu:
a) Berdasarkan tarif resmi pemerintah.
b) Pekerjaan spesifik yang hanya dilaksanakan oleh pabrikan, pemegang hak paten.
c) Jenis pekerjaan yang seluruhnya dilaksanakan oleh kelompok swadaya masyarakat setempat.
d) Pekerjaan yang hanya dapat dilakukan dengan penggunaan teknologi khusus.
Proses pelelangan pekerjaan harus melalui beberapa tahapan, antara lain:
2.3.1 Pengumuman pelelangan
Cara yang dipakai untuk mengumumkan pelelangan sebuah pekerjaan atau proyek biasanya menggunakan fasilitas media massa yang ditujukan kepada publik. Tender yang diumumkan kepada publik tersebut disebut sebagai Tender Terbuka, yang artinya proyek tersebut dapat dikerjakan oleh umum, sedangkan disebut Tender Tertutup karena pekerjaan yang akan dilelangkan hanya dapat dikerjakan oleh beberapa kontraktor/konsultan yang sudah dikenal dan memiliki kekhususan tersendiri.
2.3.2 Dokumen pelelangan
Dokumen pelelangan adalah pengumuman/undangan lelang, pedoman prakualifikasi, instruksi kepada penawar, syarat-syarat umum dan khusus kontrak, daftar kuantitas dan harga, spesifikasi teknis dan gambar, bentuk surat penawaran, bentuk kontrak, serta bentuk surat jaminan (penawaran, pelaksanaan, dan uang muka).
Pengikut pelelangan sebaiknya memeriksa dan meneliti lokasi tersebut dan mengetahui serta menguasai sepenuhnya kondisi fisik medan, luas dan macam pekerjaan, bahan-bahan yang diperlukan dalam pelaksanaan pekerjaan. Apabila terdapat perbedaan ukuran-ukuran di antara gambar dan RKS, maka yang dianggap berlaku adalah penjelasan/keputusan-keputusan di dalam penjelasan pekerjaan/Aanwijzing atau keputusan pengawas/direksi.
2.3.3 Calon peserta lelang
maka panitia mengusulkan pengadaan pemilihan langsung dengan negosiasi atau penunjukan bila hanya ada satu calon peserta untuk mendapatkan persetujuan dari penyedia barang/jasa. Pengikut pelelangan dianggap telah menguasai sepenuhnya hal ikhwal yang dimaksud dalam dokumen pelelangan setelah diadakan penjelasan pekerjaan/Aanwijzing.
2.3.4 Pemberian penjelasan pekerjaan (Aanwijzing)
Pemberian penjelasan mengenai dokumen lelang berupa pertanyaan dari peserta dan jawaban dari panitia serta keterangan lainnya termasuk perubahannya, dibuatkan berita acara. Berita Acara Penjelasan (BAP) ditandatangani oleh panitia dan dua wakil dari calon peserta/rekanan.
2.3.5 Pemasukan dokumen penawaran
Sistem pemasukan dokumen penawaran menggunakan sistem satu sampul. Keterangan-keterangan yang harus disertakan dalam dokumen penawaran:
a. Kelengkapan persyaratan administrasi: 1) Surat kesanggupan melaksanakan pekerjaan
2) Neraca perusahaan terakhir, asli bermeterai Rp.6000,-3) Daftar susunan pemilikan modal perusahaan
4) Daftar susunan pengurus perusahan
5) Salinan akte pendirian perusahaan dan akte perubahan terakhir (bila ada perubahan).
6) Salinan Surat Izin Usaha Proyek Jasa Konstruksi (SIUPJK) yang masih berlaku.
7) Salinan kartu tanda anggota GAPENSI yang masih berlaku.
8) Jaminan penawaran dari Bank Pemerintah/Asuransi kerugian yang telah ditetapkan oleh Menteri Keuangan.
10) Surat pernyataan ASTEK, asli bermeterai
Rp.6000,-b. Persyaratan - persyaratan teknis:
Berisi tentang metode pelaksanaan pekerjaan, jadwal waktu pelaksanaan, daftar personil yang akan ditempatkan pada proyek bersangkutan, daftar pengalaman kerja 5 tahun terakhir, dan struktur organisasi pelaksanaan pada proyek yang bersangkutan.
c. Kelengkapan persyaratan biaya:
1) Surat penawaran harga dengan diberi materai Rp.6000,-2) Rekapitulasi Rencana anggaran biaya
3) Perincian anggaran biaya, yang diisi lengkap dengan harga satuan dan jumlah harga tiap pekerjaan, harga satuan upah dan bahan, serta daftar analisa harga satuan pekerjaan.
Semua surat-surat, dokumen, isian-isian dan lampiran-lampiran yang dibuat penawar harus dibubuhi tanda tangan yang sah dari penawar atau orang yang diberi kuasa untuk itu dan diketik diatas kertas kop perusahaan. Penawar bertanggung jawab atas sah dan tidaknya tanda tangan tersebut.
2.3.6 Pembukaan tender
Pada hari yang telah ditentukan semua calon peserta membawa amplop penawaran dan dimasukkan ke dalam kotak besar yang telah disediakan, hal ini dilakukan sebelum acara tender dilakukan. Kemudian masing-masing amplop penawaran dibuka satu persatu dihadapan semua peserta tender, semua kelengkapan termasuk surat penawaran akan ditulis. Besarnya jaminan tender diatur dalam dokumen tender dan umumnya berkisar 3% dari total biaya pekerjaan fisik.
Pada proses evaluasi ini dipakai bermacam-macam cara, pada umumnya cara yang dipakai adalah dengan sistem bobot/sistem skoring. Biasanya yang memiliki pengumpulan nilai paling banyak akan ditunjuk sebagai pemenang.
2.3.8 Penetapan dan penunjukan pemenang
Calon peserta yang telah diputuskan sebagai pemenang tender oleh panitia pelelangan akan diberitahukan secara tertulis dan sifat pemberitahuannya dapat dilakukan dalam 2 (dua) macam, yaitu:
a. Dengan memakai surat perintah kerja, yang di dalam surat tersebut menerangkan bahwa peserta yang bersangkutan dinyatakan memenangkan tender proyek dan diminta dalam tempo sekian hari untuk memulai pekerjaan fisiknya di lapangan.
b. Dengan memakai Letter of award atau surat pemberitahuan yang isinya menjelaskan bahwa calon kontraktor atau konsultan telah memenangkan tender dan sekaligus sebagai tanda bagi calon tersebut untuk memulai melakukan persiapan-persiapan administrasi.
2.4 Sistem Laporan Secara Umum
Setiap rekanan mempunyai tanggung jawab melaporkan setiap proses pelaksanaan pekerjaan yang dilaksanakan, apabila sesuai dengan waktu yang ditetapkan atau tidak, tidak menyimpang dari RKS atau bestek dan kualitas serta kelayakan hasil pekerjaan.
Untuk pekerjaan konsultan laporan yang harus diserahkan kepada pemilik proyek adalah :
a. Laporan pendahuluan
bulan dari permulaan kontrak. Laporan ini meliputi perkiraan pekerjaan, program semua jenis pekerjaan, hambatan yang timbul serta cara penanggulangannya, kebutuhan tenaga kerja, kunjungan-kunjungan lapangan, dan jadwal-jadwal lainnya, serta design note.
b. Laporan bulanan
Laporan ini diserahkan dalam waktu 10 (sepuluh) hari dari akhir bulan pertama sampai bulan kelima, meliputi kemajuan terakhir semua jenis pekerjaan, tenaga kerja, masalah-masalah yang timbul dan kunjungan-kunjungan lapangan. Jika waktunya bersamaan dengan laporan pendahuluan, maka laporan bulanan tidak diperlukan.
c. Laporan perencanaan
Laporan perencanaan yang harus diserahkan secara garis besar terdiri atas 2 bagian. Bagian pertama berisi informasi dan data-data dasar yang dipakai dalam perencanaan dan hitungan-hitungan, sedangkan bagian kedua berisi gambar pelaksanaan.
d. Laporan akhir
Laporan ini merangkum tanggapan dan perubahan yang disepakati yaitu meliputi:
1) Kesimpulan dan saran (executive summary) yang harus didahului dengan surat penyerahan laporan yang menyatakan pokok-pokok kesimpulan dan saran.
2) Bagian pokok yang memuat uraian dan hasil pekerjaan jasa 3) Gambar dan spesifikasi.
4) Ringkasan analisa menyeluruh yang rinci dan luas pada masing-masing bidang.
Sedangkan untuk jasa konstruksi, kontraktor harus menyerahkan laporan terperinci dalam formulir pada waktu-waktu yang ditentukan dengan mencantumkan susunan staf pelaksana, jumlah tenaga kerja menurut waktu yang diperlukan di lapangan, keterangan mengenai peralatan, dll. Laporan yang diserahkan oleh kontraktor pada pemilik proyek berupa:
a. Laporan harian
Laporan ini berisi jumlah dan macam bahan atau barang yang ada di lapangan yang belum berakhir, jumlah tenaga kerja untuk tiap macam tugas/ketrampilan, jumlah dan macam peralatan yang dapat digunakan dan yang tidak dapat digunakan, bagian pekerjaan permanen yang dilaksanakan, keadaan cuaca, dan catatan lain yang berkenaan dengan pelaksanaan perubahan design.
b. Laporan mingguan
Laporan yang mencatat pekerjaan dan kemajuan pekerjaan setiap minggu yang merupakan rekapitulasi dari laporan harian.
c. Laporan bulanan
Laporan yang mencatat kemajuan dan hasil pekerjaan tiap bulan dan merupakan rekapitulasi dari laporan mingguan.
d. Laporan akhir
Merupakan laporan terakhir untuk serah terima pekerjaan yang menyatakan bahwa kondisi bangunan tidak ada yang rusak.
1) Mudah dibaca oleh siapa saja. 2) Memberikan informasi yang layak. 3) Tidak berlebih dalam penyajian.
