RANCANG BANGUN APLIKASI PERAMALAN PENJUALAN PADA PT. SALEMBA EMBAN PATRIA
KERJA PRAKTIK
Program Studi S1 Sistem Informasi
Oleh:
ARCHAM A. BACHTIAR 11410100041
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
DAFTAR ISI
ABSTRAK ... v
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR TABEL ... xii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 3
1.3 Batasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Kontribusi ... 4
1.6 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI ... 6
2.1 Sejarah Berdirinya PT. Salemba Emban Patria ... 6
2.2 Visi PT. Salemba Emban Patria ... 9
2.3 Misi PT. Salemba Emban Patria ... 9
2.4 Kegiatan Perusahaan... 9
2.5 Struktur Organisasi PT. Salemba Emban Patria ... 10
2.6 Struktur Organisasi PT. Salemba Emban Patria Cabang Bagian Timur ... 11
2.7 Kondisi Perusahaan ... 13
BAB III LANDASAN TEORI ... 14
3.1 Peramalan ... 14
3.1.1 Definisi dan Tujuan Peramalan ... 14
3.1.2 Hubungan Peramalan dengan Rencana ... 17
3.1.3 Proses Peramalan ... 17
3.1.4 Metode Peramalan yang Digunakan ... 19
3.2 Konsep Dasar Sistem ... 21
3.2.1 Elemen Sistem ... 21
3.2.2 Karakteristik Sistem ... 23
3.2.3 Klasifikasi Sistem ... 24
3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 25
3.3.1 Blok Masukan ... 25
3.3.2 Blok Model ... 25
3.3.3 Blok Keluaran ... 26
3.3.4 Blok Teknologi ... 26
3.3.5 Blok Basis Data ... 26
3.3.6 Blok Kendali ... 26
3.4 System Flow ... 27
3.5 Data Flow Diagram (DFD) ... 28
3.6 Konsep Dasar Basis Data ... 30
3.6.1 Jenis File Basis Data ... 31
3.6.2 Fase Merancang Basis Data ... 31
3.7 Sistem Basis Data ... 32
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 34
4.1 Menganalisa sistem ... 35
4.2 Mendesain Sistem ... 35
4.2.1 System Flow ... 36
4.2.2 Data Flow Diagram (DFD) ... 53
4.2.3 Perancangan Database ... 63
4.2.4 DBMS... 65
4.2.5 Desain Input atau Output ... 70
4.3 Implmentasi Sistem ... 83
4.4 Melakukan Pembahasan Pada Implmentasi Sistem ... 83
4.4.1 Form Login ... 83
4.4.2 Form Menu Home ... 85
4.4.3 Form Item Sold ... 86
4.4.4 Form Sales By Customer ... 87
4.4.5 Form Sales By Product... 88
4.4.6 Form Dead Stock ... 89
4.4.7 Form Analisys Product ... 90
4.4.8 Form Most Product Sold ... 91
4.4.9 Form Most Buyer ... 92
4.4.10 Form Forecasting Sales ... 93
4.4.11 Laporan Item Sold ... 94
4.4.12 Laporan Sales By Customer ... 95
4.4.13 Laporan Sales By Product ... 95
4.4.14 Laporan Sales Dead Stock ... 96
4.4.15 Laporan Analisys Product ... 96
4.4.16 Laporan Most Product Sold ... 97
4.4.17 Laporan Most Buyer ... 97
4.4.18 Laporan Forecasting Sales... 98
BAB V PENUTUP ... 99
5.1 Kesimpulan ... 99
5.2 Saran ... 99
DAFTAR PUSTAKA ... 100
LAMPIRAN ... 101
BAB I
1.PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang
Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan.
Pengertian peramalan dalam hal ini adalah perencanaan kapasitas produksi yang fleksibel adalah perencanaan kapasitas produksi yang sesuai dengan besarnya kebutuhan permintaan. Perusahaan akan mengalami kerugian apabila kapasitas produksi yang direncanakan terlalu besar sehingga melebihi kebutuhan permintaan yang sebenarnya. Melakukan analisis dan mengestimasi penjualan (sales forecasting) merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting bagi perusahaan dalam menentukan jumlah produksi yang disesuaikan dengan kapasitas produksi yang dimiliki perusahaan. Selain itu peramalan penting artinya karena dengan peramalan yang tepat-guna diharapkan akan meningkatkan efisiensi produksi (Freddy Rangkuti, 2005).
PT. Salemba Emban Patria adalah perusahaan penerbit buku yang secara resmi didirikan pada 14 Maret 1983. Awalnya Penerbit Salemba menerbitkan buku-buku akuntansi bagi pelajar setingkat SMU, lalu bergerak ke arah buku-buku perguruan tinggi, terutama buku teks yang dibutuhkan oleh mahasiswa fakultas
2
ekonomi. Hal ini menjadi tonggak sejarah bagi dimulainya sebuah penerbitan yang lebih profesional karena dunia ilmu pengetahuan dan teknologi terus berkembang, dan perkembangan ilmu pengetahuan tersebut sulit dipisahkan dari keberadaan buku. Sejalan dengan pertumbuhan perusahaan, Penerbit Salemba melebarkan jangkauannya untuk menerbitkan buku non-ekonomi hingga menjadi enam brand (imprint) berikut.
1. Salemba Empat (Akuntansi, Keuangan, Ilmu Ekonomi dan Studi Pembangunan, Manajemen, Perpajakan, Profesional dan Umum).
2. Salemba Teknika (Sains, Eksakta).
3. Salemba Infotek (Ilmu Komputer, Teknologi Informasi). 4. Salemba Medika (Keperawatan, Kebidanan, Kesehatan).
5. Salemba Humanika (Psikologi, Sosiologi, Budaya, Komunikasi, Hukum). 6. Salemba Diniyah (Agama Islam).
Proses penjualan buku pada PT. Salemba Emban Patria ini dengan menggunakan sales yang menawarkan dan mengiririm buku pada setiap toko buku atau kampus. Proses pencatatan penjualan buku yang ada pada PT. Salemba Emban Patria ini masih manual. Yang dimaksud manual disini adalah pencatatan satu persatu data buku yang terjual oleh sales. Sehingga perusahaan mengalami kesusahan dalam melihat data histori buku apa saja yang paling banyak terjual untuk proses produksi buku selanjutnya. Karena apabila kapasitas produksi yang direncanakan terlalu besar sehingga melebihi kebutuhan permintaan yang sebenarnya maka perusahaan akan mengalami kerugian.
3
melebihi kebutuhan permintaan dengan menggunakan metode peramalan double smoothing eksponensial. Disini penulis merancang dan membangun aplikasi peramalan penjualan pada PT. Salemba Emban Patria agar perusahhan dapat memproduksi buku sesuai kebutuhan permintaan sehingga akan meningkatkan efisiensi produksi.
1.2 Rumusan Masalah
Dari latar belakang yang telah dituliskan maka terdapat rumusan masalah yaitu belum adanya informasi data buku yang paling banyak terjual dan peramalan untuk proses produksi berikutnya. Agar produksi buku tidak melebihi kebutuhan permintaan dan dapat meningkatkan efisiensi produksi.
1.3 Batasan Masalah
Berdasarkan perumusan masalah diatas maka pembatasan masalah dalam Rancang Bangun Aplikasi Peramalan Penjualan Pada PT. Salemba Emban Patria dibatasi pada hal-hal sebagai berikut:
1. Aplikasi yang dibangun hanya menangani peramalan. 2. Aplikasi yang dibuat berbasis Dekstop.
3. Salah satu fitur dari aplikasi yang dibangun menggunakan metode peramalan smoothing eksponensial ganda.
4. Peramalan hanya dilakukan untuk satu periode (bulan) kedepan.
1.4 Tujuan
Tujuan dari pembuatan sistem ini adalah :
4
2. Membuat sistem yang mana dapat menghasilkan informasi berapa banyak buku yang akan diproduksi periode berikutnya.
3. Menyediakan sebuah informasi yang mudah dikelola serta dapat melihat laporan-laporan dengan mudah.
1.5 Kontribusi
Diharapkan setelah proyek Kerja Praktik ini selesai maka dalam proses peramalan penjualan dapat menjadi lebih mudah dengan adanya aplikasi yang sudah dibangun.
1.6 Sistematika Penulisan
Penulisan laporan ini secara sistematis dapat dibagi menjadi 5 bab, yaitu :
BAB I : PENDAHULUAN
Berisi latar belakang masalah yang ada, perumusan masalah berdasarkan tujuan, batasan masalah yang akan dibahas, tujuan dari pembuatan aplikasi, kontribusi serta sistematika penulisan.
BAB II : GAMBARAN UMUM INSTANSI
Berisi kilas sejarah instansi, visi dan misi, departemen yang ada, pada tempat Kerja Praktik.
BAB III : LANDASAN TEORI
Berisi teori-teori pendukung yang digunakan dalam pembuatan aplikasi.
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN
5
entity relationship diagram, struktur tabel, dan implementasi
sistem berupa capture dari setiap tampilan program.
BAB V: PENUTUP
BAB II
2.GAMBARAN UMUM INSTANSI
2.1 Sejarah Berdirinya PT. Salemba Emban Patria
PT. Salemba Emban Patria didirikan pada 14 Maret 1983. Namun demikian untuk Surabaya berdiri tahun 1999 bulan agustus dan menjadi wilayah 3 pada tahun 2001 yang beralamat di Babatan Pilang Blok A-10 Wiyung Surabaya. Sejarah awal Penerbit Salemba dapat ditelusuri dari idealisme Pustaka Salemba yang didirikan oleh empat orang alumni Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia (FEUI) yang pada 1979 berada di Jln. Salemba No. 4 Jakarta Pusat. Keempat alumni tersebut adalah Sofyan Ashori, (Alm.) Abdul Muthalib, Hotbonar Sinaga, dan Amir Abadi Jusuf. Dalam perkembangan selanjutnya, Pustaka Salemba berubah menjadi Firma Salemba dan akhirnya menjadi Penerbit Salemba Empat.
Awalnya Penerbit Salemba menerbitkan buku-buku akuntansi bagi pelajar setingkat SMU, lalu bergerak ke arah buku-buku perguruan tinggi, terutama buku teks yang dibutuhkan oleh mahasiswa fakultas ekonomi. Hal ini menjadi tonggak sejarah bagi dimulainya sebuah penerbitan yang lebih profesional karena dunia ilmu pengetahuan dan teknologi terus berkembang, dan perkembangan ilmu pengetahuan tersebut sulit dipisahkan dari keberadaan buku. Sejalan dengan pertumbuhan perusahaan, Penerbit Salemba melebarkan jangkauannya untuk menerbitkan buku non-ekonomi hingga menjadi enam brand (imprint) berikut.
1. Salemba Empat (Akuntansi, Keuangan, Ilmu Ekonomi dan Studi Pembangunan, Manajemen, Perpajakan, Profesional dan Umum).
2. Salemba Teknika (Sains, Eksakta).
7
3. Salemba Infotek (Ilmu Komputer, Teknologi Informasi). 4. Salemba Medika (Keperawatan, Kebidanan, Kesehatan).
5. Salemba Humanika (Psikologi, Sosiologi, Budaya, Komunikasi, Hukum). 6. Salemba Diniyah (Agama Islam).
Keenam brand (imprint) tersebut secara legal berada dibawah PT. Salemba Emban Patria (Penerbit Salemba) yang didirikan berdasarkan Akta Notaris Mohammad Said Tadjoedin Nomor 216 Tanggal 22 Februari 1989 di Jakarta dan disetujui oleh Menteri Kehakiman Republik Indonesia berdasarkan Surat Keputusan Nomor C2-15.407.HT.01.01.TH’94 Tanggal 13 Oktober 1994 dengan SIUP Nomor 01822/1.824.51. Budaya yang tercipta di Penerbit Salemba tidak tumbuh dalam semalam, namun berasal dari pengalaman selama lebih dari 25 tahun dalam dunia penerbitan. Penerbit Salemba tidak pernah berhenti menerbitkan buku- buku bermutu dalam Bahasa Indonesia maupun Bahasa Inggris, hasil karya penulis Indonesia maupun terjemahan dari buku asing. Pemilihan buku dilakukan dengan hati-hati untuk memastikan bahwa hanya buku terbaiklah yang disajikan kepada pembaca.
8
Penerbit Salemba bekerja sama dengan beberapa distributor dalam rangka pemasaran dan penyaluran produknya. Toko-toko buku besar yang menjadi distributor utama PT. Salemba Emban Patria antara lain: Toko Buku Leksika, Gramedia, Gunung Agung, Uranus, Paung Bona Jaya, Hariandja, Toga Mas, dan lain-lain. Distributor buku melalui koperasi kampus, pameran buku, penjualan langsung, hingga penjualan online juga dilakukan untuk mencakup atau memenuhi permintaan pasar yang lebih luas dan menjangkau wilayah yang saat ini belum terlayani oleh toko-toko buku besar.
Penerbit Salemba memiliki kantor pemasaran di berbagai kota besar di Indonesia, yaitu: Jakarta, Medan, Palembang, Pekanbaru, Bandung, Yogyakarta, Semarang, Solo, Surabaya, Malang, Makassar, dan Banjarmasin. Kantor pemasaran tersebut bertanggung jawab untuk memasarkan buku-buku Penerbit Salemba Empat ke setiap perguruan tinggi dan segmen potensial lainnya, tidak hanya di kota yang bersangkutan, namun juga kota-kota di seluruh tanah air.
Melalui 5 (lima) imprint yang terus berkembang, beberapa judul buku Penerbit Salemba telah menjadi buku acuan utama dan best-seller dalam bidangnya masing-masing. Setiap tahun, lebih dari 100 judul buku baru menambah panjang catalog Penerbit Salemba. Seperti yang telah dikemukakan sebelumnya, sebagian besar dari buku tersebut diperuntukkan bagi mahasiswa fakultas ekonomi, namun Penerbit Salemba juga terus memperkaya pilihan pembaca dengan buku-buku computer, medis, teknik, humaniora, dan umum.
9
Indonesia, khususnya perguruan tinggi yang membuka kelas internasional atau menggunakan bahasa Inggris sebagai bahasa pengantar.
Untuk penerjemahan maupun adaptasi dalam bahasa Inggris dari buku teks asing, Penerbit Salemba bekerja sama dengan penerbit asing seperti Cengage Learning, McGraw-Hill, Pearson, John Wiley, World Bank, Institute of Internal Auditor, dan lain-lain.
2.2 Visi PT. Salemba Emban Patria
Mencerdaskan bangsa melalui buku-buku bermutu.
2.3 Misi PT. Salemba Emban Patria
Menjadi yang terkemuka dan terdepan dalam setiap bidang penerbitan yang dipilih.
2.4 Kegiatan Perusahaan
2.5Struktur Organisasi PT. Salemba Emban Patria
KOORD WIL III
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Salemba Emban Patria
2.6 Struktur Organisasi PT. Salemba Emban Patria Cabang Bagian Timur
Gambar 2.2 Struktur Organisasi PT. Salemba Emban Patria Cabang Bagian Timur
12
Tugas dan wewenang masing-masing bagian yang ada dalam struktur
bagian adalah sebagai berikut :
1. Bagian Administrasi
a. Menyusun program kerja serta sistem keuangan sesuai standart yang
ditentukan dalam perusahaan.
b. Melakukan koordinasi dengan terkait di dalam melakukan tugas dan
pekrjaan supaya semua berjalan dengan baik yaitu bagian Marketing, bagian
Produksi dan Penerbitan, PPIC, Gudang dan Ekspedisi serta memastikan
agar hal-hal terkait dengan keuangan dapat berjalan sesuai dengan
perencanaan.
c. Melakukan pencatatan terkait administrasi keuangan dan akuntansi sesuai
standar operasional perusahaan yang telah ditetapkan perusahaan.
d. Membuat laporan keuangan perusahaan.
e. Membuat catatan administrasi terkait dengan keuangan dan operasi
perusahaan.
2. Bagian Pemasaran
a. Menyusun program kerja system pemasaran sesuai dengan standar yang
ditentukan dalam perusahaan yaitu Salemba Integrated System.
b. Melakukan koordinasi dengan pihak terkait di dalam melakukan tugas dan
pekerjaan supaya semua berjalan dengan baik yaitu bagian keuangan, bagian produksi dan penerbitan, PPIC, Gudang dan Ekspedisi serta memastikan agar hal-hal terkait dengan pemasaran dapat berjalan sesuai
13
c. Bekerja sama memasarkan produk dengan customer baik perguruan tinggi
maupun toko buku.
d. Melakukan promosi pemasaran produk buku yang telah diproduksi. Misal
bedah buku, pameran buku, talkshow, dan lain-lain.
e. Melakukan riset pasar terkait dengan produk dan customer supaya
pemasaran dapat melakukan terobosan terbaik terkait pemilihan produk dan
pemasaran suau produk.
3. Bagian Gudang
a. Melakukan pendataan buku baru.
b. Mencatat persediaan buku.
2.7 Kondisi Perusahaan
Kondisi perusahaan PT. Salemba Emban Patria mengalami kemajuan hal ini
terbukti dari banyaknya pesanan dari konsumen yang mempercayakan supply buku
dari PT. Salemba Emban Patria.
PT. Salemba Emban Patria telah memperoleh Banyak kemajuan, terbukti
dari semakin banyaknya pesanan buku yang di dapat oleh PT. Salemba Emban
Patria.Sebagai perusahaan yang sudah maju dan berkembang PT. Salemba Emban
Patria sudah memiliki karyawan yang cukup disiplin dan tanggung jawab, dan
BAB III
3.LANDASAN TEORI
3.1 Peramalan
3.1.1 Definisi dan Tujuan Peramalan
Peramalan adalah proses perkiraan (pengukuran) besarnya atau jumlah sesuatu pada waktu yang akan datang berdasarkan data pada masa lampau yang dianalisis secara ilmiah khususnya menggunakan metode statistika (Sudjana, 1989). Peramalan adalah dasar dari segala jenis perencanaan dimana hal ini sangat diperlukan untuk lingkungan yang tidak stabil yaitu menjembatani antara sistem dengan lingkungan (Makridakis, 1993). Perkiraan atau pengukuran dapat dilakukan secara kualitatif maupun kuantitatif. Perkiraan secara kualitatif biasanya menggunakan pendapat dari para ahli pada bidangnya, sedangkan perkiraan secara kuantitatif meggunakan metode statistik dan matematik yang selanjutnya metode ini banyak dipakai, salah satu diantaranya adalah metode deret berkala (Awat, 1990).
Dalam ilmu sosial segala sesuatu serba tidak pasti dan sukar untuk diperkirakan secara tepat, maka dalam hal ini perlu adanya suatu metode peramalan. Ada dua jenis model peramalan yang utama yaitu model deret berkala dan model regresi (Sudjana, 1989). Pada model deret berkala pendugaan masa depan dilakukan berdasarkan nilai pada masa lalu dari suatu variabel dan kesalahan pada masa lalu. Tujuan model deret berkala adalah menemukan pola dalam deret data histories dan mengekstrapolasikan pola tersebut ke masa depan. Sedangkan model regresi mengasumsikan bahwa faktor yang diramalkan
15
menunjukan suatu hubungan sebab akibat dengan satu atau lebih variabel bebas. Peramalan digunakan untuk mengetahui kapan suatu peristiwa akan terjadi atau timbul, sehingga tindakan yang tepat dapat dilakukan. Hal ini berlaku jika waktu tenggang merupakan alasan utama bagi perencanaan dan peramalan. Peramalan merupakan alat bantu yang penting dalam perencanaan yang efektif dan efisien (Makridakis, 1993). Dalam membuat peramalan diupayakan supaya pengaruh ketidakpastian dapat diminimumkan. Dengan kata lain ramalan bertujuan agar perkiraan yang dibuat dapat meminimumkan kesalahan memprediksi (forecast error). Forecast Error bisa diukur dengan Mean Absolute Error (MAE) yaitu rata-rata nilai Absolute Error dari kesalahan meramal (tidak dihiraukan tanda positif ataupun negatifnya) dan Mean Squared Error (MSE) yaitu rata-rata dari kesalahan peramalan dikuadratkan (Subagyo, 1986), dengan formula sebagai berikut:
1. Mean Absolute Error (MAE)
MAE = ∑ | Yt - Ŷt | n 2. Mean Squared Error (MSE)
MSE = ∑ | Yt - Ŷt | 2 n
Dimana :
Yt : data sebenarnya
16
n : banyaknya data hasil ramalan
Nilai error yang asli tidak dirata-ratakan sebagai ukuran besar kecilnya error, dengan variasi nilai positif dan negatif, sehingga kalau dijumlahkan nilai
error menjadi kecil, akibatnya penyimpangan dari peramalan yang sebenarnya
besar seolah-olah kelihatannya kecil karena kalau error dijumlahkan begitu saja error positif besar akan di hilangkan oleh error negatif yang besar. Untuk
menghindari hal ini maka error perlu dijadikan angka mutlak atau dikuadratkan kemudian baru dirata-ratakan (Subagyo, 1986).
Peramalan merupakan kegiatan memperkirakan peristiwa yang akan terjadi pada masa yang akan datang. Kegunaan dari peramalan terlihat pada saat pengambilan keputusan. Keputusan yang baik adalah keputusan yang didasarkan atas pertimbangan apa yang akan terjadi pada waktu keputusan itu dilaksanakan. Penggunaan teknik peramalan diawali dengan pengeksplorasian kondisi (pola data) pada waktu-waktu yang lalu guna mengembangkan model yang sesuai dengan pola data itu dengan asumsi bahwa pola data pada waktu yang lalu itu akan berulang lagi pada waktu yang akan datang. Ramalan diperlukan untuk memberikan informasi sebagai dasar untuk membuat suatu keputusan dalam berbagai kegiatan. Peramalan yang baik merupakan peramalan yang dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah atau prosedur yang baik. Pada dasarnya ada tiga langkah peramalan yang penting (Makridakis, 1993),yaitu :
1. Menganalisa data masa lalu.
17
3. Memproyeksikan data yang lalu dengan menggunakan metode yang dipergunakan dan mempertimbangkan adanya beberapa faktor perubahan.
3.1.2 Hubungan Peramalan dengan Rencana
Peramalan merupakan alat bantu penting dalam perencanaan yang efektif dan efisien khususnya dalam bidang ekonomi. Peramalan jumlah jumlah buku yang akan terjual memegang peranan penting dalam perencanaan dan pengambilan keputusan untuk kepala cabang dalam hal berapa jumlah buku yang akan diproduksi agar efektif dan efisien. Peramalan merupakan prediksi nilai- nilai sebuah variabel berdasarkan pada nilai yang diketahui dari variabel tersebut atau variabel yang berhubungan, yang didasarkan pada data historis dan pengamatan (Makridakis, 1993). Rencana merupakan penentuan apa yang akan dilakukan pada masa yang akan datang, sehingga disimpulkan bahwa peramalan dengan rencana ada perbedaan (Subagyo, 1986). Dalam bidang sosial ekonomi, meskipun tidak bisa membuat peramalan yang persis sama dengan kenyataan, tetapi bukan berarti peramalan ini tidak penting. Peramalan sangat penting sebagai pedoman dalam pembuatan rencana. Kegiatan dengan menggunakan peramalan akan jauh lebih baik dari pada tanpa peramalan sama sekali. Peramalan telah banyak digunakan dan membantu dengan baik berbagai manajemen sebagai dasar-dasar perencanaan, pengawasan dan pengambilan keputusan (Subagyo, 1986).
3.1.3 Proses Peramalan
18
1. Penentuan tujuan
Pada tahap ini analis membicarakan dengan para pembuat keputusan untuk mengetahui apa kebutuhan-kebutuhan mereka dan menentukan.
a. Variabel-variabel apa yang akan diestimasi. b. Siapa yang akan menggunakan hasil peramalan.
c. Untuk tujuan-tujuan apa hasil peramalan akan digunakan. d. Estimasi jangka panjang atau pendek yang diinginkan. e. Derajat ketetapan estimasi.
f. Kapan estimasi dibutuhkan.
g. Bagian-bagian peramalan yang diinginkan.
2. Pengembangan Model
Pengembangan model merupakan penyajian secara lebih sederhana dari sistem yang dipelajari. Model peramalan adalah suatu kerangka analitik yang bisa dimasukkan data masukan, menghasilkan estimasi jumlah data di waktu yang akan datang (variabel apa saja yang perlu diramal). Analis hendaknya memilih suatu model yang menggambarkan secara realistis variabel-variabel yang dipertimbangkan. Misalnya jika ingin meramalkan jumlah buku yang akan terjual yang polanya linier, maka model yang dipilih Ŷ = a + bX, dengan
Ŷ menunjukan jumlah buku, X menunjukan waktu, a dan b adalah parameter- parameter yang menggambarkan posisi dan kemiringan garis pada grafik.
3. Pengujian Model
19
penyiapan estimasi untuk tahun-tahun sekarang dengan data nyata yang tersedia. Nilai suatu model ditentukan oleh derajat ketetapan hasil peramalan dengan kenyataannya.
4. Penerapan Model
Pada tahap ini, data historis dimasukkan ke model untuk menghasilkan suatu ramalan. Dalam kasus peramalan banyaknya jumlah buku yang akan terjual Ŷ = a + bX , analisis menghitung nilai a dan b.
5. Revisi dan Evaluasi
Ramalan-ramalan yang telah dibuat harus senantiasa diperbaiki dan ditinjau kembali. Perbaikan mungkin dilakukan karena adanya perubahan- perubahan dalam suatu perusahaan atau instansi yang mengelola. Bagi pihak lain evaluasi merupakan perbandingan ramalan-ramalan dengan hasil-hasil nyata untuk menilai ketepatan penggunaan suatu metodologi atau teknik peramalan. Langkah ini diperlukan untuk menjaga kualitas estimasi-estimasi di masa yang akan datang.
3.1.4 Metode Peramalan yang Digunakan
20
3.1.4.1 Double Exponentials Smoothing (Metode Linier Satu Parameter
dari Brown’s)
Metode ini dikembangkan oleh Brown’s untuk mengatasi perbedaan yang muncul antara data aktual dan nilai peramalan apabila ada trend pada
poltnya. Dasar pemikiran dari pemulusan eksponensial linier dari Brown’s
adalah serupa dengan rata-rata bergerak linier (Linier Moving Average), karena kedua nilai pemulusan tunggal dan ganda ketinggalan dari data yang sebenarnya bilamana terdapat unsur trend, perbedaan antara nilai pemulusan tunggal dan ganda ditambahkan kepada nilai pemulusan dan disesuaikan untuk trend. Persamaan yang digunakan pada metode ini adalah :
1. At Yt (1 )At 1
2. A't At (1 At 1
3. at 2At A' t 4.
bt 1 ( At A't )
5. Persamaan yang digunakan untuk membuat peramalan pada periode p yang akan datang adalah:
ˆt p at btp
Dimana :
At : nilai pemulusan eksponensial
A’t: nilai pemulusan eksponensial ganda :
konstanta pemulusan
at : perbedaan antara nilai-nilai pemulusan eksponensial
21
Yt : nilai aktual pada periode t
p : jumlah periode ke depan yang akan diramalkan
3.2 Konsep Dasar Sistem
Sistem adalah Serangkaian sub system yang saling terkait dan tergantung satu sama lainnya, bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan dan sasaran yang sudah di tetapkan sebelumnya (Kendal, 2003).
Berdasarkan beberapa pendapat yang telah di kemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem adalah kumpulan elemen atau bagian-bagian atau komponen-komponen atau prosedur-prosedur yang terintegrasi satu sama lain dan bekerja secara harmonis untuk mencapai tujuan tertentu atau maksud tertentu.
3.2.1 Elemen Sistem
Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan (Jogiyanto, 1999). Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem :
1. Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak.Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali.Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.
2. Masukan
22
yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak.Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).
3. Proses
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lbih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah.Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.
4. Keluaran
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya. 5. Batas
23
6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik
Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan. 7. Lingkungan
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem.Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.
3.2.2 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik. Karakteristik sistem adalah sebagai berikut (Jogiyanto, 1999):
1. Suatu sistem mempunyai komponen-komponen sistem (components) atau subsistem-subsistem.
2. Suatu sistem mempunyai batasan sistem (Boundary).
3. Suatu sistem mempunyai lingkungan luar (environment).
4. Suatu sistem mempunyai penghubung (interface).
24
3.2.3 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut (Jogiyanto, 1999):
1. Sistem abstrak (abstract sistem) lawan sistem fisik (physical sistem)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer.
2. Sistem alamiah (natural sistem) lawan sistem buatan (human made sistem) Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak di buat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Misalnya sistem informasi akuntansi karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem pasti (deterministic sistem) lawan sistem tidak tentu (probabilistic sistem)
25
4. Sistem tertutup (closed sistem) lawan sistem terbuka (open sistem)
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Karena sistem sifat terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik.
3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem Informasi sebagai suatu system di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat managerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Jogiyanto, 1999).
3.3.1 Blok Masukan
Masukan atau input mewakili data yang masuk ke dalam system informasi. Termasuk juga metode-metode dan media untuk emnangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
3.3.2 Blok Model
26
3.3.3 Blok Keluaran
Produk dari system informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai system.
3.3.4 Blok Teknologi
Teknologi merupakan alat dalam system informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari system secara keseluruhan.
3.3.5 Blok Basis Data
Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan saatu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras computer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management Systems).
3.3.6 Blok Kendali
27
3.4 System Flow
System flowchart dapat didefinisikan sebagai bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem (Jogiyanto, 1999).
1. Simbol dokumen
Menunjukkan dokumen input dan output baik proses manual atau komputer. 2. Simbol kegiatan manual
28
Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer. 4. Simbol database
Menunjukkan tempat untuk menyimpan data hasil operasi komputer. 5. Simbol penghubung di dalam halaman
Menunjukkan penghubung ke halaman yang sama. 6. Simbol penghubung di lain halaman
Menunjukkan penghubung ke beda halaman. 7. Simbol display
Menunjukkan respon kepada user setelah dilakukan kegiatan. 8. Simbol input manual
Proses input data dari user.
3.5 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi- notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas (Jogiyanto, 1999).
DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan sistem yang sedang berjalan logis.
1. Symbol yang digunakan dalam membuat DFD: a. Kesatuan Luar
29
b. Arus Data
Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Arus data ini ditunjukkan dengan simbol panah. c. Proses
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses.
d. Simpan data
Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa: Suatu file atau database di sistem computer.
Suatu arsip atau catatan manual.
Suatu kotak tempat data di meja seseorang.
Suatu tabel acuan manual. Suatu agenda atau buku.
2. Level DFD
a. Diagram Konteks : menggambarkan satu lingkaran besar yang dapat mewakili seluruh proses yang terdapat di dalam suatu sistem. Merupakan tingkatan tertinggi dalam DFD dan biasanya diberi nomor 0 (nol). Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran-aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram ini sama sekali tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan.
30
pemecahan dari diagram Konteks ke diagram Nol. di dalam diagram ini memuat penyimpanan data.
c. Diagram Rinci : merupakan diagram yang menguraikan proses apa yang ada dalam diagram Nol.
3. Fungsi DFD
a. Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.
b. DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.
c. DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.
3.6 Konsep Dasar Basis Data
31
Data perlu disimpan didalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data didalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas.
3.6.1 Jenis File Basis Data
Jenis File Basis Data sebagai berikut: 1. File Master
File master menampung data-data yang relatif tidak mudah berubah dan menjadi acuan bagi file yang lain (file transaksi).
2. File Transaksi
File transaksi merupakan file sementara untuk mengumpulkan transaksi yang terjadi yang melibatkan beberapa file master beserta data tambahan pada tiap transaksi.
3. File Tabel
File table merupakan file permanent yang memuat data referensi yang diperlukan untuk memproses transaksi, memperbaharui file master atau untuk membuat suatu output.
4. File Laporan
File laporan merupakan file sementara yang dipakai untuk menyimpan output yang belum dicetak.
3.6.2 Fase Merancang Basis Data
1. Mengumpulkan dan Menganalisis
32
d. Daftar pertanyaan dan wawancara. 2. Merancang Basis Data secara Konseptual
Tujuan dan fase ini adalah menghasilkan conceptual schema untuk basis data yang tergantung pada sebuah DBMS (Database Management System).
3. Memilih Database Management System (DBMS)
Pemilihan DBMS ditentukan oleh bebrapa faktor, diantaranya : faktor teknik, ekonomi dan politik organisasi.Contoh faktor teknik : keberadaan DBMS (Relation, Network, Hierarchical, dan lain-lain), struktur penyimpanan dan jalur akses yang mendukung DBMS, pemakai, dan lain-lain.
Faktor-faktor ekonomi dan organisasi yang mempengaruhi satu sama lain dalam pemilihan DBMS : struktur data, personal yang telah terbiasa dengan suatu sistem, dan tersedianya layanan penjual.
4. Merancang Basis Data secara Logika (pemetaan model data) 5. Merancang Basis Data secara Fisik
Merancang basis data secara fisik merupakan proses memilih strukturstruktur penyimpanan dan jalur-jalur akses ke file-file basis data untuk mencapai performa terbaik di berbagai aplikasi.
6. Implementasi Basis Data
Spesifikasi secara konseptual diuji dan dihubungkan dengan kode program dengan perintah embedded DML (Data Manipulation Language).
3.7 Sistem Basis Data
33
menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan (Marlinda, 2004).
BAB IV
4.DESKRIPSI PEKERJAAN
Berdasarkan hasil survey saat Kerja Praktik di PT Salemba Emban Patria , secara garis besar permasalahan yang ada pada gudang PT Salemba Emban Patria ini adalah proses pencatatan penjualan buku yang masih manual. Yang dimaksud manual disini adalah pencatatan satu persatu data buku yang terjual oleh sales. Sehingga perusahaan mengalami kesusahan dalam melihat data histori buku apa saja yang paling banyak terjual untuk proses produksi buku selanjutnya. Karena apabila kapasitas produksi yang direncanakan melebihi kebutuhan permintaan yang sebenarnya maka perusahaan akan mengalami kerugian. Kerja Praktik ini menghasilkan aplikasi peramalan penjualan pada PT Salemba Emban Patria yang dikembangkan dengan tampilan yang user friendly . Aplikasi peramalan penjualan pada PT Salemba Emban Patria digunakan oleh bagian kepala cabang sehingga dapat membantu kepala cabang dalam pengambilan keputusan untuk proses produksi pada periode (bulan) berikutnnya di PT Salemba Emban Patria.
Dalam Kerja Praktik ini berusaha menemukan masalah dan sebagai solusinya diperlukan langkah langkah di bawah ini :
1. Menganalisa sistem. 2. Mendesain sistem.
3. Mengimplementasikan sistem.
4. Melakukan pembahasan pada hasil implementasi sistem.
35
Keempat bagian tersebut perlu dilakukan supaya dapat menemukan solusi dari permasalahan yang ada. Untuk lebih jelasnya akan di paparkan di sub bab selanjutnya.
4.1 Menganalisa sistem
Menganalisa sistem merupakan tahapan awal dalam membuat sistem baru. Analisa dapat dilakukan dengan menggunakan metode observasi dan wawancara tentang proses produksi dan penjualan yang ada di PT. Salemba Emban Patria ini.
Setelah mendapatkan informasi dari bagian kepala cabang maka diketahui masalah utama yang ada adalah belum adanya peramalan produksi buku untuk periode kedepan dikarenakan histori penjualan buku yang dilakukan oleh sales masih dicatat secara manual sehingga kepala cabang mengalami kesulitan dalam menganalisa hasil penjualan untuk pengambilan keputusan untuk produksi buku periode berikutnya.
Untuk pembuatan sistem yang dapat di gunakan untuk membantu kinerja bagian kepala cabang maka kita harus mengetahui terlebih dahulu bagaimana histori penjualan pada PT. Salemba Emban Patria. Awalnya menganalisa pola data penjualan buku setiap periode (bulan). Kemudian menentukan metode dalam melakukan peramalan sesuai pola data penjualan yang ada pada PT Salemba Emban Patria.
4.2 Mendesain Sistem
Setelah melakukan analisa sistem maka selanjutnya akan dilakukan desain sistem. Langkah langkah yang dilakukan dalam desain sistem ini adalah :
P
h
a
se
36
2. Context Diagram 3. HIPO
4. Data Flow Diagram (DFD)
5. Entity Relationship Diagram (ERD) 6. DBMS
7. Desain Input Output
4.2.1 System Flow
System Flow adalah gambaran sebuah bagan arus sistem yang menunjukan alur jalanya sebuah program yang akan di bangun.
1. System Flow Mengecek Hak Akses
Mengecek Hak Akses
User Sistem
Mulai
Username & Password
Username dan Password tidak
valid
Validasi Username Aktor & Password
Menampilkan
Username dan N Valid ? Password tidak valid
Y
[image:39.595.88.505.311.703.2]1
37
Objective : Digunakan untuk dapat mengakses aplikasi
Input : username dan password
Proses : mengecek hak akses user
Output : form sesuai hak akses user
P
h
a
se
38
2. System Flow Menampilkan DataItem Sold
Item Sold
User Sistem
1
Menampilkan form Klik Item Sold
Form Item Sold
Tanggal awal & Tanggal Akhir
Data tidak ada
N
Data Item Sold
Item Sold
Preview
Penjualan
Cek Data Item Sold
Barang
Menampilkan pesan
Ada? data tidak ada
Penjualan
Mengambil Data Item Sold
Barang
Print? Y Print Data Item Sold
Data Item Sold N
Selesai
[image:41.595.91.501.106.723.2]Logout? Y
39
Objective : digunakan untuk dapat melihat data buku yang terjual
Input : tanggal awal dan tanggal akhir
Proses : menampilkan data buku yang terjual
Output : data buku yang terjual
P
h
a
se
40
3. System Flow Menampilkan Data Sales By Customer
Sales By Customer
User Sistem
1
Menampilkan form Klik Sales By
Customer
Form Sales By Customer
Tanggal awal, Tanggal Akhir &
Sales
Sales By Customer
Preview
Penjualan
Cek Data Sales By Customer
Barang
Menampilkan pesan Data tidak ada
N
Data Sales By Customer
Print?
Data Sales By Customer N
Logout?
Y
data tidak ada
Mengambil Data Sales By Customer
[image:43.595.88.494.97.721.2]Print Data Sales By Customer Selesai Y Ada? Penjualan Barang
41
Objective : digunakan untuk dapat melihat customer yang membeli
buku berdasarkan sales
Input : tanggal awal, tanggal lahir, dan nama sales
Proses : menampilkan data customer yang membeli buku berdasarkan sales
Output : data customer yang membelibuku berdasarkan sales
P
h
a
se
42
4. System Flow Menampilkan Data Sales By Product
Sales By Product
User Sistem
1
Menampilkan form Klik Sales By
Product
Form Sales By Product
Tanggal awal, Tanggal Akhir &
Sales
Sales By Product
Preview
Penjualan
Cek Data Sales By Product
Barang
Menampilkan pesan Data tidak ada
N
Data Sales By Product
Print?
Data Sales By Product N
Logout?
Y
data tidak ada
Mengambil Data Sales By Product
Print Data Sales By Product Selesai Y Ada? Penjualan Barang
43
Objective : digunakan untuk dapat melihat data buku yang terjual
berdasarkan sales
Input : tanggal awal, tanggal akhir, dan nama sales
Proses : menampilkan data buku yang terjual berdasarkan sales
Output : data buku yang terjual berdasarkan sales
P
h
a
se
44
5. System Flow Menampilkan Data Dead Stock
Dead Stock
User Sistem
1
Menampilkan form Klik Dead Stock
Form Dead
Stock
Tanggal awal & Tanggal Akhir
Data tidak ada
N
Data Dead Stock
Print?
Data Dead Stock N
Logout?
Dead Stock
Preview
Cek Data Dead
Stock
Menampilkan pesan
data tidak ada
Mengambil Data
Dead Stock
Print Data Dead
Y Stock
Selesai Y Penjualan Barang Ada? Penjualan Barang
45
Objective : digunakan untuk dapat melihat data buku yang paling
sedikit terjual
Input : tanggal awal dan tanggal akhir
Proses : menampilkan data buku yang paling sedikit terjual
Output : data buku yang paling sedikit terjual
P
h
a
se
46
6. System Flow Menampilkan Data Analisys Product
Analisys Product
User Sistem
1 Menampilkan form Klik Analisys Product Form Analisys Product
Tanggal awal,
Tanggal Akhir & Item Name
Analisys Product
Preview
Penjualan
Cek Data Analisys Product
Barang
Menampilkan pesan Data tidak ada
N
Data Analisys
Product Print? Data Analisys Product N Logout? Y
data tidak ada
Mengambil Data
Analisys Product
Print Data Analisys Product Selesai Y Ada? Penjualan Barang
47
Objective : digunakan untuk dapat melihat data customer yang
membeli buku berdasarkan buku tertentu
Input : tanggal awal, tanggal akhir, dan nama buku
Proses : menampilkan data customer yangmembeli buku berdasarkan buku tertentu
Output : data customer yangmembeli buku berdasarkan buku
tertentu
P
h
a
se
48
7. System Flow Menampilkan Data Most Product Sold
Most Product Sold
User Sistem
1
Menampilkan form
Klik Most Product
Sold
Form Most
Product Sold
Tanggal awal & Tanggal Akhir
Most Product Sold
Preview
Penjualan
Cek Data Most
Product Sold
Barang
Menampilkan pesan Data tidak ada
N
Data Most
Product Sold
Print?
Data Most Product Sold N
Logout?
Y
data tidak ada
Mengambil Data
Most Product Sold
Print Data Most
Product Sold Selesai Y Ada? Penjualan Barang
49
Objective : digunakan untuk dapat melihat data buku yang paling
banyak terjual
Input : tanggal awal dan tanggal akhir
Proses : menampilkan data buku yang paling banyak terjual
Output : data buku yang paling banyak terjual
P
h
a
se
50
8. System Flow Menampilkan Data Most Buyer
Most Buyer
User Sistem
1
Menampilkan form Klik Most Buyer
Form Most Buyer
Tanggal awal & Tanggal Akhir
Data tidak ada
N
Data Most Buyer
Print?
Data Most Buyer N
Logout?
Most Buyer
Preview
Cek Data Most Buyer
Menampilkan pesan data tidak ada
Mengambil Data Most Buyer
Print Data Most Y Buyer
Selesai Y Penjualan Barang Ada? Penjualan Barang
51
Objective : digunakan untuk dapat melihat data customer yang paling banyak membeli buku
Input : tanggal awal dan tanggal akhir
Proses : menampilkan data customer yang paling banyak membeli buku
Output : data customer yang paling banyak membeli buku
P
h
a
se
52
9. System Flow Menampilkan Data Forecasting Sales
Forecasting Sales
User Sistem
1 Menampilkan form Klik Forecasting Sales Form Forecasting Sales
Tanggal awal & Tanggal Akhir Forecasting Sales Preview Penjualan Cek Data Forecasting Sales Proses Ramalan Menampilkan pesan Data tidak ada
N
Data Forecasting Sales
Print?
data tidak ada
Mengambil Data
Forecasting Sales Print Data Y Ada? Penjualan Proses Ramalan Forecasting Sales Data Forecasting Sales N Selesai
Logout? Y
53
Objective : digunakan untuk dapat melihat data ramalan penjualan untuk periode (bulan) berikutnya pada buku tertentu
Input : tanggal awal dan tanggal akhir
Proses : menampilkan data ramalan penjualan untuk periode (bulan) berikutnya pada buku tertentu
Output : data ramalan penjualan untuk periode (bulan) berikutnya pada buku tertentu
Actor : Kepala Cabang
4.2.2 Data Flow Diagram (DFD)
DFD Merupakan metodelogi yang digunakan untuk pengembangan sistem yang terstruktur. DFD ini dapat menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada sistem informasi peramalan penjualan pada PT Salemba Emban Patria secara jelas dan terperinci.
Pada sub proses yang ada pada sistem informasi peramalan penjualan pada PT Salemba Emban Patria ini yaitu melihat data item sold, sales by customer, sales by product, dead stock, analisys product, most product sold, most buyer, forecasting sales.
1. Context Diagram
Context Diagram adalah gambaran menyeluruh dari DFD. Didalam
54
Informas i hak akses Informas i data forecas ting sales Informas i data most buyer Informas i data most product s old Informas i data analisys produc t Kepala Cabang
Informas i data dead s tock Informas i data s ales by produc t Informas i data s ales by customer Informas i data item sold
0 Melihat data item sold
Melihat data sales by customer Melihat data sales by product Melihat data dead stock
Melihat data analisys product Aplikasi Peramalan Penjualan Melihat data most product sold
Melihat data most buyer
Melihat data forecasting sales +
Username dan password
55
2. HIPO
HIPO digunakan sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem yang berbasis pada fungsi. Berikut ini adalah hierarchy chart dari rancang bangun aplikasi peramalan penjualan pada PT Salemba Emban Patria. System flow HIPO dapat dilihat pada gambar 4.11.
Aplikasi Peramalan Penjualan
Mengecek Hak Akses
Menampilk
Mengecek an Form Melihat Hak Akses Sesuai Hak Item Sold
AKses
Melihat Melihat Sales By Sales By Customer Product
Mengelola Proses Peramalan
Melihat
Melihat Meihat
Melihat Most Melihat
Analisys Forecasting Dead Stock Product Most Buyer
Product Sales
Sold
Gambar 4.11 HIPO Aplikasi Peramalan Penjualan
3. DFD Level 0
1
Informasi Data Hak Akses Aktor Keluar
1 Aktor
Informasi Hak Akses Kepala Cabang Informasi Hak Akses Kepala Cabang
Mengecek Hak Akses
Informasi Hak Akses Kepala Cabang Informasi Hak Akses Kepala Cabang
2 Penjualan 2 Penjualan
2
Informasi Data Penjualan Keluar 3 Informasi Data Penjualan Keluar Informasi Data Penjualan Keluar
Melihat Data
Informasi Hak Akses Kepala Cabang
2 Penjualan 2 Penjualan
Informasi Hak Akses Kepala Cabang
4 Informasi Data Penjualan Keluar 5 Informasi Data Penjualan Kelua
Melihat Data
Informasi Hak Akses Kepala Cabang
+
2 Penjualan 2 Penjualan
Informasi Hak Akses Kepala Cabang
6 Informasi Data Penjualan Keluar 7 Informasi Data Penjualan Keluar Informasi Data Penjualan Keluar Melihat Data Informasi Data Penjualan Keluar
2 Penjualan
2 Penjualan
8 9 Informasi Data Penjualan Keluar Informasi Data Penjualan Keluar
Informasi Data Penjualan Keluar Melihat Data Informasi Data Penjualan Keluar Melihat Data
Melihat Data Informasi Data Penjualan Keluar Informasi Data Barang Keluar Item Sold Informasi Data Barang Keluar
Informasi Data Barang Keluar Informasi Data Barang Keluar
3 Barang
3 Barang
Informasi Data Penjualan Keluar Informasi Data Penjualan Keluar Sales By Informasi Data Barang Keluar Sales By Informasi Data Barang Keluar Customer Product
Informasi Data Barang Keluar Informasi Data Barang Keluar
3 Barang 3 Barang
Melihat Data Melihat Data
Informasi hak akses Analisys Informasi Data Barang Keluar Dead Stock Product
Username dan password Informasi Data Barang Keluar
Informasi data dead stock Informasi data analisys product
3 Barang Melihat data dead stock Melihat data analisys product
Informasi Data Barang Keluar Forecasting Informasi Data Proses Ramalan Keluar Most Product Informasi Data Barang Keluar Most Buyer
Sold Informasi Data Barang Keluar Sales Informasi Data Proses Ramalan Keluar Informasi Data Barang Keluar
4 Proses Ramalan 3 Barang 3 Barang
Informasi data sales by product Melihat data most product sold
Melihat data sales by product Kepala Cabang Informasi data most product sold
Informasi data sales by customer Melihat data most buyer
Melihat data sales by customer Informasi data most buyer
Informasi data item sold Melihat data forecasting sales
Informasi data forecasting sales Melihat data item sold
Gambar 4.12 DFD Level 0 Aplikasi Peramalan Penjualan
57
4.
DFD Level 1 Pengecekan Hak Akses
Pada DFD level 1 ini adalah keberlanjutan dari DFD level 0 pengecekan
hak akses. Penjabaran proses mengecek hak akses yaitu mengecek hak
akses pengguna dan menampilkan form sesuai hak akses. DFD level 1
ini memiliki 1
external entitiesyaitu kepala cabang yang terdapat pada
gambar 4.13. Dalam DFD ini hanya terdapat 1 data store yaitu aktor.
Gambar 4.13 DFD Level 1 Mengecek Hak Akses
5.
DFD Level 1 Melihat Data Item Sold
Pada DFD level 1 ini adalah keberlanjutan dari DFD level 0 melihat data
item sold. DFD level 1 ini memiliki 1 external entities yaitu kepala
cabang yang terdapat pada gambar 4.14. Dalam DFD ini hanya terdapat
58
Gambar 4.14 DFD Level 1 Melihat Data Item Sold
6.
DFD Level 1 Melihat Data Sales By Customer
Pada DFD level 1 ini adalah keberlanjutan dari DFD level 0 melihat data
sales by customer. DFD level 1 ini memiliki 1 external entities yaitu
kepala cabang yang terdapat pada gambar 4.15. Dalam DFD ini hanya
terdapat 2 data store yaitu penjualan, barang.
59
7.
DFD Level 1 Melihat Data Sales By Product
Pada DFD level 1 ini adalah keberlanjutan dari DFD level 0 melihat data
sales by product. DFD level 1 ini memiliki 1 external entities yaitu kepala
cabang yang terdapat pada gambar 4.16. Dalam DFD ini hanya terdapat
2 data store yaitu penjualan dan barang.
Gambar 4.16 DFD Level 1 Melihat Data Sales By Product
8.
DFD Level 1 Melihat Data Dead Stock
Pada DFD level 1 ini adalah keberlanjutan dari DFD level 0 melihat data
dead stock. DFD level 1 ini memiliki 1 external entities yaitu kepala
cabang yang terdapat pada gambar 4.17. Dalam DFD ini hanya terdapat
60
Gambar 4.17 DFD Level 1 Melihat Data Dead Stock
9.
DFD Level 1 Melihat Data Analisys Product
Pada DFD level 1 ini adalah keberlanjutan dari DFD level 0 melihat data
analisys product. DFD level 1 ini memiliki 1 external entities yaitu kepala
cabang yang terdapat pada gambar 4.18. Dalam DFD ini hanya terdapat
2 data store yaitu penjualan dan barang.
61
10.
DFD Level 1 Melihat Data Most Product Sold
Pada DFD level 1 ini adalah keberlanjutan dari DFD level 0 melihat data most product sold. DFD level 1 ini memiliki 1 external entities
yaitu
kepala cabang yang terdapat pada gambar 4.19. Dalam DFD ini hanya
terdapat 2 data store yaitu penjualan dan barang.
Gambar 4.19 DFD Level 1 Melihat Data Most Product Sold
11.
DFD Level 1 Melihat Data Most Buyer
Pada DFD level 1 ini adalah keberlanjutan dari DFD level 0 melihat data most buyer. DFD level 1 ini memiliki 1 external entities yaitu
kepala
cabang yang terdapat pada gambar 4.20. Dalam DFD ini hanya terdapat 2
62
Gambar 4.20 DFD Level 1 Melihat Data Most Buyer
12.
DFD Level 1 Melihat Data Forecasting Sales
Pada DFD level 1 ini adalah keberlanjutan dari DFD level 0 melihat
data
forecasting sales. DFD level 1 ini memiliki 1 external entities yaitu kepala
cabang yang terdapat pada gambar 4.21. Dalam DFD ini hanya terdapat 2
63
Gambar 4.21 DFD Level 1 Melihat Data Forecasting Sales
4.2.3 Perancangan Database
Pada tahap ini, dilakukan penyusunan dan perancangan database yang akan
digunakan beserta strukturnya. Rancangan database sistem yang dibuat berupa
Entity Relational Diagram (ERD) Entiy Relationship itu sendiri terdiri dari 2
bagian yaitu Conseptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM).
1.
Conseptual Data Model (CDM)Dalam sistem informasi peramalan penjualan terdapat 6 (Enam) tabel yaitu
tabel Barang, Sales, Customer, Penjualan, Proses Ramalan, Aktor.
Conseptual Data Model (CDM) dari sistem informasi peramalan penjualan
64
Gambar 4.22 CDM Aplikasi Peramalan Penjualan
2. Physical Data Model (PDM)
Dalam sistem informasi pencatatan sediaan barang dagang terdapat 6 (Enam) tabel yaitu tabel Barang, Sales, Customer, Penjualan, Proses Ramalan, Aktor. Physical Data Model (PDM) dari sistem informasi
pencatatan sediaan barang dagang pada PT. Salemba Emban Patria dapat
65
Gambar 4.23 PDM Aplikasi Sediaan Barang
4.2.4 DBMS
Struktur tabel yang ada pada aplikasi peramalan penjualan pada PT Salemba
Emban Patria adalah :
1.
Tabel Barang
Primary Key : Kode_Buku
Foreign Key : -
66
Tabel 4.1 Struktur Tabel Barang
Tipe
No.
Field
Lenght
Description
Data
1
Kode_Buku
Int
Kode Buku
2
Judul_Buku
Varchar 100
Judul Buku
3
Penulis
Varchar 100
Nama Penulis
4
Harga
Int
Harga Buku
Int Stok yang tersedia di 5 Stok_Onhand
gudang
Int Stok yang berada di customer dan bisa 6 Stok_Konsinyasi
kembali apabila buku tidak terjual
Int Jumlah dari stok
7 Stok_Total onhand dan stok
konsinyasi
2. Tabel Sales
Primary Key : ID_Sales
Foreign Key : -
67
Tabel 4.2 Struktur Tabel Sales
Tipe
No.
Field
Lenght
Description
Data
1
ID_Sales
Int
ID Sales
2
Nama_Sales
Varchar
100
Nama Sales
3
Alamat_Sales
Varchar
100
Alamat Sales
3.
Tabel Customer
Primary Key : ID_Customer
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data customer
Tabel 4.3 Struktur Tabel Customer
Tipe
No.
Field
Lenght
Description
Data
1
ID_Customer
Int
ID Customer
2
Nama_Customer
Varchar
100 Nama customer
3
Telp
Char
20
Telepon Customer
4
Alamat_Customer
Varchar
100
Alamat Customer
Nama
5
Penanggungjawab
Varchar
100
Penanggungjawab
Telepon
6
Telp_Penanggungjawab
Char
20
68
4. Tabel Penjualan
Primary Key : ID_Penjualan
Foreign Key : Kode_Buku, ID_Sales, ID_Customer
[image:71.595.92.503.240.584.2]Fungsi : Menyimpan data penjualan
Tabel 4.4 Struktur Tabel Penjualan
Tipe
No. Field
Lenght Constraint
Data
1
ID_Penjualan
Int
ID Penjualan
2
Kode_Buku
Int
Kode Buku
3
ID_Sales
Int
ID Sales
4
ID_Customer
Int
ID Customer
5
Harga_Penjualan
Int
Harga Buku
Int
Jumlah buku yang
6
Qty
terjual
Int
Total harga buku
7
Harga_Total
yang terjual
8
Tgl_Penjualan
Varchar
10
Tanggal penjualan
5.
Tabel Proses Ramalan
Primary Key : ID_penjualan
Foreign Key : ID_penjualan
69
Tabel 4.5 Struktur Tabel Proses Ramalan
Tipe
No.
Field
Lenght
Description
Data
1
ID_Penjualan
Int
ID Penjualan
Int
Nilai
pemulusan
2
At
eksponensial
Int
nilai
pemulusan
3
Aaksent
eksponensial ganda
Int
perbedaan antara nilai-
4
Akecilt
nilai
pemulusan
eksponensial
Int
Faktor
penyesuai
5
Bkecilt
tambahan = pengukuran
slope suatu kurva
Int
Nilai untuk menghitung
6
Et
Mean Standart Error
(MSE)
Int
Nilai untuk menghitung
7
Et2
Mean Standart Error
(MSE) dikuadratkan
70
6.
Tabel Aktor
Primary Key : Username
Foreign Key : -
[image:73.595.94.523.237.539.2]Fungsi : Mencatat data user
Tabel 4.6 Struktur Tabel Aktor
Tipe
No.
Field
Lenght
Description
Data
1
Username
Varchar
10
Username
2
Password
Int
Password
4.2.5 Desain Input atau Output
Desain input dan output adalah sebuah rancangan yang berupa sebuah
form
untuk memasukan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan
daripengolahan sebuah data. Desain input dan output ini akan di gunakan
untuk
membuat rancangan aplikasi dan membangun sistem.
1.
Desain Input
Desain input adalah sebuah rancangan desain yang merupakan masukan
dari pengguna kepada sebuah sistem yang akan disimpan kedalam
71
a. Form Login
Form login ini berfungsi untuk melakukan pengamanan dalam aplikasi dan memberikan hak akses kepada user tertentu. Gambar
[image:74.595.92.509.159.503.2]desain form login dapat dilihat pada gambar 4.24.
Gambar 4.24 Desain Gui Login
b.
Menu Home
Form menu home akan digunakan untuk user memilih menu yang ada
72
Gambar 4.25 Desain Gui Menu Home
c. Item Sold
Form item sold akan digunakan untuk melihat buku apa saja yang
terjual sesuai tanggal yang diinginkan. Form item sold dapat dilihat
pada gambar 4.26.
73
d.
Sales By Customer
Form sales by customer akan digunakan untuk melihat customer mana
saja yang membeli buku berdasarkan sales tertentu dan tanggal yang
[image:76.595.97.518.170.541.2]diinginkan. Form sales by customer dapat dilihat pada gambar 4.27.
Gambar 4.27 Desain Gui Sales By Customer
e.
Sales By Product
Form sales by product akan digunakan untuk melihat data buku yang
terjual berdasarkan sales dan tanggal yang diinginkan. Form sales by
74
Gambar 4.28 Desain Gui Sales By Product
f.
Dead Stock
Form dead stock akan digunakan untuk melihat data buku apa saja
yang
paling sedikit terjual sesuai tanggal yang diinginkan. Form dead stock
dapat dilihat pada gambar 4.29.
[image:77.595.92.522.149.639.2]75
g.
Analisys Product
Form analisys product adalah form yang digunakan untuk melihat data
customer yang
