RANCANG BANGUN APLIKASI PROMOSI KARYAWAN BERDASARKAN KOMPETENSI PADA PT. MEMORANDUM SEJAHTERA
TUGAS AKHIR
Program Studi S1 Sistem Informasi
Oleh:
LUVI EFENDI 11.41010.0211
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
1 BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Surat kabar Memorandum didirikan oleh Drs. H. Agil H. Ali berkantor pusat di Jalan Kembang Jepun No.167–169, surabaya diterbitkan oleh PT. Haji Ali Sejahtera. Memorandum merupakan perusahaan koran mingguan mahasiswa yang beredar pada 10 November 1969 dan telah sekian tahun menjadi koran mahasiswa Universitas Brawijaya Malang di bidang media informasi. Pada perkembangannya, perusahaan PT. Haji Ali Sejahtera, berubah nama menjadi PT. Memorandum Sejahtera sejak Agustus 2008. Visi dan misi dari PT. Memorandum Sejahtera adalah sebagai lembaga pers yang mempunyai fungsi untuk mendidik, menyebarluaskan informasi, menghibur dan mempengaruhi masyarakat, Memo juga turut serta dalam mencerdaskan bangsa.
mengakibatkan adanya kesalahan pemberian promosi pada karyawan yang belum kompeten. Sehingga akan menghambat perusahaan dalam mencapai tujuan. Berdasarkan uraian tersebut, PT. Memorandum Sejahtera membutuhkan perubahan dan perbaikan atas sistem yang sudah ada, sehingga pengolahan data karyawan menjadi lebih cepat, mudah, memerlukan biaya rendah dan dapat memberikan informasi serta nilai kompetitif bagi perusahaan.
Proses promosi karyawan pada saat ini membutuhkan waktu 25 hari. Pada proses penilaian dan penentuan promosi karyawan (14 hari), item yang dinilai masih berdasarkan individual dan belum mendetail sehingga mengakibatkan belum adanya keakuratan hasil penilaian, disebabkan karena tidak adanya standar penilaian dan manajer divisi masih menggunakan formulir penilaian. Proses pengolahan dan perhitungan penilaian (7 hari), membutuhkan ketelitian dalam hal pemeriksaan kembali dokumen penilaian, serta perekapan dan perhitungan data penilaian karena dilakukan secara manual yaitu menyebabkan terjadinya kesalahan dalam merekap serta perhitungan penilaian belum mendetail. Proses persetujuan penilaian (3 hari), masih berpotensi sebagai penghambat dalam mengetahui detil karyawan yang dipromosikan dikarenakan hasil promosi karyawan masih belum akurat dan berkompoten di bidangnya. Proses perekapan data penilaian (1 hari), dilakukan secara manual yaitu menyebabkan terjadinya kesalahan dalam merekap.
Penentuan promosi karyawan di PT. Memorandum Sejahtera ini dilakukan setahun 3 kali, yaitu periode I adalah April sampai Mei, periode II adalah Oktober sampai November, periode III adalah Januari sampai Februari. Dalam periode
menerus, tetapi sesuai kebutuhan manajer divisi dan akan dilakukan sewaktu-waktu sesuai kesepakatan bersama. Kesepakatan bersama dalam promosi kenaikan jabatan setiap bagian akan dilakukan pada periode yang sudah ditetapkan. Kenaikan jabatan akan dilakukan oleh perusahaan, jika setiap manajer divisi selesai melakukan evaluasi secara keseluruhan pada periode yang ditetapkan. Bahkan, promosi kenaikan jabatan akan dilakukan pada divisi yang mengalami kekosongan seperti ada karyawan pensiun, meninggal, pindah tugas, berhenti bekerja, dipecat, habis kontrak. Jika ada kekosongan SDM (Sumber Daya Manusia) di luar periode yang belum ditentukan maka diadakan promosi karyawan untuk mengisi kekosongan tersebut dan harus berdasarkan kesepakatan masing-masing manajer divisi sesuai status dalam kenaikan jabatan seperti promosi, rutin, dan kasus khusus. Status promosi merupakan kenaikan jabatan berdasarkan periode dan kebijakan perusahaan yang sudah ditetapkan. Sedangkan status rutin merupakan periode pemantauan atau evaluasi dari hasil promosi karyawan dan status kasus khusus meliputi promosi karyawan yang dilakukan diluar periode jika ada kebutuhan SDM yang darurat dalam mengisi kekosongan.
yang kemudian akan diambil tiga terbaik calon karyawan untuk dipromosikan. Proses persetujuan penilaian dilakukan oleh direktur utama untuk mengevaluasi dan mengambil salah satu dari tiga yang terbaik untuk disetujui maupun dipromosikan naik jabatan dari hasil analisa HRD manager. Terakhir adalah proses perekapan data penilaian dilakukan oleh staf personalia berupa perekapan data penilaian calon karyawan yang telah disetujui untuk dipromosikan.
Berdasarkan penjelasan pada paragraf sebelumnya dapat diketahui bahwa PT. Memorandum Sejahtera membutuhkan Aplikasi Promosi Karyawan Berdasarkan Kompetensi dalam menangani permasalahan tersebut. Harapan dengan adanya aplikasi tersebut adalah penilaian yang digunakan berdasarkan kompetensi dengan menggunakan lima bentuk penilaian yaitu data pribadi, riwayat pendidikan, riwayat pekerjaan, riwayat jabatan, dan kriteria, serta dapat mempersingkat proses pada promosi karyawan saat ini.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka dapat dirumuskan permasalahan yang sedang dihadapi oleh PT. Memorandum Sejahtera saat ini adalah bagaimana merancang aplikasi promosi karyawan berdasarkan kompetensi dan dapat mempersingkat proses promosi karyawan pada PT. Memorandum Sejahtera?
1.3 Pembatasan Masalah
Batasan permasalahan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Promosi karyawan hanya dilakukan pada karyawan tetap pada level Staff dan
2. Standar kompetensi (specification) sebagai dasar penilaian yang ditetapkan oleh PT. Memorandum Sejahtera, terdiri dari data pribadi, riwayat pendidikan, riwayat pekerjaan, riwayat jabatan, dan kriteria.
3. Proses promosi karyawan hanya sampai dengan persetujuan kepala HRD (Human Resource Development).
4. Penilaian dilakukan dari input-an sampai dengan menghasilkan hasil perhitungan penilaian.
5. Aplikasi dibangun dengan berbasis destop.
1.4 Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah diatas, maka tujuan dari penyusunan tugas akhir ini adalah menghasilkan aplikasi promosi karyawan berdasarkan kompetensi dan dapat mempersingkat proses promosi karyawan pada PT. Memorandum Sejahtera.
1.5 Manfaat
Adapun manfaat dari aplikasi yang akan dibangun nantinya adalah: 1. Membantu pihak Direktur Utama dalam hal:
a. Mempercepat proses pengambil keputusan dari hasil pengolahan dan perhitungan penilaian yang dilakukan oleh HRD Manager.
2. Membantu pihak HRD Manager dalam hal:
a. Mempersingkat proses Persetujuan dengan dilakukannya otomasi, apabila Direktur utama tidak berada ditempat (di luar kantor).
c. Mengurangi potensi adanya kesalahan (human error) dalam melakukan perekapan dan perhitungan penilaian.
3. Membantu pihak Manajer Divisi dalam hal:
a.Memberikan keakuratan dalam memperoleh hasil penilaian, karena dilakukan penilaian berdasarkan kompetensi yang menggunakan lima bentuk penilaian yaitu data pribadi, riwayat pendidikan, riwayat pekerjaan, riwayat jabatan, dan kriteria.
4. Membantu pihak Staf Personalia dalam hal:
a.Mempersingkat proses yang dibutuhkan dengan mengurangi atau menghilangkan (eliminasi) proses penilaian yang dilakukan oleh Manajer Divisi masing-masing dan peng-input-an data karyawan.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan yang memuat uraian secara garis besar pada setiap bab-bab yang akan dibahas pada laporan ini dijelaskan sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini dijelaskan mengenai latar belakang permasalahan, perumusan permasalahan, pembatasan permasalahan, tujuan dilakukannya penelitian, manfaat yang akan diberikan, serta penjelasan sistematika penulisan pada penelitian ini.
BAB II LANDASAN TEORI
BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini akan dijelaskan bagaimana awal proses penelitian ini dilakukan hingga menghasilkan sebuah perancangan yang diperoleh melalui beberapa tahapan yang meliputi pengumpulan data, identifikasi permasalahan, analisis permasalahan, solusi permasalahan, serta dilanjutkan sampai dengan perancangan sistem (document flow, system
flow, data flow diagram), desain ERD (conceptual data model dan
physical data model), struktur basis data, dan interface.
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
Pada bab ini akan dijelaskan mengenai implementasi sistem yang sudah dibuat berdasarkan hasil analisis hingga perancangan dan dilakukan uji coba fungsional maupun non-fungsional terhadap sistem yang dibangun. Tahap akhir dari serangkaian proses ini adalah dilakukannya evaluasi terhadap uji coba yang telah dilakukan.
BAB V PENUTUP
8
LANDASAN TEORI
2.1 Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen sumber daya manusia (MSDM) adalah pendekatan terhadap manajemen manusia yang didasarkan pada nilai manusia dalam hubungannya dengan organisasi. Pendekatan manajemen manusia ini didasarkan pada empat prinsip dasar yakni: manusia sebagai harta yang paling penting dalam organisasi, peraturan dan prosedur yang berkaitan dengan manusia saling berhubungan, kultur dan nilai perusahaan, dan manajemen manusia berhubungan dengan integritas (Sulistiyani, 2009). Menurut (Robbins, 2007), proses manajemen sumber daya manusia terdiri atas: perencanaan, perekrutan dan pengurangan, orientasi dan pelatihan, manajemen kinerja, kompensasi dan upah, dan pengembangan karir.
dan kegairahan pegawai, upaya pengembangan pegawai dan sebagai tindakan pencegahan dalam upaya mengamankan pegawai dan organisasi.
(Kadarisman, 2012) mengemukakan bahwa promosi adalah kegiatan perpindahan pegawai dari suatu jabatan ke jabatan lain yang mempunyai status dan tanggung jawab yang lebih tinggi dan terkadang diikuti peningkatan kompensasi. Untuk promosi, perlu ditetapkan syarat-syarat tertentu seperti prestasi kerja, pengalaman, pendidikan, kemampuan, kompetensi, dan sebagainya.
2.2 Evaluasi Kerja Menentukan Alokasi Resource
Menurut (Sulistiyani, 2009), Evaluasi kerja dapat menentukan alokasi
resource. Dengan melalui evaluasi kerja yang tentunya dapat mengidentifikasi
kinerja seseorang, produktivitas seseorang, kedisiplinan kerja seseorang, maka dapat memberikan keterangan yang valid terhadap kemampuan kerja pegawai, minat dan bakat pegawai maupun kecakapan yang dimiliki. Dengan demikian ciri atau karakteristik human resource secara otomatis dapat diketahui, dan sekaligus kualitas pegawai tersebut juga kan terlihat.
Ada hubungan timbal balik antara evaluasi dan pemberian kompensasi. Evaluasi kerja dan kompensasi merupakan unsur-unsur kunci di dalam perjanjian konstribusi-imbalan. Evaluasi akan menunjukan seberapa banyak atau seberapa tinggi kuantitas dan kualitas konstribusi yang diberikan pegawai terhadap organisasi. Sedangkan kompensasi merupakan penghargaan yang diberikan kepada pegawai atas konstribusi yang disampaikan kepada organisasi. Organisasi menetapkan atau menentukan imbalan ekonomis dan imbalan non-ekonomis yang diberikan oleh organisasi sebagai suatu imbalan atas pegawai, apa yang dilakukan pegawai, atau partisipasinya kinerja harus dipenuhi serta kemampuan memenuhi syarat dan tututan kerja.
2.3 Dasar-dasar Promosi
tidaklah semudah yang diduga. Pada umumnya terdapat dua dasar untuk mendapatkan promosi, yaitu kecakapan kerja (merit) dan senioritas.
2.4 Promosi Karyawan
Promosi adalah penghargaan dengan kenaikan jabatan dalam suatu organisasi ataupun instansi baik dalam pemerintahan maupun non pemerintah (swasta). Menurut (Umar, 2003) seseorang yang menerima promosi harus memiliki kualifikasi yang baik dibanding kandidat-kandidat yang lainnya. Terkadang jender pria dan wanita, serta senioritas tua maupun muda mempengaruhi keputusan tersebut. Hal ini yang banyak diusahakan oleh kalangan pekerja agar bisa menjadi lebih baik dari jabatan sebelum menjabat, serta untuk peningkatan dalam status sosial. Promosi merupakan kesempatan untuk berkembang dan maju yang dapat mendorong karyawan lebih baik atau lebih bersemangat dalam melakukan suatu pekerjaan bagi lingkungan organisasi atau perusahaan.
Terdapat kesadaran karyawan dalam target promosi yang perlu diperhatikan, seperti Gambar 2.1. Kesadaran karyawan dalam Target Promosi. Kesadaran pada target promosi, yaitu kesadaran karyawan dan hasil dari kesadaran karyawan.
Oleh karena itu, pimpinan harus menyadari pentingnya target promosi dalam peningkatan produktivitas yang harus dipertimbangkan secara objektif. Jika pimpinan sudah menyadari dan mempertimbangkan, maka perusahaan akan terhindar dari masalah-masalah yang menghambat peningkatan keluaran serta sesuatu yang merugikan perusahaan seperti:
1. Ketidakpuasan karyawan. 2. Adanya keluhan.
3. Tidak adanya semangat kerja. 4. Menurunnya disiplin kerja.
5. Tingkat absensi yang tinggi atau bahkan masalah-masalah pemogokan kerja. Oleh karena itu, dalam memutuskan imbalan yang sepenuhnya diberikan kepada seorang karyawan atas hasil kerjanya. Maka perusahaan harus memiliki sesuatu sistem balas jasa yang tepat. Mekanisme untuk dapat menentukan balas jasa yang pantas bagi suatu prestasi kerja adalah dengan penilaian prestasi kerja.
Menurut (Dokumen Hasil Wawancara Perusahaan, 2015), tahapan proses promosi karyawan dibagi empat yaitu penilaian dan penentuan promosi karyawan, pengolahan dan perhitungan penilaian, persetujuan penilaian, perekapan hasil penilaian. Proses promosi akan dijelaskan sebagai berikut :
1. Proses penilaian dan penentuan promosi karyawan, dilakukan oleh manajer divisi dalam pembuatan dokumen penilaian serta melakukan penilaian pada karyawannya (bawahan).
2. Proses pengolahan dan perhitungan penilaian, dilakukan oleh HRD manager meliputi empat tahap yaitu, pemeriksaan kembali dokumen penilaian, perekapan data-data penilaian, perhitungan penilaian, serta menganalisaan hasil perhitungan penilaian. Setelah empat tahap selesai, maka akan diambil 3 terbaik untuk dievaluasi dan dipromosikan jabatannya, kemudian hasilnya akan diberikan pada direktur utama.
3. Proses persetujuan penilaian, dilaksanakan oleh direktur utama untuk memilih salah satu dari tiga terbaik dan menyetujui calon karyawan yang dipromosikan. Setelah itu, direktur utama akan membuat SK kenaikan jabatan, jika kenaikan jabatan tersebut diragukan oleh karyawan lain.
4. Proses perekapan hasil penilaian, dilakukan oleh staf personalia meliputi perekapan dan percetakan data hasil penilaian calon karyawan yang telah disetujui untuk dipromosikan.
jabatan akan dilakukan oleh perusahaan, jika setaip manajer divisi selesai melakukan evaluasi secara keseluruhan pada periode yang ditetapkan. Bahkan, promosi kenaikan jabatan akan dilakukan, jika pada divisi mengalami kekosongan seperti ada karyawan pensiun, meninggal, pindah tugas, berhenti bekerja, dipecat dll. Promosi karyawan tidak dilakukan setiap periode, tetapi sesuai kebutuhan manajer divisi dan akan dilakukan sewaktu-waktu sesuai kesepakatan bersama. Kesepatan bersama dalam promosi kenaikan jabatan setiap bagian akan dilakukan pada periode yang sudah ditetapkan.
2.5 Mengatur Promosi dan Pemindahan Karyawan
(Dessler, 2009) mengatakan bahwa Promosi dan pemindahan karyawan adalah bagian yang terintegrasi dari bagian besar karier seseorang. Promosi dulunya mengacu kepada kemajuan ke posisi dengan tanggung jawab yang meningkat. Sedangkan pemindahan adalah penugasan ke posisi serupa atau lebih tinggi di bagian lain perusahaan.
Membuat keputusan promosi
2.6 Pengertian, Tujuan dan Manfaat Pengembangan Karier Karyawan
Berkaitan dengan bahasa tentang pengertian, tujuan, dan pengembangan karier karyawan, maka berikut ini dikemukakan oleh ahli di bidang manajemen SDM. (Kadarisman, 2012) mengatakan bahwa :
1. Pengertian pengembangan karier karyawan
Pengembangan karier karyawan adalah proses dan kegiatan mempersiapkan seorang karyawan untuk menduduki jabatan dalam organisasi atau perusahaan, yang akan dilakukan di masa mendatang. Dengan pengembangan tersebut tercakup pengertian bahwa perusahaan atau manajer SDM tersebut telah menyusun perencanaan sebelumnya tentang cara-cara yang perlu dilakukan untuk pengembangan karier karyawan selama ia bekerja.
2. Tujuan pengembangan karier karyawan
Tujuan dari seluruh program pengembangan karier adalah untuk menyesuaikan antara kebutuhan dan tujuan karyawan dengan kesempatan karier yang tersedia di organisasi saat ini dan di masa yang akan datang. Karena itu, usaha pembentukan sistem pengembangan karier yang dirancang secara baik akan dapat membatu karyawan dalam menentukan kebutuhan karier mereka sendiri, dan menyesuaikan antara kebutuhan karyawan dengan tujuan organisasi. Komitmen dalam program pengembangan karier dapat menunda keusangan dari sumber daya manusia yang memberatkan organisasi.
3. Manfaat pengembangan karier karyawan
a. Mendorong para karyawan untuk mengembangkan diri dan kemampuannya. b. Menambah rasa kepedulian yang tinggi terhadap organisasi .
c. Mencegah terjadinya keresahan di kalangan karyawan yang selama ini kurang diperhatikan.
d. Mengurangi karyawan yang meninggalkan organisasi.
e. Mengisi lowongan yang tersedia, akibat ada karyawan yang mutasi atau promosi.
f. Mengoptimalkan penggunaan pengetahuan, kemampuan, dan keterampilan karyawan, sesuai dengan potensi yang bersangkutan.
2.7 Tahapan-tahapan Pengembangan Karier Individu
Menurut (Rivai, 2004) menyimpulkan bahwa kebutuhan dan ekspektasi individu berubah melalui tahapan-tahapan. Hubungan antara tahapan-tahapan karier dan kebutuhan individu dapat dilihat pada Gambar 2.2 Tahapan-tahapan karier.
Gambar 2.2 Tahapan-tahapan karier
Selanjutnya adalah fase lanjutan, di mana pertimbangan jaminan keamanan sudah mulai berkurang, namun lebih menitikberatkan pada pencapaian, harga diri dan kebebasan. Fase selanjutnya adalah fase mempertahankan, pada fase ini, individu mempertahankan pencapaian keuntungan dan manfaat yang telah diraihnya sebagai hasil pekerjaan di masa lalu. Individu telah merasa terpuaskan, baik secara psikologis maupun finansial. Setelah fase mempertahankan dilewati, individu kemudian memasuki fase pensiun. Pada fase pensiun ini individu telah menyelesaikan satu karier, dan dia akan berpindah ke karier yang lain dan individu memiliki kesempatan untuk mengekspresikan aktualisasi diri yang sebelumnya tidak dapat dia lakukan.
2.8 Pendekatan Diagnostik untuk Perencanaan dan Pengembangan Karier
Menurut (Rivai, 2004), Dalam rangka menganalisis perencanaan dan pengembangan karier, pendekatan umum yang sering digunakan adalah pendekatan diagnostik. Pada pendekatan diagnostik, perencanaan dan pengembangan karier dipengaruhi oleh 2 (dua) faktor penting, yaitu:
1. Pengaruh lingkungan eksternal, antara lain :
a. Peraturan perundangan-undangan dan persyaratan yang dikeluarkan oleh pemerintah.
2. Pengaruh lingkungan internal, antara lain : a. Strategi perusahaan.
b. Tujuan perusahaan. c. Budaya perusahaan. d. Sifat pekerjaan.
e. Gaya kepemimpinan dan pengalaman.
Karier individu umumnya berjalan melalui tahap-tahap tertentu. Masing-masing tahap mungkin dipengaruhi oleh sikap, motivasi, sifat karyawan, kondisi ekonomi, dan lain-lain.
2.9 Penilaian Kinerja
(Rahadi, 2010) menyebutkan bahwa, Kinerja adalah tingkat pelaksanaan tugas yang dapat dicapai seseorang, unit atau divisi dengan menggunakan kemampuan yang ada dan batasan-batasan yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan organisasi/perusahaan.
Terdapat 2 penggunaan dalam penilaian kinerja, seperti Gambar 2.3 Penggunaan-penggunaan dalam Penilaian Kinerja. Penggunaan pada penilaian kinerja, yaitu penggunaan administratif dan penggunaan pengembangan.
Penjelasan dari penggunaan administratif adalah sistem penilaian kinerja sering kali menjadi penghubung antara penghargaan yang diinginkan karyawan dan produktivitas mereka. Hubungan tersebut dapat diperkirakan sebagai berikut:
Produktivitas Penilaian Kinerja Penghargaaan
Promosi yang berbasis-kinerja menegaskan ide bahwa kenaikan jabatan seharusnya diberikan untuk pencapaian kinerja dari pada untuk senioritas. Dalam sistem ini, manajer historis telah menjadi pengevaluasi dari kinerja bawahan dan juga membuat rekomendasi calon karyawan yang dipromosikan pada HRD (Human Resource Development). Jika ada bagian dari proses penilaian yang gagal, para karyawan yang berkinerja baik tidak menerima kenaikan jabatan sesuai prestasinya, yang akan menyebabkan adanya ketidakadilan dalam promosi yang dirasakan karyawan.
Dalam penggunaan administratif pada penilaian kinerja tidak hanya mendapatkan sebuah promosi saja, tetapi penggunaan administratif lainnya seperti pindah jabatan atau bagian, penurunan jabatan, pemecatan, perampingan serta pemberhentian sementara.
Penggunaan pengembangan penilaian kinerja dapat menjadi sumber utama informasi dan umpan balik untuk karyawan, yang sering kali merupakan kunci perkembangan mereka di masa depan. Dalam proses mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, potensi, dan kebutuhan pelatihan karyawan melalui umpan balik penilaian kinerja, para supervisor dapat menginformasikan kepada karyawan mengenai kemajuan mereka, mendiskusikan area-area yang membutuhkan pengembangan, dan mengidentifikasi rencana pengembangan.
Tujuan dari umpan balik pengembangan adalah lebih kepada mengubah atau menguatkan perilaku individu, daripada untuk membandingkan antar individu seperti kasus penggunaan administratif dalam penilaian kinerja. Penguatan positif untuk perilaku yang diharap memberi kontribusi pada pengembangan individu dan organisasional.
2.10 Manfaat Penilaian Kinerja
Menurut (Sulistiyani, 2009) menyebutkan bahwa, Konstribusi hasil-hasil penilaian merupakan sesuatu yang sangat bermanfaat bagi perencanaan kebijakan-kebijakan organisasi. Kebijakan-kebijakan-kebijakan organisasi dapat menyangkut aspek individual dan aspek organisasional. Adapun secara terperinci manfaat penilaian kinerja bagi organisasi adalah :
c. Kebutuhan latihan dan pengembangan.
d. Pengembalian keputusan dalam hal penempatan promosi, mutasi, pemecatan, pemberhentian dan perencanaan tenaga kerja.
e. Untuk kepentingan penelitian kepegawaian.
f. Membantu diagnosis terhadap kesalahan disain pegawai.
Informasi penilaian kinerja tersebut oleh pempinan dapat dipakai untuk mengelola kinerja pegawainya dan mengungkapkan kelemahan kinerja pegawai sehingga manajer dapat menentukan tujuan maupun peringkat target yang harus diperbaiki.
2.11 Penilai
Menurut (Sulistiyani, 2009) menyebutkan bahwa, Ada tidaknya pedoman yang dapat digunakan dalam sebuah penilaian, sangat menentukan validitas hasil penilaian. Sebuah penilaian kinerja membutuhkan pedoman yang jelas, agar arah dari penilaian dapat lebih jelas dan lebih terukur. Dalam memberikan penilaian, seorang penilai atau pimpinan hendaknya berpedoman pada ketentuan-ketentuan sebagai berikut :
a. Bersifat obyektif. b. Adil
c. Konsekuen
d. Mengikuti langkah-langkah yang telah ditentukan.
tersebut hendaknya sama dengan atau equivalen dengan apa yang senyatanya terjadi.
2.12 Standar Kompetensi
Standar kompetensi dapat didefinisikan sebagai suatu kemampuan baku (patokan kemampuan) yang dilandasi oleh pengetahuan keterampilan dan didukung sikap kerja yang diperlukan dalam melaksanakan suatu tugas/pekerjaan di tempat kerja (Daryanto, 2014).
Selain daripada itu standar kompetensi dapat juga dikatakan sebagai persyaratan atau patokan yang meliputi tuntutan bagi seseorang untuk melaksanakan tugasnya di tempat kerja.
2.13 Kategori Standar Kompetensi
Hampir semua sistem yang berdasarkan kompetensi melakukan
pengembangan standar kompetensi dengan mengacu pada tiga kategori yaitu standar industri, standar perusahaan, standar umum atau lingkup industri
(Daryanto, 2014).
Standar industri merupakan standar yang memiliki relevansi lebih luas dengan industri tertentu. Standar-standar ini akan memiliki kompetensi sesuai dengan industri tersebut.
demikian, pada standar perusahaan banyak kompetensi-kompetensi yang mungkin diambil dari standar-standar lain dan standar industri.
Standar umum atau lingkup industri merupakan standar yang dapat diaplikasikan pada bidang kejuruan yang memiliki cakupan lebih luas, namun masih dalam konteks standar kompetensi manajemen atau kompetensi pelatihan yang dapat diaplikasikan pada setiap pekerjaan dan bermakna sama. Dalam kompetensi ini boleh jadi ada standar antar industri yang lain.
2.14 Penilaian Berdasarkan Kompetensi
Struktur standar kompetensi suatu bidang keahlian terdiri dari sejumlah unit kompetensi. Setiap unit kompetensi memuat komponen-komponen sebagai berikut: (Daryanto, 2014).
1. Judul unit/ kompetensi
Judul unit/kompetensi pernyataan yang akan dikerjakan oleh seseorang di tempat kerja atau pernyataan yang memberikan penjelasan umum tentang pekerjaan yang harus dilakukan di tempat kerja.
2. Uraian unit/ kompetensi
Uraian kompetensi dimaksudkan untuk memberikan informasi tentang kompetensi yang telah dituliskan dalam judul kompetensi tersebut.
3. Elemen/ Sub kompetensi
4. Kriteria unjuk kerja
Kriteria unjuk kerja untuk elemen tertentu dijelaskan atau dinyatakan dalam bentuk kriteria dengan jelas dan detil.
2.15 Software Engineering Body of Knowledge (SWEBOK)
SWEBOK adalah sebuah panduan (guideline) yang dihasilkan dari sebuah
project gagasan IEEE Computer Society. Panduan (guideline) ini disusun sejak
tahun 1998 dimana tim tersebut mulai menyusun pemahaman standar (body of
knowledge) tentang bidang ilmu software engineering. Terdapat 5 tujuan utama
pada SWEBOK, yaitu: (IEEE Computer Society, 2014)
1. Untuk memperlihatkan kesamaan pandangan tentang rekayasa perangkat lunak diseluruh dunia.
2. Untuk memperjelas tempat dan menetapkan batas dari rekayasa perangkat lunak dan hubungannya dengan disiplin ilmu lain seperti ilmu komputer, manajemen proyek, teknik komputer dan matematika.
3. Untuk membuat karakter isi dari disiplin ilmu rekayasa perangkat lunak. 4. Untuk memberikan akses topik ke SWEBOK.
5. Untuk memberikan landasan bagi pengembangan kurikulum dan sertifikasi. Terdapat 4 (empat) Knowledge Areas (KAs) utama dari pengembangan
software pada SWEBOK. Berikut adalah penjelasan tentang Knowledge Areas
(KAs) tersebut:
2.15.1 Software Requirements
pengetahuan dari software requirements adalah elisitasi, analisis, spesifikasi, dan validasi persyaratan perangkat lunak. : (IEEE Computer Society, 2014)
Software requirements menghasilkan informasi tentang desain yang akan
menjadi dasar, sehingga dapat mengetahui dimana sebuah sistem akan digunakan, oleh siapa, dan layanan apa yang harus disediakan. Berikut ini adalah tahapan dalam software requirements:
A. Requirements Elicitation (Wawancara)
Tahap elisitasi kebutuhan adalah tahap pertama dalam membangun sebuah perangkat lunak. salah satu prinsip dasar yang baik pada proses elisitasi adalah melakukan komunikasi secara efektif antara berbagai pemangku kepentingan. Selanjutnya, dari komunikasi ini dilanjutkan ke proses Software Development Life
Cycle (SDLC). Proses ini adalah proses yang sangat penting sebelum
pembangunan perangkat lunak dimulai. Elemen penting lain dari persyaratan elisitasi adalah bagaimana ruang lingkup dari proyek yang akan dikerjakan.
B. Requirements Analysis (Identifikasi dan Analisis Permasalahan)
Requirements analysis adalah tahapan yang digunakan untuk mempelajari
kebutuhan pengguna, sehingga didapatkan definisi kebutuhan sistem atau perangkat lunak yang bertujuan untuk mendefinisikan apa yang harus dikerjakan oleh perangkat lunak dalam memenuhi keinginan pengguna dan memahami masalah secara menyeluruh. Pada tahap ini secara detil terdapat proses sebagai berikut:
2. Menemukan batasan dari perangkat lunak dan bagaimana perangkat lunak berinteraksi dengan organisasi dan lingkungan operasional.
3. Menguraikan spesifikasi kebutuhan. C. Requirements Specification (Observasi)
Requirements specification adalah sebuah kegiatan yang mengacu pada
pembuatan dokumen yang dapat ditinjau secara sistematis, dievaluasi, dan disetujui. Pada tahap ini, sama sekali tidak dibahas bagaimana metode pengembangan yang akan dilakukan. Dokumen spesifikasi kebutuhan ini membahas beberapa hal yang berkaitan dengan system definition document,
system requirements specification, dan software requirements specification.
D. Requirements Verification and Validation (Studi Literatur)
Diperlukan validasi dan verifikasi terhadap dokumen-dokumen persyaratan yang telah dibuat. Persyaratan-persyaratan divalidasi untuk menjamin bahwa
engineer perangkat lunak telah memahami peryaratan, serta perlu juga untuk
memverifikasi bahwa dokumen persyaratan telah sesuai dengan standar perusahaan dan dapat dimengerti, konsisten, serta lengkap. Proses validasi dan verifikasi ini melibatkan pengguna sebagai pihak yang menilai dan memberi
feedback (umpan balik).
2.15.2 Software Design
Software design adalah tahap yang memainkan peran penting dalam
bahwa software design adalah cetak biru dari solusi yang akan diimplementasikan (IEEE Computer Society, 2014).
Software design secara spesifik memiliki hubungan dengan software
requirements, software construction, software engineering management, software
engineering models and methods, software quality, dan computing foundations.
Disamping itu, software design berupaya menganalisis input data secara sistematis, memproses atau mentransformasikan data, menyimpan data, dan menghasilkan output informasi. Berikut ini adalah tahapan dalam software design:
A. Software Structure and Architecture
Software structure and architecture adalah proses mendeskripsikan dan
mendefinisikan bagaimana software dibentuk dan diorganisasikan ke dalam komponen-komponen yang akan menbentuk software tersebut. Hasil dari proses ini adalah sekumpulan model yang mendeskripsikan tujuan serta gambaran dari
software yang akan dibangun, adapun model-model ini bisa dibangun dengan
menggunakan modeling language (bahasa yang digunakan untuk membuat dan menyajikan informasi). Modeling language yang digunakan pada pengembangan sistem ini, yaitu system flow dan data flow diagram sebagai berikut:
A.1. System Flow
System flow atau bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan arus
Mengenai penjelasan dari simbol-simbol yang digunakan dalam system flow adalah sebagai berikut:
1. Simbol Dokumen
Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual atau komputer.
2. Simbol Kegiatan Manual
Menunjukkan pekerjaan manual. 3. Simbol Simpanan Offline
Menunjukkan file non-komputer yang diarsip. 4. Simbol Proses
Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer. 5. Simbol Database
Menunjukkan tempat untuk menyimpan data hasil operasi komputer. 6. Simbol Garis Alir
Menunjukkan arus dari proses. 7. Simbol Penghubung
1. Simbol Dokumen
2. Simbol Kegiatan Manual
3. Simbol Simpanan Offline
4. Simbol Proses
5. Simbol Database
6. Simbol Garis Alir
7. Simbol Penghubung ke Halaman yang Sama
8. Simbol Penghubung ke Halaman Lain
Gambar 0.4 Simbol-simbol pada System Flow
A.2. Data Flow Diagram
Data flow diagram sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem
1. Context Diagram
Merupakan tingkatan yang paling pertama, yang menggambarkan ruang lingkup sistem dari sistem yang digunakan. Diagram ini hanya memiliki satu proses yang menggambarkan sistem secara keseluruhan dan hubungan antara sistem dengan unit-unit di luar sistem tersebut.
2. Diagram Nol
Merupakan diagram yang menggambarkan proses-proses dan aliran data yang terjadi di dalam suatu sistem. Proses-proses ini dapat dipecah menjadi proses-proses dan aliran data yang lebih detil.
3. Diagram Rinci
Merupakan diagram yang menggambarkan rincian proses-proses yang ada pada diagram nol dan rincian proses-proses ini dapat dipecah lagi menjadi proses-proses yang lebih detil.
Menurut (Yourdon, 1989), diagram aliran data terdiri dari dari simbol-simbol pada Tabel 2.1 Simbol yang digunakan pada Diagram Aliran Data.
Tabel 0.1 Simbol yang digunakan pada Diagram Aliran Data
Nama Penjelasan Notasi
Proses (bubble atau
function atau
transformation)
Nama Penjelasan Notasi Aliran (flow) Aliran menggambarkan
perpindahan informasi dari satu bagian ke bagian lain dari sistem. Awal panah menggambarkan asal data sedangkan arah panah menggambarkan tujuan.
Store Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan penyimpanan data.
Terminator Merupakan simbol yang menggambarkan entitas yang dapat berupa orang, kelompok, atau organisasi yang berhubungan dengan sistem.
B. User Interface Design
User interface merupakan bagian yang menjembatani interaksi antara
sebuah sistem yang tidak hanya operasional saja tetapi juga disesuaikan dengan kebutuhan pengguna.
2.15.3 Software Construction
Pada tahap ini ialah melakukan konversi hasil desain ke sistem informasi yang lengkap melalui tahapan coding atau pengkodean termasuk bagaimana, membuat basis data dan menyiapkan prosedur kasus pengujian, mempersiapkan berkas atau file pengujian, pengkodean pengompilasian, memperbaiki dan membersihkan program serta melakukan peminjaman pengujian. Construction ini memiliki beberapa tahapan secara umum (IEEE Computer Society, 2014).
1. Software Construction Fundamentals
Pada tahap pertama dilakukan pendefinisian dasar tentang prinsip-prinsip yang digunakan dalam proses implementasi seperti minimalisasi kompleksitas, mengantisipasi perubahan, dan standar yang digunakan.
2. Managing Construction
Bagian ini mendefinisikan tentang model implementasi yang digunakan, rencana implementasi, dan ukuran pencapaian dari implementasi tersebut.
3. Practical Considerations
Dalam proses pengimplementasian saat ini, beberapa tool pendukung dalam
software pemrograman yang sekarang dipakai adalah Microsoft Visual Studio
2013 yang menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic. 1. Visual Studio
Menurut (Kusrini, 2007) Microsoft Visual Studio merupakan sebuah IDE (Integrated Development Environment) yang dikembangkan oleh microsoft. IDE ini mencakup semua bahasa pemrograman berbasis .NET framework yang dikembangkan oleh microsoft. Sedangkan menurut (Darmayuda, 2009), Microsoft Visual Studio adalah platform untuk membangun, menjalankan, dan meningkatkan generasi lanjut dari aplikasi terdistribusi. 2. Visual Basic
Visual Basic adalah salah satu bahasa pemograman komputer. Bahasa pemograman adalah perintah-perintah yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Visual Basic merupakan salah satu bahasa pemograman komputer yang mendukung pemograman berorientasi objek. 3. SQL Server 2008
dan menambah beberapa fitur baru untuk meningkatkan performace. Fitur baru di SQL Server 2008 seperti :
a. Query Editor Intellisense
b. Dengan adanya fitur ini, SQL Server 2008 dapat memberikan kemudahan development bagi penggunanya. Pengguna tidak perlu mengetikkan semua query secara manual, namun hanya perlu mengetikkan beberapa huruf maka SQL Server 2008 akan menampilkan query yang diinginkan pengguna.
c. Data Compression
d. Data compression merupakan fitur untuk mengkompress data menjadi
lebih kecil dari sebenarnya. Data compression bisa digunakan pada tabel yang disimpan pada heap dan clustered index, index nonclustered,
indexed view dan partion table.
e. Change Data Capture
f. Fitur ini memungkinkan pengguna untuk mengetahui data yang berubah pada transaksi insert, update, dan delete di tabel SQL Server. Untuk
mengaktifkan fitur ini, prosedur
sys.sp_cdc_enable_table_change_data_capture harus dijalankan
terlebih dahulu.
g. Filtered Indexes
h. Filtered indexes merupakan fitru SQL Server 2008 untul mengoptimasi
non-clustered indexes. Dengan digunakannya fitur ini, pengguan bisa
i. Table-Valued Parameter
j. Fitur ini merupakan fitur baru yang baru dalam SQL Server 2008. Dengan menggunakan fitur ini, pengguna dapat parsing nilai array pada parameter stored procedure.
k. Sparse column
l. Sparse column merupakan fitur yang berguna untuk mengurangi
kebutuhan tempat penyimpanan untuk nilai null.
m. Backup Compression
n. Backup compression merupakan fitur peningkatan untuk backup
strategi. Dengan fitur ini, file akan menjadi lebih kecil sehingga dapat menambah kecepatan dalam proses backup.
2.15.4 Software Testing
Software testing meliputi verifikasi yang dinamis dari tingkah laku sebuah
sistem yang diwakili oleh beberapa contoh kasus uji coba (IEEE Computer Societ, 2014).
Kasus uji coba tersebut dilakukan dengan memberikan masukan kepada sistem agar muncul tingkah laku/reaksi yang diharapkan, begitu pula sebaliknya. Dalam uji coba sistem, terdapat hal-hal yang harus diperhatikan, yaitu:
1. Fundamental dari uji coba sistem tersebut. Didalamnya dijelaskan mengenai terminologi dari uji coba terkait, kunci masalah dari uji coba, dan hubungan uji coba tersebut dengan aktifitas lainnya di dalam sistem tersebut.
3. Teknik dari uji coba. Didalamnya meliputi uji coba berdasarkan intuisi dan pengalaman dari seorang tester, diikuti oleh teknik berdasarkan spesifikasi, teknik berdasarkan kode, teknik berdasarkan kesalahan, teknik berdasarkan
stakeholder, dan teknik dasar yang relatif tergantung dari sistem tersebut.
4. Pengukuran dari uji coba terkait. Didalamnya dijelaskan bahwa pengukuran tersebut dikelompokkan menjadi dua, yakni yang berhubungan dengan evaluasi ketika uji coba dilakukan serta ketika uji coba selesai dilakukan. 5. Proses uji coba itu sendiri, yang berisi tentang pertimbangan praktis dan
aktifitas uji coba.
Black box testing adalah pengujian yang dilakukan hanya mengamati hasil
eksekusi melalui data uji dan memeriksa fungsional dari perangkat lunak. Jadi, dianalogikan seperti kita melihat suatu kotak hitam dan kita hanya bisa melihat penampilan luarnya saja tanpa mengerti tentang apa dibalik bungkus hitamnya. Sama seperti pengujian black box, mengevaluasi hanya dari tampilan luarnya (interface), yaitu fungsionalitasnya tanpa mengetahui apa sesungguhnya yang terjadi dalam proses detilnya (hanya mengetahui input dan output).
Black box testing adalah metode pengujian perangkat lunak yang menguji
Metode uji dapat diterapkan pada semua tingkat pengujian perangkat lunak: unit, integrasi, fungsional, sistem dan penerimaan. Ini biasanya terdiri dari kebanyakan jika tidak semua pengujian pada tingkat yang lebih tinggi, tetapi juga bisa mendominasi unit testing juga (Hill, 2009).
Pengujian pada black box berusaha menemukan kesalahan seperti:
1. Fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang. 2. Kesalahan interface.
3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal. 4. Kesalahan kinerja.
38
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini terlebih dahulu akan dibahas tentang identifikasi permasalahan, analisis permasalahan, solusi permasalahan dan perancangan sistem dalam rancang bangun aplikasi promosi karyawan berdasarkan kompetensi pada PT. Memorandum Sejahtera.
Sebelum menggambarkan proses bisnis menggunakan flowchart, perlu diketahui terlebih dahulu peran (role), tanggung jawab (responsibility), aturan (rule), dan kebijakan (policy) yang ada pada perusahaan. Lebih lengkapnya dapat dilihat pada Tabel 3.1 Proses Bisnis Berdasarkan Stakeholder.
Tabel 0.1 Proses Bisnis Berdasarkan Stakeholder
Stakeholder Proses Bisnis Phase Aturan (Rule)
Manajer Divisi
Jika sesuai periode yang ditentukan, maka Manajer Divisi dapat melakukan penilaian dan penentuan promosi karyawan. Sedangkan jika tidak maka bisa melakukan proses penilaian penentuan promosi karyawan pada periode lain sesuai kebutuhan SDM (R.1)
HRD Manager
Pengelolaan dan perhitungan data penilaian
3
Pengelolaan dan perhitungan penilaian akan dilakukan pemeriksaan sebanyak 2 kali atau lebih. Jika belum tepat maka akan dilakukan pengelolaan dan perhitungan kembali (R.2)
Direktur Utama Persetujuan
penilaian 4
Dari identifikasi masalah, diputuskan untuk membuat perancangan sistem dalam rancang bangun aplikasi promosi karyawan berdasarkan kompetensi pada PT. Memorandum Sejahtera, maka diperlukan seperti Gambar 3.1 Langkah – langkah Perancangan Sistem sebagai berikut :
Gambar 3.1 Langkah-langkah Perancangan Sistem
3.1 Analisis Sistem
Analisis sistem merupakan tahap setelah identifikasi masalah. Tahap ini merupakan langkah awal dalam pembuatan sistem yang baru. Untuk menanggapi adanya suatu permasalahan yang terjadi berdasarkan hasil survey dan wawancara, akan dibuat suatu rancang bangun aplikasi promosi karyawan berdasarkan kompetensi pada PT. Memorandum Sejahtera. Maka terlebih dahulu harus mengetahui proses transaksi yang masih digunakan saat ini. Kemudian dibuatlah
document flow yang berfungsi untuk mengetahui secara detail proses transaksi
tersebut. Proses transaksi saat ini pada PT. Memorandum Sejahtera meliputi :
1. Document Flow Manajer Divisi
2. Document Flow HRD Manager
3. Document Flow Direktur Utama
4. Document Flow Staf Personalia
3.1.1 Document Flow Manajer Divisi
Aliran Sistem Saat ini Membuat Formulir Penilaian (Penentuan dan Penilaian Promosi Karyawan)
Manajer Divisi
Gambar 0.2 Document Flow Manajer Divisi Membuat Formulir Penilaian Tabel 0.2 Detail Document Flow Manajer Divisi Membuat Formulir Penilaian
Phase No.
Proses Nama Proses Input Proses Output
1. 1 Pembuatan
Proses ini menjelaskan tentang proses
Phase No.
Proses Nama Proses Input Proses Output
karyawan yang digunakan
Manajer Divisi PT Memorandum Sejahtera
Berikut ini merupakan document flow yang lebih detil phase 2 tentang proses mengamati dan menilai kinerja karyawan yang dilakukan oleh Manajer Divisi kepada calon karyawan yang akan dipromosikan. Dapat dilihat pada Gambar 3.3
Document Flow Manajer Divisi Melakukan Penilaian Kinerja.
Aliran Sistem Saat ini Penilaian Kinerja (Penentuan dan Penilaian Promosi Karyawan)
Tabel 0.3 Detail Document Flow Manajer Divisi Melakukan Penilaian Kinerja
Phase No.
Proses Nama Proses Input Proses Output
2. 1 Mengamati
menjelaskan tentang proses manajer divisi setiap divisi mengamati kinerja karyawan dalam melakukan tugas-tugas yang diberikan
Dokumen
menjelaskan tentang penilaian kinerja yang dilakukan oleh manajer divisi untuk menilai karyawan sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan setiap divisi masing-masing.
menjelaskan tentang penilaian kinerja yang dilakukan oleh manajer divisi dalam menilai karyawannya pada periode lain, karena ada kebutuhan SDM yang harus
3.1.2 Document Flow HRD Manager
Gambar 3.4 Document Flow HRD Manager (Pengelolaan dan Perhitungan Data Penilaian).
Aliran Sistem Saat ini
Tabel 0.4 Detail Document Flow HRD Manager (Pengelolaan dan Perhitungan Data
Proses ini menjelaskan tentang proses memeriksa semua dokumen hasil penilaian.
Proses ini menjelaskan tentang proses
merekap data
penilaian yang telah dilakukan
Proses ini menjelaskan tentang perhitungan penilaian yang dilakukan oleh HRD
Manager yang akan
mendapatkan total hasil penilaian masing-masing
karyawan tiap bagian
Data
Proses ini menjelaskan apabila perhitungan penilaian yang dilakukan belum sesuai maka akan dilakukan perhitungan kembali
Proses ini menjelaskan tentang pemberian komentar yang dilakukan HRD
Manager terhadap
data penilaian.
3.1.3Document Flow Direktur Utama
Berikut ini merupakan document flow yang lebih detil phase 4 tentang proses memeriksa data penilaian beserta analisa dan melakukan persetujuan penilaian. Dapat dilihat pada Gambar 3.5 Document Flow Direktur Utama (Persetujuan Penilaian).
Aliran Sistem Saat ini (Persetujuan Penilaian)
Direktur Utama
Ph
ase
Mulai
Memeriksa data penilaian {Setelah
dilakukan perhitungan} Dokumen Penilaian
{Setelah dilakukan perhitungan dan
analisa}
Selesai 1
Melakukan persetujuan
2
Membuat Surat Keputusan (SK) kenaikan jabatan
3 Dokumen Penilaian {Setelah persetujuan}
Surat Keputusan (SK) kenaikan jabatan dan
Hasil Penilaian
Tabel 0.5 Detail Document Flow Direktur Utama (Persetujuan Penilaian)
Phase No.
Proses Nama Proses Input Proses Output
4. 1 Memeriksa
tentang proses memeriksa semua dokumen penilaian.
tentang Direktur Utama melakukan persetujuan atas hasil penilaian promosi karyawan
tentang persetujuan dan memberikan Surat Keputusan (SK) kenaikan jabatan bagi karyawan yang dipromosikan.
3.1.4 Document Flow Staf Personalia
Aliran Sistem Saat ini
(Perekapan data karyawan setelah disetujui Direktur Utama)
Staf Personalia
P
h
ase
Mulai
Merekap data penilaian (Setelah disetujui) Surat Keputusan
(SK) kenaikan jabatan dan Hasil
Penilaian
Selesai 1
Membuat Laporan hasil promosi karyawan
2
Mencetak Laporan hasil promosi karyawan
3
Laporan hasil promosi karyawan
Tabel 0.6 Detail Document Flow Staf Personalia (Perekapan data karyawan setelah disetujui Direktur Utama)
Phase No.
Proses Nama Proses Input Proses Output
5. 1 Merekap data tentang proses perekapan data penilaian setelah disetujui oleh Direktur Utama
Rekap data penilaian
2 Membuat laporan hasil promosi tentang proses pembuatan laporan hasil kinerja karyawan laporan hasil promosi tentang proses mencetak data penilaian yang telah disetujui dan diberikan kembali pada manajer divisi, dikarenakan yang bertanggung
jawab atas
merancang sistem yang memiliki fungsi-fungsi yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing stakeholder sistem. Berikut ini merupakan hasil analisis kebutuhan untuk masing-masing stakeholder:
3.2.1Analisis Kebutuhan pada Manajer Divisi
Dalam proses tahap pembuatan dokumen penilaian yang dilakukan oleh Manajer Divisi PT Memorandum Sejahtera masih membutuhkan waktu cukup lama. Dikarenakan pembuatan dokumen penilaian untuk promosi karyawan masih secara manual, dapat dikatakan pembuatan masih dilakukan oleh Manajer Divisi secara manual.
Hasil analisa dari proses tersebut adalah dilakukannya eliminasi pada tahap proses pembuatan dokumen penilaian, dikarenakan sistem (aplikasi) penilaian promosi karyawan akan secara otomatis. Form penilaian dapat diakses langsung oleh Manajer Divisi, sehingga proses tersebut dapat berjalan secara efisien yaitu tidak membutuhkan waktu yang lama untuk pembuatan dokumen penilain promosi yang dilakukan oleh Manajer Divisi.
Dalam proses penilaian dan penentuan promosi karyawan masih membutuhkan waktu yang lama karena menunggu Manajer Divisi membuat dokumen penilaian, setelah melakukan penilaian dokumen harus diberikan kepada HRD Manager.
Hasil analisa dari proses tersebut adalah dilakukannya otomasi pada penilaian dan penentuan promosi karyawan dikarenakan dalam sistem (aplikasi) penilaian dan penentuan promosi karyawan terdapat fasilitas untuk dapat mengakses langsung
data-data penilaian kepada HRD Manager sehingga proses tersebut dapat berjalan secara efisien.
a) Analisis Kebutuhan pada Penilaian
Pada saat ini proses penilaian PT. Memorandum Sejahtera item yang digunakan bersifat umum, yaitu item tidak mempunyai acuan atau target yang pasti terhadap kompetensi pada bagian masing-masing.
Hasil analisa dari proses penilaian tersebut dengan dilakukannya penilaian berdasarkan kompetensi. Penilaian berdasarkan kompetensi menggunakan lima aspek, yaitu data pribadi, riwayat pendidikan, riwayat pekerjaan, riwayat jabatan, dan kriteria. Item yang akan dinilai lebih detail serta terdapat panduan mengenai cara penilaiannya berdasarkan standar yang ada, sehingga akan mendapatkan keakuratan dalam memperoleh hasil penilaian.
3.2.2Analisis Kebutuhan pada HRD Manager
Dalam proses pengolahan dan perhitungan yang dilakukan masih terdapatnya hasil penilaian yang belum akurat, kurangnya ketelitian dalam merekap data dan membutuhkan waktu yang lama dalam perhitungan, dikarenakan dalam prosesnya masih melakukan dengan cara manual.
3.2.3Analisis Kebutuhan pada Direktur Utama
Dalam proses persetujuan penilaian terdapat beberapa tahapan proses yang akan berpotensi untuk menghambat proses persetujuan. Salah satunya, ketika pengambilan keputusan dari hasil pengolahan dan perhitungan penilaian yang dilakukan oleh HRD Manager masih kurang cepat dan sulit dimengerti calon yang dipromosikan berdasarkan kriteria masing-masing divisi.
Hasil analisa dari proses tersebut adalah dilakukannya pengolahan laporan promosi karyawan yang mendetail dan mudah dimengerti, sehingga dapat mempercepat proses persetujuan penilaian.
3.2.4Analisis Kebutuhan pada Staf Personalia
Hasil analisa dari proses tersebut adalah dilakukannya perekapan secara manual yaitu menyebabkan terjadinya kesalahan dalam merekap dan membutuhkan waktu yang lama.
Hasil analisa dari proses tersebut adalah dilakukannya otomasi pada proses perekapan dikarenakan sistem (aplikasi) penilaian dan penentuan promosi karyawan akan secara otomatis dalam merekap data berdasarkan perhitungan data penilaian yang dilakukan pihak HRD Manager, sehingga proses tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien.
3.3 Kebutuhan Perangkat Lunak (Software Requirement)
Dalam melakukan identifikasi kebutuhan sistem, ada beberapa tahapan yang harus dilalui, yaitu:
A. Elisitasi Kebutuhan (Requirement Elicitation)
Elisitasi atau pengumpulan kebutuhan merupakan aktifitas awal dalam proses rekayasa kebutuhan (requirement elicitation). Proses elisitasi ini dilakukan dengan cara seperti pertama kali melakukan identifikasi permasalahan. Sebelum kebutuhan dapat dianalisis, dimodelkan, atau ditetapkan harus dikumpulkan melalui proses elisitasi. Pada tahapan ini dilakukan penyeleksian data yang diperoleh sehingga dapat diketahui data-data yang digunakan dan yang tidak digunakan terkait dengan pengembangan sistem.
Berikut ini data yang dikumpulkan melalui proses wawancara ataupun observasi (elisitasi) di perusahaan. Data tersebut meliputi:
1. Data Pengguna
Data pengguna digunakan untuk memberikan hak akses kepada pengguna terhadap aplikasi yang akan dibangun. Contoh data pengguna dapat dilihat pada Tabel 3.7 Data Pengguna.
Tabel 0.7 Data Pengguna
No Nama Pengguna Peranan
1 Manajer Divisi
Manajer Divisi bertanggung jawab dalam melakukan penilaian dan penentuan promosi karyawan.
2 HRD Manager
No Nama Pengguna Peranan
telah dilakukan Manajer Divisi dan mengajukannya kepada Direktur Utama.
3 Staf Personalia
Staf Personalia bertanggung jawab dalam melakukan kegiatan pengolahan dan perekapan data karyawan bagian HRD yang berkaitan dengan penilaian dan penentuan promosi karyawan.
2. Data Bagian
Data bagian adalah data yang digunakan untuk mengetahui bagian yang terdapat pada perusahaan. Berikut ini adalah beberapa contoh bagian yang terdapat pada perusahaan dapat dilihat pada Tabel 3.8 Data Bagian.
Tabel 0.8 Data Bagian
No Nama Bagian
1 Penagihan dan Pengembangan 2 Layout/Pra-Cetak
3 Marketing 4 Wartawan
3. Data Kompetensi Inti
Tabel 0.9 Data Kompetensi Inti
No Kompetensi Inti
1 Data pribadi
2 Riwayat pendidikan 3 Riwayat pekerjaan 4 Riwayat Jabatan 5. Kriteria
4. Data Jenis Kompetensi
Data jenis kompetensi adalah kompetensi apa saja yang terdapat pada sebuah kompetensi inti dalam melakukan sebuah penilaian pada karyawannya. Untuk lebih detail contoh data kompetensi dapat dilihat pada Tabel 3.10 Data Jenis Kompetensi.
Tabel 0.10 Data Jenis Kompetensi
Jabatan Jenis Kompetensi Kriteria Deskripsi
Wartawan Kriteria
Mendapat berita bagus
Unit kompetensi ini berkaitan dengan berapa banyak berita yang didapat wartawan dalam memenuhi targetnya dengan minimal 3 berita dalam 1 bulan yang harus terpenuhi.
Disiplin
Jabatan Jenis Kompetensi Kriteria Deskripsi
penyerahan berita yang didapat tepat pada waktunya.
Team Kerja
Unit kompetensi ini berkaitan dengan kekompakan dan kerja sama dalam mencari narasumber dan topik untuk surat kabar, sehingga dapat memenuhi target memo surabaya.
5. Data Prioritas Kriteria setiap Divisi
Data prioritas kriteria setiap divisi adalah standar yang digunakan untuk melakukan penilaian oleh manajer divisi masing-masing dalam menilai kinerja karyawan/bawahannya. Untuk mengetahui lebih detail mengenai standar penilaian dapat dilihat pada Tabel 3.11 Data Prioritas Kriteria setiap Divisi.
Tabel 0.11 Data Prioritas Kriteria setiap Divisi
Manager HRD Manager Pra-Cetak
1 Team kerja 1 Team kerja
2 Ulet 2 Penataan berita
3 Ketelitian 3 Ketelitian
4 Target tercapai 4 Ulet
Manager Pemasaran Manager Espedisi 1 Target Tercapai (Cas in Koran) 1 Ketepatan waktu
2 Ketepatan waktu 2 Target tercapai
3 Ulet 3 Ketelitian
4 Ketelitian 4 Ulet
5 Team kerja 5 Disiplin
6 Disiplin 6 Team Kerja
Manager Iklan Manager Keuangan
1. Target Tercapai 1 Ketelitian
2 Disiplin 2 Ulet
3 Ketelitian 3 Target tercapai
4 Team kerja 4 Team Kerja
5 Ketepatan waktu dan tuntas, 5 Disiplin 6 Ulet
Pimpinan Redaksi
1 Mendapat berita bagus 7 Team Kerja
2 Penataan berita 8 Disiplin
3 Ketelitian 4 Ulet
6. Data Prioritas Kriteria Standar Penilaian setiap Jabatan
Data prioritas kriteria standar penilaian setiap jabatan adalah standar yang sudah ditentukan oleh pihak HRD sebagai parameter perhitungan penilaian setiap manajer divisi. Standar penilaian digunakan untuk perhitungan penilaian yang dilakukan oleh manajer divisi masing-masing dalam menilai kinerja karyawan/bawahannya berdasarkan setiap jabatan pada divisi. Untuk mengetahui lebih detail mengenai standar penilaian dapat dilihat pada Tabel 3.12 Data Prioritas Kriteria Standar Penilaian setiap Jabatan.
Tabel 0.12 Data Prioritas Kriteria Standar Penilaian setiap Jabatan
Manajer Divisi Staf Divisi
1. Target Tercapai (70) 1 Target Tercapai (70) 2 Ketepatan waktu (60) 2 Ketelitian (70)
3 Ketelitian (70) 3 Team kerja (60)
4 Team kerja (60) 4 Ulet (50)
5 Disiplin (70) 5 Disiplin (60)
Kepala Bagian Staf Bagian
1 Target Tercapai (60) 1 Target Tercapai (60) 2 Ketepatan waktu (60) 2 Ketepatan waktu (60)
3 Disiplin (70) 3 Team kerja (50)
Karyawan Bagian Wartawan
1 Ketelitian (60) 1 Mendapat berita bagus (60) 2 Team Kerja (50) 2 Penataan berita (70)
3 Disiplin (60) 3 Team Kerja (60)
4 Ulet (60) 4 Disiplin (60)
7. Data Standar Penilaian
Data standar penilaian adalah standar yang digunakan untuk melakukan penilaian pada kinerja karyawan. Untuk mengetahui lebih detail mengenai standar penilaian dapat dilihat pada Tabel 3.13 Data Standar Penilaian.
Tabel 0.13 Data Standar Penilaian
Nilai Angka Keterangan
81 – 100 Memuaskan
61 – 80 Baik
41 – 60 Cukup
B. Analisis Kebutuhan (Requirement Analysis)
Requirements analysis adalah tahapan yang digunakan untuk mempelajari
kebutuhan pengguna, sehingga didapatkan definisi kebutuhan sistem atau perangkat lunak yang bertujuan untuk mendefinisikan apa yang harus dikerjakan oleh perangkat lunak dalam memenuhi keinginan pengguna dan memahami masalah secara menyeluruh. Pada tahap ini secara detail terdapat proses sebagai berikut: 1. Mendeteksi dan menyelesaikan permasalahan sesuai dengan kebutuhan
organisasi.
2. Menemukan batasan dari perangkat lunak dan bagaimana perangkat lunak berinteraksi dengan organisasi dan lingkungan operasional.
3. Menguraikan spesifikasi kebutuhan sistem.
Sesuai dengan hasil dari elisitasi data-data yang dibutuhkan untuk membangun sistem, maka dibutuhkan desain dari fungsi-fungsi yang dibangun secara terkomputerisasi.
C. Spesifikasi Kebutuhan (Requirements specification)
Requirements specification adalah sebuah kegiatan yang mengacu pada
pembuatan dokumen yang dapat ditinjau secara sistematis, dievaluasi, dan disetujui. Pada tahap ini, sama sekali tidak dibahas bagaimana metode pengembangan yang akan dilakukan. Dokumen spesifikasi kebutuhan ini membahas beberapa hal yang berkaitan dengan system definition document, system requirements specification, dan
software requirements specification. Adapun kebutuhan fungsi-fungsi tersebut dapat
C.1 Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional merupakan dasar dari penyusunan fungsi-fungsi yang akan dibangun di dalam perangkat lunak. Fungsi-fungsi perangkat lunak tersebut melalui proses identifikasi terhadap kebutuhan pengguna. Adapun kebutuhan fungsional yang sudah disetujui oleh stakeholder tersebut adalah:
C.1.1 Staf Personalia
Terdapat kebutuhan fungsional Staf Personalia adalah sebagai berikut:
1. Tugas Staf Personalia seperti merekap dan melakukan pembuatan laporan hasil promosi karyawan.
2. Staf Personalia mencatat standar kompetensi yang akan dinilai oleh Manajer Divisi melalui aplikasi dengan pengawasan HRD Manager, sehingga dapat membantu Manajer Divisi dalam melakukan penilaian.
Kebutuhan fungsional beserta penjelasannya untuk Staf Personalia dapat dilihat pada Tabel 3.14 Fungsi Pencatatan Master Kompetensi.
Tabel 0.14 Fungsi Pencatatan Master Kompetensi Nama Fungsi Fungsi pencatatan master kompetensi
Stakeholder Staf Personalia Deskripsi
Proses ini merupakan sebuah proses yang dilakukan untuk menyusun data kompetensi seperti : data pribadi, riwayat pendidikan, riwayat pekerjaan, riwayat jabatan dan kriteria sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh PT. Memorandum Sejahtera.
Kondisi Awal 1. Data pengguna. 2. Data bagian.
3. Data kompetensi inti. 4. Data jenis kompetensi.
5. Data prioritas kriteria setiap divisi.
Nama Fungsi Fungsi pencatatan master kompetensi Stakeholder Staf Personalia
Alur Normal
Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi login pengguna 1. Staf Personalia
memasukkan username
dan password
Sistem akan melakukan pengecekan username dan
password Staf Personalia.
Jika username dan password tidak sesuai, maka sistem akan menampilkan informasi
berupa “Username/Password
Anda Salah”.
Jika Staf Personalia berhasil
login, maka sistem akan
menampilkan informasi tentang Staf Personalia yang melakukan login dan memberikan session kepada Staf Personalia.
Aksi Pengguna Respon Sistem
Mencatat kompetensi inti 1. Staf Personalia memilih
menu “master”
Sistem menampilkan data kompetensi inti yang telah ada. 2. Staf Personalia memilih
tombol “Ubah”
Sistem menampilkan data pada
form yang akan di ubah.
3. Staf Personalia mengisikan master berisi kompetensi inti dan
menekan tombol
“simpan”
Sistem akan melakukan pengecekan apakah seluruh
field telah terisi atau belum.
Jika seluruh field telah terisi maka sistem akan menyimpan data master
kompetensi inti.
Nama Fungsi Fungsi pencatatan master kompetensi Stakeholder Staf Personalia
Aksi Pengguna Respon Sistem
Mencatat data pengguna 1. Staf Personalia memilih
menu “master data pengguna”.
Sistem menampilkan data pengguna yang telah tersedia. 2. Staf Personalia memilih
tombol “tambah data pengguna”.
Sistem menampilkan form
tambah data pengguna. 3. Staf Personalia mencatat
data pengguna, kemudian
menekan tombol
“simpan”.
Sistem akan melakukan pengecekan apakah seluruh
field telah terisi atau belum.
Jika seluruh field telah terisi, maka data dapat disimpan. Jika seluruh field belum terisi
dan Staf Personalia menekan
tombol “simpan” maka
sistem akan menampilkan pesan peringatan pada bagian
field yang masih kosong atau
kurang sesuai.
Aksi Pengguna Respon Sistem
Mencatat data bagian 1. Staf Personalia memilih
menu “master bagian”.
Sistem menampilkan data bagian yang telah tersedia. 2. Staf Personalia memilih
tombol “tambah bagian”.
Sistem akan tambah data bagian.
3. Staf Personalia mencatat data bagian, kemudian
menekan tombol
“simpan”.
Sistem akan melakukan pengecekan apakah seluruh
field telah terisi atau belum.
Jika seluruh field telah terisi, maka data dapat disimpan. Jika seluruh field belum terisi
dan Staf Personalia menekan
tombol “simpan” maka
sistem akan menampilkan pesan peringatan pada bagian
field yang masih kosong atau
Nama Fungsi Fungsi pencatatan master kompetensi Stakeholder Staf Personalia
Aksi Pengguna Respon Sistem
Mencatat data kriteria
1. Staf Personalia memilih
menu “master kriteria”.
Sistem menampilkan form data kriteria yang telah tersedia. 2. Staf Personalia memilih
tombol “tambah kriteria”.
Sistem akan tambah data kriteria.
3. Staf Personalia input kriteria penilaian, kemudian menekan
tombol “simpan”.
Sistem akan melakukan pengecekan apakah seluruh
field telah terisi atau belum.
Jika seluruh field telah terisi, maka data dapat disimpan. Jika seluruh field belum terisi
dan Staf Personalia menekan
tombol “simpan” maka
sistem akan menampilkan pesan peringatan pada bagian
field yang masih kosong atau
kurang sesuai. Alur
Alternatif
Aksi Pengguna Respon Sistem
- -
Alur Eksepsi
Aksi Pengguna Respon Sistem
1. Staf Personalia memasukkan username
dan password yang salah.
Sistem menampilkan pesan gagal login dikarenakan kesalahan username maupun
password.
Sistem menampilkan halaman login awal.
Kondisi Akhir
1. Master user
2. Master karyawan
3. Master kota
4. Master agama
5. Master divisi
6. Master jabatan
7. Master bagian
8. Master periode
9. Master kriteria
Nama Fungsi Fungsi pencatatan master kompetensi Stakeholder Staf Personalia
11.Master riwayat pendidikan
12.Master riwayat pekerjaan
13.Master riwayat jabatan
Kebutuhan
Non-Fungsional
1. Security Fungsi penyusunan master
kompetensi hanya dapat diakses oleh pengguna yang memiliki akses yakni Staf Personalia.
2. Correctness Master kompetensi dapat
tersimpan apabila seluruh field pada form master kompetensi telah terisi secara keseluruhan.
3. Interface Memilih warna yang tidak
membosankan dan tidak terlalu mencolok.
Bahasa yang digunakan dalam fungsi penyusunan
master kompetensi adalah
bahasa Indonesia.
4. Performance Waktu respon simpan pada
aplikasi harus dapat dilakukan dengan cepat tidak boleh lebih dari 1 menit.
5. Operability Untuk mempermudah
pengisian, form didesain dengan bantuan catatan pada setiap field-nya.
