i
ANALISIS PROSEDUR SISTEM INFORMASI
PERPANJANGAN KARTU DINAS DI BAGIAN
PENGENDALIAN PENGUMPULAN TOL DAN RANCANGAN
ANGGARAN BIAYA DI BAGIAN PEMELIHARAAN
PT. JASA MARGA
Laporan Praktek Kerja Lapangan
Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah Praktek Kerja Lapangan Jenjang Strata Satu Program Studi Sistem Informasi
Oleh :
Kabilla Sani Siregar NIM. 10508346 Siti Nurlela NIM. 10508326 Maya Andriati NIM. 10508345
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDOMESIA
BANDUNG
iii
KATA PENGANTAR
Assallammu’alaiku. Wr. Wb
Puji dan Syukur penulis panjatkan kehadirat allah SWT. Shalawat serta salam semoga di limpahkan kepada Nabi Muhammad SAW, kepada keluarganya para sahabatnya serta seluruh pengikutnya yang senantiasa patuh dan taat kepadanya.
Berkat rahmat dan karunia-Nya semata penulis telah menyelesaikan pelaksanaan praktek kerja lapangan yang di laksanakan pada Juli - Agustus 2011 bertempat di PT. Jasa Marga (Persero) Tbk Cabang Purbaleunyi. Dengan adanya praktek kerja lapangan ini, penulis mendapatkan pengalaman baik secara teknis maupun teoritis yang akan bermanfaat di dunia kerja. Penulis ingin menyampaikan ucapan terimakasih kepada pihak - pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan laporan ini:
1. Allah SWT, yang telah memberikan nikmat dan karunia - Nya 2. Kedua Orang tua kami tercinta
3. Dosen pembimbing, Ibu Deasy Permatasari,S.Si.,MT
4. Bpk. Yusap Supriatna selaku Kepala Sub Bagian Pengendalian Pengumpulan Tol PT. Jasa Marga Cabang Purbaleunyi
5. Bpk. Hartono selaku Kepala Bagian Pelayanan dan Pemelliharaan PT. Jasa Marga Cabang Purbaleunyi
6. Teman - teman kami
Penulis menyadari bahwa sepenuhnya laporan ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, saran dan kritik yang bersifat membangun sangat penulis butuhkan demi kemajuan di kemudian hari. Semoga laporan ini bermanfaat bagi para pembaca.
Wasalammu’alaikum. Wr. Wb
iv
1.1Latar Belakang Kerja Praktek...1
1.2 Identifikasi Masalah dan Rumusan Masalah...2
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian...2
1.4 Kegunaan dan Penelitian...3
1.5 Lokasi dan Waktu Penelitian ...3
BAB II LANDASAN TEORI...5
2.1 Pengertian Analisa...5
2.2 Pengertian Prosedur...5
2.3 Pengertian Sistem...5
2.4 Pengertian Informasi...6
2.5 Pengertian Sistem Informasi...6
2.6 Pengertian Kartu Dinas...6
2.7 Pengertian Perpanjangan Kartu Dins...6
2.8 Pengertian Bagian Pengendalian Pengumpulan Tol...7
2.9 Pengertian Rancangan...7
2.10 Pengertian Anggaran...7
2.11 Pengertian Biaya...7
2.12 Pengertian Rancangan Angaran Biaya...7
2.13 Pengertian Bagian Pemeliharaan...8
2.14 Pengertian Flowmap...8
2.15 Pengertian Diagram Konteks...8
v
BAB III PROFIL PERUSAHAAN...9
3.1 Tinjauan Umum Perusahaan...9
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan...11
3.3 Deskripsi Kerja...12
BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN...16
4.1 Analisis Prosedur Sistem Informasi Perpanjangan Kartu Dinas yang sedang berjalan 4.1.1 Flowmap...16
4.1.2 Diagram Konteks...17
4.1.3 DFD Level 0...17
4.2 Analis Prosedur Sistem Informasi Rancangan Anggaran Biaya yang sedang berjalan 4.2.1 Flowmap...18
4.2.2 Diagram Konteks...19
4.2.3 DFD Level 0...19
4.3 Skema Bangunan PT. Jasa Marga...20
4.4 Skema Jaringan yang di gunakan...21
4.5 Evaluasi...22
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN...25
5.1 Kesimpulan...25
5.2 Saran...25
DAFTAR PUSTAKA
vi
DFATAR TABEL
DAFTAR PUSTAKA
[1] Carter, William K. 2009, “Akuntansi Biaya Buku I Edisi 14”, Salemba
Empat, Jakarta.
[2] Hartono, Jogianto, 1989, “Analisis dan Desain”, Andi, Yogyakarta.
[3] Jogianto, HM, 1989, “Analisis dan Desain Sistem Informasi”, Andi Offset,
Yogyakarta.
[4] Mulyadi, 1993, “Akuntansi Biaya Edisi 5”, Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi
YKPN, Yogyakarta.
[5] Susanto, Azhar, 2000, “Sistem Informasi Manajemen Konsep dan
Pengembangannya”, Universitas Padjajaran Lingga Jaya.
http://en.wikipedia.org
http://organisasi.org/definisi-pengertian-analisa-analisis
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang Kerja Praktek
Perkembangan zaman pada saat ini terus berkembang pesat, oleh karena itu pesatnya informasi tentang teknologi seperti contohnya komputer yang semakin berkembang baik fisik ataupun spesifikasi dari komputer itu sendiri. Maka dari itu komputer sudah menjadi penunjang bagi setiap perusahaan untuk membantu para pegawai dalam mengerjakan tugasnya dengan begitu adanya efisiensi dari segi waktu.
Selain itu dengan adanya komputer, dibutuhkan pula (training) training merupakan suatu pelatihan yang diberikan oleh perusahaan atau instansi terkait untuk menambah pengetahuan atau wawasan bagi para pegawai demi mempermudah sistematis pengerjaan secara komputerisasi.
Instansi merupakan suatu pihak terkait dalam suatu pekerjaan . Sistematis merupakan cara mengkondisikan atau mengatur skema dalam pengerjaan sesuai petunjuk yang ada . komputerisasi merupakan suatu sistem pengerjaan yang seluruhnya terkomputerisasi mengunakan komputer .
Dilihat dari segi aspek kinerja pegawai dan spesifikasi komputer yang digunakan di PT. Jasa Marga . PT. Jasa Marga merupakan salah satu perusahaan yang mempunyai kendala akan kekurangan tersebut. Dengan begitu bagi para pegawai sangat penting mengikuti pelatihan agar mengetahui perkembangan teknologi saat ini. Selain itu komputer yang di gunakan pun harus sesuai dengan kebutuhan yang ada agar dapat terintegrasi dengan baik antara software, hardware dan brainware.
Integrasi merupakan keterkaitannya antara satu dengan yang lainnya , sehingga menimbulkan hubungan antara pihak yang yang terkait . Software merupakan suatu perangkat lunak. Hardware
2
Dengan demikian di perlukannya penelitian lebih lanjut untuk mencari kekurangan yang ada agar dapat di evaluasi oleh perusahaan. Maka dari itu kami mengambil judul “Analisis Prosedur Sistem Informasi Perpanjangan Kartu Dinas di Bagian Pengendalian
Pengumpulan Tol dan Rancangan Anggaran Biaya di Bagian
Pemeliharaan di PT. Jasa Marga “
1.3 Identifikasi Masalah dan rumusan Masalah
Dari latar belakang masalah yang terdapat di atas maka penulis menemukan beberapa masalah, adapun masalah tersebut adalah sebagai berikut :
a. Kurangnya spesifikasi komputer yang memadai
b. Minimnya keahlian pegawai dalam bidang komputerisasi
Dan berdasarkan penjelasan di atas maka penulis merumuskan masalah yang akan di bahas yaitu :
a. Bagaimana prosedur SI Perpanjangan Kartu Dinas yang berjalan b. Bagaimana prosedur SI Rancangan Anggaran Biaya
1.4Maksud dan Tujuan Penelitian
Maksud dari analisis prosedur perpanjangan kartu dinas di bagian pengendalian pengumpulan tol dan rancangan anggaran biaya di bagian pemeliharaan yang kami lakukan ini yaitu :
a. Untuk membantu perusahaan dalam mengefektikan prosedur perpanjangan kartu dinas yang sedang berjalan
b. Untuk membantu perusahaan dalam perbaikan kinerja pegawai di bagian pemeliharaan
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :
a. Untuk mengetahui prosedur perpanjangan kartu dinas yang sedang berjalan
3
1.5 Kegunaan Penelitian
a) Akademis
Tugas ini juga akan dapat menambah ilmu dan wawasan bagi peneliti dalam perkembangan teknologi informasi khususnya dalam dunia kerja.
b) Praktis
Bagi perusahaan PT. JASAMARGA sebagai objek penelitian akan mengetahui dimana letak kelemahan dalam prosedur perpanjangan kartu dinas di bagian PPT dan rancangan anggaran biaya di bagian pemeliharaan sehingga akan mempercepat jalannya proses.
1.5 Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian di lakukan di PT. JASA MARGA yang berlokasi di Jl.Dr.Djunjunan 251 Bandung. Penelitian ini di laksanakan selama kurang lebih 3 Minggu yang di mulai pada tanggal 12 sampai dengan 29 juli 2011. Adapun tabel kegiatan praktek kerja :
Tabel 1.1. Kegiatan Praktek Kerja Lapangan
No Aktifitas
Waktu Juli 2010
12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 1
Membuat Kartu Pultol dan
5
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Analisis
kajian yang dilaksanakan terhadap sebuah bahasa guna meneliti struktur bahasa tersebut secara mendalam. Sedangkan pada kegiatan laboratorium, kata analisa atau analisis dapat juga berarti kegiatan yang dilakukan di laboratorium untuk memeriksa kandungan suatu zat.
2.2 Pengertian Prosedur
Berisi dokumentasi tentang bagaimana cara menggunakan dan menjalankan suatu sistem .
Menurut. Ibnu Syamsi, SW (1994 : 16) mendefinisikan prosedur sebagai
berikut :
“Prosedur adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap
dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan”.
Kemudian prosedur juga dapat diartikan suatu urutan kegiatan klerikal yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu perlakuan yang seragam terhadap transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang.
2.3 Pengertian Sistem
6
2.4 Pengertian Informasi
Menurut [ jog 03 ] : Informasai adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan penting bagi yang menerimanya.
Menurut SUS : Informasi asalah data yang telah diolah yang mempunyai nilai guna atau manfaat bagi si pemakai dalam proses pengambilan keputusan atau informasi atau output dari proses transformasi dimana data tersebut berfungsi sebgai input.
2.5 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Robert A Letch dan K.Roscoe Davis dalam Jogianto : Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian , mendukung oprasi , bersifat menejerial dan kegiatan dtrategi dari suatu organisai dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan- laporan yang diperlukan.
Menurut SUS : Sistem Informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan berkerjasama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna.
2.6 Pengertian Kartu Dinas
Menurut [SOP PT.Jasa Marga] Pengertian Kartu Dinas adalah kartu yang memuat mengenai data diri pemegan kartu baik itu pegawai PT. Jasa Marga maupun instansi yang terkait
2.7 Pengertian Perpanjangan Kartu Dinas
Menurut [SOP PT. Jasa Marga] Perpanjangan Kartu Dinas adalah masa dari kartu dinas sudah expired maka harus di tambah.
7
2.8 Pengertian Bagian Pengendalian Pengumpulan Tol
Menurut [SOP PT. Jasa Marga] Pengendalian Pengumpulan Tol adalah kegiatan pengawasan, pengendalian dan evaluasi terhadap transaksi pengumpulan tol, dengan memperhatikan SOP dan sistim operasional pengumpulan tol yang berlaku, tuntutan pelayanan, potensi pendapatan tol, penggunaan sarana dan prasarana pelayanan transaksi
2.9 Pengertian Rancangan
Menurut [Mulyadi] Rancangan adalah suatu program operasional terimci, merupakan proses merasakan kesempatan maupun ancaman eksternal, menentukan tujuan yang di inginkan, dan menggunakan sumber daya untuk mencapai tujuan tersebut.
2.10 Pengertian Anggaran
Menurut [Mulyadi] Anggaran adalah pernyataan yang terkuantifikasi dan tertulis dari rencana
manajemen .
2.11 Pengertian Biaya
Menurut [Mulyadi] Biaya adalah pengorbanan sumber ekonomi , yang diukur dalam satuan uang,
yang telah terjadi atau kemungkinan yang akan terjadi untuk tujuan tertentu. Biaya suatu nilai tukar , pengeluaran , atau pengorbanan yang dilakukan untuk menjamin perolehqn manfaat.
2.12 Pengertian Rancangan Angaran Biaya
8
2.13 Pengertian Bagian Pemeliharaan
Menurut [SOP PT. Jasa Marga] Pemeliharaan adalah suatu kombinasi dari berbagai tindakan yang dilakukan untuk menjaga suatu barang, atau memperbaikinya sampai mencapai suatu kondisi yang bisa diterima .
2.14 Pengertian Flowmap
Flow Map merupakan suatu diagram yang dipresentasikan dengan digambarkan sistem yang didalamnya terdapat subsistem-subsistem. Didalam subsistem tersebut terdapat dokumen-dokumen yang mengalir, yang menghubungkan antara subsistem yang satu dengan yang lainnya.
2.15 Pengertian Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan level paling tinggi dalam suatu diagram alir data yang hanya memiliki sebuah lingkaran (proses) yang memodelkan seluruh sistem, sedangkan alir memodelkan hubungan antara sistem dengan terminator di luar sistem . Digunakan juga untuk menggambarkan analisis sistem informasi secar keseluruhan.
2.16 Pengertian Data Flow Diagram
Alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah di komunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.
16
BAB IV
ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN
4.1 Analisis Prosedur Perpanjangan Kartu Dinas Yang Sedang Berjalan
4.1.2 Flowmap
Flowmap Prosedur yang sedang berjalan di bagian Pengumpulan Tol
17
4.1.2 Diagram Konteks
Diagram Konteks yang sedang berjalan di bag PPT
18
4.2 Analisis Prosedur Rancangan Anggaran Biaya Yang Sedang Berjalan
4.2.1 Flowmap
Flowmaf yang sedang berjalan di bagian pemeliharaan
Pemeliharaan Kabag Kacab Kontraktor Pusat
19
4.2.3 Diagram Konteks
Diagram Konteks yang sedang berjalan di bag Pemeliharaan
Pemeliharaan
SI RAB
Kabag
Kacab Kontraktor
Pusat
4.2.3 DFD level 0
DFD level 0 yang sedang berjalan di bag Pemeliharaan
Pemeliharaan 1. Membuat
RKAP Kabag
Kacab
Kontraktor Pusat
File RKAP
2. Membuat
RAB File RAB
3. Kontrak Kerja
4. Menyetujui
Kontrak Kerja
File Kontrak Kerja
20
4.3 Skema Bagunan di PT. Jasa Marga
PPT
Perpanj angan Kartu
Pemelih
araan
MPT
TU Gerbang TOL
Kantin
Kantib Resectionis Lap. Upacra dan Parki
21
4.4 Skema Jaringan Yang di Gunakan
Bag Kamtib Bag PPT
Bag Pemeliharaan Bag MPT
Bag Perpanjangan Kartu Dinas
22
Topologi Bintang (Star)
Pada topologi ini terdapat komponen yang bertindak sebagai pusat pengontrol. Semua simpul yang hendak berkomunikasi selalu melalui pusat pengontrol tersebut. Dalam hal ini pusat pengontrol berupa hub atau switch.
(a) Kelebihan topologi bintang :
Mudah dikelola dan dihubungkan (penyebab kegagalan mudah untuk diketahui).
Kegagalan pada sebuah komputer tidak berpengaruh pada seluruh jaringan.
(b) Kelemahan topologi bintang
Kegagalan pada pusat pengontrol akan menyebabkan kegagalan jaringan secara keseluruhan.
Jika pusat pengontrol berupa hub (bukan berupa switch), kecepatan transmisi menjadi lambat.
4.5 Evaluasi
Berdasarkan hasil analisa kami selama melakukan Praktek Kerja
Lapangan, kami menemukan beberapa kekurangan yang dapat dilihat dari beberapa faktor diantaranya sebagai berikut :
Faktor perangkat operasional dan fasilitas 1. Spesifikasi Hard ware Komputer di bagian PPT
Perangkat Hardware merupakan faktor yang cukup penting dalam menunjang kegiatan operasional dan kelancaran kinerja pegawai. disini, kami menemukan adanya suatu kekurangan dalam
spesifikasi Hardware yang dirasa cukup menimbulkan kendala bagi kinerja pegawai.
Spesifikasi Server yang digunakan
23
dapat pula diakses langsung dari computer server tersebut. Hardware yang digunakan antara lain :
a. Processor Pentium IV, Dual Core
b. Menggunakan RAM minimal 512 MB c. HardDisk minimal 5 GB
d. VGA 64 MB
e. Monitor LED
f. Keyboard dan Mouse
Adapun beberapa spesifikasi client yang digunakan dirasa kurang memadai adalah sebagai berikut :
Monitor Tabung
RAM 1G
Hard Disk 250mb
Processor Intel Pentium 2
Memory 258
Dilihat dari spesifikasi yang telah ada diperlukannya perbaikan karena spesifikasi tersebut akan menghambat didalam kinerja pegawai di perusahaan tersebut. Sehingga kami mempunyai Solusi :
Membuat alokasi anggaran dana Perbaikan Spesifikasi Komputer.
Maka dari itu diperlukannya alokasi Dana Perbaikan spesifikasi Komputer ini diperlukan untuk meminimalisir kendala operasional yang sering terjadi. Adapun Standart spesifikasi yang seharusnya dimiliki oleh suatu perusahaan adalah sebagai berikut :
Monitor LED 14’
RAM minimal 2G Hard Disk 500mb
24
Faktor kinerja Pegawai
1. Minimnya pengetahuan pegawai tentang Ilmu Komputer
Pengetahuan tentang Ilmu Komputer dan tata cara pengoperasian komputer seharusnya mutlak dimiliki oleh setiap pegawai. Akan tetapi, berdasarkan hasil analisa kami di lapangan, kami mendapati minimnya pengetahuan beberapa pegawai tentang ilmu Komputer dan hal ini dirasa sangat menghambat kinerja perusahaan.
Solusi :
Mengadakan pelatihan atau seminar tentang Komputer Kegiatan ini diperlukan untuk meningkatkan kemampuan pegawai dalam pengoperasian komputer untuk
meminimalisir kendala dan hambatan dalam kinerja perusahaan agar menjadi lebih efektif dan efisien baik dari segi waktu dan kualitas kerja pegawai.
25
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisa dan pembahasan yang telah disusun dalam penulisan laporan, maka dapat di simpulkan sebagai berikut :
1. Prosedur perpanjangan kartu dinas sudah baik dengan adanya penyimpanan data di dalam database dan terkomputerisasi sehingga memudahkan pegawai untuk mengerjakannya. 2. Prosedur rancangan anggaran biaya sudah baik karena sudah
terkomputerisasi sehingga memudahkan pekerjaan bagi pegawai.
5.2Saran
Pada dasarnya prosedur perpanjangan kartu dinas dan rancangan anggaran biaya di PT. Jasa Marga sudah baik tetapi masih adanya kekurangan untuk lebih mengefektifkan pekerjaan ataupun
mengefisiensikan waktu, maka saran yang dapat di berikan yaitu : 1. Fasilitas hardware yang digunakan untuk perpanjangan kartu
dinas harus sesuai dengan software yang ada, karena itu akan mempermudah pengerjaan
