pembangunan Sistem Informasi Pengajuan Pengadaan Barang Atau Jasa Di Pusat Penelitian Dan Pengembangan Geologi Kelautan (PPPGL) Bandung

(1)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pada dasarnya kerja praktek ini adalah pengembangan ilmu dari

apa yang telah didapat di bangku perkulihan, oleh karena itu mahasiswa

harus memanfaatkan sebaik-baiknya dalam pelaksanaan kerja praktek

untuk menambah pengalaman dan pengetahuan dalam dunia kerja.

Perkembangan sistem informasi yang berbasis komputerisasi saat

ini berkembang dengan pesat, sehingga komputer sudah merupakan suatu

sarana yang banyak digunakan di instansi pemerintah atau perusahaan

swasta hingga sampai ke rumah-rumah. Komputer merupakan pengolah

data yang dapat bekerja secara cepat dan akurat, bekerja secara otomatis

untuk menyimpan dan mengolah data, memproses dan menghasilkan

informasi.

Perkembangan informasi khususnya dibidang teknologi informasi

(komputer dan telekomunikasi) sangat dirasakan manfaatnya dalam

berbagai bidang pekerjaan, terutama dalam hal ketepatan dan kecepatan

(2)

informasi untuk menangani pekerjaan-pekerjaan rutin, seperti pekerjaan

administrasi, pengolahan data dan integritas data.

Perkembangan informasi juga telah merambah ke proses

pengadaan barang atau jasa, sehingga proses tersebut sebagai salah

satu informasi yang dituntut untuk menggunakan dan mengikuti

perkembangan informasi secara berkelanjutan. Dengan harapan

kedepannya proses pengadaan barang dan jasa dapat meningkatkan

peran dan fungsinya dalam memberikan mutu pelayanan yang baik

kepada pemakai, terutama dalam kegiatan pengelolaan database

barang dan jasa, penelusuran informasi, sirkulasi, dan kegiatan

lainnya.

Perangkat lunak sebagai salah satu komponen dari teknologi

informasi perkembangannya sejalan dengan perkembangan teknologi

informasi sehingga memungkinkan instansi beralih ke sistem yang

terintegrasi dengan komputerisasi dalam hal pengelolaan data dan

manajemen data. Dalam hal ini perangkat lunak sangat membantu

dalam pengelolaan data dalam jumlah banyak. Kemampuan perangkat

lunak tadi akan dipakai di salah satu instansi yang bergerak di bidang

(3)

mineral, yaitu Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi Kelautan

(PPPGL) agar lebih efektif dalam pengolahan data dan itegritas data.

Berdasarkan latar belakang di atas penulis mengambil judul :

“PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI PENGAJUAN

PENGADAAN BARANG ATAU JASA DI PUSAT PENELITIAN

DAN PENGEMBANGAN GEOLOGI KELAUTAN ( PPPGL )

(4)

1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah

Sebagai hasil kajian terhadap latar belakang munculnya

permasalahan di atas dan di tempat kerja praktek, maka penulis dapat

mengidentifikasi permasalahan yang menjadi beberapa pertanyaan

untuk dijawab dengan harapan dapat memperoleh solusi dari

permasalahan yang terjadi.

a. Identifikasi masalah

Penulis akan mengidentifikasikan masalah yang menjadi

pedoman penelitian dalam membuat sistem informasi pengadaan

barang atau jasa yang efektif dalam pengolahan data-datanya. Adapun

permasalahan yang menjadi kendala bagi pihak Pusat Penelitian dan

Pengembangan Geologi Kelautan Bandung saat ini adalah sebagai

berikut:

a. Belum memanfaatkan sistem komputerisasi dalam manajemen

data.

b. Besar kemungkinan kesalahan yang dibuat yang dikarenakan

kesalahan-kesalahan yang manusiawi (Rusaknya berkas atau

hilangnya berkas dan salahnya pencatatan).

c. Belum efektif nya sistem pengajuan barang atau jasa.

(5)

Adapun dasar yang digunakan untuk membangun sistem

informasi Pengadaan barang atau jasa pada Pusat Penelitian dan

Pengembangan Geologi Kelautan yaitu :

a. Bagaimana sistem informasi pengadaan barang atau jasa pada

Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi Kelautan, yang

dapat melayani user dalam melakukan pengadaan barang atau

jasa dan pemberian informasi data pada anggota.

b. Bagaimana sistem informasi pengadaan barang atau jasa pada

Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi Kelautan, yang

dapat melakukan proses pencarian data user terkait serta

data-data yang berhubungan dengan kegiatan pengadaan barang

atau jasa lebih efektif, cepat dan akurat.

c. Bagaimana Sistem Informasi Pengadaan Barang atau Jasa

untuk memberikan kemudahan menyimpan dokumen-dokumen

penyimpanan yang telah terintegrasi data ke dalam database.

1.3 Maksud dan Tujuan

Dalam pelaksanaan kerja praktek ini penulis memiliki maksud dan

tujuan sebagai berikut:

(6)

1. Sebagai sarana pengembangan kualitas diri dan keilmuan

serta menambah wawasan, pengalaman dan pengetahuan dalam

dunia kerja.

2. Menjalin kemitraan dengan suatu lembaga bagi Sistem

Informatika Universitas Komputer Indonesia.

3. Dengan melaksanakan laporan kerja peraktek terhadap suatu

instansi terkait dan mengambil suatu masalah yaitu untuk

dilakukan suatu pembaharuan sesuai dengan yang diharapkan.

Tujuan

1. Membuat dan menganalisa cara kerja sistem di Pusat

Penelitian dan Pengembangan Geologi Kelautan

2. Menerapkan hasil rancangan ke dalam bahasa pemrograman

PHP dan database MySQL.

3. Membuat user interface yang mudah digunakan oleh user

terkait.

1.4 Metode Pembangunan Sistem

Metode penelitian yang digunakan adalah paradigma waterfall.

(7)

mempunyai tahapan sistem yang terstruktur. Metode yang penulis

gunakan adalah metode Waterfall, berikut tahapan-tahapan dalam

metode Waterfall menurut Pressman (2001, 29) :

1. Analisi (Analysis)

Analisis merupakan tahap awal dimana dilakukan

proses pengumpulan data, identifikasi masalah, dan analisis

kebutuhan sistem hingga aktivitas pendefinisian sistem. Tahap

ini bertujuan untuk menentukan solusi yang didapat dari

aktivitas-aktivitas tersebut.

2. Perancangan (Design)

Pada tahap ini dilakukan pembuatan model dari

perangkat lunak. Maksud pembuatan model ini adalah untuk

memperoleh pengertian yang lebih baik terhadap aliran data

dan kontrol, proses-proses fungsional, tingkah laku operasi dan

informasi-informasi yang terkandung di dalamnya. Terdiri dari

aktivitas utama pemodelan proses, pemodelan data dan desain

antarmuka.

(8)

Pada tahap ini sistem yang telah dianalisis dan

dirancang mulai diterjemahkan ke dalam bahasa mesin melalui

bahasa pemrograman. Terdiri dari dua aktivitas yaitu

pembuatan kode program dan pembuatan antarmuka program

untuk navigasi sistem.

4. Ujicoba (Testing)

Selanjutnya program harus diuji coba dimana

difokuskan terhadap tiga aktivitas yakni logika internal

perangkat lunak, pemastian bahwa semua perintah yang ada

telah dicoba, dan fungsi eksternal untuk memastikan bahwa

dengan masukan tertentu suatu fungsi akan menghasilkan

(9)

Gambar 1.1 Metode Pengembangan Waterfall

metode Waterfall menurut Pressman (2001, 29)

1.5 Batasan Masalah

Dalam suatu perusahaan terdapat berbagai masalah yang

mungkin dihadapi, akan tetapi pada kesempatan ini penulis membatasi

ruang lingkup pembahasan, agar terarah pada pokok permasalahan

sebagai berikut :

a. Pelayanan pengadaan barang atau jasa dikelola dan

diproses sesuai prosedur yang berlaku.

b. Pengecekan data-data user terkait yang akan melakukan

(10)

c. Pembuatan surat laporan berita acara serah terima yang

dilakukan langsung oleh user terkait setelah menerima

barang pengadaan yang langsung dikelola oleh pejabat

pembuat keputusan

1.6 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan

Lokasi pelaksanaan kerja praktek dilakukan di Pusat Penelitian

dan Pengembangan Geologi Kelautan Bandung yang beralamat di

Jl.Djunjunan no. 236 Bandung, jawa barat. Nomor Telepon:

+62226032020, +62226032201, Nomor Fax: +62226017887, waktu pelaksanaan Kerja Praktek kurang lebih dari satu bulan dimulai pada

tanggal 4 juli 2011 - 16 agutus 2011.

Jadwal Pelaksanan Kerja Praktek di Pusat Penelitian dan

(11)

tabel 1.1 jadwal pelaksanaan kerja praktek

No Aktivitas

JULI AGUSTUS

I II III IV I II

1 Pengumpulan

data

2 Menganalisis dan

perancangan

3 Pengkodean

program

4 Pengujian

program

5 Implementasi

program

1.7 Sistematika Penulisan

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini menguraikan tentang latar belakang masalah,

identifikasi dan rumusan masalah, maksud dan tujuan ,

metode pembangunan system, batasan masalah, lokasi

(12)

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini berisi teori-teori yang berhubungan dalam

penulisan ini,

Pengertian system, karakteristik system, pengertian

informasi, pengertian system informasi, Metode

Analisis dan Perancangan Terstruktur dan lain-lain.

BAB III TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini menjelaskan sejarah singkat perusahaan,

struktur organisasi dan job description perusahaan, visi

dan misi perusahaan, tujuan dan sasaran perusahaan,

bentuk dan hukum perusahaan, sumber daya manusia

perusahaan, Bidang Divisi Atau Departemen Tempat

Kerja Praktekserta tugas pokok dan fungsi perusahaan

tersebut.

BAB IV ANALISIS SISTEM

Bab ini akan menjelaskan tentang gambaran system

perusahaan, deskripsi system perusahaan yang terdiri

dari proses bisnis yaitu gambaran dari flowmap, bisnis

(13)

data, Business Tools, Business Rule, Business

Evaluation dan Solutions serta Business Plan.

BAB V PERANCANGAN SISTEM

Bab ini akan menjelaskan tentang analisa kebutuhan

system seperti contex diagram, data flow diagram dan

erd, perancangan system, serta implementasi dari

perancangan system.

BAB VI PENUTUP

Dibagian bab ini menjelaskan tentang kesimpulan dan

saran dari laporan kerja praktek yang penulis lakukan di

(14)

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem

Secara umum sistem adalah kumpulan dari beberapa bagian tertentu yang

saling berhubungan secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Berikut ini adalah beberapa definisi dari sistem :

Pengertian sistem menurut Cole/Neuchel :

“Sistem merupakan suatu jaringan pekerjaan yang berhubungan dengan

prosedur-prosedur yang erat hubungannya satu sama lain yang

dikembangkan menjadi suatu skema untuk melaksanakan sebagian besar

aktivitas “[Jog95].

Pengertian sistem menurut Raymond Mcleod,Jr :

“Sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama

(15)

Pengertian sistem menurut John F.Nash / Martin B.Robert :

“Sistem merupakan kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur, dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan

komunikasi yang penting, proses atau transaksi” [Jog99].

2.1.1 Karakteristik Sistem

Elemen yang terdapat pada suatu sistem yaitu :

1. Komponen sistem (components)

Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi

membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem berupa subsistem (

bagian dari sistem ). Sistem juga dapat mempunyai suatu sistem yang lebih

besar yang disebut dengan supra sistem.

2. Batasan sistem (boundary)

Batasan yang dimaksud adalah suatu daerah yang membatasi antar

system maupun system dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem

merupakan ruang lingkup ( scope ) sistem tersebut.

(16)

Lingkungan yang mempengaruhi operasi sistem dapat

menguntungkan dan juga merugikan sistem. Lingkungan luar yang

menguntungkan harus dijaga dan dipelihara, sedangkan lingkungan luar

yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan sehingga tidak menganggu

kelangsungan hidup sistem.

4. Penghubung sistem (interface)

Penghubung merupakan media yang menghubungkan antar

subsistem. Keluaran ( output ) dari suatu subsistem akan menjadi masukan (

input ) untuk subsistem lainnya melalui penghubung. Dengan adanya penghubung, subsistem dapat membentuk satu kesatuan.

5. Masukan sistem (input)

Masukan ( input ) adalah energi yang dimasukkan agar sistem dapat

beroperasi kemudian diproses menjadi keluaran ( output ).

6. Keluaran sistem (output)

Keluaran ( output ) adalah hasil dari energi yang diolah dan

diklasifikasikan menjadi keluaran ( output ) yang berguna. Keluaran ( output

(17)

7. Pengolahan sistem (process)

Fungsi pengolah dalam suatu sistem adalah mengubah masukan (

input ) menjadi keluaran ( output ). Pada umumnya keluaran dari suatu system berupa informasi yang akan dipergunakan di bagian tertentu.

8. Sasaran sistem (objective)

Tujuan ( goal ) atau sasaran ( objective ) harus dimiliki sebuah system. Jika suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak

akan berguna. Sasaran dari sistem menentukan masukan ( input ) dan

keluaran ( output ). Sistem dikatakan berhasil apabila sasaran atau tujuannya

tercapai.

2.1.2 Klasifikasi Sistem

A. DETERMINISTIK SISTEM.

Sistem dimana operasi-eporasi (input/output) yang terjadi didalamnya

dapat ditentukan/ diketahui dengan pasti.

Contoh : 1. Program komputer, melaksanakan secara tepat sesuai

dengan rangkaian instruksinya.

(18)

B. PROBABILISTIK SISTEM

Sistem yang input dan prosesnya dapat didefinisikan, tetapi output

yang dihasilkan tidak dapat ditentukan dengan pasti; (Selalu ada sedikit

kesalahan/penyimpangan terhadap ramalan jalannya sistem).

Contoh : 1. Sistem penilaian ujian

2. Sistem pemasaran.

C. OPEN SISTEM

Sistem yang mengalami pertukaran energi, materi atau informasi

dengan lingkungannya. Sistem ini cenderung memiliki sifat adaptasi, dapat

menyesuaikan diri dengan lingkungannya sehingga dapat meneruskan

eksistensinya.

Contoh : 1. Sistem keorganisasian memiliki kemampuan adaptasi.

(Bisnis dalam menghadapi persaingan dari pasar yang

berubah. Perusahaan yang tidak dapat menyesuaikan diri

(19)

D. CLOSED SISTEM

Sistem fisik di mana proses yang terjadi tidak mengalami pertukaran

materi, energi atau informasi dengan lingkungan di luar sistem tersebut.

Contoh : 2. reaksi kimia dalam tabung berisolasi dan tertutup.

E. RELATIVELY CLOSED SISTEM

Sistem yang tertutup tetapi tidak tertutup sama sekali untuk

menerima pengaruh-pengaruh lain. Sistem ini dalam operasinya dapat

menerima pengaruh dari luar yang sudah didefinisikan dalam batas-batas

tertentu .

Contoh : Sistem komputer. (Sistem ini hanya menerima masukan

yang telah ditentukan sebelumnya, mengolahnya dan

memberikan keluaran yang juga telah ditentukan

sebelumnya. tidak terpengaruh oleh gejolak di luar sistem).

F. ARTIFICIAL SISTEM

Sistem yang meniru kejadian dalam alam. Sistem ini dibentuk

berdasarkan kejadian di alam di mana manusia tidak mampu melakukannya.

(20)

Contoh : 1. Sistem AI, yaitu program komputer yang mampu

membuat komputer seolah-olah berpikir.

2. Sistem robotika.

3. Jaringan neutral network.

G. NATURAL SISTEM

Sistem yang dibentuk dari kejadian dalam alam.

Contoh : 1. laut, pantai, atmosfer, tata surya dll.

H. MANNED SISTEM

Sistem penjelasan tingkah laku yang meliputi keikut sertaan

manusia. Sistem ini dapat digambarkan dalam cara-cara sebagai berikut :

1. Sistem manusia-manusia.

Sistem yang menitik beratkan hubungan antar manusia.

2. Sistem manusia-mesin.

Sistem yang mengikutsertakan mesin untuk suatu tujuan.

3. Sistem mesin-mesin.

Sistem yang otomatis di mana manusia mempunyai tugas untuk

memulai dan mengakhiri sistem, sementara itu manusia dilibatkan

(21)

untuk melakukan beberapa aktifitas. Pengotomatisan ini menjadikan

bertambah pentingnya konsep organisasi, dimana manusia

dibebaskan dari tugas-tugas rutin atau tugas-tugas fisik yang berat.

Perancang sistem lebih banyak menggunakan metode " Relatively Closed dan Deterministik Sistem ", karena sistem ini dalam pengerjaannya lebih mudah meramalkan hasil yang akan diperoleh dan lebih mudah diatur dan diawasi.

2.2 Pengertian Informasi

Suatu sistem harus didukung oleh informasi. Secara umum informasi adalah

data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna, yang

bermanfaat dalam pengambilan keputusan. Informasi dapat didefinisikan sebagai

berikut :

1. Menurut John Burch dan Gary Grudnitski :

Informasi adalah data yang telah diletakkan dalam konteks yang

lebih berarti dan berguna yang dikomunikasikan kepada penerima untuk

digunakan di dalam pembuatan keputusan. [Jog99].

(22)

Informasi adalah data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk

yang berguna bagi penerimanya dan nyata atau berupa nilai yang dapat

dipahami didalam keputusan sekarang maupun masa depan. [Jog99].

3. Menurut Robert J. Verzello / John Reuter III

Informasi adalah kumpulan data yang relevan dan mempunyai

arti yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian atau

kegiatan-kegiatan. [Jog99].

4. Menurut Henry C. Lucas :

Informasi adalah kegiatan yang tampak maupun tidak tampak yang

tersedia untuk mengurangi ketidakpastian tentang beberapa keadaan atau

kejadian. [Jog99]

Kualitas informasi tergantung dari :

1. Akurat ( accurate ). Informasi harus bebas dari kesalahan. 2. Tepat waktu ( timeliness ).

3. Relevan ( relevance ). Informasi yang disampaikan harus bermanfaat bagi

penerima.

(23)

1. Kepadatan informasi

Manajemen tingkat bawah mendapatkan kurang padat untuk pengendalian

operasional. Untuk manajemen tingkat tinggi mendapatkan informasi yang tersaring

( filter ), lebih ringkas dan padat.

2. Luas informasi

Manajemen tingkat bawah mendapatkan informasi terperinci (detail) dan

terfokus pada suatu masalah tertentu. Sedangkan manajemen yang lebih tinggi

membutuhkan informasi yang semakin luas, karena manajemen atas berhubungan

dengan masalah yang luas.

3. Frekuensi informasi

Frekuensi informasi yang diterima manajemen tingkat bawah adalah rutin,

karena memiliki tugas dengan pola yang berulang-ulang dari waktu ke waktu.

Manajemen yang lebih tinggi tingkatannya frekuensi informasinya tidak rutin atau

(24)

4. Jadwal informasi

Informasi yang diterima manajemen tingkat bawah mempunyai jadwal

(schedule) yang jelas dan periodik. Manajemen yang lebih tinggi informasinya tidak terjadwal karena berhubungan dengan pengambilan keputusan.

5. Sumber informasi

Manajer tingkat bawah membutuhkan informasi dengan data yang bersumber

dari internal perusahaan sendiri. Manajer tingkat atas berorientasi pada masalah

perencanaan strategi yang berhubungan dengan lingkungan luar perusahaan,

sehingga membutuhkan informasi dengan data yang bersumber pada eksternal

perusahaan. Penelitian Jones dan McLeod (1980) menunjukan bahwa pengendalian

tingkat atas menerima informasi eksternal sebesar 48%.

2.3 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah kumpulan antara sub-sub sistem yang saling

berhubungan yang membentuk suatu komponen yang didalamnya mencakup

(25)

Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Laitch dan K. Roscoe Bavisn

sebagai berikut :

sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung

operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan

menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan .

Definisi umum sistem informasi adalah Sebuah sistem yang terdiri atas

rangkaian subsistem informasi terhadap pengolahan data untuk menghasilkan

informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan.

[http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi].

Beberapa definisi sistem informasi diuraikan sebagai berikut :

1. Menurut Gordon B. Davis :

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,

bersifat managerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan

pihak luar tertentu dengan laporan laporan yang diperlukan. [Jog99]

(26)

Suatu sistem informasi adalah suatu cara yang sudah tertentu untuk

menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan

cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan.

[Jog99]

3. Menurut John F. Nash dan Martin B. Roberts :

Suatu sistem informasi adalah suatu kombinasi dari orang-orang, fasilitas,

teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk

mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu,

memberi sinyal kepada manajemen data yang lainnya terhadap kejadian-kejadian

internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar untuk

pengambilan keputusan yang cerdik. [Jog99]

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah system

yang terdiri dari manusia, fasilitas, alat, media dan prosedur yang digunakan untuk

membantu manajemen dalam pengambilan keputusan dan menyediakan informasi.

(27)

Metode analisis dan perancangan terstruktur diantaranya yaitu flowmap

(bagan alir), diagram konteks, data flow diagram (DFD), dan kamus data.

2.4.1 Flow Map

Diagram prosedur sistem (flowmap) adalah diagram yang

menunjukan arus dokumen dari suatu fungsi atau kejadian dalam suatu

prosedur system tertentu. Diagram ini digunakan terutama untuk alat bantu

komunikasi dan untuk dokumentasi.

Pedoman-pedoman pembuatan Flow Map :

a. Flow Map digambar dari atas ke bawah dan dimulai dari pojok kiri atas

dari suatu halaman.

b. Kegiatan di dalam Flow Map harus ditunjukan dengan jelas.

c. Harus ditunjukan awal dan akhir dari suatu kegiatan.

d. Sebaiknya digunakan satu kata untuk mewakili masing-masing kegiatan.

e. Setiap kegiatan harus beraturan (berada dalam urutan yang sebenarnya).

f. Kegiatan yang terpotong disambung di tempat lain dengan menggunakan

simbol penghubung.

2.4.2 Diagram Konteks

Untuk membatasi sistem dan menunjukan adanya interaksi sistem

(28)

merupakan gambaran sistem secara keseluruhan. Diagram Konteks

menggambarkan secara menyeluruh sistem yang dirancang pada suatu objek

dan menggambarkan hubungan antar entitas secara umum.

2.4.3 Data Flow Diagram

DFD digunakan untuk menggambarkan jaringan yang

mempresentasikan sebuah sistem. DFD mengikuti konsep top-down, yaitu

menggambarkan bagian secara keseluruhan baru kemudian menjabarkan

bagian tertentu dengan lebih terinci.

Sifat-sifat DFD :

a. Berupa grafik

b. Berdimensi banyak

c. Dapat dibagi-bagi

d. Menggambarkan aliran data, bukan aliran informasi

Langkah-langkah penyusunan DFD :

(29)

b. Identifikasi informasi yang dihasilkan atau yang diterima oleh suatu

entitas.

c. Menyatakan proses yang terlibat.

2.4.4 Kamus data

Kamus data adalah untuk menjelaskan semua data yang dipakai atau

digunakan dalam semua system

2.4.5 Entity Relation Diagram (ERD)

Entity relation diagram (ERD) merupakan gambaran untuk

mejelaskan hubungan antar entitas satu dengan entitas yang lain yang ada di

dalam suatu system

2.4.6 Perancangan Basis Data

Data base atau basis data sangat penting untuk menampung seluruh

data yang terdapat pada system dan dapat dipergunakan dalam berbagai

bentuk, Data base merupakan himpunan kelompok data yang saling

berkaitan, dimana kelompok-kelompok data ini tersimpan mulai dari input

sampai menjadi output. Basis data diorgnisir agar dapat dimanfaatkan

sedemikian rupa oleh user. Sistem basis data diterapkan antara lain untuk

(30)

Oleh karena itu basis data sangat menunjang bagi perusahaan yang memiliki

karyawan banyak agar lebih terorganisir dalam mengatur karyawannya.

2.4.6.1 Relasi Tabel

Relasi tabel merupakan gambaran untuk menjelaskan

hubungan antar tabel dengan tabel yang lain di dalam suatu system.

2.6 MySQL

MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL

dan sebuah implementasi dari sistem manajemen basisdata relasional (RDBMS)

yang didistribusikan secara gratis (Open Source) dibawah lisensi GPL (General

Public License).Tetapi mereka juga menjual dibawah lisensi komersial untuk

kasus-kasus dimana penggunaannya tidak cocok dengan penggunaan GPL.

Dari segi Portabilitas, MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sistem

operasi seperti Windows, Linux, FreeBSD, Mac Os X Server, Solaris, Amiga, dan

masih banyak lagi.

2.7 PHP

PHP (Hypertext Preprocessor) adalah bahasa skrip yang dapat ditanamkan

(31)

dinamis. PHP dapat digunakan untuk membangun sebuah aplikasi web. Pada versi

PHP 5.0 keatas mengalami perubahan besar. Versi ini juga memasukkan model

pemrograman berorientasi objek ke dalam PHP untuk menjawab perkembangan

bahasa pemrograman ke arah paradigma berorientasi objek.

Beberapa kelebihan PHP dari bahasa pemrograman web, antara lain:

1. Bahasa pemrograman PHP adalah sebuah bahasa script yang tidak

melakukan sebuah kompilasi dalam penggunaanya.

2. Web Server yang mendukung PHP dapat ditemukan dimana - mana dari

mulai apache, IIS, Lighttpd, dalam hal ini kami menggunakan XAMPP

sebagai software bundle.

3. Dalam sisi pengembangan lebih mudah, karena banyaknya milis - milis

dan developer yang siap membantu dalam pengembangan.

4. Dalam sisi pemahamanan, PHP adalah bahasa scripting yang paling

mudah karena memiliki referensi yang banyak.

5. PHP adalah bahasa open source yang dapat digunakan di berbagai mesin

(Linux, Unix, Macintosh, Windows) dan dapat dijalankan secara runtime

melalui console serta juga dapat menjalankan perintah-perintah system

(32)

XAMPP adalah webserver yang mendukung banyak sistem operasi,

merupakan kompilasi dari beberapa program dan merupakan perangkat lunak

bebas(Open Source).

Fungsinya adalah sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri

atas program Apache HTTP Server, MySQL database, dan bahasa yang ditulis

dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl. Nama XAMPP merupakan singkatan

dari X (empat sistem operasi apapun), Apache, MySQL, PHP dan Perl. Program ini

tersedia dalam GNU General Public License dan bebas, merupakan web server yang

mudah digunakan yang dapat melayani tampilan halaman web yang dinamis. Untuk

mendapatkanya dapat mendownload langsung dari web resminya.

2.9 Eclipse

Eclipse adalah sebuah IDE (Integrated Development Environment) untuk

mengembangkan perangkat lunak dan dapat dijalankan di semua platform

(platform-independent).

Berikut ini adalah sifat dari Eclipse:

1. Multi-platform: Target sistem operasi Eclipse adalah Microsoft Windows,

Linux, Solaris, AIX, HP-UX dan Mac OS X.

2. Mulit-language: Eclipse dikembangkan dengan bahasa pemrograman Java,

(33)

pemrograman lainnya, seperti C/C++, Cobol, Python, Perl, PHP, dan lain

sebagainya.

3. Multi-role: Selain sebagai IDE untuk pengembangan aplikasi, Eclipse pun

bisa digunakan untuk aktivitas dalam siklus pengembangan perangkat lunak,

seperti dokumentasi, test perangkat lunak, pengembangan web, dan lain

sebagainya.

Eclipse pada saat ini merupakan salah satu IDE favorit dikarenakan gratis dan

open source, yang berarti setiap orang boleh melihat kode pemrograman perangkat

lunak ini. Selain itu, kelebihan dari Eclipse yang membuatnya populer adalah

kemampuannya untuk dapat dikembangkan oleh pengguna dengan komponen yang

dinamakan plug-in.

2.10 Microsoft Office Visio 2007

Microsoft Office Visio 2007 adalah salah satu program yang dikeluarkan

oleh Microsoft untuk membantu perancangan aliran kerja suatu sistem. Microsoft

Office Visio merupakan sebuah program grafis untuk mempermudah pembuatan

gambar diagram secara cepat dan praktis.

Item-item yang terdapat dalam Visio antara lain :

(34)

Berisikan fungsi untuk menggunakan Visio.

2. Shape

Tombol-tombol yang berisikan bentuk dokumen, proses, tampilan, masukan data

manual, komputer dan lain sebagainya.

3. Drawing Pane

Adalah daerah gambar dalam visio, daerah ini merupakan daerah tempat melakukan

penggambaran diagram ataupun pengeditan.

4. Ruller

Penggaris keterangan untuk area gambar.

5. Stensil

Template stensil biasanya adalah kumpulan objek shape (master) siap pakai. 6. Page Job

Visio dapat membuat lebih dari satu halaman kerja (page) dimana setiap page dapat

(35)

BAB IV

ANALISIS SISTEM

4.1 Gambaran Sistem

4.1.1 Bussiness User

Sistem pengelolaan pengajuan pengadaan barang atau jasa

belum terkomputerisasi dan beberapa proses dilakukan dengan sistem

komputer yang masih sederhana. Terdapat beberapa bussiness users

yang menjalankan sistem pengelolaan pengajuan pengadaan barang

dan atau jasa, antara lain :

1. User / Unit terkait

2. P2K (Pejabat Pembuat Keputusan)

3. Panitia Pengadaan

4. Kepala Bidang (KABID)

5. Penguji

6. Vendor.

4.1.2 Analisis Jabatan

Sistem pengelolaan pengajuan pengadaan barang atau jasa

(36)

Bandung, Panitia Pengadaan bertanggungjawab atas pengelolaan

pengajuan pengadaan barang dan atau jasa yang diajukan oleh user

atau unit yang terkait dalam pelaksanaan kegiatan kerja pada Pusat

Penelitian dan Pengembangan Geologi Kelautan (P3GL) Bandung.

Wewenang atas pemilihan vendor berada dibawah tanggungjawab

Divisi Pengadaan dan secara langsung data vendor yang sudah

terdaftar pada perusahaan.

4.1.2.1 Analisis Uraian Tugas

Uraian tugas dari masing-masing jabatan tersebut dan

pengecekan kesesuaian pembagian tugas yaitu :

1. User / Unit terkait

Mengisi form agenda pengajuan pengadaan

barang atau jasa, jika berminat mengajukan pengadaan

barang atau jasa, kemudian diberikan kepada P2K

(Pejabat Pembuat Keputusan) untuk dikelola dan

diproses sesuai prosedur yang berlaku. Selain itu

bidang terkait wajib memberikan laporan berita acara

serah terima

(37)

Mengelola dan mengecek form agenda

pengajuan pengadaan barang atau jasa, setelah lengkap

dan sesuai dengan kebutuhan, lalu dilakukan verifikasi

berdasarkan standar ISO, setelah itu dibuat surat

perintah pelaksanaan pengadaan barang atau jasa dan

ditandatangani lalu diberikan kepada panitia

pengadaan.

Mengelola data-data vendor, pengajuan

pengadaan barang atau jasa, kontrak kerja, membuat

surat undangan ke vendor untuk proses kontrak kerja

secara langsung, form penilaian untuk diberikan kepada

penguji untuk proses pengujian barang atau jasa,

pembuatan surat serah terima barang atau jasa.

4. KABID (Kepala Bidang)

Melihat list kontrak kerja, surat penerimaan

vendor, berita serah terima lalu dilakukan

penandatanganan terhadap list kontrak kerja, surat

(38)

5. Penguji

Menerima form penilaian dari panitia

pengadaan, setelah diterima lalu penguji melakukan

proses pengujian terhadap barang dan jasa. Setelah

dilakukan proses pengujian maka penguji membuat

berita acara pengujian dan ditandatangani setelah itu

diberikan kepada panitia pengadaan dan vendor.

6. Vendor

Melakukan pendaftaran vendor kepada pihak

panitia pengadaan, menerima surat berita acara

pengujian yang telah ditandatangani oleh penguji,

menerima list kontrak kerja yang telah di tandatangani

oleh kepala bidang dan menerima surat undangan untuk

proses kontrak kerja.

4.2 Deskripsi Sistem

Sistem digambarkan dengan rangkaian tugas yang harus diselesaikan

menurut aturan-aturan tertentu untuk memperoleh suatu hasil. Analisa sistem

mencangkup proses bisnis, dokumen pencatatan ( Nota ), metoda pengkodean,

(39)

4.2.1 Proses Bisnis

Proses dimodelkan dengan menggunakan flowmap . Flowmap

digunakan untuk memodelkan proses yang sistemnya masih berjalan

secara manual. Flowmap merupakan hubungan antara bagian ( pelaku

proses ), proses ( manual atau berbasis komputer ) dan aliran data (

(40)

4.2.1.1 Flowmap Proses Pengajuan Pengadaan Barang atau Jasa

Proses pengajuan pengadaan barang dan jasa

Bidang / Unit

terkait P2K Panitia Pengadaan

surat perintah di isi tidak lengkap

standar ISO

Form Agenda Pengajuan sudah

di isi lengkap & standar ISO

(41)

Dalam proses pengajuan pengadaan barang atau jasa

terdapat tiga bagian yang terkait dengan sistem, yaitu User / Unit

terkait, P2K dan Panitia Pengadaan. Adapun kegitan yang terjadi

dalam sistem pengelolaan pengajuan pengadaan barang atau jasa

adalah :

1. User / Unit terkait mengisi form agenda pengajuan pengadaan

barang atau jasa, setelah itu mengarsipkannya, kemudian form

tersebut diberikan kepada P2K untuk dilakukan proses pengecekan

dan verifikasi berdasarkan standar ISO.

2. P2K melakukan pengecekan terhadap form agenda pengajuan

pengadaan yang telah diisi, lalu disesuaikan dengan standar ISO

jika sesuai di verifikasi berdasarkan standar ISO, dan jika tidak

sesuai mengajukan kembali dan mengisi form agenda pengadaan

kembali. Setelah di verifikasi dibuatkan surat perintah pelaksanaan

pengadaan dan ditandatangai, setelah di tandatangani surat

perintah pelaksanaan pengadaan diberikan kepada panitia

pengadaan dan mengarsipkannya.

3. Panitia Pengadaan menerima surat perintah pelaksanaa pengadaan

(42)

4.2.1.2 Flowmap Proses Pembuatan Surat Undangan dan

Penunjukan Vendor secara langsung

Proses pembuatan surat undangan, persetujuan pengadaan dan penunjukan vendor secara langsung

Panitia

Pengadaan Vendor

Mulai

View Agenda Pengajuan & data

Vendor

(43)

Dalam Proses Pembuatan Surat Undangan dan Penunjukan

Vendor secara langsung terdapat dua bagian yang terkait dengan sistem,

yaitu Panitia Pengadaan dan Vendor. Adapun kegitan yang terjadi dalam

sistem Pembuatan Surat Undangan dan Penunjukan Vendor secara

langsung adalah:

1. Panitia pengadaan melihan agenda pengajuan dan data vendor,

setelah itu mencetak undangan dan penawaran harga, setelah dicetak

surat undangan pengadaan dan penawaran harga diberikan kepada

vendor yang bersangkutan yang akan ditunjuk dalam pengadaan

barang atau jasa secara langsung dan panitia pengadaan menerima

surat persetujan pengadaan dan kesesuaian harga dan

mengarsipkannya.

2. Vendor menerima surat undangan pengadaan dan penawaran harga,

setelah itu vendor mengecek surat tersebut apakah sesuai atau tidak.

Jika sesuai dengan permintaan dibuatkan surat persetujuan

pengadaan dan kesesuaian harga dan mencetaknya, jika tidak sesuai

maka melihat agenda pengajuan dan data vendor kembali.

Memberikan surat persetujuan pengadaan dan kesesuaian harga

(44)

4.2.1.3 Flowmap Proses Pembuatan Kontrak Kerja

Proses pembuatan Kontrak Kerja

Panitia

Pengadaan Kepala Bidang

Arsip

Kontrak.doc Input data surat persetujuan dan

List Kontrak sudah di tandatangan 1

Vendor

Ditandatangani

& 2

Arsip

& 2

Selesai

List Kontrak

(45)

Dalam proses pembuatan kontrak kerja terdapat tiga bagian

yang terkait dengan sistem, yaitu panitia pengadaan, kepala bidang dan

vendor. Adapun kegitan yang terjadi dalam sistem pembuatan kontrak

kerja adalah :

1. Panitia Pengadaan melihat dokumen surat persetujuan pengadaan dan

kesesuaian harga lalu menginputkan data surat persetuan dan

kesesuain harga dan mencetak list kontrak kerja, lalu ist kontrak kerja

diberikan kepada kepala bidang untuk di tandatangani setelah

ditandatangani list kontrak tersebut diberikan juga kepada vendor yang

akan melakukan pengadaan secara langsung. Setelah ditandatangani

juga oleh pihak vendor maka list kontrak kerja diberikan lagi kepada

pihak panitia pengadaan dan mengarsipkannya.

2. KABID (Kepala Bidang) mendapatkan list kontrak kerja dari pantia

pengadaan dan mentandatangani list kontrak kerja.

3. Vendor menerima list kontrak kerja yang sudah ditandatangani oleh

kepala bidang dari panitia pengadaan, setelah itu vendor melakukan

penandatanganan list kontrak kerja, setelah selesai menandatangani list

(46)

4.2.1.4 Flowmap Proses penilaian pengujian pengadaan dan

pembuatan berita acara pengujian

Proses penilaian pengujian pengadaan dan pembuatan Berita Acara Pengujian

Panitia tandatangan 1 & 2

Berita Acara tandatangan 1 & 2

Arsip Berita Acara

sudah di tandatangan 1 & 2

Selesai

(47)

Dalam Proses penilaian pengujian pengadaan dan pembuatan

berita acara pengujian terdapat tiga bagian yang terkait dengan sistem,

yaitu Panitia Pengadaan, Penguji dan vendor. Adapun kegitan yang

terjadi dalam sistem adalah :

1. Panitia pengadaan melihat agenda pengadaan, setelah melihat agenda

pengadaan lalu mencetak form penilaian pengadaan. Setelah itu form

penilaian diberikan kepada penguji.

2. Penguji menerima form penilaian dari pihak panitia pengadaan, setelah

diterima penguji melakukan penilaian terhadap barang atau jasa, lalu

dihasilkan form hasil penilaian pengadaan, setelah dihasilkan nilai

nilai di inputkan lalu mencetak berita acara pengujian. Setelah itu

berita acara pengujian ditandatangani oleh penguji, lalu diberikan

kepada vendor.

3. Vendor menandatangani berita acara yang telah ditandatangani oleh

penguji sebelumnya dan mengarsipkannya. Setelah berita acara

ditandatangani oleh penguji dan vendor, berita acara tersebut diberikan

(48)

4.2.1.5 Flowmap Proses pembuatan berita acara serah terima

Proses pembuatan Berita Acara Serah Terima

Panitia

Cetak berita acara serah terima Berita acara serah

terima telah di tandatangani 1

Selesai Berita acara serah

terima

Berita acara serah terima

Berita acara serah terima telah di tandatangani 1

Di tandatangani

Berita acara serah terima telah di tandatangani 1 &

2

Berita acara serah terima telah di tandatangani 1 &

2

(49)

Dalam Proses pembuatan berita acara serah terima terdapat empat

bagian yang terkait dengan sistem, yaitu Panitia pengadaan, Kepala bidang

dan user / unit terkait. Adapun kegiatan yang terjadi dalam Proses pembuatan

berita acara serah terima adalah :

1. Panitia pengadaan melihat kontrak setelah itu mencetak berita acara

serah terima, lalu berita acara serah terima diberikan kepada kepala bidang.

2. Kepala bidang menerima berita acara serah terima dari panitia pengadaan

lalu menandatanganinya, setelah kepala bidang menandatangani berita serah

terima, surat tersebut diberikan lagi kepada panitia pengadaan.

3. Panitia pengadaan menerima berita acara serah terima yang telah

ditandatangani oleh kepala bidang, lalu panitia memberikannya kepada user

/ unit terkait untuk ditandatangani oleh user yang bersangkutan dalam

melakukan pengajuan pengadaan barang atau jasa sebelumnya.

4. User / unit terkait menerima berita acara serah terima dari panitia

pengadaan yang telah ditandatangani oleh kepala bidang, lalu user / unit

terkait juga menandatangani berita acara serah terima tersebut, setelah

ditandatangani, berita acara serah terima tersebut diberikan kepada pihak

(50)

4.2.1.6 Flowmap Proses Pendaftaran Vendor

Data Vendor tidak Lengkap, Legal,

(51)

Dalam proses pendaftaran vendor ini terdapat tiga bagian yang

tekait dengan sistem yaitu vendor, panitia pengadaan, dan kepala

bidang. Adapun kegitan yang terjadi dalam sistem proses pendaftaran

vendor adalah:

1. Vendor memilik data vendor dan memberikan data vendor tersebut

kepada pihak panitia pengadaan.

2. Panitia pengadaan menerima data vendor dari vendor itu sendiri,

lalu mngecek data vendor apakah lengkap, legal dan memenuhi syarat.

Jika memenuhi syarat maka di inputkan data vendor tersebut lalu

mencetak surat penerimaan vendor, lalu surat penerimaan vendor

diberikan lagi kepada kepala bidang untuk ditandatangani. Jika tidak

sesuai maka vendor akan memberikan data vendor kembali.

3. Kepala bidang menerima surat penerimaan vendor dari panitia

pengadaan dan menandatanganinya, setelah ditandatangani surat

penerimaan vendor diberikan lagi kepada pihak panitia pengadaan dan

vendor lalu panitia pengadaan dan vendor mengarsipkannya.

4.3 Business Data

4.3.1 Analisa Kebutuhan Data

Dalam bagian analisa kebutuhan data ini akan dibahas

(52)

Pengajuan Pengadaan Barang atau Jasa Pusat Penelitian dan

Pengembangan Geologi Kelautan (P3GL) Bandung.

4.3.2 Kamus Data

Kamus data menjelaskan tentang atribut-atribut yang

ada dalam suatu sistem informasi yang berisi kumpulan data

yang menunjukkan himpunan entitas dan hubungan yang

terlibat dalam sebuah basis data pada sistem yang dibuat.

4.3.2.1 Kamus Data Elementer

Adapun kamus data elementer digunakan untuk

menjelaskan data-data elementer yang tidak dapat di

pecah lagi yang terdapat pada Sistem Informasi

Pengajuan Pengadaan Barang atau Jasa Pusat Penelitian

dan Pengembangan Geologi Kelautan (P3GL)

Bandung, antara lain :

Tabel 4.1 Kamus Data Elementer

Attribute Keterangan

No No usulan / pengajuan pengadaan

Tanggal Tanggal usulan / pengajuan permintaan

pengadaan

(53)

Nama barang atau

jasa

Nama barang atau jasa yang dibutuhkan

No Nomor urut

Spesifikasi Spesifikasi barang atau jasa

Jumlah Jumlah barang

Nama Nama pegawai P3GL

Jenis barang / alat Jenis barang / alat

Jumlah Satuan Jumlah satuan barang

Harga Satuan Harga satuan barang

Jumlah Harga Harga keseluruhan barang

Jumlah Total harga

Pajak PPN 10% Harga / potongan pajak

Jumlah total Jumlah keseluruhan

Terbilang Keterengan jumlah keseluruhan

Volume Jumlah barang atau jasa

Satuan Satuan barang

Jenis kegiatan Jenis kegiatan yang dilakukan

Tanggal dan jam Tanggal dan jam kegiatan

Nomor Nomor kegiatan

Keterangan Keterangan kegiatan yang dilakukan

Th anggaran Tahun anggaran

Satker Kode perusahaan P3GL

K/L unit Unit berdasarkan kementrian energi dan

sumber daya mineral

Kode Kode kegiatan

Uraian Penjelasan dari kegiatan yang telah

(54)

4.3.2.2Kamus Data Komposit

Adapun kamus data komposit digunakan untuk

menjelaskan komposisi dari paket data yang komplek

yang dapat dipecah menjadi beberapa item elementer

yang terdapat pada Sistem Informasi Pengadaan Barang

atau Jasa Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi

Kelautan (P3GL) Bandung, antara lain :

barang atau jasa

No+ Nama barang atau jasa+

spesifikasi+ Jumlah+ no usulan+

tanggal+ ref no kontrak

2.

dt_Jadwal

pelaksanaan

pengadaan barang

dan jasa

No+ Jenis barang / alat+

spesifikasi+ jumlah satuan+ harga

satuan+ jumlah harga+ jumlah+

pajak PPN 10%+ jumlah total

(55)

harga+ jumlah+ pajak PPN 10%+

jumlah total

6. dt_Berita serah terima

pengadaan

No+ nama barang+ volume+

satuan+ harga+ jumlah harga+

jumlah+ pajak PPN 10%+ jumlah

total

7.

dt_Berita acara

penerimaan hasil

pekerjaan

pengadaan barang

/ jasa

No+ nama barang+ volume+

satuan+ harga+ jumlah harga+

jumlah+ pajak PPN 10%+ jumlah

total

4.3.3 Model Data

Dalam bagian model data ini akan dijelaskan tentang

pemodelan data pada Sistem Informasi Pengajuan Pengadaan

Barang atau Jasa Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi

(56)

Dt_Pengajuan permintaan barang / jasa

- No

-Nama barang / jasa -Spesifikasi pengadaan barang dan

jasa - No

-Jenis barang / alat -Spesifikasi

Dt_Surat perintah kerja (SPK)

- No

-Jenis barang / alat -Jumlah stuan -Harga satuan -Jumlah harga -Jumlah pajak PPN 10% -Jumlah Total

Dt_Berita serah terima pengadaan

-Jumlah pajak PPN 10% -Jumlah Total

Dt_Berita acara penerimaan hasil pekerjaan pengadaan

barang / jasa

-Jumlah pajak PPN 10% -Jumlah Total

(57)

4.3.4 Analisis Formulir

Formulir yang sudah digunakan dalam Sistem

Informasi Pengajuan Pengadaan Barang atau Jasa Pusat

Penelitian dan Pengembangan Geologi Kelautan (PPPGL)

Bandung adalah terlampir sebagai berikut:

Tabel 4.3 Formulir Jadwal Pengadaan Barang atau Jasa

Nama

Formulir

Formulir Jadwal Pengadaan Barang atau

Jasa

Fungsi Sebagai form yang digunakan untuk

menjadwalkan kegiatan pengadaan barang atau

jasa

Frekuensi Melakukan penjadwalan kegiatan pengadaan

barang atau jasa.

Rangkap 1 lembar

Sumber Bidang Pengadaan

Tujuan Ditujukan untuk penjadwalan pengadaan

Isi No, jenis kegiatan, tanggal dan jam, nomor,

keterangan

4.3.4.1Analisis Dokumen

Tabel 4.4 Dokumen Usulan / Pengajuan Pengadaan Barang atau Jasa

Nama

Formulir

Formulir Pengajuan Pengadaan Barang

atau Jasa

Fungsi Sebagai dokumen usulan / pengajuan untuk

(58)

dibutuhkan.

Frekuensi Melakukan usulan / pengajuan pengadaan

barang atau jasa yang di butuhkan.

Rangkap 1 Lembar

Sumber Bagian pengadaan Pusat Penelitian dan

Pengembangan Geologi Kelautan Bandung

Tujuan Ditujukan untuk mengusulkan / pengajuan

pengadaan barang atau jasa

Isi Formulir dengan no usulan , tanggal, ref no

kontrak, no, nama barang atau jasa,

spesifikasi, jumlah

Tabel 4.5 Dokumen perintah pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa

Nama

Formulir

Formulir perintah pelaksanaan Pengadaan

Barang atau Jasa

Fungsi Sebagai dokumen perintah pelaksanaan

Pengadaan Barang dan Jasa.

Frekuensi Setiap melakukan pengadaan barang atau jasa

Rangkap 2 Lembar

Tujuan Ditujukan untuk melakukan pengadaan

barang atau jasa

Isi Formulir dengan no jenis barang / alat,

spesifikasi, jumlah satuan, harga satuan,

jumlah harga, jumlah, pajak PPN 10%,

(59)

Tabel 4.6 Dokumen surat perintah kerja (SPK)

Nama Formulir Formulir surat perintah kerja (SPK) Pengadaan

Barang atau Jasa

Fungsi Sebagai dokumen perintah kerja ke

perusahaan rekanan

Frekuensi Setiap melakukan pengadaan barang atau jasa

Rangkap 4 Lembar

Tujuan Ditujukan untuk melakukan pengadaan

barang atau jasa

Isi Formulir dengan no jenis barang / alat,

jumlah satuan, harga satuan, jumlah harga,

jumlah, pajak PPN 10%, jumlah total

Tabel 4.7 Dokumen acuan RKAKL(rencana kerja dan anggaran

kementrian Negara atau lembaga)

Nama Formulir Formulir Pengajuan Pengadaan Barang atau Jasa

Fungsi Sebagai dokumen acuan dari aplikasi

RKAKL

Frekuensi Melihat acuan RKAKL untuk surat usulan

pengadaan barang dan jasa.

Rangkap 3 Lembar

Sumber Bidang Afiliasi dan Informasi Pusat

Penelitian dan Pengembangan Geologi

Kelautan Bandung

(60)

Isi Th.anggaran, Satker, K/L unit,

Kode,Uraian,volume, satuan, harga, jumlah

4.3.4.2Analisis Laporan

Tabel 4.8 Laporan Berita Acara serah terima pengadaan

Nama

Laporan

Laporan berita acara serah terima pengadaan

Fungsi Sebagai dokumen berita serah terima pengadaan

barang atau jasa dari perusahaan rekanan.

Frekuensi Setiap melakukan pengadaan barang dan jasa

Rangkap 3 lembar

Sumber Bidang Pengadaan barang atau jasa

Tujuan Ditujukan untuk pengadaan barang

atau jasa

Isi No, nama barang, volume, satuan, harga, jumlah

harga, jumlah, PPN 10%, jumlah total

Tabel 4.9 Laporan Berita acara penerimaan hasil pekerjaan pengadaan

Nama

Laporan

Laporan Berita acara penerimaan hasil

pekerjaan pengadaan

Fungsi Sebagai dokumen Berita acara penerimaan hasil

pekerjaan pengadaan dari penguji.

Frekuensi Setiap melakukan pengujian barang atau jasa

Rangkap 2 lembar

(61)

Tujuan Ditujukan untuk memberi tahu hasil pengujian

barang atau jasa

Isi No, nama barang, volume, satuan, harga, jumlah

harga, jumlah, PPN 10%, jumlah total

4.3.4.3Analisis Pengkodean

Teknis pengkodean yang digunakan di pusat penelitian dan

pengembangan geologi kelautan sebagai berikut :

Tabel 4.10 Analisis pengkodean

NIP Terdiri dari 18 digit angka, yaitu :

XXXX.XX.XX.XXXX.XX.X.XXX Contoh : 1989.05.03.2006.06.1.001

A B C D E F G

Keterangan :

A : Tahun lahir pegawai B : Bulan lahir pegawai C : Tanggal lahir pegawai D : Tahun masuk pegawai E : Bulan masuk pegawai

F : Jenis kelamin pegawai (1: perempuan, 2: laki-laki)

G : Urutan No pegawai yang masuk pada tanggal, bulan, tahun yang sama

Terdiri dari 12 digit karakter, yaitu : XXX/XX/XXX/XXXX

(62)

A B C D

Keterangan : A : No surat

B : Kode bidang yang mengeluarkan surat C : Kode instansi

D : Tahun surat

4.4 Business Tools

4.4.4 Perangkat Lunak

Adapun kebutuhan perangkat lunak yang

menunjang dengan kebutuhan sistem pada saat ini

adalah masih menggunakan tulisan tangan. Perangkat

lunak yang akan dibangun ini digunakan untuk

pengadaan barang dan jasa.

4.4.5 Perangkat Keras

Adapun untuk perangkat keras yang digunakan

untuk mengelola Sistem Informasi Pengajuan

Pengadaan Barang dan Jasa Pusat Penelitian dan

Pengembangan Geologi Kelautan (P3GL) Bandung

adalah sebagai berikut:

1. Komputer Pentium 3

2. RAM 128

(63)

4. Freespace Hardisk 20 Ghz

5. Keyboard

6. Mouse

4.4.6 Karakteristik Pengguna

Tabel 4.11 Karakteristik Pengguna Pegawai

Pengguna Pegawai

Kualifikasi

1. Mempunyai kemampuan dasar dibidang komputer

2. Dapat mengoperasikan sistem operasi Microsoft

Windows XP

Hak akses Melakukan pengajuan pengadaan barang atau jasa

Tabel 4.12 Karakteristik Pengguna P2K

Pengguna P2K

Kualifikasi

Windows XP

Hak akses

Mempunyai hak dalam menyetujui pengajuan

Membuat surat perintah pelaksanaan pengadaan

(64)

Tabel 4.13 Karakteristik Pengguna Panitia Pengadaan

Pengguna Panitia Pengadaan

Kualifikasi

Windows XP

Hak akses Memproses data pengadaan barang dan jasa

Membuat Surat perintah kerja (SPK)

Tabel 4.14 Karakteristik Pengguna Penguji

Pengguna Penguji

Kualifikasi

Windows XP

Hak akses Membuat berita acara hasil pekerjaan pengadaan barang / jasa

4.5 Business Rule

Ada beberapa ketentuan yang diterapkan di Pusat Penelitian dan

pengembangan Geologi Kelautan demi menjaga akurasi dan

keabsahan/intergritas data, pengguna jangan sampai merusak sistem yang ada

atau merugikan perusahaan. Dalam proses pengajuan pengadaan barang dan

jasa ini juga memiliki aturan bisnis agar data-data yang dimasukan tidak rancu

dan tidak memasukan data pengajuan pengadaan barang dan jasa yang sama

(65)

Adapun ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam Sistem Informasi

Pengajuan Pengadaan Barang dan Jasa Pusat Penelitian dan Pengembangan

Geologi Kelautan (P3GL) Bandung yaitu :

1. Kode NIP antar pegawai / staff tidak boleh sama

2. Kode pengajuan pengadaan barang dan jasa tidak boleh sama.

3. No surat yang digunakan dalam pengajuan pengadaan tidak boleh sama

4. Data pegawai / staff yang bersangkutan harus sudah terdaftar ditabel

pegawai / staff yang aktif.

5. Bidang pengadaan barang dan jasa yang bertanggung jawab membuat

rekapan laporan pengajuan pengadaan barang dan jasa di Pusat Penelitian dan

Pengembangan Geologi Kelautan.

6. Pegawai yang bekerja di Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi

Kelautan tidak dikenakan biaya pada saat menggunakan peralatan teknologi

informasi.

4.6 Business Evaluation dan Solutions

Untuk memperbaiki sistem kerja maka perlu dilakukan identifikasi

masalah, jika masalah yang timbul telah diketahui maka akan dirumuskan

solusi untuk memperbaiki maslah-masalah yang timbul tersebut, Berikut

(66)

Tabel 4.15 Identifikasi Masalah 1

1. Penyimpanan data kedalam database

Evaluasi : Data masih disimpan di tempat yang masih dapat dijangkau

oleh umum (tidak dalam database).

Penyebab:

Belum adanya system

penyimpanan ke dalam

database.

Penyelesaian:

Dibuatkan Sistem Informasi

Pengadaan Barang dan Jasa

untuk memberikan kemudahan

penyimpanan data ke dalam

database.

2. Penginputan data kedalam aplikasi

Evaluasi : Data usulan pengadaan masih dilakukan secara manual

hanya menggunakan media kertas dan spreadsheet. Penyebab:

Belum adanya system

penginputan data ke dalam

aplikasi.

Penyelesaian:

Dibuatkan Sistem Informasi

Pengadaan Barang dan Jasa

untuk memberikan kemudahan

penginputan data ke dalam

(67)

3. Proses pencarian data usulan pengadaan barang dan jasa

Evaluasi : Proses pencarian data usulan pengadaan yang sebelumnya

telah di ajukan oleh pegawai, masih dilakukan secara manual dengan

mencari ulang dokumen-dokumen yang telah disimpan.

Penyebab:

Tidak adanya sistem yang

secara otomatis untuk

melakukan pencarian data

usulan pengadaan.

Penyelesaian:

Dibuatkan sistem secara

otomatis untuk melakukan

pencarian data usulan

pengadaan.

4. Pembuatan laporan yang efektif dan efisien

Evaluasi : Sulitnya dalam pembuatan laporan. Dikarenakan masih

harus mengumpulkann data-data yang lama terlebih dahulu.

Penyebab:

Belum ada sistem

pembuatan laporan yang

efektif dan efisien.

Penyelesaian:

Dibuatkan sistem yang bisa

digunakan untuk membuat

laporan secara otomatis.

Dimana tinggal memanggil

data-data yang telah tersimpan

sebelumnya.

(68)

5. Pegawai melakukan pengajuan pengadaan barang / jasa

Evaluasi : Sulitnya pegawai melakukan pengajuan pengadaan barang /

jasa karena dilakukan masih secara manual

Penyebab:

Belum ada sistem

pembuatan pengajuan

pengadaan barang / jasa.

Penyelesaian:

Dibuatkan sistem yang bisa

digunakan untuk membuat

pengajuan pengadaan barang /

jasa otomatis.

6. Perangkat yang digunakan masih sangat terbatas

Evaluasi : Hardware yang digunakan masih sangan minimal, karena

komputer masih ada beberapa masih mengguanakan pentium 3

Penyebab:

Karena semua data masih

diolah manual dan

menggunakan Ms.Excel

Penyelesaian:

Digantikan dengan komputer

dengan space yang sesuai

karena akan di buatkan aplikasi

untuk mengatasi semua

(69)

7. Dokumen masi tersimpan berantakan dan dapat terlihat oleh umum

Evaluasi : Penyimpanan dokumen masih berantakan dan dapat

diketahui oleh umum karena belum ada tempat penyimpanan yang

aman.

Penyebab:

Karena semua dokumen

belum tersusun secara

rapih dan belum

terintegrasi dalam

database.

Penyelesaian:

Dibuatkan sistem untuk

menyimpan dokumen-dokumen

yang telah terintegrasi.

4.7 Business Plan

Berdasarkan dari analisis yang telah dilakukan mengenai proses

pengelolaan data usulan, data kontrak kerja, data barang, data pengujian di

Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi Kelautan ( P3GL ), maka di

perlukan rencana untuk pembangunan sistem informasi pengelolaan

pengajuan pengadaan barang atau jasa berbasis web dengan menggunakan

PHP sebagai bahasa pemrograman dan MySQL sebagai databasenya.Untuk

webserver menggunakan XAMPP sebagai software bundle PHP dan MySQL

database.Untuk memudahkan pembuatan aplikasi dan debugging

(70)

BAB V

PERANCANGAN SISTEM

5.1 Analisa Kebutuhan Sistem

Sistem informasi yang dirancang adalah Sistem Informasi

Pengajuan Pengadaan Barang atau Jasa di Pusat Penelitian dan

Pengembangan Geologi Kelautan ( PPPGL ) Bandung. Sistem informasi

ini dirancang untuk:

a. Mempermudah pengelolaan data Pegawai yang melakukan usulan /

pengajuan pengadaan barang atau jasa.

b. Mempermudah pengelolaan data pengajuan pengadaan barang dan

jasa.

c. Meningkatkan pengelolaan keamanan data dengan membagi hak akses

user.

Selain itu, sistem informasi ini dirancang dengan 5 (Lima) klasifikasi

pengguna, yaitu:

1. Kabid

Merupakan pengguna yang memiliki hak akses untuk mengelola data

user dan laporan di sistem informasi ini.

(71)

Merupakan pengguna yang memiliki hak akses dalam pengelolaan data

usulan / pengajuan pengadaan barang dan jasa sesuai dengan kebutuhan

di perangkat lunak ini.

kontrak kerja, data barang, data penguji, data supplier dan data stok

barang di perangkat lunak ini.

4. Penguji

hasil uji yang akan dilaporkan dalam berita acara pengujian di perangkat

lunak ini.

konfirmasi usulan dari pegawai yang telah mengajukan usulan

pengadaan barang dan jasa, setelah itu akan dibuatkan surat perintah

pelaksanaan pengadaan berdasarkan ISO di perangkat lunak ini.

Di bawah ini adalah gambar konfigurasi jaringan dari Sistem Informasi

Pengajuan Pengadaan Barang atau Jasa di Pusat Penelitian dan

(72)

User

`

Client Computer

Web Server _Database

Server

Gambar 5.1 Konfigurasi Jaringan

5.1.1 Context Diagram

Perancangan Sistem Informasi Pengajuan Pengadaan Barang

(73)

PPPGL ) Bandung dapat digambarkan melalui context diagram di

SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG DAN JASA

Gambar 5.2 Context Diagram

5.1.2 DFD Level 1

DFD Level 1 dari perancangan Sistem Informasi Pengajuan

(74)

Geologi Kelautan ( PPPGL ) Bandung dapat digambarkan sebagai

(75)

Data_Stok_Barang

Data_Bara ng Data_Supp lier Info_Stok_ Barang

Data_Stok_Barang

Surat_Pen etapan_Be rdasarkan_ ISO

Data_Bara ng

Data_Usul an Data_Usul an

Info_User PEGAW AIPEGAW AI

PANTIA_P KABIDKABIDKABIDKABID

PengujiPenguji T abel _Su rat Penetap an berdasarkan ISO

T abel_Kon trak kerja

T abel Sup plier

PANTIA_P

(76)

5.1.3 ER-Diagram

E-R diagram dari perancangan Sistem Informasi Pengajuan Pengadaan Barang atau Jasa di Pusat Penelitian dan Pengembangan

Geologi Kelautan (P3GL) Bandung adalah sebagai berikut:

Pegawai

Berdasarkan ISO Mengajukan Kontrak Kerja

1 1

(77)

5.2. Perancangan Sistem

Perancangan sistem terdiri atas lingkup implementasi, perancangan

menu, perancangan database, dan perancangan antarmuka.

5.2.1 Lingkup Implementasi

5.2.1.1 Lingkungan Perangkat Keras

Perangkat keras yang digunakan adalah sebagai berikut:

1. Komputer Pentium 3

2. RAM 128

3. Monitor VGA/SVGA 15”

4. Freespace Hardisk 20 Ghz

5. Keyboard

6. Mouse

5.2.1.2 Lingkungan Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang digunakan adalah sebagai berikut:

1. Bahasa Pemograman : PHP

2. DBMS : MYSQL

3. Design Grafis : Power Designer 6, Microsoft Visio.

4. Sistem Operasi : Windows XP

(78)

Perancangan menu dari Sistem Informasi Pengadaan

Barang dan Jasa di Pusat Penelitian dan Pengembangan

Geologi Kelautan ( P3GL ) Bandung adalah sebagai berikut:

Login

Halaman Utama

Kelola User

Kelola Laporan

Tambah

Cari

Tampil

Edit

Hapus

Logout

Tampil

Cari

Print

(79)

Gambar 5.6 Perancangan Menu Pegawai

Login

(80)

Login

Halaman Utama

Kelola Usulan

Tampil

Logout

Konfirmasi usulan

Gambar 5.8 Perancangan Menu P2K

Login

Halaman Utama

Kelola Pengujian

Tambah

Cari

Tampil

Logout