RANCANGAN SISTEM PENGHITUNGAN INDIKATOR
KINERJA PERPUSTAKAAN BERBASIS INDIKATOR ISO
11620:2008 PADA LAYANAN TERBUKA PERPUSNAS RI
ABDUL WAKHID
SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
PERNYATAAN MENGENAI TESIS DAN
SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA
Dengan ini saya menyatakan bahwa tesis berjudul Rancangan Sistem Penghitungan Indikator Kinerja Perpustakaan Berbasis Indikator ISO 11620:2008 pada Layanan Terbuka Perpusnas RI adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir tesis ini.
Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut Pertanian Bogor.
RINGKASAN
ABDUL WAKHID. Rancangan Sistem Penghitungan Indikator Kinerja Perpustakaan Berbasis Indikator ISO 11620:2008 pada Layanan Terbuka Perpusnas RI. Dibimbing oleh IMAS SUKESIH SITANGGANG dan ABDUL RAHMAN SALEH.
Pengukuran kinerja perpustakaan adalah salah satu strategi untuk mengevaluasi pemanfaatan sumber daya perpustakaan. Tujuan penelitian ini adalah menentukan indikator yang dibutuhkan untuk mengukur kinerja dan membuat rancangan sistem penghitungan kinerja di Layanan Terbuka Perpusnas RI. Indikator pengukuran tersebut mengacu pada ISO 11620:2008 yang terdiri dari 45 indikator.
Setelah dilakukan penyeleksian terhadap seluruh indikator terpilih 10 indikator yaitu 1) persentase judul koleksi yang dibutuhkan; 2) ketepatan pengerakan; 3) staf perpustakaan perkapita; 4) perputaran koleksi; 5) peminjaman perkapita; 6) bahan perpustakaan yang digunakan dalam perpustakaan perkapita; 7) kunjungan perkapita; 8) persentase target pemustaka yang dicapai; 9) kepuasan pemustaka; 10) persentase staf layanan terhadap total staf perpustakaan. Pemilihan tersebut melalui empat tahapan penyeleksian yaitu 1) memilih indikator yang kegiatannya dilakukan dan tidak menggunakan indikator yang kegiatannya tidak dilakukan; 2) tidak menggunakan indikator yang berkaitan dengan biaya; 3) mengidentifikasi dan memilih indikator yang sesuai dengan visi dan misi unit Layanan Terbuka Perpusnas RI melalui kuesioner kepada manajemen untuk memilih indikator yang sesuai; 4) menghitung dan menganalisis hasil kuesioner dan menetapkan indikator yang mempunyai rata-rata nilai hasil kuesioner lebih besar dari nol sebagai indikator terpilih. Berdasarkan hasil penjajakan sikap terhadap manajemen Perpusnas RI, bahwa dibutuhkan dukungan sistem untuk menghitung kinerja. Rancangan sistem yang dikembangkan mengacu pada kebutuhan sistem dan kebutuhan informasi. Kebutuhan sistem saat ini yaitu sistem yang mampu mengolah data menjadi informasi kinerja. Data yang dibutuhkan oleh sistem ini adalah data yang diambil dari Integrated National Library Information System (INLIS) dan data yang belum tersedia di dalam INLIS yang diinput secara manual. Rancangan sistem mencakup pendefinisian use case, description use case, activity diagram, class diagram, sequence diagram, object-role/relational mapping dan entity relationship diagram.
SUMMARY
ABDUL WAKHID. Design of System for Calculating Library Performance based on Indicators of ISO 11620:2008 at Open Service at Indonesia National Library. Supervised by IMAS SUKESIH SITANGGANG and ABDUL RAHMAN SALEH.
Library performance measurement is one of a strategy to evaluate utilization of library resources. The objective of this study was to identify indicators needed to measure the performance and to design an counting system measurement at Open Service at National Library of Indonesia. The measurement indicators were based on ISO 11620:2008 consisting of 45 indicators.
It was selected 10 indicators: 1) percentage of required titles in the collection (RTC); 2) shelving accuracy (SA); 3) staff per capita (LS); 4) collection turnover (CT); 5) loans per capita (LPC); 6) in-library use per capita (IUC); 7) library visits per capita (LVC); 8) percentage of target population reached (PTPR); 9) user satisfaction (AUS); 10) user services staff as a percentage of total staff (USSPTS). The indicators were selected through four stages: 1) selecting indicators related to activities in the Indonesia National Library and removing indicators related to activities that are not conducted in the institution; 2) removing indicators related to cost; 3) identifying and selecting indicators related to vision and mission by the questionnaire; 4) analizing the results of the questionnaire and setting the indicators that have an average value of the results greater than 0 as an selected indicator. The result of managements attitude is that a system for calculating library performance is required. System design was developed based on the system requirements and management’s needs. The system is designed to be process data into information of performance values. The system is designed to be integrated with the national library system (INLIS) and the data that are not available in INLIS will be manually inputed. The system requirements include defining use case, description use case, activity diagram, class diagram, sequence diagram, object role/relational mapping and entity relationship diagram.
© Hak Cipta Milik IPB, Tahun 2016
Hak Cipta Dilindungi Undang-Undang
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan atau menyebutkan sumbernya. Pengutipan hanya untuk kepentingan pendidikan, penelitian, penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan, penulisan kritik, atau tinjauan suatu masalah; dan pengutipan tersebut tidak merugikan kepentingan IPB
Tesis
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Profesional
pada
Program Studi Teknologi Informasi untuk Perpustakaan
RANCANGAN SISTEM PENGHITUNGAN INDIKATOR
KINERJA PERPUSTAKAAN BERBASIS INDIKATOR ISO
11620:2008 PADA LAYANAN TERBUKA PERPUSNAS RI
SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR 2016
Judul Tesis : Rancangan Sistem Penghitungan Indikator Kinerja Perpustakaan Berbasis Indikator ISO 11620:2008 pada Layanan Terbuka Perpusnas RI
Nama : Abdul Wakhid NIM : G652120035
Disetujui oleh Komisi Pembimbing
Dr Imas Sukaesih Sitanggang, SSi MKom Pembimbing I
Ir Abdul Rahman Saleh, MSc Pembimbing II
Diketahui oleh
Ketua Program Studi Magister Profesional
Aziz Kustiyo, SSi MKom
Dekan Sekolah Pascasarjana
Dr Ir Dahrul Syah, MScAgr
Tanggal Ujian: 09 Januari 2016 Tanggal Lulus:
PRAKATA
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah subhanahu wa ta’ala atas segala karunia-Nya sehingga karya ilmiah ini berhasil diselesaikan. Tema yang dipilih dalam penelitian yang dilaksanakan sejak bulan Januari 2014 adalah mengukur kinerja perpustakaan dengan indikator ISO, dengan judul Rancangan Sistem Penghitungan Indikator Kinerja Perpustakaan Berbasis Indikator ISO 11620:2008 pada Layanan Terbuka Perpusnas RI.
Terima kasih saya ucapkan kepada Ibu Dr Imas Sukaesih Sitanggang, SSi MKom dan Bapak Ir Abdul Rahman Saleh MSc selaku pembimbing. Saya ucapkan terima kasih juga kepada Ibu Rina Trisminingsih, SKom MT (Dosen ILKOM IPB), Ibu Welmin Ariningsih (Deputi I Perpusnas RI), Sri Sumekar (Kapus Preservasi Perpusnas RI), Ibu Pristiawati (Kasubid Reproduksi Perpusnas RI), Alfa Husna dan teman-teman di program studi MTP IPB angkatan 2012 yang telah membantu dalam penelitian ini. Secara khusus saya ucapkan terima kasih kepada Ety (isteri), Tieka Mei Sely Mahmudah (anak), Dieni Lu,lu Maghfiroh (anak), dan Alim Musthafa Wahid (anak).
Semoga karya ilmiah ini bermanfaat.
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL vii
DAFTAR GAMBAR vii
DAFTAR LAMPIRAN viii
1. PENDAHULUAN 1
Latar Belakang 1
Perumusan Masalah 2
Tujuan Penelitian 2
Manfaat Penelitian 2
Ruang Lingkup Penelitian 3
2. TINJAUAN PUSTAKA 3
Pengukuran Kinerja Perpustakaan 3
Indikator Kinerja ISO 11620 4
Sistem Informasi 6
ORM 7
Prototyping 8
3. METODE PENELITIAN 8
Lokasi dan Waktu Penelitian 8
Tahapan Penelitian 8
Bahan 11
Peralatan Penelitian 11
4. HASIL DAN PEMBAHASAN 13
Data Responden 13
Hasil Uji Instrumen 13
Analisis Data Kuesioner 14
Penyeleksian Indikator 14
Pengembangan Sistem 18
Kebutuhan Sistem 19
Perancangan Use Case Diagram 20
Deskripsi Use Case 21
Perancangan Class Diagram 24
Perancangan Activity Diagram 25
Perancangan Sequence Diagram 29
ORM 33
Entity Relationship Diagram (ERD) 38
Feedback 40
Rekomendasi 40
5. SIMPULAN DAN SARAN 41
DAFTAR PUSTAKA 41
LAMPIRAN 43
DAFTAR TABEL
1 Daftar indikator ISO 11620:2008 (ISO 2008) 5
2 Data hasil uji validitas instrumen 13
3 Daftar indikator yang dipilih manajemen untuk mengukur kinerja 15
4 Kebutuhan fungsional SIPK 19
5 Kebutuhan operasional SIPK 19
6 Matrik data yang dibutuhkan sistem SIPK dan cara mendapatkannya 20 7 Matrik data yang tersedia dalam sistem INLIS 20
8 Deskripsi use case login ke sistem SIPK 21
9 Deskripsi use case melihat data di sistem INLIS 22 10 Deskripsi use case mengunduh data dari sistem INLIS 22
11 Deskripsi use case menginput data 23
12 Deskripsi use case memperbarui data 23
13 Deskripsi use case mencetak laporan 23
14 Deskripsi field dalam tabel RTC 38
15 Deskripsi field dalam tabel SA 38
16 Deskripsi field dalam tabel LS 39
17 Deskripsi field dalam tabel IUC 39
18 Deskripsi field dalam tabel PTPR 39
19 Deskripsi field dalam tabel AUS 39
20 Deskripsi field dalam tabel LPC 40
21 Deskripsi field dalam tabel CT 40
22 Deskripsi field dalam tabel LVC 40
23 Deskripsi field dalam tabel USSPTS 40
DAFTAR GAMBAR
1 Tahapan penelitian 8
2 Diagram use case pengelolaan laporan kinerja 20 3 Class diagram penghitungan indikator kinerja perpustakaan 24
4 Activity diagram untuk proses login 25
19 Diagram ORM untuk indikator jumlah kunjungan ke perpustakaan
perkapita (LVC) 34
20 Diagram ORM untuk indikator peminjaman perkapita (LPC) 34 21 Diagram ORM untuk mengukur indikator persentasi judul koleksi
yang dibutuhkan (RTC) 35
22 Diagram ORM untuk mengukur indikator persentasi staf layanan
terhadap total staf (USSPTS) 35
23 Diagram ORM untuk mengukur indikator bahan perpustakaan
yang digunakan dalam (IUC) 36
24 Diagram ORM untuk indikator kepuasan pemustaka (AUS) 36 25 Diagram ORM untuk indikator kepuasan pemustaka (PTPR) 37 26 Diagram ORM untuk indikator perputaran koleksi (CT) 37 27 Diagram ORM untuk mengukur indikator ketepan pengerakkan (SA) 38
DAFTAR LAMPIRAN
1 Butir pertanyaan terkait pengukuran kinerja 43
2 Data hasil perhitungan sikap 44
3 Tahapan penyeleksian Indikator 45
4 Data hasil penyeleksian indikator tahap pertama 47 5 Data hasil penyeleksian indikator tahap kedua dan ketiga 49
1
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (Perpusnas RI) sudah mempunyai sistem informasi yaitu: Integrated National Library Information System (INLIS) yang terdiri atas empat modul yaitu back office, online public catalogue, keanggotaan, dan buku tamu. Berdasarkan informasi dalam web resmi www.inlislite.perpusnas.go.id, fitur laporan yang terdapat dalam modul back office memiliki data laporan terdiri atas data katalog, data koleksi, data sirkulasi, data pengunjung dan data anggota.
Saat ini manajemen Perpusnas RI membutuhkan informasi yang terkait dengan pencapaian kinerja layanan, namun informasi yang dibutuhkan tersebut belum tersedia dalam fitur laporan INLIS. Hasil kuesioner menunjukkan bahwa manajemen Perpusnas RI perlu informasi capaian kinerja karena digunakan untuk mengevaluasi, mengendalikan, menganggarkan, memotivasi, dan sebagai bahan perbandingan kinerja untuk mengetahui tren kinerja waktu berjalan dengan sebelumnya atau sebagai bahan perbandingan antar unit kerja atau instansi lain. Pernyataan manajemen sejalan dengan yang dinyatakan oleh Saleh (2013) bahwa pengukuran kinerja dianggap penting karena kinerja adalah state of condition dari suatu pelaksanaan kerja dalam mencapai sesuatu, kondisi, dan perubahan yang diinginkan.
Berdasarkan hasil kajian pustaka dan kajian lapangan banyak permasalahan dan tantangan yang harus dihadapi oleh Perpusnas RI untuk mengikuti perkembangan zaman dan tuntutan kebutuhan pengguna. Menurut Hardjoprakoso (2005) ada delapan permasalahan dan empat tantangan yang harus dijawab. Masalah yang dimaksud adalah status kelembagaan, sarana fisik, tenaga pengelola, pengorganisasian, sarana finansial, rendahnya produksi buku ilmu pengetahuan serta mahalnya harga buku, lokasi, dan kebijakan. Sedangkan tantangan yang dimaksud adalah transmisi atau cara-cara pengelolaan perpustakaan dari cara tradisional ke cara berbasis teknologi modern, peningkatan tenaga perpustakaan menjadi tenaga ahli yang mampu menggunakan metode dan peralatan hasil ilmu dan teknologi mutakhir, penetapan sistem yang meliputi penetapan perangkat keras maupun lunak serta pengembangan otomasi, membangun kesadaran bangsa akan pentingnya informasi dan ilmu pengetahuan.
2
Dalam kaitannya dengan penyedia sumber informasi guna memenuhi kebutuhan informasi bagi pemustaka, maka perpustakaan seharusnya mempunyai standar yang digunakan sebagai acuan dalam penyelenggaraan, pengelolaan dan pengembangan perpustakaan serta standar lain untuk mendukung manajemen pelayanan di perpustakaan. Salah satu standar penting yang perlu diterapkan oleh perpustakaan adalah standar bagaimana cara mengukur kinerja perpustakaan. Standar untuk mengukur kinerja perpustakaan yang diberlakukan atau yang dijadikan pedoman secara nasional belum tersedia, namun secara internasional sudah ada salah satunya ISO 11620:2008 tentang Information and Documentation Library Performance Indicators. Selanjutnya penelitian ini difokuskan pada pengkajian yang terkait dengan pengkuran kinerja dan penerapan indikator ISO 11620:2008 untuk mengukur kinerja pada Layanan Terbuka Perpusnas RI.
Perumusan Masalah
Salah satu strategi untuk mencapai visi dan misi layanan perpustakaan adalah bagaimana kebijakan yang diambil oleh manajemen berdasarkan data dan berorientasi pada kebutuhan pengguna maupun manajemen itu sendiri. Informasi capaian kinerja merupakan data bagi manajemen Perpusnas RI dalam mengambil kebijakan. Pada sistem berjalan (INLIS) sudah tersedia data yang dibutuhkan untuk mengukur kinerja, namun data tersebut belum diolah lebih lanjut sehingga informasi kinerja belum bisa dihasilkan. Untuk memenuhi kebutuhan informasi kinerja tersebut perlu kajian lebih lanjut. Fokus kajian pada penelitian ini adalah menentukan indikator kinerja ISO 11620:2008 yang sejalan dengan visi dan misi unit kerja tersebut. Kajian berikutnya adalah bagaimana membuat rancangan sistem yang mampu mengakomodasi dan mengolah data yang berasal dari (INLIS) dan data lain yang diinput secara manual menghasilkan informasi kinerja.
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah memilih dan menentukan indikator yang digunakan untuk mengukur kinerja unit Layanan Terbuka Perpusnas RI, dan membuat rancangan sistem informasi penghitungan indikator kinerja (SIPK) untuk memudahkan dalam penerapan pengukuran kinerja tersebut.
Manfaat Penelitian
Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah:
1 Tersedianya indikator untuk mengukur kinerja Layanan Terbuka Perpusnas RI yang berbasis indikator ISO 11620:2008 sehingga manajemen layanan mempunyai arah, ukuran dan standar yang jelas dalam mengukur kinerja. 2 Tersedianya rancangan sistem informasi untuk mengukur kinerja Layanan
3 Ruang Lingkup Penelitian
1 Penelitian dibatasi pada pengukuran kinerja di Layanan Terbuka Perpusnas RI. 2 Penelitian populasi dengan jumlah sampel 12 orang yang tediri atas pejabat
dari eselon-4 sampai dengan eselon-1 yang bertugas pada unit kerja layanan. 3 Indikator pengukuran mengacu pada indikator ISO 11620:2008.
4 Kandungan informasi rancangan sistem mengacu pada indikator terpilih.
2
TINJAUAN PUSTAKA
Pengukuran Kinerja Perpustakaan
Mengukur kinerja adalah mengumpulkan data statistik dan lainnya yang menggambarkan kinerja perpustakaan dan menganalisis data tersebut dalam rangka untuk mengevaluasi kinerja (Saur 2007). Manfaat pengukuran kinerja adalah untuk kepentingan pengelolaan, pengembangan jasa layanan informasi dan produk perpustakaan, serta pemetaan anggaran lainnya. Pengertian kinerja menurut (Kemenpan 2008) adalah unjuk kerja dan prestasi kerja atau hasil kerja yang diwujudkan dalam melakukan suatu kegiatan atau program mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Untuk mengukur kinerja maka perlu ada indikator yang digunakan sebagai acuan maupun parameter dalam pengukuran. Indikator kinerja sendiri diartikan sebagai ungkapan secara lisan atau simbol kuantitatif yang diperoleh dari data statistik perpustakaan yang digunakan untuk mengukur tingkat pencapaian kinerja perpustakaan (ISO 2008).
Indikator yang digunakan pada penelitian ini adalah indikator kinerja yang mengacu pada ISO 11620:2008 yang dipilih berdasarkan hasil seleksi dengan kriteria tertentu serta ditetapkan berdasarkan hasil keputusan manajemen. Sedangkan kinerja perpustakaan diartikan sebagai efektivitas jasa dan sarana prasarana yang tersedia di perpustakaan serta efisiensi penggunaan sumber daya yang ada dalam melakukan kegiatan terkait perpustakaan (ISO 1998).
Prinsip pengukuran kinerja perpustakaan adalah mengumpulkan data hasil kerja selanjutnya data tersebut dihitung, diolah menurut aturan yang sudah ditentukan dalam standar ISO 11620:2008 kemudian dianalisis dan disimpulkan. Untuk mengukur kinerja perpustakaan perlu kerangka pengukuran supaya memperoleh data yang sesuai. Kerangka pengukuran kinerja Layanan Terbuka Perpusnas RI yang digunakan adalah:
1 Seluruh aktivitas kerja yang jelas dan nyata harus diukur.
4
Indikator Kinerja ISO 11620
Indikator kinerja menurut International Standardization Oganization (ISO 2008) adalah dokumen yang disusun oleh ISO yang memuat cara-cara mengukur indikator kinerja perpustakaan dimana cara-cara tersebut sudah terstandar secara internasional. ISO sendiri adalah organisasi internasional di bidang standardisasi dan merupakan pengembang standar terbesar di dunia, dan badan organisasi ini berkedudukan di Genewa, Switzeland. ISO memiliki cabang di banyak negara dan di satu negara hanya ada satu cabang atau perwakilan. ISO inilah yang mengeluarkan standar mengenai indikator kinerja perpustakaan. ISO pertama kali mengeluarkan indikator kinerja perpustakaan tahun 1998 yaitu ISO 11620 yang mengakomodasi sebanyak 29 indikator (ISO 1998) sebagai berikut:
1 Kepuasan pemakai
2 Persentase target pemakai yang dicapai 3 Biaya per pemakai
4 Kunjungan ke perpustakaan perkapita 5 Biaya per kunjungan ke perpustakaan 6 Ketersediaan judul dokumen
7 Ketersediaan judul dokumen yang dibutuhkan
8 Persentase judul dokumen yang dibutuhkan dalam koleksi
9 Ketersediaan judul yang disediakan dari judul dokumen yang dibutuhkan 10 Penggunaan di perpustakaan perkapita
11 Tingkat penggunaan dokumen
12 Median waktu temu kembali dokumen dari koleksi tertutup 13 Median waktu temu kembali dokumen dari koleksi terbuka 14 Koleksi kembali
15 Peminjaman perkapita
16 Dokumen yang sedang dipinjam perkapita 17 Biaya per peminjaman
18 Peminjaman per petugas
19 Kecepatan pinjam antar perpustakaan 20 Tingkat ketepatan jawaban yang diberikan
21 Tingkat keberhasilan penelusuran melalui katalog judul 22 Tingkat keberhasilan penelusuran melalui katalog subjek 23 Ketersediaan fasilitas
24 Tingkat penggunaan fasilitas 25 Tingkat keterisian kursi 26 Ketersediaan sistem otomasi
27 Median waktu pengadaan dokumen 28 Median waktu pengolahan dokumen 29 Biaya per judul katalog
5 Tabel 1 Daftar indikator ISO 11620:2008 (ISO 2008)
Sub Area Detail (Kode) Area Sub Area
1 Ketersediaan judul yang dibutuhkan (RTA) Resources, Access, & Infrastructure
Collection 2 Persentase judul koleksi yang dibutuhkan
(RTC)
3 Tingkat keberhasilan penelusuran melalui katalog subjek (SSSR)
4 Persentase sesi yang ditolak (RS)
5 Ketepatan pengerakkan (SA) Access
6 Waktu rata-rata menemukan dokumen dari rak tertutup (MTDRCS)
7 Kecepatan pinjam antar perpustakaan (SIL) 8 Persentase pinjam antar perpustakaan yang
berhasil (SuIL)
9 Jumlah komputer untuk akses informasi perkapita (PAWC)
Facilities
10 Ketersediaan waktu komputer perkapita (WHAPC)
11 Area pemustaka perkapita (UAC) 12 Tempat duduk perkapita (SC)
13 Jam buka layanan terhadap kebutuhan (HOCD)
Facilities
14 Staf perpustakaan perkapita (LS) 15 Perputaran (CT)
16 Peminjaman perkapita (LPC)
17 Persentase koleksi yang tidak dipinjamkan (PSNU)
18 Jumlah item yang diunduh perkapita (NCUDC)
19 Bahan perpustakaan yang digunakan dalam perpustakaan perkapita (IUC)
20 Kunjungan perkapita (LVC)
21 Persentase informasi yang diminta melalui elektronik (PIRSE)
22 Persentase pemustaka luar (PEU)
23 Persentase dari total peminjaman kepada pemustaka luar (PTLLEU)
24 Kehadiran pemustaka pada acara perpustakaan perkapita (ALEC)
25 Kehadiran pemustaka pada acara pelatihan perkapita (NUATLC)
26 Tingkat keterpakaian kursi baca (PSOR) 27 Tingkat keterpakaian komputer (WUR) 28 Persentase target pemustaka yang dicapai
(PTPR)
29 Kepuasan pemustaka (AUS) 30 Biaya per peminjaman (CPL)
6
Sub Area Detail (Kode) Area Sub Area
32 Biaya per item informasi yang diunduh (CCUD)
33 Biaya per kunjungan (CLV)
34 Waktu rata-rata pengadaan/akuisisi dokumen (MTDA)
35 Waktu rata-rata pengolahan dokumen (MTDP1)
36 Persentase staf layanan terhadap total staf perpustakaan (USSPTS)
37 Tingkat kebenaran jawaban yang diberikan (CAFR)
Staff
38 Perbandingan biaya pengadaan terhadap total belanja perpustakaan (RAESC)
39 Produktifitas staf dalam memproses media (EPMP)
40 Biaya per pemustaka (CPU)
41 Persentase pembelanjaan atas informasi dalam bentuk koleksi elektronik (PEIPSEC)
42 Persentase staf perpustakaan yang ditugaskan pada layanan elektronik (PLSPDELS)
43 Jumlah jam kehadiran pada pelatihan formal per staf (NAHFTLSM)
44 Persentase dari sarana perpustakaan yang diterima dari hadiah atau usaha komersial (PLMRSGIG)
45 Persentase sarana kelembagaan yang
dialokasikan kepada perpustakaan (PIMAL)
Potential & Development
Indikator-indikator tersebut adalah indikator yang digunakan untuk mengukur kinerja perpustakaan umum atau perpustakaan yang melakukan layanan sirkulasi. Unit kerja Layanan Terbuka Perpusnas RI merupakan salah satu unit kerja yang melakukan kegiatan sirkulasi koleksi baik untuk digunakan di dalam perpustakaan maupun untuk dipinjam dibawa pulang. Berdasarkan alasan di atas maka fokus penelitian ini pada pengukuran kinerja perpustakaan di unit kerja Layanan Terbuka Perpusnas RI.
Sistem Informasi
7 Pengertian sistem informasi adalah suatu ketetapan yang konsisten yang dikoordinir oleh satu set komponen yang bekerja secara bersama-sama dalam satu kesatuan dengan tujuan untuk membuat, mendistribusikan, dan mengolah suatu informasi (Ratzan 2002). Sistem informasi juga diartikan kumpulan dari komponen yang terintegrasi seperti piranti lunak/keras, data, manusia, jaringan, fungsi dan prosedur yang bekerja secara bersama untuk menyimpan, mengolah, menghasilkan dan menyebarkan informasi (Bawden 2012).
Berdasarkan hasil kajian terhadap sistem berjalan (INLIS) bahwa saat ini sistem tersebut terdiri atas empat modul yaitu back office, online public catalogue, keanggotaan, dan buku tamu. Ke-4 modul tersebut mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut:
Modul back office diperuntukkan untuk menyimpan laporan dalam tabel laporan. Laporan yang disediakan pada modul ini adalah laporan data katalog, data koleksi, data sirkulasi, data pengunjung dan data anggota. Cara kerja modul ini adalah mencacah kemudian menjumlahkan data yang masuk dan mengeluarkan informasi dalam bentuk laporan jumlah data. Fungsi modul ini menyimpan jumlah data koleksi, sirkulasi, anggota terdaftar dan data pengunjung yang terinput di sistem INLIS. Tabel untuk menyimpan yaitu tabel keanggotaan, tabel koleksi, tabel sirkulasi, dan tabel kunjungan.
Modul online public catalogue adalah modul yang bertugas merekam data yang diperoleh dari hasil pengolahan koleksi dan menyimpan dalam tabel koleksi. Data dari modul ini digunakan pengguna untuk menelusur buku secara online.
Modul keanggotaan adalah modul yang bertugas merekam, mencatat dan menyimpan pemustaka yang mendaftar sebagai anggota dan menyimpan data dalam tabel anggota. Data dalam modul ini digunakan untuk menghitung keanggotaan yang terdaftar.
Modul buku tamu adalah modul yang merekam dan menyimpan data tamu yang berkunjung ke perpustakaan. Data ini disimpan dalam tabel kunjungan.
Berdasarkan kajian terhadap pengguna bahwa dibutuhkan sistem baru yang berfungsi melengkapi sistem INLIS. Cara kerja sistem baru yaitu pertama, sistem akan menghitung hasil capaian kinerja berdasarkan metode perhitungan yang sudah ditetapkan dalam standar ISO 11620:2008 untuk setiap indikator; kedua, data yang diolah oleh sistem baru adalah data yang berasal dari sistem INLIS dan data lain yang diinput secara manual; ketiga, laporan kinerja adalah hasil perhitungan data yang diambil dari tabel di INLIS dan tabel data input.
Object Relasional Mapping (ORM)
8
dibandingkan dengan aplikasi yang pemetaannya secara manual akibatnya dengan baris coding yang sederhana, pemeliharaan aplikasi lebih mudah dilakukan. Hibernate merupakan sebuah perangkat utama dari ORM yang memiliki fitur seperti pemilihan tipe data otomatis, mendukung banyak basis data popular, mapping objek java menjadi struktur tabel basis data, connection polling, transaction management, dan memudahkan mapping one-to-many dan many-to-many (Sanjaya et al. 2009). Perancanagan sistem informasi yang menerapkan arsitektur Model View Controller (MVC) mempermudah dalam pemisahan kelas-kelas yang tergolong model, view, dan controller. Sedangkan peran ORM dengan framework hibernate pada pemrograman java dengan konsep pemrograman berorientasi objek serta MySQL 5.0 sebagai basis datanya yang terintegrasi dari setiap proses transaksi mampu menjabarkan kebutuhan pengelolaan serta pemantauan dengan lebih cepat, tepat dan cermat (Hartono 2010).
Prototyping
Model prototyping merupakan proses membangun sebuah model dari sebuah sistem berdasarkan pada kebutuhan user dengan kondisi user tidak memberikan detail input, proses dan detail output (Sommerville 2003).
METODE
Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilakukan pada Layanan Terbuka Perpusnas RI Jalan Salemba Raya Nomor 28a Jakarta Pusat. Penelitian dilakukan mulai bulan Februari sampai dengan November 2014 setiap hari Senin sampai dengan Jumat.
Tahapan Penelitian
Tahapan berikut menjelaskan langkah yang dilakukan dalam penelitian mulai dari perumusan masalah sampai dengan hasil penelitian seperti ditunjukkan dalam Gambar 1.
Perumusan Masalah
Pengumpulan dan Analisis Data
Perumusan Kebutuhan Informasi
Perumusan Indikator Kinerja Berbasis ISO
11620:2008 Pendefinisian
Kebutuhan Sistem
Evaluasi Rancangan Sistem Perancangan Sistem
Penilaian Kinerja Perpustakaan
Pembuatan Rekomendasi
9 Perumusan Masalah
Mengumpulkan informasi terkait topik penelitian. Pada tahap ini masalah terkait topik penelitian dirumuskan, didefinisikan dan diidentifikasi untuk mempermudah dalam mencari solusi permasalahan.
Pengumpulan Data
Menurut Riduwan (2008) teknik atau cara-cara yang dapat digunakan oleh peneliti untuk mengumpulkan data melalui angket, wawancara, pengamatan, ujian/tes, dokumentasi dan lainnya. Peneliti dapat menggunakan salah satu atau gabungan tergantung masalah yang dihadapi. Data yang digunakan dapat berupa data primer atau sekunder. Skala data yang digunakan seperti skala nominal, skala ordinal, skala interval, dan skala rasio. Lima bentuk skala untuk mengukur sikap yaitu: Skala Likert, Skala Guttman, Skala Defferensial Simantict, Rating Scale dan Skala Thurstone. Menurut Arikunto (2010) instrumen pengumpulan data seperti: angket, daftar cocok, skala, pedoman wawancara, lembar pengamatan atau panduan pengamatan, soal ujian. Penelitian ini menggunakan kuesioner dengan skala data ordinal dan skala pengukuran likert.
Analisis Data
Analisis data melalui persiapan, tabulasi, dan penerapan data sesuai dengan pendekatan penelitian. Data dikumpulkan melalui metode pengamatan langsung dan penyebaran kuesioner. Analisis data penelitian ini dengan pendekatan sikap manajemen atau analisis sikap. Analisis data dengan pendekatan analisis sikap menurut Sunyoto (2011) meliputi sikap kepercayaan atau belief (bi) dan sikap keyakinan evaluation (ei). Analisis sikap ini bertujuan untuk mencari data tentang sikap kepercayaan dan keyakinan serta keputusan manajemen terhadap suatu masalah yang sedang diteliti. Tahapan analisis mulai pemberian kode terhadap item, menentukan skala yaitu sangat setuju (SS)=2, setuju (S)=1 ragu (R)=0, tidak setuju (TS)=-1, sangat tidak setuju (STS)=-2. Ketentuan hasil sikap adalah jika skor sikap kepercayaan (be) dan sikap keyakinan (ei) lebih besar dari nol maka keputusannya manajemen dianggap menerima. Analisis sikap ini bertujuan untuk menyimpulkan sikap kepercayaan dan keyakinan manajemen terkait pengukuran. Perumusan Kebutuhan Informasi
Melalui request gathering dan sumbang saran dengan manajemen pada tahap ini menentukan kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen. Kebutuhan meliputi kebutuhan indikator untuk mengukur kinerja dan kebutuhan sistem informasi untuk mempermudah dalam implementasi pengukuran kinerja tersebut.
Perumusan Indikator Kinerja Berbasis ISO 11620:2008
10
1 Memilih indikator yang kegiatannya dilakukan, dan tidak menggunakan indikator yang kegiatannya tidak dilakukan;
2 Tidak menggunakan indikator yang berkaitan dengan biaya, karena orientasi bisnis perpustakaan adalah layanan jasa secara gratis;
3 Menawarkan ke manajemen untuk memilih indikator sesuai kebutuhan dan mendukung pada visi dan misi Layanan Terbuka Perpusnas RI dengan penyebaran kuesioner;
4 Memilih indikator yang mempunyai rata-rata nilai hasil kuesioner lebih besar dari nol, dan menetapkan indikator yang terpilih sebagai objek penelitian dan sebagai kandungan sistem informasi yang dikembangkan.
Pendefinisian Kebutuhan Sistem
Merupakan tahapan kegiatan untuk menentukan kebutuhan sistem baru. Tujuan akhir pada tahap ini adalah mencari kebutuhan yang diperlukan oleh sistem. Kebutuhan sistem meliputi kebutuhan piranti lunak, piranti keras, kebutuhan fungsional dan kebutuhan nonfungsional.
Perancangan Sistem Penghitungan Indikator Kinerja Perpustakaan
Tahapan ini adalah tahap pengembagan sistem dengan membuat rancangan sistem informasi kinerja Layanan Terbuka Perpusnas RI. Pengembangan sistem mengacu pada lima tahap metode Prototyping yang didefinisikan oleh Pressman (2010) yaitu communication, quick plan, modelling quick design, construction of prototype, deployment delivery and feedback. Menurutnya pengembangan sistem dengan pendekatan prototyping adalah yang terbaik karena pengguna tidak harus mengetahui secara detail kebutuhan masukan, proses atau kebutuhan keluaran. Pada sisi lain dengan metode ini calon pengguna dapat mengetahui lebih awal apa yang akan dikerjakan sistem, kemampuan sistem, fungsi sistem dan keluaran yang dihasilkan. Sistem yang dikembangkan dengan metode prototyping akan mengurangi atau menghilangkan fungsi sistem yang tidak sesuai. Tahapan pengembangan sistem sebagai berikut:
1 Fase communication mengumpulkan data dengan sumbang saran dan kuesioner untuk analisis kebutuhan informasi, mendefinisikan fungsi sistem, batasan sistem, dan kebutuhan sistem. Fungsi utama sistem baru adalah untuk menghitung indikator kinerja berdasarkan indikator terpilih. Proses perhitungan diperlukan data, salah satunya data yang berasal dari sistem berjalan sehingga harus ada fungsi sistem yaitu: melihat daftar, mengunduh data, menyimpan data, memperbarui data, menginput data yang diperlukan jika data yang dibutuhkan tidak tersedia di INLIS, menghitung dan mencetak laporan.
2 Fase quick plan mengumpulkan dokumen analisis kebutuhan dan menyusun serta menetapkan kebutuhan sistem penghitungan indikator kinerja Layanan Terbuka Perpusnas RI. Selanjutnya menentukan kebutuhan indikator yang digunakan untuk menghitung kinerja.
11 4 Fase construction of prototype melakukan perancangan sistem dengan membuat model UML menggunakan diagram use case, use case description, diagram activity, squence diagram, class diagram, object-role/relational mapping dan entity relationship diagram (ERD).
5 Fase deployment delivery and feedback menyerahkan model hasil rancangan yang dibangun dikembalikan kepada manajemen untuk dievaluasi. Hasil evaluasi dikaji kembali dan dilakukan perbaikan jika dibutuhkan. Hasil perbaikan diserahkan kembali ke manajemen. Melanjutkan pengembangan sistem sampai menjadi sistem siap pakai.
Evaluasi Rancangan Sistem
Menyerahkan hasil rancangan ke manajemen untuk dievaluasi dan untuk memastikan apakah rancangan sistem penghitungan indikator kinerja perpustakaan sudah sesuai dengan kebutuhan. Hasil evaluasi dikembalikan kepada pengembang untuk ditidaklanjuti jika terdapat perubahan.
Pembuatan Rekomendasi
Membuat rekomendasi kepada manajemen berdasarkan hasil penelitian. Rekomendasi berisi saran yang dianggap penting dan harus dilakukan oleh manajemen. Salah satu rekomendasi yaitu rekomendasi terkait implementasi rancangan sistem penghitungan indikator kinerja.
Bahan
Bahan yang digunakan dalam penelitian ini adalah pertanyaan dalam bentuk kertas angket (kuesioner) yang terdiri atas 10 butir pertanyaan. Butir-butir pertanyaan selanjutnya diuji untuk memastikan kuesioner tersebut tepat guna dan tepat sasaran. Uji yang dilakukan meliputi uji reliabilitas dan uji validitas. Menurut Sunyoto (2011) reliabilitas adalah alat untuk mengukur suatu kuesioner yang merupakan indikator dari variabel atau konstruk. Butir pertanyaan dikatakan reliabel atau andal apabila jawaban seseorang terhadap pertanyaan adalah konsisten. Sedangkan uji validitas digunakan untuk mengukur sah/valid atau tidaknya suatu kuesioner. Kuesioner dikatakan valid jika pertanyaan pada kuesioner mampu untuk mengungkapkan sesuatu yang akan diukur.
12
Peralatan Penelitian
Penelitian ini menggunakan beberapa alat bantu untuk mempermudah dalam pengumpulan maupun pengoalahan data. Salah satu perlatan yang mutlak dibutuhkan yaitu perangkat komputer. Perangkat komputer yang digunakan harus mempunyai spesifikasi yang sesuai. Spesifikasi komputer yang dibutuhkan pada penelitian ini meliputi kebutuhan piranti lunak dan kebutuhan piranti keras.
Piranti lunak yang dibutuhkan sebagai berikut:
Sistem Operasi : Microsoft Windows Xp Profesional
Server : Apache (dalam Bundle XAMPP Versi 3.2)
DBMS : MySQL
Browser : Google Chrome versi 43.0.2357.130 dev-m Piranti keras yang dibutuhkan sebagai berikut:
Processor : Intel Pentium 4 2.3 GHz
Memori : 1 GB
13
3
HASIL DAN PEMBAHASAN
Data Responden
Kriteria responden adalah pejabat Perpusnas RI dari eselon 1 sampai dengan eselon 4 yang bertugas pada unit kerja layanan. Berdasarkan kriteria tersebut terdapat 12 orang yang memenuhi persyaratan. Secara rinci data responden terdiri atas: responden berjenis perempuan (58%) dan sisanya berjenis kelamin laki-laki; responden yang berusia usia lebih dari 50 tahun (58%), yang berusia antara 40 dan 50 tahun (33%), yang berusia kurang dari 40 tahun (8%); responden yang berpendidikan S3 (17%), berpendidikan S1 (58%), dan sisanya berpendidikan di bawah S1; responden yang menjabat eselon IV (42%), menjabat eselon III (33%), menjabat eselon II (17%), dan menjabat eselon I (8%).
Hasil Uji Instrumen
Uji instrumen menggunakan uji Cronbach Alpha (a) dengan teknik satu kali pengukuran (one shot). Ketentuan jika nilai cronbach alpha >0.60 maka butir-butir pertanyaan dianggap handal. Uji kedua dengan membandingkan nilai rhitung
dengan rtabel atau membandingkan thitung dengan ttabel. Taraf signifikansi = 5%;
derajat bebas (df) = 10-2; diketahui nilai ttabel = 2.2281; dan nilai rtabel = 0.5760.
Ketentuan hasil uji adalah jika nilai rhitung > rtabel atau nilai thitung > ttabel berdasarkan
ketentuan tersebut maka butir pertanyaan seperti yang ditunjukkan pada Lampiran 1 dianggap valid. Perhitungan menggunakan persamaan sebagai berikut:
k = banyaknya pertanyaan (10) Si2 = nilai varian jawan ke-i
S2 = nilai varian skor total N = jumlah responden (12)
Hasil uji butir kuesioner bahwa ke-10 butir pertanyaan memenuhi syarat reliabel dan valid seperti ditunjukkan pada Tabel 2.
Tabel 2 Data hasil uji validitas instrumen
No.Pert. AVG rhitung rtabel AVG thitung ttabel Keterangan
1 0.745 0.632 4.346 1.812 Memenuhi
2 0.770 0.632 4.470 1.812 Memenuhi
3 0.789 0.632 4.713 1.812 Memenuhi
4 0.794 0.632 4.804 1.812 Memenuhi
5 0.824 0.632 5.229 1.812 Memenuhi
6 0.734 0.632 4.189 1.812 Memenuhi
14
No.Pert. AVG rhitung rtabel AVG thitung ttabel Keterangan
8 0.819 0.632 5.345 1.812 Memenuhi
9 0.803 0.632 5.087 1.812 Memenuhi
10 0.713 0.632 3.907 1.812 Memenuhi
Analisis Data Kuesioner
Berdasarkan data hasil kuesioner seperti ditunjukkan pada Lampiran 2 setelah dihitung dan dianalisis selanjutnya disimpulkan bahwa manajemen layanan percaya dan yakin pengukuran kinerja perpustakaan khususnya Layanan Terbuka Perpusnas RI perlu dilakukan (skor 1.33). Selanjutnya manajemen meyakini bahwa informasi hasil pengukuran dibutuhkan oleh manajemen sebagai data pendukung dalam pengelolaan perpustakaan dan dalam pengambilan keputusan (skor 1.08). Proses pengukuran perlu adanya acuan atau indikator, dalam hal ini manajemen percaya dan yakin jika indikator dalam standar ISO 11620:2008 digunakan untuk mengukur akan memenuhi kebutuhan informasi (skor 1.17). Terkait siapa yang melakukan pengukuran, bahwa manajemen lebih percaya dan yakin jika pengukuran dilakukan oleh pejabat atau manajemen hal ini disebabkan karena hasil pengukuran dibutuhkan oleh manajemen (skor 1.08). Terkait waktu pengukuran, bahwa manajemen lebih percaya dan yakin jika periode pengukuran dilakukan setiap tahun (skor 1.08) dan tempat atau unit kerja yang dikehendaki manajemen untuk dilakukan pengukuran adalah bagian Layanan Terbuka Perpusnas RI karena bagian ini adalah lini depan tolak ukur keberhasilan perpustakaan (skor 1.00). Perlu dukungan sistem informasi untuk mempermudah dalam implentasi pengukuran (skor 1.00).
Penyeleksian Indikator Kinerja ISO 11620
Tujuan pemilihan indikator salah satunya untuk memperoleh indikator ISO 11620:2008 yang mendukunag pada visi dan misi layanan Terbuka Perpusnas RI. Proses untuk mendapatkan indikator yang diharapkan melalui beberapa tahap penyeleksian. Tahapan penyeleksian dengan empat ketentuan seperti yang ditunjukkan pada Lampiran 3. Hasil penyeleksian indikator sebagai berikut: Penyeleksian Indikator Tahap Pertama
Seperti yang ditunjukkan pada Lampiran 4 bahwa pada penyeleksian tahap pertaman terpilih 31 dari 45 indikator. Indikator terpilih karena kegiatannya dilakukan dan data tersedia sedangkan indikator yang tidak dipilih karena kegiatan yang terkait dengan indikator tersebut tidak dilakukan.
Penyeleksian Indikator Tahap Kedua
15 Penyeleksian Indikator Tahap Ketiga
Pada tahap ini pemilihan dengan menyebarkan kuesioner terhadap manajemen untuk memilih indikator yang dianggap sesuai dengan visi dan misi. Seperti yang ditunjukkan pada Lampiran 6 bahwa pada penyeleksian tahap ketiga terpilih 10 dari 26 indikator. Indikator terpilih tersebut dipilih oleh manajemen karena sesuai dengan visi dan misi. Data kuesioner dihitung dan diurutkan berdasarkan nilai rata-rata dan menetapkan indikator dengan nilai rata-rata lebih besar dari nol sebagai indikator terpilih.
Penyeleksian Indikator Tahap Keempat
Seperti yang ditunjukkan pada Lampiran 7 ditetapkan 10 indikator yang akan digunakan untuk mengukur. Manajemen berkeyakinan bahwa sepuluh indikator terpilih sudah sesuai dengan kebutuhkan informasi saat ini. Ke-10 indikator terpilih seperti ditunjukkan pada Tabel 3.
Tabel 3 Daftar indikator yang dipilih manajemen untuk mengukur kinerja Layanan Terbuka Perpusnas RI
Penjelasan 10 Indikator Terpilih
Indikator terpilih ditetapkan sebagai objek penghitungan kinerja dan sebagai kandungan informasi dalam rancangan sistem penghitungan indikator kinerja perpustakaan. Secara rinci sepuluh indikator yang terpilih sebagai berikut:
1 RTC (percentage of required titles in the collection) yaitu persentase judul koleksi yang dibutuhkan. Pengukuran indikator kinerja ini dimaksudkan untuk menilai sejauh mana judul-judul koleksi perpustakaan diminati oleh pengguna. Indikator ini juga digunakan untuk menilai kesesuaian koleksi dengan kebutuhan pengguna. Persentase judul disini adalah judul yang dibutuhkan oleh sekurang-kurangnya seorang pemustaka dimana judul tersebut merupakan koleksi milik perpustakaan. Metode untuk menghitung persentase judul yang diperlukan dalam koleksi, RTC (ISO 2008) adalah: RTC=(A/B)*100
dimana,
A adalah jumlah judul yang dibutuhkan dalam sampel yang menjadi koleksi sebuah perpustakaan.
B adalah total jumlah judul yang dibutuhkan yang ada dalam sampel. Kode Indikator Total Skor Rata-rata Keputusan
RTC 18.00 1.50 Terpilih
SA 19.00 1.58 Terpilih
LS 12.00 1.00 Terpilih
CT 15.00 1.25 Terpilih
LPC 14.00 1.17 Terpilih
IUC 16.00 1.33 Terpilih
LVC 17.00 1.42 Terpilih
PTPR 13.00 1.08 Terpilih
AUS 18.00 1.50 Terpilih
16
2 SA (shelving accuracy) adalah ketepatan pengerakkan. Tujuan dari pengukuran indikator kinerja ini adalah untuk menilai sejauh mana dokumen yang dicatat dalam katalog perpustakaan berada di tempat yang benar pada rak-rak. Data diperoleh dengan metode sampling. Metode untuk menghitung ketepatan pengerakan menggunakan dua metode pengukuran, SA (ISO 2008) sebagai berikut:
Metode 1 (SA1) SA1=(A/B)*100 dimana,
A adalah jumlah dokumen yang ditempatkan di rak secara benar. B adalah jumlah dokumen dalam sampel.
atau dengan cara lain yaitu: Metode 2 (SA2)
SA2=((A-B)/A)*100 dimana,
A adalah jumlah dokumen di rak-rak pada saat pengerakan.
B adalah jumlah dokumen yang salah tempat di rak-rak yang diamati.
3 LS (staff per capita) adalah staf perpustakaan per-kapita. Tujuan dari pengukuran indikator kinerja ini adalah untuk mengukur rasio jumlah karyawan perpustakaan untuk setiap 1000 anggota perpustakaan bagi populasi yang wajib untuk dilayani. Jumlah orang dalam populasi untuk dilayani dapat dianggap sebanding dengan jumlah pekerjaan yang harus dilakukan. Metode untuk menghitung jumlah staf perpustakaan per 1000 anggota, LS (ISO 2008) adalah:
LS=(A/B)*1000 dimana,
A adalah jumlah karyawan dalam satuan FTE.
B adalah jumlah orang pada populasi yang wajib untuk dilayani.
4 CT (collection turnover) adalah perputaran. Tujuan dari pengukuran indikator kinerja ini adalah untuk menilai/mengetahui tingkat penggunaan koleksi yang dipinjamkan. Indikator ini juga dapat digunakan untuk menilai/mengetahui kesesuaian koleksi terhadap kebutuhan populasi anggota perpustakaan. Metode untuk menghitung perputaran koleksi, CT (ISO 2008) adalah:
CT=A/B dimana,
A adalah jumlah pinjaman yang tercatat dalam koleksi tertentu. B adalah jumlah dokumen dalam koleksi tertentu.
17 menilai/mengetahui kualitas koleksi dan kemampuan perpustakaan untuk mempromosikan penggunaan koleksi perpustakaan. Metode untuk menghitung peminjaman perpustakaan, LPC (ISO 2008) adalah:
LPC=A/B dimana,
A adalah jumlah total peminjaman dalam setahun.
B adalah jumlah orang dalam populasi yang wajib untuk dilayani.
6 IUC (in-library use per capita) adalah bahan perpustakaan yang digunakan dalam perpustakaan perkapita. Tujuan dari pengukuran indiktor ini adalah untuk menilai/mengetahui jumlah bahan-bahan perpustakaan yang digunakan di dalam ruang perpustakaan. Data diperoleh dengan menghitung koleksi
yang digunakan dan belum di”rak”kan. Metode untuk menghitung bahan perpustakaan yang dipergunakan dalam perpustakaan perkapita, IUC (ISO 2008) adalah:
IUC=((A/B)*C)/D dimana,
A adalah jumlah dokumen yang dihitung selama periode sampling (tidak termasuk dokumen yang telah dipinjam).
B adalah jumlah jumlah hari buka (layanan) pada periode sampling. C adalah jumlah hari buka (layanan) dalam satu tahun.
D adalah jumlah orang dalam populasi yang wajib untuk dilayani.
7 LVC (library visits per capita) adalah jumlah kunjungan ke perpustakaan perkapita. Tujuan dari pengukuran indikator kinerja ini adalah untuk menilai/mengetahui keberhasilan perpustakaan dalam menarik pemustaka untuk berkunjung ke perpustakaan dan menggunakan semua layanan yang ada di perpustakaan. Metode untuk menghitung kunjungan perkapita, LVC menggunakan dua metode pengukuran, LVC (ISO 2008) sebagai berikut : Metode 1 (LVC1)
LVC1=A/B dimana,
A adalah perkiraan jumlah kunjungan fisik ditambah dengan jumlah kunjungan virtual dalam satu tahun.
B adalah jumlah orang dalam populasi yang wajib untuk dilayani.
atau dengan cara lain yaitu: metode 2 (LVC2)
LVC2=A/B dimana,
A adalah jumlah kunjungan fisik ditambah dengan jumlah kunjungan virtual dalam satu tahun penuh.
B adalah jumlah orang dalam populasi yang wajib untuk dilayani.
18
populasi pemustaka yang dilayani baik sebagai pengunjung maupun sebagai pemakai. Data diperoleh melalui survei. Metode untuk menghitung persentase target pemustaka yang dicapai menggunakan dua metode pengukuran, PTPR (ISO 2008) sebagai berikut:
Metode 1 (PTPR1) PTPR1=(A/B)*100 dimana,
A adalah jumlah orang yang menjawab “ya”. B adalah jumlah orang yang menjawab. atau dengan cara lain yaitu:
Metode 2 (PTPR2) PTPR2=(A/B)*100 dimana,
A adalah jumlah peminjam aktif pada populasi yang menjadi sasaran. B adalah jumlah orang dalam populasi yang wajib untuk dilayani.
9 AUS (user satisfaction) adalah kepuasan pemustaka. Tujuan dari pengukuran indikator kinerja ini adalah untuk menilai/mengetahui sejauh mana pengguna puas dengan layanan perpustakaan secara keseluruhan atau dengan layanan-layanan lainnya dari perpustakaan. Metode untuk menghitung rata-rata kepuasan pemustaka untuk setiap layanan atau aspek layanan, AUS (ISO 2008) adalah:
AUS=A/B dimana,
A adalah jumlah dari nilai-nilai untuk setiap layanan yang ditunjukkan oleh pengguna.
B adalah jumlah orang yang menjawab pertanyaan-pertanyaan.
10 USSPTS (user services staff as a percentage of total staff) adalah persentase staf layanan terhadap total staf. Tujuan dari pengukuran indikator kinerja ini adalah untuk menilai/mengetahui upaya perpustakaan yang ditujukan untuk pelayanan publik dalam kaitannya dengan tugasnya sebagai layanan umum. Metode untuk menghitung staf pelayanan pengguna sebagai persentase terhadap total staf, USSPTS (ISO 2008) adalah:
USSPTS=(A/B)*100 dimana,
A adalah jumlah karyawan tetap yang ditugaskan untuk layanan pengguna. B adalah jumlah karyawan tetap.
Pengembangan Sistem
19 kebutuhan sistem, kebutuhan fungsional, kebutuhan nonfungsioal, pendefinisian use case, use case description, activity diagram, class diagram, sequence diagram, dan object role/relational mapping (ORM), dan entity relationship diagram (ERD).
1 Kebutuhan Sistem Informasi Penghitungan Kinerja Perpustakaan
Hasil identifikasi kebutuhan sistem informasi penghitungan kinerja (SIPK) meliputi kebutuhan fungsional dan kebutuhan nonfungsional. Kebutuhan fungsional mencakup kebutuhan fungsi sistem sedangkan kebutuhan nonfungsional mencakup kebutuhan operasional dan kebutuhan data.
a Kebutuhan Fungsional
Fungsi utama sistem menghitung data untuk menghasilkan sepuluh informasi kinerja. Untuk menghasilkan informasi tersebut diperlukan fungsi-fungsi sistem seperti yang ditunjukkan pada Tabel 4.
Tabel 4 Kebutuhan fungsional SIPK Kode Fungsional Deskripsi
US-001 Fungsi untuk login ke sistem SIPK US-002 Fungsi untuk melihat daftar di INLIS US-003 Fungsi untuk mengunduh data dari INLIS US-004 Fungsi untuk menginput data ke SIPK US-005 Fungsi untuk memperbarui data di SIPK US-006 Fungsi untuk mencetak laporan
b Kebutuhan Nonfungsional
Kebutuhan nonfungsional sistem meliputi kebutuhan operasional dan kebutuhan data. Kebutuhan ini berfungsi sebagai navigasi untuk menjalankan perintah. Kebutuhan operasional meliputi fitur lihat, unduh, fitur input, fitur perbarui, dan fitur cetak seperti yang ditunjukkan pada Tabel 5.
Tabel 5 Kebutuhan operasional SIPK Fitur Keterangan
Login Fitur untuk menjalankan perintah login ke sistem SIPK
Lihat Fitur untuk menjalankan perintah melihat data di sistem INLIS Unduh Fitur untuk menjalankan perintah mengunduh data dari sistem INLIS Input Fitur untuk menjalankan perintah menginput data ke sistem SIPK Perbarui Fitur untuk menjalankan perintah memperbarui data di sistem SIPK Cetak Fitur untuk menjalankan perintah mencetak laporan
20
Tabel 6 Matrik data yang dibutuhkan sistem SIPK dan cara mendapatkannya Nama
Tabel
Sumber
Data Cara Mendapatkan dan Penyimpan
RTC Input&INLIS Mengambil data dari data input dan dari tabel koleksi SA Input&INLIS Mengambil data dari data input dan dari tabel koleksi LS Input&INLIS Mengambil data dari data input dan dari tabel
keanggotaan
CT INLIS Mengambil data dari tabel sirkulasi dan tabel koleksi LPC INLIS Mengambil data dari tabel sirkulasi dan tabel
keanggotaan
IUC Input&INLIS Mengambil data dari data input, tabel sirkulasi, dan tabel keanggotaan
LVC INLIS Mengambil data dari tabel kunjungan dan tabel keanggotaan
PTPR Input Mengambil data dari data input AUS Input Mengambil data dari data input USSPTS Input Mengambil data dari data input
Data yang tersedia dalam INLIS tersimpan dalam empat tabel yaitu tabel kunjungan, tabel sirkulasi, tabel keanggotaan, dan tabel koleksi seperti ditunjukkan pada Tabel 7. Data-data tersebut selanjutnya diunduh dan disimpan. Tabel 7 Matrik data yang tersedia dalam sistem INLIS
Nama Tabel Fungsi
Koleksi Untuk menghitung RTC, SA, dan CT, Sirkulasi Untuk menghitung CT, LPC, dan IUC Keanggotaan Untuk meghitung LS, LPC, IUC, dan LVC Kunjungan Untuk menghitung LVC
2 Perancangan Use Case Diagram
Perancangan use case diagram yang menggambarkan fungsionlitas yang diharapkan dari sebuah sistem. Sebuah use case merepresentasikan sebuah interkasi antara aktor dan sistem seperti yang ditunjukkan pada Gambar 2.
Login
21 Aktor:
1 Operator adalah staf layanan yang bertugas sebagai pengelola SIPK
2 Manajemen adalah pejabat Perpusnas RI dari eselon empat sampai dengan eselon satu sebagai pengguna SIPK untuk mendapatkan informasi kinerja Use case:
1 Login dilakukan operator dan manajemen 2 Melihat daftar dilakukan operator
3 Mengunduh data dilakukan operator 4 Menginput data dilakukan operator 5 Memperbarui data dilakukan operator
6 Mencetak laporan dilakukan operator dan manajemen 3 Deskripsi Use Case
Sistem informasi penghitungan kinerja pepustakaan (SIPK) terdiri dari enam use case. Secara rinci deskripsi use case seperti yang ditunjukkan pada Tabel 8 sampai dengan Tabel 13.
Tabel 8 Deskripsi use case login ke sistem SIPK
Use Case: US-001
Use Case Name: Login
Actors: Operator dan Manajemen
Description: Halaman verifikasi sebelum operator/manajemen membuka menu utama, sistem SIPK menampilkan menu login untuk validasi pengguna dengan memasukkan nama dan sandi. Precondition: 1 Operator/manajemen sudah mempunyai hak akses.
2 Nama dan kata sandi sudah terekam dalam basis data. Postcondition: 1 Login berhasil, sistem menampilkan menu utama. Normal Flow: 1 Buka aplikasi SIPK.
2 Klik menu login.
3 Ketik nama pengguna dan kata sandi. 4 Login berhasil.
5 Menampilkan menu utama. Alternative Flow
(AF):
AF1 : Jika login tidak berhasil salah nama dan sandi. 1 Ketik ulang nama dan kata sandi.
2 Reset nama dan kata sandi.
AF2 : Jika login tidak berhasil nama belum terdaftar. 1 Input data baru (nama dan sandi).
2 Simpan di basis data. Exception (EX): EX : Jika terjadi kegagalan.
1 Keluar aplikasi.
Tabel 9 Deskripsi use case melihat daftar tabel data di sistem INLIS
Use Case: US-002
Use case Name: Melihat daftar
22
Description: Fitur navigasi untuk melihat daftar tabel data pada basis data yang ada dalam sistem INLIS.
Precondition: 1 Sudah login.
2 Menampilkan menu utama.
Postcondition: 1 Tampil daftar tabel data sistem INLIS. 2 Logout.
Normal Flow: 1 Klik fitur lihat daftar.
2 Cari daftar tabel data di INLIS. 3 Sistem mencari data di INLIS. 4 Menampilkan hasil pencarian. Alternative Flow
(AF):
AF : Jika tidak berhasil menampilkan data. 1 Cari data lain.
Exception (EX): EX : Jika data belum tersedia. 1 Keluar aplikasi.
Tabel 10 Deskripsi use case mengunduh data dari sistem INLIS
Use Case: US-003
Use case Name: Mengunduh data
Actors: Operator
Description: Fitur mengunduh data dari INLIS dan menyimpan data dalam tabel sistem SIPK.
Precondition: 1 Sudah login.
2 Terhubung dengan sistem INLIS. 3 Tampil data dari INLIS.
Postcondition: 1 Menyimpah data unduhan. 2 Logout.
Normal Flow: 1 Klik fitur unduh. 2 Cari data di INLIS.
3 Sistem mencari data di INLIS. 4 Menampilkan hasil pencarian. 5 Mengunduh tabel.
6 Menyimpan hasil unduhan. Alternative Flow
(AF):
AF1 : Jika tidak berhasil pencarian data. 1 Langkah 2 sampai 6.
AF2 : Jika tidak berhasil mengunduh data. 1 Salin manual.
2 Cetak.
Exception (EX): EX : Jika data belum tersedia. 1 Logout.
Tabel 11 Deskripsi use case menginput data
Use Case: US-004
Use case Name: Menginput data
Actors: Operator
Description: Fitur untuk menginput data baru yang tidak tersedia di INLIS kemudian menyimpan ke dalam tabel.
23 2 Menampilkan menu input.
3 Daftar data yang akan diinput. Postcondition: 1 Data tersimpan.
2 Penambahan data baru. 3 Logout.
Normal Flow: 1 Klik fitur input. 2 Masukkan data baru. 3 Simpan ke tabel.
4 Menampilkan pesan data telah tersimpan. 5 Data bertambah.
Alternative Flow (AF):
AF : Jika data tidak bertambah. 1 Langkah 2 sampai 5.
Exception (EX): EX : Jika tidak bisa menyimpan. 1 Simpan di tabel tersendiri. 2 Logout.
Tabel 12 Deskripsi use case memperbarui data di sistem SIPK
Use Case: US-005
Use case Name: Memperbarui data
Actors: Operator
Description: Fitur untuk memperbarui data yang tersimpan dalam tabel di SIPK kemudian menyimpan kembali.
Precondition: 1 Sudah login.
2 Berada dalam menu input. 3 Daftar data perubahan. Postcondition: 1 Data berubah.
2 Logout.
Normal Flow: 1 Klik fitur perbarui data.
2 Membuka form untuk pemabaruan data. 3 Input data perubahan.
4 Simpan data.
5 Pesan hasil pembaruan berhasil. 6 Data berubah.
Alternative Flow (AF):
AF1 : Jika data tidak berubah. 1 Langkah 3 sampai 6.
AF2 : Jika data tidak bisa disimpan. 1 Cetak manual.
2 Catat manual.
Exception (EX): EX : Jika terjadi kegagalan. 1 Logout.
Tabel 13 Deskripsi use case mencetak laporan kinerja
Use Case: US-006
Use case Name: Mencetak laporan
Actors: Operator dan Manajemen
24
2 Berada pada menu utama. 3 Terhubung dengan printer. Postcondition: 1 Laporan tercetak.
2 Logout.
Normal Flow: 1 Klik fitur cetak.
2 Membuka form cetak laporan. 3 Memilih form yang akan dicetak. 4 Hubungkan dengan printer. 5 Jalankan tombol cetak. 6 Proses mencetak. 7 Laporan tercetak. Alternative Flow
(AF):
AF : Jika data tidak berhasil mencetak. 1 Langkah 4 sampai 8.
Exception (EX): EX : Jika terjadi kesalahan. 1 Simpan data laporan. 2 Logout.
4 Perancangan Class Diagram
Perancangan class diagram yang menggambarkan struktur dan deskripsi class, package dan object beserta hubungan yang terjadi antara class yang satu dengan class yang lainnya. Berikut ini keseluruhan kelas dari sistem penghitungan indikator kinerja perpustakaan (SIPK) seperti ditunjukkan pada Gambar 3.
25 Uraian class diagram:
a Operator dan manajemen login masuk ke sistem SIPK dengan memasukkan nama dan kata sandi.
b Sistem memverifikasi dengan mencocokan nama dan sandi. c Laporan terdiri atas sepuluh indikator kinerja.
d CT data yang digunakan berasal dari data sirkulasi dan data koleksi. 1) LPC data yang digunakan berasal dari data keanggotaan dan data
sirkulasi.
2) IUC data yang digunakan berasal dari data sirkulasi, keanggotaan dan data input.
3) LS data yang digunakan berasal dari data keanggotaan dan data input. 4) RTC data yang digunakan berasal dari data koleksi dan data input. 5) LVC data yang digunakan berasal dari data kunjungan dan data
keanggotaan.
6) PTPR data yang digunakan berasal dari data input. 7) USSPTS data yang digunakan berasal dari data input. 8) AUS data yang digunakan berasal dari data input. 9) SA data yang digunakan berasal dari data input. 5 Perancangan Activity Diagram
Perancangan activity diagram menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang berdasarkan use case yang dimiliki oleh setiap aktor. Setelah perancangan class diagram pengelolaan sistem penghitungan kinerja perpustakaan maka dapat dibuatkan activity diagram seperti yang ditunjukka pada Gambar 4 sampai dengan Gambar 10.
Activity Diagram Sistem Penghitungan Kinerja Perpustakaan (SIPK) 1 Activity diagram untuk proses login
ya Operator Sistem SIPK
masukkan nama
dan kata sandi autentifikasi
tidak sesuai
Gambar 4 Activity diagram untuk proses login Uraian activity diagram untuk proses login:
26
b Sistem SIPK memverifikasi data dengan mencocokan dengan basis data pengguna.
c Jika data cocok langsung masuk menu utama dan jika tidak input kembali atau keluar aplikasi.
2 Activity diagram untuk proses melihat daftar
O perator Sistem SIPK
melihat daftar klik lihat daftar
tersedia? proses pencarian
pilih kriteria
tampilkan
Sistem INLIS
tabel data tidak
ya
Gambar 5 Activity diagram untuk melihat daftar data di INLIS Uraian activity diagram proses melihat daftar tabel data di INLIS:
a Operator melihat daftar dengan mengklik tombol lihat daftar. b Sistem SIPK secara otomatis menghubungkan ke sistem INLIS. c Sistem INLIS mencari data yang diminta dan menampilkan hasil.
d Jika data tersedia operator dapat memilih data yang diinginkan dan sistem INLIS menampilkan data yang dimita.
e Jika data tidak tersedia memilih kembali data yang lain atau logout. 3 Activity diagram untuk proses mengunduh dan menyimpan data
O perator Sistem SIPK
unduh data link ke INLIS
tersedia?
ya membuka basisdata
tidak
simpan
Sistem INLIS
pilih data unduh data
27
Uraian activity diagram untuk proses mengunduh dan menyimpan dalam tabel: a Operator mengunduh data dengan mengklik tombol unduh.
b Sistem SIPK secara otomatis link ke sistem INLIS untuk melihat data. c Sistem INLIS menampilkan data yang diminta.
d Operator memilih data yang akan diunduh dan disimpan.
e Operator menyimpan data yang sudah diunduh dari INLIS ke sistem SIPK. f Data tersimpan dalam tabel di SIPK.
4 Activity diagram untuk proses menginput data Operator Sistem SIPK
klik menu input
simpan pilih form
input data menginput data baru
Gambar 7 Activity diagram untuk menginput data baru ke SIPK Uraian activity diagram untuk proses menginput data baru:
a Operator mulai menginput data baru dengan mengklik tombol input. b Operator memilih form input.
c Operator memasukan data baru dan menyimpan ke dalam tabel. d Sistem SIPK melakukan proses penyimpanan data.
5 Activity diagram untuk proses memperbarui data
O perator Sistem SIPK
memperbarui data
pilih tabel pilih menu perbarui
ubah data
simpan
Gambar 8 Activity diagram untuk proses memperbarui data Uraian activity diagram untuk proses memperbarui data:
28
c Operator memasukkan data perbaikan dan menyimpan kembali. d Sistem SIPK menyimpan data yang sudah diperbarui.
e Tabel sudah diperbarui.
6 Activity diagram untuk proses mencetak laporan O perator Sistem SIPK
membuat laporan
pilih menu laporan
pilih laporan
pilih kriteria
cetak
klik apply
proses mencetak
laporan tercetak
Gambar 9 Activity diagram untuk proses mencetak laporan Uraian activity diagram untuk proses mencetak laporan:
a Operator membuat laporan dengan mengklik tombol laporan. b Sistem SIPK secara otomatis menghitung dengan rumus. c Sistem SIPK menampilkan laporan hasil perhitungan. d Operator memilih kriteria laporan yang ingin dicetak.
e Operator pilih tombol apply untuk menjalankan perintah cetak. f Sistem mencetak laporan.
g Laporan tercetak.
7 Activity diagram untuk proses logout
ya
O perator Sistem SIPK
klik logout
keluar keluar
tidak
Gambar 10 Activity diagram untuk logout Uraian activity diagram untuk logout:
a Operator keluar dari sistem dengan mengklik tombol logout. b Sistem SIPK menampilkan pesan pilihan OK atau cancel. c Pilih OK.
29 6 Perancangan Sequence Diagram
Perancangan sequence diagram digunakan untuk memodelkan alur logika dalam sistem secara visual, yang membantu untuk memperjelas alur logika dalam sistem (Ambler 2000).
Sequence Diagram Login
Fitur login pada sistem SIPK berfungsi sebagai filter terhadap pengguna sistem. Sistem hanya memperbolehkan kepada user yang sudah diberi hak akses. Bagi user yang sudah mempunyai hak akses dapat masuk dengan mengisi nama dan kata sandi. Sistem akan mencocokan data yang dimasukkan, jika benar maka secara otomatis membuka menu utama dan jika salah maka sistem meminta untuk mengulangi atau menutup aplikasi seperti yang ditunjukkan pada Gambar 11.
:Operator/Manajemen
Menu Utama Form Login
1:Pilih Form Login()
2:Menampilkan Form Login()
3:Username & Password()
4:Validasi()
5:Pesan Error()
6:Input Kembali()
7:Berhasil Login()
8:T ampil Menu Utama()
Gambar 11 Sequence diagram untuk proses login ke sistem SIPK
a Operator atau Manajemen masuk sistem dengan memasukkan nama pengguna dan kata sandi.
b Sistem mencocokan data yang diinput dengan data yang sudah terekam. c Jika benar maka sistem membuka menu utama dan jika salah sistem
meminta untuk mengulangi atau menutup aplikasi. Sequence Diagram Melihat Daftar
30
mudah memilih data yang tersedia dalam basis data INLIS seperti yang ditunjukkan pada Gambar 12.
<<actor>>
Gambar 12 Sequence diagram untuk melihat daftar data di INLIS
a Operator atau Manajemen melihat data di INLIS dengan masuk menu utama kemudian pilih tombol lihat.
b Sistem SIPK secara otomatis menghubungkan ke INLIS dan membuka basis datadi sistem INLIS.
c Sistem INLIS menampilkan data yang sudah ditemukan. Sequence Diagram Unduh Data
Operator mengunduh data dari INLIS dan menyimpan ke sistem baru dalam tabel unduhan. Fitur ini berfungsi untuk menjalankan perintah mengunduh data yang ada di sistem INLIS. Terdapat tiga kelompok data yang tersedia di INLIS yaitu data untuk menghitung indikator LPC, CT dan LVC. Proses pengunduhan seperti yang ditunjukkan pada Gambar 13.
<<actor>>
1:Buka Menu() 2:T ampilkan Form
Unduh() 3:Menampilkan
Gambar 13 Sequence diagram untuk mengunduh data a Operator mengklik tombol unduh pada menu utama.
b Sistem INLIS membuka data yang ada di basis data. c Operator memilih file yang akan diunduh lalu klik OK. d Sistem INLIS melakukan proses pengunduhan.
