Konversi File Elekt ronik ke Dalam
Format PDF dan HTML
Ol eh: Rasiman
Disampaikan pada:
Pelat ihan Peningkat an Ket erampilan Pust akawan
dalam Bidang Pengelolaan dan Pelayanan Perpust akaan
Konversi File Elekt ronik ke dalam Format PDF dan HTML
(St udi Kasus Digit alisasi gr ey lit er at ur e pada Perpust akaan USU)Pendahuluan
Kadang ada rasa hawatir memuat suatu dokumen ke dalam Internet, misalnya hasil
penelitian atau slide kuliah untuk e-learning, karena takut dikopi atau disalahgunakan
oleh orang lain. Apalagi kalau file yang akan dimuat berbentuk doc, ppt, xls, dan
lain-lain. Sehingga kita harus membuat atau mengkonversi file tersebut ke dalam bentuk PDF
(Portable Document Format), yang relatif agak sulit dimanipulasi orang lain. PDF adalah
format file yang dikembangkan oleh Adobe Systems, salah satu perusahaan software
terkemuka di Amerika Serikat. Format dokumen ini cepat populer dan mendunia karena
tidak saja mampu menampung data berupa teks dan grafis dengan ukuran file yang
ringan, PDF juga mampu membuat sebuah dokumen interaktif, andal, aman, dan dinamis.
Disebabkan kelebihan-kelebihan itu, wajar saja kalau PDF banyak digunakan sebagai
format e-book di Internet.
Mengapa Konversi ke Dalam Format PDF?
Konversi file adalah mengubah bentuk dari format asal ke format yang lain, seperti dari
format doc, ppt, xls, html, dan lain-lain ke dalam format PDF. PDF adalah format file
yang dikembangkan oleh Adobe Systems yang ditujukan untuk pendistribusian dokumen
yang tidak bergantung pada platform dan aplikasi asal pembuatnya. Dengan kata lain
format yang disimpan dengan format PDF tidak akan berubah walaupun dilihat ataupun
dicetak pada sistem dan platform yang berbeda.
Format file PDF bersifat cross platform, dapat dibuka pada berbagai sistem operasi.
Format file PDF telah umum digunakan di dunia internet sebagai standar format
dokumen yang siap cetak dengan ukuran file yang kecil. Untuk membuat file PDF Anda
bisa menggunakan software untuk konversi ke PDF, software yang bisa digunakan antara
lain: Adobe Distiler, Adobe Acrobat 6 Profressional (sudah ada reader + writer), PDF
dokumennya hanya perlu Acrobat Reader dan aplikasi ini sudah menjadi standar de facto
bagi semua pemakai komputer dan populer di mana-mana. Setidaknya ada dua kelebihan
utamanya, yaitu sebagai file interaktif dan file untuk keperluan percetakan.
Dalam aplikasi perpustakaan misalnya, kita sering harus menyajikan laporan dinamik
yang merupakan hasil query database, atau ketika akan mempublikasikan dokumen yang
merupakan hasil dari penelitian seperti yang akan dibahas pada makalah ini.
Membuat File PDF
PDF merupakan salah satu format dokumen yang cukup populer. Dengan format PDF
Anda dapat membuat file yang berisi teks dan image, membuat link (baik internal
maupun eksternal), serta dapat menambahkan bookmark pada dokumen tersebut.
Bagaimana cara membuat file PDF? Ternyata mudah dan sederhana, salah satunya
dengan menggunakan program Adobe Acrobat 6.0.
Berikut adalah langkah membuat file PDF menggunakan Adobe Acrobat 6.0 dari
dokumen yang telah dibuat dengan program lain seperti Word, PowerPoint, Excel, dan
sebagainya. Langkahnya sebagai berikut:
1. Pastikan komputer Anda sudah terinstal program Adobe Acrobat
2. Buka file dokumen yang akan dibuat menjadi PDF dengan menggunakan program
yang sesuai (Word, PowerPoint, Excel, dsb).
3. Pilih menu File | Print. Pada saat ditampilkan jendela Print, pilih jenis printer:
Adobe PDF. Kemudian klik tombol OK.
4. Selanjutnya akan ditanyakan nama file PDF yang akan dibuat dan akan
ditempatkan pada direktori mana.
5. Selesai. File PDF tersebut sudah bisa dibuka dengan program Adobe Acrobat
Reader
Sebagai latihan kita akan mengkonversi file elektronik hasil dari proses digitalisasi yang
telah selesai dilakukan editing sbb:
1. Buka file dokumen yang akan dibuat menjadi PDF dengan menggunakan program
2. Pilih menu File | Print. Pada saat ditampilkan jendela Print, pilih Name printer:
Adobe PDF, seperti terlihat pada gambar di bawah. Kemudian klik tombol OK.
3. Selanjutnya akan ditanyakan nama file PDF yang akan dibuat dan akan
4. Selanjutkan akan ditampilkan proses konversi seperti terlihat pada gambar di
bawah.
5. Selesai. dan file PDF tersebut secara otomatis akan dibuka dengan program
Adobe Acrobat, seperti terlihat pada gambar berikut.
Setelah proses konversi selesai hasilnya dapat dilihat pada folder yang tadi telah
ditentukan sebagai tempat penyimpanan file hasil konversi. Selanjutnya file PDF dapat
dibuka atau dibaca dengan Acrobat Reader, sedangkan jika ingin mengeditnya harus
Mengedit File PDF
Untuk lebih amannya file PDF dapat juga diatur pengamannya dengan menambah
password misalnya sehingga tidak semua orang bisa membukanya, atau diberi kondisi
sehingga tidak bisa dicetak maupun dikopi. Caranya? Ikuti langkah berikut:
1. Buka file PDF menggunakan program Adobe Acrobat 6.0.
2. Pilih menu Document | Security | Restrict Opening and Editing…
3. Kemudian akan ditampilkan jendela Password Security - Settings, seperti gambar
4. Beri tanda cek dan isi kotak yang ada sesuai dengan keinginan.
• Require a password to open the document, berarti nanti dibutuhkan
password bagi yang akan membuka file PDF ini.
• Use a password to restrict printing and editing of the document and its security settings, ini adalah master password yang diperlukan jika akan
merubah security setting file PDF. Pilihan ini mutlak diperlukan supaya
orang lain tidak bisa merubah setting yang telah kita buat terhadap
dokumen tersebut.
• Pilihan berikutnya menyangkut apakah file PDF ini bisa dicetak, diubah, disalin atau dikopi, dan ditambah atau diubah komentar lainnya. Jika tidak,
beri pilihan None pada kotak yang tersedia.
5. Setelah selesai, klik tombol OK, dan Anda akan ditanya kembali untuk konfirmasi
tentang password yang Anda buat sebelumnya. Ketik ulang password tersebut
sesuai dengan pertanyaan yang muncul.
6. Kemudian pilih menu Save untuk menyimpan perubahan dan editing terahkir.
7. Selesai, dan dokumen siap untuk dipublish dengan lebih aman.
Konversi ke Format HTML
Berikut adalah langkah membuat atau konversi file elektronik berformat doc, yaitu
sebuah dokumen yang telah dibuat dengan program Microsoft Word dikonversi menjadi
1. Buka file dokumen yang akan dibuat menjadi HTML dengan menggunakan
program Microsoft Word
2. Pilih menu File | Save as Web Page. Hingga muncul seperti gambar di bawah ini
3. Pada bagian File name, isikan nama file yang diinginkan
4. Pada bagian Save as type, pilih Web Page, kemudian pilih OK
5. Selesai, dan dokumen siap untuk dipublish.
Setelah proses konversi selesai hasilnya dapat dilihat pada folder yang tadi telah
ditentukan sebagai tempat penyimpanan file hasil konversi. Selanjutnya file HTML dapat
dibuka atau dibaca dengan program browser seperti, Internet Exporer atau Netscape
Navigator, sedangkan jika ingin mengeditnya dapat menggunakan program FrontPage
atau Microsoft Word
