Sistem Informasi Pengadaan Suku Cadang Armada Tangki Pada PT. Pertamina Depot Ujungberung Bandung

(1)

(2)

SKRIPSI

Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Kelulusan pada Program Studi Sistem Informasi Jenjang Sarjana Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer

Oleh

Willi Nur Fajjri 1.05.07.719

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG

(3)

(4)

ii

yang bertugas untuk mendistribusikan Bahan Bakar Minyak (BBM) keseluruh wilayah. Salah satunya Pertamina Depot Ujungberung kegiatan operasional utama Depot Ujungberung ini meliputi Penerimaan, Penimbunan dan Penyaluran Produk Bahan Bakar Minyak (BBM) yang meliputi produk Premium, Minyak Tanah, dan Minyak Solar. Tahap penyaluran pendistribusian BBM ini, merupakan tahapan terakhir dari kegiatan pendistribusian kepada agen atau Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum (SPBU) dengan menggunakan armada tangki. Hal ini yang perlu diperhatikan karena pendistribusian ke SPBU sangat rentan bahaya mengingat bahan bakar yang diangkut armada tangki bahan yang mudah terbakar. Oleh karna itu armada tangki harus memiliki standarisasi kelayakan dalam hal ini suku cadang armada tangki harus selalu dalam kondisi prima. PT. Pertamina Depot Ujungberung ini sangat membutuhkan sistem informasi dalam mengelola dan menjalankan semua kegiatan operasionalnya, karena perusahaan ini masih menggunakan proses pengolahan data dan penyampaian informasi yang masih dilakukan secara manual pada umumnya yakni hanya mengandalkan aplikasi Microsoft Excel sehingga terdapat penyimpanan data yang berulang-ulang. Misalnya proses pemeriksaan armada tangki, proses pendokumentasian bila armada tangki harus ganti suku cadang, proses penyediaan suku cadang berikut stok persediaannya dan proses pembuatan laporan permintaan suku cadang.

Metode pendekatan sistem yang diterapkan adalah metode terstruktur kemudian dilanjutkan dengan metode pengembangan sistem prototype yang didukung data melalui pengumpulan data dengan teknik wawancara dan observasi. Tools analisis dan perancangan sistem yang digunakan dalam metode terstruktur ini adalah bagan alir dokumen, diagram konteks, diagram alir data, kamus data dan perancangan basis data.

Guna mengatasi masalah tersebut, maka dibuat sisttem informasi pengadaan suku cadang armada tangki merupakan suatu sistem aplikasi terkomputerisasi yang mampu melakukan pengolahan data stok, keluar masuknya barang dan laporan pembelian secara terintegrasi dan siklus dijalankan secara otomatis oleh sistem.

(5)

iii

Ujungberung major operations include Acceptance Ujungberung, Stockpiling and Distribution of Fuel Oil Products (BBM), which includes products Premium, Kerosene, Oil and Solar. Phase distribution of the fuel distribution, is the last stage of the distribution activities of the agency or the General Fuel Filling Station (gas station) using a fleet of tanks. It is worth noting because the distribution of the pump are particularly vulnerable to danger given the fleet transported the fuel tank of combustible materials. By a fleet of tank because it must have eligibility standards in this tank fleet spares should always be in top condition. PT. Ujungberung Pertamina Depot is in desperate need of information systems in managing and operating all of its operations, because the company was still using the data processing and delivery of information that is still done manually in general rely on the Microsoft Excel application, so there is storage of repetitive data. For example, a tank fleet inspection process, the process of documenting when the fleet of tanks should replace the spare parts, spare parts supply following the stock supply and demand report creation process parts.

The method is applied to the systems approach is a structured method followed by a prototype system development methods supported by the data through data collection interview and observation techniques. Systems analysis and design tools used in structured methods is a flow chart of the document, context diagram, data flow diagrams, data dictionary and database design.

To overcome these problems, then made the procurement of spare parts information sisttem tank fleet is a computerized application system that is able to perform data processing stock, exit and entry of goods and the purchase of an integrated report and the cycle is started automatically by the system.

(6)

iv

Puji syukur penulis panjatkan kepada sang Maha pencipta yakni Allah

SWT, yang telah memberikan karunia dan rahmatNya kepada penulis sehingga

penulis dapat menyelesaikan laporan skripsi dengan judul “ Sistem Informasi Pengadaan Suku Cadang Armada Tangki Pada PT.Pertamina Depot Ujungberung Bandung ”.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan skripsi ini masih

jauh dari kata sempurna. Hal ini mengingat keterbatasan pengetahuan,

pengalaman dan kemampuan dalam mengolah serta menyajikannya. Namun

demikian, penulis telah berusaha untuk menyusun laporan skripsi ini dengan

sebaik-baiknya. Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam

penulisan laporan skripsi ini, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran

yang membangun dan penulis berharap semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi

pihak yang membutuhkan khususnya bagi penulis sendiri.

Dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan dan mengucapkan

terima kasih yang setulus-tulusnya, dan sebesar-besarnya kepada :

1. Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto, M.Sc, selaku Rektor Universitas Komputer

Indonesia.

2. Prof. Dr. H Denny Kurniadie Ir., M.Sc, selaku Dekan Fakultas Teknik dan

(7)

v

nasehat dan dorongannya dalam menyelesaikan laporan skripsi ini.

5. Novrini Hasti,S.Si.,MT. selaku dosen wali SI-15, atas bimbingan dan saran

selama penulis menjalani perkuliahan di Universitas Komputer Indonesia

Bandung.

6. Seluruh Dosen Manajemen Informatika dan Staff Universitas Komputer

Indonesia.

7. Bapak Sugeng Budi Susilo selaku Operation Head Depot yang telah

mengijinkan penelitian.

8. Bapak, Ibu dan kakakku Wawan, Winnie dan adikku Witie dan Wedhi. Serta

kepada kelurga besar H. Udin Syamsudin.

9. Kepada teman satu bimbingan khususnya ade, upi, arista dan nisa semoga

kita semua mendapatkan ilmu yang bermanfaat. Amin

10. Teman-teman di Jurusan Sistem Informasi khususnya kelas SI-15 yang tidak

dapat disebutkan satu-persatu, terima kasih atas bantuan dan dukungannya.

11. Semua pihak yang telah membantu saya, yang mungkin belum saya sebutkan

(8)

vi

Akhir kata penulis berharap semoga Skripsi ini dapat bermanfaat bagi

penulis pada khususnya dan bagi pembaca pada umumnya.

Bandung, Januari 2012

Penulis

(9)

vii

Halaman

LEMBAR PENGESAHAN

PERNYATAAN KEASLIAN

MOTTO ... i

ABSTRAK ... ii

ABSTRACT ... iii

KATA PENGANTAR ... iv

DAFTAR ISI ... vii

DAFTAR GAMBAR ... xiii

DAFTAR TABEL ... xvi

DAFTAR SIMBOL ... xviii

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Penelitian ...……. 1

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah ... 3

1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian ... 4

1.3.1. Maksud Penelitian ... 4

1.3.2. Tujuan Penelitian ... 5

1.4. Kegunaan Penelitian... 6

1.4.1. Kegunaan Praktis ……….. 6

1.4.2. Kegunaan Akademis ... 6

(10)

viii

2.1.1. Pengertian Sistem ... 10

2.1.2. Karakteristik Sistem ... 10

2.1.3. Klasifikasi Sistem …………....………... 13

2.2. Pengertian Informasi ... 15

2.2.1 Fungsi Informasi ……… 17

2.2.2 Nilai Informasi ………... 18

2.3. Pengertian Sistem Informasi ... 21

2.3.1 Berdasarkan Komponen Fisiknya ... 22

2.3.2 Berdasarkan Fungsi Pengolahanya ………….……….…….. 23

2.3.3 Berdasarkan Fungsi Keluaran ……….………... 25

2.3.4 Jaringan Komputer .……….…...… 27

2.3.5 Tipe Jaringan computer ……….……….…… 29

2.3.6 Topologi Jaringan ………..……… 29

2.4. Pengertian Basis Data ………... 31

2.5 Sekilas Tentang Microsoft Visual Basic 6.0……….. 32

2.6 Pengertian SQL Server 2000……….. 34

2.7 Crytal Report………. . 35

2.8 Definisi Pengadaan………... 35

2.9 Definisi Suku Cadang………... 36

(11)

ix

3.1.1. Sejarah Perusahaan ... 39

3.1.1.1 Sarana dan Fasilitas Pendukung Utama Operasional.. 40

3.1.1.2 Asal Pasokan BBM……… 40

3.1.1.3 Pelayanan Konsumen………. 40

3.1.1.4 Pola Suplai Terminal BBM Bandung Group………. 41

3.1.1.5 Data Umum Perusahaan………. 41

3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan ... 42

3.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan ... 44

3.1.4. Deskripsi Tugas ... 45

3.2. Metode Penelitian ... 47

3.2.1 Desain Penelitian……… 47

3.2.2. Jenis Dan Metode Pengumpulan Data……….. 47

3.2.2.1 Sumber Data Primer……….. 48

3.2.2.2 Sumber Data Sekunder... 48

3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem………….. 48

3.2.3.1 Metode Pendekatan Sistem... 49

3.2.3.2 Metode Pengembangan Sistem ………. 49

3.2.3.3 Alat Bantu Analisis dan Perancangan... 51

3.2.4. Pegujian Software………. 60

(12)

x

4.1.2.1. Flow Map Yang Sedang Berjalan ... 68

4.1.2.2. Diagram konteks Yang Berjalan ... 70

4.1.2.3. DFD Yang Berjalan……... 71

4.1.2.3.1 DFD Level 0 yang Sedang Berjalan………… 71

4.1.2.3.2 DFD Level 1 Proses 1 Yang Sedang Berjalan. 72 4.1.2.3.3 DFD Level 1 Proses 2 Yang Sedang Berjalan. 72 4.1.2.3.4 DFD Level 1 Proses 3 Yang Sedang Berjalan . 73 4.1.3. Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan ... 74

4.2. Perancangan Sistem ... 75

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem ... 76

4.2.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan ... 76

4.2.3. Perancangan Prosedur yang Diusulkan ... 77

4.2.3.1. Flow Map yang Diusulkan………. 78

4.2.3.2. Diagram konteks yang Diusulkan... 80

4.2.3.3. Data Flow Diagram………. 81

4.2.3.3.1 DFD Level 0 Yang Diusulkan………... 81

4.2.3.3.2 DFD Level 1 Proses 1Yang Diusulkan…….. 82

4.2.3.3.3 DFD Level 1 Proses 2 Yang Diusulkan……. 83

4.2.3.3.4 DFD Level 1 Proses 3 Yang Diusulkan……. 84

(13)

xi

4.2.4.3. Relasi Tabel………. 94

4.2.4.4. Struktur File... 95

4.2.4.5. Kodifikasi ... 100

4.2.5. Perancangan Antar Muka……….. 102

4.2.5.1. Struktur Menu... 102

4.2.5.2. Perancangan Input ... 103

4.2.5.3. Perancangan Output ... 112

4.2.6. Perancangan Arsitektur Jaringan ... 114

BAB V IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM 5.1. Implementasi... 115

5.1.1. Batasan Implementasi………. 115

5.1.2. Implementasi Perangkat Lunak……….. 116

5.1.3. Implementasi Perangkat Keras………... 116

5.1.4. Implementasi Basis Data……… 117

5.1.5. Implementasi Antar Muka……….. 121

5.1.6. Implementasi Instalasi Program……….. 122

5.1.7. Penggunaan Program……….. 129

5.1.7.1 Form Login……….. 130

5.1.7.2 Form Data Pengguna……… 131

(14)

xii

5.1.7.7 Form Keluar Suku Cadang………... 137

5.1.7.8 Form Permintaan Pembelian……… 139

5.1.7.9 Form Terima Suku Cadang……….. 142

5.1.7.10 Form Order Pembelian………... 143

5.1.7.11 Form Laporan Stok Suku Cadang……….. 145

5.1.7.12 Form Output Laporan Stok Suku Cadang……….. 146

5.1.7.13 Form Laporan Pembelian……….... 147

5.1.7.14 Form Output Laporan Order Pembelian Suku Cadang….. 147

5.1.7.15 Form Tentang perusahaan ………..…………... 148

5.2. Pengujian……….. 149

5.2.1. Rencana Pengujian……… 149

5.2.2. Kasus dan Hasil Pengujian……… 150

5.2.3. Kesimpulan Hasil Pengujian………. 159

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN 6.1. Kesimpulan………..…… 160

6.2 Saran………. 161

(15)

1

1.1. Latar Belakang Penelitian

Pada setiap perusahaan baik itu skala kecil, menengah maupun perusahaan

besar membutuhkan pengolahan data dengan cepat dan tepat, sehingga tidak

terjadi penumpukan tugas atau pekerjaan yang menyita waktu dan tenaga. Hal

inilah yang menjadi permasalahan pada setiap perusahaan tersebut, oleh

karenanya penggunaan dengan cara mencatat secara manual kini harus diubah

dengan cara digital atau komputerisasi, karena dengan sistem komputerisasi ini

sangat membantu kelancaran dan kemudahan dalam menyelesaikan suatu

pekerjaan.

Pertamina merupakan perusahaan pengolahan minyak terbesar di indonesia

yang bertugas untuk mendistribusikan Bahan Bakar Minyak (BBM) keseluruh

wilayah. Salah satunya Pertamina Depot Ujungberung kegiatan operasional utama

Depot Ujungberung ini meliputi Penerimaan, Penimbunan dan Penyaluran Produk

Bahan Bakar Minyak (BBM) yang meliputi produk Premium, Minyak Tanah, dan

Minyak Solar.

Tahap penyaluran pendistribusian BBM ini, merupakan tahapan terakhir

dari kegiatan pendistribusian kepada agen atau Stasiun Pengisian Bahan Bakar

Umum (SPBU) dengan menggunakan armada tangki. Hal ini yang perlu

(16)

bahan bakar yang diangkut armada tangki bahan yang mudah terbakar. Oleh karna

itu armada tangki harus memiliki standarisasi kelayakan dalam hal ini suku

cadang armada tangki.

PT .Pertamina Depot Ujungberung ini sangat membutuhkan sistem

informasi dalam mengelola dan menjalankan semua kegiatan operasionalnya,

karena perusahaan ini masih menggunakan proses pengolahan data dan

penyampaian informasi yang masih dilakukan secara manual pada umumnya

yakni hanya mengandalkan aplikasi Microsoft Excel sehingga terdapat

penyimpanan data yang berulang-ulang. Misalnya proses pemeriksaan armada

tangki, proses pendokumentasian bila armada tangki harus ganti suku cadang,

proses penyediaan suku cadang berikut stok persediaannya dan proses pembuatan

laporan permintaan suku cadang.

Saat ini di PT. Pertamina Depot Ujungberung hanya mengandalkan laporan

keluhan sopir saja jika ada masalah dengan kondisi armada tangki. Sehingga bila

dibiarkan seperti ini dapat terjadi laporan palsu yang menginginkan suku cadang

armada tersebut diganti, padahal kualitas suku cadang masih baik untuk

dipergunakan, atau suku cadang yang seharus diganti tetapi masih dipakai dengan

alasan kondisinya masih bagus.

Hal ini dapat dihindarkan dengan menggunakan suatu sistem dalam proses

pengadaan suku cadang yang masuk dan keluar dengan menggunakan aplikasi

komputer. menyajikan informasi pengadaan suku cadang yang dapat mengakses

(17)

Didasari dari hal tersebut penulis mengajukan judul “Sistem Informasi

Pengadaan Suku Cadang Armada Tangki di PT. Pertamina Depot Uiung berung Bandung ”

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah penulis uraikan, maka

Penulis mengidentifikasikan masalah Sistem Informasi pengadaan suku cadang

Armada Tangki di PT Pertamina Depot Ujungberung sebagai berikut :

1. Kesulitan dalam mengelola jumlah stok barang sehingga sering

mengalami kesalahan atau tidak sesuai dengan keadaan jumlah

barang yang ada, karena masih menggunakan perhitungan secara

manual.

2. Kesulitan dalam proses pembuatan laporan persediaan barang,

laporan barang masuk, laporan pemesanan barang, laporan

pendistribusian barang dan laporan terima barang masih

menggunakan proses secara manual dengan cara penulisan tangan.

3. Keterlambatan Proses penerimaan barang, proses pendokumentasian

dan proses pembuatan laporan barang yang mengakibatkan

terhambatnya kegiatan operasional perusahaan.

Dari proses penelitian yang dilakukan penulis, maka diperoleh rumusan masalah

(18)

1. Bagaimana sistem informasi pengadaan suku cadang armada tangki yang

sedang berjalan di PT. Pertamina Depot Ujungberung.

2. Bagaimana perancangan sistem informasi pengadaan suku cadang armada

tangki pada PT. Pertamina Depot Ujungberung.

3. Bagaimana implementasi dari hasil perancangan sistem informasi

pengadaan suku cadang armada tangki pada PT. Pertamina Depot

Ujungberung kedalam bahasa pemograman sehingga menghasilkan

program aplikasi yang dapat mempermudah proses operasional PT.

Pertamina Depot Ujungberung.

4. Bagaimana pengujian program aplikasi sistem informasi pengadaan suku

cadang armada tangki pada PT. Pertamina Depot Ujungberung.

1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian 1.3.1 Maksud penelitian

Maksud dari penelitian ini adalah untuk membangun perancangan

sistem informasi pengadaan suku cadang armada tangki di PT Pertamina

Depot Ujungberung guna mempermudah proses pengadaan suku cadang

pada setiap armada tangki yang efekfif dan dapat di pertanggung

jawabkan. Sehinggan nantinya diharapkan dapat membantu dalam

(19)

1.3.2 Tujuan Penelitian

1. Mengetahui sistem informasi pengadaan suku cadang armada

tangki yang sedang berjalan di PT Pertamina Depot Ujungberung

sehingga dapat diketahui permasalahan yang akan timbul pada

sistem informasi tersebut.

2. Membuat perancangan sistem informasi pengadaan suku cadang

armada tangki pada PT. Pertamina Depot Ujungberung yang dapat

pengolahan data pengadaan suku cadang sehingga menghasilkan

data informasi pengadaan suku cadang lebih tepat, efektif dan

efisien.

3. Mengimplementasikan hasil rancangan sistem informasi

pengadaan suku cadang armada tangki kedalam bahasa

pemograman, sehingga dapat menghasilkan suatu program aplikasi

yang dapat mengelola data pengadaan suku cadang armada tangki.

4. Melakukan pengujian program aplikasi yang dibuat sebagai alat

bantu untuk memproses pengadaan suku cadang armada tangki

dengan tujuan untuk mengetahui apakah program apikasi sudah

sesuai dengan keinginan pengguna dalam hal ini PT. Pertamina

(20)

1.4. Kegunaan Penelitian

Pada penelitian ini Penulis mengharapkan manfaat yang maksimal,

walaupun dilaksanakan dengan kemampuan yang terbatas, sehingga penyajian

jauh dari kesempurnaan. Adapun kegunaannya adalah sebagai berikut:

1.4.1. Kegunaan Praktis

Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan pada

pihak PT. Pertamina Depot ujungberung tentang perancangan sistem

informasi pengadaan suku cadang armada tangki, yang dapat di

pergunakan untuk mempermudah pengelolaan data pengadaan suku

cadang armada tangki.

1.4.2. Kegunaan Akademis

a. Bagi Pengembangan Ilmu

Dapat memberikan informasi dan pengalama terbaru bagi

pengembangan ilmu Manajemen Informatika, terutama pada

perancangan sistem informasi pengadaan suku cadang armada

tangki.

b. Bagi Peneliti Lain

Membantu peneliti lain yang ingin mengetahui bagaimana proses

perancangan sistem informasi pengadaan suku cadang armada

(21)

bahan referensi untuk perbaikan atau pengembangan bagi peneliti

lain yang akan meneliti masalah yang sama.

c. Bagi Penulis

Agar dapat menambah wawasan dan meningkatkan pengetahuan

sekaligus memahami pentingnya teori yang di dapat dalam

perkuliahan serta dapat mengaplikasikan teori tersebut kedalam

perusahaan.

1.5. Batasan Masalah

Sesuai dengan rumusan yang telah dipaparkan, maka batasan yang

diberlakukan dalam penelitian ini

1. Penyedia suku cadang adalah perusahaan yang sudah bekerja sama

dengan PT. Pertamina dalam hal ini Partaniaga, Renanti dan SJR.

2. Aplikasi yang dibangun hanya mencakup peroses pencarian data suku

cadang, proses menyimpan data suku cadang yang masuk, proses

pengadaan suku cadang yang keluar, data stok suku cadang dan laporan

pendistribusian suku cadang dan laporan pembelian pengadaan suku

cadang.

3. Proses penggantian suku cadang dilakukan setelah ada laporan

pemeriksaan armada tersebut oleh bagian.

4. Pengadaan suku cadang ini meliputi bagian bengkel, gudang,

pembelian, manager dan. Hal ini dikarnakan perusahaan sudah memiliki

(22)

1.6. Lokasi dan Waktu Penelitian Lokasi Penelitian

Lokasi penelitian yang penulis lakukan adalah di PT. Pertamina Depot

Ujungberung Jalan Soekarno hatta No 728 Bandung Indonesia. Mengenai sistem

informasi pengadaan suku cadang armada tangki.

Waktu Penelitian

Peneliti melakukan penelitian pada bulan Maret sampai dengan bulan Juni

tahun 2011. Untuk mempermudah kegiatan penelitian hingga pembuatan laporan

(23)

Tabel 1.1 Jadwal Penelitian

No Waktu kegiatan

Tahun 2011

Maret April Mei Juni

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Identifikasi kebutuhan

User

a. Obsrvasi

b. Wawancara

2 Membuat prototype

a. Analisis data

b.Perancangan database

c. koding

3 Pengujian prototype

a. Pengujian sistem 4 Perbaikan prototype

a. Perbaikan sistem b. Perbaikan database c. perbaikan interface 5. Mengembangkan versi

produksi

(24)

10

2.1 Sistem

2.1.1 Pengertian Sistem

Pengertian sistem terbagi dua yaitu dilihat dari pendekatan yang

menekankan pada prosedur dan pendekatan yang menekankan pada elemen atau

komponennya.

Menurut Jogiyanto (2005 : 1) pendekatan sistem yang menekankan pada

prosedur mendefinisikan sistem sebagai : ”jaringan kerja dan prosedur-prosedur

yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu

kegiatan atau untuk menyelesaikan sasaran tertentu”.

Adapun pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau

komponennya menurut Jogiyanto (2005 : 2) mendefinisikan sistem sebagai :

”kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan

tertentu”.

Dari kedua pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa pengertian sistem

adalah kumpulan elemen-elemen atau jaringan kerja dan prosedur-prosedur yang

saling berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan atau sasaran tertentu.

2.1.2. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu,

(25)

Sistem (2005 : 3), menyebutkan bahwa karakteristik sistem ditentukan

sebagai berikut:

1. Komponen (Components)

Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi dan

bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen tersebut

dapat terdiri dari beberapa subsistem atau bagian-bagian dari sistem,

dimana setiap subsistem tersebut memiliki

fungsi khusus yang akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2. Batas Sistem (Boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem

dengan sistem lainnya/dengan lingkungan luarnya.

3. Lingkungan luar sistem (Environment)

Apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi

sistem. Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan merugikan.

Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara,

sebaliknya lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan

kalau tidak ingin terganggu oleh kelangsungan hidup sistem.

4. Penghubung (Interface)

Media penghubung antara subsistem, yang memungkinkan

sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya.

Keluaran (Output) dari satu subsistem akan menjadi masukkan (Input)

untuk subsistem lainnya melalui penghubung disamping sebagai untuk

(26)

5. Masukkan (Input)

Energi yang dimasukkan kedalam sistem, yang dapat berupa

masukkan perawatan (maintenance input) dan masukkan sinyal (signal

input). Masukkan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya

sistem dapat beroperasi, sedangkan masukkan sinyal adalah energi yang

diproses untuk mendapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem

komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk

mengoperasikan komputer, dan data adalah signal input untuk di olah

menjadi informasi.

6. Keluaran (Output)

Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran

yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukkan

untuk subsistem yang lain. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang

dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan hasil sisa pembuangan

sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

7. Pengolah (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan

mengubah masukkan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan

mengolah masukkan berupa bahan baku dan bahan-bahan lain menjadi

keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data

transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan lain yang

(27)

8. Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu

sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada

gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukkan yang

dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem

dikatakan berhasil bila mengenai sasaran/tujuannya.

Berikut adalah gambar dari karakteristik sistem.

Sub Sistem

Sub Sistem Sub

Sistem

Input Pengolah Output Boundary Lingkungan Luar

Interface

Boundary Boundary

Gambar 2.1 Karakteristik Sistem [Sumber : Jogiyanto HM, 2005:6]

2.1.3. Klasifikasi Sistem

Menurut Jogiyanto HM. dalam bukunya yang berjudul Analisis dan

Desain Sistem (2005 : 6), menyebutkan bahwa sistem dapat diklasifikasikan dari

beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Abstrak (Abstract System) dan

(28)

a. Sistem Abstrak (Abstract System)

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang

tidak tampak secara fisik.

b. Sistem Fisik (Physical System)

Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem

Buatan Manusia (Human Made System)

a) Sistem Alamiah (Natural System)

Sistem Alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak

dibuat manusia. Contoh : Sistem perputaran bumi.

b) Sistem Buatan Manusia (Human Made System)

Sistem Buatan Manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia dan

melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin. Contoh :Sistem

informasi.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Tertentu (Deterministic System) dan

Sistem Tak Tentu (Probabilistic System)

a. Sistem Tertentu (Deterministic System)

Sistem Tertentu adalah sistem yang tingkah lakunya sudah dapat di

prediksi sebelumnya, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi

dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan. Contoh: Sistem

(29)

b. Sistem Tak Tentu (Probabilistic System)

Sistem Tak Tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak

dapat di prediksi karena mengandung unsur probabilitas

4. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Tertutup (Closed System) dan

Sistem Terbuka (Open System)

a) Sistem Tertutup (Closed System)

Sistem Tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak

terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara

otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya

(kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup) yang ada

hanyalah Relatively Closed System.

b) Sistem Terbuka (Open System)

Sistem Terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh

dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukkan dan

menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang

lainnya, sehingga harus memiliki sistem pengendalian yang baik.

2.2 Pengertian Informasi

Menurut Jogiyanto HM. dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain

Sistem (2005 : 8) menyebutkan bahwa:

(30)

Menurut Tata Sutabri dalam bukunya yang berjudul Analisa Sistem

Informasi (2003 : 18), menyebutkan bahwa: ”Informasi adalah data yang telah

diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses

pengambilan keputusan.”

Berdasarkan definisi di atas penulis dapat menarik kesimpulan bahwa

informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sesuatu yang bermanfaat untuk

pemakainya.

Menurut Tata Sutabri dalam bukunya yang berjudul Analisa Sistem

Informasi (2003 : 30), menyebutkan bahwa kualitas informasi adalah sebagai

berikut :

a. Akurat (accurate), informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak

menyesatkan. Informasi ini harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya.

b. Tepat Waktu (timelines), informasi yang sampai pada si penerima tidak boleh

terlambat, harus tersedia pada saat informasi tersebut diperlukan.

c. Relevan (relevance), informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang

dibutuhkan dan mempunyai manfaat untuk pemakainya.

Menurut Edhy Sutanta (2003 : 9-10) Informasi merupakan hasil

pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan

mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat

dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada

saat mendatang.Untuk memperoleh informasi, diperlukan adanya data yang akan

(31)

Transformasi data menjadi informasi dapat digambarkan sebagaimana

ditunjukkan oleh gambar di bawah ini. Dalam gambar tersebut, input adalah data

yang akan diolah oleh unit pengolah, dan output adalah informasi sebagai hasil

pengolahan data yang telah diinputkan tersebut. Suatu unit penyimpan diperlukan

sebagai alat simpanan data, pengolah, maupun informasi.

Gambar 2.2 Transformasi Data Menjadi Informasi

Sumber : Edhy Sutanta (2003:10) Sisitem Informasi Manajemen

2.2.1 Fungsi Informasi

Menurut Edhy Sutanta (2003:11) Suatu informasi mempunyai beberapa

fungsi, antara lain:

a) Menambah pengetahuan

Adanya informasi akan menambah pengetahuan bagi penerimanya yang

dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan yang mendukung proses

pengambilan keputusan.

b) Mengurangi ke tidak pastian

Adanya informasi akan mengurangi ketidakpastian karena apa yang akan

terjadi dapat diketahui sebelumnya, sehingga menghindari keraguan pada

(32)

c) Mengurangi resiko kegagalan

Adanya informasi akan resiko kegagalan karena apa yang akan terjadi

dapat diantisipasidengan baik, sehingga kemungkinan terjadinya

kegagalan akan dapat dikurangi dengan pengambilan keputusan yang

tepat.

d) Mengurangi keanekaragaman/variasi yang tidak diperlukan

Adanya informasi akan mengurangi keanekaragaman yang tidak

diperlukan, karena keputusan yang diambil lebih terarah.

e) Memberi standar, aturan-aturan, ukuran-ukuran, dan keputusan-keputusan

yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan

Adanya informasi akan memberikan standar, aturan, ukuran, dan

keputusan yang lebih terarah untuk mencapai sasaran dan tujuan yang

telah ditetapkan secara lebih baik berdasa informasi yang diperoleh.

2.2.2 Nilai Informasi

Menurut Edhy Sutanta (2003:13) Nilai suatu informasi dapat ditentukan

berdasarkan sifatnya. Tentang 10 sifat yang dapat menentukan nilai informasi,

yaitu sebagai berikut:

1. Kemudahan dalam memperoleh

Informasi dapat diperoleh dengan mudah jika sistem dilengkapi oleh basis

data dan bagian pengolah yang mampu mengolah data dengan baik untuk

(33)

2. Sifat luas dan kelengkapannya

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai

lingkup/cakupan yang luas dan lengkap. Informasi sepotong dan tidak

lengkap menjadi tidak bernilai, karena tidak dapat digunakan secara baik.

Sifat luas dan lengkap tersebut memerlukan dukungan basis data yang

cukup lengkap dan terstruktur dengan baik.

3. Ketelitian (accuracy)

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai

ketelitian yang sangat tinggi/akurat. Informasi menjadi tidak bernilai jika

tidak akurat, karena akan mengakibatkan kesalahan pengambilan

keputusan.

4. Kecocokan dengan pengguna (relevance)

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila sesuai dengan

kebutuhan penggunanya. Informasi berharga dan penting menjadi tidak

bernilai jika tidak sesuai dengan kebutuhan penggunanya, karena tidak

dapat dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan.

5. Ketepatan waktu

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diterima

oleh pengguna pada saat yang tepat. Informasi berharga dan penting

menjadi tidak bernilai jika terlambat diterima/usang, karena tidak dapat

(34)

6. Kejelasan (clarity)

Informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi.

Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi.

Dibandingkan dengan bentuk teks atau deskriptif, informasi dalam bentuk

tabel atau grafik banyak menjadi pilihan, karena dapat dibaca dan

dipahami dengan lebih mudah.

7. Fleksibilitas/ keluwesannya

Nilai informasi semakin sempurna apabila memiliki fleksibilitas tinggi.

Fleksibilitas informasi diperlukan oleh para manajer/pimpinan pada saat

pengambilan keputusan

8. Dapat dibuktikan

Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut dapat

dibuktikan kebenarannya. Kebenaran informasi bergantung pada validitas

data sumber yang diolah.

9. Tidak ada prasangka

Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut tidak

menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi.

10.Dapat diukur

Informasi untuk pengambilan keputusan seharusnya dapat diukur agar

dapat mencapai nilai yang sempurna. Pengukuran informasi pada

umumnya dimaksudkan untuk mengukur dan melacak kembali validitas

(35)

2.3 Pengertian Sistem Informasi

Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis yang diterjemahkan oleh

Jogiyanto HM. dalam bukunya Analisis dan DesainSistem Informasi (2005 : 11),

menyebutkan bahwa:

”Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,

bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan

pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”

Menurut Al-Bahra Bin Ladjamudin dalam bukunya yang berjudul Analisis &

Desain Sistem Informasi (2005 : 13), menyebutkan sistem informasi dapat

didefinisikan sebagai berikut:

a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari

komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu

menyajikan informasi.

b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan

memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk

mengendalikan organisasi.

Menurut Azhar Susanto (2004 : 59) Sistem informasi adalah kumpulan

dari sub – sub sistem baik phisik maupun non phisik yang saling berhubungan

satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan

(36)

Berdasarkan definisi di atas penulis dapat menarik kesimpulan bahwa

sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur yang menggabungkan

subsistem-subsistem yang mempertemukan kebutuhan organisasi dengan laporan

yang diperlukan.

2.3.1 Berdasarkan Komponen Fisiknya

Menurut Edhy Sutanta (2003:20) Berdasarkan komponen fisik

penyusunannya, Sistem Informasi terdiri atas komponen berikut:

1. Perangkat keras (hardware)

Perangkat keras dalam sistem informasi meliputi piranti-piranti yang

digunakan oleh sistem komputer untuk masukan dan keluaran

(input/output device), memory, modem, pengolah (processor), dan

peripheral lain.

2. Perangkat Lunak (software)

Perangkat lunak dalam sistem informasi adalah berupa program-program

komputer yang meliputi sistem operasi (Operating System/OS), bahasa

pemrograman (Programming Language), dan program-program aplikasi

(Aplication)

3. Berkas (file)

Berkas merupakan sekumpulan data yang disimpan dengan cara-cara

tertentu sehingga dapat digunakan kembali dengan mudah dan cepat

(37)

4. Prosedur (procedur)

Prosedur meliputi pengoperasian untuk sistem operasi, manual dan

dokumen-dokumen yang memuat aturan-aturan yang berhubungan dengan

sistem informasi lainnya.

5. Manusia (Brainware)

Manusia yang terlibat dalam suatu sistem informasi meliputi operator,

programmer, sistem analisis, manajer sistem informasi, manajer pada

tingkat operasional, manajer pada tingkat manajerial, manajer pada tingkat

strategis, teknisi, serta individu lain yang terlibat didalamnya.

2.3.2 Berdasarkan Fungsi Pengolahannya

Menurut Edhy Sutanta (2003:21) Sistem informasi mempunyai tugas

utama melakukan transformasi data menjadi informasi. Hal ini berarti sistem

informasi bertugas menerima data masukan, mengolah data masukan, dan

menghasilkan keluaran berupa informasi. Berdasarkan fungsi pengolahan,

sistem informasi dapat terdiri atas fungsi berikut:

1. Mengolah transaksi

Salah satu fungsi sistem informasi adalah mengolah data yang diperoleh

dari catatan-catatan proses transaksi. Hal ini berarti sistem informasi akan

mengolah transaksi yang terjadi dalam sistem. Contoh data transaksi yang

diolah oleh Sistem Informasi adalah pemesanan, pengiriman barang

pesanan, pembayaran, penjualan, pembelian, return barang yang dikirim,

(38)

2. Memelihara file historis

File historis memuat kumpulan data transaksi yang telah terjadi dalam

jangka waktu tertentu pada masa lampau. File historis perlu dipelihara

untuk memenuhi kebutuhan informasi di masa mendatang. Umumnya file

historis diperlukan untuk proses peramalan (forecasting) dan perencanaan

(planning) berbagai kegiatan yang akan dilakukan. Pemeliharaan file

historis memerlukan suatu mekanisme tersistem yang mampu menjaga

data yang tersimpan agar dapat diakses dengan mudah dan cepat pada

setiap saat diperlukan

3. Menghasilkan keluaran

Unit pengolah dalam sistem informasi akan menghasilkan

informasi-informasi penting yang dibutuhkan para pengguna. Keluaran sistem dapat

ditampilkan di layar monitor komputer (softcopy) maupun tercetak di

ataskertas (hardcopy) atau media yang lain. Keluaran tersebut dapat

berupa dokumen, laporan, atau jawaban atas pertanyaan yang dihasilkan,

baik secara rutin maupun adhoc.

4. Interaksi user-pengolah

Interaksi user-pengolah merupakan salah satu fungsi pengolahan dalam

Sitem Informasi yang berupa media yang memungkinkan user untuk

berinteraksi dengan program aplikasi pengolahan data. Interaksi user-

pengolah umumnya berupa tampilan dialog di monitor komputer. User

dapat menjawab pertanyaan, memilih proses, atau aktifitas lainnya untuk

(39)

2.3.3 Berdasarkan Fungsi Keluaran

Menurut Edhy Sutanta (2003:22-23) Berdasarkan fungsi keluaran,

sistem informasi dapat menghasilkan keluaran sebagai berikut:

1. Dokumen transaksi

Dokumen transaksi merupakan keluaran yang dihasilkan sebagai bukti

proses transaksi. Contoh dokumen transaksi adalah faktur pemesanan,

nota penjualan, nota pembelian,kuitansi pembayaran, bukti pengiriman

barang, dan lainnya.

2. Laporan terjadwal/rutin

Sistem informasi harus mampu menghasilkan berbagai laporan

terjadwal/rutin. Laporan terjadwal/rutin dapat sicetak secara periodik

pada setiap akhir hari, minggu, bulan, tahun atau lainnya. Laporan rutin

dapat berupa daftar rincian transaksi atau rekapitulasi transaksi yang

telah terjadi

3. Jawaban atas pertanyaan jadwal

Selain menyajikan informasi berupa laporan, Sistem Informasi juga

harus mampu memberikan jawaban atas berbagai pertanyaan terjadwal

yang diperlukan oleh para manajer. Jawaban atas pertanyaan terjadwal

bisa jadi berupa informasi singkat yang ditampilkan di monitor

komputer dan tidak harus dicetak. Contoh informasi yang diperlukan

(40)

4. Laporan tidak terjadwal (adhoc)

Sebagian informasi berupa laporan, seringkali perlu disajikan pada

waktu yang tidak tertentu. Sewaktu-waktu manajer memerlukan

laporan, maka Sistem Informasi harus mampu memenuhinya secara

tepat. Sebagai contoh, laporan pembelian barang perlu segera dicetak

pada saat ada inspeksi pimpinan.

5. Jawaban atas pertanyaan tidak terjadwal (adhoc)

Para manajer seringkali memerlukan informasi singkat yang harus

disajikan sewaktu-waktu. Hal ini merupakan salah satu fungsi Sistem

Informasi yang harus mampu memenuhinya secara cepat.

6. Dialog user-machine

Dialog user-machine merupakan media yang memungkinkan user untuk

berinteraksi dengan peralatan yang digunakan dalam sistem. Interaksi

user-pengolah umumnya berupa tampilan pesan di monitor komputer

yang menunjukkan pesan peringatan atau atau progress yang sedang

dilaksanakan oleh program aplikasi komputer. Contoh dialog

user-machine adalah berupa pesan bahwa printer belum siap digunakan

untuk mencetak, kehabisan kertas, kehabisan tinta, dan pesan

(41)

2.3.4 Jaringan Komputer

Menurut Wendell Odom (2004:5) Jaringan adalah kombinasi

hardware, software, dan pengkabelan (cabling), yang secara bersama-sama

memungkinkan berbagai piranti komputasi untuk berkomunikasi satu sama

lain.

Menurut Wagito (2005) Jaringan komputer adalah kumpulan dari

sejumlah perangkat berupa komputer, hub, switch, router, atau perangkat

jaringan lainnya yang terhubung dengan menggunakan media komunikasi

tertentu. Perangkat yang terhubung dengan jaringan disebut juga sebagai

node. Hal ini memungkinkan pengguna dapat bertukar dokumen dan data,

mencetak pada printer yang sama, dan menggunakan sumber daya jaringan

(hardware dan software) ada.

Secara umum jaringan komputer dapat didefinisikan sebagai

sekelompok komputer otonom yang saling berhubungan antara satu dengan

lainnya menggunakan protokol komunikasi melalui media komunikasi

sehingga dapat saling berbagi informasi, program – program, penggunaan

bersama perangkat keras seperti printer, harddisk, dan sebagainya. Selain

itu jaringan komputer bisa diartikan sebagai kumpulan sejumlah terminal

komunikasi yang berada diberbagai lokasi yang terdiri dari lebih satu

komputer yang saling berhubungan. Berbeda dengan konsep jaringan dalam

ilmu biologi – yaitu kumpulan sel yang fungsinya sejenis –

(42)

tidak harus sejenis. Komputer-komputer tersebut bisa saja memiliki tipe

yang berbeda-beda, menggunakan sistem operasi yang berbeda, dan

menggunakan program/aplikasi yang berbeda pula. Tetapi

komputer-komputer yang terhubung dalam jaringan komputer-komputer harus memakai aturan

komunikasi (protokol) yang sama. Hal ini dimaksudkan agar

masing-masing komputer dapat berkomunikasi yang baik dengan komputer lainnya.

Protokol yang menjadi Standar Internasional adalah TCP/IP (Transmission

Control Protocol /Internet Protocol ).

(43)

2.3.5 Tipe Jaringan Komputer

1. Client Server

Menurut Nana Suarna (2007 : 5) Server yaitu computer yang

menyediakan fasilitas bagi komputer-komputer lain, sedangkan Client

yaitu komputer yang menerima fasilitas yang disediakan oleh server.

2. Peer to peer

Jaringan tipe peer to peer diistilahkan dengan non-dedicated sever, yaitu

server tidak hanya berperan sebagai server murni, tetapi juga berperan

sebagai workstation.

2.3.6. Topologi Jaringan Komputer

Topologi jaringan yaitu jaringan yang berhubungan dengan susunan fisik

semua jaringan komputer, baik server maupun client ( terminal ). Ada 6 macam

topologi atau arsitektur jaringan secara fisik antara lain sebagai berikut.

1. Topologi Bus

Topologi Bus yaitu seluruh terminal saling terhubung ke sebuah bus (jalur)

utama komunikasi data. Informasi atau data dikirim dan diambil melalui

sepanjang jalur atau melewati seluruh workstation. Topologi ini dipakai untuk

area jaringan lokal, untuk banyak titik, dan untuk jarak yang pendek.

2. Topologi Star

Topologi Star yaitu masing-masing terminal dalam jaringan dihubungkan ke

(44)

antarterminal harus diteruskan melalui server. Server bertindak sebagai

pengatur dan pengendali seluruh komunikasi data yang terjadi.

3. Topologi Titik ke Titik

Topologi titik ke titik yaitu setiap simpul atau nodenya dihubungkan langsung

antar terminal, dan sistem jaringan semacam ini tidak tergantung pada

terminal mana pun, dan hubungan antar terminal hanya diketahui oleh

terminal yang bersangkutan.

4. Topologi Ring

Topologi ring yaitu semua terminal dan server dihubungkan, sehingga

terbentuk pola lingkaran mirip sebuah cincin. Tiap terminal ataupun server

akan menerima dan melewatkan informasi dari satu komputer ke komputer

yang lain.

5. Topologi Linear Bus

Topologi linear bus yaitu arsitektur yang mirip dengan cabang atau sebuah

pohon. Data yang dikirim dari suatu terminal ke terminal lain akan melalui

pemeriksaan jalur yang terbuka. Apabila jalur tersebut telah diterima, maka

data tersebut akan dikirimkan, dan apabila terminal yang lain pun mengirim

secara bersamaan, maka data tersebut akan mengalami tabrakan. Selanjutnya,

harus menunggu jalur bebas sebelum melaksanakan pengiriman data ulang.

6. Topologi Hierarki

Topologi hierarki yaitu terminal yang kedudukannya lebih tinggi menguasai

terminal yang ada dibawahnya. Jaringan ini tergantung pada terminal yang

(45)

7. Topologi Web Network

Topologi web network atau mess network atau plex network atau completely

connected network yaitu bentuk network dimana masing-masing node dalam

network dapat berhubungan dengan network lainnya melalui beberapa link.

2. 4 Pengertian Basis Data

Istilah Basis Data banyak menimbulkan interpretasi yang berbeda pada

saat maraknya perangkat lunak di BASE II dan BASE II plus, sebuah berkas

(dengan ekstensi DBF) biasa disebut basis data. Istilah yang tidak tepat ini

meskipun telah merasuk kesejumlah pemrograman, akhirnya diluruskan kembali

oleh pencipta perangkat lunak basis data yang lain.

Menurut Fatansyah (2007) Basis data terdiri atas 2 kata, yaitu basis dan

data. Basis kurang lebih dapat diartikan sebagai markas atau gedung tempat

bersarang atau berkumpul. Sedangkan data adalah representasi fakta berita nyata

yang mewakili suatu objek, suatu manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan,

dll).

Basis Data sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang, seperti :

1. Himpunan kelompok data (arsip) yang sedang berhubungan yang

diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali

dengan cepat dan mudah

2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersyarat

(46)

3. Kumpulan file / tabel / arsip yang saling berhubungan yang disimpan

dalam media penyimpanan elektronik.

2.5 Sekilas Tentang Microsoft Visual Basic 6.0

Visual Basic 6.0 (VB6) merupakan salah satu aplikasi pemrograman visual

yang dibuat oleh Microsoft. Visual Basic 6.0 berjalan dalam sistem operasi

Windows dan tergabung dalam suite aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0 yang

dikeluarkan pada akhir tahun 1998.

Aplikasi Visual Basic mulai diproduksi pertama kali pada tahun 1991.

Setelah itu muncul versi - versi lanjutan dari Visual Basic, yaitu Visual Basic 3, 4,

5 dan 6. Pada Visual Basic 4, dukungan terhadap aplikasi 32 bit mulai diberikan.

Versi Visual Basic yang terbaru adalah Visual Basic.NET yang diliris pada tahun

2002.

Visual Basic 6.0 menyediakan berbagai perangkat yang dapat digunakan

untuk membuat program aplikasi baik aplikasi kecil dan sederhana untuk

keperluan sendiri, hingga aplikasi untuk sistem interprise yang besar dan rumit,

atau bahkan aplikasi yang dijalankan melalui internet.

Visual Basic 6.0 memanfaatkan pendekatan visual GUI (General User

Interface) dalam proses penggunaannya. Dengan pendekatan GUI, proses

pembuatan program aplikasi menjadi lebih mudah dan nyaman. Basis bahasa

pemrograman yang digunakan dalam VB6 adalah bahasa BASIC (Beginners

All-Purpose Symbolic Instruction Code). Bahasa BASIC merupakan pemrograman

(47)

Oleh karena itu dibuat Microsoft, VB6 memiliki keunggulan dalam hal

pengaksesan terhadap beberapa pustaka (library) yang dimiliki oleh sistem operasi

Windows. Para pemrogram (programmer) dapat memanfaatkan Windows API

(Application Programming Interface) untuk membuat program aplikasi yang lebih

komplek dan powerfull. (Arief Ramadhan (2004 : 1-2))

Aplikasi Microsoft Visual Basic terdiri dari :

1. Toolbar

Terdiri atas beberapa komponen yang digunakan untuk membuat objek

pada form dan dapat mempercepat pengaksesan perintah-perintah yang

ada dalam pemrograman. Komponen ini dapat ditambahkan pada toolbox

dengan cara mengklik kanan pada bagian kosong yang akan ditambahkan.

2. Toolbox

Adalah sebuah windows yang berisi tombol-tombol control yang akan user

gunakan untuk mendesain atau membangun sebuah form atau report.

Toolbox terdiri atas beberapa tombol untuk mengendalikan tampilan

seperti, pengatur pemunculan jendela properties, project dan form layout.

3. Jendela Properties

Adalah suatu tempat dimana user dapat mengedit property sebuah object

terpilih yang berada dalam suatu aplikasi.

4. Jendela Form Layout

(48)

5. Form

Form dirancang untuk menampilkan field-field tertentu dan

label-labelketerangan dalam format yang menarik. Didalam form kita bisa

menambah data, mengedit atau menghapus Informasi dalam table yang

pengeberhubungan.

2.6 Pengertian SQL Server 2000

Menurut Arief Ramadhan (2005 : V) SQL server merupakan salah satu

dari sejumlah bahasa pemrograman database (DBMS) yang bersaing merebut

popularitas bersama-sama dengan database foxpro, foxbase, quick silver dan

lain-lain. SQL server kini mulai menjauhkan diri dan melangkah lebih jauh ke depan,

terutama dengan munculnya versi SQL server 2000.

Menentukan bahasa mana yang terbaik untuk aplikasi database akan

bersifat sangat subjektif. Namun, biasanya dukungan akan bahasa SQL (Structure

Query Languge), kriteria kecepatan, pemakaian memori, mudah tidaknya

program, daya tampung data menjadi kriteria utama.

Selain keutamaan SQL server berbagai penampung database cukup besar

dan dukungannya terhadap bahasa SQL, SQL server sehingga memberikan

(49)

2.7 Crystal report

Definisi crystal report menurut Madcoms dalam bukunya yang berjudul

Aplikasi Database Visual basic 6.0 dengan Crystal report (2005), menyebutkan

bahwa: “Crystal Report merupakan program khusus untuk membuat laporan

yang terpisah dengan program Visual Basic 6.0, tetapi keduanya dapat

dihubungkan (Linkage)” .

Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa pengertian

crystal report adalah program yang digunakan dan dihubungkan untuk membuat

sebuah laporan yang terpisah dari Microsoft Visual Basic 6.0.

2.8 Definisi Pengadaan Barang

Pengadaan merupakan kegiatan pemenuhan kebutuhan. Pengertian

Pengadaan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, Pengadaan berasal dari kata

“ada” dan ditambahkan awalan pe- dan akhiran–an sehingga mempunyai arti

“Pengadaan” adalah proses menjadikan sesuatu yang tadinya tidak ada menjadi

ada”. Berdasarkan pemikiran tersebut diatas maka dapat diambil kesimpulan

bahwa yang dimaksud dengan Sistem Informasi Pengadaan Barang adalah pola

hubungan yang berkaitan untuk melakukan kegiatan memproses data kebutuhan

barang dan jasa untuk produksi atau pendukung produksi yang tidak terpenuhi dan

proses pembeliannya sehingga kebutuhan tersebut terpenuhi dan dihasilkan data

(50)

2.9 Definisi suku cadang / sparepart

Menurut http://hakimsimanjuntak.blogspot.com/2010/11/

pengertian-suku-cadang-spare-part.html/15 januari 2012,Pengertian dari suku cadang /Spare Part

adalah suatu barang yang terdiri dari beberapa komponen yang membentuk satu

kesatuan dan mempunyai fungsi tertentu. Setiap alat berat terdiri dari banyak

komponen, namun yang akan dibahas komponen yang sering mengalami

kerusakan dan penggantian. Ada beberapa komponen yang juga terdapat

didalamnya beberapa komponen kecil, misalkan engine yang mempunyai

komponen didalamnya yaitu fuel injection pump, water pump, starting motor,

alternator, oil pump, compressor, power steering pump, turbocharger, dan

lain-lain.

Setiap Spare Part mempunyai fungsi tersendiri dan dapat terkait atau

terpisah dengan Spare Part lainya. Misal strating motor akan terpisah fungsi

kerjanya dengan alternator, walaupun secara tidak langsung juga ada

hubungannya. Dimana alternator berfungsi untuk menghasilkan listrik untuk

mengisi aki (accu/batere), sedangkan starting motor berfungsi untuk

menghidupkan engine dengan menggunakan listrik dari aki.

Secara umum Spare Part dapat dibagi menjadi dua, yaitu :

1. Spare Part baru yaitu komponen yang masih dalam kondisi baru dan

belum pernah dipakai sama sekali kecuali sewaktu dilakukan pengetesan.

2. Spare Part bekas atau copotan yaitu komponen yang pernah dipakai untuk

(51)

a. Masih layak pakai yaitu secara teknis komponen tersebut masih dapat

dipergunakan atau mempunyai umur pakai.

b. Tidak layak pakai yaitu secara teknis komponen tersebut sudah tidak

dapat lagi dipakai walaupun dilakukan perbaikan atau rekondisi.

Pada kenyataan dilapangan, umumnya banyak pemakai yang lebih

menyukai komponen/Spare Part yang masih apa adanya (unrecondition).

Mengingat komponen tersebut masih apa adanya setelah dilepas/dicopot dari alat

berat atau truk, jadi masih dapat diindentifikasi kondisi sebenarnya. Jika

diperlukan perbaikan atau rekondisi maka pemakai lebih yakin atas jenis suku

cadang akan dilakukan penggantian.

2.10 Pengertian Armada

Menurut http://mogajayatrans.com/pengertian-transportasi.html 15Januari

2012, Pengertian armada adalah suatu alat Transportasi baik itu darat, laut

maupun udara yang digerakkan oleh manusia dan atau mesin . Armada ini

seringkali dijadikan alat trasportasi digunakan untuk memudahkan manusia dalam

melakukan aktifitas sehari-hari. Seperti membatu pemindahan manusia, hewan

atau barang dari satu tempat ke tempat lainnya dengan menggunakan sebuah

(52)

2.11 Pengertian Tangki

Pengertian tangki menurut http://artikata.com/arti-353263-tangki.html/15

Januari 2012, Adalah wadah tempat menyimpan (menimbun) air, minyak yang

terbuat dari logam baja.

Tangki Apung adalah tangki tempat menampung minyak hasil produksi sumur

minyak biasanya di pergunakan di tengah laut lepas pada saat proses

pengeboran minyak.

Tangki Timbun adalah tangki besar tempat menimbun minyak sementara dan

(53)

62

4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan

Tahapan analisis sistem akan menguraikan sistem secara utuh ke dalam

bagian komponen- komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan

dan mengevaluasi permasalahan yang akan terjadi dan kebutuhan yang

diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Tahapan analisa sistem

merupakan tahapan yang kritis dan sangat penting karena kesalahan ditahap

ini akan menyebabkan kesalahan ketahapan selanjutnya.

4.1.1 Analisis dokumen

Adapun data-data yang digunakan dalam sistem informasi

persediaan barang yang berjalan adalah sebagai berikut :

1. Nama dokumen : Berita Permintaan Suku cadang (BPS)

Sumber : Bag. bengkel

Distribusi : Bag. gudang

Rangkap : 1

Fungsi : pengajuan untuk penggatian suku cadang

Periode : setiap hari, pada saat melakukan permintaan

(54)

Atribut : nama petugas, tanggal permintaan, no BPS jenis

kerusakan suku cadang

2. Nama dokumen : Bukti Terima Barang (BTB)

Sumber : Bag. gudang

Ditribusi : Bag. gudang

Rangkap : 1

Fungsi : sebagai bukti suku cadang telah diterima oleh

bag gudang

Periode : pada saat penerimaan suku cadang dari supplier

Atribut : no surat jalan, nama barang, kode barang,

jumlah barang, tanggal terima

3. Nama dokumen : Order Pembelian (OP)

Sumber : Bag. Pembelian

Distribusi : Supplier

Rangkap : 2

Fungsi : untuk permintaan pembelian kesupplier bila stok

suku cadang habis

Periode : pada saat stok digudang habis

Atribut : no order, nama barang, kode barang, jumlah

barang, harga barang, nama supplier, alamat

(55)

4. Nama dokumen : Surat Permintaan Pembelian (SPP)

Sumber : Bag. Gudang

Distribusi : Bag. Pembelian

Rangkap : 1

Fungsi : untuk pengadaan stok suku cadang

Periode : pada saat stok gudang habis

Atribut : nama barang, kode barang, jumlah barang,

harga, barang, jumlah barang yang akan dibeli.

5. Nama dokumen : Surat Jalan (SJ)

Sumber : Bag. Supplier

Distribusi : Bag. Gudang

Rangkap : 2

Fungsi : untuk bukti pengiriman perjalanan barang

menuju gudang

Periode : pada saat pengiriman barang

Atribut : nama barang, kode barang, jumlah barang, harga

barang, tanggal pengiriman, nama supplier,

pengirim

6. Nama dokumen : Bukti Keluar Barang (BKB)

(56)

Rangkap : 2

Fungsi : untuk mengetahui jumlah stok barang yg keluar

Periode : pada saat bagian gudang mengeluarkan suku

cadang kepada bagian bengkel.

barang, tanggal keluar barang

7. Nama dokumen : Faktur pembayaran (FP)

Sumber : Supplier

Distribusi : Bag.pembelian

Rangkap : 1

Fungsi : untuk penagihan yang diberikan kebagian

pembelian

Periode : pada saat pembayaran suku cadang

Atribut : tanggal pembayaran, jumlah pembayaran, no

order pembelian, jumlah barang, harga barang,

8. Nama dokumen : Laporan pembelian

Sumber : Bag. Pembelian

Distribusi : Manager dan bag.pembelian

Rangkap : 2

Fungsi : untuk mengetahui jumlah barang yang dibeli

(57)

Periode : akhir bulan

Atribut : no order, nama barang, kode barang, jumlah

barang, harga barang, qty, nama upplier, alamat

supplier, tanggal pembelian.

9. Nama dokumen : Laporan persediaan stok suku cadang

Distribusi : Manager dan bag. gudang

Rangkap : 2

Fungsi : untuk mengetahui jumlah persediaan

Periode : setiap akhir bulan

barang, tanggal terima barang, stok barang, no

SJ

4.1.2 Analisis prosedur yang sedang berjalan

Prosedur merupakan langkah-langkah yang dilakukan oleh sistem

sehingga dapat memberikan hasil berupa laporan. Adapun prosedur dari

sistem persediaan barang yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :

1. Bagian bengkel membuat berita acara penggantian suku cadang

(BPS) untuk diberikan bagian gudang.

2. Bagian gudang menerima (BPS), bagian gudang mengcheck

(58)

arsip suku cadang, apabila stok digudang masih ada atau tersedia

maka akan dilakukan pembuatan bukti keluar barang (BKB)

rangkap dua beserta suku cadangnya. Rangkap pertama diberikan

pada bagian bengkel sedangkan rangkap kedua diarsipkan oleh

bagian gudang sebagai laporan persediaan stok suku cadang.

3. Apabila stok barang di bagian gudang habis maka akan dilakuakan

pembuatan surat permintaan pembelian (SPP) dan diserahkan ke

bagian pembelian.

4. Bagian Pembelian menerima (SPP), selanjutnya bagian pembelian

membuat order pembelian (OP), diberikan kepada manager untuk

diverifikasi. Setelah diverifikasi oleh manager OP yang telah

diverifikasi tersebut diberikan kembali kepada bagian pembelian

dan diarsipkan. Selanjutnya (OP) diserahkan pada supplier untuk

pembelian suku cadang.

5. Supllier menerima OP yang telah telah diverifikasi. Selanjuatnya

supplier membuat surat jalan (SJ) dan faktur pembayaran (FP). (SJ)

diberikan kepada bagian gudang dan dicatat sebagai bukti terima

barang (BTB) dan di masukan kedalam arsip stok suku cadang.

Selanjutnya bagian gudang membuat laporan persediaan suku

cadang untuk dirasipkan dan diberikan kepada manager.

6. Faktur pembayaran (FP) diberikan pada bagian pembelian untuk

(59)

pembelian dua rangkap .pertama diberikan pada manager dan

kedua disimpan sebagai arsip laporan pembelian.

4.1.2.1 Flow Map

Flow Map merupakan gambaran hubungan antar entity yang

terlihatberupa aliran-aliran dokumen yang ada. Bagan alir dokumen

merupakan bagan alir yang menunjukan arus laporan-laporan dan formulir.

Penulis mencoba menggambarkan urutan proses yang sedang berjalan

(60)

Flow map yang sedang berjalan

Bag Gudang Bag Pembelian Supplier Manager Bengkel BPS BPS Data suku cadang Cek stok suku cadang stok BKB Buat BKB BKB SPP BKB SPP Buat OP OP Verifikasi OP OP telah diverifikasi OP telah diverifikasi OP telah diverifikasi SJ FP FP Buat lap.pem belian Lap. pembayaranLap. pembelian Lap. pembelian OP A,Lp SJ Catat BTB BTB Buat lap.persed iaan stok sk cadang Lap. Suku cadang Lap.persediaan stok sk cadang

A.P

Lap.persediaan stok sk cadang Update stock sk cadang A.S Buat SPP tersedia Tidak tersedia Membuat SJ dan FP OP telah diverifikasi A,op Data suku cadang Data suku cadang Cek pembelian sk cadang sesuai buat daftar sk cadang tdk lengkap Tdk sesuai Data sk cadang tdk sesuai Data sk cadang tdk sesuai BPS BPS Keterangan

A.S : Arsip Suku cadang

A.P : Arsip laporan persediaan stok suku cadang A.LP : Arsip laporan pembelian

A.OP : Arsip Orde pembelian

Data sk cadang tdk

[image:60.595.120.509.119.580.2]

sesuai

(61)