commit to user
i
PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI
DI PT KUSUMAHADI SANTOSA JATEN, KARANGANYAR
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Bagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
NURSANDY WULANDARI D1513075
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
commit to user
ii
PERSETUJUAN
PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI DI PT KUSUMAHADI SANTOSA KARANGANYAR
Disusun Oleh :
NURSANDY WULANDARI
D1513075
Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pembimbing,
Drs. Sakur, M.S
commit to user
iii
PENGESAHAN
PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI DI PT KUSUMAHADI SANTOSA KARANGANYAR
Disusun Oleh :
NURSANDY WULANDARI
D1513075
Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari :
Tanggal :
Tim Penguji Nama Tanda tangan
1. Penguji 1 Irsyadul Ibad, S.AB.,M.Ed.,M.Si ...
2. Penguji 2 Drs. Sakur, M.S ...
Mengetahui,
Dekan, Kepala Program Studi,
Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni , M.Si Drs. Ali, M.Si
commit to user
iv
PERNYATAAN
Nama : NURSANDY WULANDARI
NIM : D1513075
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “PROSEDUR
PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI DI PT
KUSUMAHADI SANTOSA” adalah betul-betul karya sendiri hal-hal yang
bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan
dalam daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya
bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang
saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, Juni 2016
Yang Membuat Pernyataan,
commit to user
v
MOTTO
“Tuhan pastikan menunjukkan kebesaran dan kuasanya bagi hambanya yang sabar dan tak kenal putus asa” (D’Masiv)
“Janganlah menunggu orang lain berbuat baik kepadamu, tetapi jadilah
orang pertama yang berbuat kebaikan kepada orang lain, dan lihat apa
yang akan terjadi” (Mario Teguh)
“Doa dan usaha adalah kunci keberhasilan serta sabar dan tawakal akan tetap semangat untuk melangkah maju” (Penulis)
“Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemuduhan. Maka apabila kamu
telah selesai (dari suatu urusan), kerjakanlah dengan sungguh-sungguh
commit to user
vi
PERSEMBAHAN
Dengan segala kerendahan hati dan mengucapkan syukur kepada Allah SWT,
karya ini kupersembahkan untuk :
1. Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta
2. Ketua Program DIII Manajemen Admnistrasi Fakultas Ilmu Sosial dan
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
3. Drs.Sakur, M.S. selaku Dosen Pembimbing sekaligus penguji 2 Tugas
Akhir yang selalu memberikan bimbingan dan pengarahan dengan teliti
dan penuh kesabaran
4. PT Kusumahadi Santosa
5. Ayah, ibu dan saudara-saudara saya tercinta yang senantiasa memberikan
doa dan dukungannya hingga bisa mewujudkan impian saya
6. Sahabatku senasib dan seperjuangan terima kasih atas doa, support serta
pengorbanan waktu dan kesabarannya.
7. Teman-temanku semua di DIII Manajemen Administrasi 2013.
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Assalammua’alaikum Wr. Wb.
Alhamdulilah, segala puji syukur atas kehadirat Allah SWT, karena atas ridho dan
hidayah-Nya. Sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Tugas Akhir dengan judul “Prosedur Pengadaan Suku Cadang Mesin Produksi di PT. Kusumahadi Santosa”.
Penulisan Tugas Akhir ini dimaksudkan untuk memenuhi syarat dalam
memperoleh sebutan profesional Ahli Madya pada Program Diploma III
Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas
Maret Surakarta.
Selama penulisan ini, penulis telah menerima bantuan, bimbingan dan petunjuk
yang sangat besar manfaatnya yang berasal dari berbagai pihak. Oleh karena itu,
pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih kepada :
1. Allah SWT yang selaku memberikan petunjuk dan kemudahan dalam
proses penulisan Tugas Akhir sehingga dapat terselesaikan dengan baik.
2. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu
Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret yang telah memberikan izin
untuk magang sebagai syarat dalam pembuatan tugas akhir ini.
3. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Ketua Program Diploma III Manajemen
Administrasi.
4. BapakDrs.Sakur, M.S. Selaku pembimbing akademik atas bimbingan dan
pengarahan dalam menyelesaikan studi selama ini
5. Bapak Irsyadul Ibad, S.AB.,M.Ed.,M.Si selaku penguji Tugas Akhir atas
bimbingan dan pengarahan dalam penulisan tugas akhir ini.
6. Seluruh dosen pengajar Manajamen Administrasi yang telah memberikan
commit to user
viii
7. Bapak Widyo Sugiyanto selaku Manajer Logistik serta Ibu Yanti dan Ibu
Eni selaku Kasie Logistik yang telah mengizinkan penulis untuk
melakukan Kuliah Kerja Magang di perusahaan tersebut.
8. Bapak Mulyono, Bapak Didik, Ibu Suci, Ibu Sekar, Ibu Nina, Mas Fajri,
Mas agung, Mas Catur dan segenap staff Bagian Logistik PT. Kusumahadi
Santosa atas bantuan dalam pengumpulan data dan pemberian informasi
kepada penulis.
9. Bapak dan Ibuku tercinta yang selalu menyayangiku, mendo’akanku,
meberikan dukungan baik moral dan materil yang sangat membantu dalam
memberikan semangat dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
10.Untuk saudara-saudaraku terima kasih atas dukungan dan doanya selam
ini.
11.Sahabat-sahabatku senasib dan Semua teman-teman Manajemen
Administrasi angkatan 2013 khususnya MA kelas A, atas dukungan dalam
penyelesaian tugas akhir ini.
12.Semua pihak yang telah membantu kelancaran penulisan tugas akhir
yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu.
Penulis berharap semoga laporan Tugas Akhir ini dapat memberi manfaat bagi
semua pihak. Meskipun penulis menyadari bahwa dalam penulisa Tugas Akhir ini
masih jauh dari sempurna dikarenakan keterbatasan ilmu dan pengalaman yang
penulis miliki. Untuk itu dengan segala kerendahan hati penulis mengharapkan
kritik dan saran yang membangun dari pembaca yang budiman. Semoga Allah
SWT membalas segala kebaikan bapak, ibu dan rekan-rekan yang dengan ikhlas
telah membantu penulis.
Terima kasih
Wassalamu’alaikum Wr. Wb. Surakarta, Juni 2016
commit to user
ix
DAFTAR ISI
HALAMAN PERSETUJUAN ... i
HALAMAN PENGESAHAN ... iii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiii
ABSTRAK ... xvi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 5
C. Tujuan Pengamatan ... 5
D. Manfat Pengamatan ... 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ... 7
A. Tinjauan Pustaka ... 7
1. Prosedur ... 7
2. Pengadaan ... 12
3. Suku Cadang ... 18
4. Mesin Produksi ... 20
B. METODE PENGAMATAN ... 21
1. Lokasi Pengamatan ... 21
2. Jenis Pengamatan ... 21
3. Penentuan Sampel dan Sumber Data ... 22
4. Teknik Pengumpulan Data ... 23
5. Teknik Analisis Data ... 24
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA... 27
commit to user
x
2. Visi dan Misi ... 29
3. Lokasi Perusahaan ... 30
4. Struktur Organisasi ... 32
5. Tugas dan Tanggungjawab ... 35
6. Ketenagakerjaan ... 38
7. Produksi ... 42
8. Pemasaran ... 43
BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ... 45
A. Prosedur Pengadaan Suku Cadang Mesin Produksi... …. 45
B. Fungsi dari bagian yang terlibat di pengadaan suku cadang mesin produksi ... ….52
C. Dokumen / arsip yang digunakan PT. Kusumahadi Santosa ... .…54
D. Masalah-masalah yang dihadapi di pengadaan suku cadang mesin produksi ... .. 57
BAB V PENUTUP ... 59
Kesimpulan ... 59
Saran ... 60
DAFTAR PUSTAKA ...61
commit to user
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Prosedur perolehan bahan ... 17
Gambar 3.1 Denah lokasi PT Kusumahadi Santosa ... 33
Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT Kusumhadi Santosa ... 34
commit to user
xii
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 fasilitas mesin departemen Weaving I dan Weaving II ... 2
Tabel 1.2 fasilitas mesin departemen (cetak) Printing ... 2
Tabel 1.3 fasilitas mesin departemen (celup) Dying ... 3
Tabel 3.1 Daftar Tabel Karyawan PT Kusumahadi Santosa... 39
Tabel 3.2 Tabel Jam Kerja Karyawan ... 41
Tabel 3.3 Tabel Jam Kerja Karyawan ... 41
commit to user
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
1. Nota dari Supplier
2. Surat Pengantar
3. Permintaan Pembelian Barang
4. Nota Retur Barang
5. Kas Bon Sementara
6. Pesanan Pembelian
7. Tanda Terima Barang
8. Laporan Penerimaan Barang
9. Data Mesin
10.Surat Kebutuhan Barang
11.Pengajuan Bulanan
12.Pengajuan Dana
13.Surat Tugas Magang
14.Form Monitoring Magang
15.Form Penilaian Magang
16.Surat Keterangan Magang
commit to user
xiv
ABSTRAK
NURSANDY WULANDARI. D1513075. “PROSEDUR PENGADAAN
SUKU CADANG MESIN PRODUKSI DI PT. KUSUMAHADI SANTOSA JATEN, KARANGANYAR. Laporan Tugas Akhir. Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III. Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.2016. 63 halaman.
Tujuan pengamatan di PT. Kusumahadi Santosa yaitukegiatan barang dalam suatu instansi mempunyai peran penting dalam menjaga kelancaran seluruh kegiatan atau aktivitas pembelian di instansi tersebut. Jenis pengamatan yang digunakan dalam pengamatan ini adalah Pengamatan deskriptif kualitatif yaitu yang bertujuan untuk mengarah pada pendiskripsian secara rinci dan mendalam mengenai kegiatan atau menggambarkan keadaan yang terjadi di tempat pengamatan. Sumber data yang digunakan yaitu : narasumber (informan) dari staff pengadaan, tempat (lokasi) pengamatan dan dokumen/arisp yang digunakan. Usaha yang dilakukan untuk mendapatkan data-data tersebut dengan berbagai cara yaitu : wawancara, observasi, dan mengkaji dokumen/arsip tentang pengadaan. Selanjutnya, penulis melakukan analisis terhadap dokumen melalui tiga tahap yaitu : pengumpulan data, penyajian data dalam bentuk kalimat dengan kondisi yang rinci dan mudah dipahami dan penarikan kesimpulan.
Hasil pengamatan yang telah dilakukan dapat disimpulkan bahwa prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi mempunyai prosedur yang baik, prosedur pengadaan dimulai dari penerimaan surat kebutuhan, penawaran harga barang, perbandingan harga barang, persetujuan, pemesanan pembelian, pemeriksaan, pendistribusian pesanan pembelian, dan pemeriksaan kesesuaian barang yang telah dikirim. Maka prosedur yang telah ditetapkan agar prosedur tersebut dapat membantu proses jalanannya pengadaan dan memperlancar produksi. penulis memberikan saran yang mungkin dapat membantu dalam prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi pada masalah saat pengiriman barang dan nominal yang tidak cocok, maka yang harus dilakukan dengan menangani suatu masalah yang tidak diinginkan agar pihak perusahaan segera mengurangi kesalah pahaman pada supplier, sehingga supplier tidak dapat mengirimkan barang untuk mempunyai alasan yang tidak jelas. Maka, sangat perlu dari pihak perusahaan akan memberikan sanksi atau teguran agar supplier bisa mengerti dan memahami apabila pengiriman barang dan ketidak cocokkan nominal tersebut tidak diulangi lagi. Sehingga perusahaan tidak akan memutuskan kerjasama apabila supplier sudah melakukan perubahan pada masalah pengiriman atau delivery serta masalah nominal barang yang tidak cocok.
