32
LAPORAN TUGAS AKHIR
SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA BENGKEL BORNEO MOTOR SEMARANG
Disusun Oleh :
Nama : Lyony Dyanthy NIM : A12.2009.03502 Program Studi : Sistem Informasi
FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO
SEMARANG
2013
LAPORAN TUGAS AKHIR
SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA BENGKEL BORNEO MOTOR SEMARANG
Laporan ini disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan program studi Sistem Informasi S-1 pada Fakultas Ilmu Komputer Universitas Dian Nuswantoro
Disusun Oleh :
Nama : Lyony Dyanthy NIM : A12.2009.03502 Program Studi : Sistem Informasi
FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO
SEMARANG
2013
PERSETUJUAN LAPORAN TUGAS AKHIR
Nama Pelaksana : Lyony Dyanthy
NIM : A12. 2009. 03502
Program Studi : Sistem Informasi ( S1 )
Fakultas : Ilmu Komputer
Judul Tugas Akhir : Sistem Informasi Persediaan Suku Cadang Pada Bengkel Borneo Motor Semarang
Tugas Akhir ini telah diperiksa dan disetujui, Semarang,
Menyetujui: Menyetujui:
Pembimbing Dekan Fakultas Ilmu Komputer
Zaenal Arifin,SE,M.Kom Dr.Abdul Syukur, MM
PENGESAHAN DEWAN PENGUJI
Nama Pelaksana : Lyony Dyanthy
NIM : A12. 2009. 03502
Program Studi : Sistem Informasi ( S1 )
Fakultas : Ilmu Komputer
Judul Tugas Akhir : Sistem Informasi Persediaan Suku Cadang Pada Bengkel Borneo Motor semarang
Tugas Akhir ini telah diujikan dan dipertahankan dihadapan Dewan Penguji pada Sidang tugas akhir tanggal 23 Oktober 2013. Menurut pandangan kami, tugas akhir ini memadai dari segi
kualitas maupun kuantitas untuk tujuan penganugerahan gelar Sarjana Komputer (S.Kom)
Semarang, 23 Oktober 2013 Dewan Penguji:
PERNYATAAN
(Kharis Widyatmoko, Ssi, M.Kom) Anggota Penguji 1
(M. Y. Teguh S, M.Kom) Anggota Penguji 2
(Tyas Catur P., S.Si, M.Kom) Ketua Penguji
KEASLIAN TUGAS AKHIR
Sebagai mahasiswa Universitas Dian Nuswantoro Semarang, yang bertanda tangan dibawah ini, saya:
Nama : Lyony Dyanthy NIM : A12.2009.03502
Menyatakan bahwa karya ilmiah saya yang berjudul:
Sistem Informasi Persediaan Suku Cadang Pada Bengkel Borneo Motor semarang
merupakan karya asli saya (kecuali cuplikan dan ringkasan yang masing-masing telah saya jelaskan sumbernya dan perangkat pendukung dan lainnya). Apabila di kemudian hari, karya saya disinyalir bukan merupakan karya asli saya, yang disertai dengan bukti-bukti yang cukup, maka saya bersedia dibatalkan gelar saya beserta hak dan kewajiban yang melekat pada gelar tersebut. Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di : Semarang Pada tanggal : 23 Oktober 2013
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Yang menyatakan
(Lyony Dyanthy)
Sebagai mahasiswa Universitas Dian Nuswantoro Semarang, yang bertandatangan dibawah ini, saya:
Nama : Lyony Dyanthy NIM : A12.2009.03502
Demi mengembangkan illmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Dian Nuswantoro Semarang Hak Bebas Royalti Non-Eksklusif (Non- Exclusive Royalty-Free Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul:
SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA BENGKEL BORNEO MOTOR SEMARANG
beserta perangkat lain. Dengan Hak Bebas Royalti Non-Eksklusif ini Universitas Dian Nuswantoro berhak menyimpan, mengopy ulang, menggunakan, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data, mendistribusikannya dan menampilkan/mempublikasikannya di internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya selama tetap mencantumkan nama sebagai penulis/pencipta. Saya bersedia untuk menanggung secara pribadi, tanpa melibatkan pihak Universitas Dian Nuswantoro, segala bentuk tuntutan hukum yang timbul atas pelanggaran Hak Cipta dalam karya ilmiah saya ini. Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di : Semarang Pada tanggal : 23 Oktober 2013
KATA PENGANTAR
Yang menyatakan
(Lyony Dyanthy)
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yesus Kristus yang selalu memberi kekuatan dan melimpahkan anugerah kasih-Nya kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini.
Tugas Akhir yang berjudul “Sistem Informasi Pengadaan Suku Cadang Pada Bengkel Borneo Motor semarang” ini disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan program pendidikan Strata 1 pada Fakultas Ilmu Komputer Universitas Dian Nuswantoro.
Berbagai pihak telah membantu dan membimbing penulis dalam mempersiapkan sampai penulis menyelesaikan laporan Tugas Akhir ini. Sehingga pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih setulus hati kepada :
1. Dr. Edi Noersasongko, M.Kom, selaku Rektor Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
2. Dr.Abdul Syukur, MM, selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
3. Sri Winarno, M.Kom, selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi yang telah memberikan arahan dan bimbingan selama kuliah.
4.
M. Y. Teguh S, M.Kom. selaku Dosen Wali yang telah membimbing saya dan mengarahkan saya dengan baik.5. Zaenal Arifin,SE,M.Kom selaku Pembimbing I yang telah membantu dan memberi masukan bimbingan dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir ini.
6. Seluruh Dosen Udinus, khususnya dosen SI-S1 yang sudah membagikan ilmunya dan mendidik penulis selama penulis duduk di bangku perkuliahan.
7. Bapak Ficarya Susanto , SH selaku Pemimpin pada Bengkel Borneo Motor Semarang yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan riset dalam rangka mengumpulkan data untuk penyusunan Laporan Tugas Akhir.
8. Keluarga tercinta, kedua orang tuaku tercinta Bapak Muhammad Ismail dan Ibu Marlina yang selalu sabar mendidik dan selalu memberiku semangat, cinta kasih dan dukungan doa yang tiada terkira.
9. Teman terdekatku Zulficar, Anna, Oki, Galuh yang sudah menemani hari-hariku dan ada disisiku disaat yang tersulit, yang selalu mendukung, menguatkan dan mendorongku untuk terus maju dan untuk semua yang tidak bisa kutuliskan satu persatu.
10. Saudara-saudaraku, terimakasih untuk doa, bantuan dan dukungannya.
11. Teman-teman di Sistem Informasi Angkatan 2009 yang telah mengisi hari-hari keceriaanku dan bekerja sama selama masa kuliah.
12. Semua pihak yang sudah membantu penulis dalam menyelesaikan Laporan ini dimana tidak bisa penulis sebutkan satu persatu.
Penulis menyadari dalam Laporan Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan, karena keterbatasan kemampuan dari penulis. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun, sehingga dapat dijadikan perbaikan. Serta tidak lupa penulis memohon maaf atas semua kesalahan yang terjadi.
Akhir kata, penulis berharap semoga LaporanTugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua.
Semarang, 23 Oktober 2013
Lyony Dyanthy Penulis
ABSTRAK
Sistem Informasi Pengadaan Suku Cadang adalah kumpulan sub-sub sistem atau komponen-komponen sistem yang saling berinteaksi untuk mengolah data barang, mulai dari pemasukkan barang ke gudang sampai pengeluaran barang dari gudang hingga menghasilkan laporan yang berguna bagi perusahaan. Namun pengelolahan data masih menggunakan cara manual, sehingga menimbulkan banyak kelemahan – kelemahan, antara lain : Pemakaian kode barang yang belum terkontrol dengan baik,
kesulitan menghitung stok barang yang sudah ada untuk di order, sering terjadinya keterlambatan dalam penyusunan lapotan – laporan karena masih di terapkannya cara penghitungan manual. Akibat dari kesulitan tersebut akan muncul masalah dalam penyajian laporan – laporan yang seharusnya tepat waktu menjadi tertunda dan akan sangat merugikan untuk perkembangan suatu perusahaan. Melihat permasalahan yang ada, maka metode penelitian yang digunakan selama penelitian adalah metode waterfall. Untuk metode pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi dan wawancara. Metode desain akan digambarkan dalam bentuk bagan alir dokumen (flowchart), diagram konteks, data flow diagram, dan kamus data. Dan untuk penggambaran perancangan basis datanya akan digambarkan dalam bentuk Normalisasi, Relasi Tabel, Entity-Relationship Diagram (ERD).Pembuatan sistem informasi kenaikan pangkat ini menggunakan program Visual Basic 6.0 dan untuk databasenya menggunakan SQLyog502. Hasil dari penelitian ini akan menghasilkan sebuah sistem dimana dengan adanya sistem tersebut proses pencarian data lebih efektif dan efisien, sehingga dapat mendukung perkembangan Sistem Informasi Pengadaan Suku Cadang Pada Borneo Motor Semarang
Kata kunci : Sistem Informasi Persediaan Suku Cadang, Pengadaan, MySQL, Microsoft Visual Basic
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN SAMPUL DALAM ... ii
HALAMAN PERSETUJUAN LAPORAN TUGAS AKHIR ... iii
HALAMAN PENGESAHAN DEWAN PENGUJI ... iv
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR ... v
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI... vi
HALAMAN KATA PENGGANTAR ... vii
HALAMAN ABSTRAK ... ix
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xiv
DAFTAR GAMBAR ... xv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan Penelitian ... 3
1.5 Manfaat Penelitian ... 3
1.5.1 Bagi Perusahaan ... 3
1.5.2 Bagi Akademik ... 4
1.5.3 Bagi Penulis ... 4
BAB II LANDASAN TEORI ... 5
2.1 Pengertian Sistem ... 5
2.2 Elemen – elemen Sistem .. ... 5
2.3 Pengertian Informasi ... 6
2.4 Pengertian Sistem Informasi ... 7
2.5 Pengertian Persediaan ... 8
2.6 Analisis Sistem ... 10
2.6.1 Pengertian Analisis Sistem ... 10
2.6.2 Tahap - Tahap Analisis Sistem ... 10
2.6.3 Tujuan Analisis Sistem ... 11
2.6.4 Alat Bantu Analisis Sistem ... 12
2.7 Perancangan Sistem ... 14
2.7.1 Pengertian Perancangan Sistem ... 14
2.7.2 Alat Bantu Perencangan Sistem ... 14
2.7.2.1 Diagram Alir Data (DFD) ... 14
2.7.2.2 Kamus Data ... 16
2.7.2.3 Diagram Hubungan Entitas (ERD) ... 17
2.7.2.4 Normalisasi Data ... 18
2.7.2.5 Desain Database ... 20
2.7.2.6 Desain Input Output... 20
2.8 Teori-teori Pendukung ... 20
2.8.1 Metode LIFO dan LIFO ... 20
2.8.2 Pengertian Usaha Bengkel Motor ... 21
2.8.3 Pengertian Spare Parts ... 22
2.8.4 Pengertian Visual Basic 6.0 ... 22
BAB III METODOLOGI PENELITIAN ... 26
3.1 Objek Penelitian... 26
3.2 Jenis dan Sumber Data... 26
3.2.1 Jenis Data ... 26
3.2.2 Sumber Data ... 26
3.3 Metode Pengumpulan Data... 27
3.3.1 Interview atau Wawancara ... 27
3.3.2 Survey atau Observasi ... 27
3.3.3 Studi Pustaka ... 27
3.4 Metode Pengembangan Sistem ... 27
3.4.1 Tahap Analisis Sistem ... 28
3.4.2 Tahap Desain Sistem ... 28
3.4.3 Tahap Implementasi Sistem ... 29
3.4.4 Testing ... 31
3.4.3 maintenance ... 31
3.5 Kerangka Pikir ... 31
BAB IV Analisa Dan Perancangan ... 32
4.1 Tinjauan Umum Obyek Penelitian ... 32
4.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan ... 32
4.1.2 Struktur Organisasi ... 32
4.1.3 Job Deskripsi ... 33
4.2 Analisis Sistem ... 35
4.2.1 Narasi Penjualan Barang Langsung ... 35
4.2.2 Narasi Penjualan barang service ... 35
4.2.3 Narasi Pembelian Barang ... 36
4.2.4 Flow Of Document Penjualan Barang Langsung ... 37
4.2.5 Flow Of Document Barang Service ... 38
4.2.6 Flow Of Document Pembelian Barang ... 39
4.2.7 Context Diagram Sistem Informasi Penjualan ... 40
4.2.8 Decomposition Sistem Informasi Penjualan ... 41
4.2.9 DFD Level 0 Sistem informasi Penjualan ... 42
4.2.10 DFD Level 1 Proses Pendataan ... 43
4.2.11 CDFD Level 1 Proses Pengadaan suku Cadang ... 44
4.2.11 CDFD Level 1 Proses Laporan ... 45
4.3 Perancangan Database ... 46
4.3.1 Entity Relationship Diagram ... 46
4.3.2 Implementasi ERD ke Tabel... 47
4.3.3 Relasi Antar Tabel ... 49
4.3.4 Rancangan Fisik Tabel ... 50
4.3.4.1 Kamus Data ... 54
4.3.5 Desain Input Output ... 57
4.4 Rencana Implementasi Sistem ... 62
4.4.1 Progam dan Testing ... 62
4.4.2 Traning... 62
4.4.3 Change Over ... 63
4.4.4 Maintenance ... 63
BAB V PENUTUP ... 64
5.1 Kesimpulan ... 64
5.2 Saran ... 65
DAFTAR PUSTAKA ... 66
DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Simbol Bagan Alir Sistem... 12
Tabel 2.2 Simbol Diagram Konteks ... 15
Tabel 2.3 Simbol Kamus Data ... 16
Tabel 2.4 Simbol ERD ... 17
Tabel 4.13 Struktur Database Suku_Cadang ... 50
Tabel 4.14 Struktur File Pembelian ... 51
Tabel 4.15 Struktur File Distributor ... 52
Tabel 4.16 Struktur File Retur ... 53
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Hubungan One To One ... 17
Gambar 2.2 Hubungan One To Many ... 18
Gambar 2.3 Hubungan Many To Many ... 18
Gambar 2.4 Menu Bar ... 23
Gambar 2.5 Toolbar ... 23
Gambar 2.6 Toolbox ... 23
Gambar 2.7 Project Explorer... 24
Gambar 2.8 Propeties Windows ... 24
Gambar 2.9 From Lyout Window ... 25
Gambar 2.10 Form ... 25
Gambar 2.11 Code Editor ... 25
Gambar 3.1 Kerangka Pikir... 31
Gambar 4.1 Struktur Organisasi ... 33
Gambar 4.2 Flow Of Document Penjualan Barang langsung ... 37
Gambar 4.3 Flow Of Document Penjualan Barang Service ... 38
Gambar 4.4 Flow Of Document Retur Penjualan ... 39
Gambar 4.5 Context Diagram Sistem Informasi Penjualan ... 40
Gambar 4.6 Decomposition Sistem Informasi Penjualan ... 41
Gambar 4.7 DFD Level 0 Sistem Informasi Penjualan ... 42
Gambar 4.8 DFD Level 1 Proses Pendataan ... 43
Gambar 4.9 DFD Level 1 Proses Transaksi ... 44
Gambar 4.10 DFD Level 1 Proses Laporan ... 45
Gambar 4.11 Entity Relationship Diagram ... 46
Gambar 4.12 Relasi Antar Tabel ... 49
Gambar 4.18 Desain Input Data Barang ... 57
Gambar 4.19 Desain Input Data Distributor ... 57
Gambar 4.20 Desain Input Data Pembelian ... 58
Gambar 4.21 Desain Input Data Retur ... 58
Gambar 4.22 Desain Output Data Distributor... 59
Gambar 4.23 Desain Output Data Barang... 59
Gambar 4.24 Desain Output Data Pembelian ... 59
Gambar 4.25 Desain Output Data Retur ... 60
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Seiring dengan perkembangan jaman yang disertai perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang tumbuh demikian pesat di segala bidang,
khususnya di bidang teknologi informasi yang cepat dan mendorong perusahaan maupun badan instansi pemerintah untuk saling berlomba meningkatkan mutu dan kualitas baik pelayanan, sumber daya manusia, dan sumber daya mesin.
Hal ini dapat di lihat dari sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk mencapai mutu dan kualitas perusahaan. Perkembangan teknologi perangkat keras dan perangkat lunak berkembang dengan pesat dalam beberapa tahun ini.
Pada saat sekarang perusahaan masih mengalami kesulitan dalam pengelolahan data dan informasi.
Hal ini dikarenakan masih adanya perusahaan yang menggunakan sistem manual untuk pengelolahan data sehingga mengakibatkan pengelolahan data yang tidak lancar. Sedangkan kebutuhan akan informasi sangat dibutuhkan terlebih informasi yang akurat, cepat dan tepat sehingga user dapat menggunakan informasi tersebut dalam menangani berbagai masalah yang terjadi dengan cepat.
Bengkel Borneo Motor merupakan usaha yang bergerak di bidang otomotif, dimana tempat tersebut tidak lepas dari sistem informasi yang akurat.
Namun pengelolahan data masih menggunakan cara manual, sehingga menimbulkan banayak kelemahan – kelemahan, antara lain :
a. Pemakaian kode barang yang belum terkontrol dengan baik.
b. Kesulitan menghitung stok barang yang sudah ada untuk di order.
c. Sering terjadinya keterlambatan dalam penyusunan lapotan – laporan karena masih diterapkannya cara penghitungan manual.
Akibat dari kesulitan tersebut akan muncul masalah dalam penyajian laporan – laporan yang seharusnya tepat waktu menjadi tertunda dan akan sangat merugikan untuk perkembangan suatu perusahaan. Dengan melihat permasalahan yang terjadi pada Bengkel Borneo Motor, maka dibutuhkan ketelitian, kemudahan dan kecepatan yang sangat tinggi.
Hal ini dapat dilakukan dengan cara mengubah sistem yang ada menjadi sistem yang baru sehingga penulis bermaksud membahas kelemahan tersebut serta solusi pembuatan sistem informasi yang di harapkan dapat membantu proses pengelolahan data persediaan barang, melalui tugas akhir ini dengan judul
“ Sistem Informasi Persedian Suku Cadang Pada Bengkel Borneo Motor
Semarang”. Sistem akan dapat membantu memudahkan proses data yang baru saja diperoleh dan dapat langsung diproses guna menghasilkan informasi sesuai dengan kebutuhan yang di perlukan dengan cepat, tepat dan akurat.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka dapat dirumuskan : a. Pemakaian kode yang belum terkontrol dengan baik karena masih
terjadinya pencatatan kode secara manual yang menyebabkan pengkodean tidak tersusun dengan baik.
b. Kesulitan menghitung stok suku cadang yang sudah ada untuk di order karena belum adanya sistem penghitungan secara otomatis sehingga sulit untuk mengetahui jumlah stok yang ada.
c. Terjadinya keterlambatan dalam penyusunan lapotan – laporan karena masih di terapkannya cara penghitungan manual.
d. Tidak adanya katalog suku cadang sehingga konsumen tidak bisa melihat contoh barang secara langsung.
1.3 Batasan Masalah
Mengingat terbatasnya data, tenaga, dan waktu yang ada serta menjaga dan menghindari pembahasan masalah yang terlalu luas maka adanya penyusunan pembatasan masalah yang ada mengenai :
a. Pendataan Suku cadang pada Bengkel Borneo motor semarang.
b. Persediaan Suku cadang pada Bengkel Borneo motor semarang.
c. Pengeluaran Suku cadang pada Bengkel Borneo motor semarang.
d. Retur Suku cadang pada Bengkel Borneo motor semarang.
1.4 Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai penulis dalam Tugas Akhir yang berkaitan dengan latar belakang di atas adalah:
a. Pembuatan kode stok barang secara komputerisasi sehingga dapat menyusun pengkodean secara tersusun dengan baik.
b. Persediaan barang yang meliputi pembelian secara langsung kepada supplier menurut barang – barang yang sudah diorder (mencapai batas minimal pada gudang) serta pengeluaran barang yang meliputi penjualan terhadap produk jadi dengan cara penjualan secara tunai.
c. Pembuatan Laporan Data Barang, Laporan Data Pelanggan, Laporan Penjualan.
d. Pembuatan katalog suku cadang pada bengkel Borneo Motor.
e. Perancangan sistem komputer untuk prosedur persediaan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual basic 6.0.
1.5 Manfaat Penelitian 1.5.1 Bagi Perusahaan
Pengguna dapat melaksanakan kegiatan pengelolahan data barang menjadi lebih cepat dan memberikan kemudahan dalam penggunaan sistem persediaan barang fengan pemrograman komputer dan data – data yang dapat diinput dapat langsung disimpan, sehingga bila di perlukan sewaktu – waktu dapat langsung mencari dikomputer tanpa melalui berkas file yang banyak serta manual.
1.5.2 Bagi akademik
Sebagai literatur bagi pihak akademik untuk perkembangan perkuliahan yang dapat dijadikan salah satu tambahan referensi yang mungkin berguna untuk di gunakan sebagai bahan acuan dalam penelitiian lebih lanjut.
1.5.3 Bagi Penulis
Dapat mempraktekkan teori – teori yang diperoleh didalam perkuliahan dan untuk menambah bekal pengetahuan dalam merancang serta pembuatan sesuatu sistem informasi persediaan barang disuatu perusahaan
serta dapat mengenal masalah – masalah yang berkaitan dengan suatu sistem komputer dalam dunia kerja yang sebenarnya.
.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem
Suatu sistem sangatlah dibutuhkan dalam suatu perusahaan atau instansi pemerintahan, karena sistem sangatlah menunjang terhadap kinerja perusahaan atau instansi pemerintah, baik yang berskala kecil maupun besar. Supaya dapat berjalan dengan baik diperlukan kerjasama diantara unsur-unsur yang terkait dalam sistem tersebut.
Ada berbagai pendapat yang mendefinisikan pengertian sistem, seperti dibawah ini :
Suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. (Andi Kristanto, 2008)[1].
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. ( Andri Kristanto, 2008)[1].
2.2 Elemen-elemen sistem
Elemen–elemen yang menyusun suatu sistem terdiri dari : a. Tujuan
Merupakan tujuan dari sistem itu sendiri yang berupa tujuan usaha, kebutuhan, masalah, atau prosedur pencapaian tujuan.
b. Batasan
Merupakan batasan-batasan yang ada dalam mencapai tujuan dari sistem, dimana sistem ini dapat berupa : peraturan, biaya, personil dan peralatan.
c. Kontrol
Merupakan pengawasan dari pelaksanaan pencapaian tujuan sistem, yang dapat berupa : kontrol pemasukan data (input), kontrol pengeluaran data (output) dan kontrol pengoperasian.
d. Input
Merupakan bagian dari sistem yang bertugas untuk menerima data masukan, dimana data dapat berupa asal masukan data, frekuensi masukan data dan jenis masukan data.
e. Proses
Merupakan bagian yang memproses masukan data menjadi informasi sesuai dengan keinginan penerima dapat berupa klasifikasi, peringkasan dan pencarian.
f. Output
Merupakan keluaran (hasil akhir) atau tujuan akhir dari sistem, output dapat berupa laporan, grafik dan sebagainya.
g. Umpan Balik
Merupakan elemen sistem yang bertugas melihat kembali apakah sistem yang telah berjalan sesuai dengan yang diinginkan. Elemen sistem ini dapat berupa perbaikan, dan pemeliharan.
2.3 Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang telah dirposes / diolah ke dalam bentuk yang sangat berarti untuk penerimanya dan merupakan nilai yang sesungguhnya atau dipahami dalam tindakan atau keputusan yang sekarang atau nantinya (Gordon B. Davis,2002)[2].
Kualitas dari suatu informasi tergantung dari 3 hal yaitu:
1. Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
2. Tepat Waktu
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat dan informasi tersebut tidak usang karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan.
3. Relevan
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.
2.4 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia untuk mengolah data menjadi suatu informasi yang bersifat manajerial.
Komponen dari sistem informasi yaitu : 1. Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model
Terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data tersimpan dibasis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumen yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi
Merupakan “kotak alat” (tool-box) dalam sistem informasi.
5. Blok Basis Data
Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lain.
6. Blok Kendali
Merupakan komponen yang penting dan harus ada di sistem informasi. Komponen kontrol ini digunakan untuk menjamin bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi merupakan informasi yang akurat.
2.5 Pengertian Persediaan
Konsep Persediaan persediaan dapat diartikan sebagai barang-barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada masa atau periode yang akan datang. Persediaan terdiri dari persediaan bahan baku, persediaan bahan setengah jadi dan persediaan barang jadi. Persediaan bahan baku dan bahan setengah jadi disimpan sebelum digunakan atau dimasukkan ke dalam proses produksi, sedangkan persediaan barang jadi atau barang dagangan disimpan sebelum dijual atau dipasarkan. Dengan demikian setiap perusahaan yang melakukan kegiatanusaha umumnya memiliki persediaan. (Agus Ristono,2009)[3].
Perusahaan yang melakukan kegiatan produksi (industri manufaktur) akan
memiliki tiga jenis persediaan, yaitu : (1) Persediaan bahan baku dan penolong.
(2) Persediaan bahan setengah jadi.
(3) Persediaan barang jadi.
Sedangkan perusahaan perdagangan minimal memiliki satu jenis persediaan, yaitu persediaan barang dagangan. Adanya berbagai macam persediaan ini menuntut pengusaha untuk melakukan tindakan yang berbeda untuk masing-masing persediaan, dan ini akan sangat terkait dengan permasalahan lain seperti masalah peramalan kebutuhan bahan baku serta peramalan penjualan atau permintaan konsumen. Bila melakukan kesalahan dalam menetapkan besarnya persediaan maka akan berdampak ke masalah lain, misalnya tidak terpenuhinya permintaan konsumen atau bahkan berlebihan persediaan sehingga tidak semuanya terjual, timbulnya biaya ekstra penyimpanan atau pesanan bahan dan sebagainya.
Persediaan merupakan suatu model yang umum digunakan untuk menyelesaikan masalah yang terkait dengan usaha pengendalian bahan baku maupun barang jadi dalam suatu aktifitas perusahaan. Ciri khas dari model persediaan adalah solusi optimalnya difokuskan untuk menjamin pesediaan dengan biaya yang serendah rendahnya.
Inventory atau persediaan adalah suatu teknik untuk manajemen material yang berkaitan dengan persediaan. Manajemen material dalam inventory dilakukan dengan beberapa input yang digunakan yaitu :
permintaan yang terjadi (demand) dan biaya-biaya yang terkait dengan penyimpanan, serta biaya apabila terjadi kekurangan persediaan (shortage).
Secara teknis, inventory adalah suatu teknik yang berkaitan dengan penetapan terhadap besarnya persediaan bahan yang harus diadakan untuk menjamin kelancaran dalam kegiatan operasi produksi, serta menetapkan jadwal pengadaan dan jumlah pemesanan barang yang seharusnya dilakukan oleh perusahaan. Penetapan jadwal dan jumlah pemesanan yang harus dipesan merupakan pernyataan dasar yang harus terjawab dalam pengendalian persediaan. Pengendalian pengadaan persediaan perlu diperhatikan karena berkaitan langsung dengan biaya yang harus ditanggung perusahaan sebagai akibat adanya persediaan. (Agus Ristono,2009).
Oleh sebab itu, persediaan yang ada harus seimbang dengan kebutuhan, karena persediaan yang terlalu banyak akan mengakibatkan perusahaan menanggung risiko kerusakan dan biaya penyimpanan yang tinggi disamping biaya investasi yang besar. Tetapi jika terjadi kekurangan persediaan akan berakibat terganggunya kelancaran dalam proses produksinya. Oleh karenanya diharapkan terjadi keseimbangan dalam pengadaan persediaan sehingga biaya dapat ditekan seminimal mungkin dan dapat memperlancar jalannya proses poduksi.
Beberapa pengertian persediaan menurut para ahli adalah sebagai berikut :
a. Suatu kegiatan untuk menentukan tingkat dan komposisi dari part atau bagian, bahan baku dan barang hasil produksi, sehingga perusahaan dapat melindungi kelancaran produksi dan penjualan serta kebutuhan pembelanjaan perusahaan dengan efektif dan efisien.
b. Serangkaian kebijakan dengan sistem pengedalian yang memonitor tingkat persediaan yang harus dijaga kapan persediaan harus diisi dan berapa pesanan yang harus dilakukan.
Berdasarkan kedua pengertian di atas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa pengertian pengendalian persediaan merupakan suatu usaha memonitor dan menentukan tingkat komposisi bahan yang optimal dalam menunjang kelancaran dan efektifitas serta efisiensi dalam kegiatan perusahaan. (Agus Ristono,2009)[3].
2.6 Analisis Sitem
2.6.1 Pengertian Analisis Sistem
Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh didalam bagian-bagian komponennya dengan maksud mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan- kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. ( Jogiyanto H.M, 2001)[4].
2.6.2 Tahap-Tahap Analisis Sistem
Analisa sistem dapat dibagi menjadi empat tahap yaitu : 1. Identifikasi masalah
Mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi. Tugas yang harus dilakukan adalah mengidentifikasikan penyebab masalah, mengidentifikasikan titik keputusan,
mengidentifikasikan personil-personil kunci.
2. Memahami kerja sistem
Perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari dalam sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan- permaslahan, kelemahan-kelemahan dan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya, langkah yang dilakukan adalah menentukan jenis
penelitian, merencanakan jadwal penelitian, membuat agenda wawancara, melaksanakan penelitian, mengumpulkan hasil penelitian, menganalisa hasil penelitian.
3. Membuat laporan
Hasil akhir proses analisa sistem disajikan oleh analis sistem dalam suatu laporan yang disebut laporan hasil analisa sistem. Laporan ini merupakan dokumen tertulis yang dibuat oleh analis sistem untuk diserahkan kepada pemakai informasi.
4. Membuat solusi sistem
Dengan adanya solusi sistem ini diharapkan dapat menjadi sistem alternative jika sistem yang dipakai menemui kendala atau permasalahan.
2.6.3 Tujuan Analisis Sistem
1. Membuat keputusan apabila sistem mempunyai masalah atau sudah tidak berfungsi secara baik.
2. Mengetahui ruang lingkup pekerjaan yang akan ditanggani.
3. Memahami system yang sedang berjalan saat ini.
4. Mengidentifikasi masalah dalam mencari solusi.
2.6.4 Alat Bantu Analisis Sistem
Alat Bantu yang dipakai dalam analisis sistem adalah Diagram alur dokumen (Flow Of Document) atau diagram alur sistem (Flow Of System). Fungsi diagram ini untuk mengidentifikasikan hubungan antara bagian atau pelaku proses, proses ( manual atau berbasis computer ), aliran data ( dalam bentuk dokumen masukan dan keluaran ).
Adapun simbol-simbol yang digunakan dalam bagian alir sistem adalah :
Tabel 2.1 : Simbol Bagan Alir Sistem
Simbol Keterangan DOKUMEN
Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau komputer PEMASUKAN DATA
Mendefinisikan pemasukan data umumnya melalui keyboard, bisa juga dapat masukan lain seperti mouse dan lainnya.
KEGIATAN MANUAL Menunjukkan proses manual ARSIP / DOKUMEN
Digunakan untuk mendefinisikan penyimpanan arsip
PROSES
Menunjukkan kegiatan proses dari kegiatan komputer DISPLAY
Menunjukkan output tampilan monitor
KONEKTOR
Mendefinisikan penghubung ke bagian lain tapi masih di
halaman yang sama
PENGHUBUNG/KONEKTOR Mendefinisikan penghubung ke bagian lain halaman yang berbeda
DRUM MAGNETIK Menunjukkan input / outut menggunakan drum magnetik TRANSAKSI
Mendefinisikan penyimpanan
yang bukan master, berupa file transaksi, referensi, dan lain-lain.
KARTU PLONG
Menggunakan input / output menggunakan kartu plong PITA MAGNETIK
Menunjukkan input / output menggunakan pita magnetik PITA KERTAS BERLUBANG Menunjukkan input / output menggunakan pita kertas berlubang
GARIS ALIR
Menunjukkan arus proses
HUBUNGAN KOMUNIKASI Menunjukkan proses transmisi data melalui channel komunikasi
Sumber : Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur, (Jogiyanto, HM, 2005)[5].
2.7 Perancangan Sistem
2.7.1 Pengertian Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan suatu alat yang dapat menggambarkan logika mengenai suatu alur kegiatan atau proses baik yang dilakukan secara manual maupun komputer, sehingga kegiatan yang akan dilakukan lebih terkontrol dan terstruktur. Perancangan sistem mempunyai 2 (dua) tujuan utama, yaitu:
1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem.
2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada programmer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.
2.7.2 Alat Bantu Perancangan Sistem
2.7.2.1 Diagram Alir Data (Data Flow Diagram / DFD)
Merupakan salah satu komponen dalam serangkaian pembuatan perancangan sebuah sistem komputerisasi. DFD menggambarkan aliran data dari sumber pemberi data (input) ke penerima data (output). Aliran data itu perlu diketahui agar si pembuat sistem tahu persis kapan sebuah data harus disimpan, kapan harus ditanggapi (proses), dan kapan harus didistribusikan ke bagian lain.
DFD dapat dibedakan menjadi 2 (dua) macam, yatu : 1. DFD Context
Menggambarkan sistem dalam satu lingkaran dan hubungan dengan entitas luar.
2. DFD Levelled
Menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja dan penyimpanan data.
Simbol-simbol yang digunakan adalah sebagai berikut : Tabel 2.2 : Simbol Diagram Context
Simbol Nama dan Keterangan
PROSES
Menunjukkan transformasi dari masukan menjadi keluaran.
ALIRAN DATA/ARUS DATA Menunjukkan arus data dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.
PENYIMPANAN DATA
Mendefinisikan file basis data atau bagaimana penyimpanan
diimplementasikan dalam sistem komputer.
KESATUAN LUAR
Kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.
Sumber : Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur, (Jogiyanto, HM, 2005)[5].
2.7.2.2 Kamus Data
Kamus Data atau Data Dictonary atau disebut juga dengan istilah katalog fakta tentang data dan kebutuhan- kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data baik digunakan pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analisis, kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di sistem, sedangkan pada tahap perancangan sistem kamus data digunakan untuk perancangan input, merancang laporan- laporan dan database.
Simbol-simbol yang digunakan adalah sebagai berikut :
Tabel 2.3 : Tabel Simbol-simbol Kamus Data (Data Dictionary)
Simbol Keterangan
= Terbentuk dari, terdiri dari atau sama
dengan.
+ Dan
[ ] Salah satu dari
I Sama dengan simbol [ ]
N { } M
Iterasi (elemen data di dalam kurung beriterasi mulai minimum N kali dan maksimum M kali)
( ) Optional (boleh atau tidak)
* Keterangan setelah tanda ini adaah komentar
Sumber: Analisa Sistem Informasi, Tata Subari
2.7.2.3 Diagram Hubungan Entitas (ERD)
ERD adalah model diagram yang mendeskripsikan hubungan antara penyimpan data yang ada dalam DFD.
Digunakan untuk memodelkan struktur data dari hubungan antara data.
Simbol yang digunakan adalah Tabel 2.4 : Tabel Simbol ERD
Simbol Nama dan Keterangan
ENTITAS
Menggambarkan obyek yand dapat diidentifikasikan dalam lingkungan pemakai.
ATRIBUT
Menggambarkan elemen dari suatu entitas.
RELASI
Hubungan alamiah yang terjadi antara satu atau lebih entitas.
GARIS
Penghubung antara entity-entity dan entity dengan atributnya
Sumber : Analisa Sistem Informasi, Tata Subari
Entitas adalah sesuatu yang nyata dimana kita akan menyimpan data. Relasi antar dua file / tabel dapat di katergorikan menjadi 3 (tiga) macam, yaitu:
1. Satu Lawan Satu (One to one)
Hubungan antar entitas pertama dengan entitas kedua adalah satu banding satu.
Contoh:
Gambar 2.1 : Hubungan one to one 2. Satu Lawan Banyak (One to many)
Hubungan antar entitas pertama dengan entitas kedua adalah satu banding banyak atau sebaliknya.
Contoh:
Gambar 2.2 : Hubungan One to Many
3. Banyak Lawan Banyak (Many to many)
Hubungan antar entitas pertama dengan entitas kedua adalah banyak banding banyak. (Adi Nugroho, ST, MMSI, 2004) [5]
Contoh:
Gambar 2.3 : Hubungan Many to Many
2.7.2.4 Normalisasi Data
Normalisasi adalah proses dimana elemen-elemen data dikelompokkan menjadi tabel-tabel dan didalam tabel tersebut terdapat entity dan relasi antar entity
Tujuan normalisasi data ada 4 (empat), yaitu :
1. Mengatur data dalam kelompok-kelompok sehingga masing-masing kelompok hanya menangani bagian kecil dari sistem.
2. Meminimalkan jumlah data berulang pada basis data.
3. Membuat basis data yang datanya di akses dan di manipulasi secara cepat dan efisien tanpa melupakan integritas data.
4. Mengatur data sedemikian rupa sehingga ketika memodifikasi data hanya perlu mengubah pada satu tempat.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam normalisasi yaitu :
1. Field atau Atribut Kunci
Merupakan satu field yang terdapat dalam satu file yang merupakan kunci dan mewakili record. Field yang merupakan kunci akan menjadipenentu dalam mencari program.
2. Macam-macam Kunci
a. Kunci Calon (Candidat Key)
Atribut yang identifikasi suatu kejadian yang bersifat khusus dari suatu entity.
b. Kunci Primer (Primary Key)
Kunci kandidat yang dipilih untuk mewakili setiap kejadian dari suatu entity dan bersifat unik (tidak mungkin ganda).
c. Kunci Alternatif (Alternate Key) Dipakai sebagai kunci primer.
d. Kunci Tamu (Foreign Key)
Ditempatkan pada file lain dan berguna melengkapisuatu hubungan antara file yang satu dengan yang lain.
Tahapan dalam normalisasi data adalah sebagai berikut : 1. Bentuk tidak Normal
Merupakan kumpulan data yang dikumpulkan apa adanya tanpa mengikuti aturan tertentu.
2. Bentuk Normal Pertama
Data dikumpulkan menjadi satu field yang sifatnya tidak akan berulang.
3. Bentuk Normal Kedua
Bentuk yang sudah memenuhi kriteria bentuk normal pertama dan field yang bukan kunci tergantungsecara fungsi pada kunci primer.
4. Bentuk Normal Ketiga
Relasi antar file sudah memenuhi bentuk normal kedua dan field yang bukan kunci tergantung secara fungsi pada kunci primer.
2.7.2.5 Desain Database
Pada desain database dimaksudkan untuk mendefinisikan isi atau struktur dari tiap file yang telah didefinisikan di tiap file secara umum. Isi dari database tergantung dari data masuk dan data keluar.
2.7.2.6 Desain Input Output
Merancang desain input dan output berfungsi sebagai interface antara user dengan sistem pada saat pemasukan data dan menggambarkan tampilan program input maupun outputnya.
2.8 Teori-teori Pendukung
2.8.1 Metode FIFO dan LIFO
1. Metode First In First Out (FIFO)
Metode FIFO mengasumsikan bahwa barang-barang digunakan (dikeluarkan) sesuai urutan pembeliannya. Dengan kata lain, metode ini mengasumsikan bahwa barang pertama yang dibeli adalah barang pertama yang digunakan (dalam perusahaan manufaktur). Oleh karena itu, persediaan yang tersisa merupakan barang yang dibeli paling terakhir. Dalam semua kasus FIFO, persediaan dan harga pokok penjualan akan sama pada akhir bulan terlepas dari apakah yang dipakai adalah sistem persediaan perpetual atau periodik. Kelebihan metode FIFO adalah tidak memungkinkan perusahaan memanipulasi laba karena perusahaan tidak bebas memilih item-item biaya tertentu untuk dimasukkan kedalam beban. Kelebihan lain dari metode FIFO adalah metode FIFO mendekatkan nilai persediaan akhir dengan biaya berjalan.
Kelemahan mendasar dari metode FIFO adalah bahwa biaya berjalan tidak ditandingkan dengan pendapatan berjalan pada laporan laba rugi.
Biaya-biaya yang paling tua dibebankan ke pendapatan paling akhir, yang mungkin akan mendistorsi laba kotor dan laba bersih.
2. Metode Last In First Out (LIFO)
Metode LIFO adalah metode yang menandingkan biaya dari barang-barang yang paling akhir dibeli terhadap pendapatan. Metode LIFO mengasumsikan bahwa barang terakhir yang dibeli adalah barang pertama yang digunakan. Jika yang digunakan adalah persediaaan periodik, maka akan diasumsikan bahwa biaya dari total kuantitas yang
terjual atau dikeluarkan selama suatu bulan berasal dari pembelian terakhir.
2.8.2 Pengertian Usaha Bengkel Motor
Usaha bengkel sepeda motor adalah usaha yang melakukan perbaikkan sepeda motor agar dapat kembali berjalan dengan baik sesuai dengan keinginan pemilik atau dengan bentuk asli dari sepeda motor tersebut. Dalam usaha ini, sepeda motor yang diperbaiki dapat menggunakan bahan (spare parts) baru atau bahan yang ada dengan melakukan penyesuaian agar sepeda motor dapat berjalan dengan baik.
Bengkel ada 2 (dua) jenis, yaitu : 1. Bengkel Umum
Bengkel umum adalah bengkel umum kendaraan bermotor yang berfungsi membetulkan, memperbaiki dan merawat kendaraan bermotor agar tetap memenuhi syarat teknis dan layak jalan.
2. Bengkel Resmi
Bengkel resmi adalah bengkel Dealer yang hanya melayani perawatan (service) untuk merk motor tertentu sesuai dengan rekomendasi dari pembuat kendaraan bermotor (pabrik).
2.8.3 Pengertian Suku Cadang
Menurut Richardus Eko Indrajit dan Richardus Djokopranoto dalam bukunya Manajemen Persediaan menyatakan definisi suku cadang adalah sebagai berikut:
“Suku cadang atau sparepart adalah suatu alat yang mendukung pengadaan barang untuk keperluan peralatan yang digunakan dalam proses produksi”.
Berdasarkan definisi diatas, suku cadang merupakan faktor utama yang menentukan jalannya proses produksi dalam suatu perusahaan. Sehingga dapat dikatakan suku cadang ini mempunyai peranan yang cukup besar dalam serangkaian aktivitas perusahaan.( Richardus Eko Indrajit; Richardus Djokopranoto,2003)[6].
2.8.4 Pengertian Visual Basic 6.0
Microsoft Visual Basic merupakan tampilan antar muka program dengan pengguna yang sudah bersifat GUI (Graphical User Interface), dengan menyajikan banyak kemudahan bagi programmer untuk membuat aplikasi.
IDE dalam Visual Basic 6.0 dibagi menjadi 8 bagian besar yaitu : 1. Menu Bar
Kegunaannya seperti menu windows pada umumnya.
Melalui menu bar kita bisa melakukan proses penyimpanan file, editing file, dan lain-lain.
Gambar 2.4 : Menu Bar
2. Tool Bar
Kumpulan tombol yang sering dipakai dalam proses pembuatan program yang berfungsi sama seperti fungsi menu bar hanya pada tool bar pilihannya berbentuk icon.
Gambar 2.5 : Tool Bar
3. Tool Box
Kumpulan dari obyek yang digunakan untuk membuat user interface serta kontrol bagi program aplikasi.
Gambar 2.6 : Tool Box
4. Project Explorer
Tempat Untuk melihat daftar dari form dan modul yang digunakan dalam proyek, bisa juga memilih form yang dipakai.
Gambar 2.7 : Project Explorer
5. Properties Windows
Tempat untuk properti dari setiap objek kontrol, bisa juga dipakai untur mengatur properti dari kontrol yang dipakai.
Gambar 2.8 : Properties Windows
6. Form Layout Windows
Menampilkan posisi form relatif (melihat dan mengubah posisi) terhadap layar monitor pada waktu program dieksekusi.
Gambar 2.9 : Form Lyout Windows
7. Form
Tempat untuk membuat tampilan / mendesain aplikasi.
Gambar 2.10 : Form
8. Code Editor
Tempat untuk menulis kode program dari program aplikasi.
Gambar 2.11 : Code Editor
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Objek Penelitian
Objek penelitian dalam penyususnan tugas akhir ini adalah Bengkel Borneo Motor Semarang yang bertempat di Jl.Candi Penataran selatan No.246
3.2 Jenis dan Sumber Data 3.2.1 Jenis Data
Jenis data yang dipakai adalah data kualitatif, dimana prosedur penelitian yang dihasilkan tidak dalam bentuk angka tetapi meliputi informasi tentang latar belakang berdirinya perusahaan, visi, misi, struktur organisasi, job deskripsi dari Bengkel Borneo Motor Semarang.
3.2.2 Sumber Data
1. Data Primer
Data Primer : data dan informasi yang diperoleh langsung dari narasumber, yang berupa hasil wawancara kepada narasumber yang diinput langsung menggunakan aplikasi yang telah dibangun seperti alur pengadaan suku cadang, serta alur yang berjalan pada Bengkel Borneo Motor.
2. Data Sekunder
Data Sekunder : data dan informasi yang diperoleh dari dokumen, publikasi, laporan penelitian dari instansi manapun sumber data lainnya yang menunjang seperti data suku cadang, data pegawai, data – data serta dokumen yang berkaitan dengan pengadaan suku cadang..
3.3 Metode Pengumpulan Data 3.3.1 Interview atau Wawancara
Interview atau wawancara adalah metode pengumpulan data dengan cara tanya jawab secara langsung dengan salah satu pegawai yang ada di Bengkel Borneo Motor Semarang tentang proses yang berlangsung serta dokumen apa saja yang diperlukan untuk pengadaan suku cadang.
3.3.2 Observasi
Observasi adalah teknik pengamatan dan peninjauan secara langsung pada obyek penelitian yaitu pada Bengkel Borneo Motor Semarang.
3.3.3 Studi Pustaka
Cara pengumpulan data dengan mengumpulkan dan mempelajari dokumen-dokumen, buku-buku dan media referensi lainnya yang
berhubungan dengan masalah pengadaan suku cadang untuk mendapatkan teori yang dibutuhkan.
3.4 Metode Pengembangan Sistem
Dalam tahap-tahap pengembangan sistem, akan diacu pada tahapan metode System Development Life Cycle (SDLC) atau sering juga disebut sebagai Water Fall Methode. Dengan metode ini, diharapkan dapat menghasilkan sistem yang lebih baik karena memungkinkan adanya evaluasi kembali terhadap proses pengembangan sistem. Apabila sistem yang dikembangkan kurang sesuai dengan kebutuhan, maka pengembangan dapat ditinjau ulang untuk dapat di analisis kembali agar lebih sempurna.
Adapun tahapan pengembangan sistem yang akan dilakukan adalah sebagai berikut :
3.4.1 Tahap Analisis Sistem
Mengumpulkan kebutuhan data Persediaan Suku Cadang secara lengkap kemudian dianalisis kebutuhannya untuk dijadikan informasi utama dalam metode pengembangan sistem penjadwalan Persediaan Suku Cadang beserta kebutuhan database yang harus dipenuhi oleh program yang akan dibuat. Fase ini dikerjakan untuk bisa menghasilkan desain sistem yang lengkap.
3.4.2 Tahap Desain Sistem
Mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh Bengkel Borneo Motor semarang, sehingga diperoleh pemelihan alternatif sistem yang terbaik. Tahapan desain sistem yang dilakukan adalah sebagai berikut :
a) Identifikasi kebutuhan informasi yaitu untuk mengetahui data atau informasi apa saja yang dibutuhkan oleh Bengkel Borneo Motor Semarang, tahapannya yaitu :
a. Identifikasi data dan informasi
b. Identifikasi sumber data dan informasi
b) Merancang aliran data sistem pendataan, pengadaan dan penjualan suku cadang. Tahap ini akan dilakukannya kegiatan sebagai beriku :
a. Perancangan Model Sistem.
1) Context Diagram.
2) Decomposition.
3) Data Flow Diagram b. Perancangan Database.
1. Perancangan database
a. Entity Relationship Diagram (ERD)
Model konseptual yang mendeskripsikan hubungan antara entitas dalam suatu sistem. ERD ini menjelaskan relasi yang sedang berjalan pada sistem kenaikkan pangkat.
b. Data Dictionary
Alat bantu yang digunakan untuk memelihara definisi- definisi standar seluruh rinci data dalam lingkup kecil pada sistem yang ada.
c. Normalisasi
Suatu teknik menstrukturkan dalam cara-cara tertentu untuk membantu mengurangi dan mencegah timbulnya masalah yang berhubungan dengan pengolahan data dalam basis data. Proses normalisasi menghasilkan struktur record yang konsisten secara logic yang mudah untuk dimengerti.
d. Database
Untuk tempat penyimpanan dan mengolah data yang dapat diimplementasikan agar sebuah sistem dapat berjalan.
2. Perancangan desain input dan desain output
Merancang desain input dan output sebagai interface antara user dengan sistem pada saat pemasukan data yaitu memasukkan
data suku cadang yang akan dihitung pada form nota persetujuan teknis dan menyajikan informasi berupa data stok barang suku cadang tersebut.
3.4.3 Tahap Implementasi Sistem 1. Tahap Implementasi
a. Tahap Pengembangan
Tahap ini penulis menggunakan bahasa pemrograman visual basic 6.0 untuk implementasi sistem yang sedang dirancang.
b. Tahap Evaluasi
Untuk mengetahui adanya kesalahan pada sistem yang sedang dirancang maka penulis melakukan ujicoba apabila ada kesalahan maka akan dilakukan peruabahan apada sistem yang sedang dirancang tersebut.
2. Program dan Testing
Penyatuan unit-unit program kemudian diuji secara keseluruhan (system testing). Pengujian kebenaran hasil keluaran dari sistem dengan cara membandingkan dengan hasil perhitungan menggunakan Sistem informasi Pengadaan Suku Cadang dan pengendalian secara manual .
3. Maintenance
Setelah semua sistem selesai maka sistem tersebut butuh perawatan supaya dapat berjalan dengan baik dan data dapat tersimpan dengan aman.
Tahap untuk merawat sistem adalah : a. Back Up secara periodik
Dapat dilakukan dengan cara menyimpan ulang data pada CD.
b. Indeks Ulang (posting)
Dapat dilakukan dengan cara mengurutkan data sesuai dengan keinginan (urut nomer, alphabet, tanggal) c. Updating Database
Dilakukan jika dalam proses ini akan ditambah sistem baru.
d. Menghapus data yang tidak digunakan
3.4.4 Testing
Penyatuan unit-unit program kemudian diuji secara keseluruhan (system testing). Pengujian skebenaran hasil keluaran dari sistem dengan cara membandingkan dengan hasil perhitungan menggunakan Sistem informasi Pengadaan Suku Cadang dan pengendalian secara manual .
3.4.5 Maintenance
Melakukan perubahan atau penambahan program sesuai dengan permintaan user.
3.5 Kerangka Pikir
Kerangka Pikir Dengan Judul : Sistem Informasi Pengadaan Suku Cadang Pada Bengkel Borneo Motor Semarang.
Gambar 3.1 Kerangka Pikir Sumber : Data Yang Diolah
BAB IV
ANALISA DAN PEMBAHASAN
4.1. Tinjauan Umum Perusahaan 4.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan
Bengkel Borneo Motor Semarang ini didirikan pada 23 Oktober 2007, dimana pemimpinnya adalah Bapak Ficarya Susanto dengan tujuannya untuk mempermudahkan warga kota semarang khususnya didaerah sekitar bengkel tersebut dalam hal service motor serta mobil.
Dalam rangka menghadapi perkembangan dunia yang semakin berkembang serta banyaknya pengguna motor dan mobil yang sangat kompetitif
dalam dunia otomotif, maka dengan demikian pihak managemen menambah sumber daya yang ada sehingga dapat memberikan pelayanan yang baik terhadap konsumen.
Bengkel Borneo Motor yang berlokasi di Jl.Candi Penataran selatan No.246 Semarang. Pertimbangan pemilihan lokasi tersebut dipertimbangkan karena dekat jalan raya dan minimnya bengkel serupa d daerah tersebut sehingga dapat mempermudahkan mendapatkan layanan service serta telah tersedianya berbagai macam suku cadang untuk memberikan pelayanan yang terbaik terhadap konsumen.
4.1.2. Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi perusahaan sangat mempengaruhi efektifitas dalam manajemen perusahaan. Unsur-unsur dalam struktur organisasi sudah dibuat sedemikian rupa sesuai dengan keadaan perusahaan yang mempermudah dalam menjalankan tugas dan wewenang dalam menjalankan sistem perusahaan.
Wewenang dalam struktur organisasi dibedakan menjadi tiga, yaitu:
1. Wewenang Lini (Line Authority).
Adalah wewenang dimana atasan melakukannya diatas bawahannya langsung.
2. Wewenang Staf (Staft Authority).
Adalah hak yang dipunyai staf atau para spesialis untuk menyarankan, memberikan rekomendasi, atau konsultasi kepada personalia lini.
3. Wewenang Staf Fungsional (Functional staft authority).
Adalah hubungan terkuat yang dapat dimiliki staf dengan satuan – satuan lini.
Struktur organisasi Bengkel Borneo Motor dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Bengkel Borneo Motor Sumber : Bengkel Borneo Motor
4.1.3. Job Description
Sedangkan Job Description dari struktur organisasi tersebut diatas adalah sebagai berikut :
a. Manager
- Bertanggung jawab serta membimbing organisasi serta karyawan..
- Memegang keksuasaan penug serta merencanakan aktivitas pada bengkel.
- Menganalisa hasil dari kegiatan penjualan dan hasil penagihan.
- Memonitor secara periodik target penjualan dan menganalisa lebih lanjut.
- Membantu menjembatani masalah-masalah yang timbul pada kegiatan sistem penjualan.
b. Bagian Pemasaran
- Melakukan marketing dan penjualan untuk memenuhi target penjualan.
c. Bagian Administrasi / Keuangan
- Menandatangani, memeriksa dan menyerahkan dokumen kepada bagian operasional.
- Memeriksa hasil penerimaan dan pengeluaran kas secara harian dan periodik.
- Memeriksa proses pelaksanaan setoran hasil penjualan, penagiahan dan biaya-biaya penerimaan atau pengeluaran.
- Memeriksa proses klosing kasir setiap akhir kegiatan.
d. Bagian Gudang
- Bertanggung jawab atas kelengkapan suku cadang yang tersedia digudang.
e. Bagian Petugas
- Melayani Konsumen yang akan membeli suku cadang dan service.
f. Bagian Mekanik
- Bertugas melakukan pelayanan kerusakan dan service terhadap konsumen yang datang.
- 4.2. Analisa Sistem
4.2.1. Narasi Penjualan barang Langsung
Customer dalam memesan barang / suku cadang yang akan dibeli ( data penjualan ) kepada petugas atau penjaga bengkel. Kemudian petugas memberikan data pesanan ke bagian gudang untuk di lakukan pengecekan ketersediaan barang / suku cadang yang akan dibeli customer. jika barang / suku cadang yang di pesan customer tersedia, maka bagian gudang memberikan data pesanan dan barangnya kepada petugas.
Dari data pesan dan barang / suku cadang yang ada petugas membuata nota penjualan rangkap 3. Nota penjualan lembar pertama beserta barang / suku cadang di berikan kepada customer, sedangkan nota penjualan lembar ke 2 diberikan kepada bagian administrasi / keuangan.
Kemudian administrasi membuat laporan penjualan rangkap 2. Laporan penjualan lembar 1 di berikan k manager sedangkan lembar ke 2 beerta nota penjualan.
4.2.2. Narasi Penjualan Barang service
Mekanik memberikan data suku cadang yang rusak kepada petugas . kemudian petugas memberikan kepada customer. Jika customer setuju dengan penggantian
kerusakan suku cadang maka petugas memberikan data suku cadang yang rusak kepada gudang untuk dilakukan pengecekan ketersediaan barang / suku cadang. Jika barang / suku cadang tersedia, maka bagian gudang memberikan data sparepart yang rusak dan barangnya ke petugas.
Dari data suku cadang yang rusak dan barang / suku cadang yang ada petugas membuat nota penjualan rangkap 3. nota penjualan lembar pertama diberikan ke customer sedangkan nota penjualan lembar ke 2 di berikan ke bagian admninistrasi / keuangan.
Kemudian administrasi membuat laporan penjualan rangkap 2. Laporan penjualan lembar 1 diberikan ke manager sedangkan lembar ke 2 beserta nota penjualan diarsip.
4.2.3. Narasi Pembelian Barang
Daftar barang / suku cadang yang habis oleh bagian suku cadang diproses untuk membuat surat permohonan pembelian barang yang diserahkan ke bagian administrasi untuk disetujui, sedangkan daftar barang / suku cadang habis yang ada dibagian suku cadang dijadikan arsip.
Surat permohonan pembelian yang ada di bagian finace yang sudah di setujui diserahkan ke bagian suku cadang untuk diproses untuk pembuatan pesanan suku cadang yang dibeli yang diserahkan ke distributor.
Oleh distributor proses selesai pembuatan nota pembelian tersebut diserahkan ke bagian suku cadang beserta barang / suku cadang.
Nota pembelian rangkap kedua diserahkan ke bagian administrasi untuk dilakukan pembayaran. Bagian administrasi kemudian menyerahkan uang tersebut beserta nota pembelian rangkap yang kedua ke distributor. Oleh bagian suku cadang nota pembelian rangkap yang pertama diproses dalam pembuatan laporan persediaan dan laporan pembelian rangkap tiga.
Setelah semua itu selesai kemudian laporan pembelian dan laporan persediaan rangkap ke satu diserahkan ke manager untuk dijadikan arsip dan laporan persediaan dan laporan rangkap yang ke dua diserahkan ke bagian administrasi. Sedangkan rangkap yang ke tiga laporan pembelian dan laporan persediaan diarsip.
4.2.4 Flow Of Document Penjualan Barang Langsung
Gambar 4.2 : Flow Of Document Penjualan Barang Langsung
4.2.5 Flow Of Document Penjualan Barang Service
Gambar 4.3 : Flow Of Document Penjualan Barang Service
4.2.6 Flow Of Document Pembelian Barang
Gambar 4.4 : Flow Of Document Retur Penjualan (manual)
4.2.7 Context Diagram Sistem Informasi Penjualan
Gambar 4.5 : Context Diagram Sistem Informasi Penjualan Sumber : Data yang diolah
4.2.8 Decomposition Sistem Informasi Penjualan
Gambar 4.6 : Decomposition Sistem Informasi Penjualan Sumber : Data yang Diolah
4.2.9 DFD Level 0 Sistem Informasi Penjualan
Gambar 4.
i
DFD Level 0 Sistem Informasi Penjualan
Gambar 4.7 : DFD Level 0 Sistem Informasi Penjualan Sumber : Data yang diolah
4.2.10 DFD Level 1 Proses Pendataan
Gambar 4.8 : DFD Level 1 Proses Pendataan Sumber : Data yang diolah
4.2.11 DFD Level 1 Proses Persediaan Suku Cadang
Gambar 4.9 : DFD Level 1 Proses Transaksi Sumber : Data yang diolah
4.2.12 DFD Level 1 Proses Laporan
Gambar 4.10 : DFD Level 1 Proses Laporan Sumber : Data yang diolah
4.3 Perancangan Database
Perancangan database adalah bagaimana merancang struktur logikal dan fisikal dari satu atau lebih basis data untuk memenuhi kebutuhan informasi yang diperlukan oleh pemakai sesuai dengan aplikasi-aplikasi yang telah ditentukan.
Dalam merancang database, untuk dapat melakukannya adalah dengan menggunakan alat-alat sebagai berikut :
4.3.1 Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD atau yang disebut juga Diagram E-R ini berisi komponen-komponen Himpunan Entitas dan Himpunan Relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang mempresentasikan seluruh fakta bagi Sistem Penjualan ini.
Gambar 4.11 : Entity Relationship Diagram (ERD)
Sumber : Data yang diolah
4.3.2 Implementasi ERD ke Tabel Tabel Suku_Cadang
Kd_Suku_Cadang Nm_Suku_Cadang Satuan Stok_mini mal
Tabel Pembelian
Kd_ Suku_Cadang Kd_Distributor No_Beli Tanggal_B eli
Jumlah_Beli Harga_Beli
Tabel Distributor
Kd_Distributor Nm_Distributor Alamat_Distributor
Kota_Distributor Tlp_Distributor
Tabel Penjualan
Kd_ Suku_Cadang No_jual Tanggal_Jual Jenis_Jual
Harga_Jual Jumlah_Suku_Cadang
Tabel Konsumen
Nama_Konsymen Alamat_Konsumen Kota_Konsumen
Tlp_Konsumen
4.3.3 Relasi Antar Tabel
Gamba 4.12 : Relasi Antar Tabel
4.3.4 Rancangan Fisik Tabel 1. File Suku_Cadang
Nama file : Suku_Cadang.mdb Primary Key : Kode_Suku_Cadang Foreign Key : ID_Katagori_Suku_Cadang Fungsi : Pendataan Suku Cadang
Tabel 4.13 : Struktur File Database Suku_Cadang N
o
Nama Field Type Lebar Keterangan
1.
2.
3.
4.
5.
Kode_Suku_Cadang
ID_Katagori_Suku_Cadang
Nama_Suku_Cadang
Stok_Suku_cadang
Satuan
Text
Text
Text
Text
Text
8
10
30
15
20
Kode Suku Cadang ID Suku Cadang Nama Suku Cadang
Stok Suku Cadang
Satuan Suku Cadang
