1
PERAN DAN TANGGUNG JAWAB BAGIAN TATA GRAHA DALAM MENJAGA KUALITAS KEBERSIHAN AREA UMUM DI GRAND
SWISS-BELHOTEL MEDAN
KERTAS KARYA
OLEH:
SRI MUTIARA PANJAITAN 122204030
PROGRAM STUDI D-III PARIWISATA FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
ABSTRAK
Kertas karya ini berjudul “Peran dan Tanggung Jawab Tata Graha dalam Menjaga Kebersihan Area Umum Grand Swiss-BelHotelMedan”. Tujuan penelitian dalam kertas karya ini adalah untuk mengetahui peran dan tanggung jawab bagian Tata Graha dalam menjaga kualitas kebersihan area umum Grand Swiss-BelHotel Medan dan untuk mengetahui cara bagian Tata Graha dalam menjaga kualitas kebersihan hotel. Manfaat penelitian ini untuk menjadi referensi bagi peneliti selanjutnya yang berhubungandengan bagian Tata Graha dan dapat menjadi masukan sumber informasi bagi orang yang ingin bekerja sebagai petugas Tata Graha di sebuah hotel.Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah Library Research dan Field Research.Hasil dari penelitian yang telah dilakukan adalah peran dan tanggung jawab Tata Graha dituntut dalam melakukan operasional dengan baik.Petugas Tata graha sebaiknya mengikuti prosedur manual pekerjaan (SOP) yang telah ditetapkan oleh Executive Housekeepersehingga tamu merasa puas dengan pelayanan kebersihan yang telah diberikan oleh hotel terutama bagian Tata Graha.
Keywords :Tata Graha, Public Area Attendant, Kualitas Kebersihan Area Umum Hotel
3
KATA PENGANTAR
Puji Syukur Kehadirat Tuhan Allah Yang Maha Kuasa, atas rahmat dan karunia-Nya
sehingga penulis dapat menyusun dan menyelesaikan kertas karya ini yang berjudul
“Peran dan Tanggung Jawab Bagian Tata Graha dalam Menjaga Kualitas Kebersihan
Area Umum di Grand Swiss-BelHotel Medan”.Kertas karya ini bertujuan untuk
memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan Program Studi D-III
Pariwisata Bidang Keahlian Perhotelan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera
Utara.
Oleh karena itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas
Sumatera Utara.
2. Ibu Arwina Sufika, S.E, M.Si selaku Ketua Program Studi D-III Pariwisata
Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Drs. Naimuddin Deli Putra, selaku Dosen Pembimbing yang telah
susah payah mendidik dan membimbing serta meluangkan waktu untuk
penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini.
4. Bapak Drs. Jhonson Pardosi, M.Si, Ph.D selaku Dosen Pembaca dalam
penulisan kertas karya ini yang telah banyak memberikan arahan, bimbingan dan
masukan dalam menyelesaikan kertas karya ini dengan baik.
5. Bapak Muadi Suratmo, S.E selaku Koordinator Program Studi Pariwisata
Perhotelan.
6. Kedua orang tua penulis, terkasih yang selalu mendukung dengan tulus dan
ikhlas mencurahkan kasih sayang sehingga penulis dapat menyelesaikan
kuliah di Program Studi D-III Pariwisata Fakultas Ilmu Budaya Universitas
Sumatera Utara yaitu Alm. Sabar Menanti Panjaitan dan Nurhani Manurung, dan
kakak penulis Mardiana Panjaitan, Ira Panjaitan, Desi Panjaitan, Rini Panjaitan
serta Adik Arif Panjaitan .
7. Buat sahabat penulis yang selalu mendengarkan masalah-masalah dan ikut andil
mendukung dan menjadi inspirasi bagi penulis seperti: Purnama hati, Grace
Eunike Sibuea dan Ayomi Tambunan serta teman-teman Rindy Anticha, Jenny
Gultom, Ningsih serta teman-teman lainnya stambuk 2012.
8. Seluruh Staff Pengajar Program Studi D-III Pariwisata Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
9. Pimpinan dan seluruh karyawan di Grand Swiss-BelHotel Medan yang telah
banyak membantu dan memberikan informasi kepada penulis yang ada kaitannya
dengan kertas karya ini.
Penulis menyadari bahwa kertas karya ini jauh dari sempurna yang disebabkan
karena keterbatasannya pengetahuan dan pengalaman yang penulis miliki.Oleh
karena itu, penulis dengan segala kerendahan hati menerima kritik dan saran yang
5
membangun dari pembaca.Akhir kata penulis mengharapkan semoga kertas karya ini
bermanfaat bagi para pembaca, Terimakasih.
Medan, Oktober 2015
Sri Mutiara Panjaitan NIM 122204030
DAFTAR ISI
ABSTRAK ... i
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... v
BAB I : PENDAHULUAN 1.1Alasan Pemilihan Judul ... 1
1.2Batasan Masalah ... 3
1.3Tujuan Penelitian ... 3
1.4 Manfaat Penelitian ... 4
1.5Metode Penelitian. ... 4
1.6Sistematika Penulisan ... 5
BAB II: URAIAN TEORITIS 2.1 Definisi Hotel ... 7
2.2 Pengertian Tata Graha ... 8
2.3 Ruang Lingkup Bagian Tata Graha ... 8
2.4 Pengertian dan Arti Penting Kebersihan Bagi ... Suatu Area Umum ... 11
2.5 Upaya Bagian Tata Graha Menjaga Kualitas ... Kebersihan Secara Berkesinambungan ... 11
2.6 Pengutamaan Menjaga Kualitas Kebersihan Area ... Umum Hotel ... 12
7
2.7 Peran Bagian Tata Graha didalam Hotel ... 14
2.8 Tugas dan Tanggung Jawab Bagian Tata Graha ... 14
BAB III : TINJAUAN UMUM TENTANG GRAND SWISS-BELHOTELMEDAN 3.1 Sejarah Berdirinya Hotel ... 17
3.2 Klasifikasi Hotel ... 18
3.3 Fasilitas Hotel ... 21
3.4 Struktur Organisasi Bagian Tata Graha ... 23
BAB IV: PERAN DAN TANGGUNG JAWAB BAGIAN TATA GRAHA DALAM MENJAGA KUALITAS KEBERSIHAN AREA UMUM DI GRAND SWISS-BELHOTEL MEDAN 4.1Peran Bagian Tata Graha dalam Menjaga Kualitas Kebersihan Area Umum Grand Swiss-BelHotel Medan ... 26
4.2 Tanggung Jawab Bagian Tata Graha dalam Menjaga Kualitas Kebersihan Area Umum Grand Swiss-BelHotel Medan ... 29
4.3 Cara Bagian Tata Graha dalam Menjaga Kualitas Kebersihan Area Umum Grand Swiss-BelHotel Medan.. ... .. 30
BAB V: PENUTUP 5.1 Kesimpulan ... 38
5.2 Saran ... 39
DAFTAR PUSTAKA
ABSTRAK
Kertas karya ini berjudul “Peran dan Tanggung Jawab Tata Graha dalam Menjaga Kebersihan Area Umum Grand Swiss-BelHotelMedan”. Tujuan penelitian dalam kertas karya ini adalah untuk mengetahui peran dan tanggung jawab bagian Tata Graha dalam menjaga kualitas kebersihan area umum Grand Swiss-BelHotel Medan dan untuk mengetahui cara bagian Tata Graha dalam menjaga kualitas kebersihan hotel. Manfaat penelitian ini untuk menjadi referensi bagi peneliti selanjutnya yang berhubungandengan bagian Tata Graha dan dapat menjadi masukan sumber informasi bagi orang yang ingin bekerja sebagai petugas Tata Graha di sebuah hotel.Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah Library Research dan Field Research.Hasil dari penelitian yang telah dilakukan adalah peran dan tanggung jawab Tata Graha dituntut dalam melakukan operasional dengan baik.Petugas Tata graha sebaiknya mengikuti prosedur manual pekerjaan (SOP) yang telah ditetapkan oleh Executive Housekeepersehingga tamu merasa puas dengan pelayanan kebersihan yang telah diberikan oleh hotel terutama bagian Tata Graha.
Keywords :Tata Graha, Public Area Attendant, Kualitas Kebersihan Area Umum Hotel
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Alasan Pemilihan Judul
memberikan fasilitas penginapan kepada masyarakat umum dengan fasilitas antara
lain jasa penginapan, pelayanan barang bawaan, pelayanan makan dan minum,
penggunaan fasilitas perabot dan hiasan-hiasan yang ada didalamnya serta jasa
pencucian pakaian. Di dalam hotel terdapat department-department untuk kelancaran
operasional hotel yaitu Front OfficeDepartment, Housekeeping Department (Tata
Graha), Food and Beverage ServiceDepartment. Department- department ini
lahsaling bekerja sama guna mencapai target hotel.
Bagian Tata Grahamerupakan bagian yang sangat penting kedudukannyadi
dalam suatu hotel karena departemen inibertugas dan bertanggungjawab untuk
menjaga kebersihan dan kerapian,keindahan dan kenyamanan di seluruh area
hotel,baik di luar gedung maupun di dalam gedung. Termasuk kamar-kamar,
ruangan-ruangan yang disewa kepada tamu, caffe dan office, serta toilet.
Kualitas kebersihan area hotel di ruangan maupun kamar tamu sangat menentukan.
Bila kebersihan terjaga maka tamu menjadi nyaman karena sanitasi dan hygiene
terjamin.Inilah langkah pertama tamu dalam menilai suatu hotel. Lingkungan dan
ruangan suatu hotel yang bersih,menarik dan pelayanan yang memuaskan akan
membuat tamu merasa nyaman,betah tinggal dan akan berkunjung kembali ke
dalam merawat dan menjaga kebersihan serta estetika di areaGrand Swiss-BelHotel
Medan, yakni persiapan diri dan persiapan kerja. Persiapan diri meliputi grooming
petugas Tata Graha dari ujung kaki sampai ujung kepala dan persiapan kerja meliputi
peralatan yang akan digunakan ketika bekerja.
Kebersihan yang ada di Grand Swiss-BelHotel Medan dilaksanakan oleh
Public Area Attendant. Di Grand Swiss-BelHotel Medan petugas Tata Graha masih
kurang pengetahuan yang dimiliki mengenai penggunaan chemical yang kurang tepat
didalam membersihakan area umum hotel, masih adanya peralatan yang sering
mengalami kerusakan, Kurangnya kesadaran karyawan Tata Graha mengenai hal-hal
yang menyangkut tentang kebersihan hotel, Kurangnya peralatan yang diberikan
pihak hotel, Ketika operasional berlangsung sebagian karyawan kurang
memperhatikan Standar Manual Pekerjaan (Standard Operational Procedure)
Sehingga Petugas Tata Graha menghasilkan pekerjaan tidak efisien. Faktor-faktor ini
membuat kebersihan yang ada di hotel kurang maksimal, membuat harapan tamu
tidak sesuai dengan kenyataan yang diterima dihotel.Dalam hal ini peran dan
tanggungjawab Tata Graha untuk menangani dan menjaga kebersihan hotel sangat
dibutuhkan.
Sesuai dengan apa yang telah penulis uraikan diatas, peran dan tanggung jawab
Tata Graha mengenai kebersihan umum, maka penulis tertarik untuk melakukan
penelitian di Grand Swiss-BelHotel Medan dengan judul“Peran dan Tanggung
3
1.2 Batasan Masalah
Dikarenakan keterbatasan penulis, maka penulis merasa perlu untuk membuat
batasan masalah sehingga kertas karya ini akan lebih terarah dan mudah untuk
dipahami.
Batasan Masalah dari kertas karya ini adalah peran dan tanggung jawab seorang
petugas Tata Graha. Adapun batasan masalah yang penulis bahas yakni :
1.Apa peran Tata Graha dalam menjaga kualitas kebersihan area umum Grand
Swiss- BelHotel Medan?
2.Apa tanggung jawab bagian Tata Graha dalam menjaga kualitas kebersihan area
umum Grand Swiss-BelHotel Medan?
3. Bagaimana cara bagian Tata Graha dalam menjaga kualitas kebersihan area
umum Grand Swiss-BelHotel Medan?
1.3 Tujuan Penelitian
Berdasarkan Batasan Masalah diatas, maka tujuan yang ingin dicapai dari
penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui peran Tata Graha dalam menjaga kebersihan area
umum Grand Swiss-BelHotel Medan.
2. Untuk mengetahui tanggung jawab bagian Tata Graha dalam menjaga kualitas
kebersihan area umum Grand Swiss-BelHotel Medan.
3. Untuk mengetahui cara Tata Graha dalam menjaga kualitas kebersihan area
1.4 Manfaat Penelitian
Manfaat Penelitian ini terdiri dari manfaat teoritis dan manfaat praktis.
1.4.1 Manfaat Teoritis
1. Menjadi referensi dalam bagi peneliti selanjutnya yang berhubungan
dengan bagian Tata Graha.
2. Sebagai sumber pengetahuan mengenai peran dan tanggung jawab Tata
Graha.
1.4.2 Manfaat Praktis
Penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan sumber informasi bagi
orang yang ingin bekerja sebagai petugas Tata Graha di sebuah hotel,
sehingga dapat mempersiapkan diri secara lebih baik mengingat pentingnya
peran dan tanggungjawab bagian Tata Graha bagi kebersihan hotel.
1.5 Metode Penelitian
Untuk memperoleh data yang diperlukan dalam penulisan kertas karya
ini,digunakan dua metode penelitian, yaitu:
1. Library Research (Penelitian Perpustakaan)
Metode pengumpulan data dengan caramembahas buku-buku dari
perpustakaan sebagai referensi dalam penyusunan kertas karya ini, bertujuan
untuk aspek teoritis dalam penanganan kebersihan.
2. Field Research (Penelitian Lapangan)
Metode pengumpulan data dengan penelitian langsung ke lapangan yakni
5
penelitimelakukan peneliti secara langsung di Grand Swiss-BelHotel Medan dan
mengadakan wawancara dengan beberapa staff Tata Graha.
1.6 Sistematika Penulisan
Kertas karya ini terdiri dari 5 Bab, diantaranya sebagai berikut: Bab I Pendahuluan
Bab ini membahas tentang alasan pemilihan judul, batasan masalah,
tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode penelitian, dan sistematika
penulisan.
Bab II Tinjauan Teoritis
Bab ini penulis menguraikan tentang definisi hotel, pengertian tata
graha,ruang lingkup bagian Tata Graha,pengertian dan arti penting
kebersihan bagi suatu hotel, upaya bagian tata graha dalam menjaga kualitas
kebersihan secara berkesinambungan, pengutamaan menjagakualitas
kebersihan area umum hotel, peran bagian tata graha di hotel dan tugas dan
tanggungjawab Tata Graha di hotel.
Bab III GAMBARAN UMUM TENTANG GRAND SWISS-BELHOTEL MEDAN
Bab ini berisikan tinjauan umum tentang Grand Swiss-BelHotel Medan,
termasuk sejarah berdirinya hotel, klasifikasi hotel, fasilitas hotel dan
struktur organisasi Tata Graha.
BAB IV Pembahasan
Bab ini membahas tentang peran bagian Tata Graha dalam menjaga
menjaga kebersihan area umum hotel dan cara Tata Graha dalam menjaga
kebersihan hotel.
BAB V Penutup
7
BAB II
URAIAN TEORITIS
2.1 Definisi Hotel
Salah satu penunjang untuk majunya dunia pariwisata adalah hotel, yaitu
sebagai salah satu sarana akomodasi bagi para wisatawan yang sedang melakukan
perjalanan liburan, bisnis ataupun dalam kepentingan lain. Rumekso
(2001:2)menyatakan :“… Hotel adalah bangunan yang menyediakan kamar-kamar
untuk menginap para tamu, makanan, dan minuman, serta fasilitas-fasilitas lain yang
diperlukan, dan dikelola professional”.Sulastiyono (2011:5)menyatakan :
Hotel adalah suatu perusahaan yang dikelola oleh pemiliknya dengan menyediakan pelayanan makanan, minuman dan fasilitas kamar untuk tidur kepada orang-orang yang melakukan perjalanan dan mampu membayar dengan jumlah yang wajar sesuai dengan pelayanan yang diterima tanpa adanya perjanjian khusus.
Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa hotel merupakan suatu
perusahaan yang dikelola oleh pemiliknya dengan menyediakan pelayanan makanan,
minuman dan fasilitas kamar untuk tidur kepada orang-orang yang sedang melakukan
perjalanan dan mampu membayar dengan jumlah yang wajar sesuai dengan
pelayanan yang diterima.Untuk mendukung kelancaran operasional sehari-hari, hotel
memiliki beberapa bagian salah satunya adalah Tata Graha yang terdiri dari Room
2.2 PengertianTata Graha
Tata Graha merupakan bagian yang mengatur atau menata peralatan, menjaga
kebersihan, memperbaiki kerusakan, dan memberi dekorasi dengan tujuan agar hotel
tersebut tampak rapi, bersih, menarik dan menyenangkan bagi penghuni atau tamu
yang menginap.Pernyataan ini didukung oleh pengertian Tata Graha sebagai berikut,
Rumekso ( 2001 : 9) menyatakan :
Tata Graha merupakan perpaduan dari dua buah kata, yaitu house dan keeping (to keep). House artinya rumah dan keeping (to keep) yang artinya memelihara, merawat, menjaga.Tata Grahadapat diartikan secara lengkap sebagai salah satu departemen yang terdapat pada hotel yang bertanggungjawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan keindahan, kebersihan, kerapian, dan seluruh kamar beserta area-area lainnya yang di dalammaupun berada di dalam hotel.
Dari uraian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa Tata Grahamerupakan salah
satu departemenyang ada di hotel yang mempunyai peranan yang penting dalam
melakukan pengaturan dan rumah tangga hotel, sehingga dapat memberikan suasana
yang nyaman dan aman bagi penghuni hotel.
2.3Ruang Lingkup Bagian Tata Graha
Tata Graha salah satu departemen yang ada di hotel yang mempunyai tugas
dan tanggungjawab yang besar terhadap seluruh area hotel.Membersihkan, merawat
segala fasilitas yang ada di dalam gedung serta di luar hotel serta mempersiapkan
kamar sehingga kamar-kamar siap untuk dijual (ready for sale) oleh bagian front
office.Tata Grahadidalam sistem operasionalnya didukung seksi-seksi yang
membantu dalam kelancaran tugas sehari-hari agar dapat menjangkau seluruh tugas
9
Adapun yang menjadi ruang lingkup operasional di bagian Tata Graha dibagi menjadi beberapa seksi yaitu:
1. Room Section (Seksi Kamar)
Tugas pokok dari bagian ini ialah menjaga kebersihan, kerapian, keindahan, kenyamanan dan kelengkapan kamar-kamar tamu.Tugas tersebut dikerjakan oleh seorang room attendant.Petugas dituntut untuk memberikan pelayanan yang baik agar tamu merasa tenang dan nyaman tinggal di kamar.Pimpinan ini adalah room floor supervisor.
2. Public Area Section (Seksi Area Umum)
Tugas pokok dari bagian ini ialah menjaga kebersihan, kerapian, keindahan, dan kenyamanan seluruh area hotel, baik yang ada di luar gedung maupun yang di dalam gedung kecuali kamar tamu.
3. Linen Section (Seksi Linen)
Seksi linen mempunyai tugas tanggungjawab atas semua pergantian linen yang ada di hotel.Seksi ini dipimpin oleh Linen Supervisor. Petugas pada seksi ini disebut dengan Linen Attendant.
4. Laundry and Dry Cleaning Section
Seksi ini bertanggungjawab atas semua cucian yang dikirimkan kepadanya. Pelaksanaan operasional seksi ini dibedakan menjadi dua bagian besar yaitu House laundry dan Guest laundry.
Dari uraian di atas, maka dapat disimpulkan ruang lingkup kegiatan Tata Graha
ini harus diketahui oleh seluruh karyawan. Ini untuk menciptakan performakenerja yang
baik dan mencegah tumpang tindih dengan bagian lainnya, misalnya dalam hal linen
yang kotor, barang tamu yang tertinggal, kerusakan perabot dikamar tamu, dan sebagian
hotel dan pelayanan makanan dan minuman di kamar. Hal ini tidak bisa dilakukan oleh
bagian lainnya.Oleh karena itu, ruang lingkup kegiatan atau operasional sangat penting
dalam menciptakan kelancaran kerja Tata Graha.
Didalam dunia pelayanan hotel para petugas Tata Graha perlu menciptakan
kepribadiannya seoptimal mungkin agar dapat menciptakan hasil pekerjaan yang
bagus.Endar Sugiarto (1999: 66) menyatakan:
menyangkut citra perusahaan, adapun suasana dan kondisi yang akan diciptakan oleh petugas Tata Graha meliputi:
1. Comfortable (Menyenangkan)
Hotel harus senantiasa dalam suasana yang menyenangkan, meliputi semua area publik, dan juga kamar tamu. Suasana yang menyenangkan itu ialah keadaan yang tenang, santai, sejuk, asri dan bersih. Bagian Tata Grahaharus mampu memelihara kondisi ini selama 24 jam.
2. Attractive(Daya tarik)
Keseluruhan area ditata sedemikian rupa sehingga teratur dan indah, memiliki warna serasi, pengaturan dekorasi dan ornamen diberbagai lokasi strategis sehingga secara keseluruhan hotel memiliki daya tarik
yang kuat.
3. Safe (Rasa aman)
Tata Grahajuga bertanggung jawab atas terciptanya rasa aman di dalam perasaan tamu selama menginap.Adanya petunjuk-petunjuk mengenai keamanan seperti petunjuk penyelamatan diri dari kebakaran, pemadam kebakaran, tangga darurat, dan lain-lain dapat menimbulkan rasa aman dan tentram di dalam perasaan tamu.Di dalam kamar tidak terlihat kabel listrik oleh tamu yang dapat menimbulkan rasa takut.
4. Make a good and friendly atmesphere
Keindahan tidak secara langsung melayani tamu-tamunya, tetapi dari hasil pekerjaan seluruh personil housekeeping tercipta suasana yang akrab dan penuh rasa kekeluargaan.Tata Grahamembangun “ a home away from home” sehingga para tamu tidak merasa asing selama beradadi hotel.
5. Hospitality (Ramah tamah, aman dan nyaman)
Personil Tata Grahamulai dari bawah sampai ke jenjang atas memiliki sikap hospitality yang tinggi.Senantiasa bersikap ramah dan sopan bila berpapasan dengan tamu dan terlalu siap untuk memberikan bantuan pelayanan.
6. Responsibility ( bertanggungjawab)
Karyawan Tata Graha adalah orang-orang yang dengan rasa tanggung jawab yang tinggi serta tidak pernah mengelak dari tanggungjawab. Setiap personil terdiri dari individu yang berkemauan keras dan tidak cepat merasa puas menyerah terhadap kesulitan yang dihadapi.
7. Cooperation (Kerja sama)
11
2.4 Pengertian dan Arti Penting Kebersihan Bagi Suatu Area Umum
Peran Kebersihan di suatu hotel sangat menentukan, bila kebersihan terjaga dengan
baik maka tamu akan merasa nyaman dan tenang karena kebersihannya
terjamin.Petugas Tata Graha menciptakan kebersihan area-area hotel, kamar-kamar
tamu, menjaga, merawat fasilitas, peralatan supaya dapat bertahan lama dan selalu
dapat berfungsi dengan baik serta perlengkapan selalubersih dapat digunakan dengan
baik, memberikan kemudahan pada tamu dalammenggunakanya, membuat tamu
merasa betah dan nyaman tinggal dihotel. Hal terpenting saat tamu memilih hotel
untuk kembali lagi yakni kebersihan hotel.Menurut Wardhani (2008:19) menyatakan:
“… Kebersihan adalah upaya manusia untuk memelihara diri dan lingkungannya dari segala yang kotor dalam rangka mewujudkan dan melestarikan kehidupan yang sehat
dan nyaman.Kebersihan merupakan syarat bagi terwujudnya kesehatan”.
Dari uraian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa kebersihan mempunyai
arti penting di hotel, kebersihan harus di jaga setiap hari oleh bagian Tata
Graha.Semakin bersihnya suatu hotel maka semakin banyak tamu datang ke hotel
tersebut karena nyaman dan hygine.
2.5 Upaya Bagian Tata Graha Menjaga Kualitas Kebersihan Secara Berkesinambungan
Salah satu untuk meningkatkan kualitas kebersihan hotel dengan menjaga
kebersihan yang baik setiap hari dan diharapkan bisa memenuhi kebutuhan tamu.
Seluruh kegiatan yang menyangkut segala sesuatu tentang ruangan umum yang ada
dihotel, baik itu untuk tamu maupun untuk kepentingan operasional hotel, antara lain
keindahan, kerapian kesehatan, dan kelengkapannya. Maka bagian Tata Graha harus
menjaga kualitas kebersihan hotel. H.J Mukono (2004: 90) menyatakan:
Adapun upaya yang dilakukan Tata Graha untuk menjaga kebersihan hotel yakni:
1. Pembersihan secara harian merupakan pekerjaan pembersihan/perawatan yang dilakukan secara rutin/ tiap hari, meliputi pembersihan lantai, lobi, koridor, dll.
2. Pembersihan secara mingguanmerupakan pembersihan dilakukan setiap satu minggu sekali. Hal ini tergantungkebutuhan atau jadwal masing-masing.
3. Pembersihan secara bulanan (Pembersihan periodik) merupakan pembersihan bulanan dilakukan pada jadwal tertentu dengan masa pengulangan yang sama secara rutin, antara lain pembersihan kaca, cermin, langit-langit, karpet yang tidak rutin digunakan.
4. Pembersihan secara umum (general cleaning) merupakan pelaksanaan pembersihan yang dilakukan secara besar-besaran pada suatu area tertentu yang pelaksanaanya dapat dilakukan satu bulan sekali atau seminggu secara menyeluruh dan teliti. General cleaning harus dijadwalkan karena menyangkut masalah tenaga, waktu, tamu dan departemen lain.Area pembersihan seperti: guest room, koridor, lobi, bar, restoran, banquet dan management office.
Berdasarkan uraian di atas, maka dapat disimpulkan aktivitas pembersihan
setiap harinya yang dilakukan oleh petugas Tata Graha untuk menjaga kebersihan
area hotel harus diutamakan, pengutamaan kebersihan hotel harus diperhatikan oleh
pihak manajemen khusunya bagian Tata Graha, ini menyangkut citra hotel itu
tersendiri, semakin bersih area hotel maka semakin bagus pandangan tamu terhadap
hotel tersebut.
2.6Pengutamaan Menjaga Kualitas Kebersihan Area Umum Hotel
Perencanaan tugas pada bagian Tata Graha merupakan fungsi manajemen
yang terpenting dari seorang Executive Housekeeper.Executive Housekeeper harus
13
tujuan yaitu mengutamakan dan menjaga kebersihan hotel.Pengutamaan menjaga
kualitas kebersihan hotel menyangkut citra hotel itu sendiri.Bagyono (2006: 7)
menyatakan :
Pengutamaan menjaga kualitas kebersihan area umum yakni dengan cara membuat daftar inventarisasi area, membuat jadwal frekuensi, membuat standar kinerja, dan membuat daftar pekerjaan.
1. Membuat daftar inventarisasi area
Perencanaan yang matang dari Tata Graha sangat diperlukan untukmempertahankan efektifitas dan efesiensi bagian Tata Graha.Langkah pertamaadalah mengembangkan inventarisasi area.Daftar ini berisi rincian semuabarang-barang yang terdaftar dalam area-area yang perlu dibersihkan.
2. Membuat jadwal frekuensi
Jadwal frekuensi menunjukan seberapa sering barang-barang pada inventarisasi wilayah harus dibersihkan dan diperiksa.Barang-barang yang dibersihkan secara harian dan mingguan menjadi bagian dari jadwal kebersihan rutin dan dimasukan dalam prosedur kerja standar.Barang-barang yang dibersihkan secara dua minggu,bulanan atau sesuai dengan siklus tertentu, diperiksa setiap hari atau seminggu sekali pembersihan secara menyeluruh. Proyek-proyek kebersihan khusus dijadwal sesuai kelender.
3. Membuat standar kinerja
Standar kinerja menetapkan syarat-syarat kualitas suatu pekerjaan yang harus dilakukan. Standar kinerja menyatakan apa yang harus dilakukan
dan
bagaimana sesuatu itu harus dikerjakan. Seluruh karyawan harus melaksanakan tugas dengan cara konsisten, sesuai standar yang ditentukanolehExecutiveHousekeeper.Standar kinerja disampaikan melalui program pelatihan karyawan dan dimonitor melalui inspeksi harian dan evaluasi hasil kerja secara periodik.
4. Membuat daftar pekerjaan
Daftar pekerjaan dapat diidentifikasikan sebagai tugas yang harus dilakukan olehposisi tertentu dalam bagian Tata Graha. Daftartersebut mencerminkan tanggung jawab karyawan dan apa yang dilakukan oleh karyawan dalam membersihkan area hotel. Rincian pekerjaan adalah daftar yang amat spesifiktentang prosedur untuk menyelesaikan masing-masing tugas yang menjadi tangung jawab seorang karyawan dalam membersihakn area hotel.Daftar tersebut sangat rinci untuk memastikan bahwa karyawan mencapai standar kinerja.
Tata Graha yang merupakan suatu bagian di hotel yang mempunyai peran
penting dalam hal menjalankan program higienis dan sanitasi hotel dengan baik dan
benar serta menjalankan prosedur keselamatan dan keamanan pada tempat kerja,
rekan kerja dan tamu hotel .Sudhir (1987: 130) menyatakan :
Peran Tata Grahauntuk menciptakan kebersihan area hotel dan kamar-kamar yang merupakan produk unggulan, menjaga atau merawat fasilitas dan peralatan supaya dapat bertahan lama dan selalu dapat berfungsi dengan baik serta perlengkapan selalu bersih dapat digunakan dengan baik, memberikan kemudahan pada tamu dalam menggunakannya, membuat tamu merasa nyaman dan betah tinggal di hotel.
Dari uraian di atas terlihat jelas bahwa peran Tata Grahadi hotel sangat
penting.Kelancaran persiapan dan pemeliharaan kebersihan kamar ditentukan oleh
Tata Graha, oleh karena itu Tata Graha harus diperhatikan dengan baik agar para
tamu nyaman di dalam hotel.
2.8 Tugas dan Tanggung Jawab Bagian Tata Graha di Hotel
Di dalam operasional bagian Tata Graha terdapat seksi-seksi atau bagian
macam-macam jabatan, dimana antara seksi yang satu dengan lainnya terdapat
ketertarikan dan kerja sama untuk mewujudkan satu tujuan Tata Graha, yaitu
bertanggungjawab terhadap kebersihan dan kenyamanan area, baik kamar dan area
luar hotel. Menurut Bagyono (2003: 8) menyatakan :
Adapun tugas dan tanggung jawab bagian yang ada di Tata Graha untuk menjaga kebersihan hotel adalah sebagai berikut:
Tugas dan tanggung Jawab Executive Tata Graha
1. Bertanggungjawab terhadap operasional Tata Graha baik itu room public area, linen, maupun garden sesuai dengan standar hotel.
15
5. Bertanggungjawab terhadap operational material Tata Graha dan permintaan penggantian terhadap barang yang dibutuhkan.
6. Mengontrol lost & found.
7. Membuat anggaran kerja Tata Graha dan mengontrol anggaran.
8. Memastikan dan mengontrol cost control hotel dan kontrak maintenance dari luar.
9. Mengontrol jadwal special cleaning dan general cleaning. 10. Memeriksa kamar VIP arrival dan prioritas kamar.
11. Membuat jadwal pelatihan kerja kepada bawahannya.Secara periodic melaksanakan meeting kepada karyawan danmenyampaikan informasi dari manajemen jika ada peraturan yang baru.
12. Selalu berkomunikasi terhadap supervisor, staf,f dan kolega. 13. Menilai, mengevaluasi karyawan, dan membuat laporan personalia. Tugas dan tanggungjawabPublic Area Supervisor
1. Bertanggungjawab atas kebersihan,kerapian,keindahan,kelengkapan danperalatan berfungsi dengan baik. Supervisor harus mengetahui dan mengerti serta memastikan public area sesuaistandar dan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
2. Memeriksa daftar dan memastikan kehadiran publlic area attendant. 3. Memberikan tugas dan mengarahkan public area attendant.tentang
pekerjaanserta mengawasidan memastikan pelaksanaan baik dan benar, pada saat breafing :
4. Membagi tugas dan rutinitas dengan jelas
5. Memberikan arahan dan tugas yang harus seger dilaksanakan seperti melakukan tindakan kebersihan pada fasilitas yang kurang diperhatikan,menugaskangeneral cleaning,hasil pelaksanaan tugas di cek kembali oleh Supervisor jika perlu penyelesaian lebih lanjut seperti 1) Memberikan informasi kegiatan dihotel hari ini. 2) Memeriksa dan mengawasi pelaksanaan tugas dan rutinitas yang sudah direncanakan hari ini. 3) Memeriksa,mengawasi dan memastikan public area dalam keadaan. 4)Bersih dan rapi sesuaidengan standar dan prosedur perusahaan. 5) Memeriksa kebersihan ,kerapian dan perlengkapan serta peralatan berfungsidengan baik padapublic area section. 6) Memastikan berjalanya prosedur keselamatan dan keamanan,hygien dan sanitasi kerja untuk kepentingan tamu,rekan kerja dan diri sendiri. 7) Menjalankan tugas yang diberikan oleh Esxecutive Housekeeper. 8) Mencatat dan menyimpulkan proses kerja dan kinerja hari ini untuk evaluasi masa akan datangshift selanjutnya
Tugas dan tanggungjawab Public Area Attendant
1. Bertanggungjawab terhadap kebersihan area lobby, restoran, bar, dan kantor-kantor.
2. Menjaga standar kebersihan area kerja. 3. Menyapu dan mengepel lantai.
6. Mengambil kotoran sampah dari tempat sampah.
7. Membersihkan dan memvacum karpet di meeting room, lobby, reception, dan area umum lainnya.
8. Mampu mengoperasikan mesin-mesin Tata Graha.
9. Membersihkan alat-alat kerja dan menyimpan kembali ke gudang setelah dipergunakan.
Dari uraian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa dalam hotel terdapat
berbagai macam bagian, salah satunya ialah bagian Tata Graha yang memiliki
tanggung jawab dan tugas yang sangat penting, dimana setiap jabatan petugas
masing-masing saling berhubungan dan bekerjasama untuk meningkatkan kualitas
17 BAB III
TINJAUAN UMUM TENTANG GRAND SWISS-BELHOTEL MEDAN
3.1 Sejarah Berdirinya Hotel
Hotel berbintang lima ini terletak di Medan yang merupakan kota terbesar
ketiga di Indonesia dan sekaligus merupakan ibukota Sumatera Utara. Selain karena
fasilitasnya yang modern seperti kamar tamu nyaman, restoran-restoran, kolam
renang, pelayanan spa dan pemijatan, lokasinya yang dekat dengan Cambridge
Condominiums dan pusat perbelanjaan menjadikan hotel ini pilihan mudah bagi para
tamu untuk mengunjungi pusat kota. Tempat-tempat menarik di sekitar hotel ini di
antaranya Masjid Raya Medan, Istana Maimun, Danau Toba, Pantai Cermin dan area
resort Brastagi. Para pebisnis juga dapat menikmati fasilitas dan layanan baik di hotel
ini karena hotel ini juga memiliki business center dan ruang pertemuan.
Grand Swiss-BelHotel Medan berdiri dan mulai beroperasi tanggal 8 Mei
2008 di bawah pimpinan Christoper Maclean, dengan jumlah kamar yang relatif
masih sedikit dan hanya dilantai 8 dan 9 yang sudah siap dijual (vacant ready).
Memasuki tahun pertama, Grand Swiss-BelHotelMedan menambah lagi beberapa
kamar yang saat itu pengerjaannya belum selesai dan akan rampung diselesaikan di
awal tahun 2010.
Kemudian di awal tahun 2010 pimpinan perusahaan (General Manager) ini
dipegang oleh seorang dengan kebangsaan Malaysia yang bernama David Tai. Beliau
mengutamakan prosedur dan peraturan-peraturan yang sebelumnya masih terdapat
toleransi yang cukup tinggi kepada para pegawai bahkan owner dari Hotel ini.
Pada tahun 2011, kepemimpinan Grand Swiss-BelHotel Medan diserahkan
kepada David Richard O’Hanlon yang juga merupakan seorang yang berkebangsaan
Irlandia.Dengan kepemimpinan baru ini, Grand Swiss-BelHotelMedan sudah
beroperasi sepenuhnya, karena sebelumnya kamar yang sudah selesai ketika
perusahaan dipimpin oleh David Tai yang sekarang sudah berjumlah 242 kamar.
3.2 Klasifikasi Hotel
Suatu hotel dapat diklasifikasikan dalam berbagai jenis berdasarkan tinjauan
terhadap hal-hal tertentu seperti lokasi, jumlah kamar, perencanaan penjualan, dan
lain-lain.Berikut ini diuraikan dasar pengklasifikasian tersebut.
3.2.1 Plan ( PerencanaanPenjualan Kamar) adalah : Pembagian berdasarkan plan:
1. B & B Plan yaitu harga sewa kamar sudah termasuk sarapan pagi.
2. Full American Plan, yaitu harga sewa kamar sudah termasuk makan
pagi, makan siang dan makan malam. Plan jenis ini disebut juga full
board karena harga sewa kamar sudah termasuk 3 kali makan.
3. Modified American Plan, yaitu harga sewa kamar sudah termasuk 2 kali
makan.
4. Continental Plan, yaitu harga sewa kamar sudah termasuk makan pagi
19
5. European Plan, yaitu harga sewa kamar tidak termasuk makan (room
only).
Berdasarkan Plan, Grand Swiss-BelHootel Medan menerapkan sistem
continental plan. Tapi dilihat dari beberapa situasi dan kondisi terkadang
menerapkan sistem american full plan. Sistem ini diterapkan biasanya dalam
rangka promosi atau ketika low season.
3.2.2Size Number of Room (Jumlah Kamar)
1. Small Hotel : 25 kamar
2. Average Hotel : 26–100 kamar
3. Above Average Hotel : 101–299 kamar
4. Large Hotel : Minimum 300 kamar
Grand Swiss-BelHotelMedan mempunyai 242 kamar. Dengan demikian
berdasarkan jumlah kamar hotel, maka hotel ini dapat digolongkan sebagai hotel
menengah ke atas (above average hotel).
3.2.3. Berdasarkan Length of Guest Stay (Lama Tamu Menginap) Penggolongan berdasarkan lama tamu menginap, terdiri dari :
1. Transit Hotel : Tamu yang menginap umumnya hanya satu
malam.
2. Semi Residential Hotel : Tamu yang menginap lebih dari satu hari,tetapi
masih dalam periode yang pendek.
3. Resident Hotel : Tamu yang menginap dihotel untuk jangka
3.2.4 Location (Lokasi Berdirinya)
Hotel berdasarkan lokasinya banyak macamnya, ada city hotel, resort
hotel,beach hotel, dan lain sebagainya. Grand Swiss-BelHotel yang berada di
JalanSuparman No. 217 Medan adalah sebuah city hotel. Lokasinya yang sangat
strategis karena berada di pusat kota.
3.2.5 Type of Patronage (Tipe Tamu yang Menginap)
Umumnya tamu yang menginap di Grand Swiss-BelHotelMedan adalah para
pengusaha dan business man.Karena itu Hotel ini disebut Business Hotel, dan hotel
ini juga mendukung untuk kegiatan bisnis.
3.2.6 Under Government Regulation (Peraturan Pemerintah)
Pengelolaan menurut peraturan pemerintah terbagi menjadi dua sistem,
yaitu:
1. Grade System Hotel, terdiri dari economy class, first class. deluxe hotel
2. Star System Hotel, terdiri dariberbintang I, II, III, IV, dan Vdan non bintang,
disebut sebagai hotel melati
Saat ini Grand Swiss-BelHotelMedan didukung oleh fasilitas-fasilitas yang lengkap
dan merupakan sebuah hotel berbintang lima (Five Star Award Nurse Hotel) dan
bertaraf internasional. Di Indonesia, klasifikasi hotel ditentukan Dirjen Pariwisata,
21
3.3Fasilitas yang dimiliki Grand Swiss-BelHotel Medan
Adapun fasilitas-fasilitas yang dimiliki oleh Grand Swiss-BelHotelMedan
yaitu :
1. Kamar
Saat ini Grand Swiss-BelHotelMedan mempnyai 242 kamar berlantai karpet
dengan fasilitas-fasilitas antara lain : tempat tidur, meja dan kursi, lemari pakaian,
televisi, air conditioning (AC), televisi berlangganan, kamar mandi dalam, water
heater,wastafel, kulkas, sofa, telepon kamar. Jenis-jenis kamar ada 5 macam,
dengan perincian sebagai berikut deluxe room sebanyak 112 kamar, superior
deluxe room sebanyak 103 kamar, grand deluxe room sebanyak 14 kamar, suite
room sebanyak 6 kamar, president suite roomsebanyak 1 kamar.
2. Food and Beverage
i. The Rendez-Vous Lobby Lounge
Terletak di area lobi.Disediakan untuk pebisnis atau bersantai sambil minum
dengan teman-teman atau rekan di lounge. Beberapa menu makanan ringan
yang ditawarkan sepanjang hari, yang menampilkan baik hidangan barat dan
local
ii. Swiss Café
Terletak di lantai pertama. Ini adalah sebuah kafe gaya kontemporer yang
menampilkan suasana yang modern dengan konsepsi dapur terbuka, melayani
pilihan fovourite asia, barat dan prasmanan setiap hari. Restoran ini terlihat
keluar ke bangunan tetangga dan dengan lokasi pusat, menjadikannya tempat
juga membawahi bagian pemesanan makan dan minum ke kamar tamu (Room
Service).
iii. The View Music Lounge & Bar
Terletak di lantai 26, ini adalah lounge trendi, penuh warna dan nyaman dengan
desain ruangan yang menarik. Terlihat pemandangan panorama kota, ini adalah
tempat yang tepat untuk bersantai di malam hari sambil.
iv. The Edge Restaurant
Ini adalah gaya hidup terkini atap restoran di lantai 27 dengan kedua tempat
duduk di dalam dan diluar ruangan, merupakan tempat makan bergaya dan
romantis. Kita dapat menikmati panorama indah dari atas atap dengan baik
disertai makanan ringan atau makanan penuh dari menu kreativitas barat, atau
hanya bersantai dengan koktail menyegarkan setelah hari yang sibuk.
v. Banquet Facilities
Pemilihan restoran ruang pertemuan dan ballroom untuk memenuhi kebutuhan
anda. terletak di lantai 2 dan 25 serta 3 ruang pertemuan dilantai 26, kamar ini
menawarkan pilihan pemandangan dan didukung oleh berbagai peralatan audio
visual.
3.Sporting and Recreation
My Life Gym and Spa Covers
Terletak di lantai bawah tanah Cambridge City Square, dilengkapi dengan
berbagai peralatan pelatihan kardiovaskular dan perlawanan yang sesuai dengan
setiap anggota dan tamu kebutuhan individu.Spa terletak di lantai 7 Grand
23
perasaan diremajakan, atau berenang di kolam renang dinding kaca yang pertama
di Medan.
4. Meeting Facilities
Untuk keperluan pesta, rapat, pertemuan, konferensi, dan bermacam-macam
kegiatan sejenis lainnya.Grand Swiss-BelHotelMedan mempunyai ruangan yang
dapat disewa oleh tamu, yaitu : diamond ballroom, yang dilengkapi dengan sistem
suara dan karpet dari dinding ke dinding, beserta dinding pemisah yang
memungkinkan ruangan dibagi menjadi beberapa bagian. Ruangan mampu
menampung lebih dari 250 orang.
5. Communication Network
Penyediaan telepon umum yang berada di lobby, penyediaan area wi-fi.Semua
telepon di kamar tamu dapat diputar langsung.Sambungan telepon jarak jauh dapat
dilayani melalui operator hotel atau diputar langsung.Kemudian dengan
berkembangan sistem informasi saat ini.Grand Swiss-BelHotelmenyediakan
layanan wi-fi di seluruh area hotel baik itu di lobi, koridor dan di tempat-tempat
yang strategis untuk melakukan browsing atau yang berkaitan dengan internet.
3.4 Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah suatu suasana dan hubungan antara tiap bagian
serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan
kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang diharapkan dan diinginkan.
Struktur organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan
fungsi dibatasi, dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan
wewenang kepada siapa, jadi ada satu pertanggung jawaban apa yang akan dikerjakan
dan juga mengetahui dengan jelas dengan tugas-tugas dan tanggung jawab
masing-masing.
Gambar Struktur Organisasi Grand Swiss-BelHotelMedan
General Manager (head of Operation
Financial Controiler (FC)
Director Of Sales and Marketing
Manager Room Division Manager
25
Gambar Struktur Organisasi Tata Graha
26
PERAN DAN TANGGUNG JAWAB BAGIAN TATA GRAHA DALAM MENJAGA KUALITAS KEBERSIHAN AREA UMUM DI GRAND
SWISS-BELHOTEL MEDAN
4.1 Peran Bagian Tata Graha dalam Menjaga Kualitas Kebersihan Area Umum Grand Swiss-BelHotel Medan
Sesuai yang dialami penulis selama Praktek Kerja Lapangan (PKL),
penulis menjelaskan bagaimana peran bagian Tata Graha diGrand
Swiss-BelHotelMedansebagai berikut:
1. Menjaga kebersihan hotel.
Untuk menjaga kebersihan hotel, setiap hari petugas Tata Graha memperhatikan
jadwal pembersihan yang telah dibuat yaitu pembersihan secara harian, mingguan,
bulanan, dan secara umum. Dalam menjalankan tugasnya seorang Public Area
Attandantdituntut oleh Executive Housekeeper selalu aktif dalam melakukan setiap
pekerjaan. Setiap hari public area attendant diharuskan untuk memeriksa setiap
area hotel dan memastikan seluruh area hotel dalam keadaan bersih.Public Area
Attendantharus mengetahui tehnik pembersihan yang baik, dan mengetahui segala
jenis bahan-bahan pembersih yang ada di hotel tersebut.Petugas sebaiknya dapat
bekerja cepat agar tidak mengganggu tamu dan tanggap terhadap kotoran sehingga
tidak ada lagi kotoran yang tersisa, serta tanggap saat melakukan pembersihan.
2. Menjaga kerapian
Untuk membuat suasana yang rapi dan manarik, pengaturan perabot tidak boleh
27
tamu hotel dan karyawan hotel seperti memberi tanaman di pot agar ruangan
tampak segar ditambah dengan cahaya lampu yang serasi dan meletakkan
perabotan-perabotan sesuai dengan tempatnya.
3. Pemeliharaan atau merawat alat-alat kebersihan
Public Area Attandantmemastikan semua perlengkapan dapat berfungsidengan
baik, meletakkan peralatan setelah kegiatan pembersihan selesai di tempat yang
sudah ditetapkan oleh pihak hotel.Berikut ini cara pemeliharaan alat-alat
kebersihan yang dilakukan petugas Tata Graha di Grand Swiss-BelHotel
Medanyaitu :
1. Cara merawat brush, yaitu cuci bersih kemudian disimpan terbalik dan bulu
sikat berada diatas, dan penyimpanannya diletakkan di dalam lemari ataupun
rak.
2. Cara merawat sapu, yaitu setelah selesai menggunakan alat ini, Sapu digantung
di tembok atau pada tempat yang sudah disediakan dan penyimpanannya
diletakkan di dalam pantry
3. Cara merawat mop,yaitu setelah digunakan kain pel, dicuci, dibilas, diperas,
dikeringkan dansimpan. Mop dapat dicuci di laundry dan penyimpanannya
diletakkan di dalam pantry.
4. Cara merawat bucket, yaitu cuci dan dikeringkan setelah digunakan,
penyimpananya diletakan didalam pantry dalam keadaan terbalik.
5. Cara merawat damp mop,yaitu dibersihkan dan disimpan sebagaiman mestinya
6. Cara merawat toilet bowl brush,yaitu dicuci setelah digunakan dan disimpan
dalam keadaan kering, dan penyimpanannya diletakkan di dalam pantry.
7. Cara merawatfloor squeegee, yaitu setelah digunakan karetnya dicuci, dibilas,
dikeringkan, dan digantung pada tempatnya, cara penyimpanannya diletakkan
di dalam pantry.
8. Cara merawat extractor machine, yaitu kosongkan tangki air dengan tang,
bersihkan kabel yang terputus dari aliran listri dengan menggunakan lap
lembab, bersihkandebu yang tertinggal. Bersihkan pipa untukmenghindari
penumpukan hasil bilasan dan bersihkan rangka mesin dan lap,cara
penyimpanannyadiletakkan digudang.
9. Cara merawat floor cleaning machine, yaitu bersihkan bagian-bagian mesin
seperti bersihkan kabel,gulung kembali kabel dan lap dengan lap lembab dan
cuci bagian proses penggerakan dan landasan. Simpan mesin dalam posisi
keatas dan diletakan didalam pantry.
10. Cara merawat wet and dry vacuum cleaner, yaitu kabel vacuum
cleanerdibersihkan dan digulung rapi diatasmotorblock.Semua container yang
ada didalamnya dibersihkan.Bersihkan daerah motor block danwater suckernya
(corong embuang air).Setelah semua perlatan dipasang simpan kedalam pantry.
11. Cara merawat shampoing carpet machine, yaitucontainer mesin dikosongkan
dari obat pembersih.Kabel digulung rapi pada container atau pegangan
mesin.Handle mesin dikembalian pada posisi tegak.Bagian-bagian mesin,
dibersihkan dari obat-obat pembersih.Mesin dan alat-alat yang digunakan
29
4.2 Tanggung Jawab Bagian Tata Graha dalam Menjaga Kualitas Kebersihan Area Umum di Grand Swiss-BelHotel Medan
Tugas dan tanggungjawab Bagian Tata Graha sehari-hari dilaksanakan
olehPublic Area Attandant.Tanggung jawab bagian Tata Graha di area umum Grand
Swiss-BeHotel Medan meliputi area:1) Ruang tamu (guest room).2) Gang
(corridor).3) Restoran dan banquet (restaurant and banquet hall).4) Ruang kantor
(office). 5) Locker karyawan (employee locker).6) Toilet karyawan (guest locker). 7)
Toilet tamu (guest toilet).8) Taman di dalam dan di luar ruangan (in and out door
garden).9) Kolam renang (swimming pool). 10)Halaman parkir (parking area).
Tugas bagian Tata Grahaadalah sebagai berikut:
1. Menciptakan suasana hotel yang bersih, menarik, nyaman dan aman.
2. Memberikan pelayanan di kamar dengan sebaik-baiknya kepada tamu supaya tamu
merasa puas saat berkunjung maupun menginap di hotel.
3. Persiapan, penataan, dan pemeliharaan kamar-kamar.
4. Bertanggung jawab atas pemeliharaan kebersihan seluruh outlet dan ruangan
umum di hotel.
Tugas sehari-hari Public Area Attandantterbagi atas 3 shift yakni:
1. Morning Shift(pukul 08:00 WIB)
Tanggung jawab pekerjaan pembersihan pada morning shift dilakukan oleh Public
Area Attandantpada pagi sampai siang hari. Bila pekerjaan yang tidak dapat
dilaksanakan siang hari maka pekerjaan tersebut diatur dan dilaksanakan oleh
morning shift, yaitumembersihkan area restorant, koridor, loker karyawan, dan
ballroom setelah event selesai.
2. Evening Shift (pukul 15:00 WIB)
Tugas dari Evening shift adalah 1) Menjaga dan melanjutkan tugas rutin pada
kerja pagi.2)Meneruskan tugas shift pagi yang belum terselesaikan.3) Setelah
jam kerja usai, membersihkan dan merapikan seluruh kantor manajemen
4) Mengontrol kebersihan lobi, asbak, dan tempat sampah.
3. Night Shift(pukul 23:00 WIB)
Kelompok kerja selain membersihkan tempat-tempat tertentu juga melaksanakan
pembersihan menyeluruh.Kegiatan ini disebut general cleaning.General Cleaning
dilaksanakan pada malam hari supaya tidak mengganggu kegiatan hotel lainnya
dan tidak menggangu kenyamanan tamu. Kegiatan ini meliputi hal berikut: 1)
Pelaksanaan pencucian karpet lobi, restoran, dan bar. 2) Pembersihan staircase,
koridor, dan dinding lobi. 3) Pembersihan ruang rapat, banquet setelah event atau
rapat selesai. 5) Pembersihan ruang loker karyawan.
4.3 CaraTata Graha dalam Menjaga Kualitas Kebersihan Area Umum Grand Swiss-BelHotel Medan
Cara yang dilaksanakan oleh petugas Tata Grahadilaksanakan setiap hari
dengan Standard Operational Procedure (SOP) sesuai dengan yang diterapkan oleh
management Tata Graha.Adapun metode pembersihan yang dilaksanakan di Grand
Swiss-BelHotel Medan untuk membersihkan area umum hotel yaitu 1)Dusting
(metode pembersihan permukaan benda dengan mengelap kering sehingga debu
31
kotoran atau debu dengan menggunakan lap lembab. 3)Sweeping (metode
pembersihan lantai atau anak tangga dengan cara menyapu dengan menggunakan
sapu biasa dipergunakan di area hotel. 4) Damp sweeping (cara membersihkan
kotoran di atas permukaan lantai dengan memakai kain pel dengan alat-alat dan
chemical yang disediakan oleh hotel). 5) Mopping(cara membersihkan kotoran pada
lantai dengan menggunakan mop, mop yaitu alat pembersih yang terdiri dari gagang
dan jepitan kain pel dan pel untaian sumbu pel). 6)Glass wipping (metode
pembersihan kaca dengan menggunakan wiper (karet pipih dijepit plat & bergagang)
untuk menarik debu ke bawah, obat pembersih, botol sprayer untuk menyemprot
glass cleaner dan lap kaca).
4.3.1 Pelaksanaan Pembersihan Area Umum di Grand Swiss-BelHotel Medan
Dibawah carapelaksanaan pembersihanarea umum yang ada di hotel
yakni:
1. Mengidentifikasi dan menentukan daerah yang perlu dibersihkan dan
dikerjakan.
2. Menginformasikan pada bagian yang bertanggung jawab bila pembersihan
diharapkan untuk segera dikerjakan.
3. Mengumpulkan dan memeriksa bahan-bahan pembersih, peralatan dan
perlengkapan.
4. Menyiapkan alat dan bahan pembersih sesuai dengan keadaan area yang akan
5. Melakukan pembersihan mulai dari bagian atas atau bagian paling tinggimenuju
bagian bawah atau terendah, juga bagian dari yang paling jauh menuju menuju ke
arah pintu.
6. Melakukan pekerjaan dengan prinsip searah jarum jam atau berlawanan jarum
jam jika obyek pembersihan di ruangan.
7. Memasang rambu-rambu/Wet Caution jika sedang membersihkan daerah umum
untuk menjamin agar tamu tidak terkena resiko bahaya seperti terpeleset
akibat lantai basah.
8. Selalu memeriksa area yang dibersihkan apakah sudah benar-benar bersih,
sebelum meninggalkan area tersebut.
9. Mengembalikan peralatan dan bahan pembersih pada ruang/gudang yang
tersedia.
4.3.2 Peralatan yang digunakan oleh Tata Graha dalam Pembersihan Area UmumGrand Swiss-BelHotel Medan
Peralatan-peralatan yang digunakan petugas Tata Graha terbagi 2 bagian
yaitu dengan manual menggunakan listirk dan mesin.Alat-alat pembersih yang
Menggunakan tenaga listrik meliputi: 1) Vacuum cleaner (alat penyedot debu). 2)Wet
dry vacuum clenear (mesin untuk mengisap debu dan air). 3)Polishing machine
(mesin untuk membersihkan lantai). 4) Shampoing carpet machine (alat untuk
membersihkan karpet). Alat-alat Pembersih Manual seperti: 1) Trolley (Alat yang
digunakan oleh Tata Graha untuk meletakan peralatan untuk bekerja). 2) Broom dan
dust pan (Sapu dan serokan sampah).3) Head mop dan stick mop (Alat pengepel
33
debu).5)Pail/bucket(Ember untuk meletakan barang-barang).6) Cotton dust mop (Alat
untuk membersihkan perabot). 7) Glass wiper (Alat untuk membersihkan kacar). 8)
Hand glove (sarung tangan)dan 10)keranjang sampah.
Berikut ini Cara membersihkan area umum yang ada di Grand Swiss-BelHotel Medan
meliputi:
1)Restoran
Hal-hal yang harus diperhatikan untuk menjaga kebersihan restauran.Lantai
dibersihkan rutin dengan sweeping untuk lantai kayu perlu dimopping, karpet
dibersihkan pada waktu-waktu tertentu dengan menggunakan extractor machine,
kaca dan jendeladibersihkan dengan glass wiping.
2) Ruang pertemuan/Pembersihan Banquet
Hal-hal yang harus diperhatikan untuk menjaga kebersihan ruangan setelah acara
event, yaitu merapikan dan menyimpan alat perlengkapan, membersihan
sampah-sampah setelah event selesai, membersihkan lantai/karpet, membersihkan kaca
jendela dan general cleaning.
3) Lobbi
Hal-hal yang harus diperhatikan untuk menjaga kebersihan lobbi, yaitu general
cleaning.Pembersihan besar dengan mencuci karpet dengan
shampooing.Pembersihan rutin dengan vacuum cleaner karpet.Lantai kayu
dibersihkan dengan mopping.Pembersihan asbak dan tempat sampah dengan
membuang sampah dan mencuci. Menyiram tanaman dan mengganti tanaman dan
4) Koridor
Hal-hal yang harus diperhatikan untuk menjaga kebersihan koridor, yaitu
membersihkan semua furniture dengan cara dusting, sweeingstaircase., moppingdan
vacuum area yang akan dibersihkan, mooping dan vacuum dilakukan dengan
rutin.General cleaningpada lantai dan pelapisan pembersihan asbak & tempat
sampah .
5) Pembersihan ruang kantor
Pembersihan ruang kantor dilaksanakan setelah kantor tutup agar tidakmengganggu
karyawan yang sedang bekerja Hal-hal yang harus diperhatikanuntuk menjaga
kebersihan ruang kantor, yaitu mengeluarkan sampah dan kotoran
lainnya.Membersihkan meja dan menata, merapikan kembali kursi dan meja.Dalam
merapikan barang-barang di atas meja, jangan mengubah posisi terlalu jauh dari
tempat semula.
6)Toilet
Hal-hal yang harus diperhatikan untuk menjaga kebersihan toilet ialah melihat
jadwal pembersiha dan memperhatikan pemakaian alat dan obat pembersih yang
tepat.Alat-alat yang digunakan hotel untuk membesihkan toilet meliputi :Sapu dan
sikat lantai, mop (handle,head,squeesher), spons, liquid, handsoap, toiet tissues,
toilet paper.
35
1. Go getter (Pembersih toilet bowl)
Obat pembersih ini berguna menghilangkan bau tak sedap, digunakan untuk
membersihkan toilet dengan cara menuangkan go getter ke dalam toilet bowl,
disikat dengan toilet bowl brush dibilas dan dikeringkan dengan lap.
2. Forward (Pembersih lantai)
Sebagai bahan pembersih yang kuat & cepat serta desinfektan untuk
membersikan segala permukaan yang dapat dicuci dengan kain biasa dengan
cara perbandingan forward. Pembersihan biasa=1:6, pembersihan hygiene
sanitasi = 1:40, pembersihan Desinfektan = 1: 20.
3. Shine up (Pembersih perabot)
Dipergunakan untuk membersihkan dengan praktis, cepat dan melindungi
permukaan perabot (furniture) dengan mengolesi kain dengan digosok pada
bahan yang dibersihkan baru digosok sekali lagi dengan lap bersih sampai
mengkilap dan diulang sampai kering.
4. Glass cleaner (Pembersih kaca)
untuk membersihkan permukaan dari kaca jendela, cermin, meja dengan
menyemprotkan glass cleaner setelah dimasukkan pada botol sprayer
kemudian pada permukaan kaca ditarik dengan glass wiper dari atas ke bawah
baru dikeringkan dengan lap.
5. Liquid soap
Digunakan untuk membersihkan barang porselin, plastik, lantai atau barang
6. Glow metalpolis
Dipergunakan untuk pembersihan bahan yang terbuat dari logam, steinlesssteel
dan chrom sehingga diperoleh hasil yang mengkilap dan bersih dengan cara
dioleskan pada kain lap dan digosokkan pada bahan yang dibersihkan kemudian
digosok sekali lagi dengan lap bersih sampai mengkilap.
7. Spot dan stain remover
Dipergunakan untuk membersihkan noda-noda pada karpet dengan carakarpet
yang bernoda disemprot dengan spot dan stain remover secara merata.
Nodasikat dengan sikat tangan yang halus atau spons.Noda jangan sampai
meluas ke bagian lain atau merata, setelah bersih dibiarkan hingga kering.
8. Complete
Digunakan untuk pembersihan lantai sehingga diperoleh lantai tahan goresan,
tidak menimbulkan penumpukan debu, tahan terhadap air dan deterjen.
4.3.3 Pengawasan Kebersihan Area Umum Grand Swiss-BelHotel Medan
Pada proses pembersihan di tiap-tiap area hotel di Grand Swiss-Belhotel
Medan yang dilakukan oleh petugasPublic Area Attandant, seorang Supervisor yang
in -charge pada area tersebut bertugas mengawasi dan mengontrol kegiatan-kegiatan
yang dilakukan dalam pembersihan area umum yang ada di hotel. Khususnya pada
pembersihan deep cleaningdilakukan pengawasan secara detail. Di karenakan pada
pembersihan area tersebut harus benar-benar dilakukan karena pembersihan secara
menyeluruh sehingga pada saat tamu tersebut datan , tidak menimbulkan complaint
37
1. Menentukan standar kinerjadan menetapkan syarat-syarat kualitas kebersihan
suatu pekerjaan yang harus dilakukan.
Standar kinerja menyatakan apa yang harus dilakukan dan bagaimana sesuatu itu
harus dikerjakan. Seluruh staff Tata Graha harus melaksanakan tugas
kebersihannya dengan cara konsisten ,sesuai standar yang ditentukan oleh
Executive Housekeeper.
2. Menentukan sistem laporan
Mengumpulkan data data penting yang diperlukan dalam menentukan cara dan
waktu penerapannya hingga tercapainya suatu peningkatan kualitas kerja yang
diharapkan.
3. Penilaian atas prestasi peningkatan kualitas
Penilaian atas peningkatan kualitas perlu dilakukan terhadap kelompok kerja
yang bersangkutan. Ukuran keberhasilan peningkatan kualitas tersebut, didapat
dari pemantauan dan evaluasi dengan cara membandingkan hasil yang telah
dicapai setelah perbaikan.
4. Mengadakan koreksi
Pengawasan pada public area sebaiknya meninjau kembali rencana semula dan
menyesuaikannya dengan kemampuan, menegakkan dan meningkatkan disiplin
kerja, menghindari pemborosan, dan mengantisipasi kelemahan pada
38 5.1 Kesimpulan
Berdasarkan dari hal-hal yang telah diuraikan, dapat diambil kesimpulan
dengan permasalahan yang diangkat, yaitu:
1. Peran bagian Tata Grahadalam menjaga kebersihan area umum hotel, yaitu dengan
menjaga kebersihan hotel, memperhatikan jadwal pembersihan yang telah dibuat,
yakni pembersihan secara harian, mingguan, bulanan, dan secara umum. Menjaga
kerapian, membuat suasana yang rapi dan manarik dengan pengaturan perabot
tidak boleh berlebihan, salah satu yang harus diperhatikan dengan menyesuaikan
kepentingan tamu hotel dan karyawan hotel. Menjaga dan memelihara
peralatan-peralatan, pemeliharaan dan merawat alat-alat kebersihan dilaksanakan setiap hari
agar alat-alat kebersihan tahan lama.
2. Tanggung jawab bagian Tata Graha yaitu menciptakan suasana hotel yang bersih,
menarik, nyaman dan aman. Bertanggungjawab atas pemeliharaan kebersihan
seluruh outlet dan ruangan umum di hotel. Tugas dan tanggungjawab sehari-hari
Public Area Attandantterbagi atas 3 shift, yaitu morning shift, afternoon shift dan
night shift.
3. Cara bagian Tata Graha dalam menjaga kualitas kebersihan area umum hotel
dengan mematuhi peraturan Standard Operational Procedure (SOP) sesuai
dengan yang ditetapkan oleh management Tata Graha, seperti melaksanakan
39
dengan fungsinya. Pada saat selesai proses pembersihan di tiap-tiap area hotel di
Grand Swiss-Belhotel Medan yang di kerjakan oleh petugasPublic Area Attandant,
seorang Supervisor yang in -charge pada area tersebut bertugas mengawasi dan
mengontrol kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam pembersihan area umum
yang ada di hotel.
5.2 Saran
Pada bagian ini penulis menuliskan beberapa saran yang dapat digunakan sebagai bahan masukan bagi hotel, yaitu:
1. Diharapkan kepada karyawan dapat meningkatkan kinerja dalam operasional
hotel.
2. Supervisor public area sebaiknya rajin mengontrol terhadap peralatan-peralatan
pembersihan yang mengalami kerusakan sehingga operasional yang berlangsung
di bagian public area dapat berjalan dengan baik.
3. Petugas sebaiknya memeriksa kembali area yang dibersihkan sebelum
meninggalkan area tersebut serta mengembalikan peralatan-peralatan dan bahan
DAFTAR PUSTAKA
Arief, 2005.Housekeeping Operating Manual.Yogyakarta: Graha Ilmu
Bagyono, Orbani Ludfi. 2003. Dasar-Dasar Housekeeping dan Laundry Hotel. Surakarta : Mitra Gama Widya
Bagyono.2006. Manajemen Housekeeping Hotel.Bandung : Alfabeta
Darsono, Agustinus. 1995. Tata Graha Hotel (Housekeeping).Jakarta : PT Gramedia Widiasarana Indonesia
Endar Sugiarto, 1999. Seri Manajemen Usaha Jasa Sarana Pariwisata dan Akomodasi, Manajemen Penyelenggara Hotel, Bandung: Alfabeta
H.J. Mukono. 2004. Higiene Sanitasi Hotel Dan Restaurant. Surabaya :Airlangga University Press
Rumekso.2001. Houskeeping Hotel.Yogyakarta : Andi Yogyakarta
