1 1.1. Latar Belakang
Bagian Area Khusus adalah salah satu bagian di dalam Divisi Information System Center, PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk yang memiliki tugas dan tanggung jawab untuk mengelola desktop di lingkungan PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. Yang dimaksud desktop di sini adalah perangkat kerja yang disediakan oleh perusahaan bagi karyawan dan atau mitra kerjanya untuk menjalankan aktivitas kedinasan, yang termasuk dalam perangkat dimaksud adalah Personal Computer, Laptop, Scanner, Printer, dan , Projector. Tanggung jawab pengelolaan desktop meliputi distribusi, perawatan, dan perbaikan. Distribusi di sini berarti proses penyediaan desktop ke karyawan dan atau mitra kerja perusahaan.
Sampai dengan akhir tahun 2003, proses penyediaan barang dan jasa terutama perangkat desktop di PT Telkom, masih menggunakan Biaya Operasional Dan Pemeliharaan ( BODP ) setiap bagian dalam suatu divisi yang dianggarkan per triwulan. Namun, awal tahun 2004, muncul kebijakan dari top management bahwa pengadaan barang dan jasa ( dalam hal ini desktop ) pengadaannya dilakukan terpusat di Telkom Divisi Information System Center. Awal tahun 2004 merupakan fase-fase pertama bagi PT Telkom ( dalam hal ini Telkom ISCenter) menerapkan PC leasing ( sewa Personal Komputer), sehingga banyak ditemukan hal-hal baru yang bersifat keuntungan maupun kerugian bagi perusahaan. Beberapa keuntungan yang dapat diambil adalah bantuan tenaga maintenance perangkat dari vendor penyedia barang.
Kemudian, TELKOM ISCenter menerapkan konsep Seat Management dalam pengelolaan desktop perusahaan.
Seat-Management adalah salah satu metoda praktis dalam pengelolaan desktop yang meliputi seluruh siklus pengelolaan desktop yang dilakukan secara serah kelola kepada pihak VENDOR, prinsipnya : Telkom tidak perlu memikirkan detail dari penyediaan barang dan jasa ( desktop ) yang dibutuhkan untuk operasional Telkom dan cukup hanya membebankan tanggung jawab penyediaan, delivery, maintenance, dan operasional harian desktop kepada vendor penyedia barang. Dengan bahasa yang lebih sederhana, bagi Telkom cukup dengan istilah : “kami membutuhkan, anda harus menyediakan, kapanpun, berapapun, di manapun”. Dengan aturan ini, maka vendor penyedia barang dan jasa harus memiliki kapabilitas yang tinggi terhadap stock dan gudang.
Dengan adanya Seat Management ini, ada beberapa keuntungan yang dapat diperoleh di sisi PT Telkom, diantaranya :
1. Efisiensi biaya operasional desktop ( karena sudah tercover dalam anggaran Seat Management).
2. Efektivitas resource SDM Telkom, karena satu sektor layanan sudah dimitrakan kepada vendor, sehingga diharapkan SDM Telkom ( unit terkait) dapat berkonsentrasi pada bidang kunci dari pekerjaan perusahaan. 3. Telkom tidak perlu mengeluarkan biaya untuk proses perawatan,
maintenance, maupun penggantian hardware / perangkat keras yang rusak, karena scope dari Seat Management adalah mencakup penggantian / back up ketika terjadi kerusakan, tentunya kerusakan dengan aturan tertentu. 4. Telkom tidak perlu berurusan langsung dengan Principal produk, karena
produk di kawasan suatu negara. Contohnya : Principal produk Hewlett Packard, Principal produk DELL, Principal produk IBM.
Adapun vendor yang dipercaya untuk memegang proyek Seat Management harus memiliki beberapa criteria yang cukup tinggi, yaitu :
1. Berpengalaman dalam melaksanakan Seat Management Service dengan fasilitas Helpdesk yang memadai.
2. Didukung oleh technical support yang memadai
3. Memiliki Helpdesk yang beroperasi pada jam kerja TELKOM
4. Menyediakan On Site Technical Support di lokasi TELKOM (ISCHO, ISDC REGIONAL I, II, III, IV, V, VI, VII)
5. Technical support tersebut berfungsi untuk melakukan maintenance, koordinasi dan reporting
6. Technical support harus mampu memenuhi service level (maintenance, response time, resolution time)
7. Mempunyai branch office / service point minimal s/d level Kantor Divisi Regional TELKOM.
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah kami jelaskan diatas, maka kami identifikasikan masalah-masalah yang perlu ditangani dan dikendalikan secara bijak yaitu sebagai berikut :
1. Dibutuhkannya suatu Sistem informasi Seat Management yang dirancang dan dikembangkan untuk menghasilkan informasi yang di butuhkan secara cepat dan optimal.
Rumusan masalah yang penulis ambil dari identifikasi masalah di atas yaitu : 1. Bagaimana sistem informasi Seat Management Telkom yang saat ini
berjalan
2. Bagaimana prosedur sistem informasi Seat Management Telkom Geger Kalong
1.3. Maksud dan Tujuan
Maksud dilaksanakan kerja praktek adalah untuk mengimplementasikan pengetahuan yang didapat di perkuliahan dengan kenyataan yang sesungguhnya dilapangan,
Tujuan dilaksanakannya kerja praktek ini yaitu:
1. Untuk mengetahui sistem informasi Seat Management Telkom
2. Agar sistem Seat Management yang sudah ada di Telkom dapat digunakan secara optimal
1.4. Batasan Masalah
Batasan masalah analisis ini meliputi :
1. Pembuatan Flow Map permintaan dekstop telkom I/S Center. 2. Pembuatan alur data dengan Diagram konteks dan DFD.
1.5. Tempat dan Waktu
Jadwal Kegiatan Kerja Praktek
No Aktivitas
JADWAL KERJA
PRAKTEK
Juli - 2009
Agustus - 2009
1 2 3 4 1 2 3 4
1
Menganalisa sistem yang sedang
berjalan
2
Menganalisa sistem yang sedang
berjalan
3 Membuat Flowmap dan DFD 4 Merefisi Flowmap dan DFD
6 Merefisi DFD
6 2.1. Pengertian Sistem
Dalam perancangan suatu sistem informasi diarahkan kepada pemanfaatan teknologi secara maksimal yang terdiri dari beberapa elemen atau komponen yang membentuk jaringan kerja dan mempunyai tujuan yang ingin dicapai. Definisi sistem : (Jogiyanto : 1: 2005)
• Menurut Ludwig Von Bartalanfy
Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.
• Menurut Anatol Raporot
Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.
Suatu sistem dapat terdiri dari sistem bagian (subsystems). Subsistem-subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan hingga tujuan/sasaran sistem tersebut dapat tercapai. Interaksi dari subsistem-subsistem sedemikian rupa, sehingga dicapai suatu kesatuan yang terpadu atau terintegrasi (integrated).
2.1.1. Elemen Sistem
Elemen yang membentuk suatu sistem, yaitu : 1. Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), walaupun hanya satu atau mungkin banyak, tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang dapat mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali, untuk tujuan setiap sistem memiliki perbedaan.
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang akan diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).
3. Proses
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan akan lebih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah.
4. Keluaran
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.
5. Batas
Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana.
Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang menampilkan keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.
7. Lingkungan
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.
2.1.2. Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu : 1. Komponen sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kasatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
2. Batas Sistem
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. 4. Penghubung Sistem
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya yang mengalir dari suatu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari suatu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk susbsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
5. Masukan Sistem
Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masalah perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
6. Keluaran Sistem
Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
8. Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.
Gambar 2.1 Karakteristik Suatu Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstrack system) dan sistem fisik (physical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran/ ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human machine system atau ada yang menyebutnya dengan man machine system.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi antara bagiannya sudah dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilistik.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closeed system) dan sistem terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar/ subsistem yang lainnya.
Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Definisi informasi menurut Menurut Gordon B. Davis sebagai berikut : (Jogiyanto : 7 : 2005)
Dalam bukunya Management Informations System : Conceptual Foundations, Structures, and Development menyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan. 2.2.1 Siklus Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi.
Data yang diolah melalui suatu model menjadi suatu informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus.
2.2.2 Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat waktunya (timeliness) dan relevan (relevance).
1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
2. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.
3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya, dengan cara mengurangi ketidakpastian, menaikkan kemampuan untuk memprediksi, atau menegaskan ekspektasi semula.
2.2.3. Nilai Informasi
2.3. Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manejerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Definisi Sistem Informasi yang lainnya adalah sebagai berikut : (Jogiyanto : 11 : 2005)
a. Sistem informasi adalah sekumpulan hardware, software, brainware, prosedur dan atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan.
b. Sistem informasi adalah kumpulan antara sub-sub sistem yang salings berhubungan yang membentuk suatu komponen yang didalamnya mencakup input-proses-output yang berhubungan dengan pengolaan informasi (data yang telah dioleh sehingga lebih berguna bagi user).
2.3.1. Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu :
1. Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model
3. Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi
Teknologi merupakan “kotak alat” (tool-box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware).
5. Blok Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.
6. Blok Kendali
2.4. Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur 2.4.1. Flow Map
Flowmap merupakan diagram aliran data dari satu entitas sampai entitas lainnya. Diagram aliran ini menelusur sebuah dokumen dari asalnya sampai tujuan secara rinci, diagram aliran ini menunjukkan dari mana dokumen tersebut berasal, tujuan digunakannya dokumen tersebut, dan lain-lain. Flowmap disebut juga bagan aliran formulir yang merupakan penunjukan arus dari laporan dan form termasuk tembusannya (alur sistem yang sedang berjalan saat ini). (Skripsi : Eko Nur : 2007)
2.4.2. Diagram Konteks
Diagram kontek merupakan kejadian tersendiri dari suatu diagram alur data. Dimana satu lingkaran merepresentasikan seluruh sistem. Diagram kontek ini harus berupa suatu pandangan, yang mencakup masukan-masukan dasar, sistem-sistem dan keluaran.
Diagram kontek merupakan tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan. Proses tersebut diberi nomor nol. Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran data-aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram tersebut tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan, begitu entitas-entitas eksternal serta aliran data yang menuju dan dari sistem diketahui penganalisis dari wawancara dengan user dan sebagai hasil analisis dokumen. Diagram kontek menggaris bawahi sejumlah karakteristik penting dari suatu sistem:
1. Kelompok pemakai, organisasi, atau sistem lain dimana sistem kita melakukan komunikasi yang disebut juga sebagai terminator. 2. Data dimana sistem kita menerima dari lingkungan dan harus
3. Data yang dihasilkan sistem kita dan diberikan ke dunia luar. 4. Penyimpanan data yang digunakan secara bersama antara sistem
kita dengan terminator. Data ini dibuat oleh sistem dan digunakan oleh lingkungan atau sebaliknya, dibuat oleh lingkungan dan digunakan oleh sistem kita.
5. Batasan antara sistem kita dan lingkungan.
2.4.3. Data Flow Diagram
DFD adalah suatu grafik yang menjelaskan sebuah sistem dengan menggunakan bentuk-bentuk atau simbol untuk menggambarkan aliran data dari proses-proses yang saling berhubungan.
Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD terdiri dari 4 macam, yaitu : proses (process), aliran data (data flow), simpan data (data store), terminator (external entity). Berikut uraian singkat mengenai 4 simbol tersebut :
1. Proses (process)
Process adalah simbol yang mengubah suatu data dari suatu bentuk menjadi bentuk yang lain. Dengan kata lain, proses menerima masukan data dan mengeluarkan keluaran data lain yang telah diproses.
2. Aliran Data (data flow)
3. Simpan Data (data store)
Data store adalah tempat penyimpanan data dalam suatu sistem, baik secara manual maupun secara elektronik. Simpanan data digunakan jika suatu proses perlu menggunakan lagi data tersebut.
4. Terminator (external entity)
External entity adalah lingkungan luar dari sistem, sumber data menunjukkan suatu organisasi atau perseorangan yang memasukkan data ke sistem. Sedangkan tujuan data menunjukkan suatu organisasi atau peseorangan yang menerima data yang dihasilkan oleh sistem. Sumber dan tujuan data mempunyai satu simbol yang sama.
2.5. Standard Operating Environment (SOE)
2.5.1. Administrator
Administrator ialah personil TISC dan USI Regional yang mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk mengelola desktop atau personil lain yang ditunjuk untuk mengelola desktop. Dalam hal kemampuan desktop dibutuhkan adanya Bandwidth Throttling yaitu kemampuan suatu sistem desktop management untuk adaptive dalam hal pemekaian bandwith sesuai dengan kondisi bandwidth utility network pada saat menjalankan fungsi – fungsi OS Deployment, Software Delivery dan Patch Management. Sedangkan Deployment adalah tahapan dalam pengelolaan desktop yang meliputi kegiatan pra-instalasi, pengiriman, instalasi dilokasi User sampai dengan pengujiaan dan penerimaan oleh User.
2.5.2. Desktop Management
Desktop merupakan perangkat yang difungsikan sebagai alat kerja yang terdiri dari : PC, Laptop, Printer, Projector dan Scanner. Desktop Management Tool adalah suatu alat / sistem yang digunakan dalam mengelola khusus untuk PC dan Laptop, secara fungsional terdiri atas : Inventory Management, Application Management, Deployment Management, SW License Management, Patch Management, Software Delivery Management, Remote Desktop Management. Selain fungsi diatas, alat/sistem yang digunakan harus mempunyai kemampuan bandwidth throtting dan support web base.
2.5.3. Vendor
kebutuhan. Sedangkan Seat – Management ialah salah satu metoda praktis dalam pengelolaan desktop yang meliputi seluruh siklus pengelolaan desktop yang dilakukan secara serah kelola kepada pihak Vendor.
Untuk PC dan Laptop, pemilihan produk dan basis teknologi mempertimbangkan aspek Market Leadership dari PRINCIPAL PC dan Laptop dengan menggunakan referensi dari badan riset international seperti Gartner, IDC dan lain – lainnya. Selain pertimbangan diatas, aspek lain yang menjadi pedoman adalah ketersediaan dukungan teknis yang memedai atas produk tersebut di Indonesia. Pemilihan spesifikasi teknis untuk PC, Laptop, Printer, Projector dan Scanner ditentukan berdasarkan Spesifikasi teknis sesuai syarat dan ketentuaan yang diatur pada SHC (Standard Hardware Catalogue). SHC bertujuan untuk memberikan batasan yang tegas tentang standar spesifikasi teknis desktop yang diijinkan di lingkungan TELKOM. VENDOR harus memasang sticker yang memuat informasi yang diperlukan untuk mengidentifikasi asset. Desain sticker ditentukan oleh TISC.
2.5.4. TISC (TELKOM I/S CENTER)
2.5.5. Fungsi Desktop
a) PC merupakan perangkat komputer yang diperuntukkan bagi user yang fungsi pekerjaannya memerlukan perangkat komputer yang dipasang secara permanen.
b) Laptop merupakan perangkat kerja komputer yang diperuntukkan bagi user yang fungsi pekerjaannya menuntut mobilitas yang tinggi dan memerlukan perangkat komputer yang dapat dijinjing (portable).
c) Printer Dot-Matrix merupakan perangkat yang berfungsi untuk mencetak data berupa teks dan diperuntukkan bagi unit kerja yang fungsi pekerjaannya memerlukan pencetak data / informasi yang berupa teks. (misalnya : plasa TELKOM, service point, dan lain - lain).
d) Printer Laserjet-A3 merupakan perangkat yang berfungsi untuk mencetak data beupa teks atau gambar dan diperuntukan bagi unit kerja yang berfungsi pekerjaannya memerlukan pencetak data / informasi berupa teks atau gambar dengan ukuran kertas sampai dengan A3.
e) Printer Laserjet-A4 merupakan perangkat yang berfungsi untuk mencetak data beupa teks atau gambar dan diperuntukan bagi unit kerja yang berfungsi pekerjaannya memerlukan pencetak data / informasi berupa teks atau gambar dengan ukuran kertas sampai dengan A4.
f) Projector – Mobile merupakan perangkat yang berfungsi untuk memproyeksikan data dan informasi secara visual dan diperuntukkan bagi unit kerja yang memerlukan perangkat projector yang dapat dijinjing.
kerja lain yang fungsi pekerjaannya memerlukan dukungan perangkat tersebut.
2.5.6. Prosedur Permintaan Dan Pemenuhan Desktop
a) Permintaan kebutuhan desktop ditujukan kepada TISC atau USI regional setempat bagi unit kerja di bawah Divisi Regional. Untuk Unit non Divre, permintaan ditujukan kepada TISC melalui Shared Service / Sekretariat unit masing – masing.
b) Permintaan dimaksud disampaikan secara tertulis menggunakan Nota Dinas dengan menginformasikan detail permintaan sesuai dengan Form Permintaan Desktop sebagaiman terlampir.
c) TISC, selanjutnya mengevaluasi kemungkinan pemenuhan kebutuhan desktop dimaksud dengan mempertimbangkan :
1) Urgensi / prioritas kebutuhan ; 2) Ketersediaan anggaran ; 3) Peluang dan Kesempatan.
d) Agar tercapai tingkat layanan yang optimal, maka mekanisme permintaan dan pemenuhan desktop diatur sebagai berikut :
1) permintaan desktop harus disampaikan oleh unit kerja pengguna sekurang – kurangnya 1,5 (satu setengah) bulan sebelum target penggunaan.
2) TISC harus memberikan konfirmasi hasil evaluasi atas permintaan desktop dimaksud paling lambat 1 (satu) minggu sejak ND permintaan desktop diterima.
3) Untuk permintaan desktop yang belum dapat dipenuhi dimasukkan kedalam daftar rencana kebutuhan desktop.
Beberapa tahun yang lalu (sebelum tahun 2005), proses pengadaan perangkat desktop tidak dilakukan secara terpusat, dalam artian : setiap unit kerja, divisi, maupun unit bisnis perusahaan diperbolehkan melakukan proses pengadaan barang jasa dari dana Biaya Operasional Dan Pemeliharaan (BODP) yang anggarannya ditetapkan per twiwulan untuk setiap unitnya.
Setelah adanya keputusan sentralisasi pengadaan desktop di Divisi ISCenter, maka setiap unit kerja, divisi, maupun unit bisnis di perusahaan tidak diperkenankan lagi mengadakan proses pengadaan barang jasa secara mandiri, disamping itu anggaran BODP per triwulan juga dikurangi, sebagian dialihkan ke ISCenter.
24 3.1. Tinjauan Umum Perusahaan
3.1.1. Sejarah Singkat Berdirinya PT.TELKOMUNIKASI INDONESIA Tbk
Cikal bakal berdirinya perusahaan Telekomunikasi Indonesia dimulai pada tahun 1884 lewat Staatsblad nomor 52 tentang “ Post en Telegraafdienst”. Pada tahun 1906 melalui staatsblad nomor 395 dinas ini diubah menjadi “ Post Telegraaf en Telefoondients” atau disingkat PTT. Perubahan nama tersebut secara eksplisit telah menyebut kata telepon sebagai bagian dari kegiatan perusahaan PTT. Nama dari dinas PTT tersebut terus bertahan selama jaman pendudukan Belanda sampai jaman pendudukan Jepang.
Pada tanggal 27 September 1945 yaitu sebulan setelah proklamasi kemerdekaan Indonesia, sekelompok pemuda yang tergabung dalam Angkatan Muda PTT (AMPTT) merebut kekuasaan atas dinas PTT dari tangan Jepang. Peristiwa yang terjadi di Bandung inilah yang kemudian ditetapkan menjadi Hari Bhakti Postel. Sejak dinas PTT berada di tangan bangsa Indonesia nama dinas PTT diubah namanya menjadi Jawatan PTT (Jawatan Pos, Telegram dan telepon) yang pertama kali diketuai oleh Soeharto.
Berdasarkan PERPU nomor 240 tahun 1961 status Jawatan PTT diubah menjadi Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN POSTEL) dan berada di bawah naungan Departemen Perhubungan Darat, Pos, Telekomunikasi dan Pasiwisata. Saat inilah sebenarnya kata telekomunikasi dipergunakan secara resmi sebagai pengganti kata telegrap dan telepon.
sesuai dengan Keputusan Presiden tanggal 21 Februari 1966 nomor 38 tentang penyempurnaan Kabinet Dwikora bahwa kegiatan Pos dan Telekomunikasi ditangani oleh Kementrian Pos dan Telekomunikasi. Status tesebut tidak berlangsung lama karena pada tanggal 25 Juli 1966 Kementrian Pos dan Telekomunikasi diturunkan lagi statusnya menjadi Direktorat Pos dan Telekomunikasi di bawah naungan Departemen Perhubungan.
Berdasarkan PP nomor 9 tahun 1978 status PN Pos dan Giro diubah menjadi Perusahaan Umum Pos dan Giro. Demikian pula PN Telekomunikasi diubah menjadi Perusahaan Umum (Perum) Telekomunikasi (PERUMTEL) berdasarkan PP nomor 36 tahun 1974. Berdasarkan PP nomor 53 tahun 1980 guna lebih meningkatkan jasa Telekomunikasi bagi masyarakat, PERUMTEL ditetapkan sebagai badan usaha yang diberi wewenang untuk menyelenggarakan telekomunikasi untuk masyarakat umum dalam negeri. Khusus untuk telekomunikasi internasional/luar negeri dipercayakan kepada PT INDOSAT yaitu perusahaan PMA (Penanaman Modal Asing) yang seluruh sahamnya dibeli oleh Pemerintah RI dan ditetapkan sebagai perusahaan perseroan dengan PP nomor 52 tahun 1980.
bisnis di Indonesia maupun di belahan dunia lainnya. Sejalan dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat dan semakin beragamnya keinginan konsumen, PT TELKOM sebagai penyedia jasa telekomunikasi dituntut untuk memberikan layanan sesuai dengan kebutuhan pengguna jasa (konsumen) sebagai bekal dalam menghadapi persaingan dan tantangan di masa depan dengan semakin banyaknya operator-operator telekomunikasi lain yang lahir. Menyadari pentingnya peranan informasi dalam menghadapi persaingan ini PT TELKOM membentuk suatu divisi pendukung yaitu Information Sistem Center (IS Center) sebagai penyedia sistem informasi bagi perusahaan dan penanggung jawab pengelolaan infrastruktur sistem informasi di seluruh Indonesia untuk menunjang kelancaran operasi dan strategi PT TELKOM.
Dengan pengalaman selama lebih dari 30 tahun dalam mengelola sistem informasi TELKOM dan penguasaan akan proses bisnis indutri telekomunikasi IS Center mempunyai modal yang cukup besar untuk menjadi penyedia jasa sistem informasi yang handal (IS Center) berawal dari proyek mekanisasi administrasi Telekomunisasi (MEKADTEL) pada tahun 1977 yang bertujuan untuk melakukan mekanisasi terhadap sistem billing. Pada tahun berikutnya, Bagian Pengelolaan Data (OLAHTA) didirikan di bawah tanggung jawab Derektorat Keuangan c,q, Bagian Keuangan Wilayah Telekomunisasi, Karena perkembangan bisnis telekomunikasi, dirasakan perlu untuk mengembangkan unit kerja OLAHDA menjadi SUBDITDATA (Sub Direktorat Pengolahan Data) di bawah kendali BAGOPTEK (Bagian Operasi Teknik). Pada tahun 1990-an, saat
layanan dukungan dari TELKOM. Berdasarkan Keputusan Direksi tanggal 22 Februari 1995 dibentuk Divisi Sistem Informasi (DIVSISFO) sebagai salah satu divisi pendukung di lingkungan TELKOM. Kemudian sejalan dengan berjalannya restrukturisasi di TELKOM Divisi Sisfo berubah menjadi IS Center yang regional. Visi dan misi IS Center yaitu :
3.1.2. Visi dan Misi PT. Telekomunikasi Indonesia Tbk
Visi
IS Center menyediakan produk dan layanan sistem informasi premium dengan nilai tambah yang terbaik untuk Kantor Perusahaan, Divisi Regional, dan Divisi Pendukung lainnya.
Misi
IS Center adalah divisi pendukung terbaik TELKOM dalam bidang sistem informasi yang menjadi keunggulan kompetitif dan pemeliharaan sinergi kerja TELKOM dalam menghadapi kompetisi bisnis telekomunikasi dan informasi melalui produk dan layanan.
3.2. Struktur Organisasi
gambaran pekerjaan dan hubungan-hubungan yang ada di dalam perusahaan. Struktur organisasi PT Telkom secara garis besar dapat dilihat pada gambar 3.1. Sedangkan struktur organisasi IS Center dapat dilihat pada gambar 3.2
3.2.1. Struktur Organisasi PT.Telekomunikasi Indonesia Tbk
Gambar 3.1 Struktur Korporasi Perusahaan
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Telkom ISCenter
PT Telkom merupakan suatu perusahaan persero yang bergerak dalam bidang usaha jasa telekomunikasi baik telekomunikasi dalam negeri (local, SLJJ) maupun sambungan internasional (SLI). Dalam pengelolaan usahanya PT Telkom menerapkan berbagai kebijakan. Kebijakan-kebijakan tersebut dikenal dengan kebijaksanaan 3-2-1 yang meliputi :
1. Tiga sasaran pokok, yaitu :
a. memberikan PELAYANAN TERBAIK bagi masyarakat b. membangun dan mengembangkan CITRA TERBAIK
c. memberikan HASIL TERBAIK bagi “ Stake Holder” (Pemerintah, Masyarakat, Manajemen dan Karyawan )
2. Dua strategi, yaitu :
a. pengembangan kualitas SUMBER DAYA MANUSIA b. menyempurnakan dan mendayagunakan seluruh perangkat
KESISTEMAN
pelanggan pemakai jasa telekomunikasi maupun mitra kerja dari pihak-pihak yang terkait dalam proses perencanaan, pembangunan dan pengoperasian sistem telekomunikasi di Indonesia.
Dalam pengelolaan usahanya PT Telkom menerapkan suatu azas yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja dari perusahaan serta menumbuhkan rasa kepercayaan dari pemakai jasa telekomunikasi. Azas-azas perusahaan tersebut antara lain adalah :
a. mengutamakan pelayanan pelangggan b. inovatif dan adaptif
c. mengutamakan kualitas
d. organisasi sederhana dan fleksibel
e. berorientasi pada kualitas sumber daya manusia dan bukan pada kuantitas
f. antisipatif terhadap kebutuhan pelanggan g. mandiri dalam bidang keuangan
h. memanfaatkan kemajuan teknologi
Dalam menjalankan bidang usahanya PT Telkom didukung oleh berbagai divisi yang masing-masing divisi mempunyai peranan sendiri-sendiri. Diantara divisi-divisi itu ada suatu divisi-divisi yang memberikan pelayanan dalam bidang informasi yaitu IS Center. IS Center mempunyai 145 karyawan yang terdiri dari 120 karyawan tetap dan 15 karyawan kontrak.
Indonesia. Kapasitas idle yang tersedia juga siap digunakan untuk layanan kepada publik. Akan tetapi fokus utama IS Center adalah memberikan dukungan sistem informasi di internal PT Telkom.
Salah satu produk yang dihasilkan oleh IS Center adalah intranet. Intranet merupakan perwujudan konsep paperless office sistem yang sudah diterapkan di PT Telekomunikasi Indonesia. Intranet merupakan software yang digunakan untuk mendukung pengolahan data, email, dan informasi-informasi lain mengenai perusahaan. Fasilitas lain yang disediakan oleh intranet adalah :
1. E-mail ( Surat Elektronik )
Seorang user dapat menggunakan email intranet dengan tingkat keamanan yang tinggi karena selain menggunakan ip address local juga menggunakan authentication yaitu user name dan password.
2. Nota Dinas
3.3.1. Proses Bisnis Seat Management
Permintaan kebutuhan desktop dari user dikompulir pada unit General Support / Sekretariat untuk disampaikan ke ISC melalui NDE yang dikirim oleh pejabat setingkat Senior Manager/General Manager dengan melampirkan Form Permintaan Desktop yang ditujukan kepada OSM IS terkait.
Khusus untuk divisi-divisi (termasuk seluruh unit-unit dibawahnya) yang menjadi area operasi IS PO dan IS DC EWS diajukan kepada OSM IS PO/OSM IS DC
1 User Request (SLA & Non SLA)
2 Desktop Requirement Info
5
3 Requirement Fulfillment Analysis
4 Fulfillment Plan Commitment (JPS & Non JPS)
6 Response for Completion & Request Closing
SM Vendor Mgt :
Gambar 3.3 Proses Bisnis Seat Management
3.3.2. Deployment
Deployment adalah tahapan dalam pengelolaan desktop yang meliputi
kegiatan pra-instalasi, pengiriman desktop ke lokasi User, instalasi desktop
1. Penggantian habis masa sewa existing a. Berca (sejak November 2007 ) b. Datascrip ( Mulai November 2007 ) c. Aldira ( Desember 2007 )
2. Pemberian sarana kerja pegawai baru 3. Penggantian desktop kerja lama ( non sewa )
4. Keperluan lain-lain, misalnya : Outlet Plasa Telkom, Layanan Flexy Center, Call Center 147, atau Program Speedy.
Proses deployment terdiri dari dua tahapan, yaitu Pra Deployment dan Deployment itu sendiri.
3.3.2.1. Pra Deployment
Tahapan ini meliputi :
1. Design Asset Tagging (Sticker )
Tahapan ini adalah pembuatan asset tagging ( atau lebih dikenal dengan istilah sticker, yang bertujuan untuk memudahkan proses identifikasi perangkat setelah nantinya perangkat Seat Management disebar ke user-user. Hal ini akan sangat memudahkan proses penarikan perangkat pada tahun ke-3 ( saat perjanjian sewa telah habis ).
2. Update SSC
dalam desktop Telkom, harus memenuhi aspek legal dan melalui pengujian serta approval dari ISC, dan permintaan untuk instalasi software harus dimintakan resmi ke ISC.
3. Create Master Image
Untuk personal komputer dan laptop Seat Management, sebelum perangkat tersebut dideploy kepada user, terlebih dahulu dilakukan proses install operating system, install software standar, dan setting-setting standar kerja lainnya. Pada saat sebuah perangkat diterima dari produsen, kondisi perangkat adalah hanya berisi operating system yang disebut Pre-install. Apabila installasi dan setting dilakukan pada tiap perangkat secara satu persatu, maka hal tersebut akan menyita resource dan waktu, solusi yang diambil adalah dengan pembuatan Master Image, yaitu cukup satu perangkat diinstall dan dikondisikan seperti keinginan yang dibutuhkan di lapangan, kemudian dilakukan imaging, nantinya image ini di-clonning ke semua perangkat PC dan Laptop Seat Management. Proses ini sangat efisien, satu proses clonning dilaksanakan tidak lebih dari 10 menit.
4. Create Form ( Berita Acara )
Setelah image selesai dibuat, maka dilakukan pengujian terhadap image tersebut, yaitu dengan cara reload image terhadap perangkat personal komputer dan laptop lainnya, jika proses reload berhasil, dan hasil yang didapat pada perangkat uji coba image sudah sesuai dengan yang diinginkan, maka artinya pengujian image sukses. Selanjutnya dibuat berita acara serah terima image dari Telkom kepada vendor Seat Management.
Image terdapat dalam lampiran 1 dan 2. 5. Desktop Management Tools Infrastructure
Desktop Management Tools dimaksud adalah menggunakan ALTIRIS, yaitu sebuah software yang memiliki kemampuan berupa : Inventory solution, yaitu mendeteksi konfigurasi hardware, software, serial number,
user data profile, IP address dan data-data optional lain, yang terdapat pada setiap personal komputer maupun laptop.
Software delivery solution, yaitu kamampuan berupa pendistribusian
software dari sever Altiris kepada personal komputer atau laptop yang tersebar di user-user. Dengan modul software delivery, maka pendistribusian software baik itu berupa service pack maupun install software dapat dilakukan melalui server tanpa harus datang ke lokasi sambil membawa source installer, modul ini mampu meningkatkan efektivitas pekerjaan dan juga efisiensi waktu.
Patch management solution, modul ini memiliki kemampuan melakukan
untuk : (1) mengumpulkan informasi tentang aplikasi yang telah diinstall pada personal komputer atau laptop user yang berbentuk file .msi atau .exe (2) melakukan cek status aplikasi tersebut secara berkala (3) secara otomatis melakukan perbaikan atau perubahan terhadap file yang corrupt dan juga setting pada registry Windows yang bermasalah.
Appication metering solution, modul ini memiliki kemampuan untuk : (1)
mendeteksi aplikasi yang terinstall pada personal komputer atau laptop user (2) monitoring terhadap penggunaan aplikasi tersebut (3) melakukan block terhadap software yang tidak legal (4) melakukan block terhadap penggunaan software tertentu, misalnya seperti Game atau software tertentu yang dikehendaki, block dapat dilakukan sepanjang hari, dapat juga dilakukan pada jam tertentu (jam kerja saja).
carbon copy solution, modul ini memiliki kemampuan untuk melakukan
remote terhadap PC atau laptop user, yang fungsinya untuk memberikan kemudahan pada saat perbaikan atau troubleshooting saat terjadi gangguan.
Semua solution yang dimiliki Altiris bekerja dengan metode Agent, artinya di setiap personal komputer atau laptop Seat Management harus terlebih dahulu diinstall Agent Altiris.
6. Antivirus Infrastructure
Antivirus yang digunakan pada perangkat Seat Management adalah TrendMicro ( Premium Support Program ).
7. Uji Fungsi Perangkat
bermasalah, monitor berfungsi baik, port USB semua berfungsi, tidak bermasalah ketika dilakukan test print dokumen
9. untuk laptop, dipastikan bahwa operating system tidak bermasalah, monitor berfungsi baik, port USB semua berfungsi, tidak bermasalah ketika dilakukan test print dokumen, dapat diintegrasikan dengan projector 10. untuk printer, dapat menjalaskan proses pencetakan dengan baik, tidak ada
masalah dengan hasil komposisi warna antara tampilan di layar dengan hasil cetakan
11. untuk projector, dapat menampilkan melalui lensa projector, yaitu semua apa yang tampil di monitor / maupun laptop. Untuk projector yang dilengkapi dengan wireless, maka dilakukan pengujian bahwa perangkat komputer / atau laptop dapat terintegrasi kepada projector melalui media wireless ( bukan melalui kabel VGA projector )
12. untuk scanner, dipastikan bahwa hasil scan gambar / dokumen sesuai dengan keadaan gambar / dokumen yang sesungguhnya, tidak ditemukan crash dengan perangkat komputer atau laptop.
Tahapan ini adalah tahap terakhir dari proses deploy perangkat Seat Management kepada user-user. Terdiri dari :
1. Validasi data dari SLM
Data kebutuhan terlebih dahulu dikompulir oleh unit SLM (Service Level Management) Telkom ISCenter. Data ini diperoleh baik melalui JPS (Joint Planning Session) maupun dari Nota Dinas yang diterima SLM ISCenter. 2. Penyerahan data distribusi ke vendor
Data kebutuhan yang sudah diolah oleh unit SLM kemudian dipetakan, dan disesuaikan dengan planning Seat Management, artinya sejumlah angka kebutuhan tertentu, akan didelivery secara sekaligus atau berkala, dalam rentang waktu tertentu, pada jadwal tertentu pula. Data ini kemudian diserahkan ke vendor untuk segera dilakukan proses selanjutnya di pihak internal vendor.
3. Pengiriman perangkat oleh vendor
Perangkat dikirim sampai titik dimana end user berada, artinya pengiriman tidak dilakukan secara terpusat pada unit / cabang / divisi regional tertentu saja, tetapi benar-benar sampai ke ruang kerja dimana end user berada, contoh kasus : jika user berada di wilayah Telkom divisi regional V Jawa Timur, di kantor Pelayanan Kota Ponorogo yang terletak di Jl. Dr. Soetomo No.2 Ponorogo, maka pengiriman perangkat dilakukan sampai ke alamat dimaksud, dan bukan sekedar di Kantor Divisi Regional Surabaya, atau juga bukan di Kantor Daerah Telekomunikasi Madiun ( sebagai Kandatel yang membawahi Ponorogo ).
terdistribusi.
5. On Site Training oleh vendor
Untuk memastikan agar perangkat desktop yang diserahkan kepada User dapat dioperasikan dengan baik dan benar maka pada saat instalasi harus disertai dengan orientasi tentang produk, minimal petunjuk tentang :
a. Prosedur menghidupkan / mematikan desktop; b. Cara merawat perangkat;
c. Cara pengamanan perangkat (screen saver, password protection, dll);
d. Hal-hal lain yang harus dilakukan User bila terjadi gangguan 6. Penandatanganan Berita Acara Instalasi
Setelah proses instalasi dilakukan di lokasi user, maka dilakukan penandatanganan Berita Acara Instalasi oleh user dan teknisi vendor.
ISC (HO, DC, PO dan Area) dapat menerima perangkat secara kolektif dengan ketentuan sebagai berikut :
1. Beberapa User Telkom tidak berada ditempat pada saat Teknisi Vendor akan melaksanakan Instalasi.
2. Beberapa User yang telah dialokasikan perangkat desktop telah mutasi (pindah lokasi kerja atau pensiun), sehingga perangkat yang telah di deliver oleh Vendor ke User tidak dapat diinstalasi.
dan Area).
5. Seluruh perangkat yang dibuatkan BA Kolektif, selanjutnya dapat dialokasikan kepada user yang membutuhkan dibawah pengelolaan ISC(HO, DC, PO dan Area) masing-masing
41
4.1. Analisis Sistem
4.1.1. Analisis Prosedur
Tahapan dalam pengelolaan desktop meliputi kegiatan perencanaan kebutuhan
dan penentuan rancangan sistem manajemen yang akan digunakan. Sedangkan
PM (Prosedur Mutu) yang dibuat sebagai pedoman dalam melaksanakan suatu
kegiatan tertentu dimaksudkan untuk memberikan pedoman dalam pengelolaan
desktop dilingkungan TELKOM agar pengelolaan desktop dapat dilaksanakan
secara efektif dan efisien.
Seluruh perangkat desktop harus mempunyai identifikasi yang menjelaskan status
kepemilikan dan identitas dimaksud berupa sticker yang ditempel pada desktop.
TISC harus menyediakan database inventory perangkat desktop yang sekurang –
kurangnya berisi informasi tentang : jenis desktop, nomor seri, serta status
perangkat (Legacy, sewa atau Seat-Management).
Tahap analisa dan evaluasi sistem sangat berperan dan berpengaruh pada tahap
berikutnya, yaitu proses perbaikan sistem lama atau desain / merancang sistem
yang sama sekali baru. Ketidak cermatan atau ketidak lengkapan analisa dapat
mengakibatkan suatu sistem yang membingungkan dan tidak memuaskan bagi
Sarana yang akan dipakai pada tahap ini adalah untuk mengetahui unjuk kerja dari
sistem yang ada, sekaligus mencari kekurangan yang belum terdeteksi pada saat
mendefinisikan masalah, sehigga selanjutnya dapat dilakukan evaluasi dan
memberikan masukan untuk pemecahan sebagai dasar untuk tahap
Prosedur Permintaan Dan Pemenuhan Desktop
Gambar 4.1 Prosedur Permintaan dan Pemenuhan desktop untuk unit divre
Permintaan kebutuhan desktop ditujukan kepada TISC atau USI regional setempat
bagi unit kerja di bawah Divisi Regional. Untuk Unit non Divre, permintaan
ditujukan kepada TISC melalui Shared Service / Sekretariat unit masing – masing.
Permintaan dimaksud disampaikan secara tertulis menggunakan Nota Dinas
dengan menginformasikan detail permintaan sesuai dengan Form Permintaan
Desktop sebagaiman terlampir.
4.1.2. Analisis Sistem Berjalan
Gambar flow map berikut ini menggambarkan aliran dokumen sistem yang
berjalan yang ada pada TISC (Telkom I/S Center). Pada flow map dibawah ini,
Permintaan kebutuhan desktop ditujukan kepada TISC atau USI regional setempat
bagi unit kerja di bawah Divisi Regional. Untuk Unit non Divre, permintaan
ditujukan kepada TISC melalui Shared Service / Sekretariat unit masing – masing,
dan selanjutnya diproses sesuai prosedur yang ada, maka permintaan dari
kebutuhan yang ada akan diberikan kepada user.
Selanjutnya permintaan dimaksud disampaikan secara tertulis menggunakan Nota
Dinas dengan menginformasikan detail permintaan sesuai dengan Form
Permintaan Desktop sebagaimana terlampir. TISC selanjutnya mengevaluasi
kemungkinan pemenuhan kebutuhan desktop dimaksud dengan
mempertimbangkan : Urgensi/prioritas kebutuhan, ketersediaan anggaran,
Peluang dan Kesempatan.
Agar tercapai tingkat layanan yang optimal, maka mekanisme permintaan dan
pemenuhan desktop diatur sebagai berikut : permintaan desktop harus
disampaikan oleh unit kerja pengguna sekurang – kurangnya 1,5 (satu setengah)
bulan sebelum target penggunaan. TISC harus memberikan konfirmasi hasil
evaluasi atas permintaan desktop dimaksud paling lambat 1 (satu) minggu sejak
Nota Dinas permintaan desktop diterima. Untuk permintaan desktop yang belum
dapat dipenuhi dimasukkan kedalam daftar rencana kebutuhan desktop. Standar
standar protokol network dan pengaturan berkaitan dengan prosedure akses
network yang diijinkan termasuk tanggung jawab administrator dan user diatur
dalam SSC, sedangkan standar interface network yang diijinkan diatur dalam
SHC. Standard Hardware Catalogue (SHC) bertujuan untuk memberikan batasan
yang tegas tentang standar spesifikasi teknis desktop yang diijinkan di lingkungan
TELKOM. SHC memuat spesifikasi teknis desktop dan klasifikasi user
berdasrkan funsi pekerjaan user / unit kerja. Standard Software Catalogue (SSC)
bertujuan untuk memberikan batasan yang tegas tentang software aplikasi apa saja
yang diijinkan untuk di-install pada PC dan Laptop user di lingkungan TELKOM.
4.1.2.2. Diagram Konteks
Untuk menggambarkan aliran data antara aplikasi Monitoring and
Controlling Distribution Desktop dengan entitas luarnya dapat dilihat pada
diagram konteks. Sistem informasi ini memiliki 2 entitas luar sistem yaitu:
Gambar 4.3 Diagram Konteks
1. User, fungsi dari user :
a. Melihat data barang / iventori desktop.
b. Melihat data nota dinas penerima dan pemenuhan permintaan
desktop.
2. Admin, fungsi dari admin dalam aplikasi :
a. Menerima nota dinas permintaan desktop.
b. Meng-update data barang.
4.1.2.3. Data Flow Diagram (Diagram Alir Data)
Gambar 4.4 DFD Level 0 System Monitoring and Controling Distribution
Desktop
1. KA USI REGIONAL (Kepala Unit Sistem Informasi)
a. Evaluasi Permintaan Desktop.
b. Informasi status Pemenuhan Permintaan Desktop.
c. Nota dinas response atas Permintaan Desktop.
2. KA USI INFRASTRUKTUR (Kepala Unit Infrastruktur)
a. Evaluasi Pemenuhan Desktop.
b. Setup Desktop untuk di Delivery ke User.
Gambar 4.5 DFD Level 1 proses 1 KA USI REGIONAL
49
5.1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, maka didapatkan beberapa
kesimpulan :
1. Sistem yang telah dibangun mampu memberi solusi yang dapat menjawab
permasalahan operasional di bagian desktop Telkom I/S Center, yaitu
seputar penyediaan data pemakai desktop, data sebaran desktop, juga
sebagai media yang efektif untuk sosialisasi Desktop Management.
2. Sistem yang yang ada dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan
perkembangan lingkungan, baik lingkungan dalam arti tingkat kebutuhan
user aplikasi, maupun lingkungan dalam arti kompleksitas data dan
unsur-unsur pekerjaan dimana makin hari sangat mungkin akan menjadi sangat
kompleks.
5.2 Saran
Untuk pengembangan aplikasi ini, disarankan beberapa hal, yaitu :
1. Pemeliharaan sistem hendaknya dilakukan secara rutin dan diharapkan ada
pihak lain yang bisa mengembangkan sistem ini, karena dengan semakin
berkembangnya pekerjaan, dimungkinkan diperlukannya penambahan
kemampuan dan kualitas system.
2. Evaluasi dan perbaikan sistem hendaknya dilakukan secara rutin dalam
Laporan Kerja Praktek
Diajukan untuk memenuhi syarat Mata Kuliah Kerja Praktek Program Strata satu Jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
Dwi Nur Setyo Budi 10506004
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
KATA PENGANTAR ... i
1.1 Latar Belakang Kerja Praktek ... 1
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah ... 3
13 Maksud dan Tujuan ... 4
1.4 Batasan Masalah ... 4
1.5 Lokasi dan Jadwal Kerja Praktek ... 4
BAB II LANDASAN TEORI ... 6
2.3 Pengertian Sistem Informasi ... 14
2.3.1 Komponen Sistem Informasi ... 14
2.4 Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur ... 16
2.4.1 Flow Map ... 16
2.4.2 Diagram Kontek ... 16
3.1.2 Visi dan Misi PT. Telekomunikasi Indonesia Tbk ... 27
3.2 Struktur Organisasi ... 28
3.2.1 Struktur Organisasi PT. Telekomunikasi Indonesia Tbk ... 28
3.2.2 Struktur Organisasi Divisi Information System Center ... 29
3.3 Deskripsi Kerja ... 32
3.3.1 Proses Bisnis Seat Management ... 32
3.3.2 Deployment ... 32
3.3.2.1 Pra Deployment ... 33
3.3.2.2 Deployment ... 38
BAB IV ANALISIS KERJA PRAKTEK ... 41
4.1 Analisis Sistem ... 41
4.1.1 Analisis Prosedure ... 41
4.1.2 Analisis Sistem Berjalan ... 44
4.1.2.1 Diagram Kontek ... 46
4.1.2.2 Data Flow Diagram ... 48
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 49
DAFTAR PUSTAKA
Gambar 2.1 Karakteristik Sistem ... 10
Gambar 2.2 Siklus Informasi... 12
Gambar 3.1 Struktur Korporasi Perusahaan ... 28
Gambar 3.2 Struktur Organisasi IS Center ... 29
Gambar 3.3 Proses Bisnis Seat management ... 32
Gambar 4.1 Prosedur Permintaan dan Pemenuhan desktop ... 43
Gambar 4.2 FlowMap Sistem berjalan ... 46
Gambar 4.3 Diagram konteks ... 47
Gambar 4.8 DFD Level 0 ... 48
Gambar 4.9 DFD Level 1 Proses 1KA USI REGIONAL ... 49
No Gambar Keterangan
1 Menunjukan kegiatan proses dari operasi
program computer
2 Menunjukan awal atau akhir proses
3 Menunjukan dokumen input dan output
baik proses manual, mekanika atau
computer
4 Menunjukan adanya kondisi atau keadaan
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa,
karena hanya atas rahmat-Nya semata penyusunan laporan Praktek Kerja
Lapangan (PKL) dapat terlaksana dengan baik. Laporan ini disusun sebagai bukti
telah melaksanakan Praktek kerja Lapangan (PKL) di Information System Center
Bandung dan sebagai syarat dalam menyelesaikan program pendidikan Strata I
Program Manajemen Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas
Komputer Indonesia Bandung.
Dalam Kesempatan ini pula, penyusun juga mengucapkan terima kasih
kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan, semangat, dan motivasi,
sehingga penulisan laporan ini dapat diselesaikan dengan baik. Ucapan terima
kasih terutama kepada :
1. Allah SWT yang telah memberikan kesehatan dan memberikan
kemudahan kepada penulis untuk melakukan Kerja Praktek dan penulisan
Laporan.
2. Mama dan Papa tercinta yang telah memberikan doa maupun dukungan
selama Kerja Praktek dan penulisan Laporan.
3. Bapak Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc. Selaku Rektor Universitas
Komputer Indonesia.
4. Bapak Prof. Dr.Ir. Ukun Sastraprawira, M.Sc. Selaku Dekan Fakultas
Teknik Universitas Komputer Indonesia.
5. Bapak Dadang Munandar , SE.,M.Si. Selaku Ketua Jurusan Manajemen
Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Komputer Indonesia.
6. Ibu Rina Kurniawati, S.KOM,MT selaku Dosen Wali yang telah
meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan, saran dan nasehatnya
selama penyusunan Laporan Kerja Praktek ini di Universitas Komputer
Penulis mengharapkan agar laporan yang telah ada ini dapat bermanfaat
bagi semua pihak, guna mengembangkannya lebih lanjut. Dan akhirnya “ Tak ada
gading yang tak retak”, Maka dari itu penyusun mohon maaf apabila dalam
penyajian laporan ini masih terdapat kekurangan.
Bandung, Oktober 2009
Laporan Kerja Praktek
Ditujukan untuk memenuhi syarat matakuliah kerja praktek Program Strata Satu Jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
Dwi Nur Setyo Budi 10506004
Bandung, Oktober 2009
Pembimbing Jurusan, Pembimbing Lapangan,
Rina Kurniawati,S.KOM.MT Agus Hadi Santosa
NIP.4127.70.26.004 NIP.640982
Ketua Jurusan Manajemen Informatika
