RANCANG BANGUN APLIKASI PENGGAJIAN PADA
PT INDOTRANS MANDIRI
SURABAYA
KERJA PRAKTIK
Program Studi
S1 Sistem Informasi Kekhususan Komputerisasi Akuntansi
Oleh:
LIDYA IKE PATRICIA 11410110028
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK... ... v
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR ISI ... 1
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiii
BAB I PPENDAHULUAN ... 1
1.6 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6
2.1 Sejarah Perusahaan ... 6
2.1.1. Logo Instansi ... 6
2.1.2. Struktur Organisasi ... 7
2.1.3. Job Deskripsi ... 7
2.1.4. Visi PT Indotrans Mandiri………..9
2.1.5. Misi PT Indotrans Mandiri ... 9
BAB III LANDASAN TEORI ... 10
3.1. Konsep Dasar Aplikasi ... 10
3.7. Konsep Dasar Basis Data... 14
3.7.1 Bagian Alir Dokumen..….………..…...14
3.8.1 Database………...………..…...15
3.8.2 Database Management System…….………...………15
3.8.3 Diagram Kontex (Diagram Contex)…………... ………17
3.8.4 Diagram Aliran Data (DAD) ... 17
3.8.5 Entity Relationship Diagram (ERD)...17
3.8.6 Hierharky Plus Input - Output... 18
BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK ... 19
4.1. Analisis Sistem ... 19
4.1.1. Document Flow Pehitungan Tunjangan ... 20
4.1.2. Document Flow Perhitungan Total Gaji ... 21
4.2. Perancangan Sistem ... 22
4.2.1. System Flow General Setting ... 23
4.2.2. System Flow Perhitungan Tunjangan ... 24
4.2.3. System Flow Perhitngan Total Gaji ... 25
4.3. HIPO (Hierharky Input Ouput) ... 26
4.4. Block Diagram……….……….26
4.5. Perancangan Database ... 27
4.5.1. Entity Relational Diagram Conceptual Data Model ... 27
4.5.2. Entity Relational Diagram Physical Data Model ... 28
4.5.3. Struktur Basis Data & Tabel ... 30
4.5. Desain Input&Output ... 33
4.6.1. Desain Input ... 34
4.6.2. Desain Output ... 37
4.7. Implementasi Dan Evaluasi ... 39
4.7.1. Teknologi ... 40
4.7.2. Tampilan Program ... 40
BAB V PENUTUP ... 49
DAFTAR PUSTAKA ... 50
LAMPIRAN ... 51
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar belakang
Penggajian merupakan salah satu hal yang penting dalam hak asasi manusia
(HAM) dalam berkerja disuatu perusahaan. Dalam hal ini karyawan memiliki
kewajiban sebelum melakukan pekerjaan yaitu dengan absensi kehadiran melalui
finger print yang sudah disediakan oleh perusahaan. Sehingga dengan absensi
karyawan dapat mengetahui jumlah gaji yang harus diterima oleh masing-masing
karyawan.
Keterlambatan penggajian karyawan sering terjadi pada PT. Indotrans
Mandiri karena, proses penginputan absensi masih dilakukan secara manual
menggunakan Microsoft Excel yang memiliki kelemahan dalam hal waktu yang
diperlukan cukup lama pada proses penginputan data serta kesalahan perhitungan
oleh admin PT. Indotrans Mandiri. Sehingga data harus dicatat atau diproses
berulang kali dalam upaya penyusun laporan penggajian karyawan. Hal ini, gaji
yang diterima karyawan sering terjadi keterlambatan dan kadang kurang sesuai
dengan jumlah hadir karyawan.
Akibat dari banyaknya kompetitor dalam era globalisasi ini, mengharuskan
perusahaan untuk mengatasi masalah penggajian karyawannya untuk mencegah
berkurangnya produktivitas perusahaan dengan menggunakan sistem informasi
penggajian yang terkomputerisasi.
Merujuk pada permasalahan di atas, maka diperlukan sebuah Aplikasi
Penggajian Pegawai untuk PT. Indotrans Mandiri yang dapat mempermudah
absensi yang didapat setiap hari kerja. Sehingga, admin keuangan tidak perlu lagi
melakukan penghitungan secara manual dari penghitungan periode-periode
sebelumnya.
Diharapkan dengan adanya aplikasi penggajian pegawai dapat
mempercepat proses penggajian pegawai yang ada di PT. Indotrans Mandiri serta
mempermudah admin keuangan dalam melakukan rekapan gaji dan rekap laporan
keuangan yang ada pada PT. Indotrans Mandiri. Sehingga pihak admin keuangan
dapat mengambil keputusan kedepannya berdasarkan gaji yang diterima dan
jumlah hadir tersebut. Keberadaan aplikasi ini bukan hanya mempermudah bagi
pihak admin keuangan, melainkan juga membantu pihak IT yang selama ini
membangun aplikasi di PT. Indotrans Mandiri.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah tersebut yang menerangkan tentang
Rancang Bangun Aplikasi Penggajian, maka dirumuskan sebagai berikut:
1. Bagaimana merancang aplikasi penggajian yang dapat megatasi
masalah perhitungan gaji karyawan yang masih manual pada PT
Indotrans Mandiri?
2. Bagaimana membuat perhitungan gaji pokok berdasarkan absensi dan
tunjangan di PT Indotrans Mandiri?
1.3. Batasan Masalah
Berdasarkan rumusan masalah tersebut, maka ruang lingkup terfokus pada
masalah yang akan dibahas yaitu mengenai segala hal yang berkaitan dengan
1. Sistem yang dibangun hanya digunakan untuk PT Indotrans Mandiri dan
disesuaikan dengan prosedur yang ada di PT Indotrans Mandiri.
2. Aplikasi penggajian berjalan pada jaringan lokal, tidak melalui jaringan
internet atau berbasis desktop application.
3. Laporan penggajian dan absensi karyawan yang dikerjakan sampai
pemberitahuan kepada manager yang menangani masalah penggajian
serta kepada owner perusahaan.
4. Sistem yang dibangun meliputi absensi dan perhitungan total gaji yang
akan diterima oleh setiap karyawan berdasarkan kehadiran karyawan
(absensi), tunjangan - tunjangan, potongan gaji pokok berdasarkan
jumlah terlambat, dan tambahan gaji.
5. Aplikasi yang dibuat tidak membahas masalah lembur karyawan dan
pajak penghasilan karyawan.
6. Laporan yang dihasilkan sistem ini berupa laporan penggajian di akhir
bulan.
1.4 Tujuan
Berdasarkan uraian dalam batasan masalah di atas, tujuan pada kerja praktek
ini adalah membuat aplikasi penggajian yang meliputi proses absensi dan proses
penghitungan total gaji yang akan di berikan untuk setiap karyawan, di mana sistem
informasi penggajian ini memberikan kemudahan serta mempercepat kinerja dalam
menghitungan jumlah total gaji yang akan di terima untuk setiap karyawan di PT
Indotrans Mandiri, serta mengurangi beberapa kesalahan manual dan mampu
1.5 Manfaat
Diharapkan kerja praktek ini dapat memberikan manfaat sebagai berikut:
1. Membuat desain sistem yang dapat meminimalkan waktu dalam
melakukan proses penggajian karyawan pada PT Indotrans Mandiri.
2. Menghasilkan laporan yang memudahkan untuk memonitoring gaji
karyawan sehingga tidak terjadi keterlambatan.
1.6 Sistematika Penulisan
Laporan kerja praktek ini dibuat dengan sistematika berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Bab pertama ini dijelaskan mengenai latar belakang dalam
pembuatan Rancang Bangun Aplikasi Penggajian pada PT Indotrans
Mandiri. Perumusan masalah yang ingin diselesaikan, batasan masalah
untuk rancangan sistem yang akan dibangun, tujuan dari pembuatan
rancangan sistem ini, kontribusi yang diharapkan dari pembuatan rancangan
sistem yang sedang dibangun sehingga dapat bermanfaat untuk kemajuan
instansi, serta sistematika penulisan yang digunakan.
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Bab kedua berisi penjelasan secara singkat sejarah dari PT.
Indotrans Mandiri, struktur organisasi, job diskripsi, dan visi misi PT.
Indotrans Mandiri.
BAB III LANDASAN TEORI
Bab ketiga membahas tentang berbagai macam teori yang
mendukung dalam pembuatan Rancang Bangun Aplikasi Penggajian yaitu
sistem informasi, analisa sistem informasi, Document Flow, System Flow,
Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Visual
Studio 2008, SQL Server 2005, dan sistem penggajian.
BAB IV DESKRIPSI PERUSAHAAN
Bab keempat menjelaskan tentang proyek Rancang Bangun Aplikasi
Penggajian , meliputi Analisis Document Flow, Data Flow Diagram
(DFD),Context Diagram, Entity Relationship Diagram (ERD) beserta
Struktur Basis Data dan Tabel dan Desain Input dan Output.
BAB V PENUTUP
Bab kelima ini membahas mengenai uraian kesimpulan dari
perancangan dan pembuatan rancang bangun aplikasi penggajian yang
terkait dengan tujuan dan permasalahan yang ada, serta saran untuk
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1. Sejarah Perusahaan
PT. Indotrans Mandiri didirikan oleh Donny Sutikno, alasan utama
pembangunan perusahaan ini adalah dengan melihat tingginya tingkat ekspor impor
di Indonesia, maka didirikanlah sebuah perusahaan yang mampu melayani jasa
ekspor impor di Indonesia. PT. Indotrans Mandiri didirikan pada tahun 2002,
perusahaan yang bergerak dalam bidang ekspor impor ini dahulunya bernama PT.
Indotrans namun terjadi perubahaan pada tahun 2011. PT. Indotrans Mandiri
berlokasi di Jl. Tanjung Perak 29 Blok G No. 27 Surabaya. Perusahaan ini juga
telah memiliki anak perusahan yang berlokasi di Jakarta.
PT. Indotrans Mandiri memperkerjakan sekitar 50 orang karyawan tetap
untuk lokasi perusahaan di Surabaya, dan sekitar 60 orang untuk lokasi perusahaan
yang berada di Jakarta.
2.1.1. Logo Instansi
Berikut adalah logo PT Indotrans Mandiri:
2.1.2. Struktur Organisasi
Berikut adalah struktur organisasi yang ada di PT Indotrans Mandiri
Surabaya yaitu:
Gambar 2.2 Struktur Perusahaan PT. Indotrans Mandiri 2.1.3. Job Deskripsi
Berdasarkan gambar struktur organisasi di atas, maka dapat dijelaskan
deskripsi tugas dari masing – masing bagian, yakni:
1. Komisaris
a. Memberikan nasihat kepada direktur dalam melaksanakan
pengawasan karyawan perusahaan.
b. Melakukan pengawasan atas jalannya usaha pada perusahaan
dagang tersebut.
c. Bertindak sebagai wakil pemegang saham melakukan pelaksanaan
2. Direktur
a. Membuat rencana pengembangan dan usaha perusahaan dalam
jangka pendek & panjang.
b. Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada rapat umum
pemegang saham (RUPS).
c. Bertanggung jawab penuh atas tugasnya untuk kepentingan
perseroan dalam mencapai maksud dan tujuannya.
3. Departemen Import
a. Mengontrol aktivitas impor dalam perusahaan.
b. Mengevaluasi performa pemasok.
4. Administrasi Keuangan
a. Mengkoordinir, menganalisa, mengelola data-data, sehingga
tersusun suatu laporan keuangan- perusahaan.
b. Ikut serta dalam mengamankan asset perusahaan.
c. Bertanggung jawab atas kegiatan keuangan mengatur masalah yang
berhubungan dengan penyediaan dan penggunaan dana.
d. Menyediakan laporan keuangan untuk internal maupun eksternal
perusahaan.
5. Bagian Operasional
a. Merencanakan dan merealisasikan program kerja (business plan),
b. Pengawasan terhadap mutu pekerjaan operasional,
6. Bagian Laporan
a. Melaksanakan pengumpulan pengelolaan data dalam rangka
pelaksanaan kegiatan evaluasi pendokumentasian.
Pelaporan kegiatan unsur - unsur organisasi di PT Indotrans Mandiri.
2.1.4. Visi PT Indotrans Mandiri
Menjadi salah satu perusahaan ekspedisi yang terpercaya dan handal
dengan kualitas pelayanan yang terbaik.
2.1.5. Misi PT Indotrans Mandiri
1. Menawarkan pelayanan terbaik di bidang transportasi yang sesuai dengan
kebutuhan masing – masing mitra bisnis untuk meningkatkan efisiensi dan
memberikan nilai tambah dalam menghadapi kompetisi global.
2. Melakukan inovasi – inovasi bisnis secara terus – menerus untuk memenuhi
bahkan melampaui harapan konsumen.
3. Berkomitmen dalam pertumbuhan bisnis yang berkesiinambungan demi
kepuasan pelanggan, kesejahteraan karyawan, kepentingan pemegang
BAB III LANDASAN TEORI 3.1 Konsep Dasar Aplikasi
Aplikasi berasal dari kata application yang artinya penerapan; lamaran;
penggunaan. Secara istilah aplikasi adalah program siap pakai yang direka untuk
melaksanakan suatu fungsi bagi pengguna atau aplikasi yang lain dan dapat
digunakan oleh sasaran yang dituju.
3.2Microsoft Visual Basic 6.0
Program Microsoft Visual Basic merupakan bahasa pemrograman tingkat
tinggi (High Level Languange). Microsoft Visual Basic juga merupakan bahasa
pemrograman Object Oriented Programming (OOP), yaitu pemrograman
berorientasi pada objek. Microsoft Visual Basic memiliki beberapa versi yaitu
Microsoft Visual Basic 3.0, Microsoft Visual Basic 5.0, Microsoft Visual Basic
Versi 6.0, VB. Net. Dan mungkin akan berkembang lagi dengan berbagai versi dan
semakin sempurna dalam penggunaannya.
Menurut Kusrini (2007:171), “Visual Basic adalah salah satu bahasa
pemrograman komputer”. Bahasa pemrograman adalah perintah-perintah yang
dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Visual Basic
merupakan salah satu development tool, yaitu alat bantu untuk membuat berbagai
macam program komputer, khususnya yang menggunakan sistem operasi windows.
Menurut Suhata, (2005:3), “Visual Basic 6.0 merupakan salah satu bahasa
pemrograman yang dapat digunakan untuk menyusun dan membuat program
aplikasi pada lingkungan sistem operasi windows”. Program aplikasi dapat berupa
sudah terdapat kompenen-kompenen yang sangat membantu pembuatan program
aplikasi.
Adapun alasan penulis menggunakan pemrogramman Visual Basic Versi 6.0
yaitu antara lain :
a. Bahasa pemrograman ini berbasis Windows sehingga seorang
programmer dapat membuat penampilan semenarik mungkin.
b. Program ini sangat User Friendly.
c. Mudah dalam penanganan database serta mudah dalam pembuatan
laporan.
d. Cara penggunaan program ini cukup mudah bagi seorang
programmer masih pemula.
Dengan adanya Microsoft Visual Basic 6.0 ini dapat memudahkan para
programmer untuk membuat program yang familier untuk pemakai (User) karena
menggunakan visualisasi dan animasi yang cukup tinggi serta tampilan yang
menarik untuk dilihat.
Karena kemiripannya dengan pemrograman basic, bahasa
pemrograman Microsoft Visual Basic ini menjadi lebih mudah untuk dipahami dan
dipelajari. Microsoft Visual Basic 6.0 ini mempunyai kemampuan yang sangat
besar dalam membuat program-program yang lebih kompleks. Microsoft Visual
Basic terdiri dari beberapa versi, dan Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan
penyempurnaan dari versi sebelumnya. Keunggulan dari Microsoft Visual Basic
6.0. Sejak diciptakan versi pertamanya pada tahun 1991, Microsoft Visual Basic
kini telah mencapai versi yang keenam yang memilki keunggulan dari versi
a. Kemampuan membuat ActiveX dan fasilitas internet yang lebih
banyak.
b. Memiliki compiler yang dapat menghasilkan output file
executable (.exe).
c. Memiliki beberapa tambahan sarana wizard yang lebih lengkap.
d. Membuat flat form pembuatan program yang diberi nama developer
studio.
e. Sarana akses data yang lebih cepat dan handal untuk
membuat aplikasi database yang berkemampuan tinggi dan
kompleks.
f. Penambahan kontrol baru yang lebih canggih serta peningkatan
kaidah struktur bahasa Microsoft Visual Basic 6.0.
3.3Power Designer 15.3
Power Designer adalah salah satu Tools yang dapat dipergunakan untuk
membangun/merancang sebuah Basis data melalui ER-DIAGRAM (CDM),
merancang sistem melalui Data Flow Diagram (DFD) serta mampu membuat
Program Aplikasi.
Ada beberapa Tools yang disiapkan oleh Power Designer, diantaranya
adalah:
a. Data Architec
Yaitu sebuah Tools yang dipergunakan untuk merancang Basis Data
melalui Conceptual Data Model (CDM) yang dapat di generate ke bentuk
Physical Data Model (PDM) dan selanjutnya dapat di generate ke Basis
b. Proses Analyst
Yaitu sebuah Tools yang dipergunakan untuk merancang sistem
melalui Data Flow Diagram (DFD), yaitu sebuah rancangan aliran data yang
terjadi pada proses-Proses yang dirancang pada sebuah sistem informasi.
3.4Penggajian (Payroll)
Menurut Alimansyah (2003), Gaji adalah pembayaran atas penyerahan jasa
yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan Manajer, Pegawai
Administrasi, Supervisor dan lain-lain, dan pada umumnya gaji dibayarkan secara
tetap tiap bulan.
Menurut Amir Abadi Yusuf (2000), Penggajian (Payroll) adalah sistem
yang menyajikan cara-cara penggajian pegawai secara memadai dan akurat,
menghasilkan laporan-laporan penggajian yang diperlukan, dan menyajikan
informasi kebutuhan pegawai kepada manajemen.
3.5Absensi
Fungsi absensi sering dianggap sebagai bagian yang paling penting dan
berpengaruh dalam menghitung total gaji, bahkan bisa dikatakan sebagian besar
proses menghitung total gaji berasal dari kegiatan absensi. Karena output yang akan
di keluarkan dari proses absensi merupakan penghitungan untuk total gaji agar
dapat di jumlahkan.
3.6Menghitung total gaji
Fungsi Menghitung total gaji ini merupakan suatu fungsi yang baru untuk
menggantikan sebuah proses atau cara yang ada sebelumnya yang telah ada di PT.
microsoft excel yang dimana kesalahan masih sering terjadi karena kesalahan
Inputan absensi yang dilakukan berulang-ulang di setiap harinya. Oleh karena itu
fungsi hitung total gaji memperbaiki fungsi yang ada. Dengan memberikan Inputan
berupa berapa jumlah bolos maka dihitung berapa potongan yang akan di berikan
kepada karyawan yaitu gaji pokok di kurangi total potongan, dan penambahan
diberikan saat Inputan lembur yang disesuaikan dengan berapa jam karyawan
tersebut melakukan lembur setelah semua dihitung, gaji pokok di kurangi total
potongan dan penambahan jumlah lembur akan menghasilkan total gaji.
3.7Konsep Dasar Basis Data
3.7.1 Bagian Alir Dokumen
Definisi Flowchart atau Diagram Alur menurut Sugiyono (2005:29) adalah
“Gambar simbol - simbol yang digunakan untuk menggambarkan urutan proses
atau instruksi-instruksi yang terjadi di dalam suatu program komputer secara
sistematis dan logis”.
Berhubung komputer membutuhkan hal-hal yang terperinci maka bahasa
pemograman bukan alat yang boleh dikatakan baik untuk merancang sebuah
algoritma awal, Alat yang banyak dipakai untuk membuat algoritma adalah diagram
alir (flowchart).
Diagram alir dapat menunjukan secara jelas arus pengendalian suatu
algoritma yakni bagaimana melaksanakan suatu rangkaian kegiatan logis secara
sistematis juga dapat memberikan gambaran dua dimensi yang berupa
simbol-simbol tersebut dipakai untuk menunjukan berbagai kegiatan operasi dan
pengendalian.
Menurut Jogiyanto (2005:795),”Bagan alir adalah bagan (chart) yang
menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika”.
3.8Sistem Basis Data
Menurut Marlinda (2004:1), sistem basis data adalah suatu sistem yang
menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk
menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah
organisasi/instansi sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang
diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.
Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu
Perangkat Keras (Hardware), Sistem Operasi (Operating System), Basis Data
(Database), Sistem (Aplikasi atau Perangkat Lunak), Pengelola Basis Data
(DBMS), Pemakai (User), dan Aplikasi (Perangkat Lunak) lain (bersifat opsional).
3.8.1 Database
Menurut Yuswanto (2005:2), database merupakan sekumpulan data yang
berisi informasi yang saling berhubungan. Pengertian ini sangat berbeda antara
database Relasional dan Non Relasional. Pada database Non Relasional, sebuah
database hanya merupakan sebuah File.
Menurut Marlinda (2004:1), database adalah suatu susunan/kumpulan data
operasional lengkap dari suatu organisasi/instansi yang diorganisasi/dikelola dan
komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan
pemakainya.
3.8.2 Database Management System
Menurut Marlinda (2004:6), Database Management System (DBMS)
merupakan kumpulan File yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya.
Basis Data adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri sendiri
dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data, menghapus data,
dan melaporkan data dalam basis data.
Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS adalah:
1. Data Definition Language (DDL)
Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang
diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil kompilasi
perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam File khusus yang
disebut data dictionary/directory.
2. Data Manipulation Language (DML)
Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi data
sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.
3. Query
Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian
DML yang digunakan untuk pengambilan informasi.
3.8.3 Diagram Kontex (Diagram Contex)
Menurut Kristanto (2003), diagram kontek adalah sebuah diagram
keluaran dari sistem. Diagram kontek direpresentasikan dengan lingkaran tunggal
yang mewakili keseluruhan sistem.
3.8.4 Diagram Aliran Data (DAD)
Menurut Kendall (2003), diagram aliran data (DAD) merupakan suatu
teknik analisa data terstruktur yang menggambarkan mengenai masukan (input),
proses dan keluaran (output) sistem.
3.8.5 Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD merupakan notasi grafis dalam pemodelan data konseptual yang
mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan. ERD digunakan untuk
memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini relatif komplek.
Dengan ERD kita dapat menguji model dan mengabaikan proses apa yang harus
dilakukan (Al-barha bin jadmudin, 2005: 130).
ERD dapat dikategorikan menjadi tiga bagian, yaitu:
1. One to one relationship
Jenis hubungan antar tabel yang menggunakan bersama sebuah kolom
primary key. Jenis hubungan ini tergolong jarang digunakan, kecuali untuk alasan
keamanan atau kecepatan akses data. Misalnya satu departemen hanya mengerjakan
satu jenis pekerjaan saja dan satu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen
saja.
2. One to many relationship
Jenis hubungan antar tabel dimana satu record pada satu tabel terhubung
dengan beberapa record pada tabel lain. Jenis hubungan ini merupakan yang paling
saja, namun suatu departemen dapat mengerjakan beberapa macam pekerjaan
sekaligus.
3. Many to many relationship
Jenis hubungan ini merupakan hubungan antar tabel dimana beberapa
record pada satu tabel terhubung dengan beberapa record pada tabel lain. Misalnya
satu departemen mampu mengerjakan banyak pekerjaan, juga satu pekerjaan.
3.8.6 Hierarchy plus Input-Output (HIPO)
Menurut Jogiyanto (2001), HIPO merupakan data dokumentasi program
digunakan sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus
pengembangan sistem. HIPO telah dirancang dan dikembangkan secara khusus
untuk menggambarkan suatu struktur bertingkat guna memahami fungsi dari
BAB IV
DESKRIPSI SISTEM
4.1 Analisis Sistem
Berdasarkan hasil analisis sistem yang sedang berjalan pada PT Indotrans
Mandiri, sistem untuk menghitung gaji yang digunakan masih manual dan tidak
terintegrasi yaitu dengan menggunakan Microsoft Excel dengan cara pengInputan
data secara manual.
Dengan sistem yang manual tersebut, menyebabkan beberapa masalah,
yaitu, adanya kesalahan pengInputan data pada saat Input jumlah hadir atau bahkan
Input hasil tunjangan karena proses yang terjadi di PT Indotrans Mandiri dilakukan
setiap hari. Untuk mengatasi beberapa masalah yang muncul tersebut, maka
dibuatlah perbaikan sistem penggajian yang kinerja di PT. Indotrans Mandiri dapat
lebih efektif dan efisien.
4.2 Desain Sistem
Dari analisis yang dilakukan di atas, maka dibuatlah sistem informasi
penggajian yang saling terintegrasi sehingga dapat mengatasi beberapa masalah
yang ada. Dalam melakukan desain sistem tersebut, melalui beberapa tahapan yaitu
pembuatan system flow, document flow, entity relationship diagram (ERD) yang
meliputi conceptual data model (CDM), physical data model (PDM), context
4.3 Document Flow
Document flow memuat hasil proses perhitungan yang sudah ada pada PT.
Indotrans Mandiri. Dalam proses perhitungan total gaji yang ada pada PT Indotrans
Mandiri, terdapat 2 proses yaitu proses hitung tunjangan, dan hitung total gaji.
Berikut ini akan dijelaskan lebih detail dari masing-masing proses.
1. Document Flow Menghitung Tunjangan
Proses Hitung tunjangan dilakukan pada bagian Keuangan yang mendapat
Data absensi tiap karyawan yang akan di berikan pada bagian keuangan yang
dimana bagian keuangan menghitung seberapa banyak karyawan yang telat,
bila karyawan yang terdaftar telat maka tidak diberikan uang makan, untuk
proses yang kedua adalah perhitungan untuk tunjangan yang diberikan
berdasarkan bulan dan tahun yang meliputi tunjangan hari raya.
Documen t Flow Menghitu ng Tun jan gan
HRD Keu an gan
Hasil perhi tungan tunjangan makan
Hasil perhi tungan tunjangan hari
raya T
2. Document Flow Menghitung total gaji
Proses hitung total gaji di mulai dari bagian HRD yang mengambil daftar
absensi karyawan yang akan di berikan pada bagian keuangan yang mengelola
gaji karyawan di PT Indotrans Mandiri, proses pertama yang di lakukan
penghitungan gaji per hari lewat absensi. Selanjutnya melakukan proses
penghitungan tunjangan dan penghitungan gaji lembur.
Document Flow Menghitung Total Gaji
HRD Keuangan
4.4System Flow
System flow merupakan perbaikan sistem perhitungan gaji yang sudah ada.
Dalam system flow pada PT Indotrans, terdapat 3 proses yaitu proses Hitung Gaji
Lembur, Hitung Tunjangan, dan Hitung Total Gaji. Berikut ini akan dijelaskan
lebih detail dari masing-masing proses.
1. System Flow Membuat Aturan Umum Perusahaan
Pada aplikasi yang baru ini, ditambahkan proses pembuatan aturan umum
perusahaan yang berfungsi sebagai pedoman dalam melakukan proses – proses
yang lainnya. Pada system ini berisi beberapa aturan umum seperti jam masuk
kantor, jam pulang kantor, aturan lembur dan batasan terlambat
karyawwan.Dijelaskan pada Gambar 4.3 System Flow Menghitung Gaji
Lembur.
2. System Flow Menghitung Tunjangan
Pada sistem Menghitung Tunjangan yang baru ini, proses Hitung tunjangan
pertama dimulai dengan menentukan besarnya tunjangan untuk setiap
karyawan dan menentukan tanggal sesuai dengan pemberian tunjangan atau di
sesuaikan dengan hari raya. Dijelaskan pada Gambar 4.4 System Flow
Menghitung Tunjangan.
3. System Flow Menghitung total gaji
Pada sistem Menghitung Total Gaji yang baru ini, proses perhitungan
pertama di mulai dengan menentukan id karyawan yang di jumlah total gaji
nya, lalu dapat di lihat berdasarkan beberapa tabel data seperti absensi,
tunjangan, lembur, dan jabatan. Yang di proses langsung memberikan nilai
total gaji yang di peroleh karyawan tersebut dan hasil dari perhitungan ini tentu
dapat di cetak yang nantinya di berikan kepada bagian atas atau direktur PT
Indotrans Mandiri. Dijelaskan pada Gambar 4.5 System Flow Menghitung
Total Gaji.
Sysflow Pembuatan General
Setting
HRD
P
h
as
e
Start
Input General Setting Perusahaan
General Setting Perusahaan
END Mengolah general setting
System Flow Menghitung Tunjangan
Sistem Flow Menghitung Total Gaji
Input data total gaji karyawan
4.5 Hierarchy Input Proses Output (HIPO)
Berikut ini gambar Hierarchy Input Proses Output dari rancang bangun
aplikasi penggajian PT Indotrans Mandiri.
0
Gambar 4.6 HIPO (Hierarchy Input Proses Output) 4.6 Block Diagram
Berikut ini gambar block diagram dari rancang bangun aplikasi penggajian
PT Indotrans Mandiri.
4.7 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan aliran data yang terjadi di
dalam sistem yang dirancang, sehingga dengan dibuatnya DFD ini agar terlihat arus
data yang mengalir dalam sistem secara jelas.
1. Context Diagram
Context Diagram menggambarkan asal data dan menunjukan aliran dari data
tersebut. Context diagram pada sistem informasi penggajian yang terintegrasi
tersebut memiliki 3 external entity yaitu karyawan, HRD dan manager. Aliran
data yang keluar dari eksternal entity tersebut menunjukan bahwa data tersebut
berasal dari eksternal entity tersebut dan aliran data yang masuk menunjukan
bahwa data tersebut ditujukan untuk eksternal entity tersebut.
2. Diagram Level 0
Gambar 4.9 Context diagram
4.8Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) dari sistem informasi penggajian yang
terintegrasi tersebut terdiri dari Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data
Model (PDM). Berikut ini akan dijelaskan lebih detail.
1. Conceptual Data Model (CDM)
Conceptual Data Model pada sistem Informasi peggajian tersebut pada PT
Indotrans Mandiri memiliki 6 tabel di mana terdiri dari 4 tabel Master dan 1
tabel transaksi. Dijelaskan pada Gambar 4.10 Conceptual Data Model
2. Physical Data Model (PDM)
Physical Data Model merupakan hasil representasi dari tabel-tabel yang
digunakan di dalam sistem informasi penggajian yang terintegrasi tersebut beserta
dengan tipe datanya.dan struktur tabel, serta desain Input dan output sistem. Berikut
ini akan dijelaskan secara detail tahapan-tahapan yang akan dilakukan. Dijelaskan
pada Gambar 4.11 Physical Data Model (PDM).
Gambar 4.11 Physical Data Model (PDM) 4.9 Struktur Basis Data & Tabel
Dalam hal merancang struktur tabel yang diperlukan, meliputi nama tabel,
nama atribut, tipe data, serta data pelengkap seperti primary key, foreign key, dan
sebagainya. Rancangan basis data aplikasi ini terdiri dari tabel – tabel sebagai
berikut :
1. Nama Tabel : Data Karyawan
Fungsi : Menyimpan Data Karyawan
Tabel 4.1 Tabel Data Karyawan
No. Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 NIK Varchar(5) Primary Key Nik
2 JABATAN Varchar(5) Foreign Key Kode jabatan
3 NAMA Varchar(100) - Nama karyawan
4 ALAMAT Varchar(100) - Alamat
5 TELPON Varchar(50) - Tempat lahir
6 AGAMA date - Tanggal lahir
7 JEKEL Varchar(1) - Jenis kelamin
8 GAJI_POKOK Integer - Gaji Pokok Karyawan
9 THN_MASUK date - Tanggal masuk
2. Nama Tabel : Login
Fungsi : Menyimpan Data Akses Login
Primary Key : Username
Tabel 4.2 Tabel Login
No. Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 Username Varchar(10) Primary Key User Admin
2 Password Varchar(10) - Password Admin
3. Nama Tabel : Absensi
Fungsi : Menyimpan Data Absensi
Primary Key : -
Foreign Key : NIK
Tabel 4.3 Tabel Absensi
No. Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 TGL_ABSEN Varchar(5) Primary Key Tanggal Absensi
2 NIK Varchar(5) Foreign Key NIK karyawan
3 NAMA_KARYAWAN Varchar(100) - Nama karyawan
4 JAM_MASUK Varchar(50) - Jam Sistem
5 JAM_MASUK_KARY Varchar(50) - Jam Masuk Karyawan
6 JAM_KELUAR date - Jam Keluar Karyawan
4. Nama Tabel : Jabatan
Fungsi : Menyimpan Data Jabatan
Primary Key : ID_Jabatan
Foreign Key : -
Tabel 4.4 Tabel Jabatan
No. Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 ID_JABATAN Varchar(5) Primary Key ID Jabatan 2 NAMA_JABATAN Varchar(5) Foreign Key Nama Jabatan
3 THR Varchar(100) - Tunjangan Hari Raya
4 TUNJ_JABATAN Varchar(100) - Tunjangan Jabatan
5 UANG_MAKAN Varchar(50) - Uang Makan
6 UANG_TRANSPORT date - Uang Transport
5. Nama Tabel : General Setting
Fungsi : Menyimpan batasan perusahaan
Primary Key : IID_GS
Foreign Key :-
Tabel 4.4 Tabel General Setting
No. Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 ID_GS Varchar(5) Primary Key ID Jabatan
2 NAMA_GS Varchar(5) - Nama general setting
3 KETERANGAN Varchar(100) - Keterangan
6. Nama Tabel : Penggajian
Fungsi : Menyimpan Data Penggajian
Primary Key : No_Slip_Gaji
Tabel 4.6 Tabel Transaksi Penggajian
No. Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 NO_SLIP_GAJI Varchar(50) Primary key Id gaji
2 TGL_SLIP Date - Tanggal Slip
3 NIK Varchar(50) Foreign Key Tahun2
4 NAMA_KAR Varchar(50) - Nip
5 JABATAN_KAR Varchar(50) Foreign Key Jabatan
6 GAJI_POKOK Integer - Gaji pokok
7 THR Integer - Tunjangan Hari Raya
8 TUNJ_JABATAN Integer - Tunjangan Jabatan
9 TUNJ_MAKAN Integer - Tunjangan makan
10 TUNJ_TRANSPORT Integer - Tunjangan Transport
11 TOTAL_POTONGAN Integer - Total potongan
12 TOTAL_GAJI Integer - Total gaji
4.10 Desain Input & Output
Desain input/output (I/O) merupakan rancanga I/O berupa form untuk
memasukan data dan membuat laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari
pengelolahan data serta merupakan acuan membuat aplikasi dalam merancang dan
4.10.1 Desain Input
Desain input merupakan desain masukan dari pengguna kepada sistem yang
kemudian akan disimpan kedalam databse.
a. Login
Gambar 4.12 Login b. Menu Utama
Gambar 4.13 Menu Utama
APLIKASI PPENGGAJIAN
c. Form Master
Gambar 4.14 Form Karyawan
Gambar 4.16 Form Jabatan
d. Form Transaksi
Gambar 4.18 Form Penggajian 4.10.2 Desain Output
Desain output merupakan perancangan desain laporan yang merupakan hasil
data dari proses yang terjadi, yang tersimpan pada database yang kemudian akan
A. Laporan Slip Gaji
Gambar 4.19 Slip Gaji B. Laporan Penggajian
Gambar 4.20 Slip Gaji
PT INDOTRANS MANDIRI Tanggal
No Slip Gaji
Tanggal Slip
NIK
Nama
Jabatan
Gaji Pokok
THR
Tunj. Jabatan
Uang Makan
Uang Transport
PT INDOTRANS MANDIRI Tanggal
NIK Nama
Total Gaji
Total Gaji No Slip Gaji
C. Laporan THR
Gambar 4.21 Laporan THR 4.11 Implementasi Dan Evaluasi
Implementasi sistem ini akan menjelaskan detil aplikasi keuangan
terintegrasi, penjelasan hardware/software pendukung, dan form-form yang ada
pada aplikasi.
4.12 Teknologi 1. Perangkat Keras
Spesifikasi perangkat keras minimum yang dibutuhkan untuk menjalankan
aplikasi ini adalah satu unit computer dengan :
a) Processor intel i5 2400 (Box) (3.1Ghz,C6Mb,Lga1155) intel LGA 1155
b) Memory dengan RAM 2 GB
c) VGA on Board
d) Monitor Super VGA (1024 X 768) dengan minimum warna 32 bit
e) Keyboard dan mouse
PT INDOTRANS MANDIRI Tanggal
NIK Nama Total THR
1. Perangkat Lunak
Sedangkan perangkat lunak minimum yang harus diinstall ke dalam sistem
komputer adalah :
a) Windows 7 Ultimate
b) Microsoft Visual Studio 2010
c) SQL Server 2008
d) Microsoft Office 2010
e) .Net Framework 4.0
4.13 Tampilan Program
Dalam sub ini dijelaskan langkah-langkah dalam menjalankan aplikasi
penggajian yang telah dibuat.
1. Login
Gambar 4.22 Form Login
Deskripsi : form ini berfungsi unuk pengecekan privilages tiap user atau
batasan tiap account user. Apabila Username dan Password salah maka akan
muncul pesan yang menunjukan pada gambar 4.22, namun apabila benar maka user
Gambar 4.23 Pesan apabila Username dan Password Tidak Terdaftar
2. Menu Utama
Gambar 4.24 Menu Utama
Gambar 4.25 Sub Menu Utama
Deskripsi : form ini digunakan untuk tampilan utama pemilihan menu apliksi.
nantinya dapat terintegrasi dengan transaksi penggajian, apabila sub menu
Karyawan diklik maka akan muncul form karyawan yang digunakan untuk mengisi
data karyawan, apabila sub menu AbsensiKaryawan diklik maka akan muncul form
absensi karyawan yang digunakan untuk mengisi data absen karyawan, apabila sub
menu Jabatan diklik maka akan muncul form jabatan yang digunakan untuk mengisi
data jabatan karyawan, apabila sub menu General Setting diklik maka akan muncul
form general setting yang digunakan untuk mengisi data aturan perusahaan, dan
menu LOGOUT dklik maka akan kembali pada form login pada gambar 4.25 diatas.
3. Form Menu Insert, Update, and Delete Karyawan
Gambar 4.26 Menu Input, Update dan Delete Karyawan
Deskripsi : Dalam form ini terdapat menu input, update dan delete data
4. Form Menu Insert, Update, and Delete Data Jabatan
Gambar 4.27 Form Input, Update dan Delete Data Jabatan Deskripsi : Dalam form ini terdapat menu input, update dan delete data
5. Form Menu Insert dan Update Data Absensi
Gambar 4.28 Form Input dan Update Data Absensi
Deskripsi : Dalam form ini terdapat menu input dan update data absensi yang
akan ditunjukan pada gambar 4.28.
6. Form Menu Insert dan Update Data General Setting
Deskripsi : Dalam form ini terdapat menu input dan update data absensi yang
akan ditunjukan pada gambar 4.29.
7. Menu Transaksi
Gambar 4.30 Menu Transaksi
Gambar 4.31 Sub Menu Laporan
Deskripsi : Dalam form ini terdapat sub menu transaksi dan laporan yang akan
ditunjukan pada gambar 4.30. Didalam menu penggajian terdapat form input,
update dan delete transaksi penggajian. Sedangkan pada sub menu laporan terdapat
sub menu laporan gaji, laporan tunjangan hari raya dan slip gaji karyawan yang
8. Form Menu Transaksi Penggajian
Gambar 4.32 Menu Transaksi Penggajian
Deskripsi : Dalam menu penggajian ini ditunjukan sebagai menu input
transaksi penggajian yang dilakukan oleh admin dan ditunjukan pada gambar 4.32.
Form ini juga digunakan sebagai form input, update maupun delete dari transaksi
9. Laporan Penggajian Karyawan
Gambar 4.33 Laporan Penggajian Karyawan
Deskripsi : Dalam laporan penggajian bulanan yang berisi laporan penggajian
karyawan secara keseluruhan.
10. Laporan Slip Gaji
Deskripsi : Dalam slip gaji ini akan menghasilkan output yang nantinya akan
diberikan kepada karyawan sebagai bukti penggajian telah dilakukan.
11.Laporan Tunjangan Hari Raya
Gambar 4.35 Laporan Tunjangan Hari Raya Deskripsi : Dalam laporan tunjangan hari raya ini berisi laporan tunjangan
BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan aplikasi penggajian pada
PT Indotrans Mandiri adalah sebagai berikut :
Berdasarkan hasil uji coba, rancang bangun aplikasi absensi dan lembur
karyawan yang dibuat, yaitu memberikan informasi terhadap instansi hasil absensi
karyawan, dapat mempermudah saat proses absensi dan perhitungan gaji karyawan
serta pembuatan laporan – laporan penggajian karyawan.
5.2 Saran
Sebagaimana dari penjelasan tentang aplikasi penggajian ini dapat
disarankan penambahan modul atau aplikasi seperti berikut :
1. Sistem dapat dikembangkan menjadi lebih kompleks lagi dengan
menggabungkan dengan sistem yang lain menjadi suatu integrated
system dengan aplikasi kinerja karyawan.
2. Pengembangan program selanjutnya diharapkan dapat dilanjutkan
menjadi berbasisi web atau disharing dengan menggunakan komputer
DAFTAR PUSTAKA
Hartono, Jogianto, 1998, Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan
terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta.
Heidjrachman dan Widiasari, 1996, Konsep Perancangan Sistem Absensi Dan
Penggajian, Widya Guna, Jakarta.
Kampilnastuti dan Widiasari, 2005, Hubungan Konsep Absensi Dan Penggajian,
Candra Jaya, Bandung.
Kristanto, Andri, 2008, Perancangan Sistem Informasi Dan Aplikasi, Gava Media,
Yogyakarta.
Yuswanto, Subari, 2005, Pemrograman Dasar Visual Basic.Net, Prestasi Pustaka
Publisher, Surabaya.
Yuswanto, Subari, 2007, Pemrograman Database Visual Basic.Net, Prestasi
