PENANGANAN PELANGGAN
PADA BAGIAN CUSTOMER SERVICE
KANTOR POS SURABAYA SELATAN 60400
PROYEK AKHIR
Nama
: NOVA INDAH PERMATA
NIM
: 09.39015.0008
Program
: DIII (Diploma Tiga)
Jurusan
: Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
iv
ABSTRAK
Pelayanan yang maksimal terhadap pelanggan merupakan hal yang penting yang harus di perhatikan oleh masing-masing instansi. Tujuan penulisan laporan proyek akhir mengetahui dan mempelajari tata kerja Kantor Pos Surabaya Selatan 60400 dalam hal pengiriman paket maupun dalam pelacakan kiriman tersebut aplikasi website Integrated Postal Operations System(i-POS) maupun posindonesia.co.id dan penyampaian harga tarif pengiriman. Pembuatan aplikasi pada tarif pos menggunakan Microsoft Access 2007 sendiri tidak lain untuk memudahkan pelayanan terhadap pelanggan agar pelanggan merasa puas dalam penyampaian tersebut. Langkah yang dilakukan oleh penulis sendiri yaitu melalui Studi Observasi, Wawancara, Studi Literatur atau Perpustakaan, lalu dilakukan Penyusunan Laporan, dan Konsultasi (Bimbingan). Berdasarkan hasil dari Proyek Akhir yang dilakukan maka dapat disimpulkan bahwa proses pelacakan pada kantor pos Surabaya selatan sudah baik, karena dalam hasil pelacakan sendiri menampilkan info hasil pelacakan dengan lengkap. Pemanfaatan tekhnologi pada bagian customer service juga sudah mulai diterapkan secara maksimal.
Kata Kunci: Pelayanan Pelanggan, Microsoft Access 2007, Integrated Postal Operations System
x
DAFTAR LAMPIRAN ... xvii
xi
2.2 Gambaran Umum Bagian Customer Service Kantor pos
surabaya selatan 60400 ... 15
2.1.1 Struktur Organisasi Bagian Customer Service Kantor pos surabaya selatan 60400 ... 15
2.1.2 Lokasi dan Tempat Kerja Praktek ... 15
2.1.3 Denah Ruangan Bagian Customer Service ... 16
BAB III LANDASAN TEORI ... 18
3.1 Kepuasan Pelanggan ... 18
3.1.1 Faktor-faktor Pendorong Kepuasan Pelanggan... 19
3.1.2 Menetapkan Harga ... 21
4.2.1 Melakukan Pelacakan dengan Aplikasi Integrated Postal Operations System (i-POS) ... 40
4.2.2 Pelacakan Barang Melalui Website PT Pos Indonesia . 44 4.3 Membuat data Tarif Menggunakan Microsoft Access 2007. ... 48
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 65
5.1 Kesimpulan ... 65
xii
DAFTAR PUSTAKA ... 68
LAMPIRAN ... 69
xiii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2. 1 Struktur Organisasi PT Pos Indonesia ... 11
Gambar 2. 2 Logo PT Pos Indonesia ... 14
Gambar 4. 2 Tampilan aplikasi kiriman IPOS(loket individu) ... 35
Gambar 4. 3 Menu utama aplikasi i-POS... 35
Gambar 4. 4 Tampilan menu utama transaksi loket individu ... 37
Gambar 4. 5 Tampilan transaksi surat kiriman kilat khusus ... 38
Gambar 4. 6 Tampilan resi ( tanda bukti kiriman) ... 39
Gambar 4. 7 Tampilan Menu Start ... 40
Gambar 4. 8 Tampilan awal Aplikasi i-Pos lacak kiriman ... 41
Gambar 4. 9 Tampilan nomor barcode ... 42
Gambar 4. 10 Tampilan kolom barcode ... 42
Gambar 4. 11Aplikasi sedang loading untuk proses ... 43
Gambar 4. 12 Tampilan hasil lacak... 44
Gambar 4. 13 Tampilan start menu ... 45
Gambar 4. 14 Tampilan Address Bar ... 45
xiv
Gambar 4. 16 Tampilan Resi ( Bukti Terima Kiriman) ... 46
Gambar 4. 17 Tampilan nomor resi yang akan dilacak ... 47
Gambar 4. 18 Tampilan hasil lacak... 47
Gambar 4. 19 Daftar Harga Manual ... 48
Gambar 4. 20 Alur Pembuatan Aplikasi Tarif Kilat Khusus ... 49
Gambar 4. 21 Tampilan Data Tarif Pada Adobe Reader ... 50
Gambar 4. 22 Tampilan langkah penyimpanan ke bentuk text ... 51
Gambar 4. 23 Tampilan setelah dalam bentuk text pada notepad... 51
Gambar 4. 24 Tampilan Data Tarif setelah di Tab... 52
Gambar 4. 25 Tampilan Saat akan melakukan Import data dari text ... 53
Gambar 4. 26 Tampilan saat memilih file text tarif ... 54
Gambar 4. 27 Tampilan Setelah data di Import ... 54
Gambar 4. 28 Tampilan awal Microsoft Access 2007 ... 55
Gambar 4. 29 Tampilan Access saat melakukan Import data ... 56
Gambar 4. 30 Tampilan Get External Data ... 57
Gambar 4. 31 Tampilan Saat Pencarian File Excel ... 57
Gambar 4. 32 Tampilan saat melakukan import data ... 58
Gambar 4. 33 Tampilan Import Spreadsheet Wizard ... 58
Gambar 4. 34 Tampilan saat Menentukan yang menjadi first row ... 59
Gambar 4. 35 Tampilan Field Option ... 59
Gambar 4. 36 Tampilan saat Menentukan Primary Key ... 60
Gambar 4. 37 Tampilan langkah terakhir import data ... 61
Gambar 4. 38 Tampilan Cara Membuat Form ... 61
xv
Gambar 4. 40 Tampilan Form Design View ... 63
Gambar 4. 41 Tampilan pemberian button ... 63
Gambar 4. 42 Tampilan setelah pemberian warna ... 64
Gambar 4. 43 Tampilan akhir Form ... 64
xvi
DAFTAR TABEL
xvii
DAFTAR LAMPIRAN
lampiran 1. Biodata Penulis……… 69
Lampiran 2. Surat Balasan Perusahaan……… 70
Lampiran 3. kartu bimbingan praktek………. 70
Lampiran 4. Garis Besar Rencana Kerja Mingguan……….... 72
Lampiran 5. Kehadiran Kerja Praktek....……… 73
1 BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Dalam menghadapi pesatnya perkembangan bisnis saat ini, maka
persaingan bisnis yang bergerak dalam bidang jasa pengiriman juga semakin
ketat. Persaingan tersebut banyak yang menawarkan keunggulan dari
masing-masing perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa pengiriman itu sendiri.
Dalam persaingan itu sendiri banyak perusahaan pengiriman yang
menawarkan pelayanan terbaik mereka. Hal ini menyebabkan peningkatan kinerja
pada tiap-tiap bagian yang ada di PT Pos Indonesia (Persero), termasuk pada
bagian Customer Service PT Pos Indonesia yang dalam hal ini yang berperan
melayani pelanggan baik secara langsung maupun tidak langsung.
Untuk dapat melayani pelanggan secara maksimal, Customer Service
Kantor pos surabaya selatan 60400 memiliki informasi yang dibutuhkan oleh
pelanggan. Informasi yang dimiliki oleh Customer Service sendiri bertujuan agar
mempermudah pelanggan dan membantu pelanggan untuk mengetahui informasi
yang seputar pengiriman.
Perlunya pemanfaatan tekhnologi saat ini dapat membantu kinerja pada
bagian Customer Service, yang secara langsung berhadapan dengan para
pelanggan. Pelayanan yang cepat tanggap pada saat pelanggan mendapatkan
sebuah keluhan, dapat membuat pelanggan merasa diperhatikan. Maka dari itu
pemanfaatan teknologi yang maksimal dalam meningkatkan kualitas pelayanan
2
memberikan sutau layanan terhadap pelanggan.teknologi yang digunakan seperti
menggunakan Microsoft Access untuk memudahkan bagian Customer Service PT
Pos Indonesia dalam menginfokan tarif yang berlaku, lalu penggunaan alamat
website PT Pos Indonesia untuk dapat menginfokan kepada pelanggan posisi dari
kiriman pelanggan.
1.2 Rumusan Masalah
Sesuai latar belakang masalah di atas, maka perumusan masalah yang
diangkat dalam laporan ini adalah:
a. Bagaimanakah prosedur pengiriman barang pada PT Pos Indonesia?
b. Bagaimanakah pelacakan barang yang dilakukan melalui:
1. Aplikasi Integrated Postal Operations System (i-POS)
2. Website pos indonesia
c. Bagaimanakah pemberian info tarif menggunakan Microsoft Access 2007?
1.3 Batasan Masalah
Pembatasan masalah diperlukan untuk memberikan batasan terhadap
pembahasan dan membuat pembahasan menjadi spesifik adalah:
a. Memberikan gambaran mengenai prosedur pengiriman barang yang dikirim
oleh customer.
b. Memberikan gambaran mengenai pelacakan terhadap barang yang dikirim oleh
customer.
c. Memberikan informasi Tarif pengiriman paket baik dalam dan luar negeri
3
1.4 Tujuan Proyek Akhir
1.4.1 Tujuan Umum
Tujuan umum diadakannya penyelenggaraan Proyek Akhir di perusahaan
adalah sebagai berikut:
Tujuan umum Proyek Akhir yang dicapai adalah:
1.Mengetahui dan mempelajari tata cara kerja pada PT Pos Indonesia.
2.Mengimplementasikan dan mempraktekkan ilmu yang diperoleh selama masa
perkuliahan pada program Diploma III Komputerisasi Perkantoran dan
Kesekretariatan STIKOM Surabaya.
3.Melatih kemampuan bekerja sama dan disiplin waktu serta kemampuan untuk
melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya
1.4.2 Tujuan Khusus
Tujuan khusus pelaksanaan Proyek Akhir pada perusahaan adalah sebagai
berikut:
a. Menjelaskan mengenai sistem pengiriman barang pada PT Pos Indonesia
b. Menjelaskan mengenai sistem pelacakan barang yang dilakukan oleh
Kantor pos surabaya selatan 60400.
c. Memberikan info tarif dengan menggunakan aplikasi Microsoft Access
2007.
1.5 Manfaat Proyek Akhir
Sebelum melaksanakan tugas di PT Pos Indonesia, mahasiswa diberikan
4
tersebut dapat membantu memperkaya pengetahuan akan dunia kerja yang
sesungguhnya. Adapun kontribusi yang penulis berikan kepada:
1. Bagi Kantor Pos Surabaya Selatan 60400
Membantu mempermudah pekerjaan dalam membuat aplikasi tarif kilat
khusus dan membantu dalam melakukan pelacakan dan penginformasian
hasil pelacakan barang.
2. Bagi STIKOM Surabaya
Hasil laporan proyek akhir ini dapat menjadi tambahan referensi buku yang
ada di perpustakaan STIKOM Surabaya, sehingga dapat bermanfaat bagi
mahasiswa Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan (KPK) STIKOM
Surabaya generasi berikutnya yang mencari referensi untuk menyusun
laporan, ataupun memperluaskan wawasan mengenai pelayanan terhadap
pelanggan perusahaan.
1.6 Sistematika Penulisan
Untuk lebih mudah dalam mempelajari isi dalam laporan Proyek Akhir ini,
maka Sistematika Penulisan sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Membahas tentang latar belakang masalah, perumusan masalah,
5
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Membahas tentang gambaran umum yang menyangkut sejarah PT. Pos
Indonesia, struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab, tata letak kantor,
peralatan, perlengkapan kantor di PT. Pos Indonesia Surabaya Selatan.
BAB III LANDASAN TEORI
Membahas tentang teori-teori yang berhubungan langsung dengan hal
yang dikerjakan di bagian Customer Service Kantor pos surabaya selatan
60400. Teori penunjang yang digunakan sebagai acuan dalam Proyek
Akhir tersebut.
BAB IV METODE DAN PEMBAHASAN
Membahas tentang hasil dari kegiatan yang dilaksanakan di tempat Proyek
Akhir pada bagian Customer Service Surabaya Selatan.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Membahas tentang kesimpulan dan saran yang akan dikemukakan oleh
6 BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Dalam gambaran umum perusahaan, penulis akan menguraikan sejarah
singkat perusahaan, visi, misi, dan tujuan perusahaan serta ruang lingkup kegiatan
perusahaan.
2.1 Gambaran Umum PT Pos Indonesia
2.1.1 Sejarah PT Pos Indonesia
Berawal dari gagasan dan seiring dengan kebutuhan untuk memperlancar
arus surat menyurat (korespondensi) selama era kolonial Belanda telah di
wujudkan oleh jendral GW Baron dengan mendirikan Kantor Pos yang pertama si
Batavia (Jakarta) pada tanggal 26 Agustus 1746. Peranan Kantor Pos semakin
meningkat dan berkembang pada pertengahan abad No. 395 tahun 1906. Sejarah
perkembangan Pos, Telegraf,dan Telepon (PTT) di Hindia Belanda harus dibagi
dalam dua bidang yaitu bidang Pos dan bidang Telekomunikasi (Indische
Bedrijven = IBW) sejak tahun 1907, jawatan PTT dikelola oleh Departemen
Perusahaan (Depatemae van Goverment Bedrijven) seiring dengan tibanya jepang
yang mengambil alih kekuasaan Belanda di Indonesia, Jawatan PTT Sumatera,
Jawatan PTT Jawa, dan Jawatan PTT Sulawesi.
Jawatan PTT Republik Indonesia berdiri secara resmi pada tanggal 27
September 1945 setelah dilakukan pengambil alihan Kantor Pusat PTT di
Bandung oleh Angkatan Muda PTT (AMPTT) dari Pemerintahan Militer Jepang.
7
pada tanggal tersebut menjadi tombak sejarah berdirinya Jawatan PTT
Republik Indonesia dan si peringati sebagai hari Bakti PTT yang kemudian
diperingati sebagai hari Bakti PERPOSTEL.
Perubahan status Jawatan PTT menjadi Perusahaan Negara Pos dan
Telekomunikasi (PN Postel) berdasarkan Peraturan Pemerintah (PT) No 240
tahun 1961, tanggal 21 Desember 1961 agar lebih diperoleh kebebasan bergerak
lebih luas dalam mengembangkan usaha berbeda, masing-masing PN Pos dan
Giro serta PN Telekomunikasi berdasarkan PP No. 29 Tahun 1965 dan PP No. 30
tahun 1965.
Dengan dikeluarkannya Undang-undang No. 9 Tahun 1964, status Badan
Usaha Perusahaan Negara dikelompokkan menjadi tiga status yaitu perusahaan
Jawatan (PERJAN), Perusahaan Umum (PERUM) dan Perusahaan Perseroan
(PERSERO) status PN Pos dan Giro dirubah menjadi Perum Pos dan Giro adalah
”membangun, mengembangkan dan mengusahakan pelayanan Pos dan Giro guna
memperhitungkan kelancaran hubungan masyarakat untuk menunjang
pembangunan Negara dalam rangka meningkatkan ketahanan Nasional guna
mencapai masyarakat adil dan makmur”.
Sehubungan terjadinya perubahan dalam iklim usahaa Perum di
sempurnakan khususnya menyangkut tata cara pembinaan dan pengawasan
berdasarkan PP No. 24 tahun 1984. Menghadapi pertumbuhan dunia usaha yang
semakin marak dan penuh persaingan di perlukan penyesuaian status badan usaha
yang lebih fleksibel dan dinamis agar mempu mengembangkan pelayanan yang
8
Perubahan status PERUM Pos dan Giro menjadi PT Pos Indonesia
(persero) dilaksanakan berdasarkan PP no. 5 tahun 1995. Menparpostel
menandatangani pengesahan Perum Pos dan Giro menjadi PT Pos Indonesia
(Persero) yang semalam ini pemegang sahamnya Mentri Keuangan sejak tanggal
13 April 1998 dialihkan ke Mentri Negara Pendayagunaan Badan Usaha Milik
Negara. Berdasarkan PP No. 50 tahun 1998 tentang pengalihan kedudukan, tugas,
dan wewenang Mentri Keuangan selaku pemegang saham (RUPS) pada
Perusahaan Perseorangan kepada Mentri Negara Pendayagunaan BUMN.
2.1.2 Visi dan Misi PT Pos Indonesia
Visi dan Misi Perusahaan Sebagai pedoman dalam mengelola usahanya,
Direktur PT. Pos Indonesia (Persero) telah menetapkan visi dan misi yang harus
diketahui, dihayati dilaksanakan oleh setiap karyawan terdiri dari:
a) Visi
Menjadi pemimpin pasar di Indonesia dengan menyediakan layanan suratpos,
paket, dan logistik yang handal serta jasa keuangan yang terpercaya.
b) Misi
Misi PT. Pos Indonesia antara lain:
1. Berkomitmen kepada pelanggan untuk menyediakan layanan yang selalu
tepat waktu dan nilai terbaik.
2. Berkomitmen kepada karyawan untuk memberikan iklim kerja yang
aman, nyaman, dan menghargai kontribusi.
3. Berkomitmen kepada pemegang saham untuk memberikan hasil usaha
yang menguntungkan dan terus bertumbuh.
9
5. Berkomitmen untuk berperilaku transparan dan terpercaya kepada
seluruh pemangku kepentingan.
2.1.3 Kegiatan Usaha Perusahaan
PT. Pos Indonesia (Persero) adalah suatu perusahaan yang bergerak di
bidang jasa. Adapun jenis layanan yang diselenggarakan oleh PT. Pos Indonesia
(Persero) dibagi menjadi beberapa kelompok produk/bisnis sebagai berikut:
1. Bisnis komunikasi
Jasa layanan dari bisnis komunikasi antara lain:
a. Jenis layanan standar terdiri dari
1) Surat biasa
2) Surat/Tercatat
3) Kartu pos dan surat balasan kartu pos
4) Warkatpos/Aerogram
5) Barang Cetakan Braile
6) Perlakuan Khusus
b. Jenis layanan prioritas terdiri dari:
1) Surat Kilat
10
1) Paketpos biasa (darat/udara)
2) Paket pos perlakuan khusus yaitu point to point dan curah
b. Jenis layanan prioritas yang terdiri dari:
1) Paket pos kilat khusus
2) Paket pos cepat luar negeri
3) Paket pos perlakuan khusus yaitu point to point dan curah
3. Bisnis Keuangan
a. Jenis layanan standar yang terdiri dari:
1) Weselpos biasa
2) Wesel pos kemitraan
3) Giropos On Line
4) Giropos kemitraan
b. Jenis layanan prioritas yang terdiri dari:
1) Wesel pos prima
b. Penerimaan setoran tabungan seperti tabungan e’Batara-Pos (BTN),
Shar’e (Muamalat), Pos BNI (BNI 46)
c. Penjualan akta agrarian dan materai
11
e. Pembayaran pensiunan dari Taspen, Asabri, BRI-BTPN-BPR dan
lain-lain.
f. Post Pay seperti penerimaan tagihan telepon, PDAM, Kartu pasca bayar
telkomsel dan indosat, angsuran ADIRA, FIT, BAF, kartu kredit
CityBank, AMRO dan lain-lain.
5. Bisnis Filateli
Bisnis Filateli terdiri dari:
a. Penjualan benda-benda pos
b. Penjualan benda filateli dan perangko Prisma.
2.1.4 Susunan Struktur Organisasi PT Pos Indonesia
Adapun susunan struktur organisasi pada PT Pos Indonesia adalah
sebagai berikut:
12
1. Komisaris
Komisaris berfungsi mengawasi tindakan Direksi serta berwenang dalam
memberikan nasehat kepada Direksi sesuai dengan Anggaran Dasar dan peraturan
perundang-undangan yang berlaku. Selain itu Komisaris harus pula memantau
efektifitas praktek good corporate governance yang diterapkan Perusahaan. Dalam
menunjang pelaksanakan tugasnya Komisaris dapat mempertimbangkan untuk
membentuk Komite-komite.
Salah satunya adalah Komite Audit Komisaris dalam memastikan
efektifitas sistem pengendalian intern dan efektifitas pelaksanaan tugas eksternal
auditor dan internal auditor menugaskan Komite Audit untuk melakukan
pemantauan berkala dengan memanfaatkan laporan hasil pengujian oleh Satuan
Pengawasan Intern. Berdasarkan Keputusan Komisaris PT Pos Indonesia
(Persero) Nomor 145/Kep-KU/2005 tanggal 01-09-2005 tentang Pengangkatan
Anggota Komite Audit,
2. Direksi
Direksi dalam melaksanakan tugasnya harus mematuhi Anggaran Dasar
Perusahaan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan
mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada pemegang saham.
Direksi terdiri atas enam Direktur, termasuk Direktur Utama dan dua anggota
Direksi berasal dari kalangan di luar perusahaan.
3. Sekretaris Perusahaan
Sekretaris Perusahaan bertanggung jawab kepada direksi yang bertugas
13
menyimpan dokumen Perusahaan, termasuk risalah Rapat Direksi maupun Rapat
Umum Pemegang Saham (RUPS). Sekretaris Perusahaan juga harus memastikan
bahwa Perusahaan mematuhi peraturan tentang persyaratan keterbukaan yang
berlaku.
Bagian Good Corporate Governance dan Manajemen Resiko merupakan
salah satu bagian di bawah Sekretaris Perusahaan yang berfungsi mengendalikan
implementasi Good Corporate Governance, termasuk Internal Control System
dan Risk Management, dan sebagai Liaison Officer dalam penerapan Good
Corporate Governance untuk menjamin praktek-praktek pengelolaan perusahaan
secara baik, benar, transparan dan profesional.
4. Satuan Pengawasan Intern (Spi)
Satuan Pengawasan Intern membantu direksi untuk melakukan pengujian
secara periodik atas penerapan prinsip-prinsip Good Corporate Governance dan
efektifitas kegiatan melalui penilaian yang independen.
2.1.5 Bentuk Logo dan Makna Logo
Setiap perusahaan dan organisasi memiliki logonya masing-masing yang
berfungsi sebagai lambang atau tanda pengenal dari pada perusahaan atau
organisasi. Dalam hal ini PT. Pos Indonesia juga memiliki logonya sendiri sebagai
berikut makna yang terkandung di dalamnya. Lambang daripada PT. Pos
14
Gambar 2. 2 Logo PT Pos Indonesia
Makna logo dari lambang PT. Pos Indonesia sebagai berikut:
1. Burung merpati dengan posisi terbang dan pandangan lurus ke depan, lima
bulu sayap sebagai lambang kecepatan, melambangkan pancasila,
mengutamakan kecepatan dan kepercayaan dari masyarakat.
2. Bola dunia, melambangkan peran daripada PT. Pos Indonesia sebagai
penyedia pelayanan yang mampu menjadi sarana komunikasi dalam ruang
lingkup nasional maupun internasional.
3. Bentuk tulisan PT. Pos Indonesia menunjukkan ciri khas kelas dunia yang
mengantar PT. Pos Indonesia ke abad yang baru.
4. Warna orange cemerlang, melambangkan modernitas, kedinamisan dan
kecepatan. Sedangkan warna abu-abu melambangkan kesan modern dalam
15
2.2 Gambaran Umum Bagian Customer Service Kantor pos surabaya selatan 60400
Sebagai salah satu bagian yang penting di Kantor pos surabaya selatan
60400, Customer Service memiliki peranan penting berkaitan dengan pelayanan
terhadap pelanggan. Bagian ini sebagai melayani pelanggan meliputi: pengaduan
keluhan kiriman, informasi produk, pelacakan kiriman, informasi biaya tarif, dan
lain-lain.
2.1.1 Struktur Organisasi Bagian Customer Service Kantor pos surabaya selatan 60400
Keterangan:
1. Manager Bina Mutu Layanan : Eko Priyono S.Sos
2. Customer Service : Eni Herdiana
3. Operator : Bahijah
2.1.2 Lokasi dan Tempat Kerja Praktek
Lokasi Kerja Praktek yang dilakukan oleh Penulis adalah pada bagian
Kearsipan yang berada di :
1. Lokasi berada di lantai 1 depan loket Pos Indonesia. Dari pintu masuk utama
berada di sebelah kanan dan bersebelahan dengan ruangan pemasaran.Tempat
Penulis melakukan kegiatan Kerja Praktek berada di ruang yang nyaman,
tenang, dan sejuk. Selain itu ruang customer service memiliki ruang gerak
yang cukup luas sehingga memudahkan dalam mengerjakan suatu pekerjaan
dengan baik ditambah dengan disediakannya berbagai fasilitas penunjang
16
(tiga) buah printer, 1 (satu) buah scanner, 2 (dua) buah telepon dan fasilitas
penunjang lainnya.
2.1.3 Denah Ruangan Bagian Customer Service
Gambar 2. 3 Denah Ruangan Customer Service
Keterangan Gambar:
1. Tempat Kerja Bapak Eko Priyono
Disana ada tiga buah kursi dan tiga buah meja yang berisikan satu buah
komputer. Disamping kanan kiri terdapat meja kecil, meja kecil sebelah kiri
di gunakan untuk meletakkan file-file dan meja kecil sebelah kanan untuk
meletakkan printer.
2. Tempat Kerja Ibu Eni Herdiana
Terdapat tiga buah kursi, satu buah meja yang berisikan satu buah komputer,
dan disampingnya terdapat meja kecil untuk printer, dan file.
17
Terdapat empat buah kursi, satu buah meja yang berisikan satu buah
komputer, dan satu buah meja kecil untuk tempat satu buah printer, dan
dokumen.
4. Cabinet
Digunakan untuk meletakkan dokumen-dokumen Ibu Bahijah yang berisikan
dokumen nasabah bank.
5. Lemari Laci
Digunakan untuk meletakkan amplop-amplop kantor pos untuk membungkus
pembelian filateli dan lain-lain.
6. Kulkas (Lemari pendingin)
Digunakan untuk meletakkan suguhan untuk tamu yang penting jika
18 BAB III LANDASAN TEORI
3.1 Kepuasan Pelanggan
Kepuasan pelanggan bukanlah konsep yang baru. Di awal abad 20, sudah
banyak praktisi bisnis di seluruh dunia, memahami bahwa kepuasan pelanggan
adalah hal yang penting. Sampai hari ini, kepuasan pelanggan masih merupakan
konsep yang sangat relevan. Logika sederhana dari para pelaku bisnisadalah
bahwa apabila pelanggan puas, pastilah akan terjadi sesuatu yang lebih baik untuk
bisnis mereka di masa mendatang. (Irawan, 2003)
Menurut Tjiptono (1997:24) kepuasan atau ketidakpuasan pelanggan
adalah respon pelanggan terhadap evolusi ketidaksesuaian (discinfirmation) yang
dirasakan antara harapan sebelumnya dan kinerja aktual produk yang dirasakan
bahwa pada persaingan yang semakin ketat ini, semakin banyak produsen yang
terlibat dalam pemenuhan kebutuhan dan keinginan konsumen sehingga hal ini
menyebabkan setiap badan usaha harus menempatkan orientasi pada kepuasan
pelanggan sebagai tujuan utama, antara lain dengan semakin banyaknya badan
usaha yang menyatakan komitmen terhadap kepuasan pelanggan dalam
pernyataan misi, iklan.
Seorang pelanggan akan merasakan puasan jika apa yang diinginkan
tercapai. Kepuasan itu sendiri terjadi apabila pelayanan yang di berikan oleh
instansi maupun organisasi yang terkait maksimal. Misalnya ssaja dalam
19
mengetahui secara rinci berapa besar biaya yang harus dikeluarkan, maka
penyampaian info tarif pun di gunakan untuk mempermudah pelanggan.
Pelanggan yang puas adalah pelanggan yang akan berbagi kepuasan
dengan produsen atau penyedia jasa. Bahkan, pelanggan yang puas, akan berbagi
rasa dan pengalaman dengan pelanggan lain.
Memahami karakteristik konsumen merupakan hal yang sangat
fundamental. Maka pola pikir yang dibangun perusahaan atau organisasi juga
harus mengikuti logika konsumen. Pada tataran ini akan timbul konsep yang
dikenal dengan customer value (nilai konsumen). Mulyadi (2001:230)
mendefinisikan customer value sebagai selisih antara manfaat yang diperoleh
konsumen dari produk barang atau jasa yang dikonsumsi dengan pengorbanan
yang dilakukan konsumen untuk memperoleh manfaat itu. Manfaat yang
diperoleh dan pengorbanan yang dilakukan oleh konsumen ditentukan oleh tingkat
kualitas hubungan yang dibangun antara produsen dan konsumen.
Satisfaction adalah kata dari bahasa latin, yaitu satis yang berarti enough
atau cukup dan facere yang berarti to do atau melakukan. Jadi, produk atau jasa
yang bisa memuaskan adalah produk dan jasa yang sanggup memberikan sesuatu
yang dicari oleh konsumen sampai pada tingkat cukup.(Irawan, 2003)
3.1.1 Faktor-faktor Pendorong Kepuasan Pelanggan
Kepuasan pelanggan ditentukan oleh persepsi pelanggan atas
performance produk atau jasa dalam memenuhi harapan pelanggan. Pelanggan
merasa puas apabila harapannya terpenuhi atau akan sangat puas jika harapan
20
Selama ini, driver dari kepuasan pelanggan tidak habis-habisnya dibahas.
Kebanyakan artikel baik yang bersifat teoritis maupun praktis mencoba mengulas
driver yang menjadi kepuasan pelanggan.
Menurut Irawan, 2003 driver utama kepuasan pelanggan ada lima. Driver
pertama adalah kualitas produk. Pelanggan puas jika setelah membeli dan
menggunakan produk tersebut, ternyata kualitas produknya baik. Kualitas produk
ini adalah dimensi global dan paling tidak ada 6 elemen dari kualitas produk, yaitu
performance, durability, feature, consistency, dan design.
Driver yang kedua adalah harga. Bagi pelanggan yang sensitive biasanya
harga murah adalah sumber kepuasan yang penting karena mereka akan
mendapatkan value for money yang tinggi. Komponen harga ini relative tidak
penting bagi mereka yang tidak sensitive terhadapharga.
Driver ketiga yaitu service quality. Service quality sangat bergantung
pada tiga hal, yaitu system, teknologi dan manusia. Factor manusia ini memegang
kontribusi sekitar 70%. Tidak mengherankan, kepuasan terhadap kualitas
pelayanan biasanya sulit ditiru. Pembentukan attitude dan perilaku yang seiring
dengan keinginan perusahaan menciptakan, bukanlah pekerjaan mudah.
Pembenahan harus dilakukan melalui proses recruitment, training, dan budaya
kerja.
Sama seperti kualitas produk, maka kualitas pelayanan juga merupakan
driver yang mempunyai banyak dimensi. Salah satu konsep service quality yang
popular adalah ServQual. Berdasarkan konsep ini service quality diyakini
memiliki lima dimensi yaitu reliability, responsiveness, assurance, empathy dan
21
Driver keempat yaitu Emotional factor. Kepuasan pelanggan dapat
timbul saat barang yang dipakai memiliki brand image yang baik.rasa bangga,
rasa percaya diri, simbol sukses, bagian dari kelompok rang penting dan
sebagainya adalah contoh-contoh emotional value yang mendasari kepuasan
pelanggan.
Driver kelima adalah berhubungan dengan biaya dan kemudahan untuk
mendapat produk atau jasa tersebut. Pelanggan akan semakin puas apabila relative
mudah, nyaman dan efisien dalam mendapatkan produk atau pelayanan.
Kepuasan seorang pelanggan tercapai apabila adanya pelayanan terhadap
pelanggan dari pihak penyedia jasa. Seorang pelanggan akan merasa dihargai
ketika saat mereka memiliki masalah diperhatikan oleh pihak penyedia jasa. Jika
pelanggan merasa puas maka tidak menutup kemungkinan pelanggan tersebut
menginfokan kepada yang lain tentang pelayanan yang ia alami.
3.1.2 Menetapkan Harga
Menurut Kotler (2007:86) Suatu perusahaan harus menetapkan harga
untuk pertama kalinya ketika mengembangkan produk baru, ketika
memperkenalkan produk regulernya ke saluran distribusi. Perusahaan harus
memutuskan memposisikan produknya dari segi mutu dan harga. Dalam beberapa
pasar dapat ditemukan sebanyak delapan titik harga yang meliputi segmen paling
mewah, standar emas, mewah, keperluan khusus, menengah,
kemudahan/kenyamanan,tiruan tapi lebih murah, dan hanya harga saja.
Perusahaan harus mempertimbangkan banyak faktor untuk menetapkan
harga. Ada enam langkah dalam menetapkan harga barang, cara tesebut dengan
22
1. Tujuan Penetapan Harga
Dalam melakukan penetapan harga suatu barang atau jasa, pada dasarnya
ada empat jenis tujuan penetapan harga yaitu :
a. Berorientaisi pada laba, bahwa setiap perusahaan selalu memilih harga
yang dapat menghasilkan laba yang peling tinggi atau sering disebut
“maksimalisasi laba”.
b. Dalam prakteknya, terjadinya harga memang ditentukan oleh penjual.
Makin besar daya beli konsumen, semakin besar pula kemungkinan bagi
penjual untuk menentukan tingkat harga yang lebih tinggi.
c. Mendapatkan pengambilan investasi yang ditargetkan atau pengambilan
pada penjual yang bersih. Harga yang dapat dicapai dalam penjualan
dimaksudkan pula untuk menutupi investasi secara berangsur. Dan dana
yang dipakai untuk mengembalikan investasi hanya bisa dari laba
perusahaan, dan laba hanya bisa diperoleh bilamana harga jual lebih besar
dari harga jual seluruhnya.
d. Mencegah atau mengurangi persaingan. Tujuan mencegah atau
mengurangi persaingan dapat dilakukan melalui kebijaksanaan harga. Hal
ini dapat diketahui bilamana para penjual menawarkan barang dengan
harga yang sama. Oleh karena itu persaingan hanya mungkin dilakukan
tanpa melalui kebijaksanaan harga. Tetapi dengan servis lain. Persaingan
seperti ini disebut persaingan bukan harga (non-price competition).
e. Mempertahankan ataua memperbaiki market share. Memperbaiki market
share hanya mungkin dilakukan bilamana kemampuan dan kapasitas
23
bidang lain seperti bidang pemasaran, keuangan, dan sebagainya. Bagi
perusahaan kecil yang mempunyai kemampuan terbatas, biasanya
penentuan harga ditunjukkan untuk sekedar mempertahankan market
share. Perbaikan market share kurang diutamakan, lebih-lebih apabila
persaingan sangat ketat. Metode penentuan harga harus dimulai dengan
pertimbangan atas tujuan penelitian harga itu sendiri.
2. Menentukan Permintaan
Setiap harga akan menghasilkan tingkat permintaan yang berbeda, oleh
karena itu mempunyai pengaruh yang berbeda terhadap tujuan pemasaran.
3. Memperkirakan Biaya
Permintaan menentukan batas harga tertinggi yang dapat dikenakan
perusahaan untuk produkya. Biaya menentukan batas teredahnya.
4. Menganalisa Biaya, Harga, dan Tawaran Pesaing
Dalam rentang kemungkinan-kemungkinan harga yang ditentukan permintaan
pasar dan biaya perusahaan, perusahaan harus memperhitungkan biaya, harga
dan kemungkinan harga pesaing. Perusahaan harusnya pertama-tama
mempertimbangkan harga ang ditwarkan oleh pesaing terdekat.
5. Memilih Metode Pentapan Harga
Perusahaan-perusahaan memilih metode penetapan harga yang menyertakan
satu atau lebih diantra tiga pertimbangan. Metode-metode penetapan harga
ada yaitu meliputi penetapan harga Mark Up, penetapan harga sasaran
pengembalian, penetapan harga persepsi nilai, penetapan harga nilai,
penetapn harga umum, dan penetapan harga harga tipe lelang.
24
Metode-metode penetapan harga mempersempit ruang gerak yang harus
digunakan perusahaan untuk memilih harga akhirnya. Dalam memilih harga
akhir perusahaan harus mempertimbangkan faktor-faktor tambahan, yang
meliputi dampak dari kegiatan pemasaran lain, kebijakan penetapan harga
perusahaan, penetapan harga yang berbagi laba dan risiko.
3.2 MICROSOFT ACCESS 2007
Microsoft Access 2007 atau lebih dikenal dengan sebutan Access 2007
merupakan salah satu perangkat lunak yang diperuntukkan untuk mengolah
database di bawah sistem Windows. Dengan mennggunakan .Microsoft Access
2007, seseorang dapat merancang, membuat, dan mengolah database dengan
mudah dan cepat.
Access 2007 merupakan pengembangan dari Access 2003, 2000 maupun
versi-versi sebelumnya, dengan harapan program aplikasi database ini lebih
mudah dipakai, mudah di intergrasikan dengan program aplikasi Microsoft Office
2007 lainnya dan dapat memanfaatkan semua fasilitas yang terdapat pada internet
maupun intranet.
3.2.1 Mengenal Element Dasar pada Access 2007
Adapun beberapa element pada Access 2007 yang memiliki fungsi tersendiri
dalam menjalankan program aplikasi Access 2007, beberapa element tersebut
meliputi:
25
Office button berisi backstage yang berisi beberapa pilihan utuk
mengelola database. Fasilitas ini hampir sama pada seluruh program
Microsoft Office 2007.
Dapat Anda lihat dari gambar diatas, terdapat beberapa TaksPane seperti :
1. New : Untuk membuat sebuah database baru.
2. Open : Untuk membuka database yang pernah Anda buat sebelumya.
3. Save : Untuk menyimpan secara langsung database anda.
4. Save As: Untuk menyimpan database Anda menjadi berbagai format database
lainnya/versi Microsoft Access sebelumnya (2000, 2003 dan 2007)atau bisa
juga dalam bentuk PDF/XPS jika Anda telah mempunyai add-ins nya .
5. Print: Fasilitas untuk mencetak database yang telah Anda buat. Terdapat tiga
pilihan yakni Print (mencetak dengan sebelumnya menentukan
26
database secara langsung tanpa melakukan perubahan property-properti pada
printer) dan Print Preview (untuk mengatur sebelum database dicetak).
6. Manage : Ini merupakan fasilitas untuk mengatur database yang telah kita buat. Terdapat tiga pilihan : Compact and Repair Database (untuk
melakukan maintenance atau juga merepair ), Back Up Database (fasilitas
untuk membackup database untuk mencegah terjadinya kehilangan data),
Database Properties (dari fasilitas ini akan memunculkan kotak dialog yang dimana anda dapat menentukan properties pada database yang sedang anda
buat).
7. Email : Fasilitas ini memudahkan anda dalam mengirimkan database melalui
email.
8. Publish : Fasilitas ini digunakan setelah database yang anda buat telah selesai
atau final. Terdapat dua pilihan didalamnya Document Management Server,
(Anda dapat menaruh document/database ini di server sehingga dapat dengan
mudah untuk diakses maupun dibagi ke user lainnya), Package and Sign (ini
digunakan untuk memberikan digital signature pada package database yang
telah Anda buat).
Selain dari berbagai pilihan diatas juga ada dua tombol lagi di
bawahnya yakni Access Options dan Exit Access. Access Options berisi
pilahan-pilahan yang sebenarnya mirip dengan program Office Options yang
lainnya.
3.2.2 Mengenal Ribbon
Element ini merupakan interface baru yang ditawarkan dalam Microsoft
27
data. Pada Access 2007 terdapat empat tab yakni Home, Create, External Data dan
Database Tools.
Pada tab Home terdiri dari tujuh group :
1. Views: Group ini memudahkan pengguna dalam melihat/mengedit
Database-nya. Terdapat beberapa pilihan yang berbeda-beda tergantung dengan objek
Database yang dipilih atau yang sedang dikerjakan.
2. Clipboard : Berisi perintah-perintah dasar seperti Cut, Copy, Paste dan
Format
3. Font : Berisi pengaturan-pengaturan jenis huruf, ukuran, warna, perataan dan
sebagainya.
4. Rich Text : Berisi kumpulan untuk memperkaya format teks, seperti
pengaturan paragraph, Indentasi, Bullet and Numbering.
5. Record : Berisi perintah-perintah untuk pengolahan record.
6. Sort & Filter : Group ini sering digunakan karena berisi perintah untuk
melakukan penyaringan atau juga mengurutkan data berdasarkan kriteria
tertentu.
7. Find : Untuk berisi perintah untuk mencari dan juga dapat mengganti data
yang Anda cari dengan data yang lain
Gambar 3. 2 Tab Home
28
1. Tables : Untuk membuat tabel data atau juga menentukan tipe tabel yang akan
kita buat.
2. Forms : Form merupakan Input bagi user ketika ingin memasukan data baru.
Di tab ini terdapat berbagai pilihan pengaturan form.
3. Reports : Atau laporan, penyajian akhir dalam bentuk laporan data-data. Anda
dapat membuat dan mengatur seperti apa report yang akan Anda gunakan.
4. Other : Di group ini terdapat dua pilihan utama untuk pembuatan Query dan
Macro. Keduanya akan kita bahas tersendiri pada bab berikutnya.
Gambar 3. 3 Tab Create
Pada tab External Data juga terdiri dari empat group :
1. Import : Fasilitas ini dapat Anda gunakan ketika ingin memasukan document
lain dalam database anda.
2. Export : Kebailikan dari import, Anda dapat mengexport database yang telah
Anda buat ke program aplikasi lain.
3. Collect Data : Berhubungan dengan pengiriman database melalui E-mail.
4. SharePoint List : Dalam group ini kita dapat melakukan sinkronisasi database
dengan SharePoint.
29 BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
Pelaksanaan proyek akhir berlangsung selama 3 (tiga) bulan. Dalam
kurun waktu 3 (tiga) bulan ini, program proyek akhir dilaksanakan di Kantor pos
surabaya selatan 60400 Jl. Jemur Andayani No.75 Surabaya. Pelaksanaan proyek
akhir dilaksanakan pada:
Tanggal : 1 Maret 2012 – 31 Mei 2012
Tempat : Bagian Customer Service
Peserta : NOVA INDAH PERMATA
NIM : 09.39015.0008
Dalam pelaksanaan proyek akhir yang berlangsung dalam kurun waktu
tiga bulan di Kantor pos surabaya selatan 60400, berikut ini adalah rincian
kegiatan yang dilakukan selama proyek akhir di PT. Pos Indonesia Surabaya
Selatan:
Tabel 4. 1 Rincian Kegiatan Selama Proyek Akhir
No Kegiatan/Pekerjaan
1 Melakukan pelacakan
2 Menginfokan tariff
30
Metode yang digunakan dalam membantu pelaksanaan proyek akhir
berupa Proyek akhir ini adalah:
1. Studi Observasi, yaitu dengan pengamatan dan mempelajari secara
langsung pada bagian customer service.
2. Wawancara, yaitu dengan melakukan wawancara dengan orang yang dapat
memberikan informasi tugas serta tanggung jawab di bagian kearsipan.
3. Studi Literatur atau Perpustakaan, yaitu dengan mencari dan membaca
literatur dan buku-buku yang tersedia di perpustakaan.
4. Penyusunan Laporan, yaitu pembuatan laporan Proyek Akhir dengan
proses bimbingan dari dosen pembimbing.
5. Konsultasi (Bimbingan), yaitu dengan mengajukan laporan secara
bertahap kepada dosen pembimbing atas hasil laporan Proyek Akhir yang
telah dilaksanakan selama 3 (tiga) bulan.
Dalam pelaksanaan proyek akhir yang dilakukan selama 5-8 jam perhari
dalam kurun waktu 3 (tiga) bulan, mendapatkan tugas untuk membantu
menyelesaikan tugas pada bagian customer service.
Laporan ini akan mengulas tentang hasil dari Proyek Akhir yang
dilaksanakan pada bagian customer service, yaitu bagaimana sistem pelacakan
kiriman yang dilakukan serta bagaimana cara membuat data tarif secara
terkomputerisasi menggunakan Microsoft Access 2007. Adapun pembahasannya
31
4.1 Prosedur Pengiriman Barang Pada PT Pos Indonesia
PT Pos Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa
pengiriman. Selain itu PT Pos Indonesia juga memiliki banyak pilihan dalam
pelayanan, salah satunya yaitu pelayanan pengiriman barang dalam negeri.
Pengiriman barang dalam negeri pada PT Pos Indonesia memiliki beberapa
pilihan yaitu:
1. Pengiriman melalui paket pos biasa tercatat
2. Pengiriman melalui paket pos biasa.
3. Pengiriman melalui paket kilat khusus.
4. Pengiriman melalui paket express.
Adapun barang yang dapat dikirimkan melalui PT Pos Indonesia adalah
barang yang tidak termasuk dalam daftar barang yang dilarang berikut:
a. Barang-barang yang dapat merusakkan / mengotori barang lainnya dan
membahayakan keselamatan jiwa.
b. Barang yang Karena sifatnya dapat menimbulkan api / panas dan mudah
meledak, mudah menyala/dapat terbakar sendiri.
c. Binatang hidup dan tumbuh-tumbuhan (kecuali telah memenuhi ketentuan
yang berlaku, misalnya : karantina).
d. Barang yang mudah pecah kecuali dengan kemasan yang dapat melindungi
kiriman tersebut.
e. Barang-barang yang dapat menyinggung kesusilaan, sara dan norma agama.
f. Narkotika, ganja, ekstasi, dan jenis obat lainnya yang dilarang oleh
32
g. Barang cair tanpa pengemasan yang memadai, kecuali telah dilakukan
pengemasan yang distandarkan oleh pihak penerbangan tetapi barang cair
yang data menimbulkan api/panas dan menyebabkan korosi serta
menyebabkan hal-hal berbahaya dilarang pengirimannya.
h. Makanan basah atau berminyak, senjata tajam, senjata api, replica senjata.
Bahan mudah terbakar, explosive/bahan peledak, cairan, cream, alcohol, gas
dll.
i. Barang cetakan / rekaman yang isinya dapat mengganggu stabilitas nasional.
j. Kiriman elektronik / elektromekanik tanpa pengemasan yang memadai sesuai
standar penerbangan.
Pengiriman via pos dilakukan langsung di loket kantor pos Indonesia. Adapun
33
Gambar 4. 1 Alur pengiriman barang di loket
Keterangan Gambar :
1. Pelanggan pergi ke kantor pos untuk mengirimkan barang yang akan dikirim.
Barang tersebut dapat berupa paketan maupun surat biasa.
2. Dari kantor pos pelangan menuju ke loket nomor 3 atau 4 untuk mengirimkan
paketan atau kiriman pos.
3. Di loket pelanggan mengantri terlebih dahulu lalu saat giliran pelanggan
menyerahkan paket dan surat yang akan dikirim.
4. Lalu petugas menerima barang dan melakukan beberapa proses pengiriman
34
a. Petugas melakukan penimbangan terhadap barang yang akan dikirim
b. Petugas menanyakan seputar hal pengirman untuk sebagai data pengiriman
yang diinput kedalam computer.
c. Setelah melakukan penginputan data lalu petugas melakukan pengeprinan
resi yang merupakan tanda bukti kiriman.
5. Setelah petugas melakukan pengeprinan resi lalu resi tersebut
diberikankepada pelanggan sebagai tanda bukti kiriman setelah itu pelanggan
membayar jumlah pengiriman sesuai dengan yang tertera di resi.
6. Setelah pelanggan melakukan pembayaran atas pengiriman, maka pelanggan
pun dapat meninggalkan kantor pos
.
4.1.1 Membuka Form Pengiriman
Untuk mempermudah dan memaksimalkan dalam hal pelayanan pada
pengirman, maka PT Pos Indonesia memiliki aplikasi untuk mengisi data-data
seputar pengiriman. Data yang di input merupakan data penerima, pengirim
maupun petugas loket. Berikut adalah langkah-langkah pengisian data pada
aplikasi i-POS loket (individu)
Setelah membuka aplikasi Ipos loket individu maka akan tampil menu
35
Gambar 4. 2 Tampilan aplikasi kiriman IPOS(loket individu)
Agar dapat membuka ke menu selanjutnya, maka isi user id yang sudah
didaftarkan juga passwordnya. Lalu klik login untuk memprosesuser dan
passwordnya supaya bisa masuk ke menu utama loket Individu.
Setelah klik login maka akan tampil menu utama loket seperti berikut:
Gambar 4. 3 Menu utama aplikasi i-POS
Bagian menu utama merupakan bagian dari POS yang berisi menu-menu
yang menghubungkan dengan fungsi-fungsi yang terkait. Menu Utama
menghubungkan ke menu-menu sebagai berikut :
36
1. kiriman Individu : menghubungkan ke menu utama loket individu
I-POS
2. Cetak Backsheet : menghubungkan ke menu pembuatan back sheet
kiriman individu.
3. Neraca Loket :menghubungkan ke menu pembuatan neraca
loket
4. Setting Loket dan Printer : menghubungkan ke menu setting jenis layanan
loket dan setting 3 printer untuk layanan-layanan
tersebut.
5. Setting Kantor : menghubungkan ke menu setting kantor.
6. Keluar Aplikasi : keluar dari aplikasi loket
4.1.2 Pengisian Form Pengiriman
Bagian menu utama transaksi loket individu digunakan untuk transaksi
loket kiriman kebutuhan retail yang terdiri dari kiriman regular, kiriman
internasional, dan kiriman express. Klik tombol kiriman individu pada menu
37
Gambar 4. 4 Tampilan menu utama transaksi loket individu
Menu ini digunakan untuk transaksi loket kiriman regular, internasional, dan
kiriman express.
Lalu isi kolom-kolom yang ada aplikasi I-POS (loket individu), ketikkan
isian tujuan dengan huruf awal kode pos atau empat huruf awal nama kota tujuan,
selanjutnya klik ENTER. Lalu isikan berat kiriman dalam satuan gram, Maka layar
38
Gambar 4. 5 Tampilan transaksi surat kiriman kilat khusus
Lalu jika muncul tabel information untuk pencetakan resi maka klik ok.
Setelah resi tercetak maka selanjutnya resi tersebut dipegang oleh pihak pengirim
barang untuk selanjutnya mengawasi pergerakan barang mereka hingga sampai
tujuan.
4.2 Pelacakan Barang Melalui Aplikasi Website PT Pos Indonesia Pengiriman yang dilakukan pada PT Pos Indonesia tidak hanya dalam
bentuk barang saja, namun kiriman tersbut dapat berupa dokumen. Pengiriman
barang dilakukan di bagian loket, pada saat melakukan pengiriman petugas loket
39
tanda bukti pengiriman yang akan diberikan kepada pengirim dan juga akan
ditempel di bagian barang kiriman.
Tanda bukti pengiriman itu nantinya akan digunakan sebagai acuan
petugas pengiriman dan juga dapat menjadi acuan bagi si pengirim untuk
mengetahui posisi barang kiriman.
Gambar 4. 6 Tampilan resi ( tanda bukti kiriman)
Pelacakan dapat dilakukan untuk menginformasikan kepada pelanggan
40
4.2.1 Melakukan Pelacakan dengan Aplikasi Integrated Postal Operations System (i-POS)
Aplikasi Integrated Postal Operations System (i-POS) merupakan
aplikasi yang dimiliki oleh PT Pos Indonesia untuk mempermudah pekerjaan
penanganan kiriman pos. Aplikasi tersebut dapat juga digunakan sebagai alat
untuk melacak kiriman. Aplikasi ini hanya dapat dibuka melalui komputer yang di
kantor pos saja. Adapun langkah membuka website yang dilakukan untuk
memulai melakukan pelacakan adalah sebagai berikut:
1. Klik tombol Start pada bagian kiri komputer. Lalu pilih menu web browser
yang di inginkan.
41
Setelah memilih menu pada start mnu maka klik web browser, lalu akan
muncul tampilan awal dari aplikasi pelacakan pengiriman PT Pos Indonesia,
seperti gambar di bawah ini :
Gambar 4. 8 Tampilan awal Aplikasi i-Pos lacak kiriman
Setelah muncul tampilan awal pada i-POS selanjutnya yang digunakan
untuk melacak kiriman yaitu nomor barcode atau resi. nomor resi atau barcode
terletak pada bukti kiriman yang terletak pada kanan atas bukti tanda kiriman.
42
Gambar 4. 9 Tampilan nomor barcode
Setelah menemukan nomor barcode lalu masukkan nomor barcode
kedalam kotak lacak kiriman yang ada pada aplikasi i-POS pelacakan seperti
gambar berikut :
43
Setelah nomor barcode di isikan, langkah selnjutnya klik cari, dan aplikasi
akan mengalami loadingan seperti gambar 4.11 berikut :
Gambar 4. 11Aplikasi sedang loading untuk proses
Setelah aplikasi loading maka selanjutnya akan muncul data-data pelacakan
44
Gambar 4. 12 Tampilan hasil lacak
Setelah tampil hasil lacak seperti yang tampil pada gambar 4.12 maka di
informasikan kepada pelanggan tentang keberadaan barang yang dikirim. Pada
data i-POS sangat lengkap mulai data keberangkatan, lalu pemberhentian barang,
hingga tiba barang. Ini membuat pekerjaan karyawan semakin mudah dalam
menginfokan hasil pelacakan.
4.2.2 Pelacakan Barang Melalui Website PT Pos Indonesia
Website PT Pos Indonesia merupakan website yang diperuntukkan bagi
masyarakat umum, tidak seperti halnya dengan website i-POS yang hanya dapat di
akses di kantor pos atau hanya di computer kantor pos saja,. Namun website
posindonesia.co.id ini dapat di akses di mana saja, Adapun langkah membuka
website yang dilakukan untuk memulai melakukan pelacakan adalah sebagai
45
2. Klik tombol Start pada bagian kiri komputer. Lalu pilih menu web browser
yang di inginkan.
Gambar 4. 13 Tampilan start menu
z Setelah tombol start muncul menu start lalu selanjutnya, itu klik web
browser yang di inginkan.Posindonesia.co.id merupakan salah satu website yang
dimiliki oleh PT Pos Indonesia untuk melakukan pelacakan kiriman dalam negeri
maupun luar negeri.
Adress Bar
46
3. Ketik pada Adress Bar Mozilla Firefox alamat website PT Pos Indonesia
www. posndonesia.co.id yang untuk melakukan pelacakan.
Gambar 4. 15 Tampilan awal website posindonesia.co.id
Masukkan nomor resi yang ada pada pojok kanan resi pada tanda bukti
kiriman ke tempat pelacakan.
Kolom pelacakan kiriman
47
Gambar 4. 17 Tampilan nomor resi yang akan dilacak
4. Setelah memasukkan nomor resi maka akan muncul tampilan posisi
keberadaan barang, dan tanggal serta keterangan barang yang dikirm.
5. Lalu cara membaca pelacakan kiriman tersebut adalah barang yang dikirm
masuk ke DC (Delivery Centre) kantor pos surabaya selatan 60400 pada
tanggal 12 Mei 2012 pada jam 12:20:53.
48
Pelacakan sendiri dimaksudkan untuk membuat pelanggan merasa puas
karena mengetahui letak barang yang mereka kirim. Dengan adanya aplikasi
website posindonesia.co.id maka pelanggan dapat melacak sendiri barang yang
mereka kirim.
4.3 Membuat data Tarif Menggunakan Microsoft Access 2007.
Tarif merupakan kisaran besaran harga yang harus dibayarkan pada saat
akan melakukan transaksi. Sebeblum melakukan pengiriman barang biasanya
pelanggan menanyakan kisaran tarif yang di kenakan jika mereka akan
mengirimkan kiriman mereka ke suatu tempat.
Data tarif yang digunakan pada bagian customer service masih
merupakan data manual yang merupakan data cetak. Data tarif yang di infokan
49
bagian customer service menginfokan besaran tarif yang tertera pada daftar tarif
yang telah ditetapkan. Untuk mempermudah dalam penginfoan tarif maka data
tarif harusnya sudah terkomputerisasi.
Adapun langkah-langkah pembuatan data tarif menggunakan Microsoft
Access 2007 sebagai berikut:
Gambar 4. 20 Alur Pembuatan Aplikasi Tarif Kilat Khusus
Alur proses diatas menerangkan tentang bagaimana langkah yang
diambil oleh penulis untuk membuat aplikasi tarif Paket Kilat Khusus
menggunakan Microsoft Access 2007. Dari gambaran alur proses di atas maka
keterangannya adalah sebagai berikut:
A. Data dalam Bentuk Adobe Reader
Data yang diperoleh oleh penulis berupa data dalam bentuk Adobe Reader Data yang di dapat dalam bentuk Adobe Reader
Data di jadikan ke text
Data di import ke Microsoft Excel 2007
50
Pada data tarif yang diterima dalam bentuk Adobe Reader tersebut, data yang
di terima meliputi:
a. Kantor Tujuan, dalam kolom kantor tujuan terdapat nama-nama
daerah maupun kota yang ada di Indonesia beserta kodeposnya.
b. Tarif menurut tingkat berat kiriman, dalam kolom ini terdapat
tarif/harga dalam pilihan berat barang.
51
Gambar 4. 22 Tampilan langkah penyimpanan ke bentuk text
B. Data dalam bentuk Text
1. Setelah save text maka data akan muncul seperti gambar berikut :
52
2. Setelah di save as text maka pengaturan jarak pada data tarif menggunakan
tombol tab yang ada pada keyboard.
Gambar 4. 24 Tampilan Data Tarif setelah di Tab
3. Setelah data tarif di tab dan telah tersusun seperti pada tampilan pada gambar
4.9 diatas maka di save lalu buka program Microsoft Excel 2007 lakukan
pengimportan data. Pengimportan data dilakukan dengan memilih ribbon data
53
C. Data di Import ke Microsoft Excel 2007
5. Buka Microsoft Excel 2007, lalu pilih ribbon data
Gambar 4. 25 Tampilan Saat akan melakukan Import data dari text
6. Lalu klik from text maka akan muncul gambar sepert gambar 4.25 setelah
54
Gambar 4. 26 Tampilan saat memilih file text tarif
d. Setelah data di import maka akan muncul data seperti gambar di bawah.
Gambar 4. 27 Tampilan Setelah data di Import
55
D. Import data ke Microsoft Access 2007 dan dijadikan dalam bentuk form
1. Buka Microsoft Access dan lakukan pengimportan data dari data yang
ada pada Microsoft Excel 2007. Buat database baru dengan nama PPKH
POS
Gambar 4. 28 Tampilan awal Microsoft Access 2007
Lakukan pengimportan data dengan cara memilih ribbon external data lalu
56
Gambar 4. 29 Tampilan Access saat melakukan Import data
2. Setelah melakukan langkah pada no.7 dan keluar get external data lalu
pilih browse unutk mencari data excel menyimpan data tarif setelah
57
Gambar 4. 30 Tampilan Get External Data
Gambar 4. 31 Tampilan Saat Pencarian File Excel
Setelah klik open maka akan muncul kembali get external data lalu pilih yang
58
Gambar 4. 32 Tampilan saat melakukan import data
3. Setelah melakukan langkah no.2 maka akan muncul Import spreadsheet
Wizard. Lalu pilih show worksheet lalu pilih tombol next.
Gambar 4. 33 Tampilan Import Spreadsheet Wizard
59
Gambar 4. 34 Tampilan saat Menentukan yang menjadi first row
5. Setelah itu isikan pada field option data yang akan digunakan lalu klik
next
60
6. Lalu pada saat menentukan primary key klik yang no primary key lalu
di next
Gambar 4. 36 Tampilan saat Menentukan Primary Key
7. Lalu pada langkah terakhir import data Import Table di isi sheet 1 lalu
61
Gambar 4. 37 Tampilan langkah terakhir import data
8. Setelah melakukan Import data maka sekarang membuat data yang di
import tadi menjadi Form. Langkah membuat data tersebut adalah
sebagai berikut:
a. klik ribbon create lalu klik form
62
b. untuk membuat tampilan form menarik maka klik design view yang ada
pada sisi kiri ribbon
Gambar 4. 39 Tampilan melakukan design view
9. lalu lakukan design pada footer Membuat judul data tarif ppkh PT Pos
63
Gambar 4. 40 Tampilan Form Design View
10.setelah itu beri button untuk mempermudah menjalankan form pada
footer klik Button lalu pilih button apa saja yang akan di jalankan
Gambar 4. 41 Tampilan pemberian button
11.Lalu beri warna pada tampilan form sesuai dengan warna yang menjadi
64
Gambar 4. 42 Tampilan setelah pemberian warna
12.Lalu klik kembali pilihan view klik form view untuk melihat hasil
akhir pendesignan.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang bisa diambil oleh penulis selama mengikuti kegiatan proyek
akhir adalah sebagai berikut :
13.Proses pengiriman barang yang dilakukan pada loket kantor pos melalui
aplikasi yang telah ada akan memepermudah dalam pengisian form. Dengan
membuka aplikasi yang ada lalu mengentrikan data pengiriman setelah itu
mencetak resi sebagai tanda bukti..
14.Aplikasi pelacakan yang dimiliki kantor pos sendiri ada dua yaitu melalui
Integrated Postal Operations System (i-POS) dan menggunakan website
yang dimiliki PT Pos Indonesia. Aplikasi ini dapat membantu pelanggan
untuk mengetahui status pengiriman mereka yaitu dengan menelepon atau
datang langsung ke kantor pos maka aplikasi yang di gunakan oleh PT Pos
Indonesia adalah Integrated Postal Operations System (i-POS), jika
pelanggan ingin langsung melacak sendiri menggunakan website yang
beralamat www.posindonesia.co.id dengan mengentri data alamat web
tersebut ke address bar maka akan muncul tampilan website PT Pos
Indonesia lalu pilih lacak entrikan nomor barcode yang ada pada resi
pengiriman lalu klik lacak maka akan keluar status pelacakan.
15.Pembuatan aplikasi pada tarif kilat khusus dapat membantu karyawan untuk
menginfokan kepada pelanggan mengenai info tarif yang berlaku untuk
pengiriman melalui kilat khusus. Pembuatan aplikasi ini menggunakan
66
setelah itu data tersebut di save kedalam bentuk text dan diatur
menggunakan tab setelah data di rapikan lalu import data yang di text
tersebut kedalam bentuk Microsoft Excel 2007, dan lakukan pula import ke
dalam bentuk Access 2007 setelah data di import ke Access selanjutnya
buatkan form dan beri button yang diperlukan untuk mempermudah
67
5.2 Saran
Setelah melakukan magang pada PT Pos Indonesia, Penulis mengusulkan
beberapa saran, yaitu:
a. Perlunya peningkatan pada jaringan internet karena seringnya terjadi error
saat akan melakukan pelacakan.
b. Perlunya pelatihan komputer untuk para karyawan, agar tidak kesusahan
DAFTAR PUSTAKA
Irawan, Handi. 2002. 10 Prinsip Kepuasan Pelanggan. Jakarta. Elex Media Komputindo.
Kotler, Philip, Keller. 2007. Manajemen Pemasaran Edisi 12 Jilid 2. Jakarta. Indeks.
Madcoms. 2008. Microsoft Access 2007 Untuk Pemula. Madiun. Madcoms.
