ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI KARYAWAN
PADA PT. ELANG GROUP
DIPTA ADITYA PRADHANA
DEPARTEMEN ILMU KOMPUTER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM INSTITUT PERTANIAN BOGOR
PERNYATAAN MENGENAI SKRIPSI DAN
SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA
Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi Karyawan pada PT. Elang Group adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir skripsi ini.
Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut Pertanian Bogor.
ABSTRAK
DIPTA ADITYA PRADHANA. Analisis dan Desain Sistem Informasi Karyawan pada PT. Elang Group. Dibimbing oleh RINA TRISMININGSIH.
Kegiatan manajemen dalam suatu perusahaan memerlukan pengelolaan data yang dapat mendukung pengambilan kebijakan yang optimal. Salah satu contoh masalah pengelolaan data ini adalah yang dialami PT. Elang Group, dengan kondisi data personal,data administrasi lembur, dan data administrasi cuti masih dilakukan secara konvensional. Hal ini akan menyulitkan staf HRD untuk mengolah data karyawan dan menentukan kebijakan lebih lanjut untuk karyawan, dan juga menyulitkan karyawan yang bekerja di luar kantor untuk mengajukan lembur dn cuti . Untuk mengatasi hal tersebut, PT. Elang Group membutuhkan sistem informasi karyawan (SIKA) berbasis web. Penelitian ini menggunakan metode web development life cycle (WDLC) . Pemodelan menggunakan DFD dan ERD. Pada tahap implementasi menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan pendekatan prosedural.
Kata kunci: Sistem Informasi Karyawan (SIKA), WDLC, DFD, ERD, PHP
ABSTRACT
DIPTA ADITYA PRADHANA. Analysis and Design of Employee Information System at PT. Elang Group. Supervised by RINA TRISMININGSIH.
Management activities at company requires good data management to produce optimal policy . One example of this is data management problem at PT. Elang Group, where personal data of employees, overtime administration data, and administration data of leave, still managed conventionally. This will make HRD staf difficult to process employees data and determine further policy for employees, and also make employees who work outside of office difficult to apply for their overtime and leave. To get over this problems, PT. Elang Group requires the Employee Information System (SIKA). This research using Web Life Development Cycle (WLDC) Method. The modelling using DFD and ERD. Implementation phase using PHP programming languange with procedural approach.
Skripsi
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Komputer
pada
Departemen Ilmu Komputer
ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI KARYAWAN
PADA PT. ELANG GROUP
DIPTA ADITYA PRADHANA
DEPARTEMEN ILMU KOMPUTER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Penguji:
1 Irman Hermadi, Dr, SKom, MS
Judul Skripsi : Analisis dan Desain Sistem Informasi Karyawan Pada PT. Elang Group
Nama : Dipta Aditya Pradhana NIM : G64070111
Disetujui oleh
Rina Trisminingsih, SKom, MT Pembimbing
Diketahui oleh
Dr Ir Agus Buono, MSi, Mkom Ketua Departemen
PRAKATA
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah subhanahu wa ta’ala atas segala karunia-Nya sehingga karya ilmiah ini berhasil diselesaikan. Tema yang dipilih dalam penelitian ini adalah analisis dan desain sistem informasi sumber daya manusia, dengan judul Analisis dan Desain Sistem Informasi Karyawan PT. Elang Group.
Ungkapan terima kasih sebanyak-banyaknya penulis berikan kepada: 1 ALLAH SWT atas rahmat dan hidayah-Nya.
2 Nabi Muhammad SAW sebagai teladan dalam hidup seorang muslim.
3 Keluarga penulis yaitu ayah, ibu, kakak dan adik yang banyak memberikan dukungan serta doa.
4 Ibu Rina Trisminingsih selaku pembimbing yang telah banyak direpotkan oleh penulis. Terima kasih atas kesabarannya dalam membimbing penulis selama ini.
5 Elang Gumilang selaku direktur PT. Elang Group, Pak Andika selaku ketua divisi IT support.
6 Chawang, Rilan, Teguh, dan seluruh mahasiswa ilmu komputer IPB angkatan 44 yang telah membantu dan mendukung penulis untuk menyelesaikan tugas akhir penulis.
7 Pak Agus Buwono, Ibu Imas Sitanggang,dan Pak Hari Agung yang telah membantu kelancaran proses tugas akhir penulis.
8 Rahmawati yang selalu sabar menunggu dan menyemangati penulis untuk menyelesaikan karya ilmiah.
Semoga karya ilmiah ini bermanfaat.
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL viii
DAFTAR GAMBAR viii
DAFTAR LAMPIRAN viii
PENDAHULUAN 1
Latar Belakang 1
Perumusan Masalah 1
Tujuan Penelitian 2
Manfaat Penelitian 2
Ruang Lingkup Penelitian 2
METODE 2
Perencanaan pengembangan web 3
Rekayasa kebutuhan web 3
Desain aplikasi web 3
HASIL DAN PEMBAHASAN 3
Perencanaan pengembangan web 3
Rekayasa kebutuhan web 4
Desain aplikasi web 8
SIMPULAN DAN SARAN 11
Simpulan 11
Saran 11
DAFTAR PUSTAKA 11
DAFTAR TABEL
1 Kebutuhan fungsional sistem 4
DAFTAR GAMBAR
1 Web-based development life cycle 3
2 Diagram aktivitas pengajuan cuti 5
3 Context diagram sistem informasi karyawan 6
4 DFD level 1 sistem informasi karyawan 7
5 Entity Relationship diagram 8
6 Perancangan navigasi halaman user 9
7 Rancangan antarmuka halaman awal level admin 10
8 Arsitektur XAMPP 10
DAFTAR LAMPIRAN
1 Hasil wawancara dengan staf IT support PT. Elang Group 13
2 Contoh form cuti dan lembur manual 16
3 Diagram aktivitas 18
4 Relasi antar tabel pada database 20
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Sebuah perusahaan yang berjalan pasti memiliki kegiatan manajemen. Kegiatan tersebut terkait dengan kegiatan sumber daya manusia, keuangan, dan juga kegiatan manajerial lainnya. Jumlah dan perubahan data yang berlangsung secara rutin maupun tak tentu menjadikan perlunya sebuah pengelolaan yang baik agar sebuah perusahaan dapat menghasilkan kebijakan yang optimal.
Human Resource Department (HRD) adalah divisi pada suatu perusahaan yang mengurus bagian sumber daya manusia (SDM). Dalam konteks bisnis, SDM adalah orang yang bekerja dalam organisasi yang sering pula disebut karyawan. Manajemen sumber daya manusia didasari pada suatu konsep bahwa setiap karyawan adalah manusia, bukan mesin, dan bukan semata menjadi sumber daya bisnis. Manajemen sumber daya manusia berkaitan dengan kebijakan dan praktek-praktek yang perlu dilaksanakan oleh manajer, mengenai aspek-aspek sumber daya manusia dari manajemen kerja (Simamora, 2006).
Pengelolaan data informasi karyawan, data administrasi lembur, dan data administrasi cuti di PT. Elang Group masih dilakukan secara konvensional. Data masih diolah oleh staf HRD pada file Microsoft Excel yang terpisah, sehingga membuat pengolahan data tersebut menjadi sulit karena staf HRD harus melihat ulang ke berbagai file. Hal ini menyebabkan kemungkinan human error yang cukup tinggi.
Pengelolaan data konvensional ini juga menyulitkan para karyawan bagian divisi bangunan, logistik, collector, dan marketing yang bekerja di luar Bogor. Masalah utama yang dihadapi adalah mereka harus datang ke kantor pusat hanya untuk mengurus administrasi lembur dan cuti . Hal ini membuat perusahaan perlu membangun sebuah sistem informasi untuk karyawan yang berbasis web, agar pengolahan data karyawan dan pengurusan administrasi lembur dan cuti bisa dilakukan secara fleksibel dan terintegrasi.
Penelitian sebelumnya yang dilakukan oleh Vitriandi (2014) berhasil membangun sistem informasi manajemen kepegawaian pada Dinas Pertanian Kota Bogor yang dapat memonitoring data dan kinerja pegawai untuk membuat keputusan kenaikan pangkat. Sistem informasi karyawan ini diharapkan dapat membantu staf HRD untuk mengorganisir data personal dan data kinerja karyawan, dan juga dapat membantu karyawan yang bertugas di lapangan untuk mengajukan lembur dan cuti tanpa harus mengurus ke kantor pusat.
Perumusan Masalah
2
Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah melakukan analisis dan desain informasi karyawan berbasis web dengan lingkup fungsi informasi data personal karyawan, data kinerja karyawan, administrasi cuti, dan administrasi lembur. Sistem ini dapat menampilkan semua fungsi dan proses tersebut kepada pengguna dan dapat mencetak output yang dihasilkan kepada pengguna untuk pengurusan lebih lanjut secara offline.
Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian ini adalah meningkatkan efisiensi kerja para karyawan lapangan dan tim pemasaran yang sedang bekerja di proyek-proyek pembangunan property di luar kota. Efisiensi dilakukan dengan cara mengurus administrasi cuti dan lembur secara online tanpa harus datang ke kantor pusat.
Ruang Lingkup Penelitian
Ditetapkan sejumlah batasan ruang lingkup penelitian, sebagai berikut: 1 Data penelitian berasal dari hasil wawancara, pengamatan, dan diskusi
tentang kegiatan manajemen karyawan dari divisi IT support dan HRD di kantor pusat PT. Elang Group ,
2 Fungsi yang dihasilkan pada aplikasi sistem informasi karyawan terbatas pada fungsi data personal, data kinerja, administrasi cuti, dan administrasi lembur karyawan,
3 Proses perancangan menggunakan metode WDLC (Web Development Life Cycle) dengan paradigma terstruktur dan menggunakan notasi pemodelan DFD (Data Flow Diagram) dan ERD (Entity Relationship Diagram). Pemrograman didesain secara struktural .
METODE
3
Gambar 1 Web-based development life cycle (Abdul-Aziz et al. 2012)
Perencanaan Pengembangan Web
Pada tahap ini dilakukan perencanaan pembuatan sistem informasi karyawan yang mampu memenuhi tujuan dari penelitian ini. Pada tahap ini dilakukan pengumpulan data-data dan form isian manual yang digunakan PT. Elang Group untuk dianalisa. Proses pengambilan data juga dilakukan melalui wawancara dengan staf IT support dan staf HRD PT. Elang Group tentang fungsi-fungsi dalam sistem informasi yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis proses dari PT. Elang Group.
Rekayasa Kebutuhan Web
Rekayasa kebutuhan web mencakup dua aktivitas, yaitu mengumpulkan semua kebutuhan sistem dan menganalisis semua kebutuhan tersebut sehingga menghasilkan spesifikasi kebutuhan dan model. Tahapan ini dilakukan untuk mengetahui kebutuhan sistem yaitu kebutuhan fungsional sistem, aktivitas yang akan diproses, karakteristik pengguna, dan perangkat penelitian yang akan digunakan. Setelah kebutuhan fungsional berhasil dirancang, akan dilakukan pemodelan data dan pemodelan aliran data.
Desain Aplikasi Web
Pada tahap ini akan digambarkan kepada pihak PT. Elang Group bagaimana sistem informasi karyawan didesain harus dirancang berdasarkan hasil dari tahap rekayasa kebutuhan sistem. perancangan antarmuka, serta perancangan arsitektur sistem.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Perencanaan Pengembangan Web
4
diolah di dalam sistem adalah data personal, data kinerja karyawan, proses pengajuan cuti, dan proses pengajuan lembur karyawan. Sistem diharapkan mampu mengolah data seperti yang diinput karyawan ketika mengisi form cuti dan lembur secara manual. Form cuti dan lembur manual dapat dilihat pada Lampiran 2. Sistem ini diharapkan mampu membuat karyawan dapat mengajukan cuti dan lembur tanpa harus datang ke kantor pusat.
Rekayasa Kebutuhan Web
Rekayasa kebutuhan sistem merupakan tahapan untuk mengetahui kebutuhan dari sistem, yaitu kebutuhan fungsional sistem, karakteristik pengguna, dan mengidentifikasi perangkat penelitian yang dibutuhkan.
a. Kebutuhan Fungsional Sistem
Kebutuhan fungsional bersifat naratif dan tidak terstruktur. Kebutuhan fungsional sistem informasi karyawan PT. Elang Group terdapat pada Tabel 1.
Kode Fungsi
PF-03 Membuat, menyimpan, dan menampilkan data personal karyawan yang dapat dimutakhirkan oleh karyawan yang bersangkutan apabila terdapat perubahan.
PF-04 Membuat, menyimpan, dan menampilkan data kinerja karyawan yang dapat dimutakhirkan oleh admin untuk menentukan kebijakan lebih lanjut terhadap karyawan.
PF-05 Melakukan fungsi pengajuan cuti, mengolah data cuti yang tersisa, jenis cuti yang dipakai, dan dapat mengajukan staf sedivisi yang didelegasikan selama menjalankan cuti.
PF-06 PF-07
Mengkonfirmasi pengajuan cuti dan lembur oleh manajer dari tiap departemen.
Menyetujui permohonan lembur dan cuti yang dilakukan oleh admin PF-08 Mencetak pengajuan cuti dan lembur yang telah disetujui. b. Kebutuhan Non-Fungsional Sistem
Selain kebutuhan fungsional, pada tahap ini juga dirangkum kebutuhan nonfungsional yang akan menunjang sistem yang akan dibangun. Kebutuhan sistem non-fungsional dari sistem informasi kepegawaian adalah sebagai berikut
1 Keamanan, sistem harus memastikan bahwa hanya pegawai yang terdaftar pada sistem yang dapat mengakses sistem.
5 4 Portability, sistem harus dapat digunakan pada spesifikasi komputer
yang umum digunakan. c. Perancangan Aktifitas
Aktifitas dalam suatu sistem informasi dapat dimodelkan dengan diagram aktivitas. Diagram aktivitas pada proses pengajuan cuti dapat dilihat pada Gambar 2. Diagram aktivitas pada proses pengajuan cuti dan pemutakhiran data karyawan dapat dilihat pada Lampiran 3.
Gambar 2 Diagram aktivitas pengajuan cuti d. Karakteristik Pengguna
6
e. Perangkat Penelitian
Perangkat lunak yang digunakan dalam pengembangan sistem informasi karyawan adalah Netbeans IDE 8.0 sebagai perangkat lunak pengembangan sistem dengan bahasa pemrograman PHP. MySQL digunakan sebagai perangkat lunak untuk manajemen database. Apache sebagai web server untuk menampilkan halaman web yang membutuhkan akses ke dalam database. MySQL dan Apache dijalankan paket dalam perangkat lunak XAMPP.
Perangkat keras yang akan digunakan dalam pengembangan sistem informasi karyawan adalah komputer notebook dengan spesifikasi sebagai berikut: processor Intel(R) Core(TM) i3-2310M CPU @ 2.30GHz, 2048MB RAM, dan harddisk 500GB. Sementara itu pada sisi pengguna, perangkat keras yang digunakan adalah komputer desktop maupun notebook yang sudah dapat menjalankan aplikasi web browser.
f. Pemodelan aliran data
Pemodelan aliran data dimodelkan menggunakan DFD (Data Flow Diagram). DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang dikeluaran dari sistem, tempat data di simpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut, dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut (Kristanto 2003). Pemodelan DFD terdiri atas beberapa komponen yaitu entitas eksternal, proses, data flow, dan data store. Pembuatan DFD dilakukan mulai dari level context diagram. Context diagram pada sistem informasi karyawan ini terdiri atas dua entitas eksternal, yaitu karyawan dan admin. Admin ditunjuk dari manajer di setiap departemen. Sistem informasi karyawan dianggap sebagai sistem utama yang bekerja sebagai proses yang mengolah data masukan. Context diagram dapat dilihat pada Gambar 3.
Gambar 3 Context diagram sistem informasi karyawan
7
Gambar 4 DFD level 1 sistem informasi karyawan Pemodelan Data
Pemodelan data direpresentasikan dengan Entity Relationship Diagram (ERD). Menurut Brady dan Loonam (2010), ERD merupakan teknik yang digunakan untuk memodelkan kebutuhan data dari suatu organisasi. ERD dibuat untuk merepresentasikan entitas-entitas yang terlibat di dalam sistem. Entitas yang terlibat yaitu:
1 Karyawan 2 Departemen 3 Divisi 4 Cuti 5 Lembur
8
Gambar 5 Entity relationship diagram
Desain Aplikasi Web
Perancangan Database
Hasil ekstraksi dari DFD dan ERD menghasilkan sebuah pangkalan data yang memuat enam tabel, yaitu:
1 tb_karyawan 2 tb_cuti 3 tb_lembur 4 divisi 5 departemen 6 tbuser
Tabel “tbuser” dibangkitkan sebagai tabel yang akan mengklasifikasi karyawan mendapatkan hak akses admin dan user. Relasi antar tabel pada perancangan database dapat dilihat pada Lampiran 2.
Perancangan Antarmuka
9 1 Navigasi
Navigasi sistem pada halaman user terletak di bagian atas, sedangkan pada halaman admin terletak di kolom sebelah kanan. Navigasi berisi link menuju halaman lain, serta link untuk melakukan logout. Perancangan navigasi dapat untuk halaman user dapat dilihat pada Gambar 6.
Gambar 6 Perancangan navigasi halaman user 2 Kontrol Layar
Kontrol layar pada sistem terdiri atas: 1 Tombol (Buttons)
Tombol pada sistem dipakai untuk melakukan login, logout, tambah, edit, detail, cetak, dan hapus data karyawan.
2 Kotak teks (Text boxes)
Kotak teks pada sistem dipakai saat melakukan login dan saat mencari nama atau NIK karyawan.
3 Kotak daftar drop-down (Drop-down list boxes)
Kotak daftar dalam sistem dipakai untuk menampilkan pilihan pada menu ubah profil dan kepegawaian.
3 Tipografi
Tipografi font yang dipakai adalah Arial yang merupakan jenis font sans-serif. Tiap tulisan pada judul dibuat sebesar 24 px, judul isi sebesar 14 px, dan isi sebesar 12px.
4 Feedback
Feedback dalam sistem berbentuk sebuah notifikasi. Notifikasi mucul dalam box yang berada tepat dibawah menu navigasi bagian atas ketika ada manajer mendapatkan permohonan cuti dan lembur dan ketika permohonan cuti dan lembur karyawan telah di-approve.
5 Pemilihan warna.
Menurut Nielsen dan Loranger (2006), untuk memperjelas teks digunakan warna teks yang kontras dengan warna latar yaitu teks berwarna gelap dengan latar berwarna terang (positive text), atau teks berwarna terang dengan latar berwarna gelap (negative text). Pada sistem digunakan positive text yaitu warna biru dan hitam sebagai warna teks dan putih dan biru langit sebagai warna latar.
10
Gambar 7 Rancangan antarmuka halaman awal level admin
Tampilan style antarmuka sistem informasi dibangun dengan menggunakan CSS template tipe simple organization yang dibuat oleh Viktor Persson (2009) dan di-publish di http://arcsin.se/. Untuk navigasi dan menu dibangun dengan menggunakan PHP template untuk posisi top, top_nav, side_nav, side_nav_user, dan footer.
Perancangan Arsiterktur
Perancangan sistem informasi karyawan masih menggunakan perangkat lunak XAMPP 1.8.3, karena sistem masih dijalankan di dalam localhost. Arsitektur XAMPP terdiri atas dua lapisan utama, yaitu database dan web server, sementara untuk user interface menggunakan browser Mozilla Firefox dan Google Chrome. Perancangan arsitektur dapat dilihat pada Gambar 8.
11
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Penelitian ini telah menganalisis dan mendesain sebuah sistem informasi karyawan yang mempunyai dua fungsi utama, yaitu memutakhirkan data personal dan kinerja karyawan, dan memproses pengajuan cuti dan lembur karyawan. Sistem informasi dibagun berbasis web sesuai analisi kebutuhan agar dapat diakses dari mana saja. Hal ini mendukung kebutuhan perusahaan bagi para karyawan, terutama yang bekerja di lapangan, untuk mengajukan proses cuti dan lembur.
Saran
Beberapa pengembangan yang dapat ditambahkan untuk penelitian selanjutnya adalah penambahan fungsi absensi sehingga staf HRD yang bertugas di masing-masing proyek yang sedang berjalan dapat melaporkan absensi dan keterlambatan secara terintegrasi dalam satu sistem. Kedepannya diharapkan bisa dilakukan penelitian dengan implementasi fungsi menggunakan framework dengan pendekatan berbasis objek agar sistem dapat dibangun dengan lebih adaptif dan lebih mudah dalam melakukan maintenance module.
DAFTAR PUSTAKA
Abdul-Aziz A, Koronios A, Gao J, dan Sulong MS. 2012. A methodology for the development of webbased information systems: web development team perspective. Di dalam: Abdul-Aziz A, Koronios A, Gao J, dan Sulong MS, editor. Proceedings of the Eighteent Americas Conference on Information System [Internet]. 2012 Agustus 9-12, Seattle. Washington (US): AIS Electronic Library (AISel), hlm 1-9; [diunduh 2014 Jul 12]. Tersedia pada: http://aisel.aisnet.org/amcis2012/proceedings/SystemAnalysis/11
Galitz WO. 2007. The Essential Guide to User Interface Design. Indianapolis (US): Wiley.
Kristanto, Andi. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Jakarta: Gava Media.
McLeod R, Schell GP. 2007. Sistem Informasi Manajemen, Ed ke-10. Jakarta: PT Salemba Empat Patria.
Nielsen J, Loranger H. 2006. Prioritizing Web Usability. Berkeley (US): New Riders.
12
Sijabat E. 2012. Analisis dan desain sistem informsi bisnis pada koperasi susu menggunakan UML [skripsi]. Bogor (ID): Institut Pertanian Bogor.
13 Lampiran 1 Hasil wawancara dengan staf IT support PT. Elang Group
Kamis,19 April 2014
Nama Subjek: Andika Prapta Daharu (Y)
Jabatan : Kepala divisi IT Support
Halaman: 1
Subjek pertanyaan dan jawaban keterangan
X Bisa diceritakan sejarah singkat PT. Elang Group?
y
x Sistem manajemen yang ditetapkan sejauh ini bagaimana? Bagaimana dengan pembagian jobdesc nya?
y
Elang Group didirikan oleh Elang Gumilang, yang saat itu masih berprofesi sebagai mahasiswa ekonomi IPB. Dengan modal awal 300 juta yang beliau pinjam dari 10 orang, ia membuat 20 rumah sederhana ukuran 22/60 dengan harga 23 juta. Keberhasilannya membuat ia berhasil mendapatkan pinjaman dari Bank Mandiri sebesar 1,5 M yang kemudian digunakan untuk membangun beberapa perumahan bersubsidi seperti Griya Salak Endah, Griya Ciampea, dll. Kini sudah ada lima perumahan bersubsidi dan satu perumahan umum yang Tersebar di tiga daerah,yaitu Bogor, Citayam, dan Sukabumi tiga diantaranya sudah selesai, tiga lagi masih dalam tahap penyelesaian.
D ata
Elang Group membagi karyawannya dalam enam departemen yang kemudian terbagi dalam 13 divisi, yaitu : departemen business support yang membawahi divisi HRD, IT Support, dan Asset Management. Setelah itu ada departemen finance yang membawahi divisi accounting, collector, dan cashier. Lalu ada departemen legal, dan juga departemen marketing yang membawahi divisi marketing in-house dan marketing administration. Selanjutnya ada departemen teknik yang membawahi divisi logistik, perencana, dan pelaksana. Yang terakhir adalah departemen invesment.
d ata data
14 Lanjutan
Subjek pertanyaan dan jawaban keterangan
X Mengapa data cuti dan lembur harus diintegrasikan ke dalam sistem informasi yang berbasis web?
Y
X Bisa dirincikan proses bisnis apa saja yang ingin diaplikasikan
di dalam sistem?
y
Karena kendala kami alami ketika mulai membangun perumahan yang jauh dari kantor pusat di Laladon. Kendala itu adalah karyawan yang bekerja di lapangan (divisi pelaksana, marketing in-house, perencana,logistik, collector) sulit mengajukan cuti dan lembur karena perizinannya tetap harus melalui staf HRD di kantor pusat. Mereka harus menempuh perjalan dari Sukabumi dan Citayam hanya untuk mengajukan cuti dan lembur sehingga efektifitas kerja menjadi sangat terganggu.
Jadi karyawan bisa mengajukan cuti maupun lembur ke majaner dan HRD melalui sistem berbasis web sehingga mereka bisa mengakses melalui internet tanpa harus ke Bogor. Manajer dan HRD pun dapat melakukan approval secara online melalui sistem tersebut. Hal ini juga berlaku apabila karyawan mendelegasikan pekerjaannya kepada karyawan lain yang sedivisi melalui sistem ini, karyawan yang didelegasikan harus dapat mengapprove melalui sistem ini. Pada akhir bulan barulah mereka bisa membawa printout cuti dan lembur yang dihasilkan dari sistem untuk diserahkan ke kantor pusat. Selain itu penyimpanan dan pengolahan informasi data personal dan kinerja pegawai juga perlu ditambahkan dalam sistem ini.
15 Lanjutan
Subjek pertanyaan dan jawaban keterangan
x Dalam hal pengolahan data personal dan kinerja pegawai apakah sangat diperlukan juga dalam sistem? Bukankah
perusahaan hanya memerlukan pengajuan cuti dan lembur saja?
y
X Data-data apa saja yang perlu disimpan dalam data personal dan kinerja karyawan?
Y
Tentu saja sangat diperlukan , karena perusahaan pun perlu melihat pegawai tidak hanya dari aspek internal, tapi juga eksternal, misalkan status pernikahan, jumlah anak, dll. Karena penyesuaian pendapatan dengan kondisi kehidupan karyawan adalah hal penting agar karyawan merasa nyaman dan betah kerja di perusahaan ini. Selain itu jumlah karyawan yang saat ini sudah mencapai 130 orang, dengan rincian 30 orang di kantor pusat dan 100 orang di lapangan, tentu saja akan membuat staf administrasi kewalahan apabila harus mengupdate data personal secara sentral pula. Selain itu penampilan data kinerja kepada karyawan juga bermanfaat sebagai media untuk memperbaiki kerja para karyawan.
people
motivation
Untuk data personal: NIK, Nama, departemen, divisi, tanggal masuk, no.KTP, no.Rekening Bank, No.BPJS, Jenis kelamin, Tanggal lahir, No.Telepon, Kontak darurat, alamat, email, pendidikan terakhir, status pernikahan, agama, jumlah anak,.
Untuk data kinerja: posisi saat ini, posisi sebelumnya, status karyawan (kontrak/permanen), Job Grade, Training terakhir yang diikuti, penilaian terakhir, kompetensi, potential successor, rencana karir, gaji terakhir, data KPI (key performance indicator), jumlah dan sisa cuti, total jam lembur, total benefit yang diterima, dan personality karyawan berdasarkan penilaian manajer dan HRD.
16
17 Lanjutan
18
Lampiran 3 Diagram aktivitas
19 Lanjutan
20
21
