RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ABSENSI KARYAWAN PADA PT. YUAN TEAI INDONESIA
Oleh:
Nama : Rokhmad Fadhlul Wafi
NIM : 08.41010.0112
Program Studi : Strata 1
Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
ABSTRAK ... iv
3.4 Teori Yang Terkait Dengan Penyelesaian Masalah... 11
3.4.1 Microsoft Visual Basic. Net 2005 ... 11
3.4.2 System Flow ... 11
3.5 SQL Server 2005 ... 18
3.6 Sistem Informasi Absensi ... 18
BAB IV. DESKRIPSI PEKERJAAN ... 20
4.1 Analisis Sistem ... 20
4.2 Desain Sistem ... 20
4.2.1 Sistem Flow ... 21
4.2.2 Diagram Hippo ... 24
4.2.3 Conteks Diagram ... 25
4.2.4 Data Flow Diagram ... 26
4.2.5 Entity Relationship Diagram ... 27
4.2.6 Desain Tabel ... 28
4.3 Desain Input Output ... 31
4.3.1 Desain Input ... 31
4.3.2 Desain Output ... 37
4.4 Implementasi Sistem ... 39
4.4.1 Spesifikasi Perangkat ... 39
4.4.2 Penjelasan Penggunaan Program ... 39
BAB V. PENUTUP ... 51
5.1 Kesimpulan ... 51
5.2 Saran ... 51
DAFTAR PUSTAKA ... 52
LAMPIRAN ... 53
1.1Latar Belakang Masalah
Teknologi Informasi (TI) kini berkembang pesat, hampir tidak ada aspek kehidupan di dunia ini yang tidak terkait dengan teknologi ini. Hal ini disebabkan karena penerapan TI bersifat fleksibel, dan biasanya bersifat jasa atau pelayanan yang digunakan untuk meningkatkan suatu hasil atau mencapai tujuan dari para penggunanya. Informasi sebagai suatu kebutuhan yang dimasa sekarang ini dianggap vital, ditambah lagi dengan harga peralatan TI (misal, Personal
Computer) yang makin terjangkau membuat TI semakin berkembang.
Kecenderungan meningkatnya pertumbuhan TI dapat juga di lihat dari meningkatnya penggunaan internet dari tahun ke tahun.
Obyek yang menjadi tempat kerja praktek adalah PT. Yuan Teai Indonesia berada pada “Kawasan Industri Persada Blok L-5 Ngoro-Mojokerto”. Perusahaan ini bergerak dibidang produksi meteran air bermerk YT dan memiliki bersertifikat SNI. Dalam produksinya perusahaan ini membutuhkan bahan dasar berupa kuningan untuk pembuatan meteran air. Memiliki karyawan ±160 meliputi: staff, satpam dan karyawan. Jadwal shift yang telah ditetapkan oleh pimpinan terdapat 3 shift yaitu pagi, sore dan malam. Lihat tabel 1.1 pembagian shift kerja.
Tabel 1.1 Pembagian Shift Kerja
Shift Pagi Sore Malam
Staff kantor 07:30 - 15:30 - -
Satpam 06:00 – 14:00 14:00 – 22:00 22:00 – 06:00 Karyawan 07:00 – 15:00 15:00 – 23:00 23:00 – 07:00
Berikut tabel 1.2 prosentasi keaktifan rata-rata karyawan, staff, dan satpam yang datang tepat waktu, telat dll dalam kurun waktu 1 bulan selama kami melakukan kerja praktek diperusahaan.
Tabel 1.2 Rata – rata keaktifan karyawan,staft, dan satpam
Rata-rata(%)
Hadir tepat waktu 97%
Sering terlambat 3%
Izin 1%
Sakit 1%
Alpa 2%
Lembur 35%
Cuti 5%
Karena adanya, Keterbatasan sistem untuk dapat mengolah sebuah absensi membuat PT. YUAN TEAI INDONESIA ingin mengembangkan sistem informasinya yang ada agar dapat menampilkan data lengkap absensi pada perusahaannya serta dapat mengolah data yang terdapat pada data absensi tersebut menjadi informasi yang bermanfaat bagi pengguna.
Data absensi karyawan yang ada masih tidak dapat diolah secara baik dikarenakan data-data yang dibutuhkan masih terpisah antara data atau dengan yang lain sehingga tidak dapat dapat memperoleh informasi yang benar dan akurat.
Belum sempurnanya laporan dan lainnya membuat PT.YUAN TEAI INDONESIA ingin mengembangkan sistemnya menjadi lebih baik lagi, dengan begitu pada HRD bisa mendapatkan data-data laporan absensi pegawai secara sistematis.
1.2Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut :
1. Bagaimana menampilkan data pegawai dan data detail absensi untuk kemudian diolah menjadi suatu informasi.
2. Bagaimana menampilkan seluruh detail laporan absensi karyawan berdasarkan absensi yang dilakukan di perusahaan.
1.3Batasan Masalah
Pembatasan Masalah dalam Pembuatan Sistem Absensi Karyawan ini adalah sebagai berikut:
1. Sistem aplikasi di buat dengan berbasis desktop
2. Sistem aplikasi ini hanya menampilkan absensi kemudian menampilkan informasi yang dibutuhkan.
3. Sistem aplikasi ini menampilkan data karyawan, bagian, jabatan, lembur, shift masuk kerja dan laporan.
4. Sistem aplikasi ini tidak membahas cuti dan izin apapun secara detail.
1.4Tujuan
Adapun Tujuan dari pembuatan sistem aplikasi Absensi Karyawan ini adalah sebagai berikut:
1. Membuat sebuah sistem yang dapat membantu dalam hal menampilkan data lengkap absensi karyawan dimana user mendapatkan informasi data-data absensi karyawan yang dapat dibutuhkan oleh pihak yang berkepentingan. 2. Membuat sistem yang dapat menampilkan data karyawan, bagian, jabatan,
lembur, shift dan laporan.
1.5Manfaat
1.6Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan di dalam memahami persoalan dan pembahasannya, maka penulisan laporan kerja praktek ini dibuat dengan sistematika sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini berisi tentang latar belakang permasalahan yang menjelaskan bagaimana hingga timbul permasalahan tersebut, inti dari permasalahan seperti yang disebutkan pada perumusan masalah, pembatasan masalah yang menjelaskan batasan-batasan dari pemasalahan sehingga tidak keluar dari ketentuan yang ditetapkan, tujuan dari penelitian berupa harapan dari hasil yang dicapai.
BAB II : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Bab ini berisi tentang gambaran umum dan struktur organisasi pada PT. YUAN TEAI INDONESIA, serta sejarah dari PT. YUAN TEAI INDONESIA.
BAB III : LANDASAN TEORI
Bab ini berisi konsep dasar dari informasi, basis data dan normalisasinya, beberapa landasan dasar yang dijadikan acuan oleh penulis dalam melakukan perancangan dan membangun sistem. Diantaranya merupakan teori-teori yang didapat dalam disiplin ilmu di bangku kuliah, serta disiplin ilmu yang didapat dari literatur-literatur tambahan.
BAB IV : DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
Didalamnya diuraikan tentang desain yang dibuat beserta dengan skema yang ada, serta implementasi dari desain ke program. Didalamnya disajikan model dari form-form yang telah dibuat dan bagaimana cara set program dan penjelasan tentang pemakaian SISTEM INFORMASI ABSENSI KARYAWAN PADA PT. YUAN TEAI INDONESIA.
BAB V : PENUTUP
2.1Sejarah PT. YUAN TEAI INDONESIA
PT. Yuan Teai Indonesia adalah perusahaan penanaman modal asing (PMA) Taiwan yang bergerak di bidang industri alat ukur meter air dan perlengkapannya.
Pada awalnya didirikan di Taiwan pada tahun 1967, kemudian pada tahun 1996 mendirikan anak cabang di Indonesia dengan nama PT. Yuan Teai Indonesia.Disamping itu juga telah mendirikan anak cabang di tempat lain yaitu : Dong Guan, Qin Xi dan Hui Zhou.
2.2Visi
Menjadi produsen alat pengukur dan pengatur yang terkemuka di wilayah Asia.
2.3Misi
Menjadi perusahaan yang mandiri dan bisa mengembangkan pangsa pasar diwilayah indonesia
2.4Kebijakan Mutu PT. YUAN TEAI INDONESIA
Sebagai perusahaan yang menerapkan Quality Management System berdasarkan ISO 9001:2008, PT. Yuan Teai Indonesia berkomitmen untuk memberikan kepuasan pada konsumen dan terus berupaya melakukan perbaikan-perbaikan hingga mencapai kesempurnaan.
Hal tersebut bertumpu pada peningkatan mutu produk yang dihasilkan dan pengiriman barang yang tepat waktu.
2.5Ruang Lingkup
Kegiatan produksi yang ada di PT. YUAN TEAI INDONESIA meliputi : Casting, Plastic Injection Moulding, Machining, Assembly dan Uji Akurasi.
Produk yang dihasilkan meliputi : Meter Air, Main Casing, Register Box Ring, Inner Part Meter Air, dan Accessories Meter Air. Untuk produk Meter Air dibagi berdasarkan :
a.Connection 1. Thread
Connection inlet dan outlet menggunakan ulir/drat, ukuran jenis meter ini adalah ½”, ¾”, 1”, 1 ½”, dan 2”.
2. Flange
Connection inlet dan outlet menggunakan flange/plendes, ukuran jenis meter air ini adalah 2”, 3”, 4”, 6”, 8”, 10”, 12”.
b.System Transmisi 1. Dry/kering
Sistem trasmisi ini menggunakan magnet untuk mencapai gear box atau transmisi tidak langsung, sehingga air yang masuk ke dalam body meter air tidak sampai ke bagian atas inner part/gear assembly.
2. Wet/basah
Sistem transmisi ini menggunakan terusan poros hingga ke gear box atau transmisi langsung, sehingga air yang masuk ke dalam body meter air juga masuk ke dalam gear box dan inner part bagian teratas.
2.6Gambar Produksi Pada PT. YUAN TEAI
2.7Struktur Organisasi
Mgr. Produksi II Mgr. Produksi III
Mgr. Produksi I
Kabag casting Kabag RnD
Kabag QC
Landasan teori digunakan untuk menyelesaikan masalah secara sistematis. Pada bab ini akan membahas landasan teori yang meliputi landasan teori mengenai hal-hal dari permasalahan yang ada dan landasan teori yang membahas tentang ilmu yang terkait dalam permasalahan tersebut.
3.1Konsep Dasar Sistem Informasi
Konsep dasar dari Sistem Informasi terbagi atas tiga pengertian. Yang pertama adalah sistem, informasi dan sistem informasi itu sendiri.
3.1.1 Sistem
Konsep dasar tentang sistem lebih menekankan pada pemeriksaan terhadap seluruh bagian sistem, dan seringkali seorang analis terlalu memusatkan perhatian hanya pada satu komponen sistem, yang berarti dia telah mengambil tindakan yang mungkin tidak efektif, karena beberapa komponen yang penting diabaikan. Suatu sistem memiliki beberapa komponen, diantaranya pekerjaan, aktivitas, misi atau unsur-unsur sistem yang dibentuk untuk mewujudkan tujuan, untuk komponen misi atau tujuan, seringkali sukar untuk dilihat sehingga manajemen suatu sistem mengarahkan aktivitas-aktivitas pada perencanaan dan pengendalian yaitu berupa feedback (umpan balik).
“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.” (Jerry Fitzgerald : Hal 5: 1960).
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut :
“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.” (Jogiyanto H: Hal 2: 1999).
Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen atau komponen merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, Karena kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau
sistem-sistem bagian. Komponen-komponen dalam suatu sistem tidak dapat berdiri sendiri. Melainkan saling berinteraksi atau saling berhubungan membentuk suatu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran dari sistem tersebut tercapai. Model umum sebuah sistem terdiri dari masukan, pengolah dan keluaran.
3.1.2 Informasi
Data adalah fakta-fakta atau kejadian-kejadian yang dapat berupa angka-angka atau kode-kode tertentu. Data masih belum mempunyai arti bagi penggunanya. Untuk dapat mempunyai arti data diolah sedemikian rupa sehingga dapat digunakan oleh penggunanya.
Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Informasi yang digunakan di dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Informasi digunakan tidak hanya digunakan oleh satu orang pihak dalam suatu organisasi. Nilai sebuah informasi ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut.
Informasi dalam sebuah organisasi sangat penting peranannya. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi lemah dan akhirnya berakhir. Informasi itu sendiri dapat didefenisikan sebagai berikut :
“Informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”.
Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data atau data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan sesuatu yang terjadi pada saat tertentu.
3.1.3 Sistem Informasi
1. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasin untuk mencapai suatu tujuan tertentu yaitu menyajikan informasi.
2. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan atau untuk mengendalikan organisasi.
Sistem informasi sendiri memiliki sejumlah komponen tertentu, yang terdiri dari beberapa komponen yang berbeda yaitu, manusia, data, hardware, dan software. Sebagai suatu sistem, setiap komponen tersebut berinteraksi satu dengan lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.
3.2Analisis Sistem
Menurut Jogiyanto (1990:129) analisa sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan - permasalahan, kesempatan - kesempatan, hambatan – hambatan yang terjadi dan kebutuhan - kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan – perbaikannya. Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem.
3.3Desain Sistem
Setelah tahap analisa sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran yang jelas apa yang harus dikerjakan. Kemudian memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Menurut Jogiyanto (1990:197) desain sistem dapat diartikan sebagai berikut :
a. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem. b. Pendefinisian dari kebutuhan – kebutuhan fungsional. c. Persiapan untuk rancang bangun implementasi. d. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.
f. Menyangkut konfigurasi dari komponen – komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.
3.4Teori Yang Terkait Dengan Penyelesaian Masalah 3.4.1 Microsoft Visual Basic. Net 2005
Visual Basic. Net 2005 merupakan bahasa yang benar – benar berorientasi objek dengan mendukung empat pilar utama dari Object Oriented Programming yaitu Abstraction, Inheritance, Polymorphism dan Encapsulation.
Dengan tersedianya berbagai komponen atau objek yang memiliki wadah inputan dalam suatu form membuat aplikasi lebih baik dan user friendly, sehingga aplikasi dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin guna menghasilkan informasi yang cepat dan akurat. Selain itu, bahasa program ini memiliki kompatibilitas dengan berbagai macam aplikasi pendukung lainnya, baik itu yang mengarah kepada program yang berbasis network, website dan aplikasi lainnya.(Yuswanto,2008)
3.4.2 System Flow
Bagan alir sistem (system flowchart) merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem. Bagan alir sistem digambar dengan menggunakan simbol-simbol yang tampak sebagai berikut ini.
Tabel 3.1 Simbol – simbol System Flow
NO SIMBOL NAMA SIMBOL FUNGSI
1.
Document Untuk menunjukkan
2.
Process Computer Menunjukkan kegiatan
dari operasi program komputer.
3.
Database Untuk menyimpan
data.
4.
On Page Connector Menunjukkan
hubungan di halaman yang sama.
5.
Off Page Connector
Menunjukkan
hubungan di halaman lain.
6. Terminator Menandakan awal
/akhir dari suatu sistem.
7.
Decision Menggambarkan
logika keputusan dengan nilai true atau
false.
8.
Manual input Untuk menunjukkan
pekerjaan yang di- lakukan secara manual.
9.
Arsip Untuk menunjukkan
file non komputer yang diarsip urut angka .
10.
Catatan Menunjukan data
catatan
3.4.3 Data Flow Diagram (DFD)
disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan, dan proses yang dikenakan pada data tersebut.
Data Flow Diagram merupakan suatu metode pengembangan sistem yang terstruktur (structured analysis and design). Penggunaan notasi dalam data flow diagram sangat membantu untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat kompleksitas. Pada tahap analisi, penggunaan notasi ini dapat membantu dalam berkimunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika.
Di dalam data flow diagram terdapat empat simbol yang digunakan yaitu
process, external entity, data store, dan data flow. Simbol process digunakan untuk melakukan suatu perubahan berdasarkan data yang diinputkan dan menghasilkan data dari perubahan tersebut. Simbol process dapat digambarkan sebagai bentuk berikut:
0
Prcs_1
Gambar 3.1 Simbol Process
Pada bentuk gambar process, bagian atas berisi nomor untuk identitas proses. Suatu proses dengan nomor 0 (nol atau kosong) menandakan bahwa proses tersebut adalah sebuah context diagram. Diagram ini merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luarnya. Pembuatan context diagram dapat dilakukan dengan terlebih dahulu menentukan nama sistemnya, menentukan batasan dari sistem, dan menentukan
terminator yang diterima atau diberikan daripada sistem untuk kemudian
dilakukan penggambaran.
Nomor 1, 2, 3, dan seterusnya menandakan bahwa proses tersebut diartikan sebagai proses level-0 (nol) yang merupakan hasil turunan atau
level berikutnya), memunculkan data store sebagai sumber maupun tujuan data (optional), menggambarkan diagram level-0, menghindari perpotongan arus data, dan melakukan pemberian nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan urutan proses).
Nomor 1.1, 1.2, 2.1, 2.2, dan seterusnya merupakan sebuah proses turunan atau decompose dari proses level-0 yang disebut sebagai proses level-1 (satu). Proses level-1 menggambarkan detil kerja dari sebuah bagian dalam sebuah sistem. Penggambarannya dilakukan dengan cara menentukan proses yang lebih kecil (sub-proses) dari proses utama yang ada di level-0, menentukan apa yang diterima atau diberikan masing-masing sub-proses daripada sistem dan tetap memperhatikan konsep keseimbangan, memunculkan data store sebagai sumber maupun tujuan alur data (optional), menggambar DFD level-1, dan berusaha untuk menghindari perpotongan arus data. Hasil turunan akhir disebut sebagai the lowest level, dimana hasil akhir ini tergantung dari kompleksitas sistem yang ada.
a. External entity disimbolkan dengan bentuk persegi yang digunakan untuk
menggambarkan pelaku-pelaku sistem yang terkait, dapat berupa orang-orang, organisasi maupun instansi. External entity dapat memberikan masukan kepada process dan mendapatkan keluaran dari process. External entity digambarkan dalam bentuk sebagai berikut:
Entt_2
Gambar 3.2 Simbol External Entity
b. Data store digunakan sebagai media penyimpanan suatu data yang dapat
berupa file atau database, arsip atau catatan manual, lemari file, dan tabel-tabel dalam database. Penamaan data store harus sesuai dengan betuk data yang tersimpan pada data store tersebut, misalnya tabel pelamar, tabel pendidikan, tabel lulus seleksi, dan lain-lain. Data store digambarkan dalam bentuk simbol sebagai berikut:
1 Stor_3
c. Data flow merupakan penghubung antara external entity dengan process dan
process dengan data store. Data flow menunjukkan aliran data dari satu titik ke titik lainnya dengan tanda anak panah mengarah ke tujuan data. Penamaan
data flow harus menggunakan kata benda, karena di dalam data flow
mengandung sekumpulan data. Data flow digambarkan dengan bentuk simbol sebagai berikut:
Flow_6
Gambar 3.4 SimbolData Flow
3.4.4 Entity Relationship Diagram (ERD)
Proses reverse engineering terhadap suatu basis data menjadi suatu kebutuhan bagi perancang basis data untuk mengetahui struktur dari sebuah basis data. Struktur tersebut biasanya dimodelkan dalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD).
ERD dibagi menjadi 2 macam yaitu: Conceptual Data Model (CDM), dan Physical Data Model (PDM). Simbol-simbol yang sering digunakan adalah:
1. Entity
Entity merupakan sesuatu yang mudah diidentifikasikan. Sebuah entity bisa berupa obyek, tempat, orang, konsep, atau aktivitas. Entity dinyatakan dalam simbol persegi panjang. Simbol entity pada Gambar 3.5.
Gambar 3.5 Entity. 2. Atribut
Atribut merupakan penjelasan-penjelasan dari entity yang membedakan entity
satu dengan yang lain. Sebuah atribut juga merupakan sifat-sifat dari sebuah
entity. Atribut dinyatakan dalam simbol ellips. Simbol atribut pada Gambar 3.6.
3. Relationship
Relationship adalah penghubung antara suatu entity dengan entity yang lain dan merupakan bagian yang sangat penting di dalam mendesain database. Ada tiga tipe relationship yang dikenal yaitu :
a. One-to-One Relationship
Jenis hubungan antar tabel yang menggunakan secara bersama sebuah kolom
primary key. Jenis hubungan ini tergolong jarang digunakan, kecuali untuk alasan keamanan atau kecepatan akses data.
b. One-to-Many Relationship
Jenis hubungan antar tabel dimana satu record pada satu tabel terhubung dengan beberapa record pada tabel lain.
c. Many-to-Many Relationship
Jenis hubungan antar tabel dimana beberapa record pada satu tabel terhubung dengan beberapa record pada tabel lain.
d. Many-to-One Relationship
Jenis hubungan antar tabel dimana beberapa record pada satu tabel terhubung dengan satu record pada tabel lain.
Menurut Sutanta (2004), relasi antar entitas dapat digambarkan melalui salah satu dari pilihan di bawah ini:
1. Pilihan 1
Jenis relasi Simbol yang digunakan
1-ke-1 :
1-ke-n :
n-ke-1 :
n-ke-n :
2. Pilihan 2
Jenis relasi Simbol yang digunakan
1-ke-1 :
Gambar 3.8 Simbol relasi antar entitas (pilihan 2)
ERD dapat digambarkan menggunakan salah satu dari pilihan di atas, namun penggunaannya harus konsisten. Jika menggunakan simbol pilihan 1, maka untuk seluruh bagian ERD harus menggunakan simbol kelompok pilihan 1.
3. Kunci relasi
Kunci relasi atau key adalah suatu properti yang menentukan apakah suatu kolom pada table sangat penting atau tidak. Berdasarkan macamnya, kunci relasi terdiri dari:
a. Kunci kandidat
Yaitu satu atau atau gabungan minimal atribut yang bersifat unik yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi setiap record dalam relasi.
b. Kunci primer
Yaitu bagian atau salah satu dari kunci kandidat yang digunakan sebagai kunci utama untuk membedakan setiap record dalam relasi. Kunci primer biasa disebut sebagai primary key.
c. Kunci alternatif
Yaitu bagian dari kunci kandidat yang tidak digunakan sebagai kunci utama. d. Kunci penghubung
data yang sama.
3.5SQL Server 2005
Microsoft SQL Server adalah sebuah sistem manajemen basis data relasional (RDBMS) produk Microsoft. Bahasa kueri utamanya adalah Transact-SQL yang merupakan implementasi dari Transact-SQL standar ANSI/ISO yang digunakan oleh Microsoft dan Sybase. Umumnya SQL Server digunakan di dunia bisnis yang memiliki basis data berskala kecil sampai dengan menengah, tetapi kemudian berkembang dengan digunakannya SQL Server pada basis data besar.
Microsoft SQL Server dan Sybase/ASE dapat berkomunikasi lewat jaringan dengan menggunakan protokol TDS (Tabular Data Stream). Selain dari itu, Microsoft SQL Server juga mendukung ODBC (Open Database Connectivity), dan mempunyai driver JDBC untuk bahasa pemrograman Java. Fitur yang lain dari SQL Server ini adalah kemampuannya untuk membuat basis data mirroring dan clustering. Pada versi sebelumnya, MS SQL Server 2000 terserang oleh cacing komputer SQL Slammer yang mengakibatkan kelambatan aksesInternet pada tanggal 25 Januari 2003.
3.6Sistem Informasi Absensi
Absensi adalah suatu pendataan kehadiran, bagian dari pelaporan aktifitas suatu institusi, atau komponen institusi itu sendiri yang berisi data-data kehadiran yang disusun dan diatur sedemikian rupa sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pihak yang berkepentingan.
Beberapa jenis absensi tersebut , yang membedakan jenis-jenis absensi tersebut adalah cara penggunaannya, dan tingkat daya guna. Secara umum jenis-jenis absensi dapat dikelompokan menjadi dua, yaitu:
a. Absensi manual adalah cara pengentrian kehadiran dengan cara menggunakan tulisan, biasanya berupa tanda tangan dll.
Kelebihan dalam memanfaatkan teknologi informasi pada absensi ini adalah:
• Absensi dapat dilakukan dengan lebih mudah dan cepat • Informasi hasil pencarian yang disajakan lebih akurat • Mempermudah dalam pembuatan laporan dan rekapitulasi • Terdapat fasilitas informasi
4.1Analisis Sistem
Analisis sistem bertujuan untuk mengidentifikasi permasalahan-permasalahan yang ada pada sistem dimana aplikasi dibangun yang meliputi perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan pengguna. Analisis ini diperlukan sebagai dasar bagi tahapan perancangan sistem. Analisis sistem meliputi identifikasi permasalahan, spesifikasi aplikasi, spesifikasi pengguna, dan lingkungan operasi.
Aplikasi Absensi merupakan aplikasi yang menangani pengolahan absensi agar dapat menampilkan data dengan baik. Agar dapat mengolah data-data karyawan dengan baik maka dibutuhkan adapnya program yang dapat menampilkan data-data pegawai dimana didalamnya telah terintegrasi data satu dengan data yang lainnya yaitu data pegawai beserta absensi, jabatan, bagian,shift, dan lembur.
Dalam kerja praktek ini penulis berusaha menemukan permasalahan yang ada dan mempelajari serta mengatasi masalah tersebut. Permasalahan pada PT. Yuan Teai Indonesia yaitu mengenai masalah pembuatan detail laporan masuk, istirahat, pulang dan lembur. Untuk mengatasi masalah yang ada di atas maka diperlukan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Analisa Sistem. 2. Desain Sistem. 3. Implementasi Sistem.
Pada langkah-langkah tersebut di atas ditujukan untuk dapat menemukan solusi dari permasalahan yang ada pada PT. Yuan Teai Indonesia, untuk lebih jelasnya dapat dijelaskan pada sub bab dibawah ini.
4.2Desain Sistem
Setelah melakukan analisis sistem maka selanjutnya dilakukan desain sistem. Dalam desain sistem ini, penulis mulai membentuk suatu sistem baru yang telah
terkomputerisasi. Langkah-langkah yang dilakukan dalam desain sistem ini adalah sebagai berikut:
1. System Flow
2. Diagram Hippo
3. Context Diagram
4. Data Flow Diagram (DFD)
5. Entity Relationship Diagram 6. Desain Tabel
Keenam langkah tersebut akan dijelaskan sebagai berikut:
4.2.1 System Flow
System Flow adalah gambaran tentang sistem yang akan dibangun.
Gambar 4.1 sampai gambar 4.4 menjelaskan tentang penyelesaian permasalahan.
system flow PT. Yuan Teai Indonesia yang dirancang adalah sistem flow
terkomputerisasi dari proses absensi harian, absensi lembur, dan proses pembuatan laporan.
a. System Flow Menyimpan Data Karyawan
Proses Menyimpan Data Pegawai
Pimpinan HRD
Karyawan
Start
Data Pegawai
Keyboard
Menyimpan Data pegawai
Karyawan
Selesai
Gambar 4.1 Sistem Flow Absensi Karyawan
b. System flow Absensi Harian
Proses Absensi Harian
Gambar 4.2 Sistem Flow Absensi Karyawan
c. System flow Absensi Lembur
Proses Absensi Lembur
Pimpinan HRD
Karyawan
Mulai
NIK
Pegawai
keyboard
Pencocokan NIK
NIK Cocok?
Pencacatan Waktu
Absensi Lembur
Selesai
Gambar 4.3 Sistem Flow Absensi Karyawan
d. System Flow Membuat Laporan
Membuat Laporan
Pimpinan HRD
Karyawan
Mulai
Tanggal Laporan Yang Dicetak
Keyboard
Mencetak Laporan
Absensi_Ha rian
Absensi Lembur
Karyawan
Laporan Absen Harian Laporan Absen
Lembur
Gambar 4.4 Sistem Flow Absensi Karyawan
4.2.2 Diagram Hippo
Sistem Informasi
Gambar 4.5 Hierarchy Input Output (HIPO)
4.2.3 Conteks Diagram
Gambar 4.6 adalah conteks diagram dari sistem informasi absensi karyawan pada PT. Yuan Teai Indonesia. Context diagram tersebut menggambarkan proses secara umum yang terjadi pada sistem informasi Absensi karyawan. Pada context diagram tersebut, juga terlihat bahwa sistem informasi Absensi karyawan mempunyai 3 entity, yaitu Karyawan, HRD dan pimpinan
rekap absen lembur rancang bangun SI pengolahan data absensi
karyawan
+
karyawan HRD
pimpinan
4.2.4 Data Flow Diagram
DFD merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur dan juga DFD menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada sistem secara jelas.
A. DFD Level 0
Gambar 4.7 adalah gambar DFD level 0 dari sistem informasi Absensi Pegawai PT. Yuan Teai Indonesia. Pada DFD level 0 ini menjelaskan proses yang terjadi dalam sistem informasi Absensi Karyawan PT. Yuan Teai Indonesia secara lebih detail dibandingkan dengan contex diagram. Pada proses ini juga terdapat tabel Data Pegawai dan Absensi Pegawai.
[rekap absen lembur]
simpan ubah status absen [Surat Ijin]
B. DFD Level 1 SubProses Absensi
data absensi harian
Gambar 4.8 DFD Level 1 SubProses Absensi
C. DFD Level 1 SubProses Laporan
[laporan absensi harian]
Gambar 4.9 DFD Level 1 SubProses Laporan
4.2.5 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) menggambarkan basis data-basis data yang ada pada Aplikasi. ERD terbagi menjadi 2 bagian yaitu:
A. Conceptual Data Model
Mengisi
Gambar 4.10 Conceptual Data Model
B. Physical Data Model
Berikut ini adalah Physicall Data Model yang telah dirancang dari sistem informasi Absensi Karyawan PT. Yuan Teai Indonesia.
NI K = NI K NI K = NI K
I D_JABATAN = ID_JABATAN I D_BAGI AN = I D_BAG IAN TGL_M ASUK varc har(20) PENDIDIKAN_AKHIR varc har(30)
Gambar 4.11 Physicall Data Model
4.2.6 Desain Tabel
masing-masing field beserta konstrainnya. Adapun struktur tabel adalah sebagai berikut: Berikut ini Struktur Table dari sistem sistem informasi Absensi Karyawan PT. Yuan Teai Indonesia.
A. Tabel Karyawan
Nama Tabel : Karyawan Primary Key : kode_Karyawan Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan Master Karyawan Tabel 4.1 Sturktur Tabel Karyawan
NO Field Name Type Data Length Constraint
Foreign Key
Tabel Kolom
1 NIK Variable Characters 10 Primary key
2 Nama Variable Characters 50
3 Password Variable Characters 20
4 Alamat Variable Characters 80
5 Jenis_kelamin Variable Characters 30
6 Kewarganegaraan Variable Characters 30
7 HP Variable Characters 15
8 Tgl_lahir Variable Characters 20
9 Status Variable Characters 30
10 Bagian Variable Characters 30
11 Jabatan Variable Characters 40
12 Tgl_masuk Variable Characters 20
13 Pendidikan akhir Variable Characters 30
B. Tabel Bagian
Nama Tabel : Bagian Primary Key : kode_Bagian Foreign Key : -
Tabel 4.2 Struktur Tabel Bagian
NO Field Name Type Data Length Constraint
Foreign Key
Tabel Kolom
1 ID_bagian Variable Characters 5 Primary key
2 Nama_Bagian Variable Characters 30
C. Tabel Jabatan
Nama Tabel : Jabatan Primary Key : kode_Jabatan Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan Master Jabatan Tabel 4.3 Struktur Tabel Jabatan
NO Field Name Type Data Length Constraint
Foreign Key
Tabel Kolom
1 ID_Jabatan Variable Characters 5 Primary key
2 Nama_Jabatan Variable Characters 30
D. Absensi harian
Nama Tabel : Absen_harian Primary Key : Kode_Karyawan Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan Master Absen Harian Tabel 4.4 Struktur Absensi Harian
NO Field Name Type Data Length Constraint
4 Bagian Variable Characters 30
5 Jabatan Variable Characters 30
6 Shift Variable Characters 5
7 Jam masuk Variable Characters 10
9 Tanggal Variable Characters 30
10 Status Variable Characters 10
11 Telat Int
12 Keterangan Variable Characters 50
E. Absensi Lembur
Nama Tabel : Absen_Lembur Primary Key : kode_Karyawan Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan Master Absen Lembur Tabel 4.5 Struktur Absensi Lembur
NO Field Name Type Data Length Constraint
4 Bagian Variable Characters 30
5 Jabatan Variable Characters 30
7 Jam masuk Variable Characters 10
8 Jam pulang Variable Characters 10
9 Tanggal Variable Characters 30
4.3Desain Input Output
Pada desain I/O ini akan digambarkan interface situs yang akan dibangun. Pada desain input/output ini, terdapat beberapa desain input dan output, yaitu:
4.3.1 Desain Input
Gambar 4.12 Form Absensi Harian
2. Desain Input Form Lembur
Gambar 4.13 Form Absensi Lembur PT. YUAN TEAI INDONESIA
3. Desain Input Form Loggin
Gambar 4.14 Form Loggin
4. Desain Input Form Menu Utama
5. Desain Input Form Master Karyawan
Gambar 4.16 Form Master Karyawan
6. Desain Input Form Master Bagian
7. Desain Input Form Master Jabatan
Gambar 4.18 Form Master Jabatan
8. Desain Input Form Ubah Status Absen
9. Desain Input Ubah Password
Gambar 4.20 Form Ubah Password
10. Desain Form Cari Pegawai Berdasarkan Nama
11. Desain Form Daftar Kehadiran
Gambar 4.22 Form Daftar Kehadiran
4.3.2 Desain Output
1. Desain Form Output Laporan Harian
2. Desain Form Output Laporan Absensi Lembur.
Gambar 4.24 Laporan Absensi Lembur
3. Desain Form Output Laporan Data Karyawan
Bagian
Karyawan,staff
Nik Nama alamat Jenis kelamin kewarganegaraan Hp Tgl. Lahir Tgl. Masuk Laporan data Karyawan
Gambar 4.25 Laporan Data Karyawan
4. Desain Form Output Laporan Detail Absensi Karyawan
4.4Implementasi Sistem
Implentasi sistem ini akan menjelaskan tentang aplikasi informasi absensi karyawan. Penjelasan hardware software pendukung dan apa saja yang bisa dilakukan oleh aplikasi ini. Penjelasan tentang feature apa saja yang ada pada aplikasi ini juka akan didukung oleh tampilan capture dari aplikasi sistem informasi absensi pegawai.
4.4.1 Spesifikasi Perangkat
Berikut adalah perangkat-perangkat minimal yang diperlukan untuk dapat menjalankan aplikasi ini:
a. Software
• Sistem Operasi Microsoft Windows Xp/Windows 7 32 Bit • Microsoft Visual Basic .NET
• Microsoft SQL Server 2005
b. Hardware
• Processor Intel Pentium IV (minimal). • Memory DDR1 RAM 1 GB (minimal). • Hardisk 80 GB (minimal).
• Monitor VGA.
• Keyboard dan Mouse. • Plinter
4.4.2 Penjelasan Penggunaan Program
Dibawah ini adalah penjelasan penggunaan masing-masing form yang ada pada aplikasi sistem informasi absensi karyawa pada PT Yuan Teai Indonesia. 1. Form Utama (Form Absensi Harian)
karyawan yang akan melakukan absen lembur, sedangkan tombol admin adalah menu bagi staff absen untuk membuka menu admin.
Gambar 4.27 Form Absensi Harian
2. Form Lembur
Gambar 4.28 Form Absensi Lembur
3. Form Loggin
4. Form Menu Utama
Gambar 4.30 Form Menu Utama
5. Form Master Karyawan
Gambar 4.31 Form Master Karyawan
6. Form Master Bagian
Gambar 4.32 Form Master Bagian
7. Form Master Jabatan
Gambar 4.33 Form Master Jabatan
8. Form Ubah Status Absen
Gambar 4.34 Form Ubah Status Absen
9. Form Ubah Password
Gambar 4.35 Form Ubah Password
10. Desain Form Cari Pegawai Berdasarkan Nama
Form cari pegawai ini digunakan untuk mencari data-data seluruh pegawai yang ada pada perusahaan, masukkan nama karyawan pada kolom nama karyawan maka sistem akan segera menampilkan nama yang sedang dicari.
Gambar 4.36 Form Cari Pegawai
11. Desain Form Daftar Kehadiran
tanggal maupun dengan Nik selanjutnya masukkan tanggal atau Nik, maka sistem akan menampilkan beberapa sesuai cek box yang dipilih.
Gambar 4.37 Form Daftar Absen
12. Desain Form Output Laporan Harian
Gambar 4.38 Form Laporan Harian
13. Desain Form Output Laporan Absensi Lembur.
Form ini berfungsi untuk menghasilkan laporan absensi lembur berupa
crystal report yang dapat difilter berdasarkan tanggal dengan menginputkan pada
datetimepicker yang telah disediakan.
14. Desain Form Output Laporan Data Karyawan.
Form ini berfungsi menampilkan laporan data seluruh karyawan yang berkerja pada PT. Yuan Teai Indonesia berupa crystal report yang dapat difilter berdasarkan bagian.
Gambar 4.40 Form Laporan Data Karyawan
15. Desain Form Output Laporan Detail Absensi Harian.
5.1 Kesimpulan
Dengan selesainya Kerja Praktek ini, maka kami mendapatkan kesimpulan sebagai berikut:
1. Sistem Informasi absensi ini dapat menampilkan data pegawai beserta foto masing-masing karyawan, data jabatan serta data bagian sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
2. Dengan adanya sistem ini, maka laporan pada perusahaan dapat di tampilkan dengan baik agar perusahaan dapat mengetahui kedisiplinan semua karyawan saat bekerja.
5.2 Saran
DAFTAR PUSTAKA
FitzGerald Jerry, Andra F FitzGerald, Warren D. Stallings, Jr., 1981,
Fundamentals of systems analysis(edisi kedua).New York: john Willy & Sons.
Hartono. Jogiyanto.1999. Analisis dan Desain Sistem Pendekatan Terstruktur Teori dan PraktekAplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Offest.
Http://digilib.stikom.edu/detil.php?id=1781&q=Boby%20Vani%20Santoso: Diakses tanggal 01 september 2011 pukul 10:20.
Http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/20238/4/Chapter%20II.pdf: Diakses tanggal 03 September 2011 pukul 20:15.
Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta : Andi Offest.
McLedod Jr.. Raymond. 1995. Sistem Informasi Manajemen. Edisi Bahasa Indonesia. Jilid I. Jakarta : PT. Penhallindo.
McLedod Jr.. Raymond. 1995. Sistem Informasi Manajemen. Edisi Bahasa Indonesia. Jilid II. Jakarta : PT. Penhallindo.
Rahman, Arif. 2004. Panduan Praktis Visio 2003. Yogyakarta : Andi Offest.
Suyanto M. 2003. Multimedia Alat untuk Meningkatkan Keunggulan Bersaing. Yogyakarta : Andi Offest.
