UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM S-1 EKSTENSI MEDAN
ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN
PADA PT. PERTAMINA UPms-I MEDAN
OLEH:
NAMA : ALIA ANGGRAINI
NIM : 080522014
DEPARTEMEN : AKUNTANSI
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat untuk
Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan ke-Hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena
berkat kasih, anugerah dan perlindungan-Nya penulis dapat menyusun dan
menyelesaikan skripsi ini. Adapun Skripsi ini berjudul :”Analisa Sistem Informasi
Akuntansi Penjualan Pada PT. PERTAMINA UPms-I Medan”,
Selama proses penyusunan skripsi ini penulis banyak memperoleh
bimbingan, dorongan semangat, nasehat dan bantuan lain baik secara moril
maupun materil dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulisi mengucapkan
terima kasih kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, Mec., selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara;
2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak dan Ibu Dra. Mutia Ismail MM,
Ak, selaku ketua dan sektetaris Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara;
3. Ibu Naleni Indra M.Si selaku dosen pembimbing yang telah banyak
memberikan bimbingan, pengarahan dan bantuan dalam penyusunan skripsi;
4. Ibu Dra. Nurzaimah,MM dan Bapak Drs. Firman Syarif M.Si, Ak selaku
Dosen Penguji I dan Penguji II, yang memberikan pengarahan kepada
penulis selama penyusunan skripsi;
5. Seluruh pegawai PT. PT. PERTAMINA UPms-I Medan yang telah
memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan riset dalam
6. Kedua orang tua penulis Bpk Alm. Haryono dan Ibu Rosmiati, teman-teman
yang selalu ada bagi penulis baik suka maupun duka serta memberi kasih
sayang, dorongan semangat dan doa kepada penulis;
Penulis menyadari masih terdapat banyak kekurangan dalam penyusunan
skripsi ini baik dalam tata bahasa maupun ruang lingkup pembahasannya. Untuk
itu penulis menerima saran dan kritik yang membangun dari berbagai pihak demi
penyempurnaan skripsi ini. Akhirnya, semoga skripsi ini bermanfaat bagi semua
pihak yang memerlukannya.
Medan, September 2010
Penulis,
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penerapan sistem akuntansi penjualan dalam siklus pendapatan pada PT. Pertamina Upms-I Medan dan untuk mengetahui penerapan sistem akuntansi penjualan dalam siklus pendapatan yang ada pada PT.Pertamina Upms-I Medan sudah efektif sehingga mendukung pengendalian intern penjualan.
Penelitian ini dilaksanakan dengan metode deskriptif. Metode deskriptif sebagai kegiatan yang meliputi pengumpulan data dalam rangka menguji atau menjawab pertanyaan yang menyangkut keadaan pada waktu yang sedang berjalan dari pokok suatu penelitian. Jenis data yang digunakan yaitu data primer dan data sekunder. Teknik pengumpulan data menggunakan teknik wawancara, teknik kepustakaan, dan teknik observasi.
ABSTRACT
This Research aim to know applying of sale accounting system in earnings cycle at PT. Pertamina Upms-I Medan and to know applying of sale accounting system in earnings cycle exist in PT. Pertamina Upms-I Medan have effective so that support sale internal control
This research is executed with descriptive method. Descriptive method as activity covering data collecting in order to testing or replying question which is concerning situation when which is medium walk from fundamental a research. used by Data type that is primary data and secondary data. Technique data collecting use interview technique, bibliography technique, and observation technique.
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
ABSTRAK ... iii
ABSTRACT ... iv
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR GAMBAR ... viii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Penelitian... 3
D. Manfaat Penelitian ... 4
E. Kerangka Konseptual ... 4
BAB II TINJAUAN PENELITIAN ... 6
A. Tinjauan Teoritis ... 6
1. Sistem Informasi Akuntansi ... 6
2. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan ... 9
3. Prosedur Penjualan Tunai dan Kredit ... 22
B. Tinjauan Penelitian Terdahulu ... 34
BAB III METODE PENELITIAN ... 36
A. Jenis Penelitian ... 36
B. Jenis Data ... 36
C. Teknik Pengumpulan Data... 37
D. Teknik Analisis Data ... 37
E. Tempat dan Waktu Penelitian ... 37
BAB IV HASIL PENELITIAN ... 39
A. Data Penelitian ... 39
1. Gambaran Umum Perusahaan ... 39
a. Sejarah Singkat Perusahaan... 39
b. Struktur Organisasi Perusahaan ... 42
c. Kondisi Kinerja Perusahaan ... 46
2. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan pada PT. Pertamina UPms-I Medan ... 47
a. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan ... 47
b. Prosedur Penjualan Tunai dan Kredit ... 51
c. Laporan Hasil Sistem Informasi akuntanssi Penjualan ... 64
B. Analisis Hasil Penelitian ... 66
a. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan ... 66
c. Laporan Hasil Sistem Informasi Akuntansi Penjualan ... 68
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 70
A. Kesimpulan ... 70
B. Saran ... 71
DAFTAR PUSTAKA ... 72
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Kerangka Konseptual ... 5
Gambar 2.1 Diagram Arus Data Penjualan Tunai ... 13
Gambar 2.2 Diagram Arus Data Penjualan Tunai ... 14
Gambar 2.3 Diagram Arus Data Penjualan Tunai ... 15
Gambar 2.4 Flowchart Penjualan Kredit ... 18
Gambar 2.5 Flowchart Penjualan Kredit ... 19
Gambar 2.6 Flowchart Penjualan Kredit ... 20
Gambar 2.7 Flowchart Penjualan Kredit ... 21
Gambar 4.1 Prosese Keseluruhan Alur Bisnis Pertamina ... 48
Gambar 4.2 Sistem Penjualan PT. Pertamina UPms-1 ... 49
Gambar 4.3 Sistem Panjualan Pertamina ... 50
Gambar 4.4 Sistem Penjualan dengan Cash & Carry ... 51
Gambar 4.5 Penjualan dengan Cash & Carry pada program Zero Loss ... 58
Gambar 4.6 Prosedur Panjualan Kredit... 60
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penerapan sistem akuntansi penjualan dalam siklus pendapatan pada PT. Pertamina Upms-I Medan dan untuk mengetahui penerapan sistem akuntansi penjualan dalam siklus pendapatan yang ada pada PT.Pertamina Upms-I Medan sudah efektif sehingga mendukung pengendalian intern penjualan.
Penelitian ini dilaksanakan dengan metode deskriptif. Metode deskriptif sebagai kegiatan yang meliputi pengumpulan data dalam rangka menguji atau menjawab pertanyaan yang menyangkut keadaan pada waktu yang sedang berjalan dari pokok suatu penelitian. Jenis data yang digunakan yaitu data primer dan data sekunder. Teknik pengumpulan data menggunakan teknik wawancara, teknik kepustakaan, dan teknik observasi.
ABSTRACT
This Research aim to know applying of sale accounting system in earnings cycle at PT. Pertamina Upms-I Medan and to know applying of sale accounting system in earnings cycle exist in PT. Pertamina Upms-I Medan have effective so that support sale internal control
This research is executed with descriptive method. Descriptive method as activity covering data collecting in order to testing or replying question which is concerning situation when which is medium walk from fundamental a research. used by Data type that is primary data and secondary data. Technique data collecting use interview technique, bibliography technique, and observation technique.
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Era globalisasi saat ini dunia usaha dihadapkan pada situasi atau
kondisi persaingan yang semakin ketat yang menuntut perusahaan untuk
menjalankan usahanya dengan lebih efektif dan efisien dalam pencapaian
tujuan perusahaan. Sebagian besar perusahaan menetapkan persoalan laba
sebagai tujuan perusahaan, untuk dapat mencapai tujuan tersebut manajemen
perusahaan harus dapat mengkoordinir secara rasional sumber-sumber daya
yang dimiliki oleh perusahaan.
Sejalan dengan tingginya tingkat persaingan, perkembangan
perekonomian dan kemajuan teknologi maka, peranan informasi menjadi
sangat penting demi kemajuan perusahaan. Informasi yang cepat, akurat dan
berdaya guna merupakan sarana bagi pihak manajemen dalam mengelola
perusahaan dan sebagai pelaporan bagi pihak-pihak yang berkepentingan.
Guna mendapatkan informasi ini diperlukan suatu sistem akuntansi berupa
formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang
digunakan untuk mengelola data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis.
Sistem akuntansi yang efektif memerlukan persetujuan dan dukungan
dari semua tingkat manajemen. Untuk itu diperlukan pendelegasian
wewenang dan tanggung jawab agar efisiensi dapat tercapai dan tentunya
pengendalian intern atas harta, hutang, modal, pendapatan dan beban
perusahaan.
Pada umumnya ukuran berhasilnya suatu perusahaan adalah berapa
besar peningkatan volume dan nilai penjualan serta laba yang didapat dari
investasinya yang dipertangungjawabkan melalui laporan keuangan.
Keandalan laporan penjualan sebagai bagian dari laporan keuangan dapat
dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi penjualan yang terintegrasi dalam
fungsi-fungsi manajemen selanjutnya membentuk suatu sistem pengendalian
intern atas siklus penjualan.
Struktur organisasi yang memadai dan memenuhi kriteria pemisahan
fungsi yang mendukung pengendalian intern dan siklus penjualan perusahaan
sangat berperan dalam menciptakan sistem informasi akuntansi penjualan
yang handal. Dalam sistem informasi akuntasi penjualan termasuk penerapan
konsep pemasarn, pengelolaan piutang, pendistribusian produk yang
dirancang sedemikian rupa sehingga mendukung pencapaian tujuan
perusahaan.
Salah satu perusahaan yang menerapkan sitem informasi akuntansi
penjualan adalah PT. PERTAMINA PERSERO yang merupakan perusahaan
minyak terbesar di indonesia, seiring dengan berkembang pesatnya
persaingan dengan berdatangannya perusahaan minyak kelas dunia lainnya di
indonesia menuntut adanya suatu sistem informasi akuntansi penjualan yang
memadai dan sejalan dengan perkembangan teknologi serta informasi serta
mengembangkan teknologi informasi penjualan sehingga memudahkan
konsumen untuk melakukan transaksi pembelian yang nantinya sangat
dibutuhkan oleh pihak manajemen.
Berdasarkan uraian diatas maka penulis tertarik untuk membahas
masalah Sistem Informasi Akuntansi ini dalam bentuk skripsi dengan judul
”Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan pada PT. Pertamina
UPms-I Medan”
B. Perumusan Masalah
Untuk dapat mengarahkan dan memudahkan dalam melakukan
penilitian yang sistematis, penulis mencoba merumuskan masalah yang akan
dibahas dalam penulisan skripsi ini antara lain :
1. Bagaimanakah penerapan sistem informasi akuntansi penjualan Bahan
Bakar Minyak yang diterapkan pada PT. Pertamina UPms-I Medan?
2. Apakah sistem informasi akuntansi penjualan Bahan Bakar Minyak
pada PT. Pertamina UPms-I Medan” sudah efektif?
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini dilaksanakan adalah :
1. Untuk mengetahui penerapan sistem informasi akuntansi penjualan
Bahan bakar minyak yang diterapkan pada PT. Pertamina UPms-I
2. Untuk mengetahui apakah sistem informasi akuntansi penjualan Bahan
Bakar Minyak pada PT. Pertamina UPms-I Medan” sudah efektif.
D. Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian ini adalah:
1. Bagi penulis, penelitian ini bermanfaat untuk memperoleh pengetahuan
lebih luas mengenai sistem informasi akuntansi penjualan.
2. Bagi PT. Pertamina UPms-I Medan, penelitian ini dapat dijadikan
sebagai masukan bagi perusahaan mengenai kelebihan dan kelemahan
penerapan sistem informasi akuntansi penjualan.
3. Bagi peneliti lain skripsi ini diharapkan dapat memberikan masukan
untuk penelitian berikutnya.
E. Kerangka Konseptual
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan PT. Pertamina Upms-1 Medan
yang di gunakan selama ini, penerapan sistem informasi akuntansi mencakup
sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan sistem informasi akuntansi
penjualan kredit yang kemudian menghasilkan informasi keuangan yang
dibutuhkan pihak eksternal dan internal PT. Pertamina Upms-1 Medan
Perusahaan menghasilkan pendapatan melalui aktivitas formal berupa
siklus penjualan. Siklus penjualan dibagi menjadi dua subsistem yaitu sub
sistem penjualan kredit dan sub sistem penjualan tunai. Sebagian besar
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan PT. Pertamina Upms-1 Medan
Penerapan
Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit
Laporan Penjualan
Pihak Eksternal dan Internal Perusahaan
sama lainnya dalam melaksanakan tugas-tugas tersebut dan merupakan
keharusan mempelajari secara manual terlebih dahulu sebelum mempelajari
sistem yang berbasis komputer. Dipercaya tersebut akan menjadi alat untuk
kemajuan suatu perusahaan.
BAB II
TINJAUAN PENELITIAN
A. Tinjauan Teoritis
1.Sistem Informasi Akuntansi
Sistem akuntansi sudah merupakan bagian dari akuntansi yang lebih
dikenal saat ini sebagai sistem informasi akuntansi. Informasi akuntansi
merupakan bagian yang terpenting dari seluruh informasi yang diperlukan
manajemen. Informasi akuntansi berhubungan erat dengan data keuangan
dari suatu perusahaan. Agar data keuangan yang ada dalam perusahaan
dapat dimanfaatkan oleh pihak intern perusahaan, khususnya pihak
manajemen maupun pihak ekstern perusahaan, maka data keuangan
tersebut harus disusun dalam suatu bentuk yang sesuai, maka
diperlukanlah suatu sistem, dimana dalam sistem tersebut diuraikan cara
mengatur arus dalam pengolahan data dalam perusahaan untuk dapat
menghasilkan informasi yang berguna.
Untuk mendapatkan gambaran yang jelas mengenai pengertian
sistem informasi akuntansi dengan jelas terlebih dahulu perlu diketahui
defenisi sistem dan informasi. Menurut Romney dan Steinbart (2004 : 2)
mendefenisikan “sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih
komponen-komponen yang saling berhubungan yang berinteraksi untuk mencapai
Kemudian Hall (2001 : 7) menyatakan “sistem informasi adalah
rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi
informasi dan didistribusikan kepada para pemakai”.
Menurut Bodnar dan Hoopwood (2003 : 1) “sistem informasi
akuntansi adalah kumpulan sumber-sumber daya, seperti manusia dan
peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data
lainnya menjadi informasi”.
Romney dan Steinbart (2004 : 473) menyatakan bahwa “Sistem
Informasi Akuntansi (SIA) adalah sumber daya manusia dan modal dalam
organisasi yang bertanggung jawab untuk (1) persiapan informasi
keuangan dan (2) informasi yang diperoleh dari mengumpulkan dan
memproses berbagai transaksi perusahaan”.
Berdasarkan beberapa pengertian di atas, bahwa sistem informasi
akuntansi itu mempunyai unsur, yaitu:
a. Sumber daya, merupakan media yang menjadikan sebuah data,
seperti manusia atau peralatan/mesin.
b. Pemrosesan, merupakan media yang mengolah data dari input
menjadi output. Pemrosesanlah yang mengubah data menjadi
informasi.
c. Informasi, merupakan hasil akhir dari pemrosesan suatu sistem.
Informasi ini berbentuk dalam suatu format yang berisikan
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem informasi
akuntansi itu adalah sebuah sistem pemrosesan yang menghasilkan
keluaran dalam bentuk informasi mengenai akuntansi dengan
menggunakan masukan input (data atau transaksi) untuk memenuhi tujuan
tertentu pihak manajemen. Dalam pelaksanaannya sistem informasi
akuntansi menerima input, disebut sebagai transaksi, yang kemudian
dikonversi melalui berbagai proses menjadi output yang akan
didistribusikan kepada pemakai informasi. Proses tersebut dijelaskan
dalam gambar berikut ini:
Adapun tujuan penyusunan sistem informasi akuntansi suatu
perusahaan menurut Baridwan (2000:15) adalah sebagai berikut :
a. Sistem informasi akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip cepat, yaitu harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat waktu dan dapat memenuhi kebutuhan dengan kualitas yang sesuai
b. Sistem informasi akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip aman, yaitu harus dapat membantu dalam menjaga keamanan harta milik perusahaan dengan cara mem-pertimbangkan prinsip – prinsip pengawasan intern
c. Sistem informasi akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip murah, yaitu biaya untuk menyelenggarakan sistem informasi akuntansi itu harus dapat ditekan, dengan kata lain mempertimbangkan cost dan benefit dalam menghasilkan sistem informasi akuntansi.
Pada dasarnya sistem informasi akuntansi dapat dikatakan baik
apabila ketiga tujuan tersebut dapat dicapai, yaitu cepat, aman, dan murah.
Apabila sistem informasi akuntansi dapat mempercepat penyampaian
mengakibatkan pengawasan yang lemah, maka sistem informasi
akuntansinya belum baik. Oleh karena itu ketiga tujuan tersebut harus ada
dan sejalan dalam aktivitasnya sehingga memudahkan dalam pengambilan
keputusan.
Dalam hubungan dengan sistem informasi akuntansi, Hall (2001 : 9)
memberikan pernyataan tentang transaksi yaitu :
Transaksi dibagi menjadi dua kelas: transaksi keuangan dan transaksi non keuangan. Transaksi keuangan adalah sebuah peristiwa ekonomi yang mempengaruhi aktiva dan ekuitas suatu organisasi, direfleksikan dalam akun-akunnya, dan diukur dalam satuan moneter. Transaksi non-keuangan : termasuk dalam semua peristiwa yang diproses oleh sistem informasi organisasi yang tidak memenuhi defenisi sempit dari transaksi keuangan.
Jadi dalam sistem informasi akuntansi tidak hanya mengolah data
keuangan saja, data non keuangan juga diikutsertakan karena dapat
pengambilan keputusan tidak hanya informasi keuangan saja yang
diperlukan, informasi non keuangan tentang suatu kondisi dan keadaan
juga dapat dipergunakan sebagai pertimbangan dalam pengambilan
keputusan.
2.Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
Penjualan merupakan sebuah transaksi bisnis yang dapat dilihat dari
pembelian komoditi, hak atau jasa atau beberapa dari kombinasi hal – hal
tersebut. Pada umumnya sumber pendapatan adalah penjualan, maka
penjualan merupakan salah satu hal terpenting dalam kegiatan operasi
tunai, penjualan secara kredit, dan penjualan secara cicilan. Selanjutnya
yang dibahas hanya penjualan secara tunai dan penjualan secara kredit.
Penjualan disebut sebagai penjualan tunai apabila saat penyerahan
barang atau jasa diikuti langsung dengan pembayaran dari pihak pembeli.
Sedangkan penjualan secara kredit, dalam pembayarannya ada tenggang
waktu atau ada tenggang waktu antara beralihnya barang atau jasa yang
dijual dengan waktu diterimanya pembayaran, dan selama tenggang waktu
ini muncul apa yang disebut piutang bagi sipenjual dan menjadi hutang
bagi sipembeli barang atau jasa tersebut.
a. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai
Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara
mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih
dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli.
Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan
kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh
perusahaan.
Dokumen – dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan
tunai adalah sebagai berikut :
1. Faktur penjualan
Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi
mengenai transaksi penjualan tunai yang diperlukan oleh
manajemen. Faktur ini berfungsi sebagai pengantar
dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penjualan kedalam
jurnal penjualan
2. Pita register kas
Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang
dikeluarkan oleh Fungsi Kasir dengan cara mengoperasikan
mesin register kas dan merupakan dokumen pendukung faktur
penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan
3. Bukti setor bank
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kasir sebagai bukti penyetoran
kas ke Bank.
4. Rekapitulasi harga pokok penjualan
Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas
harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi
5. Bukt i memorial
Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan harga pokok
produk yang dijual selama periode akuntansi.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam penjualan tunai
adalah sebagai berikut :
1. Jurnal penjualan; digunakan oleh fungsi akuntansi untuk
mencatat dan meringkas data penjualan
2. Jurnal penerimaan kas; digunakan oleh fungsi akuntansi untuk
mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber diantaranya dari
3. Jurnal umum; digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat
harga pokok produk yang dijual
4. Kartu persediaan; digunakan untuk mencatat berkurangnya
harga pokok produk yang dijual
5. Kartu gudang; catatan ini tidak termasuk sebagai catatan karena
hanya berisi data kuantitas persediaan yang disimpan digudang.
Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat
Berikut ini adalah Diagram Arus Data dan Flowchart Penjualan Tunai
Dokumen Pengiriman
Dokumen Pengiriman
P Pesanan Data pesanan
Data Faktur Penjualan
Faktur Penjualan
Pembayaran
Gambar 2.1 Diagram Arus Data Penjualan Tunai Sumber Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi ke tiga,
Jakarta; Penerbit Salemba Empat. Hal. 59
4 Mengolah Pengiriman Meterai
Pembelian
2
Mengolah data Pengiriman 1
Mengolah Pesanan
3 Mengolah
Mulai
Gambar 2.2 Diagram Arus Data Penjualan Tunai Sumber : Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi ke tiga,
PRK
RHPP = Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
Gambar 2.3 Diagram Arus Data Penjualan Tunai Sumber : Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi ke tiga,
b. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit
Pada dasarnya aktifitas penjualan yang dilakukan oleh
perusahaan adalah bertujuan untuk mencapai laba maksimal. Dalam
rangka mencapai laba tersebut, tidak jarang perusahaan
menggunakan sistem penjualan kredit. Sistem penjualan kredit yang
dilakukan perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai
dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu
tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pelanggan.
Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, maka setiap
penjualan kredit harus dilakukan analisa telebih dahulu kepada
pembeli, layak atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit.
Dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit terdiri dari :
1. Surat order pengiriman dan tembusannya
Surat order Pengiriman merupakan dokumen yang digunakan
untuk memproses penjualan kredit dan digunakan oleh Fungsi
Pengiriman untuk mengirimkan barang sesuai dengan
spesifikasi yang terdapat di faktur
2. Faktur dan tembusannya
Faktur ini digunakan untuk merekam berbagai informasi
mengenai data pembeli. Faktur ini juga berfungsi sebagai
pengantar pembayaran oleh pembeli ke Bagian Kasir, serta
sebagai slip pembungkus yang ditempelkan oleh Bagian
3. Rekapitulasi harga pokok penjualan
Dokumen ini digunakan oleh Fungsi Akuntansi untuk
meringkas harga pokok produk yang dijual selama periode
akuntansi dan juga sebagai bukti pendukung bagi pembuatan
bukt i memorial
4. Bukt i memorial
Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan harga pokok
produk yang dijual selama periode akuntansi.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam penjualan kredit
adalah sebagai berikut :
1. Jurnal penjualan; dalam transaksi penjualan kredit, catatan ini
berfungsi untuk mencatat transaksi penjualan kredit
berdasarkan dokumen sumber faktur penjualan
2. Jurnal umum; dalam transaksi penjualan kredit, catatan ini
digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual
berdasarkan dokumen bukt i memorial
3. Buku pembantu piutang; dalam transaksi penjualan kredit,
catatan ini berfungsi sebagai buku pembantu yang digunakan
untuk mencatat bertambahnya piutang kepada debitur tertentu
berdasarkan dokumen sumber faktur penjualan
4. Buku pembantu persediaan, dalam transaksi penjualan kredit,
untuk mencatat harga produk jadi tertentu yang dijual
berdasarkan dokumen sumber faktur penjualan
5. Buku besar, akun buku besar yang terkait dalam siklus
pendapatan adalah piutang usaha, pendapatan penjualan, biaya
produk yang dijual, dan persediaan produk jadi.
Berikut ini adalah Diagram Arus Data dan Flowchart Penjualan Kredit
Gambar 2.4 Flowchart Penjualan Kredit
2 barang sebagai slip
pembungkus
Gambar 2.5 Flowchart Penjualan Kredit
7
Gambar 2.6 Flowchart Penjualan Kredit
Bagian Auntansi Biaya Bagian akuntansi umum
Gambar 2.7 Flowchart Penjualan Kredit
3.Prosedur Penjualan Tunai dan Kredit
Prosedur merupakan metode – metode yang digunakan untuk
melaksanakan kegiatan sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan.
Prosedur yang baik pada umumnya memenuhi kriteria berikut ini :
a. prosedur harus dinyatakan dengan jelas dengan bentuk tertulis dan
disusun secara sistematis dalam bentuk pedoman prosedur
b. prosedur yang disusun harus cukup sederhana untuk memudahkan
pelaksanaan tugas para pegawai
c. pelaksanaan prosedur harus dapat dicapai dengan biaya rendah
d. secara periodik prosedur yang disusun harus dievaluasi untuk dinilai
efisiensi dan efektivitasnya serta diadakan perbaikan jika perlu
e. prosedur yang disusun harus memperhatikan prinsip pengendalian
intern, antara lain:
1. penggunaan formulir yang dibubuhi nomor urut tercetak
2. pemisahan fungsi yang tegas dan tepat agar tercapai mekanisme
saling uji
3. pekerjaan hanya dapat dilaksanakan setelah ada otorisasi dari
pejabat yang berwenang
Menurut Mulyadi (2001:5) “Prosedur adalah Suatu urutan kegiatan
klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau
lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi
Berdasarkan definisi diatas bahwa prosedur merupakan suatu urutan
pekerjaan menulis yang melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau
lebih yang disusun untuk menjaminadanya perlakuan yang sama terhadap
transaksi – transaksi perusahaan yang sering terjadi. Dengan demikian
pekerjaan yang berulang – ulang harus dilakukan dengan prosedur yang
sama. Sedangkan maksud dari kegiatan klerikal adalah kegiatan untuk
mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar, yaitu
menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftarkan, dan
membandingkan.
Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang dan jasa
dengan jumlah yang dibebankan kepada pelanggan dalam transaksi
perusahaan, baik secara tunai maupun secara kredit.
a. Prosedur Penjualan Tunai
Dalam pelaksanaan penjualan tunai tersebut terdapat jaringan
prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai yang melibatkan
beberapa unit atau bagian dalam organisasi. Kegiatan ini dapat di
lihat dari diagram arus data atau Diagram Arus Data logis (DAD),
selain itu dapat juga di lihat dari bagan arus dokumen (flowchart),
yang mengemukakan distribusi formulir – formulir. Pada gambar 2.1
kita akan melihat bagaimana arus data dalam sistem informasi
akuntansi penjualan tunai.
Aktifitas – aktifitas yang dilakukan tiap – tiap bagian dalam
1. Bagian order penjualan
a. Menerima order dari pembeli
b. Mengisi faktur penjualan tunai sebanyak 3 lembar dan
mendistribusikan tembusannya :
Lembar 1 : Diserahkan kepada pembeli untuk kepentingan
pembayaran ke bagian kasir
Lembar 2 : Dikirim ke bagian gudang
Lembar 3 : Arsip bagian order penjualan menurut nomor
urut faktur.
2. Bagian kasir
a. menerima faktur penjualan tunai dari bagian order penjualan
b. menerima uang dari pembeli sebesar yang tercantum dalam
faktur penjualan tunai
c. mengoperasikan register kas untuk menghasilkan pita
register kas
d. membubuhkan cap “Lunas” diatas faktur penjualan tunai
dan menempelkan pita register kas pada faktur tersebut
e. menyerahkan faktur penjualan tunai dan pita register kas
pada pembeli untuk kepentingan pengambilan barang ke
bagian pengiriman barang.
f. mengisi bukti setor Bank 3 lembar pada akhir hari kerja
g. menyetor kas yang diterima dari hasil penjualan tunai ke
Bank
Lembar 1 : Diserahkan ke Bank bersama dengan kas yang
disetor
Lembar 2 : Diserahkan ke bagian jurnal
Lembar 3 : Disimpan dalam arsip bagian Kasir berdasarkan
urutan tanggal setor.
3. Bagian gudang
a. Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-2 dan
menyiapkan barang sebanyak yang tecantum dalam faktur
penjualan tunai
b. Mencatat kuantitas barang yang diserahkan ke bagian
pengiriman ke dalam kartu gudang
c. Menyerahkan barang ke bagian pengiriman barang bersama
dengan faktur penjualan tunai lembar ke-2.
4. Bagian pengiriman barang
a. Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-2 bersama
dengan barang dari bagian gudang
b. Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-1 dilampiri
dengan pita register kas dari bagian Kasir
c. Membandingkan faktur penjualan tunai lembar 1 dan
ke-2 dan memeriksa pita register kas untuk menentukan apakah
harga barang telah di bayar
d. Menyerahkan barang kepada pembeli
Lembar 1 : diserahkan ke bagian dilampiri dengan pita
register kas
Lembar 2 : diserahkan kepada pembeli bersama dengan
penyerahan barang.
5. Bagian jurnal
a. Menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan pita
register kas dari bagian pengiriman barang
b. Mencatat faktur penjualan tunai ke dalam jurnal penjualan
c. Mengirim faktur penjualan tunai dilampiri dengan pita
register ke bagian kartu persediaan
d. Menerima bukti setor Bank lembar ke-2 dari bagian Kasir
e. Mencatat bukti setor Bank lembar ke-2 dalam jurnal
penerimaan kas
f. Mengarsipkan bukti setor Bank lembar ke-2 dalam arsip
berdasarkan urutan tanggal setor
g. Menerima bukti memorial dilampiri dengan rekapitulasi
harga pokok penjualan dari bagian kartu persediaan
h. Mencatat bukti memorial ke dalam jurnal umum
i. Mengarsipkan bukti memorial yang dilampiri dengan
rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan nomor bukti
6. Bagian kartu persediaan
a. Menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan pita
register kas dari bagian jurnal
b. Mencatat kuantitas dan harga pokok persediaan yang dijual
dalam kartu persediaan berdasarkan faktur penjualan tunai
c. Mengarsipkan faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan
pita register kas menurut nomor urut faktur penjualan tunai
d. Secara periodik membuat dengan rekapitulasi harga pokok
penjualan selama periode tertentu berdasarkan data harga
pokok persediaan yang dijual dalam kartu persediaan
e. Membuat bukti memorial sebagai dasar pencatatan harga
pokok persediaan yang dijual selama periode tertentu
berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan
f. Menyerahkan bukti memorial yang dilampiri dengan
rekapitulasi harga pokok penjualan ke bagian jurnal.
Aliran formulir / dokumen dari sistem informasi
akuntansi penjualan tunai ini dapat dilihat dari flowchart (
Gambar II – 1,2,3 ).
b. Prosedur Penjualan Kredit
Penjualan kredit dilaksanakan perusahaan dengan cara
mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli,
dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan
piutang. Setiap penjualan kredit harus dilakukan analisa telebih
dahulu kepada pembeli, layak atau tidaknya pembeli tersebut diberi
kredit. Diagram Arus Data dari sistem informasi ini dapat dilihat dari
gambar 3, yang menggambarkan Arus Data Logis dari pemrosesan
transaksi penjualan kredit.
Adapun aktifitas bagian – bagian yang terlibat dalam sistem
penjualan kredit adalah sebagai berikut :
1. Departemen penjualan
a. Proses penjualan dimulai dari departemen penjualan yang
menerima pesanan pelanggan. Pesanan pelanggan yang
diterima dapat berupa surat, hubungan telepon, atau agen
penjualan yang datang ke tempat pelanggan
b. Membuat pesanan pelangan. Pesanan pelanggan
mengidentifikasikan tipe dan kuantitas dari barang yang
diminta
c. Memberikan surat pesanan penjualan ke bagian gudang
d. Membuat surat perintah pengeluaran barang, dan
menyerahkan ke bagian gudang
e. Membuat surat jalan.
2. Departemen kredit
Melakukan transaksi persetujuan, yang berhubungan
dengan pemeriksaan kelayakan pemberian kredit kepada
pemberian kredit sangat bergantung pada keadaan saat
terjadinya penjualan.
3. Departemen gudang
a. Menerima surat perintah pengeluaran barang (Picking
Ticket), dan salinan pesanan penjualan. Dokumen ini
mengidentifikasikan bahwa barang perusahaan harus
ditempatkan dan diambil dari rak – rak Gudang
b. Memparaf salinan surat perintah pengeluaran barang, dan
meyakinkan banwa pesanan sudah diberkan yang benar
c. Menyerahkan barang ke Bagian Pengiriman.
4. Departemen pengiriman
a. Menerima salinan dokumen pengiriman dan surat jalan
dari Bagian Penjualan
b. Menerima barang yang dikirim
c. Mengirim barang kepada pelanggan bersama dengan
dokumen pengiriman untuk menggambarkan isi kiriman
tersebut.
5. Departemen penagihan
a. Mengumpulkan informasi tentang transaksi penjualan ke
departemen lainnya
b. Menerima tagihan, salinan buku besar, dan salinan arsip
dari departemen penjualan.
Departemen Pengawasan Persediaan menggunakan surat
perintah pengeluaran barang sebagai dokumen bukti untuk
menyesuaikan buku besar tambahan persediaan.
7. Departemen piutang
a. Departemen piutang memposting data salinan buku besar
pesanan penjualan pada buku besar tambahan piutang
b. Setiap salinan buku besar dari pesanan penjualan
digunakan untuk menaikkan rekening pelanggan sesuai
dengan penjualannya
c. Mengarsip salinan buku besar
d. Secara berkala meringkas saldo setiap rekening dan
mengirimkannya ke buku besar umum.
8. Departemen buku besar umum
a. Dengan melakukan penetapan periode pemesanan,
departemen buku besar umum menerima dokumen jurnal
dari departemen penagihan dan departemen pengawasan
persediaan
b. Ringkasan rekening dari departemen piutang. Flowchart
sistem penjualan kredit (II – 5,6,7,8).
Didalam transaksi penjualan kredit terdapat retur penjualan.
Hal ini terjadi karena barang yang di pesan pelanggan tidak sesuai
dengan barang yang dikirim oleh perusahaan. Transaksi retur
dari pelanggan. Pengembalian barang oleh pelanggan harus
diotorisasi oleh Departemen Penjualan dan diterima oleh
Departemen Penerimaan.
Dokumen yang digunakan dalam retur penjualan adalah
sebagai berikut :
1. Memo kredit
Memo kredit merupakan dokumen sumber (source document)
sebagai dasar pencatatan transaksi retur penjualan dalam
kartu piutang dan jurnal umum atau jurnal retur penjualan.
Dokumen ini dikeluarkan oleh Depaertemen Penerimaan
untuk menerima barang yang dikembalikan.
2. Laporan penerimaan barang
Laporan Penerimaan Barang merupakan dokumen pendukung
yang melampiri memo kredit. dokumen ini dikeluarkan oleh
Departemen Penerimaan sebagai laporan telah diterimanya
dan diperiksanya barang dari pembeli.
Aktifitas bagian yang terlibat dalam transaksi penjualan
kredit terdiri dari :
1. Bagian penjualan
a. Menerima pemberitahuan retur penjualan
b. Membuat memo kredit dan tembusannya ke bagian
penerimaan barang.
a. Menerima memo kredit dan laporan penerimaan barang
dari bagian penjualan
b. Menerima dan memeriksa barang
c. Membuat laporan penerimaan barang (LPB).
3. Bagian gudang
a. Menerima laporan penerimaan barang (LPB) dari bagian
penerimaan barang
b. Membuat kartu gudang
c. Mengarsip laporan penerimaan barang (LPB).
4. Bagian piutang
a. Menerima laporan penerimaan barang (LPB) dan memo
kredit dari bagian gudang
b. Membuat kartu piutang berdasarkan memo kredit yang
ada.
5. Bagian kartu persediaan
a. Menerima laporan penerimaan barang (LPB) dan memo
kredit dari bagian piutang
b. Mengisi harga pokok barang
c. Membuat kartu persediaan.
6. Bagian jurnal
a. Menerima laporan penerimaan barang (LPB) dan memo
kredit dari bagian kartu persediaan
c. Mengarsip dokumen yang ada.
4. Laporan Hasil Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
Informasi dalam suatu perusahaan dapat diakses atau dimanfaatkan
apabila dikomunikasikan melalui laporan. Ini berarti laporan merupakan
tahap akhir dari suatu proses pengolahan data transaksi perusahaan.
Suatu sistem informasi menghasilkan bermacam – macam output
(keluaran). Laporan manajerial merupakan salah satu bentuk output
(keluaran) yang disajikan sistem informasi akuntansi. Laporan tersebut
dapat diselesaikan dengan bantuan dari para akuntan yang ikut dalam
perancangan laporan yang menyajikan informasi keuangan. Laporan
keuangan pada dasarnya adalah laporan yang menyajikan tentang posisi
keuangan suatu badan atau perusahaan satu periode tertentu, hasil usaha
perusahaan selama periode tertentu, dan juga menyajikan perubahan –
perubahan yang terjadi atas posisi keuangan perusahaan yang dapat
digunakan sebagai alat untuk berkomunikasi dengan pihak - pihak yang
berkepentingan dengan kondisi keuangan dan hasil operasi perusahaan.
Pihak - pihak yang berkepentingan tersebut adalah manajemen, pemilik,
kreditur, investor, penyalur, karyawan, lembaga pemerintah dan
B. Tinjauan Penelitian Terdahulu prosedur – prosedur Sistem Informasi
Sistem informasi akuntansi dalam siklus pendapatan yang diterapkan pada perusahaan
dilaksanakan secara komputerisasi.
Sistem informasi akuntansi dalam siklus pendapatan yang diterapkan perusahaan sebagian besar sudah tepat dan efektif karena sudah sesuai dengan teori
PT. Perkebunan Sumatera Utara telah menerapkan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dengan baik terhadap produk – produk yang dijual lokal dengan adanya flowchart yang bisa di jadikan sebagai alat pengawasan dalam penjualan,
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan dengan metode deskriptif. Metode deskriptif
sebagai kegiatan yang meliputi pengumpulan data dalam rangka menguji atau
menjawab pertanyaan yang menyangkut keadaan pada waktu yang sedang
berjalan dari pokok suatu penelitian.
Dalam hal ini penelitian dilakukan dengan mengumpulkan data-data
penelitian yang diperoleh dari PT. Pertamina UPms-I Medan dan
literatur-literatur lainnya kemudian menguraikannya secara rinci untuk mengetahui
permasalahan penelitian dan mencari penyelesaiannya.
B. Jenis Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah :
1. Data Primer, yaitu data yang diperoleh secara langsung dari objek
penelitian dalam hal ini PT. Pertamina UPms-I Medan, melalui hasil
wawancara dengan kepala bagian akuntansi.
2. Data Sekunder, yaitu data yang bersumber dari perusahaan, yaitu data
mengenai sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi, prosedur
penjualan dan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan sistem
C. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah:
1. Teknik wawancara, yaitu dengan melakukan tanya jawab secara
langsung dengan pihak-pihak tertentu dalam perusahaan, dalam hal ini
pihak manajemen yang berhubungan dengan penjualan dan penerimaan
kas.
2. Teknik observasi, yaitu dengan mengadakan pengamatan langsung
maupun tidak langsung terhadap aktivitas penjualan.
D. Teknik Analisis Data
Analisis data yang dilakukan adalah dengan menggunakan metode
deskriptif yaitu metode yang mengumpulkan, menyusun, mengelompokkan,
menginterpretasikan dan menganalisa data untuk memberi gambaran dan
jawaban yang jelas dan akurat dari perumusan masalah.
E. Jadwal dan Lokasi Penelitian
Objek penelitian adalah PT. Pertamina UPms-I Medan yang terletak di
Tabel 3.1 Jadwal Penelitian
Tahapan Penelitian
Bulan (2010)
April Mei Juni Agustus September
I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV
BAB IV
HASIL PENELITIAN
A. Data Penelitian
1. Gambaran Umum Perusahaan a. Sejarah Ringkas Perusahaan
Pada awalnya produksi minyak di Indonesia dimulai dari daerah
Langkat, Sumatera Utara ketika Aeilko Janszoon Zijlker berhasil
menemukan sumur minyak pada tanggal 15 Juni 1885 dilapangan telaga
said yang terletak tidak jauh dari pantai Sumatera Utara dengan produksi
besar yang mencapai kedalaman 1212 Meter. Sumur ini sangat produktif
dan terus menghasilkan minyak selama lebih dari 15 tahun. Pada tahun
1885 – 1890 terdapat beberapa penemuan minyak di daerah-daerah lain
di Indonesia.
Penemuan-penemuan minyak di Indonesia telah mengundang
datangnya perusahaan-perusahaan asing. Pada tahun 1892 dibangun
penyulingan minyak pertama di Pangkalan Berandan dan pada tahun
1898 berhasil dibangun pelabuhan minyak di Indonesia yaitu Pangkalan
Susu. Produksi pengolahan dan pemasaran minyak bumi dilaksanakan
oleh Koninlijke Nederlansche Petroleum Company. Kemudian pada
tahun 1907 perusahaan tersebut melakukan merjer dengan Shell
Transport & Traiding dan berubah nama menjadi The Koninlijke Shell
II, kegiatan perminyakan di Indonesia dikuasai oleh Shee dan Stanvac,
daerah operasi Shell yaitu Sumatera Utara sampai Papua, sedangkan
Stanvac hanya di Sumatera Tengah dan Sumatera Selatan.
Sejak Proklamasi Kemerdekaan pada tanggal 17 Agustus 1945,
perusahaan minyak dan gas bumi berlandaskan pada pasal 33 UUD
1945,. Setelah bangsa Indonesia memproklamirkan kemerdekaannya para
pejuang kemerdekaan berhasil merebut lapangan, kilang maupun fasilitas
perminyakan yang ada penjajahan Jepang. Pada bulan September 1945
dilakukan serah terima seluruh tambang minyak yang berada di
Pangkalan Berandan maupun di Rantau, Kuala Simpang, Aceh Timur.
Dan dalam suasana yang belum stabil berdirilah PERMIRI (Persatuan
Minyak Republik Indonesia), PTMNRI (Persatuan Tambang Minyak
Negara Republik Indonesia), PTMN (Perusahaan Tambang Minyak
Negara).
Pada tahun 2003 tepatnya tanggal 17 September 2003 Pertamina
berubah status menjadi Perusahaan Terbatas Perseroan sesuai dengan
terbitya Undang-Undang No. 19 tahun 2003 . Dengan berubahnya status
Perusahaan maka akan mempengaruhi perubahan Tata Nilai dan Visi
maupun Misi PERTAMINA. Sehingga saat ini nama PERTAMINA
menjadi PT PERTAMINA (PERSERO).
PT Pertamina (Persero) memiliki delapan Unit Pemasaran yang
1. UPMS I , berkantor pusat di Medan dan meliputi wilayah NAD,
Sumatera Utara, Sumatera Barat, Riau Daratan & Riau Kepulauan.
2. UPMS II , berkantor pusat di Palembang dan meliputi wilayah
Sumatera Selatan, Lampung, Bengkulu dan Jambi.
3. UPMS III, berkantor pusat di Jakarta dan meliputi wilayah DKI
Jaya dan Jabar.
4. UPMS IV, berkantor pusat di Semarang dan meliputi wilayah Jawa
Tengah, Yogyakarta dan Solo.
5. UPMS V, berkantor pusat di Surabaya dan meliputi wilayah Jawa
Timur, Bali , NTB & NTT.
6. UPMS VI, berkantor pusat di Balikpapan dan meliputu wilayah
Kalimantan
7. UPMS VII, berkantor pusat di Makasar dan meliputi wilayah
Sulawesi
8. UPMS VI, berkantor pusat di Jayapura dan melipuit wilayah Irian
Jaya dan Maluku.
Pada tanggal 11 November 2007 , PT Pertamina (Persero)
mengalami reorganisasi tahap I untuk Fungsi Pemasaran & Niaga, tahap
kedua untuk Fungsi Supply & Distribusi, tahap ketiga untuk Fungsi SDM
& Umum, sehingga nama UPMS I berubah menjadi BBM Retail Regioan
I Medan.
Tempat dimana penulis mengadakan penulisan dalam rangka
yang merupakan salah satu dari delapan Unit Pemasaran PT. Pertamina
(Persero) yang ada saat ini.
b. Struktur Organisasi Perusahaan
PT Pertamina (Persero) BBM Retail Region I Medan wilayah
kerjanya meliputi empat propinsi, yaitu :
1) Propinsi NAD
2) Propinsi SUMUT
3) Propinsi SUMBAR
4) Porpinsi Riau
5) Propinsi Kep.Riau / Batam
Kelima wilayah kerja tersebut diatas di kelola/dipimpin oleh SAM
(Sales Area Manager) BBM Retail dan BBM Industri & Marine yang
bertanggung jawab kepada General Manager BBM Retail Region I
selaku Ambossador.
Adapun Fungsi dari Manajer tersebut adalah untuk
Pengkoordinasian penyelenggaraan kegiatan pembekalan dan pemasaran
BBM dan Gas bumi, di wilayah kerja pertamina Region I. General
Manajer BBM Retail Region I selaku Ambossador membawahi delapan
bagian dan lima ex.Kepala Cabang. Masing-masing Bagian dipimpin
oleh Kepala/Manajer Bagian, dan Cabang dipimpin oleh Sales Area
Manajer. Agar lebih jelasnya, Fungsi dari masing-masing bagian akan
1. General Manager BBM Retail Reg I Medan
Bagian ini berfungsi mengelola seluruh kegiatan usaha
pemasaran atas semua kebijakan/persetujuan/ketetapan Direksi dan
atau Direkotrat Hilir dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan
pemasaran Minyak dan Gas Bumi dan kegiatan penunjang nyu di
wilayah kerja Pertamina BBM Retail Region I Medan. Sehingga
kebutuhan masyarakat/konsumen terpenuhi dengan tepat kuantitas,
kualitas, waktu, dan tempat secara optimal dan efisien serta
memelihara dan menigkatkan kepedulian perusahaan terhadap
lingkungan.
2. Bagian Penjualan
Bagian Penjualan ini terdiri dari Sub/bagian Penjualan yaitu :
a) SAM BBM Retail Sumut, membawahi SR (Sales Represantatif)
dengan wilayah kerja dari Sibolga, Kisaran, Rantau Perabat,
Gunung Sitoli, Langkat.
b) SAM BBM Industri & Marine Sumut & NAD, membawahi SR
Industri dan Marine untuk wilayah kerja Sumut hingga NAD
c) SAM BBM Retail Sumbar, membawahi SR (Sales
Represantatif) dengan wilayah kerja Seluruh propinsi Padang.
d) SAM BBM Industri & Marine Riau & Sumbar membawahi
SR Industri dan Marine untuk wilayah kerja Riau daratan
e) SAM BBM Retail Riau, membawahi SR (Sales Represantatif)
dengan wilayah kerja Pekanbaru.
f) SAM BBM Industri & Marine Batam & Kepri membawahi SR
Industri dan Marine untuk wilayah kerja Batam hingga
Kepulauan Riau.
g) SAM BBM Retail NAD, membawahi SR (Sales Represantatif)
dengan wilayah kerja NAD.
Bagian ini berfungsi merencanakan, mengkoordinasikan dan
mengevaluasi kegiatan pemasaran BBM dan Non BBM, mutu
produk dan pelayanan lembaga penyalur, Administrasi BBM dan
Non BBM yang ada diwilayah kerja Region I Medan untuk
memenuhi permintaan pelanggan BBM dan Non BBM agar
kebutuhan Pelanggan BBM dan Non BBM dapat terpenuhi, tepat
waktu, tepat jumlah dan tepat mutu.
3. Bagian Suplai dan Distribusi
Bagian ini berfungsi menyelenggarakan kegiatan pengadaan,
penimbunan, pengendalian mutu dan penyaluran BBM maupun
Non BBM sesuai dengan rencana, tepat waktu dan tersedia pada
waktu yang dibutuhkan
Fungsi Marine di gabung ke dalam Fungsi Suplai dan
Distribusi sehingga tugas dan tanggung jawab Ka.Marine
merupakan casecading dari tugas dan tanggung jawab Manajer
mengkoordinir kegiatan kapal dan pengoperasian tankers untuk
kelancaran operasi marine, kebandaran di bidang transportasi laut
dan pelabuhan aman dan lancar.
4. Bagian Layanan Jasa Teknik
Bagian ini berfungsi mengkoordinasikan dan mengendalikan
kegiatan perencanaan dan anggaran, pemeliharaan dan konstruksi,
inspeksi serta pengadaan material untuk kebutuhan operasi
pemasaran sesuai dengan rencana, tepat waktu dan tersedia pada
waktu yang dibutuhkan.
5. Manajer Keuangan
Bagian ini berfungsi mengkoordinasikan dan mengendalikan
pelaksanaan kegiatan keuangan meliputi anggaran, perbendaharaan
dan akuntansi di Unit Region I agar segala kegiatan di Unit
Pemasaran Reg I dapat dibiayai dan laporan pertanggung jawaban
dapat dilaksanakan secara accountable dan auditable.
6. Kepala LK3
Bagian ini berfungsi mengkoordinasikan dan melaksanakan
kegiatan pencegahan, penanggulangan terhadap potensi bahaya
pencemaran lingkungan, kebakaran, kecelakaan kerja dan penyakit
akibat kerja untuk meminimalisasikan kerugian perusahaan.
7 Manajer SDM dan Umum
Bagian ini berfungsi mengkoordinir dan menyelenggarakan
Perencaan dan Pembinaan Pekerja, Hubungan Industrial
Kesejahteraan dan Jasa SDM, Organisasi, Prosedur dan Manajer
Mutu, Kesehatan, Hukum dan Pertanahan, HUPMAS, Sekuriti
serta Sistem Informasi dan Komunikasi untuk menunjang kegiatan
operasi Unit Pemasaran I.
c. Kondisi Kinerja Perusahaan
Dengan Perubahan Pola Bisnis Perusahaan yang ditetapkan pada
tahun 2001, dari BUMN menjadi Perusahaan Perseroan secara signifikan
memberikan dampak perubahan pola kegiatan perusahaan dan pola
pembinaan terhadap pekerja. Perubahan tersebut mengharuskan
perusahaan melakakukan perubahan dalam system korporasi agar tetap
survive, termasuk di dalamnya system pengelolaan anggaran biaya.
Kegiatan Bisnis utama PT Pertamina (Persero) adalah Suplai BBM
dan Non BBM skala Nasional , PT Pertamina (Persero) juga dituntut
untuk melakukan perubahan dari seluruh lini kegiatan (Core Bussines)
utamanya. Untuk itu di bentuklah suatu Unit Bisnis yang pada masa
sebelumnya merupakan satu kesatuan Funsi / Bagian dari Penjualan.
Yaitu : Bisnis Unit BBM Retail , Bisnis Unit BBM Industri & Marine,
Bisnis Unit Pelumas, Bisnis Unit Aviasi dan Bisnis Unit Gas Domestik.
Perkembangan tingkat permintaan Bahan Bakar Minyak di
Indonesia khususnya wilayah Sumatera Utara terus mengalami tingkat
semakin bertambahnya jumlah pemakaian kendaraan pribadi maupun
kendaraan umum, Invasi Perkembangan Pusat Industri yang semakin
meningkat. Hal itu harus di kolaborasikan dengan meningkatkan kualitas
pelayanan Pemasaran BBM dalam Negeri. Dalam menjaga kualitas Pruduk
dan pelayanannya PT Pertamina (Persero) giat dalam melakukan BTP
(Breakthrought Project) yang bertujuan untuk menganalisa Pasar maupun
produk, sehingga menimbulakan komotmen bersama dalam
mempertahankan kualitas pelayanan dan produk, hal itu terbukti dengan di
tetapkannya slogan PERTAMINA PASTI PAS.
Dengan perubahan pola bisnis perusahaan maka tata nilai maupun
Visi & Misi Pertamina juga mengalami perubahan, yang sebelumnya
Pertamina sebagai Regulator dan Penyedia kebutuhan BBM dan NBBM
dalam negeri, tetapi Pertamina saat ini dituntut untuk menjadi Perusahaan
Go Profit yang dapat menguasai pangsa pasar baik berskala Nasional
maupun skala International.
2. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan pada PT. Pertamina UPms-I Medan
a. Sistem informasi akuntansi Penjualan
Sistem informasi akuntansi pada PT. Pertamina Umps1 diterapkan
berdasarkan teori sistem akuntansi penjualan yang dijelaskan pada Bab
memadai yang menunjang aktivitas perusahaan. Alur proses penjualan
pada perusahaan adalah sebagai berikut :
Gambar 4.1 Proses Keseluruhan Alur Bisnis Pertamina Sumber PT.Pertamina Upms-1 Medan
Alur proses diatas menjelaskan proses keseluruhan dari alur bisnis
Pertamina, mulai dari pengeboran minyak, pengolahan sampai dengan
penjualan ke pelanggan. Dari sumur pengeboran minyak, minyak
mentah disimpan di dalam tangki penyimpanan di stasiun pengumpul PT
PEP (Pertamina Exploration and Production). Di PT PEP, perlakuan
minyak mentah ada yang langsung dijual ke pelanggan export atau dijual
ke BP Migas. Dari BP Migas kemudian dilanjutkan dengan proses
penjualan ke Refinery Pertamina untuk dilakukan pengolahan minyak
kemudian dilakukan distribusi dari Refinery ke Depot atau Depot ke
Depot dengan menggunakan proses STO dengan TD Shipmen dibawah
pengawasan S&D.
Gambar 4.2 Sistem Penjualan PT. Pertamina Umps1 Sumber PT.Pertamina Upms-1 Medan
Alur proses di atas menjelaskan keseluruhan alur proses yang terjadi
di SAP, untuk proses Sales Distribution. Dimulai dari proses Pre Sales,
yang terdiri dari proses Inquiry, Quotation, Contract dan Scheduling
Agreement . Berdasarkan proses Pre Sales tersebut kemudian dilanjutkan
dengan proses penerimaan order menggunakan Sales Order .
Berdasarkan informasi Sales Order tersebut kemudian ditentukan
apakah barang yang akan dijual tersebut akan diproduksi atau dilakukan
pembelian barang ke supplier. Proses mengenai ketersediaan barang
tersebut akan ditindak lanjuti oleh bagian Material Management dan
Setelah barang tersebut tersedia, kemudian dilakukan proses
Shipping yang terdiri dari proses Delivery ,Transfer Order dan Shipment.
Proses Delivery diakhiri dengan proses Good Issue, dimana ketersediaan
barang di gudang akan berkurang sesuai dengan jumlah pengiriman.
Proses Billing merupakan alur proses terakhir di Sales Distribution
dimana dilakukan proses penagihan ke pelanggan berdasarkan jumlah
barang yang dikirim. Informasi dari proses Billing tersebut nantinya akan
dilanjutkan di bagian Finance untuk proses penerimaan uang .
Gambar 4.3 Sistem Penjualan Pertamina Sumber PT.Pertamina Upms-1 Medan
Pelanggan untuk bisnis unit ini antara lain : SPBU, Agen, Pertamina
Outlet, perusahaan minyak lain dan lain lain Cara pembayaran
menggunakan tiga cara yaitu :
1. Cash & Carry
Pelanggan melakukan pembayaran di bank, kemudian dalam jangka
waktu maksimal 3 hari sudah dilakukan proses pengiriman barang.
Pelanggan melakukan pembayaran terlebih dahulu di bank kemudian
berdasarkan pembayaran tersebut dilakukan pengiriman sesuai
dengan tanggal permintaan pelanggan
3. Credit
Pembayaran dilakukan dengan cara credit, dimana proses penagihan
ke pelanggan dilakukan setelah proses pengiriman barang selesai
dilakukan
b. Prosedur Penjualan Tunai dan Kredit 1) Penjualan Tunai
a. Penjualan dengan Cash & Carry
1. Proses Cash & Carry :
Penjualan dengan metoda Cash & Carry dimulai dengan
pelanggan membayar terlebih dahulu di bank setelah itu
memesan / meng-order barang ke Pertamina, yang terdiri dari :
a. Pelanggan menyetor uang di bank yang terhubung ke
Pertamina dengan sistem H2H.
Pelanggan datang ke bank dan memberikan informasi
barang yang akan dibeli. Kemudian pihak bank
melakukan proses simulate Sales Order (SO) untuk
memastikan apakah informasi yang dimasukkan sudah
benar seperti nama customer, material, selling price.
Setelah data di simulate SO sudah benar, kemudian pihak
bank akan menyimpan data SO tersebut dimana automatis
akan terkena Delivery Order(DO) block. Kemudian
petugas bank akan menerima uang berdasarkan SO
tersebut.
Setelah petugas bank menerima uang, kemudian petugas
bank akan melakukan release DO block untuk SO
tersebut. Jadi DO block dipergunakan untuk memastikan
bahwa sebelum dibuat DO di Depot, pihak bank sudah
menerima pembayaran dari pelanggan. Kemudian,
pelanggan akan mendapatkan printout SO untuk
b. Proses transfer H2H dari bank ke Pertamina tidak
berfungsi sehingga pembuatan Sales Order dilakukan di
Depot.
Pelanggan membayar terlebih dahulu di bank, kemudian
pelanggan akan mendapatkan struk/tanda bukti
pembayaran dari bank. Berdasarkan struk tesebut,
pelanggan akan ke Depot untuk pembuatan SO dan DO.
Pada saat pembuatan SO, sistem tidak akan melakukan
proses DO block karena uang sudah diterima oleh bank
sesuai dengan struk / tanda bukti tersebut.
Pada waktu pihak bank/ Depot membuat SO, sistem
automatis akan melakukan pengecekan apakah pelanggan
masih mempunyai sisa pembayaran yang belum dibayar
lebih dari 7 hari dari tanggal jatuh tempo. Jika ya, maka
SO yang dibuat di bank akan terkena block Credit Limit.
Jika SO tersebut terkena Credit Block, maka SO tersebut
masih tetap dapat di simpan tetapi pihak Depot tidak
dapat membuat Delivery Order.
Pada malam hari, EBS akan diterima untuk mengupdate
data pembayaran customer ke Account Down Payment.
Kemudian sistem secara otomatis akan melakukan
Receivable sehingga akan mengubah status open oldest
item tidak melebihi dari 7 hari.
Pada saat proses pembuatan Delivery Order, sistem
kemudian melakukan pengecekan terhadap status SO
tersebut. Jika status SO tidak terkena Credit Limit, maka
pihak Depot dapat langsung membuat DO. Tetapi jika
status SO tersebut terkena Credit Limit, maka pihak
Depot tidak dapat membuat DO. Pelanggan harus kembali
ke bank untuk melunasi kekurangan pembayaran yang
sudah jatuh tempo lebih dari 7 hari. Setelah pelanggan
membayar kekurangan di bank, maka pihak bank akan
memberikan struk / tanda bukti pembayaran ke
pelanggan. Pelanggan akan memberikan struk tersebut ke
Depot. Berdasarkan struk tersebut, maka pihak Finance
Credit Analyst di Depot akan melakukan proses release
Credit Limit untuk SO tersebut. Setelah SO di release,
kemudian pihak Depot dapat membuat DO.
2. Proses Delivery Order :
DO dapat dibuat dengan dua cara :
a. Background job.
Untuk depot dengan pelanggan yang banyak, DO akan
dicreate buat secara background job untuk setiap periode
setiap beberapa jam) berdasarkan data SO / Scheduling
Agreement yang sudah di release. Pencetakan printout
List DO dapat dilakukan berdasarkan atas permintaan dari
pelanggan, khusus untuk pelanggan dengan perlakuan
Loco ( Customer Pick Up)
b. Manual DO.
Untuk depot dengan pelanggan yang sedikit, DO dapat
dicreate secara manual baik pada saat pelanggan datang
ke depot atau tidak. Untuk barang yang diambil oleh
pelanggan, pelanggan akan ke depot untuk minta printout
List DO. Pada saat pelanggan akan mengambil barang di
depot, printout List DO tersebut diberikan ke supir
sebagai surat pengantar ke depot untuk pengambilan
barang. Untuk pelanggan SPBU, barang akan dikirim
oleh Pertamina berdasarkan tanggal pengiriman di SO.
3. Proses TD Shipment :
Delivery Order tersebut kemudian dilanjutkan dengan
proses TD Scheduling di Depot dimana memasukkan informasi
supir dan kendaraan. Master kendaraan akan disimpan di SAP,
jika tidak ada maka sementara akan menggunakan dummy
kendaraan. Data kendaraan akan disimpan dalam TD Shipment
dimana proses pembuatan master data dilakukan oleh COE.
tetapi akan dimasukkan di dalam text di TD Shipment.
Pencetakan Filling Slip dari TD Scheduling dilakukan di pintu
masuk depot.
Saat proses pemuatan barang (loading), TD Loading
Confirmation dan TD Delivery Confirmation dilakukan di
Depot dengan menggunakan satu proses. Proses serah terima
barang dilakukan di Depot, dimana jika ada selisih antara
barang yang dikirim dengan barang yang diterima bukan
menjadi tanggung jawab Pertamina.
Pencetakan Surat Jalan untuk pengiriman dengan franco ,
pencetakan dari TD Load Confirmation, sedangkan untuk loco
pencetakan dari TD Delivery Confirmation. Pencetakan
dilakukan di pintu keluar depot dan diberikan ke supir.
4. Proses Billing :
Berdasarkan jumlah barang yang dikirim tersebut, maka
akan dilanjutkan dengan pembuatan billing. Billing dapat
dibuat dengan dua cara yaitu
a. Background job.
Untuk depot dengan pelanggan yang banyak, billing akan
dibuat secara background job untuk setiap periode waktu
tertentu (mis setiap siang, sore, malam atau setiap
beberapa jam). Pada saat proses background job tersebut,
Printout billing tersebut nantinya akan dikirim ke
pelanggan menggunakan kurir.
b. Manual billing.
Untuk depot dengan pelanggan yang sedikit, billing tetap
dibuat secara manual supaya billing dapat segera dicreate
(tidak harus menunggu background job). Proses
pembuatannya dilakukan sebelum truk meninggalkan
depot dan printout billing akan dititipkan ke supir truk
untuk pelanggan bersamaan dengan proses pengiriman
barang.
Billing yang sudah dibuat tersebut, nantinya akan
dimonitor oleh pihak Share Processing Center (SPC)
dalam proses Automatic Clearing.
5. Aplikasi System
Aplikasi system yang dipergunakan untuk proses Cash &
Carry yaitu :
a. Host to Host
Aplikasi Host to Host dipergunakan di bank persepsi yang
terhubung dengan sistem My SAP di Pertamina. Aplikasi
ini dipergunakan untuk mengirim data transaksi My SAP
yang dibuat di bank, seperti pembuatan Sales Order.
Aplikasi OSDS dilakukan di Depot untuk pembuatan
Sales Order, Delivery Order, TD Scheduling, TD Load
Confirmation, TD Delivery Confirmation dan Billing.
b. Penjualan dengan Cash & Carry pada program Zero Loss
Gambar 4.5 Penjualan dengan Cash & Carry pada program Zero Loss Sumber PT.Pertamina Upms-1 Medan
1. Proses Cash & Carry dengan program Zero Loss :
Proses penjualan Retail dengan Cash & Carry pada Zero
Loss program berlaku pada pelanggan SPBU atau pengiriman
yang dilakukan Pertamina (Franco Customer). Jika selisih
antara quantity yang dikirim oleh Pertamina dan aktual
quantity yang diterima oleh pelanggan terjadi kekurangan kirim
maka Pertamina akan membuat credit note untuk mengurangi
piutang pelanggan dan Debit Note untuk mengurangi utang ke
vendor pengangkutan. Berdasarkan catatan suatu periode
tertentu, total jumlah tersebut dihitung dan pada akhir periode
akan dibuatkan Credit Note oleh SPC melalui program. Khusus
untuk program Zero Loss ini pada master data customer harus
dimaintain untuk field incoterm adalah CFR (pastipas). Alur
proses keseluruhan sama dengan Penjualan Cash & Carry.
2. Produk
Produk yang dijual dengan cara Cash & Carry dengan
Zero Loss adalah Fuel Bulk.
3. Aplikasi System
Aplikasi system yang dipergunakan untuk proses Cash &
Carry yaitu :
a. Host to Host
Aplikasi Host to Host dipergunakan di bank persepsi yang
terhubung dengan sistem Host to Host di Pertamina.
Aplikasi ini dipergunakan untuk mengirim data transaksi
SAP yang dibuat di bank, seperti pembuatan Sales Order.
b. Sistem OSDS
Aplikasi OSDS dilakukan di Depot untuk pembuatan
Sales Order, Delivery Order, TD Scheduling, TD Load
2) Penjualan Kredit
Gambar 4.6 Prosedur Penjualan Kredit Sumber PT.Pertamina Upms-1 Medan
a. Penjualan dengan Kredit :
Untuk proses penjualan dengan kredit, pelanggan akan
melakukan pembayaran berdasarkan billing yang dibuat setelah
pengiriman barang. Pelanggan memesan barang ke Depot,
kemudian akan dibuatkan dokumen Sales Order. Pada saat
pembuatan Sales Order, system akan melakukan pengecekan
terhadap Credit Limit. Jika total amount sales order melebihi
akan terkena Credit Block. Jika SO tersebut terkena Credit
Block maka pelanggan harus membayar piutang terlebih dahulu
atau Finance Credit Analyst akan me-release SO tersebut
dengan persetujuan dengan pihak terkait terlebih dahulu.
Setelah SO di release, kemudian pihak Depot dapat membuat
Delivery Order.
b. Proses Delivery Order (DO):
DO dapat dibuat dengan dua cara :
1. Background job.
Untuk depot dengan pelanggan yang banyak, DO akan
dibuat secara background job untuk setiap periode waktu
tertentu (mis setiap siang, sore, malam hari atau setiap
beberapa jam) berdasarkan data SO yang sudah di
release. Pencetakan printout List DO dapat dilakukan
berdasarkan atas permintaan dari pelanggan.
2. Manual DO.
Untuk depot dengan pelanggan yang sedikit, DO dapat
dibuat secara manual baik pada saat pelanggan datang ke
depot atau tidak. Untuk barang yang diambil oleh
pelanggan, pelanggan akan ke depot untuk minta printout
List DO. Pada saat pelanggan akan mengambil barang di
depot, printout List DO tersebut diberikan ke supir
