Perancangan Model Knowledge Management System Keahlian Pegawai Pada Direktorat Umum Dan Operasional Di RSUP DR. Hasan Sadikin Bandung

SURAT PERSETUJUAN KOMISI PEMBIMBING

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Pembimbing

Tanda Tangan

1. Dr. Eng. Estiko Rijanto

Judul Naskah Tesis

Perancangan Model Knowledge Management System Keahlian Pegawai pada Direktorat Umum dan Operasional di RSUP dr. Hasan Sadikin Bandung

PERANCANGAN MODEL

KNOWLEDGE MANAGEMENT

SYSTEM

KEAHLIAN PEGAWAI PADA DIREKTORAT UMUM DAN

OPERASIONAL DI RSUP DR. HASAN SADIKIN BANDUNG

Oleh YALES KURNIA

57.101.10.041

TESIS

Untuk memenuhi salah satu syarat ujian guna memperoleh gelar Magister Sistem Informasi

Telah disetujui Pembimbing pada tanggal seperti tertera di bawah ini

Bandung, Agustus 2012

Dr. Eng. Estiko Rijanto Pembimbing

PERNYATAAN

Saya, yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : YALES KURNIA

NPM : 57.101.10.041

Judul Tesis : Perancangan Model Knowledge ManagementSystem

Keahlian Pegawai pada Direktorat Umum dan Operasional di RSUP dr. Hasan Sadikin Bandung.

Dengan ini menyatakan bahwa tesis yang diserahkan kepada program studi Magister Sistem Informasi Universitas Komputer Indonesia, merupakan gagasan, rumusan dan penelitian sendiri yang tidak dibuat melanggar ketentuan plagiarism dan otoplagiarisme. Saya memahami tentang adanya larangan tersebut dan jika dikemudian hari terdapat penyimpangan dan ketidakbenaran dalam pernyataan ini, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan gelar yang telah diperoleh serta sanksi lainnya yang berlaku di Universitas Komputer Indonesia.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan tanpa paksaan dari pihak manapun.

Bandung, 8 Agustus 2012 Yang membuat pernyataan,

SURAT PERMOHONAN PEMUATAN ARTIKEL

Saya, yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : YALES KURNIA

NPM/Program Studi : 57.101.10.041 / Magister Sistem Informasi

Alamat Korespondensi : Komp. Sapta Taruna PU, Jl. Rana Blok B-202

RT 03/08 Kujangsari Bandung Kidul 40287

Email : yales_veva@yahoo.com

Judul Naskah Artikel : Perancangan Model Knowledge ManagementSystem

Keahlian Pegawai pada Direktorat Umum dan

Operasional di RSUP dr. Hasan Sadikin Bandung.

Mengajukan permohonan pemuatan artikel dengan judul seperti tersebut di atas dan bersedia memenuhi ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan oleh dewan redaksi Majalah Ilmiah Universitas Komputer Indonesia.

Bandung, 8 Agustus 2012 Pemohon,

PERANCANGAN MODEL

KNOWLEDGE MANAGEMENT

SYSTEM

KEAHLIAN PEGAWAI PADA DIREKTORAT UMUM DAN

OPERASIONAL DI RSUP DR. HASAN SADIKIN BANDUNG

Oleh YALES KURNIA

57.101.10.041

TESIS

Untuk memenuhi salah satu syarat ujian guna memperoleh gelar Magister Sistem Informasi

FAKULTAS PASCASARJANA

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

viii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah wa syukurillah, atas karunia-Nya, sehingga penulis dapat

menyelesaikan tesis ini dengan baik. Penulisan tesis ini dilaksanakan untuk

memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan program Magister Sistem

Informasi di Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) Bandung. Penulisan

tesis ini tidak akan selesai jika tidak disertai bantuan berbagai pihak kepada

penulis.

Dalam kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang

sebesar-besarnya kepada :

1. Seluruh keluarga besar yang telah mencurahkan kasih sayangnya kepada

penulis dan juga atas segala doa tulus untuk penulis.

2. Bapak Dr. Eng. Estiko Rijanto selaku dosen pembimbing yang telah

menyediakan waktu dan tenaganya untuk membimbing dan mengarahkan

penulis dalam menyelesaikan tesis ini.

3. Istri tercinta, Yanti Setiawati serta Anak-anak tersayang, Raika dan

Ranisha, yang selalu menemani hari-hari penulis sehingga bisa

menyelesaikan penelitian ini dengan baik.

4. Segenap Dosen Magister Sistem Informasi UNIKOM yang telah membagi

pengetahuan kepada penulis.

5. Ibu Diana, Teh Santy dan rekan-rekan di sekretariat pasca sarjana

UNIKOM, yang juga telah banyak membantu penulis selama masa

ix

6. Teman-teman kuliah angkatan kedua Magister Sistem Informasi

UNIKOM, yang telah sama-sama turut berjuang dan saling menyemangati

selama masa perkuliahan sampai penyusunan penelitian ini.

7. Rekan-rekan di Instalasi Sistem Informasi RSHS, atas bantuan dan

dukungannya selama ini.

8. Dan seluruh pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu, yang

telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan penelitian ini,

Jazakumullah Khairan Katsiran.

Meskipun jauh dari sempurna, semoga penelitian ini, dapat bermanfaat

bagi semua pembaca dan berbagai pihak yang membutuhkan.

Bandung, 8 Agustus 2012

x

DAFTAR ISI

LEMBAR JUDUL ………. i

LEMBAR PENGESAHAN ………... ii

LEMBAR PERNYATAAN …...……… iii

SURAT PERSETUJUAN KOMISI PEMBIMBING ….………... iv

SURAT PERMOHONAN PEMUATAN ARTIKEL ……… v

ABSTRAK ………. vi

KATA PENGANTAR ………...………… viii

DAFTAR ISI ……….. x

DAFTAR TABEL ……….. xiv

DAFTAR GAMBAR ………. xv

BAB I PENDAHULUAN ………. 1

1.1 Latar Belakang Penelitian ………... 1

1.2 Identifikasi Masalah ……… 2

1.3 Tujuan Penelitian ……… 3

1.4 Manfaat Penelitian ……….. 3

1.5 Pembatasan Masalah dan Asumsi ………... 4

1.6 Metodologi Penelitian ………. 4

1.7 Sistematika Penulisan ………. 6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ……… 8

2.1 Pemahaman Organisasi ………... 8

2.1.1 Visi dan Misi Perusahaan ………. 9

2.1.2 Struktur Organisasi RSHS………. 10

xi

2.1.4 Dukungan Teknologi Informasi yang Ada Saat Ini .………..…….

23

2.2 Kajian Pustaka ……….……….……….. 27

2.2.1 Data ……….……….……… 28

2.2.2 Informasi ……….……….……… 29

2.2.3 Knowledge ……….……….………….. 30

2.2.4 Wisdom ……….……….………... 32

2.2.5 Connectedness ……….……….……… 33

2.2.6 Management ……….……….……….. 34

2.2.7 Knowledge Management (KM) ……… 34

2.2.8 Penelitian Lain yang Pernah Dilakukan ………... 38

2.3 Kerangka Pemikiran ……….……….. 39

2.4 Hipotesis Penulisan ……….……….……….. 41

BAB III ROADMAP DAN AUDIT KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM (KMS) ……….……….……….. 42 3.1 Roadmap Implementasi Knowledge Management …….. 42

3.1.1 Analisis Infrastuktur yang Ada ...………. 44

3.1.2 Kesesuaian KM dan Strategi Bisnis ………. 45

3.1.3 Perancangan dan Arsitektur KM ..…………..….. 48

3.1.4 Audit dan Analisis Knowledge ………. 49

3.1.5 Perancangan tim KM ……….…….. 51

3.1.6 Membuat cetak biru (blueprint) KMS …………. 52

xii

3.2.2 Proses Pengetahuan dan Teknologi Pendorong .. 59 3.2.3 Diagnosis terhadap Strategi Awal ………... 60 3.2.4 Membuat Peta Pengetahuan terhadap Mitra ..…. 61 3.2.5 Penilaian Awal tentang Hubungan KM dengan

Bisnis Perusahaan ……….………...

63

3.2.6 Diagnosis Pengetahuan dalam Konteks

Organisasi ……….……….…………..

67

3.2.7 Diagnosis Ketergantungan KM dengan Proses, Budaya dan Infrastruktur yang Ada Dalam Organisasi ……….……….………….

68

3.2.8 Diagnosis Pendekatan KM yang Dibutuhkan oleh Perusahaan ……….……….

70

3.2.9 Identifikasi Sumber Daya yang Ada Pada Perusahaan dan Hubungannya dengan KM …...

72

3.2.10 Analisis Sumber Daya Pengetahuan ……..…… 73 3.2.11 Posisi Perusahaan dalam Sumber Daya Pengetahuan 74 3.2.12 Karakteristik Peringkat Pengetahuan Proses Kerja

dan Dampaknya Pada Tiap Tahapan ……….

77

3.2.13 Atribut dan Penanda untuk Konten Pengetahuan pada KMS ……….……….……….….

77

BAB IV PERANCANGAN SOLUSI MODEL KNOWLEDGE

MANAGEMENT SYSTEM ……….……….……...

84

4.1 Hasil Analisis Infrastruktur yang Telah Ada …………. 84 4.2 Penyesuaian Knowledge Management dengan Strategi

Bisnis ……….……….……….………..

86

xiii

4.4 Analisis Peta Pengetahuan Perusahaan Terhadap Para Mitra ……….……….……….………

92

4.5 Tingkat Kematangan Perusahaan dalam Knowledge

Management ……….……….………..

94

4.6 Perancangan BlueprintKnowledge Management ……… 95

4.6.1 Arsitektur KMS ……….……… 103

4.6.2 Fungsi-fungsi pada Portal KMS ……… 110

4.6.3 Pilar Manusia dalam KMS …..……….…. 114

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ……….……….……... 115

5.1 Kesimpulan ……….……….……….. 115

5.2 Saran ……….……….……….………… 117

118

DAFTAR PUSTAKA

[1] Adityo, Firman, Rotasi Rutin Pegawai, 30 Mei 2012, dari =

http://blog.sivitas.lipi.go.id/blog.cgi?isiblog&1221475283&&&103600629

0&&1338365762&firm007&, di akses tanggal 5 Juli 2012.

[2] Santa, Kristofel, Desain Aplikasi Knowledge Management untuk Pelayanan

Pasien Studi Kasus Rumah Sakit Umum Daerah, Tesis, Program Magister

Manajemen Teknologi, Pasca Sarjana, Institut Teknologi Sepuluh

Nopember Surabaya, 2011 dari

http://digilib.its.ac.id/public/ITS-Master-17901-9109205503-paperpdf.pdf , diakses tanggal 30 Juli 2012.

[3] Tim Penyusun, Kiprah dan Pengabdian RSUP dr. Hasan Sadikin Bandung

1923 – 2009: Tidak diterbitkan, 2009.

[4] Tim Penyusun, RENSTRA RSUP.Dr. Hasan Sadikin Bandung 2012-2016,

Tidak diterbitkan, 2012.

[5] Kemenkes RI, Permenkes RI Nomor 1673/MENKES/PER/XII/2005

tentang Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit Umum Pusat dr. Hasan

Sadikin Bandung, 2005.

[6] Artikel rshs.or.id, RSHS-Mandiri Luncurkan Mandiri Bill Payment System,

dari =

http://www.rshs.or.id/2012/07/rshs-mandiri-luncurkan-mandiri-bill-payment-system/, di akses tanggal 20 Juli 2012.

[7] Zack, Michael, An Architecture for Managing Explicated Knowledge,

119

[8] Bellinger, Gene & Castro, Durval & Mills, Anthony, Data, Information,

Knowledge, and Wisdom, dari =

http://www.systems-thinking.org/dikw/dikw.htm, di akses tanggal 5 Juni 2012.

[9] Vercellis, Carlo, Business Intelligence: Data Mining and optimization for

Decision Making. John Wiley & Sons, 2009.

[10] Setiawan, Wawan. dan Munir, Pengantar Teknologi Informasi : Basis

Data. Bandung : Universitas Pendidikan Indonesia, 2006.

[11] Davenport, Thomas & Prusak, Laurence, Working Knowledge: How

Organizations Manage What They Know. Harvard: Harvard Business Press,

1998.

[12] Nonaka, Ikujiro & Takeuchi, Hirotaka, The Knowledge-Creating Company:

How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation. Oxford:

Oxford University Press, 1995.

[13] McInerney, Claire, Knowledge Management and the Dynamic Nature of

Knowledge. Journal of the American Society for Information Science and

Technology 53 (12): 1009–1018, 2002.

[14] Tobing, Paul L, Knowledge management: Konsep, Arsitektur dan

Impelementasi. Yogyakarta: Graha Ilmu, 2007.

[15] Tiwana, A, The Knowledge Management Toolkit: Orchestrating IT,

Strategy, and Knowledge Platforms (2nd Edition). Upper Saddle River, NJ:

Prentice Hall, 2002.

[16] Sveiby, K. E, The New Organizational Wealth: Managing & Measuring

120

[17] Hadiana, Asep Id, Model Knowledge Management Systems pada perusahaan distributor farmasi dan Consumer Product di PT. Bina San

Prima. Tesis. program studi Magister Sistem Informasi Fakultas Pasca

Sarjana Universitas Komputer Indonesia Bandung : Tidak Diterbitkan,

2011.

[18] http://www.santosa-hospital.com , di akses tanggal 2 Agusus 2012.

[19] http://rsborromeus.com, di akses tanggal 2 Agusus 2012.

[20] http://www.rsalislam.com, di akses tanggal 2 Agusus 2012.

[21] http://www.rsadventbandung.com, di akses tanggal 2 Agusus 2012.

[22] http://id.wikipedia.org/wiki/Rumah_Sakit_Advent_Bandung

[23] Nawawi, Ismail, Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management) Teori

dan Aplikasi dalam Mewujudkan Daya Saing Organisasi Bisnis dan Publik,

Ghalia Indonesia, 2012.

[24] Minonne, C and Turner, G. Evaluating Knowledge Management

Performance, Electronic Journal of Knowledge Management Volume 7

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang Penelitian

Rotasi pegawai berupa mutasi ataupun promosi, pada sebuah instansi

pemerintah, sering dilakukan dalam periode tertentu untuk memenuhi kebutuhan

organisasi. Menurut [1], peranan rotasi pegawai bagi kepentingan pegawai yaitu

untuk menambah pengalaman dan keterampilan, penyegaran psikologis dan

memperbaiki pelayanan. Namun berpindahnya pegawai dari suatu unit kerja ke

unit lain secara tidak langsung dapat pula mengakibatkan penurunan kinerja

perusahaan jika terjadi ketidaksesuaian antara posisi dengan kemampuan pegawai.

Yang juga menjadi masalah, jika pegawai lama tidak bisa berbagi pengetahuannya

dengan pegawai baru yang menggantikan posisinya dikarenakan lokasi yang

berjauhan antara lokasi unit kerja baru dengan unit kerja yang lama atau tidak ada

waktu untuk berbagi pengetahuan karena habisnya jam kerja dalam setiap hari

untuk memahami/mengerjakan pekerjaan barunya. Dengan jumlah pegawai

sebanyak 391 orang, masalah tersebut juga terjadi pada Direktorat Umum dan

Operasional di RSUP dr. Hasan Sadikin Bandung (RSHS).

Peranan teknologi komputer atau teknologi informasi sangat mendukung

peningkatan kinerja organisasi, dalam hal ini rumah sakit, terutama bagi pelaku

atau pengelolanya. RSHS sebagai sebuah organisasi memiliki banyak sumber

2

maupun luar organisasi. Sumber-sumber tersebut diantaranya dokter, perawat, ahli

gizi, radiografer, apoteker, pegawai laboratorium kesehatan, petugas administrasi

perkantoran dan tata usaha. Banyaknya potensi sumber pengetahuan di RSHS,

pengelolaan pengetahuan (Knowledge Management) menjadi sangat penting dan perlu dilakukan untuk menjaga eksistensi pengetahuan dan kemajuan perusahaan.

Dalam mengatasi masalah dalam penempatan pegawai pada Direktorat Umum dan

Operasional di RSHS, diperlukan sebuah pengelolaan pengetahuan tentang

informasi yang tepat mengenai pegawai dalam hal pengalaman pekerjaan,

pendidikan dan keahlian khusus.

Penelitian yang pernah dilakukan mengenai perancangan Knowledge Management di Rumah Sakit yaitu dilakukan oleh Kristofel Santa, mahasiswa Program Magister Manajemen Teknologi, Bidang Keahlian Manajemen

Teknologi Informasi, Program Pasca Sarjana, Institut Teknologi Sepuluh

Nopember Surabaya, dengan judul “Desain Aplikasi Knowledge Management untuk Pelayanan Pasien Studi Kasus Rumah Sakit Umum Daerah”. Studi Kasus

penelitian dilakukan di RSUD Ngudi Waluyo Wlingi Blitar. Pada penelitian

tersebut KM lebih dititik beratkan pada KM pelayanan keperawatan di RSUD

tersebut [2], sedangkan dalam penelitian ini penulis mencoba untuk membuat

model KMS keahlian pegawai pada Direktorat Umum dan Operasional di RSHS.

1.2Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, masalah

3

1. Ketidak sesuaian kemampuan pegawai dengan job description pada proses penempatan pegawai juga kebutuhan di unit kerja baru dengan

kemampuan pegawai yang akan ditempatkan tidak sesuai.

2. Sulitnya berbagi pengetahuan antar pegawai.

3. Rancangan Sistem Manajemen Pengetahuan yang bagaimana yang

sesuai dengan kondisi di RSHS khususnya pada Direktorat Umum dan

Operasional?

1.3Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah untuk

a. Mengidentifikasi pengetahuan/ knowledge apa saja yang telah ada di RSHS khususnya pada Direktorat Umum dan Operasional.

b. Menganalisis pendekatan KM yang cocok utuk organisasi.

c. Membuat sebuah rancangan model sistem manajemen pengetahuan yang

sesuai untuk RSHS yang memudahkan organisasi untuk mengelola

pengetahuan yang dimiliki, sehingga pengetahuan terdokumentasi dengan

baik untuk menunjang kinerja pegawai di tiap unit kerja di rumah sakit,

khususnya pada Direktorat Umum dan Operasional.

1.4Manfaat Penelitian

4

a. Mempermudah transfer pengetahuan/Knowledge antar pegawai di Rumah Sakit, selain itu diharapkan dapat meningkatkan kinerja pegawai dan

kemajuan bagi Rumah Sakit.

b. Rumah sakit sebagai organisasi bisa mengembangkan Sistem manajemen

pengetahuanberdasarkan model yang dihasilkan pada penelitian ini.

1.5Pembatasan Masalah dan Asumsi

Luasnya lingkup bahasan tentang manajemen pengetahuan di rumah sakit,

maka ruang lingkup penelitian pada tesis hanya akan dibatasi pada Instalasi

Sistem Informasi RS di Direktorat Umum dan Operasional Rumah Sakit Hasan

Sadikin.

Penelitian ini menggunakan metode 10 Step Knowledge Management Roadmap. Namun dari 10 langkah yang terdapat pada metode tersebut, penelitian ini hanya menggunakan langkah pertama sampai langkah keenam yaitu membuat

blueprint KM.

1.6Metodologi Penelitian

Dalam penelitian ini, metodologi KM yang digunakan adalah metodologi

yang ditulis oleh Amrit Tiwana yaitu 10 Step Knowledge Management Roadmap. Metode ini dipilih karena memiliki beberapa kelebihan dibandingkan dengan

metode untuk perancangan KM lainnya. Kelebihan dari metode ini diantaranya

5

1. Memiliki tahapan yang jelas dalam perancangan KM, mulai dari

tahapan analisis infrastruktur yang telah ada sampai dengan tahapan

evaluasi KM yang dibangun.

2. Menyediakan Knowledge Management Assessment Kit (KMAK). KMAK ini berisi pertanyaan-pertanyaan kuisioner yang bisa membantu

kita dalam merancang KM yang sesuai untuk kondisi perusahaan atau

organisasi yang kita teliti.

Namun dalam penelitian ini, tidak semua tahapan dalam metodologi tersebut

digunakan. Penelitian ini hanya mencakup sampai langkah keenam dari 10

langkah dalam 10 Step Knowledege Management Roadmap yaitu create the knowledge management blueprint (membuat cetak biru KM).

Secara garis besar, tahapan yang dilakukan dalam metodologi tersebut

adalah :

1. Analisis infrastruktur yang sudah ada pada perusahaan

2. Menyesuaikan KM dengan bisnis strategi perusahaan

3. Desain KM infrastruktur

4. Audit aset pengetahuan dan sistem yang sudah ada pada perusahaan.

5. Menyusun tim KM

6. Merancang blueprint KM

Teknik pengumpulan data dilakukan dengan mendapatkan data primer dan

data sekunder. Data primer didapatkan melalui kuesioner, observasi dan

6

sekunder didapatkan dengan melakukan penelitian kepustakaan dari berbagai

litelatur yang berkaitan dengan Knowledge Management.

Dalam penelitian ini didefinisikan beberapa operasional variabel yaitu :

a. Strategi Pendekatan KM, yaitu strategi kodifikasi dan strategi

personalisasi.

b. Atribut pengetahuan untuk konten KMS yang digunakan untuk

menentukan atribut penanda yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam

pembangunan KMS.

c. Diagnosis infrastruktur yang telah ada pada perusahaan.

d. Pemetaan posisi pengetahuan perusahaan terhadap para pesaing/mitra.

1.7Sistematika Penulisan

Secara garis besar tesis ini terdiri dari lima Bab, yaitu :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini, ditulis latar belakang penelitian, identifikasi masalah,

batasan masalah, tujuan penelitian, serta manfaat penelitian.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Pada Bab ini menguraikan berbagai teori yang berhubungan

dengan penelitian, yang mencakup tentang teori dasar yang

digunakan untuk acuan dalam pengolahan data dan analisis

7

BAB III ROADMAP DAN AUDIT KNOWLEDGE MANAGEMENT

SYSTEM

Pada bab ini, digambarkan langkah-langkah penelitian ini. Selain

itu juga gambaran tentang metode untuk menyelesaikan

permasalahan dan untuk mencapai tujuan.

BAB IV PERANCANGAN SOLUSI MODEL KNOWLEDGE

MANAGEMENT SYSTEM

Pada bab ini di bahas perancangan model Knowledge Management System yang cocok untuk diterapkan di Rumah Sakit.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi kesimpulan dan saran dari penelitian ini. dan

diharapkan dalam kesimpulan penelitian ini, dapat menjawab

8

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pemahaman Organisasi

Rumah Sakit Dr. Hasan Sadikin Bandung dibangun pada tahun 1920 dan

diresmikan pada tanggal 15 Oktober 1923 dengan nama “Het Algemeene

Bandoengsche Ziekenhuijs“. Pada tanggal 30 April 1927 namanya diubah menjadi

“Het Gemeente Ziekenhuijs Juliana” dengan kapasitas 300 tempat tidur. Selama

penjajahan Jepang, rumah sakit ini dijadikan Rumah Sakit Militer. Setelah

Indonesia merdeka, dikelola oleh pemerintah daerah, yang dikenal oleh

masyarakat Jawa Barat dengan nama “Rumah Sakit Ranca Badak“. Pada tahun

1954 Rumah Sakit Ranca Badak ditetapkan menjadi rumah sakit propinsi dan

berada di bawah pengawasan Departemen Kesehatan. Selanjutnya pada tahun

1956 dijadikan rumah sakit umum dengan kapasitas 600 tempat tidur, bersamaan

dengan didirikannya Fakultas Kedokteran Universitas Padjadjaran. Sejak itu pula

Rumah Sakit Ranca Badak digunakan sebagai tempat pendidikan oleh Fakultas

Kedokteran Universitas Padjadjaran dan merupakan awal kerjasama antara

Rumah Sakit Ranca Badak dengan Fakultas Kedokteran Universitas

Padjadjaran[3].

Pada tanggal 8 Oktober 1967 nama Rumah Sakit Ranca Badak diubah

menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin (RSHS) yang berfungsi

sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT) Departemen Kesehatan Republik Indonesia

9

2.1.1 Visi dan Misi Perusahaan

A. Visi [4].

“Menjadi Rumah Sakit Indonesia Kelas Dunia yang unggul dalam

Pelayanan, Pendidikan dan Penelitian.”

Visi tersebut memiliki tiga kata kunci, yaitu RS Indonesia Kelas Dunia,

Unggul dan Pelayanan, Pendidikan dan Penelitian.

Yang dimaksud dengan “RS Indonesia Kelas Dunia”, sebagaimana

ketentuan Kementerian Kesehatan RI, adalah rumah sakit dengan komponen

struktur dan proses yang tersertifikasi lengkap memenuhi standar “Kelas Dunia”

oleh lembaga yang diakui pemerintah dengan outcome yang memberikan

penekanan pada keselamatan pasien, mutu asuhan yang tinggi, serta kepuasan

pasien dan staf.

Yang dimaksud dengan “unggul” adalah lebih baik dari rumah sakit lain

yang ditetapkan Kementerian Kesehatan RI sebagai rumah sakit yang potensial

menjadi Rumah Sakit Indonesia Kelas Dunia (RSI-KD) yaitu, RS Dr. Cipto

Mangunkusumo Jakarta, RS Sanglah Denpasar, RS Sardjito Yogyakarta, RS

Soetomo Surabaya, RS Adam Malik Medan, dan RS Wahidin Sudirohusodo

Makasar.

Visi yang ingin dicapai tidak terlepas dari tiga bidang yang harus

dilaksanakan secara terintegrasi dan saling melengkapi, yaitu “Pelayanan,

Pendidikan dan Penelitian Kesehatan” yang merupakan bidang tugas dari RSHS

10

B. Misi[4].

”Melaksanakan pelayanan kesehatan paripurna dan prima yang terintegrasi

dengan pendidikan dan penelitian.”

Pelayanan kesehatan yang diberikan oleh RSHS adalah pelayanan yang

paripurna, yaitu mencakup pelayanan promotif, preventif, kuratif dan rehabilitatif

yang dilaksanakan secara seimbang. Keempat pelayanan tersebut diberikan secara

prima, artinya pelayanan yang diberikan adalah pelayanan yang terbaik (excellent

service) baik dari sudut pandang pemberi pelayanan maupun penerima pelayanan

(pasien).

Selain harus prima, pelayanan yang diberikan juga harus terintegrasi

dengan pendidikan dan penelitian kesehatan, sesuai dengan fungsi RSHS sebagai

RS Pendidikan. Filosofis dari integrasi tersebut adalah: “Proses pendidikan tenaga

kesehatan yang baik akan terjadi di rumah sakit yang pelayanannya baik, dan

pelayanan yang baik adalah pelayanan yang berbasiskan penelitian (

evidence-based service). Dengan filosofis tersebut, pelayanan yang diberikan oleh RSHS

sebagai RS Pendidikan adalah pelayanan yang terbaik (excellent service).

2.1.2 Struktur Organisasi RSHS

Struktur Organisasi Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin

11

STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT UMUM PUSAT dr. HASAN SADIKIN BANDUNG

Gambar 2.1. Struktur Organisasi Rumah Sakit Umum Pusat dr. Hasan Sadikin Bandung [5].

SEKSI PELAYANAN SUMBER DAYA MANUSIA DAN

12

Dari struktur organisasi RSHS di atas dapat dilihat, bisnis utama RSHS

berada di Direktorat Medik dan Keperawatan. Berdasarkan [5] Peraturan Menteri

Kesehatan RI Nomor 1673/MENKES/PER/XII/2005 tentang Organisasi dan Tata

Kerja RSHS Bandung, Direktorat Medik dan Keperawatan dipimpin oleh seorang

Direktur yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Direktur Utama.

Direktorat Medik dan Keperawatan bertugas melaksanakan pengelolaan

pelayanan medik dan keperawatan serta peningkatan mutu layanan kesehatan

rumah sakit.

Dalam melaksanakan tugas, Direktorat Medik dan Keperawatan

menyelenggarakan fungsi:

a. penyusunan sistem pelayanan medik dan pelayanan keperawatan;

b. koordinasi pelaksanaan pelayanan medik dan pelayanan keperawatan,

utilisasi peralatan medik dan keperawatan serta sarana penunjang;

c. pengendalian, pengawasan dan evaluasi mutu pelayanan medik, pelayanan

keperawatan dan sarana penunjang secara berkesinambungan.

Direktorat Medik dan Keperawatan terdiri dari:

a. Bidang Medik;

b. Bidang Keperawatan;

c. Unit-unit Non Struktural;

13

A.Bidang Medik

Bidang Medik mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan kebutuhan

pelayanan medik, penunjang medik dan rekam medik serta melakukan bimbingan

dan peningkatan mutu pelaksanaan kegiatan di bidang pelayanan medik.

Dalam melaksanakan tugasnya, Bidang Medik menyelenggarakan fungsi:

a. penyusunan rencana kebutuhan pelayanan medik, penunjang medik, dan

rekam medik;

b. koordinasi pelaksanaan, pengendalian dan pemantauan serta evaluasi

kegiatan dan mutu pelayanan medik, penunjang medik dan rekam medik;

c. pengumpulan dan pengolahan data utilisasi serta koordinasi pengusulan

peralatan medik;

Bidang Medik terdiri dari:

a. Seksi Pelayanan Medik, bertugas melakukan penyiapan bahan penyusunan

rencana kebutuhan sumber daya pelayanan medik.

b. Seksi Penunjang Medik, bertugas melakukan penyiapan bahan penyusunan

rencana kebutuhan sumber daya penunjang medik.

c. Seksi Rekam Medik, bertugas melakukan penyiapan bahan penyusunan

rencana kebutuhan sumber daya dan pengelolaan rekam medik.

B.Bidang Keperawatan

Bidang Keperawatan mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan

kebutuhan pelayanan keperawatan di rawat jalan dan gawat darurat, rawat inap

14

Dalam melaksanakan tugasnya, Bidang Keperawatan menyelenggarakan

fungsi:

a. penyusunan rencana kebutuhan pelayanan keperawatan di rawat jalan dan

gawat darurat, rawat inap serta rawat khusus;

b. koordinasi pelaksanaan, pengendalian dan pemantauan serta evaluasi

kegiatan dan mutu pelayanan keperawatan di rawat jalan dan gawat

darurat, rawat inap serta rawat khusus;

c. pengumpulan dan pengolahan data utilisasi serta koordinasi pengusulan

peralatan keperawatan.

Bidang Keperawatan terdiri dari:

a. Seksi Pelayanan Keperawatan Rawat Jalan dan Gawat Darurat, ber tugas

penyiapan bahan penyusunan kebutuhan sumber daya pelayanan

keperawatan rawat jalan dan gawat darurat.

b. Seksi Pelayanan Keperawatan Rawat Inap, bertugas menyiapkan bahan

penyusunan kebutuhan sumber daya pelayanan keperawatan rawat inap.

c. Seksi Pelayanan Keperawatan Rawat Khusus, bertugas penyiapan bahan

penyusunan kebutuhan sumber daya pelayanan keperawatan rawat khusus.

C.Unit Non Struktural

Di lingkungan Direktorat Medik dan Keperawatan dibentuk Instalasi

sebagai Unit Non Struktural yang terdiri dari:

a. Instalasi Rawat Jalan adalah unit pelayanan, non struktural yang

15

jalan yang terdiri dari beberapa poliklinik dalam berbagai disiplin ilmu

kedokteran klinis;

b. Instalasi Gawat Darurat adalah unit pelayanan non struktural yang

menyediakan fasilitas dan menyelenggarakan kegiatan pelayanan gawat

darurat;

c. Instalasi Rawat Inap Khusus Paviliun Parahyangan adalah unit pelayanan

non struktural yang menyediakan fasilitas dan menyelenggarakan kegiatan

pelayanan rawat inap khusus medikal dan surgikal;

d. Instalasi Rawat Inap Paviliun Anggrek adalah unit pelayanan non

struktural yang menyediakan fasilitas dan menyelenggarakan kegiatan

pelayanan rawat inap bagi pasien kelas khusus medikal;

e. Instalasi Pelayanan Jantung adalah unit pelayanan non struktural yang

menyediakan fasilitas dan menyelenggarakan kegiatan pelayanan jantung

secara terpadu;

f. Instalasi Bedah Sentral adalah unit pelayanan non struktural yang

menyediakan fasilitas dan menyelenggarakan kegiatan pelayanan tindakan

bedah;

g. Instalasi Rawat Intensif adalah unit pelayanan non struktural yang

menyediakan fasilitas dan menyelenggarakan kegiatan pelayanan

perawatan intensif;

h. Instalasi Teknologi Reproduksi Berbantu adalah unit pelayanan non

struktural yang menyediakan fasilitas dan menyelenggarakan kegiatan

16

i. Instalasi Hemodialisa adalah unit pelayanan non struktural yang

menyediakan fasilitas dan menyelenggarakan kegiatan pelayanan

hemodialisa.

D.Unit Pelaksana Fungsional

Unit Pelaksana Fungsional adalah unit pelayanan non struktural yang

menyediakan fasilitas dan menyelenggarakan kegiatan pelayanan, pendidikan,

pelatihan, penelitian dan pengembangan rumah sakit.

Pembentukan Unit Pelaksana Fungsional ditetapkan oleh Direktur Utama

sesuai kebutuhan rumah sakit. Unit Pelaksana Fungsional berada di bawah dan

bertanggung jawab kepada Direktur Medik dan Keperawatan, yang dipimpin oleh

seorang kepala yang diangkat dan diberhentikan oleh Direktur Utama.

Kepala Unit Pelaksana Fungsional dalam melaksanakan tugasnya dibantu

oleh tenaga-tenaga fungsional dan atau non medis. Pembentukan dan perubahan

jumlah dan jenis Unit Pelaksana Fungsional dilaporkan secara tertulis kepada

Direktur Jenderal Bina Pelayanan Medik.

Unit Pelaksana Fungsional, terdiri dari:

a. Unit Pelaksana Fungsional Ilmu Penyakit Dalam;

b. Unit Pelaksana Fungsional Obstetri dan Ginekologi;

c. Unit Pelaksana Fungsional Ilmu Kesehatan Anak;

d. Unit Pelaksana Fungsional Ilmu Bedah;

e. Unit Pelaksana Fungsional Bedah Saraf;

f. Unit Pelaksana Fungsional Orthopaedi dan Traumatologi;

17

h. Unit Pelaksana Fungsional Ilmu Penyakit Saraf;

i. Unit Pelaksana Fungsional Telinga Hidung dan Tenggorokan (THT);

j. Unit Pelaksana Fungsional Anestesiologi dan Reanimasi;

k. Unit Pelaksana Fungsional Ilmu Kedokteran Fisik dan Rehabilitasi;

l. Unit Pelaksana Fungsional Ilmu Kesehatan Kulit dan Kelamin;

m. Unit Pelaksana Fungsional Kesehatan Gigi dan Mulut;

n. Unit Pelaksana Fungsional Ilmu Kedokteran Jiwa;

o. Unit Pelaksana Fungsional Radiologi;

p. Unit Pelaksana Fungsional Patologi Klinik;

q. Unit Pelaksana Fungsional Patologi Anatomi;

r. Unit Pelaksana Fungsional Kedokteran Nuklir;

s. Unit Pelaksana Fungsional Kedokteran Forensik;

t. Unit Pelaksana Fungsional Farmakologi Klinik.

2.1.3 Direktorat Umum dan Operasional

Berdasarkan [5] Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor

1673/MENKES/PER/XII/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja RSHS

Bandung, Direktorat Umum dan Operasional dipimpin oleh seorang Direktur yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Direktur Utama. Direktorat

Umum dan Operasional bertugas melaksanakan pengelolaan layanan umum serta

perencanaan dan evaluasi kegiatan rumah sakit.

Dalam melaksanakan tugasnya Direktorat Umum dan Operasional

18

a. penyusunan program layanan umum, perencanaan dan evaluasi kegiatan

rumah sakit.

b. pelaksanaan kegiatan layanan umum, perencanaan dan evaluasi kegiatan

rumah sakit.

c. koordinasi pelaksanaan kegiatan layanan umum, perencanaan dan evaluasi

kegiatan rumah sakit.

d. pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan layanan umum,

perencanaan dan evaluasi kegiatan rumah sakit.

Direktorat Umum dan Operasional terdiri dari:

a. Bagian Umum

b. Bagian Perencanaan dan Evaluasi

c. Unit-unit Non Struktural

19

STRUKTUR ORGANISASI

DIREKTORAT UMUM DAN OPERASIONAL

RUMAH SAKIT UMUM PUSAT dr. HASAN SADIKIN BANDUNG

Gambar 2.2. Struktur Organisasi Direktorat Umum dan Operasional RSUP dr. Hasan Sadikin Bandung[5]. DIREKTUR UTAMA

FARMASI INSTALASI GIZI

20

A. Bagian Umum

Bagian Umum bertugas melaksanakan kegiatan ketatausahaan,

perlengkapan dan kerumahtanggaan.

Dalam melaksanakan tugasnya, Bagian Umum menyelenggarakan fungsi:

a. pelaksanaan urusan ketatausahaan.

b. pelaksanaan urusan perlengkapan dan kerumahtanggaan.

c. pengelolaan hukum dan kemitraan.

Bagian Umum terdiri dari:

a. Subbagian Tata Usaha, bertugas melakukan urusan tata persuratan,

penggandaan, ekspediai dan kearsipan.

b. Subbagian Rumah Tangga, bertugas melakukan kegiatan

kerumahtanggaan meliputi transportasi, inventaris, ketertiban dan

keamanan serta pengelolaan ruangan.

c. Subbagian Hukum dan Kemitraan, bertugas melakukan pelayanan dan

bantuan hukum serta kemitraan.

B. Bagian Perencanaan dan Evaluasi

Bagian Perencanaan dan Evaluasi bertugas melaksanakan penyusunan

perencanaan, evaluasi dan pelaporan serta hubungan masyarakat dan protokoler.

Dalam melaksanakan tugasnya, Bagian Perencanaan dan evaluasi

menyelenggarakan fungsi:

a. penyusunan perencanaan program.

b. pelaksanaan kegiatan Hubungan Masyarakat dan Protokoler.

21

Bagian Perencanaan dan Evaluasi terdiri dari:

a. Subbagian Perencanaan, bertugas melakukan pengumpulan, pengolahan dan

analisis data untuk kegiatan penyusunan rencana.

b. Subbagian Evaluasi, bertugas melakukan evaluasi dan penyiapan bahan

penyusunan laporan.

c. Subbagian Hubungan Masyarakat dan protokoler, bertugas melakukan

penyiapan bahan publikasi, hubungan masyarakat, protokoler, pemberitaan

dan pendapat umum serta pelayanan informasi dan komunikasi.

C. Unit-unit Non Struktural

Di lingkungan Direktorat Umum dan Operasional dibentuk Instalasi

sebagai Unit Non Struktural yang terdiri dari:

a. Instalasi Farmasi adalah unit pelayanan non struktural yang menyediakan

fasilitas dan menyelenggarakan kegiatan pelayanan informasi obat,

perencanaan, kebutuhan, peracikan, penyimpanan, penyediaan dan

penyaluran obat-obatan, bahan kimia, penyimpanan serta penyaluran alat

kedokteran, alat perawatan, alat kesehatan dan evaluasi serta pemantauan

obat.

b. Instalasi Gizi adalah unit pelayanan non struktural yang menyediakan

fasilitas dan menyelenggarakan kegiatan pelayanan gizi yang meliputi

penyediaan, pengolahan, penyaluran makanan, terapi gizi dan konsultasi

gizi.

c. Instalasi Binatu adalah unit pelayanan non struktural yang menyediakan

22

meliputi penyiapan, pemeliharaan, penyimpanan, penyaluran dan

pencucian.

d. Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit adalah unit pelayanan non

struktural yang menyediakan fasilitas dan menyelenggarakan kegiatan

pemeliharaan bangunan, peralatan listrik, elektromedik, air minum, air

panas, listrik, gas medis dan gas teknis.

e. Instalasi Pemeliharaan Gedung Terpadu adalah unit pelayanan non

struktural yang menyediakan fasilitas dan menyelenggarakan kegiatan

pemeliharaan bangunan, peralatan, listrik, elektromedik, air minum, air

panas, listrik, gas medis, dan gas teknis di gedung UGD, bedah sentral,

rawat intensif dan rawat inap khusus.

f. Instalasi Kesehatan Lingkungan adalah unit pelayanan non struktural yang

menyediakan fasilitas dan menyelenggarakan kegiatan pelayanan sanitasi

dan pengelolaan kesehatan lingkungan rumah sakit.

g. Instalasi Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) adalah unit pelayanan non

struktural yang menyediakan fasilitas dan menyelenggarakan kegiatan

operasionalisasi komputer SIRS, baik perangkat keras dan jaringan,

perangkat lunak dan aplikasi, bank data dan sever maupun tenaga operator.

h. Instalasi Pengadaan adalah unit pelayanan non struktural yang

menyediakan fasilitas dan menyelenggarakan kegiatan administrasi proses

pengadaan barang dan jasa baik dari anggaran pemerintah maupun

23

D. Kelompok Jabatan Fungsional

Kelompok Jabatan Fungsional bertugas melakukan kegiatan sesuai dengan

jabatan fungsional masing-masing berdasarkan peraturan perundang-undangan

yang berlaku.

Kelompok Jabatan Fungsional terdiri dari sejumlah Tenaga Fungsional

yang terbagi atas berbagai kelompok jabatan fungsional sesuai dengan bidang

keahliannya. Masing-masing Tenaga Fungsional berada di lingkungan unit kerja

rumah sakit sesuai dengan kompetensinya. Jumlah tenaga fungsional ditentukan

berdasarkan kebutuhan dan beban kerja. Jenis dan jenjang jabatan fungsional

diatur berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

2.1.4 Dukungan Teknologi Informasi yang Ada Saat Ini

RSHS telah menggunakan teknologi informasi dalam menunjang

kelangsungan operasional organisasi. Penggunaan teknologi informasi dirintis

pada tahun 1996 dengan dibentuknya Tim Sistem Informasi Rumah Sakit (Tim

SIRS) yang mengelola admission Instalasi Rawat Jalan (IRJ). Seiring

perkembangan teknologi informasi, mengharuskan RSHS mengadaptasi

perkembangan tersebut. Pada tahun 1999 dimulai upaya penggabungan sistem

informasi yang terbagi-bagi di beberapa unit di RSHS menjadi sistem informasi

yang terpusat pada satu Sistem Informasi Rumah Sakit. Dalam perkembangannya

Tim SIRS pun mengalami perubahan menjadi Instalasi Sistem Informasi Rumah

Sakit (Instalasi SIRS) sebagai unit pelayanan non struktural yang menyediakan

24

yang meliputi perangkat keras, perangkat lunak, jaringan, aplikasi dan bank data

serta tenaga operator.

Struktur organisasi Instalasi Sistem Informasi Rumah Sakit dapat dilihat

pada gambar 2.3.

Gambar 2.3. Struktur Organisasi Instalasi Sistem Informasi Rumah Sakit

Pemanfaatan Sistem Informasi di RSHS mengakibatkan perubahan, seperti

pada budaya kerja pegawai, kinerja pegawai, pelayanan terhadap masyarakat

pengguna layanan kesehatan yang menjadi lebih cepat dibandingkan sebelum

menggunakan sistem informasi, dan yang tidak kalah penting yaitu pendapatan

dan pengeluaran dana di rumah sakit menjadi lebih terkendali. Dampak yang juga

dirasakan yaitu pengambilan keputusan strategis oleh pihak manajemen rumah

sakit menjadi lebih efektif dan efisien karena berdasarkan data juga informasi

yang tepat dan lebih cepat. Seperti belum lama ini, RSHS meluncurkan program

penerimaan pembayaran pasien RSHS dengan menggunakan Mandiri Bill

25

Payment System, yang disepakati dalam penandatanganan perjanjian kerja sama

antara RSHS dengan Bank Mandiri di Ruang Sidang RSHS, Jumat, 29 Juni 2012.

Inovasi ini dibuat bertujuan untuk meminimalisir kebocoran penerimaan,

memudahkan bendahara penerimaan untuk memverifikasi penerimaan keuangan

RSHS, memudahkan proses monitoring, pelaporan & rekonsiliasi data/rekening,

memudahkan pengawasan kinerja keuangan setiap poli/bendahara, serta efisiensi

SDM/kasir. [6]

Saat ini di RSHS telah digunakan sistem informasi rumah sakit yang

dikembangkan sendiri oleh tim dari Instalasi SIRS dengan memanfaatkan

databaseOracle untuk Aplikasi Sistem Pembayaran/Billing dan Pelayanan Pasien

(Rawat Inap, Rawat Jalan, Rawat Darurat dan Layanan Penunjang seperti

Radiologi, Radioterapi, Patologi Anatomi, Rehabilitasi Medik, Kedokteran Nuklir

dan Bedah Sentral), Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian, Aplikasi Jasa Medik

RSHS. Database SQLServer digunakan untuk Sistem Informasi Farmasi, Lab

Patologi Klinik dan Bank Darah, Selain itu digunakan database MySQL untuk

Web Server dan Mail Server. Saat ini tengah diupayakan untuk penggabungan

platform database dalam satu jenis yaitu Oracle, yang diharapkan akan

mempermudah pengelolaan data seperti backup data dan juga pengembangan

Aplikasi Sistem Informasi Rumah Sakit lebih lanjut.

Pengembangan sendiri sistem informasi oleh tim dari Instalasi SIRS

dikarenakan tim yang merupakan pegawai RSHS lebih mengenal proses bisnis di

rumah sakit. RSHS saat ini memiliki infrastruktur teknologi informasi yang cukup

26

Sistem Informasi RSHS tidak hanya mengelola masukan data dari

pengguna internal di Lingkungan RSHS, dua klinik (Klinik Lansia dan Klinik

Teratai) yang berada di luar lingkungan RSHS turut serta menjadi pengguna

Sistem Informasi dengan menggunakan teknologi jaringan virtual khusus/ Virtual

Private Network (VPN) untuk terhubung dengan sistem informasi RSHS.

Selain itu, RSHS melakukan koneksi ke Sistem di luar lingkungan RSHS

yaitu dengan PT. Askes. Kerja sama dilakukan untuk mempersingkat proses klaim

oleh RSHS terhadap PT Askes atas layanan RSHS terhadap anggota Perusahaan

Asuransi tersebut secara online.

Berdasarkan hasil pengamatan langsung di lapangan dan diskusi dengan

beberapa pegawai di Instalasi Sistem informasi RSHS, infrastruktur teknologi

informasi RSHS saat ini bisa dilihat pada gambar 2.4. Pada gambar tersebut

terlihat ciri khas yaitu belum memiliki KMS.

27

Dari gambar 2.4 bisa dijelaskan sebagai berikut:

1. External User dihubungkan dengan internet, untuk user cabang klinik di

luar lingkungan RSHS dihubungkan dengan VPN agar dapat mengakses

data dengan Aplikasi Sistem Informasi RS yang telah dipasangkan di

komputer klinik tersebut, sedangkan pengakses situs rshs.or.id hanya akan

melakukan akses ke http/web server atau mail server RSHS.

2. Internal User dihubungkan dengan Local Area Network (LAN) untuk

dapat mengakses data dengan Aplikasi Sistem Informasi RS.

3. Di ruang server RSHS, memiliki beberapa server sesuai dengan fungsinya

masing-masing, diantaranya file server, email server, web server, OLAP

server, dan backup database server yang menyimpan data semua

transaksi.

2.2 Kajian Pustaka

Ketika membahas tentang knowledge management (KM), maka harus

terlebih dahulu dipahami tentang data, informasi, knowledge dan wisdom

(kebijakan). Ketika sudah dipahami, maka akan lebih mudah dalam memahami

KM. Menurut [7], seorang pakar systems dan guru besar bidang perubahan

organisasi yang bernama Russel Ackoff, menyatakan bahwa isi atau kandungan

dari intelektualitas dan mentalitas manusia dapat diklasifikasikan dalam lima

kategori, yaitu :

28

b. Informasi: data yang diproses agar dapat dimanfaatkan; informasi

menjawab pertanyaan tentang “who”,”what”,”where”, dan “when”.

c. Knowledge: merupakan aplikasi dari data dan informasi dan menjawab

pertanyaan “how”.

d. Understanding: mengapresiasi pertanyaan “why”.

e. Wisdom: evaluasi dari understanding.

Transisi dari data ke wisdom dapat digambarkan dalam bentuk hirarki

seperti gambar 2.5. Hirarki DIKW (Data, Informasi, Knowledge dan Wisdom).

Understanding mendukung transisi tersebut namun tidak merupakan level

tersendiri dalam hirarki DIKW.

Gambar 2.5. Hirarki DIKW: dari Data ke Wisdom [8]

2.2.1 Data

Data merupakan sebuah representasi fakta yang tersusun secara terstruktur,

dengan kata lain bahwa “Generally, data represent a structured codification of

29

entities .” [9] Selain deskripsi di atas, data dapat pula merepresentasikan suatu

objek sebagaimana dikemukakan oleh [10] bahwa “Data adalah nilai yang

merepresentasikan deskripsi dari suatu objek atau kejadian (event) “

Dengan demikian dapat dijelaskan bahwa data merupakan suatu objek,

kejadian, atau fakta yang terdokumentasikan dengan memiliki kodifikasi

terstruktur untuk suatu atau beberapa entitas.

2.2.2 Informasi

Informasi merupakan suatu hasil dari pemrosesan data menjadi sesuatu

yang bermakna bagi yang menerimanya, sebagaimana dikemukakan oleh [9]

“Information is the outcome of extraction and processing activities carried out on

data, and it appears meaningful for those who receive it in a specific domain .”

Selain merupakan hasil dari pengolahan data, informasi juga menggambarkan

sebuah kejadian, sebagaimana dikemukakan oleh [10] bahwa “Informasi

merupakan hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang menggambarkan

suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) dengan lebih berguna dan lebih

berarti “. Dengan demikian informasi dapat dijelaskan kembali sebagai sesuatu

yang dihasilkan dari pengolahan data menjadi lebih mudah dimengerti dan

bermakna yang menggambarkan suatu kejadian dan fakta yang ada.

Menurut [11], proses perubahan data menjadi informasi dilakukan melalui

beberapa tahapan yang dimulai dengan huruf C, yaitu :

a. Contextualized : memahami manfaat data yang dikumpulkan.

30

c. Calculated : menganalisis data secara sistematik atau secara statistik.

d. Corrected : menghilangkan kesalahan (error) dari data.

e. Condensed : meringkas data dalam bentuk yang lebih singkat dan jelas.

2.2.3 Knowledge

Menurut [12], pengetahuan merupakan justified true believe, dimana

seorang individu membenarkan (justifies) kebenaran atas kepercayaannya

berdasarkan observasinya mengenai dunia. Jadi bila seseorang menciptakan

pengetahuan, ia menciptakan pemahaman atas suatu situasi baru dengan cara

berpegang pada kepercayaan yang telah dibenarkan. Dalam definisi ini,

pengetahuan merupakan konstruksi dari kenyataan, dibandingkan sesuatu yang

benar secara abstrak. Penciptaan pengetahuan tidak hanya merupakan kompilasi

dari fakta-fakta, namun suatu proses yang unik pada manusia yang sulit

disederhanakan atau ditiru. Penciptaaan pengetahuan melibatkan perasaan dan

sistem kepercayaan (belief systems) dimana perasaan atau sistem kepercayaan itu

bisa tidak disadari.

Menurut [11], proses transformasi informasi menjadi knowledge juga

melalui empat tahapan yang dimulai dengan huruf C, yaitu :

a. Comparasion : membandingkan informasi pada situasi tertentu dengan

situasi-situasi yang lain yang telah diketahui.

b. Consequences : menemukan implikasi-implikasi dari informasi yang

31

c. Connections : menemukan hubungan-hubungan bagian-bagian kecil dari

informasi dengan hal-hal lainnya.

d. Conservations : membicarakan pandangan, pendapat serta tindakan orang

lain terkait informasi tersebut.

Pengetahuan merupakan sesuatu yang eksplisit sekaligus terbatinkan

(tacit). Beberapa pengetahuan dapat dituliskan di kertas, diformulasikan dalam

bentuk kalimat-kalimat, atau diekspresikan dalam bentuk gambar. Namun ada

pula pengetahuan yang terkait erat dengan perasaan, keterampilan dan bentuk

bahasa utuh, persepsi pribadi, pengalaman fisik, petunjuk praktis (rule of thumb)

dan institusi. Pengetahuan terbatinkan seperti itu sulit sekali digambarkan kepada

orang lain. Mengenali nilai dari pengetahuan terbatinkan (tacit knowledge) dan

memahami bagaimana menggunakannya merupakan tantangan utama organisasi

yang ingin terus menciptakan pengetahuan.

Pengetahuan dapat dikategorikan menjadi tiga, yaitu pengetahuan inti

(core knowledge), pengetahuan lanjut (advance knowledge) dan pengetahuan

inovatif (innovative knowledge) [7]. Untuk memiliki keunggulan kompetitif

dibandingkan kompetitornya, suatu organisasi harus memiliki dan

mengembangkan pengetahuan maju dan inovatif. Pengetahuan inti adalah

pengetahuan dasar dan minimum yang harus dimiliki suatu organisasi agar

organsasi tersebut bisa memainkan peran pada industri yang digelutinya, misalnya

informasi mengenai obat apa saja yang paling laku di pasaran. Pengetahuan inti

cenderung dimiliki oleh semua organisasi yang berada di industri yang sama.

32

kompetitif berjangka panjang, karena pengetahuan inti hanya dibutuhkan sebagai

penghalang masuk (entry barrier) bagi pendatang baru di industri.

Pengetahuan maju (advance knowledge) mampu memberikan keunggulan

kompetitif bagi organisasi. Meskipun secara umum berbagai organisasi dapat

memiliki pengetahuan dengan tingkatan, cakupan dan kualitas yang sama,

organisasi dapat mengembangkan pengetahuan yang spesifik yang tidak dimiliki

oleh organisasi lain dan tidak mudah ditiru. Pengetahuan lanjut dapat menjadi

enabler bagi organisasi yang mengembangkan strategi diferensiasi berbasis

pengetahuan sehingga organisasi dapat memiliki keunggulan kompetitif

dibandingkan kompetitor di industri yang sama. Hal yang dilakukan ketika

perusahaan memiliki advance knowledge adalah dengan diferensiasi harga,

misalnya dengan menurunkan harga produk, sehingga konsumen lebih tertarik

untuk membeli produk tersebut.

Pengetahuan inovatif adalah pengetahuan yang sama sekali baru.

Organisasi yang memiliki pengetahuan inovatif dapat menjadi pemimpin di

industrinya. Bahkan dengan memanfaatkan pengetahuan inovatif yang

dimilikinya, organisasi dapat lebih jauh mengubah aturan permainan di

industrinya. Pengetahuan dapat merugikan bagi organisasi jika salah atau jika

menghambat, atau jika tidak digunakan untuk pemenuhan misi organisasi [13].

2.2.4 Wisdom

Knowledge sebagian ditarik dari pengalaman, yang akan menghasilkan

sound judgement dan wisdom [11]. Sehingga wisdom merupakan knowledge yang

33

Menurut Ackoff dalam [14] karakteristik dari wisdom adalah :

a. Wisdom merupakan tingkat pemahaman dan kesadaran (consciousness)

yang tertinggi dari manusia.

b. Wisdom merupakan jawaban terhadap permasalahan manusia yang dalam

periode waktu tertentu belum terjawab.

c. Wisdom berada dalam jiwa (soul) dan pikiran (mind), yang hanya dimiliki

oleh manusia. Soul merupakan bagian yang bersifat ilahi/spiritual dari

manusia yang tidak dimiliki oleh ciptaaan yang lain.

d. Wisdom mengandung etika dan moral.

2.2.5. Connectedness

Connectedness yang berada dalam sumbu vertikal dari hirarki DIKW

menggambarkan tingkat integrasi dari unsur-unsur yang membentuk data,

informasi, knowledge dan wisdom [14]. Data yang merupakan elemen DIKW

yang tingkat integrasi atau kohesivitas unsur-unsur pembentuknya paling rendah.

Data merupakan kumpulan berbagai fakta dan rekaman transaksi yang masih

terpisah satu sama lain. Tingkat kohesivitas dari unsur-unsur dari pembentuk

informasi lebih tinggi dari pada data. Pada level informasi sudah ditemukan relasi

antar unsur-unsur pembentuknya. Selanjutnya level kohesivitas meningkat pada

knowledge, pada level knowledge ini, sudah ditemukan formasi dan gambar yang

utuh dari unsur-unsur yang membentuknya. Tingkat kohesivitas yang paling

ditemukan pada wisdom. Pada level wisdom ini, selain gambar utuh yang sudah

diperoleh, unsur-unsur yang membentuknya sudah terikat pada satu kesatuan

34

2.2.6 Management

Manajemen diartikan sebagai proses mengkoordinasi kegiatan-kegiatan

pekerjaan sehingga secara efisien dan efektif dengan dan melalui orang lain.

Proses menggambarkan fungsi-fungsi yang sedang berjalan atau kegiatan-kegiatan

utama yang dilakukan oleh manajer. Fungsi tersebut lazim disebut sebagai proses

merencanakan, memimpin, dan mengendalikan. Manajemen juga memasukkan

efisiensi dan efektifitas penyelesaian kegiatan-kegiatan pekerjaan organisasi.

Manajemen merupakan bagian dari hierarki lain yang meliputi supervisi,

manajemen, dan kepemimpinan. Supervisi berurusan dengan tugas individu dan

orang. Superivisi ini diterapkan pada tingkat operasi sebuah organisasi.

Sedangkan manajemen berurusan dengan grup dan diprioritaskan pada tingkat

takstis.

2.2.7 Knowledge Management (KM)

KM merupakan pengelolaan pengetahuan organisasi untuk menciptakan

business value dan menghasilkan keunggulan bersaing. KM memungkinkan

penciptaan, komunikasi dan aplikasi pengetahuan [15]. KM juga diartikan

sebagai eksploitasi dan pengembangan aset pengetahuan dari sebuah organisasi

dengan sebuah pandangan terhadap tujuan organisasi [11].

Secara umum, KM dibagi menjadi dua tipe: tacit knowledge dan explicit

knowledge. Tacit knowledge adalah pengetahuan yang tersimpan dalam kepala

35

dimengerti dan diaplikasikan dalam tindakan. Tanpa sadar kita tahu lebih banyak

daripada yang bisa kita katakan [16]. Menurut [12], Tacit Knowledge adalah

sebuah knowledge yang sangat personal dan susah diformalisasikan serta tertanam

di dalam tindakan-tindakan, prosedur-prosedur, rutinitas, komitmen, ide,

nilai-nilai dan emosi.

Explicit Knowledge merupakan knowledge yang sudah tertulis atau

dikodekan (codified). Explicit knowledge bisa ditemukan misalnya di database,

panduan penggunaan, laporan-laporan, dan kebijakan-kebijakan. Menurut [12],

Explicit knowledge bisa diekspresikan di dalam bahasa yang sudah terbentuk dan

spesifik serta dibagikan dalam bentuk data, formula-formula, spesifikasi, serta

bisa diproses dan dibagikan dan disimpan dengan lebih mudah. Untuk

mengaplikasikan explicit knowledge, knowledge tersebut harus dijadikan tacit.

Misalnya kita harus membaca dan mengerti seluruh panduan pengguna (Explicit

knowledge) untuk memasarkan produk dan jasa agar kita bisa mempresentasikan

dan menjelaskan cara penggunaan dan manfaat dari produk-produk kepada

konsumen-konsumen kita (tacit knowledge).

Perubahan dunia bisnis dari produksi barang ke penjualan jasa merupakan

transisi dari ekonomi industri ke ekonomi pengetahuan (knowledge economy)[16].

Penanganan knowledge management menjadi salah satu permasalahan di

perusahaan-perusahaan. Walaupun ada banyak pendekatan dalam aplikasi

knowledge management, tujuan akhirnya sama yaitu membuat penggunaan yang

36

[12] Menyebutkan bahwa ada empat tipe interaksi antara dan di luar

sebuah organisasi yang didasarkan pada perbedaan yang jelas antara tacit dan

explicit knowledge yaitu sosialisasi, eksternalisasi, kombinasi, dan internalisasi.

Keempat faktor tersebut menggambarkan sebuah proses yang dinamis dimana

tacit dan explicit knowledge berubah. Keempat hal tersebut adalah:

a. Sosialisasi (dari tacit – tacit).

Sosialisasi mengacu pada proses pembagian tacit knowledge di antara

orang. Perubahan pengetahuan ini dapat terjadi antara orang ke orang,

orang ke banyak orang, atau banyak orang ke banyak orang. Tacit

knowledge ini dapat ditransfer dari satu orang ke yang lain tanpa melalui

proses verbal atau dokumen tertulis. Contohnya adalah bercerita

pengalaman. Tacit knowledge juga dapat diperoleh melalui observasi, on

the job training, mentoring, dan bergabung dengan aktivitas seperti rapat

dan bekerja sama dengan tim dalam sebuah proyek. Hal ini banyak

berkaitan dengan komunikasi dan kolaborasi dengan orang.

b. Eksternalisasi (dari tacit – explicit).

Eksternalisasi mengacu kepada proses artikulasi dan pengkodean dari tacit

knowledge. Hal ini mencoba untuk mengkonversikan tacit knowledge ke

explicit knowledge. Proses eksternalisasi atau pengkodifikasi ini

melibatkan penangkapan dan pendokumentasian dari tacit knowledge.

Eksternalisasi meliputi aktivitas seperti diskusi yang melibatkan teman

kolega atau anggota tim, merespon pertanyaan dan cerita.

37

Kombinasi mengacu pada proses mengkonversi explicit knowledge ke

explicit knowledge yang lebih komplek. Explicit knowledge dapat dibagi

dan ditransfer melalui dokumen dan email. Setelah seseorang

mendapatkan akses dan pengambilan informasi, sebuah proses

rekonfigurasi dapat mulai terjadi dimana informasi tersebut dipisahkan,

dimengerti, dan di re-kontekstualisasi. Secara singkat, ini berhubungan

dengan proses dari sebuah informasi. Contoh kombinasi proses adalah

menempatkan sebuah laporan proyek dalam sebuah gudang bersama.

d. Internalisasi (dari explicit – tacit)

Internalisasi terkait dengan proses penggunaan explicit knowledge. Hal ini

memerlukan proses pengetahuan eksternal seperti informasi, pengertian,

dan kemudian menginternalisasikannya. Sehingga akan mengekresikan

tacit knowledge untuk individual. Sebagai contoh, internalisasi akan terjadi

jika seorang seperti individu mengakses dan membaca sebuah laporan

proyek dari gudang organisasi bersama, mengerti isi laporan, dan

kemudian mengkontekstualisasikannya ke dalam kebutuhan pribadinya

38

Gambar 2.6 Nonaka’s SECI MODEL [12]

2.2.8 Penelitian Lain yang Pernah Dilakukan

Penelitian lain yang pernah dilakukan mengenai perancangan Knowledge

Management dengan menggunakan 10 step knowledge management roadmap

adalah penelitian yang dilakukan oleh Kristofel Santa, mahasiswa Program

Magister Manajemen Teknologi, Bidang Keahlian Manajemen Teknologi

Informasi, Program Pasca Sarjana, Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Surabaya, dengan judul “Desain Aplikasi Knowledge Management untuk

Pelayanan Pasien Studi Kasus Rumah Sakit Umum Daerah”. Studi Kasus

penelitian dilakukan di RSUD Ngudi Waluyo Wlingi Blitar. Pada penelitian

tersebut dihasilkan sebuah desain aplikasi KM keperawatan yang dapat digunakan

oleh perawat untuk berbagi dan mencari pengetahuan keperawatan di RSUD

39

Dalam penelitian ini penulis akan mencoba membuat perancangan model

KM di RSHS pada Direktorat Umum dan Operasional dengan metodologi yang

digunakan dalam perancangan knowledge management system adalah metodologi

Amrit Tiwana yaitu 10 steps knowledge management roadmap. Namun dari 10

langkah yang terdapat pada metode tersebut, penelitian ini hanya menggunakan

langkah pertama sampai langkah keenam yaitu membuat blueprint KM.

Kemudian pada tahap perancangan menghasilkan portal knowledge management

systems dengan menggunakan paket aplikasi web-base open source ditambah

hardware yang mendukung, serta rencana implementasi, rencana pengelolaan

perubahan, budaya, dan sistem reward, serta rencana evaluasi sistem dengan

memperhatikanaspek manusia dalam KMS [17].

2.3 Kerangka Pemikiran

Berdasarkan landasan teori dari tinjauan pustaka yang diperoleh dari

40

Gambar 2.7. Kerangka Pemikiran [17].

Kerangka pemikiran yang diadopsi dari [17] dari gambar 2.7 dapat

dijelaskan sebagai berikut :

1. Penyusunan model KM harus disesuaikan dengan strategi, visi dan misi

dari perusahaan/organisasi.

2. Tipe dari KM secara umum ada 2, yaitu tacit knowledge dan explicit

knowledge. Penyebaran tacit knowledge bisa menggunakan sarana

pertemuan rutin yang bisa dilakukan oleh perusahaan/organisasi.

Sedangkan penyebaran explicit knowledge bisa menggunakan sarana

teknologi komputer dengan menggunakan intranet yang terdapat di

41

3. Dengan kerangka pemikiran demikian, maka diasumsikan

perusahaan/organisasi bisa meningkatkan inovasi, kinerja dan daya

saingnya jika mereka memanfaatkan KM yang disesuaikan dengan

rencana strategis mereka.

2.4. Hipotesis Penulisan

RSHS telah menerapkan teknologi informasi dalam membantu kegiatan

operasional RSHS. Kondisi ini menjadikan pertimbangan bahwa penerapan

teknologi informasi bisa membantu penerapan KMpada perusahaan tersebut.

Penerapan KM diperlukan untuk mengelola pengetahuan baik tacit

knowledge maupun explicit knowledge yang terdapat di RSHS.

Model KMS yang diusulkan pada tesis ini dapat membantu pengembangan

KMS di RSHS dan bisa mengatasi masalah menurunnya kinerja perusahaan

diakibatkan rotasi pegawai yang tidak sesuai dengan kemampuan dan pengalaman

seseorang tersebut juga bisa terlupakan atau bahkan hilangnya pengetahuan

perusahaan ketika orang yang memiliki pengetahuan menonjol di unit kerja

tertentu dipindahkan ke unit kerja yang baru atau mungkin meninggalkan

42

BAB III

ROADMAP DAN AUDIT KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM (KMS)

3.1. Roadmap Implementasi Knowledge Management

Manajemen pengetahuan atau Knowledge Management (KM) haruslah direncanakan secara tepat agar menghasilkan sesuatu yang baik. Dalam bab ini,

akan diuraikan tentang 10 langkah knowledge management roadmap yang disusun oleh Amrit Tiwana, yang akan digunakan dalam penelitian ini. Dengan roadmap diharapkan menjadi panduan dalam pengembangan dan implementasi KMS di

pada organisasi yang dijadikan sebagai objek penelitian. Pada penelitian ini hanya

dibatasi sampai pada tahap ke enam, yaitu membuat Knowledge Management Blueprint. Roadmap implementasi KM diharapkan dapat membantu perusahaan dalam menerapkan KMS termasuk merencanakan, merancang dan

mengimplementasikan KMS tersebut.

Secara umum, menurut [15] knowledge management system roadmap terdiri dari 10 langkah yang dibagi 4 Fase, yaitu:

Fase 1: Evaluasi infrastruktur

- Langkah 1: Analisis Infrastruktur yang Ada

- Langkah 2: Kesesuaian KM dan Strategi Bisnis

Fase 2: Analisis, Desain dan Pengembangan KMS

- Langkah 3: Arsitektur dan Desain KM

43

- Langkah 5: Merancang Tim KM

- Langkah 6: Menciptakan Cetak Biru (blueprint) KMS - Langkah 7: Mengembangkan KMS

Fase 3: Deployment

- Langkah 8: Pilot Pengujian dan Penyebaran Menggunakan Metodologi RDI

- Langkah 9: CKO, Struktur Reward, Teknologi, dan Manajemen Perubahan

Fase 4: Metrik untuk Evaluasi Kinerja

- Langkah 10: Metrik untuk Pekerjaan Pengetahuan, Mengevaluasi kinerja,

Menghitung ROI (return on investment), Mengembangkan KMS secara berkala

44

Gambar 3.1 The 10-Step Knowledge Management Roadmap [15].

3.1.1. Analisis Infrastruktur yang Ada

Pada langkah pertama, harus dapat memahami berbagai komponen yang

sesuai dengan strategi KM dan kerangka kerja teknologi. Dengan menganalisis

dan menghitung apa saja yang ada di perusahaan, kita dapat mengenali kondisi

minimal infrastruktur yang ada. Dengan demikian kita dapat mulai membangun

45

Secara khusus, sebagai bagian dari langkah pertama ini, kita fokus pada

hal berikut:

1. Memahami keberadaan jaringan, intranet dan ekstranet dalam KM.

Menganalisis dan membangun data mining, data warehouse, manajemen proyek, dan alat sistem pengambilan keputusan (Decision Support System tool).

2. Memahami kerangka kerja teknologi KM dan komponennya.

3. Mempertimbangkan pilihan untuk menggunakan server pengetahuan untuk

integrasi perusahaan, dan melakukan analisis awal kebutuhan bisnis yang

cocok dengan pilihan server yang pengetahuan yang relevan.

4. Mengintegrasikan keberadaan intranet, ekstranet dan GroupWare ke dalam

KMS.

5. Memahami keterbatasan implementasi dan mengidentifikasi kesenjangan yang

ada dalam infrastruktur teknologi pada perusahaan.

6. Mengambil langkah nyata untuk meningkatkan investasi infrastruktur.

3.1.2. Kesesuaian KM dan Strategi Bisnis

Strategi perusahaan merupakan salah satu fondasi yang harus tetap diacu

dalam implementasi setiap inisiatif implementasi KM. Dalam strategi tercakup

visi, misi, objektif dan program-program serta langkah-langkah yang akan

dilakukan oleh suatu organisasi.

Strategi KM merupakan formulasi visi, misi dan objektif strategis dari

46

diimplementasikan untuk mendukung keberhasilan strategi perusahaan, sehingga

suksesnya implementasi KM dapat dilihat dari sejauh mana kontribusi KM dalam

mendukung pencapaian target-target perusahaan, baik jangka pendek maupun

jangka panjang.

Sesudah knowledge yang dibutuhkan dapat dirumuskan dan diinventarisasi, maka bisa dilakukan knowledge gap analysis berdasarkan kerangka indentifikasi knowledge Gap dari Zack, seperti yang bisa dilihat pada gambar 3.2.

Gambar 3.2 High-level Zack framework-based strategic knowledge gap analysis [15].