Unduhan – Direktorat Sumberdaya Manusia SOP 2016

(1)

SOP AKADEMIK

UNIVERSITAS AIRLANGGA

TIM PENYUSUN

(2)

DAFTAR ISI

I.

TIM PENYUSUN

II.

SOP AKADEMIK DIREKTORAT PENDIDIKAN

1.

SUBDIT. ADMINISTRASI PENDIDIKAN

A.

SIE PENDIDIKAN DAN EVALUASI

1.

Prosedur Layanan Administrasi Penerbitan Ijazah

……….1

2.

Prosedur Layanan Administrasi Penerbitan Surat Keterangan Pengganti Ijazah (SKPI)

Dan Surat Keterangan Perbaikan Penulisan Ijazah (SKPPI)

………..5

3.

Prosedur Layanan Administrasi Penerbitan Terjemahan Ijazah Dalam Bahasa Inggris………9

4.

Prosedur Layanan Administrasi Pengambilan Ijazah Yang Tidak Diambil Oleh Mahasiswa

Setelah 3 Bulan Dari Pelaksanaan Wisuda………...12

5.

Prosedur Layanan Administrasi Penerbitan Ijazah Di Luar Kurun Waktu Kelulusan

……….16

6.

Prosedur Layanan Administrasi Penerbitan Sertifikat Kompetensi Profesi……….20

7.

Prosedur Pelaksanaan Wisuda Universitas Airlangga………..24

8.

Prosedur Penyusunan Buku Pedoman Pendidikan………...32

9.

Prosedur Layanan Administrasi Pengambilan Foto Untuk Ijazah Dan Buku Wisuda……….39

10.

Prosedur Layanan Administrasi Evaluasi Studi Mahasiswa………42

11.

Prosedur Proses Cetak Blanko Ijazah, Surat Keterangan Pengganti Ijazah (SKPI)

& Perbaikan Penulisan Ijazah (SKPPI), Transkrip Akademik

Dan Sertifikat Kompetensi ………..48

12.

Prosedur Layanan Administrasi Permohonan Perpanjangan Masa Studi………51

13.

Prosedur Proses Penyusunan Kalender Akademik………..54

14.

Prosedur Pemilihan Dosen Dan Kps Berprestasi

……….59

15.

Prosedur Layanan Administrasi Verifikasi Ijazah Alumni Oleh Stakeholder

(Dalam Maupun Luar Negeri)………..65

B.

SIE REGISTRASI DAN PENGOLAHAN DATA

16.

Prosedur Layanan Keterlambatan Pendaftaran Ulang……….67

17.

Prosedur Layanan Pembuatan Surat Keterangan Mahasiswa Aktif

……….71

18.

Prosedur Layanan Mahasiswa Cuti Akademik………74

19.

Prosedur Layanan Mahasiswa Undur Diri………...78

20.

Prosedur Layanan KTM Mahasiswa Hilang………82

(3)

22.

Prosedur Layanan Pendaftaran Ulang Mahasiswa Lama……….92

23.

Prosedur Layanan Pindah Prodi

(Antar Prodi di Unair)………..96

24.

Prosedur Layanan Pindah Prodi (Dari Luar Unair)………100

2.

SUBDIT. PENGEMBANGAN PENDIDIKAN

A.

SIE PENGEMBANGAN PROGRAM STUDI

25.

Layanan Administrasi Pembukaan Program Studi, Departemen dan Fakultas………104

26.

Layanan Administrasi Penutupan Program Studi, Departemen dan Fakultas………..110

27.

Layanan Administrasi Penggabungan Program Studi, Departemen dan Fakultas…………...116

28.

Layanan Administrasi Penggantian Nama Program Studi, Departemen dan Fakultas……....122

29.

Layanan Administrasi Pemrosesan SK Rektor tentang Kurikulum

………...128

30.

Layanan Administrasi Pelaksanaan Kuliah Tamu………...132

31.

Layanan Administrasi Pelaksanaan Teleconference………138

32.

Layanan Administrasi Tawaran Seminar, Workshop dan Lokakarya……….143

33.

Layanan Administrasi Pemrosesan Beasiswa Luar Negeri

……….146

34.

Layanan Administrasi Pemrosesan Beasiswa PKPI / Sandwich Like Dikti………151

35.

Layanan Administrasi Pemrosesan Program SAME Dikti………..156

36.

Layanan Administrasi Pengurusan Paspor Dinas……….161

B.

SIE EVALUASI PROGRAM STUDI

37.

Prosedur Pelaksanaan Leadership Training Bcf ……….………165

38.

Prosedur Penandatanganan Kontrak Beasiswa Pihak Ketiga

………...169

39.

Prosedur Pendaftaran Beasiswa Bakrie………174

40.

Prosedur Pendaftaran Budi-DN………177

41.

Prosedur Penerbitan Sk Ijin Penyelenggaraan Prodi Baru………...181

42.

Prosedur Penerbitan Sk Perpanjangan Ijin Penyelenggaraan Prodi……….186

43.

Prosedur Penetapan Beasiswa Budi DN………...190

44.

Prosedur Penetapan Beasiswa Pihak Ketiga………193

45.

Prosedur Pencairan Beasiswa Pihak Ketiga

……….197

46.

Proses Pengurusan Biay

a Kepulangan Penerima Bsw Bppdn……….201

47.

Prosedur Pengajuan Dana Talangan Knb………205

48.

Prosedur Pengajuan Dana Talangan Pkpi………208

49.

Prosedur Pengajuan Sk Rektor Tentang Penerima Beasiswa Pihak Ketiga……….212

50.

Prosedur Proses Pengelolaan Epsbed………...215

51.

Prosedur Pengiriman Borang Akreditasi Ke Ban-PT………...221

(4)

53.

Prosedur Pengiriman Sk Dan Sertifikat Dari Ban-PT………..229

54.

Prosedur Pengiriman Tanda Terima Akreditasi Dari Ban-PT……….232

55.

Prosedur Pengiriman Tawaran Seminar, Training, Lokakarya………235

56.

Prosedur Pengumuman Wawancara Beasiswa Bakri

………...238

57.

Prosedur Pengusulan Calon Pen

erima Beasiswa BCF……….242

III.

SOP AKADEMIK FAKULTAS

58.

Prosedur Registrasi & Pengisian KRS……….………..………..…………245

59.

Prosedur Penyusunan Jadwal Perkuliahan……….…………..248

60.

Prosedur Perubahan Jadwal Kuliah

……….……….251

61.

Prosedur Persiapan Dan Pelaksanaan Perkuliahan

……….………254

62.

Prosedur Ijin Meninggalkan Kuliah (Sakit/Penugasan)………..……….257

63.

Prosedur Pelaksanaan UTS/UAS………..…………...260

64.

Prosedur Ujian Skripsi/Tugas Akhir/Tesis………..………263

65.

Prosedur Cetak Daftar Nilai……….267

66.

Prosedur Perubahan /Revisi Nilai

……….270

67.

Prosedur Pelaksanaan Yudisium………..273

68.

Prosedur Penerbitan Ijazah………..276

69.

Prosedur Penerbitan Ijazah English……….279

70.

Prosedur Penerbitan Transkrip Akademik………..282

71.

Prosedur Penerbitan Transkrip English………285

72.

Prosedur Pendaftaran Wisuda

……….288

73.

Prosedur Legalisir Ijazah Dan Transkrip……….291

74.

Prosedur Pengajuan Surat Keterangan Pengganti Ijazah (Skpi) Dan Surat Keterangan Perbaikan

Penulisan Ijazah (Skppi) ……….294

75.

Prosedur Cuti Akademik /Undur Diri/Pindah Studi/Keterlambatan Bayar Sop………..297

76.

Prosedur Pengajuan Perpanjangan Studi………..300

77.

Prosedur Pengajuan Surat Magang/Pkl/Tugas Mata Kuliah/Penelitianprosedur Evaluasi Studi.304

78.

Prosedur Tilang Presensi Ujian……….………...307

79.

Prosedur Evaluasi Studi………310

(5)

81.

Prosedur Perhitungan Kehadiran Mengajar Dosen………..316

IV.

LAMPIRAN

–

LAMPIRAN

1.

Form

Permohonan Pembayaran SOP & Daftar Ulang

2.

Form Permohonan Surat Keterangan

3.

Form Permohonan Ijin Cuti

4.

Form Permohonan Pindah Studi

5.

Form Surat Ijin Tidak Kuliah

6.

Form Nilai Kumulatif

7.

Form Terlambat Entry KRS

8.

Form Surat Pengantar Riset dan Tugas mata Kuliah

9.

Form Surat Pengantar Magang

10.

Form Surat Keterangan Penulisan Skripsi atau Pengumpulan Proposal

11.

Form Surat Keterangan Lulus

12.

Form Perubahan Perkuliahan

13.

Form Perpanjangan Studi

14.

Form Permohonan Terlambat Entry Nilai

15.

Form Permohonan Revisi Nilai

16.

Form Permohonan Ijazah dan Transkrip Inggris

17.

Form Bukti Validasi Ijazah dan Transkrip

18.

Form Pembukaan Prodi

(6)

1

PROSEDUR PENERBITAN IJAZAH

TAHAPAN

URAIAN KEGIATAN

UNIT TERKAIT

1

Pengajuan permohonan penerbitan ijazah kepada Rektor

Dekan atau Direktur Sekolah

Pascasarjana

2

Penerbitan Ijazah

Staf Ditpen

3

Melakukan up date di aplikasi posisi ijazah dan

Mengentry no seri ijazah

Staf Ditpen

4

Penandatangan ijazah oleh Dekan/Direktur Sekolah

Pascasarjana

5

Surat pengantar untuk penandatangan Rektor dan

Menyampaikan surat dan ijazah ke meja pimpinan

Staf Ditpen

6

Membubuhkan paraf pada surat pengantar setelah

mengecek ijazah

Kasi Pendidikan dan Evaluasi dan

Kasubdit Administrasi Pendidikan

7

Surat pengantar ke Rektor untuk tanda tangan ijazah oleh

Direktur

Staf Ditpen

8

Penandatangan Ijazah oleh Rektor

Rektor

9

Menyampaikan ijazah yang sudah ditandatangani Rektor

dan Melakukan up date di aplikasi posisi ijazah

Sekretaris Rektor

10

Pengambilan ijazah dan melakukan scan ijazah

Staf Ditpen

11

Mengambil ijazah yang sudah ditandatangani Rektor

Petugas Fakultas

(7)

2

FORMAT SOP AP

No.SOP

TGL. PEMBUATAN

TGL. REVISI

TGL .EFEKTIF

DISAHKAN OLEH :

NAMA SOP

PENERBITAN IJAZAH

DASAR HUKUM

KUALIFIKASI PELAKSANA

1.

Undang-Undang No 12 tahun

2012 tentang Pendidikan Tinggi.

2.

Peraturan Pemerintah No 30

tahun 2014 tentang Statuta

Universitas Airlangga.

3.

Permendikbud No 81 tahun 2014

tentang Ijazah, Sertifikat

Kompetensi dan Sertifikat Profesi

Pendidikan Tinggi.

4.

Peraturan Rektor tentang

Penerbitan Ijazah.

5.

Buku Pedoman Pendidikan

Pengadministrasi, pengolah data

yang menguasai aplikasi Cyber

Campus dalam penerbitan ijazah

KETERKAITAN

PERALATAN/PERLENGKAPAN

1. Prosedur Pelaksanaan Yudisium

2. Prosedur Pelaksanaan Wisuda

3. Fakultas, Mahasiswa, Direktorat

Pendidikan

Komputer,printer, ATK dan aplikasi

cyber Campus.

PERINGATAN

PENCATATAN

Apabila prosedur ini tidak

dijalankan bisa mengakibatkan

1. keterlambatan dalam

pencetakan ijasah

2. Kesalahan cetak dalam

penerbitan ijasah

3. Menghindari ijasah palsu.

Ijazah disimpan dalam bentuk soft

copy, , brangkas (terekam dalam

aplikasi posisi ijazah)

(8)

3

Tidak Ya Tidak Ya Tidak

FLOWCHART PROSEDUR PENERBITAN IJAZAH

No Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Keteranga

n P. Fak Dekan/Dir ektur PPs Staf Ditpen Kasi/kas uubdit/D irektur Sekt .Rektor

Rektor Mhs Kelengkapan Waktu Output

1 Pengajuan permohonan penerbitan ijazah kepada Rektor

SK Dekan/Dire ktur Sekolah Pascasarjan a ttg Yudisium, Priview ijazah yg sdh dvalidasi mhs dan bagian akademik

5 hr Pelaksa naan setelah yudisiu m

2 Penerbitan Ijazah *Blangko

Ijazah *printer cetak Plg lama 5 hr stlh penga juan ijazah

3 Melakukan up date di aplikasi posisi ijazah dan Mengentry no seri ijazah

3 jam Aplikasi cyber

4 Penandatangan ijazah oleh Dekan / Direktur Sekolah Pascasarjana

Ijazah 3 hr Melaku kan up date di aplikasi posisi ijazah oleh petugas fak 5 Surat pengantar untuk

penandatangan Ijazah kepada Rektor dan Menyampaikan surat pengantar dan ijazah ke meja pimpinan Ijazah + Surat Pengantar 15 mnt

6 Membubuhkan paraf pada pada surat pengantar setelah mengecek ijazahKasi Pendidikan dan Kasubdit Surat pengantar + Ijazah 15 mnt

7 Surat pengantar ke Rektor utk tanda tangan ijazah oleh Direktur

Ijazah + Surat Pengantar

1 hr

8 Penandatangan Ijazah oleh Rektor Ijazah 3 hr 9 Menyampaikan ijazah yang sudah

ditandatangani Rektor dan Melakukan up date di aplikasi posisi ijazah

Ijazah Aplikasi cyber

10 Pengambilan ijazah dan Melakukan scan ijazah

Ijazah 1 jam Soft copy ijazah 11 Mengambil ijazah yg sdh

ditandatangani rektor

2 hr ijazah Sebelum wisuda 12 Pengambilan ijazah 1 hari Ijazah Setelah

(9)

4

PROSEDUR PENERBITAN SURAT KETERANGAN PENGGANTI IJAZAH (SKPI) DAN SURAT KETERANGAN PERBAIKAN

PENULISAN IJAZAH (SKPPI)

TAHAPAN

URAIAN KEGIATAN

UNIT TERKAIT

1

Menerima pengajuan SKPI dan SKPPI dari lulusan

/ dari fakultas / sekolah pascasarjana

Alumni, Fakultas / Sekolah

Pascasarjana

2

Pengajuan permohonan penerbitan SKPI/SKPPI

dengan

mencantumkan

nomor

dan

tanggal

SKPI/SKPPI kepada Direktur Pendidikan

Pascasarjana

3

Disposisi pimpinan utk proses SKPI/SKPPI

Direktur ,Kasubdit,kasi

4

Penerbitan draft SKPI/SKPPI

Staf Dit. Pendidikan

5

Membubuhkan paraf pada pada draft SKPI/SKPPI

kasi Pend & Eval dan Kasubdit

6

Penerbitan SKPI/SKPPI

7

Menyerahkan SKPI/SKPPI untuk ditandatangani

Dekan atau Direktur Sekolah Pascasarjana

Petugas Fakultas

8

Menandatangani SKPI/SKPPI

Pascasarjana

9

Menerima SKPI/SKPPI yang sudah ditandatangani,

Pengetikan Surat pengantar untuk penandatangan

Rektor danMenyampaikan surat dan SKPI/SKPPI

ke meja pimpinan

Staf Ditpen

10

Membubuhkan paraf pada pada surat

Kasubdit

11

Surat ditandatangani pimpinan

Direktur

12

Pencatatan surat dan register, Menyampaikan Surat

pengantar dan SKPI/SKPPI ke Sekretaris Rektor

Staf Ditpen

13

Penandatangan SKPI/SKPPI

Rektor

14

Pengambilan SKPI/SKPPI, Foto copy SKPI/SKPPI

untuk arsip dan Pengarsipan

Staf Ditpen

(10)

5

FORMAT SOP AP

No.SOP

TGL. PEMBUATAN

TGL. REVISI

TGL .EFEKTIF

DISAHKAN OLEH :

NAMA SOP

PENERBITAN SURAT

KETERANGAN

PENGGANTI IJAZAH

(SKPI) DAN SURAT

KETERANGAN

PERBAIKAN

PENULISAN IJAZAH

(SKPPI)

DASAR HUKUM

1.

Undang-Undang No 12 tahun 2012

tentang Pendidikan Tinggi.

2.

Peraturan Pemerintah No 30 tahun 2014

tentang Statuta Universitas Airlangga.

3.

Permendikbud No 81 tahun 2014 tentang

Ijazah, Sertifikat Kompetensi dan

Sertifikat Profesi Pendidikan Tinggi.

4.

Peraturan Rektor tentang Penerbitan

Ijazah.

5.

Buku Pedoman Pendidikan Universitas

Airlangga.

Pengadministrasi, pengolah data yang

menguasai masalah akademik

KETERKAITAN

PERALATAN/PERLENGKAPAN

Fakultas, mahasiswadan Direktorat

Pendidikan

cyber

PERINGATAN

PENCATATAN

Tidak terjadi kesalahan dan keterlambatan

dalam proses penerbitan SKPI dan SKPPI

dan tidak menerbitkan SKPI/SKPPI yang

belum pernah diterbitkan ijazah sebelumnya

mulai dari Permintaan sampai dengan

penerbitan SKPI dan SKPPI

(11)

6

Ya

Tidak

ya

FLOWCHART PROSEDUR PENERBITAN SURAT KETERANGAN PENGGANTI IJAZAH (SKPI) DAN SURAT KETERANGAN

PERBAIKAN PENULISAN IJAZAH (SKPPI)

N o

Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Keterangan

Alumni / Fakult as/ Sekola h Pascas arjana P. Fak Dekan/ Direkt ur PPs Staf Ditp en Kasi/kasuu bdit/Direkt ur Sekt .Rekto r

Rektor Kelengkapan Waktu Outpu t

1

Menerima pengajuan SKPI dan SKPPI dari lulusan/Fakultas/Sekol ah Pascasarjana

SKPI dilampiri Surat Laporan Kehilangan dari Kepolisian , Foto copi ijazah SKPPI dilampiri bukti idetintas yang benar, Foto copi ijazah 2 Pengajuan

permohonan penerbitan SKPI/SKPPI mencantumkan nomor dan tanggal SKPI/SKPPI

3 _{Disposisi pimpinan utk} proses SKPI/SKPPI

Surat Pengantar + Lampiran

15 mnt Surat Disposi si 4 Penerbitan draft

SKPI/SKPPI Draft SKPI/S KPPI Setelah pengajuan diterima

5 Membubuhkan paraf pada draft

SKPI/SKPPI Draft SKPI /

SKPPI

15 menit Kasie Pendidikan dan Evaluasi dan Kasubdit

6

Penerbitan SKPI/SKPPI

2 hari SKPI/S KPPI

Setelah pengajuan diterima

7 Menyerahkan SKPI/SKPPI untuk ditandatangani Dekan atau Direktur Sekolah Pascasarjana

SKPI/SKPPI 2 hari Petugas Fakultas

8

Penandatanganan SKPI/SKPPI

SKPI/SKPPI

9 Menerima SKPI/SKPPI yang sudah ditandatangani, Pengetikan Surat pengantar untuk penandatangan Rektor dan Menyampaikan surat dan

SKPI/SKPPI ke meja kasi SKPI/SKPPI + Surat Pengantar Tandatangan ke Rektor 15 menit

10 Membubuhkan paraf pada pada surat

SKPI/SKPPI + Surat Pengantar

(12)

7

Tandatangan ke Rektor

Kasubdit Adminstrasi Pendidikan 11 Surat ditandatangani

pimpinan

Surat Pengantar Tandatangan ke Rektor

1 hr SKPI/S KPPI

Direktur

12 Pencatatan surat dan register,

Menyampaikan Surat pengantar dan SKPI/SKPPI ke Sekretaris Rektor

SKPI/SKPPI + Surat Pengantar Tandatangan ke Rektor

20 menit

13 Penandatangan SKPI/SKPPI

Surat Pengantar Tandatangan ke Rektor

2 hr SKPI/S KPPI

Stlh SKPI/SKPPI diterima 14 Pengambilan

SKPI/SKPPI, Foto copy SKPI/SKPPI untuk arsip dan Pengarsipan

1 jam

15 Menyerahkan SKPI/SKPPI ke fakultas

SKPI / SKPPI

16 Menyerahkan SKPI/SKPPI ke pemohon

(13)

8

PROSEDUR PENERBITAN TERJEMAHAN IJAZAH DALAM BAHASA INGGRIS

TAHAPAN

URAIAN KEGIATAN

UNIT TERKAIT

1

Menerima Permohonan terjemahan ijazah dalam B.Inggris kepada Dekan

atau Direktur Sekolah Pascasarjana

Alumni

2

Mengajukan Permohonan terjemahan ijazah dalam B.Inggris kepada

Direktur Pendidikan

Dekan atau Direktur

Sekolah Pascasarjana

3

Disposisi pimpinan utk proses penerbitan terjemahan ijazah dalam

B.Inggris

Direktur

,Kasubdit,kasi

4

Mencetak draft terjemahan ijazah dalam B.Inggris

5

Membubuhkan paraf pada pada draft terjemahan ijazah dalam B.Inggris

Fakultas

6

Menerbitkan terjemahan ijazah dalam B.Inggris

7

Penandatangananterjemahan ijazah dalam B.Inggris

Petugas Fakultas

8

Menerimaterjemahan ijazah dalam B.Inggris ke pemohon

Alumni

9

Menyerahkan Foto copy terjemahan ijazah dalam B.Inggris ke Dit pen

Petugas Fakultas

(14)

9

FORMAT SOP AP

No.SOP

TGL. PEMBUATAN

TGL. REVISI

TGL .EFEKTIF

DISAHKAN OLEH :

NAMA SOP

PENERBITAN TERJEMAHAN

IJAZAH DALAM BAHASA

INGGRIS

DASAR HUKUM

1.

2012 tentang Pendidikan

Tinggi.

2.

3.

Permendikbud No 81 tahun

2014 tentang Ijazah, Sertifikat

Kompetensi dan Sertifikat

Profesi Pendidikan Tinggi.

4.

Penerbitan Ijazah.

5.

Pengadministrasi, pengolah data

yang menguasai masalah akademik

KETERKAITAN

Fakultas, mahasiswa dan

Direktorat Pendidikan

cyber

PERINGATAN

PENCATATAN

Prosedur ini harus dilakukan

dengan benar agar tidak

menimbulkan masalah (

kesalahan dan keterlambatan

dalam proses penerbitan

terjemahan ijazah dalam bahasa

inggris)

Prosedur mulai dari Permintaan

sampai dengan penerbitan

terjemahan ijazah dalam bahasa

inggris

(15)

10

Ya

Tidak

FLOWCHART PROSEDUR PENERBITAN TERJEMAHAN IJAZAH DALAM BAHASA INGGRIS

No Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Ketera

ngan Alumni P.

Fak / Fak Dekan/Dir ektur PPs Staf Ditpen Kasi/kasuub dit/Direktur

Kelengkapan Waktu Outpu

t

1 Menerima Permohonan terjemahan ijazah dalam B.Inggris kepada Dekan atau Direktur Sekolah Pascasarjana

surat permohonan dg menyebutkan untuk

keberuntukannya dan dilampiri Foto copi ijazah

2 Mengajukan Permohonan terjemahan ijazah dalam B.Inggris kepada Direktur Pendidikan

Surat Permohonan Alumni

3 Disposisi pimpinan utk proses penerbitan terjemahan ijazah dalam B.Inggris

1 jam disposi si

Kasie, kasubdi t, direktur 4 Mencetak draft terjemahan

ijazah dalam B.Inggris

15 menit

Draft ijazah B.Ing 5 Membubuhkan paraf pada pada

draft terjemahan ijazah dalam B.Inggris

Draft Ijazah Bahasa Inggris Bag Akade mik Fakulta s 6 Menerbitkan terjemahan ijazah

dalam B.Inggris

Draft Ijazah Bahasa Inggris

15 menit

ijazah B.Ing 7 Penandatanganan terjemahan

ijazah dalam B.Inggris

2 hari ijazah B.Ing

8 Menerima terjemahan ijazah dalam B.Inggris ke pemohon

Ijazah B.Ing 9 Menyerahkan Foto copy

terjemahan ijazah dalam B.Inggris ke Dit pen

Copy Ijazah Bahasa Inggris

10 Pengarsipan Dokumen 5 mnt Copy

(16)

11

PROSEDUR PENGAMBILAN IJAZAH YANG TIDAK DI AMBIL OLEH MAHASISWA SETELAH 3

BULAN DARI PELAKSANAAN WISUDA

TAHAPAN

URAIAN KEGIATAN

UNIT TERKAIT

1

Mengajukan Berita AcaraPenyerahan ijazah kepada Direktur

Pendidikan

Pascasarjana

2

Menerima dan memeriksa lampiran daftar ijazah dengan ijazah yg

diterima, Pencatatan surat , mengarsip dan menyimpan ijazah di

brankas

Staf Ditpen

3

Membuat surat pemberitahuan pengambilan ijazah ke alumni,

Menyampaikan surat ke meja kasie dan Kasubdit

Staf Ditpen

4

Kasi Pendidikan dan Evaluasi

5

Direktur

6

Pencatatan surat dan register, Mengetik amplop surat, Mengirim

Surat ke AE untuk dikirm ke Alumni dan Pengarsipan Dokumen

Staf Ditpen

7

Mengajukan permohonan pengambilan ijazah ke fakultas

Alumni

8

Surat Pengantar dari fakultas bagi lulusan yg akan mengambil

ijazah

Pascasarjana

9

Menyerahkan surat pengantar ke Dit pen

Alumni

10

Menerima ijazah

Alumni

(17)

12

FORMAT SOP AP

No.SOP

TGL. PEMBUATAN

TGL. REVISI

TGL .EFEKTIF

DISAHKAN OLEH :

NAMA SOP

PENGAMBILAN IJAZAH YANG

TIDAK DI AMBIL OLEH

MAHASISWA SETELAH 3

BULAN DARI PELAKSANAAN

WISUDA

DASAR HUKUM

KUALIFIKASI

PELAKSANA

1.

Undang-Undang No 12 tahun 2012 tentang

Pendidikan Tinggi.

2.

Peraturan Pemerintah No 30 tahun 2014

tentang Statuta Universitas Airlangga.

3.

Permendikbud No 81 tahun 2014 tentang

Ijazah, Sertifikat Kompetensi dan Sertifikat

4.

Peraturan Rektor tentang Penerbitan Ijazah.

5.

Buku Pedoman Pendidikan Universitas

Airlangga.

Pengadministrasi yang

menguasai masalah

akademik

KETERKAITAN

PERALATAN/PERL

ENGKAPAN

Fakultas, Alumni dan Direktorat Pendidikan

Komputer,printer,

ATK

PERINGATAN

PENCATATAN

1.

Ijazah diambil oleh alumni, apabila

tidak bisa diwakilkan oleh keluarga

dengan surat pernyataan bermaterai

2.

Direktorat Pendidikan tidak

bertanggungjawab terhadap ijazah yang

belum diambil sampai dengan batas

waktu yang telah ditetapkan pada surat

pemberitahuan

Menyimpan tanda

terima pengambilan

ijazah

(18)

13

Ya

Tidak

FLOWCHART PROSEDUR PENGAMBILAN IJAZAH YANG TIDAK DI AMBIL OLEH MAHASISWA

SETELAH 3 BULAN DARI PELAKSANAAN WISUDA

No Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Keterangan

Alumni P. Fak Dekan/D irektur PPs Staf Ditpen Kasi/kas uubdit/ Direktu r Kelengkap an

Waktu Output

1 Mengajukan Berita Acara Penyerahan ijazah kepada Direktur Pendidikan

3 bln 3 bulan setelah wisuda belum diambil mahasiswa dengan menyebutkan alasan pengembalian pada lampiran daftar ijazah yang akan diserahkan 2 Menerima dan memeriksa

lampiran daftar ijazah dengan ijazah yg diterima dan Pencatatan surat , mengarsip dan menyimpan ijazah di brankas,

Berita Acara

30 mnt

3 Membuat surat pemberitahuan pengambilan ijazah ke alumni dan Menyampaikan surat ke meja kasi dan Kasubdit

Surat pemberitah uan

20 menit

surat pemberitah uan

15 menit Kasi Pendidikan dan Evaluasi dan Kasubdit. Administrasi Pendidikan 5 Surat ditandatangani

pimpinan

1 hr Direktur

6 Pencatatan surat dan register, Mengetik amplop surat, Mengirim Surat ke AE untuk dikirm ke Alumni dan Pengarsipan Dokumen

10 menit

7 Mengajukan permohonan pengambilan ijazah ke fakultas

Surat Permohona n

8 Surat Pengantar dari fakultas bagi lulusan yg akan mengambil ijazah Surat pengantar dari fakultas dengan ketentuan telah menyelesaikan semua persyaratan yang ditetapkan fakultas/Sekolah Pascasarjana 9 Menyerahkan surat

pengantar ke Dit pen

Surat pengantar 10 menerima ijazah Surat

Pengantar + Ijazah

2 mnt menandatangani di surat pengantar sebagai tanda terima 11 Mengarsip Surat pengantar

dan tanda terima

Surat Pengantar

(19)

14

PROSEDUR PENERBITAN IJAZAH DI LUAR KURUN WAKTU KELULUSAN

TAHAPAN

URAIAN KEGIATAN

UNIT TERKAIT

1

Menerima permohonan dari mahasiswa ke Dekan atau

Direktur Sekolah Pascasarjana untuk penerbitan ijazah

Mahasiswa

2

Mengajukan permintaan penerbitan ijazah ke Rektor

Pascasarjana

3

PMembuat berita acara penerbitan ijazah oleh Ditpen

Kasie Pendidikan dan eval

4

Penerbitan draft Ijazah

Staf Ditpen

5

Menyerahkan berita acara penerbitan ijazah utk

ditandatangani pimpinan dan draft ijazah untuk divalidasi

mahasiswa dan bagian akademik

Petugas Fakultas

6

Menandatangani berita acara

Pascasarjana dan Direktur

7

Memvalidasi draft ijazah

Bag. Akademik dan mahasiswa

8

Menerima berita acara yang sudah ditandatangani,

Peneribitan ijazah dan Mengentry no seri ijazah

Staf Ditpen

9

Menyerahkan ijazah untuk di tandatangani Dekan atau

Direktur Sekolah Pascasarjana

Petugas Fakultas

10

Menandatangani ijazah

Pascasarjana

11

Menerima ijazah dan memproses/mengetik Surat pengantar

untuk penandatangan Rektor dan Menyampaikan surat dan

ijazah ke meja pimpinan

Staf Ditpen

12

Membubuhkan paraf pada surat setelah mengecek ijazah

Kasubdit

13

Direktur

14

Pencatatan surat dan register dan Menyerahkan Surat

pengantar dan ijazah ke Sekretaris Rektor

Staf Ditpen

15

Menyampaikan ijazah di meja Rektor

Sekretaris Rektor

16

Penandatangan Ijazah

Rektor

17

Pengambilan ijazah

Staf Ditpen

18

Menyerahkan ijazah ke fakultas

Petugas Fakultas

(20)

15

FORMAT SOP AP

No.SOP

TGL. PEMBUATAN

TGL. REVISI

TGL .EFEKTIF

DISAHKAN OLEH :

NAMA SOP

PENERBITAN IJAZAH DI LUAR

KURUN WAKTU KELULUSAN

DASAR HUKUM

1.

Tinggi.

2.

Universitas Airlangga.

3.

4.

Penerbitan Ijazah.

5.

Pengadministrasi yang

menguasai masalah akademik

KETERKAITAN

PERALATAN/PERLENGKA

PAN

Direktorat Pendidikan

Komputer,printer, ATK dan

aplikasi cyber

PERINGATAN

PENCATATAN

Memperhatikan kronologis

keterlambatan penerbitan ijazah

pada berita acara

Prosedur mulai dari Permohonan

sampai dengan penerbitandan

pengambilan ijazah

(21)

16

Ya

Tidak

Ya

Tidak

FLOWCHART PROSEDUR PENERBITAN IJAZAH DI LUAR KURUN WAKTU KELULUSAN

No Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Keterangan

P. Fak Dekan/D irektur PPs Staf Ditpen Kasi/kas uubdit/D irektur Sekt .Rektor

Rektor Mhs/b ag. aka. Kelengk apan W ak tu Out put

1 Menerima permohonan dari mahasiswa ke Dekan atau Direktur Sekolah Pascasarjana untuk penerbitan ijazah Surat Perm ohon an dari Mah asis wa Mahasiswa

2 Mengajukan permintaan penerbitan ijazah ke Rektor

surat penganta r penerbita n ijazah disertai kronologisnya

3 Membuat berita acara penerbitan ijazah oleh Ditpen 2 ja m Berit a acara Kasi Pendidikan dan Evaluasi

4 Penerbitan draft Ijazah Berita acara 30 mn t Draft ijaza h 5 Menyerahkan berita acara

utk ditandatangani pimpinan dan draft ijazah untuk divalidasi mahasiswa dan bagian akademik

Berita acara + draft ijazah

6 Menandatangani berita acara Berita acara + draft ijazah 3 hr

B. A di tandatangani Direktur dan Dekan

7 Memvalidasi draft ijazah draft ijazah

8 Menerima berita acara yang sudah ditandatangani, Peneribitan ijazah, Mengentry no seri ijazah dan Mengentry no seri ijazah Berita acara + draft ijazah 30 me nit ijazz h

9 Menyerahkan ijazah untuk di tandatangani Dekan atau Direktur Sekolah Pascasarjana

ijazah

10 Menandatangani ijazah ijazah

11 Menerima ijazah dan memproses/mengetik Surat pengantar untuk penandatangan Rektor dan Menyampaikan surat dan ijazah ke meja pimpinan

ijazah Surat peng antar

(22)

17

13 Surat ditandatangani pimpinan

Ijazah + Berita Acara

1 hr

Surat peng antar

Direktur

14 Pencatatan surat dan register dan Menyerahkan Surat pengantar dan ijazah diserahkan ke Sekretaris Rektor

Surat penganta r ke rektor, Ijazah dan Berita Acara

10 mn t

15 Menyampaikan ijazah di meja Rektor

Ijazah + Berita acara + surat penganta r dari fakultas

16 Penandatangan Ijazah berita

acara + surat penganta r dari fakultas

Ijaza h

17 Pengambilan ijazah Ijazah +

Berita acara + surat penganta r dari fakultas 18 Menyerahkan ijazah ke

fakultas

ijazah

19 Menyerahkan ijazah ke Mahasiswa

ijaza h

Penerbitan Ijazah sesuai dengan format dan pejabat yang

(23)

18

PROSEDUR PENERBITAN SERTIFIKAT KOMPETENSI PROFESI

TAHAPAN

URAIAN KEGIATAN

UNIT TERKAIT

1

Mengajukan

permohonan

penerbitan

sertifikat

kompetensi profesi dari Dekan

Fakultas

2

Menerbitkan draft sertifikat kompetensi

Staf Ditpen

3

Menyerahkan draft sertifikat untuk divalidasi

mahasiswa dan Bagian akademik

Petugas Fakultas

4

Memvalidasi draft sertifikat kompetensi dan

Menyampaikan draft sertifikat yang sudah divalidasi

bag Akad, Mahsiswa

5

Menerima draft sertifikat yang sudah divalidasi dan

Meneribitkan sertifikat kompetensi

Staf Ditpen

6

Menerima dan memproses/mengetik Surat pengantar

untuk penandatangan Rektor dan Menyampaikan surat

dan sertifikat ke meja kasi

Staf Ditpen

7

Membubuhkan paraf pada pada surat setelah mengecek

sertifikat kompetensi

Kasubdit. Administrasi Pendidikan

8

Direktur

9

Pencatatan surat dan register dan Menyerahkan Surat

pengantar dan sertifikat diserahkan ke Sekretaris Rektor

Staf Ditpen

10

Penandatangan sertifikat

Rektor

11

Pengambilan sertifikat

Staf Ditpen

(24)

19

FORMAT SOP AP

No.SOP

TGL. PEMBUATAN

TGL. REVISI

TGL .EFEKTIF

DISAHKAN OLEH :

NAMA SOP

PENERBITAN SERTIFIKAT

KOMPETENSI PROFESI

DASAR HUKUM

1.

Tinggi.

2.

3.

4.

Penerbitan Ijazah.

5.

Pengadministrasi dan pengolah data

yang menguasai masalah akademik

KETERKAITAN

Komputer,printer dan ATK

PERINGATAN

PENCATATAN

Menerbitkan sertifikat kompetensi

profesi sesuai pengumuman hasil

ujian yang dinyatakan lulus

(25)

20

Ya

Tidak

Ya

Tidak

FLOWCHART PROSEDUR PENERBITAN SERTIFIKAT KOMPETENSI PROFESI

Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Keteranga

n P. Fak/Fa kultas Staf Ditp en Kasi/kasuu bdit/Direkt ur Sekt .Rekto r

Rektor Mhs/ka bbag aka.

Kelengkapan Waktu Output

1 Mengajukan permohonan penerbitan sertifikat kompetensi profesi dari Dekan SK Mendikbud ttg ujian kompetensi dan Surat Dirjen Dikti atau kolegium ttg Pengumuman hasil ujian 2 Menerbitkan draft sertifikat

kompetensi

1 hari Draft sertifikat Diunduh pada web Ujian Kompetensi Dikti 3 Menyerahkan draft

sertifikat untuk divalidasi mahasiswa dan bag akademik

10 menit Draft sertifikat

4 Memvalidasi draft sertifikat kompetensi dan

Menyampaikan draft sertifikat yang sudah divalidasi

2 hari Draft sertifikat yg sdh di validasi

5 Menerima draft sertifikat yang sudah divalidasi dan Meneribitkan sertifikat kompetensi

Draft Sertifikat 1 hari sertifikat yg sdh di validasi Diunduh dan diterbitkan pada ketas peruri 6 Menerima dan

memproses/mengetik Surat pengantar untuk penandatangan Rektor dan Menyampaikan surat dan sertifikat ke meja kasi

15 menit

Surat pengantar

7 Membubuhkan paraf pada pada surat setelah mengecek jumlah ijazah

Surat pengantar 20 menit Kasie Pendidikan & evaluasi dan Kasubdit 8 Surat ditandatangani

pimpinan,

1 hari Surat pengantar Direktur

9 Pencatatan surat dan register dan Menyerahkan Surat pengantar dan sertifikat diserahkan ke Sekretaris Rektor

Surat pengantar + sertifikat

5 menit

10 Penandatangan sertifikat 3 hari Surat pengantar + sertifikat kompetensi yang sudah

11 Pengambilan sertifikat sertifikat kompetensi yang sudah ditandatangani rektor

(26)

21

12 Menerima sertifikat dari Ditpen

sertifikat kompetensi yang sudah ditandatangani rektor

15 menit Petugas fakultas

13 Menerima sertifikat kompetensi profesi

sertifikat kompetensi yang sudah

(27)

22

PROSEDUR PELAKSANAAN WISUDA UNIVERSITAS AIRLANGGA

TAHAPAN

URAIAN KEGIATAN

UNIT TERKAIT

1

Membuat surat pengumuman pelaksanaan wisuda ke

fakultas/Sekolah Pascasarjana

Staf Ditpen

2

3

Direktur

4

Pencatatan surat dan register, Mengetik amplop surat,

Mengirim Surat ke AE untuk dikirm ke Fakultas /Sekolah

Pascasarjana dan Pengarsipan Dokumen

Staf Ditpen

5

Menginformasikan pengumuman wisuda ke mahasiswa

Petugas fakultas,mahasiswa

6

Entry data dan verifikasi kelengkapan data calon wisudawan

Petugas Fakultas

7

Pendaftaran wisuda secara online

Mahasiswa

8

Pembayaran wisuda

Mahasiswa

9

Menyiapkan draft SK Rektor Panitia Wisuda

Staf Ditpen

10

Proses paraf berjenjang untuk tanda tangan Rektor

Kasi,Kasubdit,Direktur,Sekretaris

UA, WR I

11

SK ditandatangani Rektor

Rektor

12

Membuat salinan SK Rektor (ditandatangani Sekretaris UA)

Staf Ditpen

13

Salinan SK Rektor diberikan ke Sekretaris UA utk

ditandatangani

Sekretaris UA

14

Mengambil salinan SK yang sudah ditandatangani Sekretaris

UA, Menggandakan salinan SK Rektor, Pencatatan surat dan

register, Mengetik amplop surat dan Mengirim Surat ke AE

untuk dikirim ke Panitia Wisuda

Staf Ditpen

15

Membuat surat undangan rapat Persiapan Wisuda dan

Menyampaikan surat undangan rapat ke meja kasie dan

Kasubdit

Staf Ditpen

16

Membubuhkan paraf pada surat undangan

Kasi Pendidikan dan Evaluasi

dan Kasubdit Adm Pendidikan

17

Surat undangan ditandatangani pimpinan

Direktur

18

Pencatatan surat dan register, Mengetik amplop surat dan

Mengirim Surat ke AE untuk dikirm ke Panitia WIsuda

Staf Ditpen

19

Rapat Persiapan Wisuda (Rapat awal, koordinasi sie

protokoler, rapat koordinasi dengan kasubbag akademik)

Panitia wisuda, Dirpend

20

Menyerahkan draft daftar nama wisudawan untuk buku

wisuda yang sudah divalidasi

Petugas Fakultas

21

Menerima daftar nama wisudawan dan informasi Unair

beserta soft copynya untuk draft buku wisuda, menerima draft

buku wisuda dr PPPUA untuk dikoreksi / diverifikasi, hasil

koreksi/verifikasi (persetujuan) dikirim ke PPPUA untuk

dicetak

PPPUA

22

Mencetak dan mengirim buku wisuda

PPPUA

23

Menerima buku wisuda

Staf Ditpen

24

Mendistribusikan buku wisuda

Mahasiswa,fakultas,unit

25

Menerima dan mendistribusikan undangan, perlengkapan

wisuda

Petugas Fakultas

26

Membuat surat undangan rapat pleno wisuda dan

Menyampaikan surat undangan rapat ke meja kasie dan

kasubdit

Staf Ditpen

(28)

23

29

Mengirim Surat ke AE untuk dikirm ke Panitia Wisuda

Staf Ditpen

30

Rapat pleno untuk koordinasi kesiapan masing-masing sie

untuk pelaksanaan wisuda

Panitia Wisuda

31

Membuat surat undangan Gladi Kotor dan Menyampaikan

surat undangan ke meja kasie dan kasubdit.

Staf Ditpen

32

Membubuhkan paraf pada pada surat undangan

dan Kasubdit. Administrasi

Pendidikan

33

Direktur

34

Staf Ditpen

35

Pelaksanan Gladi Kotor

Panitia Wisuda

36

Membuat surat undangan Gladi Bersih dan Menyampaikan

surat undangan ke meja kasi

Staf Ditpen

37

dan Kasubdit

38

Direktur

39

Staf Ditpen

40

Pelaksanaan Gladi Bersih

Panitia Wisuda

41

Pelaksanaan Wisuda

Rektor, Dekan atau Direktur

Sekolah Pascasarjana, Panitia

Wisuda

42

Pengisian borang survey pelaksanaan wisuda

Mahasiswa

43

Menyerahkan isian borang survey ke Ditpen

Petugas Fakultas

44

Menerima isian borang survey

Staf Ditpen

45

Membuat Rekap, diagram dan mengarsip isian borang

survey

Staf Ditpen

(29)

24

FORMAT SOP AP

No.SOP

TGL. PEMBUATAN

TGL. REVISI

TGL .EFEKTIF

DISAHKAN OLEH :

NAMA SOP

PELAKSANAAN WISUDA

DASAR HUKUM

KUALIFIKASI

PELAKSANA

1.

PP no 4 tahun 2014 tentang

Penyelenggaraan

Pendididkan Tinggi dan

Pengelolaan PT.

2.

Peraturan Pendidikan.

3.

SK Rektor tentang

Kalender Akademik.

4.

SK Rektor tentang Wisuda.

5.

Undang-Undang No 12

tahun 2012 tentang

Pendidikan Tinggi.

6.

Peraturan Pemerintah No

30 tahun 2014 tentang

Statuta Universitas

Airlangga.

7.

Panitia dan vendor yang

paham pelaksanaan wisuda

KETERKAITAN

PERALATAN/PERLENGK

APAN

Panitia wisuda, vendor pelasana

kegiatan wisuda, fakultas

PERINGATAN

PENCATATAN

Apabila terjadi ketidaksempurnaan

di gladi kotor maka akan

disempurnakan pada gladi bersih

(30)

25

Ya

Tidak

FLOWCHART PROSEDUR PELAKSANAAN WISUDA UNIVERSITAS AIRLANGGA

No Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Keteranga

n P. Fak Dek an/D irekt ur PPs Staf Ditpe n Kasi/ kasu ubdit /Dire ktur Sekt .Rekto r Rekt or Panitia wisuda Maha siswa Kelengka pan

1 Membuat surat pengumuman pelaksanaan wisuda ke fakultas/Sekolah Pascasarjana Time frame proses cetak ijazah,alur pengaftara n wisuda online,

10 menit 2 bulan sebelum pellaksanaa n wisuda

14 menit Kasie Pend & Eval dan Kasubdit Adm. Pendidikan 3 Surat ditandatangani pimpinan 1 hari Surat

Pengum uman

Direktur

4 Pencatatan surat dan register, Mengetik amplop surat, Mengirim Surat ke AE untuk dikirm ke Fakultas /Sekolah Pascasarjana dan Pengarsipan Dokumen

40 menit

5 Menginformasikan pengumuman wisuda ke mahasiswa Surat Pengumu man Pelaksana an Wisuda 2 bulan sebelum pelaksanaa n wisuda 6 Entry data dan verifikasi

kelengkapan data calon wisudawan

3 minggu Sebelum pelaksanaa n wisuda 7 Pendaftaran wisuda secara

online

1 bulan

8 Pembayaran wisuda 10 hari

kerja 9 Menyiapkan draft SK Rektor

Panitia Wisuda

1 bulan Draft SK Rektor

sebelum pelaksanaa n wisuda 10 Proses paraf berjenjang untuk

tanda tangan Rektor

5 hari

11 SK ditandatangani Rektor 1 bulan SK Rektor Panitia Wisuda

sblm pelak. wisuda

12 Membuat salinan SK Rektor (ditandatangani Sekretaris UA)

30 menit

13 Salinan SK Rektor diberikan ke Sekretaris UA utk ditandatangani

2 hari salinan sk rektor

14 Mengambil salinan SK yang sudah ditandatangani Sekretaris UA, Mengandakan salinan SK Rektor, Pencatatan surat dan register, Mengetik amplop surat dan Mengirim Surat ke AE untuk dikirm ke Panitia Wisuda

(31)

26

Ya

Tidak

Ya Tidak

15 Membuat surat undangan rapat Persiapan Wisuda dan Menyampaikan surat undangan rapat ke meja kasie dan kasubdit

15 menit

16 Membubuhkan paraf pada surat undangan

9 menit Kasie Pendidikan & Evaluasi dan Kasubdit Administra si Pendidikan 17 Surat undangan ditandatangani

pimpinan

1 hari srt. undang an

Direktur

18 Pencatatan surat dan register, Mengetik amplop surat dan Mengirim Surat ke AE untuk dikirm ke Panitia Wisuda

30 menit

19 Rapat Persiapan Wisuda (Rapat awal, koordinasi sie protokoler, rapat koordinasi dengan kasubbag akademik)

1 Bulan Sebelum pelaksanaa n wisuda

20 Menyerahkan draft daftar nama wisudawan untuk buku wisuda yang sudah divalidasi

1 hari draft nama wisudawan divalidasi oleh Kasubag KM 21 Menerima daftar nama

wisudawan dan informasi Unair beserta soft copynya untuk dibuat draft buku wisuda, menerima draft buku wisuda dari PPPUA untuk dikoreksi/diverifikasi, hasil verifikasi

2 hari Draft buku wisuda

22 Mencetak dan mengirim buku wisuda

3 minggu Buku wisuda

Sebelum pelaksanaa n wisuda

23 Menerima buku wisuda 3 hari Sebelum

pelaksanaa n wisuda

24 Mendistribusikan buku wisuda Pada waktu

pelaksanaa n wisuda 25 Menerima dan

mendistribusikan undangan, perlengkapan wisuda

2 minggu kelengk apan wisuda wan Sebelum pelaksanaa n wisuda 26 Membuat surat undangan rapat

pleno wisuda dan Menyampaikan surat undangan rapat ke meja kasie dan kasubdit.

10 menit

(32)

27

Ya

Tidak

dan Kasubdit Administra si Pendidikan 28 Surat undangan ditandatangani

pimpinan

1 hari srt undang an

Direktur

30 menit

30 Rapat pleno untuk koordinasi kesiapan masing-masing sie untuk pelaksanaan wisuda

3 jam H-5 Sebelum pelaksanaa n wisuda dipimpin oleh WR I 31 Membuat surat undangan Gladi

Kotor dan Menyampaikan surat undangan ke meja kasi

15 menit

32 Membubuhkan paraf pada pada surat undangan

7 menit Kasi Pendidikan dan Evaluasi dan Kasubdit Adm. Pendidikan 33 Surat undangan ditandatangani

pimpinan

1 hari Direktur

20 menit

35 Pelaksanan Gladi Kotor 4 jam H-2

Sebelum pelaksanaa n wisuda 36 Membuat surat undangan Gladi

Bersih dan Menyampaikan surat undangan ke meja kasie dan kasubdit

15 menit

7 menit Kasi Pendidikan & Evaluasi dan Kasubdit Administra si Pendidikan 38 Surat undangan ditandatangani

pimpinan

7 menit srt undang an

Direktur

5 menit

40 Pelaksanaan Gladi Bersih 4 Jam H-1

(33)

28

41 Pelaksanaan Wisuda 1 hr Wisuda

lulusan progra m Diplom a, Sarjana, Magiste r dan Doktor

Rektor: memimpin rapat universitas dan menyerahk an piagam penghargaa n kepada wisudawan terbaik dan berprestasi Dekan atau Direktur Sekolah Pascasarjan a menyerahk an piagam wisuda kepada wisudawan 42 Pengisian borang survey

pelaksanaan wisuda

diisi dan diserahkan surat mahasiswa ambil ijazah 43 Menyerahkan isian borang

survey ke Ditpen

3 bulan Paling lambat setelah wisuda

44 Menerima isian borang survey 45 Membuat Rekap, diagram dan

mengarsip isian borang survey

46 Evaluasi Pelaksanaan wisuda Melalui

(34)

29

PROSEDUR PENYUSUNAN BUKU PEDOMAN PENDIDIKAN

TAHAPA

N

URAIAN KEGIATAN

UNIT TERKAIT

1

Membuat surat permintaan untuk informasi profile pendidikan

fakultas sebagai bahan penyusunan buku pedoman pendidikan

Universitas

Staf Ditpen

2

Membubuhkan paraf pada surat

3

Direktur

4

Mengirim Surat ke Fakultas /Sekolah Pascasarjana melalui

E - Office

Staf Ditpen

5

Menerima informasi profile pedoman fakultas yang sudah

diupdate oleh fakultas/Sekolah Pascasarjana

Staf Ditpen

6

Menyiapkan draft dan menyampaikan SK Rektor Tim

Penyusun Buku Pedoman Pendidikan

Staf Ditpen

7

Mengkoreksi draft SK

Kasubdit, Kasi Pend dan Eval

8

Kasi,Kasubdit,Direktur,Sekretari

s UA, WR I

9

Rektor

10

Membuat salinan SK Rektor

Staf Ditpen

11

Salinan SK Rektor diberikan ke Sekretaris UA utk

ditandatangani

Sekretaris UA

12

Mengambil salinan SK yang sudah ditandatangani Sekretaris

UA, Menggandakan salinan SK Rektor , Pencatatan surat dan

register, Mengetik amplop surat dan Mengirim Surat

Keputusan Rektor Tim Penyusun Buku Pedoman Pendidikan

Staf Ditpen

13

Membuat surat undangan Rapat Penyusunan Buku Pedoman

Pendidikan

Staf Ditpen

14

Membubuhkan paraf pada surat undangan

dan Kasubdit Adm Pendidikan

15

Direktur

16

Mengirim Surat ke E- Office untuk dikirim ke Tim Penyusun

Pedoman Pendidikan

Staf Ditpen

17

Menyiapkan bahan rapat telaah Pedoman Pendidikan

Staf Ditpen

18

Rapat telaah Pedoman Pendidikan

Drektur , Wadek I, Asdir I

19

Mengoreksi draft Buku Pedoman Pendidikan

Kasubdit, Kasie Pend dan Eval

20

Melakukan verifikasi draft Buku Pedoman Pendidikan

Warek I, Direktur

21

Mengesahkan Pedoman Pendidikan

Rektor

22

Mengirimkan Pedoman Pendidikan untuk di cetak sebagai

buku ke PPPUA

Staf Ditpen

23

Pencetakan Buku Pedoman Pendidikan

PPPUA

24

Menerima Buku Pedoman Pendidikan dari PPPUA

Staf Ditpen

25

Membuat tanda terima dan mendistribusikan buku pedoman

pendidikan ke Fakultas, mahasiswa dan unit kerja

Staf Ditpen

(35)

30

FORMAT SOP AP

No.SOP

TGL. PEMBUATAN

TGL. REVISI

TGL .EFEKTIF

DISAHKAN OLEH :

NAMA SOP

PENYUSUNAN BUKU PEDOMAN

PENDIDIKAN

DASAR HUKUM

KUALIFIKASI

PELAKSANA

1.

UU no 20 tahun 2003 tentang

Sistem Pendidikan Nasional

2.

UU no 12 tahun 2012 tentang

Pendidikan Tinggi

3.

Permenristek Dikti no 44 tahun

2015 tentang Standar Nasional

PT.

4.

PP no 30 tahun 2014 tentang

Statuta Universitas Airlangga

5.

Kepmendiknas no 232 tahun

2000 tentang Panduan

Penyusunan Kurikulum PT &

Penilaian Hasil Belajar

Mahasiswa

6.

Kepmendiknas no 045/U/2002

tentang Kurikulum Inti PT

Pengadministrasi dan

pengolah data yang

menguasai masalah

akademik

KETERKAITAN

PERALATAN/PERLE

NGKAPAN

Tim penyusun buku pedoman,

fakultas, PPPUA

Komputer,printer dan

ATK

PERINGATAN

PENCATATAN

Prosedur ini harus dilakukan

dengan benar agar tidak

menimbulkan masalah ( kesalahan

dalam keterlambatan dalam

penerbitan buku pedoman)

(36)

31

Ya

Tidak

FLOWCHART PROSEDUR PENYUSUNAN BUKU PEDOMAN PENDIDIKAN

No Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Keteran

gan Staf Ditpen Kasi/k asubdi t Wade k I/Asdi r I Direkt ur/Wa rek I Sekt Univ.

Rektor PPPUA Mhs,fak ,unit

Kelengk apan

Waktu Outpu t

1 Membuat surat permintaan untuk informasi profile pendidikan fakultas sebagai bahan penyusunan buku pedoman pendidikan universitas informas i fakultas/ Sekolah Pascasar jana tahun sebelum nya 10 menit surat penga ntar permin taan inform asi profile pendid ikan di fakulta s 2 Membubuhkan paraf pada

surat 10 menit Kasie Pendidik an dan Evaluasi dan Kasubdit Administ rasi Pendidik an 3 Surat ditandatangani

pimpinan

1 hr surat permin taan

Direktur

4 Pencatatan surat dan register, Mengetik amplop surat dan Mengirim Surat ke Fakultas /Sekolah Pascasarjana melalui E-Office

20 menit

5 Menerima informasi profile pendidikan fakultas yang sudah diupdate oleh fakultas/Sekolah Pascasarjana 2 minggu Inform asi profil pendid ikan Fakult as sebaga i pedom an pendid ikan Fakultas

6 Menyiapkan draft dan menyampaikan SK Rektor Tim Penyusun Buku Pedoman Pendidikan

Draft SK 1 jam Tim penyus un buku pedom an 7 Mengkoreksi draft SK Draft SK 15

menit

8 Proses paraf berjenjang untuk tanda tangan Rektor

5 hari

9 SK ditandatangani Rektor SK

(37)

32

Ya

Tidak

penyusun an buku pedoman pendidika n 10 Membuat salinan SK Rektor Salinan

SK Rektor

30 menit

11 Salinan SK Rektor diberikan ke Sekretaris UA utk ditandatangani

Salinan SK Rektor

2 hari

12 Mengambil salinan SK yang sudah ditandatangani Sekretaris UA , Menggandakan salinan SK Rektor , Pencatatan surat dan register, Mengetik amplop surat dan Mengirim Surat Keputusan Rektor Tim Penyusun Buku Pedoman Pendidikan

1 jam Salina n SK Rektor

13 Membuat surat undangan Rapat Penyusunan Buku Pedoman Pendidikan

10

menit Surat undan gan 14 Membubuhkan paraf pada

pada surat undangan

Surat undanga n 10 menit Kasi Pendidik an dan Evaluasi dan Kasubdit Administ rasi Pendidik an 15 Surat undangan

ditandatangani pimpinan

1 hari Surat undan gan

Direktur

16 Pencatatan surat dan register, Mengetik amplop surat dan Mengirim Surat ke E- Office untuk dikirm ke Tim Penyusun Pedoman Pendidikan Surat undanga n 30 menit Amplop + surat undangan

17 Menyiapkan bahan rapat telaah Pedoman Pendidikan

Informas i + Profile pendidik an fakultas 3 jam

18 Rapat telaah Pedoman Pendidikan Informas i + Profile pendidik an fakultas

3 bln Sebelum registrasi/ heregistra si mhs dilaksana kan 19 Mengoreksi draft Pedoman

Pendidikan

Pedoma n

(38)

33

Pendidik an 20 Melakukan verifikasi Buku

Pedoman Pendidikan Pedoma

n Pendidik an

1 hari

21 Mengesahkan Pedoman Pendidikan

2 bln Sebelum registrasi mhs dilaksana kan 22 Mengirimkan Pedoman

Pendidikan untuk di cetak sebagai buku ke PPPUA

Pedoma n Pendidik an

30 menit

Buku pedom an pendid ikan

23 Pencetakan Pedoman Pendidikan Universitas

1 mgg buku pedom an pendid ikan

Sebelum registrasi mhs dilaksana kan

24 Menerima Buku Pedoman Pendidikan dari PPP UA

10 menit

Buku tanda terima 25 Membuat tanda terima dan

mendistribusikan Buku Pedoman Pendidikan ke Fakultas, mahasiswa, unit kerja

2 hari

(39)

34

PROSEDUR PENGAMBILAN FOTO UNTUK IJAZAH DAN BUKU WISUDA

TAHAPAN

URAIAN KEGIATAN

UNIT TERKAIT

1

Menginformasikan mahasiswa untuk melakukan foto di

DItpen

Petugas Fakultas,Mahasiswa

2

Melakukan foto di Ditpen

Mahasiswa

3

Menyediakan jas almamater, dasi

Staf Ditpen

4

Pengambilan gambar bagi mahasiswa yang dinyatakan lulus

Staf Ditpen

5

Menyimpan foto di database

Staf Ditpen

6

Memberikan tanda bukti sudah foto

mahasiswa

(40)

35

FORMAT SOP AP

No.SOP

TGL. PEMBUATAN

TGL. REVISI

TGL .EFEKTIF

DISAHKAN OLEH :

NAMA SOP

PENGAMBILAN FOTO UNTUK IJAZAH

DAN BUKU WISUDA

DASAR HUKUM

KUALIFIKASI

PELAKSANA

1.

UU no 12 tahun 2012

tentang Pendidikan Tinggi

2.

PP no 30 tahun 2014

tentang Statuta Universitas

Airlangga

3.

Universitas Airlangga

Pengadmnistrasi yang

memahami proses foto

KETERKAITAN

PERALATAN/PERLE

NGKAPAN

Komputer dan Studio

Foto

PERINGATAN

PENCATATAN

Dilakukan pengambilan untuk foto

ulang apabila hasil foto belum

sesuai

(41)

36

FLOWCHART PROSEDUR PENGAMBILAN FOTO UNTUK IJAZAH DAN BUKU WISUDA

No Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Keterangan

Fak P.

Fak

Staf Ditpen

Mhs Kelengkapa n

1 Menginformasikan mahasiswa untuk melakukan foto di DItpen

Mhs yang sudah dinyatakan lulus ujian 2 Melakukan foto di Ditpen 10 mnt

3 Menyediakan jas almamater, dasi Jas Almamater dan dasi

4 Pengambilan gambar bagi mahasiswa yang dinyatakan lulus

Studio Foto 5 menit Foto untuk ijazah dan buku wisuda

5 Menyimpan foto di database 2 mnt Foto untuk ijazah dan buku wisuda

6 Memberikan tanda bukti sudah foto 2 mnt Tanda bukti telah melakukan foto 7 Menyerahkan tanda bukti foto untuk

diberikan ke fakultas

tanda bukti telah foto

(42)

37

PROSEDUR EVALUASI STUDI MAHASISWA

TAHAPA

N

URAIAN KEGIATAN

UNIT TERKAIT

1

Membuat surat pengantar ke fakultas/sekolah pascasarjana

tentang pengisian rekomendasi status mahasiswa pada aplikasi

evaluasi ke fakultas/Sekolah Pascasarjana

Staf Ditpen

2

Membubuhkan paraf pada surat dan Surat di paraf pimpinan

Kasubdit Adm Pendidikan

3

Direktur

4

Mengirim Surat melalui E-Office untuk dikirim ke Fakultas

/Sekolah Pascasarjana

Staf Ditpen

5

Mengisikan rekomendasi status pada aplikasi Eval

Fakultas, aplikasi cyber

6

Membuat

surat

undangan

rapat

Pra

Penetapan

dan

Menyampaikan surat undangan rapat ke meja kasie dan kasubdit

Staf Ditpen

7

Kasubdit Adm Pendidikan

8

Direktur

9

Pencatatan surat dan register, Mengetik amplop surat dan melalui

E-Office untuk dikirm ke Fakultas /Sekolah Pascasarjana

Staf Ditpen

10

Rapat Pra Penetapan Evaluasi

Direktur,Kasubdit,Kasi, Kabbag

Akademik, WD I

11

Membuat Berita acara Pra Penetapan Evaluasi

Kasi Pend dan Eval

12

Membuat surat undangan rapat Penetapan Status

Staf Ditpen

13

Kasubdit Adm Pendidikan

14

Direktur

15

Pencatatan surat dan register, Mengetik amplop surat dan melalui

E-Office untuk dikirm ke fakultas /Sekolah Pascasarjana

Staf Ditpen

16

Rapat Penetapan Status

Pmpinan Universitas dan Pinpinan

Fakultas

17

Menandatangani Hasil Penetapan Status Mahasiswa

Dekan

18

Membuat Berita acara Penetapan Evaluasi

Kasi Pend dan Eval

19

Menyiapkan draft SK Rektor (DO, Undur Diri, Undur Diri

Administrasi,Perpanjangan Masa Studi)

Staf Ditpen

20

Menyampaikan draft SK untuk dikoreksi

Kasubdit, Kasi Pend dan Eval,

kasubdit

21

Kasi,Kasubdit,Direktur,Sekretaris

UA, WR I

22

Rektor

23

Membuat salinan SK

Staf Ditpen

24

Menyampaikan Salinan SK Rektor utk ditandatangani

Sekretaris UA

25

Menggandakan salinan SK Rektor , Pencatatan surat dan register,

Mengetik amplop surat sesuai alamat tujuan dan Mengirim Surat

Keputusan Rektor ke AE untuk dikirim pada mahasiswa dan

fakultas

Staf Ditpen

(43)

38

FORMAT SOP AP

No.SOP

TGL. PEMBUATAN

TGL. REVISI

TGL .EFEKTIF

DISAHKAN OLEH :

NAMA SOP

EVALUASI STUDI MAHASISWA

DASAR HUKUM

KUALIFIKASI

PELAKSANA

1.

PP no 30 tahun 2014

tentang Statuta Universitas

Airlangga

2.

UU no 12 tahun 2012

tentang Pendidikan Tinggi

3.

Peraturan Rektor no

13/H3/PR/2009 tentang

Evaluasi Studi dan

Peraturan Rektor no 7

tahun 2014 tentang

Evaluasi Studi Mahasiswa.

4.

Buku Pedoman Pendidikan

5.

Buku Panduan Pendidikan

Fakultas.

Pengaministrasi dan pengolah

data yang memahami masalah

akademik

KETERKAITAN

PERALATAN/PERLENGK

APAN

Pimpinan Universitas, Pimpinan

Komputer, printer dan ATK

PERINGATAN

PENCATATAN

Update perubahan status

mahasiswa hasil penetapan sesuai

rekomendasi fakultas sebelum

penerbitan SK Rektor

Proses mulai dari memberikan

rekomendasi status, penetapan

staatus tersimpan dalam

aplikasi evaluasi

(44)

39

Ya

Tidak

Ya Tidak

FLOWCHART PROSEDUR EVALUASI STUDI MAHASISWA

No Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Keterangan

Staf Ditpen Kasi/k asuub dit/Dir ektur Wadek I/Asdir I/Kaba g Akade mik Fak / Dekan Sekt Univ.

Rektor Mhs,fa k

Kelengkap an

1 Membuat surat pengantar ke fakultas/sekolah pascasarjana tentang pengisian rekomendasi status mahasiswa pada aplikasi evaluasi ke fakultas/Sekolah

Pascasarjana

10 menit surat pengantar untuk pengisian rekomendas i status pada aplikasi proses surat s.d surat terkirim membutuhkan waktu ±2 hari

2 Membubuhkan paraf pada surat dan Surat di paraf pimpinan

Surat pengantar

30 menit Kasi Pendidikan dan Evaluasi dan Kasubdit Administrasi Pendidikan 3 Surat ditandatangani

pimpinan

Surat pengantar

1 hr Surat pengantar

Direktur

4 Pencatatan surat dan register, Mengetik amplop surat dan untuk dikirm ke Fakultas /Sekolah Pascasarjana melalui E-Office

Surat pengantar

35 menit

5 Mengisikan rekomendasi status pada aplikasi Eval oleh Fakultas

Aplikasi cyber

7 hari Rekomenda si status mhs evaluasi 6 Membuat surat undangan

rapat Pra Penetapan dan Menyampaikan surat undangan rapat ke meja kasie dan kasubdit

20 menit surat undangan

Surat undangan

30 menit Kasi Pendidikan dan Evaluasi dan Kasubdit Administrasi Pendidikan 8 Surat undangan

1 hr Surat undangan

Direktur

9 Pencatatan surat dan register, Mengetik amplop surat dan dikirm ke Fakultas /Sekolah Pascasarjana melalui E- Office

Surat undangan

(45)

40

Ya Tidak

10 Rapat Pra Penetapan Evaluasi

6 jam Rekomenda si status bahan rapat penetapan status 11 Membuat Berita acara Pra

Penetapan Evaluasi

Rekomend asi status hasil pra penetapan

1 jam Berita Acara

Kasi pendidikan dan evaluasi 12 Membuat surat undangan

rapat Penetapan Status

15 menit surat undangan

proses surat mulai awal s.d E- Office , waktu ±2 hari

surat undangan

15 menit Kasi pendidikan dan evaluasi dan kasubdit 14 Surat undangan

1 hr