49
BAB 3
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1 Sejarah Sekolah
SMP Strada Santo FransiskusXaverius2beradadibawahnaunganYayasanPerkumpulanStrada.Dimana
perkumpulanStradamerupakanLembagaPendidikanKatolik yang memulaikaryanyasejaktanggal 24 Mei 1924.SMP Strada Santo
FransiskusXaverius2berdiripada 15 Juli 1963 yang berdomisili di JalanBhayangkara No.38, yang secarageografisterletak di KelurahanTugu Utara, KecamatanKoja.Mudahdijangkaudarisegalaarahdengan berbgaialattransportasi darat.Melakukanperubahanbangunanpadatahun 1990.Kualifikasiuntuk guru
sekitar 85% adalahlulusan S1, olehkarenaitukualitastenagapengajartidakdiragukanlagi.Sekolahdilengkapidenga
nberbagaimacamfasilitas yang disediakanuntukkepentinganbersamabaik guru maupunsiswa, sepertimisalnyaPerpustakaan, laboratorium IPA danKomputer.SekolahmendapatdukungandariDinasPendidikanataskinerjadanjala
nnyakegiatanbelajarmengajar,
begitujugamasyarakatsekitarmemberikandukunganpenuhterhadapsekolahini.Ada
jugakekurangandarisekolah SMP Strada Santo FransiskusXaverius2adalahkurangnyalapanganolahraga yang memadai, ruanganuntukmurid SMP harusberbagidengan SMK, Belumadanyateknologi yang baikdanmendukungkegiatanbelajarmengajardanjugamembantupara guru untukkegiatanakademis.
SekolahmemberikankesempatankepadapesertadidikuntukBerimandanTakwakepa
daTuhan Yang MahaEsa, Menyadaribahwapesertadidikadalahmahluksosialdalamtatanankemasyarakatanda
nmeningkatkankesadaranuntukaktifmemeliharaataumelestarikanlingkungansekita r, meningkatkankedisiplinandankebersihanpribadidanlingkungan.
3.2 Visi dan Misi
3.2.1 Visi
Manusia bagisesama yang utuh dan unggul dalam ilmu pengetahuan dan teknologi, kepribadian dan iman serta menjadikan SMP Strada St.FX 2 terbaik dan terdepan di Jakarta Utara.
3.2.1.1 Visi yang mencerminkan profil dan cita-cita sekolah
- Berorientasi ke depan dengan memperhatikan potensi-potensi
yang dimiliki sekolah.
- Sesuai dengan norma dan harapan masyarakat.
- Ingin mencapai keunggulan.
- Mendorong semangat dan komitmen seluruh warga sekolah
sebagai komunitas pembelajaran yang berbasis nilai-nilai keutamaan hidup.
- Mendorong adanya perubahan lebih baik (futuristik) - Mengarahkan langkah-langkah strategi (misi) sekolah.
3.2.2 Misi
Misi SMP Strada Santo Fransiskus Xaverius 2 :
- Menanamkan keyakinan serta nilai-nilai humaniora kepada peserta
didik terhadap kebesaran Tuhan Yang Maha Esa.
- Meningkatkan kesadaran peserta didik sebagai makhluk sosial dalam
tatanan kemasyarakatan dan aktif memelihara/melestarikan lingkungan.
- Mengembangkan pengetahuan dan ketrampilan melalui pengalaman
langsung sesuai dengan minat dan bakat peserta didik sebagai bentuk implementasi sistem pembelajaran berpola Paradigma Pedagogik Reflektif (PPR).
- Menanamkan nilai kedisiplinan dan kebersihan pribadi dan
3.3 Struktur Organisasi
3.3.1 Struktur Organisasi SMP Strada Santo Fransiskus Xaverius 2
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
Sumber : SMP Strada Santo Fransiskus Xaverius 2
3.3.2 Wewenang Dan Tanggung Jawab
Kepala Sekolah
Kepala sekolah berfungsi dan bertugas sebagai Edukator,
Manajer, Administrator dan Supervisor, Pemimpin/Leader Inovator,
Motivator.
• Kepala Sekolah Selaku Edukator
Kepala sekolah sebagai edukator bertugas melaksanakan proses belajar mengajar secara efektif dan efisien.
• Kepala Sekolah Selaku Manajer - Menyusun perencanaan - Menorganisasikan kegiatan - Mengarahkan kegiatan - Mengkoordinasikan kegiatan - Melaksanakan pengawasan
- Melakukan evaluasi terhadap kegiatan
- Menentukan kebijaksanaan
- Mengadakan rapat
- Mengambil keputusan
- Mengatur proses belajar mengajar
- Mengatur administrasi, ketatausahaan, siswa,
ketenagaan, sarana, prasarana dan keuangan (RAPBS) - Mengatur organisasi siswa intra sekolah (OSIS)
- Mengatur hubungan sekolah dengan masyarakat dan
instansi terkait
• Kepala Sekolah Selaku Supervisor
- Proses Belajar Mengajar ( PBM )
- Kegiatan bimbingan dan konseling
- Kegiatan ekstrakurikuler - Kegiatan ketatausahaan
- Kegiatan kerja sama dengan masyarakat dan instansi
terkait
- Kegiatan OSIS
- Kegiatan 7 K
• Kepala Sekolah Selaku Pemimpin/Leader
- Dapat dipercaya, jujur dan bertanggung jawab
- Memahami kondisi guru, karyawan dan siswa
- Memiliki visi dan memahami misi sekolah
- Mengambil keputusan urusan intern dan ekstern
sekolah
- Membuat, mencari dan memilih gagasan baru
• Kepala Sekolah Selaku Inovator
- Melakukan pembaharuan dibidang :
¾ KBM
¾ BK
¾ Ektrakurikuler
¾ Pengadaan
- Melaksanakan pembinaan guru dan karyawan
- Melakukan pembaharuan dalam menggali sumberdaya
di KOMITE SEKOLAH dan masyarakat
• Kepala Sekolah Selaku Motivator
- Mengatur ruang kantor yang konduktif untuk bekerja
- Mengatur ruang kantor yang konduktif untuk
- Mengatur ruang laboratorium yang konduktif untuk praktikum
- Mengatur ruang perpustakaan yangkonduktif untuk
belajar
- Mengatur halaman / lingkungan sekolah yang sejuk
dan teratur
- Menciptakan lingkungan sekolah yang harmonis
sesama guru dan karyawan
- Menciptakan hubungan kerja yang harmonis antar
sekolah dan lingkungan
- Menerapkan prinsip penghargaan dan hukuman dalam
melaksanakan tugasnya.Kepala sekolah dapat mendelegasikan kepada Wakil Kepala Sekolah
Wakil Kepala Sekolah
• Wakil Kepala Sekolah membantu Kepala Sekolah dalam
kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
- Menyusun perencanaan, membuat program kegiatan dan
pelaksanaan program - Pengorganisasian - Pengarahan - Ketenagaan - Pengkoordinasian - Pengawasan - Penilaian
- Identifikasidan pengumpulan data
- Penyusunan laporan
• Wakil Kepala Sekolah bertugas membantu Kepala Sekolah
dalam urusan-urusan sebagai berikut :
Kurikulum
- Menyusun dan menjabarkan kalender pendidikan
- Menyusun pembagian tugas guru dan jadwal pelajaran
- Mengatur penyusunan program pengajaran ( program
Semester). Program satuan pelajaran, dan persiapan mengajar penjabaran dan penyesuaian kurukulum.
- Mengatur pelaksanaan kegiatan kurikuler dan
ekstrakurikuler
- Mengatur pelaksanaan perogram penilaian kriteria
kenaikan kelas, kriteria kelulusan dan laporan kemajuan belajar siswa, serta pembagian raport dan STTB
- Mengatur pelaksanaan program perbaikan dan
pengajaran
- Mengatur pemanfaatan lingkungan sebagai sumber
belajar
- Mengatur pengembangan MGMP dan koordinator mata
pelajaran
- Mengatur mutasi siswa
- Melakukan supervisi administrasi dan akademis
Kesiswaan
Mengatur program dan pelaksanaan bimbingan dan
konseling
Mengatur dan mengkoordinasikan pelaksanaan 7K, yaitu :
- Keamanan - Kebersihan - Ketertiban - Keindahan - Kekeluargaan - Kesehatan - Kerindangan
Mengatur dan membina program kegiatan OSIS,
meliputi :
- Kepramukaan
- PMR ( Palang Merah Remaja )
- KIR ( Kelompok Kerja Ilmiah )
- UKS ( Usaha Kesehatan Sekolah )
- Paskibra
- PKS ( Patroli Keamanan Sekolah ), dll
- Mengatur program bina iman
- Menyusun dan mengatur pelaksanaan
pemilihan siswa teladan sekolah
- Menyeleksi calon untuk diusulkan mendapatkan beasiswa
Sarana Prasarana
- Merencanakan kebutuhan prasarana untuk
menunjang Proses Belajar Mengajar
- Merencanakan program pengadaannya
- Mengatur pemanfaatan sarana dan prasarana
- Mengelola perawatan, perbaikan dan pengisian
- Mengatur pembukuannya
- Menyusun laporan
Hubungan Dengan Masyarakat
- Mengatur dan mengembangkan hubungan dengan
KOMITE SEKOLAH dan peran KOMITE SEKOLAH
- Menyelenggarakan bakti sosial, karya wisata
- Menyelenggarakan pameran hasil pendidikan
sekolah ( gebyar pendidikan )
- Menyusun laporan
Guru
Guru bertanggungjawab kepada Kepala Sekolah dan mempunyai tugas melaksanakan kegiatan proses belajar mengajar secara efektif dan efisien.
Tugas dan tanggung jawab seorang Guru meliputi :
- Silabus
- Program tahunan / Semester - Program satuan pelajaran - Program rencana pengajaran
- Program mingguan Guru
- LKS
• Melaksanakan kegiatan pembelajaran
• Melaksanakan kegiatan penilaian proses belajar, ulangan
harian, ulangan umum, ujian akhir
• Melaksanakan analisis hasil ulangan harian
• Menyusun dan melaksanakan Program perbaikan dan
pengayaan
• Mengisi daftar nilai siswa
• Melaksanakan kegiatan membimbing ( pengimbasan
Pengetahuan ) kepada guru lain dalam proses belajar mengajar
• Membuat alat pelajaran / alat peraga
• Menumbuhkembangkan sikap menghargai karya seni
• Mengikuti kegiatan pengembangan dan pemasyarakatan
kurikulum
• Melaksanakan tugas tertentu di sekolah
• Mengadakan pengembangan program pengajaran yang
• Membuat catatan tentang kemajuan hasil belajar siswa
• Mengisi dan meneliti daftar hadir siswa sebelum memulai
pelajaran
• Mengatur kebersihan ruang kelas dan ruang praktikum
• Mengumpulkan dan menghitung angka kredit untuk kenaikan
pangkatnya
Wali Kelas
Wali kelas membantu Kepala Sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
• Mengelola kelas
• Menyelenggarakan administrasi kelas, meliputi :
- Denah tempat duduk
- Papan absensi siswa - Daftar pelajaran kelas - Daftar piket kelas
- Buku absensi siswa
- Buku pembelajaran / buku kelas - Tata tertib siswa
• Menyusun / membuat stasistik bulanan siswa
• Mengisi daftar kumpulan nilai siswa ( ledger )
• Membuat catatan khusus tentang siswa
• Mencatat mutasi siswa
• Membagi buku laporan penilaian hasil belajar
Guru Bimbingan dan Konseling
Bimbingan konseling membantu Kepala Sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
- Menyusun program dan melaksanakan bimbingan konseling
- Berkoordinasi dengan wali kelas dalam rangka mengatasi
masalah yang dihadapi oleh siswa tentang kesulitan belajar
- Memberikan layanan dan bimbingan kepada siswa agar lebhih
berprestasi dalam kegiatan belajar
- Memberikan saran dan pertimbangan kepada siswa dalam
memperoleh gambaran tentang lanjutan pendidikan dan lapangan pekerjaan yang sesuai
- Mengadakan penilaian pelaksanaan bimbingan dan konseling
- Menyusun statistik hasil penilaian bimbingan dan konseling - Melaksanakan kegiatan analisis hasil evaluasi belajar
- Menyusun dan melaksanakan program tindak lanjut
bimbingan dan konseling
- Menyusun laporan pelaksanaan bimbingan dan konseling
Pustakawati
Pustakawati sekolah membantu Kepala Sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
- Merencanakan pengadaan buku-buku / bahan pustaka / media
elektronika
- Merencanakan pengembangan perpustakaan
- Memelihara dan memperbaiki buku-buku / bahan pustaka
media elektronika
- Inventarisasi dan pengadministrasian buku-buku dan bahan
pustaka / media elektronika
- Melakukan layanan bagi siswa, guru dan tenaga kependidikan lainnya serta masyarakat
- Menyimpan buku-buku perpustakaan / media elektronika
- Menyusun tata tertib perpustakaan
- Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan perpustakaan secara
berkala
Laboratorium
Pengelola Laboratorium membantu kepala sekolah dalam kegiatan sebagai berikut :
- Merencanakan pengadaan alat dan bahan laboratorium
- Menyusun jadwal dan daftar alat-alat laboratorium
- Memelihara dan memberbaiki alat laboratorium
- Inventarisasi dan pengadministrasian peminjam alat
laboratorium
Kepala Tata Usaha
Kepala Tata Usaha sekolah mempunyai tugas melaksanakan ketatausahaan sekolah dan bertanggung jawab kepada Kepala Sekolah dalam kegiatan sebagai berikut :
- Menyusun program kerja tata usaha sekolah
- Mengelola keuangan sekolah
- Mengurus administrasi ketenagaan dan siswa
- Membina dan mengembangkan kasir pegawai tata usaha
sekolah
- Menyusun administrasi perlengkapan sekolah
- Menyusun dan menyajikan data / statistik sekolah
- Mengkoordinasi dan melaksanakan 7 K
- Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan
ketatausahaan secara berkala.
Teknisi Media
Teknisi media mempunyaitugasmeliputiberbagaimacamalat-alat media danbertanggungjawabatassegalaperawatan, penggunaan, danpenjadwalannya.
- Merencanakan pengadaan alat-alat media
- Menyusun jadwal dan tata tertib penggunaan media
- Menyusun program teknisi media
- Mengatur penyimpanan, pemeliharaan dan perbaikan alat-alat
media
- Penyusun laporan pemanfaatan alat-alat media
Satuan Pengamanan/Security
SatuanPengamanan/Securitybertugasmenjagakeamananlin gkungansekolah.Sistemkerjanyabergantianberdasarkanjadwal yang sudahditentukan.
- Mengisi buku catatan kejadian
- Mengantar / memberi petunjuk tamu sekolah
- Mengamankan pelaksanaan kegiatan-kegiatan sekolah
- Menjaga kebersihan pos jaga
- Menjaga ketenangan dan keamanan siang dan malam
- Melaporkan setiap kejadian di sekolah secepatnya
Pembantu Sekolah
PembantuSekolahberperanpentingdalammenjagakebersiha nsekolahselainkesadarandariparaseluruhanggotasekolah.Berikutle bihlengkaplagitugasdaripembantusekolah :
- Mengusulkan keperluan alat-alat kebersihan
- Merencanakan pemeliharaan dan kebersihan sekolah
- Menjaga kebersihan dan kerapian sekolah dan lingkungan
- Menjaga keindahan taman serta lingkungan sekolah
- Merawat tanaman sekolah dan infrastrukturnya
- Menjaga dan memperbaiki perlengkangkapan dan peralatan
3.4 Analisis Sistem Yang Berjalan
Proses bisnis yang berjalan di SMP Strada Santo Fransiskus2terincisangatjelassebagaiberikut, pertama kali calonsiswa
yang inginmasukke SMP Strada Santo FransiskusXaverius2membeliformulirkepihaksekolah,
dalamformulirtersebutsiswaberhakmengisi data-data yang harusdilengkapi, setelahsemuaselesai diisi.
Kegiatanpenerimaansiswabarupada SMP Strada Santo FransiskusXaverius2 :
Pada tahap ini calon siswa akan melakukan pendaftaran di tata usaha untuk dapat bersekolah di SMP Strada Santo Fransiskus Xaverius 2 dan siswa memberika semua data pribadinya beserta data orang tua dari calon siswa tersebut dan data tersebut akan disimpan dalam lembar fomulir yang selanjutnya akan diinput oleh tata usaha kedalam komputer dalam bentuk excel, dan tata usaha akan segera membuat rekap data yang akan dilaporkan kepada kepala sekolah, lalu ketika calon siswa sudah mengembalikan fomulir, maka calon siswa dapat melanjutkan ke tahap pembayaran uang pangkal yang dimana penentuan nominal pembayaran uang pangkal dilakukan dengan cara mewawancarai orang tua dari calon siswa, sehinggan tata usaha dapat memberikan nominal uang pangkal kepada calon siswa tersebut untuk dibayarkan saat pembayaran uang pangkal, setalah itu calon siswa menjadi siswa di sekolah.
Pada kegiatan administrasi yang ada di SMP Strada Santo Fransiskus Xaverius 2 akan ditangani oleh bagian tata usaha, dan pada tahap ini akan menangani semua hal tentang pengolahan dari data siswa, orang tua siswa, guru, dan karyawan yang dimana data-data tersebut akan diminta saat diperlukan oleh kepala sekolah yang berkenaan masalah administrasi , dan dalam tahap ini mencakup pembayaran uang SPP yang dibayarkan oleh siswa setiap bulannya kepada tata usaha, dan tata usaha akan membuat laporan perbulan yang ditujukan kepada kepala sekolah untuk mengetahui apakah semua siswa membayar tempat waktu,atau ada yang menunggak pembayaran SPP.
Kegiatanakademispada SMP Strada Santo FransiskusXaverius2 :
Dalam kegiatan akademis yang ada di SMP Strada Santo Fransiskus Xaverius 2 akan mengatur semua kegiatan akedemis yang ada seperti absensi dari siswa yang ada dan mengolah dan menyimpan data absensi siswa kedalam data mereka, dan nilai-nilai dari para siswa akan juga diolah dan disimpan oleh tata usaha, dan tata usaha akan melakukan penyimpanan dan pengolahan jadwal siswa
3.5 Diagram Aliran Data 3.5.1 Diagram Konteks
3.5.2 Diagram Nol Calon Siswa Dewan Guru Tata Usaha Wali Kelas Siswa Kepala Sekolah 1.0 Pendaftaran 2.0 Membuat Pemetaan kelas 3.0 Mencatat Jadwal Pelajaran 4.0 Mencatat Absensi 5.0 Mencatat nilai 6.0 Menyusun Raport 7.0 Melayani Pembayaran 8.0 Membuat Rekap Data 9.0 Membuat Laporan Calon Siswa Nilai Ujian Jadwal Pelajaran Nilai Absensi Raport Pembayaran SPP Rekap Data Data_Siswa_Baru Data_Test_Ujian Data_Pemetaan_kelas Data_Jadwal_Pelajaran Data_Jadwal_Pelajaran Data_Pembayaran Membuat_Rekap_Data Data_Absensi_Siswa Data_Nilai_Siswa Data_Jadwal_Pelajaran Data_Absesi_Siswa Data_Nilai_Siswa Data_Jadwal Data_raport Data_Pembayaran Laporan_data_nilai Laporan_Data_Absensi Laporan_Raport Laporan_Jadwal_Pelajaran
3.6 Permasalahan yang Dihadapi
Sekarang ini permasalahan yang sedang dihadapi oleh SMP Strada Santo FransiskusXaverius2 :
- Semua proses seperti penerimaan siswa baru, memasukan
data absen, nilai dan penjadwalan dikerjakan oleh bagian tata usaha setiap harinya sehingga bagian tata usaha mengalami kesulitan untuk mencari data, mengolah data, dan menyajikan data.
- Laporan – laporan seperti laporan keuangan, laporan nilai, laporan absen, laporan siswa dan karyawan yang dibuat masih secara manual sehingga tidak menjamin ketepatan atas data yang dihasilkan karena mungkin saja terjadi kelalaian pada saat membuat laporan tersebut.
- Saat ini penyimpanan data masih menggunakan file based
yang dapat menyebabkan durasi pencarian data memakan banyak waktu dikarenakan jumlah data yang sangat banyak dan untuk membuat keputusan oleh kepala sekolah harus menunggu sampai datanya lengkap dan dimana data yang diperlukan bisa hilang.
- Saat ini terdapat duplikasi dan redudansi data pada
penyimpanan data saat sekarang sehingga data menjadi tidak konsisten.
3.7 Alternatif Pemecahan Masalah
• Menambahkan sistem prosedur baru untuk mengolah data
siswa agar lebih mudah dalam melakukan pencarian data – data siswa dan juga mudah dalam melakukan pendataan.
• Membuat sistem basis data yang dapat menghasilkan
laporan terinci setiap periode yang ditentukan untuk menghasilkan informasi atas segala proses yang berjalan selama periode tersebut.
• Membuat sistem basis data yang dapat membantu
karyawan untuk menginput data secara lebih efektif dengan tampilan yang sederhana dan mudah dipahami sehingga pada suatu saat data tersebut dapat digunakan secara cepat oleh kepala sekolah untuk mengambil keputusan yang tepat yang didukung data yang akurat. .
