BAB 3
PERSIAPAN IMPLEMENTASI 3. 1 Gambaran Umum
3.1. 1 PT. Anugrah Visi Inti Teknologi
PT. Anugrah Visi Inti Teknologi atau yang biasa dikenal sebagai Visi-Intech merupakan perusahaan IT Consulting yang telah bekerja dengan banyak perusahaan di Indonesia yang mau mengembangkan bisnis mereka dengan menggunakan sistem ERP. PT. Anugrah Visi Inti Teknologi merupakan perusahaan IT Consulting yang fokus pada implementasi sistem ERP dan merupakan salah satu partner dari SAP khususnya SAP Business One.
Visi-Intech menawarkan solusi yang tepat untuk bisnis melalui konsultannya yang profesional. Berikut adalah hal-hal yang ditawarkan oleh visi-intech :
• Implementasi sistem ERP dan SAP Business One • Penelitian dan pengembangan proses bisnis yang efektif
• Menggunakan pendekatan best practices untuk waktu dan biaya implementasi yang efisien
• Memberikan perbandingan business management services dari penilaian bisnis untuk dukungan yang sedang berjalan
• Memberikan IT Outsourcing untuk mendukung bisnis mmelalui orang yang profesional.
Hingga saat ini ada beberapa produk yang dapat ditawarkan oleh visi-intech, yaitu : SAP Business One, SAP Business One Starter Package, SAP Business One Version for SAP Hana, dan SAP Hana Server.
3.1.1. 1 Visi
PT Anugrah Visi Inti Teknologi memiliki visi untuk menjadi perusahaan IT yang terpercaya dan menjadi pilihan nomor satu dalam menyediakan solusi IT yang terbaik pada perusahaan skala UKM di Indonesia.
3.1.1. 2 Misi
Berikut adalah misi yang dimiliki PT Anugrah Visi Inti Teknologi untuk mencapai visi di atas :
• People
Menjadi tempat terbaik untuk bekerja, di mana semua individu terinspirasi untuk melakukan yang terbaik yang bisa diberikan kepada perusahaan.
• Low Cost
Memberikan solusi IT dengan nilai investasi yang seminim mungkin, sehingga UKM di Indonesia dapat menggunakan teknologi informasi yang powerful yang bisa menunjang perkembangan bisnisnya.
• Portfolio
Terus berinovasi dalam perkembangan jenis produk dan layanan yang dapat menunjang perkembangan bisnis UKM di Indonesia.
• Service Quality
Memberikan pelayanan yang terbaik dengan memberikan solusi yang tepat atas dasar kejujuran dan profesionalitas.
• Deliverable
Memastikan solusi yang diberikan menjawab kebutuhan dari client dan memastikan Time Frame yang se-efektif mungkin.
• Human Resource
Meningkatkan kualitas, kreativitas, dan pengetahuan dari setiap elemen di perusahaan baik hard skill maupun soft skill yang berorientasi pada peningkatan mutu pelayanan.
• Partner
Menjalin kerjasama dengan client dan vendor untuk terus tumbuh bersama dan berkembang, saling menghargai dengan menjunjung tinggi profesionalitas. • Edukasi
Memberikan edukasi IT kepada kalangan UKM yang berkesinambungan dan pelatihan yang berkualitas kepada kalangan pelajar atau mahasiswa sehingga bisa mengikuti tuntutan perkembangan teknologi dalam dunia kerja.
3.1.1. 3 Nilai-nilai Perusahaan
Berikut adalah nilai-nilai PT. Anugrah Visi Inti Teknologi : • Value
Produk dan jasa yang diberikan akan menjadi penting apabila senantiasa memberikan added value kepada client.
• Integrity
Setiap pribadi di dalam perusahaan bertanggung jawab untuk berperilaku atas dasar kejujuran dan keterbukaan dalam semua aspek dalam pekerjaan. Integrity
menjadi komitmen kami sebagai bagian dari perusahaan dan senantiasa memperlakukan client dan sumber daya perusahaan dengan penuh respek. • Statisfication (Customer Statisfication)
Kami berdedikasi tinggi untuk memuaskan client kami, mendengarkan permintaan mereka dan memahami harapan mereka. Kami akan berusaha untuk melebihi harapan mereka dalam kualitas solusi dan ketepatan waktu.
• Improvement
Kami akan terus melakukan perbaikan demi memberikan pelayanan yang lebih baik. Untuk itu setiap individu dari perusahaan bertanggung jawab atas kualitas pelayanan yang diberikan.
• Innovation
Tidak berhenti untuk terus berinovasi, senantiasa menciptakan nilai yang lebih baik untuk client kita.
• Network
Menjalin kerjasama dengan customer dan vendor untuk terus tumbuh bersama dan berkembang, saling menghargai dengan menjunjung tinggi profesionalitas. • Test & Measure
Untuk meningkatkan kualitas pelayanan, maka setiap aktivitas yang dilakukan oleh karyawan senantiasa dilakukan test dan ukur untuk mengetahui kinerja dan efektifitasnya.
• Excellent
Mencapai kinerja dan hasil yang sangat baik. • Communication
Kami percaya bahwa cara terbaik untuk mengatasi masalah adalah untuk terus berkomunikasi dengan karyawan kami untuk menunjukan integritas dalam semua aspek dalam menjalankan bisnis.
• Honesty
3.1.1. 4 Key Behavior
Berikut adalah 5 sikap utama yang dimiliki oleh PT. Anugrah Visi Inti Teknologi :
• Live The Company Value
Company value which is Visi Intech, tetapi dari semua value tersebut, integrity harus menjadi karakter atas semua hal yang dilakukan. Kami ingin semua orang yang berhubungan dengan perusahaan mengetahui bahwa kita melakukan
berbagai hal dengan cara yang benar di Visi-Intech, bukan mengambil jalan pintas.
• Focus on Operating Excellence
Kita harus fokus pada kualitas performance dari setiap sumber daya perusahaan dalam menjalankan operasional perusahaan sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.
• Act with Speed
Visi-Intech merupakan sebuah perusahaan yang sedang berkembang. Kedepannya semakin besar tantangan yang akan dihadapi. Untuk itu kita harus menghindari keterlambatan dalam pengambilan keputusan, harus senantiasa gesit untuk bertindak lebih cepat dari pesaing kita. Perilaku ‘Perusahaan Kecil’ ini menandai Visi-Intech sampai dengan saat ini dan merupakan salah satu yang harus dipertahankan.
• Communicate Openly
Kami ingin hal yang baik untuk membuat perkembangan perusahaan semakin cepat. Kita perlu berhati-hati tentang pentingnya masalah kejujuran berkomunikasi. Semakin cepat kita mengkomunikasikan masalah yang ada, semakin mudah kita untuk mengumpulkan sumber daya perusahaan untuk solve the problem.
• Collaborate accross the company
Kekuatan Visi-Intech berasal dari orang-orang berbakat. Dengan bekerja sama dan berbagi pengetahuan satu sama lain dengan lancar, kita dapat membuat perusahaan kami semakin kuat.
3.1.1. 5Struktur Organisasi
Gambar 3. 1 Struktur Organisasi PT. Anugrah Visi Inti Teknologi
4
Berikut adalah jobdesk dari masing-masing bagian : Komisaris
• Menetapkan kebijakan-kebijakan dan visi-misi dari perusahaan tersebut • Memilih, mengangkat, mendukung, dan menilai kinerja dari direksi • Memastikan keuangan perusahaan ada dalam kondisi yang aman BOD
• Ketika ada rapat BOD, di mana pesertanya adalah direktur operasional dan direktur finance & admin, BOD bertugas untuk membuat keputusan dari hasil rapat tersebut.
Direktur Operasional
• Melakukan kontrol terhadap kinerja penjualan perusahaan
• Melakukan kontrol terhadap semua proyek yang sedang dikerjakan perusahaan Direktur Finance dan Admin
• Melakukan kontrol dan perencanaan terhadap keuangan perusahaan • Merencanakan dan melakukan koordinasi terhadap segala pembayaran
kewajiban pajak serta beban perusahaan
• Melakukan evaluasi laporan terhadap asset-asset perusahan. • Melakukan evaluasi kinerja terhadap karyawan yang ada SAP B1 Manager
• Bertangung jawab terhadap keberhasilan proyek yang dipegang oleh konsultan • Melakukan pengawasan terhadap proyek yang sudah maupun belum selesai • Memberikan laporan terhadap direktur operasional terhadap perkembangan
proyek Consultant
• Melakukan pengembangan sistem sesuai dengan proyek yang dipegang. Support
• Memberikan dukungan teknis maupun non teknis terhadap proyek yang sudah selesai dikembangkan
Sales
• Melakukan perkenalan dengan calon customer • Melakukan negosiasi dengan pelanggan.
• Melakukan pembinaan hubungan terhadap pelanggan.
Marketing
• Memperkenalkan perusahaan terhadap calon pelanggan • Melakukan promosi perusahaan pada media-media. HRD & GA
• Melakukan perekrutan terhadap karyawan baru
• Melakukan pengembangan dan perencanaan pelatihan karyawan • Melakukan evaluasi kinerja terhadap karyawan.
Finnance & Admin
• Melakukan pembayaran gaji terhadap karyawan • Melakukan pembayaran beban serta pajak perusahaan
• Melakukan pencatatan secara akuntansi sebagai laporan pajak perusahaan kepada negara
3.1. 2 Client ( PT. XYZ )
PT XYZ merupakan perusahaan salah satu client yang sedang ditangani oleh PT Anugrah Visi Inti Teknologi, di mana perusahaan ini bergerak pada bidang perdagangan, produksi, dan distribusi untuk bahan farmasi dan kesehatan, khususnya untuk farmasi, kesehatan dan alat kecantikan, pengemasan (Packaging), perawatan pribadi dan kosmetik, makanan dan minuman, serta pewangi (fragrance). Sebagian besar barang yang dijual oleh PT. XYZ merupakan barang import.
PT. XYZ memiliki 4 departemen, yaitu: • IT
Bagian ini mengawasi teknologi informasi yang ada di perusahaan, serta memastikan sistem yang digunakan dapat mendukung proses bisnis yang efektif dan efisien.
• Sales Pharma
Bagian sales yang menangani penjualan barang pharma • Sales
Bagian sales yang menangani penjualan barang non-pharma, feed, dan cosmetic. • Purchasing
Bagian ini menangani proses penjualan barang import maupun lokal. • Finance / Accounting
Bagian ini mengurusi pencatatan atas seluruh transaksi yang ada serta mengontrol keluar masuk uang perusahaan.
Bagian marketing PT. XYZ melakukan pemasaran produk dengan cara datang langsung ke calon client untuk menawarkan produk, atau langsung menerima pesanan dari client.
PT XYZ sebenarnya sudah memiliki sistem untuk bagian purchasing, warehouse, finance accounting, dan sales. Tetapi sistem yang digunakan masih belum terintegrasi satu sama lain. Sehingga PT. XYZ ingin meningkatkan kinerjanya dengan cara mengganti sistem lama mereka dengan sistem yang terintegrasi yaitu SAP Business One Hana.
3.1.2. 1 Visi
Visi PT. XYZ adalah sebagai mitra untuk meningkatkan gizi dan kesehatan. 3.1.2. 2 Misi
Misi PT. XYZ adalah menyediakan sumber daya dan jasa dengan kualitas yang terbaik.
3.1.2. 3 Struktur Organisasi
Gambar 3. 2 merupakan gambaran struktur organisasi yang dimiliki oleh PT. XYZ. Setiap bagian yang ada dalam struktur organisasi di atas memiliki job desk masing-masing yang akan dijabarkan sebagai berikut :
• Direktur
Menentukan kebijakan tertinggi perusahaan.
Bertanggung jawab terhadap keuntungan dan kerugian perusahaan. Merekrut dan memberhentikan karyawan.
Bertanggung jawab atas jalannya perusahaan secara efektif dan efisien. Berhak mendapat laporan dari setiap divisi.
• IT
Menerapkan informasi teknologi yang mendefinisikan, dan memberikan rencana strategis yang dapat mendukung jalannya perusahaan yang efektif dan efisien.
Memverifikasi hasil penerapan sistem teknologi dengan melakukan audit terhadap teknologi yang diterapkan.
Melindungi aset dengan menerapkan prosedur disaster recovery dan back up terhadap keamanan sistem informasi.
• Sales Pharma
Bagian ini hanya bertanggung jawab terhadap proses penjualan barang-barang farmasi.
Memberikan laporan mengenai penjualan barang farmasi kepada direktur • Sales
Bertanggung jawab terhadap proses penjualan barang-barang selain barang farmasi, yaitu non-pharma, cosmetic, dan feed.
Memberikan laporan penjualan barang non-pharma, cosmetic, dan feed kepada direktur.
• Purchasing
Bagian ini bertanggung jawab untuk menangani proses pembelian barang baik pembelian barang lokal maupun barang import.
Bertanggung jawab memberikan laporan pembelian kepada direktur.
Bertanggung jawab untuk mengawasi dan mengontrol kinerja bagian warehouse.
• Finance / Accounting
Bertanggung jawab untuk mencatat semua transaksi yang ada di dalam perusahaan, baik transaksi keluar maupun transaksi masuk.
Bertanggung jawab memberikan laporan keuangan dan laporan atas semua transaksi yang ada di perusahaan kepada direktur.
Bertanggung jawab untuk mengontrol keluar masuk uang sesuai dengan transaksi yang ada.
• Warehouse
Bertanggung jawab atas keluar masuk barang yang ada di dalam gudang. Mengawasi dan memastikan jumlah barang yang masuk dan keluar dari
gudang.
Mengawasi penyimpanan dan kondisi barang yang ada di gudang. Memberikan batch kepada barang yang masuk.
Bertanggung jawab memberikan laporan jumlah barang baik yang masuk, keluar, maupun yang ada di dalam gudang kepada bagian purchasing.
3. 2 Project Preparation
3.2. 1 Introduction and Project Goal
Perusahaan client (PT. XYZ) sudah menggunakan sistem yang dibuat oleh bagian IT perusahaannya sendiri, tetapi sistem yang digunakan belum terintegrasi satu sama lain dengan setiap departemennya. Sehingga proses bisnisnya menjadi tidak efektif dan efisien dan juga sering terjadi human error. Oleh sebab itu, PT. XYZ memutuskan untuk meningkatkan performa dengan menggunakan sistem SAP Business One HANA dengan PT. Anugrah Visi Inti Teknologi sebagai partner dalam proses implementasi.
Proyek ini bertujuan untuk mengganti sistem yang lama dengan sistem SAP Business One HANA yang terintegrasi sehingga proses bisnis akan menjadi lebih efektif dan efisien. Selain itu dengan menggunakan SAP, client merasa yakin bahwa perusahaannya akan lebih berkembang.
3.2. 2 Project Plan
Proyek ini direncanakan akan dilakukan selama 152 hari. Untuk rincian dari perencanaan yang telah dibuat, akan lebih jelas apabila melihat tabel 3.1 berikut.
4
9
Tabel 3. 1 Project Timeline
NO. TASK NAME DURATION START END PREDECESSOR
0 SAP Business One HANA Implementation at PT
XYZ 132 hari Senin, 15 Juli 2013
Jumat, 28 Februari
2014
1 Project Preparation 6 hari Senin, 15 Juli 2013 Rabu, 24 Juli 2013 -
1.1 Project Plan Preparation 1 hari Senin, 15 Juli 2013 Senin,15 Juli 2013 -
1.2 Project Organization 1 hari Selasa, 16 Juli 2013 Selasa, 16 Juli 2013 1.1
1.3 Existing Process Discussion 2 hari Rabu, 17 Juli 2013 Kamis, 18 Juli 2013 1.2
1.4 General Setting – Company Details –
Basic Format 1 hari Jumat, 19 Juli 2013 Jumat, 19 Juli 2013 1.3
1.5 Project Kick Off 0,5 hari Senin, 22 Juli 2013 Senin, 22 Juli 2013 1.4
2 Business Blueprint 21 hari Kamis, 25 Juli 2013 Selasa, 3 September
NO. TASK NAME DURATION START END PREDECESSOR 2.1 Existing Process Documentation (Internal) 2 hari Kamis, 25 Juli 2013 Jumat, 26 Juli 2013 1.5
2.2 Get Detailed Customer’s Business Process and
Separate it into Subjects 12 hari Senin, 29 Juli 2013
Kamis, 22 Agustus
2013 2.1
2.2.1 Accounting 2 hari Senin, 29 Juli 2013 Selasa, 30 Juli 2013 -
2.2.2 Asset 1 hari Rabu, 31 Juli 2013 Rabu, 31 Juli 2013 2.2.1
2.2.3 Purchase Order Document 1 hari Kamis, 1 Agustus
2013
Kamis, 1 Agustus
2013 2.2.2
2.2.4 Master Data 1 hari Senin, 12 Agustus
2013
Senin, 12 Agustus
2013 2.2.3
2.2.5 Purchasing Import 2 hari Selasa, 13 Agustus
2013
Rabu, 14 Agustus
2013 2.2.4
2.2.6 Inventory Management 1,5 hari Kamis, 15 Agustus
2013
Senin, 19 Agustus
5
1
NO. TASK NAME DURATION START END PREDECESSOR
2.2.7 Production Mixing 0,5 hari Senin, 19 Agustus
2013
Senin, 19 Agustus
2013 2.2.6
2.2.8 Sales Process 2 hari Selasa, 20 Agustus
2013
Rabu, 21 Agustus
2013 2.2.7
2.2.9 Banking 1 hari Kamis, 22 Agustus
2013
Kamis, 22 Agustus
2013 2.2.8
2.3 Document 7 hari Senin, 26 Agustus
2013
Selasa, 3 September
2013 2.2
2.3.1 Business Process Document 5 hari Senin, 26 Agustus
2013
Jumat, 30 September
2013 -
2.3.2 Review and Sign Off Business Process
Document 2 hari Senin, 2 September 2013 Selasa, 3 September 2013 2.3.1
NO. TASK NAME DURATION START END PREDECESSOR 3 Project Realization 50 hari Rabu, 4 September 2013 Jumat, 8 November 2013 2
3.1 Technical Environment Setup 2 hari Rabu, 4 September 2013
Rabu, 4 September
2013 2.3
3.1.1 Database Installation 1 hari Kamis, 5 September
2013
Kamis, 5 September
2013 -
3.1.2 Database Service Pack 1 hari Jumat, 6 September
2013
Jumat, 6 September
2013 3.1.1
3.1.3 Install Server Tools 0 hari Jumat, 6 September
2013
Jumat, 6 September
2013 3.1.2
3.1.4 License Installation 0 hari Jumat, 6 September
2013
Jumat, 6 September
2013 3.1.3
3.2 System Initialization 7 hari Senin, 9 September 2013
Selasa, 17 September
5
3
NO. TASK NAME DURATION START END PREDECESSOR
3.2.1 Create Customer Databases 1 hari Senin, 9 September
2013
Senin, 9 September
2013 -
3.2.2 System Initialization & Definition in SAP
Business One 1 hari
Selasa, 10 September 2013
Selasa, 10 September
2013 3.2.1
3.2.3 Define GL Account Determination 1 hari Rabu, 11 September 2013
Rabu, 11 September
2013 3.2.2
3.2.4 System Initialization 1 hari Kamis, 12 September 2013 Kamis, 12 September 2013 3.2.3
3.2.5 Form Setting 3 hari Jumat, 13 September
2013
Selasa, 17 September
2013 -
3.3 Technical Development 26 hari Rabu, 18 September 2013
Jumat, 25 Oktober
2013 3.2
3.3.1 Customizing 7 hari Rabu, 18 September
2013
Kamis, 26 September
NO. TASK NAME DURATION START END PREDECESSOR
3.3.1.1 Listing User Defined Fields, User Defined
Tables, Query, Customization 2 hari
Rabu, 18 September 2013
Kamis, 19 September
2013 -
3.3.1.2 Create User Defined Fields and User
Defined Tables 1 hari
Jumat, 20 September 2013
Jumat, 20 September
2013 3.3.1.1
3.3.1.3 Create Queries as Defined (alert,
approval) 2 hari
Senin, 23 September 2013
Selasa, 24 September
2013 3.3.1.2
3.3.1.4 Create Formatted Searches as Defined
(FS) 2 hari
Rabu, 25 September 2013
Kamis, 26 September
2013 3.3.1.3
3.3.2 Master Data Migration 9 hari Jumat, 27 September 2013 Rabu, 9 Oktober 2013 3.3.1
3.3.2.1 Import Master Data Business Partner
Group 0.5 hari
Jumat, 27 September 2013
Jumat, 27 September
2013 -
3.3.2.2 Import Master Data Business Partner
(Vendor) 0.5 hari
Jumat, 27 September 2013
Jumat, 27 September
5
5
NO. TASK NAME DURATION START END PREDECESSOR
3.3.2.3 Import Master Data Bank 0.5 hari Jumat, 27 September 2013
Jumat, 27 September
2013 3.3.2.2
3.3.2.4 Import Master Data Warehouse 1 hari Senin, 30 September 2013
Selasa, 1 Oktober
2013 3.3.2.3
3.3.2.5 Import Master Data Item Group 1 hari Selasa, 1 Oktober
2013 Rabu, 2 Oktober 2013 3.3.2.4
3.3.2.6 Import Master Data Item 1 hari Rabu, 2 Oktober 2013 Kamis, 3 Oktober
2013 3.3.2.5
3.3.2.7 Import Master Data User 0.5 hari Kamis, 3 Oktober
2013
Kamis, 3 Oktober
2013 3.3.2.6
3.3.2.8 Import Master Data User Authorization 2 hari Jumat, 4 Oktober 2013 Senin, 7 Oktober 2013 3.3.2.7
3.3.2.9 Master Data Validation 2 hari Selasa, 8 Oktober
NO. TASK NAME DURATION START END PREDECESSOR 3.3.3 Form and Report Development 19 hari Jumat, 27 September 2013 Jumat, 25 Oktober 2013 3.3.1
3.3.3.1 Form Development 5 hari Jumat, 27 September
2013
Kamis, 3 Oktober
2013 -
3.3.3.2 Report Development 10 hari Jumat, 4 Oktober 2013 Senin, 21 Oktober
2013 3.3.3.1
3.3.3.3 Analytic Development 14 hari Jumat, 4 Oktober 2013 Jumat, 25 Oktober
2013 3.3.3.1
3.3.4 System Configuration 5 hari Kamis, 10 Oktober
2013
Jumat, 18 Oktober
2013 3.3.2
3.3.4.1 Create Users and Authorizations 2 hari Kamis, 10 Oktober 2013
Jumat, 11 Oktober
2013 -
3.3.4.2 Define Approval Procedures in
Administration Module 1 hari
Rabu, 16 Oktober 2013
Rabu, 16 Oktober
5
7
NO. TASK NAME DURATION START END PREDECESSOR
3.3.4.3 Create Screen Layouts via User Settings 2 hari Kamis, 17 Oktober 2013
Jumat, 18 Oktober
2013 3.3.4.2
3.4 Internal Testing and Bug Fixing 5 hari Senin, 21 Oktober 2013
Jumat, 25 Oktober
2013 3.3
3.5 Server Installation (Database & SAP) 3 hari Senin, 28 Oktober 2013
Rabu, 30 Oktober
2013 3.4
3.5.1 Install Operating System 0.5 hari Senin, 28 Oktober
2013
Senin, 28 Oktober
2013 -
3.5.2 Install SAP HANA & Crystal Report 1 hari Senin, 28 Oktober 2013
Selasa, 29 Oktober
2013 3.5.1
3.5.3 Install SAP Server & Client 1 hari Selasa, 29 Oktober 2013
Rabu, 30 Oktober
2013 3.5.2
3.5.4 Install SAP Business One Analytics 0.5 hari Rabu, 30 Oktober 2013
Rabu, 30 Oktober
NO. TASK NAME DURATION START END PREDECESSOR
3.6 Create Training Scenario 2 hari Kamis, 31 Oktober 2013
Jumat, 1 November
2013 3.5
3.7 Internal Testing Before Training 5 hari Senin, 5 November 2013
Jumat, 8 November
2013 3.6
4 Final Preparation 21 hari Senin, 11 November
2013
Senin, 9 Desember
2013 3
4.1 Training and User Testing 17 hari Senin, 11 November 2013
Selasa, 3 Desember
2013 3.8
4.1.1 Simulate All Major Business Processes
Define Above 9 hari
Senin, 11 November 2013
Kamis, 21 November
2013 -
4.1.1.1 Master Data 1 hari Senin, 11 November
2013
Senin, 11 November
5
9
NO. TASK NAME DURATION START END PREDECESSOR
4.1.1.2 Purchasing 1 hari Selasa, 12 November
2013
Selasa, 12 November
2013 4.1.1.1
4.1.1.3 Sales 1 hari Rabu, 13 November
2013
Rabu, 13 November
2013 4.1.1.2
4.1.1.4 Inventory Management 1 hari Kamis, 14 November 2013 Kamis, 14 November 2013 4.1.1.3
4.1.1.5 Financials and Chart of Accounts 1 hari Jumat, 15 November 2013
Jumat, 15 November
2013 4.1.1.4
4.1.1.6 Asset 1 hari Senin, 18 November 2013 Senin, 18 November 2013 4.1.1.5
4.1.1.7 Banking 1 hari Selasa, 19 November
2013
Selasa, 19 November
2013 4.1.1.6
4.1.1.8 Administration 2 hari Rabu, 20 November
2013
Kamis, 21 November
2013 4.1.1.7
4.1.2 Piloting 8 hari Jumat, 22 November
2013
Selasa, 3 Desember
NO. TASK NAME DURATION START END PREDECESSOR
4.1.3 User Manual Creation 8 hari Jumat, 22 November
2013
Selasa, 3 Desember
2013 4.1.1
4.2 Final Configuration and Bugs Fixing 8 hari Senin, 25 November 2013
Selasa, 3 Desember
2013 4.1.1.8
4.2.1 Accepted Latest Master Data 1 hari Senin, 25 November 2013 Senin, 25 November 2013 -
4.2.2 Import Latest Master Data 4 hari Selasa, 26 November 2013
Jumat, 29 November
2013 4.2.1
4.2.3 Finalize Configuration 5 hari Jumat, 22 November 2013 Kamis, 28 November 2013 4.2.2
4.2.4 Bugs Fixing 3 hari Jumat, 29 November
2013
Selasa, 3 Desember
2013 4.2.3
4.3 Create or Import Opening Balances 4 hari Rabu, 4 Desember 2013 Senin, 9 Desember 2013 4.2
4.3.1 Data Validation 1 hari Rabu, 4 Desember 2013 Rabu, 4 Desember 2013 -
4.3.2 Opening Balance 3 hari Kamis, 5 Desember
2013
Senin, 9 Desember
6
1
NO. TASK NAME DURATION START END PREDECESSOR
4.3.3 Customer Opening Balance 0.5 hari Kamis, 5 Desember
2013
Kamis, 5 Desember
2013 4.3.1
4.3.4 Vendor Opening Balance 0.5 hari Kamis, 5 Desember 2013 Kamis, 5 Desember 2013 4.3.1
4.3.5 Inventory Opening Balance 1 hari Jumat, 6 Desember
2013
Jumat, 6 Desember
2013 4.3.4
4.3.6 GL Account Opening Balance 0.5 hari Senin, 9 Desember 2013
Senin, 9 Desember
2013 4.3.5
4.3.7 Obtain Client Sign Off for Imported Data 0.5 hari Senin, 9 Desember 2013
Senin, 9 Desember
2013 4.3.5
5 Go Live and Support 34 hari Selasa, 10 Desember
2013
Jumat, 28 Februari
2014 4
5.1 System Review According to Post Go Live
Checklist 0.5 hari
Selasa, 10 Desember 2013
Selasa, 10 Desember
NO. TASK NAME DURATION START END PREDECESSOR
5.2 Go Live Meeting 0.5 hari Selasa, 10 Desember
2013
Selasa, 10 Desember
2013 -
5.3 Implementation Go Live 0 hari Selasa, 10 Desember
2013
Selasa, 10 Desember
2013 -
5.4 Project Sitting 11 hari Rabu, 11 Desember
2013
Jumat, 27 Desember
2013 -
5.5 Provide Support for Operational Activities
after Go Live Support 30 hari
Rabu, 11 Desember 2013
Kamis, 30 Januari
2014 5.1, 5.2, 5.3
5.6 Perform a Month Closing Together to
Review Reporting and System 20 Jan 2014 1 hari Senin, 20 Januari 2014
Senin, 20 Januari
2014 5.4
5.7 Perform a Month Closing Together to
Review Reporting and System 18 Feb 2014 1 hari
Selasa, 18 Februari 2014
Selasa, 18 Februari
2014 5.5
5.8 Project Closing 1 hari Jumat, 28 Februari
2014
Jumat, 28 Februari
Timeline untuk Project Preparation : Tabel 3. 2 Project Preparation Timeline
Nama Durasi
Project Plan Preparation 1 hari
Project Organization 1 hari
Existing Process Discussion 2 hari
General Setting – Company Details – Basic Format 1 hari
Project Kick Off 0,5 hari
Total 6 hari
Timeline untuk Business Blueprint : Tabel 3. 3 Business Blueprint Timeline
Nama Durasi
Existing Process Documentation (Internal) 2 hari Get Detailed Customer’s Business Process and
Separate it into Subjects 12 hari
Document 7 hari
Total 21 hari
Timeline untuk project realization : Tabel 3. 4 Timeline Project Realization
Nama Durasi
Technical Environment Setup 2 hari
System Initialization 7 hari
Technical Development 26 hari
Internal Testing and Bug Fixing 5 hari Server Installation (Database & SAP) 3 hari
Create Training Scenario 2 hari
Internal Testing Before Training 5 hari
Timeline untuk Final Preperation : Tabel 3. 5 Final Preparation Timeline
Nama Durasi
Training and User Testing 17 hari
Final Configuration and Bugs Fixing 8 hari Create or Import Opening Balances 4 hari
Total 21 hari
*Keterangan :
Pada project ini, aktifitas Training and User Testing dan Final Configuration and Bugs Fixing dilakukan pararel / bersamaan, sehingga waktu untuk Training and User Testing dan Final Configuration and Bugs Fixing pada project ini hanya membutuhkan waktu 17 hari.
Timeline untuk Go Live and Support : Tabel 3. 6 Go Live Timeline
Nama Durasi
System review according to post go-live checklist 0.5 hari
Go Live Meeting 0.5 hari
Implementation Go Live 0 hari
Total 1 hari
Tabel 3. 7 Support Timeline
Nama Durasi
Baby Sitting 11 hari
Provide Support for Operational Activities after Go
Live Support 30 hari
Perform a month closing together to review
Nama Durasi Perform a month closing together to review
reporting and system 18 Feb 2014 1 hari
Project Closing 1 hari
Total 33 hari
*Keterangan :
Pada project ini, aktifitas Baby Sitting dan Provide Support for Operational
Activities after Go Live Support dilakukan pararel dengan aktifitas lainnya, sehingga waktu untuk Support pada project ini hanya membutuhkan waktu 30 hari.
Grafik Persentase Timeline yang diperlukan :
Gambar 3. 3 Persentase Waktu Saat Implementasi
Gambar 3.3 menunjukan presentase waktu yang diperlukan masing masing tahapan dalam implementasi SAP Business One Hana. Presentase di atas didapat dari hasil perhitungan berikut :
Project preparation = (6:132) * 100% = 4,55% Business Blueprint = ( 21 : 132 ) * 100% = 16% Project Realization = (50 : 132) * 100% = 37,87% Final Preparation = (21:132) * 100% = 16% Go Live & Support = (34 : 132) * 100% = 25,76%
Timeline yang diperlukan untuk implementasi sistem SAP Business One PT. XYZ untuk proses penjualannya adalah sebagai berikut :
Tabel 3. 8 Waktu yang Diperlukan untuk Implementasi Sales
Nama Durasi
Project Preparation 6 hari
Business Blue Print 21 hari
Project Realization 50 hari
Final Preparation 21 hari
Go Live and Support 34 hari
Total 132 hari
3.2. 3 Project Scope
Ruang lingkup proyek ini sebatas modul finance accounting, sales, puchasing, dan inventory. Selain itu juga ada persiapan proyek, blueprint, konfigurasi SAP Business One HANA, testing, training, go-live, project sitting dan support.
Project sitting yang dimaksud adalah menemani client on-site dimana consultant dari PT. Anugrah Visi Inti Teknologi standby di perusahaan PT. XYZ sehingga apabila terjadi error atau bug dapat segera diselesaikan. Dalam proyek ini, dilakukan project sitting selama 2 minggu.
Support yang dimaksud adalah menemani client tetapi consultant dari PT. Anugrah Visi Inti Teknologi tidak berada langsung di tempat client, sehingga PT. Anugrah Visi Inti Teknologi hanya membantu via email maupun telepon. Dalam proyek ini, dilakukan support selama 2 bulan.
3.2. 4 Project Team Preparation
Berikut adalah gambar Project Team dari PT. Anugrah Visi Inti Teknologi :
Gambar 3. 4 Project Team PT. Anugrah Visi Inti Teknologi Berikut adalah gambar Project Team dari PT. XYZ :
3.2. 5 Project Team Roles
• Job desk dari Steering Committee :
- Bertanggung jawab dalam pengendalian proyek dan koordinasi proyek serta untuk mengefisiensikan teknikal dan untuk pengambilan keputusan dalam organisasi.
- Menjamin bahwa sumber daya yang dibutuhkan tersedia.
- Bertanggung jawab atas anggaran proyek, mengasumsikan biaya tertinggi dan mengontrol anggaran.
- Bertanggung jawab untuk pemeriksaan akhir dan persetujuan dari semua hasil proyek.
- Tingkat pengambilan keputusan terakhir apabila terjadi konflik. • Job desk dari Project Manager :
- Bertanggung jawab atas pelaksanaan keseluruhan dan keberhasilan proyek. - Bertanggung jawab dalam managemen resiko.
- Memantau atau memonitor kemajuan dan keseluruhan hasil proyek. - Mengatur jadwal Realization dan jadwal pertemuan proyek.
- Berkomunikasi dan berkoordinasi secara efisien dengan Steering Committee. - Bertanggung jawab dalam koordinasi teknis dan operasional.
• Job desk dari Consultant :
- Mendengarkan business requirement client dan memberikan solusi mengenai kebutuhan dan kekurangan untuk membuat blueprint.
- Melakukan kostumisasi SAP Business One HANA sesuai dengan blueprint yang telah dibuat.
- Melakukan testing mengenai sistem SAP Business One HANA yang telah dikostumisasi.
- Melakukan training kepada user di PT. XYZ untuk menggunakan sistem SAP Business One HANA yang telah dikostumisasi.
• Job desk dari member :
- Membantu consultant dalam membuat blueprint.
- Membantu consultant dalam mengkostumisasi SAP Business One HANA. - Membantu melakukan testing yang dilakukan consultant.
• Job desk dari Local Champion :
- Membantu Project Manager dalam berlangsungnya proyek.
- Mengumpulkan data dari kantor cabang seperti mengumpulkan data client dan sebagainya.
- Setelah go-live, Local Champion menangani masalah sistem yang timbul di kantor cabang. Jika Local Champion tidak dapat menangani masalah tersebut, maka Local Champion akan meminta bantuan kepada Project Manager. 3. 3 General Setting
3.3. 1 Struktur Organisasi
Gambar 3. 6 Struktur Organisasi PT. XYZ 3.3. 2 Data Perusahaan
Tabel 3. 9 Data Perusahaan
Nama Perusahaan PT XYZ
Alamat Perusahaan Jl. xyz No.xx Jakarta xx xxxxx Nomor NPWP xx. xyz. xyz.x. xyz. xyz
Telepon xyz -xxxxxxx
Fax xyz-xxxxxxx
Web-Site www.xyz.com
3.3. 3 Basic Initialization
1. Sistem Persediaan: Prepetual Inventory
Setiap transaksi persediaan dilakukan secara otomatis oleh SAP Business One. Jurnal otomatis ini ditentukan GL account-nya pada saat GL determination. 2. Stock Valuation: Moving Average Price
Item Cost atas barang dagang maupun non dagang akan dievaluasi dengan menggunakan metode Moving Average. Sistem mengkalkulasikan harga dengan membagi total nilai dari barang dengan jumlah yang ada di inventory.
3. Managed Item Cost : Warehouse Level
Item cost akan sama di setiap warehouse. Semua inventory masuk di satu warehouse akan mempengaruhi item cost warehouse tersebut yang akan dihitung dengan stock valuation yang digunakan.
4. Posting Period: Jan-Dec sub period: Per Month
Periode pencatatan akutansi akan digunakan per bulan yaitu januari sampai desember.
5. Period Indicator: Per Year
Penomoran dokumen akan di restart setiap tahun dengan tahun anggaran baru. Anda dapat menghubungkan seri dokumen untuk periode posting anda menggunakan indikator periode. Hal ini memungkinkanhanya seri dokumen yang Anda tentukan yang akan digunakan dalam jangka waktu tertentu.
6. Use Negative Amount in reverse Transaction: Menggunakan Jurnal Balik SAP Business One posting jurnal dari pembalikan dengan jumlah negatif. Hal ini berlaku untuk memo kredit, pembatalan pembayaran, dan pembatalan jurnal. Jika anda tidak memilih Jumlah Penggunaan Negatif kotak centang Transaksi Reverse, ayat jurnal pembalikan ini di-posting menggunakan debit / switch kredit.
7. Allow Negative Inventory: No
Aturan akuntansi tidak mengijinkan persediaan negatif. Pada saat tidak terdapat stock maka pengeluaran barang tidak dimungkinkan.
3.3. 4 Mata Uang (Currency)
Currency adalah mata uang yang digunakan oleh perusahaan sebagai nilai tukar untuk transaksi baik itu pembelian atau penjualan.
• Local Currency (Mata Uang Lokal):IDR
Mata uang yang umum atau yang paling sering digunakan oleh perusahaan untuk melakukan transaksi.
• System Currency : USD
Mata uang kedua yang sering digunakan oleh perusahaan untuk digunakan dalam pelaporan keuangan, biasanya untuk perusahan Multi Nasional, yang memiliki hubungan dengan pihak asing, akan menggunakan System Currency sesuai dengan mata uang yang berhubungan dengan pihak asing tersebut.
• Foreign Currency (Mata Uang Asing): USD, EUR,SGD, GBP, CNY, INR,KPW(WON Korea)
Mata uang yang digunakan oleh perusahaan untuk melakukan transaksi dengan mata uang asing baik pembelian dan penjualan.
• Rate Pembukuan : Rate Pajak 3.3. 5 Administration
Sebuah fungsi yang terdapat di SAP yang digunakan untuk mensetting system dan disesuaikan dengan policy perusahaan dengan tujuan memudahkan proses binis perusahaan, di dalam administration terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu:
1. General Administration
Setting umum yang terdapat di perusahaan : a. Date Format: dd-mm-yyyy
b. Format Time: 24 hour c.Unit Of Measure:
Tabel 3. 10 Tabel UoM
Beli Jual Inventory
1 Bou = 1.159 Kg 1 Bou = 1.159 Kg Kg Gram Kg Gram Kg Gram Liter Liter Liter Mg Mg Mg Box Ons Ons 1 Bou = 1.159 Kg
Unit Of Measure (UOM) : • 1 KG = 1000 Gram • 1 BOU = 1,159 Kg • 1 KG = 1.000.000 Miligram Packing Type : • 1 Sack = 25 Kg • 1 Sack = 20 Kg • 1 Drum = 25 Kg • 1 Drum = 20 Kg • 1 Pail = 25 Kg • 1 Pail = 20 Kg • 1 Bag = 25 Kg • 1 Bag = 20 Kg
Note : 1 item dapat memiliki lebih dari 1 jenis UoM d.Format Address:
Bentuk penulisan alamat perusahaan baik untuk perusahaan customer maupun vendor :
Street
City + ” ” + Zip Code State
Contoh:
Jl. Jend. Sudirman 287 Jakarta 51414
Jakarta
e.Decimal Places:
Jumlah dan letak desimal yang digunakan oleh perusahaan : i. Amount: 2 untuk line total dan doc total.
Jumlah desimal yang digunakan untuk format local currency . Contoh: Rp 125.500,78
ii. Quantity: 3
Jumlah desimal yang digunakan untuk format perhitungan jumlah barang.
Contoh: 20,000 kg iii. Exchange Rate: 2
Jumlah desimal yang digunakan untuk format Foreign Currency. Contoh: 1 USD = 9.025
iv. Price: 3 untuk unit price
Jumlah desimal yang terdapat pada pencatatan terhadap harga. Contoh : Rp 128.000,888
Beberapa Item menggunakan harganya 3 digit desimal. v. Percentage: 2
Jumlah desimal yang digunakan untuk nilai persen. Contoh: 25,88%
vi. Separator: ”,”
Pemisah yang digunakan untuk memisahkan nilai desimal menggunakan koma.
vii. Thousand sep: ”.”
Pemisah yang digunakan untuk memisahkan nilai ribuan menggunakan titik.
3.3. 6 General Setting 1.Terdapat Budget setup
Anggaran yang berhubungan dengan financial, anggaran PO dan juga anggaran GR akan di managed.
Akan terdapat kondisi untuk approval misalnya approval untuk PO, SO dengan kriteria tertentu.
3.Terdapat Credit Limit Setup
Terdapat penyimpangan batas kredit pelanggan untuk document penjualan. Sebuah pesan peringatan muncul jika customer balance + jumlah dari dokumen saat ini melebihi batas kredit pelanggan.
4.Default Payment Term (beli): Cash Basis
Digunakan untuk memberikan nilai awal (default) untuk payment setiap catatan master supplier yang baru, namun tidak mengganti metode pembayaran sudah ditandai sebagai default untuk pelanggan yang sudah ada.
5. Default Payment Term (Jual): Cash Basis
Digunakan untuk memberikan nilai awal (default) untuk payment setiap catatan master pelanggan yang baru, namun tidak mengganti metode pembayaran sudah ditandai sebagai default untuk pelanggan yang sudah ada.
6. Mandatory cost center
Setiap transaksi harus menggunakan cost center agar dapat dihitung profit and loss setiap profit center-nya.
7. Display recurring on excecution
Sistem akan menampilkan Open Recurring Transaction yang terjadi pada tanggal yang bersangkutan.
3.3. 7 Document Setting
Penentuan data dan fungsi yang akan ditampilkan atau dijalankan untuk dokumen yang telah ditentukan.
1. Base Price origin: Item Cost
Dasar nilai jual suatu barang ditentukan oleh nilai biaya yang dikeluarkan untuk suatu barang.
2. Calculation gross profit %: Profit/Sales Prices
Perhitungan persentase Gross Profit terhadap suatu unit dari barang. 3. Release inventory below minimum level: “Warning”
Penentuan jumlah minimal suatu stok barang apakah akan tetap dijual atau tidak .
4. Document Remarks: Number Base Document
Keterangan atau informasi yang terdapat di kolom Remarks suatu proses transaksi dengan tujuan untuk memberitahu data suatu transaksi didapat dari dokumen tertentu.
5. GL Account Determination: Warehouse Level
Jenis setting yang dipakai perusahaan untuk menentukan automatic journal yang akan dilakukan oleh sistem terhadap setiap item master data yang terdapat pada sistem. G/L account untuk transaksi persediaan ditentukan oleh warehouse.
3.3. 8 Tax Code
Jenis tax code yang akan digunakan pada saat sales dan purchasing. Keterangan :
S=Penjualan P=Pembelian 0=Exclude Tax 1=Include Tax Tabel 3. 11 Tax Code
Code Deskripsi Percentage Remarks
S0 No Output Tax 0 S1 10 % Output Tax 10% Masuk ke account VAT/PPN P0 No Input Tax 0
P1 10 % Input Tax 10% Masuk ke account TAX Payable - VAT
P2 10 % B4 10%
Untuk PPN yang tidak dapat dikreditkan, akan masuk ke account Construction In Progress
PPN Masukan:
Untuk semua transaksi pembelian khususnya pembelian domestik mengikuti regulasi perpajakan yang berlaku di Indonesia. Di SAP Business One PPN akan muncul pada transaksi A/P Invoice atau A/P Credit Memo, sehingga ketika document tersebut dibuat maka sistem akan membuat jurnal secara otomatis yang termasuk dengan akun PPN masukkan.
Contoh :
Good Receive Not Invoice Clearing Dr
Tax Payable VAT Dr
Trade Payable Cr
PPN Keluaran:
Untuk semua transaksi penjualan khususnya penjualan domestik mengikuti regulasi perpajakan yang berlaku di Indonesia. Di SAP Business One PPN akan muncul pada transaksi A/R Invoice atau A/R Credit Memo, sehingga ketika document tersebut dibuat maka sistem akan membuat jurnal secara otomatis yang termasuk dengan akun PPN Keluaran.
Contoh : Trade Receivable Dr. VAT/PPN Cr. Gross Sales Cr. 3.3. 9 Withholding Tax Pajak Penghasilan:
Untuk semua transaksi pembelian khusunya pembelian domestik mengikuti regulasi perpajakan yang berlaku di Indonesia. Pada SAP Business One jenis PPh dipilih saat menerima tagihan dari supplier. Yang mana jurnalnya akan otomatis muncul saat melakukan pembayaran ke supplier (jumlah yang dibayar akan otomatis dikurangi dengan jumlah yang dipotong dalam PPh).
Berikut tarif PPh yang berlaku menurut UU Pajak Penghasilan Nomor 36 tahun 2008 yang mulai berlaku sejak 1 Januari 2009:
Tabel 3. 12 Tarif PPh
Kode PPH GL Account Remarks
23 Tax Payable - PPH Ps.23 Untuk Jasa Rate : • 2% • 4% 21 Tax Payable - PPH Ps.21
Untuk professional fee Rate :
• 50% (dari dpp) *
5% = 2.5% • 50% * 6% = 3%
4 ayat 2 Tax Payable - PPH Ps.4(2)
Untuk sewa bangunan Rate :
• 10%
Pajak Penghasilan yang disebutkan di atas adalah Tarif PPh yang berhubungan dengan pihak supplier dari PT. XYZ. Sehingga atas setiap tagihan yang diterima berupa jasa yang meliputi jasa yang tersebut pada UU PPh Nomor 37 tahun 2008, maka PT. XYZ mengenakan PPh 23 sesuai dengan rate yang berlaku.
PPH akan di-posting pada saat Payment. 3.3. 10 Document Numbering
Struktur penomoran dokumen untuk masing-masing tipe dokumen: Struktur Series :
• 10 = Pharma • 20 = Non Pharma
• 22 = Cosmetic • 30=Feed Struktur Document Numbering : 1013000001 10 : Kode Department
13 : Tahun
Tabel 3. 13 Document Numbering
No Document SAP XYZ Notes
1.
AR Invoice Inventory
ARI10 Untuk penjualan inventory Pharma ARI20 Untuk penjualan inventory Non Pharma ARI22 Untuk penjualan inventory Cosmetic ARI30 Untuk penjualan inventory Feed
AR Invoice Non Inventory
ARN Untuk penjualan Non Inventory
2 AR Down Payment
RDP10 Untuk AR Down Payment Pharma
RDP20 Untuk AR Down Payemnt Non Pharma RDP22 Untuk AR Down Payment Cosmetic RDP30 Untuk AR Down Payment Feed 3
AR Credit Memo Inventory
CNI10 Untuk penjualan inventory Pharma
CNI20 Untuk penjualan inventory Non Pharma CNI22 Untuk penjualan inventory Cosmetic CNI30 Untuk penjualan inventory Feed AR Credit Memo
Non Inventory CNN Untuk penjualan Non Inventory 4 Delivery Order
No Document SAP XYZ Notes
DOI20 Untuk delivery inventory Non Pharma DOI22 Untuk delivery inventory Cosmetic DOI30 Untuk delivery inventory Feed 5 Return Inventory
DR10 Untuk return Pharma DR20 Untuk return Non Pharma DR22 Untuk return Cosmetic DR30 Untuk return Feed 6
Sales Order
Inventory SO10 Untuk sales order Pharma SO20 Untuk sales order Non Pharma
SO22 Untuk sales order Cosmetic SO30 Untuk sales order Feed Sales Order Non
Inventory SON Untuk sales order Non Inventory 7 Sales Quotation
SQ10 Untuk sales quotation Pharma
SQ20 Untuk sales quotation Non Pharma SQ22 Untuk sales quotation Cosmetic
No Document SAP XYZ Notes SQ30 Untuk sales quotation Feed 8
AP Invoice Import Inventory
API10 Untuk AP Invoice Import API20
API22 API30 AP Invoice Lokal
Inventory
APL10 Untuk AP Invoice Lokal APL20
APL22 APL30 AP Invoice Non
Inventory
APN10 Untuk AP Invoice Lokal Non Inventory
APN20 APN22 APN30 9 AP Down Payment Inventory Import PDI10 DP Import PDI20 PDI22 PDI30
No Document SAP XYZ Notes AP Down Payment Inventory Lokal PDL10 DP Lokal PDL20 PDL22 PDL30 10 AP Credit Memo Import Inventory
DNI10 Untuk Debit Note Import DNI20
DNI22
DNI30 AP Credit Memo
Lokal Inventory
DNL10 Untuk Debit Note Lokal DNL20
DNL22 DNL30 AP Credit Memo
Non Inventory
DNO10 Untuk Debit Note Non Inventory DNO20
DNO22
DNO30 11
No Document SAP XYZ Notes Import Inventory GRI20 GRI22 GRI30 Goods Receipt PO Lokal Inventory
GRL10 Untuk Good Receipt PO Lokal GRL20
GRL22 GRL30
12 Goods Return GRP Untuk Good Return 13 Purchase Order
Import Inventory
POI10 Untuk Purchase Order Import POI20
POI22 POI30 Purchase Order
Lokal Inventory
POL10 Untuk Purchase Order Lokal POL20
POL22
POL30
No Document SAP XYZ Notes Non Inventory PON20 PON22 PON30 14 Purchase Quotation Import Inventory PQI
Untuk Purchase Quotation import
Purchase Quotation Non Inventory
PQN
Untuk Purchase Quotation Non Inventory
15 Purchase Request Import Inventory
PRI
Untuk Purchase Request Import
Purchase Request Non Inventory
PRN
Untuk Purchase Request Non Inventory
16 Incoming Payment BCAI Cash In Bank - BCA TA I BCAO Cash In Bank - BCA TA O BNIU Cash In Bank - BNI U$ BCAU Cash In Bank - BCA U$
BCAE Cash In Bank - BCA EUR BNII Cash In Bank - BNI Rp.
No Document SAP XYZ Notes DNMI Bank DanamonRp. (Tabungan) DNMG Bank Danamon - GiroRp. DNMU Bank Danamon - U$ MNDI Bank Mandiri– Rupiah
MNDU Bank Mandiri - U$ COHU Cash On Hand – Dollar CITI Cash In Transit –Pusat
17 Deposit DEP
18 Journal Entry JU
19 Outgoing Payment BCAI Cash In Bank - BCA TA I BCAO Cash In Bank - BCA TA O
BNIU Cash In Bank - BNI U$ BCAU Cash In Bank - BCA U$ BCAE Cash In Bank - BCA EUR BNII Cash In Bank - BNI Rp.
DNMI Bank DanamonRp. (Tabungan) DNMG Bank Danamon - GiroRp.
No Document SAP XYZ Notes DNMU Bank Danamon - U$ MNDI Bank Mandiri– Rupiah MNDU Bank Mandiri - U$ COHU Cash On Hand – Dollar
CITI Cash In Transit –Pusat
20 Goods Receipt BPB Bukti Penerimaan Barang 21 Goods Issue BKB Bukti Keluar Barang
22 Inventory Transfer IT Transfer antar bin
23 Inventory Transfer
Request RT Request Transfer antar bin
24 Landed Cost LC 25 Inventory Revaluation IR 26 Fixed Asset Capitalization Credit Memo FAC 27 Fixed Asset Retirement FAR
3.3. 11 Department
Pada PT. XYZ terdapat 4 Department : • Non Pharma
• Pharma • Cosmetic • Feed 3.3. 12 Accounting
SAP Business One dapat menangani pencatatan akuntansi dengan 2 jenis mata uang yang berbeda yaitu local currency (mata uang lokal) dan system currency (mata uang yang digunakan di system).
Local currency adalah mata uang yang digunakan oleh perusahaan untuk setiap transaksi dan tertera dengan jelas di dokumen transaksi.
System currency biasanya berbeda dengan mata uang yang digunakan untuk
local currency dan untuk perusahaan tertentu misalnya perusahaan internasional akan sangat berguna. System currency digunakan untuk menyajikan pelaporan keuangan dalam mata uang asing misalnya USD.
Jika terjadi kasus tersebut maka system akan secara automatis mengkalkulasi semua transaksi yang menggunakan local currency dan mengaturnya ke dalam pencatatan jurnal dalam bentuk system currency. Cara ini akan memudahkan pelaporan dari suatu perusahaan yang membutuhkan pelaporan keuangan dalam 2 jenis mata uang.
Beberapa informasi yang berhubungan dengan pengaturan modul finansial untuk PT. XYZ, meliputi:
1. Periode Pembukuan setiap bulan (Januari - Desember) 2. Local currency (LC) = IDR
System currency (SC) = USD
3. Metode perhitungan nilai Inventory: Moving Average Price
4. Periode tutup buku dilakukan dalam setahun sekali (pada akhir tahun). Pada saat tutup buku, SAP Business One akan memindahkan semua transaksi akun Laba Rugi ke dalam Pendapatan Tahun Berjalan, kemudian pada awal bulan tahun berikutnya akan dipindahkan ke akun Laba Ditahan.
3.3. 13 Struktur Chart of Account (COA)
Gambar 3. 7 Form Chart of Accounts
Berikut adalah struktur COA yang terdapat di PT. XYZ : 1. Struktur COA yang akan digunakan hingga 5 Level. 2. Format penomoran account yang terdapat di PT. XYZ :
• Level 1: X 1 untuk penomoran Level 1 seperti: Asset, Liabilities, Capital, Turnover, etc.
• Level 2: XY 11 untuk Current Asset, Other Asset, Fixed Asset.
• Level 3:XYZZ 1101 untuk Cash & Cash Equivalent. • Level 4:XYZZAA 110101 untuk Cash on hand.
• Level 5: XYZZAA – BBB 110101-001 untuk Cash on Hand-Dollar.
• Untuk level 1, kode digitnya dan namanya tidak dapat dirubah karena sudah merupakan suatu pengaturan yang baku dari SAP. Akan tetapi pada level yang berikutnya dapat ditentukan sendiri.
• Active account adalah akun aktif yang digunakan dalam transaksi.
• Control account adalah akun yang digunakan untuk menampung hutang / piutang dari business partner (vendor / customer). Akun ini tidak dapat diposting secara langsung melalui journal entry.
3. Semua nama account pada PT. XYZ menggunakan Bahasa Inggris.
4. Expenditure Account adalah semua account yang berhubungan dengan expenses pada perusahaan. Sebagai contoh (laci ke-6 pada CoA) seperti Salary,Overtime, Transport Allowance dll.
Sales Account adalah semua account yang berhubungan dengan penjualan serta menghasilkan turnover pada perusahaan. Sebagai contoh (laci ke-4 pada CoA) seperti Gross Sales, Sales Return dll. Other Account adalah semua account yang termasuk bagian dari Neraca harus di set sebagai Other, kecuali akun yang berhubungan dengan penjualan Aktiva Tetap seperti CIP (Construction in Progress).
5. Tidak ada segmentasi.
6. Apabila setelah sistem sudah berjalan dan akan ada penambahan akun baru, maka bisa langsung ditambahkan. Namun, jangan lupa penambahan yang dilakukan mengikuti aturan struktur COA yang sudah disepakati di atas.
3. 4 Analisa Proses Bisnis Berjalan 3.4. 1 Proses Bisnis Berjalan PT. XYZ 3.4.1. 1 Proses Penjualan PT. XYZ
Gambar 3. 8 Proses Penjualan PT.XYZ
Gambar 3.8 merupakan gambaran proses penjualan yang ada di PT XYZ secara keseluruhan. PT.XYZ memiliki 6 proses utama dalam proses bisnis penjualannya. Ke-enam proses tersebut terdiri dari proses sales atau proses penjualan, proses perpindahan barang, proses delivery, proses penagihan, proses retur, dan proses pembayaran. Proses ini dimulai ketika adanya transaksi penjualan dengan customer. Kemudian akan dilanjutkan ke proses pengiriman barang, tetapi apabila barang yang akan dijual tidak tersedia, maka akan masuk ke proses perpindahan barang. Proses perpindahan barang merupakan proses di mana stok barang di satu departemen dipindahkan ke departemen lain yang membutuhkan.
Keterangan Gambar : Proses Normal : 1a-2a-3a Alternatif 1 : 1a-2a-3b-4a Alternatif 2 : 1a-2a-3a-4b Alternatif 3 : 1b-2b-2a-3a Alternatif 4 : 1a-2a-3a-4c Alternatif 5 : 1c-2c-2a-3a
Setelah proses delivery ke customer dilakukan, maka selanjutnya akan masuk ke proses penagihan. Setelah proses penagihan maka akan dilanjutkan ke proses pembayaran. Namun apabila ada barang yang ingin di-retur, maka proses akan masuk ke proses retur. Jika customer melakukan penjualan dengan down payment, maka setelah proses sales proses selanjutnya akan langsung masuk ke proses pembayaran. K u ri r B a g ia n W a re h o u s e B a g ia n F in a n c e B a g ia n S a le s
Gambar 3. 9 Proses Penjualan PT.XYZ Secara Keseluruhan
Proses penjualan PT. XYZ secara keseluruhan dapat dilihat pada gambar 3.9. Proses penjualan dimulai dengan adanya Purchase Order dari pelanggan atau adanya kontrak dengan pelanggan. Kemudian dari Purchase Order atau kontrak, akan dibuatkan Sales Order, modem, dan invoice. Modem akan diberikan ke bagian gudang sebagai perintah keluar barang. Setelah barang selesai dipacking, maka barang akan dikirimkan bersamaan dengan modem yang berfungsi sebagai surat jalan. Sedangkan invoice dan faktur pajak akan diberikan ke pelanggan. Jika ada barang yang tidak sesuai maka pelanggan dapat melakukan retur. Jika barang sudah sesuai maka pelanggan akan melakukan pembayaran sesuai dengan invoice.
Pada PT. XYZ, bagian yang bertanggung jawab terhadap penjualan adalah bagian marketing dan sales. Proses penjualan dapat dipicu oleh berbagai kondisi, yaitu:
• Adanya pesanan langsung dari pelanggan.
• Sales memberikan penawaran langsung ke pelanggan. • Adanya permintaan penawaran dari pelanggan. • Kontrak yang telah disepakati.
Produk yang dijual pada PT. XYZ tidak memiliki price list, hal ini dikarenakan harga yang diberikan kepada pelanggan berbeda-beda, sesuai dengan strategi dagang.
Sebelum menggunakan SAP Business One Hana, terdapat 4 jenis proses penjualan pada PT. XYZ, yaitu :
• Proses Penjualan
Proses ini adalah proses penjualan sehari hari atau biasa yang dilakukan oleh PT. XYZ.
• Proses AR Down Payment
Penjualan ini adalah penjualan yang dilakukan dengan uang terlebih dahulu.
• Proses Penjualan Barang Langsung Dikirim dari Pelabuhan
Penjualan ini adalah penjualan dimana barang yang dipesan oleh customer tidak masuk ke gudang PT. XYZ, melainkan ketika barang sampai di pelabuhan, barang langsung dikirim ke gudang customer. • Proses Penjualan Kontrak
Penjualan ini adalah penjualan yang dilakukan setelah adanya ikatan perjanjian atau kontrak
3.4.1.1. 1Proses Penjualan
Proses penjualan yang berjalan pada PT.XYZ secara lebih rinci dapat dilihat pada gambar berikut.
Gambar 3. 10 Proses Penjualan PT. XYZ
9
Proses bisnis sales yang ditunjukan gambar 3.10 adalah sebagai berikut: 1. Proses ini dimulai ketika ada PO ataupun kontrak dari customer.
2. Sales akan membuat SO (sales order) jika barang tersedia.
Apabila barang tidak tersedia tetapi barang tersebut dapat langsung di-order dan customer mau menunggu, maka sales akan membuat SO dan akan segera melakukan pemesanan atas SO tersebut. Di dalam SO terdapat data-data seperti customer, detail item, harga item (didapat dari kesepakatan), delivery item, estimated delivery (estimasi pengiriman langsung atau partial). Kemudian sales akan membuat modem dan memberikannya kepada bagian accounting. Modem yang dimaksud adalah surat perintah keluar barang (Dalam bahasa SAP, disebut dengan picking list).
3. Bagian Accounting akan mengecek piutang dari pelanggan. Jika ternyata kredit pelanggan sudah mencapai limit maka sales tidak bisa membuat invoice dan menolak modem.
4. Jika modem disetujui oleh bagian accounting, maka sales akan mencetak Modem bersamaan dengan membuat invoice.
Tanggal di dalam modem dengan invoice selalu sama. Satu SO bisa memiliki banyak invoice. Term of Payment (ToP) yang tertera pada invoice diisi secara manual tergantung kesepakatan sebelumnya.
5. Jika ada yang perlu direvisi maka bagian finance akan merevisi modem, setelah itu bagian finance akan mencetak invoice dan faktur pajak.
6. Setelah itu, bagian warehouse akan menerima modem dan akan mengeluarkan barang dari warehouse sesuai dengan metode FEFO (First Expired First Out) kecuali ada kasus khusus dari customer besar.
7. Bagian gudang melakukan pengiriman barang ke pelanggan dengan modem sebagai surat jalan.
8. Apabila pengiriman tidak berhasil dan barang kembali ke gudang, maka pengiriman akan dilakukan esok hari dengan melakukan revisi tanggal invoice dan modem(yang berfungsi sebagai surat jalan) oleh bagian finance.
9. Setelah mengirim barang, bagian finance akan mengirim invoice dan faktur pajak kepada customer via kurir.
10.Pelanggan membayar barang pada waktu yang telah ditentukan. Pembayaran biasanya melalui transfer bank, giro, dan cash.
3.4.1.1. 2 Proses Uang Muka Penjualan ( AR Down Payment )
Gambar 3. 11 Proses Uang Muka Penjualan
Gambar 3.11 menunjukan proses penjualan dengan uang muka. Proses ini terjadi ketika adanya pelanggan yang melakukan pembayaran di muka baik sebesar 100% dari tagihan atau hanya sebagian tagihan saja. Proses yang berlangsung adalah sebagai berikut :
1. Proses ini dimulai ketika ada permintaan dari customer. 2. Sales akan membuat SO (sales order).
3. Customer melakukan pembayaran DownPayment baik secara transfer ataupun tunai dan finance menerbitkan faktur pajak untuk DP. Faktur pajak yang diterbitkan sebesar presentase yang dipilih dikalikan dengan total DP.
4. Bagian finance mengecek uang yang masuk bila pembayaran DownPayment dilakukan lewat transfer bank.
3.4.1.1. 3 Proses Penjualan Langsung
Gambar 3. 12 Proses Drop ship
Gambar 3.12 menunjukan proses penjualan langsung yang ada di PT. XYZ. Proses bisnis dari drop ship adalah sebagai berikut :
1. Proses ini dimulai ketika adanya PO dari customer.
2. Barang yang dipesan oleh customer tidak tersedia, sehingga barang tersebut harus dipesan terlebih dahulu. Dan customer mau menunggu hingga barang tersedia.
3. Apabila customer memesan barang lokal, maka bagian penjualan akan membuat Purchase Order kepada Supplier. Jika customer memesan barang import maka bagian pembelian akan membuat purchase order kepada supplier. Dan ketika barang sampai dipelabuhan, barang akan langsung dikirim ke customer.
3.4.1.1. 4 Proses Penjualan Kontrak
Gambar 3. 13 Proses Penjualan Kontrak
Proses penjualan kontrak merupakan sebuah proses penjualan yang di dalamnya terdapat kesepakatan antara PT. XYZ dengan pelanggan. Kesepakatan yang ada di dalamnya meliputi kesepakatan akan barang, jumlah, harga, dan jangka waktu yang akan digunakan dalam transaksi penjualan yang akan berlangsung. Proses-proses yang ada di dalamnya adalah sebagai berikut :
1. Bagian marketing akan melakukan tawar menawar dengan pelanggan. Pada saat ini, antara bagian marketing dengan pelanggan akan mencari kesepakatan mengenai barang apa yang akan dibeli pelanggan, dalam jumlah tertentu, harga tertentu, dan dalam jangka waktu tertentu.
2. Setelah mendapat kesepakatan, bagian sales akan membuat sales order.
3. Apabila waktu pengiriman telah tiba, maka bagian sales akan membuat modem dan invoice seperti biasa.
4. Kemudian bagian gudang akan melakukan proses pengiriman.
5. Proses 3 dan 4 akan terus dilakukan sampai dengan jangka waktu yang telah ditentukan.
3.4.1. 2 Proses Order
Proses Order dilakukan oleh admin sales untuk menerima pemesanan dari customer.
S
a
le
s
Gambar 3. 14 Proses Order
Proses pembuatan sales order yang ditunjukan oleh gambar 3.14 dapat dibuat dengan 2 cara yaitu ketika ada PO dari customer atau adanya deal dengan customer. Jika bagian sales menerima PO dari customer, maka sales akan langsung membuat sales order. Jika ada deal dengan customer maka bagian sales akan mencatatnya ke dalam sales order. Sales order ini akan terus digunakan sampai semua deal terpenuhi.
