LAPORAN TUGAS AKHIR
PROSEDUR IMPOR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN DI PT. KUSUMAHADI SANTOSO KARANGANYAR
Disusun Oleh: Nuraini Dwi Astuti
D1514079
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya (A.Md) dalam Bidang Manajemen Administrasi
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
PERSETUJUAN
PROSEDUR IMPOR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN DI PT. KUSUMAHADI SANTOSO KARANGANYAR
Disusun Oleh NURAINI DWI ASTUTI
D1514079
Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Panitia Ujian Tugas Akhir Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
Surakarta, 12 Mei 2017 Pembimbing
Drs. Ali, M.Si
PENGESAHAN
Tugas Akhir ini diuji dan disahkan oleh Panitia Ujian Tugas Akhir Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari : Tanggal :
Disusun Oleh NURAINI DWI ASTUTI
D1514079
Panitia Ujian Tugas Akhir Nama Tanda Tangan
1. Penguji 1 Drs. Mochtar Hadi, M.Si ...
2. Penguji 2 Drs. Ali, M.Si ...
Mengetahui, Dekan,
PERNYATAAN
Nama : Nuraini Dwi Astuti NIM : D1514079
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul Prosedur Impor Pengadaan Suku Cadang Mesin di PT. Kusumahadi Santoso Karanganyaradalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, 12 Mei 2017 Yang membuat pernyataan
MOTTO
Dan Kami pasti akan menguji kamu dengan sedikit ketakutan, kelaparan, kekurangan harta, jiwa dan buah-buahan. Dan sampaikanlah kabar gembira
kepada orang-orang yang sabar. ( QS. Al – Baqarah : 155)
Tuhan menempatkanmu di posisi yang sekarang, bukan karena kebetulan, tetapi karena rencanaNya. Orang yang hebat tidak dihasilkan melalui kemudahan, kesenangan dan kenyamanan. Mereka dibentuk melalui kesukaran, tantangan dan
PERSEMBAHAN
Alhamdulillah, dengan semangat, doa dan kerja keras, laporan tugas akhir ini dapat terselesaikan. Dengan segala kerendahan hati, tugas akhir ini penulis persembahkan untuk :
Ibu dan Bapak (alm. ), terima kasih untuk doa dan cinta kasih yang luar biasa
Mbak Ani, kakak terhebatku
Seluruh keluarga yang selalu mendoakan dan mendukungku.
Sahabat-sahabatku (Caubela gengs), semua teman DIII Manajemen Administrasi kelas A angkatan 2014.
KATA PENGANTAR
Puji syukur senantiasa penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah senantiasa melimpahkan rahmat, hidayah, kesempatan dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Tugas Akhir yang berjudul “Prosedur Impor Pengadaan Suku Cadang Mesin di PT. Kusumahadi Santoso Karanganyar” sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan gelar Ahli Madya Jurusan Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Laporan tugas akhir ini dapat terlaksana berkat dukungan dan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis tidak lupa mengucapkan terima kasih kepada :
1. Drs. Ali, M.Si selaku ketua Program Diploma Manajemen Administrasi Universitas Sebelas Maret Surakarta dan juga pembimbing yang berkenan memberikan ilmu, waktu, bimbingan dan pengarahan sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.
2. Drs. Muchtar Hadi, M.Si selaku penguji I tugas akhir.
3. Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Seluruh dosen serta segenap karyawan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik yang telah memberikan bimbingan dan pelajaran kepada penulis.
5. Bapak Widyo Mugiyanto, S.E, selaku Manajer Logistik dan Bapak Edi Siswanto, selaku Kasie personalia yang telah memberi kesempatan untuk melaksanakan Kuliah Kerja Magang di PT. Kusumahadi Santoso. 6. Ibu Yanti selaku Kasie Logistik yang telah memberikan ijin, fasilitas dan
bimbingan kepada penulis.
8. Semua pihak yang telah memberikan sumbangsihnya dalam bentuk apapun untuk tugas akhir ini, yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
Semoga Allah SWT membalas kebaikan Bapak, Ibu dan pihak-pihak terkait yang telah membantu penulis.
Penulis menyadari bahwa penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari lengkap dan sempurna, oleh karena itu kritik dan saran yang bersifat membangun senantiasa penulis terima dengan senang hati. Penulis berharap, dengan adanya karya sederhana ini dapat bermanfaat bagi akademi, perusahaan dan pihak lainnya yang sekiranya membutuhkan.
Surakarta, Mei 2017
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
PERSETUJUAN ... ii
PENGESAHAN ... iii
PERNYATAAN ... iv
MOTTO ... v
PERSEMBAHAN ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR BAGAN ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xv
ABSTRAK ... xvi
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ……… ... 4
C. Tujuan Pengamatan ... 5
D. Manfaat Pengamatan ... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN A. Tinjauan Pustaka 1. Prosedur... 6
2. Impor... 21
3. Pengadaan ... 34
4. Suku Cadang ... 41
B. Metode Pengamatan
1. Lokasi Pengamatan………....….... 45
2. Jenis Pengamatan………. ... .. 45
3. Teknik Pengumpulan Data a. Wawancara……….…... 46
b. Observasi……….. 46
c. Mengkaji Dokumen dan Arsip……….. 46
BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN A. Gambaran Umum 1. Sejarah Perusahaan……….…….. 47
2. Visi dan Misi……...………. 48
3. Lokasi Pengamatan………...………... 50
4. Aspek Strategi Perusahaan...………...……….... 53
B. Struktur Organisasi………...………... 54
C. Ketenagakerjaan………... 61
D. Produksi...………...………... 64
E. Pemasaran ... 65
BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN A. Prosedur Impor Pengadaan Suku Cadang Mesin... 66
1. Prosedur Permintaan Pembelian Impor Suku Cadang Mesin 66 2. Prosedur Pencarian Informasi Agen impor dan Harga Suku Cadang Mesin ... 67
3. Prosedur Pembuatan Purchase Order dan Pengajuan Dana.. 68
4. Pembuatan Sales Contract (Kontrak Penjualan) ... 69
5. Prosedur Impor Pembelian Suku Cadang Mesin ... 70
6. Prosedur Penerimaan Barang ... 73
B. Fungsi dari Bagian-Bagian yang Terlibat ... 75
C. Dokumen yang digunakan ... 76
BAB V PENUTUP
A. KESIMPULAN……….………… 79 B. SARAN………...………. 80
DAFTAR TABEL
Halaman 1. Tabel 1.1 Tabel Pengadaan Suku Cadang Mesin (Spare Part)
Tahun 2016 ... 4
2. Tabel 2.1 Barang yang Dilarang Impornya ... 32
3. Tabel 3.1 Daftar Karyawan per Januari 2017 PT. Kusumahadi Santoso ... 62
4. Tabel 3.2 Tabel Jam Kerja Tenaga Kerja Administratif ... 65
5. Tabel 3.3 Jam Kerja Normal ... 65
6. Tabel 3.4 Pembagian Waktu Kerja Shift ... 65
DAFTAR BAGAN
Halaman 1. Bagan 2.1 Contoh Bagan Aliran Pekerjaan ... 10 2. Bagan 2.2 Bagan Evaluasi Prosedur ... 11 3. Bagan 2.3 Pedoman Prosedur Pengadaan
PT. Kusumahadi Santoso ... 18 4. Bagan 2.4 Prosedur Penerimaan Barang
DAFTAR GAMBAR
Halaman
1. Gambar 2.1 Transaksi Impor... 23
2. Gambar 2.3 Prosedur Perolehan Bahan ... 40
3. Gambar 3.1 Denah Lokasi PT. Kusumahadi Santoso ... 53
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Pedoman Wawancara Lampiran 2 Surat Tugas Magang
Lampiran 3 Surat Keterangan Selesai Magang Lampiran 4 Form Presensi Magang
Lampiran 5 Form Monitoring Magang Lampiran 6 Form Penilaian Magang Lampiran 7 Surat Kebutuhan Bulanan Lampiran 8 Permintaan Pembelian Barang Lampiran 9 Surat Penawaran Harga (Quotation) Lampiran 10 Tanggapan Surat Penawaran Harga Lampiran 11 Pesanan Pembelian (PP)
Lampiran 12 Sales Contract
Lampiran 13 Surat Pengajuan Dana Lampiran 14 Packing List
Lampiran 15 Invoice Lampiran 16 Form E
ABSTRAK
NURAINI DWI ASTUTI. PROSEDUR IMPOR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN DI PT. KUSUMAHADI SANTOSO KARANGANYAR. Laporan Tugas Akhir. Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III. Fakultas Ilmu Sosial dan Politik. Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2017. 80 Halaman.
Impor Pengadaan suku cadang mesin berperan penting dalam membantu memenuhi kebutuhan suku cadang mesin yang tidak didapatkan di dalam negeri. PT. Kusumahadi Santoso sebagai perusahaan tekstil tentu perlu menjamin ketersediaan tidak hanya bahan baku tetapi juga suku cadang mesin guna kegiatan produksi tetap lancar. Agar pengadaan suku cadang mesin dapat berjalan dengan efektif dan efisien, maka dibutuhkan suatu prosedur sebagai pedoman dalam pelaksanaanya agar baik dan benar. Pengamatan ini bertujuan untuk menambah ilmu bagi penulis dan sebagai bahan pertimbangan bagi perusahaan.
Jenis pengamatan yang digunakan dalam pengamatan ini adalah pengamatan deskriptif kualitatif yaitu dengan menggambarkan secara rinci pelaksanaan impor pengadaan suku cadang mesin. Teknik pengumpulan data ini dilakukan dengan cara wawanca,observasi dan mengkaji dokumen dan arsip dengan informan di bagian logistik PT. Kusumahadi Santoso.
Hasil yang diperoleh dari pengamatan yang penulis lakukan adalah prosedur impor pengadaan suku cadang mesin dimulai dari permintaan yang dilakukan oleh user. Kemudian Manager Logistik menerima permintaan harga dan kuantitas suku cadang mesin, kemudian diteruskan kebagian pengadaan 1 untuk melakukan pembelian sampai dengan pembuatan pesanan pembelian yang kemudian untuk prosedur impor yang dilakukan berdasarkan prosedur yang telah diatur dalam INSW. Penyimpanan dan pendistribusian barang (suku cadang) dilakukan oleh PT. Kusumahadi Santoso di Gudang Logistik. Pelaksanaan prosedur impor suku cadang mesin di PT. Kusumahadi Santoso sudah cukup baik. Hal tersebut dapat dilihat dengan adanya pembagian tugas dan tanggung jawab masing-masing fungsi serta telah dilengkapi dengan dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan.
