523
Rancang Bangun Aplikasi Pemantauan
Produktifitas Karyawan dengan Komponen
Keylogger
Rachmawati1, Anis Cherid2, Anita Ratnasari3
Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Mercu Buana Jl. Raya Meruya Selatan, Kembangan, Jakarta, 11650
E-mail : rachma_hi@yahoo.co.id1 , anis.cherid@mercubuana.ac.id2
Abstrak -- Berbagai kegiatan yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan, tentu dapat menurunkan produktifitas kerja dan merugikan perusahaan tempat seorang karyawan bekerja. Penelitian ini berusaha membuat aplikasi yang dapat memantau produktifitas karyawan melalui pemantauan terhadap penggunaan komputer oleh karyawan. Metode yang dipergunakan terutama adalah mencatat ketukan yang dilakukan karyawan pada papan ketik dengan menggunakan komponen keylogger. Selain itu, produktifitas juga diukur secara tidak langsung melalui situs web yang dikunjungi oleh karyawan serta melalui keterangan yang diberikan oleh karyawan jika kegiatan yang dilakukannya tidak menggunakan komputer. Seluruh hasil catatan akan ditampilkan kepada karyawan di akhir hari kerja agar dapat menjadi bahan evaluasi pribadi bagi karyawan tersebut. Selain itu, setiap 5 menit sekali, hasil pencatatan akan dikirimkan ke sebuah tempat penyimpanan terpusat, dengan menggunakan protokol FTP. Hasil pengujian menunjukkan
bahwa aplikasi pemantauan produktifitas
karyawan ini telah berfungsi dengan baik dalam menghasilkan laporan yang berisi ketukan pada papan ketik, situs web yang dikunjungi dan alasan karyawan tidak menggunakan komputer selama lebih dari 30 menit.
Kata Kunci : Rancang bangun perangkat lunak,
pemantauan penggunaan komputer, keylogger,
produktifitas karyawan
I. PENDAHULUAN
Berbagai kegiatan yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan, tentu dapat menurunkan produktifitas kerja dan merugikan perusahaan tempat seorang karyawan bekerja. Langkah pertama untuk mengatasi turunnya produktifitas kerja akibat tidak fokusnya karyawan pada pekerjaanya adalah mencatat penggunaan waktu oleh karyawan tersebut.
Bagian waktu yang banyak dihabiskan oleh seorang karyawan adalah melakukan pekerjaan yang harus diselesaikan dengan bantuan komputer. Dengan
demikian, jika penggunaan waktu komputer dapat dicatat dan dianalisis lebih lanjut, tentu akan sangat membantu untuk dilakukannya upaya peningkatan produktifitas.
Terdapat beberapa bentuk penggunaan komputer yang tidak ada kaitannya dengan pekerjaan. Di antaranya adalah melakukan chatting tentang hal-hal yang bersifat pribadi dan melakukan browsing
terhadap situs-situs web yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan. Semakin banyak waktu yang dihabiskan oleh seorang karyawan untuk melakukan kedua hal ini, semakin rendah produktifitas karyawan tersebut.
Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membangun sebuah perangkat lunak yang dapat merekam berbagai aktifitas karyawan yang dilakukan menggunakan bantuan komputer, khususnya untuk mendeteksi dilakukannya chatting dan browsing yang tidak ada kaitannya dengan pekerjaan karyawan tersebut.
II. METODE PENELITIAN
Berdasarkan hasil penelusuran terhadap berbagai literatur dan contoh program yang terdapat di Internet, diperoleh keterangan bahwa untuk mendeteksi aktifitas penggunaan komputer dapat dilakukan dengan cara mencatat ketukan yang dilakukan seorang pemakai terhadap papan ketik. Sedangkan untuk mencatat ketukan pada papan dalam sistem operasi Microsoft Windows (keylogger) terdapat dua buah cara, yaitu:
1.Membuat sebuah global hook yang melakukan proses terhadap berbagai message pengetikan sebelum message tersebut diteruskan kepada proses-proses lain yang sedang aktif di dalam sistem. Pendekatan ini merupakan pendekatan yang banyak menghabiskan sumber daya komputer dan menurunkan kinerja sistem operasi secara keseluruhan [1].
2.Membuat sebuah aplikasi yang dapat mendeteksi terjadinya perubahan terhadap window yang sedang aktif, dilanjutkan dengan mendeteksi proses yang mewakili window tersebut, kemudian diakhiri dengan menempelkan aplikasi pemantauan
terhadap proses tersebut, sehingga message
ketukan papan ketik yang diarahkan kepada
window tersebut dapat dicatat oleh aplikasi [2]. Pada penelitian ini, penulis menggunakan pendekatan yang pertama, mengingat contoh-contoh program beserta pembahasannya telah tersedia dalam jumlah yang cukup banyak di Internet.
Sedangkan metode rancang bangun perangkat lunak yang dipergunakan dalam peneltian ini adalah tahap-tahap rancang bangun dari Sommerville [3], yaitu:
1. Requirement definition
2. System and software design
3. Implementation and unit testing
4. Integration and system testing
5. Operation and maintenance
Dalam penelitian ini, hanya tahap pertama hingga tahap ketiga yang dipergunakan. Tahap keempat dan kelima tidak dilaksanakan di dalam penelitian ini. Sedangkan keseluruhan aplikasi dibangun menggunakan IDE Turbo Delphi 2006 [4].
III. HASIL DAN PEMBAHASAN A. Analisa Kebutuhan
Pada saat ini telah terdapat banyak sekali komponen keylogger yang telah tersedia dan siap dipergunakan di Internet. Di antara komponen
keylogger tersebut ada yang dibuat menggunakan
perangkat lunak Delphi. Pada dasarnya fungsi komponen keylogger tersebut adalah mencatat berbagai ketukan pemakai pada tombol papan ketik komputer. Komponen keylogger tersebut dapat dimanfaatkan untuk menarik kesimpulan tentang apa yang dilakukan oleh seorang karyawan dengan menggunakan komputernya, khususnya jika yang diketikkan tidak berkaitan dengan pekerjaan, misalnya
chatting.
Namun demikian, komponen keylogger tersebut tidak dapat membantu mendeteksi situs web apa saja yang dikunjungi oleh seorang karyawan. Dengan demikian, perlu dikembangkan komponen perangkat lunak lain yang dapat dipergunakan untuk melakukan hal ini. Dalam penelitian ini, metode untuk mendeteksi situs web apa saja yang sudah dikunjungi dicatat melalui direktori cookies yang terdapat di dalam komputer yang dipergunakan oleh karyawan.
Semua aktifitas yang dilakukan oleh seorang karyawan dengan menggunakan komputernya harus direkam dan dapat dikirimkan ke sebuah tempat penyimpanan terpusat, agar dapat dianalisa lebih lanjut. Selain itu, catatan terhadap seluruh aktifitas tersebut juga perlu untuk diberitahukan kepada karyawan yang bersangkutan, agar menjadi umpan balik yang dapat dipergunakan untuk memperbaiki produktifitasnya di masa yang akan datang. Dengan demikian, juga dibutuhkan sebuah komponen yang dapat merekam dan mengirimkan hasil rekaman tersebut ke sebuah tempat terpusat dan dapat menampilkannya kepada karyawan yang
bersangkutan. Dalam penelitian ini, teknologi yang dipergunakan untuk mengirimkan data ke penyimpanan terpusat adalah teknologi FTP.
Satu hal yang harus diingat adalah bahwa tidak selamanya seorang karyawan terus-menerus bekerja menggunakan komputernya. Dengan demikian, akan terdapat waktu-waktu ketika komputer karyawan tersebut menganggur dan tidak dipergunakan. Perangkat lunak yang akan dikembangkan harus mampu menyediakan fasilitas yang memberi kesempatan kepada karyawan untuk mengetikkan kegiatan yang mereka lakukan, ketika tidak menggunakan komputer.
B. Perancangan, Implementasi dan Pengujian
Berdasarkan analisa kebutuhan di atas, maka
context diagram dari perangkat lunak yang akan
dibuat disajikan dalam Gambar 1 di bawah ini. Dalam gambar tersebut terlihat bahwa aplikasi ini berinteraksi dengan satu external agent, yaitu user
(karyawan) dan berinteraksi dengan 3 data store, yaitudirektori cookies (yang menyimpan alamat web yang dikunjungi oleh browser Internet Explorer), berkas log (yang menyimpan data keystroke, situs web yang dikunjungi dan alasan karyawan tidak menggunakan komputernya selama lebih dari 30 menit) serta repository (yang merupakan tempat penyimpanan terpusat yang berisi berbagai berkas log yang dikirimkan oleh aplikasi pemantauan penggunaan komputer). Dari gambar tersebut terlihat bahwa salah satu keluaran yang dihasilkan oleh aplikasi ini adalah berkas log yang dikirimkan ke tempat penyimpanan terpusat (repository). Sedangkan bagaimana berkas tersebut diolah dan dianalisa oleh administrator atau oleh manajemen, tidak termasuk ke dalam lingkup yang dibahas di dalam aplikasi ini.
Gambar 1 Diagram Konteks Aplikasi Pemantauan Penggunaan Komputer
525 Dalam Gambar 2 disajikan DFD Level 1 dari aplikasi tersebut. Dalam gambar tersebut terlihat berbagai fitur aplikasi yang telah diidentifikasi dalam analisis kebutuhan di atas.
Gambar 2 Data Flow Diagram Level 1
Alur kerja perangkat lunak ini dapat dilihat dalam Gambar 3. Secara umum dapat dijelaskan bahwa perangkat lunak akan terus-menerus melakukan loop
sampai waktu pada sistem komputer menunjukkan pukul 17.00. Dalam setiap putaran loop, perangkat lunak akan melakukan lima hal, yaitu:
1. Mencatat apa yang diketikkan oleh pemakai melalui papan ketik (dipicu oleh setiap ketukan yang dilakukan pada tombol papan ketik).
2. Membuat log hasil input dari papan ketik (dipicu jika kondisi ”dalam waktu 30 detik, karyawan mengetikkan lebih dari 10 karakter” terpenuhi) 3. Membuat log tentang situs web apa saja yang
sudah dikunjungi oleh seorang karyawan (dipicu oleh waktu, setiap 5 menit sekali).
4. Mengirim log tentang apa yang telah diketikkan user dan situs web apa saja yang sudah dikunjungi oleh karyawan, ke tempat penyimpanan terpusat, melalui FTP (dipicu oleh waktu, setiap 5 menit sekali).
5. Menampilkan pop-up window yang memung-kinkan karyawan mengetikkan keterangan atau alasan mengapa karyawan tersebut tidak meng-gunakan komputer selama sekian menit terakhir (dipicu oleh pengetikan pada papan ketik oleh karyawan dan jika kondisi ”waktu idle antara pengetikan terakhir dengan pengetikan yang memicu, lebih dari 30 menit” terpenuhi).
Jika waktu sudah menunjukkan pukul 17.00, maka sistem akan menampilkan log yang berisi apa saja yang sudah diketikkan oleh karyawan, situs web apa
saja yang sudah dikunjungi dan kegiatan apa saja yang dilakukan ketika karyawan tersebut tidak menggunakan komputer selama lebih dari 30 menit. Dengan demikian, karyawan dapat memeriksa kegiatan apa saja yang telah dilakukannya dalam sehari.
Gambar 3 Diagram Alur Perangkat Lunak
Dalam Gambar 4 disajikan salah satu keluaran yang dihasilkan oleh perangkat lunak ini, yaitu ketika karyawan tidak mempergunakan komputernya selama lebih dari 30 menit. Aplikasi ini akan menampilkan sebuah pop-up window yang meminta karyawan untuk memasukkan alasan atau keterangan yang menjelaskan apa yang dilakukan selama tidak terdapatnya aktifitas pada komputer karyawan tersebut.
Gambar 4 Pop-up Window yang Muncul untuk Meminta Karyawan Mengetikkan Alasan Idle
Dalam Gambar 5 disajikan salah satu keluaran yang dihasilkan oleh perangkat lunak ini, yaitu ketika jika jam sistem sudah menunjukkan pukul 17.00. Aplikasi ini akan menampilkan sebuah pop-up
window, yang di dalamnya dirangkum berbagai
keterangan atau alasan yang disampaikan oleh karyawan ketika komputernya menganggur lebih dari 30 menit. Selain itu, juga disampaikan situs web yang dikunjungi oleh karyawan tersebut selama hari tersebut.
Gambar 5 Pop-up Window yang Berisi Rangkuman Kegiatan Harian
Sedangkan contoh berkas log yang dihasilkan oleh aplikasi ini pada tanggal 28 Desember 2009 pukul 13:05, ditampilkan dalam Gambar 6. Sedangkan file yang dihasilkan pada tanggal yang sama, pukul 13:10, ditampilkan dalam Gambar 7. Terlihat bahwa ketukan yang direkam di dalam berkas log terutama adalah
ketukan yang bermakna. Hal ini dapat dicapai karena aplikasi yang dikembangkan dalam penelitian ini, hanya akan merekam ketukan jika jumlah ketukan yang dilakukan oleh seorang karyawan melebihi 10 karakter dalam 30 detik. Dengan pembatasan seperti ini, maka ketukan acak yang tidak bermakna dapat diminimalkan. Ketukan yang tidak bermakna, dapat timbul karena seorang karyawan mengakses menu-menu pada aplikasi atau dengan menggunakan short-cut key pada papan ketik. Logika yang dipergunakan aplikasi ini untuk mencapai tujuan tersebut di atas disajikan dalam Gambar 8.
Gambar 6 Isi Berkas Log pada Pukul 13:05
Gambar 7 Isi Berkas Log pada Pukul 13:10
Pengujian terhadap aplikasi dilakukan menggunakan metode pengujian black box. Aspek yang diuji dari aplikasi ini adalah:
1. Aplikasi dapat mencatat dan merekam ketukan pada papan ketik
2. Aplikasi dapat mencatat situs web yang dikunjungi 3. Aplikasi dapat menampilkan pop-up window yang
meminta karyawan mengetikkan alasan idle jika komputer menganggur lebih dari 30 menit
4. Aplikasi dapat merekam catatan tentang ketukan pada papan ketik, situs web yang dikunjungi dan alasan idle ke dalam berkas log.
5. Aplikasi dapat mengirimkan berkas log ke dalam
repository secara periodik menggunkan FTP.
Keseluruhan butir di atas telah berhasil dilaksanakan oleh aplikasi dengan baik, sehingga memenuhi tujuan dari penelitian ini.
527
IV. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil pengujian yang dilakukan terhadap aplikasi, dapat disimpulkan bahwa aplikasi untuk memantau produktifitas melalui pemantauan terhadap penggunaan komputer oleh karyawan, telah berhasil bekerja dengan baik dan mencapai tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini. Aplikasi dapat mencatat ketukan pada papan ketik, mencatat situs web yang dikunjungi dan mencatat alasan yang diketikkan oleh karyawan jika komputernya menganggur lebih dari 30 menit. Aplikasi juga berhasil mengirimkan berkas log yang berisi semua catatan tersebut ke sebuah repository dengan menggunakan FTP.
Aplikasi ini masih memiliki kelemahan dari segi tidak terdapatnya kemampuan untuk mendeteksi aktifitas karyawan yang dilakukan menggunakan
mouse. Aplikasi ini juga belum mampu mendeteksi pada window yang mana seorang karyawan melakukan pengetikan. Dengan demikian, penulis menyarankan agar aplikasi dikembangkan lebih lanjut untuk memasukkan kedua fitur ini, sehingga kemampuan aplikasi ini dapat lebih ditingkatkan untuk mencatat perangkat lunak apa saja yang dioperasikan oleh seorang karyawan selama satu hari kerjanya.
V. DAFTAR PUSTAKA
[1] Gajic, Zarko. 2010. An Introduction to
(Keyboard) Hook Procedures. About.com.
Diambil dari http://delphi.about.com/od/ kbwinshell/a/delphi_hook.htm pada tanggal 10 Juni 2010.
[2] ---. 2010. C++ Forums: Win Api question: AttachThreadInput prevents menu
activation. Cplusplus.com. Diambil dari
http://www.cplusplus.com/forum/windows/5210/ pada tanggal 10 Juni 2010.
[3] Sommerville, Ian. 2006. Software Engineering. 8th Edition. Pearson Education.
[4] Gajic, Zarco. 2010. Download Free Version of
Turbo Delphi. About.com. Diambil dari
http://delphi.about.com/b/2006/09/06/download-free-version-of-turbo-delphi.htm pada tanggal 10 Juni 2010.
