BAB 5 ANALISIS DAN USULAN PERBAIKAN - Analisis Sistem Informasi Persediaan Dalam Pengendalian Produksi (Studi kasus Di PT.Joans Textile) - MCUrepository

(1)

__________________________________________________________________

BAB 5

ANALISIS DAN USULAN PERBAIKAN

5.1. Analisis Prosedur pada Sistem Informasi Persediaan

Berdasarkan Pengumpulan data pada bab 4 terdapat 6 prosedur Sistem

Informasi Persediaan. Enam Prosedur Sistem Informasi Persediaan adalah :

1. Pemesanan Bahan Baku

2. Penerimaan Bahan Baku

3. Pengeluaran Bahan Baku

4. Penggunaan Bahan Baku

5. Penerimaan Barang Jadi

6. Pengeluaran Barang Jadi

5.1.1. Analisis Prosedur Pemesanan Bahan Baku

Dalam Prosedur ini terdapat beberapa point penting yang menjadi titik

kelemahan yang sedang terjadi dalam perusahaan.

Berdasarkan hasil perhitungan ( Lihat hal 4-8) dengan metode

pendekatan terhadap data hasil penjualan dan Pembelian bahan

baku. Penentuan kekurangan bahan baku diduga lebih berdasarkan

perkiraan kepala gudang bahan baku saja ( Lihat hal 4-11). Hal ini

dapat menimbulkan kesalahan dalam hal pemesanan bahan baku.

Dapat terlihat bahwa terjadi pemesanan yang berlebihan pada

bulan april 2004 sebesar 1008 kg. (Lihat hal 4-8).

Dalam perhitungan yang dilakukan dalam halaman 4-8 dilakukan

dengan melakukan pendekatan stok awal dan akhir saja. Hal ini

dilakukan karena hilangnya buku pencatatan stock bahan baku

pada tahun 2004. Sehingga belum dapat dipastikan kesalahan

terjadi di bagian gudang.

Tidak ada surat tertulis permintaan kekurangan bahan baku dari

bagian gudang bahan baku ke bagian pembelian. Hal ini dapat

(2)

menyebabkan tidak jelasnya tanggung jawab bila terjadi kesalahan

pemesanan bahan baku (Lihat hal 4-11).

5.1.2. Analisis Prosedur Penerimaan Bahan Baku

Dalam prosedur ini, ditemukan satu hal penting yang menjadi titik

kelemahan pada saat ini yaitu :

Pada bagian Gudang bahan baku tidak mempunyai arsip surat jalan

dari supplier. Hal ini dapat menimbulkan permasalahan apabila

pembelian tidak tercatat atau hilang.

5.1.3. Analisis Prosedur Pengeluaran Bahan Baku

Dalam Prosedur ini terdapat beberapa hal penting yang menjadi titik

kelemahan yang sedang terjadi dalam perusahaan.

Pengeluaran bahan baku dilakukan tanpa terlebih dahulu meminta

laporan sisa bahan baku yang ada di lantai produksi.

Pengawasan terhadap Proses pencatatan keluar dan masuk bahan

baku saat ini belum dilaksanakan dengan baik. Hal ini terlihat dari

hilangnya pencatatan tahun 2004.

5.1.4. Analisis Prosedur Penggunaan Bahan Baku

Dalam Prosedur ini terdapat beberapa hal penting yang menjadi titik

kelemahan yang terjadi dalam perusahaan.

Tidak adanya pencatatan mengenai status dari waste dan scrap.

Tidak adanya pencatatan mengenai bahan baku yang tersisa di

lantai produksi menyulitkan pengawasan penggunaan bahan baku

atas produk yang dihasilkan.

Tidak ada laporan sisa bahan baku yang dapat digunakan untuk

produksi selanjutnya.

(3)

5.1.5. Analisis Prosedur Penerimaan Barang Jadi

Dalam Prosedur ini langkah-langkah yang dijalankan perusahaan sudah

cukup baik. Sehingga pada bagian ini penulis tidak menemukan adanya

titik kelemahan yang sedang terjadi.

5.1.6. Analisis Prosedur Pengeluaran Barang Jadi

Pada kondisi saat ini prosedur yang dilakukan untuk pengeluaran barang

jadi sudah cukup baik.

5.1.7. Perbandingan Kenyataan Sistem dengan Teori yang ada

Berdasarkan analisis di lapangan, Sistem Informasi Persediaan yang

disarankan untuk dijalankan adalah sebagai berikut :

Tabel 5.1

Perbandingan Teori dan Kenyataan pada Sistem yang ada

Kenyataan pada hasil penelitian Kondisi yang disarankan untuk

dilaksanakan Belum dilakukan Sudah dilakukan

Persediaan berdasarkan EOQ V

Pengawasan penggunaan bahan baku V

Pengawasan bahan baku Work in Process V

Pengawasan pengeluaran barang jadi dari

gudang ke pelanggan

V

Pencatatan bahan baku di gudang V

Pencatatan barang jadi di gudang V

Pencatatan waste dan scrap V

Sumber : Hasil Analisis Penulis, 2005

5.1.8. Kondisi Sistem Informasi Persediaan pada Perusahaan

Dari hasil analisis di lapangan atas Sisterm Informasi Persediaan,

kelemahan-kelemahan yang ada dapat disimpulkan sebagai berikut :

(4)

Tabel 5.2

Kondisi Sistem Informasi Persediaan pada Perusahaan

Kondisi saat ini Sumber Informasi Kebutuhan informasi

Penentuan kekurangan bahan baku lebih berdasarkan perkiraan kepala gudang saja.

Gudang bahan baku Pencatatan bahan baku

Periode dan Jumlah pemesanan tidak berdasarkan perhitungan EOQ.

Permintaan kekurangan bahan baku tidak ada bukti tertulis

Gudang bahan baku Surat Kekurangan

bahan baku Pengeluaran bahan baku dilakukan,

tanpa terlebih dahulu meminta laporan sisa bahan baku yang ada di lantai produksi.

Gudang bahan baku Bon Permintaan bahan

baku

Pengawasan terhadap Proses pencatatan keluar dan masuk bahan baku saat ini belum dilaksanakan dengan baik.

Tidak adanya pencatatan mengenai bahan baku yang tersisa di lantai produksi menyulitkan pengawasan penggunaan bahan baku atas produk yang dihasilkan.

Bagian Produksi Laporan Produksi

Tidak ada laporan sisa bahan baku yang dapat digunakan untuk produksi selanjutnya.

Bagian Produksi Surat Laporan Produksi

per selesai order

Sumber : Hasil Analisis Penulis, 2005

5.2. Usulan Perbaikan

Berdasarkan hasil analisis diatas, maka diusulkan perbaikan atas Sistem

Informasi Persediaan yang dilakukan di perusahaan yang diteliti.

Usulan untuk ke 6 prosedur tersebut adalah sebagai berikut :

5.2.1. Usulan Prosedur Pemesanan Bahan Baku

Usulan perbaikan pada prosedur ini adalah sebagai berikut :

Pada bagian gudang bahan baku membuat Surat Kekurangan

Bahan Baku sebagai bukti permintaan bahan baku dari gudang

bahan baku.

Untuk melakukan pemesanan kembali bahan baku dengan

menggunakan metode minimum stock. Hal ini dapat mencegah

(5)

terjadinya kekurangan bahan baku pada saat produksi. Dan

mencegah terjadinya pemesanan yang berlebihan.

Berdasarkan usulan perbaikan tersebut maka Prosedur yang baru

Pemesanan bahan baku ditunjukan pada gambar 5.1 sebagai berikut:

Gudang bahan baku Direktur

Cukup ? dan pengiriman ke

supplier

: Menunjukkan arus dari proses

: Menunjukkan arus dari proses lisan Keterangan : : Menunjukkan pekerjaan

manual

: Menunjukkan dokumen

Sumber: Hasil rancangan Penulis, 2005

Gambar 5.1

(6)

1. Pada saat Operator gudang bahan baku menerima surat order

pembuatan produk, maka dilakukan pengecekan terhadap persediaan

yang terdapat di gudang bahan baku. Apabila masih tersedia maka

tidak dilakukan pembelian. Dalam hal ini, pengecekan difokuskan

pada saldo akhir mencapai titik saldo minimum stock.

Dimana dapat dilihat pada tabel 5.3 berikut ini :

Tabel 5.3

Contoh Penggunaan Buku Pencatatan Bahan Baku

BUKU PENCATATAN BAHAN BAKU

Nama Item : Nylon 30 Mono Supplier

:

SALDO AWAL KELUAR MASUK SALDO

AKHIR

No

Tanggal CODE

Qty BOX Qty BOX Qty BOX Qty BOX

SALDO

MINIMUM KET

1

Sumber : Hasil Pengolahan Data, 2005

2. Bila ternyata bahan baku menunjukkan saldo minimum, maka

Bagian gudang bahan baku akan membuat surat kekurangan bahan

baku yang dikirimkan ke bagian pembelian untuk meminta

pembelian sesuai dengan item dan jumlah yang dibutuhkan.

3. Berdasarkan Surat kekurangan bahan baku tersebut, bagian

pembelian kemudian melakukan pengecekan harga ke supplier.

Setelah mendapat persetujuan dari direktur sesuai dengan kebutuhan

item dan harganya. Barulah bagian pembelian membuat surat

Purchasing Order (PO) sebanyak 1 rangkap.

4. PO tersebut selanjutnya dikirimkan melalui mesin fax ke supplier

sebagai komfirmasi pembelian. Sedangkan PO tersebut di arsipkan

oleh bagian pembelian Barang yang dipesan baru akan diterima

sekitar 2 minggu kemudian.

5.2.2. Usulan Prosedur Penerimaan Bahan Baku

Prosedur Penerimaan Bahan Baku Usulan bagian ini tidak terlalu

banyak. Hanya dengan menambahkan proses pengarsipan surat jalan dari

supplier oleh bagian gudang bahan baku.

Usulan Prosedur Penerimaan Bahan Baku menjadi sebagai berikut :

(7)

Bagian Pembelian Gudang bahan baku

Pengkonfirma stock bahan

baku

: Menunjukkan pekerjaan manual

: Menunjukkan pengarsipan

: Menunjukkan arus dari proses lisan

: Menunjukkan arus dari proses timbal balik

Sumber : Hasil rancangan penulis, 2005

Gambar 5.2

(8)

1. Bahan baku dari supplier tiba dilokasi pabrik. Pihak perusahaan akan

mendapat Surat Jalan dari Supplier.

2. Kemudian operator gudang bahan baku akan melaporkan secara lisan

ke bagian pembelian untuk mengkonfirmasi antara surat jalan dari

supplier dengan pembelian yang sudah dilakukan.

3. Bagian pembelian akan memeriksa catatan pembelian yang

dilakukan. Apabila sesuai dengan laporan dari gudang baku maka

bagian pembelian menyetujuinya. Jika tidak sesuai, maka bagian

pembelian akan mengkonfirmasi ulang dengan pihak supplier.

4. Setelah mendapat persetujuan maka bahan-bahan baku tersebut akan

dimasukkan ke gudang bahan baku dan surat jalan supplier di

tandatangani oleh petugas gudang. Petugas gudang bahan baku akan

memeriksa apakah barang yang dimasukkan sesuai dengan nama

item dan kuantitas yang tercantum di dalam surat jalan tersebut.

5. Setelah itu, bagian gudang akan membuat pencatatan ke Buku

Pencatatan Bahan Baku dan mengarsipkan Surat jalan dari Supplier

juga.

5.2.3. Usulan Prosedur Pengeluaran Bahan Baku

Perbaikan yang dilakukan adalah dengan mengubah isi dari Bon

Permintaan Bahan Baku, dimana dilakukan penambahan satu kolom

sebagai tempat pengecekan urutan permintaan. Adapun Prosedur

Pengeluaran Bahan Baku Usulan yang dibuat menjadi sebagai berikut:

1. Dari bagian produksi mengirimkan Bon Permintaan Bahan baku,

kemudian dari petugas gudang bahan baku akan mengecek apakah

permintaan yang diminta dapat dipenuhi atau tidak, bila tidak dapat

terpenuhi maka bahan baku yang diserahkan adalah seadanya bahan

baku di gudang. Selain itu, tindakan lain adalah menunggu bahan

baku tersebut dikirimkan dari supplier.

(9)

Bagian Pembelian

Mulai

Gudang bahan baku

Selesai

Keterangan : : Menunjukkan pekerjaan manual

: Menunjukkan pengambilan keputusan

Sumber : Hasil rancangan Penulis

Gambar 5.3

(10)

2. Apabila dapat dipenuhi, maka bahan baku yang diminta diberikan

sesuai dengan nama item dan kuantitas yang tercantum dalam Bon

Permintaan Bahan Baku tersebut dan kepala gudang harus

memperhatikan urutan permintaan. Apabila itu adalah permintaan

pertama, maka jumlah bahan yang diserahkan adalah sebesar jumlah

yang diminta dikurangi dengan sisa bahan baku yang ada di lantai

produksi.

3. Setelah bahan baku itu dikeluarkan, maka petugas gudang bahan

baku tersebut membuat catatan pengeluaran bahan baku pada buku

stock yang ada. Selain itu petugas gudang bahan baku juga

mengarsipkan Bon Permintaan Bahan baku yang diterima dari

bagian produksi untuk melakukan crosscheck terhadap surat order

yang diterima.

5.2.4. Usulan Prosedur Penggunaan Bahan Baku

Perbaikan yang dilakukan pada prosedur ini adalah dengan membuat

Surat Laporan Produksi Per order, serta pada kepala produksi nya

ditambahkan 2 tugas yakni melakukan pencatatan terhadap buku laporan

peredaran bahan baku dan buku pencatatan Pengiriman Barang Jadi.

Prosedur Penggunaan Bahan Baku Usulan ini dapat dilihat pada gambar

5.4 sebagai berikut :

(11)

Pembuatan Bon pembuatan Bon Penyerahan Barang Jadi. dan

pengiriman

Bagian Marketing Bagian Gudang_{bahan baku}

Pengecekan Surat Order3 Surat Order Surat Order

2 Surat Order

1 _{Surat Order} 2

2

1 Surat Laporan Produksi

: Menunjukkan proses dengan mesin : Menunjukkan

dokumen

: Menunjukkan pengarsipan : Menunjukkan pekerjaan

manual Keterangan :

Sumber: Hasil rancangan Penulis

Gambar 5.4

(12)

1. Surat order yang diterima dari bagian Marketing diolah oleh bagian

produksi, untuk mengetahui jumlah bahan baku yang harus diambil

ditambahkan dengan cadangan bahan baku untuk mengantisipasi

adanya kerusakan.

2. Setelah mengetahui jumlah bahan baku yang harus diambil, maka

kepala bagian produksi membuat Bon Permintaan Bahan Baku

(BPBB).

Dalam mengisi BPBB ini, kepala produksi harus melihat jadwal

untuk tiap ordernya pada buku pencatatan pengiriman barang jadi,

untuk mengetahui order mana yang harus diselesaikan.

Sedangkan untuk permintaan bahan bakunya, kepala produksi harus

memperhatikan apakah itu merupakan pengambilan pertama untuk

order(customer) dari surat order tersebut, karena dalam pengisiannya

perlu dicantumkan permintaan keberapa.

3. Sesudah bagian gudang bahan baku mendapat BPBB, maka bagian

gudang akan mengeluarkan bahan baku sesuai dengan permintaan.

4. Tugas operator berikutnya adalah memeriksa mesin-mesin yang akan

digunakan. Untuk kegiatan ini dilakukan oleh operator maintenance

dimana tugasnya setiap hari adalah secara rutin mengecek setiap

mesinnya setiap hari apakah mesin-mesin tersebut siap beroperasi,

dan bila terjadi kerusakan harus diperbaiki terlebih dahulu. Setelah

segala sesuatunya beres maka produksi baru dijalankan.

5. Selama produksi berjalan, terus dilakukan pengawasan terhadap

proses produksi, biasanya tidak terlalu banyak yang rusak. Setelah

sekitar 70 % dari jumlah spindel yang digulung telah selesai, maka

mesin dimatikan, kemudian coness-coness hasil gulungan dimasukan

ke dalam kotak yang ada disamping mesin, sedangkan sisa cones

yang belum selesai akan dilanjutkan pada proses berikutnya.

(13)

6. Kemudian operator Quality control akan melakukan pemeriksaan

terhadap cones-cones hasil produksi. Bila operator QC menyatakan

bahwa produk yang dihasilkan sudah sesuai dengan yang diinginkan

maka cones-cones itu di masukan ke dalam keranjang-keranjang

yang selanjutnya dimasukan ke dalam mesin vakum. Untuk

selanjutnya dilakukan proses pemvakuman. Setelah itu dilakukan

pengepakan oleh operator packing. Dimana cones-cones benang jadi

itu dimasukan ke dalam kotak dan dilakukan pengepakan. Kemudian

diberi label sesuai dengan berat dari gulungan benang yang

dihasilkan tiap kotaknya.

7. Selanjutnya operator bagian packing akan membuat Bon Penyerahan

Barang Jadi (BPBJ) atas hasil pengepakan. Dimana surat tersebut

diserahkan ke bagian gudang barang jadi bersamaan dengan

dikirimkannya barang jadi.

8. Dalam hal ini, kepala produksi juga menerima laporan dari hasil

pengepakan berdasarkan BPBJ. Kepala produksi tersebut harus

mengisi hasil tersebut ke dalam buku pencatatan pengiriman barang

dan buku peredaran bahan baku.

9. Berdasarkan data di buku pengiriman barang jadi, maka kepala

produksi harus memeriksa apakah order yang dibuat sudah tercapai

produksinya.

10.Apabila pengiriman barang itu merupakan pengiriman terakhir atau

order tersebut telah selesai dikerjakan. Maka kepala produksi harus

membuat surat laporan produksi yang ditujukan ke bagian gudang

bahan baku, serta satunya sebagai arsip. Untuk memberitahukan

bahwa order tersebut telah selesai.

(14)

5.3.5. Usulan Prosedur Penerimaaan Barang Jadi

Pada bagian ini, penulis tidak melakukan perubahan terhadap prosedur

yang berjalan dalam perusahaan. Menurut penulis prosedur yang

dijalankan sudah cukup baik. Adapun Prosedur Penerimaan Barang Jadi

Usulan adalah sebagai berikut :

Penerimaan barang jadi dan Penandatanganan

Bon Penyerahan Barang Jadi

Bagian Gudang barang jadi

Mulai

Pencatatan buku stock

Selesai

Bagian Produksi

Arsip Pembuatan

Bon Penyerahan Barang Jadi

2 Bon Penyerahan

Barang Jadi 1

2 Bon Penyerahan

Barang Jadi 1

2 Bon Penyerahan

Barang Jadi 1 Bon Penyerahan

Barang Jadi 1

Arsip

Buku Stock Barang Jadi

Keterangan : : Menunjukkan pekerjaan manual

Sumber : Hasil rancangan Penulis, 2005

Gambar 5.5

Usulan Prosedur Penerimaan Barang Jadi

(15)

1. Pada saat operator pengepakan menyerahkan hasil produksi pada

setiap harinya, maka diserahkan juga Bon Penyerahan Barang Jadi

(BPBJ). Yang berisi nama item dan kuantitas yang diserahkan.

2. Bagian Gudang barang jadi menerima dan menghitung barang jadi

yang diterima dengan mencocokkan dengan BPBJ. Setelah itu

petugas Gudang barang jadi membuat pencatatan di buku stock dan

mengarsipkan BPBJ.

5.2.6. Usulan Prosedur Pengeluaran Barang jadi

Pada bagian ini, penulis tidak melakukan perubahan terhadap prosedur

yang berjalan dalam perusahaan. Menurut penulis prosedur yang

dijalankan sudah cukup baik.Adapun Prosedur Pengeluaran Barang Jadi

Usulan adalah sebagai berikut :

1. Dari bagian marketing melakukan pengecekan ke persediaan barang

jadi.

2. Kemudian petugas gudang barang jadi memberitahukan status

barang jadi yang tersedia di gudang barang jadi.

3. Setelah itu, bagian marketing membuat Surat Perintah Pengiriman

Barang yang ditujukan ke bagian gudang barang jadi.

4. Petugas gudang barang jadi membuat surat jalan sesuai dengan

keterangan yang diterima dari Surat Perintah Mengeluarkan Barang

Jadi tersebut.

5. Surat jalan ini dibuat rangkap 4 yang dikirimkan ke pelanggan

bersamaan dengan barang jadi untuk ditanda tangani oleh pelanggan.

Pembagian surat jalan ini adalah 1 rangkap diserahkan kepada

pelanggan, 2 rangkap untuk bagian adminstrasi piutang dan 1

rangkap untuk bagian marketing, yang dilakukan oleh Bagian

gudang barang jadi.

6. Setelah itu petugas gudang barang jadi akan melakukan pencatatan

barang jadi yang dikeluarkan dari gudang pada buku stock barang

jadi.

(16)

Bagian Marketing _{Gudang barang jadi}

1 Surat Perintah

Mengeluarkan Barang

1 Surat Jalan

4

Buku Stock Barang Jadi Buku Stock Barang

Jadi

: Menunjukkan pekerjaan manual

: Menunjukkan arus dari proses timbal balik

Sumber : Hasil rancangan Penulis, 2005 Gambar 5.6

(17)

Usulan Prosedur Pengeluaran barang jadi

5.2.7. Usulan Prosedur Pengawasan Persedian

Berdasarkan data yang ada, terlihat bahwa tidak ada pengawasan secara

teritegrasi pada setiap bagian yang terlibat dalam proses penggunaan

persediaan baik bahan baku maupun barang jadi. Oleh sebab itu Penulis

mengusulkan sebuah prosedur tambahan dalam Sistem Informasi Persediaan

Perusahaan.

Fungsi dari prosedur ini adalah memudahkan bagian direksi untuk memantau

secara terintegrasi penggunaan persediaan pada bagian gudang bahan baku,

bagian produksi, dan gudang barang jadi.

Langkah-langkah dari prosedur ini digambarkan pada gambar 5.7 sebagai

berikut :

Bagian Marketing Gudang bahan baku Bagian Produksi Gudang barang jadi Direksi

Pembuatan an data dari tiap bagian

jawaban Permintaan_laporan pertanggung

: Menunjukkan arus dari proses timbal balik : Menunjukkan pekerjaan

manual

__________________________________________________________________ Penulisan Tugas Akhir Univ. Kristen Maranatha. Bandung

(18)

Gambar 5.7

Usulan Prosedur Pengawasan Persediaan

1. Bagian Direksi Meminta laporan bulanan dari tiap bagian.

2. Bagian Direksi melakukan pengawasan berdasarkan data-data tersebut.

Data dari tiap bagian tersebut dianalisis untuk pengawasan

penerimaan, pembelian, dan pengeluaran bahan baku yang

dibandingkan dengan produk akhir yang dihasilkan, maupun waste dan

srap yang timbul.

3. Apabila timbul ketidakcocokkan pengeluaran dan pemasukkan bahan

baku terhadap produk akhir dan waste & scrap yang ada, maka direksi

meminta pertanggungjawaban ke masing-masing bagian.

Gambar 5.8 Merupakan gambaran dari keseluruhan usulan prosedur-prosedur

yang teradapat dalam Sistem Informasi Persediaan yang diusulkan oleh penulis.

(19)

(20)

5.3. Usulan Diagram Aliran Data pada Sistem Informasi Persediaan

Tahapan penggambaran DAD usulan adalah sebagai berikut :

5.3.1. Usulan Context Diagram (Top Level) Sistem informasi Persediaan

Context Diagram menggambarkan hubungan dari output/input antara sistem

dengan dunia luar (kesatuan luar). Dimana pada Context diagram usulan ini

terdapat penambahan dua buah input baru, yaitu Surat Laporan Produksi dan

Surat Kekurangan Bahan Baku. Dan terdapat pemisahan antara bagian

marketing dan Pembelian.

0 Bahan Baku & Surat

Laporan Produksi,

Surat Jalan , Surat Laporan Bahan Baku, Surat Laporan Bulanan

Gambar 5.9

Usulan Context Diagram pada Sistem Informasi Persediaan

(21)

5.3.2. Usulan Bagan Berjenjang pada Sistem informasi Persediaan

Bagan Berjenjang ini menunjukkan dari posisi tiap proses dalam tiap

level nya pada Diagram Aliran Data. Bagan berjenjang ini dapat dilihat

pada gambar 5.10

5.3.3. Usulan DAD Level 0 (Overview Diagram ) Sistem Informasi

Persediaan

DAD level 0 merupakan gambaran dari proses yang terjadi pada Sistem

Informasi Persediaan yang merupakan perincian dari Context diagram

diatas. DAD level 0 ini dapat dilihat pada gambar 5.11

(22)

(23)

(24)

3

Buku Stock bahan baku

Gambar 5.11

Usulan DAD Level 0 Sistem Informasi Persediaan

(25)

5.3.4. Usulan DAD Level 1 Pada Setiap proses pada DAD Level 0

DAD level 1 merupakan gambaran dari proses yang terjadi pada DAD Level 0

secara lebih terinci lagi.

5.3.4.1. Usulan DAD Level 1 untuk proses 1 Pemesanan Bahan Baku

Surat Order

g

Bag. Pembelian

Surat Kekurangan

Bahan Baku _1.4

Pengecekan

No, Nama item, Saldo awal,masukan,keluaran,

saldo akhir dan Saldo Minimumu

Gambar 5.12

Usulan DAD level 1 proses 1 Pemesanan Bahan Baku

5.3.4.2. Usulan DAD Level 1 untuk proses 2 Penerimaan Bahan

Baku

telepon Buku Stock bahan

baku Surat Jalan dari

Supplier

Sumber : Hasil rancangan Penulis, 2005 Gambar 5.13

(26)

Usulan DAD level 1 proses 2 Penerimaan Bahan Baku

5.3.4.3. Usulan DAD Level 1 untuk proses 3 Pengeluaran Bahan

Baku

Buku Stock bahan baku

Gambar 5.14

Usulan DAD level 1 proses 3 Pengeluaran Bahan Baku

5.3.4.4. Usulan DAD Level 1 untuk proses 4 Penggunaan bahan

baku

Buku Pencatatan Peredaran Bahan Baku

D10 Buku Pencatatan Pengiriman

Barang Jadi

D11

Nama item, Quantity, box, tgl

bBag.Gudang bahan baku

Surat Laporan Produksi

Tgl, Customer, Nama barang,, Jumlah (Kg) d

Gambar 5.15

(27)

Usulan DAD level 1 proses 4 Penggunaan Bahan Baku

5.3.4.5. Usulan DAD Level 1 untuk proses 5 Penerimaan Barang Jadi

d

Buku Pencatatan Pengiriman Barang Jadi

Gambar 5.16

Usulan DAD level 1 proses 5 Penerimaan Barang Jadi

5.3.4.6. Usulan DAD Level 1 untuk proses 6 Pengeluaran Barang

Jadi

a

Bag. Marketing/ Pembelian

Pengkonfirmasian barang jadi dan Pembuatan Surat perintah Mengeluarkan

barang

Buku stock barang jadi D9

Nama barang, Saldo akhir

(Box,Quantity) Nama barang,, Saldo akhir

Pencatatan status barang jadi

Buku stock barang jadi

Gambar 5.17

Usulan DAD level 1 proses 6 Pengeluaran Barang Jadi

(28)

5.3.4.7. Usulan DAD Level 1 untuk proses 7 Pengawasan Persediaan

7.1

Pengumpulan data bulanan

a Bag. Marketing

d

Bag. Produksi

bBag.Gudang bahan baku c

Bag. Gudang barang jadi

Surat Laporan Order

Surat Laporan Bulanan

Surat Laporan

Bulanan Surat Laporan_Bulanan

7.2

Penghitungan kesesuaian

7.3

Permintaan Pertanggungja

waban

Gambar 5.18

Usulan DAD level 1 proses 7 Pengawasan Persediaan

5.4. Usulan Dokumen

Dokumen yang penulis usulkan adalah sebagai berikut :

1. Surat Laporan Produksi

Bentuk dari laporan produksi ini dilampirkan pada bagian lampiran. Berikut

ini merupakan kamus data dari surat laporan produksi.

Kegunaan dari perancangan surat laporan produksi ini adalah :

- Untuk mengendalikan status bahan baku di lantai produksi.

- Untuk mengetahui besar waste dan scrap yang terjadi.

- Untuk memberikan keterangan mengenai selesainya setiap order.

Sehingga bahan baku yang diambil jelas penggunaannya.

- Dapat mengendalikan pengaturan jadwal produksi tiap ordernya.

(29)

Tabel 5.4 Surat Laporan Produksi

Sumber Kepala bagian produksi

Informasi _{Nama dan jumlah barang jadi serta sisa bahan baku di}

lantai produksi Rangkap 2 rangkap

Distribusi Gudang bahan baku dan kepala produksi

Frekuensi

Setiap kali barang jadi selesai untuk tiap order dan dikirimkan ke gudang bahan jadi. Dan sebagai arsip. Data

Item

Kode, No.order, Tanggal, No.urut, nama item, barang jadi, nama bahan baku, waste dan scrap, bahan baku awal, bahan baku akhir.

Bentuk Formulir Jenis Input Lampiran L3-1

2. Bon Permintaan Bahan Baku

Rancangan Surat permintaan bahan baku merupakan perbaikan dari Bon

Permintaan Bahan Baku yang sudah ada.

Perbaikan yang dilakukan adalah dengan menambahkan kolom nama

customer dan Permintaan ke- .

Kegunaan dari Bon Permintaan Bahan Baku usulan ini adalah :

- Dapat memberikan informasi mengenai status kegunaan bahan baku

yang diambil untuk customer yang mana. Sehingga bagian gudang

bahan baku dapat melakukan crosscheck terhadap bagian produksi.

- Bila itu adalah pengambilan pertama, maka jumlah yang diserahkan

merupakan pengurangan dari status bahan baku yang ada di lantai

produksi. Dimana status bahan baku yang ada dilantai produksi

merupakan sisa dari produksi sebelumnya.

Adapun spesifikasi data dari Bon Permintaan Bahan Baku adalah sebagai

berikut :

(30)

Tabel 5.5

Bon Permintaan Bahan Baku

Sumber Kepala Produksi

Informasi _{Perkiraan jumlah barang dan jenis barang yang}

diperlukan untuk produksi Rangkap 3 rangkap

Distribusi Kepala shift, Gudang bahan baku, Kepala produksi Frekuensi Setiap kali barang habis

Data Item

No, tanggal, Nama Customer,nama barang, kode,permintaan ke- , jumlah Qty dan box yang diminta, jumlah Qty dan box yang diserahkan, keterangan

3. Surat Kekurangan Bahan Baku

Bentuk dari Surat Kekurangan Bahan Baku ini dilampirkan pada bagian

lampiran. Kegunaan dari Surat Kekurangan Bahan Baku adalah sebagai bukti

tertulis dari bagian gudang bahan baku yang menunjukkan adanya permintaan

pemesanan bahan baku.

Berikut ini merupakan spesifikasi data dari Surat Kekurangan Bahan Baku.

Tabel 5.6

Surat Kekurangan Bahan Baku

Sumber Kepala Gudang Bahan Baku

Informasi _{Perkiraan jumlah bahan baku dan nama item yang}

memerlukan pemesanan kembali. Rangkap 2 rangkap

Distribusi Gudang bahan baku, Bagian

Frekuensi Setiap kali bahan baku mencapai titik minimum stok Data

Item

No, tanggal,nama bahan baku, Quantity yang dibutuhkan keterangan

(31)

4. Surat Laporan Order

Bentuk dari Surat Laporan Order dilampirkan pada bagian lampiran.

Kegunaan dari Surat Laporan Order adalah sebagai data untuk melihat order

yang diterima dalam satu bulan yang nantinya sebagai pembanding dengan

produksi yang dilakukan.

Tabel 5.7 Surat Laporan Order

Sumber Bagian Marketing

Informasi _{Data mengenai Order-order yang masuk dalam satu}

bulan Rangkap 1 rangkap Distribusi Direksi Frekuensi Setiap Bulan Data

Item No Order,tanggal,nama customer, nama item, Quantity. Bentuk Formulir

Jenis Output Lampiran L3-4

5. Surat Laporan Bulanan dari Gudang bahan baku

Kegunaan dari Surat Laporan Bulanan adalah sebagai data pengeluaran bahan

baku di gudang bahan baku untuk setiap order yang dilakukan dalam satu

bulan. Data ini untuk melihat kesesuaian penggunaan bahan baku dengan

barang jadi yang dihasilkan.

(32)

Tabel 5.8 Surat Laporan Bulanan

Sumber Bagian Gudang bahan baku

Informasi _{Data mengenai bahan baku yang dikeluarkan untuk}

setiap order dalam satu bulan Rangkap 1 rangkap

Distribusi Direksi Frekuensi Setiap Bulan Data

Item No Order,tanggal,nama customer, nama item, Quantity. Bentuk Formulir

5. Surat Laporan Bulanan dari Bagian Produksi

Kegunaan dari Surat Laporan Bulanan adalah sebagai data penggunaan bahan

baku di lantai produksi untuk setiap order yang dilakukan dalam satu bulan

dan data waste dan scrap yang terjadi untuk setiap ordernya. Data ini untuk

melihat kesesuaian penggunaan bahan baku dengan barang jadi yang

dihasilkan.

Sumber Bagian Produksi

Informasi _{Data mengenai bahan baku yang digunakan, waste dan} scrap untuk setiap order dalam satu bulan

Rangkap 1 rangkap Distribusi Direksi Frekuensi Setiap Bulan Data

Item

No Order,tanggal,nama customer, nama item, Quantity, waste and scrap

Bentuk Formulir Jenis Output Lampiran L3-6

(33)

5. Surat Laporan Bulanan dari Gudang Barang Jadi

Kegunaan dari Surat Laporan Bulanan adalah sebagai data penerimaan

barang jadi di Gudang barang jadi untuk setiap order yang dilakukan dalam

satu bulan. Data ini untuk melihat kesesuaian penggunaan bahan baku dengan

barang jadi yang dihasilkan.

Sumber Bagian Gudang barang jadi

Informasi _{Data mengenai barang jadi yang diterima untuk setiap}

order dalam satu bulan Rangkap 1 rangkap

Distribusi Direksi Frekuensi Setiap Bulan Data

Item No Order,tanggal,nama customer, nama item, Quantity Bentuk Formulir

5.5. Usulan Buku Pencatatan

Setelah menganalisis kenyataan yang sedang ada, penulis mengusulkan agar

dilakukan perbaikan format pencatatan .

Dimana bentuk output dari buku pencatatan dari tiap bagiannya akan

dilampirkan di bagian lampiran.

Adapun buku pencatatan usulan yang penulis usulkan adalah sebagai berikut :

1. Buku Pencatatan Bahan Baku Usulan

Ini merupakan pengganti buku pencatatan bahan baku yang ada di gudang

bahan baku. Dimana kelebihan dari sistem pencatatan ini adalah :

- Memudahkan pengecekan status bahan baku.

- Adanya indicator saat dimana harus dilakukan pemesanan kembali.

(34)

2. Buku Pencatatan Peredaran Bahan Baku

Dalam ini, penulis mengusulkan suatu format untuk kepala produksi sebagai

salah satu alat untuk mencatat peredaran bahan baku dilantai produksi.

Kegunaan dari pencatatan ini adalah :

- Membantu kepala produksi dalam menyusun jadwal penyelesaian tiap

order dan customernya.

- Memudahkan pengawasan status bahan baku yang ada dilantai produksi.

3. Buku Pencatatan Pengiriman barang jadi.

Penulis juga mengusulkan suatu format untuk kepala produksi sebagai salah

satu alat untuk mencatat hasil pengiriman barang jadi di lantai produksi pada

setiap hari.

- Membantu kepala produksi dalam mengatur penjadwalan produksi.

- Membantu kepala produksi dalam mengawasi seberapa jauh

penyelesaian tiap order dan status dari barang jadi yang sudah dibuat.

4. Buku Pencatatan Barang Jadi

- Memudahkan pengecekan status barang jadi.

- Mempercepat proses pencatatan dan keakuratan perhitungan.

5.6. Perbandingan Sistem Saat ini dan Usulan Sistem Informasi Persediaan

Berdasarkan hasil analisis dan Usulan Perbaikan yang diberikan, maka dihasilkan

sebuah Sistem Informasi Persediaan yang baru. Tabel perbandingan antara sistem

lama dengan sistem baru yang diusulkan dapat di lihat pada tabel 5.6, sebagai

berikut :

(35)

Tabel 5.11

Perbandingan Sistem yang dijalankan sekarang dan Usulan Sistem Informasi Persediaan

Sistem Informasi Persediaan

Kebutuhan Informasi Sistem yang dijalankan sekarang

Usulan Sistem Informasi Persediaan

Prosedur Pemesanan

Bahan Baku

Stock bahan baku Perkiraan Kepala gudang

bahan baku

Perhitungan berdasarkan

minimum stock

Laporan kekurangan bahan

baku

Secara lisan Secara tertulis, yakni

Laporan kekurangan

bahan baku

Prosedur Penerimaan

Bahan Baku

Kebenaran isi surat jalan

dan fisik bahan baku

Hanya dilakukan bagian

pembelian

Dilakukan oleh bagian

gudang bahan baku dan

bagian pembelian

Prosedur Pengeluaran

Bahan Baku

Laporan sisa bahan baku di

lantai produksi

Tidak ada Surat Laporan Produksi

Prosedur Penggunaan

Bahan Baku

Data Status waste dan

scrap

Tidak dilakukan Surat Laporan Produksi

Data bahan baku di lantai

produksi

Tidak dilakukan Buku Pencatatan

Peredaran bahan baku

dan Buku pencatatan

Pengiriman barang jadi

Prosedur Penerimaan

barang jadi

Data Stock barang jadi Manual Perbaikan format

Prosedur Pengeluaran

Barang Jadi

Data barang jadi yang

diterima, tersedia dan

dikirimkan

Manual Perbaikan format

Prosedur Pengawasan

Persediaan

Data kesesuaian bahan

baku dan barang jadi dalam

satu bulan

Tidak dilakukan Usulan Prosedur