EVALUASI PENERAPAN SISTEM
PENGENDALIAN INTERNAL ATAS
PENGELOLAAN PERSEDIAAN BARANG PADA
PT. SARI BUANA
WINDA, MARSUDI SETYA
Binus University, Jln. Kebon Jeruk Raya No. 9, +6282299033598, [email protected]
ABSTRACT
The purpose of this study was to determine and evaluate one of the problems often faced by trading companies is about good inventory management, and formulate recommendations for improvement of deficiencies were found. Data collection techniques by observation of PT. Sari Buana, conduct interviews with purchasing managers, and existing documents. These results indicate that the lack of human resources, inventory taking, lack of clear job descriptions, there is no report of receipt of goods, there is no segregation of duties between the recipient and storage of goods, manual procedures, lack of supervision of goods shipped, and lack of CCTV in the area of the warehouse, The conclusions that can be drawn is the need to improve the company's internal controls for the management of inventory and take follow-up in inventory management to run effectiveness and efficiency. (W)
Keyword: Internal Control, Evaluation, Inventory Management
ABSTRAK
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui dan mengevaluasi salah satu permasalahan yang sering dihadapi oleh perusahaan dagang yaitu mengenai pengelolaan persediaan yang baik, serta merumuskan rekomendasi perbaikan atas kelemahan-kelemahan yang ditemukan. Teknik pengumpulan data dengan melakukan observasi perusahaan PT. Sari Buana, melakukan wawancara dengan manager pembelian, dan dokumen-dokumen yang ada. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa kurangnya sumber daya manusia, kurangnya buffer stock, uraian tugas yang kurang jelas, tidak ada laporan penerimaan barang, tidak ada pemisahan tugas antara penerima dan penyimpanan barang, prosedur manual, kurang pengawasan barang yang dikirim, dan kurang CCTV pada area gudang. Simpulan yang dapat diambil adalah perusahaan perlu memperbaiki pengendalian internal terhadap pengelolaan persediaan dan mengambil tindak lanjut dalam pengelolaan persediaan yang dijalankan secara efektivitas dan efisiensi. (W)
PENDAHULUAN
Perkembangan dalam perekonomian dunia saat ini mengalami kemajuan sangat pesat. Hal ini ditandai dengan kemajuan di bidang teknologi informasi, persaingan dunia usaha yang semakin kompetitif dan semakin banyak inovasi yang luar biasa. Negara Indonesia sebagai negara yang sedang berkembang, mengalami peningkatan pertumbuhan ekonomi yang ditandai dengan semakin bertambah banyaknya investor lokal atau asing yang menanamkan modal-modalnya di perusahaan Indonesia. Secara tidak langsung, hal ini juga mendorong timbulnya persaingan yang semakin ketat, menuntut setiap badan usaha yang meningkatkan daya saingnya agar dapat tetap bertahan dan juga terus meningkatkan skala usahanya. Upaya yang dapat dilakukan badan usaha adalah dengan mengelola dan meningkatkan seluruh aktivitasnya. Tentunya, seluruh upaya tersebut harus diselaraskan dengan visi dan misi daripada masing-masing badan usaha.
Salah satu upaya yang dapat dilakukan oleh perusahaan yaitu melindungi dan mengatur aset-aset miliknya. Pengaturan yang baik tentunya akan menghasilkan laba yang lebih baik pula bagi perusahaan. Tentunya, untuk mendukung upaya ini, akan sangat diperlukan manajemen yang professional dan dapat mendorong para pekerjanya agar bekerja secara efektif, efisien dan ekonomis disertai dengan penerapan pengendalian yang memadai, sehingga dapat memperlancar dan memudahkan setiap tindakan serta dapat melakukan pengawasan terhadap segala kegiatan perusahaan.
Banyak perusahaan yang telah membuktikan bahwa suatu sistem pengendalian internal sangat berperan bagi kinerja perusahaan. Pengendalian internal mencakup kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset-aset perusahaan dari kerugian yang disebabkan kecurangan (fraud), penyalahgunaan, serta memelihara keakuratan data keuangan.
Untuk membantu pencapaian tujuan pengendalian tersebut, salah satu caranya adalah dengan membangun pengendalian ke dalam suatu sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi. Dalam penerapan sistem informasi akuntansi yang harus diperhatikan adalah pemberian otorisasi akses ke dalam sistem bedasarkan per fungsi dalam setiap organisasi dengan cara menggunakan kata sandi (password), hal ini dilakukan untuk mencegah individu lain memiliki akses ke format data entri dan laporan yang bukan fungsinya. Selain itu sistem pengendalian internal juga memberikan informasi yang diperlukan manajemen dalam pengambilan keputusan.
Begitu juga dalam perubahan informasi yang sangat cepat menuntut bisnisnya, karena sistem manual sudah tidak dapat memenuhi kebutuhan informasi. Penerapan sistem informasi dapat mempercepat proses bisnis, mengurangi human error, meningkatkan integritas antar bagian dalam perusahaan serta meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja dalam perusahaan. Atas adanya sistem informasi akuntansi berbasis komputer, maka sebuah perusahaan akan jauh lebih baik melakukan pengendalian internal yang optimal dibandingkan dengan sistem akuntansi manual.
Perusahaan yang memiliki pengendalian internal yang kuat juga dapat meminimalkan kesalahan dan juga fraud yang mungkin terjadi dalam perusahaan. Dalam perusahaan ini, secara singkat menjelaskan bahwa
persediaan memegang peranan penting bagi badan usaha, karena merupakan unsur aktiva yang memiliki nilai material dalam jumlah dan nilai yang relatif besar serta merupakan aktiva yang sensitif terhadap waktu, penurunan harga pasar, pencurian, pemborosan, kerusakan dan kelebihan biaya (yang disebabkan oleh kesalahan dalam penanganannya). Perusahaan harus memiliki persediaan dalam jumlah yang optimal sehingga dapat menghindari terjadinya kekurangan stok atau kelebihan stok, yang dapat memperbesar biaya yang dikeluarkan perusahaan dan pada akhirnya akan mengurangi pendapatan yang diterima perusahaan. Jumlah persediaan yang optimal dengan biaya seminimal mungkin akan diperoleh dari kondisi yang berasal dari internal dan eksternal perusahaan. Kondisi internal dapat berupa biaya penyimpanan (carrying cost), biaya pengadaan persediaan (acquisition cost) dan biaya kekurangan bahan (stock out cost) serta lead time. Sementara kondisi eksternal antara lain berupa peraturan dan kebijakan yang dikeluarkan pemerintah dan ketersediaan barang subsitusi.
Oleh karena itu perlu adanya struktur pegendalian internal atas pergerakan persediaan barang yang memadai agar lebih optimal. Dan masalah ini sepenuhnya berada dalam tanggung jawab dan kendali manajemen sehingga dituntut untuk hati-hati dalam menangani masalah persediaan. Apabila terjadi penyimpangan, maka manajemen harus cepat bertindak untuk mengarahkan kembali kepada tujuan yang telah ditetapkan.Sehingga pengendalian harus dapat menyediakan data yang mendorong efisiensi operasional, dan mendorong ketaatan kepada kebijakan yang ditetapkan manajemen agar lebih efektif.
Pengendalian internal persediaan barang bisa dikatakan efektif, jika didalamnya terdapat pemenuhan unsur-unsur pengendalian internal. Namun pemenuhan tujuan dari pengendalian internal persediaan barang itu sendiri yaitu adanya pendukung dalam mengambil keputusan yang tepat mengenai tingkat persediaan minimum, kuantitas barang yang harus dipesan, kapan harus dilakukan pemesanan kembali, dan frekuensi pemesanan barang sehingga mencapai persediaan yang optimum. Tentu saja hal ini agar dapat menunjang keefektifan pengendalian internal dalam pengelolaan pergerakan persediaan barang, maka perlu dikembangkan sistem pengendalian internal yang baik terhadap perusahaan itu sendiri.
Bedasarkan uraian mengenai latar belakang yang telah dikemukakan sebelumnya dan mengingat banyaknya pemasukan dan pengeluaran barang perusahaan, maka akan dilakukan pembahasan terhadap aktivitas pergerakan persediaan barang, termasuk kaitannya dengan dokumen, catatan akuntansi maupun fungsi yang terkait, yang dapat digunakan dalam perusahaan serta mengevaluasi sistem pengendalian internal yang ada, agar penyimpangan yang akan merugikan perusahaan dapat dihindari.
LANDASAN TEORI
Menurut Randal, Andayani, dan Coso (2014) “Pengendalian internal (internal control) merupakan suatu cara untuk mengarahkan, mengawasi, dan mengukur sumber daya suatu organisasi. Yang berperan penting untuk mencegah dan mendeteksi penggelapan (fraud) dan melindungi sumber daya organisasi baik yang berwujud maupun tidak berwujud, serta untuk mengevaluasi dan melakukan perbaikan atas keefektifan terhadap organisasi yang dijalankan setiap perusahaan”.
Arens dan Tunggal (2014) menyatakan bahwa terdapat 5 komponen menurut COSO yaitu lingkungan pengendalian (control environment) yaitu tindakan, kebijakan, dan prosedur yang mencerminkan sikap manajemen puncak harmonis, dan pemilik satu entittas mengenai pengendalian dan arti pentingnya, penilaian Risiko (risk assessment) yaitu indentifikasi dan analisis oleh manajemen atas risiko yang relevan terhadap penyiapan laporan keuangan agar sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum, aktivitas Pengendalian (control activities) yaitu kebijakan dan prosedur yang ditetapkan manajemen untuk memenuhi tujuannya untuk pelaporan keuangan, pemantauan (monitoring) yaitu penilaian efektifitas rancangan operasi struktur pengendalian intern secara periodik dan terus menerus oleh manajemen untuk melihat apakah manajemen telah dilaksanakan dengan semestinya dan telah diperbaiki sesuai dengan keadaan, informasi dan komunikasi (information and communication) yaitu metode yang dipakai mengidentifikasi, menggabungkan, mengklasifikasikan, mencatat, dan melaporkan transaksi satu entitas untuk menjamin akuntabilitas untuk aktiva yang terkait.
METODE PENELITIAN
Dalam mengumpulkan data-data yang diperlukan untuk menambah pengetahuan yang berguna bagi penulis dalam melakukan penelitian ini, maka penulis menggunakan beberapa metode penelitian antara lain Metode Penelitian Kepustakaan (Library Research) yang dilakukan dengan cara mempelajari buku-buku yang berkaitan dengan topik permasalahan penelitian ini sehingga penulis memperoleh informasi dan memiliki referensi yang relevan dengan topic skripsi dari buku-buku panduan riset atau literature yang ada, Metode Penelitian Lapangan (Field Research) dengan melakukan analisis langsung ke perusahaan untuk mengumpulkan data-data sehingga mendapat gambaran yang jelas mengenai perusahaan. Penelitian lapangan dilakukan dengan observasi yaitu dengan memantau secara langsung ke dalam perusahaan terutama pada bagian penjualan untuk melihat cara kerja dari penjualan tersebut, wawancara dengan melakukan wawancara atau tanya jawab secara lisan dengan orang atau pihak yang behubungan dengan bagian pembelian untuk memperoleh informasi mengenai prosedur yang berlaku, peraturan-peraturan serta hal-hal lain yang berhubungan dengan kegiatan penjualan tersebut.
HASIL DAN BAHASAN
Berdasarkan hasil penelitian evaluasi penerapan sistem pengendalian internal atas pengelolaan persediaan barang pada PT Sari Buana Jaya ditemukan beberapa kelemahan dalam pelaksanaan pengendalian internal yaitu:
1. Tidak ada pemisahan tugas antara bagian penerimaan dan bagian penyimpanan.
Dari wawancara yang dilakukan diketahui bahwa pada saat penerimaan barang dan penyimpanan barang dilakukan oleh orang yang sama. Seharusnya dilakukan pemisahaan tugas antara bagian penerimaan dan bagian penyimpanan. Hal ini disebabkan tidak ada pemisahan tugas antara bagian penerimaan dan bagian penyimpanan yaitu karena keterbatasan sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan serta untuk menghemat waktu penyimpanan barang. Hal tersebut mengakibatkan terjadinya kecurangan (fraud) antara lain: memungkinkan adanya barang dagang yang hilang atau ditukar oleh karyawan yang melakukan pengecekan. Sebaiknya perusahaan menerapkan kebijakan untuk melakukan pemisahan tugas antara bagian penerimaan dan bagian penyimpanan persediaan dan meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam pengendalian internal (Internal Control) yang tepat dalam perusahaan.
2. Kelemahan dalam pengiriman barang.
Menurut observasi dan hasil wawancara dengan beberapa karyawan terkait, dapat diketahui terkadang barang yang dikirimkan hanya dititipkan atau diletakan begitu saja, tanpa adanya retur persediaan barang. Dalam hal pengiriman barang, driver hanya merasa bertanggung jawab untuk mengantarkan barang sesuai dengan pesanan. Dan tidak memikirkan atau berinisiatif dalam hal pembayaran. Apabila uang tidak diberikan customer, driver hanya laporan kebagian AR dan setelah itu meneruskan tanggung jawab tersebut ke bagian AR. Dan juga tidak diterapkan peraturan dimana, saat pengiriman, uang harus ada. Atau setidaknya catatan apabila uang cash tidak diberikan secara langsung. Sehingga menimbulkan banyak piutang tak tertagih. Yang dapat mengakibatkan kebangkrutan perusahaan apabila tidak ditangani dengan baik.
3. Tidak ada pengawasan pada akses keluar masuk gudang.
Dari wawancara dan observasi yang dilakukan diketahui bahwa karyawan lain dapat keluar masuk gudang dan tidak ada kamera pengawas CCTV. Seharusnya hanya bagian gudang yang memiliki tanggung jawab atas gudang yang diperbolehkan masuk keluar gudang dan untuk memantau aktivitas di gudang seharusnya gudang dilengkapi CCTV. Hal ini disebabkan perusahaan tidak memiliki kebijakan mengatur siapa saja yang diperbolehkan masuk gudang dan menurut perusahaan belum perlu untuk memasang CCTV di gudang. Hal ini mengakibatkan memungkinkan terjadinya pencurian yang dilakukan karyawan yang dapat merugikan perusahaan. Sebaiknya perusahaan menetapkan kebijakan hanya bagian gudang yang memilki tanggung jawab atas gudang yang diperbolehkan masuk gudang dan sebaiknya perusahaan memiliki kamera CCTV untuk mengawasi aktivitas atau kegiatan yang terjadi di gudang.
4. Tidak ada laporan penerimaan barang.
Dari wawancara yang dilakukan diketahui bahwa pada saat penerimaan barang hanya dicocokan dengan surat jalan yang diberikan pemasok lalu barang yang telah dicocokan disimpan didalam gudang. Tidak ada laporan penerimaan barang yang dibuat sebagai bukti tertulis bahwa barang sudah diterima dengan baik. Seharusnya laporan penerimaan barang dibuat oleh bagian gudang sebagai fungsi penerimaan untuk menunjukan bahwa barang yang diterima dari supplier telah memenuhi jenis, kuantitas, spesifikasi, dan mutu seperti yang tercantum dalam purchase order. Hal ini disebabkan perusahaan tidak menerapkan untuk dibuatnya laporan penerimaan barang namun pelaporan penerimaan barang hanya diinformasikan secara lisan oleh bagian gudang kepada bagian pembelian bahwa barang telah diterima. Hal ini mengakibatkan bagian pembelian tidak mempunyai bukti tertulis untuk memonitor apakah barang yang dibeli telah diterima oleh bagian gudang dan bagian pembelian tidak mengetahui kesesuaian barang yang dipesan dengan diterima oleh bagian gudang. Sebaiknya perusahaan membuat kebijakan terhadap bagian gudang untuk membuat laporan penerimaan barang yang akan dijadikan bukti bahwa barang telah diterima dengan baik dan menyerahkan laporan kepada bagian pembelian sebagai informasi barang sudah diterima dan barang diterima dalam kondisi baik.
SIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan hasil penelitian terhadap sistem pengendalian internal atas pengelolaan persediaan barang pada PT Sari Buana, maka dapat disimpulkan bahwa:
1. Kurangnya sumber daya manusia (SDM).
Dalam perusahaan PT Sari Buana banyak menyebabkan terjadi perangkapan tugas, serta mengurangi efektivitas dan efisiensi dari tugas yang dikerjakan.
2. Tidak ada Buffer stock
Perusahaan ini dalam melakukan perhitungan barang yang harus dipesan hanya menggunakan metode perhitungan fisik, yang dimana sering terjadi kesalahan dalam perkiraan, pencatatan atau perhitungan, sehingga sering menunggu dalam timeline yang lama dalam pengiriman barang.
3. Tidak ada laporan penerimaan barang.
Pada saat ini, proses penerimaan barang tidak melalui proses pengecekan barang yang lebih detail dan juga tidak disertai dengan laporan mengenai barang yang diterima. Proses penerimaan barang hanya dilakukan dengan perhitungan jumlah barang (Karung/bal)
4. Tidak adanya pemisahan tugas antara bagian penerimaan dan bagian penyimpanan.
Penyebab tidak ada pemisahan tugas antara bagian penerimaan dan bagian penyimpanan yaitu karena keterbatasan sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan, serta untuk menghemat waktu penyimpanan barang.
5. Prosedur dijalankan secara manual.
Prosedur-prosedur yang dijalankan oleh perusahaan PT Sari Buana dibuat secara manual, sehingga sering terjadi kesalahan dalam perhitungan barang, pencatatan dan penerimaan barang, yang dimana perhitungan barang menggunakan metode fisik, pencatatan yang tidak dilakukan secara komputerisasi, dan penerimaan barang yang dilakukan hanya memiliki satu dokumen yang sama dengan penyimapanan barang, sehingga tidak berjalan secara efektif dan efisien.
6. Dalam hal pengiriman barang, adanya kurang pengawasan mengenai barang yang dikirimkan. Perusahaan tidak memfollow up apakah barang diterima baik oleh customer atau tidak. Dan juga berhubungan dengan pembayaran, perusahaan tidak mengecek kembali kebenaran mengenai proses pembayaran. Apakah customer membayar langsung atau hutang. Laporan-laporan yang diberikan oleh driver biasanya hanya berupa lisan tanpa ada bukti yang jelas.
7. Kurangnya pemantauan CCTV pada akses area gudang,
Dalam hal ini, pemantauan yang dijalankan oleh PT Sari Buana tidak optimal, karena CCTV yang digunakan hanya berada di depan gerbang masuk, sehingga area gudang tidak terpantau dengan jelas yang adanya kegiatan keluar masuk area gudang.
Berdasarkan kesimpulan yang telah disebutkan diatas mengenai temuan masalah atas kelemahan, maka berikut ini merupakan beberapa saran perbaikan atas pengelolaan persediaan barang pada PT Sari Buana
sehingga dapat meningkatkan kinerja perusahaan menjadi lebih memadai dan berikut ini saran yang diberikan yaitu:
1. Perusahaan sebaiknya melakukan beberapa penambahan karyawan lagi pada bagian area gudang untuk meningkatkan efektifitas dalam pergerakan persediaan barang. Sehingga tugas dari bagian area gudang tidak hanya dilakukan oleh satu orang saja dan dapat terbagi fungsinya, hal tersebut akan membuat semua aktivitas bagian gudang menjadi lebih efektif dan efisien.
2. Sebaiknya perusahaan menggunakan sistem komputerisasi dalam melakukan pergerakan persediaan barang, agar tidak terjadi kesalahan yang dapat merugikan perusahaan, dan sistem perhitungan harus dilakukan secara perpetual agar setiap persediaan dengan cepat menidentifikasi setiap produk-produk melalui kode yang dibuat dalam sistem, sehingga dapat informasi dalam stok yang tersedia dalam gudang.
3. Sebaiknya perusahaan membuat kebijakan terhadap bagian gudang untuk membuat laporan penerimaan barang yang akan dijadikan bukti bahwa barang telah diterima dengan baik dan menyerahkan laporan kepada bagian pembelian sebagai informasi barang sudah diterima dan barang diterima dalam kondisi baik.
4. Sebaiknya perusahaan menerapkan kebijakan untuk melakukan pemisahan tugas antara bagian penerimaan dan bagian penyimpanan persediaan. Kebijakan yang diterapkan bisa dengan cara meminta bagian pemasaran merangkap sebagai bagian penerimaan untuk menerima barang dan melakukan pengcocokan sesuai surat jalan dan bagian gudang sesuai tugasnya untuk menyimpan barang ke dalam gudang. Sehingga tidak melanggar internal control dan dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam pengendalian internal (Internal Control) yang tepat dalam perusahaan.
5. Sebaiknya perusahaan PT Sari Buana harus menerapkan prosedur yang dijalankan secara komputerisasi, agar kegiatan-kegiatan operasional dalam penjualan, pembelian, penyimpanan barang, barang retur, dan penerimaan barang dapat mudah dalam mendapat informasi yang dibuat dalam setiap sistem dalam bentuk data-data setiap kode produk, agar proses kerja yang dijalankan secara efektif dan efisien.
6. Sebaiknya perusahaan menerapkan peraturan yang sangat jelas dan ketat mengenai pengiriman dan pembayaran barang. Setiap hari harus dilakukan pengecekan secara random maupun berurutan. Untuk mengecek kebenaran proses pembayaran.
7. Sebaiknya CCTV ditempatkan diarea bagian gudang, agar mudah mengawasi terhadap pergerakan persediaann yang dilakukan oleh karyawan. Setiap barang yang masuk dan keluar akan mudah dilihat agar tidak terjadi penyusutan persediaan.
REFERENSI
Andayani.Wuryan, SE, M, SI,, AK. (2011). Audit Internal. Edisi Pertama. Yogyakarta: BPFE-Yogyakarta. Arens, A.A., Elder, J.E., dan Beasley, M.S. (2015). Auditing and Assurance Service An Integrated
Colbert.L.Janet, Aldridge.C Richard (2006). Management’s Report On Internal Control And Accounting Response. Journal of Analisis International Accounting, MCB University, Press Volume 9 No 7. yang diakses tanggal 16 January 2015.
Mardi, M.SI, Sarwono,J., dan N.S. Hendra. (2014) Sistem Informasi Akuntansi,. Jakarta: Penerbit Ghalia Indonesia.
Deshmukh Ashutosh. (2004). A Conceptual Framework For Online Internal Controls. The International
Journal Analysis Auditing, Pennsylvania State University-ERIE,volume XV, number 3-4, yang diakses
pada tanggal 6 January 2015.
Kieso, Donald E., Jerry J., Weygandt, Terry D., Warfield. (2011). Intermediate Accounting. (12e th Edition). United State of America: John Wiley & Sons,Inc.
Puspitawati.Lilis dan Anggadini.Sri Dewi, (2011). Sistem Informasi Akuntansi. Penerbit: Graha Ilmu. Tunggal, A.W. (2014). Konsep dan Studi Kasus Internal Auditing. Jakarta: Penerbit Harvarindo.
RIWAYAT PENULIS
Winda lahir di kota Jakarta pada 30 Januari 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Akuntansi peminatan Auditing pada tahun 2015.
