Sistem Informasi Stok Control (Jual – Beli) Retail Barang di Linux Bersistem Jaringan Jun Hay (04104021)
Fakultas Ilmu Komputer
Pembimbing : Ibu Rinci Kembang Hapsari Universitas Narotama Surabaya
Grosir atau toko retail pada umumnya ternyata masih banyak yang menggunakan sistem penghitungan manual (dengan menulis kertas (nota) maupun dengan kalkulator), dan metode penyimpanan data jual-beli hanya dilakukan dengan menulis buku kas atau hanya dengan menyimpan nota-nya saja. Resiko kehilangan maupun kerusakan data yang berupa kertas amat tinggi dan hal ini sudah dirasakan oleh banyak orang, mulai dari nota basah, tinta luntur, nota tersobek, nota terbuang, dan masih banyak lagi. Maka sudah sepantasnya sistem seperti ini diganti. Selain itu bila terdapat order yang terlalu banyak dan mempunyai batas waktu pengiriman yang sangat singkat, grosir atau toko retail akan kesulitan dalam memanajemen bukti-bukti (seperti nota) dan mengatur stok inventorinya, sehingga kerap menimbulkan perhitungan yang keliru dalam arus jual-beli barang karena terbatasnya sumber daya. Keuntungan dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi adalah meminimalkan secara drastis kesalahan-kesalahan yang biasa terjadi pada perhitungan yang dilakukan secara manual, menjamin keselamatan dan keakuratan data. Sistem informasi stok control (jual-beli) yang terkomputerisasi ini disajikan menggunakan aplikasi dari program Gambas yang berbasis Linux.
1 Latar Belakang
Latar belakang dari pemilihan judul “Sistem Informasi Stok Control (Jual – Beli) Retail Barang di Linux Bersistem Jaringan” sebagai skripsi ini adalah dikarenakan banyaknya masalah yang terjadi didalam menangani sistem beli (stok) pada grosir tersebut. Arus jual-beli di grosir umumnya sangat padat. Rekab pembelian dan penjualan tahunan yang masih sangat dibutuhkan untuk pelaporan bebarapa tahun kedepan banyak yang hilang. Kerugian karena salah penghitungan arus jual-beli cukup merugikan grosir. Ditambah lagi dengan sering terjadinya fluktuasi maka akan cukup sulit menghitung harga jual jika ada perubahan pada harga beli suatu barang, atau bahkan banyak barang. Pengecekan stok barang juga menjadi kendala bagi grosi, karena banyaknya barang yang masuk dan keluar sangat riskan untuk terjadi salah penghitungan stok barang digudang. Dengan adanya sistem control stok (jual-beli) yang terkomputerisasi diharapkan akan membantu dalam mempermudah dan meningkatkan kualitas kerja dari perusahaan. Arus keluar-masuk barang akan berlangsung lebih cepat pada saat banyak pesanan, dan tingkat kesalahan akan semakin kecil.
Batasan masalah yang akan dikerjakan dalam penyusunan skripsi ini adalah pada sistem
jual-beli barang, penghitungan hpp (harga pokok penjualan), serta laporan arus jual-beli barang (tidak termasuk penghitungan laba-rugi perusahaan, baik itu laba kotor maupun laba bersih).
Sistem control stok yang terkomputerisasi ini nantinya akan disajikan dengan menggunakan aplikasi dari program Gambas (IDE BASIC di Linux). Kelebihan lain yang didapat dari adanya sistem yang terkomputerisasi ini adalah dapat mengontrol stok (persediaan barang) secara continue, dilengkapi pula dengan sistem backup yang mudah, aman dan cepat. Sehingga perusahaan dapat dengan cepat mengakses laporan harian, bulanan, global bulanan, serta tahunan dengan lengkap dan rapi.
2 Perumusan Masalah
Dari latar belakang diatas, maka penulis dapat merumuskan masalah sebagai berikut :
1 Pencatatan dan penghitungan arus jual-beli akan berlangsung lebih cepat dan akurat.
2 Data persediaan barang akan terkontrol dengan baik, sehingga perusahaan akan lebih efektif kinerjanya.
3 Mengatasi keterbatasan dalam sumber daya (baik itu manusia maupun
peralatan), karena sistem stok control ini mampu untuk digunakan dengan sistem berbasis jaringan.
4 Laporan arus jual-beli dan stok yang tersaji secara lengkap dan rapi akan sangat membantu perusahaan dalam memantau hasil jual-beli setiap hari, bulan, bahkan tahun.
3 Tujuan
Tujuan dari pelaksanaan skripsi ini adalah sebagai berikut :
1. Membantu memecahkan masalah yang sedang terjadi pada sebuah grosir. 2. Membantu memecahkan efisiensi dan
efektifitas dari sistem jual-beli grosir. Sistem Kerja
Sistem control stok yang akan penulis rancang adalah salah satu tugas yang diberikan kepada penulis guna mengetahui sejauh mana kemampuan penulis dalam memahami suatu masalah. Masalah tersebut akan dianalisis dan akan diberikan solusi terbaik. Penulis pada skripsi ini membahas sistem informasi control stok (jual-beli) karena penulis menganggap bahwa sistem ini adalah sistem dimana setiap grosir, supplier maupun perusahaan pasti membutuhkanya untuk penghitungan stok barang serta penentuan harga jual yang lebih akurat.
Data-data dan contoh yang tertulis dalam penulisan skripsi ini adalah fiktif, karena data-data sesugguhnya dari perusahaan bersifat rahasia dan tidak dapat dipublikasikan. Namun penulis dapat menyajikan sistem kerja dari perusahaan, adapun sistem kerja dari sistem stok control tersebut adalah sebagai berikut:
• Proses pembelian atau pengadaan barang dari supplier
1. Grosir umumnya memiliki banyak supplier. Maka terlebih dahulu didaftarkan dengan mengisi form Input dan Hapus Grosir / Supplier. Form ini berisikan data-data Supplier, antara lain terdiri dari : kode grosir, nama grosir, alamat dan telepon.
2. Setelah seluruh grosir terdaftar, maka langkah selanjutnya adalah mendaftarkan barang-barang yang akan
dibeli dengan mengisi form input dan hapus barang. Form ini berisikan data-data kode barang dan nama barang. 3. Sesudah semua daftar barang
dimasukkan, maka langkah berikutnya adalah set keuntungan untuk perhitungan HPP dengan metode average. Nilai yang dimasukkan adalah berupa persentase penambahan nilai dari harga beli per-barang.
4. Setelah itu barulah bisa dilakukan transaksi pembelian barang dengan mengisi form pembelian. Form ini berisikan data-data kode grosir, no rekab pembelian (PO) (otomatis tercantum), nota, kode barang, jumlah barang, harga beli barang, potongan, hutang (bila ada), serta menu cetak rekab pembelian. 5. Barang-barang yang telah diinputkan
dalam form pembelian masuk dalam stok tapi tidak merubah harga jual barang karena rekab pembelian tersebut belum diposting oleh accounting. Maka langkah berikutnya adalah posting rekab pembelian oleh accounting (bisa pula revisi dari rekab pembelian sebelumnya), dengan syarat rekab yang sudah diposting tidak dapat dirubah lagi. Accounting dapat menggunakan menu cek pembelian (accounting) dan form posting (accounting).
• Proses penjualan barang ke pelanggan (customer)
1. Langkah pertama adalah mendaftarkan customer (pelanggan), dengan mengisi form input dan hapus pelanggan. Form ini berisikan berisikan data-data customer antara lain, kode pelanggan, nama pelanggan, alamat, dan nomor telepon.
2. Sesudah seluruh data customer berhasil dimasukkan dan barang-barang yang dimasukkan dalam form pembelian telah diposting oleh accounting maka barulah transaksi penjualan dapat dilakukan. Dengan mengisi form penjualan yang terdiri atas : kode pelanggan, no rekab penjualan (SO) (otomatis tercantum), kode barang, jumlah barang, potongan,
piutang (bila ada), serta menu cetak rekab penjualan.
• Proses retur pembelian
1. Retur pembelian dapat dilakukan tentunya bila barang yang akan diretur tersebut sudah terdaftar di stok dan sesuai dengan no rekab pembeliannya. Retur pembelian dapat dilakukan dengan mengisi form retur pembelian yang terdiri dari, no rekab retur pembelian (RPO yang tercetak otomatis bila anda mengisi no PO dengan benar dan terdaftar), kode grosir, nama grosir, no rekab pembelian (pengisian harus sesuai dengan rekab pembelian), kode barang, dan jumlah. Terdapat pula menu cetak rekab retur pembelian.
2. Retur pembelian yang dapat dilakukan hanya pada no rekab yang terdaftar dimana kuantitasnya mencukupi dan tidak melebihi stok yang masuk dari no rekab pembelian yang diretur.
• Proses retur penjualan
1. Retur penjualan dapat dilakukan tentunya bila barang yang akan diretur tersebut sudah terdaftar di stok dan sesuai dengan no rekab penjualannya. Retur penjualan dapat dilakukan dengan mengisi form retur penjualan yang terdiri dari, no rekab retur penjualan (RSO yang tercetak otomatis bila anda mengisi no SO dengan benar dan terdaftar), kode pelanggan, nama pelanggan, no rekab penjualan (pengisian harus sesuai dengan rekab penjualan), kode barang, dan jumlah. Terdapat pula menu cetak rekab retur penjualan.
2. Retur penjualan yang dapat dilakukan hanya pada no rekab yang terdaftar dimana kuantitasnya mencukupi dan tidak melebihi stok yang masuk dari no rekab penjualan yang diretur.
• Proses pembayaran hutang dan piutang 1. Proses pembayaran hutang dan piutang
memiliki alur yang sama, dimana pembayaran dalam dilakukan secara menyicil maupun lunas per nota rekab. Dengan mengisi form pembayaran hutang / piutang yaitu : memilih kode
grosir (untuk hutang) / memilih kode customer (untuk piutang), kemudian memasukkan nominal pembayarannya (bila dilakukan pembayaran secara menyicil), atau dengan memilih menu lunas bila telah lunas.
• Proses pencetakan laporan
1. Laporan pada program ini ada 3 macam, yaitu laporan harian, bulanan, dan tahunan yang tergabung dalam satu menu yaitu menu form laporan harian (isinya mengenai detail dari proses jual-beli dan retur yang terjadi selama periode tertentu). Untuk laporan harian, bulanan dan tahunan dapat diakses dari menu laporan harian. Dengan mengisikan kriteria diantaranya : periode (harian/bulanan/tahunan), kode barang, jenis transaksi, kode supplier, kode pelanggan, no rekan transaksi. 2. Masing-masing laporan memiliki
fasilitas untuk pencetakan. • Proses pelaporan stok
Pelaporan stok merupakan salah satu tujuan utama dari program ini dibuat, jadi pelaporan stok haruslah memiliki keterangan selengkap mungkin dan pastinya harus mendukung, serta sesuai dengan permintaan pemesan program. Stok dalam program ini dibagi menjadi dua yaitu stok secara global dan detail stok. Dan masing-masing telah dilengkapi dengan fasilitas pencetakan. Database
Database adalah satu atau sekumpulan tabel yang terdiri atas beberapa / banyak record yang mempunyai klasifikasi tertentu yang sama, digunakan sesuai dengan aplikasi tertentu. Tujuan dibuat database adalah memudahkan dalam memanipulasi data, menghindari adanya data kembar dan keterkaitan antara program aplikasi dengan penyimpanan data. Dari aplikasi yang penulis buat, penulis memerlukan beberapa file database yang akan digunakan untuk menyimpan data-data yang berhubungan dengan aplikasi stok control (jual-beli). File-file database tersebut adalah:
Tabel barang ini digunakan untuk menyimpan daftar barang dan stok barang. Dalam tabel ini digunakan kode_brg sebagai primary key. Berikut field-field yang terdapat dalam tabel barang.
Gambar 4.4.1 Tabel barang Nama Type Size Keterangan kode_brg varchar 20 Kode barang nama_brg varchar 30 Nama barang stok integer 10 Jumlah stok barang 2. Tabel grosir
Tabel grosir ini digunakan untuk menyimpan daftar grosir / supplier pemasok barang. Dalam tabel ini digunakan kode sebagai primary key. Berikut field-field yang terdapat dalam tabel grosir.
Gambar 4.4.2 Tabel grosir Nama Type Size Keterangan
kode varchar 10 Kode grosir / supplier nama varchar 30 Nama grosir / supplier alamat varchar 100 Alamat grosir / supplier telp varchar 20 Telepon grosir / supplier 3. Tabel pelanggan
Tabel pelanggan ini digunakan untuk menyimpan daftar pelanggan / customer. Dalam tabel ini digunakan kode sebagai primary key. Berikut field-field yang terdapat dalam tabel pelanggan.
Gambar 4.4.3 Tabel pelanggan Nama Type Size Keterangan kode varchar 10 Kode pelanggan nama varchar 30 Nama pelanggan alamat varchar 100 Alamat pelanggan telp varchar 20 Telepon pelanggan 4. Tabel beli
Tabel beli ini digunakan untuk menyimpan data-data pembelian. Dalam tabel ini digunakan grosir, kode_brg sebagai foreign key. Berikut field-field yang terdapat dalam tabel beli.
Gambar 4.4.4 Tabel beli Nama Type Size Keterangan grosir varchar 10 Kode grosir /
supplier
po varchar 20 No rekab
pembelian
nota varchar 10 Nota
pembelian kode_brg varchar 20 Kode barang jumlah integer 10 Jumlah
barang hargab integer 10 Harga beli
disc float Discount
rp float Potongan
harga
brg integer 20 Potongan
barang glb integer 20 Harga global total integer 20 Total harga ttotal varchar 30 Tampilan
total harga
tgl varchar 10 Tanggal
transaksi
tgl1 varchar 7 Bulan
transaksi tag integer 20 Identifikasi
nilai maksimum PO yang telah dicapai waktu varchar 20 Waktu
pembelian (complete transaction) rbeli integer 10 Banyaknya
barang yang telah diretur dari rekab pembelian ini dan kode barang ini temphj integer 10 Temporari
harga jual tempthj integer 10 Tampilan
temporari harga jual posting enum(‘1’,’0’) Status posting
oleh accounting (nota posting) post enum(‘1’,’0’) Status posting
oleh accounting (per-barang yang
disetujui) 5. Tabel jual
Tabel jual ini digunakan untuk menyimpan data-data penjualan. Dalam tabel ini digunakan plg, kode_brg dan hargaj sebagai foreign key. Berikut field-field yang terdapat dalam tabel jual.
Gambar 4.4.5 Tabel jual Nama Type Size Keterangan plg varchar 10 Kode pelanggan so varchar 20 No rekab
penjualan
nota varchar 10 No nota penjualan kode_brg varchar 20 Kode barang jumlah integer 10 Jumlah barang hargaj varchar 10 Harga jual thargaj varchar 20 Tampilan harga
jual
disc float Discount
rp float Potongan harga
brg integer 10 Potongan barang total integer 20 Total harga ttotal varchar 30 Tampilan total
harga
tgl varchar 10 Tanggal transaksi tgl1 varchar 7 Bulan transaksi tag integer 20 Identifikasi nilai
maksimum SO yang telah dicapai waktu varchar 20 Waktu penjualan
(complete transaction) rjual integer 10 Banyaknya barang
yang telah diretur dari rekab penjualan ini dan kode barang ini tag2 integer 20 Identifikasi nilai
maksimum nota yang telah dicapai 6. Tabel rbeli
Tabel rbeli ini digunakan untuk menyimpan data-data retur pembelian. Dalam tabel ini digunakan grosir, kode_brg sebagai foreign key. Berikut field-field yang terdapat dalam tabel rbeli.
Gambar 4.4.6 Tabel rbeli Nama Type Size Keterangan grosir varchar 10 Kode grosir rpo varchar 20 No rekab retur
pembelian
po varchar 20 No rekab pembelian nota varchar 10 No nota pembelian kode_brg varchar 20 Kode barang jumlah integer 10 Jumlah barang
disc float Discount
rp float Potongan harga
brg integer 10 Potongan barang total varchar 30 Total harga ttotal integer 20 Tampilan total
harga
tgl varchar 10 Tanggal transaksi tgl1 varchar 7 Bulan transaksi waktu varchar 20 Waktu retur
pembelian (complete transaction) wpo varchar 20 complete
transaction dari rekab pembelian yang direturkan 7. Tabel rjual
Tabel rjual ini digunakan untuk menyimpan data-data retur penjualan. Dalam tabel ini digunakan plg, kode_brg dan hargaj sebagai foreign key. Berikut field-field yang terdapat dalam tabel rjual.
Gambar 4.4.7 Tabel rjual Nama Type Size Keterangan plg varchar 10 Kode pelanggan rso varchar 20 No rekab retur
penjualan
so varchar 20 No rekab penjualan nota varchar 10 No nota penjualan kode_brg varchar 20 Kode barang jumlah integer 10 Jumlah barang hargaj integer 10 Harga jual
thargaj varchar 20 Tampilan harga jual
disc float Discount
rp float Potongan rupiah
brg integer 20 Potongan barang total varchar 30 Toal harga ttotal integer 20 Tampilan total
harga
tgl varchar 10 Tanggal transaksi tgl1 varchar 7 Bulan transaksi waktu varchar 20 Waktu retur
penjualan (complete transaction)
wso varchar 20 complete transaction dari rekab penjualan yang direturkan 8. Tabel backup
Tabel backup ini digunakan untuk menyimpan data backup dari database server. Data yang diisikan adalah data lengkap waktu backup (tgl/bln/thn jam:mnt:dtk). Berikut field-field yang terdapat dalam tabel backup.
Gambar 4.4.8 Tabel backup Nama Type Size Keterangan tgl varchar 20 Waktu backup
(complete time) 9. Tabel user
Tabel user digunakan untuk menyimpan data user (termasuk admin) yang diperbolehkan untuk mengakses program control stok ini. Dimana nilai ‘0’ adalah tidak memiliki hak akses, dan ‘1’ adalah memiliki hak akses terhadap menu-menu tertentu yang ditentukan oleh admin. Dalam tabel ini digunakan id sebagai primary key. Berikut adalah field-field yang terdapat dalam tabel user.
Gambar 4.4.9 Tabel user
Nama Type Size Keterangan
id varchar 10 ID user
pass varchar 20 Password
user grosir enum(‘1’,’0’) 1 Hak akses
menu grosir pembelian enum(‘1’,’0’) 1 Hak akses
menu pembelian penjualan enum(‘1’,’0’) 1 Hak akses
menu penjualan rpembelian enum(‘1’,’0’) 1 Hak akses
menu retur
rpenjualan enum(‘1’,’0’) 1 Hak akses menu retur penjualan stok enum(‘1’,’0’) 1 Hak akses
menu stok laph enum(‘1’,’0’) 1 Hak akses menu laph lapb enum(‘1’,’0’) 1 Hak akses menu lapb tree enum(‘1’,’0’) 1 Hak akses menu tree cpemp enum(‘1’,’0’) 1 Hak akses menu cek pembelian cpenj enum(‘1’,’0’) 1 Hak akses menu cek penjualan crpemb enum(‘1’,’0’) 1 Hak akses
menu cek retur pembelian crpenj enum(‘1’,’0’) 1 Hak akses menu cek retur penjualan bckp enum(‘1’,’0’) 1 Hak akses
menu backup reg enum(‘1’,’0’) 1 Hak akses
menu register user baru (admin only) flog enum(‘1’,’0’) 1 Hak akses
menu log hrg enum(‘1’,’0’) 1 Hak akses
menu set keuntungan brg enum(‘1’,’0’) 1 Hak akses
menu barang hutang enum(‘1’,’0’) 1 Hak akses
menu hutang piutang enum(‘1’,’0’) 1 Hak akses
menu piutang restore enum(‘1’,’0’) 1 Hak akses
menu restore cbeli enum(‘1’,’0’) 1 Hak akses
menu cek pembelian (khusus accounting) cpost enum(‘1’,’0’) 1 Hak akses
menu posting pembelian (khusus accounting) 10. Tabel stok_hist
Tabel ini digunakan untuk menyimpan data stok detail baik itu pemasukan maupun pengeluaran. Pada tabel ini digunakan kode_brg sebagai foreign key. Berikut field-field dalam tabel stok_hist.
Gambar 4.4.11 Tabel stok_hist Nama Type Size Keterangan no integer No urut barang kode_brg varchar 20 Kode barang po varchar 20 No rekab pembelian so varchar 20 No rekab penjualan rpo varchar 20 No rekab retur
pembelian rso varchar 20 No rekab retur
penjualan harga varchar 20 Harga
jumlah integer 10 Jumlah barang waktu varchar 20 Waktu transaksi
(complete transaction) 11. Tabel log
Tabel ini digunakan untuk menyimpan log (catatan perlakuan user terhadap program). Ini bisa digunakan untuk backtrace bila terdapat kesalahan dalam penggunaan program. Berikut adalah field-field yang terdapat dalam tabel log.
Gambar 4.4.12 tabel log Nama Type Size Keterangan id varchar 10 ID user
comps varchar 20 ID computer yang
aksi varchar 100 Perilaku yang dilakukan user waktu varchar 20 Waktu perlakuan note varchar 200 Catatan khusus 12. Tabel untung
Tabel ini digunakan untuk menyimpan nominal persentase keuntungan global yang ingin digunakan oleh perusahaan. Berikut adalah field-field yang terdapat dalam tabel untung.
Gambar 4.4.13 tabel untung Nama Type Size Keterangan
pcs float Persentase keuntungan global perusahaan 13. Tabel harga_jual
Tabel ini digunakan untuk menyimpan nominal harga jual barang. Dalam tabel ini digunakan kode_brg sebagai primary key. Berikut adalah field-field yang terdapat dalam tabel harga_jual.
Gambar 4.4.14 Tabel harga_jual Nama Type Size Keterangan kode_brg varchar 20 Kode barang hargaj integer 10 Harga jual thargaj varchar 100 Tampilan harga
jual 14. Tabel hutang
Tabel ini digunakan menyimpan nominal hutang pada supplier. Dalam tabel ini digunakan kode sebagai primary key. Berikut adalah field-field yang terdapat dalam tabel hutang.
Gambar 4.4.15 Tabel hutang Nama Type Size Keterangan kode varchar 10 Kode grosir hutang integer 20 Jumlah hutang thutang varchar 30 Tampilan jumlah
hutang 15. Tabel piutang
Tabel ini digunakan menyimpan nominal piutang pada pelanggan. Dalam tabel ini digunakan kode sebagai primary key. Berikut adalah field-field yang terdapat dalam tabel piutang.
Gambar 4.4.16 Tabel piutang Nama Type Size Keterangan kode varchar 10 Kode pelanggan piutang integer 20 Jumlah piutang tpiutang varchar 30 Tampilan jumlah
piutang 16. Tabel rhutang
Tabel ini digunakan menyimpan nominal hutang secara detail pada supplier. Dalam tabel ini digunakan po, kode sebagai foreign key. Berikut adalah field-field yang terdapat dalam tabel rhutang.
Gambar 4.4.17 Tabel rhutang
Nama Type Size Keterangan
po varchar 20 No rekab
pembelian
nota varchar 10 No nota
pembelian kode varchar 10 Kode grosir hutang integer 20 Jumlah
hutang thutang varchar 30 Tampilan
jumlah hutang lunas enum(‘ya’,’tdak’) Status
pelunasan tanggal varchar 10 Batas
waktu pelunasan status varchar 30 Peringatan
dari status pelunasan 17. Tabel rpiutang
Tabel ini digunakan menyimpan nominal piutang secara detail pada supplier. Dalam tabel ini digunakan so, kode sebagai foreign key. Berikut adalah field-field yang terdapat dalam tabel rpiutang.
Gambar 4.4.18 Tabel rpiutang Nama Type Siz
e
Keteranga n
so varchar 20 No rekab
penjualan
nota varchar 10 No nota
penjualan kode varchar 10 Kode
pelanggan
piutang integer 20 Jumlah piutang tpiutan g varchar 30 Tampilan jumlah piutang lunas enum(‘ya’,’tdak’ ) Status pelunasan tanggal varchar 10 Batas
waktu pelunasan status varchar 30 Peringatan
dari status pelunasan Kesimpulan
Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada pembahasan masalah di atas, penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Proses entry data secara terkomputerisasi mempermudah pengolahan data transaksi untuk proses perhitungan stok. Disertai dengan metode pencatatan hutang dan piutang yang otomatis diberikan pula tenggat waktu semakin mempermudah proses transaksi jual-beli barang.
2. Data persediaan barang yang terkontrol rapi dan baik, mempermudah perusahaan mengamati kemajuan dari bisnisnya. 3. Mengatasi keterbatasan dalam sumber daya (manusia maupun peralatan), tidak perlu memperhitungkan jarak dan waktu proses transaksi dapat dilakukan dimanapun juga selama terhubung dengan jaringan.
4. Pelaporan lebih efektif dan akurat serta dapat dipertanggung jawabkan, dengan adanya backtrace (file log) maka akan memperkecil terjadinya penyelewengan uang maupun barang.
Saran
Penulis sadar tentunya masih banyak sekali kekurangan dalam program ini. Diharapkan pada pengembangan program yang berikutnya program ini akan ditambahkan fungsi untu menghitung laba-rugi baik itu kotor maupun
bersih dari sebuah perusahaan. Serta penggunaan metode yang lebih fleksibel (dapat dipilih antara FIFO, LIFO, ataupun Average). Dengan demikian program ini akan semakin matang dan layak dijual sebagai mass product.
Rancangan Program
Dalam rancangan program ini akan dijelaskan tentang sistem operasional dari program aplikasi stok control. Program aplikasi dari sistem informasi stok control ini terdiri dari beberapa form menu. Form-form menu tersebut antara lain sebagai berikut :
1. Menu Login
Menu Login berfungsi untuk form login sebagai identifikasi siapakah user yang ingin masuk dan menggunakan program. Disinilah ditentukan user itu boleh mengakses menu apa saja, dan setiap aksi yang dilakukan oleh user akan tercatat dalam log. Contoh tampilan form menu utama adalah pada gambar di bawah ini.
Gambar 1. Menu Login
2. Menu Utama (Main Menu)
Menu ini berfungsi untuk menampilkan seluruh fasilitas dari aplikasi stok control ini yang dapat digunakan. Menu yang terdapat dalam menu utama tersebut antara lain : menu Data Master (form input dan hapus grosir, form input dan hapus pelanggan, form input dan hapus kode barang, form set keuntungan [global]), menu Trading (form pembelian, form penjualan, form retur pembelian, form retur penjualan), menu Laporan (form tampil stok, form laporan harian, bulanan, tahunan, dan laporan bulanan [global]), menu Cek (form cek pembelian, form cek penjualan, form cek retur pembelian, form cek retur penjualan), menu Accounting (form cek pembelian
(revisi khusus accounting) form posting), menu Backup (form backup database), menu Administrasi (form backup & restore database, form administrasi user, form tampil log, form buat direktori baru [direktori untuk penempatan file laporan, dan backup]). Berikut adalah contoh tampilannya.
Gambar 2. Main Menu (menu utama)
3. Form input dan hapus grosir / supplier Form ini digunakan untuk mendaftarkan grosir / supplier. Yang harus diinputkan pada form ini adalah: kode grosir, nama grosir, alamat grosir, dan telepon. Berikut contoh form-nya:
Gambar 3. Form input dan hapus grosir / supplier
4. Form input dan hapus pelanggan / customer Form ini digunakan untuk mendaftarkan pelanggan / customer. Berikut contoh form-nya:
Gambar 4. Form input dan hapus pelanggan / customer
5. Form input dan hapus kode barang
Form ini digunakan untuk mendaftarkan barang-barang yang ada atau akan dimasukkan dalam gudang. Berikut contoh form-nya:
Gambar 5. Form input dan hapus kode barang
6. Form input pembelian
Form ini digunakan untuk transaksi pembelian, pada form ini terdapat 4 buah kolom (2 diantaranya dimunculkan saling bergantian), yaitu kolom grosir / supplier, kolom barang, kolom rincian pembelian (hide), kolom jatuh tempo hutang (hide). Masing-masing kolom akan ditampilkan bergantian berdasar urutannya. Perubahan pada form ini hanya akan mempengaruhi jumlah stok barang dan pelaporan namun, tidak merubah daftar harga jual barang karena belum diposting oleh accounting. Berikut adalah contoh tampilannya:
Gambar 6. Form input pembelian
7. Form cek pembelian (khusus accounting) Form ini digunakan untuk pengecekan barang berdasar no rekab pembelian, dimana accounting dapat mengklarifikasi daftar barang yang akan masuk ke gudang (termasuk dengan hutang pada supplier). Berbeda dengan form input pembelian, form ini akan mempengaruhi stok barang, pelaporan dan tentunya harga jual, karena dianggap pemasukan data pembelian telah benar adanya. Untuk lebih jelasnya lihatlah gambar di bawah ini (untuk tampilan program yang lebih lengkap dapat dilihat pada slide yang dibuat dan dipresentasikan oleh penulis):
Gambar 7. Form cek pembelian (khusus accounting)
