USER MANUAL SISTEM DIGITAL OFFICE (DOF)

A. Penggunaan Komputer

1. Menyalakan komputer dengan menekan tombol power;

2. Pastikan komputer sudah tersambung dengan jaringan internet (LAN atau Jaringan Eksternal);

Jaringan LAN / jaringan internal PG

3. Buka web browser (google chrome atau mozilla firefox);

5. Buka account dan lakukan login dengan mengisi username (NIK SAP) & password (default: Petrokimia1).

B. Mengganti password

1. Buka Sistem Digital Office (DOF) dengan mengetik alamat http://dof.petrokimia-gresik.com;

2. Buka account dan lakukan login dengan mengisi username (NIK SAP) & password (default: Petrokimia1);

3. Ganti password dengan masuk ke halaman profil, kemudian pilih change password;

4. Isi field “Current password” dengan password default (Petrokimia1); 2

5. Isi field “New password” dengan password baru;

C. Penciptaan Surat

1. Membuat Surat Baru

1.1. Buka Sistem Digital Office (DOF) dengan mengetik alamat http://dof.petrokimia-gresik.com;

1.2. Buka account dan lakukan login dengan mengisi username (NIK SAP) & password (default: Petrokimia1);

1.3. Klik menu Penciptaan Surat, kemudian pilih Buat Surat Baru;

1.4. Isi detail surat sebagai berikut:

1.4.1. Klik field “Jenis” dan pilih jenis surat yang akan dibuat; 1

1.4.2. Klik field “Template” dan pilih template jenis surat sesuai kebutuhan;

1.4.4. Field “Sifat” tergenerate secara otomatis mengacu pada Sistem Klasifikasi Keamanan & Akses namun dapat diganti sesuai dengan kebutuhan;

1.4.6. Isi field “Judul” dengan perihal surat yang akan dibuat;

1.4.7. Isi field “Reviewer” dengan nama atasan langsung dan dapat ditambahkan sesuai kebutuhan;

1.4.8. Isi field “Approver” dengan nama atasan yang menandatangani surat (minimal grade II / setara manager);

1.4.9. Isi field “Tujuan” dengan nama atau jabatan tujuan surat (bisa memilih group departemen dengan cara klik icon group di kiri field);

1.4.10. Isi field “CC” dengan nama atau jabatan tembusan surat (bisa memilih group departemen dengan cara klik icon group di kiri field);

1.4.11. Khusus untuk jenis Surat Tugas, Surat Perjanjian, dan Adendum Surat Perjanjian, isi field “Valid from” dan “Valid to” sesuai dengan jangka waktu yang telah ditentukan;

1.4.12. Isi field “Keterangan” dengan catatan penting terkait dengan surat yang akan dibuat (opsional);

1.4.13. Khusus naskah dinas yang membutuhkan persetujuan Direksi (tujuan surat harus ke 1 Direksi) harus mencentang kotak “Butuh Acc Direksi?” yang berada di bawah field keterangan.

1.5. Mengisi attachment surat (apabila diperlukan) dengan klik tombol “Browse” kemudian memilih lampiran yang ingin dilampirkan ke dalam surat;

1.6. Mengisi keseluruhan bagian surat sesuai dengan template masing-masing jenis surat (perlu diperhatikan bahwa kode ###*NoSurat*### dan ###*TglSurat*### pada seluruh bagian surat tidak diperbolehkan untuk diubah atau dihapus karena menyebabkan tidak mendapat nomor dan tanggal surat dari sistem sehingga surat tidak valid);

1.7. Setelah mengisi keseluruhan bagian surat, klik tombol “kirim” untuk mengirim draft surat kepada reviewer atau klik tombol “simpan sebagai draft” untuk menyimpan draft surat; Setelah draft dikirim ke reviewer, reviewer melakukan review terhadap draft naskah dinas;

1.8. Khusus untuk jenis Surat Perjanjian (SP) dan Adendum Surat Perjanjian (ASP), setelah mengisi keseluruhan bagian naskah dinas lakukan hal sebagai berikut :

1.8.2. Print draft naskah dianas dengan Klik tab “FILE” kemudian klik tombol “Print” yang lokasinya berada dibawah field “Attachment”;

1.8.3. Setelah draft naskah dinas dicetak, mengirim draft tersebut ke Manager Hukum & Sekretariat untuk dilakukan review;

1.8.4. Setelah draft naskah dinas direview oleh Manager Hukum & Sekretariat, sesuaikan draft naskah dinas hasil review dengan draft yang telah disimpan dengan cara klik menu Penciptaan Surat, kemudian pilih Daftar Surat, pada tab “Draft” pilih Surat Perjanjian yang telah disimpan kemudian sesuaikan konsepnya dengan draft hasil review Manager Hukum & Sekretariat;

1.8.5. Klik tombol kirim, untuk mengirim draft hasil review Manager Hukum & Sekretariat kepada reviewer.

2. Melakukan Review

2.3. Klik menu Penciptaan Surat, kemudian pilih Menunggu Review;

2.4. Apabila terdapat draft naskah dinas yang perlu direview, maka akan muncul notifikasi dan list surat pada tab “Menunggu Review Anda”, klik lihat detail untuk melakukan review;

1

2.5. Melakukan review surat mulai dari detail surat sampai dengan seluruh bagian surat kemudian klik tombol “setujui” untuk menyetujui draft naskah dinas dan mengirimnya kepada approver atau klik tombol “kembalikan ke user untuk direvisi” untuk menolak draft naskah dinas dan mengirimnya kembali kepada drafter, atau klik tombol “batalkan” untuk membatalkan surat.

2.6. Pada tab “telah anda review” akan muncul seluruh draft naskah dinas yang telah anda review sebelumnya.

3. Melakukan Approval

3.3. Klik menu Penciptaan Surat, kemudian pilih Menunggu Approval;

3.4. Apabila terdapat draft naskah dinas yang perlu diapprove, maka akan muncul notifikasi dan list surat pada tab “Menunggu Approval Anda”, klik lihat detail untuk melakukan approval;

2 1

3.5. Melakukan approval surat mulai dari detail surat sampai dengan seluruh bagian surat kemudian klik tombol “setujui” untuk menyetujui draft naskah dinas atau klik tombol “kembalikan ke user untuk direvisi” untuk menolak draft naskah dinas dan mengirimnya kembali kepada drafter, atau klik tombol “batalkan” untuk membatalkan surat;

3.6. Pada tab “telah anda periksa” akan muncul seluruh draft naskah dinas yang telah anda approve sebelumnya.

4. Daftar Surat

4.2. Klik menu Penciptaan Surat, kemudian pilih Daftar Surat;

1 2

4.3. Tab “Draft” memperlihatkan list naskah dinas yang disimpan sebagai draft pada saat membuat surat baru;

4.4. Tab “Menunggu Persetujuan” memperlihatkan list naskah dinas yang berstatus sedang menunggu persetujuan baik oleh reviewer maupun approver;

4.5. Tab “Disetujui” memperlihatkan list naskah dinas yang telah disetujui oleh approver;

4.6. Tab “Belum Upload” memperlihatkan list naskah dinas (bertandatangan basah) yang telah disetujui tetapi belum diupload;

4.7. Tab “Sudah Upload” memperlihatkan list naskah dinas (bertandatangan basah) yang telah disetujui dan sudah diupload;

4.8. Tab “Direvisi” memperlihatkan list naskah dinas yang dikembalikan oleh reviewer maupun approver dan membutuhkan revisi;

4.9. Tab “Dibatalkan” memperlihatkan list naskah dinas yang dibatalkan oleh reviewer maupun approver.

5. History dan Hierarchy

5.2. Klik menu Penciptaan Surat, kemudian pilih Daftar Surat;

5.4. Akan muncul tab “History” yang memperlihatkan sejarah naskah dinas mulai dari awal diciptakan (draft), telah dibaca oleh siapa, sampai dengan selesai disetujui dan terkirim;

5.5. Tab “Hierarchy” akan memperlihatkan hierarchy tree mulai dari drafter, reviewer, approver sampai dengan penerima naskah dinas.

D. Inbox

1. Buka Sistem Digital Office (DOF) dengan mengetik alamat http://dof.petrokimia-gresik.com;

3. Tab “Unread” memperlihatkan list naskah dinas yang diterima dan belum dibaca oleh user;

5. Tab “On Progress” memperlihatkan list naskah dinas yang sedang ditindaklanjuti oleh user dan masih dalam proses penyelesaian;

6. Tab “Closed” memperlihatkan list naskah dinas yang telah ditindaklanjuti oleh user (naskah dinas yang diterima sebagai CC, setelah dibaca akan otomatis berstatus closed);

E. Pemberkasan

1. Membuat Berkas Baru

1.3. Pilih “Buat Berkas Baru”;

1.5. Field “Retensi Arsip” akan otomatis tergenerate sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA);

1.6. Field “Tanggal Akhir Retensi Arsip” akan otomatis tergenerate sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA);

1.7. Isi field “Uraian” dengan rincian berkas yang akan dibuat;

1.9. Klik tombol “Simpan” untuk menyimpan berkas.

2. Memasukkan Naskah Dinas ke dalam Berkas;

2.2. Klik menu Berkas;

2.4. Klik “Lihat Detail / Input Isi” pada kolom Detail untuk mengubah detail berkas dan menambah isi berkas;

2.6. Pilih naskah dinas yang akan dimasukkan ke dalam berkas;

3. Menghapus Berkas;

3.3. Pilih “Daftar Berkas”;

3.5. Berkas yang sudah terisi tidak dapat dihapus.

F. Upload Naskah Dinas

2. Klik menu Penciptaan Surat;

4. Klik tab “Belum Upload” dan pilih “Lihat Detail” pada kolom Aksi;

6. Pilih soft file naskah dinas yang sudah ditandatangani dan dilegalisasi (berekstensi .pdf);

G. Rekapitulasi

2. Klik field “Jenis Surat” dan pilih jenis naskah dinas yang diinginkan;

4. Klik field “Status Upload” dan pilih apakah naskah dinas yang diinginkan sudah diupload atau belum;

5. Klik tombol “Cari” dan akan keluar tabel berisikan daftar naskah dinas sesuai dengan kriteria yang telah diinput sebelumnya;

6. Tabel tersebut dapat diexport menjadi file dengan beberapa format antara lain: .XLS, .PDF, .DOC, dll.

H. Pencarian

2. Klik field “Cari Berdasarkan” dan pilih dasar pencarian sesuai dengan kata kunci yang telah dimasukkan;

3. Klik tombol “Cari” dan akan keluar tabel berisikan daftar naskah dinas sesuai dengan kriteria yang telah diinput sebelumnya;

4. Tabel tersebut dapat diexport menjadi file dengan beberapa format antara lain: .XLS, .PDF, .DOC, dll.

I. Mitigasi Risiko Server Down

1. Download daftar nomor naskah dinas offline dari sistem DOF;

2. Menyampaikan kepada unit kerja bahwa penciptaan sementara menggunnakan sistem manual terlebih dahulu;

3. Memberikan nomor naskah dinas secara manual sesuai dengan daftar nomor naskah dinas offline yang telah didownload dari sistem DOF;

4. Setelah sistem DOF sudah berjalan kembali normal, mengupload daftar nomor naskah dinas offline ke dalam sistem DOF supaya naskah dinas yang telah tercipta bisa diupload ke dalam sistem DOF;