PEMERINTAH KABUPATEN PADANG PARIAMAN
DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN
Jalan A. Yani Nomor 21 Telepon (0751) 93916 & Fax (0751) 93916 Pariaman Kode Pos 25512KEPUTUSAN KEPALA DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN PADANG PARIAMAN
NOMOR: 187/KEP/Dis.Arsip&Perpus/2021 TENTANG
ROAD MAP REFORMASI BIROKRASI
DI LINGKUNGAN DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN PADANG PARIAMAN
TAHUN 2021-2026
KEPALA DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN PADANG PARIAMAN ,
Menimbang : a. bahwa sesuai dengan ketentuan Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025, maka guna pedoman dan kelancaran pelaksanaan Reformasi Birokrasi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Padang Pariaman maka perlu adanya Road Map Reformasi Birokrasi di Lingkungan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman.
b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud huruf a, perlu menetapkan Keputusan Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan tentang Road Map Reformasi Birokrasi pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Tahun 2021-2026.
Mengingat : 1. Undang-undang Nomor 12 Tahun 1956 tentang Pembentukan Daerah Otonom Kabupaten Dalam Lingkungan Daerah Propinsi Sumatera Tengah (Lembaga Negara Republik Indonesia Tahun 1956 Nomor 20);
2. Undang-undang Nomor 49 tahun 1999 tentang pembentukan Kabupaten Kepulauan Mentawai (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 177, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3898);
3. Undang-undang Nomor 12 Tahun 2002 tentang Pembentukan Kota Pariaman di Propinsi Sumatera Barat (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2002 Nomor 25, tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4187);
4. Undang-undang nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor.…
Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-undang Nomor 9 tahun 2015, tentang perubahan kedua atas undang-undang nomor 23 tahun 2014 tentang pemerintah daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembahan Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
5. Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 1980 tentang Perubahan Batas Wilayah Kotamadya Daerah Tingkat II Padang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1980 Nomor 25, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3164);
6. Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025;
7. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 11 Tahun 2015 tentang Road Map Reformasi 2015-2019;
8. Peraturan Daerah Kabupaten Padang Pariaman Nomor 10 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah (Lembaran Daerah Kabupaten Padang Pariaman Tahun 2016 Nomor 10);
9. Peraturan Bupati Padang Pariaman Nomor 24 Tahun 2017 tentang Road Map Reformasi Birokrasi di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Padang Pariaman.
MEMUTUSKAN :
Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN TENTANG ROAD MAP REFORMASI BIROKRASI DI LINGKUNGAN DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN PADANG PARIAMAN TAHUN 2021-2026.
Pasal 1
Road Map Reformasi Birokrasi di Lingkungan Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman Tahun 2021-2026 sebagaimana tercantum dalam lampiran yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan ini.
Pasal 2
Road Map Reformasi Birokrasi di Lingkungan Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman Tahun 2021-2026 sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 sebagai acuan untuk melaksanankan Reformasi Birokrasi di Lingkungan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman periode 2021-2026.
Pasal 3
Pelaksanaan Operasional Road Map Reformasi Birokrasi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman Tahun 2021-2026 berdasarkan tahapan dan waktu sebagaimana diuraikan dalam lampiran Peraturan ini.
Pasal 4
Pembiayaan yang dibutuhkan untuk operasional Road Map Reformasi Birokrasi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang PariamanTahun 2021-2026 dibebankan kepada Anggaran Pendapatan dan Bealanja Daerah pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan.
Pasal 5
Keputusan Kepala Dinas ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Ditetapkan di Pariaman
LAMPIRAN
KEPUTUSAN KELAPA DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN PADANG PARIAMAN
NOMOR 187/KEP/Dis.Arsip&Perpus/2021 TENTANG
ROAD MAP REFORMASI BIROKRASI DI LINGKUNGAN DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN PADANG PARIAMAN TAHUN 2021-2026
BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG
Reformasi Birokrasi pada hakikatnya merupakan upaya untuk melakukan pembaharuan dan perubahan terhadap system penyelenggaraan pemerintahan terutama menyangkut aspek-aspek kelembagaan (organisasi), ketatalaksanaan business prosess dan sumber daya manusia aparatur.
Semenjak di berlakukan Undang – Undang Nomor 23 tahun 2014 tentang Pemerintahan daerah, telah terjadi perubahan paradigma pemerintahan dari sentralistik menjadi desentralistik. Dalam rangka pelaksanaan azas desentralisasi daerah Propinsi, Daerah Kabupaten dan Daerah Kota berwenang mengatur dan mengurus kepentingan masyarakat setempat menurut prakarsa sendiri berdasarkan aspirasi masyarakat. Kewenangan daerah mencakup kewenangan seluruh bidang pemerintahan mulia dari perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, pengendalian dan evaluasi kecuali kewenangan dalam bidang politik luar negeri, pertahanan keamanan, peradilan moneter, fiskal, agama serta kewenangan yang akan diatur lebih lanjut dengan peraturan pemerintah .
Dengan demikian otonomi yang luas nyata dan bertanggung jawab menjadi tantangan besar bagi birokrasi pemerintah dearah untuk mereformasi diri agar menjadi lebih responsive, efesien namun tetap efektif menjalankan fungsi – fungsi pemerintahan dan pembangunan.
Berbagai permasalahan / hambatan yang mengakibatkan sistem penyelenggaraan pemerintah tidak berjalan atau diperkirakan tidak akan berjalan dengan baik harus di tata ulang atau di perbaharui. Reformasi birokrasi dilaksanakan dalam rangka mewujudkan tata kelola
pemerintahan yang baik (Good Governance). Dengan kata lain reformasi birokrasi adalah langkah strategis untuk membangun aparatur Negara agar lebih berdaya guna dan berhasil guna dalam rangka mengemban tugas pemerintahan dan pembangunan nasional. Selain itu dengan sangat pesatnya kemajuan ilmu pengetahuan, teknologi informasi dan komunikasi serta perubahan lingkungan strategis menuntut birokrasi pemerintahan untuk direformasi dan disesuaikan dengan dinamika tuntutan masyarakat. Oleh karena itu harus segera diambil langkah-langkah yang bersifat mendasar, komprehensif dan sistematik, sehingga tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan dapat dicapai dengan efektif dan efisien. Reformasi disini merupakan proses berkelanjutan seiring dengan perubahan tata kelola pemerintahan di level nasional terutama semenjak di canangkan program reformasi birokrasi untuk pembangunan di bidang apatur Negara yang diarahkan pada profesionalisme aparatur Negara di pusat dan daerah yang mampu mendukung pembangunan nasional. Rencana pembangunan jangka menengah ke III pemerintah kabupaten padang pariaman (2015 – 2019) berusaha untuk mengikuti irama reformsi birokrasi sebagaimana di amnatkan dalam peraturan Presiden Nomor 81 tahu 2010 tentang Grand Design Rofoemasi birokrasi 2010-2025 dan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan reformasi Birokrasi Nomor 11 tahun 2015 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2015 – 2019.
Grand Design Reformasi birokrasi adalah rancangan induk yang berisi arah kebijakan pelaksanaan reformasi birokrasi nasional untuk kurun waktu 2010-2025. Sedangkan Road Map Reformasi Birokrasi adalah bentuk operasional Grand design reformasi Birokrasi yang disusun 5 (lima) tahun sekali dan merupakan rinci reformasi dari satu tahapan ke tahap selanjutnya selama 5 (lima) tahun dengan sasaran yang jelas. Pelaksanaan Reformasi Birokrasi di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan kabupaten Padang pariaman merupakan sebuah keharusan yang dilakukan dengan tujuan untuk memperbaiki birokrasi dari waktu ke waktu sehingga birokrasi di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman memiliki kemampuan untuk memberikan pelayanan yang berkualitas kepada masyarakat, memberantas KKN secara menyeluruh di semua unit kerja, sebagai langkah awal dari pelaksanaan
reformasi birokrasi di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman perlu disusun road map Reformasi Birokrasi. Road Map reformasi birokrasi di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman merupakan rencana terkini dan detail mengenai perubahan birokrasi di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman tahap kedua dalam kurun waktu lima tahun mendatang dari tahun 2016-2021.
Tujuan Road Map reformasi Birokrasi di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman adalah untuk memberikan arahan mengenai perubahan yang ingin dilakukan untuk mencapai sasaran reformasi Birokrasi yaitu : 1) Menciptakan birokrasi yang bersih dan bebas KKN. 2) Meningkatkan kualitas pelayanan Publik. 3) Meningkatkan Kapasitas dan akuntabilitas kinerja.
Penyusunan Road Map reformasi birokrasi di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman dilakukan dengan memperhitungkan harapan para pemangku kepentingan yang dipadukan dengan kemampuan dalam memenuhi keinginan dimaksud. Karena itu Road Map Reformasi Birokrasi di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman disusun dengan mengutamakan prioritas jangka pendek, jangka menengah dan capaian yang dilakukan dalam jangka waktu lima tahun kedepan. Roadmap reformasi Birokrasi di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman bersifat dinamis, karena menberikan kemungkinan dilakukannya berbagai rencana dan pelaksanaan kegiatan yang dipandang strategis pada tahun tahun pelaksanaanya.
Secara umum Road Map reformasi Birokrasi di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman berisi uraian mengenai gambaran di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman saat ini, kondisi yang diharapkan dalam lima tahun mendatang, permasalahan yang dihadapi serta agenda pelaksanaan reformasi birokrasi dalam rangka mengatasi berbagai permasalahan yang dihadapi serta dalam mewujudkan sasaran Reformasi Birokrasi.
Dasar hukum yang dijadikan pedoman Road Map Reformasi Birokrasi di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman adalah; 1. Undang - Undang Nomor 17 Tahun 2007 Tentang Rencana
Pembangunan Jangka Panjang Nasional Tahun 2005 – 2015;
2. Undang - Undang Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik; 3. Undang – Undang Nomor 23 Tahuan 2014 Tentang Pemerintah;
Daerah;
4. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 Tentang Aparatur Sipil Negara; 5. Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 Tentang Perangkat
Derah;
6. Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 Tentang Gran Design Tentang Reformasi Birokrasi 2010 – 2025;
7. Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2015 Tentang Tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional ( RPJMN ) Tahun 2014 – 2019 ( Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 3 ); 8. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi
Birokrasi Nomor 11 Tahun 2015 Tentang Roadmap Reformasi Birokrasi Tahun 2015 – 2019;
9. Peraturan Daerah Kabupaten Padang Pariaman Nomor 8 Tahun 2016 Tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah ( RPMD ) Tahun 2016 – 2021;
10.Peraturan Bupati Padang Pariaman Nomor 24 Tahun 2017 Tentang Roadmap Reformasi Birokrasi Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Padang Pariaman;
BAB II
GAMBARAN BIROKRASI DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN PADANG PARIAMAN
A. TUGAS FUNGSI DAN STRUKTUR ORGANISASI DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN PADANG PARIAMAN
Sesuai dengan Peraturan Daerah Kabupaten Padang Pariaman Nomor 63 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman pada pasal 2 ayat (1)Dinas Kearsipan dan Perpustakaan merupakan unsur pelaksana urusan pemerintah bidang Kearsipan dan Perpustakaan. (2)Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dipimpin oleh Kepada Dinas yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah (3)Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mempunyai tugas membantu Bupati melaksanakan urusan pemerintahan daerah bidang Kearsipan dan Perpustakaan dan tugas pembantuan yang diberikan kepada Daerah.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud di atas, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman mempunyai fungsi sebagai berikut :
a) Penyusunan perencanaan bidang Kearsipan dan Perpustakaan; b) perumusan kebijakan teknis bidang Kearsipan dan Perpustakaan; c) Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum dibidang
Kearsipan dan Perpustakaan;
d) Pembinaan dan pelaksanaan urusan dibidang Kearsipan dan Perpustakaan;
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang bereselonkan II.b dan didampingi oleh seorang sekretaris dinas dengan eselonisasi III.a. Disamping itu juga terdapat tiga bidang yang dikepalai oleh kepala bidang bereselonkan III.b. Di sekretariat, sekretaris dibantu oleh dua kasubag; kasubag umum dan kasubag perencanaan, pelaporan dan keuangan. Kepala Bidang Kearsipan
dibantu tiga orang Kasi; Kasi Pengelolaan Arsip Dinamis, Kasi Pelestarian dan Pemeliharaan Kearsipan dan Kasi Akuisisi dan Pengolahan Arsip. Bidang Binwas dibantu oleh tiga orang Kasi; Kasi Pengkajian Pengembangan Kearsipan dan Perpustakaan, Kasi Pembinaan, Pengawasan SDM dan Sistem Kearsipan dan Kasi Pembinaan, Pengawasan SDM Kelembagaan dan Sistem Perpustakaan. Bidang Perpustakaan dibantu oleh tiga orang Kasi; Kasi Layanan Perpustakaan, Kasi Otomasi dan Pengolahan Bahan Pustaka dan Kasi Deposit, Pengamatan, dan Pelestarian Bahan Pustaka
Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman sesuai dengan Peraturan Bupati Padang Pariaman Nomor 63 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Pokok dan Fungsi serta Tata Kerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman dapat dilihat pada halaman berikut:
Lampiran Peraturan Bupati Padang Pariaman Nomor 63 Tahun 2016
B. SUMBER DAYA DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN 1. Sumber Daya Aparatur
Sesuai dengan Peraturan Bupati No. 10 Tahun 2016 tentang rincian uraian tugas Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman mempunyai tugas pokok :
Membantu Bupati dalam penyelenggaraan pemerintahan dibidang perpustakaan dan kearsipan dalam melaksanakan kewenangan otonomi daerah Kabupaten Padang Pariaman dibidang perpustakaan dan kearsipan dalam rangka pelaksanaan tugas dasar untuk dapat terealisasi dalam kebijaksanaan yang ditetapkan oleh Bupati.
Serta fungsi sebagai berikut :
1. Menyusun Kebijaksanaan teknis dibidang perpustakaan dan kearsipan dengan kewenangan yang dimilikinya.
2. Memberikan Izin dan Pelaksanaan pelayanan dibidang perpustakaan dan kearsipan.
3. Memberikan Bimbingan teknis dibidang perpustakaan dan kearsipan
4. Melakukan penyuluhan tentang perpustakaan dan kearsipan yang erat kaitannya dalam upaya pengembangan perpustakaan dan kearsipan yang optimal.
5. Melakukan tata usaha kantor
Dalam struktur organisasi yang ada, pelaksanaan tugas pokok Dinas Kearsipan dan Perpustakaan dilakukan oleh seksi-seksi yang ada sesuai dengan Peraturan Daerah Nomor 10 Tahun 2016 yaitu : Kepala Dinas, mempunyai tugas :
1. Memimpin dinas Kearsipan dan Perpustakaan daerah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
2. Merumuskan kebijakan penyelenggaraan kearsipan merumuskan kebijakan penyelenggaraan kearsipan daerah sesuai dengan tugas dan fungsi;
3. Membina penyelenggaraan Kearsipan dan Perpustakaan daerah pada Perangkat Daerah, perusahaan swasta, organisasi kemasyarakatan/ organisasi politik, lembaga pendidikan, kecamatan, dan desa/ kelurahan atau yang disebut dengan nama lain dan masyarakat;
4. Melakukan pengawasan kearsipan dan Perpustakaan daerah pada Perangkat Daerah, perusahaan swasta, organisasi kemasyarakatan/ organisasi politik, lembaga pendidikan, kecamatan, dan desa/ kelurahan atau yang disebut dengan nama lain;
6. Menyelenggarakan pengelolaan arsip statis;
7. Menyelenggarakan pelayanan, dan pemanfaatan arsip; 8. Menyelenggarakan pengelolaan perpustakaan ;
9. Menyelenggarakan pelayanan dan pemanfaatan perpustakaan;
10. Menyelenggarakan perencanaan, kerjasama, hukum, hubungan masyarakat, kepegawaian, keuangan, evaluasi dan pelaporan, serta umum.
Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Padang Pariaman Nomor 10 Tahun 2017 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah dan Peraturan Bupati Nomor 63 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan memiliki 16 jabatan struktural dan kelompok jabatan fungsional tertentu yang terdiri dari jabatan fungsional umum tertentu sebanyak 14 orang, yang terdiri dari Gol. II 10 orang, Gol. III 14 orang dan Gol. IV 5 orang, dengan kualifikasi pendidikan S2 4 orang, sarjana 12 orang dan 10 orang sarjana muda dan SMA 3 orang.
Jumlah pegawai yang ada ini dirasakan sudah cukup mengingat beban tugas yang diemban begitu banyak, dimana pada tiap-tiap kepala seksi mempunyai staf dalam pelaksanaan tugas. Selama Tahun 2021 Dinas Kearsipan dan Perpustakaan dibantu oleh 4 orang tenaga swakelola, 1 orang sopir kepala dinas, 2 orang sopir perpustakaan keliling dan 1 orang tenaga kebersihan.
Tabel 2
STRUKTUR JABATAN DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN MENURUT ESSELONERING
NO. NAMA JABATAN
ESELONERING STAF ESELON II ESELON III ESELON IV 1. Kepala Dinas √ 2. Sekretaris √ 3. Kabid Perpustakaan √ 4. Kabid Kearsipan √
5. Kabid Pembinaan, Pengawasan Kearsipan dan
Perpustakaan √
6. Kepala Subag Umum dan Kepegawaian √
Pelaporan
8. Kepala Seksi Akuisisi dan Pengolahan Arsip √ 9. Kepala Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis dan Arsip
Statis √
10. Kepala Seksi Pelestarian dan Pemeliharaan
Kearsipan √
11. Kepala Seksi Pembinaan, Pengawasan SDM dan
Sistem Kearsipan √
12. Kepala Seksi Pembinaan, Pengawasan SDM
Kelembagaan dan Sistem Perpustakaan √
13. Kepala Seksi Pengkajian Pengembangan
Kearsipan dan Perpustakaan √
14. Kepala Seksi Layanan Perpustakaan √
15. Kepala Seksi Otomasi dan Pengolahan Bahan
Pustaka √
16. Kepala Seksi Deposit, Pengamatan dan Pelestarian
Bahan Pustaka √
J U M L A H 1 4 11
Sumber: SOTK Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Arsip Tahun 2020
Dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman sesuai struktur organisasi yang ditetapkan, didukung dengan jumlah pegawai yang sangat jauh dari cukup yaitu 29 personil dengan tingkat pendidikan : S2 : 4 orang S1 : 13 orang D III : 9 orang D II : - orang SMA : 3 orang
Jumlah Pegawai Negeri Sipil pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan berdasarkan Pangkat dan Golongan sebagai berikut :
Golongan IV : 5 orang Golongan III : 15 orang Golongan II : 9 orang
Aparatur Dinas Kearsipan dan Perpustakaan seluruhnya berjumlah 29 orang terdiri dari jabatan struktural sebanyak 15 orang, jabatan fungsional tertentu sebanyak 14 orang, fungsional umum sebanyak 8 orang dan jabatan pelaksana 6 orang. Jumlah tenaga fungsional yang ada di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan masih belum mencukupi untuk melakukan pengawasan dan pembinaan kearsipan dan perpustakaan keseluruh OPD yang ada di lingkungan Pemerintahan Padang Pariaman..
Pada tahun 2021 ini Dinas Kearsipan dan Perpustakaan hanya memiliki 14 orang tenaga fungsional tertentu terdiri dari; fungsional Arsiparis Utama 1 orang, fungsional untuk arsiparis terampil ada 4 orang, fungsional pustakawan ada 4 orang, dan fungsional umum pelaksana ada 4 orang.
Jumlah dan kualitas fungsional aparatur pengawasan tidak sebanding dengan luasnya objek pengawasan dan pembinaan. Selain itu kurangnya anggaran untuk pelaksanaan pengawasan dan kurangnya jumlah aparatur yang profesional dalam pengawasan. Untuk meningkatkan profesionalitas aparatur pengawasan, maka aparatur pengawasan diikutsertakan pada diklat-diklat teknis subtantif yang akan menunjang kapabilitas aparatur pengawasan, namun tidak semua aparatur pengawasan dapat diikutsertakan pada diklat-diklat tersebut karena keterbatasan anggaran untuk mengikuti diklat. Selain mengikuti diklat, juga dilaksanakan pelatihan kantor sendiri (PKS) maupun workshop/bimbingan teknis dengan narasumber yang berasal dari aparatur Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman dan juga Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat.
2. Peningkatan Kualitas dan Kapasitas SDM
Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Padang Pariaman Nomor 10 Tahun 2017 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah dan Peraturan Bupati Nomor 63 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan memiliki 16 jabatan struktural dan kelompok jabatan fungsional tertentu yang terdiri dari jabatan fungsional umum tertentu sebanyak 14 orang, yang terdiri dari Gol. II 10 orang, Gol. III 14 orang dan
Gol. IV 5 orang, dengan kualifikasi pendidikan S2 4 orang, sarjana 12 orang dan 10 orang sarjana muda dan SMA 3 orang.
Jumlah pegawai yang ada ini dirasakan sudah cukup mengingat beban tugas yang diemban begitu banyak, dimana pada tiap-tiap kepala seksi mempunyai staf dalam pelaksanaan tugas. Selama Tahun 2021 Dinas Kearsipan dan Perpustakaan dibantu oleh 4 orang tenaga swakelola, 1 orang sopir kepala dinas, 2 orang sopir perpustakaan keliling dan 1 orang tenaga kebersihan.
Ditinjau dari golongannya, komposisi PNS dilingkungan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman adalah :
KOMPOSISI PNS DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KAB. PADANG PARIAMAN BERDASARKAN GOLONGAN TAHUN 2021
NO GOLONGAN JUMLAH
1 GOLONGAN IV 5
2 GOLONGAN III 14
3 GOLONGAN II 10
J U M L A H 29
Sumber : DUK Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Tahun 2021
Sasaran yang dicapai dalam peningkatan kualitas SDM (Sumber Daya Manusia) aparatur adalah melalui pengiriman aparatur Dinas Kearsipan dan Perpustakaan mengikuti pendidikan formal (srata 1 dan srata 2), pengiriman untuk pendidikan dan latihan struktural/penjenjangan karir, dan pengiriman aparatur mengikuti pendidikan latihan fungsional, mengikuti kagiatan sosialisasi dan undangan bimbingan teknis yang diadakan berbagai institusi.
KOMPOSISI PNS DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KAB. PADANG PARIAMAN BERDASARKAN TINGKAT PENDIDIKAN TAHUN 2021
NO TINGKAT PENDIDIKAN JUMLAH MENURUT KELAMINLAKI-LAKI PEREMPUAN TOTAL
1 Strata 2 1 3 4 2 Strata 1 5 8 13 3 D.IV - - -4 DIII 1 7 9 5 SLTA 3 - 3 6 J U M L A H 9 12 29
3. Sarana dan Prasarana
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan sebagai lembaga teknis daerah sebagaimana diatur dalam Perda Nomor 10 Tahun 2016 tentang susunan OPD, dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya mempunyai peran yang sangat strategis sebagai koordinator perencana pembangunan di Kabupaten Padang Pariaman, untuk itu tuntutan akan profesionalitas, akuntabilitas dan efektivitas kerja pemerintahan menjadi bentuk yang tidak dapat dielakan dalam mekanisme kerjanya, sehubungan dengan hal itu kaidah normatif pemerintahan tersebut menjadi bagian yang utuh dalam mekanisme Pemerintahan di Kabupaten Padang Pariaman.
Kebutuhan perlengkapan dalam melaksanakan kinerja pemerintahan akan sangat berperan besar dalam membantu pelaksanaan tugas keseharian, karena kinerja dan perlengkapan pendukungnya merupakan bagian yang saling melengkapi, sehingga suasana kerja yang kondusif dan profesional dapat terwujud dengan baik. Persoalan yang ada ternyata alat-alat perlengkapan yang tersedia di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan belum terpenuhi secara maksimal, namun hal tersebut tidak menyurutkan semangat pegawai Dinas Kearsipan dan Perpustakaan dalam melaksanakan tugasnya, namun pencapaian upaya maksimal kinerja menjadi sesuatu yang sangat diharapkan, untuk itu perlengkapan menjadi faktor pendukungnya.
Sarana dan prasarana pendukung, belum memadai seperti kendaraan dinas roda 4 dan roda 2 untuk operasional ke lapangan karena saat turun melaksanakan pengawasan secara bersamaan tim Dinas Kearsipan dan Perpustakaan terdiri dari 3 atau 4 tim sedang kendaraan dinas roda 4 yang ada hanya sebanyak 4 unit, 1 unit digunakan untuk operasional Inspektur, 1 unit digunakan untuk operasional sekretaris dan 2 unit digunakan untuk kendaraan perpustakaan keliling sehingga saat melaksanakan pembinaan secara bersamaan sebagian tim yang ada menggunakan kendaraan pribadinya untuk operasional ke lapangan.
BAB III
AGENDA REFORMASI BIROKRASI DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN PADANG PARIAMAN
A. 8 AREA PERUBAHAN REFORMASI BIROKRASI 1. Mental Aparatur
Salah satu sumber permasalahan birokrasi adalah perilaku negatif yang ditunjukkan oleh para birokrat. Perilaku ini mendorong terciptanya citra negatif birokrasi. Perilaku yang sudah menjadi model birokrasi yang dipandang lambat dan berbelit-belit, tidak inovatif, tidak peka, inkonsisten, malas, feodal dan lainnya. Karena itu perubahan reformasi birokrasi ditunjukkan pada perubahan mental aparatur. Perubahan mental /model perilaku aparatur diharapkan akan mendorong terciptanya budaya kerja positif yang kondusif bagi terciptanya birokrasi yang bersih, akurat, efektif dan efisien serta mampu memberikan pelayanan yang berkualitas.
2. Pengawasan
Berbagai penyimpangan yang terjadi dalam birokrasi , salah satu penyebabnya adalah lemahnya pengawasan. Kelemahan sistem pengawasan mendorong tumbuhnya perilaku koruptif atau perilaku negative lainnya yang semakin lama semakin menjadi sebuah kebiasaan. Karena itu perubahan perilaku koruptif aparatur harus pula diarahkan melalui perubahan atau penguatan system pengawasan
3. Akuntabilitas
Kemampuan pemerintah untuk mempertanggungjawabkan berbagai sumber yang diberikan masyarakat kepadanya bagi kemanfaatan public seringkali menjadi pertanyaan pemerintah dipandang belum mampu menunjukkan kinerja melaui pelaksanaan kegiatan – kegiatan yang mampu menghasilkan outcome (hasil yang bermanfaat) bagi masyarakat. Karena itu perlu diperkuat penerapan system akuntabilitas yang mampu mendorong birokrasi lebih berkinerja dan mampu mempertanggungjawabkan kinerjanya sesuai dengan segala sumber yang dipergunakannya.
4. Kelembagaan
Kelembagaan pemerintah dipandang belum berjalan secara efektif dan efisien. Struktur terlalu gemuk dan memiliki banyak hirarki menyebabkan timbulya proses yang berbelit, kelambatan pelayanan dan pengambilan keputusn dan akhirnya menciptakan budaya feudal pada aparataur. Karena itu perubahan pada system kelembangaan akanmendorong efisiensi, efektivitas dan percepatan proses pelayanan dan pengambilan keputusan dalam birokrasi.
5. Tata laksana
Kejelasan proses bisnis / tata kerja/ tata laksana dalam instansi pemerintah juga sering menjadi kendala penyelenggaraan pemerintahan. Berngai hal yang seharusnya dapat dilakukan secara cepat seringkali harus berjalan tanpa proses yang pasti karena tidak terdapat sitem tata laksana yang baik. Hal ini kemudian mendorong terciptanya perilaku hirarkis, feudal dan kurang kreatif pada birokrat/ aparatur. Karena itu, perubahan pada system tatalaksana
sangat di perlukan dalam rangka mendorong efisiensi penyelaenggearaan pemerintahan dan pelyanana sekaligus juga untuk mengubah mental aparatur.
6. SDM Aparatur
Perilaku apatur sangat di pengaruhi oleh bagaimana setiap instansi pemerintah membentuk SDM aparaturnya melalui penerapan system manajemen SDM nya dan bagaimana system manajemen SDM yang diterapkan secara nasional. System manajemen SDM yang tidak diterapkan dengan baik mulai dari perencanaan pegwai , pengadaan hingga pemberhentian akan berpotensi menghasilkan SDM yang todak Kompetn. Hal ini akan berpegaruh pada kualitas penyelenggaraan pemerintahan danpelayanan . Karena itu perubahan dalam pengelolaan SDM harus selalu dilakukan untuk memperoleh system manajemen SDM yang mampu menghasilkan pegawai yang profesional.
7. Peraturan Perundang undangan
Permasalahan lain yang menjadi factor penyebab munculnya perilaku negative apatur adalah peraturan perundang – undangan yang tumpang
tindih , disharmonis, dapat diinterpretasi berbeda atau sengaja dibuat tidak jelas untuk membuka kemungkinan penyimpangan. Kondisi seperti ini seringkali dimanfaatkan oleh aparatur untuk kepentingan pribadi yang dapat merugikan Negara. Karena itu perlu dilakukan perubahan penguatan terhadap system peraturan perundang – undangan yang lebih efektif dan menyentuh kebutuhan masyarakat.
8. Pelayanan Publik
Pelayanan public merupakan aspek lain yang selalu menjadi sorotan masyarakat. Penerapan system manajemen pelayanan belum sepenuhnya mampu mendorong peningkatam kualitas pelayanan yang lebih cepat, murah, berkekuatan hukum, nyaman, aman, jelas dan terjangkau serta menjaga profesionalisme para petugas pelayanan. Karena itu, perlu dilakukan penguatan terhadap system manajemen pelayanan public agar mampu mendorong perubahan profesionalisme para penyedia pelayanan serta pengkata kualitas pelayanan.
B. FOKUS PERUBAHAN REFORMASI BIROKRASI
Berdasarkan kondisi umum sebagaimana telah di gambarkan pada bab sebelumnya reformasi birokrasi di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan kabupaten Padang Pariaman di fokuskan lima agenda perubahan sebagai berikut :
1. Akuntabilitas kinerja
Deskripsi akuntabilitas Kinerja saat ini :
Akuntabilitas merupakan salah satu prinsip dalam penyelenggaraan tata ke Pemerintahan yang baik (Good Governance). Pentingnya akuntabilitas dalam penyelenggaraan pemerintah menempatkan akuntabilitas sebagai salah satu program perubahan dalam reformasi birokrasi. Secara nasional bidang akuntabilitas dirasakan belum optimal dalam mewujudkan Good Governance. Dalam ranah akuntabilitas Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman telah melakukan berbagai pembenahan dalam rangka memperbaiki laporan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah ( lakip ) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman telah melakukan pembenahan dalam pelaksanaan akuntabilitas kinerja melalui penyelarasan laporan manajemen kinerja instansi pemerintah dengan menyelaraskan perencanaan, penganggaran, pengukuran,
monitoring dan evaluasi kinerja serta pelaporannya fokus perhatian kepada sumberdaya dan tingkat kinerja yang dicapai.
Penyelarasan Sakip di tingkat Pemerintah Daerah maupun OPD terus dilaksanakan melalui bimtek atau pendampingan dalam penyusunan indicator kinerja utama yang bertujuan untuk menyelaraskan berbagai dokumen tersebut. IKU merupakan ukuran keberhasilan pencapaian sasaran strategi, dan Renstra OPD telah memuat IKU sebagai penjabaran dari Indikator Kinerja Daerah. Selain itu Renstra OPD sendiri masih belum Optimal dijadikan acuan dalam penyusunan Renja dan RKA.
Deskripsi persoalan akuntabiltas kinerja saat ini :
Dalam mewujudkan kinerja yang berkualitas Dinas Kearsipan dan Perpustakaan kabupaten padang Pariaman terus melakukan perubahan dan kerja keras , berdasarkan hasil evaluasi kinerja yang dilakukan oleh Inspektorat Padang Pariaman terhadap SAKIP Dinas Kearsipan dan Perpustakaan memperoleh peringkat A pada tahun 2019 dan peringkat AA pada tahun 2020. Dibalik itu masih ada kendala dan masalah yang dihadapi terutama dalam membangun system akuntabiltas kinerja maupun keuangan. Hal itu di sebabkan belum berjalannya sistem pengukuran kinerja serta sistem pengelolaan kinerja dengan baik sehingga sulit mengukur capain kinerja organisasi. Saat ini ada beberapa persoalan yang dihadapi terkait akuntabilitas kinerja program dan keuangan. Beberapa persoalan tersebut diantaranya belum terintegrasinya sistem akuntabilitas kinerja kesistem penganggaran sampai kepada sistem kinerja individu.
2. Pengawasan
Deskripsi pengawasan saat ini :
Bidang poengawsan memiliki peranan penting dalam menjaga kinerja sasaran program dan legiatan antara lain melalui kegiatan monitoring, evaluasi. Dua unsur yang menjadi focus dalam pengawasan yaitu unsur kepatuhan dan kesesuaian terhadap perencanaan .terkait bidang pengawasan berbagai langkah dengan mengidentifikasikan pengawsan terhadap pelaksanaan program dan kegiatan. Memnindak lanjuti adanya kelemahan dalam bidang sisten pengendaloian internal Dinas Kearsipan
dan Perpustakaan kabupaten padang pariaman juga telah berupaya melakukan pembenahan dan pengembangan Sistem pengendalian Internal . Upaya tersebut telah di mulai dengan dibuatnya kebijakan penerapan SPIP di lingkungan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten padang pariaman.
Deskripsi Persoalan saat ini :
Pelaksanaan pengawasan penyelenggaraan pemerintahan daerah secara umum belum berjalan secara optimal, . Permasalahan lain dalam melaksanakan fungsi pengawasan adalah terbatasnya kuantitatif maupun kualitatif dalam melakukan pengawasan secara profesional dan komprehensif. Kendala lain dalam penyelenggaraan pengawasan adalah belum diterapkannya SPIP secara maksimal sebagai fungsi kendali operasional pada lingkup perangkat daerah.
3. Tata laksana
Deskripsi tata laksana saat ini Ketatalaksanaan pemerintah merupakan seperangkat proses yang terjadi dalam organisasi pemerintah terutama dalam hal pegambilan keputusan. Meskipun tidak semuanya menjamin segala sesuatu akan menjadi sempurna. Akan tetapi jika dipatuhi secara baik tatalaksana pemerintahan yang baik mampu mengurangi penyalahgunaan kekuasaan dan tindakan KKN. Ketatalaksanaan juga berarti penataan kelembagaan dengan tujuan utama untuk menata dan menyempurnakan system organisasi dan manjemen pemerintahan agara lebih profesional , efisien dan efektif. Deskripsi persoalan tatalaksana saat ini :
Selain pencapaian tersebut diatas dalam area tatalaksana juga ditemukan berbagai persoalan yang dihadapi oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan kabupaten Padang Pariaman diantaranya masih rendahnya pemahaman aparatur Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman terhadap aspek ketatalaksanasn terutama dalam memahami peraturan tentang SOP dan SPM. Hambatan lainnya dalam hal pengelolaan tata naskah dinas yang selama ini masih
dilakukan secara manual. Upaya penerapan teknologi informasi masih terus ditingkatkan dengan penerapan e- government.
4. SDM aparatur
Deskripsi SDM aparatur saat ini :
Komposisi PNS di lingkungan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabuapaten Padang Pariaman sebagai berikut :
KOMPOSISI PNS DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KAB. PADANG PARIAMAN BERDASARKAN TINGKAT PENDIDIKAN TAHUN 2021
NO TINGKAT PENDIDIKAN JUMLAH MENURUT KELAMIN TOTAL
LAKI-LAKI PEREMPUAN 1 Strata 2 1 3 4 2 Strata 1 5 8 13 3 D.IV - - -4 DIII 1 7 9 5 SLTA 3 - 3 6 J U M L A H 9 12 29
Sumber : DUK Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Tahun 2021
Beberapa penataan SDM aparatur telah dilakukan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan kabupaten padang pariaman untuk pegembangan SDM aparatur yang berkualitas Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman telah memberi kesempatan kepada PNS dalam meningkatkan kompetensi mereka melaui bimbingan teknis, pelatihan , work shop dan diklat.
Deskripsi persoalan SDM aparatur saat ini :
Sebagaimana area perubahan yang lain Area SDM juga menghadapi berbagai persoalan kompleks. Sebagai inti dari keberhasilan reformasi birokrasi, maka pembenahan persoalan yang menyangkut SDM aparatur menjadi agenda prioritas untuk mempercepat pelaksanaan reformasi birokrasi .
Penataan sistem manajemen SDM pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten padang pariaman adalah sebagai berikut : Perencanaan SDM sesuai kebutuhan
Pengembangan SDM berbasis Kompetensi Penetapan Kinerja Individu
Penegakan aturan disiplin / kode etik / perilaku pegawai. 4. Pelayanan Publik
Deskripsi pelayanan publik saat ini :
Sasaran reformasi birokrasi yang tertuang dalam grand design reformasi birokrasi yang bersih dan akuntabel, birokrasi yang efektif dan efisien dan birokrasi yang memiliki pelayanan publik yang berkualitas. Sebagai salah satu dari tiga sasaran besar ini . pelayanan public menjadi salah satu program perubahan yang harus di benahi dalam penyelenggaraan pemerintah. Kualitas pelayanan publik akan menentukan baik buruknya pelayanan kepada masyarakat dan pada gilirannya akan menentukan citra dari aparatur itu sendiri.
Dengan lahirnya Undang – Undang Nomor 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik maka keterbukaan pelayanan yang dilakukan oleh pemerintah terhadap masyarakat harus lebih akuntabel. Dalam pelaksanaan UU tersebut Kementrian PAN & RB telah mengeluarkan Permenpan dan RB Nomor 36 Tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis Penyusunan dan Penetapan standar pelayanan dan pada tahun 2014 disempurnakan menjadi permenp[an & RB nomor 15 tahun 2014 tentang pedoman standar pelayanan. Dimana standar pelayanan dijadikan tolak ukur yang digunakan sebagai pedoman penyelenggaraan pelayanan dan acuan penilaian kualitas pelayanan sebagai kewajiban dan janji penyelenggaraan kepada masyarakat dalam rangka pelayanan yang berkualitas , cepat , mudah , terjangkau dan terukur.
Deskripsi pelayanan publik saat ini :
Pembenahan yang dilakukan saat ini terhadap pelayanan publik masih menyisakan beberapa persoalan terutama terkait dengan ukuran kinerja pelayanan, evaluasi terhadap pelayanan di mata masyarakat (survey Kepuasan Masyarakat) , implementasi kebijakan yang belum optimal.
Rencana Aksi
Road Map Reformasi Birokrasi adalah menjadi komitmen bersama dan menjadi living document, yang menjiwai setiap langkah perubahan dalam tubuh birokrasi Pemerintah Kabupaten Padang Pariaman ke depan. Adapun perubahan sudah dirumuskan kedalam rencana aksi yang terbagi kedalam 4 tahapan yaitu 2016-2021. Uraian mengenai rencana aksi dapat dilihat dalam tabel berikut :
Tabel
Agenda Reformasi Birokrasi dalam Kerangka Waktu
Kegiatan Pelaksanaan Kegiatan Hasil yang diharapkan Penanggung
2016 2017 2018 2019 2020 Jawab
Penyelerasan Peningkatan kualitas Sekretariat
dokumen laporan akuntabilitas
perencanaan, √ √ √ √ √ kinerja
penganggaran dan
Penyusunan Tersusunnya Laporan Sekretariat
Laporan Kinerja Kinerja Instansi
Instansi √ √ √ √ √ Pemerintah sesuai
Pemerintah dengan kinerja yang
diperjanjikan secara periodik
Penyusunan Tersedianya tolak ukur Sekretariat
Perjanjian Kinerja √ √ √ √ √ kinerja dengan target
Pejabat ess II, ess kinerja yang telah
III dan ess IV diperjanjikan
Sinkronisasi IKU Adanya keselarasan Sekretariat
− √ − − antara IKU Kabupaten
dengan IKU OPD
Penyusunan Adanya sinkronisasi Sekretariat
Renstra OPD yang − √ − − data kinerja antara OPD
mengacu kepada dengan data kinerja
RPJMD Pemerintah Daerah
Evaluasi Rentsra Adanya sinkronisasi Sekretariat
OPD − − − √ data kinerja antara OPD
dengan data kinerja Pemerintah Daerah
Evaluasi Laporan Tersedianya data Sekretariat
Kinerja OPD per tentang perkembangan
Triwulan √ √ √ √ √ capaia n Perjanjian
Kinerja (PK) per triwulan
Integritas √ √ √ √ √ yang berjenjang antara pimpinan dan bawahan
Penerapan Sistem Sekretariat
Akuntabilitas
Kinerja berbasis √ √ √ √
Teknologi Informasi
Penyusunan Ditetapkannya IKU Sekretariat
Indikator Kinerja − √ − −
Utama (IKU)
Pengawasan Sekretariat
Pengawasan Terwujudnya tata kelola Sekretariat
internal secara √ √ √ √ √ Pemerintahan yang baik dan Bidang
berkala dan pelayanan publik
yang efektif dan efisien Penerapan SPIP
− √ √ √ √ Penerapan danpelaksanaan SPIP dan BidangSekretariat/
Pencanangan Zona Ditetapkannya Zona Sekretariat
Integritas − √ √ √ √ Integritas dan Bidang
Ketatalaksanaan
Penyusunan Memberi arahan Sekretariat
Keputusan kepala pelaksanaan Reformasi
Dinas tentang Road Birokrasi bagi
Map RB √ − − − √ Pemerintah Daerah
agar berjalan efektif, efisien, terukur, konsisten, terintegrasi dan berkelanjutan
Revisi SOP Tersusunnya Sekretariat
mekanisme kerja internal yang efektif
√ − √ − √ dalam pelayanan
Administrasi Pemerintahan Kabupaten
Evaluasi SOP − √ √ √ Terevaluasinya SOP Sekretariat
dan Bidang
SDM Aparatur Sekretariat
Penyusunan Tersedianya peta, Sekretariat
Analisis Jabatan − √ √ √ √ informasi dan syarat jabatan
Penyusunan
Tersusunnya analisa Sekretariat
Analisis Beban beban kerja yang dapat
Kerja digunakan sebagai
− √ √ √ √ tolak ukur untuk
menetapkan jumlah personil yang dibutuhkan
Penerapan sistem Terukurnya kinerja Sekretariat
penilaian kinerja √ √ √ √ individu melalui dan Bidang
individu indikator kinerja
jabatan struktural √ √ √ √ √ dan fungsional
Pelayanan Publik Sekretariat
Penyusunan Pelaksanaan pekerjaan Sekretariat
Standar Pelayanan √ - √ √ lebih terarah dan dan Bidang
Publik transparan baik dari
segi biaya dan waktu
Monitoring dan Terpenuhinya kualitas Sekretariat
evaluasi penerapan - √ √ √ √ standar pelayanan dan Bidang
standar pelayanan sesuai dengan target
Pemerintah daerah
Pengembangan Tersedianya media atau Sekretariat
Sistem Informasi √ sistem yang dapat dan Bidang
Pelayanan Publik - √ √ √ diakses langsung oleh masyarakat dalam mengawal jalannya Pemerintahan
Penerapan SPM Meningkatnya kualitas Sekretariat
pada pelayanan kebutuhan dan Bidang
penyelenggara √ √ √ √ √ dasar
urusan wajib di daerah
Pembentukan unit Tertampungnya dan Sekretariat
layanan - √ √ √ √ ditindaklanjutinya dan Bidang
pengaduan keluhan dari
masyarakat penggunan layanan
Pengembangan Sekretariat
Aplikasi pelayanan - √ √ √ √ dan Bidang
BAB IV
MONITORING DAN EVALUASI A. MONITORING
Monitoring pelaksanaan reformasi birokrasi dilakukan dalam tingkatan lingkup unit kerja atau satuan kerja pemerintah daerah. Monitoring dilakukan untuk mempertahankan agar rencana aksi yang telah dituangkan dalam road map reformasi birokrasi yang dapat berlajan sesuai dengan jadwal , target target dan tahapan tahapan yang telah direncanakan. Dari proses monitoring berbagai hal yanbg perlu dikoreksi dapat langsung diperbaiki pada saat kegiatan reformasi birokrasi dilaksanakan.
Monitoring minimal dilakukan setiap enam bulan sekali, pokja melakukan monitoring pelaksanaan reformasi pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman. Hasil monitoring disusun dalam bentuk laporan.
B. EVALUASI
Evaluasi terhadap pelaksanaan reformasi birokrasi di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman dilakukan dalam rentang waktu tertentu minimal 3 (tiga) bulan sekali. Evaluasi ini dilakukan untuk menilai kemajuan pelaksanaan reformasi birokrasi secara keseluruhan termasuk tindak lanjut hasil monitoring yang dilakukan.
Evaluasi dilakukan melalui beberapa tahapan sebagai berikut :
a. Evaluasi Triwulan untuk membahas kemajuan dan hambatan yang dihadapi dan penyesuaian kegiatan yang perlu dilakukan pertriwulan. b. Evaluasi semesteran atau tahunan untuk membahas kemajuan, hambatan
yang dihadapi dan penyesuain kegiatan yang perlu dilakukan pada 6 ( enam ) bulan atau 1 ( satu ) tahun ke depan, sehingga tidak terjadi permasalahan yang sama. Evaluasi dilakukan secara menyeluruh terhadap seluruh prioritas yang telah ditetapkan.
d. Hasil monitoring dibahas dalam rapat untuk di putuskan langkah – langkah perbaikan yang diperlukan.
BAB V PENUTUP
Road Map ini adalah dokumen yang mengintegrasikan berbagai agenda reformasi birokrasi yang akan dilaksanakan secara sistematik dan terpadu dengan memanfaatkan berbagai sumber daya organisasi untuk melaksanakan berbagai agenda reformasi pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman.
Road Map disusun melalui suatu proses yang melibatkan kelompok kepentingan untuk bisa menghasilkan suatu agenda perubahan sesuai dengan petunjuk dari peraturan Menteri Pendayagunaan dan aparatur Negara & Reformasi Birokrasi Nomor 11 tahun 2015 tentang Roadmap reformasi birokrasi 2015 – 2019 yang dipadukan dengan analis objektif birokrasi Kabupaten Padang Pariaman
Reformasi bukanlah suatu perjuangan yang terputus namun adalah suatu proses yang berkesinambungan dengan memperhatikan berbagai capaian yang telah diperoleh dari pembenahan saat ini serta dengan melihat perspektif masa ke depan ( lima tahun ) dengan melakukan analisis kesenjangan ( gap analisis ) terhadap postur birokrasi lima tahun kedepan. Postur birokrasi dilihat dari delapaan perspektif yang dikenal dengan delapan area perubahan yakni 1) mental aparatur , 2) pengawasan, 3 ) Akuntabilitas, 4) Kelembagaan, 5 ) tata laksana , 6) SDM dan ASN, 7) peraturan perundang – undangan, 8) Pelayanan Publik .
Dengan disusunnya Roadmap Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman diharapkan segera membuat langkah langkah kongkrit untuk menindak lanjuti Road map tersebut. Beberapa langkah yang harus dilakukan antara lain :
1. Menyusun dokumen usulan dan Roadmap Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang pariaman
2. Menetapkan Roadmap dengan Keputusan Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman.
3. Mensosialisasikan kepada seluruh pegawai dan meminta komitmen dari seluruh pejabat/pegawai untuk mendukung keberhasilan reformasi birokrasi secara menyeluruh.
4. Melakukan tahapan program Reformasi Birokrasi sesuai road map yang telah disusun.
5. Melakukan monitoring dan evaluasi sesuai dengan pedoman yang telah ditetapkan oleh kementrian PAN & RB
Keberhasilan dalam melaksanakan seluruh agenda dalam Road Map ini tergantung pada tingkat komitmen dan konsistensi untuk selalu menjaga capaian kinerja dari masing-masing area perubahan tersebut. Tanpa dilandasi semangat tersebut Road Map ini hanya akan menjadi dokumen
yang tidak memberi manfaat sesuai dengan tujuan dan target yang telah ditetapkan, yakni membawa keberhasilan seluruh agenda pembangunan yang tertuang dalam RPJMD Kabupaten Padang Pariaman. Selain itu harapannya agar Road Map reformasi birokrasi ini dapat menjadikan informasi yang berguna bagi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman umumnya.
