BAB 4 ANALISA DAN PEMBAHASAN

(1)

4.1.1 Master List Document ISO 9001:2008 Klausul 4.2.3 PT. Indovickers Furnitama

Tabel 4.1 Master List Document

No Judul Dokumen

1 Quality Manual

2 Pengendalian Dokumen

3 Prosedur Penyimpanan Dokumen Order 4 Pengendalian Gambar

5 Prosedur Pengendalian Catatan Mutu 6 Tinjauan Manajemen

7 Prosedur Penerimaan Karyawan 8 Prosedur Pelatihan

9 Proses Desain

10 Prosedur Pembelian Barang

11 Prosedur Seleksi & Evaluasi Vendor 12 Prosedur Penerbitan AP Invoice 13 Prosedur Purna Jual

14 Prosedur Order Processing 15 Prosedur Pengendalian Project 16 Prosedur Proses Metal Work Shop 17 Prosedur Proses PC

18 Prosedur Proses Wet Painting

19 Prosedur Pembuatan Komponen Produk Kayu 20 Prosedur Proses Assembly

21 Prosedur Proses Upholstery

22 Prosedur Penanggulangan Gangguan / Perbaikan 23 Prosedur Perawatan Mesin

24 Prosedur Instalasi 25 Prosedur 6 R 26 Tinjauan Kontrak

27 Prosedur Identifikasi dan Penelusuran Produk 28 Prosedur Penerimaan & Pengeluaran Barang

(2)

Tabel 4.1 Master List Document Lanjutan

No Judul Dokumen

29 Prosedur Delivery

30 Prosedur Kalibrasi Alat Ukur 31 Prosedur Kepuasan Pelanggan 32 Internal Quality Audit Procedure 33 Inspection Process Procedure

34 Pengendalian Produk yang Menyimpang 35 Prosedur Pengukuran Produktivitas 36 Permintaan Tindakan Perbaikan 37 Prosedur Tindakan Pencegahan ( Sumber : PT. Indovickers Furnitama, 2008 )

(3)

4.1.2 Flow chart Pembuatan Dokumen Saat ini Menurut ISO 9001 : 2008 pada PT. Indovickers Furnitama

Gambar 4.1 Flow chart Pembuatan Dokumen Start Pembuatan / Penggantian Dokumen Konsep Dokumen Persetujuan OK ? Pengetikan Dokumen Pemeriksaan Dokumen Approval No YES No Yes Registrasi Dokumen Menyetempel Dokumen Master Copy

Menyetempel Copy Dokumen (Controlled Copy) DOKUMEN - Konsep Dokumen Yes Membuat Copy Dokumen

- Konsep Dokumen yang disetujui SELESA I - Master Dokumen - Originator - Kepala Dept. Terkait - DCC - Originator - DCC - Presdir - Head Department - MR - Originator - DCC PIC - DCC - DCC - DCC End Distribusi Dokumen

- Dokumen yang disetujui

- Dokumen yang terkontrol

(4)

4.1.3 Flow chart Perbaikan Dokumen Saat ini Menurut ISO 9001 : 2008 pada PT. Indovickers Furnitama

Gambar 4.2 Flow chart Perbaikan Dokumen Start Menerima Permintaan Perbaikan Dokumen Perubahan Dokumen - Check - Approval Registrasi Dokumen Yes No Menyetempel Dokumen Master Copy

Menyetempel Copy Dokumen (Controlled Copy) DOKUMEN - Dokumen Lama - Form BPPD Membuat Copy Dokumen SELESAI - Master Dokumen - Originator - Presdir

- Kepala Dept. Terkait - Originator - MR PIC - DCC - DCC End Penarikan dan Pemusnahan Dokumen Lama

- Dokumen yang terkontrol

- DCC Distribusi Dokumen - Dokumen yang terkontrol

- DCC - Dokumen Lama - Dokumen Revisi - DCC - DCC - Dokumen Revisi - Dokumen Revisi - DCC

(5)

4.2 Sistem Pendokumentasian Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008

Sistem pendokumentasian pada sistem manajemen mutu perusahaan atau lembaga terkait dengan dibuatnya standar berupa klausul-klausul yang terdapat pada ISO 9001:2008. Klausul pasti yang mengatur segala hal tentang pendokumentasian terdapat dalam klausul 4.2.3. Klausul tersebut mengatur dan membuat standar tentang bagaimana proses dokumentasi terjadi dan menjadi satu prosedur penting dalam penilaian ISO 9001:2008. Klausul 4.2.3 berbunyi :

“Dokumen yang disyaratkan oleh sistem manajemen mutu harus dikendalikan. Rekaman adalah jenis khusus dari dokumen dan harus dikendalikan menurut persyaratan dalam klausul 4.2.4 tentang pengendalian rekaman”.

Harus dibuat suatu prosedur terdokumentasi untuk menetapkan pengendalian yang diperlukan untuk :

a. Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan

b. Meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta untuk menyetujui ulang dokumen

c. Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen ditunjukkan

d. Memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat pemakaian

(6)

f. Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar dikenali dan distribusinya dikendalikan

g. Mencegah pemakaian dokumen kadaluarsa yang tak disengaja dan menerakan identifikasi sesuai dengan dokumen tersebut, apabila disimpan untuk maksud tertentu.

4.2.1 Persyaratan Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008

Sistem manajemen mutu harus memenuhi beberapa syarat seperti : • Harus ditetapkan

• Harus didokumentasikan • Harus diterapkan

• Harus dipelihara

• Secara terus menerus ditingkatkan keefektifannya

Selain syarat diatas, hal yang harus diperhatikan dalam hal sistem manajemen mutu adalah dasar pertimbangan yang harus diperhatikan dalam penyusunan SDM (Sumber Daya Manusia),dimana dasar pertimbangan tersebut adalah :

• Persyaratan kontrak dari pelanggan dan pihak lain yang berkepentingan

• Keberterimaan standar internasional dan standar nasional • Persyaratan undang-undang dan peraturan yang relevan • Keputusan dan kebutuhan di badan usaha

(7)

• Sumber informasi eksternal yang relevan dengan perkembangan kompetensi badan usaha

• Informasi tentang kebutuhan dan harapan pihak yang berkepentingan Adapun syarat umum yang juga harus diperhatikan dalam menjalankan sistem manajemen mutu, sebagai berikut

• Membuat peta proses bisnis yang diperlukan dalam badan usaha • Menetapkan urutan dan interaksi proses-proses

• Menjamin keefektifan operasi dan kendali proses

• Menjamin tersedianya sumber daya dan informasi yang diperlukan • Memantau, mengukur, dan menganalisis proses

• Menerapkan tindakan yang diperlukan dan perbaikan yang berkesinambungan.

4.2.2 Cakupan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008

Berikut adalah hal-hal yang harus dicakup persyaratan dokumentasi sistem manajemen mutu tersebut adalah:

• Pernyataan kebijakan mutu dan sasaran mutu yang terdokumentasi • Manual mutu

(8)

• Dokumen lain yang diperlukan untuk menjamin perencanaan, operasi dan kendali proses misalnya instruksi kerja, checklist,formulir, dan gambar kerja

• Rekaman yang disyaratkan.

4.2.3 Jenis-jenis Dokumen Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008

Jenis-jenis dokumen yang dicakup oleh dokumen sistem manajemen mutu dibagi menjadi dua jenis yaitu :

• Dokumen internal : dokumen SDM, peraturan perusahaan, surat keputusan, rekaman kerja.

• Dokumen eksternal : TOR, dokumen kontrak, spesifikasi teknik, referensi, peraturan pemerintah.

4.2.4 Hirarki Dokumen Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008

Dibawah ini akan ditampilkan sebuah diagram atau hirarki dokumen sistem manajemen mutu

(9)

Gambar 4.3 Hirarki Dokumen Sistem Dokumentasi ( Sumber : modul pelajaran perancangan sistem manajemen mutu, 2007 )

Keterangan gambar • Manual Mutu

Dokumen induk yang berisi informasi yang bersifat umum badan usaha, meliputi : sejarah badan usaha, peta proses bisnis, visi misi, kebijakan mutu, sasaran mutu, keterkaitan persyaratan ISO terhadap proses di badan usaha, lingkup penerapan yang ditetapkan untuk SMM, pengecualian persyaratan yang tidak diterapkan,struktur organisasi,uraian tanggung jawab dan wewenang.

(10)

• Prosedur

Dokumen kerja yang berisi uraian tahapan atau proses kerja dalam badan usaha, meliputi : maksud dan tujuan pembuatan prosedur, lingkup, tugas dan wewenang, definisi dan referensi, diagram alir, uraian tahapan atau proses kerja, output rekaman, sejarah perubahan prosedur.

• Instruksi kerja

Dokumen kerja yang berisi uraian tahapan atau proses kerja yang bersifat teknis dan praktis untuk keperluan operasi suatu kegiatan di badan usaha, misal : instruksi kerja pengoperasian alat A, alat B, pengoperasian

software A,B,C,dll. Meliputi : tujuan, lingkup, uraian instruksi kerja (flow chart, gambar,foto)

• Rekaman

Rekaman sebagai dokumen bukti kerja bahwa suatu proses dari sistem manajemen mutu telah dilaksanakan. Jenis rekaman antara lain berbentuk surat-menyurat, check list, formulir, gambar, laporan, dll.

4.2.5 Pengendalian Dokumen ISO 9001:2008

Tujuan dari pengendalian dokumen adalah untuk menjamin agar semua dokumentasi sistem manajemen mutu yang diacu organisasi untuk melaksanakan kegiatannya adalah dokumentasi sistem manajemen mutu

(11)

termutakhir, dalam hal ini hal-hal yang diliputi oleh prosedur pengendalian dokumen adalah :

• Persetujuan dokumen akan kecukupannya sebelum diterbitkan

• Meninjau, memutakhirkan, dan menyetujui ulang penerbitan dokumen.

• Menjamin bahwa perubahan dokumen dan status revisi terakhir diidentifikasi.

• Menjamin bahwa dokumen yang berlaku tersedia di tempat pemakaian.

• Menjamin bahwa dokumen selalu dapat dibaca dan mudah diidentifikasi.

• Menjamin bahwa dokumen eksternal diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan.

• Mencegah pemakaian tak disengaja dan dokumen kadaluarsa dan mengidentifikasi bila disimpan untuk tujuan apapun.

(12)

4.3 Kelemahan Sistem Dokumentasi Sekarang 4.3.1 Tree Diagram

INFORMASI

MACHINE

MAN

TIDAK BISA MEMPRIORITASKAN PEKERJAAN

TIDAK FOKUS PADA PENGGUNAAN SISTEM KELEMAHAN SISTEM DOKUMENTASI SEKARANG

KURANG MENGERTI PENGGUNAAN SISTEM

MALAS MENGIKUTI PROSEDUR STANDAR YANG TELAH DITETAPKAN PERUSAHAAN

FLUKTUASI JENIS PEKERJAAN

KURANGNYA PETUNJUK DALAM PENGGUNAAN SISTEM

KURANGNYA PERATURAN YANG DIBUAT UNTUK SISTEM DOKUMENTASI SEKARANG

MASIH MANUAL

KURANGNYA LAYANAN SERVER YANG HANYA MAMPU MELAYANI 15 KOMPUTER BERSAMA SAMA

PROSEDUR

PENEMPATAN DOKUMEN YANG TIDAK TERATUR

PROSEDUR PELAYANAN SERVER MENUNDA PEKERJAAN PEKERJA

KURANGNYA PENGAWASAN UNTUK MENGAWASI PEKERJAAN DARI PENGGUNA SISTEM

(13)

4.3.2 Analisa Tree Diagram

Tree diagram diatas adalah suatu diagram yang dibuat untuk

menggambarkan kelemahan atau kekurangan yang dimiliki sistem dokumentasi yang saat ini sedang berjalan di PT. Indovickers Furnitama. Diagram ini dibuat berdasarkan hasil wawancara tidak terstruktur yang dilakukan peneliti kepada sejumlah karyawan atau staf yang terlibat langsung dengan sistem dokumentasi perusahaan. Dari hasil wawancara tersebut didapatkanlah sejumlah kekurangan yang diklasifikasikan menjadi empat penyebab utama yaitu :

• Informasi

Kekurangan yang pertama adalah mengenai masalah informasi yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawannya seputar sistem dokumentasi yang dijalankan oleh perusahaan. Informasi menjadi salah satu faktor yang perlu diperhatikan jika ingin menjalankan atau mengimplementasikan suatu sistem yang dtujukan untuk banyak pihak atau banyak karyawan. Dari hasil analisa yang dilakukan peneliti setelah melakukan wawancara (tidak terstruktur) kepada karyawan hal-hal yang menjadi masalah dari segi informasi yang pertama adalah masalah tidak adanya petunjuk yang membantu dalam penggunaan atau pengoperasian sistem saat ini, hal ini membuat karyawan harus mengingat dan konsentrasi penuh mengingat tahapan atau proses yang harus dilakukan

(14)

dalam melakukan pekerjaan mereka. Masalah yang terjadi selain diatas adalah kurang peraturan yang tegas dari perusahaan kepada karyawan yang malas atau lalai dalam hal menjalankan atau mengoperasikan sistem,salah satu penyebab hal ini terjadi dikarenakan perusahaan melihat hanya segelintir pihak atau karyawan yang masih kurang tanggung jawab dalam menjalankan pekerjaan yang bersinggungan dengan pengoperasian sistem.

• Machine

Selain masalah informasi diatas, salah satu masalah teknisnya adalah mengenai mesin yang mendukung berjalannya sistem tersebut. Salah satu kekurangan sistem saat ini adalah dalam hal proses mesin atau server yang berjalan agak lambat. Lambatnya server ini dikarenakan jumlah server yang hanya berjumlah satu, dan satu server ini hanya mampu menjalankan pekerjaan 15 komputer sekaligus, dari keadaan ini terkadang server harus menyingkirkan satu pekerjaan jika server mengalami kepenuhan. Dari keadaan ini terkadang karyawan harus melakukan pekerjaan bergantian di saat server penuh atau melayani 15 komputer bersamaan.

Pada sistem dokumentasi sekarang, staff masih menggunakan cara manual dalam melakukan kegiatan penambahan dokumen, pembaharuan dokumen, pencarian dokumen dan pendistribusian dokumen. Hal tersebut

(15)

mengakibatkan waktu proses setiap kegiatan menjadi lama karena tidak adanya sistem yang membantu proses kegiatan tersebut.

• Prosedur

Kekurangan yang diakibatkan kurangnya kesadaran akan prosedur menjadi satu masalah yang membuat karyawan mengalami kesulitan dalam keseluruhan sistem dokumentasi saat ini, hal ini terlihat dari cara penyimpanan dokumen yang dilakukan karyawan yaitu masih menggunakan cara menumpuk dokumen yang dihasilkan atau dapat dikatakan cara peletakan dokumen yang tidak teratur sehingga dapat membuat kesulitan dalam hal mencari dokumen, selain itu prosedur dari server yang hanya bisa melayani 15 komputer bersamaan membuat karyawan terkadang menunda pekerjaan dikarenakan server mengalami kepenuhan user. Prosedur dalam hal mengawasi karyawan juga menjadi kekurangan, hal ini dapat membuat karyawan sedikit lalai dan kurang tanggung jawab dalam mengoperasikan sistem dokumentasi

• Manusia

Kesadaran atau psikologi pekerja dalam menjalankan sistem menjadi masalah utama PT. Indovickers Furnitama dalam hal pengimplementasian sistem dokumentasi. Berdasarkan wawancara yang dilakukan dapat dilihat bahwa hal ini dikarenakan pekerja mengalami situasi sulit dalam memprioritaskan pekerjaan mana yang harus dikerjakan lebih dahulu, dan

(16)

mengesampingkan sejumlah pekerjaan, selain itu tingkat konsentrasi dan fokus pada sistempun menjadi masalah penting, hal ini mungkin disebabkan kurang pahamnya karyawan dalam menjalankan sistem dan mungkin kurangnya tingkat konsentrasi ini dikarenakan adanya fluktuasi pekerjaan dari karyawan tersebut

4.4 Urgensi Penggunaan UML Pada Rancang Bangun Sistem Dokumentasi ISO 9001:2008 Klausul 4.2.3

Dalam pembuatan sistem usulan dalam hal sistem pendokumentasian sistem manajemen mutu PT. Indovickers Furnitama, kelompok kami menggunakan UML (Unified Modeling Language). UML adalah bahasa yang berdasarkan pada grafik atau gambar untuk memvisualisasi, spesifikasi, membangun dan mendokumentasikan sebuah sistem pengembangan software atau piranti lunak yang berbasis OO (object oriented). UML meliputi konsep proses, penulisan kelas atau cluster yang spesifik, dan komponen yang diperlukan dalam sistem software.

Berikut adalah alasan pemilihan UML dalam membuat sistem dokumentasi sistem manajemen mutu PT. Indovickers Furnitama :

a. Scalability

Objek lebih mudah dipakai untuk menggambarkan sistem yang besar dan bersifat kompleks

(17)

Dapat dipakai untuk pemodelan sistem dinamis dan real time serta dapat menunjukkan internal behavior dan suatu sistem

c. Detail dan Spesifik

d. Bisa Mewakili atau Representative

Dapat mewakili sesuatu yang nyata ataupun tidak nyata

e. Robustness

f. Aman

g. Readability

Memberikan kejelasan sehingga mudah untuk dipahami h. Standarisasi

i. Menjangkau bidang kebutuhan (requirement), analisa dan perancangan j. Dapat digunakan secara incremental pada saat dibutuhkan

k. Tidak memiliki ketergantungan pada teknologi dan bahasa manapun. l. Dapat menangkap elemen-elemen yang berbeda dari sebuah sistem secara

keseluruhan. Dibangun dari diagram yang dapat digunakan untuk memodelkan sistem dari berbagai sudut pandang waktu yang berbeda dalam daur hidup software sebuah sistem Karena menyatukan prinsip perancangan dari masing-masing metodologi menjadi sebuah standar yang mudah diaplikasikan pada sistem berorientasi objek (object oriented).

(18)

4.5 Unified Modeling Language 4.5.1 The Task

Pada laporan ini penulis menggunakan sistem pemodelan UML untuk membuat sistem dokumentasi yang baru sebagai perbaikan dari sistem dokumentasi yang telah ada sekarang. Berikut ini akan dijelaskan tahapan-tahapan dalam pembuatan UML yang berhubungan dengan sistem :

1. Purpose

Manajemen Representatif merupakan suatu divisi yang bertanggung jawab terhadap pengendalian dokumen dan berfungsi sebagai divisi yang mengendalikan dan memastikan bahwa dokumen tersebut telah diidentifikasi, diperiksa, disetujui, dan diperbaiki oleh yang berwenang. Untuk itu diperlukan suatu sistem informasi yang dapat membantu divisi Manajemen Representatif dari PT.Indovickers Furnitama dalam mengendalikan sistem dokumentasi yang ada sehingga divisi ini dapat meningkatkan kinerjanya dengan melakukan pembaharuan sistem dokumentasi yang ada sekarang.

2. Sistem Definition

Sistem yang akan dikembangkan harus mendukung divisi Manajemen Representatif dalam mengatur sistem dokumentasi yang ada dan juga disesuaikan dengan keadaan perusahaan yang ada saat ini. Sistem yang dikembangkan bertujuan untuk memberikan kemudahan pada setiap

(19)

divisi yang berhubungan dengan dokumen yang ada. Sistem juga memberikan kemudahan untuk menambah, mengubah serta pendistribusian dokumen pada seluruh staff yang membutuhkannya.

(20)

Tabel 4.2 Kriteria FACTOR Sistem Informasi Usulan

Kriteria Keterangan

Functionality Sistem berfungsi untuk mendukung kegiatan

Manajemen Representatif dengan mengendalikan dokumen dokumen yang ada pada perusahaan baik itu berupa penambahan dokumen, perubahan dokumen, pencetakkan dokumen, historis dokumen.

Application Domain Sistem digunakan untuk mendukung aktifitas

staff Manajemen Representatif

Dan staff secara keseluruhan.

Condition Sistem ini harus dapat digunakan untuk

distribusi dokumen sesuai dengan Sumber Daya Manusia yang ada dengan level otoritas sesuai dengan jabatan mereka

Technology Sistem berupa program aplikasi yang

dijalankan pada PC untuk setiap client dengan interface yang digunakan dan dikembangkan menggunakan Visual Basic 6.0 dan database Microsoft Access

Object MR, Staff, Fixed Document, Detail Fixed

Document, Monthly Report, Audit Internal Report.

Responsibility Sistem harus dapat mendukung aktifitas

divisi Manajemen Representatif yang berkaitan dengan pengendalian dokumen dan juga pendistribusian dokumen perusahaan.

(21)

3. Context

• Problem Domain

Untuk membuat dokumen baru, setiap staff yang berhubungan dengan dokumen tersebut harus meminta persetujuan dari Kepala Departemen Terkait sebagai penyetuju dokumen kemudian dilaporkan kepada divisi Manajemen Representatif yang akan membuat dokumen tersebut. Dokumen tersebut akan dibaca oleh Manajemen Representatif untuk diketik. Selanjutnya dokumen akan tersimpan secara otomatis dalam historis dokumen sebagai Fixed Document dimana dokumen tersebut telah siap untuk dicetak yang selanjutnya akan dibawa kepada presiden direktur untuk dimintai persetujuannya. Pada akhirnya, dokumen yang telah disetuji, siap utnuk didistribusikan sesuai dengan keperluan dan divisi yang terkait.

Jika terdapat pembaharuan dokumen, maka staff yang berusaha mengganti dokumen harus terlebih dahulu memilih dokumen apakah yang akan diubah dan tetap harus melalui prosedur persetujuan oleh General

Manager sebagai penyetuju dokumen kemudian dilaporkan kepada divisi

Manajemen Representatif yang akan mengubah dokumen tersebut dan akan disahkan juga oleh Presiden Direktur untuk disebarkan kepada pihak pihak yang terkait.

(22)

Untuk menambahkan dokumen harian yang akan digabungkan secara bulanan sebagai laporan bulanan, setiap staff harus melakukan beberapa tahapan sebelum laporan bulanan tersebut dikirim ke divisi MR. Tahapan tersebut terdiri dari pembuatan laporan harian, memperbaharui laporan harian dan kemudian digabungkan selama 1 bulan penuh serta disimpan menjadi laporan bulanan yang fixed. Setelah seluruh tahapan tersebut dilalui, maka laporan bulanan yang telah fixed akan dikirimkan ke divisi MR.

Setiap periode 6 bulan sekali, dilakukan kegiatan Audit Internal yang akan dilakukan oleh divisi ISO perusahaan. Hasil dari pelaksanaan

Audit Internal tersebut, selanjutnya akan diserahkan kepada divisi

manajemen Representatif untuk di buat laporannya dimana laporan tersebut akan didistribusikan kepada seluruh staff yang terkait.

Pengguna user juga dapat mencari dokumen yang dibutuhkan sesuai dengan kepentingan dari divisinya. Proses untuk mencari dokumen tersebut dilakukan oleh pengguna user setelah login dalam sistem. User hanya perlu menuliskan dokumen yang dicari dalam text box kosong yang telah disediakan, lalu setelah itu, user harus menekan button search yang tertera dalam window main menu.

Sebagai divisi MR, yang mengendalikan seluruh pergerakan dokumen, maka dibutuhkan suatu sistem yang dapat membantu kegiatan MR. Apabila terdapat penambahan dan pembaharuan dokumen, maka MR

(23)

akan mengetahui perubahan dan penambahan dokumen tersebut dari sebuah window inbox.Setiap bulannya MR juga mendapat dokumen tentang monthly report dari setiap divisi. Laporan Bulanan tersebut dapat dilihat dalam window monthly report. Berikut ini adalah gambaran sistem dokumentasi usulan PT. Indovickers Furnitama.

(24)

(25)

4.5.2 Problem Domain

1. Cluster

Terdapat lima buah cluster untuk mengelompokkan tiap-tiap class yang ada, yaitu cluster staff, cluster MR, cluster pembuatan dokumen,

cluster fixed document, cluster perbaikan dokumen.

(26)

2. Classes

(27)

• Class Manajemen Representatif

Class ini merupakan kumpulan objek objek dari suatu divisi Manajemen representatif yang bekerja pada PT Indovickers Furnitama dan bertugas untuk membuat Audit Internal Report serta menyetujui dokumen yang baru dibuat dan menyetujui dokumen dokumen yang telah diperbaharui oleh staff yang terkait dengan pembuatan atau pembaharuan dokumen tersebut. Class MR mempunyai atribut sebagai berikut :

aktif aktif

/membuat _{/mendistribusikan}

/selesai

Gambar 4.8 State Chart Manajemen Representatif 1

Tabel 4.3 Event dan Atribut Manajemen Representatif 1

Event Atribut /membuat /mendistribusikan Kode dokumen Tanggal Memulai Jam Memuali Laporan Audit Kode Dokumen Judul Dokumen Nama Divisi Kode Divisi

(28)

Gambar 4.9 State Chart Manajemen Representatif 2

Tabel 4.4 Event dan Atribut Manajemen Representatif 2

Event Atribut /melihat /membutuhkan Pencetakkan Kode dokumen User ID Password Kode Dokumen Judul Dokumen Jumlah cetak User Id Password Gambar 4.10 State Chart Manajemen Representatif 3

(29)

Tabel 4.5 Event dan Atribut Manajemen Representatif 3 Event Atribut /melihat /mengalami Perubahan /mengesahkan Kode dokumen User ID Password Kode Dokumen Judul Dokumen Alasan pengubahan Tanggal Pengubahan Jam Pengubahan Kode Dokumen User ID Password • Staff

Class ini merupakan kumpulan objek objek dari berbagai macam divisi yang ada pada PT indovickers Furnitama, diantaranya ialah staff marketing, HRD, Finance, Quality Control dan lainnya diamana semua staff yang ada tersebut dapat menggunakan sistem dokumentasi ini untuk beberapa kegiatan, yaitu menambah, memperbaharui serta melihat dokumen yang telah ada. Class staff mempunyai atribut sebagai berikut :

(30)

Gambar 4.11 State Chart staff 1

Tabel 4.6 Event dan Atribut Staff 1

Event Atribut /melihat /mengetik /mengirim Kode dokumen User ID Password Kode Dokumen Judul Dokumen Tanggal pengubahan Jam Pengubahan

Alasan Pengubahan dokumen

(31)

Tabel 4.7 Event dan Atribut Staff 2 Event Atribut /melihat /mengetik /mengirim Kode dokumen User ID Password Kode Dokumen Judul Dokumen Tanggal pengubahan Jam Pengubahan

Alasan Pengubahan dokumen

(32)

Tabel 4.8 Event dan Atribut Staff 3 Event Atribut /mencari /melihat User ID Password Nama Dokumen Kode Dokumen Judul Dokumen • Fixed Document

Class ini merupakan kumpulan objek objek dari berbagai macam dokumen yang ada pada PT indovickers Furnitama,diantaranya yaitu

Work Instruction, Prosedur, Quality Assurance, Monthly Report, dan

lain lain. Class Fixed Document mempunyai atribut sebagai berikut : ¾ Kode dokumen

¾ Nama dokumen ¾ Deskripsi dokumen. • Pembuatan Dokumen

Class ini merupakan kumpulan objek objek dari berbagai macam proses pembuatan dokumen yang melibatkan banyak staff pada

(33)

PT.Indovickers Furnitama dalam pembuatannya. Pembuatan dokumen ini memiliki event dan atribut sebagai berikut :

Gambar 4.14 State Chart Pembuatan Dokumen

Tabel 4.9 Event dan Atribut Pembuatan Dokumen

Event Atribut /dibuat User ID Password Nama Dokumen Kode Dokumen Judul Dokumen Tanggal dibuat Jam dibuat • Perbaikan Dokumen

Class ini merupakan kumpulan objek objek dari berbagai macam proses perbaikan dokumen yang melibatkan banyak staff pada PT.Indovickers Furnitama dalam pembuatannya. Pembuatan dokumen ini memiliki event dan atribut sebagai berikut :

(34)

Gambar 4.15 State Chart Pembaharuan Dokumen

Tabel 4.10 Event dan Atribut Perbaikan Dokumen

Event Atribut /diperbaiki User ID Password Nama Dokumen Kode Dokumen Judul Dokumen Tanggal diperbaiki Jam diperbaiki

(35)

4.5.3 Application Domain 1. Usage

Didalam sistem Informasi dokumentasi yang terdapat pada PT.Indovickers Furnitama, terdapat 2 buah actor yaitu MR dan juga Staff. Berikut ini adalah penjelasan mengenai aktor aktor yang terlibat dalam sistem ini : • Staff

Purpose

Orang yang merupakan sekumpulan pekerja yang bertugas untuk memasukkan data dan juga melakukan pekerjaan sesuai dengan job

desk masing masing

Karakteristik

Setiap staff harus memahami prosedur untuk menggunakan sistem pendokumentasian dan juga memahami bahasa bahasa atau istilah istilah tentang proses \pendokumentasian dan mampu mengaplikasikan pengetahuannya tersebut dalam memanfaatkan sistem

pendokumentasian yang ada. • Manajemen Representatif

Purpose

Orang yang mengatur seluruh alur pendistribusian dokumen pada PT.Indovickers Furnitama.

(36)

Karakteristik

Setiap MR harus dapat mengerti tentang dokumen dokumen yang ada pada perusahaan serta dapat memahami istilah istilah yang dipakai dalam penggunaan sistem dokumentasi sehingga dapat memanfaatkan sistem pendokumentasian yang ada.

STAFF

Memperbaiki Dokumen

Menampilkan Audit Internal Report

Mencari Dokumen Membuat Dokumen

Membuat Laporan

(37)

Tabel 4.11 Use Case Spesification Membuat Dokumen

User Case Name Membuat Dokumen

Brief Description Use Case ini menjelaskan proses pembuatan

dokumen sampai masuk ke dalam sistem

Primary Actor Staff

Basic Flow 1. User yang ingin membuat dokumen,

mengklik tombol add document (Sub flow s.1)

2. Untuk kembali ke main menu staff, user menekan tombol back (Sub flow s.2)

3. Selawqnjutntya masukkan subject dan from pada kotak isian yang sudah tertera

4. User memasukkan data yang ingin di tambah 5. User menyimpan data yang telah diketik

dengan menekan tombol save (Sub flow s.5) 6. User menekan tombol send untuk mengirim

kepada MR (sub flow s.6) 7. Use Case Selesai

Sub Flow s.1 Muncul button button yang sesuai dengan kepentingan staff

s.2 Window akan kembali pada Window Login s.5 text field kembali kosong

s.6 User keluar dari window ini

Alternative Flow a.1 semua field harus diisi jika tidak, sistem akan menampilkan pesan kesalahan

Pre Condition Staff harus sudah login ke dalam sistem

Post Condition Data dokumen di tambah dan sudah disimpan ke dalam sistem

(38)

Tabel 4.12 Use Case Spesification Memperbaiki Dokumen

User Case Name Memperbaiki Dokumen

Brief Description Use Case ini menjelaskan proses pembaharuan

dokumen sampai masuk ke dalam sistem

Primary Actor Staff Basic Flow

1. Untuk kembali ke form login, user mengklik

back (Sub flow s.1)

2. User yang ingin memperbaharui dokumen, mengklik tombol edit dokcument (Sub flow s.2)

4. Selanjutntya masukkan subject dan from pada kotak isian yang sudah tertera

5. User memasukkan data yang ingin di ubah 6. User menyimpan data yang telah diketik

kepada MR (sub flow s.7) 8. Use Case Selesai

Sub Flow s.1 Window akan kembali pada Window Login s.2 Text field akan muncul

s.3 akan muncul window main menu staff s.6 text field kembali kosong

Post Condition Data dokumen di perbaharui dan sudah disimpan ke dalam sistem

(39)

Tabel 4.13 Use Case Spesification Menampilkan Audit Internal Report

User Case Name Membuat Dokumen

Brief Description Use Case ini menjelaskan proses staff yang ingin

melihat Audit Internal Report yang telah dikirimkan oleh MR

2. User yang ingin melihat Audit Internal

Report, mengklik tombol Audit Internal Report (Sub flow s.2)

3. Untuk kembali ke main menu staff, klik back (Sub flow s.3)

4. Use Case Selesai

Sub Flow s.1 Window akan kembali pada Window Login s.2 Audit Internal Report yang ingin dilihat telah tampil pada window tersebut

s.3 akan muncul window main menu staff

Alternative Flow a.1 semua field harus diisi jika tidak, sistem akan menampilkan pesan kesalahan

Post Condition Data dokumen yang akan dilihat sudah disimpan ke dalam sistem

(40)

Tabel 4.14 Use Case Spesification Mencari dokumen

User Case Name Mencari Dokumen

mencari dokumen yang telah tersimpan pada sistem

2. User yang ingin mencari dokumen, mengisi dokumen yang akan di cari pada text field, setelah itu menekan tombol search (Sub flow s.2)

3. Untuk kembali ke main menu staff, klik back (Sub flow s.3)

Sub Flow s.1 Window akan kembali pada Window Login s.2 User akan melihat tampilan dokumen yang dicari sesuai dengan kepentingannya

s.4 akan muncul

Post Condition Data dokumen yang akan dicari sudah disimpan ke dalam sistem

(41)

Tabel 4.15 Use Case Spesification Membuat Laporan Bulanan

User Case Name Membuat Laporan Bulanan

membuat Laporan Bulanan yang selanjutnya akan dikirimkan kepada MR

1. User yang ingin membuat Laporan Bulanan harus mengklik tombol monthly report (Sub

flow s.1)

3. Selanjutntya user menekan tombol new untuk membuat monthly report yang baru (Sub flow s.3)

4. User juga dapat menekan tombol on

progress untuk melanjutkan monthly report

yang telah dibuat sebelumnya (Sub flow s.4) 5. Jika user ingin melihat monthly report dari

bulan bulan sebelumnya, maka user harus menekan tombol history (Sub flow s.5)

6. Untuk menyimpan data laporan bulanan yang telah dibuat , user harus menekan tombol save (Sub flow s.6)

7. Selanjutnya, user yang telah selesai membuat laporan bulanan harus menekan tombol send agar laporan bulanan yang telah dibuatnya dapat dibaca oleh MR (Sub flow s.7)

Sub Flow s.1 Akan muncul pilihan new, on progress atau history

s.2 Akan muncul ke main menu staff

s.3 Akan muncul tampilan yang harus diisi oleh staff untuk memasukkan data

s.4 Akan muncul window on progress dimana laporan yang telah dibuat sebelumnya telah tersedia dan siap untuk dilanjutkan.

s.5 Akan muncul tampilan berupa pilihan pilihan bulan dan jenis dokumen laporan bulanan yang akan dilihat

s.6 text field kembali kosong s.7 user keluar dari layar ini.

(42)

Tabel 4.15 Use Case Spesification Membuat Laporan Bulanan (lanjutan)

User Case Name Membuat Laporan Bulanan

Post Condition Data dokumen laporan bulanan yang akan dilihat sudah disimpan ke dalam sistem

(43)

Tabel 4.16 Use Case Spesification Melihat Fixed Dokumen

User Case Name Melihat fixed Dokumen

Brief Description Use Case ini menjelaskan proses untuk melihat fixed document

Primary Actor Manajemen Representatif

Basic Flow 1. MR menekan tombol fixed Document pada layar yang terdiri dari berbagai macam

button (sub flow s.1)

2. Untuk kembali ke window Login, user menekan tombol back (Sub flow s.2)

3. Untuk mencetak fixed document, maka user dapat menekan tombol print (sub flow s.3) 4. Use Case Selesai

Sub Flow s.1 Muncul button button yang sesuai dengan kepentingan MR

s.2 Window akan kembali pada Window Login s.3 Window akan menampilkan dokumen yang akan di print

Pre Condition MR harus sudah login ke dalam sistem

Post Condition Data fixed document harus sudah dimasukkan kedalam sistem

(44)

Tabel 4.17 Use Case Spesification Menampilkan Monthly report

User Case Name Menampilkan Monthly Report

Brief Description Use Case ini menjelaskan proses MR yang ingin

melihat Monthly Report yang telah dikirimkan oleh

Staff

Primary Actor MR

Basic Flow

2. User yang ingin melihat Monthly Report, mengklik tombol Monthly Report (Sub flow s.2)

3. Setelah itu pilih bulan dan juga divisi yang ingin dilihat monthly reportnya.

4. Untuk mencetak dokumen, maka user hanya perlu menekan tombol print pada window (sub flow s.4)

5. Untuk kembali ke main menu MR, klik back (Sub flow s.5)

Sub Flow s.1 Window akan kembali pada Window Login s.2 akan muncul pilihan divisi serta bulan dari laporan yang akan dilihat oleh MR

s.4 akan muncul window pesan untuk proses print s.3 akan muncul window main menu MR

Post Condition Data dokumen yang akan dilihat sudah disimpan ke dalam sistem

(45)

Tabel 4.18 Use Case Spesification Membuat Audit Internal Report

User Case Name Membuat Audit Internal Report

Brief Description Use Case ini menjelaskan proses pembuatan laporan Audit Internal sampai masuk ke dalam sistem

Primary Actor MR

Basic Flow 1. User yang ingin membuat dokumen,

mengklik tombol Audit Internal Report (Sub

flow s.1)

2. Untuk kembali ke main menu MR, user menekan tombol back (Sub flow s.2)

3. Selanjutntya masukkan tanggal pembuatan pada kotak isian yang sudah tertera

4. User memasukkan data yang ingin di buat 5. User menyimpan data yang telah diketik

kepada divisi terkait (sub flow s.6) 7. Use Case Selesai

Sub Flow s.1 Muncul button button yang sesuai dengan kepentingan staff

s.2 Window akan kembali pada Window Login s.5 text field kembali kosong

Post Condition Data dokumen di tambah dan sudah disimpan ke dalam sistem

(46)

2. Function

Tabel 4.19 Function List

No Function Complexity Type

1 Mendata dokumen Simple Update

Menambah dokumen Simple Update

Memperbaharui dokumen Simple Update

Menampilkan daftar dokumen Simple Read

Mengirim dokumen Simple Update

Menampilkan dokumen Simple Read

Mencetak dokumen Simple Read

Menyimpan dokumen Simple Update

2 Mendata audit internal report Simple Update

Menampilkan audit internal report Simple Read

Membuat audit internal report Simple Update

Memperbaharui audit internal report Simple Update

Mencetak audit internal report Simple Read

3 Mendata Monthly Report Simple Update

Menambah data monthly report Simple Update

Mengirim data monthly report Simple Update

Mencari monthly report Simple Read

Menampilkan monthly report Simple Read

Mencetak monthly report Simple Read

Menyimpan monthly report Simple Update

4 Mendata fixed document Simple Update

Menampilkan daftar fixed document Simple Read

Menampilkan fixed document Simple Read

(47)

3. User Interface • Dialogue Style

Dialogue style menunjukkan form-form apa saja yang terdapat dalam

sistem dokumentasi dan printout dari masing-masing form, berikut ini ditampilkan dialogue style dari sistem dokumentasi usulan :

Tabel 4.20 Dialogue Style

Window Printouts

UI Login UI Main Menu Staf

UI Add Document UI Edit Document UI Monthly Report (input)

UI Audit Internal Report Audit Internal Report

UI Main Menu MR

UI Monthly Report (output) Monthly Report

UI Inbox UI Fixed Document

UI Pesan

UI View Document MR Document

UI On Progress (Lanjutan)

UI View Document Staf

UI Save to UI New UI On Progress

(48)

Navigation Diagram

(49)

• Example

Berikut ini akan dijelaskan gambaran mengenai layar-layar user

interface yang terdapat dalam sistem.

Gambar 4.19 UI Login

Pada window login, user diharuskan untuk memasukkan nomor identitas pribadi beserta kata kunci ditempat yang telah disediakan. Tombol Staff membawa user ke layar yang diperuntukkan hanya untuk

staff. Sedangkan tombol MR, akan membawa user ke layar yang

(50)

Gambar 4.20 UI main menu MR

Pada layar ini terdapat beberapa tombol-tombol. Tombol audit

internal report akan membawa user pada layar audit internal report.

Tombol monthly report akan membawa user pada layar monthly

report dimana user dapat melihat laporan bulanan dari setiap divisi.

Tombol inbox akan membawa user pada layar inbox dimana berisikan pesan-pesan untuk MR. Tombol fixed document akan membawa user pada layar tersebut.

(51)

Gambar 4.21 UI main menu staff

Pada layar ini terdapat tombol edit document, add document, dan audit internal report. Tombol edit document akan membawa user ke layar edit document dimana user dapat memperbaharui dokumen yang sudah ada. Tombol add document akan membawa user ke layar

add document dimana user dapat mengajukan pembuatan dokumen

baru. Tombol audit internal report akan membawa user pada layar

audit internal report dimana user dapat melihat audit internal report.

Selain itu terdapat text box dimana user dapat mengetik dokumen yang ingin dilihat oleh user.

(52)

(53)

Layar ini akan berisikan layar seperti layar kosong dimana user dapat mengetik dokumen baru yang akan diajukan oleh user. Selain itu juga terdapat text toolbar untuk pengaturan penulisan dokumen. Tombol

send berisikan perintah untuk mengirim dokumen yang bersangkutan

kepada MR. Tombol back akan membawa user ke layar main menu. Sebelum mengirim dokumen user diharuskan untuk mengisi kolom from dan subject.

(54)

Gambar 4.23 UI view document staff

Layar ini berisikan tombol print dan juga tombol back. Tombol print berfungsi untuk mencetak dokumen yang telah dilihat dan akan beralih ke

window selanjutnya yaitu window pesan. Tombol selanjutnya ialah tombol back,

(55)

Gambar 4.24 UI view document MR

Layar ini berisikan tombol print dan juga tombol back. Tombol print berfungsi untuk mencetak dokumen yang telah dilihat dan akan beralih ke

window selanjutnya yaitu window pesan. Tombol selanjutnya ialah tombol back,

(56)

Gambar 4.25 UI edit document staff

Pada layar ini terdapat text box kosong dimana user diharuskan mengisi kolom tersebut mengenai apakah dokumen yang ingin diganti, alasan penggantian, dan bagian mana dari dokumen tersebut yang ingin di perbaharui. Tombol send berfungsi untuk mengirimkan dokumen kepada MR. Tombol back akan membawa user ke layar sebelumnya.

(57)

Gambar 4.26 UI monthly report staff

Pada layar monthly report, terdapat beberapa tombol-tombol yaitu : tombol new, history, dan on progress. Ketiga tombol-tombol tersebut akan membawa user ke layar yang lainnya.

(58)

Gambar 4.27 UI new

Pada layar ini terdapat format form standar bagi user. Form tersebut tersedia sebagai tempat bagi user untuk memasukkan laporan harian, mingguan atau bahkan bulanan. Selain itu pada layar ini juga terdapat tombol-tombol. Tombol save akan membawa user kepada layar save to. Tombol back akan membawa user ke layar monthly report staff.

(59)

Gambar 4.28 UI on progress

Pada layar ini terdapat beberapa folder-folder laporan bulanan yang sudah di kelompokkan berdasarkan tipe laporan. Dimana setiap tombol akan membawa user ke layar folder tersebut

(60)

Gambar 4.29 UI on progress lanjutan

Pada layar ini akan terlihat laporan yang sedang dalam pengerjaan dimana user dapat meneruskan kembali laporan tersebut. Pada layar ini juga terdapat tombol-tombol. Tombol save akan membawa user ke layar save to. Tombol send berfungsi untuk mengirimkan dokumen atau laporan tersebut kepada MR. Dan yang terakhit terdapat tombol back yang akan membawa

(61)

Gambar 4.30 UI history

Pada layar ini terdapat folder-folder laporan bulanan histori. Laporan-laporan ini akan dikategorikan berdasarkan tahun dimana di dalam folder tersebut juga terdapat folder-folder laporan yang dikelompokkan per bulan.

(62)

Gambar 4.31 UI audit internal report

Pada layar ini terdapat kolom-kolom kosong yang disediakan untuk MR membuat audit internal report. Tombol save akan membawa user ke layar save to.

User dapat mengirimkan dokumen ini kepada semua staff yang terkait hanya dengan

(63)

Gambar 4.32 UI fixed document

Pada layar ini terdapat beberapa kategori dokumen, yaitu : prosedur,

quality manual, work instruction, formulir, logo perusahaan, dan flow chart.

Pada setiap kategori dokumen akan membawa user ke layar masing-masing setiap kategori. Selain itu terdapat tombol back yang akan membawa user ke layar main menu.

(64)

Gambar 4.33 UI monthly report

Pada layar monthly report MR, terdapat beberapa drop down. Drop

down month berisikan daftar monthly report yang sudah dikategorikan

bulanan. Pada drop down divisi berisikan daftar divisi apa saja yang terdapat di PT. Indovickers Furnitama. Selain drop down, pada layar ini juga terdapat tombol-tombol. Tombol ok akan membawa user ke layar yang berbeda yaitu layar monthly report yang ingin ditampilkan oleh user. Tombol back akan membawa user kembali ke layar main menu MR.

(65)

Gambar 4.34 UI inbox

Pada layar ini berisikan informasi mengenai pesan baru bagi MR berupa darimana asal pesan, apa subyeknya, dan kapan tanggal pengirimannya. Selain itu terdapat tombol back yang akan membawa user kembali ke layar main menu.

(66)

Gambar 4.35 UI save to

Pada layar ini terdapat menu tombol browse yang akan membantu user dalam mencari tempat atau folder penyimpanan yang dikehendaki oleh user. Tombol save pada layar ini merupakan command button yang akan menyimpan dokumen di tempat atau folder yang telah ditentukan sebelumnya. Tombol cancel akan membawa user pada layar sebelumnya.

(67)

Gambar 4.36 UI Pesan

Layar ini berisikan pesan atau pertanyaan kepada user apakah user sudah yakin untuk memprint dokumen. Tombol yes berisikan perintah untuk mencetak dokumen yang diinginkan dan tombol no akan membawa user ke layar main menu.

4.6 Desain Dokumen Perancangan Sistem Dokumentasi PT. Indovickers Furnitama

4.6.1 The Task

• Purpose

Sistem dokumentasi ini dikembangkan untuk membantu divisi MR dan staf dalam memelihara dokumen dan pendistribusiannya yang semula masih dengan cara manual menjadi berbasis sistem informasi. Sistem membantu dalam membuat dan memperbaharui dokumen, mencari

(68)

dokumen, membuat laporan (audit internal dan monthly report), mencetak dokumen dan mendistribusikan dokumen.

• Quality Goals

Berikut ini adalah table criteria dari sistem pendokumentasian PT Indovickers Furnitama setelah menggunakan UML :

Tabel 4.21 Prioritas Desain Kriteria

Criteria Very Important Important Less Important Irrelevant Easyly Fullfiled Usable 9 Secure 9 Efficient 9 Correct 9 Reliable 9 Maintainable 9 Testable 9 Flexible 9 Reuseable 9

Penentuan Untuk Kriteria pada sistem dokumentasi PT.Indovickers Furnitama ini ditekankan pada usable, efficient, serta reliable. Karena harus dapat beradaptasi dengan sistem yang telah ada dan memenuhi sistem kerja serta menefisiensikan waktu pengerjaan dalam pendistribusian serta kegiatan yang berhubungan dengan dokumen

(69)

lainnya. Kritreria Secure dan Correct diletakkan pada kolom Important karena sangat penting bagi tiap karyawan yang mengaplikasikan program tersebut untuk menjaga kerahasiaan dokumen dokumen yang penting dari orang orang yang tidak bertanggung jawab atas document tersebut sehingga penyaluran/pendistribusian dokumen lebih terarah. Ketepattan dalam pembuatan, pembaharuan serta pengiriman dokumen juga penting untuk menjaga dokumen tersebut tetap sesuai dengan format dan prosedur yang telah ada dari perusahaan.

4.6.2 Technical Platform

Pada sistem dokumentasi usulan, jaringan computer yang cocok untuk digunakan adalah jaringan LAN dengan bentuk topologi bintang atau star. Server yang digunakan untuk sistem dokumentasi usulan ini cukup satu saja dimana server akan menjadi koneksi antara divisi di PT. Indovickers Furnitama. Berikut ini adalah gambar jaringan untuk sistem dokumentasi usulan :

(70)

Gambar 4.37 Jaringan Komputer Usulan

4.6.3 Recommendation

1. The Sistem’s Usefulness

Sistem dokumentasi ISO 9001 : 2008 yang dirancang harus memenuhi

criteria yang sangat penting dan penting, yaitu:

• Useable

Kriteria ini dievaluasi pada saat analisa agar sistem dapat memenuhi kebutuhan sistem pendokumentasian yang ada pada PT.Indovickers Furnitama.

(71)

• Secure

Sistem ini harus memiliki perbedaan otoritas kepada User-nya untuk membedakan perannya. Pada sistem ini, user dibedakan menjadi 2 yaitu MR dan staff dimana setiap staff juga tidak berwenang terhadap data dokumentasi staff lainnya. Mereka hanya mempunyai otoritas terhadap divisinya masing masing.

• Correct dan reliable

Sistem ini digunakan untuk mengatur pendokumentasian pada PT indovickers furnitama yang mementingkan segi ketepatan dan dapat diandalkan dalam situasi dan keadaan apapun agar bisa menunjang kinerja perusahaan dalam menjalankan sistem operasionalnya.

• Efficient

Sistem ini harus memperhatikan efisiensi dari segi waktu dimana waktu yang dibutuhkan untuk sistem pendokumentasian yang lama harus dapat di efisienkan dengan sistem dokumentasi yang baru. 2. Plan For Initiating Use

Perencanaan pada tahap awal penggunaan sistem ini ialah melakukan persiapan berupa training kepada User yang terlibat. Selain itu menyiapkan kebijakan perusahaan terkait penggunaan sistem

(72)

pendokumentasian ISO 9001 : 2008 berbasis UML sebagai metode pendokumentasian yang baru. Selanjutnya menyiapkan infrastruktur sistem informasi berupa jaringan, software, hardware, dan data yang diperlukan oleh sistem.

3. Implementation Plan

Sistem pendokumentasian ini dikembangkan oleh seorang

programmer dan sistem analis yang didukung oleh orang memiliki

pengetahuan mengenai hardware. Selanjutnya, mempersiapkan technical

platform, instalasi sistem, dan setting jaringan. Pengujian dan pengawasan

sistem berjalan untuk User akan dilakukan setelah sistem selesai dibangun. Penjelasan Gantt Chart tahap analisa, perancangan, dan implementasi sistem pendokumentasian ISO 9001 : 2008 berbasis UML akan dijelaskan pada tabel berikut.

(73)

Tabel 4.22 Gantt Chart Perancangan & Pembangunan Sistem

Activity Durasi PIC

Time (Month) Total 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Analisa Sistem 2 weeks System Analyst 4 months Perancangan Sistem 4 weeks System Analyst, Program mer Pembuatan Program 4weeks Program mer Testing and Evaluating 3 weeks Tester ,program mer Instalasi Hardware, Software, pendukung dan pengaturan jaringan 2 weeks Teknisi Implementasi Sistem 2 weeks Program mer Pelatihan User 2weeks Trainner

(74)

4.7 Verifikasi dan Validasi Sistem Dokumentasi Usulan

• Kasus 1

MR setiap bulannya akan menerima laporan bulanan dari setiap divisi di PT. Indovickers Furnitama. MR dapat melihat laporan dari setiap divisi dengan beberapa langkah, yaitu :

¾ Masukan user name dan password pada layar login kemudian klik tombol MR.

¾ Apabila user salah memasukan user name dan password maka akan muncul layar baru berupa layar pesan yang berisikan informasi bahwa user name dan password salah.

¾ Kemudian apabila user telah benar dalam mengisi user name dan password maka layar login akan hilang digantikan dengan layar main menu MR dimana pada layar ini terdapat beberapa tombol. ¾ Klik tombol monthly report yang terdapat pada layar main menu. ¾ Pilih laporan bulan apa dan divisi apa yang user kehendaki. ¾ Kemudian klik ok

¾ Setelah itu akan muncul layar view document yang berisikan laporan bulanan yang ingin di lihat oleh user.

¾ Klik tombol print apabila user ingin mencetak dokumen tersebut dan akan muncul layar pesan baru sebagai konfirmasi apakah user ingin meneruskan mencetak dokumen.

(75)

¾ Tombol back akan membawa user kembali pada layar main menu. Berikut ini akan ditampilkan diagram alir dari kasus diatas sebagai verifikasi dan validasi sistem dokumentasi usulan.

(76)

• Kasus 2

User dalam kasus ini adalah MR yang ingin melihat dokumen

berupa diagram aliran pembuatan dokumen baru yang sudah tersimpan pada fixed document. Berikut ini merupakan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh MR, yaitu :

¾ Masukan user name dan password pada layar login kemudian klik tombol MR.

¾ Kemudian apabila user telah benar dalam mengisi user name dan password maka layar login akan hilang digantikan dengan layar main menu MR dimana pada layar ini terdapat beberapa tombol.

¾ Klik tombol fixed document.

¾ Klik tombol flow chart yang tertera pada layar fixed document. ¾ Kemudian akan muncul secara otomatis diagram alir yang

dikehendaki.

¾ Klik print untuk mencetak dokumen yang kemudian akan muncul layar pesan untuk konfirmasi proses pencetakan.

(77)

Berikut ini akan ditampilkan diagram alir dari kasus diatas sebagai verifikasi dan validasi sistem dokumentasi usulan.

PRINTER

(78)

• Kasus 3

Pada kasus 3 kegiatan yang sedang berlangsung adalah kegiatan MR ingin melihat dokumen manual mutu yang sudah tersimpan pada fixed document. Berikut ini langkah-langkah yang harus dilakukan MR :

¾ Masukan user name dan password pada layar login kemudian klik tombol MR.

¾ Kemudian apabila user telah benar dalam mengisi user name dan password maka layar login akan hilang digantikan dengan layar main menu MR dimana pada layar ini terdapat beberapa tombol.

¾ Klik tombol fixed document.

¾ Akan muncul sebuah layar baru yang berisikan manual mutu PT. Indovickers Furnitama.

¾ Klik next untuk melihat halaman berikutnya. ¾ Klik back untuk kembali ke halaman sebelumnya. ¾ Klik print untuk mencetak dokumen.

(79)

Gambar 4.40 alur proses kasus 3

• Kasus 4

Kegiatan yang di simulasikan adalah kegiatan dimana staff ingin mencari dokumen flow chart pada kolom search.

¾ Masukan user name dan password pada layar login kemudian klik tombol staff.

¾ Kemudian apabila user telah benar dalam mengisi user name dan password maka layar login akan hilang digantikan dengan

(80)

layar main menu staff dimana pada layar ini terdapat beberapa tombol.

¾ Isi kolom kosong yang sudah disediakan dengan nama dokumen yang ingin dicari.

¾ Klik tombol search.

¾ Maka akan muncul layar dokumen yang di inginkan. ¾ Klik print untuk mencetak.

¾ Klik yes apabila ingin melanjutkan proses mencetak.

(81)

• Kasus 5

Kegiatan yang di simulasikan adalah kegiatan dimana staff ingin melihat laporan audit internal yang sudah dikirim oleh MR. Berikut ini tahapan-tahapan yang harus dilakukan oleh staff.

¾ Masukan user name dan password pada layar login kemudian klik tombol staff.

¾ Kemudian apabila user telah benar dalam mengisi user name dan password maka layar login akan hilang digantikan dengan layar main menu staff dimana pada layar ini terdapat beberapa tombol.

¾ Klik tombol audit internal report. ¾ Kemudian akan muncul layar baru

¾ Klik next untuk melihat halaman berikutnya

¾ Klik back untuk kembali pada halaman sebelumnya. ¾ Klik print untuk mencetak dokumen.

(82)

Gambar 4.42 UI Alur Proses Kasus 5

4.5.1 Analisa Verifikasi dan Validasi Sistem Dokumentasi Usulan

Verifikasi dilakukan untuk memastikan atau memeriksa apakah coding yang diberikan sudah tepat atau belum untuk menjalankan sistem yang sesuai dengan keinginan user. Sedangkan validasi dilakukan untuk mengetahui apakah sistem yang dibuat sudah memberikan keluaran atau output yang diharapkan terjadi oleh user. Penulis melakukan verifikasi dan validasi dengan memberikan masukan kepada sistem usulan yang sudah dibuat dengan cara memberikan coding atau bahasa pemrograman dengan menggunakan software Visual Basic.

(83)

Pada kasus pertama input diberikan pada komponen yang berhubungan dengan kegiatan MR dalam melihat laporan bulanan dengan cara menuliskan coding yang tepat dengan harapan bahwa sistem akan berjalan sesuai dengan keinginan dari user. Setelah memberikan coding, penulis melakukan simulasi sistem dokumentasi usulan untuk mengetahui apakah sistem ini sudah memberikan keluaran yang diharapkan oleh user. Dari simulasi yang dilakukan pada kegiatan MR dalam melihat laporan bulanan, dapat dilihat bahwa sistem ini telah berjalan dengan semestinya yaitu sistem dapat memberikan laporan bulanan yang ingin dilihat oleh user. Hal ini dapat memastikan bahwa sistem telah terverifikasi dan tervalidasi karena telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan oleh user.

Pada kasus kedua dimana input diberikan pada komponen yang berhubungan dengan kegiatan MR dalam melihat dokumen yang termasuk dalam fixed document dengan cara menuliskan coding yang tepat dengan harapan bahwa sistem akan berjalan sesuai dengan keinginan dari user. Penulis melakukan coding mulai dari layar login, main menu sampai pada layar fixed document. Setelah memberikan coding, penulis melakukan simulasi sistem dokumentasi usulan pada kegiatan melihat fixed document untuk mengetahui apakah sistem ini sudah memberikan keluaran yang diharapkan oleh user. Dari simulasi yang dilakukan pada kegiatan tersebut, dapat dilihat bahwa sistem ini telah berjalan dengan semestinya yaitu sistem dapat memperlihatkan dokumen diagram alir pembuatan dokumen baru yang

(84)

ingin dilihat oleh user. Hal ini dapat memastikan bahwa sistem telah terverifikasi dan tervalidasi karena telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan oleh user.

Pada kasus ketiga dimana input diberikan pada komponen yang berhubungan dengan kegiatan MR dalam melihat dokumen manual mutu dengan cara menuliskan coding yang tepat dengan harapan bahwa sistem akan berjalan sesuai dengan keinginan dari user. Penulis melakukan coding mulai dari layar login, main menu sampai pada layar fixed document. Setelah memberikan coding, penulis melakukan simulasi sistem dokumentasi usulan pada kegiatan melihat manual mutu untuk mengetahui apakah sistem ini sudah memberikan keluaran yang diharapkan oleh user. Dari simulasi yang dilakukan pada kegiatan tersebut, dapat dilihat bahwa sistem ini telah berjalan dengan semestinya yaitu sistem dapat memperlihatkan dokumen manual mutu yang ingin dilihat oleh user. Hal ini dapat memastikan bahwa sistem telah terverifikasi dan tervalidasi karena telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan oleh user.

Pada kasus keempat dimana kegiatan yang di simulasikan adalah kegiatan staff mencari diagram alir dengan menggunakan tombol search. Pertama-tama penulis memberikan input berupa coding kepada komponen yang berhubungan dengan kegiatan ini. Penulis melakukan coding mulai dari layar login, main menu sampai pada tombol search pada main menu. Setelah memberikan coding, penulis melakukan simulasi sistem dokumentasi usulan

(85)

pada kegiatan melihat staff dalam mencari dokumen flow chart untuk mengetahui apakah sistem ini sudah memberikan keluaran yang diharapkan oleh user. Dari simulasi yang dilakukan pada kegiatan tersebut, dapat dilihat bahwa sistem ini telah berjalan dengan semestinya yaitu sistem dapat memperlihatkan dokumen flow chart yang ingin dilihat oleh user. Hal ini dapat memastikan bahwa sistem telah terverifikasi dan tervalidasi karena telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan oleh user.

Pada kasus kelima dimana kegiatan yang di simulasikan adalah kegiatan staff melihat audit internal report. Pertama-tama penulis memberikan input berupa coding kepada komponen yang berhubungan dengan kegiatan ini. Penulis melakukan coding mulai dari layar login, main menu sampai pada tombol search pada main menu. Setelah memberikan

coding, penulis melakukan simulasi sistem dokumentasi usulan pada kegiatan

melihat staff dalam mencari dokumen Audit Internal Report untuk mengetahui apakah sistem ini sudah memberikan keluaran yang diharapkan oleh user. Dari simulasi yang dilakukan pada kegiatan tersebut, dapat dilihat bahwa sistem ini telah berjalan dengan semestinya yaitu sistem dapat memperlihatkan dokumen Audit Internal Report yang ingin dilihat oleh user. Hal ini dapat memastikan bahwa sistem telah terverifikasi dan tervalidasi karena telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan oleh user.

(86)

4.8 Analisa Komparasi Sistem Dokumentasi ISO 9001:2008 Sekarang dan Usulan

Tabel 4.23 Komparasi Sistem Dokumentasi ISO 9001:2008

Kriteria Sekarang Usulan

Teknologi Menggunakan manual Menggunakan komputer

Waktu Lebih lama Lebih Cepat

Cara Penggunaan Rumit Mudah

Keamanan Terjamin Lebih terjamin

• Teknologi

Tabel 2.24 Komparasi Kriteria Teknologi

Proses Sekarang Usulan

Menambah Dokumen Pada proses

penambahan dokumen,

seorang staff harus

mengisi formulir penambahan dokumen yang telah tersedia, kemudian

mengirimkannya

kepada MR dengan cara berjalan kaki dari tempatnya bekerja menuju meja tempat MR bekerja.

Pada sistem usulan, seorang staff hanya perlu

megetik dokumen tersebut pada form yang

telah tersedia di sistem

dimana untuk mengirimkan dokumen

tersebut kepada MR, staff hanya perlu menekan tombol send pada sistem yang telah tersedia dan secara otomatis dokumen tersebut akan terkirim ke MR.

(87)

Tabel 4.24 Komparasi Kriteria Teknologi (Lanjutan)

Proses Sekarang Usulan

Memperbaharui Dokumen

Pada proses pembaharuan

dokumen, seorang staff harus menyerahkan secara langsung formulir pembaharuan dokumen kepada MR dengan cara berjalan kaki dari tempatnya bekerja menuju meja tempat MR bekerja.

Pada sistem usulan, seorang staff hanya perlu

megetik dokumen tersebut pada form Edit

Document yang telah

tersedia di sistem dimana untuk mengirimkan dokumen tersebut kepada MR, staff hanya perlu menekan tombol send pada sistem yang telah tersedia dan secara otomatis dokumen tersebut akan terkirim ke MR.

Mencari Dokumen Pada proses mencari dokumen, seorang staff atau MR harus mencari

dokumen yang diinginkannya pada rak

rak yang tersedia.

Pada sistem usulan, proses pencarian dokumen dilakukan dengan cara mengetik judul dokumen yang ingin dicari pada kotak isian yang terdapat pada sistem

pendokumentasian yang baru.