Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena
anugerah dan rahmatNya, salah satu dari sekian banyaknya karunia-Nya yang
berupa Skripsi dan masih banyak kekurangan dalam laporan ini dapat
terselesaikan. Semoga nikmat ini dapat mendorong menuntut ilmu yang lebih
tinggi serta semangat pengabdian yang tulus karena ridho-Nya, amin.
Laporan Skripsi ini disusun berdasarkan proses tinjauan lapangan yang
telah kami laksanakan di MAN Tambakberas Jombang. Proses tersebut adalah
pembuatan aplikasi operasional customer relationship management (CRM) di
MAN Tambakberas Jombang berbasis website dan sms gateway dengan
menggunakan PHP.
Ucapan terima kasih, kami sampaikan kepada pihak-pihak yang turut
berperan dalam kesuksesan penyusunan laporan Skripsi ini, diantaranya adalah :
1. Bapak Prof. Dr. Ir. Teguh Soedarto, MP selaku Rektor Universitas
Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
2. Ir. Sutiyono, MS selaku Dekan Fakultas Teknik Industri UPN “Veteran”
Jawa Timur.
3. Nur Cahyo. W, S.Kom, M.Kom selaku Ketua Program Studi sistem
informasi UPN “Veteran” Jawa Timur.
4. Irwan Affandi, ST, M.Sc selaku dosen pembimbing I Skripsi.
5. Doddy Ridwandono, S.Kom selaku dosen pembimbing II Skripsi.
6. Drs. H. AH. SUTARI, MPd selaku kepala sekolah MAN Tambakberas
Jombang.
7. Seluruh staff MAN Tambakberas Jombang.
senang pada ilmu pengetahuan. Ibu tercinta, ibu Hj. Fatimah almarhumah,
yang telah membina dan mendidik mereka dengan penuh kesabaran dan
kasih sayang. Semoga keduanya diampuni segala dosa dan diberi rahmat
oleh Allah Swt, amin. Demikian juga kepada kakak-kakak tercinta yang
telah mendorong untuk menuntut ilmu yang lebih tinggi.
9. K.H. A. Nasrullah almarhum yang telah mendidik penulis dalam bidang
agama. Tidak lupa pula K.H. Ghozali Muchsin walaupun dalam waktu
yang singkat.
10.Teman-teman 06, renda, BBC, dan tak lupa juga
11.Dan seluruh pihak yang telah membantu hingga tugas akhir ini dapat
terselesaikan tepat waktu.
Penulis menyadari hanya kata terima kasih yang dapat penulis ucapkan
dan hanya doa semoga amal kalian semua dibalas yang setimpal oleh Allah Swt.
Bagaimanapun juga, Penulis juga menyadari akan banyaknya kekurangan pada
penulisan laporan ini, kritik dan saran dari berbagai pihak demi sempurnanya
laporan praktek kerja lapangan ini Penulis harapkan.
Surabaya, April 2010
Penulis
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI
LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN
ABSTRAK
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR GAMBAR ... vii
DAFTAR TABEL ... xiii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang ... 1
1.2. Perumusan Masalah... 3
1.3. Batasan Masalah... 3
1.4. Tujuan Penelitian... 3
1.5. Manfaat... 4
1.6. Metodologi Penulisan... 4
1.7 Sistematika Penulisan... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA... 7
2.1. Profile MAN Tambakberas, Visi dan Misi dan Struktur Organisasi 7 2.1.1 Profile man Tambakberas ... 7
2.2.2 Visi dan Misi MAN Tambakberas ... 9
2.1.3 Struktur Organisasi MAN Tambakberas... 10
2.2 Relationship Marketing (RM), Customer Relationship Management (CRM) dan Customer Relationship Management di Institusi Pendidikan ... 10
2.2.2.1. Tujuan CRM ... 13
2.2.2.2 Teknologi Pendukung CRM ... 15
2.2.3 .CRM di Institusi Pendidikan ... 16
2.2.3.1 Identifikasi Customer di Institusi Pendidikan ... 17
2.2.3.2 Kebutuhan Informasi Customer di Institusi Pendidikan 2.3 Short Message Service (SMS)... 19
2.3.1 SMS Gateway... 20
2.3.2 Keuntungan SMS Gateway ... 20
2.3.3 Mekanisme SMS Gateway ... 21
2.3.4 Gammu ... 21
2.4 PHP ... 21
2.4.1 Konsep Kerja PHP ... 23
2.4.2 Dasar-dasar PHP ... 23
2.4.2 Fungsi-fungsi Skrip PHP Untuk Mengakses MYSQL... 24
2.5 MYSQL ... 25
2.5.1 Keunggulan MYSQL ... 25
BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM... 27
3.1. Data Flow Diagram ... 27
3.1.1. Berbasis Website ... 27
3.1.1.1. Context Diagram... 27
3.1.1.2. DFDLevel 1 ... 29
3.1.1.3. DFD Level 2 Manajemen User... 31
3.1.1.6. DFD Level 2 Analisa Syahriyah... 33
3.1.1.7. DFD Level 2 Admin Website ... 34
3.1.2. Berbasi SMS Gateway ... 35
3.1.2.1. Context Diagram... 35
3.1.2.2. DFDLevel 1 ... 36
3.1.2.3. DFD level 2 Proses Kirim Nilai... 37
3.1.2.4. DFD Level 2 Proses Kirim Syahriyah ... 37
3.2. Desain Graphical User Interface ... 38
3.2.1. Berbasis Website ... 39
3.2.1.1. Desain Halaman Utama ... 39
3.2.1.2. Desain Halaman User ... 40
3.2.1.3. Desain Halaman Administrator ... 45
3.2.2. Berbasis SMS Gateway ... 46
3.2.2.1. Desain SMS Akademik... 46
3.3. Desain Database ... 47
3.3.1. Database dbakademik... 47
3.3.2. Database gammu ... 50
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 53
4.1. Kebutuhan Sistem ... 53
4.2. Imlementasi Sistem ... 53
4.2.1. Berbasis Website ... 54
4.2.1.1. Halaman Utama... 54
4.2.2. Berbasis SMS Gateway ... 63
4.2.2.1. Halaman SMS Akademik ... 63
4.2.3. Database ... 64
4.2.3.1. Berbasis Website ... 64
4.2.3.1.1. Menu Identitas ... 65
4.2.3.1.2. Menu Asrama ... 65
4.2.3.1.3. Menu Aktifitas... 66
4.2.3.1.4. Menu Skor Absensi ... 66
4.2.3.1.5. Menu Nilai... 68
4.2.3.1.6. Menu Syahriyah ... 70
4.2.3.2. Berbasis SMS Gateway ... 71
4.2.3.2.1. Terima SMS ... 71
4.2.3.2.2. Balas SMS ... 73
4.2.3.2.3. Kirim Absensi Harian... 75
BAB V PENGUJIAN SISTEM ... 77
5.1. Halaman Interface ... 77
5.1.1. Berbasis Website ... 78
5.1.1.1. Halaman Utama... 78
5.1.1.2. Halaman User ... 79
5.1.1.2. Halaman User Wali Murid ... 79
5.1.1.2. Halaman User Internal ... 83
5.1.1.3. Halaman Administrator ... 83
vii
5.1.2. Berbasis SMS Gateway ... 91
5.1.2.1. Halaman SMS Akademik Wali Murid ... 92
BAB VI PENUTUP ... 95
6.1. Kesimpulan ... 95
6.2. Saran ... 95
Gambar 2.2 Short Message Mobile Terminated SCMS ... 19
Gambar 2.3 Short Message Mobile Oriented... 19
Gambar 2.4 Konsep Kerja PHP ... 23
Gambar 2.5 Output dari File contoh1.php ... 24
Gambar 3.1 DFD Level 0 Berbasis Website... 28
Gambar 3.2 DFD Level 1 Berbasis Website... 30
Gambar 3.3 DFD Level 2 Manajemen User Berbasis Website ... 31
Gambar 3.4 Level 2 Analisa Skor Absensi Berbasis Website ... 32
Gambar 3.5 Level 2 Analisa Nilai Berbasis Website... 33
Gambar 3.6 Level 2 Analisa Syahriyah Berbasis Website ... 34
Gambar 3.7 Level 2 Admin Website Berbasis Website... 34
Gambar 3.8 Contect Diagram Berbasis SMS gateway ... 35
Gambar 3.9 DFD Level 1 Berbasis SMS Gateway... 36
Gambar 3.10 DFD Level 2 Proses Kirim Nilai Berbasis SMS Gateway... 37
Gambar 3.11 DFD Level 2 Proses Kirim Syahriyah Berbasis SMS Gateway . 37
Gambar 3.12 Desain Halaman Utama... 39
Gambar 3.13 Desain Form Kotak Saran ... 40
Gambar 3.14 Desain Form Login ... 40
Gambar 3.15 Desain Halaman User Wali Murid... 41
Gambar 3.16 Desain Halaman Identitas ... 41
Gambar 3.17 Desain Halaman Manajemen User Wali Murid ... 42
Gambar 3.18 Desain Halaman Asrama... 42
Gambar 3.21 Desain Halaman Nilai ... 43
Gambar 3.22 Desain Halaman Manajemen User Internal ... 44
Gambar 3.23 Desain Halaman Manajemen Modul... 44
Gambar 3.24 Desain Halaman Administrator ... 45
Gambar 3.25 Desain Halaman Inbox... 45
Gambar 3.26 Desain Halaman Pesan Terkirim... 46
Gambar 3.27 Desain Halaman kirim nilai ... 46
Gambar 3.28 Desain Halaman terima sms skor absensi harian ... 47
Gambar 3.29 Desain Tabel siswa... 48
Gambar 3.30 Desain Tabel asrama ... 48
Gambar 3.31 Desain Tabel aktifitas... 48
Gambar 3.32 Desain Tabel mengikuti ... 48
Gambar 3.33 Desain Tabel absensi... 49
Gambar 3.34 Desain Tabel skor... 49
Gambar 3.35 Desain Tabel matapelajaran ... 49
Gambar 3.36 Desain Tabel history_mp ... 49
Gambar 3.37 Desain Tabel nilai ... 49
Gambar 3.38 Desain Tabel jenis ... 50
Gambar 3.39 Desain Tabel transaksi ... 50
Gambar 3.40 Desain Tabel Push... 51
Gambar 3.41 Desain Tabel Inbox ... 51
Gambar 3.42 Desain Tabel Outbox ... 51
Gambar 4.1 Halaman Utama... 54
Gambar 4.2 Tampilan Scrip Halaman Utama ... 55
Gambar 4.3 Halaman Login ... 56
Gambar 4.4 Tampilan Scrip Halaman Login... 56
Gambar 4.5 Tampilan Scrip Autentifikasi Login ... 58
Gambar 4.6 Halaman User Internal ... 58
Gambar 4.7 Tampilan Scrip Halaman User ... 59
Gambar 4.8 Menu ManajamenUser Wali Murid ... 60
Gambar 4.9 Tampilan Scrip Pengaturan Level User... 60
Gambar 4.10 Back-end Administrator ... 61
Gambar 4.11 Halaman Admin Website... 62
Gambar 4.12 Halaman admin sms akademik ... 62
Gambar 4.13 Desain Format kirim nilai... 66
Gambar 4.14 Desain Format terima sms skor absensi harian ... 67
Gambar 4.15 Tampilan Scrip Pengaturan Level User... 68
Gambar 4.16 Menu Nilai Wali Murid... 69
Gambar 4.17 Menu Nilai Internal ... 70
Gambar 4.18 Menu Syahriyah Wali Murid ... 70
Gambar 4.19 Menu Syahriyah Internal... 71
Gambar 4.20 Halaman admin sms akademik inbox ... 73
Gambar 4.21 Halaman User admin sms akademik pesan terkirim ... 75
Gambar 4.22 Menu ManajamenUser Wali Murid ... 60
Gambar 4.25 Menu Skor Absensi Internal ... 68
Gambar 4.26 Tampilan Scrip Menu Nilai Wali Murid ... 68
Gambar 4.27 Menu Nilai Wali Murid ... 69
Gambar 4.28 Tampilan Scrip Menu Nilai Internal ... 70
Gambar 4.29 Menu Nilai Internal... 70
Gambar 4.30 Tampilan Scrip Menu Syahriyah... 70
Gambar 4.31 Menu Syahriyah Wali Murid... 71
Gambar 4.32 Tampilan Scrip Menu Syahriyah Internal... 71
Gambar 4.33 Menu Syahriyah Internal ... 71
Gambar 4.34 Tampilan Scrip Auto Refresh ... 72
Gambar 4.35 Tampilan Scrip Format Sms... 73
Gambar 4.36 Halaman admin sms akademik inbox ... 74
Gambar 4.37 Tampilan Scrip Send Sms ... 75
Gambar 4.38 Halaman User admin sms akademik pesan terkirim ... 75
Gambar 4.39 Tampilan Scrip Send Sms Harian ... 76
Gambar 5.1 Halaman Utama... 78
Gambar 5.2 Halaman Login... 79
Gambar 5.3 Halaman Login gagal ... 79
Gambar 5.4 Halaman User Wali Murid ... 80
Gambar 5.5 Menu ManajamenUser ... 80
Gambar 5.6 Menu Identitas... 81
Gambar 5.7 Menu Asrama ... 81
Gambar 5.10 Menu Nilai ... 82
Gambar 5.11 Menu Syahriyah ... 83
Gambar 5.12 Halaman User Internal ... 83
Gambar 5.13 Menu ManajamenUser Internal... 84
Gambar 5.14 Edit User dan Pemblokiran ... 84
Gambar 5.15 text box... 85
Gambar 5.16 Menu Identitas... 85
Gambar 5.17 Menu Asrama ... 85
Gambar 5.18 Menu Aktifitas ... 86
Gambar 5.19 Menu Skor Absensi ... 86
Gambar 5.20 Sub Menu Skor Absensi Per-Bulan ... 86
Gambar 5.21 Sub Menu Skor Absensi Detail Pelanggaran ... 87
Gambar 5.22 Menu Nilai ... 87
Gambar 5.23 Sub Menu Nilai Rata-Rata kelas ... 87
Gambar 5.24 Sub Menu Nilai Kelas ... 88
Gambar 5.25 Menu Syahriyah ... 88
Gambar 5.26 Sub Menu Syahriyah Per-Bulan... 88
Gambar 5.27 Menu Syahriyah Jenis Pembayaran ... 89
Gambar 5.28 Back-end Administrator ... 89
Gambar 5.29 Halaman Admin Website ... 90
Gambar 5.30 Halaman admin sms akademik ... 90
Gambar 5.31 Halaman admin sms akademik Terima SMS ... 91
xiii
Gambar 5.34 Desain Format terima sms skor absensi harian ... 92
DAFTAR TABEL
NPM : 0634010056
Nama : M.Mabrur
Judul : APLIKASI OPERASIONAL CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT LAYANAN AKADEMIK DAN KEUANGAN BERBASIS WEBSITE DAN SMS GATEWAY. Pembimbing I : M.Irwan Affandi, ST, M,Sc
Pembimbing II : Doddy Ridwandono, S.Kom
Semakin berkembangnya MAN Tambakberas dan permasalahan yang dihadapi semakin komplek tidak dapat dipungkiri bahwa masih dibutuhkan beberapa perbaikan untuk mencapai perwujudan integrasi semua sistem informasi, Banyaknya administrasi yang masih menggunakan manajemen tradisional bagi pengarsipan data akademik dan keuangan siswa menyebabkan ketika permintaan akan data-data siswa itu datang, pihak sekolah dibuat cukup kewalahan. Padahal pada zaman yang serba maju ini, kecepatan pemenuhan permintaan merupakan salah satu aspek yang sangat mempengaruhi kepuasan pelanggan. Dengan menggunakan motode CRM, yaitu sebuah filosofi bisnis yang menggambarkan suatu strategi penempatan client sebagai pusat proses, aktivitas dan budaya.
Solusi cepat yang dibutuhkan saat ini adalah sebuah sarana yang mampu menjembatani kebutuhan-kebutuhan pelanggan, baik kebutuhan wali murid maupun kebutuhan top management. Sebuah sarana yang mampu menyajikan data secara cepat dan memberikan kemudahan akses bagi setiap penggunanya. Sarana yang mampu mengefisienkan masalah-masalah administratif terkait data akademik dan keuangan siswa, sekaligus memberikan nilai lebih dari penyajian data tersebut.
Skripsi ini memfokuskan informasi yang dibutuhkan wali murid dan top management, menyangkut informasi yang berkaitan dengan akademik dan keuangan. Dengan adanya sistem ini wali murid lebih mudah dan efisien dalam memonitoring kegiatan putra-putrinya di sekolah dan wali murid tidak perlu repot lagi datang ke sekolah hanya untuk mengetahui kegiatan akademik dan keuangan, sedangkan top management sebagai proses untuk pengambilan keputusan bagi pihak sekolah.
1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan institusi pendidikan di Indonesia dari masa ke masa
semakin meningkat dari lebih dari 665 buah institusi pendidikan saat ini telah
berdiri di Indonesia. Tingginya tingkat persaingan antar institusi pendidikan
mengakibatkan setiap institusi harus dapat mengelola institusinya secara
profesional, seperti halnya sebuah perusahaan, sejak dari bagaimana sebuah
institusi pendidikan dapat memiliki mutu yang baik, relevansi sampai dengan
daya saing yang tinggi (sesuai standar Diknas).
Pesatnya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK)
menjadi bagian dari proses-proses tersebut. Saat ini, banyak institusi pendidikan
yang telah menerapkan teknologi informasi dan komunikasi yang berkaitan
dengan proses peningkatan mutu pelayanan, namun proses tersebut masih belum
sempurna, karena masih belum terintegrasi, ada juga yang masih dilakukan secara
manual. Sedangkan, informasi yang diinginkan oleh stakeholders dapat
menghasilkan informasi yang lebih bernilai guna, manfaat, bersifat transparansi
dan akuntabilitas terjamin.
Madrasah Aliyah Negeri (MAN) Tambakberas merupakan lembaga
pendidikan yang dibawah departemen agama (depag) yang memadukan antara
pendidikan ilmu pengetahuan, teknologi dan ilmu agama sehingga lulusan yang
Salah satu misi MAN Tambakberas adalah menjadikan agama sebagai
prioritas utama dalam pendidikan dan mempersiapkan lulusan yang terampil di
bidang agama, ilmu pengetahuan dan teknologi sehingga mampu bersaing di
dunia luar.
Semakin berkembangnya MAN Tambakberas dan permasalahan yang
dihadapi semakin komplek dengan jumlah siswa mencapi ±1600 orang, menjadi
alasan kuat dibutuhkan sistem yang memudahkan bagi para wali murid untuk
monitoring kegiatan anaknya di sekolah. Contohnya wali murid ingin mengetahui
nilai hasil belajar di sekolah dengan cepat dan tepat begitu juga dengan yang
lainnya seperti pembayaran sekolah, skor absensi dan aktifitas siswa-siswi.
Dengan ada banyak alasan atau permasalahan, MAN Tambakberas perlu
membangun database kesiswaan yang kuat. Pertama, database kesiswaan adalah
salah satu aset utama institusi pendidikan yang juga dapat dihitung performanya.
Kedua, database kesiswaan dapat dijadikan ukuran tentang “nilai insitusi
pendidikan sekarang” dan kemungkinan performanya di masa mendatang. dan
sebagai media mempromosikan sekolah di dunia luar bahwa siswa-siswa yang
berprestasi.
Seperti halnya sebuah perusahaan, sebuah institusi pendidikan yang gagal
memuaskan pelanggannya akan menghadapi masalah yang lebih kompleks lagi
dikarenakan dampak bad word-of-mouth dari stakeholder (baik dari pengguna
lulusan maupun lulusan itu sendiri).
Salah satu keunggulan dalam peningkatan layanan adalah dengan konsep
Manajemen Hubungan dengan Pelanggan atau Customer Relationship
menggambarkan suatu strategi penempatan client sebagai pusat proses, aktivitas
dan budaya. Konsep ini telah dikenal dan banyak diterapkan untuk meningkatkan
pelayanan di perusahaan. Sungguhpun demikian konsep CRM disini tidak
ditujukan sebagai suatu bentuk komersialisasi pendidikan, tetapi lebih kepada
usaha peningkatan layanan.
1.2 Perumusan Masalah
Bagaimana merancang dan mengimplementasikan aplikasi operasional
customer relationship management (CRM) layanan akademik dan keuangan
berbasis website dan sms gateway di MAN Tambakberas Jombang.
1.3 Batasan Masalah
1. Memberikan informasi untuk wali murid siswa MAN Tambakberas yang
berkaitan dengan pembayaran, skor absensi, nilai, aktifitas dan asrama.
2. Memberikan informasi karya ilmiah dan karya tulis yang dihasilkan oleh
guru dan siswa MAN Tambakberas.
3. Untuk mendapatkan informasi tentang kegiatan akademik dan keuangan
siswa bisa dari website dan handphone yang bersifat sms gateway.
4. Aplikasi ini tidak membahas Database Management System (DBMS).
1.4 Tujuan Penelitian
Tujuan utama dari penelitian ini adalah untuk menghasilkan aplikasi
operasional Customer Relationship Management (CRM) layanan akademik dan
keuangan di MAN Tambakberas. Diharapkan sistem ini dapat bermanfaat dan
menjadikan sistem informasi yang lebih mudah, cepat dan menjadi informasi yang
media promasi sekolah di dunia luar. Untuk pengembangan aplikasi berbasis web
dengan menggunakan php dan mysql dan berbasis sms gateway dengan
menggunakan gammu yang bersifat open source.
1.5 Manfaat
Manfaat dari penelitian yang dilakukan adalah:
1. Mempermudah wali murid untuk mendapatkan informasi akademik dan
keuangan siswa-siswi.
2. Informasi yang diperoleh wali murid cepat, tepat.
3. Wali murid dapat memonitoring siswa-siswi dari web dan sms yang
berkaitan dengan layanan akademik dan keuangan.
4. Web sekolah sebagai media promosi di dunia luar.
1.6 Metodologi Penulisan
Langkah-langkah pengumpulan data sebagai dasar penyusunan skripsi :
1. Metoda Analisa
Menganalisa masalah-masalah yang akan disajikan dan
mengumpulkan data-data atau informasi dari pihak yang terkait.
2. Metoda Literatur
Merupakan usaha untuk lebih memudahkan dalam melengkapi data
dan memecahkan masalah yang merupakan sumber referensi bagi
penulis dalam mengambil langkah pengamatan dan melengkapi data.
Observasi merupakan aktivitas melakukan pengamatan dan analisa
terhadap kondisi sebenarnya di lapangan kemudian akan diberikan
solusinya .
4. Metoda Evaluasi
Mengevaluasi hasil-hasil yang telah dikerjakan .
5. Penyusunan Buku Skripsi
Pada tahan ini merupakan tahapan yang terakhir dalam metodologi
penelitian dan sebagai saran dari penulis untuk pengembangan sistem
selanjutnya
1.7 Sistematika Penulisan
Dalam laporan tugas akhir ini, pembahasan disajikan dalam enam bab dengan
sitematika pembahasan sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisikan tentang latar belakang masalah, perumusan
masalah, batasan masalah , tujuan , manfaat , dan sistematika
penulisan pembuatan tugas akhir ini.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Pada bab ini menjelaskan tentang teori-teori pemecahan masalah
yang berhubungan dan digunakan untuk mendukung dalam
pembuatan tugas akhir ini .
Bab ini dijelaskan tentang tata cara metode perancangan sistem
yang digunakan untuk mengolah sumber data yang dibutuhkan
sistem antara lain : Data Flow Diagram (DFD).
BAB IV IMPLEMENTASI SISTEM
Pada bab ini menjelaskan implementasi dari program yang telah
dibuat meliputi lingkungan implementasi , implementasi proses
dan implementasi antarmuka .
BAB V UJI COBA DAN EVALUASI
Pada bab ini menjelaskan tentang pelaksanaan uji coba dan
evaluasi dari pelaksanaan uji coba dari program yang dibuat .
BAB VI PENUTUP
Bab ini berisi kesimpulan dan saran dari penulis untuk
pengembangan sistem .
DAFTAR PUSTAKA
Pada bagian ini akan dipaparkan tentang sumber-sumber literatur yang
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Pada bab II ini akan dibahas beberapa teori dasar untuk menunjang
penyelesaian skripsi ini, antara lain: Profile MAN Tambakberasn Jombang, Visi
dan Misi, Struktur Organisasi, pengertian Relationship Management, Customer
Relationship Management, Customer Relationship Management di Institusi
Pendidikan, , SMS Gateway, pengertian PHP, definisi MySql, Koneksi database
MySql dengan PHP.
2.1 Profile MAN Tambakberas, Visi dan Misi dan Struktur Organisasi
2.1.1 Profile man Tambakberas
Rintisan awal berdirinya MAN Tambakberas Jombang, telah dimulai sejak
tahun 1954, dengan nama Madrasah Mu’alimin (Mu’allimat) Atas 4 tahun atau
MMA yang didirikan oleh para Ulama dan diprakarsai oleh Al-Maghfurlah KH.
Fatah Hasyim. Ciri khas utama MMA adalah merupakan lembaga pendidikan
Pondok Pesantren dengan mengutamakan kajian kitab-kitab kuningnya dan berada
di lingkungan Pondok Pesantren Bahrul Ulum Tambakberas Jombang Jawa
Timur.
Seiring dengan perhatian Orang Tua/wali murid dari tahun ke tahun
semakin bertambah pesat, ini ditandai dengan semakin banyaknya siswa-siswi
yang berdatangan dari berbagai penjuru Indonesia, pemikiran-pemikiran inovatif
terus dilakukan.
Untuk meningkatkan mutu, dimunculkan gagasan menambah masa studi,
dari 4 tahun menjadi 6 tahun, dan diberi nama Madrasah Mu’allimin Muallimat
Atas 6 Tahun (MMA). Seiring dengan kemajuan madrasah dan tuntutan
peningkatan mutu pendidikan nasional, maka pada tahun 1969 berdasarkan SK.
Menag No. 23 Tanggal 4 Maret 1969, Madrasah Mu’allimin Mu’allimat Atas di
Negerikan dengan perubahan kelas 1, 2, 3 menjadi Madrasah Tsanawiyah Agama
Islam Negeri (MTsAIN), dengan kepala sekolah Bapak Drs. H. Moh. Syamsul
Huda As, SH., dan kelas 4, 5, 6 menjadi Madrasah Aliyah Agama Islam Negeri
(MAAIN), dengan kepala Al Maghfurlah KH. Al Fatich Abd. Rohim.
Pada tahun 1980, MAN memiliki 3 (tiga) program jurusan, yaitu: program
Agama, IPA dan IPS. Pada tahap berikutnya, muncul kebijakan baru dari Depag
RI yang menghapus program Agama, maka MAN Tambakberas merespon
perubahan itu dengan mengganti program baru, yaitu bahasa. Sampai sekarang ini
MAN Tambakberas Jombang membuka program jurusan Bahasa, IPA (kelas
Unggulan, Reguler, dan program ketrampilan) dan IPS.
Dalam perkembangan berikutnya, agar Madrasah Aliyah Negeri (MAN)
benar-benar dapat melaksanakan kurikulum Depag RI secara penuh dan
Madrasah Mu’allimin Mu’allimat atas (MMA) tetap berjalan sesuai ciri khas
utama Pondok Pesantren, yaitu kurikulum yang lebih banyak memporsikan kajian
kitab-kitab kuning, maka Madrasah ini dipisahkan menjadi MMP dan MTsAIN
(setingkat SLTP) dan MMA dan MAAIN (setingkat SMA). Dengan adanya
pemisahan ini maka MAN Tambakberas Jombang dapat lebih fokus dalam
pembinaan dan menjadi semakin berkembang hingga saat ini
Pada tahun 1980 terjadi alih tugas kepimpinan, Bapak KH. Ach. Al Fatich
Ar. ditugaskan menjadi kepala MTsAIN dan Bapak Drs. KH. Moh. Syamsul Huda
sekarang menjadi MAN (Madrasah Aliyah Negeri).
Pada tahun 1980, MAN memiliki 3 (tiga) program jurusan, yaitu: program
Agama, IPA dan IPS. Pada tahap berikutnya, muncul kebijakan baru dari Depag
RI yang menghapus program Agama, maka MAN Tambakberas merespon
perubahan itu dengan mengganti program baru, yaitu bahasa. Sampai dengan
sekarang ini MAN Tambakberas Jombang memiliki program jurusan: Bahasa,
IPA (kelas Unggulan, Reguler, dan program ketrampilan) dan IPS.
Hingga saat ini MAN Tambakberas telah melalui 5 periode
kepemimpinan, beliau adalah:
1. Bapak KH Ach. Alfatich AR. (Alm)
2. Bapak Drs. KH Moh. Syamsul Huda AS, SH, M.Hi.
3. Bapak Drs. H. Abd. Madjid.
4. Bapak Drs. H. Moh. Azam, M.Sc.
5. Bapak Drs. H. Ahsan Sutari, M.Pd.
2.1.2 Visi dan Misi MAN Tambakberas
Visi:
“Madrasah Aliyah Negeri Tambakberas Jombang siap mewujudkan insan
yang beriman bertaqwa, berilmu, dan beramal”.
Misi:
1. Menjadikan agama sebagai prioritas utama layanan pendidikan.
2. Membudayakan iklim Islami di lingkungan Madrasah.
3. Meningkatkan kajian kitab kuning.
4. Meningkatkan kualitas lulusan dan potensi siswa (akademik non
5. Mengembangkan pemikiran ilmiah.
6. Mempersiapkan lulusan yang terampil di bidang ilmu Agama, Ilmu
pengetahuan dan teknologi.
7. Meningkatkan kerjasama dengan semua pihak yang terkait.
2.1.3 Struktur Organisasi MAN Tambakberas
Gambar 2.1 Struktur Organisasi MAN Tambakberas
2.2 Relationship Marketing (RM), Customer Relationship Management
(CRM) dan CRM di Institusi Pendidikan
Tingginya tingkat persaingan antar institusi pendidikan mengakibatkan
setiap institusi harus dapat mengelola institusinya secara profesional, seperti
layaknya sebuah perusahaan. Teknologi informasi dan komunikasi menjadi bagian
penting bagi proses pengelolaan tersebut. Pemanfaatan teknologi yang canggih
wajib dibarengi dengan kepiawaian dalam mengelola faktor lunak, terutama
sumber daya manusia. Faktor lunak ini merupakan elemen yang sangat krusial
Implikasi strategis dari berbagai perkembangan ini bahwa organisasi perlu
menyelaraskan kompetensi, teknologi dan sumber daya manusia yang dimiliki
dengan kebutuhan dan keinginan pelanggan yang dinamis.
2.2.1 Relationship Marketing (RM)
Bab ini diawali dengan pembahasan relationship marketing (RM) karena
menjelaskan hubungan antara pelanggan, pemasok dan pesaing sebelum
berekspansi ke bidang fungsional yang baru (CRM). Menurut shani dan Chalasani
(1993), sebagai upaya mengembangkan relasi kesinambungan dengan para
pelanggan dalam kaitannya dengan produk dan jasa terkini. RM Batteley (2004)
mengatakan bahwa RM tidak sama dengan CRM, menurutnya, CRM lebih
menyangkut infrastruktur teknologi, baik perangkat keras maupun perangkat
lunak, yang digunakan untuk mengelola data pelanggan dalam jumlah besar1.
Sejumlah riset menunjukkan bahwa dua pilar utama RM adalah amanah
dan komitmen. Dengan kata lain, pelanggan harus mempercayai pemasar dan
selanjutnya berkomitmen padanya sebelum bisa terjadi relasi saling
menguntungkan dalam jangka panjang. Pada hakikatnya, RM mencerminkan
perubahan paradigma dalam pemasaran, yaitu dari yang semula difokuskan pada
transaksi/akuisisi pelanggan menjadi relasi/retensi pelanggan. Secara historis,
kebanyakan perusahaan lebih fokus pada upaya menarik pelanggan baru, sehingga
perubahan ke arah strategi RM menuntut perubahan dalam hal budaya organisasi,
sistem penilaian kinerja dan kompensasi karyawan.
2.2.2 Customer Relationship Management (CRM)
Pada era hiperkompetitif ini, pemahaman mengenai aspek internal
1
perusahaan dan pelanggan saja tidak cukup, untuk memenangkan persaingan
dalam kompetisi yang semakin ketat, kapabilitas persaingan (terutama yang
terkuat) harus diidentifikasi dan dinilai secara cermat oleh perusahaaan. Kepuasan
pelanggan menyangkut apa yang diungkapkan oleh pelanggan, sedang loyalitas
pelanggan berkaitan dengan apa yang dilakukan pelanggan. Oleh sebab itu,
parameter untuk mengetahui tentang kepuasan pelanggan lebih subyektif, lebih
sukar dikuantifikasi, dan lebih sulit diukur daripada loyalitas pelanggan.
Customer relationship management (CRM) adalah aplikasi pengetahuan
terkini mengenai pelanggan individual secara konsisten untuk keperluan
perancangan produk dan jasa yang dikomunikasikan secara intraktif dalam rangka
pengembangan hubungan jangka panjang berkesinambungan. Dengan demikian,
fokus utama konsep relationship marketing (RM) dan Customer relationship
management (CRM) adalah share of customer, retensi pelanggan, pembelian
ulang, cross-selling, up-selling dan trusting and loyal relationship2. Asumsi utama
CRM sama dengan RM, yaitu bahwa membangun relasi jangka panjang dengan
pelanggan merupakan cara terbaik untuk menciptakan loyalitas pelanggan. Selain
itu, pelanggan yang loyal cenderung lebih menguntungkan daripada pelanggan
yang tidak loyal.
Perkembangn CRM bisa ditelusuri pada dua sumber berbeda (Dowling,
2002). Pertama, di Amerika Serikat konsep CRM dipicu oleh perkembangan
teknologi informasi dan algoritma statistik. Sistem CRM seperti call center,
website, tim layanan dan dukungan pelanggan, dan program loyalitas
dimanfaatkan untuk menjalin relasi dengan pelanggan. CRM berbasis database
2
seperti ini diyakini berkontribusi pada peningkatan signifikan dalam hal
mengidentifikasi pelanggan yang profitable dan unprofitable, meningkatkan
efisiensi dan efektivitas target marketing, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Kedua literature tentang CRM juga berkembang pada konteks B2B (Business to
Business) marketing di Skandinavia dan eropa utara. IMP (Industrial Merketing and Purchiasing) Group sangat terkemuka dalam kontribusinya pada wacana
karakteristrik dan dampak menjalin relasi jangka panjang berbasis trust dengan
pelanggan. Kendati teknologi informasi tetap memainkan peran penting dalam
model CRM versi ini, perspektif IMP lebih pada menekankan teknologi sebagai
pendukung dan bukan pemicu customer relationship3.
2.2.2.1 Tujuan Customer Relationship Management
Aktivitas CRM pada dasarnya bertujuan agar perusahaan dapat mengenali
pelanggan secara lebih detail dan melayani mereka sesuai kebutuhannya. Secara
umum, beberapa aktifitas utama dari konsep CRM adalah sebagai berikut:
1. Membangun database pelanggan yang kuat :
Database pelanggan yang kuat merupakan kunci utama pelaksanaan
Customer relationship management (CRM). Ada banyak alasan mengapa
perusahaan perlu membangun database pelanggan yang kuat. Pertama,
database pelanggan adalah salah satu aset utama perusahaan yang juga
dapat dihitung performanya. Kedua, database pelanggan dapat dijadikan
ukuran tentang “nilai perusahaan sekarang” dan kemungkinan
performanya di masa mendatang.
2. Membuat profil dari setiap pelanggan :
3
Langkah selanjutnya adalah membuat profil dari masing-masing
pelanggan. Profil pelanggan menyangkut segala aktifitas yang dilakukan
oleh pelanggan mengenai penggunaan produk ataupun layanan
perusahaan. Profil pelanggan akan memberikan gambaran tentang
kebutuhan, keinginan dan juga keprihatinan mereka tentang produk atau
layanan perusahaan.
Digabungkan dengan data-data demografis, psikografis dan berbagai data
pendukung lain, profil semacam ini akan memberikan gambaran yang
lebih komprehensif tentang kebutuhan dan keinginan pelanggan.
3. Analisis profitabilitas dari tiap-tiap pelanggan :
Dalam analisis profitabilitas, ada 2 hal yang dinilai dari masing-masing
pelanggan. Pertama adalah penerimaan yang dihasilkan masing-masing
pelanggan, dan kedua adalah biaya yang harus dikeluarkan untuk melayani
masing-masing pelanggan.
4. Interaksi dengan pelanggan yang sesuai sasaran :
Dengan profil yang lebih jelas, perusahaan akan lebih mudah untuk
melihat kebutuhan yang berbeda-beda dari setiap pelanggan. Selain
aktifitas komunikasi yang lebih kepada sasaran, perusahaan juga dapat
memberikan penawaran produk ataupun layanan yang secara khusus di
desain berbeda untuk setiap pelanggan. Dengan demikian karena
perusahaan sudah dapat mengenali kebutuhan pelanggan, tentunya akan
lebih mudah bagi mereka untuk melakukan respon dan transaksi. Sehingga
perusahaan dapat mendesain program loyalitas yang sesuai untuk
dalam mempertahankan pelanggan, meningkatkan kepuasan dan menjaga
agar pelanggan tidak tergiur oleh berbagai tawaran yang diberikan oleh
kompetitor lain4.
2.2.2.2 Teknologi Pendukung Customer Relationship Management
Dalam mengimplemtasikan sebuah strategi CRM diperlukan orang-orang
yang kompeten, proses bisnis di desain dengan baik dan teknologi yang memadai
untuk mendukung itu semua.
a. Aturan-aturan Bisnis:
Tergantung dari kompleksitas transaksi, aturan-aturan bisnis harus dibuat
untuk memastikan bahwa transaksi dengan pelanggan dilakukan dengan
efisien.
b. Penggudangan Data (data warehousing):
Konsolidasi dari informasi tentang pelanggan harus dilakukan dalam satu
sistem terpadu. Hasil analisa harus mampu menampilkan
petunjuk-petunjuk tertentu tentang pelanggan.
c. Situs (Website):
CRM harus memiliki kemampuan swalayan. Hanya aplikasi berbasis situs
(web based) yang bisa mendukung ini.Pelanggan bisa melakukan transaksi
sendiri, tahu berapa yang harus dibayar, dan sebagainya.
d. Pelaporan (Reporting):
Teknologi CRM harus mampu menghasilkan laporan yang akurat dan
komprehen.
e. Meja Bantu (Help Desk):
4
Teknologi yang mampu mengintegrasikan informasi pelanggan ke aplikasi
meja bantu akan menunjukkan ke pelanggan seberapa serius sebuah
perusahaan menangani pelanggannya5.
2.2.3 Customer Relationship Management di Institusi Pendidikan
Dekade yang lalu sekolah menengah atas (SMA) sebagai produsen jasa
pendidikan, masih berada dalam kondisi selller’s market, calon siswa berlomba
mendaftar masuk SMA. Memang ini adalah constitutional right warga Negara,
untuk mengenyam pendidikan yang lebih tinggi, dan sekolah meresponnya.
Kondisi permintaan dan barang persediaan jasa pendidikan secara positif
membuka, pendirian sekolah dalam berbagai bidang ilmu di berbagai kota.
Sekolah menengah atas mulai menjelma menjadi bisnis tersendiri, dengan
tetap berpegang pada ideologi memajukan anak bangsa.
Namun beberapa tahun terakhir ini mulai terasa kesulitan mencari calon
siswa, anak-anak mulai kritis, pendaftar mulai berkurang, permasalahan utama
yang dihadapi sekolah ialah bagaimana merubah “image” layanan proses belajar
mengajar, dengan menyediakan gedung, fasilitas, guru yang bermutu sehingga
betul-betul memberikan kepuasan bagi siswa dan mencegah munculnya gejala
“konsumerisme” yaitu suatu gerakan rasa tidak puas siswa, terhadap layanan
pendidikan yang mereka terima tidak seimbang dengan “cost” yang mereka
keluarkan, sewaktu-waktu mereka bisa mengajukan protes6.
5
http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/view/1350/1131. Relationship marketing dan pemanfaatan teknologi informasi Dalam customer relationship management untuk Memenangkan persaingan bisnis. Gautama, Idrus. [Oktober 2009].
6
Untuk menarik calon siswa diperlukan strategi marketing yang bukan
berarti bagaimana menjual jasa pendidikan menurut apa adanya, melainkan
bagaimana mendekatkan pelayanan sesuai dengan keinginan dan kepuasan siswa.
Strategi yang umum digunakan sekolah secara empiris dapat dilihat dalam iklan
sekolah yang menonjolkan daya tarik berupa :
Gedung bertingkat dan luas.
Guru-guru senior yang berpengalaman. Labolatorium lengkap.
Ditunjang oleh perpustakaan.
Siswa-siswi memenangi beberapa kompetisi. Beasiswa bagi siswa yang berprestasi7.
2.2.3.1 Indentifikasi Customer di Institusi Pendidikan
Dalam dunia institusi pendikan pelanggan dapat dilihat dari berbagai sudut
pandang diantaranya adalah :
1. Pelanggan adalah pemakai produk institusi pendidikan (dunia usaha).
2. Pelanggan adalah pencari informasi hasil karya ilmiah dan karya tulis
yang dilakukan oleh dunia pendidikan.
3. Pelanggan adalah siswa.
4. Pelanggan adalah wali murid yang mencari informasi tentang kegiatan
anaknya di sekolah.
5. Pelanggan adalah peminat/calon siswa.
6. Pelanggan adalah alumni jasa layanan8.
7
Alma, Buchari. 2003 Pemasaran stratejik jasa pendidikan. Atlfabeta, bandung. hlm 62-63.
8
2.2.3.2 Kebutuhan Informasi Customer di Institusi Pendidikan
Kebutuhan yang akurat dan tepat sasaran menjadi bagian yang penting
dalam mengimplementasikan software CRM. Adapun informasi yang
berhubungan dengan software CRM adalah :
1. Informasi siswa yang meliputi :
Data kegiatan sekolah (data nilai, pembayaran dan absensi dan organisasi).
2. Informasi karya ilmiah dan karya tulis yang meliputi :
Data hasil karya ilmiah dan karya tulis yang dihasilkan oleh guru dan
siswa-siswi.
3. Informasi lulusan/alumni meliputi :
Data lulusan (profil dari menjadi siswa sampai dengan lulus, darimana
mahasiswa tersebut berasal (daerah dan sekolah), prestasi dan kempetensi
yang dimiliki.
4. Informasi manajemen meliputi :
Informasi manajemen, yang meliputi analisis segmentasi pasar, analisis
ancaman dan tantangan pasar, analisis harga dan kebijakan, informasi
complaint dan analisis keuangan dan budget.
2.3 Short Message Service (SMS)
Short Message Service (SMS) merupakan salah satu fitur GSM yang
dikembangkan dan distandarisasi oleh ETSI (European Telecommunications
Standards Institute) untuk mengirim atau menerima pesan singkat (Komputer,
2005). SMS adalah layanan pesan singkat berbasis tulisan (teks) dengan media
komunikasi ponsel. Pesan teks yang biasa digunakan adalah huruf, angka, atau
huruf latin. SMS terdiri dari 2 layanan dasar, yaitu :
1. Short Message Mobile Terminated (SMMT), yaitu :
kemampuan sistem GSM untuk menyampaikan pesan pendek yang
dikirimkan dari Service Centre (SC) ke satu Mobile Station (MS), dan
menghasilkan informasi tentang pengiriman itu baik laporan pengiriman
atau status laporan dengan mekanisme tertentu. Seperti terlihat pada
Gambar 3.
Gambar 2.2 Short Message Mobile Terminated SCMS
2. Short Message Mobile Oriented (SM MO), yaitu
kemampuan dari sistem GSM untuk menyampaikan pesan pendek yang
dikirimkan dari Mobile Station (MS) ke satu Short Message Entity (SME)
melalui sebuah Service Centre (SC), dan menghasilkan informasi tentang
pengiriman itu baik delivery report atau failure report. Perhatikan
Gambar 4.
Gambar 2.3 Short Message Mobile Oriented
2.3.1 SMS Gateway
menghantar dan menerima SMS dari peralatan mobile (HP, PDA phone, dan lain-
lain) yang menggunakan keyword tertentu. SMS Gateway adalah komunikasi
SMS dua arah. SMS Gateway merupakan salah satu perkembangan fungsi yang
dimiliki SMS.
Secara umum SMS Gateway adalah sebuah sistem yang dipergunakan
untuk memudahkan seseorang atau sebuah perusahaan mengirimkan pesan SMS
yang sama dalam waktu yang bersamaan banyak orang. Selain itu, semakin
berkembangnya fungsi SMS, SMS Gateway juga dapat dimanfaatkan untuk
keperluan lain seperti melakukan poling, transaksi dengan sebuah sistem,
pemantauan, dan sebagainya9.
2.3.2 Keuntungan SMS Gateway
SMS Gateway merupakan pintu gerbang bagi penyebaran Informasi
dengan menggunakan SMS. Anda dapat menyebarkan pesan ke ratusan nomor
secara otomatis dan cepat yang langsung terhubung dengan database
nomor-nomor ponsel saja tanpa harus mengetik ratusan nomor-nomor dan pesan di ponsel anda
karena semua nomor akan diambil secara otomatis dari database tersebut. Selain
itu , dengan adanya SMS Gateway anda dapat mengustomisasi pesan-pesan yang
ingin dikirim. Dengan menggunakan program tambahan yang dapat dibuat
sendiri,pengirim pesan dapat lebih fleksibel dalam mengirim berita karena
biasanya pesan yang ingin dikirim berbeda-beda untuk masing-masing
penerimanya10.
9
http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/view/949/912. Sistem Informasi Sekolah Dasar Berbasis Sms. Novianti, Ariza, Fauzijah, Ami.[November 2009].
10
Selain itu, kebutuhan untuk SMS Gateway juga tidak terlalu berlebihan
karena hanya menggunakan sebuah PC dengan menggunakan sebuah ponsel,
kabel data kartu GSM, dan sebuah program yang dapat dibangun sendiri
khususnya menggunakan bahasa PHP yang berfungsi sebagai pengirim pesan.
2.3.3 Mekanisme SMS Gateway
1. Menerima SMS sesuai dengan keyword yang ditentukan.
2. Melakukan fungsi logik tertentu terhadap data-data yang diterima dari
SMS gateway.
3. Mengirimkan informasi kepada user berdasarkan keyword sesuai dengan
permintaan.
2.3.4 Gammu
Gammu merupakan salah satu tool untuk mengembangkan aplikasi SMS
Gateway yang cukup mudah diimplementasikan dan gratis (open source).
Kelebihan Gammu dari tool SMS gateway lainnya adalah:
1. Gammu dapat dijalankan di Windows maupun Linux .
2. Banyak device atau ponsel yang kompatibel dengan gammu.
3. Gammu menggunakan database MySql, pgsql dan mssql dan dapat
menggunakan aplikasi desktop dan interface web-based.
2.4 PHP
PHP merupakan singkatan dari Hypertext Preprocessor yaitu bahasa
berbentuk skrip yang disimpan dan jalankan pada sisi server. Sedangkan hasil
(output) eksekusi dari server ditampilkan pada client dengan menggunkan web
Penggunaan PHO biasanya difokuskan pada pengembangan aplikasi
yang server side scripting. Namun sebenarnya terdapat beberapa area utama
penggunaan PHP, dintaranya :
Server-side scripting Command-line scripting
Desktop application (menggunakan PHP-GTK)
Dari semua pengunaan PHP, penggunaan pada server-side scripting
merupakan yang paling sering digunakan. Terutama bila membutuhkan website
berbasis web yang dinamis.
PHP dapat dijalankan pada hampir semua operasi windows yang ada saat
ini diantaranya : Linux, Unix (HP-UX, Solaris, OpenSD), Microsoft Windows,
Mac OS X, RISC, dan lain-lain. PHP juga mendukung banyak web server
diantaranya : Apache, Miacrosoft Information Server (IIS), Personal Web Server
(PWS), Netscape Server,iPlanet Server, dan lain-lain.
Dalam melakukan penulisan program PHP dapat menggunkan procedural
programming. Selain iru dapat juga menggunkan gabungan keduanya. Dengan
menggunakan PHP output (hasil keluaran) tidak harus berupa HTML, namun PHP
mempunyai kemampuan unutk menghasilkan gambit PDF bahkan file Flash yang
dihasilkan secara On fly11.
2.4.1 Konsep kerja PHP
11
Gambar 2.4 Konsep Kerja PHP
Secara umum konsep kerja dari PHP hamper sama dengan konsep kerja
dari HTML. Dimana terdpat client yang meminta berkas tertentu yang disimpan
pada sisi server. Kemudian server tersebut mengirimkan berkas tersebut pada
client. Perbedaanya adalah pada konsep kerja HTML berkas yang dikirimkan
sama dengan yang disimpan pada sisi server sehingga bisa terdapat perbedaan
antara source code yang disimpan pada sisi server dengan yang dikirim pada
client12.
2.4.2 Dasar-dasar PHP
PHP dijalankan dalam file berekstensi .PHP, .PHP3 atau .phtml, tetapi
secara umum ekstensi file PHP adalah (.PHP). Kode PHP menyatu dengan tag –
tag HTML dalam satu file. Kode PHP diawali dengan tag <? atau <?PHP dan
ditutup dengan ?>13.
PHP diawali sebagai berikut :
<?PHP
Teguh, Salman Pemanfaatan MIME Base64 Untuk Menyembunyikan Source Code PHP. Tugas Akhir.[Oktober 2009].
13
</head> <body> <?PHP
Echo (”Hello apakabar? Nama saya PHP script”); ?>
</body> </html>
Gambar 2.5 Output dari File contoh1.php
2.4.3 Fungsi-fungsi Skrip PHP Untuk Mengakses Mysql
PHP memiliki sejumlah fungsi untuk mengakses berbagai database (dalam
hal ini, PHP merupakan preprosesor yang memiliki fungsi akses database
terlengkap), termasuk database MySQL. Bahkan pada versi terbaru, PHP telah
mengkompilasi driver untuk MySQL bersama dengan programnya, sehingga
pada saat instalasi tidak perlu melakukan kompilasi tambahan untuk database ini.
Langkah-langkah yang harus ditempuh untuk mengakses MySQL adalah sebagai
berikut :
Membuka koneksi dengan server database. Gunakan perintah
mysql_connect.
Melakukan query terhadap sebuah database pada server. Langkah ini
dapat dilakukan menggunakan dua perintah mysql_select_db dan
Untuk perintah (SQL) mengambil data, lakukan pengambilan data
baris-demi-baris menggunakan perintah mysql_fetch_rows atau
mysql_fetch_array.
Menutup koneksi dengan server database apabila semua transaksi telah
selesai dengan perintah mysql_close14.
2.5 MYSQL
MySQL adalah sebuah server database SQL multiuser dan multi-threaded.
SQL sendiri adalah salah satu bahasa database yang paling populer di dunia.
Implementasi program server database ini adalah program daemon 'mysqld' dan
beberapa program lain serta beberapa pustaka.
MySQL dibuat oleh TcX dan telah dipercaya mengelola sistem dengan 40
buah database berisi 10,000 tabel dan 500 di antaranya memi liki 7 juta baris
(kira-kira 100 gigabyte data). Database ini dibuat untuk keperluan sistem
database yang cepat, handal dan mudah digunakan. Walaupun memiliki
kemampuan yangcukup baik, MySQL untuk sistem operasi Unix bersifat
freeware, dan terdapat versi shareware untuk sistem operasi windows. Menurut
pembuatnya, MySQL disebut seperti "my-ess-que-ell" dan bukan my-sequel !.
2.5.1 Keunggulan Mysql
MySQL merupakan program yang multi-threaded, sehingga dapat
dipasang pada server yang memiliki multi-CPU.
Didukung program-program umum seperti C, C++, Java, Perl, PHP,
Python, TCL APIs dls.
14
Bekerja pada berbagai platform. (tersedia berbagai versi untuk berbagai
sistem operasi).
Memiliki jenis kolom yang cukup banyak sehingga memudahkan
konfigurasi sistem database.
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada bab III ini akan dibahas alur analisa dan perancangan pembuatan
aplikasi berbasis website dan sms gateway, antara lain: Data Flow Diagram dan
Graphical User Interface.
3.1 Data Flow Diagram
DFD merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data
dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa
maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem
kepada pemakai maupun pembuat program. Sistem penyajian data akademik dan
keuangan berbasis website dan sms gateway yang akan dikembangkan dalam
Tugas Akhir ini. Sistem yang mengimplementasikan konsep Operational CRM
tersebut digambarkan dengan DFD yang beorientasi pada customer.
3.1.1. Berbasis Website
Portal web merupakan istilah dalam dunia internat dimaksudkan untuk
website yang menyediakan beraneka ragam informasi untuk para pengunjungnya
dan mendapatkan perhatian khusus karena bagi banyak pengguna, portal web
merupakan halaman yang pertama kali dibuka oleh pengunjung.
3.1.1.1. Context Diagram
Contect diagam adalah menggambarkan hubungan input/output antara
sistem dengan dengan dunia luarnya (kesatuan luar) dan selalu mengandung satu
dan hanya satu proses saja. Proses ini mengawali proses dari seluruh sistem.
data user baru login
permintaan record siswa konfirmasi login
data user data identitas yang dicari data asrama yang dicari
data aktifitas yang dicari analisa skor absensi
CRM LAYANAN AKADEMIK DAN KEUANGAN BERBASIS
WEBSIT E 1
wali murid Internal
Admin
Gambar 3.1 Context Diagram Berbasis Website
DFD context digaram digambarkan dengan 3 entitas luar. Entitas pertama
user internal adalah user yang memiliki hak akses username dan password khusus.
Pada aplikasi ini, seorang hanya bisa melakukan proses view data dan report pada
semua siswa dengan memasukkan nis dan punya hak akses untuk menambah user.
Kedua wali muird adalah user yang mempunyai hak akses username (NIS) dan
password khusus. Pada aplikasi ini, seseorang wali muird hanya bisa melakukan
proses view data dan report pada 1 siswa saja, yaitu dibatasi pada waktu login
dengan memasukkan username dengan nis. Ketiga admin adalah user yang
mempunyai hak akses username dan password untuk menambah user baru,
mengelola content website setiap waktu, melihat report sms masuk dan melihat
report sms yang terkirim. Yang dimaksud User di sini ialah seluruh pengunjung
website. Entitas User digambarkan untuk menjelaskan bahwa sebelum ketiga
entitas di atas melakukan proses login, mereka belum dikenali sebagai Wali
Murid, Internal, Admin. Mereka masih dianggap pengunjung umum yang hanya
dapat membaca berita terbaru yang dipampangkan di halaman utama.
Pada DFD context diagram di atas, entitas Wali Murid dan Internal
sama-sama mengalirkan data permintaan record akademik dan syahriyah ke dalam
sistem. yang membedakan user Wali Murid dan Internal adalah hak akses untuk
menambah user dan mengatur modul yang hanya didapatkan oleh Internal untuk
yang berbasis website. Entitas Admin hanya bertugas mengalirkan info-info karya
ilmiah dan karya tulis terbaru, menambah user dan menu dan mengelola report
sms akademik.
3.1.1.2. DFD Level 1
Data flow diagram level 1 terdiri dari beberapa bagian proses yang terjadi
didalam aplikasi, tapi yang diturunkan ke level 2 hanya beberapa proses yaitu
manajamen user berisi tentang menambah user baru dan merubah password.
Analisa skor absensi berisikan analisa skor absensi berdasarkan tahun ajaran,
bulan dan jenis skor absensi. Analisa nilai berisikan analisa nilai rata-rata
berdasarkan tahun ajaran, nilai rata-rata berdasarkan beberapa kelas, nilai rata-rata
tertinggi dan terendah setiap kelas. Analisa syahriyah berisikan pelunasan
syahriyah berdasarkan tahun ajaran, berdasarkan bulan dan jenis syahriyah.
Admin website berisikan penambahan user baru dan mengelola content website.
login
data identitas yang dicari pencarian asrama siswa data asrama yang dicari pencarian aktifitas
siswa
data aktifitas siswa yang dicari
permintaan analisa skor absensi hasil analisa skor absensi permintaan analisa nilai konfirmasi data sms terkirim NIS
Gambar 3.2 DFD Level 1 Berbasis Website
Di dalam proses Login, entitas User memasukkan username dan password
yang kemudian dicocokkan dengan username dan password yang tersimpan di
dalam database user. Selain mengambil username dan password, proses Login
juga mengambil informasi mengenai level user dari dalam database untuk
kemudian diolah menjadi hak akses bagi setiap User yang melakukan proses
Login. Proses Login juga memberikan umpan balik berupa konfirmasi status
proses Login, apakah berhasil atau tidak.
Segera setelah proses Login dilakukan, User yang semula belum dikenali
langsung diberikan hak akses sesuai levelnya masing-masing. Dan kemudian
ketiga kelompok user itu mengakses prosesnya masing-masing, entitas Wali
Murid mengakses proses Menampilkan record untuk Wali Murid, entitas Internal
mengakses proses Menampilkan record untuk Internal, entitas Admin sms
akademik mengelola report sms masuk dan kirim sms dan admin website
mengakses proses Mengelola content website dan menambah user baru.
3.1.1.3. DFD Level 2 Manajemen User
password lama
konfirmasi password baru data user baru
konfirmasi data user baru konfirmasi data user baru
data user baru
Gambar 3.3 DFD Level 2 Manajemen User Berbasis Website
DFD Level 2 Menjemen User menggambarkan fungsionalitas seorang
administrator, untuk prose manajemen user. Terdapat dua proses utama, yaitu
Menambah user baru serta merubah password. Dalam proses menambah user
baru, entitas internal menginputkan data user baru yang ingin diberi hak akses
untuk dapat login sebagai internal maupun wali murid. Sedangkan pada proses
Merubah password, entitas internal maupun wali muird yang telah diberi hak
akses dapat berupah password sesuai dengan levelnya.
3.1.1.4. DFD Level 2 Analisa Skor Absensi
permintaan analisa skor absensi tahun ajaran
informasi skor absensi tahun ajaran
permintaan analisa skor absensi perbulan
informasi data skor absensi perbulan
informasi data skor absensi tahun ajaran
informasi data skor absensi perbulan
permintaan analisa jenis skor absensi
informasi data jenis skor absensi data analisa jenis skor absensi
data analisa skor absensi tahun ajaran
data analisa skor absensi perbulan
informasi data jenis skor absensi internal
Gambar 3.4 Level 2 Analisa Skor Absensi Berbasis Website
DFD Level 2 Analisa skor absensi terdapat tiga proses utama, yaitu analisa
skor absensi tahun ajaran, analisa skor absensi bulan serta analisa skor absensi
jenis. Dalam proses analisa skor absensi tahun ajaran, entitas internal bisa
memantau skor absensi berdasarkan tahun ajaran yang ada. Pada proses skor
absensi bulan, entitas internal dapat memantau perkembangan skor absensi
bulanan. Sedangkan pada proses skor absensi jenis, entitas internal dapat
memantau perkembangan jenis skor absensi tertinggi dalam bulan tertentu.
3.1.1.5. DFD Level 2 Analisa Nilai
permintaan analisa nilai tahun ajaran
informasi data nilai tahun ajaran
permintaan analisa nilai perkelas
informasi data nilai perkelas
informasi data nilai tahun ajaran
informasi data nilai perkelas
permintaan analisa kelas
informasi data nilai kelas
data analisa nilai kelas data analisa nilai tahun ajaran
data analisa nilai perkelas
informasi data nilai kelas internal
Gambar 3.5 Level 2 Analisa Nilai Berbasis Website
DFD Level 2 Analisa nilai terdapat tiga proses utama, yaitu analisa nilai
rata tahun ajaran, analisa nilai rata semua kelas serta analisa nilai kelas. Dalam
proses analisa nilai rata tahun ajaran, entitas internal bisa memantau nilai rata
berdasarkan tahun ajaran yang ada. Pada proses nilai rata semua kelas, entitas
internal dapat memantau perkembangan nilai rata semua kelas. Sedangkan pada
proses nilai kelas, entitas internal dapat memantau perkembangan nilai tertinggi
dan terendah kelas tertentu.
3.1.1.6. DFD Level 2 Analisa Syahriyah
permintaan analisa syahriyah tahun ajaran
permintaan analisa syahriyah bulan
informasi syahriyah perbulan
informasi data syahriyah tahun ajaran
informasi data syahriyah perbulan
permintaan analisa jenis syahriyah
informasi jenis syahriyah
informasi data jenis syahriyah informasi data syahriyah tahun ajaran data analisa syahriyah tahun ajaran
data analisa syahriyah perbulan
data analisa jenis syahriyah internal
Gambar 3.6 Level 2 Analisa Syahriyah Berbasis Website
DFD Level 2 Analisa Syahriyah terdapat tiga proses utama, yaitu analisa
syahriyah tahun ajaran, analisa syahriyah bulan serta analisa syahriyah jenis.
Dalam proses analisa syahriyah tahun ajaran, entitas internal bisa memantau
pelunasan syahriyah berdasarkan tahun ajaran yang ada. Pada proses syahriyah
bulan, entitas internal dapat memantau perkembangan pelunasan syahriyah semua
bulan. Sedangkan pada proses syahriyah jenis, entitas internal dapat memantau
perkembangan pelunasan syahriyah berdasarkan jenis.
3.1.1.7. DFD Level 2 Admin Website
data user baru
update content website
konfirmasi updata content website
konfirmasi update content website konfirmasi data user baru
data update content website konfirmasi data user baru
data user baru
Gambar 3.7 Level 2 Admin Website Berbasis Website
DFD Level 2 Administrator menggambarkan fungsionalitas seorang
Administrator Website, untuk administrator mengelola wesbite dari belakang
layar. Terdapat dua proses utama, yaitu Meng-update content website serta
Mengelola User. Dalam proses Meng-update content website, entitas
Administrator menginputkan karya ilmiah dan karya tulis terbaru yang ingin
ditampilkan pada halaman utama website. Sedangkan pada proses Menglola user,
Administrator menginputkan data user terbaru, baik itu user baru atau update
profile user atau bahkan penghapusan user. Yang dimaksud user untuk dikelola di
sini ialah Admin lain yang levelnya editor.
3.1.2. Berbasi SMS Gateway
SMS Gateway adalah suatu platform yang menyediakan mekanisme untuk
menghantar dan menerima SMS dari peralatan mobile (HP, PDA phone, dan lain-
lain) yang menggunakan keyword tertentu.
3.1.2.1. Context Diagram
permintaan no telp
data syahriyah bulan sekarang data syahriyah bulan tertantu
infor format sms data absesensi harian wali murid
APLIKASI CRM LAYANAN AKADEMIK DAN KEUANGAN
BERBASIS SMS GAT EWAY 1
Gambar 3.8 Contect Diagram Berbasis SMS gateway
Wali Murid mengirimkan sms dengan format tertentu yang berkaitan
dengan skor absensi, nilai dan syahriyah, Jika format perintah benar maka SMS
akan diproses untuk mengirimkan nilainya. Namun jika tidak sesuai, maka tetap
diproses dengan mengirimkan pesan kesalahan dalam bentuk SMS pula.
3.1.2.2. DFD Level 1
permintaan skor absensi semester
informasi skor absensi semester
permintaan nilai ujian
hasil nilai ujian
informasi data absensi semester
hasil spp syahriyah permintaan spp syahriyah
permintaan no telp
informasi skor absensi harian
informasi data skor absensi harian data skor absensi semester
data skor absensi harian wali murid
Gambar 3.9 DFD Level 1 Berbasis SMS Gateway
Di dalam proses kirim skor absensi, entitas User wali murid mengirimkan
sms sesuai dengan format sms yang telah ditentukan, kemudian Jika format
perintah benar maka SMS akan diproses untuk mengirimkan nilainya begitu juga
sebaliknya bila format sms salah, maka tetap diproses dengan mengirimkan pesan
kesalahan dalam bentuk SMS pula. Selain mengambil permintaan berdasarkan
sms tertentu, juga mengirimkan nilai skor absensi harian yang dimasukan admin
pada saat meng-update data.
3.1.2.3. DFD level 2 Proses Kirim Nilai
Gambar 3.10 DFD Level 2 Proses Kirim Nilai Berbasis SMS Gateway
DFD Level 2 Proses kirim nilai terdapat empat proses utama, yaitu kirim
nilai matapelajaran, kirim nilai ujian, kirim nilai akhir serta kirim nilai rata-rata.
Dalam proses kirim nilai matapelajaran, entitas wali murid bisa memantau nilai
matapelajaran berdasarkan semester. Pada proses nilai ujian, entitas wali murid
bisa memantau nilai ujian berdasarkan semester. Pada proses nilai akhir, entitas
wali murid bisa memantau nilai akhir berdasarkan semester. Sedangkan pada
proses nilai rata-rata, entitas internal dapat memantau nilai rata-rata semester.
3.1.2.4. DFD Level 2 Proses Kirim Syahriyah
permintaan syahriyah bulan sekarang
informasi syahriyah bln sekarang
permintaan syahriyah bulan tertentu
informasi syahriyah bulan tertentu
informasi data syahriyah bulan sekarang
informasi data syahriyah bulan tertentu data syahriyah bulan sekarang
data syahriyah bulan tertentu wali murid
Gambar 3.11 DFD Level 2 Proses Kirim Syahriyah Berbasis SMS Gateway
DFD Level 2 Proses kirim syahriyah terdapat dua proses utama, yaitu
kirim syahriyah waktu sekarang serta kirim syahriyah pada bulan tertentu. Dalam
proses kirim syahriyah waktu sekarang, entitas wali murid bisa memantau
pembayaran syahriyah pada bulan sekarang. Pada proses kirim syahriyah bulan
tertentu, entitas wali murid bisa memantau pemabayaran syahriyah pada
bulan-bulan tertentu.
3.2. Desain Graphical User Interface
Desain Graphical User Interface (GUI) merupakan hal yang sangat
penting dalam tahap analisa dan desain. Hal ini dikarenakan GUI merupakan
penghubung antara sistem dengan end user. Dengan adanya implementasi konsep
CRM yang fokus utamanya adalah customer, desain GUI haruslah dibuat
se-friendly mungkin agar memudahkan user dalam pengaksesan navigasi berbasis
website maupun format sms yang berbasis sms gateway.
Pada Sistem Penyajian Data Akademik dan Syahriyah siswa ini, desain
GUI dibagi menjadi 2 bagian utama, yaitu berbasis website dan sms gateway.
Untuk berbasis website, yaitu Halaman Utama, Halaman User Wali Murid dan
Halaman Administrator. Dan untuk yang berbasis sms gateway dengan media
handphone.
3.2.1. Berbasis Website
Portal web merupakan istilah dalam dunia internat dimaksudkan untuk
website yang menyediakan beraneka ragam informasi untuk para pengunjungnya
dan merupakan halaman yang pertama kali dibuka oleh pengunjung.
3.2.1.1. Desain Halaman Utama
Halaman Utama adalah halaman yang akan pertama kali tampil pada saat
website dibuka. Karena dalam studi kasus yang diangkat ini, merupakan website
utama, maka desain Halaman Utama dibuat se-friendly mungkin agar
memudahkan user dalam pengaksesan navigasi website. Menu yang ditampilkan
di Halaman Utama hanyalah karya ilmiah, karya tulis, agenda, Kotak Saran, link
SITU Akademik dan beberapa external link yang merupakan pendukung dari
CRM Menu Kotak Saran sama seperti Contact Us pada umumnya. Dan external
link yang dicantumkan.
Gambar 3.12 Desain Halaman Utama
Mengingat fungsi website ini adalah sebagai website utama, maka link
untuk SITU Akademi di taruh di header untuk memudahkan Wali Murid untuk
mengakses halaman SITU Akademik. Hal ini untuk mengantisipasi user yang
sebagian besar adalah Wali Murid siswa-siswi dalam penggunaan website. Tepat
di bawah link SITU Akademik ditampilkan berita-berita yang berkaitan dengan
karya ilmiah dan karya tulis yang diinputkan oleh Administrator Website.
Penyajian berita-berita ini hanya potongan awalnya saja, untuk membaca berita
selengkapnya user disediakan link tersendiri.
Jika menu Kotak Hubungi Kami, maka akan tampil desain form seperti
Gambar 3.11 berikut ini.
Gambar 3.13 Desain Form Kotak Saran
Jika menu Kotak SITU Akademik, maka akan tampil desain form login
seperti Gambar 3.12 berikut ini.
Gambar 3.14 Desain Form Login
3.2.1.2. Desain Halaman User
Halaman User dibagi lagi menjadi 2 bagian, halaman user Wali Murid,
user Internal. Halaman User Wali Murid memiliki tampilan sebagaimana Gambar
3.13 berikut ini.
Gambar 3.15 Desain Halaman User Wali Murid
Di halaman ini, user Wali Murid langsung disapa dengan nama lengkap
siswa/siswi.
Menu yang disediakan untuk Wali Murid antara menajemen user,
Identitas, Asrama, Aktifitas, Skor Absensi, Nilai dan Syahriyah. Jika menu
Identitas dipilih, maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 3.14 berikut
ini.
Gambar 3.16 Desain Halaman Identitas
Jika menu Manajemen User dipilih, maka akan muncul tampilan seperti
pada Gambar 3.15 berikut ini.
Gambar 3.17 Desain Halaman Manajemen User Wali Murid
Jika menu Asrama dipilih, maka akan muncul tampilan seperti pada
Gambar 3.16 berikut ini.
Gambar 3.18 Desain Halaman Asrama
Jika menu Aktifitas dipilih, maka akan muncul tampilan seperti pada
Gambar 3.17 berikut ini.
Gambar 3.19 Desain Halaman Aktifitas
Jika menu Skor Absensi dipilih, maka akan muncul tampilan seperti pada
Gambar 3.18 berikut ini.
Gambar 3.20 Desain Halaman Skor Absensi
Jika menu Nilai dipilih, maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar
3.19 berikut ini.
Gambar 3.21 Desain Halaman Nilai
Halaman User Internal memiliki tampilan yang nyaris sama persis dengan
Halaman User Wali Murid di atas. Yang membedakan adalah menu Manajemen
User dan Manajemen Modul . Selain itu, menu yang ditampilkan sama persis
dengan Halaman User Wali Murid. Jika menu Manajemen User dipilih, maka
akan muncul tampilan seperti pada Gambar 3.20 berikut ini.
Gambar 3.22 Desain Halaman Manajemen User Internal
Jika menu Manajemen Modul dipilih, maka akan muncul tampilan seperti
pada Gambar 3.21 berikut ini.
Gambar 3.23 Desain Halaman Manajemen Modul
3.2.1.3. Desain Halaman Administrator
Halaman Administrator dibagi lagi menjadi 2 bagian, halaman
administrator website dan halaman administrator sms akademik. Halaman
administrator website sebagaimana Gambar 3.22 berikut.
Gambar 3.24 Desain Halaman Administrator
Halaman Administrator SMS Akademik memiliki tampilan yang nyaris
sama persis dengan Halaman User Wali Murid di atas. Yang membedakan adalah
menu Inbox, Senditems dan info. Jika menu Inbox dipilih, maka akan muncul
tampilan seperti pada Gambar 3.23 berikut ini.
Gambar 3.25 Desain Halaman Inbox
