1
HARTA MAINTENANCE SDN BHD
ANTI-BRIBERY POLICY
2 No. 1 Introduction and Purpose
Pengenalan dan Tujuan
1.1 The Anti-Bribery Policy (the “Policy”) as may be amended or revised from time to time sets out the responsibilities of Harta Maintenance Sdn Bhd and those who work for and with Harta Maintenance Sdn Bhd, with regards to upholds the highest standards of professional integrity and ethical conduct.
Polisi Anti Rasuah ("Polisi") yang mungkin dipinda atau disemak dari semasa ke semasa menetapkan tanggungjawab Harta Maintenance Sdn Bhd dan mereka yang bekerja untuk dan Harta Maintenance Sdn Bhd, berkenaan dengan pemeliharaan standard tertinggi integriti profesional dan etika.
1.2 Harta Maintenance will constantly uphold all laws, rules and regulations relating to anti-bribery and corrupt gratification. We are bound by the laws of Malaysia, and in this particular context, the Malaysian Anti-Corruption Commission Act 2009 and its
amendments (the “MACC Act”) pertaining to its business conduct.
Harta Maintenance akan terus mematuhi semua undang-undang, peraturan yang berkaitan dengan anti rasuah dan pemuasan rasuah. Kami terikat dengan undang-undang Malaysia, dan dalam konteks ini, Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia 2009 dan
pindaannya ("Akta SPRM") yang berkaitan dengan tingkah laku perniagaannya.
1.2 The Policy serves as a formal guidance and to ensure that those working for and/ or associated with Harta Maintenance Sdn Bhd are aware of their obligation to disclose any corruptions, briberies, conflicts of interest or similar unethical acts that they may have, and to comply with this Policy to follow highest standards of ethical conduct of business.
Polisi ini berfungsi sebagai panduan formal untuk memastikan bahawa mereka yang bekerja dan / atau berkaitan dengan Harta Maintenance Sdn Bhd menyedari kewajipan mereka untuk mendedahkan sebarang kerosakan, rasuah, konflik kepentingan atau tindakan tidak beretika serupa yang mungkin mereka miliki, dan untuk mematuhi dengan Polisi ini untuk mematuhi standard etika menjalankan perniagaan.
No. 2 Who are covered by this Policy?
Siapa yang dilindungi oleh Polisi ini?
2.1 The Policy applies to all employees (whether temporary, contract- basis, daily-rated, hourly-rated, permanent staffs, casual workers, volunteers and/ or interns), directors, controllers, officers, partners and associates of Harta Maintenance Sdn Bhd including third parties (the “Associated Persons”).
Polisi ini terpakai untuk semua pekerja (sama ada sementara, berdasarkan kontrak, diberi nilai harian, setiap jam, kakitangan tetap, pekerja kasual, sukarelawan dan / atau
pelatih), pengarah, pengawal, pegawai, rakan kongsi dan rakan sekerja Harta Maintenance Sdn Bhd termasuk pihak ketiga ("Orang Bersekutu").
3 2.2 In the context of this Policy, third-party refers to any individual or organization our company meets and works with. It refers to actual and potential clients, customers, suppliers, distributors, business contacts, agents, advisers, and government and public bodies – this includes their advisors, representative and officials, politician, and public parties.
Dalam konteks Polisi ini, pihak ketiga merujuk kepada mana-mana individu atau
organisasi yang kami temui dan bekerjasama dengan syarikat kami. Ini merujuk kepada pelanggan, pembekal, pengedar, rakan perniagaan, ejen, penasihat, dan badan yang sebenarnya dan berpotensi, ini termasuk penasihat, perwakilan dan pegawai mereka, ahli politik, dan pihak awam.
2.3 This Policy sets out the minimum standards and may be amended or revised from time to time. Compliance of the Policy is mandatory and will be monitored closely by Harta Maintenance Sdn Bhd.
Polisi ini menetapkan standard minimum dan boleh dipinda atau disemak dari semasa ke semasa. Pematuhan Polisi adalah wajib dan akan dipantau dengan teliti oleh Harta Maintenance Sdn Bhd.
No. 3 What is Bribery and Corruption?
Apa itu Rasuah dan Rasuah?
3.1 Bribery refers to the act of offering, giving, promising, agreeing, receiving, accepting or soliciting something of value or of an advantage so as to induce or influence an action or decision of a person in a position of trust within an organisation.
Rasuah merujuk kepada tindakan menawarkan, memberi, menjanjikan, bersetuju, menerima, atau meminta sesuatu yang bernilai atau kelebihan sehingga mendorong atau mempengaruhi tindakan atau keputusan seseorang dalam kedudukan kepercayaan dalam organisasi.
3.2 Any action of giving and receiving gratification would be considered as an offence.
According to MACC Act, ‘gratification’ means:
Segala tindakan memberi dan menerima kepuasan akan dianggap sebagai suatu kesalahan.
Menurut Akta SPRM, ‘kepuasan’ bermaksud:
(a) money, donation, gift, loan, fee, reward, valuable security, property or interest in property being property of any description whether movable or immovable, financial benefit, or any other similar advantage;
wang, derma, hadiah, pinjaman, yuran, ganjaran, keselamatan berharga, harta benda atau kepentingan harta menjadi hak milik apa-apa keterangan sama ada bergerak atau tidak bergerak, faedah kewangan, atau kelebihan lain yang serupa;
4 (b) any office, dignity, employment, contract of employment or services, and
agreement to give employment or render services in any capacity;
sebarang pejabat, martabat, pekerjaan, kontrak pekerjaan atau
perkhidmatan, dan perjanjian untuk memberi pekerjaan atau memberikan perkhidmatan dalam apa jua kapasiti;
(c) any payment, release, discharge or liquidation of any loan, obligation or other liability, whether in whole or in part;
apa-apa pembayaran, pelepasan, atau pembubaran sebarang pinjaman, kewajipan atau tanggungjawab lain, sama ada secara keseluruhan atau sebahagian;
(d) any valuable consideration, of any kind including but not limited to discount, commission, rebate, bonus, deduction or percentage;
sebarang pertimbangan berharga, dalam bentuk apa pun termasuk tetapi tidak terhad kepada diskaun, komisen, rebat, bonus, potongan atau peratusan;
(e) any forbearance to demand any money or money’s worth or valuable thing;
apa-apa kesabaran untuk menuntut wang atau nilai wang atau barang berharga;
(f) any other service or favour of any description, including protection from any penalty or disability incurred or apprehended or from any action or proceedings of a disciplinary, civil or criminal nature, whether or not already instituted, and including the exercise or the forbearance from the exercise of any right or any official power or duty; and
apa-apa layanan lain atau sokongan dari apa-apa keterangan, termasuk perlindungan dari sebarang hukuman atau kecacatan yang timbul atau ditangkap atau dari sebarang tindakan atau prosiding yang bersifat
tatatertib, sivil atau jenayah, sama ada sudah atau tidak telah dimulakan, dan termasuk pelaksanaan atau penolakan dari latihan mana-mana hak atau kuasa atau kewajipan rasmi; dan
(g) any offer, undertaking or promise, whether conditional or unconditional, of any gratification within the meaning of any of the preceding paragraphs (a) to (f).
apa-apa tawaran, janji, sama ada bersyarat atau tanpa syarat, kepuasan apa pun dalam erti mana-mana perenggan sebelumnya (a) hingga (f).
5 3.3 The main offences under the MACC Act are:
Kesalahan utama di bawah Akta SPRM adalah:
a) Soliciting or receiving gratification Memohon atau menerima kepuasan
• any person who solicits or receives or agree to receive (for himself or for any other person) or gives, promises or offers to any person any gratification as an
inducement to or a reward for any person doing or forbearing to do anything;
mana-mana orang yang meminta atau menerima atau bersetuju untuk menerima (untuk dirinya sendiri atau untuk orang lain) atau memberikan, menjanjikan atau menawarkan kepada setiap orang apa-apa kepuasan sebagai dorongan atau
penghargaan bagi mana-mana orang yang melakukan atau tidak melakukan apa- apa;
• any person accepts or obtains, or agrees to the same, any gratification as an inducement or reward for doing or forbearing to do, any act in relation to his principal’s affairs or business, or for showing or forbearing to show favour or disfavour to any person in relation to his principal’s affairs or business commits an offence;
mana-mana orang menerima atau memperoleh, atau menyetujui hal yang sama, apa-apa kepuasan sebagai dorongan atau ganjaran untuk melakukan atau menahan diri untuk melakukan, apa-apa tindakan yang berkaitan dengan urusan atau
perniagaan prinsipalnya, atau kerana menunjukkan atau menahan diri untuk menunjukkan kebaikan atau penghinaan kepada mana-mana orang yang berkaitan dengan urusan atau perniagaan prinsipalnya melakukan kesalahan;
b) Offering or giving gratification Menawarkan atau memberi kepuasan
• any person who gives or agrees to give or offers any gratification to any agent as inducement or reward for doing or forbearing to do, or for having done or forborne to do the same in relation to his principal’s affairs or business, or for showing or forbearing to show favour or disfavour to any person in relation to his principal’s affairs or business;
mana-mana orang yang memberi atau bersetuju untuk memberi atau menawarkan apa-apa kepuasan kepada mana-mana ejen sebagai dorongan atau ganjaran kerana melakukan atau tidak melakukan, atau kerana telah melakukan atau ditanggung untuk melakukan perkara yang sama berkaitan dengan urusan atau perniagaan prinsipalnya, atau kerana menunjukkan atau menahan diri untuk menunjukkan kebaikan atau keburukan kepada mana-mana orang yang berkaitan dengan urusan atau perniagaan prinsipalnya;
6 c) Intending to deceive
Berniat untuk menipu
• Any person who gives to an agent, or being an agent he uses with intent to deceive his principal, any receipt, account or other document in respect of which the principal is interested, and which he has reason to believe contains any statement which is false or erroneous or defective in any material particular, and is intended to mislead the principal;
Mana-mana orang yang memberikan kepada ejen, atau menjadi ejen yang dia gunakan dengan niat untuk menipu prinsipalnya, sebarang resit, akaun atau dokumen lain yang berkenaan dengan prinsipal yang berminat, dan yang dia mempunyai alasan untuk mempercayai mengandungi pernyataan yang salah atau salah atau cacat dalam sesuatu bahan tertentu, dan bertujuan untuk menyesatkan prinsipal;
d) Using office or position for gratification (abuse of position);
Menggunakan jawatan atau kedudukan untuk kepuasan (penyalahgunaan kedudukan);
e) Failing to report when offered bribery Gagal melaporkan ketika ditawarkan rasuah
• Any person to whom any gratification is given, promised or offered in contravention of MACC 2009 shall report the same.
Mana-mana orang yang diberi kepuasan, janji atau tawaran yang melanggar SPRM 2009 akan melaporkan perkara yang sama.
3.4 “Active bribery” is when a person offers, promises or give a bribe, whereas
“passive bribery” is when a person requests or accepts a bribe. Both active bribery and passive bribery are prohibited and against the law.
“Rasuah aktif” adalah ketika seseorang menawarkan, menjanjikan atau memberi rasuah, sedangkan “rasuah pasif” adalah ketika seseorang meminta atau menerima suapan.
Kedua-dua rasuah aktif dan rasuah pasif dilarang dan bertentangan dengan undang- undang.
No. 4 Key Requirements of Section 17A of the MACC Act (Amendment 2018) Keperluan Utama Seksyen 17A Akta SPRM (Pindaan 2018)
4.1 Upon section 17A of the MACC Act coming into effect, a commercial organization commits an offence if a person associated to the commercial organization corruptly gives, agrees to give, promises or offers to any person any gratification whether for the benefit of that person or another person with intent.
Setelah seksyen 17A Akta SPRM berkuat kuasa, organisasi komersial melakukan kesalahan sekiranya seseorang yang berkaitan dengan organisasi komersial secara rasminya
memberikan, bersetuju untuk memberi, menjanjikan atau menawarkan kepada setiap orang apa-apa kepuasan sama ada untuk kepentingan orang itu atau orang lain dengan niat.
7
• to obtain or retain business for the commercial organization; or
untuk mendapatkan atau mengekalkan perniagaan untuk organisasi komersial;
atau
• to obtain or retain an advantage in the conduct of business for the commercial organization.
untuk mendapatkan atau mengekalkan kelebihan dalam menjalankan perniagaan untuk organisasi komersial
4.2 Where an offence is committed by a commercial organization, a person- Sekiranya kesalahan dilakukan oleh organisasi komersial, seseorang-
• who is its director, controller, officer or partner; or siapa pengarah, pengawal, pegawai atau rakannya; atau
• who is concerned in the management of its affairs, yang mementingkan pengurusan urusannya
at the time of the commission of the offence, is deemed to have committed that offence unless the person proves that the offence was committed without his consent or
connivance and that he exercised due diligence to prevent the commission of the offence as he ought to have exercised, having regard to the nature of his function in that capacity and to the circumstances.
pada masa melakukan kesalahan itu, dianggap telah melakukan kesalahan itu melainkan jika orang tersebut membuktikan bahawa kesalahan itu dilakukan tanpa persetujuan atau kesepakatannya dan bahawa dia telah melakukan usaha yang sewajarnya untuk mencegah pelanggaran tersebut sebagaimana yang seharusnya dilakukannya , dengan
memperhatikan sifat fungsinya dalam kapasitas dan keadaan.
4.3 Section 17A (6) defines a person associated as a director, partner, an employee or a person who performs services for or on behalf of the commercial organization.
Seksyen 17A (6) mendefinisikan seseorang yang berkait sebagai pengarah, rakan kongsi, pekerja atau orang yang melakukan perkhidmatan untuk atau atas nama organisasi komersial.
4.4 In relation to anti-bribery and corruption, Harta Maintenance Sdn Bhd requires all Associated Persons to:
Berkaitan dengan anti rasuah dan korupsi, Harta Maintenance Sdn Bhd menghendaki semua Orang Bersekutu untuk:
• Act lawfully, ethically and in the public interest;
Bertindak secara sah, beretika dan demi kepentingan awam;
• Prohibit bribery and corruption; and Melarang rasuah dan korupsi; dan
8
• Not tolerate illegal or unethical behaviour by clients, suppliers or by public officials.
Tidak bertolak ansur dengan tingkah laku haram atau tidak beretika oleh pelanggan, pembekal atau pegawai awam.
No. 5 Harta Maintenance Policy Dasar Penyelenggaraan Harta
5.1 a) Anti-bribery and Corruption
All Associated Persons are not permitted to pay, offer, accept or receive a bribe in any form. Associated Persons are strictly NOT allowed to:-
5.1 a) Anti rasuah dan Korupsi
Semua Orang Bersekutu tidak dibenarkan membayar, menawarkan, menerima atau menerima rasuah dalam bentuk apa pun. Orang Bersekutu TIDAK dibenarkan untuk: -
• Offer, pay or give anything of value to any parties in order to obtain business or anything of benefit to Harta Maintenance Sdn Bhd.
Menawarkan, membayar atau memberikan apa-apa nilai kepada mana-mana pihak untuk mendapatkan perniagaan atau apa-apa faedah kepada Harta Maintenance Sdn Bhd.
• Act illegally including bribes, blackmail, inducements, secret commissions, other rewards and similar improper actions.
Bertindak secara haram termasuk memberi rasuah, memeras ugut, dorongan, komisen rahsia, ganjaran lain dan tindakan tidak wajar yang serupa.
• Attempt to induce any parties to do something illegal, unethical and permit any parties to violate the rules.
Berusaha mendorong mana-mana pihak untuk melakukan sesuatu yang haram, tidak beretika dan membenarkan mana-mana pihak melanggar peraturan.
• Give some advantage inconsistent with law and wrongful or unlawful use of official position to procure some benefit or personal gain.
Berikan beberapa kelebihan yang tidak selaras dengan undang-undang dan penggunaan kedudukan rasmi yang salah atau menyalahi undang-undang untuk mendapatkan beberapa faedah atau keuntungan peribadi.
• Corruptly give, promise or offer to any person gratification with the intent to secure business or an advantage for Harta Maintenance Sdn Bhd.
Memberi, menjanjikan, atau menawarkan secara kasar kepada setiap orang dengan niat untuk menjamin perniagaan atau kelebihan untuk Harta Maintenance Sdn Bhd.
9
• Offer, give, receive or solicit, directly or indirectly, anything of value to influence improperly the actions of another party.
Menawarkan, memberi, menerima atau meminta, secara langsung atau tidak langsung, sesuatu yang bernilai untuk mempengaruhi tindakan pihak lain secara tidak wajar.
b) Conflicts of Interest
Percanggahan Kepentingan
Conflicts of interest occurs when an individual or organization is involved in
multiple interests, one of which could possibly corrupt, or be perceived to corrupt, the motivation for an act in another. A conflict of interest may be actual, potential or perceived and may be financial or non-financial.
Konflik kepentingan berlaku apabila seseorang atau organisasi terlibat dalam pelbagai kepentingan, salah satunya mungkin merosakkan, atau dianggap sebagai rasuah, motivasi untuk melakukan tindakan yang lain. Konflik kepentingan mungkin nyata, berpotensi atau dirasakan dan mungkin kewangan atau bukan kewangan.
It is the responsibility of Harta Maintenance Sdn Bhd and all Associated Persons, that any ethical, legal, financial or other conflicts of interest be avoided and that any such conflicts (where they do arise) do not conflict with the obligations to Harta Maintenance Sdn Bhd.
Adalah menjadi tanggungjawab Harta Maintenance Sdn Bhd dan semua Orang Bersekutu, bahawa konflik kepentingan etika, undang-undang, kewangan atau lain- lain harus dielakkan dan bahawa konflik seperti itu (di mana mereka timbul) tidak bertentangan dengan kewajiban kepada Harta Maintenance Sdn Bhd .
Harta Maintenance Sdn Bhd requires all Associated Persons to:
Harta Maintenance Sdn Bhd menghendaki semua Orang Bersekutu untuk:
• Avoid any situation or activity that compromises, or may compromise, their judgement or ability to act in the best interest of Harta Maintenance Sdn Bhd.
Elakkan situasi atau aktiviti yang menjejaskan, atau boleh menjejaskan,
pertimbangan atau kemampuan mereka untuk bertindak demi kepentingan terbaik Harta Maintenance Sdn Bhd.
• Avoid being in a position where their personal interests are in conflict (or could be in conflict) with the interests or business of Harta Maintenance Sdn Bhd.
Elakkan berada dalam posisi di mana kepentingan peribadi mereka bertentangan (atau mungkin bertentangan) dengan kepentingan atau perniagaan Harta
Maintenance Sdn Bhd.
10
• Avoid engaging in activities that will bring direct or indirect profit, commercial or business advantages to the Harta Maintenance’s competitor.
Elakkan daripada terlibat dalam aktiviti yang akan membawa keuntungan langsung atau tidak langsung, keuntungan komersial atau perniagaan kepada pesaing Harta Maintenance.
• Avoid acting in ways that may compromise Harta Maintenance Sdn Bhd’s legality.
Elakkan bertindak dengan cara yang boleh menjejaskan kesahihan Harta Maintenance Sdn Bhd.
• Identify and disclose any conflicts of interest.
Mengenal pasti dan mendedahkan sebarang konflik kepentingan.
• Carefully manage any conflicts of interest.
Uruskan konflik kepentingan dengan berhati-hati.
c) Gifts, Hospitality and Travel Hadiah, Layanan dan Perjalanan
Offering or receiving any gifts, hospitality and sponsored travel that may be perceived to unfairly influence a business relationship must be strictly avoided at all time. They should only be provided and received where they are appropriate, consistent with reasonable business practice, and would not be perceived to have any improper influence on the recipient.
Menawarkan atau menerima hadiah, keramahan dan perjalanan yang ditaja yang mungkin dianggap mempengaruhi hubungan perniagaan secara tidak wajar mesti dielakkan dengan tegas setiap saat. Mereka hanya harus disediakan dan diterima di tempat yang sesuai, sesuai dengan praktik perniagaan yang wajar, dan tidak akan dianggap memiliki pengaruh yang tidak wajar pada penerima.
All Associated Persons should use good judgment in offering or receiving the above- mentioned. In determining whether a specific gift item lies within the bounds of
acceptable business practice, Associated Persons are encouraged to discuss the issue with Compliance Department.
Semua Orang Bersekutu harus menggunakan pertimbangan yang baik dalam menawarkan atau menerima yang disebutkan di atas. Dalam menentukan sama ada item hadiah
tertentu berada dalam batasan amalan perniagaan yang boleh diterima, Orang Bersekutu digalakkan untuk membincangkan masalah ini dengan Jabatan Pematuhan.
11 All Associated Persons must not request, accept, offer or provide gifts or hospitality
designed to induce, support or reward improper conduct in connection with any business or anticipated future business involving Harta Maintenance Sdn Bhd.
Semua Orang Bersekutu tidak boleh meminta, menerima, menawarkan atau memberikan hadiah atau keramahan yang dirancang untuk mendorong, menyokong atau memberi penghargaan terhadap tingkah laku yang tidak betul berkaitan dengan perniagaan atau jangkaan perniagaan masa depan yang melibatkan Harta Maintenance Sdn Bhd.
Associated Persons must never avoid their obligation to report or seek approval for any business gift by paying personally for it in circumstances where they would otherwise be required to report and/or seek approval for it.
Orang Bersekutu tidak boleh menghindarkan kewajiban mereka untuk melaporkan atau meminta persetujuan untuk sebarang hadiah perniagaan dengan membayarnya secara peribadi dalam keadaan di mana mereka diminta untuk melaporkan dan / atau meminta persetujuan untuk itu.
All giving of Gifts, Hospitality and sponsored Travel must be communicated and prior approval obtained from Senior Management Team of Harta Maintenance Sdn Bhd.
Semua pemberian Hadiah, Layanan dan Perjalanan yang ditaja mesti diberitahu dan dipersetujui terlebih dahulu diperoleh dari Pasukan Pengurusan Kanan Harta Maintenance Sdn Bhd.
In addition, when giving and/or receipt of Gifts, Hospitality, sponsored Travel or any other benefit directly or indirectly to or by the Associated Persons, the Associated Persons must make sure that it:
Di samping itu, semasa memberi dan / atau menerima Hadiah, Layanan, Perjalanan yang ditaja atau faedah lain secara langsung atau tidak langsung kepada atau oleh Orang Bersekutu, Orang Bersekutu harus memastikan bahawa:
• is aimed at nothing more than general relationship building;
bertujuan tidak lebih dari sekadar membina hubungan umum;
• could not be perceived as an attempt to gain influence in respect of any particular matter;
tidak dapat dianggap sebagai upaya untuk mendapatkan pengaruh sehubungan dengan masalah tertentu;
• is lawful in the country in which made.
sah di negara di mana ia dibuat.
12 d) Donations and Sponsorships, including Political Donations
Derma dan Tajaan, termasuk Derma Politik
Associated Persons may only make or receive a charitable donation provided it has been subject to due diligence and Senior Management approvals and is appropriate in all the circumstances. No political donations or payments may be made.
Orang Bersekutu hanya boleh membuat atau menerima sumbangan amal dengan syarat ia telah mendapat kelulusan sewajarnya dan kelulusan Pengurusan Kanan dan sesuai dalam semua keadaan. Derma atau pembayaran politik tidak boleh dilakukan.
Donations can only be made if:
Sumbangan hanya boleh dilakukan sekiranya:
• they are made in accordance with all legal requirements.
mereka dibuat sesuai dengan semua syarat undang-undang.
• they are not made to secure any improper business or other advantage.
mereka tidak dibuat untuk menjamin perniagaan yang tidak betul atau kelebihan lain.
• they do not create the appearance of impropriety or a violation of any local country legal requirements.
mereka tidak menimbulkan kemungkaran atau melanggar syarat undang-undang negara tempatan.
e) Facilitation payments Pembayaran fasilitasi
"Facilitation" or "Grease" payments are strongly prohibited in Harta Maintenance Sdn Bhd.
Pembayaran "Fasilitasi" atau "Grease" sangat dilarang di Harta Maintenance Sdn Bhd.
No. 6 Reporting channel Saluran pelaporan
6.1 To encourage openness and transparency and in order to facilitate the reporting of potential or suspected violations of the Policy or applicable laws, regulations or professional standards, including those relating to anti-bribery and corruption, Harta Maintenance Sdn Bhd has established an accessible and trusted whistleblowing channel, to raise concerns in relation to real or suspected corruption incidents or misconduct.
13 Untuk mendorong keterbukaan dan ketelusan dan untuk memfasilitasi pelaporan potensi atau disyaki pelanggaran Dasar atau undang-undang, peraturan atau piawaian profesional yang berlaku, termasuk yang berkaitan dengan anti-rasuah dan rasuah, Harta
Maintenance Sdn Bhd telah mewujudkan pemberitahuan yang dapat diakses dan dipercayai saluran, untuk menimbulkan kebimbangan berkaitan dengan kejadian atau salah laku rasuah yang nyata atau disyaki.
6.2 If Associated Persons become aware of any actual or suspected breach of this Policy, you are encouraged to raise your concerns at the earliest possible stage. If you’re
uncertain whether your concerns can be considered an act of bribery or corruption, you should speak and get clarification from your Immediate Superior, the Compliance Manager or any of the Senior Management members.
Sekiranya Orang Bersekutu menyedari adanya pelanggaran Polisi atau yang disyaki
melanggar ini, anda digalakkan untuk mengemukakan kebimbangan anda pada tahap yang paling awal. Sekiranya anda tidak pasti sama ada kebimbangan anda boleh dianggap sebagai tindakan rasuah atau korupsi, anda harus bercakap dan mendapatkan penjelasan daripada Pegawai Tertinggi, Pengurus Pematuhan atau mana-mana anggota Pengurusan Kanan.
6.3 You are required to channel your concerns using the prescribed reporting form to the whistleblowing committee together with evidences and proofs.
Anda diminta untuk menyalurkan kebimbangan anda menggunakan borang pelaporan yang ditetapkan kepada jawatankuasa pemberi maklumat bersama bukti dan bukti.
6.4 Proper investigation will be conducted, and the findings submitted to the designated management committee for appropriate action (if necessary).
Penyelidikan yang tepat akan dilakukan, dan penemuan diserahkan kepada jawatankuasa pengurusan yang dilantik untuk tindakan yang sesuai (jika perlu).
6.5 The matters which may be reported under the Whistleblowing Policy include (but are not limited to):
Perkara-perkara yang mungkin dilaporkan di bawah Polisi Pemberitahuan Maklumat (tetapi tidak terhad kepada):
• concerns about bribery and corruption.
kebimbangan mengenai rasuah dan korupsi.
• concerns about any other criminal activity or failure to comply with legal obligations.
kebimbangan mengenai kegiatan jenayah lain atau kegagalan untuk mematuhi tanggungjawab undang-undang.
• concerns about any conduct likely to damage Harta Maintenance’s reputation.
kebimbangan mengenai tindakan yang mungkin merosakkan reputasi Harta Maintenance.
14
• concerns about possible money laundering or sanctions breaches.
kebimbangan mengenai kemungkinan pencucian wang atau pelanggaran sekatan.
• the deliberate concealment of any of the above matters.
penyembunyian salah satu perkara di atas dengan sengaja.
6.6 If any of the relevant parties has any doubts or queries with regard to the application of this Policy, the relevant party may also contact the designated Head of Compliance.
Sekiranya ada pihak yang mempunyai keraguan atau pertanyaan mengenai penerapan Polisi ini, pihak terkait juga dapat menghubungi Kepala Pematuhan yang ditunjuk.
6.7 Failure to comply with this Policy may lead to Employees being subject to disciplinary action, up to and including dismissal.
Kegagalan untuk mematuhi Polisi ini boleh menyebabkan Pekerja dikenakan tindakan tatatertib, sehingga dan termasuk pemecatan.
No.7 Protection:
Perlindungan:
7.1 If you refuse to accept or offer a bribe or you report a concern relating to potential act (s) of bribery or corruption, Harta Maintenance Sdn Bhd understands that you may feel worried about potential repercussions. Harta Maintenance Sdn Bhd will support anyone who raises concerns in good faith under this Policy, even if investigation finds that they were mistaken.
Sekiranya anda enggan menerima atau menawarkan rasuah atau anda melaporkan keprihatinan yang berkaitan dengan tindakan rasuah atau rasuah yang berpotensi, Harta Maintenance Sdn Bhd memahami bahawa anda mungkin merasa bimbang akan
kemungkinan kesannya. Harta Maintenance Sdn Bhd akan menyokong sesiapa sahaja yang menimbulkan kebimbangan dengan niat baik di bawah Dasar ini, walaupun siasatan mendapati bahawa mereka salah.
7.2 Harta Maintenance Sdn Bhd will ensure that no one suffers any detrimental treatment as a result of refusing to accept or offer a bribe or other corrupt activities or because they reported a concern relating to potential act(s) of bribery or corruption.
Harta Maintenance Sdn Bhd akan memastikan bahawa tidak ada yang menderita perlakuan buruk kerana menolak untuk menerima atau menawarkan rasuah atau kegiatan rasuah lain atau kerana mereka melaporkan keprihatinan yang berkaitan dengan kemungkinan tindakan rasuah atau rasuah.
7.3 Detrimental treatment refers to dismissal, disciplinary action, treats, or unfavourable treatment in relation to the concern the individual raised.
Perlakuan yang merugikan merujuk kepada pemecatan, tindakan tatatertib, perlakuan, atau perlakuan yang tidak baik berkaitan dengan keprihatinan individu yang dibangkitkan.
15 7.4 If you have reason to believe you’ve been subjected to unjust treatment as a result of a concern or refusal to accept bribe, you should inform your immediate superior or the Head of Compliance immediately.
Sekiranya anda mempunyai alasan untuk mempercayai bahawa anda telah diperlakukan secara tidak adil akibat kebimbangan atau penolakan untuk menerima rasuah, anda harus segera memberitahu pihak atasan atau Ketua Pematuhan anda.
No. 8 Training and Communication:
Latihan dan Komunikasi:
8.1 Harta Maintenance Sdn Bhd will provide training on this Policy as part of the induction process for all new employees. Employees will also receive regular training on how to adhere to this Policy, and asked that they will comply with this Policy.
Harta Maintenance Sdn Bhd akan memberikan latihan mengenai Polisi ini sebagai sebahagian daripada proses induksi untuk semua pekerja baru. Pekerja juga akan mendapat latihan berkala mengenai cara mematuhi Polisi ini, dan meminta mereka mematuhi Polisi ini.
8.2 The Policy will be clearly communicated to all suppliers, contractors, business partners, and any third-parties at the outset of business relations, and as appropriate thereafter.
Polisi ini akan disampaikan dengan jelas kepada semua pembekal, kontraktor, rakan niaga, dan pihak ketiga pada awal hubungan perniagaan, dan setelah itu sesuai.
No. 9 Record Keeping Penyimpanan rekod
9.1 Harta Maintenance Sdn Bhd will keep detailed and accurate financial records, and will have appropriate internal controls in place to act as evidence for all payments made. We will declare and keep a written record of the amount and reason for hospitality or gifts accepted and given, and understand that gifts and acts of hospitality are subject to managerial review.
Harta Maintenance Sdn Bhd akan menyimpan rekod kewangan terperinci dan tepat, dan akan mempunyai kawalan dalaman yang sesuai untuk bertindak sebagai bukti bagi semua pembayaran yang dibuat. Kami akan menyatakan dan menyimpan rekod bertulis mengenai jumlah dan alasan keramahan atau hadiah yang diterima dan diberikan, dan memahami bahawa hadiah dan tindakan keramahan tertakluk kepada semakan pengurusan.
16 No.10 Monitoring and Reviewing
Memantau dan Mengkaji
10.1 Harta Maintenance Sdn Bhd’s Head of Compliance is responsible for monitoring the effectiveness of this Policy and will review the implementation of it on a regular basis.
Ketua Pematuhan Harta Maintenance Sdn Bhd bertanggungjawab untuk memantau keberkesanan Polisi ini dan akan mengkaji pelaksanaannya secara berkala.
10.2 Internal control systems and procedures designed to prevent bribery and corruption are subject to regular audits to ensure that they are effective in practice.
Sistem dan prosedur kawalan dalaman yang dirancang untuk mencegah rasuah dan korupsi harus dilakukan secara audit berkala untuk memastikannya berkesan dalam praktiknya.
No. 11 Further clarifications Penjelasan lebih lanjut
11.1 Should you require further clarification with regard to this Policy, you should consult the Head of Compliance.
Sekiranya anda memerlukan penjelasan lebih lanjut berkenaan dengan Polisi ini, anda harus berjumpa dengan Ketua Pematuhan.
No. 12 Policy Review Kajian Dasar
Harta Maintenance Sdn Bhd reserves its right to amend, modify, suspend or terminate this Policy at any time, with or without notice.
Harta Maintenance Sdn Bhd berhak untuk meminda, mengubah, menggantung atau menghentikan Polisi ini pada bila-bila masa, dengan atau tanpa notis.
