Buku Petunjuk Operator Sidian
Sistem Informasi Kehadiran ASN – di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Gunungkidul
Disusun oleh : Tim BKPPD Kabupaten Gunungkidul, Semua Hak Dilindungi
di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Gunungkidul.
I. MAKSUD DAN TUJUAN
Buku petunjuk operator SIDIAN (Sistem Informasi Kehadiran) bertujuan sebagaipedoman bagi operator agar dapat mengatur konfigurasi masing-masing unit kerja.Tujuan pembuatan aplikasi ini mempermudah proses rekapitulasi kehadiran PNS di unitkerja sebagai bentuk akuntabilitas aparatur PNS.
II. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup penggunaan aplikasi ini adalah sebagai sarana pelaporan kehadiran PNSdi Lingkungan Pemerintah Kabupaten Gunungkidul.
III. TATA CARA PENDAFTARAN
Setiap unit kerja hanya dapat mengirimkan 1 (satu) orang PNS yang bertugas sebagai operator aplikasi SIDIAN. Operator ditunjuk oleh pimpinan melalui surat resmi yang ditujukan kepada Kepala Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kabupaten Gunungkidul.
Setiap operator SIDIAN akan mendapatkan username dan password yang akan digunakan untuk melakukan segala hal berhubungan dengan admnistrasi SIDIAN.
IV. TUGAS OPERATOR
Operator SIDIAN bertugas :
1. Menambahkan Lokasi Presensi
2. Menambahkan dan mengurangi data PNS
3. Memberikan keterangan tambahan rekaman presensi 4. Membantu aktifasi SIDIAN versi Mobile (MOBSI Versi 2) 5. Melakukan konfigurasi PNS dan lokasi presensinya 6. Mengunduh rekapitulasi kehadiran
V. CARA PENGGUNAAN APLIKASI
Operator dapat mengakses portal SIDIAN di alamat :
http://apik.gunungkidulkab.go.id/sidian
Pada halaman login akan tampil seperti gambar berikut :
Masukkan username dan password yang sudah didaftarkan, setelah berhasil akan muncul halaman utama (dasboard) seperti berikut :
Menu aplikasi terdapat di sidebar kiri.
a. Menambah dan Mengurangi Data PNS di Unit Kerja
Operator dapat menambahkan dan mengurangi data PNS yang muncul dalam daftar, hal ini dikarenakan seorang PNS tidak selalu melakukan presensi pada OPD yang telah ditentukan sesuai informasi kepegawaian (misal SPT, Diperbantukan pada unit atau OPD lain.) , sehingga perlu dilakukan penambahan ataupun pengurangan PNS yang dapat melakukan presensi di unit kerja.
Untuk menambah / mengurangi data pns, langkah-langkah yang dilakukan adalah : 1. Pilih menu Daftar PNS => Muncul Daftar PNS (sesuai dengan stuktur
organisasi)
2. Klik Delete untuk menghapus PNS dari daftar
3. Klik Add Pemangku untuk menambahkan data
pemangku jabatan pada stuktur induk (Pejabat stuktural / Kepala Sekolah / Kepala Puskesmas).
4. Klik Add JF/JP untuk menambahkan data PNS di bawah struktur tertentu.
b. Memberikan Keterangan Tambahan Rekaman Presensi
6. Diklat PIM
7. Tanpa Keterangan
8. Tidak Dapat Menggunakan MOBSI
Khusus keterangan nomor 8 (delapan) ”Tidak Dapat Menggunakan MOBSI”
merupakan keterangan bagi PNS yang tidak dapat menggunakan MOBSI dikarenakan suatu hal yang dapat disebut force major, seperti bencana alam, blank area internet.
Cara menambah keterangan hasil rekamana presensi adalah : 1. Klik Menu Rekaman Presensi,
2. Pilih tanggal sesuai yang maksud ,
3. Klik Ambil Rekaman Presensi
Kemudian akan muncul informasi rekaman presensi pada tanggal yang dimaksud, Selanjutnya pilih keterangan rekaman PNS.
4. Dan terakhir klik Beri Keterangan,
5. Akan menampilkan jendela konfirmasi, silahkan lanjutkan konfirmasi tersebut.
Khusus keterangan tidak dapat menggunakan MOBSI.
Maka Operator harus mengisikan jenis kehadiran dan waktu (dalam jam dan menit)
c. Unduh Rekapitulasi Kehadiran
Menu unduh digunakan untuk melakukan unduh hasil rekaman presensi setelah dilakukan pengolahan data (memberi keterangan rekaman seperti nomor b ).
Langkah-langkah untuk mengunduh rekapitulasi adalah sebagai berikut : 1. Klik Menu Rekaman Presensi,
2. Pilih tanggal sesuai yang maksud ,
3. Klik Ambil Rekaman Presensi
Kemudian akan muncul informasi rekaman presensi pada tanggal yang dimaksud,
4. Selanjutnya klik Unduh Rekapitulasi
d. SIDIAN Versi Mobile (MOBSI Versi 2)
SIDIAN Versi Mobile atau saat ini familiar dengan MOBSI (Mobile Presensi) Versi 2 merupakan pengembangan dari Versi 1.
Pengembangan yang dilakukan antara lain :
1. Menambahkan SSL (Secure Socket Layer) untuk pengamanan transfer data dari perangkat mobile menuju server.
2. Pengamanan Token yang dikirim ke perangkat mobile dan hanya aktif selama 10 (menit) untuk menjamin bahwa data yang dikirim adalah dari perangkat yang aktif.
3. Fitur Aktifasi Registrasi dengan melakukan pemindaian QRCODE menggunakan perangkat mobile yang sebelumnya PNS harus melakukan request activation melalui portal https://mpresensi.gunungkidulkab.go.id dengan data user dan password APIK (Aplikasi Pelayanan Informasi Kepegawaian) yang dimiliki oleh PNS. Hal ini dilakukan untuk menjamin bahwa PNS yang melakukan pendaftaran adalah PNS yang tercatat di dalam database kepegawaian di BKPPD Kabupaten Gunungkidul.
4. MOBSI Versi 2 sudah dilakukan pentest oleh Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN) per tanggal 19 April 2018 dengan hasil tingkat kerawanan LOW (relatif aman , belum ditemukan celah kerawanan), dan akan selalu dilakukan updating keamanan demi menjaga keamanan informasi MOBSI.
Untuk melakukan instalasi MOBSI Versi 2, terlebih dahulu PNS mengunduh file installer Application Package File, APK melalui https://mpresensi.gunungkidulkab.go.id. Mekanisme unduh APK dapat dilakukan melalui :
1. Dapat langsung diunduh menggunakan perangkat mobile android PNS,
2. Unduh melalui komputer yang terhubung dengan internet kemudian copy file mobsi2.apk ke dalam perangkat android.
3. File sharing antar perangkat mobile, Bluetooth, ShareIT dan lain-lain.
e. Menambah Lokasi Presensi
Operator dapat menambahkan titik lokasi presensi di unit kerja. Hal ini dilakukan untuk lokasi-lokasi unit kerja yang di luar radius titik presensi OPD, misal BPP Dinas Pertanian dan Pangan, UPT Puskeswan, NOC Diskominfo, PNS Disdukcapil yang ditugaskan di wilayah kecamatan, dan lain sebagainya. Sehingga PNS yang jauh dari titik lokasi OPD dapat melakukan presensi pada wilayah-wilayah tersebut.
Langkah-langkah menambahkan lokasi presensi adalah sebagai berikut :
1. Klik Menu Data Lokasi Presensi
Akan muncul daftar lokasi presensi pada unit kerja,
2. Tambahkan nama lokasi presensi, titik lintang (lattitude), dan Bujur (Longitude) 3. Kemudian tekan Simpan
f. Konfigurasi PNS dan Lokasi Presensinya
Setelah melakukan pendataan lokasi presensi, selanjutnya operator dapat menentukan seorang PNS dapat melakukan presensi di suatu lokasi presensi.
Langkah-langkah konfigurasi PNS dan lokasi presensinya adalah sebagai berikut :
1. Klik Menu MOBSI PNS
2. Akan muncul daftar PNS, dan selanjutnya pilih lokasi presensi dari PNS yang dimaksud.
g. Reset Registrasi
Reset registrasi adalah menu operator yang digunakan untuk menghapus data registrasi MOBSI dari seorang PNS. Hal ini dilakukan karena 1 (satu) orang PNS hanya dapat mendaftarkan 1 (satu) perangkat mobile. Sehingga PNS yang ganti perangkat, baik baru ataupun perangkat reset pengaturan pabrik perlu dilakukan reset data registrasi. Langkah-langkah reset registrasi adalah sebagai berikut :
1. Klik Menu Ganti Perangkat,
2. Masukkan NIP atau Nama PNS, lakukan pencarian
3. Tekan RESET
h. Membantu Aktifasi Registrasi MOBSI
Menu ini digunakan oleh operator untuk membantu menampilkan QRCODE dari PNS yang belum melakukan aktifasi, seperti berikut ini :
1. Klik Menu Bantu Aktifasi Perangkat Baru
2. Akan muncul daftar PNS yang telah register tetapi belum melakukan aktifasi.
3. Tekan Tampilkan QRCODE
Maka akan muncul QRCODE, sesuai dengan token dan perangkat dari PNS yang dimaksud.
4. Dengan menggunakan perangkat PNS yang dimaksud, lakukan aktifasi dengan scanning QRCODE yang muncul
i. Mengganti Password Operator
Untuk alasan keamanan, lakukan perubahan password secara berkala. Untuk mengganti password, klik menu User - > Ganti Password
Ganti Password.
VI. PENUTUP
Demikianlah Buku Operator SIDIAN ini dibuat, semoga dapat memberikan manfaat dan membantu proses administrasi kehadiran PNS di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Gunungkidul.
Kami mohon maaf, apabila dalam penyusuan buku materi ini terdapat kesalahan. Dan besar harapan kami kritik dan saran untuk kemajuan bersama. Amiin…
Gunungkidul, 17 September 2018
Kepala Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kabupaten Gunungkidul
[ttd]
Drs. SIGIT PURWANTO NIP. 196308141992031006
