4. ANALISA DAN PERANCANGAN
4.1. Kondisi Awal Perusahaan
PT. Sepanjang Baut Sejahtera (SBS) telah berpengalaman lebih dari 20 tahun dalam hal desain dan manufaktur alat-alat pengencang (fasteners) dalam banyak jenis, ukuran, dan penggunaan dibidang perminyakan, kelautan, sipil dan konstruksi, mebel, otomotif, industri peralatan berat dan ringan. Dengan ratusan mesin heading dan drat, serta puluhan mesin bolt former, perusahaan ini dapat melakukan produksi dengan kapasitas 15.000 ton per tahun. Berdasarkan kapasitas perusahaan ini, dapat dikatakan bahwa perusahaan ini telah mempunyai sistem yang dapat berjalan dengan baik untuk menjaga keseimbangan kerja antar departemen sehingga dapat menunjang produktivitas perusahaan.
PT. SBS telah menjalankan sistem dengan baik selama kurang lebih 25 tahun, tetapi sistem tersebut belum didokumentasikan sehingga tidak semua pekerja atau karyawan dalam perusahaan mengerti dengan jelas sistem perusahaan, hanya pekerja atau karyawan yang telah bekerja dalam waktu yang lama yang mengerti sistem perusahaan dengan jelas. Pada perusahaan ini rata-rata pekerja atau karyawan telah bekerja selama kurang lebih 15 tahun sehingga sistem perusahaan masih dapat berjalan dengan baik.
Sistem pendokumentasian sistem atau prosedur kerja sangat penting bagi perusahaan yang akan terus berjalan dalam jangka waktu yang panjang karena pekerja atau karyawan yang telah bekerja dalam waktu yang cukup lama dan mengerti dengan jelas sistem atau prosedur yang ada di perusahaan tentu saja tidak dapat selamanya terus bekerja di perusahaan tersebut sehingga dengan adanya sistem pendokumentasian yang baik tidak menyebabkan perusahaan bergantung pada pekerja atau karyawan tertentu. Maka dari itu sebagai perusahaan yang akan terus berkembang dalam jangka panjang, PT. SBS membutuhkan penerapan SOP sebagai standar prosedur operasional perusahaan.
4.2. Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi pada PT SBS terbagi menjadi 6 departemen, yang terdiri atas departemen management information systems (MIS), produksi, pembelian, finance and accounting (F&A), marketing, dan personalia. Seluruh departemen tersebut mempunyai kedudukan yang setara dan beberapa departemen membawahi beberapa divisi yang berkaitan langsung dengan departemen tersebut.
Kedudukan paling tinggi berada di tangan dewan direksi selaku pemilik perusahan yang membawahi secara langsung 6 departemen, dimana masing-masing departemen dipimpin oleh seorang manajer. Dalam setiap departemen terdapat beberapa divisi yang dipimpin oleh kepala bagian (kabag) yang bertanggung jawab secara langsung kepada manajer departemen. Untuk divisi yang memiliki bidang pekerjaan yang cukup luas, maka kabag dibantu oleh kepala seksi (kasie), dan kasubsie (kepala sub-seksi) yang bertanggung jawab secara langsung kepada kabag. Struktur organisasi PT. SBS dapat dilihat pada Gambar 4.1.
4.3. Proses Produksi Perusahaan
PT. SBS dapat memproduksi beratus-ratus jenis produk pengencang (fasteners) dan dapat memproduksi produk dengan jenis pesanan khusus.
Perusahaan ini melakukan proses produksi secara mass production dengan menghasilkan produk dalam jumlah banyak pada setiap proses produksinya.
Bahan baku utama dalam pembuatan produk adalah wirerod (gulungan kawat) yang terbuat dari baja, aluminium, tembaga dan besi. Secara garis besar, alur proses produksi perusahaan ini dapat dilihat pada Gambar 4.2.
Gambar 4.2. Alur Proses Produksi PT. SBS
Perusahaan ini juga menggunakan bermacam-macam mesin dengan fungsi yang berbeda-beda, antara lain:
• Mesin heading
Mesin heading merupakan mesin yang sangat berperan penting dalam pembuatan baut. Fungsi dari mesin ini adalah membentuk kepala dari setiap jenis baut, tetapi mesin ini tidak dapat membentuk kepala baut yang berbentuk segi enam.
• Mesin trimming
Mesin trimming memiliki fungsi yang hampir sama dengan mesin heading perbedaannya adalah mesin trimming hanya dapat memproduksi kepala baut yang berbentuk segi enam saja karena untuk membentuk kepala baut segi enam diperlukan pukulan yang lebih keras dan matras yang berbeda dengan kepala baut biasa.
• Mesin cutting
Mesin cutting berfungsi untuk memproduksi mur.
• Mesin as-potong
Mesin as-potong marupakan mesin yang berfungsi hanya untuk memproduksi stood, mesin ini hanya melakukan pemotongan bahan baku dengan ukuran panjang yang dibutuhkan.
• Mesin drating
Mesin drating berfungsi untuk membuat drat atau ulir. Di PT. SBS terdapat 3 jenis mesin drating, yakni mesin drating untuk pembuatan ulir baut, mesin drating untuk pembuatan ulir mur, dan mesin drating untuk pembuatan ulir stood.
• Mesin bolt former
Mesin bolt former berfungsi untuk memproduksi baut. Mesin ini merupakan gabungan dari mesin heading, trimming, dan drating. Mesin ini merupakan mesin otomatis yang dapat membentuk kepala dan ulir pada baut dalam 1 mesin.
Gambar 4.1. Struktur Organisasi PT. Sepanjang Baut Sejahtera (SBS)
Mesin-mesin tersebut telah tertata dengan rapi sesuai dengan urutan proses produksinya, dan terletak pada lantai produksi yang berada dalam 3 gedung yang berada di area pabrik PT. SBS. Denah lantai produksi pada perusahaan ini dapat dilihat pada Gambar 4.3.
KANTOR GUDANG MATRAS
MESIN HEADING RUANG
FINISHING BAKAR DIVISI MUR
DIVISI AS POTONG
Gambar 4.3. Denah Lantai Produksi di PT. SBS
4.4. Prosedur-Prosedur Operasional Kerja Perusahaan
PT. SBS mempunyai 6 departemen dengan tugas yang berbeda-beda sesuai dengan job description masing-masing manajer departemen. Seluruh departemen dalam perusahaan mempunyai bermacam-macam prosedur operasional kerja yang berbeda dan memiliki tujuan masing-masing, serta beberapa prosedur operasional kerja yang sama dan dapat dilakukan oleh seluruh departemen.
4.4.1. Prosedur Operasional Kerja pada Seluruh Departemen
Prosedur-prosedur operasional yang dapat dilakukan oleh seluruh departemen yang ada dalam perusahaan, antara lain:
A. Prosedur Permintaan Barang
Prosedur permintaan barang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan barang seluruh departemen dalam perusahaan. Seluruh departemen dapat membuat permintaan barang yang dibutuhkan baik secara lisan melalui telepon secara langsung ke divisi terkait atau melalui form yang diberikan kepada divisi terkait.
Kemudian staf divisi terkait melakukan pemeriksaan stok dan jika stok tersedia divisi tersebut akan mengirimkan barang yang diminta ke departemen yang membutuhkan barang tersebut. Namun jika stok tidak tersedia maka, staf divisi terkait tersebut akan melakukan prosedur permintaan pembelian ke departemen purchasing. Prosedur permintaan barang secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 1.
B. Prosedur Permintaan Pembelian
Prosedur permintaan pembelian merupakan prosedur yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan barang seluruh departemen dalam perusahaan oleh departemen purchasing. Seluruh departemen dalam perusahaan dapat membuat permintaan pembelian melalui form permintaan pembelian yang ditujukan ke departemen purchasing. Kemudian departemen purchasing melakukan verifikasi terhadap permintaan pembelian yang masuk, dan kemudian melakukan prosedur
pembelian untuk memenuhi kebutuhan barang seluruh departemen. Prosedur permintaan pembelian secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 2.
C. Prosedur Pengajuan Maintanance dan Overhaul
Prosedur pengajuan maintanance dan overhaul bertujuan untuk memperbaiki kerusakan yang terjadi pada peralatan listrik dan mesin yang terdapat pada seluruh departemen. Seluruh departemen wajib melakukan pengecekan secara rutin terhadap setiap peralatan listrik dan mesin yang digunakan, dan jika terjadi kerusakan, departemen tersebut dapat melakukan pengajuan maintanance dan overhaul ke secara lisan melalui telepon secara langsung ke divisi Technique and Development (T&D), dan staf T&D akan melakukan pengecekan dan perbaikan terhadap peralatan listrik dan mesin yang mengalami kerusakan. Lama pengecekan dan perbaikan bergantung pada kerusakan yang terjadi. Prosedur pengajuan maintanance dan overhaul secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 3.
4.4.2. Prosedur Operasional Kerja pada Departemen Management Information System (MIS)
Dalam melaksanakan tugasnya manajer departemen MIS memiliki beberapa job description, antara lain :
• Menyusun sistem informasi managemen sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
• Melaksanakan maintenance terhadap hardware dan software.
• Mengawasi jalannya operasi pemasukan data secara keseluruhan.
• Menjaga kebersihan di tempat kerjanya.
Prosedur-prosedur operasional yang terdapat dalam departemen MIS, antara lain:
A. Prosedur Maintenance System
Prosedur maintanance system merupakan suatu prosedur yang dilakukan secara rutin oleh staf MIS untuk memastikan bahwa sistem informasi dalam perusahaan dapat berjalan dengan baik. Selain pengecekan secara rutin,
departemen MIS akan langsung melaksanakan prosedur ini jika mendapat komplain dari departemen-departemen yang mengalami kerusakan atau masalah pada sistem komputer, komplain diajukan secara lisan melalui telepon yang ditujukan secara langsung ke departemen MIS. Selain untuk memperbaiki sistem informasi, prosedur ini juga bertujuan untuk memastikan apakah departemen- departemen dalam perusahaan membutuhkan penambahan sistem atau tidak.
Prosedur maintanance system secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 4.
B. Prosedur Maintanance Hardware
Prosedur maintanance hardware merupakan suatu prosedur yang akan dilakukan secara langsung ketika departemen MIS menerima komplain dari departemen yang mengalami kerusakan hardware komputer, seperti: mouse, keyboard, monitor, dan modem. Pengajuan komplain dilakukan secara lisan melalui telepon yang ditujukan secara langsung ke departemen MIS. Jika staf MIS tidak dapat memperbaiki kerusakan yang terjadi, maka staf MIS akan melakukan prosedur permintaan pembelian kepada departemen purchasing untuk membelikan hardware komputer yang baru. Prosedur maintanance hardware secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 5.
4.4.3. Prosedur Operasional Kerja pada Departemen Produksi
Departemen produksi membawahi 3 divisi, yakni divisi proses produksi, divisi Technique and Development (T&D), dan divisi Production Planning and Control (PPC). Dalam melaksanakan tugasnya manajer departemen produksi memiliki beberapa job description, antara lain :
• Memproduksi produk sesuai dengan spesifikasi dari pelanggan
• Menyusun jadwal kinerja mesin dengan sebaik-baiknya
• Menjaga dan menggunakan mesin produksi dengan baik dan benar
• Menjaga kebersihan tempat kerjanya
4.4.3.1. Prosedur Operasional Kerja pada Divisi Proses Produksi
Dalam melaksanakan tugasnya kepala bagian divisi proses produksi memiliki beberapa job description, antara lain :
• Mengatur penurunan Perintah Produksi (PP) ke kepala divisi.
• Mengontrol kelancaran dan kebenaran dalam administrasi produksi.
• Bekerjasama dengan divisi PPC agar proses produksi berjalan dengan lancar.
• Membuat laporan penggunaan bahan baku yang digunakan per-PP dan hasil produksi dari PP tersebut.
• Menjaga kebersihan tempat kerja.
Prosedur-prosedur operasional yang terdapat dalam divisi proses produksi, antara lain:
A. Prosedur Permintaan Matras
Prosedur permintaan matras merupakan prosedur yang dapat dilakukan setelah prosedur pelengkapan PP yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan matras yang dibutuhkan departemen produksi dalam menjalankan proses produksi. Departemen produksi mengajukan permintaan matras ke divisi gudang matras dengan menggunakan form permintaan matras, dan kemudian divisi gudang matras akan mengirim matras ke departemen produksi dengan menggunakan dokumen bukti pemakaian bahan (PMBHN), jika matras yang dibutuhkan tidak tersedia maka akan dilakukan prosedur pembuatan matras oleh divisi T&D. Prosedur permintaan matras secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 6.
B. Prosedur Proses Produksi (Baut, Kawel, Stood, Mur, dan Tapping
Departemen produksi membawahi 5 divisi, yakni: divisi as-potong, heading, bolt former, mur, dan malam, dimana masing-masing divisi menghasilkan produk dengan jenis yang berbeda dan menggunakan mesin yang berbeda pula, akan tetapi prosedur untuk masing-masing divisi secara umum tidak berbeda jauh.
Prosedur proses produksi merupakan prosedur yang dapat dilakukan setelah prosedur pelengkapan PP yang bertujuan untuk menghasilkan produk sesuai dengan PP. Setelah divisi-divisi produksi menerima bahan baku dan matras dari departemen PPC, staf produksi mempersiapkan mesin yang akan digunakan dan kemudian melakukan percobaan produksi terlebih dahulu, setelah mesin siap untuk digunakan dan hasil percobaan produksi telah menghasilkan produk yang sesuai dengan PP, staf produksi diperbolehkan untuk mulai melakukan proses produksi. Lama proses produksi bergantung dengan jumlah barang yang akan diproduksi, dan setelah proses produksi selesai staf produksi akan melakukan prosedur pengiriman hasil produksi. Prosedur proses produksi secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 7, dan prosedur proses produksi untuk baut, kawel, stood, mur, dan tapping secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 8-12.
C. Prosedur Pengiriman Hasil Produksi
Prosedur pengiriman hasil produksi merupakan prosedur yang dilakukan setelah prosedur proses produksi. Jika produk hasil produksi membutuhkan proses finishing lebih lanjut maka staf produksi akan melakukan prosedur finishing, akan tetapi jika tidak membutuhkan proses finishing staf produksi akan mengirim produk hasil produksi ke gudang packing dengan menggunakan dokumen bukti transfer inventori (TRSIN). Prosedur pengiriman hasil produksi secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 13.
D. Prosedur Finishing
Prosedur finishing merupakan prosedur yang dapat dilakukan setelah prosedur pengiriman hasil produksi. Proses finishing dapat dilakukan di dalam maupun di luar perusahaan. Proses finishing di dalam perusahaan dapat dilakukan dengan 2 cara, yakni proses bakar dan proses oven, proses bakar dilakukan oleh staf produksi sedangkan proses oven dilakukan oleh staf gudang divisi gudang bahan sehingga staf produksi harus mengirim hasil produksi ke divisi gudang bahan terlebih dahulu. Jika proses finishing dilakukan di luar perusahaan, staf produksi harus membuat Surat Jalan (SJ) ke perusahaan terkait dan pengiriman dapat dilakukan melalui 2 cara, yakni perusahaan yang mengirimkan hasil
produksi atau hasil produksi diambil oleh perusahaan terkait. Dan setelah proses finishing dilakukan baik didalam maupun diluar perusahaan, produk hasil finishing dikirim ke gudang packing dengan menggunakan dokumen bukti transfer inventori (TRSIN). Prosedur finishing secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 14.
E. Prosedur Pengembalian Bahan Baku
Prosedur pengembalian bahan baku dilakukan setelah prosedur proses produksi. Jika terdapat kelebihan bahan pada proses produksi maka staf produksi wajib mengembalikan kelebihan bahan ke divisi gudang bahan dengan menggunakan dokumen bukti retur bahan (RTBHN), dan kemudian staf gudang divisi gudang bahan membuat laporan retur bahan. Prosedur pengembalian bahan baku secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 15.
F. Prosedur Pengembalian Matras
Prosedur pengembalian matras dilakukan setelah prosedur proses produksi. Matras yang digunakan dalam proses produksi dapat digunakan lebih dari satu kali sehingga setelah proses produksi selesai dilakukan, maka staf produksi wajib mengembalikan matras ke divisi gudang matras dengan menggunakan dokumen bon retur matras. Jika terjadi kerusakan pada matras pada saat atau setelah proses produksi berlangsung, maka staf produksi wajib membuat laporan kerusakan matras terlebih dahulu, dan kemudian mengembalikan matras tersebut ke gudang matras. Prosedur pengembalian matras secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 16.
G. Prosedur Penanganan Limbah
Prosedur penanganan limbah dilakukan setelah prosedur proses produksi yang bertujuan untuk mengatur atau mengolah limbah agar tidak mencemari lingkungan, dan mematuhi peraturan pemerintah mengenai pengolahan limbah.
Staf pengolahan limbah menempatkan limbah pabrik di TPS LB3 didalam area perusahaan, dan kemudian melakukan proses pengolahan limbah. Jika hasil pengolahan limbah berupa air kotor maka staf pengolahan limbah akan melakukan
proses pengolahan limbah tahap selanjutnya, dan jika hasil pengolahan limbah berupa lumpur maka staf pengolahan limbah akan mengirimkan limbah ke bagian pengolahan limbah diluar perusahaan karena perusahaan tidak dapat mengolah limbah berupa lumpur. Prosedur penanganan limbah secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 17.
4.4.3.2. Prosedur Operasional Kerja pada Divisi Technique and Development (T&D)
Dalam melaksanakan tugasnya kepala bagian divisi T&D memiliki beberapa job description, antara lain :
• Melakukan maintenance secara berkala terhadap seluruh peralatan listrik dan mesin produksi dalam perusahaan.
• Membuat laporan mengenai kondisi mesin produksi secara keseluruhan dan berkala.
• Selalu berkoordinasi dengan departemen PPC, operator, dan kepala divisi dalam melakukan perawatan mesin.
• Selalu membantu divisi yang lain agar kinerja divisi lain meningkat.
• Menjaga kebersihan di tempat kerjanya
Prosedur-prosedur operasional yang terdapat dalam divisi T&D, antara lain:
A. Prosedur Penanganan Maintanance & Overhaul
Prosedur penanganan maintanance & overhaul merupakan prosedur yang akan dilakukan secara langsung ketika divisi T&D mendapat pengajuan maintanance dan overhaul dari departemen yang mengalami kerusakan pada peralatan listrik atau mesin. Pengajuan dilakukan secara lisan melalui telepon yang ditujukan secara langsung ke divisi T&D. Setelah menerima pengajuan maintanance dan overhaul, staf T&D akan melakukan pengecekan di lapangan dan kemudian melakukan perbaikan atas kerusakan yang terjadi. Lama proses pengecekan dan perbaikan bergantung pada kerusakan yang terjadi, dan setelah proses perbaikan staf T&D melakukan pencatatan log-book mesin yang berisi
tentang data-data mesin. Prosedur penanganan maintanance & overhaul secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 18.
B. Prosedur Pembuatan Matras
Prosedur pembuatan matras merupakan prosedur yang dilakukan setelah divisi proses produksi melakukan prosedur permintaan matras yang bertujuan untuk memenuhi permintaan matras yang dibutuhkan untuk melakukan proses produksi. Pada awalnya staf T&D akan membuat gambar matras sesuai dengan PP dari divisi proses produksi terlebih dahulu dengan menggunakan komputer, kemudian staf T&D bagian bengkel membuat matras sesuai dengan gambar matras yang telah dibuat. Setelah matras yang dibutuhkan telah selesai dibuat, maka staf T&D akan mengirimkan matras ke divisi proses produksi. Jika matras tidak dapat dibuat, maka staf T&D akan melakukan prosedur permintaan pembelian ke departemen purchasing untuk membeli matras diluar perusahaan.
Prosedur pembuatan matras secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 19.
4.4.3.3. Prosedur Operasional Kerja pada Divisi Production Planning and Control (PPC)
Dalam melaksanakan tugasnya kepala bagian divisi PPC memiliki beberapa job description, antara lain :
• Mengatur penurunan Perintah Produksi (PP) ke seluruh departemen produksi.
• Bekerjasama dengan kepala produksi dan kepala bagian T&D dalam penyedian matras dan sparepart lainnya yang digunakan untuk kelancaran produksi.
• Melangkapi matras dan sparepart yang tidak ada.
• Mengetahui keadaan bahan baku dan pembantu.
• Membantu kepala bagian produksi dalam hal kelancaran mesin produksi.
• Mengetahui posisi stok matras, sparepart, dan barang penunjang produksi.
• Memberikan laporan hasil produksi per mesin setiap minggu sekali.
• Memberikan laporan tentang jenis-jenis order per minggu.
• Menjaga kebersihan tempat kerjanya.
Prosedur-prosedur operasional yang terdapat dalam divisi PPC, antara lain:
A. Prosedur Pelengkapan Perintah Produksi
Prosedur pelengkapan perintah produksi merupakan prosedur yang dilakukan setelah prosedur tindak lanjut penerimaan order yang dilakukan oleh departemen marketing yang bertujuan untuk melengkapi PP dengan lebih detail agar PP yang akan didistribusikan ke seluruh departemen produksi menjadi lebih jelas. Dengan berdasar pada tanda terima pesanan (MKTTP) yang dibuat oleh departemen marketing, staf PPC melakukan pengecekan stok bahan pada gudang bahan dan stok matras pada gudang matras, jika stok bahan dan matras tersedia maka staf PPC melengkapi PP yang telah dibuat oleh departemen marketing sebelumnya, kemudian staf PPC mendistribusikan PP tersebut ke seluruh departemen produksi. Dan jika stok bahan dan matras tidak tersedia maka staf PPC melakukan prosedur permintaan pembelian yang ditujukan ke departemen purchasing terlebih dahulu. Prosedur pelengkapan perintah produksi secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 20.
B. Prosedur Pengiriman Bahan Baku
Prosedur pengeluaran bahan baku merupakan prosedur yang dilakukan setelah prosedur pelengkapan perintah produksi dilakukan yang bertujuan untuk mengirimkan bahan baku ke divisi proses produksi. Setiap proses pengeluaran bahan baku di gudang bahan harus disetujui oleh kepala gudang, dan setelah bahan baku dikeluarkan dari gudang bahan staf PPC bagian gudang bahan melakukan prosedur pencucian dan penarikan sehingga bahan baku benar-benar siap untuk digunakan dan memenuhi spesifikasi yang dibutuhkan. Setelah melalui proses cuci dan tarik, bahan baku dikirim ke divisi proses produksi dengan menggunakan dokumen bukti pemakaian bahan (PMBHN). Prosedur pengiriman bahan baku secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 21.
C. Prosedur Pencucian dan Penarikan Bahan Baku
Prosedur pencucian dan penarikan bahan baku merupakan prosedur yang bertujuan agar bahan baku benar-benar layak untuk diproses. Proses pencucian bertujuan untuk membersihkan bahan baku yang berupa wirerod agar bersih dari kerak atau karat yang dapat mengurangi tingkat kualitas produk, sedangkan proses penarikan bertujuan untuk menyesuaikan diameter wirerod sesuai dengan kebutuhan atau permintaan. Proses pencucian menggunakan berbagai macam bahan, yakni: HCL, air, replaynesing, ironfree, dan cairan hilub. Setelah proses pencucian bahan staf gudang membuat laporan harian pencucian bahan dan kemudian mengirimkan bahan ke bagian penarikan bahan. Dan setelah proses penarikan bahan, staf gudang membuat bukti assembling (ASMIN) karena terjadi perubahan ukuran pada bahan baku. Prosedur pencucian dan penarikan bahan secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 22.
D. Prosedur Penghitungan Stok Barang pada Seluruh Gudang
Prosedur penghitungan stok barang pada seluruh gudang bertujuan untuk menghindari terjadinya kehilangan stok barang pada gudang yang tentu saja akan menyebabkan kerugian material bagi perusahaan, selain itu penghitungan stok juga berguna untuk mengetahui berapa banyak cadangan stok barang yang dimiliki perusahaan agar tidak terjadi kekurangan stok yang dapat menghambat produktivitas perusahaan. Penghitungan stok dilakukan dengan membandingkan jumlah stok barang pada gudang dengan data stok barang yang terdapat pada komputer. Jika hasil perbandingan masih belum tepat, staf PPC melakukan analisa data stok barang dengan menggunakan dokumen bukti pemakaian bahan (PMBHN) dan retur bahan (RTBHN) dan membandingkannya dengan laporan penerimaan barang (LPBIN) yang masuk ke dalam gudang. Setelah kesalahan ditemukan, staf PPC membuat berita acara dan membuat pembetulan data stok agar stok barang pada gudang sesuai dengan data stok barang pada komputer.
Prosedur penghitungan stok barang pada seluruh gudang secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 23.
E. Prosedur Penerimaan Bahan atau Barang dari Supplier
Prosedur penerimaan bahan atau barang dari supplier dilakukan setelah prosedur pembelian oleh departemen purchasing. Pada saat supplier mengirim barang pesanan ke perusahaan, staf gudang melakukan pengecekan apakah bahan atau barang pesanan sesuai dengan surat jalan. Jika bahan atau barang pesanan sesuai dengan surat jalan, maka staf gudang membuat laporan penerimaan barang (LPBIN) dan kemudian melakukan penyimpanan bahan atau barang pesanan, akan tetapi jika hasil pengecekan tidak sesuai dengan surat jalan maka staf gudang melakukan prosedur retur bahan. Prosedur penerimaan bahan atau barang dari supplier secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 24.
F. Prosedur Retur Bahan terhadap Supplier
Prosedur retur bahan terhadap supplier merupakan prosedur yang bertujuan untuk mengembalikan bahan atau barang pesanan dari supplier yang tidak sesuai dengan SJ. Jika kesalahan pengiriman yang terjadi masih dapat diterima, staf purchasing membuat berita acara dan meminta supplier untuk mengirim kekurangan bahan atau barang pesanan, namun apabila supplier tidak setuju maka staf gudang membuat laporan retur barang dan kemudian langsung mengembalikan barang kiriman supplier, dan jika kesalahan pengiriman yang terjadi tidak dapat diterima oleh perusahaan, maka pada saat supplier mengirimkan barang pesanan staf PPC akan langsung melakukan penolakan barang kiriman tersebut. Prosedur retur bahan terhadap supplier secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 25.
4.4.4. Prosedur Operasional Kerja pada Departemen Purchasing
Dalam melaksanakan tugasnya manajer departemen purchasing memiliki beberapa job description, antara lain :
• Menganalisa permintaan pembelian dari masing-masing departemen.
• Mencari barang yang paling berkualitas dengan harga yang paling rendah.
• Melanjutkan permintaan pembelian kepada pihak pembelian di Aneka Jaya.
• Menjaga kebersihan di tempat kerjanya.
Prosedur operasional yang terdapat dalam departemen purchasing, antara lain:
A. Prosedur Pembelian
Prosedur pembelian merupakan prosedur yang bertujuan untuk memenuhi permintaan pembelian dari seluruh departemen dalam perusahaan. Prosedur ini dilakukan setelah prosedur permintaan pembelian yang dapat dilakukan oleh seluruh departemen dalam perusahaan. Staf purchasing membuat rekapan permintaan pembelian yang telah diajukan oleh seluruh departemen, dan kemudian melakukan analisa data-data dari supplier dengan mempertimbangkan harga, kualitas, proses pengiriman, dll, kemudian staf purchasing membuat surat penawaran harga yang ditujukan kepada supplier, dan jika harga barang yang akan dibeli lebih dari 10 juta maka staf purchasing harus melakukan penawaran minimal kepada 3 supplier. Kemudian setelah menentukan supplier yang terbaik, staf purchasing membuat purchase order (PO) dan mengirimkannya ke supplier.
Prosedur pembelian secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 26.
4.4.5. Prosedur Operasional Kerja pada Departemen Finance and Accounting (F&A)
Dalam melaksanakan tugasnya manajer departemen F&A memiliki beberapa job description, antara lain :
• Mengawasi dan memeriksa semua pembelian, baik import maupun lokal.
• Mengatur hutang-hutang yang telah jatuh tempo.
• Mengatur penagihan-penagihan yang telah jatuh tempo.
• Mengawasi dan mengontrol cash flow
• Memeriksa dan mengontrol semua pengeluaran dan pemasukan di PT.
SBS.
• Memeriksa sistem pengganjian bulanan ataupun mingguan.
• Membuat laporan biaya produksi.
• Menyusun laporan laba rugi.
• Mengawasi dan mengontrol kebenaran stok bahan baku dan barang jadi.
• Membuat laporan mengenai bahan pembantu dan matras yang digunakan.
• Membuat laporan barang yang terjual.
• Menjaga kebersihan tempat kerja.
Prosedur operasional yang terdapat dalam departemen F&A, antara lain:
A. Prosedur Pembuatan Laporan Keuangan Bulanan
Prosedur pembuatan laporan keuangan bulanan merupakan prosedur yang merupakan kegiatan utama departemen F&A yang dilakukan secara rutin setiap hari kerja. Staf F&A melakukan verifikasi seluruh dokumen dari seluruh departemen yang melibatkan keuangan perusahaan. Departemen ini bertanggung jawab atas pembuatan jurnal transaksi, jurnal penyesuaian, dan general ledger, dan dengan gabungan 3 jurnal tersebut staf F&A dapat membuat laporan keuangan yang kemudian dipertanggung jawabkan kepada dewan direksi perusahaan. Prosedur pembuatan laporan keuangan bulanan secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 27.
4.4.6. Prosedur Operasional Kerja pada Departemen Marketing
Departemen marketing membawahi divisi packing dan divisi penjualan, dan dalam melaksanakan tugasnya manajer departemen marketing memiliki beberapa job description, antara lain :
• Menyusun program pemasaran yang mengacu pada program perusahaan.
• Melaksanakan program yang telah dibuat dan disepakati oleh dewan direksi perusahaan.
• Meningkatkan penjualan PT.SBS
• Melaporkan hasil kegiatan tiap bulan kepada pimpinan.
• Menjaga kebersihan tempat kerjanya.
Prosedur operasional yang terdapat dalam departemen marketing, antara lain:
A. Prosedur Tindak Lanjut Penerimaan Order
Prosedur tindak lanjut penerimaan order merupakan prosedur yang bertujuan untuk menindaklanjuti pesanan dari customer sehingga perusahaan dapat memenuhi permintaan dari customer. Awal dari prosedur ini adalah customer melakukan order barang ke departemen marketing, dan kemudian staf marketing melakukan pemeriksaan stok barang apakah perusahaan dapat langsung memenuhi permintaan pesanan dari customer. Jika stok barang sudah tersedia staf marketing akan langsung membuat tanda terima pesanan (MKTTP) dan mengirim barang pesanan ke customer. Jika stok tidak tersedia tetapi customer mau menunggu dalam jangka waktu yang dijanjikan, departemen marketing akan melakukan pengecekan stok bahan dan matras pada gudang dan jika stok bahan dan matras tersedia staf marketing akan membuat MKTTP dan PP yang kemudian diteruskan ke departemen PPC untuk melakukan prosedur pelengkapan PP.
Namun jika stok bahan dan matras tidak tersedia staf marketing melakukan prosedur permintaan pembelian terlebih dahulu kepada departemen purchasing.
Prosedur tindak lanjut penerimaan order secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 28.
B. Prosedur Penanganan Komplain
Prosedur penanganan komplain merupakan prosedur yang bertujuan untuk menanggapi komplain yang diajukan oleh customer perusahaan. Customer melakukan pengajuan komplain secara lisan melalui telepon secara langsung ke departemen marketing, kemudian staf marketing melakukan pengecekan ke divisi terkait yang berhubungan dengan produk yang telah dibeli oleh customer, dan jika terdapat kesalahan yang dilakukan oleh pihak perusahaan maka staf marketing akan menjanjikan ke customer untuk mengganti produk lama dengan produk yang baru, atau menambah produk jika kesalahan terjadi pada jumlah pengiriman. Jika tidak terjadi kesalahan oleh pihak perusahaan maka staf marketing akan melakukan penolakan atas retur/komplain yang diajukan, dan jika customer tetap tidak mau menerima produk tersebut maka akan dilakukan prosedur retur
penjualan barang. Prosedur penanganan komplain secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 29.
4.4.6.1. Prosedur Operasional Kerja pada Divisi Packing
Dalam melaksanakan tugasnya kepala bagian divisi packing memiliki beberapa job description, antara lain :
• Mengatur pengiriman barang ke pelanggan agar sesuai dengan waktu yang telah dijanjikan.
• Mengontrol stok serta hasil pengepakan barang setiap harinya.
• Memeriksa barang-barang yang dapat dari supplier setiap harinya.
• Memeriksa kualitas barang yang datang dari supplier.
• Menjaga kebersihan tempat kerja.
Prosedur-prosedur operasional yang terdapat dalam divisi packing, antara lain:
A. Prosedur Tindak Lanjut Penerimaan Barang Jadi dari Proses Luar
Prosedur tindak lanjut penerimaan barang jadi dari proses luar dilakukan setelah prosedur finishing dilakukan oleh divisi proses produksi yang bertujuan untuk menindaklanjuti barang hasil produksi yang telah melalui proses finishing.
Staf packing melakukan pengecekan barang hasil finishing dari divisi produksi apakah sesuai dengan SJ atau tidak dan kemudian melakukan prosedur pengepakan dan penyimpanan barang. Prosedur tindak lanjut penerimaan barang jadi dari proses luar secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 30.
B. Prosedur Pengepakan dan Penyimpanan Barang
Prosedur pengepakan dan penyimpanan barang dilakukan setelah prosedur tindak lanjut penerimaan barang jadi yang bertujuan untuk mengemas barang hasil produksi dan untuk menyimpan barang yang telah dikemas ke gudang packing agar produk siap untuk dikirim ke customer. Jika bahan pengemas yang dibutuhkan telah tersedia, staf packing langsung melakukan pengepakan sesuai dengan standar ukuran pengepakan yang telah ditetapkan oleh perusahaan
menggunakan dokumen bukti assembling barang (ASMIN), namun jika bahan pengemas tidak tersedia maka staf packing melakukan prosedur permintaan barang ke departemen purchasing. Setelah proses pengepakan dilakukan, staf packing melakukan penyimpanan dan penataan produk pada gudang packing.
Prosedur pengepakan dan penyimpanan barang secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 31.
C. Prosedur Pengiriman atau Pengeluaran Barang
Prosedur pengiriman atau pengeluaran barang dilakukan setelah prosedur pengepakan dan penyimpanan barang yang bertujuan untuk mengirim barang pesanan ke customer. Staf packing mempersiapkan barang yang akan dikirim ke customer dengan menyesuaikan pada SJ dan invoice yang telah dibuat, dan kemudian mengirimkan barang tersebut ke customer. Lama pengiriman barang bergantung pada perjanjian yang telah ditentukan sebelumnya. Prosedur pengiriman atau pengeluaran barang secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 32.
D. Prosedur Retur Penjualan Barang
Prosedur retur penjualan barang merupakan prosedur yang bertujuan untuk mengembalikan produk yang telah dikirim/dijual karena perusahaan mendapat komplain dari customer mengenai produk yang telah dikirim oleh perusahaan.
Setelah menerima produk dari customer, staf packing melakukan pengecekan terlebih dahulu apakah produk yang dikirim cacat atau tidak, jika produk memang mengalami kecacatan maka staf packing akan mengirim produk yang baru kepada customer, namun jika ternyata tidak terjadi kecacatan maka staf packing akan mengembalikan produk tersebut kepada customer. Prosedur retur penjualan barang secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 33.
E. Prosedur Pembelian Barang Jadi
Prosedur pembelian barang jadi merupakan prosedur yang bertujuan untuk memenuhi pesanan customer yang menginginkan untuk membeli mur atau baut secara berpasangan. Jika pasangan mur atau baut tidak ada maka divisi packing
dapat melakukan prosedur permintaan pembelian ke departemen purchasing.
Prosedur pembelian barang jadi secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 34.
4.4.7. Prosedur Operasional Kerja pada Departemen Human Resource and Development (HRD)
Dalam melaksanakan tugasnya manajer departemen HRD memiliki beberapa job description, antara lain :
• Memeriksa absensi dan gaji karyawan.
• Memonitor dan memberikan pengarahan kepada karyawan
• Memonitor dan memantau langsung ke lapangan atas jalannya peraturan perusahaan yang telah ditetapkan.
• Memberikan laporan absensi, kondisi karyawan kepada pimpinan perusahaan.
• Melaporkan dan mengajukan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK), dan pengangkatan karyawan kepada pimpinan perusahaan.
• Mengatur dan membuat sistem penggajian untuk semua karyawan perusahaan dan meminta pertimbangan kepada kepala bagian keuangan.
• Membuat perencanaan kebutuhan tenaga kerja.
• Membuat konsep mengenai pengembangan sumber daya manusia dan diajukan ke pimpinan perusahaan.
• Bertindak sebagai wakil perusahaan dalam memberikan keterangan kepada pihak luar.
Prosedur-prosedur operasional yang terdapat dalam departemen HRD, antara lain:
A. Prosedur Pembuatan Iklan Lowongan Pekerjaan
Prosedur pembuatan iklan lowongan pekerjaan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja seluruh departemen dalam perusahaan. Staf HRD menerima permohonan karyawan dari seluruh departemen melalui form permohonan karyawan, kemudian staf HRD melakukan evaluasi terhadap permintaan karyawan baru, dan kemudian membuat iklan lowongan pekerjaan,
baik melalui media maupun melalui referensi dari berbagai pihak. Prosedur pembuatan iklan lowongan pekerjaan secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 35.
B. Prosedur Penerimaan Karyawan Baru
Prosedur penerimaan karyawan baru dilakukan setelah prosedur permohonan karyawan baru yang bertujuan untuk melakukan seleksi terhadap lamaran pekerja yang masuk ke perusahaan. Staf HRD memeriksa dokumen lamaran yang masuk dengan menyesuaikan pada spesifikasi yang telah ditentukan, kemudian memberikan tes dan memberikan percobaan kerja selama 6 bulan bagi karyawan yang telah memenuhi spesifikasi, dan jika karyawan baru tersebut dapat menyelesaikan tes dan percobaan kerja dengan baik maka karyawan tersebut dapat diterima dalam perusahaan sebagai karyawan tetap.
Prosedur penerimaan karyawan baru secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 36.
C. Prosedur Evaluasi Karyawan
Prosedur evaluasi karyawan bertujuan untuk menilai apakah karyawan tersebut bekerja dengan baik sehingga layak untuk mendapat promosi, atau apakah karyawan tersebut dianggap tidak memberikan kontribusi bagi perusahaan sehingga perlu dilakukan penurunan jabatan atau bahkan dikeluarkan dari perusahaan. Staf HRD melakukan penilaian dengan menyebarkan form evaluasi ke kepala bagian seluruh departemen untuk menilai kinerja pekerja masing- masing, dan kemudian melakukan evaluasi dari form evaluasi yang dikembalikan lagi ke departemen HRD. Jika pekerja atau karyawan dianggap berprestasi dengan baik maka staf HRD akan mempertimbangkan apakah perlu diberikan promosi jabatan atau tidak, dan jika pekerja atau karyawan tidak bekerja dengan baik maka staf HRD akan mempertimbangkan apakah karyawan tersebut akan diturunkan jabatannya atau bahkan dikeluarkan. Staf HRD akan menganjurkan pekerja atau karyawan yang akan dikeluarkan untuk membuat surat pengunduran diri dan kemudian mengurus hak-hak karyawan tersebut sesuai dengan kebijakan dan
peraturan pemerintah. Prosedur evaluasi karyawan secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 37.
D. Prosedur Pemberian Gaji Karyawan
Prosedur pemberian gaji karyawan bertujuan untuk memberikan gaji kepada seluruh pekerja atau karyawan perusahaan dan mempertimbangkan apakah pekerja atau karyawan tersebut layak mendapat kenaikan gaji. Staf HRD membuat rekapan absensi karyawan dan mengumpulkan data performance appraisal karyawan untuk mempertimbangkan apakah karyawan berhak mendapat kenaikan gaji atau tidak dan membuat rekapan gaji karyawan. Kemudian staf HRD mengajukan rekapan gaji karyawan dan meminta persetujuan dewan direksi, tetapi jika tidak disetujui maka staf HRD akan membuat revisi gaji karyawan. Setelah rekapan gaji karyawan disetujui oleh dewan direksi maka staf HRD akan memberikan rekapan gaji karyawan ke departemen F&A untuk kemudian membagikan gaji kepada seluruh karyawan perusahaan. Prosedur pemberian gaji karyawan secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 38.
E. Prosedur Pemenuhan Permintaan Alat Tulis Kantor (ATK)
Prosedur permintaan ATK bertujuan untuk memenuhi kebutuhan alat tulis seluruh departemen dalam perusahaan oleh departemen HRD. Seluruh departemen wajib membuat rekapan penggunaan ATK dan rekapan tersebut harus disertai dengan persetujuan dari kepala bagian masing-masing departemen, dan kemudian membuat permintaan penggunaan ATK ke departemen HRD. Staf HRD akan memeriksa apakah stok ATK tersedia atau tidak, jika stok tersedia maka staf HRD akan memenuhi permintaan penggunaan ATK masing-masing departemen, tetapi jika stok tidak tersedia maka staf HRD dapat melakukan prosedur permintaan pembelian ke departemen purchasing. Prosedur pemenuhan permintaan ATK secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 39.
4.5. Analisa Prosedur Operasional Kerja Kondisi Awal
Setelah dilakukan pendokumentasian prosedur kerja pada masing-masing departemen, PT. SBS memiliki 49 prosedur kerja dengan rincian sebagai berikut:
1. Departemen MIS memiliki 2 prosedur kerja, yakni:
• Prosedur maintanance system
• Prosedur maintanance hardware
2. Departemen produksi memiliki 15 prosedur kerja yang terbagi dalam 3 divisi, yakni:
A. Divisi proses produksi memiliki 7 prosedur kerja, yakni:
• Prosedur permintaan matras
• Prosedur proses produksi
• Prosedur pengiriman hasil produksi
• Prosedur finishing
• Prosedur pengembalian bahan baku
• Prosedur pengembalian matras
• Prosedur penanganan limbah
B. Divisi PPC memiliki 6 prosedur kerja, yakni:
• Prosedur pelengkapan perintah produksi
• Prosedur penerimaan bahan atau barang dari supplier
• Prosedur retur bahan terhadap supplier
• Prosedur pengeluaran bahan baku
• Prosedur pencucian dan penarikan bahan baku
• Prosedur penghitungan stok barang C. Divisi T&D memiliki 2 prosedur kerja, yakni:
• Prosedur pembuatan matras
• Prosedur penanganan maintanance dan overhaul
3. Departemen purchasing hanya memiliki 1 prosedur kerja, yakni:
• Prosedur pembelian
4. Departemen F&A hanya memiliki 1 prosedur kerja, yakni:
• Prosedur pembuatan laporan keuangan
5. Departemen marketing memiliki 7 prosedur kerja dimana 5 prosedur kerja merupakan pekerjaan dari divisi packing yang merupakan bagian dari departemen marketing,yakni:
• Prosedur penanganan komplain
• Prosedur tindak lanjut penerimaan order A. Divisi packing memiliki 5 prosedur kerja, yakni:
• Prosedur tindak lanjut penerimaan barang dari proses luar
• Prosedur pembelian barang jadi
• Prosedur pengepakan dan penyimpanan barang
• Prosedur pengiriman atau pengeluaran barang.
• Prosedur retur penjualan barang
6. Departemen HRD memiliki 5 prosedur kerja, yakni:
• Prosedur pembuatan iklan lowongan pekerjaan
• Prosedur penerimaan karyawan baru
• Prosedur evaluasi karyawan
• Prosedur pemberian gaji karyawan
• Prosedur pemenuhan permintaan ATK
7. Seluruh departemen dapat melakukan 3 prosedur kerja, yakni:
• Prosedur permintaan barang
• Prosedur permintaan pembelian
• Prosedur pengajuan maintanance dan overhaul
Terdapat 6 departemen pada PT. SBS sehingga dapat dikatakan terdapat 18 prosedur kerja jika prosedur kerja yang dapat dilakukan oleh seluruh departemen didokumentasikan secara terpisah.
Pada prosedur operasional kerja kondisi awal dapat diketahui bahwa terdapat beberapa gudang pada perusahaan dengan pengontrolan oleh departemen yang berbeda. Gudang bahan dan pembantu berada di bawah pengontrolan departemen PPC, gudang pengemas berada di bawah pengontrolan departemen marketing (packing), sedangkan gudang ATK berada di bawah pengontrolan
departemen HRD. Dengan adanya beberapa gudang penyimpanan barang dengan pengontrolan oleh departemen yang berbeda departemen purchasing akan mengalami kesulitan untuk mengontrol permintaan pembelian dari masing-masing gudang karena masing-masing gudang dapat melakukan permintaan pembelian ke departemen purchasing. Penyaluran informasi stok bahan atau barang pada perusahaan juga menjadi tidak terpusat, dimana untuk mengetahui stok bahan atau barang secara keseluruhan harus menghubungi beberapa departemen yang berbeda terlebih dahulu.
Dari struktur organisasi PT. SBS dapat dilihat bahwa divisi PPC dan proses produksi berada pada departemen yang sama. Pada perusahaan besar seharusnya departemen PPC berdiri sendiri dan memiliki level yang sama dengan departemen produksi karena departemen PPC memiliki peran dan tanggung jawab yang besar dalam suatu perusahaan, dimana departemen PPC bertugas untuk membuat perencanaan produksi dari awal proses produksi hingga pengiriman sehingga dapat dikatakan departemen PPC berperan penting dalam menentukan produktivitas perusahaan.
4.6. Usulan Perbaikan
Terdapat beberapa usulan perbaikan untuk memperbaiki kekurangan yang terjadi pada PT. SBS, yakni perbaikan pengontrolan pada seluruh gudang, dan perbaikan pada struktur organisasi perusahaan. Dengan menerapkan usulan perbaikan, diharapkan perusahaan dapat berjalan dengan lebih baik lagi.
4.6.1. Usulan Perbaikan pada Seluruh Gudang
Dapat dilihat dari prosedur operasional kerja pada kondisi awal, bahwa terdapat beberapa gudang di PT. SBS dengan pengontrolan oleh departemen yang berbeda, seperti gudang bahan dan matras dikontrol oleh divisi PPC, gudang ATK dikontrol oleh departemen HRD, sedangkan gudang bahan pengemas berada di bawah tanggung jawab divisi packing. Pengontrolan beberapa gudang yang saling berkaitan oleh departemen yang berbeda akan memperlambat jalannya informasi yang dibutuhkan oleh departemen-departemen terkait yang membutuhkan
informasi mengenai stok barang di perusahaan. Akan lebih baik jika hanya terdapat 1 departemen yang bertanggung jawab pada seluruh gudang, meskipun di perusahaan ini terdapat beberapa gudang dengan lokasi yang berbeda. Gudang bahan baku, bahan pengemas, bahan pembantu, ATK, dan gudang matras lebih baik berada pada satu pengawasan dibawah divisi PPC.
Dengan adanya perubahan tanggung jawab divisi PPC maka sebaiknya divisi PPC diganti menjadi departemen Production Planning and Inventory Control (PPIC) karena tanggung jawab divisi PPC akan menjadi lebih luas.
Perubahan divisi PPC menjadi departemen PPIC akan memungkinkan terjadinya perubahan struktur organisasi perusahaan yang menyebabkan departemen PPIC perlu untuk menambah personil untuk bekerja di gudang ATK dan Packing.
Personil dapat didapat melalui mutasi karyawan dari divisi packing yang sebelumnya bertanggung jawab pada gudang bahan pengemas, dan personil dari departemen HRD yang sebelumnya bertanggung jawab pada pemenuhan ATK.
Keuntungan yang akan terjadi apabila usulan perbaikan ini diterapkan di PT. SBS, antara lain:
1. Sistem informasi mengenai stok barang di seluruh gudang pada PT. SBS menjadi terpusat pada departemen PPIC sehingga prosedur-prosedur operasional pada perusahaan akan menjadi lebih efisien karena tidak melibatkan beberapa departemen dalam hal pemenuhan kebutuhan stok barang.
2. Departemen purchasing hanya menerima permintaan pembelian hanya dari departemen PPIC. Pada kondisi awal perusahaan, seluruh departemen dapat melakukan permintaan pembelian ke departemen purchasing sehingga departemen purchasing mengalami kesulitan untuk mengontrol permintaan pembelian dari masing-masing departemen.
4.6.2. Usulan Perbaikan pada Departemen Produksi
Pada struktur organisasi PT. SBS, departemen produksi membawahi divisi PPC. Dengan adanya perbedaan tanggung jawab, akan lebih baik jika departemen produksi dan divisi PPC bekerja secara independen. Divisi PPC akan dirubah
menjadi departemen PPIC. Pada perusahaan manufaktur dengan skala besar, departemen PPIC memiliki pekerjaan dan tanggung jawab yang paling besar, dimana departemen PPIC melakukan perencaaan produksi dengan mempertimbangkan seluruh hal yang berkaitan sehingga produktivitas perusahaan merupakan tanggung jawab dari departemen PPIC.
Departemen PPIC akan membuat perintah produksi yang akan diterima oleh seluruh departemen yang terkait dalam proses produksi. Pada perintah produksi yang dikeluarkan oleh divisi PPC selama ini terdapat informasi mengenai jenis, bahan, warna, dan jumlah produk yang akan diproduksi.
Seharusnya departemen PPIC dapat membuat perintah produksi PPIC dengan lebih lengkap sesuai dengan kebutuhan dari masing-masing departemen yang bersangkutan, perintah produksi seharusnya berisi mengenai:
• Informasi bahan baku yang akan digunakan, beserta sisa bahan baku hasil produksi.
• Informasi bahan dan barang pembantu produksi, beserta sisanya.
• Informasi produk, beserta gambar tekniknya.
• Informasi matras, beserta keterangan matras (apakah dapat diproduksi sendiri atau tidak)
• Informasi bahan baku pembuat matras apabila matras dapat diproduksi.
• Informasi line produksi untuk setiap produknya.
• Informasi tanggal produksi, tanggal pengepakan, hingga tanggal pengiriman.
• Informasi bahan pengemas yang nantinya akan digunakan oleh divisi packing.
Dengan lengkapnya informasi yang terdapat pada perintah produksi yang dibuat oleh departemen PPIC, maka proses produksi hingga pengepakan barang akan dapat berjalan dengan lebih efisien, dimana setiap departemen tidak perlu melakukan permintaan barang karena pemenuhan kebutuhan barang telah diatur oleh departemen PPIC sesuai dengan perintah produksi yang telah dibuat. Dengan perintah produksi tersebut maka secara otomatis masing-masing gudang yang berada dibawah pengawasan oleh departemen PPIC akan mengirimkan barang
atau bahan yang dibutuhkan oleh departemen terkait, dan departemen PPIC akan menerima pengembalian barang atau bahan sesuai dengan perintah produksi sehingga memudahkan divisi gudang untuk melakukan penghitungan stok.
Dalam implementasi kerja, perintah produksi PPIC akan langsung terkirim melalui sistem komputer ke masing-masing departemen dan divisi terkait sesuai dengan kebutuhan departemen masing-masing. Sebagai contoh: departemen packing tidak akan menerima informasi jenis bahan yang digunakan, sisa bahan, melainkan hanya akan menerima informasi yang berhubungan dengan pekerjaan departemen packing saja, seperti kebutuhan bahan pengemas dan standar pengemasan barang, sedangkan departemen produksi hanya akan menerima informasi yang berhubungan dengan pekerjaan departemen produksi saja, seperti:
berapa banyak bahan dan barang pembantu produksi yang akan digunakan, bentuk dan jenis matras, gambar produk, hingga sisa pemakaian bahan. Dengan adanya sistem penyebaran perintah produksi seperti ini maka segala bentuk kesalahan dapat segera ditanggulangi dan diminimalisasi sekecil mungkin karena pengontrolannya dilakukan secara terpusat.
4.7. Penerapan Usulan Perbaikan Sesuai Kondisi Awal Perusahaan
PT. SBS dapat langsung menjalankan kedua usulan di atas tanpa harus merubah struktur organisasinya atau dapat langsung dilaksanakan pada kondisi saat ini. Usulan perbaikan pada departemen gudang hanya akan merubah prosedur operasional kerja dan pemusatan laporan pada seluruh gudang terhadap divisi PPC, sehingga hal ini tidak akan berpengaruh terhadap perubahan struktur kondisi awal perusahaan.
Usulan perbaikan pada departemen produksi dapat langsung dijalankan oleh manajemen PT. SBS, karena hal ini tidak akan berdampak terlalu signifikan terhadap keadaan awal dari PT. SBS. Usulan perbaikan ini hanya akan berpengaruh dalam hal penambahan informasi yang terdapat pada perintah produksi PPC saja, sehingga informasi tersebut akan menjadi sangat bermanfaat terhadap departemen yang lain. Terjadinya usulan perubahan struktur organisasi perusahaan yang dikarenakan adanya usulan perbaikan pada seluruh gudang dan
departemen produksi akan berfungsi sebagai penyetara atau penyeimbang antara masing-masing departemen sehingga seluruh departemen akan dapat saling bekerja sama. Dengan menjalankan usulan perbaikan pada stuktur organisasi yang lama akan menyebabkan terjadinya ketidaksesuaian wewenang dan tanggung jawab antara departemen yang lain dengan divisi produksi, PPIC, dan juga T&D, sehingga ketiga divisi tersebut terkesan kurang memiliki wewenang yang sama dengan departemen yang lainnya.
4.8. Usulan Perbaikan Struktur Organisasi Perusahaan
Usulan perbaikan yang diajukan akan lebih berfungsi dengan lebih baik apabila disertai adanya perubahan struktur organisasi di PT. SBS. Divisi proses produksi, PPC, dan T&D pada struktur organisasi yang sudah ada akan berubah menjadi departemen yang berdiri secara independen karena memiliki tugas dan tanggung jawab yang tidak berkaitan secara langsung, dan terdapat penambahan departemen umum dan maintanance yang berfungsi untuk menangani masalah- masalah umum yang terjadi di perusahaan, seperti perawatan kendaraan, dan perbaikan peralatan listrik sehingga jumlah departemen di PT. SBS dari 6 departemen menjadi 9 departemen, dan 9 departemen tersebut akan bekerja di bawah pengawasan dari General Manager (GM) yang akan bertanggung jawab secara langsung kepada dewan direksi. Gambar struktur organisasi usulan dapat dilihat pada Gambar 4.4.
4.9. Perubahan Prosedur Operasional Kerja
Dengan adanya beberapa usulan perbaikan diatas, maka prosedur-prosedur operasional kerja yang sudah ada akan mengalami perubahan karena terjadi perubahan tanggung jawab dan pekerjaan dari beberapa departemen.
4.9.1. Perubahan Prosedur Operasional Kerja pada Departemen Produksi
Pada departemen produksi terdapat penghapusan 2 prosedur operasional kerja kondisi awal, yakni prosedur permintaan matras dan prosedur pengiriman hasil produksi karena dengan usulan perbaikan yang diajukan departemen
produksi tidak perlu melakukan permintaan matras karena departemen PPIC akan langsung mengirimkan matras ke departemen produksi setelah PP diturunkan, dan departemen produksi tidak perlu melakukan prosedur pengiriman produksi karena proses pengiriman hasil produksi sudah termasuk dalam prosedur proses produksi usulan dan prosedur finishing produksi usulan. Jadi setelah usulan perbaikan diajukan prosedur operasional kerja pada departemen produksi menjadi 5 prosedur. Dan dari usulan perbaikan yang telah diajukan terdapat beberapa perubahan pada prosedur kerja yang sudah ada.
A. Prosedur Proses Produksi (Baut, Kawel, Stood, Mur, dan Tapping)
Perubahan yang terjadi pada prosedur proses produksi yang sudah ada adalah departemen produksi tidak perlu melakukan permintaan barang kepada gudang yang bersangkutan untuk memenuhi kebutuhan barang dalam proses produksi, melainkan masing-masing gudang akan langsung mengirimkan barang yang dibutuhkan dalam proses produksi seteleh perintah produksi PPIC dikeluarkan. Pada prosedur proses produksi perbaikan, prosedur pengiriman hasil produksi dihilangkan, dan jika hasil produksi perlu dilakukan proses finishing maka staf produksi akan melakukan prosedur finishing produksi tetapi jika tidak diperlukan proses finishing maka staf produksi akan langsung mengirimkan hasil produksi ke divisi packing. Prosedur proses produksi usulan secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 40, dan prosedur proses produksi baut, kawel, stood, mur, dan tapping usulan secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 41-45.
B. Prosedur Finishing Produksi
Prosedur finishing produksi merupakan perbaikan dari prosedur finishing yang sudah ada. Pada prosedur finishing produksi, departemen produksi bertanggung jawab pada proses oven sedangkan pada prosedur finishing pada kondisi awal yang bertanggung jawab pada proses oven adalah divisi PPC.
Dengan adanya perubahan tanggung jawab ini maka barang hasil produksi dapat langsung diproses oven oleh staf produksi tanpa harus mengirimkannya ke divisi gudang bahan terlebih dahulu sehingga waktu yang digunakan menjadi lebih
efisien. Prosedur finishing produksi usulan secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 46.
C. Prosedur Pengembalian Bahan Baku
Perubahan yang terjadi pada prosedur pengembalian bahan baku adalah dengan dikeluarkannya perintah produksi dari PPIC, departemen produksi dapat mengetahui berapa banyak kelebihan bahan baku yang harus dikembalikan ke divisi gudang bahan sehingga staf produksi harus lebih hati-hati dalam melakukan setup mesin dan percobaan produksi sehingga sisa bahan yang harus dikembalikan harus sesuai dengan perintah produksi PPIC. Jika teradapat selisih jumlah bahan yang dikembalikan, maka departemen produksi harus membuat berita acara ketidak-sesuaian sisa bahan baku. Prosedur pengembalian bahan baku usulan secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 47.
4.9.2. Perubahan Prosedur Operasional Kerja pada Departemen T&D
Departemen T&D tidak mengalami penambahan ataupun pengurangan prosedur operasional kerja kondisi awal sehingga prosedur kerja pada departemen ini tetap berjumlah 2 prosedur. Dan dari usulan perbaikan yang telah diajukan terdapat beberapa perubahan pada prosedur kerja yang sudah ada.
A. Prosedur Pembuatan Matras
Perubahan yang terjadi pada prosedur pembuatan matras adalah divisi T&D tidak perlu melakukan prosedur permintaan barang untuk memenuhi kebutuhan bahan dalam melakukan pembuatan matras, dan gambar matras akan dibuat sebelum perintah produksi PPIC dikeluarkan karena divisi T&D akan membantu departemen PPIC untuk membuat gambar desain matras sebelum departemen PPIC mengeluarkan perintah produksi. Prosedur pembuatan matras usulan secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 48.
B. Prosedur Penanganan Overhaul
Prosedur penanganan overhaul merupakan prosedur yang akan dilakukan secara langsung ketika divisi T&D mendapat pengajuan overhaul dari departemen
yang mengalami kerusakan pada mesin. Pengajuan dilakukan secara lisan melalui telepon yang ditujukan secara langsung ke divisi T&D. Setelah menerima pengajuan overhaul, staf T&D akan melakukan pengecekan di lapangan dan kemudian melakukan perbaikan atas kerusakan yang terjadi. Lama proses pengecekan dan perbaikan bergantung pada kerusakan yang terjadi, dan setelah proses perbaikan staf T&D melakukan pencatatan log-book mesin yang berisi tentang data-data mesin. Prosedur penanganan overhaul usulan secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 49.
4.9.3. Perubahan Prosedur Operasional Kerja pada Departemen PPIC
Pada departemen PPIC terdapat penambahan 3 prosedur dari prosedur operasional kerja kondisi awal, yakni prosedur permintaan pembelian, prosedur verifikasi penerimaan order, dan prosedur pemenuhan permintaan ATK sehingga prosedur kerja pada departemen PPIC menjadi 9 prosedur kerja. Dan dari usulan perbaikan yang telah diajukan terdapat beberapa perubahan pada prosedur kerja yang sudah ada.
A. Prosedur Verifikasi Penerimaan Order
Prosedur verifikasi penerimaan order merupakan prosedur tambahan pada departemen PPIC yang bertujuan untuk menjawab pertanyaan departemen marketing mengenai kesanggupan departemen PPIC dalam memenuhi permintaan order dari customer. Staf marketing akan menanyakan kesanggupan produksi untuk memenuhi permintaan customer secara lisan melalui telepon secara langsung ke departemen PPIC, kemudian staf PPIC akan melakukan pengecekan stok pada gudang bahan baku dan matras, serta jadwal line produksi sehingga staf PPIC dapat memperhitungkan jangka waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi order dari customer. Prosedur verifikasi penerimaan order usulan secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 50.
B. Prosedur Tindak Lanjut Pelengkapan Perintah Produksi
Prosedur tindak lanjut pelengkapan perintah produksi merupakan pengembangan dari prosedur pelengkapan perintah produksi yang sudah ada, pada
prosedur ini departemen PPIC dapat melakukan pengecekan semua stok barang yang dibutuhkan untuk memproduksi produk hingga proses pengepakan, sedangkan pada prosedur pelengkapan perintah produksi yang sudah ada divisi PPC hanya melakukan pengecekan stok bahan dan matras sehingga nantinya pada saat selesai produksi, departemen lain yang terkait akan melakukan pengecekan stok secara individu, seperti divisi packing yang akan melakukan pengecekan bahan pengemas setelah menerima hasil produksi dan jika bahan pengemas tidak tersedia maka akan menghambat waktu pengepakan barang, hal ini dapat dihilangkan jika departemen PPIC melakukan pengecekan stok terlebih dahulu sebelum proses produksi dilakukan. Prosedur tindak lanjut pelengkapan perintah produksi usulan secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 51.
C. Prosedur Pengiriman Bahan Baku dan Pembantu, Matras, dan Bahan Pengemas
Prosedur pengiriman bahan baku, matras, bahan pembantu, dan bahan pengemas merupakan pengembangan dari prosedur pengiriman bahan baku.
Perbedaanya adalah pada prosedur perbaikan ini masing-masing gudang dapat melakukan pengiriman bahan dan barang setelah perintah produksi dari PPIC dikeluarkan, sedangkan pada prosedur pengiriman bahan baku yang sudah ada hanya gudang bahan baku yang langsung melakukan pengiriman bahan setelah perintah produksi PPIC dikeluarkan sedangkan untuk matras, bahan pembantu, dan bahan pengemas harus melalui prosedur permintaan barang terlebih dahulu.
Prosedur pengiriman bahan baku, matras, bahan pembantu, dan bahan pengemas usulan secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 52,53, dan 54.
D. Prosedur Pemenuhan Permintaan Alat Tulis Kantor (ATK)
Perubahan yang terjadi pada prosedur pemenuhan permintaan ATK adalah departemen yang bertanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan ATK seluruh departemen adalah departemen PPIC dimana gudang ATK akan berada dibawah tanggung jawab departemen PPIC, dan permintaan pembelian ATK hanya dapat dilakukan oleh departemen PPIC ke departemen purchasing. Prosedur pemenuhan permintaan ATK usulan secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 55.
4.9.4. Perubahan Prosedur Operasional Kerja pada Divisi Purchasing
Departemen purchasing tidak mengalami penambahan ataupun pengurangan prosedur operasional kerja kondisi awal sehingga prosedur kerja pada departemen ini tetap 1 prosedur. Dan dari usulan perbaikan yang telah diajukan terdapat beberapa perubahan pada prosedur kerja yang sudah ada.
A. Prosedur Pembelian
Perubahan yang terjadi pada prosedur pembelian adalah departemen yang dapat melakukan prosedur permintaan pembelian adalah departemen PPIC karena departemen PPIC bertanggung jawab untuk memenuhi segala kebutuhan pemakaian bahan atau barang diseluruh departemen. Prosedur pembelian usulan secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 56.
4.9.5. Perubahan Prosedur Operasional Kerja pada Departemen Marketing
Departemen marketing tidak mengalami penambahan ataupun pengurangan prosedur operasional kerja kondisi awal sehingga prosedur kerja pada departemen ini tetap berjumlah 2 prosedur. Dan dari usulan perbaikan yang telah diajukan terdapat beberapa perubahan pada prosedur kerja yang sudah ada.
A. Prosedur Tindak Lanjut Penerimaan Order
Perubahan yang terjadi pada prosedur tindak lanjut penerimaan order yang sudah ada adalah proses pengecekan stok bahan dan matras yang dilakukan oleh departemen marketing akan dilakukan oleh departemen PPIC melalui prosedur verifikasi penerimaan order karena pada usulan perbaikan departemen PPIC akan bertanggung jawab atas seluruh gudang yang terdapat pada perusahaan sehingga departemen lain tidak perlu melakukan pengecekan stok di gudang masing- masing. Prosedur tindak lanjut penerimaan order usulan secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 57.
4.9.6. Perubahan Prosedur Operasional Kerja pada Divisi Packing
Pada departemen marketing divisi packing terdapat penghapusan 1 prosedur operasional kerja kondisi awal, yakni prosedur pembelian barang jadi karena proses pembelian barang jadi telah terdapat pada prosedur pengepakan dan penyimpanan barang usulan. Dan setelah usulan perbaikan diajukan terdapat penambahan 1 prosedur, yakni prosedur pengiriman barang jadi sehingga prosedur kerja pada divisi packing tetap berjumlah 5 prosedur. Dan dari usulan perbaikan yang telah diajukan terdapat beberapa perubahan pada prosedur kerja yang sudah ada.
A. Prosedur Pengepakan dan Penyimpanan Barang
Perubahan yang terjadi pada prosedur pengepakan dan penyimpanan barang pada kondisi awal adalah menghilangkan prosedur permintaan barang yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan divisi packing atas penggunaan bahan pengemas karena dengan perubahan tanggung jawab di departemen PPIC maka gudang bahan pengemas akan langsung mengirimkan barang ke divisi packing tanpa menunggu ada permintaan barang terlebih dahulu. Prosedur pengepakan dan penyimpanan barang usulan secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 58.
B. Prosedur Pengiriman Barang Jadi
Prosedur pengiriman barang jadi merupakan prosedur yang bertujuan untuk memenuhi pesanan customer. Customer melakukan pemesanan barang pada departemen marketing, dan jika divisi packing memiliki persediaan stok yang telah siap untuk dikirim pada gudang packing maka staf packing akan melakukan pengiriman barang pengiriman barang ke customer. Prosedur pengiriman barang jadi usulan secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 59.
4.9.7. Penambahan Prosedur Operasional Kerja pada Departemen Maintanance dan Umum
Dari usulan perbaikan yang diajukan, terdapat penambahan 1 departemen baru pada PT. SBS yaitu departemen maintanance dan umum, dan terdapat 1 prosedur kerja yang baru, yakni prosedur penanganan maintanance. Departemen ini bertanggung jawab atas seluruh maintenance yang bersifat umum pada seluruh bagian dalam perusahaan, seperti perbaikan peralatan listrik, perawatan kantor, dan perawatan kendaraan perusahaan, sedangkan untuk maintenance mesin–mesin yang digunakan untuk proses produksi akan menjadi tanggung jawab departemen T&D divisi overhaul.
A. Prosedur Penanganan Maintanance
Prosedur penanganan maintanance merupakan prosedur yang akan dilakukan secara langsung ketika departemen maintanance dan umum mendapat pengajuan maintanance dari departemen yang mengalami kerusakan pada peralatan listrik. Pengajuan dilakukan secara lisan melalui telepon yang ditujukan secara langsung ke departemen maintanance dan umum. Setelah menerima pengajuan maintanance, staf maintanance akan melakukan pengecekan di lapangan dan kemudian melakukan perbaikan atas kerusakan yang terjadi. Lama proses pengecekan dan perbaikan bergantung pada kerusakan yang terjadi, dan setelah proses perbaikan staf maintanance melakukan pencatatan log-book peralatan yang berisi tentang data-data peralatan. Prosedur penanganan maintanance usulan secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 60.
Dari usulan perbaikan yang diajukan, tidak terdapat perubahan pada prosedur operasional kerja kondisi awal departemen MIS dan F&A karena usulan perbaikan yang diajukan tidak berpengaruh pada kedua departemen tersebut.
Departemen MIS tidak mengalami penambahan ataupun pengurangan prosedur kerja kondisi awal sehingga prosedur kerja pada departemen ini tetap berjumlah 2 prosedur. Begitu juga dengan departemen F&A yang tidak mengalami penambahan ataupun pengurangan prosedur kerja sehingga prosedur kerja pada departemen ini tetap 1 prosedur.
Pada departemen HRD terdapat penghapusan 1 prosedur operasional kondisi awal, yakni prosedur pemenuhan permintaan ATK karena setelah usulan perbaikan diajukan pemenuhan ATK dilakukan oleh departemen PPIC sehingga prosedur kerja pada departemen HRD menjadi 4 prosedur. Dan dari usulan perbaikan yang diajukan tidak terdapat perubahan pada prosedur kerja kondisi awal pada departemen HRD karena usulan perbaikan yang diajukan tidak berpengaruh pada departemen ini.
Pada prosedur operasional kerja kondisi awal yang dapat dilakukan oleh seluruh departemen terdapat penghapusan prosedur permintaan barang dan prosedur permintaan pembelian, karena setelah usulan perbaikan yang diajukan seluruh departemen tidak perlu melakukan permintaan barang karena departemen PPIC telah memenuhi kebutuhan barang setiap departemen, dan permintaan pembelian ke departemen purchasing hanya dapat dilakukan oleh departemen PPIC yang mengontrol seluruh inventori stok pada seluruh gudang, dan hanya prosedur pengajuan maintanance & overhaul yang dapat dilakukan oleh seluruh departemen.
Dari rincian prosedur-prosedur kerja yang terdapat dalam PT. SBS setelah terjadi penambahan dan penghapusan pada prosedur operasional kerja kondisi awal, maka jumlah prosedur operasional kerja setelah menerapkan usulan perbaikan berkurang dari 49 prosedur operasional kerja menjadi 41 prosedur operasional kerja.
4.10. Kendala-Kendala yang Dihadapi dalam Penerapan SOP
Terdapat beberapa kendala yang menghambat dalam penerapan SOP di PT. SBS, antara lain:
• Tingkat pendidikan sebagian besar pekerja di perusahaan ini yang begitu rendah sehingga sulit untuk memahami dan menerima hal-hal baru, seperti penerapan SOP yang sebelumnya tidak terdapat di perusahaan ini sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama dalam memberikan pengertian dan pemahamam mengenai penerapan SOP kepada seluruh pekerja.
• Timbulnya conflict of interest karena pada usulan perbaikan yang diajukan terdapat penambahan departemen baru dan perubahan beberapa divisi menjadi departemen yang disertai dengan perubahan tingkat jabatan.
• Perusahaan telah menyetujui usulan perbaikan dalam hal tatanan teori sedangkan untuk penerapan SOP usulan yang diajukan, perusahaan membutuhkan waktu untuk melakukan pengkajian ulang mengenai perubahan yang akan dilakukan.
Cara-cara yang dapat dilakukan untuk mengatasi kendala-kendala yang muncul dalam penerapan SOP, antara lain:
• Perusahaan dapat membuat peraturan bahwa setiap departemen wajib menggunakan SOP dalam melaksanakan setiap prosedur kerja sehingga para pekerja mau tidak mau harus memahami penerapan SOP yang akan dilakukan.
• Pemimpin perusahaan berusaha untuk menyeleksi sebaik mungkin kandidat yang akan menempati jabatan yang baru (penyeleksian dapat dilakukan pada karyawan lama yang berpotensi atau membuka lowongan pekerjaan untuk karyawan baru) sehingga diperlukan kemampuan yang cukup untuk menduduki jabatan tersebut.
• Meyakinkan perusahaan bahwa usulan perbaikan SOP tidak akan terlalu merubah keadaan awal dari perusahaan, akan tetapi hanya membutuhkan komitmen dari perusahaan untuk terus menjaga dan mengontrol jalannya perusahaan dengan menggunakan SOP usulan perbaikan.
