commit to user
EVALUASI SISTEM ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG DALAM RANGKA MENGOPTIMALKAN GUDANG SPAREPART
PADA PT SUN MOTOR SOLO
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Meraih Gelar Ahli Madya Diploma III Jurusan Manajemen Bisnis Fakultas Ekonomi
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Oleh :
LIA SUKOWATI. R F3509043
PROGRAM STUDI DIII MANAJEMEN BISNIS UNIVERSITAS SEBELAS MARET
commit to user MOTTO
Berangkat dengan penuh keyakinan
Berjalan dengan penuh keikhlasan
Istiqomah dalam menghadapi cobaan
Tidak ada masalah yang tidak bisa diselesaikan selama ada
komitmen bersama untuk menyelesaikannya
Jangan sekali-kali kita meremehkan sesuatu perbuatan baik
walaupun hanya sekadar senyuman
.Jadilah seperti karang di lautan yang kuat dihantam ombak dan
kerjakanlah hal yang bermanfaat untuk diri sendiri dan orang lain,
karena hidup hanya sekali. Ingat hanya pada Allah apapun dan di
commit to user PERSEMBAHAN
Dengan segala kerendahan hati penulis mempersembahkan Tugas
Akhir ini kepada:
Kedua orangtuaku tercinta
Saudara- saudara, keponakan, adik- adik ku
Sahabat dan teman- teman aku Manajemen Industri 2009
commit to user KATA PENGANTAR
Assalaamu’ alaikum Wr. Wb
Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang
telah melimpahkan Rahmat- Nya serta Taufik dan Hidayah- Nya, sehingga
dengan izin- Nya penulis dapat menyelesaikan penelitian dengan judul:
“EVALUASI SISTEM ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG DALAM
RANGKA MENGOPTIMALKAN GUDANG SPAREPART PADA PT SUN
MOTOR SOLO”
Adapun tujuan penulis menyusun penelitian ini adalah memenuhi salah
satu persyaratan untuk memperoleh gelar Diploma III Pada Fakultas Ekonomi
Jurusan Manajemen Bisnis Universitas Sebelas Maret Surakarta. Keterlibatan
semua pihak yang mendukung terselesaikannya proposal penelitian ini. Oleh
karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Dr. Wisnu Untoro, MS. Selaku Dekan Fakultas Ekonomi, Universitas
Sebelas Maret Surakarta.
2. Ibu Sinto Sunaryo, SE, M. Si. Selaku Ketua Program Studi Manajemen
Bisnis, Diploma III, Fakultas Ekonomi Sebelas Maret Surakarta.
3. Ibu Dra. Ignatia Sri Seventi M. Si. Selaku pembimbing tugas akhir yang
telah membantu dan membimbing serta segala waktunya sampai
terselesaikannya tugas akhir ini.
4. Bp Gansar. Selaku pimpinan HRD PT Sun Motor, yang telah berkenan
memberikan ijin kepada penulis untuk melakukan magang kerja di PT Sun
commit to user
5. Bp Ikhsan, Ibu Ukke, Ibu Sisca, Ibu Hartini, Ibu Novi selaku pembimbing
mahasiswa di PT Sun Motor terima kasih atas bimbingannya dan bantuannya
dalam mencarikan data.
6. Untuk kedua orang tuaku, Alm Ayah, Ibuku Sri Wahyuni, Pak’E Tolu
Winarto dan Bude Sumarni. Terima kasih atas semua yang telah kalian
berikan kepada saya yang tak ternilai harganya.
7. Saudara- saudaraku dirumah Mbok Wo, Bulek, Siom, Mb Ayuk, Ms Aji. De’
mita, De’ Ambar, De’ jati yang selalu memberi semangat dan senyumannya
buatku.
8. Rangga yang selalu memberikan semangat dan yang selalu membuat saya
tersenyum lagi ketika sedang galau.
9. Teman-teman Kost Wisma Ayu 2, Ratih, Mb Riza, Mb Ity, Mb Ana, Riska,
Arin, Vita, Dika. Kalian yang telah memberiku semangat, menemaniku,
kumpul dan ngobrol bareng di kos sampai kadang begadang.
10. Teman- teman Manajemen Industri 2009 yang telah memberikan keceriaan
dan terima kasih atas kerja samanya selama perkuliahan.
11. Untuk semua pihak yang belum disebutkan yang telah membantu penulis
dalam menyelesaikan TA.
Wassalamu’ alaikum Wr. Wb.
Surakarta, 18 Juni 2012
Penulis
commit to user DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
ABSTRAK ... ii
HALAMAN PERSETUJUAN ... iii
commit to user
E. Tugas Pergudangan... 18
F. Keperluan Sistem Gudang... 19
G. Strategi Peningkatan Efektivitas dan Efisiensi Gudang ... 20
BAB III PEMBAHASAN... 22
A. Gambaran Umum Perusahaan... 22
1. Sejarah Perusahaan... 22
2. Lokasi Perusahaan... 24
3. Visi dan Misi Perusahaan... 25
4. Struktur Organisasi Perusahaan... 26
5. Aspek Personalia... 34
6. Aspek Penjualan... 36
B. Laporan Magang Kerja... 38
1. Pengertian Magang Kerja... 38
2. Tujuan Magang Kerja... 39
3. Kegiatan Magang Kerja... 39
C. Pembahasan Masalah... 41
1. Penerapan Fungsi Gudang... 41
2. Sistem Administrasi Operasional Gudang Sparepart Mulai dari Proses Pembelian sampai Penjualan... 43
commit to user
BAB IV PENUTUP... 59
A. Kesimpulan... 59
B. Saran... 60
DAFTAR PUSTAKA
commit to user DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Jumlah Karyawan ... 34
Tabel 3.2 Jam Keja ... 35
T abel 3.3 Jenis Produk ... 36
Tabel 3.4 Aktivitas Pelaksanaan Magang Kerja... 40
commit to user DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Kerangka Pemikiran ... 8
Gambar 3.1 Strukrur Organisasi ... 26
Gambar 3.2 Sistem Administrasi Operasional Pembelian
Sparepart ... 46
Gambar 3.3 Usulan Prosedur Sistem Administrasi Operasional
Pembelian Sparepart ... 49
Gambar 3.4 Prosedur Sistem Administrasi Operasional Penjualan
Sparepart ... 53
Gambar 3.5 Usulan Prosedur Sistem Administrasi Operasional
commit to user DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Surat Pernyataan Tugas Akhir
Lampiran 2. Surat Keterangan Magang
commit to user ABSTRAK
EVALUASI SISTEM ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG DALAM RANGKA MENGOPTIMALKAN GUDANG SPAREPART
PADA PT SUN MOTOR SOLO Oleh :
Lia Sukowati. R Nim : F3509043
Gudang merupakan salah satu aset yang penting bagi perusahaan yang
keberadaannya perlu pengawasan dan pengendalian. Hal ini dikarenakan gudang
memiliki dampak yang signifikan bagi operasional perusahaan. Tujuan
keberadaan gudang semata-mata untuk tempat penyimpanan barang. Keberadaan
gudang akan dapat memberi manfaat apabila gudang itu digunakan secara optimal
yaitu diantaranya dalam pengelolaan administrasi operasional gudang yang
dilakukan secara terdokumen dan terstruktur. Maka dengan itu akan tercipta
gudang yang optimal yaitu efektif dan efisien.
Tujuan dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui fungsi gudang
sparepart yang ada di PT Sun Motor. Selain itu untuk mengetahui sistem
administrasi operasional gudang mulai dari sistem pembelian sampai penjualan
barang, dan untuk mengetahui keoptimalan gudang yang diukur dengan sistem
administrasi operasional gudang yang akan memunculkan kekurangan dan
kelebihan gudang yang dimiliki PT Sun Motor.
Untuk mengetahui pembahasan mengenai masalah yang dirumuskan maka
peneliti melakukan analisis serta evaluasi terhadap sistem yang diterapkan
diperusahaan. Setelah itu memberikan usulan terhadap sistem yang baru guna
menjadikan sistem administrasi operasional pada gudang menjadi optimal.
commit to user ABSTRACK
EVALUATION ADMINISTRATION SYSTEM IN ORDER TO
OPTIMIZING OPERATIONS WEREHOUSE IN SPAREPART PT SUN MOTOR SOLO
By : Lia Sukowati R. Nim : F3509043
Warehouse is one of the important asset for the company whose existence
necessary supervision and controling. This is because the warehouse has a
significant impact on company operations. The purpose warehouse from strorage
of goods. The existance of the warehouse will be able to benefit if the warehouse
is ussed optimally such as the management of administrative operations
warehouse are carried out documentary and structured. So that, it will be created
the optimal warehouse that is effective and efficient.
Purpose of the study was to determeann the functions of
sparepartswarehouse at PT Sun Motor. In addition to knowing warehouse
administrations system from purchase to salles of commodity, and to find out of
optimaling warehouse the measured by the administetions of the warehouse
operations which will bring up the advantages and disadvantages of a warehouse
owned by PT Sun Motor.
To find an analysis of the problem that arranged, the researcher make an
analysis and evaluations of the system imlpenmeted the company. After giving a
proposal for a new system to make the administative system in the warehouse
commit to user BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Di era globalisasi saat ini sektor pertumbuhan dan perkembangan
dunia bisnis semakin kompetitif hal ini mengakibatkan timbulnya
persaingan diantara bisnis-bisnis tersebut. Maka untuk dapat tetap
bersaing di dunia bisnis perusahaan dituntut supaya dapat
mempertahankan usaha yang dikelolanya, serta lebih tanggap dan cepat
dalam menghadapi setiap peluang bisnis yang ada agar mampu menjadi
lea der (pemimpin pasar).
Dalam mencapai tujuan tersebut perusahaan harus dapat memenuhi
semua keinginan pelanggan dan melaksanakan proses pelayanan secara
terkendali serta terarah sesuai dengan visi dan misi perusahaan. Maka
diperlukan strategi manajemen untuk mengelola sumber daya yang ada.
Fungsi manajemen yaitu perencanakan, pengorganisasian,
pengkoordinasian , dan pengontrolan sumber daya (Griffin: 2004),
sangat membantu perusahaan dalam mencapai sasaran-sasarannya.
Pengelolaan sumber daya harus diterapkan disemua bagian dalam
perusahaan karena semua bagian itu penting. Salah satu bagian yang
sering diabaikan oleh perusahaan adalah bagian gudang. Menurut
Bowersox (2006), gudang adalah lokasi untuk menyimpan produk
commit to user
Gudang merupakan salah satu aset yang paling penting bagi
perusahaan. Yang melatar belakangi munculnya sebuah gudang antara
lain adalah adanya jarak antara perusahaan dengan konsumen, adanya
keterlambatan dalam proses produksi, dan untuk keselamatan produk itu
sendiri sampai ke tangan konsumen, untuk itu keberadaan gudang
sangatlah penting.
Tujuan keberadaan gudang semata-mata untuk tempat penyimpanan
barang. Barang yang disimpan di gudang bisa dalam bentuk bahan baku,
barang setengah jadi, suku cadang maupun produk jadi. Selain itu juga
dapat sebagai tempat penyimpanan yang baru datang dikirim atau barang
yang baru datang. Maka keberadaan gudang sangatlah penting bagi
perusahaan.
Keberadaan gudang akan dapat memberi manfaat apabila gudang itu
digunakan secara optimal yaitu dengan pengelolaan kegiatan operasional
gudang secara efekttif dan efisien. Gudang dikatakan efektif dan efisien
apabila semua yang ada didalamnya dapat beradaptasi dan bekerjasama
dengan baik sesuai prosedur guna tercapaiya tujuan dari gudang tersebut.
Namun tidak sedikit perusahaan belum melakukan pengelolaan gudang
dengan baik. Karena selain disebabkan oleh faktor keterbatasan sumber
daya manusia dan keterbatasan sarana pergudangan yang harus
disediakan, perusahaan juga terbentur faktor lain yaitu akan munculnya
biaya tambahan yang harus ditanggung perusahaan karena adanya
commit to user
Hal yang terjadi pada gudang tempat penyimpanan sparepart pada
PT Sun Motor yang beralamatkan di Jl. Kol. Sutarto No. 19 Surakarta,
dimana merupakan perusahaan yang bergerak di bidang niaga yaitu pusat
penjualan berbagai macam jenis mobil Mitsubisi lengkap beserta suku
cadangnya. PT Sun Motor telah melakukan sistem operasional pada
gudangnya, meskipun demikian masih diperlukan adanya peninjauan
ulang terhadap sistem administrasi operasional gudang tersebut guna
meningkatkan optimalisasi penggunaan gudang sehingga tercipta gudang
yang efektif dan efisien. Peninjauan itu misalnya dilakukan pada sistem
administrasi operasional gudang yang belum lengkapnya dokumen yang
digunakan. Selain itu dapat dilihat dari proses pemenerimaan barang dan
pengeluaran barang untuk dijual yang masih kurang terstruktur. Maka
dengan itu peningkatan pelayanan pergudangan perlu dilakukan karena
akan sangat berpengaruh pada performansi perusahaan secara
keseluruhan.
Berdasarkan uraian latar belakang diatas, penulis tertarik untuk
melakukan penelitian dengan judul “EVALUASI SISTEM
commit to user B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas maka
rumusan masalah yang terjadi adalah sebagai berikut :
1. Bagaimanakah penerapan fungsi gudang spa repa rt pada PT Sun
Motor?
2. Bagaimanakah sistem administrasi operasional gudang mulai dari
pembelian spa repa rt sampai pengeluaran barang untuk dijual pada
PT Sun Motor?
3. Apakah sistem administrasi operasional gudang pada PT Sun Motor
sudah optimal?
C. Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah yang terjadi maka tujuan penelitian
adalah sebagi berikut:
1. Untuk mengetahui penerapan fungsi gudang pada PT Sun Motor.
2. Untuk mengetahui sistem administrasi operasional gudang mulai dari
pembelian spa repa rt sampai pengeluaran barang untuk dujual pada
PT Sun Motor.
3. Untuk mengetahui apakah sistem administrasi operasional gudang
commit to user D. Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian ini diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Manfaat Teoritis
a. Bagi peneliti, memberikan pengembangan pengetahuan dalam
bentuk pemahaman yang lebih mendalam khususnya di bidang
pergudangan serta memperoleh gambaran langsung mengenai
dunia kerja nyata.
b. Bagi pihak lain, sebagai tambahan informasi dan referensi bagi
mahasiswa yang akan menyusun tugas akhir dengan topik yang
sama.
2. Manfaat Praktis
Bagi perusahaan, dapat digunakan sebagai bahan masukan dan
pertimbangan untuk pengambilan kebijakan perusahaan mengenai
sistem adminisrasi operasional gudang yang optimal perusahaan.
E. Metode Penelitian
Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah
sebagai berikut:
1. Desain Penelitian
Penelitian deskriptip adalah pengumpulan data untuk diuji hipotesis
atau menjawab pertanyaan mengenai status terakhir dari subyek
commit to user 2. Objek Penelitian
Penulis melakukan penelitian di PT Sun Motor yang beralamatkan di
Jl Kol Sutarto no 19 Surakarta. Perusahaan ini bergerak dibidang
niaga yaitu penjualan mobil dan suku cadang.
3. Jenis dan Sumber Data.
a. Jenis Data
Jenis data yang digunakan oleh peneliti adalah data kualitatif
yaitu data yang dijelaskan secara diskriptif atau beberapa
penjelasan tentang gambaran perusahaan.
b. Sumber Data
Sumber data yang digunakan adalah data sekunder. Data
sekunder adalah data yang diperoleh secara tidak langsung yaitu
melalui pihak lain pada perusahaan, biasanya berupa data
dokumen atau laporan yang sudah tersedia (Kuncoro, 2003).
Adapun data yang diperoleh antara lain adalah:
1) Sejarah perusahaan
2) Struktur organisasi
3) Visi dan misi Perusahaan
4) Prosedur sistem administasi pembelian dan penjualan
sparepart
5) Dokumen atau bukti pembelian dan penjualan.
commit to user
4. Teknik Pengumpulan Data
Menurut Jogiyanto (2007), ada beberapa teknik pengumpulan data
yang digunakan peneliti,diantaranya adalah:
a. Wawancara
Data diperoleh dengan cara mengajukan tanya jawab secara
langsung kepada pihak PT Sun Motor, baik itu pimpinan
perusahaan, kepala bagian maupun para karyawan untuk
memperoleh data dan keterangan mengenai produk apa saja
yang dijual, cara pemasaran, dan daerah distributor.
b. Observasi
Data diperoleh secara langsung dengan cara melakukan
pengamatan dan pencatatan secara cermat dan sistematis
mengenai kegiatan yang berada di PT Sun Motor yang berkaitan
dengan gudang yang digunakan untuk menyimpan suku cadang
perusahaan.
c. Dokumentasi
Data diperoleh dengan cara meminta salinan data atau dokumen
yang ada pada perusahaan, khususnya data yang berkaitan
dengan sejarah perusahaan, struktur organisasi, visi dan misi
commit to user
5. Metode Pembahasan
Metode yang digunakan dalam pembahasan ini adalah metode
diskriptif karena membuat diskripsi, gambaran atau lukisan secara
sistematis faktual dan akurat mengenai fakta, sifat serta hubungan
antar fenomena yang diteliti. Dalam hal ini yang dibahas oleh
peneliti adalah sistem administrasi operasional gudang pada PT Sun
Motor yang kemudian membandingkan pengamatan mengenai
implementasi sistem tersebut dan dan menyimpulkan hasil
pembahasan serta memberi usulan teknis kepada perusahaan agar
dapat mencapai gudang yang optimal.
F. Kerangka Pemikiran
Gambar 1.1 Kerangka Pemikiran
Evaluasi Administrasi Operasional Gudang yang telah diusulkan
Mencatat aliran pekerjaan
Evaluasi Administrasi Operasional
Gudang yang telah ada
Memberikan usulan pada administrasi operasional gudang
commit to user Keterangan:
Dalam penyusunan administrasi operasional gudang harus
memperhatikan formulir atau dokumen yang dimiliki perusahaan
tersebut. Adapun dokumen tersebut antara lain:
Dalam penyusunan administrasi operasional gudang dapat
dilakukan dalam beberapa langkah, yaitu:
1. Menganalisis efisiensi sistem administrasi operasional gudang
yang sekarang digunakan yaitu dengan cara membandingkan
administrasi operasional gudang tersebut dengan kriteria
administrasi operasional gudang yang baik.
2. Mengevaluasi hasil analisis yang telah dilakukan, dari hasil
evaluasi tersebut dapat diketahui operasional sistem administrasi
yang digunakan apakah sudah efektif dan efisien atau belum.
Jika administrasi operasional gudang sudah efektif dan efisien
maka tidak perlu dilakukan perubahan, tetapi jika belum maka
diberikan usulan terhadap perubahan sesuai kriteria sistem
administrasi operasional gudang agar tercipta sistem operasional
yang baik.
3. Mengajukan usulan sistem administrasi operasional gudang dan
kemudian menganalisis efektivitas dan efisiensinya. Jika
hasilnya belum optimal maka terus dilakukan evaluasi dan
analisis terhadap beberapa usulan alternatif sistem administrasi
commit to user BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Gudang
Menurut Hadiguna dan Setiawan (2008), gudang dapat didefinisikan
sebagai tempat yang dibebani tugas untuk menyimpan barang yang akan
diperlukan dalam produksi sampai barang diminta sesuai jadwal
produksi.
Sedangkan menurut Bowersox (2006), gudang adalah lokasi untuk
menyimpan produk sampai permintaan cukup besar untuk melakukan
distribusinya.
Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa gudang
adalah terminal untuk bahan yang akan diproses maupun terminal untuk
barang yang sudah jadi sebelum dikirim ke konsumen.
B. Pergudangan
Pergudangan merupakan bagian integral dari sistem logistik yang
berperan penting dalam melayani pelanggan dengan biaya seminimal
mungkin. Selain itu juga merupakan jaringan primer diantara produsen
dan pelanggan yang digunakan untuk menyimpan persediaan selama
commit to user
Ristono (2009), berpendapat bahwa pergudangan diperlukan dalam
rangka:
1. Mencapai tranportasi yang ekonomis.
2. Mencapai produksi yang ekonomis.
3. Mendapatkan keuntungan dari diskon pembelian dngan kuantitas
banyak dan pembelian duluan.
4. Memelihara sumber persediaan.
5. Mendukung kebijakan pelayanan pelanggan perusahaan.
6. Mengantisipasi kondisi perubahan pasar (musiman, fluktuasi
permintaan dan kompetisi).
7. Mengatasi perbedaan ruang dan waktu yang berada diantara
produsen dan konsumen.
8. Menetapkan setidak-tidaknya biaya total logistic seimbang dengan
tingkat pelayanan yang diinginkan.
9. Mendukung program just in time dari supplier dan pelanggan.
Ada beberapa faktor utama yang mempengaruhi sifat dasar dan
pentingnya pergudangan adalah:
1. Waktu
Waktu merupakan salah satu unsur terpenting dalam keefektifan
pergudangan. Maka operasi gudang terbaik adalah gudang yang
commit to user 2. Kualitas
Kualitas sama pentingnya dengan ketepatan waktu, dan user saat ini
selalu mengharapkan hasil yang mendekati kesempurnaan.
3. Perhatiaan
Perhatian pada gudang merupakan perbaikan produktivitas asset.
Tiga fungsi kritis adalah mengurangi biaya total, penggunaan
kembali dan daur ulang.
4. Perkembangan Jaman
Manajer harus mengembangkan jenis tenaga kerja baru serta perlu
bagi manajemen dan tenaga kerja untuk berubah secara signifikan.
C. Jenis - Jenis Gudang
Konsep gudang dalam dunia industri sangatlah berbeda dengan
gudang keseharian dalam rumah tangga. Seringkali kita mengasumsi
bahwa gudang adalah merupakan ruangan, dimana ruangan itu digunkan
untuk menyimpan barang. Asumsi ini tidak selamanya benar, Widjaja
Tunggal (2009), berpendapat mengenai jenis-jenis gudang dalam dunia
industri diantaranya adalah:
1. Gudang barang dagangan umum untuk barang hasil pabrik (Genera l
mercha ndise wa rehouses for ma nufa ctured goods) merupakan
bentuk gudang yang paling lazim, biasa digunakan untuk pengusaha
commit to user
2. Gudang untuk penyimpanan yang bersifat dingin (Refrigrate or cold
stora ge wa rehouse) merupakan gudang yang menyediakan
lingkungan penyimpanan yang dapat dikendalikan temperaturnya,
biasanya untuk menyimpan bahan-bahan tidak tahan lama,seperti
buah,sayuran.
3. Gudang dengan bea pajak (Bonded wa rehouse) merupakan gudang
yang menyimpan barang-barang impor, seperti tembakau, alkohol
impor, meskipun pemerintah memegang kendali sampai di pasaran,
importir tetap membayar kewajiban cukai kepada pemerintah.
Keuntungan dari gudang ini adalah tidak perlu membayar bea impor
dan pajak pembelian sampai barang terjual.
4. Gudang barang rumah tangga (Household goods wa rehouse)
merupakan gudang untuk menyimpan property pribadi, biasanya
disimpan dalam jangka panjang, dan untuk sementara. Dalam
kategori ini terdapat beberapa alternatif penyimpanan yaitu
diantaranya:
a. Konsep penyimpanan terbuka
Barang-barang disimpan disebuah pijakan kubik atau sebuah
dasar meter kubik dilantai terbuka dari gedung.
b. Ruang pribadi atau kubah penyimpanan
Pemakai disediakan sebuah ruang pribadi atau kubah sehingga
commit to user
c. Penyimpanan dalam wadah
Memberikan perlindungan yang lebih baik daripada
penyimpanan terbuka.
5. Gudangan komoditas khusus (Specia l commodity wa rehouse) adalah
gudang yang digunakan untuk produk pertanian khusus, seperti padi,
wol, dan katun. Biasanya gudang ini menyimpan satu jenis produk
dan menawarkan pelayanan spesial terhadap produk tersebut.
6. Gudang penyimpanan barang penting (Bulk storage wa rehouse)
adalah gudang yang memberikan tangki penyimpanan terbuka dan
tersembunyi untuk produk kering, seperti batu bara, pasir, bahan
kimia, dll. Selain itu menyediakan drum untuk mencampur bahan
kimia untuk menghasilkan cairan yang baru.
Sedangkan menurut Hadiguna dan Setiawan (2008), macam-macam
gudang menurut karakteristik yang disimpan adalah sebagai berikut :
1. Penyimpanan bahan baku
Gudang akan meyimpan setiap material yang dibutuhkan atau
digunakan untuk proses produksi. Lokasi gudang umumnya didalam
bangunan pabrik. Beberapa jenis barang tertentu dapat diletakkna
diluar bagunan sehingga perusahaan dapat menghemat biaya gudang
karena tidak memerlukan bangunan khusus untuk itu. Gudang
tersebut disebut gudang stockroom karena fungsinya memeng
commit to user
2. Penyimpanan barang setengah jadi
Dalam perusahaan manufaktur, sering ditemui bahwa benda keras
harus memulai beberapa macam operasi dalam pengerjaannya.
Prosedur demikian sering pula harus terhenti karena menunggu
pengerjaannya dari satu operasi ke operasi berikutnya akibatnya
barang atau material harus menunggu mesin atau operator berikutnya
siap mengerjakan. Ada dua macam barang setengah jadi yaitu
berjumlah kecil dan berjumlah banyak.
3. Penyimpanan barang jadi
Gudang ini terkadang disebut juga gudang dengan fungsi
penyimpanan produk-produk yang telah selesai.
D. Fungsi Pergudangan
Menurut Widjaja Tunggal (2009), pergudangan mempunyai 3 fungsi
dasar yaitu perpindahan (movement), penyimpanan (stora ge), dan
transfer informasi (information transfer).
1. Perpindahan
Fungsi perpindahan dibagi menjadi beberapa aktivitas :
a. Penerimaan (Receiving)
Meliputi pembongkaran produk dari pengangkutan,
pembaharuan catatan persediaan pergudangan, pemeriksaan
kerusakan, penyesuaian perhitungan barang dgn catatan
commit to user
b. Transfer atau penyimpanan, meliputi produk ke gudang untuk
penyimpanan, perpindahan utk pengiriman ke luar.
c. Pengambilan pesanan pelanggan, meliputi aktivitas perpindahan
dan mengelompokkan produk sesuai keinginan pelanggan.
Ada 4 kategori, yaitu :
1) Pengambilan discreet (Discreet Picking), merupakan
penyelesaian pesanan.
2) Pengambilan ba tch (Batch Picking), misalnya mengambil
dalam jumlah satuan, 16elati selusin, dll.
3) Pengambilan zone (Picking Zone), merupakan pemberian
wilayah yang disediakan gudang kepada penyeleksi
pesanan.
4) Pengambilan bergelombang, merupakan pengelompokkan
pengiriman berdasar karakter yang ditentukan, melalui
pengangkutan umum.
d. Cross Docking, menjalankan aktivitas penyimpanan dengan
mentrasfer secara langsung yang berasal dari penerimaan barang
dari dermaga menuju dermaga pengiriman atau dermaga luar.
Operasi cross docking akan menghindari penyisihan,
penyimpanan, dan pengambilan pesanan.
e. Pengiriman, perpindahan terakhir meliputi pengeluaran produk
commit to user
2. Penyimpanan
Penyimpanan terbagi menjadi penyimpanan sementara dan
semipermen.
a. Penyimpanan sementara, merupakan penyimpanan barang di
gudang yang bersifat sementara.
b. Penyimpanan semipermanen, penyimpanan persediaan lebih
dari yang dibutuhkan dari perlengkapan normal. Ada lima
kondisi, yaitu :
1) Permintaan musiman (seasona l dema nd)
2) Permintaan tak menentu (eratic dema nd)
3) Kondisi produk, seperti buah-buahan, daging
4) Spekulasi atau pembelian dimuka
5) Kesepakatan khusus, potongan harga
3. Tranfer Informasi
Transfer informasi, terjadi secara serempak dengan pergerakan dan
fungsi penyimpanan. Manajer selalu memerlukan informasi baru
untuk mengelola aktivitas gudang.
Sedangkan menurut Oktarina (2005), menurut fungsinya gudang
dibedakan menjadi 4 jenis, yaitu adalah:
1. Gudang operasional, gudang yang menyimpan bahan baku, barang
setengah jadi, atau barang proses produksi. Barang tersebut siap
commit to user
2. Gudang perlengkapan, gudang untuk menyimpan perkakas kerja,
barang pelumas, atau barang lainnya yang diperlukan dalam proses
produksi, dan tidak ditemukan kembali dalam produk akhir. Barang
yang digunakan dalam proses produksi tersebut dikembalikan lagi ke
gudang.
3. Gudang pengiriman, tempat penyimpanan hasil proses produksi,
biasanya disebut gudang barang jadi.
4. Gudang musiman, biasanya diperlukan oleh industri tertentu secara
musiman sehingga memerlukan tempat penyimpanan.
E. Tugas –tugas Pergudangan
Pergudangan dalam perusahaan bukan hanya sekedar tempat
penyimpanan saja. Menurut Hadiguna dan Setiawan (2008), ada
beberapa tugas dalam pergudangan antara lain adalah:
1. Menerima dan menyimpan
2. Masukan pesanan
3. Pengambilan, penyelenggaraan, pemuatan
4. Cross Dooking
5. Proses pengembalian dan penggantian
6. Pa cking dan la beling
7. Pengumpulan, perpaduan, dan pengisian
8. Promosi
9. Breakbulk dan konsolidasi
commit to user 11. Pelayanan ekspor impor
12. Bukti pengiriman
13. Pelayanan pelanggan
14. Laporan pelayanan/pengawasan pengangkutan
15. Lokasi
16. Manajemen rea l estate
17. Jaringan analisis
18. Perkembangan sistem.
F. Keperluan Sistem Gudang
Menurut Gitosudarmo (2002), ada tiga keperluan akan adanya
gudang, yaitu antara lain adalah:
1. Pertimbangan Pelayanan Pelanggan
Antara pengiriman dari gudang kepelanggan akan memakan waktu ,
sehingga penjualan mungkin akan berkurang jika pengiriman yang
cepat tidak diberikan. Jika beberapa gudang disediakan maka
barang-barang dapat disediakan tepat waktu.
2. Pertimbangan Produksi
Kebutuhan akan barang selalu bervariasi secara musiman dengan
ketidakpastian. Tetapi persediaan barang tidak akan tersedia untuk
penjualan pada saat-saat tertentu apabila laju produksi meningkat.
Oleh itu gudang dapat melindungi produksi terhadap fluktuasi dan
commit to user
3. Pertimbangan terhadap Espektasi di Masa Datang
Ada saat perusahaan membeli stok lebih banyak daripada yang
dibutuhkan. Karena stok dapat dibeli secara murah dubanding jiharus
membeli pada saat kehabisan stok. Oleh karena itu persediaan yang
ada digudang akan digunakan perlindungan terhadap kondisi masa
datang, serta untuk kapasitas gudang harus disediakan untuk
akomodasi stok-stok tersebut.
G. Strategi Peningkatan Efektivitas dan Efisiensi Gudang
Ada beberapa strategi dalam peningkatan efektivitas dan efisiensi
penggunaan gudang yaitu antara lain:
1. Cross Docking
Dalam hal ini berarti menghindari penempatan bahan/barang dalam
gudang dengan langsung memproses saat diterima. Hal yang perlu
diperhatikan dalam melakukan cross docking adalah:
a. Penjadwalan yang sangat ketat.
b. Pengiriman yang diterima memiliki identitas produk yang
akurat.
2. Perhitungan secara acak
Digunakan digudang untuk menenpatkan persediaan dimana terdapat
lokasi yang terbuka. Teknk ini berarti bahwa ruangan tidak perlu
dikhususkan untuk barang-barang tertentu dan fasilitas dapat
commit to user
Sistem persediaan secara acak yang terkomputasi meliputi
tugas-tugas berikut:
a. Membuat daftar lokasi yang terbuka
b. Membuat catatan persediaan secara akurat beserta lokasi
c. Mengurutkan barang-barang dalam urutan tertentu untuk
meminimalkan waktu perjalanan yang dibutuhkan untuk
menjeput pesanan.
d. Memadukan pesanan untuk mengurangi waktu penjemputan.
e. Menugaskan barang atau sekumpulan barang tertentu, seperti
barang-barang yang sering digunakan pada wilayah tertentu
sehingga jarak tempuh total dalam gudang dapat diminimalkan.
3. Customizing
Customzing merupakan cara yang berguna untuk menghasilkan
keunggulan bersaing dalam pasar dimana terdapat penurunan produk
commit to user BAB III PEMBAHASAN
A. Gambaran Objek Penelitian 1. Sejarah Perusahaan
PT SUN MOTOR berdiri sejak tahun 1974 yang bergerak
dibidang niaga yaitu merupakan pusat penjualan berbagai macam
jenis mobil mitsubisi beserta suku cadangnya yang beralamatkan di
Jl Kolonel Sutarto no 19 Surakarta.
PT Sun motor awalnya bernama UD Sun Motor, yang didirikan
oleh Bp. Sundoro Hosea beserta istrinya Ibu Imelda Tio. Bidang
usaha yang ditekuni pada awalnya adalah kredit mobil, tetapi berkat
kegigihan dan tekad yang kuat untuk terus membesarkan usahanya
maka berkembanglah menjadi dealer besar mobil dan sepeda motor
bahkan sekarang mulai melangkah juga kebidang bisnis lain.
Pantang menyerah, jujur dan fokus pada pekerjaan merupakan
falsafah kerja yang diterapkan secara konsisten oleh pasangan ini
dalam mengembangkan bisnisnya dan falsafah itu diturunkan pada
anak-anaknya sampai sekarang. Hasil yang dapat dilihat adalah
perusahaan ini berkembangan secara signifikan dari tahun ke tahun
yaitu PT Sun Motor telah terpercaya oleh para Agen Tunggal
Pemegang Merek (ATPM) sebagai pemain utama dalam bisnis
commit to user
Berawal di tahun 1987 sebagai PT Sun Motor merupakan agen
Mitsubishi, kemudian merek mobil lain turut masuk pula,
diantaranya Suzuki, Nissan, Mazda, Volvo, Hino, Chevrolet,
Renault, Chrysler, Jeep, Toyota dan yang paling akhir adalah
Hyundai di tahun 2001. Dengan demikian sampai saat ini SUN
MOTOR telah menjadi agen dari 12 merek mobil di 53 cabang di
berbagai kota seperti di Jakarta, Bandung, Semarang, Solo,
Surabaya, Denpasar, Medan dan kota-kota lain di Indonesia. Selain
mobil, perusahaan ini juga memiliki divisi khusus yang menangani
sepeda motor Suzuki dengan 37 cabang yang tersebar di berbagai
kota tersebut diatas.
Tidak puas dengan bisnis yang ditekuni sekarang yaitu sukses
dalam penjualan mobil dan motor yang didukung oleh jaringan
service dan penjualan suku cadang asli PT Sun Motor ini merambah
ke bisnis lain yaitu property, jasa keuangan dan penyewaan
kenadaraan. Salah satu bukti prestasinya adalah Hotel Novotel-Solo
yang didirikan tahun 1996, disusul Hotel Grand Mercure,
Yogyakarta dan Novotel Semarang.
Didukung lebih dari 3.500 karyawan yang secara berkala
mendapat pelatihan dan pengembangan, PT Sun Motor terus
menapaki bisnis dengan visi menjadi perusahaan terkemuka dan
menciptakan nilai bagi stakeholdersnya. Untuk memenuhi hal
tersebut, perusahaan ini tak akan berhenti memberikan produk dan
commit to user
Bisnis mobil dan motor merupakan tulang punggung bisnis PT
Sun Motor Group. Pada tahun 2005 tingkat penjualan perusahaan
berhasil mencapai 20.002 unit untuk penjualan mobil. Sementara itu,
pada tahun 2005 perusahaan berhasil mencetak angka penjualan
sampai 104.249 unit motor Suzuki. Angka ini diraih oleh 37 cabang
diberbagai kota di Indonesia.
PT Sun motor selalu memberikan pelayanan yang sangat baik
kepada konsumen sehingga pelanggannya tetap loyal memilih
produk yang dikeluarkan oleh perusahaan ini. Berkat kerja keras,
daya juang tinggi, dan konsisten serta jujur yang sejak awal selalu
senantiasa melandasi etos kerja pada perusahaan. Akhirnya PT Sun
Motor mendapat pengakuan dan penghargaan oleh Pimpinan General
Motor diseluruh indonesia sebagai salah satu agen yang terkuat dan
terbesar di Indonesia.
2. Lokasi Perusahaan
PT Sun Motor tepatnya beralamatkan di Jl. Kolonel Sutarto no
19 Surakarta. Selain mendirikan usaha di Solo, PT Sun Motor juga
mempunya anak cabang dibeberapa wilayah Jateng dan Jatim.
Untuk wilayah Jateng perusahaan ini mempunyai anak cabang
di Kudus, Semarang, Salatiga, Wonosobo, Sragen, Jogja, dan
Porwokerto. Sedangkan anak cabang yang tersebar di Jatim
diantaranya berada di Surabaya, Probolinggo, Kediri, Malang,
commit to user 3. Visi dan Misi Perusahaan
a. Visi Perusahaan:
Menjadi perusahaan yang terkemuka dan menciptakan nilai bagi
stakeholders.
b. Misi Perusahaan:
1) Mengantisipasi kecenderungan pasar dan kebutuhan
pelanggan.
2) Mengutamakan manajemen yang profesional dan
berintegritas.
3) Mengembangkan sumber daya manusia serta memberikan
sebuah penghargaan atas prestasikerja.
4) Mengembangkan budaya inovatif
commit to user 4. Struktur Organisasi
commit to user
Berdasarkan gambar struktur organisasi pada PT Sun Motor cabang
sparepart dapat dijelaskan tugas dan wewenang serta tanggung jawab
yang dijalankan antara lain sebagai berikut :
a. Owner
Tugas dan tanggung jawab dari Owner antara lain adalah :
1) Mengawasi dan menertibkan pelaksanaan kegiatan untuk
mencapai tujuan perusahaan.
2) Merumuskan strategi perusahaan dan membuat kebijakan.
3) Merencanakan kegiatan jangka panjang, mengawasi dan
mengkoordinasi seluruh kegiatan dalam perusahaan.
b. Direktur
Tugas dan tanggung jawab Direktur adalah :
1) Meninjau kegiatan yang dilaksanakan oleh manajer.
2) Membuat rencana kerja dengan manajer.
3) Mengevaluasi laporan dan pertanggungjawaban para manajer.
4) Bertanggung jawab atas perusahaan secara keseluruhan.
c. Manajer Umum
Tugas dan tanggung jawab Manajer Umum adalah :
1) Mendukung program kerja perusahaan yang telah ditetapkan
baik dari segi Sumber Daya Manusia, penyediaan, kendaraan,
lokasi dan gudang.
2) Menciptakan hubungan kerja yang harmonis.
3) Menciptakan lingkungan kerja yang bersih, nyaman dan aman.
commit to user
d. PGA
Tugas dan tanggung jawab dari PGA antara lain adalah :
1) Melihat atau mengecek absensi karyawan.
2) Melaksanakan pelatihan dan pengembangan serta penilaian
terhadap karyawan.
3) Melaporkan kondisi karyawan kepada instansi yaitu Depnaker.
4) Menyediakan segala kebutuhan perusahaan.
e. Marketing
Tugas dan tanggung jawab dari Marketing antara lain adalah :
1) Mengelola kegiatan pemasaran produk, baik melalui direct
marketing, promotion event, trade exhibition.
2) Mengelola kegiatan market intelligent, meliputi pemetaan
kebutuhan pasar, peta persaingan, kekuatan pesaing, kekuatan
produk dan suku cadang serta atribut pemasaran lainnya.
3) Mengelola pemantauan kinerja penjualan produk dan suku
cadang, sehingga memahami langkah perbaikan pemasaran yang
diperlukan.
f. Keuangan
Tugas dan tanggung jawab dari Keuangan antara lain adalah :
1) Menyusun prosedur dan pengumpulan rancangan anggaran
devisa keuangan perusahaan.
2) Mengumpulkan penerimaan dan pengeluaran perusahaan secara
commit to user
3) Melaksanakan fungsi kontrol atas cash flow perusahaan dan
administrasi keuangan sesuai kebijakan yang teah ditetapkan
oleh perusahaan.
g. Stok Kanwil
Tugas dan tanggung jawab dari Stok Kanwil antara lain adalah :
1) Mencatat dan mengoreksi data input stok dari cabang.
2) Melakukan koordinasi dengan cabang-cabang mengenai stok.
h. Salesman
Tugas dan tanggung jawab dari Salesman antara lain adalah :
1) Membuat laporan penjualan.
2) Membuat perkiraan penjualan.
3) Memastikan delivery barang yang dijual dan repeat order.
4) Menawarkan barang.
i. Counter
Tugas dan tanggung jawab dari Counter antara lain adalah :
1) Memastikan pelaksanaan layanan counter sesuai prosedur.
2) Mengelola kegiatan pelayanan pelanggan.
3) Melakukan verivikasi transaksi harian.
j. Promosi
Tugas dan tanggung jawab dari Promosi antara lain adalah :
1) Membuat iklan terhadap produk yang ditawarkan.
2) Membuat event tahunan diberbagai cabang wilayah Jateng.
3) Membuat property untuk menunjang iklan seperti membuat
commit to user k. Property
Tugas dan tanggung jawab dari Property antara lain adalah :
1) Memimpin kegiatan penyusunan strategi harga dan pemasaran
produk properti.
2) Memimpin kegiatan pemasaran semua jenis produk properti
yang akan diperkenalkan kepada pelanggan, baik melalui tim
pemasaran internal serta agen penjualan eksternal yang dikelola
secara langsung.
3) Memimpin pemantauan kinerja penjualan unit produk properti
yang telah tercapai dan menentukan inisiatif penyempurnan dan
peningkatan yang diperlukan.
l. Bangunan
Tugas dan tanggung jawab dari Bangunan antara lain adalah :
1) Merencanakan pembangunan lokasi baru.
2) Menentukan lokasi yang strategis bagi pembangunan
perusahaan baru.
3) Memenuhi dan melakukan perbaikan terhadap semua fasilitas
perusahaan.
m. Akuntansi
Tugas dan tanggung jawab dari Akuntansi antara lain adalah :
1) Melakukan pengawasan terhadap kekayaan dan
commit to user
2) Melaksanakan proses pencatatan dan pelaporan pembukuan
dalam siklus akuntansi secara tepat waktu dan akurat dengan
pedoman standar akuntansi keuangan yang berlaku.
n. Audit
Tugas dan tanggung jawab dari Audit antara lain adalah :
1) Mengarahkan penilaian resiko tahunan dan secara kontinyu
memantau resiko strategis, keuangan dan operasional
perusahaan.
2) Memimpin audit internal (Manajemen, Keuangan/Akuntansi,
Operasional & Teknologi Informasi) dan kegiatan manajemen
resiko dalam unit bisnis/usaha/cabang.
3) Bertindak sebagai corporate advisor untuk komite audit, top
manajemen, kepala unit bisnis dan memimpin pengembangan
dan pelaksanaan best practice.
o. IT
Tugas dan tanggung jawab dari IT antara lain adalah :
1) Memimpin pengembangan strategi teknologi informasi
perusahaan secara menyeluruh, baik dengan semua fungsi serta
unit bisnis terkait.
2) Memimpin pengembangan “platform” dan “blue print”
teknologi informasi perusahaan secara menyeluruh, mencakup
rencana pengembangan sistem, infrastruktur, database dan
commit to user
3) Memimpin kegiatan pengembangan semua sistem teknologi
informasi dan telekomunikasi, baik aplikasi serta software
terkait lainnya yang terintegrasi bagi semua fungsi dan unit
bisnis terkait.
4) Memimpin kegiatan pengembangan semua aspek infrastruktur /
hardware teknologi informasi dan telekomunikasi yang
terintegrasi bagi semua fungs, area serta unit bisnis secara
menyeluruh.
p. Operator
Tugas dan tanggung jawab dari Operator antara lain adalah :
1) Menerima dan menyampaikan pesan.
2) Menghubungkan pesan dari cabang ke pusat.
q. Servis
Tugas dan tanggung jawab dari Servis antara lain adalah :
4) Memimpin tim pelayanan dalam melaksanakan dan mencapai
kebijakan standar pelayanan, termasuk kegiatan body repair.
5) Mengendalikan pemanfaatan dan peningkatan pelayanan
prasarana dan sarana.
6) Memimpin dan memantau pelaksanaan kepada pelanggan,
termasuk program pelayanan merek.
7) Mengatur proses pemesanan suku cadang dan utilitas untuk
bengkel, termasuk pemantauan penyimpanan dan manajemen
commit to user
r. Bengkel
Tugas dan tanggung jawab dari Bengkel antara lain adalah :
1) Melayani servis kendaraan pelanggan.
2) Mengganti suku cadang kendaraan yang rusak.
s. Sparepart
Tugas dan tanggung jawab dari Sparepart antara lain adalah :
1) Memimpin, memantau dan mengendalikan tim penjualan dalam
pencapaian target penjualan suku cadang asli, suku cadang
generik serta suku cadang remanufaktur.
2) Memimpin dan memantau penjualan baik langsung maupun
tidak langsung, termasuk pelaksanaan program pemasaran suku
cadang semua jenis.
3) Mengatur penilaian kinerja penjualan dan evaluasi penjualan
suku cadang semua jenis.
4) Mengelola kegiatan operasional remanufaktur suku cadang
tertentu berdasarkan pesanan dan kebutuhan pelanggan dan
commit to user 5. Aspek Personalia
a. Jumlah Karyawan
Tabel 3.1 Jumlah Karyawan
No Divisi Jumlah Karyawan
commit to user
b. Jam Kerja
Jam kerja yang dipergunakan pada PT sun Motor adalah sebagai
berikut.
Tabel 3.2 Jam Kerja
Hari Jam Kerja Keterangan
Senin s/d jumat 08.30 - 16.30
c. Sistem Penggajian
Sistem penggajian pada PT Sun Motor dilakukan secara bulanan
yaitu diberikan pada akhir bulan setiap tanggal 25. Dalam
pemberian gaji perusahaan menerapkan UMR dan ditambah
dengan komponen lain seperti tunjangan jabatan, tunjangan
BBM, jumlah jam lembur, dinas keluar kota dan bonus apabila
dapat melakukan penjualan diatas target (tetapi hanya diberikan
commit to user
d. Kesejahteraan Karyawan
1) Perusahaan mengikutsertakan semua karyawan dalam
jamsostek.
2) Perusahaan menanggung perawatan kesehatan seluruh
karyawan tetap, serta istri dan anak dari karyawan tersebut
juga mendapatkan bantuan kesehatan dari perusahaan.
3) Seluruh karyawan tetap diikutsertakan dalam program
ansuransi jiwa.
4) Perusahaan memberikan bantuan kepada karyawan yang
meninggal dunia, bantuan tersebut akan diberikan kepada
keluarganya.
6. Aspek Pejualan
Dalam menjalankan sebuah bisnis harus memperhatikan beberapa
aspek penjualan diantaranya adalah produk, harga, promosi, dan
daerah yang dijadikan segmen untuk distribusi.
a. Produk
Tabel 3.3 Jenis Produk
No Jenis Produk
1 Kendaraan Penumpang :
commit to user
- Lancer Evolution
Strada Triton - Strada Triton Exceed M/T
- Strada Triton Single CAB GLX
2 Kendaraan Niaga
Fuso - FE 71
Tractor head Tractor Head FV 51 JH (6x4)
3 Kendaraan Niaga Ringan
New Cold diesel - Cold L300 PICK UP
STANDARD
- Colt L300 PICK UP FLAT BED
commit to user b. Harga
Harga dari produk yang dikeluarkan oleh PT Sun Motor
bervariasi tergantung kebutuhan dari konsumen menginginkan
seperti apa.
c. Promosi
Untuk promosi produk yang dikeluarkan oleh PT Sun Motor
Solo, perusahaan ini biasya mengadakan Event tahunan yaitu
Gathering baik di wilayah Jateng, Jatim, Jakarta maupun Bali.
d. Distribusi
Produk yang dikeluarkan oleh perusahaan ini didistribusikan atau
dijual keseluruh daerah, kota bahkan keluar negeri.
B. Laporan Magang kerja
1. Pengertian Magang Kerja
Magang kerja adalah suatu bentuk praktik kerja nyata sebagai
penerapan dari teori-teori yang dipelajari selama masa perkuliahan.
Magang kerja tersebut merupakan salah satu syarat untuk
menyelesaikan pendidikan pada Program Studi D3 Manajemen
Industri Fakultas Ekonomi UNS. Pelaksanaan magang kerja
dimaksudkan untuk memberikan kesempatan kepada mahasisiwa
dalam pengamatan dilapangan serta diharapkan dapat melatih
kemampuan dan keterampilan yang nantinya banyak digunakan
commit to user
Waktu pelaksanaan magang kerja mahasiswa selain menerapkan
ilmu yang didapat pada waktu berada dibangku perkuliahan tetapi
juga harus melakukan penelitian untuk mendapatkan data yang
digunakan untuk menyusun tugas akhir. Data yang diperoleh akan
diolah dan kemudian akan dicari solusi atau penyelesaiannya.
2. Tujuan Magang kerja
Pelaksanaan program magang kerja bagi mahasiswa Program
Studi D3 Manajemen Industri Fakultas Ekonomi UNS dilaksanakan
untuk mencapai:
a. Agar mahasiswa mendapat pengalaman secara langsung
mengenai aktivitas nyata dalam dunia usaha serta menerapkan
ilmu yang didapat selama berada dibangku perkuliahan.
b. Melalui magang kerja mahasiswa dapat berlatih untuk bekerja
secara profesional sebelum memasuki dunia kerja yang
sesungguhnya.
c. Dapat mengetahui dan memahami permasalahan yang timbul
serta memberikan alternatif pemecahan permasalahan dalam
dunia usaha.
3. Kegiatan Magang Kerja
Magang kerja dilaksanakan mulai tanggal 1 Februari sampai
dengan tanggal 31 Maret 2012 pada PT Sun Motor di Jl. Kolonel
Sutarto no 19 Surakarta. Magang kerja dilaksanakan pada 2 bagian
yaitu bagian HRD dan bagian gudang. Berikut rincian aktivitas yang
commit to user Tabel 3.4
Aktivitas Pelaksanaan Magang Kerja
No Minggu Ke Aktivitas
1 I Pengenalan :
- Pengenalan dengan para karyawan
- Penjelasan job description
- Observasi lingkungan kerja
- Magang di bagian HRD
2 II & III Melaksanakan tugas yang diberikan
bagian HRD seperti mencatat surat data
pelamar kerja, file data, membuat surat
keluar.
3 IV & V - Magang dibagian Stok
- Penjelasan job description
- Melaksanakan tugas yang diberikan
seperti mencatat stok barang dan file
data
4 VI Magang dibagian gudang
5 VII Observasi lapangan :
- Observasi di bagian sistem administrasi
operasional gudang
- Observasi ke bagian pembelian
- Observasi ke bagian penjualan
6 VIII Meminta data dan dokumen yang
diperlukan.
commit to user C. Pembahasan
1. Penerapan Fungsi Gudang
Gudang pada PT Sun Motor merupakan gudang spa repa rt.
Gudang milik PT Sun Motor ini berfungsi sebagai tempat untuk
menyimpan barang sementara sebelum dijual kekonsumen. Gudang
jenis ini adalah gudang barang dagangan umum yaitu tempat untuk
menyiman barang-barang yang akan dijual.
Gudang ini digunakan untuk menyimpan spa repa rt komponen
bagian dalam mesin dan komponen bagian luar mesin. Gudang ini
menggunakan cara penataan yaitu digolongkan sesuai dengan jenis
barang agar mudah dalam pencarian barang.
commit to user
2. Sistem Administrasi Operasional Gudang Sparepart Mulai Dari Proses Pembelian dan Pengeluaran Barang untuk Dijual pada PT Sun Motor.
Dalam rangka pengawasan asset yang dimiliki perusahaan
berupa barang sparepart pada PT Sun Motor. Sistem operasional
gudang dilakukan mulai dari pembelian sesuai order, penerimaan
barang oleh gudang, dan penyerahan barang kepada konsumen.
Berikut prosedur yang dilakukan yang menguraikan secara
sistematis aktivitas-aktivitas yang terjadi dalam sistem administrasi
operasional gudang spa repa rt.
a. Prosedur sistem administrasi operasional pembelian spa repa rt
yang berjalan pada PT Sun Motor.
1) Dokumen yang digunakan dalam waktu pembelian
sparepart pada PT Sun Motor :
a) Permintaan Pembelian Barang (PPB)
b) Surat Order Pembelian (SOP)
c) Surat Complain (SC)
d) Packing List Ticket (PLC)
e) Faktur Barang (FB)
f) Laporan Terima Barang (LTB)
commit to user
2) Alur aktivitas yang terjadi pada saat pembelian spa repart.
a) Bagian Gudang
i. Kabag Gudang memeriksa persediaan barang yang
ada digudang, jika persediaan sudah tidak ada maka
sub divisi gudang membuat PPB sebanyak 2 lembar.
Lembar 1 diserahkan ke bagian pembelian dan
lembar 2 dijadikan arsip tetap. Penerbitan PPB
sesuai dengan kebutuhan order dari pelanggan dan
disetujui oleh Kabag Gudang dan Manajer.
ii. Sub divisi gudang menerima PLC bersama barang
dari supplier. Kemudian mencocokan PLC, dan
barang.
iii. Apabila barang yang diterima kurang maka bagian
gudang membuat surat komplain barang kepada
suplier. Dan suplier akan mengirimkan barang
beserta FB.
iv. Setelah itu divisi gudang juga membuat LTB
sebanyak 3 lembar. Lembar 1 dan 2 untuk bagian
commit to user b) Bagian Pembelian
i. Berdasarkan surat PPB yang diberikan oleh bagian
keuangan sedangkan lembar 2 diarsip tetap.
c) Bagian Keuangan
Setelah menerima SOP lembar 2, LTB, FB dan PLC dari
bagian pembelian, kemudian ditandatangani sebagai
otoritas pembayaran yang selanjutnya bagian keuangan
akan membuat STTP sebanyak 2 lembar. STTP lembar 1
bersama SOP lembar 2, LTB lembar 1, FB dan PLC
diarsip tetap sedangkan STTP lembar 2 dikirim ke
commit to user
Gudang Suplier Pembelian Keuangan
Gambar 3.2
Prosedur sistem administrasi operasional pembelian sparepart
commit to user
Usulan prosedur sistem administrasi operasional pembelian
sparepart adalah:
arsip tetap. Penerbitan PBB sesuai dengan kebutuhan order
dari pelanggan dan disetujui oleh Kabag gudang dan
Manajer.
b) Sub divisi gudang menerima PLC bersama barang dari
supplier. Kemudian mencocokan PLC, dan barang.
c) Apabila barang yang diterima kurang maka bagian gudang
membuat surat komplain barang kepada suplier. Dan suplier
akan mengirimkan barang beserta FB.
d) Setelah itu divisi gudang juga membuat LTB sebanyak 3
lembar. Lembar 1 dan 2 untuk bagian pembelian sedangkan
lembar 3 untuk diarsip tetap. Kemudian mencatat
penambahan barang pada kartu gudang.
2) Bagian Pembelian
a) Berdasarkan PPB yang diberikan oleh bagian gudang, maka
bagian pembelian seharusnya membuat SPPH sebanyak 2
lembar. Lembar 1 diberikan kepada supplier dan lembar 2
commit to user
memberikan jawaban atas penawaran harga yang
perusahaan ajukan, maka supplier mengirim SPH tersebut.
b) Bagian pembelian harus dapat menyeleksi siapa saja
supplier yang dapat memberi keuntungan bagi perusahaan.
Selain itu SOP yang dibuat sebanyak 3 lembar yaitu lembar
1 dikirim ke supplier, lembar 2 ke bagian gudang yang
digunakan untuk mencocokan barang yang apabila sudah
selesai diberikan kepada bagian keuangan,kemudian untuk
lembar 3 diarsip tetap oleh bagian pembelian.
c) Menerima LTB 1 dan 2, SOP, FB dan PLC untuk dilakukan
pengecekan ulang apakah sudah sesuai dengan SOP lembar
3. Setelah selesai dicek maka LTB lembar 2 diarsip tetap
kemudian LTB Lembar 1, SOP, FB, serta PLC diserahkan
ke bagian keuangan.
3) Bagian Keuangan
a) Setelah menerima LTB lembar 1, SOP, FB serta PLC maka
dilakukan otoritasi. Kemudian membuat STTP sebanyak 2
lembar. Dimana lembar 1 dikirim ke supplier, lembar dan
lembar 2 diarsip tetap.
b) Berdasarkan STTP lembar 1, SOP, LTB, FB dan PLC yang
diterima maka selanjutnya melakukan penjurnalan untuk
commit to user Keterangan:
PPB : Permintaan Pembelian Barang
SOP : Surat Order Pembelian
FB : Faktur Barang
SJ : Surat Jalan
LTB : Laporan Terima Barang
STTP : Surat Tanda Terima Barang
SPPH : Surat Permintaan Penawaran Harga
SPH : Surat Penawaran Harga
b. Prosedur sistem administrasi operasional penjualan spa repa rt
yang berjalan pada PT Sun Motor.
1) Dokumen yang digunakan dalam waktu penjualan
sparepart pada PT Sun Motor :
a) Purchase Order (PO)
b) Surat Order (SO)
c) Surat Perintah Kirim (Superim)
d) Laporan Order (LO)
e) Laporan Keuangan (LK)
f) Part Supplay Ship (PSS)
g) Surat Jalan (SJ)
commit to user
2) Alur aktivitas yang terjadi pada saat penjualan spa repart.
a) Bagian Pemasaran
i. Manajer pemasaran menerima formulir PO,
kemudian berdasarkan formulir yang diterima
digunakan untuk membuat data SO ke bagian
gudang dan selain itu dijadikan sebagai LO ke
bagian keuangan.
ii. Bagian pemasaran membuat Superim barang ke
bagian gudang.
iii. SJ lembar 3 yang diterima dari gudang kemudian
diarsip sebagai bukti bahwa barang telah dikirim
oleh bagian gudang.
b) Bagian Keuangan
i. Bagian keuangan menerima LO dari bagian
pemasaran dan dicatat sebagai data order yang
kemudian dilakukan verivikasi laporan order dan
diarsip tetap.
ii. Menerima SJ lembar 1 dari bagian gudang sebagai
dasar untuk membuat ST sebanyak 2 lembar. ST
lembar 2 digunakan untuk membuat LK dan ST
commit to user
c) Bagian Gudang
i. Bagian gudang menyiapkan barang atas SO dari
bagian pemasaran.
ii. Berdasarkan Superim dari pemasaran bagian,
gudang membuat SJ sebanyak 3 lembar. Lembar 1
ke bagian keuangan, lembar 2 diarsip tetap oleh
bagian gudang dan lembar 3 ke bagian pemasaran.
iii. Membuat PSS sebanyak 2 lembar. Lembar 1
diserahkan ke bagian pemasaran dan lembar 2
commit to user
Customer Pemasaran Keuangan Gudang
commit to user
Usulan prosedur sistem administrasi operasional penjualan
sparepart adalah:
1) Bagian Pemasaran
a) Manajer pemasaran menerima formulir PO, kemudian
berdasarkan formulir yang diterima digunakan untuk
membuat data SO ke bagian gudang dan selain itu
dijadikan sebagai LO ke bagian keuangan.
b) Bagian pemasaran menerima LS dari bagian gudang.
Berdasarkan laporan tadi bagian pemasaran lalu membuat
Superim untuk dikirim bagian gudang. Laporan itu
kemudian diarsip oleh bagian pemasaran, sedangkan
Superim diberikan ke bagian gudang.
c) SJ lembar 3 yang diterima dari gudang kemudian diarsip
sebagai bukti bahwa barang telah dikirim oleh bagian
gudang.
2) Bagian Keuangan
a) Bagian keuangan menerima LO dari bagian pemasaran dan
dicatat sebagai data order yang kemudian dilakukan
verivikasi laporan order dan diarsip tetap.
b) Menerima SJ lembar 1 dari bagian gudang sebagai dasar
untuk membuat ST sebanyak 2 lembar. ST lembar 2
digunakan untuk membuat LK dan ST lembar 1 diserahkan
commit to user
3) Bagian Gudang
a) Setelah menerima SO lembar 1 dari bagian pemasaran,
bagian gudang memeriksa stok barang dan membuat
laporan stok barang sebanyak 2 lembar. Lembar 1 diarsip
tetap, lembar 2 dikirim ke bagian pemasaran guna
mengkonfirmasi bahwa barang yang ada digudang
mencukupi untuk melakukan pengiriman barang atas order
bagian pemasaran. Setelah itu bagian gudang menyiapkan
barang.
b) Berdasarkan Superim dari pemasaran bagian gudang
membuat surat jalan sebanyak 3 lembar. Lembar 1 ke
bagian keuangan, lembar 2 diarsip tetap oleh bagian gudang
dan lembar 3 ke bagian pemasaran.
c) Membuat PSS sebanyak 2 lembar. Lembar 1 diserahkan ke
bagian pemasaran dan lembar 2 diarsip tetap.
d) Setelah barang dikirim bagian gudang mengecek ulang stok
commit to user
Customer Pemasaran Keuangan Gudang
commit to user
3. Keterkaitan antara Optimalisasi Penggunaan Gudang terhadap Sistem Administrasi Operasioal Gudang Sparepart pada PT Sun Motor
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan selama magang,
gudang sparepa rt milik PT Sun Motor dapat dikategorikan dalam 2
hal yaitu optimal dan belum optimal. Untuk kategori optimal karena
beberapa faktor telah dipenuhi, faktor tersebut diantaranya adalah:
a. Dalam menjalankan kegiatannya perusahaan menyusun struktur
organisasi dengan menggunakan sistem garis atau lini yaitu
yang menempatkan masing-masing kepala bagian untuk
menjalankan fungsinya yaitu pengawasan dalam bagiannya serta
bertanggung jawab atas tercapainya tujuan organisasi.
b. Perusahaan dalam melakukan pembalian spa repa rt melibatkan 3
bagian yaitu bagian gudang, bagian pembelian,dan bagian
keuangan. Bagian-bagian itu bejerjasama dengan baik demi
kelancaran administrasi operasional pembelian.
c. Dokumen-dokumen yang digunakan oleh bagian terkait dalam
operasional gudang diotoritasi penuh oleh masing-masing
kepala bagian.
d. Menggunakan alat-alat yang standar dalam pengepakan barang.
e. Dilibatkannya security dalam proses penerimaan dan
pengiriman barang keluar sehingga pegontrolan diarea pintu
commit to user
Tetapi disisi lain sistem administrasi operasional gudang
dikategorikan belum optimal karena beberapa faktor, faktor tersebut
adalah :
a. Bagian pembelian tidak membuat SPPH kepada supplier.
Padahal dengan adanya SPPH perusahaan dapat mencari harga
dengan kualitas yang bervariasi dari yang diberikan dari
supplier. Jadi apabila supplier sudah menjawab SPH yang dibuat
perusahaan maka perusahaan bisa memilih dan membadingkan
supplier mana yang paling mengguntungkan.
b. Belum maksimalnya penggunaan kartu gudang, padahal kartu
gudang sangat membantu dalam mengecek semua barang yang
ada di gudang.
c. Tidak adanya prosedur tugas yang jelas saat barang datang dan
masuk gudang. Mulai dari angkat barang sampai penataan
barang semua dibebankan pada bagian gudang.
d. Penataan barang yang kurang rapi. Area yang seharusnya
digunakan untuk pengepakan barang malah kadang digunakan
commit to user BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang telah dilakukan pada bab 3, maka
peneliti menarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Gudang spa repart pada PT Sun Motor memiliki fungsi sebagai
tempat penyimpanan sementara. Karena barang yang disimpan
digudang adalah barang yang dipesan oleh pelanggan dan kemudian
perusahaan mengorder barang dari supplier, setelah barang datang
barang tersebut disimpan digudang dan dijual ke pelanggan.
2. Sistem administrasi operasional gudang spa repa rt pada PT Sun
Motor umumnya telah dilakukan dengan baik, karena
dukumen-dokumen yang digunakan oleh bagian terkait dalam operasional
gudang diotoritasi penuh oleh masing-masing kepala bagian dan
dokumen itu dapat dipertanggungjawabkan. Walaupun masih
terdapat beberapa dokumen yang masih belum terlaksana dengan
baik dimana bagian pembelian tidak membuat Surat Penawaran
Harga (SPH), tetapi disini PT Sun Motor langsung memilih supplier
yang ditentukan oleh bagian pembelian. Selain itu belum
maksimalnya penggunaan kartu gudang untuk mempermudah dalam
commit to user B. Saran
Saran yang disampaikan oleh peneliti kepada perusahaan untuk
perbaikan dimasa yang akan datang adalah sebagai berikut:
1. Perusahaan hendaknya lebih memperhatikan dokumentasikan semua
aktivitas operasional secara terstandar dan konsisten, khususnya
untuk dokumen kartu gudang yang sering dilupakan.
2. Perusahaan perlu melakukan pengawasan terhadap penggunaan
dokumen-dokumen baru serta melakukan evaluasi dan perbaikan
secara periodik. Selain itu juga pembagian tugas yang jelas saat
barang datang dan masuk gudang. Khususnya pada angkat barang
dan penataan.
3. Perusahaan perlu melakukan pembenahan terhadap penataan barang
yang kurang rapi. Sehingga memudahkan dalam pencarian barang di
