TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Memenuhi Syarat-syarat Mencapai Sebutan Ahli Madya Manajemen Bisnis
Oleh:
IVAN WISNU NUGROHO NIM F3513040
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN BISNIS
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
ii ABSTRAK
PENERAPAN FUNGSI DAN SISTEM ADMINISTRASI GUDANG BARANG JADI PADA PT. EFRATA RETAILINDO
Ivan Wisnu Nugroho F3513040
PT. Efrata Retailindo merupakan perusahaan yang berskala menengah yang bergerak di bidang tekstil dan garmen. Barang yang diproduksi ada berbagai macam dan ukuran yang berbeda sesuai permintaan konsumen dan pasar. Apabila barang yang dipasarkan tidak laku atau tidak sesuai pesanan, maka perusahaan akan bertanggung jawab mengganti dengan barang baru. Barang yang tidak sesuai konsumen sementara akan disimpan pada gudang barang jadi PT. Efrata Retailindo dan akan dijual kepada konsumen lain. Penelitian ini dilakukan untuk mengevaluasi sistem administrasi operasional gudang barang jadi dalam rangka pencapaian fungsi gudang yang optimal pada gudang jadi PT. Efrata Retailindo.
Selain memberi penjelasan serta gambaran terhadap sistem yang diterapkan apakah sudah sesuai dengan standar atau tidak, penelitian ini juga bertujuan untuk memaparkan kekurangan dalam pengelolaan barang pada gudang barang jadi. Evaluasi sistem administrasi operasional pada fungsi gudang dapat memperlancar proses keluar masuknya barang dan membantu suasana kerja menjadi nyaman sehingga karyawan dapat bekerja secara maksimal. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan wawacara, observasi, dan studi pustaka. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif.
Dengan demikian dari hasil pengamatan yang telah dilakukan dapat disimpulkan bahwa setiap kegiatan administrasi yang dilakukan dari barang masuk, penyimpanan, packing, hingga barang keluar harus melewati proses administrasi gudang terlebih dahulu. Terdapat beberapa kekurangan dalam pengelolaan barang pada gudang seperti kurang luasnya area gudang, kurang banyaknya rak-rak penyimpanan, belum adanya rak untuk barang retur dan kurang cepatnya input data barang masuk sehingga barang banyak yang berantakan di area gudang dan packing. Dari beberapa kendala tersebut saran yang dapat disampaikan penulis adalah dilakukannya pengelolaan ulang gudang yang baik, penempatan barang secara teratur, dan memberi penjelasan kepada karyawan agar memperbaiki kinerja dalam pengelolaan barang di gudang barang jadi.
iii
ABSTRACT
FUNCTION OF ASSEMBLING AND WAREHOUSE ADMINISTRATION SYSTEM IN PT. EFRATA RETAILINDO
Ivan Wisnu Nugroho F3513040
PT. Efrata Retailindo is middle company in textile and garment area. There are many commodities which is produced based on demand of consumer and market place. The company will be responsible if there were the goods which are not appropriate with market demands. The goods which are not appropriate with market demands will be saved in PT. Efrata Retailindo’s warehouse for a while. So the goods will be sold to another consumer. This research is encountered to evaluate the system of operational administration of warehouse to achieve optimal warehouse function in PT. Efrata retailindo.
Besides giving the explanation of the system which is applied in this
company, this research also has purpose to explain the weakness of the warehouse goods management. The evaluation of operational administration system in warehouse can accelerate the goods movement and make ambience in office be comfortable so the employees can work optimally. The process of collecting data consists of interviewing, observing, and discussing. The method of this research is descriptive technique.
Finally the result of this research can be concluded that in every
administration activities which contain goods entered, storage, packing process, and goods out should encounter the process of warehouse administering. There were some weaknesses in the management of the goods in warehouse such as limited area and rack, no facilities for goods return, and slow goods entry response, so there were many chaos goods in warehouse. From this occasion the writer suggests PT. Efrata Retailindo to recycle warehouse, put the goods properly, and guidance the employees, so it can improve quality of warehouse management.
vii
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
“Everybody is a genius. But if you judge a fish by its ability to climb a tree, it willlive its whole life believing that it is stupid.” (Albert Einstein)
“Tomorrow is my exam, but I don’t care because a single sheet of paper can’t decide my future.” (Thomas A. Edison)
“Jangan kau sia-siakan kesempatan yang ada, akan membosankan kalau kau menyesalinya nanti.” (Franky Straw Hat)
“Hidup adalah pilihan, ketika kau tak memilih itu adalah pilihanmu.” (Monkey D. Luffy)
“Keajaiban hanya akan terjadi pada mereka yang tak pernah menyerah” (Emporio Ivankov)
Karya ini dipersembahkan kepada : 1. Allah SWT dan Rasullullah SAW 2. Bapak dan Ibu tercinta
3. Kakak dan adik tercinta
4. Teman-teman D3 Manajemen Bisnis 2013
viii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena berkat rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan penyusunan Tugas Akhir dengan judul “ PENERAPAN FUNGSI DAN SISTEM ADMINISTRASI GUDANG BARANG JADI PADA PT. EFRATA RETAILINDO” ini dengan baik.
Tugas Akhir ini merupakan karya tulis yang diperuntukkan sebagai salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya Manajemen Bisnis Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Dalam kesempatan ini penulis sampaikan ucapan terima kasih kepada pihak-pihak yang membantu penyusunan laporan tugas akhir ini :
1. Ibu Dr. Hunik Sri Runing Sawitri, M. Si selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sebelas Maret.
2. Bapak Drs. Heru Purnomo, MM selaku Ketua Program Studi D3 Manajemen Bisnis.
3. Ibu Wahyu Trinarningsih, SE, MM, MA selaku Pembimbing Tugas Akhir yang telah memberikan pengarahan selama penyusunan Tugas Akhir.
4. Ibu dan Bapak Dosen selaku Dosen Pengajar di Fakultas Ekonomi dan Bisnis yang telah memberikan ilmunya selama perkuliahan.
5. Bapak Fajar Nugroho selaku manajer HRD PT. Efrata Retailindoyang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan magang kerja. 6. Karyawan dan Karyawati bagian gudang jadi PT. Efrata Retailindoyang
ix
7. Bapak dan Ibu tercinta yang selalu memberikan doa, semangat dan dukungannya.
8. Sahabat, dan teman-teman D3 Manajemen Bisnis 2013 terima kasih untuk kerjasama, dukungan dan kebersamaan kalian selama ini.
9. Semua pihak yang telah membantu namun tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
Pada dasarnya penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Tugas Akhir ini masih banyak kekurangan serta masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu penulis mengharapkan saran dankritikan yang membangun. Semoga karya tulis ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan dan para pembaca.
Surakarta, Desember 2016
x DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN DEPAN ... i
ABSTRAK ... ii
ABSTRACT ... iii
HALAMAN PERSETUJUAN ... iv
HALAMAN PENGESAHAN ... v
SURAT PERNYATAAN ... vi
MOTTO DAN PERSEMBAHAN ... vii
KATA PENGANTAR ... viii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiv
BAB I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1
B. Rumusan Masalah ... 5
C. Tujuan ... 5
D. Manfaat ... 5
E. Metode Penelitian... 6
1. Desain Penelitian ... 6
2. Objek Penelitian ... 6
3. Jenis dan Sumber Data ... 6
4. Metode Pengumpulan Data ... 7
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA A. Pergudangan ... 9
B. Jenis Gudang ... 10
C. Fungsi Gudang ... 11
D. Efektifitas dan Efisiensi Gudang ... 12
E. Tata Letak Gudang ... 14
xi
G. Diagram Alir ... 17
BAB III. PEMBAHASAN A. Gambaran Objek Magang Kerja ... 19
1. Sejarah PT. Efrata Retailindo ... 19
2. Visi dan Misi ... 19
3. Lokasi PT. Efrata Retailindo ... 20
4. StrukturOrganisasi dan Deskripsi Jabatan ... 20
5. Tata Letak Perusahaan ... 30
6. Strategi Pemasaran ... 30
7. Personalia PT. Efrata Retailindo ... 34
B. Laporan Magang Kerja ... 37
C. Pembahasan ... 40
1. Fungsi Gudang PT. Efrata Retailindo ... 40
a. Perpindahan ... 42
b. Penyimpanan ... 43
c. Transfer Informasi ... 44
2. Sistem Administrasi Operasional Gudang ... 45
a. Penerimaan barang dari bagian produksi ... 46
b. Pencatatan hasil inspecting ... 46
c. Penerimaan Barang oleh Gudang Jadi ... 48
d. Penyerahan Produk Kepada Pelanggan ... 48
BAB IV. PENUTUP A. Simpulan ... 54
B. Saran ... 55
xii
DAFTAR TABEL TABEL
2.1 Simbol-simbol dalam Diagram Alir ... 18
3.1 Deskripsi Jabatan PT. Efrata Retailindo ... 23
3.2 Rincian Jumlah Karyawan ... 35
3.3 Jam Kerja Karyawan... 36
xiii
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR
3.1 Struktur Organisasi PT. Efrata Retailindo ... 22
3.2 Tata Letak PT. Efrata Retailindo ... 30
3.3 Layout Gudang Jadi PT. Efrata Rtailindo ... 40
3.4 Penumpukan Barang di Gudang Jadi ... 43
3.5 Bagan Alir Penerimaan Barang oleh Inspecting ... 45
3.6 Bagan Alir Pengelolaan Barang pada Gudang Jadi ... 47
3.7 Surat Perintah Pengiriman Barang... 50
3.8 Bukti Pengeluaran Barang Jadi ... 50
3.9 Packing List ... 51
3.10 Stock List ... 52
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Proses Produksi dan Hasil Produksi PT. Efrata Retailindo Lampiran 2. Dokumentasi Foto Tempat Magang Kerja
