©Copyright PIKSI-ITS 2002
PENDIDIKAN JARINGAN KOMPUTER DAN SISTEM INFORMASI
Ruang C.203 Jurusan Teknik Elektro ITS Keputih Sukolilo - Surabaya Telp: (031)5929871 Fax: (031)5929870 : piksi-its@ee.its.ac.id
Hak Cipta
Buku dan Logo dari PIKSI – ITS ini adalah merupakan hak cipta dari PIKSI-ITS.
Dilarang memperbanyak, memfotocopy sebagian atau seluruh isi dari buku dan logo tanpa seijin dari pihak PIKSI-ITS
Disclaimer
Book and Logo PIKSI-ITS are copyright© of PIKSI-ITS No part of this book, including interior design , cover and logo
maybe reproduce without any permission from PIKSI-ITS
Kata Pengantar
Jenis pendidikan satu tahun sekarang ini sudah mulai banyak jumlah- nya. Salah satunya adalah Pendidikan Jaringan Komputer dan Sistem Informasi – ITS atau disingkat PIKSI – ITS. PIKSI pertama mengkhususkan diri pada bidang Jaringan Komputer dan Basis Data. Kemudian menyesuaikan diri dengan perkembangan dan minat masyarakat, dibuka kelas baru Aplikasi Perkantoran.
Salah satu bidang yang diajarkan PIKSI sekarang ini adalah Microsoft Word. Diharapkan bahwa buku ini akan menunjuang bagi mereka yang berminat mendalami bidang ini, juga sebagai pembantu dalam perkuliahan PIKSI-ITS.
Saran dan kritik anda tentang buku atau kualitas pengajaran dapat anda kirimkan ke email : piksi-its@ee.its.ac.id.
Ketua PIKSI-ITS
I Ketut Edi Purnama, MT
Daftar Isi
Kata Pengantar ...ii Daftar Isi ...iii Pendahuluan... 1-1 1.1 Memulai Microsoft Word ... 1-2 1.2 Pengenalan Toolbars... 1-2
1.2.1 Menu Bar ... 1-2 1.2.2 Toolbars ... 1-2 1.2.3 Ruler Line ... 1-3 1.2.4 Status Bar ... 1-3 1.2.5 Kursor ... 1-3 1.2.6 Scroll Bar ... 1-3 1.3 Memulai Pengetikan Dokumen... 1-4 Editing Microsoft Word... 2-1 2.1 Fungsi Find & Replace ... 2-2 2.2 Fungsi Header & Footer... 2-3 2.3 Pembuatan Footnote & Endnote ... 2-3 2.4 Menggunakan AutoCorrect dan AutoText... 2-4
2.4.1 AutoCorrect... 2-4 2.4.2 AutoText ... 2-4 2.5 Pembuatan Page Number ( Penomoran Halaman )... 2-5 2.6 Pembuatan Border dan Shading... 2-6
2.6.1 Border ... 2-6 2.6.2 Shading ... 2-7 2.7 Mengganti Symbol Bullete ... 2-8 Penggunaan Tabulasi dan Tabel Formula... 3-1
3.1 Mengatur Tabulasi ... 3-2 3.1.1 Mengatur Tabulasi dari Ruler Line... 3-2 3.1.2 Membuat Table of Content (Daftar Isi) ... 3-2 3.2 Pembuatan Tabel... 3-3
3.2.1 Memberikan Borders pada Tabel... 3-4
3.2.2 Menyisipkan Sel, Baris atau Kolom ... 3-4
3.2.3 Mengecilkan / melebarkan Kolom... 3-5
3.2.4 Menghapus Sel Baris atau Kolom... 3-5
3.2.5 Penggabungan Kolom / Cells... 3-5
3.2.6 Membagi Sel/ Cells pada Tabel ... 3-6
3.3 Penggunaan Formula. ... 3-6
3.4 Mengurutkan Teks pada Tabel... 3-6
3.5 Penomoran pada Tabel... 3-7
3.6 Operasi Matematika pada Tabel ... 3-7
Pengetikan Gaya Kolom Media Cetak (Koran, Majalah dan Tabloid)... 4-1
4.1 Membuat Kolom Koran ... 4-2
4.1.1 Melalui Icon Columns... 4-2
4.1.2 Melalui menu Format... 4-2
4.2 Penggunaan Drop Caps... 4-3
4.3 Penggunaan Change Case ... 4-3
4.4 Penggunaan Text Box ... 4-4
4.5 Menyisipkan Gambar/ Clip Art / Picture ... 4-5
Mail Merge... 5-1
Pembuatan Envelope dan Label... 6-1
6.1 Membuat Amplop/ Envelope... 6-2
6.2 Membuat Label / Labels ... 6-3
6.3 Mencetak Amplop dan Label dengan Proses Mail Merge... 6-4
Pencetakan ... 7-1
7.1 Menggunakan Fasilitas Icon ... 7-2
7.2 Menggunakan Fasilitas Menu File (Ctrl + P) ... 7-2
7.2.1 Mencocokkan Jenis Printer ... 7-2
7.2.2 Mencetak ke Layar Monitor... 7-3
Pendahuluan
Tujuan :
Pada Bab Ini diharapkan mahasiswa :
• Mengenal Antarmuka yang terdapat pada MS. Word.
• Mengenal Tool – tool yang terdapat pada MS. Word.
BAB
1
1.1 Memulai Microsoft Word
Untuk memulai pengoperasian Microsoft Word, aktifkan menu window, klick program group Microsoft Office, maka akan tampil icon-icon Word,Exel, Power Point, Access. Untuk menjalankan program icon microsoft word arahkan cursor yang berbentuk anak panah lalu lakukan double klick pada icon tersebut.
1.2 Pengenalan Toolbars
Setiap anda memulai mengoperasikannya secara otomatis Word menyediakan satu lembar kerja.
Layar penyunting Word dalam keadaan default terdiri dari enam keadaan besar yaitu :
1. Menu Bar 2. Toolbars 3. Ruler Line 4. Status Bar 5. Cursor 6. Scroll Bar
1.2.1 Menu Bar
Lajur ini memuat menu-menu yang berisi perintah-perintah Word, dimulai dari menu File dampai dengan Help.
Beberapa cara untuk mengaktifkan menu :
1. Dengan menggunakan mouse, tempatkan pointer mouse pada nama menu yang anda inginkan lalu klick tombol mouse sebelah kiri.
2. Dengan menggunakan keyboard, tekan tombol Alt + huruf yang digaris bawahi pada menu. setelah tampil ‘isi menu’, anda bisa menggunakan tombol ↑ atau ↓ untuk memilih menu yang diinginkan kemudian akhiri dengan menekan tombol enter untuk menjalankannya.
1.2.2 Toolbars
Toolbar yaitu baris yang memuat sekumpulan icon-icon perintah word.
Apabila anda arahkan pointer mouse pada setiap icon, maka akan tampil perintah. Dan apabila anda ingin menjalankan tinggal arahkan pointer mouse lalu klick.
Apabila ingin mengaktifkan tampilan yang lain, klik Menu View, pilih
Toolbars pilih salah satu (default Standard dan Formating).
1.2.3 Ruler Line
Ruler Line adalah baris yang mengatur penghentian tabulasi dan batas kiri serta kanan dan batas lainnya.
Dalam keadaan default, batas kiri pengetikan (left indent), batas kanan pengetikan (right indent), batas pengetikan baris pertama (first indent) ada pada 0 inci. Sedangkan penghentian tabulasi setiap 0,5 inci.
1.2.4 Status Bar
Status Bar terletak dibawah layar word. Status bar berfungsi menampilkan informasi tentang keadaan dokumen yang sedang aktif. Arti simbol yang terdapat pada gambar 1.5 adalah sebagai berikut ;
Page 2 : Naskah di layar terletak pada halaman 2 Sec 1 : Naskah berada pada bagian / section 1
2/2 : Naskah berada pada halaman 2 dari total 2 halaman At7.5” : Posisi kursor berada pada jarak 7.5 inci dari atas halaman Ln 1 : Posisi kursor berada pada baris ke 1
Col 1 : Posisi kursor berada pada karakter 1 didalam suatu baris naskah.
1.2.5 Kursor
Kursor adalah garis tegak yang berkedip-kedip ( Ι )
1.2.6 Scroll Bar
Scroll Bar adalah tempat meggulung atau menggerakkan layar menggunakan mause. Ada dua Scroll Bar :
1. Terletak pada sebelah kanan dokumen yang berfungsi untuk menggerakkan layar dari atas ke bawah atau sebaliknya.
2. Terletak pada bagian bawah layar dokumen yang berfungsi untuk
menggerakkan layar dari kiri ke kanan atau sebaliknya.
1.3 Memulai Pengetikan Dokumen
Sebelum memulai pengetikan ada beberapa petunjuk yang harus anda ikuti agar agar hasil ketikan benar dan tepat :
1. Pilih jenis dan ukuran huruf, klick menu Format, klick Font :
• Font (jenis huruf)
• Size (ukuran huruf)
• Font Style (memberikan efek pencetakan)
• Bold (cetak tebal)
• Italyc (cetak miring)
• Underline (garis bawah)
• Regular (normal/tanpa efek)
• Colour (pemberian warna pada huruf)
2. Effects (macam efek pencetakan)
• Superscript (pangkat diatas)
• Subscript (pangkat dibawah)
• Strikethrough (coretan di tengah huruf)
• Small Caps (semua huruf kapital tapi huruf awal lebih besar)
• All Caps (semua berhuruf kapital)
Tool Bars
Scroll Bar Fasilitas Menu
Nama File Ruler Line
Icon merubah tampilan Paragraf
3. Memberikan jarak spasi, klick menu Format, klick Paragraph :
• Line Spacing
• Single (1 spasi)
• 1.5 lines (1 ↔ spasi)
• Double (2 spasi)
• Menentukan perataan teks (aligment)
• Align left (rata kiri)
• Center (ditengah)
• Align Right (rata kanan)
• Justify (rata kiri dan kanan)
Ukuran huruf Warna huruf
Efek huruf Jenis huruf
Preview huruf
Efek Pencetakan
Penggunaan perataan teks
Preview Jarak Spasi Pengaturan Jarak Spasi
4. Menetukan ukuran kertas, klick menu File, klick Page Setup :
• Paper Size (ukuran kertas)
• Letters 8 ↔X 11 in (kwarto)
• Legal 8 ↔ x 14 in (HVS)
• Folio 8 ↔ X 13 in
Setelah semua telah anda berikan sesuai langkah di atas, baru anda ketik dokumen anda.
Preview Kertas Type pencetakan Batas tepi pencetakan
Editing Microsoft Word
Tujuan :
Pada Bab Ini diharapkan mahasiswa :
• Melakukan pengeditan dokumen perkantoran.
• Melakukan pencarian, editing header footer dan modifikasi dokumen.
BAB
2
2.1 Fungsi Find & Replace
Apabila kita ingin menemukan kata atau kalimat yang ada didalam sebuah dokumen maka yang perlu anda lakukan adalah :
1. klik pada Edit – Find
2. Pada kotak Find What ketikkan kata atau kalimat yang anda cari
3. Pada kotak Search pilih salah satu cara pencariaanya ( All, Down atau Up)
¾ All = mencari dari awal hingga akhir dokumen
¾ Down = mencari dari letak cursor sampai ke akhir dokumen
¾ Up = mencari dari letak cursor sampai ke awal dokumen
4. klick pada Find Next untuk mememukan kata atau kalimat selanjutnya.
Dan apabila kita ingin menemukan dan mengganti kata atau kalimat didalam sebuah dokumen, maka anda perlu lakukan adalah :
1. Klick box dialog Replace
2. Pada kotak Find What tuliskan karakter, kata yang akan anda cari 3. Pada kotak Replace With tuliskan karakter , kata yang akan diganti
4. Untuk megganti satu per satu “klick” Replace , sedangkan untuk mengganti semua “klick” Replace All.
Ketik kata yang dicari
Lokasi pencarian Pilihan pencarian
Pilihan pencarian
Lokasi pencarian Kata yang dicari
Diganti dengan Penggunaan simbol
Keterangan pilihan pencarian :
¾ Match Case : Proses pencarian membedakan huruf besar dan kecil
¾ Find Whole Word Only : Mencari kata seutuhnya (tanpa awalan &
akhiran)
¾ Use Pattern Maching : Mencari kata dengan operator/symbol khusus (?, * dan lain-lain)
¾ Sound Like : Mencari kata yang sama pengucapannya
¾ Find all word Farms : Menemukan bentuk kata yang sama
2.2 Fungsi Header & Footer
Header : Kepala surat yang terletak di atas sebelum baris pertama pada dokumen.
Footer : Catatan kaki yang terletak di bawah sesudah baris akhir pada dokumen.
Langkah pembuatan Header & Footer:
1. klick menu View, klick Header & Footer
2. ketik kata/kalimat yang anda inginkan pada Header, pengaturan peletaan/alignment bisa dilakukan melalui icon diatas, contoh “Piksi ITS”
3. Apabila ingin pindah dari Header ke Footer, klick icon Switch between Header & Footer, lalu ketik, contoh “Microsoft Word”
4. Untuk mengakhiri Header & Footer, klick icon close
2.3 Pembuatan Footnote & Endnote
Footnote : Terletak pada akhir halaman Endnote : Terletak pada akhir dokumen Langkah membuat Footnote & Endnote : 1. Klick menu Insert, pilih Footnote
2. Pilih Footnote / Endnote yang akan anda buat 3. Dibawah numbering, tentukan salah satu :
¾ Jika menginginkan penomoran otomatis, pilih Autonumber
¾ Jika menginginkan penggunaan symbol lain, pilih Custom Mark
Pilihan pemakaian Footnote dan Endnote
Pilihan pemakaian Numbering
Untuk memilih jenis symbol yang digunakan Custom Mark
Mengatur letak dan penomoran Footnote dan Endnote
2.4 Menggunakan AutoCorrect dan AutoText 2.4.1 AutoCorrect
AutoCorrect lebih sesuai digunakan untuk menuliskan kata/kalimatyang harus diketik berulang-ulang.
Langkah membuat AutoCorrect :
1. Ketik kata Surabaya, blok kata Surabaya
2. Klick menu Tools, pilih AutoCorrect, pada kotak Replace ketik Autocorrectnya contoh “S” (anda bisa memberi nama autocorrect dengan panjang maksimal 21 karakter tanpa spasi)
3. Pada kotak With akan langsung terisi kata Surabaya. Kotak ini dapat langsung menampung maksimal 255 karakter sudah termasuk spasi dan tanda baca.
4. Klick tombol Add.
Menampilkan isi Autocorrect :
Ketik nama Autocorrect kemudian tekan beri spasi maka nama autocorrect akkan muncul isi autocorrect.
2.4.2 AutoText
Sebagai contoh anda mempunyai teks bentuk tabel yang telah diberi format, dan tabel sering anda gunakan dalam pembuatan naskah. Untuk mempercepat anda bekerja tabel tersebut anda simpan ke dalam AutoText.
Langkah pembuatan AutoText :
1. Buat tabel, formatlah tabel-1 sesuai kebutuhan anda.
2. Blok seluruh tabel.
Nama Autocorrect Isi Autocorrect
Menambah Autocorrect Menghapus Autocorrect
• Change “Straight Qoutes” to “Smart Qoutes” : Menggantikan setiap tanda kutip lurus menjadi tanda kutip keriting
• Correct Two initial Capital :
Jika anda mengetikkan dua huruf kapital secara berurutan pada kata yang dibuat isi Autocorrect.
• Capitalize First Letter of Sentences :
Huruf awal kalimat baru selalu huruf kapital.(sebaiknya gunakan huruf kecil)
• Capitalize Name of Days :
Huruf awal dari nama hari selalu besar
• Replace text as you type :
Menimpa nama autocorrect yang anda ketikkan dengan isi dari autocorrect
• Plain Text : Menyimpan isi text Autocorrect asli tanpa format
• Formated Text : Menyimpan isi Autocorrect bersama format yang ada di dalamnya
Tabel Penjualan Barang PT. Tunggal Jaya
No Jan Feb Mar Apr May Jun
1
2
3
3. Klick menu Tools, Pilih Autotext, maka akan tampil kotak dialog sebagai berikut :
Menampilkan isi Autotext.
Menampilkan isi Autotext ada 3 cara : 1. Melalui Icon AutoText
Klick Icon AutoText
2. Melalui menu Edit – AutoText
Klick menu Edit, pilih Autotext, sorot nama AutoText yang anda maksud, klick tombol insert
3. Melalui tombol kombinasi Ctrl + Alt + V
Tuliskan nama Autotext, kemudian tekan tombol Ctrl + Alt + V
2.5 Pembuatan Page Number ( Penomoran Halaman )
Membuat penomoran halaman berdasarkan peletakannya. Peletakan penomor halaman bisa bervariasi antara lain :
1. berada di pojok kanan atas 2. berada di kanan bawah
3. berada di tengah halaman bawah
Tuliskan Nama AutoText disini
Daftar nama AutoText yang ada
Isi AutoText akan ditampilakan pada kotak preview
4. atau di tengah halaman atas
Cara pembuatan penomoran halaman sebagai berikut :
¾ Klick menu Inset, pilih Page Number
2.6 Pembuatan Border dan Shading
2.6.1 Border
Apabila kita ingin memberikan Border pada sebuah judul, ikuti langkah berikut :
1. Blok teks yang akan diberi Border And Shading (pilih border)
2. Klick menu Format, pilih Border and Shading hingga muncul menu berikut:
Pilihan letak penomoran halaman diatas atau dibawah
Pilihan letak penomoran halaman Ditempatkan di kiri/kanan atau ditengah
Tampilan penomoran halaman
Pilihan penggunaan penomoran halaman
Pilihan format penomoran yang diinginkan
Menentukan penomoran halaman yang diinginkan
Contoh pembuatan Borders
Pembuatan BORDERS – Microsoft Word
2.6.2 Shading
Apabila kita ingin memberikan Shading pada teks, ikuti langkah berikut : 1. Blok teks yang anda kehendaki
2. Klick menu Format, pilih Border And Shading (pilih Shading) hingga muncul menu berikut :
Contoh pembuatan Shading
Pembuatan BORDERS – Microsoft Word
Pilihan jenis garis untuk borders dan pilihanwarnanya
Tampilan borders Pilihan jenis borders
Pilihan warna latar belakang atau
shading
2.7 Mengganti Symbol Bullete
Apabila kita ingin mengganti symbol bullete yang ada, ikuti langkah berikut ; 1. Blok dokumenyang akan diganti bulletenya,
2. Klick menu Format, pilih Bullete And Numbering, klick tombol
Customize/Modify, pilih tombol Bullete, pilih pada jenis fontnya, pilih dan
akhiri tombol insert dan close untuk menutup.
Penggunaan Tabulasi dan Tabel Formula
Tujuan :
Pada Bab Ini diharapkan mahasiswa :
• Mengerti dan dapat menggunakan tabulasi
• Mengerti dan dapat menggunakan tabel formula.
BAB
3
3.1 Mengatur Tabulasi
Tabulasi adalah satu atau beberapa tab stop yang diatur untuk menempatkan kursor pada posisi tertentu. Word memasang tab stop default setiap selang 0.5”.
Berikut adalah bentuk tabulasi :
└
┘
┴
┴
3.1.1 Mengatur Tabulasi dari Ruler Line
Cara memasang tabulasi yang sangat mudah adalah melalui Ruler Line.
langkah yang perlu anda kerjakan sbb :
1. Sorot teks yang akan dipasangi TAB (tabulasi)
2. Pilih jenis tabulasi pada kotak kiri atas pada Ruler Line, klick pointer mouse pada daerah Ruler line.
3. Tekan tombol Tab untuk membawa kursor pada posisi tab stop setiap akan mengetikkan teks.
3.1.2 Membuat Table of Content (Daftar Isi)
Langkah untuk membuat Table of Content atau Daftar Isi adalah sebagai berikut :
untuk rata kiri (Left) untuk rata kanan (Right) untuk di tengah (Center)
untuk rata pada titik desimal (Decimal)
Tombol pilihan jenis tabulasi Rata kanan Rata kiri Titik desimal
1. Klick menu format, pilih Tabs maka akan muncul menu Tabs
2. Lakukan hal yang sama seperti pada gambar diatas untuk menentukan posisi tab stop yang lainnya, akhiri tombol OK apabila seluruh tab stop sudah terpasang.
3.2 Pembuatan Tabel
Pembuatan table /tabel pada Microsoft Word dapat dilakukan dengan cepat, mudah, dan menyenangkan.
Ada 2 langkah pembuatan Table dari Icon dan Menu sebagai berikut:
Dari Icon:
1. Klick Icon Insert Table
2. Drag mouse untuk menentukan jumlah kolom dan barisnya Dari Menu:
1. Klick Menu Table, pilih Insert Table, tentukan berapa jumlah kolom dan barisnya.
Posisi tab stop default
Posisi tab stop yang diinginkan
Menentukan perataan tabulasi
Pilihan Leader karakter setelah ditombol tabs
Tombol set untuk meletakkan tab stop pada ruler line
•
Masukkan jumlah kolom dan•
Jumlah baris yang diinginkan•
Pengaturan lebar setiap kolomnya2. Klick tombol OK untuk menutup menu Insert Table 3. Maka pada layar monitor akan tampil
3.2.1 Memberikan Borders pada Tabel
Langkah untuk memberikan border pada suatu table dapat anda jalankan melalui Icon Borders.
1. Block seluruh table, klick icon borders, pilih type garis yang sesuai.
2. Tentukan untuk daerah mana yang harus diberikan borders yang sesuai dengan keinginan anda.
3.2.2 Menyisipkan Sel, Baris atau Kolom
Langkah untuk menyisipkan Sel, Baris atau Kolom adalah sebagai berikut:
1. Sebelum sel, baris atau kolom yang pertama anda lakukan adalah blok sel, baris atau kolom yang anda inginkan.
2. Klick menu Table, pilih Insert Row (baris), Insert Column (kolom).
Jumlah Baris
Jumlah Kolom
Pilihan jenis garis dan ukuran Pilihan batasan / borders
3.2.3 Mengecilkan / melebarkan Kolom
Langkah untuk mengecilkan / melebarkan kolom sangat mudah, arahkan kursor diantara kolom sampai ada tanda ( ⇐≡⇒) geser kearah kiri atau kanan.
3.2.4 Menghapus Sel Baris atau Kolom
Langkah untuk menghapus Sel, Baris atau Kolom adalah sebagai berikut:
1. Blok sel, baris atau kolom yang anda kehendaki, klick menu Table, pilih Delete Cells
2. Dari tampilan menu diatas pilih salah satu, akhiri OK.
3.2.5 Penggabungan Kolom / Cells
Langkah untuk menggabungkan kolom / cells anda dapat lakukan sebagai berikut:
• Blok baris pertama untuk pemberian judul, klick menu Table, pilih Merge Cells.
DAFTAR PENGELUARAN Th. 2001
TANGGAL U R A I A N JUMLAH
30-Agst-01 Pembelian AC 2,990,000 05-Sep-01 Kas bon Kursi 3,000,000 06-Sep-01 Papan & Pengharum ruangan 200,000
Kursi uang muka 250,000
jam dinding 15,000
10-Sep-01 Uang Muka meja 7,000,000 12-Sep-01 Pelunasan meja dan bangunan 1,200,000
13-Sep-01 Kursi 3,062,500
Pilihan penghapusan cells
3.2.6 Membagi Sel/ Cells pada Tabel
Langkah untuk membagi Sel/ Cells pada suatu Tabel/ Table anda dapat lakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Blok Sel/ Cells yang anda ingin bagi, klik menu Table, pilih Split Cells.
2. Tentukan berapa jumlah sel/ cells yang anda inginkan, akhiri tombol OK.
3.3 Penggunaan Formula.
Formula adalah salah satu menu untuk melakukan penghitungan table pada microsoft word.
Langkah untuk menggunakan Formula adalah sebagai berikut:
1. Klick menu Table, pilih Formula.
2. Masukkan data penghitungannya, berikan format numbernya.
3. Tekan tombol OK untuk mengakhiri Formula.
3.4 Mengurutkan Teks pada Tabel
Langkah untuk mengurutkan teks pada Tabel berdasarkan beberapa type, yaitu:
1. Type Numerik (angka) 2. Type Alphabetik (huruf)
3. Type Tanggal
Penulisan Rumus
Pilihan format angka
Menampilkan fungsi
perhitungan lainnya
Langkah yang harus dilakukan adalah:
1. Sorot kolom yang akan diurutkan
2. Klick menu Table, pilih Sort maka akan muncul seperti gambar berikut
3. Pada kotak Sort By akan langsung terisi colom 1, berarti data akan diurutkan berdasarkan kolom 1 (kolom yang sudah terblok)
4. Pada kotak Type pilih salah satu tipe data yang disorot (teks, numerik, atau tanggal)
5. Pilih Ascending (mengurutkan mulai dari A sampai Z), pilih Descending (mengurutkan mulai dari Z sampai A)
6. Pada kotak My List Has pilih salah satu. Klick tombol OK (perhatikan apa yang terjadi pada kolom yang terblok)’
3.5 Penomoran pada Tabel
Jika anda ingin memberikan nomor pada tabel, anda dapat memanfaatkan icon Numbering. Penomoran ini dapat berdasarkan kolom atau baris.
Langkah membuatnya sebagai berikut:
1. Blok kolom atau baris yang anda dikehendaki
2. Klick icon Numbering, pilih yang sesuai dengan keinginan anda akhiri tombol OK.
3.6 Operasi Matematika pada Tabel
Anda dapat menggunakan table untuk melakukan operasi matematika, seperti penambahan, pengurangan, pembagian atau perkalian. Anda dapat juga melakukan proses pencaharian nilai rata-rata, maksimum dan minimum dan masih banyak lagi.
Diurutkan secara menaik
Diurutkan secara menurun
Klick di sini juka judul kolom ikut diurutkan
Klick di sini juka judul kolom tidak ikut diurutkan
Pilihan operator matematika yang disediakan oleh formula
pada Microsoft Word
Pengetikan Gaya Kolom Media Cetak (Koran, Majalah dan Tabloid)
Tujuan :
Pada Bab Ini diharapkan mahasiswa :
• Mengenal Konsep Pengetikan Gaya Media Cetak.
• Dapat membuat Gaya Pengetikan Kolom Media Cetak sendiri.
BAB
4
4.1 Membuat Kolom Koran
Untuk mengetik dokumen menjadi kolom-kolom seperti pada koran atau tabloid, anda dapat melakukannya. Anda dapat melihat pada menu Format, pilih Column. Untuk dapat melihat hasilnya pada menu View anda pilih Page- Layout
Langkah untuk membuat kolom koran dapat melalui 2 cara:
1. Melalui Icon Columns
2. Melalui menu Format, Columns
4.1.1 Melalui Icon Columns
Langkah untuk membuat pengetikan gaya kolom koran melalui kolom koran adalah sebagai berikut:
1. Klick Icon Colomns
2. Drag mouse kearah kanan untuk menentukan jumlah kolom yang diinginkan.
4.1.2 Melalui menu Format
Langkah untuk membuat pengetikan gaya kolom koran melalui Menu Format adalah sebagai berikut:
1. Klick Menu Format, pilih Colomns
2. Tentukan jumlah kolom yang anda inginkan
3. Pilihan pada bentuk kolom (one, two, three, left, right)
4. Tentukan pada bagian mana yang harus dimulai bentuk kolomnya, perhatikan pada Apply To : This Point forwad.
5. Apabila semua yang telah anda pilih sesuai, akhiri tombol OK.
Pilihan bentuk kolom Tampilan bentuk kolom
Menentukan lebar tiap kolomnya
Menentukan bagian yang dijadikan kolom
4.2 Penggunaan Drop Caps
Penggunaan Drop Caps yang terletak pada awal kalimat dengan pemakaian huruf yang lebih besar dari pada huruf yang lainnya yang biasanya digunakan pada majalah atau surat kabar.
Langkah pembuatan Drop Caps sangat mudah, dengan cara sebagai berikut:
1. Ketik kata pertama, blok huruf awal.
2. Klick menu Format, pilih Drop Caps, maka akan tampil menu sebagai berikut
4.3 Penggunaan Change Case
Penggunaan Change Case pada microsoft word adalah untuk mengubah huruf, misalkan dari semua huruf kapital diubah menjadi huruf depannya saja yang besar (kapital)
Langkah pengubahan Change Case adalah sebagai berikut:
1. Bloklah kata yang akan anda ubah.
2. Klick menu Format, pilih Change Case (perhatikan tampilan berikut ini)
• Sentence case : mengubah huruf dari semua kapital menjadi huruf kecil, kecuali pada awal kata
Pilihan penulisan Drop Caps
Pilihan jenis huruf yang digunakan
Menentukan pemakaian jumlah baris yang digunakan Drop Caps
Jarak antara Drop Caps dengan huruf berikutnya
Pilihan pada Change Case
• lower case : mengubah huruf dari semua huruf kapital menjadi huruf kecil.
• UPPERCASE : mengubah huruf dari semua huruf kecil menjadi huruh kapital semua.
• Title Case : mengubah huruf dari semua huruf kecil menjadi huruf kapital pada awal saja.
• tOGGLE cASE : mengubah huruf dari semua huruf kapital menjadi huruf kecil pada awal kata saja.
4.4 Penggunaan Text Box
Penggunaan teks box pada microsoft word adalah untuk membuat bingkai yang bisa diisi oleh teks atau gambar (clip art / picture). Selain itu kita bisa menambah border atau shading.
Cara menyisipkan Text Box pada teks yang kita buat:
1. Melalui Icon Insert Tekt Box
• Aktifkan toolbar Drawing, pilih Text Box
• Drag mouse untuk menentukan peletakan teks box pada dokument yang anda inginkan.
2. Melalui Menu Insert -Text Box
• Klick menu Insert, pilih Text Box
• Drag mouse untuk menentukan peletakan teks box pada dokument yang anda inginkan.
3. Memperbesar Text Box
• Klick Text Box sampai muncul tandanya
• Drag mouse pada ujung-ujung Text Box jadikan ukuran yang sesuai dengan keinginan anda.
Text Box
4.5 Menyisipkan Gambar/ Clip Art / Picture
Menyisipkan Gambar/ Clip Art / picture pada suatu dokumen, anda bisa lakukan dengan cara sebagai berikut:
• Klick menu Insert, pilih Picture / Clip Art akhiri tombol insert.
Kategori picture / clip art Tampilan pilihan clip art
Mail Merge
Tujuan :
Pada Bab Ini diharapkan mahasiswa :
• Memahami dan tahu cara penggunaan Mail Merge.
• Dapat menggunakan Mail Merge untuk surat menyurat.
BAB
5
Mail Merge adalah fasilitas untuk membuat surat yang hanya menggunakan 1 master surat (induk/ yang isinya sama) untuk beberapa orang dengan menggunakan isian data.
Langkah untuk membuat Mail Merge anda bisa lakukan dengan cara sebagai berikut:
1 Klick menu Tools, pilih Mail Merge (setelah itu muncul menu Mail Merge Helper.)
2 Main Document, klick Create, maka akan tampil beberapa pilihan pembuatan Mail Merge.
3 Pilih Form Letters fungsinya untuk membuat master dokumen, sampai tampil menu sebagai berikut:
4 Klick Active Window, maka akan tampil menu Mail Merge Helper kembali, klick edit, sorot nama Form Letters-nya.
5 Pada layar dokumen akan tampil Toolbars Mail Merge.
6 Ketik dokumen yang anda inginkan, simpan dokumen master tersebut.
7 Klick icon Mail Merge Helper, hingga muncul menu sebagai berikut:
8 Pilih pada menu nomor 2 Data Source, klick pada Get Data, pilih Create Data Source.
9 Pada menu akan tampil tombol Edit pada sebelah Get Data sorot nama yang ada. Hingga tampil menu sebagai berikut:
10 Klick tombol Remove Field Name (hapus semua field yang ada).
11 Pada Field Name, masukkan Field Name yang anda kehendaki, setiap
memasukkan field name, klick tombol Add Field Name , sampai field yang
terakhir, akhiri tombol OK dan simpan Data Source tersebut.
12 Hingga muncul menu pilihan sebagai berikut
13 Pilih Edit Data Source, maka akan tampil form isian data sebagai berikut
14 Isikan data sesuai dengan field yang anda tentukan, apabila sampai pada akhir dari record nomor 1, anda ingin menuju ke record nomor 2 dan seterusnya, klick tombol Add New, setelah semua data sudah dimasukkan hingga record yang terakhir untuk menutup Data Form klick OK sampai kembali pada dokumen induk.
15 Klick Insert Merge Field pada daerah yang anda ingin sisipkan field tujuan.
16 Apabila semua field sudah anda sisipkan, klick icon Merge To New Document, apabila ingin langsung ke printer, klick icon Merge To Print
17 Perhatikan hasilnya, apabila anda cetak pada dokumen yang membentuk nama
file Form Letters1. Simpanlah file tersebut
Pembuatan Envelope dan Label
Tujuan :
Pada Bab Ini diharapkan mahasiswa :
• Mengenal Konsep Pembuatan Envelope dan Labels.
• Dapat membuat Envelope dan Label sendiri.
BAB
6
6.1 Membuat Amplop/ Envelope
Langkah untuk membuat amplop anda bisa lakukan sebagai berikut:
1. Klick menu Tools, pilih Envelope and Labels (pilih Envelopes) 2. Maka akan tampil seperti menu berikut
3. Pada Delivery Address isikan alamat tujuan, sedangkan pada Return Address isikan alamat pengirim.
4. Klick tombol option untuk menampilkan berbagai jenis amplop/ Envelopes dan ukurannya, serta peletakan pada alamat tujuan maupun alamat pengirim.
Tampilan Amplop yang kita pilih pada option
Pilihan dalam pencetakan ke printer
Pilihan jenis & ukuran amplop
Peletakan alamat tujuan dari kiri & atas
Pilihan jenis huruf pada alamat tujuan dan pengirim
5. Tampilan menu diatas menunjukkan pilihan dalam memasukkan amplop/
envelopes ke printers
• Face Up : Meletakkan amplop ke arah melebar di dalam printer dengan muka amplop ada pada bagian atas
• Face Down : Meletakkan amplop ke arah melebar didalam printer dengan belakang amplop ada pada bagian atas
• Clockwise Rotation: Pengaturan letak amplop dengan arah memanjang.
6. Siapkan printer yang akan digunakan, apabila sudah siap klick OK
7. Apabila semua sudah anda tentukan sesuai dengan keinginan anda akhiri tombol OK pada menu Option (kembali pada menu awal)
8. Apabila anda ingin memasukkan bentuk amplop anda pada dokumen, klick tombol add to document
9. Apabila anda ingin langsung mencetak amplop yang anda buat, klick tombol print.
6.2 Membuat Label / Labels
Langkah untuk membuat label anda dapat lakukan sebagai berikut:
1. Klick menu Tools, pilih Envelopes and Labels (pilih Labels)
2. Maka akan tampil seperti berikut
3. Masukkan dokumen yang anda tuju. Untuk menentukan jenis dan ukuran label, klick menu Option,
4. Untuk menampilkan detail dari label yang anda pilih, klick tombol Details... hingga muncul tampilan sebagai berikut:
5. Apabila semua sudah cocok dengan keinginan anda, klick tombol OK, dua kali. Tentukan pencetaannya, pada dokumen klick Add To Document, klick pada Print, cetak ke printer.
6.3 Mencetak Amplop dan Label dengan Proses Mail Merge
Memanfaatkan fasilitas Mail Merge untuk mencetak amplop dan label pada microsoft word. Langkah pembuatannya hampir sama dengan Mail Merge
Pilihan penggunaan
printer
Pilihan Product Label
Pilihan Jenis label yang akan kita
gunakan
Tampilan details pada setiap labels mulai dari batas atas, lebar dan
tinggi labels
Menentukan jumlah labels
Untuk memulai mencetak amplop/ envelopes pada fasilitas Mail Merge ikuti langkah sebagai berikut:
1. Buka dokumen baru, klick menu Tools, pilih Mail Merge (hingga tampil menu Mail Merge Helper).
2. Klick Create pada Main Document , pilih Envelopes.
3. Hingga tampil menu pilihan sebagai berikut, pilih Active Window
4. Maka akan tampil menu Mail Merge Helper kembali. Pilih Data Source, klick Get Data, klick Create Data Source
5. Perhatikan menu berikut setelah anda pilih pada Create Data Source,
hapus semua field yang ada dengan menekan tombol Remove Field Name ,
masukkan field name yang baru. Klick OK apabila semua sudah selesai.
6. Isikan datanya. Apabila sudah selesai klick tombol OK. Setelah itu akan muncul kembali menu Mail Merge Helper, pilih Setup pada Main Document, maka akan tampil pilihan jenis dan ukuran amplop/ envelopes.
Apabila ukuran dan jenis amplop sudah sesuai klick tombol OK. Hingga muncul menu sebagai berikut
7. Sisipkan field-field yang anda butuhkan seperti contoh, klick OK apabila
semua sudah seperti contoh. Setelah itu akan muncul master surat yang
berbentuk amplop/ envelopes.
8. Klick icon Merge To New Document apabila anda ingin cetak pada
dokumen, klick icon Merge To Print apabila anda ingin cetak ke printer
Pencetakan
Tujuan :
Pada Bab Ini diharapkan mahasiswa :
• Mengenal dan memahami proses pencetakan.
• Mengenal penggunaan Fasilitas Icon dan Fasilitas Menu File.
BAB
7
7.1 Menggunakan Fasilitas Icon
Melakukan proses pencetakan dengan menggunakan fasilitas icon dapat kita lakukan hanya dengan menekan icon Print. Apabila kita menggunakan jenis printer Ink Jet, dalam pengoperasiannya akan lebih mudah, karena pada printer bisa langsung diberikan kertas sebanyak yang kita inginkan (maks. 100 lembar), tetapi apabila kita menggunakan jenis printer Dot Matricks (Epson, Nec, dll) kita harus memasukkan kertas lembar demi lembar (apabila jumlah dokumen hanya 1 lembar, langsung klick icon Print, meskipun kita menggunakan jenis printer Dot Matricks), kecuali kita menggunakan kertas Countinues Form.
7.2 Menggunakan Fasilitas Menu File (Ctrl + P)
Apabila kita ingin mencetak dokumen melalui menu File, pilih Print maka akan muncul menu print sebagai berikut:
7.2.1 Mencocokkan Jenis Printer
Pada saat akan mencetak dokumen pada printers tidak sesuai dengan apa yang
ada. Untuk mencocokkan jenis printers, anda bisa ikuti langkah sebagai
berikut:
1. Klick menu File, pilih Print (Ctrl + P) setelah tampil menu Print, pilih tombol Properties atau Printers Setup hingga tampil menu sebagai berikut:
2. Apabila jenis printer sudah cocok, klick tombol OK untuk melakukan pencetakan.
3. Untuk menentukan pilihan pencetakan pada Page range ada 4 pilihan yaitu:
• All : Apabila kita mencetak seluruh dokumen
• Current page : Apabila kita mencetak dimana kursor berada
• Selection : Apabila kita mencetak daerah yang terblok saja
• Page : Apabila kita mencetak dengan menentukan halaman berapa saja yang akan dicetak.
7.2.2 Mencetak ke Layar Monitor
Apabila kita ingin mencetak dokumen ke layar monitor, kita bisa lakukan hanya dengan menekanicon Print Preview.
Maka akan tampil menu print preview sebagai berikut:
Pilihan jenis printer yang ada
