TUGAS AKHIR
PERANAN ETIKA KOMUNIKASI DAN INFORMASI DALAM KANTOR UNTUK MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI PADA BAGIAN
TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
ALDIVA ADAWIYAH PANE 102103012
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : ALDIVA ADAWIYAH PANE
NIM : 102103012
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PENERAPAN ETIKA KOMUNIKASI DAN INFORMASI
DALAM KANTOR UNTUK MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
TANGGAL : Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE., MM) NIP. 19741012 200003 2 003
TANGGAL : Dekan Fakultas Ekonomi
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : ALDIVA ADAWIYAH PANE
NIM : 102103012
PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PENERAPAN ETIKA KOMUNIKASI DAN
INFORMASI DALAM KANTOR UNTUK
MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI PADA
BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, September 2013
Menyetujui Pembimbing,
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Syukur Alhamdulillah Penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah
memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas
Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program
studi pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Adapun judul tugas akhir ini adalah “Penerapan Etika Komunikasi Dan Informasi
Dalam Kantor Untuk Meningkatkan Kinerja Pegawai Pada Bagian Tata Usaha Fakultas
Ekonomi Sumatera Utara”.
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, Penulis mengucapkan terima kasih dengan setulus
hati kepada semua pihak yang turut membantu dan mendukung Penulis baik langsung
maupun tidak langsung.
1. Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, Msc (CTM), SpA (k) selaku Rektor
Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Ac selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE., MM selaku Ketua Program Studi Diploma
III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan selaku Dosen
Pembimbing yang telah banyak memberikan masukan dan pengarahan serta petunjuk
kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
4. Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani, SE, M.Si selaku Sekretaris Program Studi
5. Staf dan Pegawai di bagian Departemen Akuntansi, PMB/Ruang Piket, Tata Usaha
(Kebendaharawan), Ruang Baca dan Departemen Manajemen yang telah banyak
membantu memberikan arahan dan bimbingan kepada Penulis dalam melakukan proses
magang.
6. Seluruh Bapak dan Ibu dosen yang telah mendidik dan memberikan Penulis Ilmu
Pengetahuan selama proses perkuliahan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
7. Teristimewa untuk kedua Orang Tua Penulis, H.Sutan Alamsyah Pane (Papa) dan Ir.Iva
Mona Sebayang (Mama) yang telah membesarkan, mendidik dan memberikan dukungan
moril dan meteril serta limpahan kasih sayang dan doa yang tidak ternilai mulai dari
Penulis belajar hingga dapat menyelesaikan pendidikan di Program Studi Diploma III
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
8. Buat Adik penulis Aldo Maududi Pane dan Alvira Rizkina Pane, terima kasih atas
semangat dan kesabarannya selama ini.
9. Sahabat-sahabat penulis Nurul Rifky, Putri Trisman, Debbi Syafrina, Sandra Menova,
Fanny Syawindra dan Erfina Sari, terimakasih untuk semua semangat dan motivasi yang
kalian kasih selama ini.
10.Teman-teman selama magang penulis kelompok 42, terima kasih atas suka dan duka,
serta terima kasih atas kerja samanya selama ini. Mudahan-mudahan harapan dan cita-cita
kita semua terwujud, Amin..
11.Teman-teman penulis satu angkatan di Program Studi Diploma III Kesekretariatan
12.Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah memberikan bantuan
dan dukungan dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
Medan, Juli 2013
Penulis,
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI... iv
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR ... vii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A.Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 4
C.Tujuan Penelitian ... 4
D.Manfaat Penelitian ... 4
E. Jadwal Kegiatan ... 5
F. SistematikaPenelitian ... 6
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI ... 8
A.Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 8
B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 11
C.Struktur Organisasi ... 12
D.Job Description ... .... 16
E. Kinerja Usaha Terkini ... 21
F. Rencana Kegiatan ... 22
BAB III : ANALISIS DAN PEMBAHASAN ... 23
1. Pengertian Etika, Etiket dan Moral ... 23
A.Pengertian Etika... 23
B. Pengertian Etiket ... 24
C. Pengertian Moral ... 25
D. Hubungan Antara Etika dan Moral... 25
2. Pengertian Komunikasi Kantor ... 26
3. Etika Komunikasi Kantor ... 27
4. Arti Pentingnya Etika Komunikasi Dalam Suatu Kantor ... 28
5. Pelaksanaan Etika Komunikasi dan Informasi Pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 30
6. Prinsip-Prinsip Yang Mempengaruhi Kelancaran Dalam Penerapan Etika Komunikasi dan Informasi ... 32
7. Peranan Etika Komunikasi dan Informasi Pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 34
8. Hambatan-Hambatan Penerapan Etika Komunikasi dan Informasi Dalam Kantor Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 37
B. Saran ... 39
DAFTAR TABEL
No. Judul Halaman
DAFTAR GAMBAR
No. Judul Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi FakultasEkonomi
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Menurut Kansil (2001:2), perusahaan adalah setiap bentuk badan usaha yang
menjalankan setiap jenis usaha yang bersifat tetap dan terus menerus dan didirikan,
bekerja, serta berkedudukan dalam wilayah Negara Indonesia untuk tujuan
memperoleh keuntungan atau laba. Pemilik dan pemimpin perusahaan tentulah
mengkomunikasikan keinginan dan kebijaksanaannya kepada staf dan karyawan.
Komunikasi sangat penting dalam manajemen organisasi. Pada hakekatnya
manajemen mencapai suatu tujuan melalui orang lain, maka seorang manajer harus
memiliki etika yang baik serta dapat berkomunikasi secara efektif dengan karyawan
untuk mencapai tujuan organisasi.
Komunikasi dalam perusahaan mengajak semua anggota perusahaan peduli
untuk melakukan interaksi dengan sesama anggota dengan pihak luar. Kegiatan
komunikasi mempunyai peranan yang penting dalam memperlancar kinerja kegiatan
perusahaan secara intern dan ekstern dalam mencapai tujuan secara efisien dan
efektif. Etika dalam berkomunikasi sangatlah diperlukan guna meningkatkan kinerja
karyawan.
Menurut Purwanto (2003:3), komunikasi merupakan salah satu bidang yang
sangat penting dalam kegiatan kantor melihat akikat kantor sebagai kumpulan orang
kepentingan orang dimana kegiatan sangat ditentukan oleh aktifitas
orang-orang yang ada di dalam kantor.
Menurut Sedarmayanti (2001:1), kantor merupakan tempat
diselenggarakannya kegiatan menangani informasi mulai dari menerima,
mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan/mendistribusikan
informasi.
Dalam suatu kantor penerapan etika komunikasi dibutuhkan untuk semua
bentuk kegiatan kerja. Etika komunikasi yaitu etika komunikasi yang terjadi dan
berlangsung dalam kantor (office communication). Dengan terciptanya etika
komunikasi timbal balik yang baik antara pimpinan dan karyawan, akan menimbulkan
produktivitas kerja yang baik. Dengan kata lain tanpa adanya komunikasi, maka
pekerjaan kantor akan menjadi tidak sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan
sehingga tujuan-tujuan yang diharapkan tidak akan tercapai.
Seorang manajer kantor harus dapat menerapkan etika komunikasi secara
efektif dengan semua pegawai kantor baik secara horizontal maupun secara vertical
atau secara diagonal. Pengurusan informasi (information handling) yakni
penyampaian dan penerimaan berita, akan dapat berjalan dengan baik bila dalam
kantor itu terdapat komunikasi yang efektif dan efisien. Komunikasi itu akan
menciptakan iklim kerja kantor yang sehat dan terbuka. Hal ini sangat penting guna
meningkatkan kreativitas dan dedikasi para pegawai kantor. Etika komunikasi kantor
merupakan suatu rangkuman istilah yang mempunyai pengertian tersendiri. Etika
berarti norma, nilai, kaidah atau ukuran tingkah laku yang baik. Dengan demikian
etika komunikasi kantor adalah norma, ukuran yang berlaku dalam proses
Pada dasarnya komunikasi kantor dapat berlangsung secara lisan maupun
tulisan. Secara lisan, dapat terjadi secara langsung (tatap muka atau face to face) tanpa
melalui perantara. Setiap individu berusaha menetapkan berbagai sikap dan pola
perilaku ideal yang seharusnya dimliki oleh setiap individu atau apa yang seharusnya
dijalankan individu dan apa tindakan yang seharusnya dilakukan. Secara tidak
langsung komunikasi juga dapat dilakukan melalui suatu perantara dengan media
misalnya komunikasi melalui telepon, internet sebagai komunikasi jarak jauh untuk
menjalin kerjasama para pegawai dikantor yang dapat memperlancar proses kerja
antar sesame pegawai dan juga dapat dilakukan dengan komunikasi secara tertulis
misalnya surat menyurat. Etika komunikasi dalam kantor perlu diperhatikan agar
tidak terjadi suatu prasangka buruk yang dapat mengakibatkan dampak negative
terhadap pegawai lainnya. Contohnya, setiap pegawai tidak boleh mengeluarkan
kata-kata yang kurang enak didengar yang bisa membuat perasaan orang lain menjadi
tersinggung. Dengan demikian etika komunikasi memegang peranan penting dalam
melakukan hubungan kerja dalam kantor.
Etika merupakan syarat mutlak dalam hubungan antar pegawai. Setiap
pegawai kantor dalam menjalankan tata hubungan kantor harus mempunyai: norma
kesusilaan, norma kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya, budi
pekerti yang baik. Etika menjadi dasar atau pedoman bagi setiap pegawai yang akan
melakukan interaksi dalam berkomunikasi. Dapat dikatakan bahwa etika memberi
pandangan orientasi bagaimana seseorang menjalani hidupnya melalui rangkaian
tindakan dalam dunia kerja di kantor. Etika membantu pegawai untuk mengambil
sikap dan bertindak secara tepat dalam menjalani perannya masing-masing sehingga
Berdasarkan penjelasan di atas penulis melakukan observasi yang berjudul
“PENERAPAN ETIKA KOMUNIKASI DAN INFORMASI DALAM KANTOR
UNTUK MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI PADA BAGIAN TATA
USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.
B. PERUMUSAN MASALAH
Adapun permasalahan yang akan dibahas dalam Tugas Akhir ini adalah:
“Bagaimana Penerapan Etika Komunikasi dan Informasi dalam Kantor Tata Usaha
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”.
C. TUJUAN PENELITIAN
Adapun tujuan penelitian adalah untuk mengetahui bagaimana penerapan etika
komunikasi dan informasi dalam Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
D. MANFAAT PENELITIAN
1. Sebagai bahan masuka pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara untuk mengolah system komunikasi dan
informasi yang aktif,serta penerapan etika dalam kantor.
2. Bagi penulis bermanfaat sebagai tambahan ilmu pengetahuan khususnya
3. Sebagai referensi untuk melakukan penelitian selanjutnya yang
berhubungan dengan penerapan etika komunikasi kantor.
4. Hasil penelitian ini juga dapat dipergunakan oleh masyarakat sebagai
bahan masukan atau informasi yang mungkin dapat berguna di bidang
etika komunikasi dan informasi.
E. JADWAL KEGIATAN
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis membuat jadwal kegiatan, gunanya
agar waktu yang diperlukan dapat dibagi-bagi dengan teratur, agar penulisan tugas
akhir ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Adapun jadwal kegiatan penulis
[image:15.595.75.524.541.737.2]dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut ini :
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
NO. KEGIATAN
MINGGU KE
1 2 3
1. Persiapan
2. Pengumpulan Data
3. Pengetikan
a. Jadwal Penelitian
Jadwal penelitian dilaksanakan pada tanggal 9 Juni 2013 sampai 15 Juni 2013 pada
Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dalam observasi tersebut
dilakukan pengumpulan data mengenai Penerapan Etika Komunikasi Kantor.
F. SISTEMATIKA PENELITIAN
Adapun sistematika penulisan dari penulisan Laporan Tugas Akhir ini dapat diuraikan
sebagai berikut:
BAB I. PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis akan membahas secara ringkas mengenai Latar Belakang
Masalah, Rumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat Penelitian, serta memaparkan Rencana
Penulisan yang terdiri dari Jadwal kegiatan/penelitian dan Sistematika Penulisan.
BAB II. PROFIL PERUSAHAAN
Pada bab ini penulis akan memaparkan secara ringkas mengenai Sejarah Ringkas,
Struktur Organisasi, Job Description, Jenis Usaha/Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini, dan
BAB III. PEMBAHASAN
Pada bab ini penulis akan memabahas tentang penelitian yang dilakukan penulis pada
kantor, Informasi Komunikasi, dan berkaitan dengan penerapan etika komunikasi dalam
kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini penulis akan menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di Kota Medan atau di
luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun
1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kutaraja (Banda Aceh), dan
sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di Kota
Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap
memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa
pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaiannya
administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah
untuk nama pimpinan pada waktu itu). Dengan perjalanan yang panjang, Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara berdirilah dengan perlahan-lahan, dimana untuk
pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diwaktu itu dipercayakan
kepada Prof. Tjung Ted Koei dengan jabatan Acting dengan Kepala Biro Administrasi
dipegang oleh T. Cheffudin (almarhum). Berdasarkan program kerja yang ditetapkan
semula pada sidang dewan dosen Fakultas Hukum Universitas Sumatera Utara 21 Juli
1961, ada 4 perencanaan pedoman, yaitu:
1) Mengenai kurikulum dibuka 2 jurusan, yaitu:
a. Jurusan Ekonomi Sosial (sekarang Program Studi Pembangunan)
2) Masalah sistem pengajaran dan ujian
3) Tenaga pengajar untuk tahun pertama dan kedua adalah sebagai berikut:
a. Prof. Dr. Tjung Ted Koei
b. Prof. Mr. Suhunan Hamzah
c. Drs. T. M.H. L. Tobing
d. Drs. T. Mustafa
e. Drs. Aziz Siregar
f. Drs. M. A. T. Sihaloho
g. A. T. Baros
h. B. P. Hasibuan
Berhubung Fakultas Ekonomi Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja
(sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan
bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka memperoleh status negeri dengan
surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961
tentang pengertian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera
Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24
November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 1 Oktober 1961.
Sesuai dengan keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No
0535/0/1983, tanggal 8 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi
No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan No.23/DIKTI/Kep/1987 ,
No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu:
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari:
a. Program Studi Kesekretariatan
b. Program Studi Keuangan
c. Program Studi Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu
Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan
pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang
Ilmu Ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharm penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku
pelanggan (costumer) dan Stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah
serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan
internasional.
B. Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksanaan akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya
yang umumnya bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian
yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa
pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi;
penyelenggaraan pendidikan, pengabdian penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan
C. Struktur Organisasi
Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan
tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan
antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat
diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui
kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian
kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal.
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada
Gambar 2.1 berikut ini :
---
Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara 2013
Gambar 2.1 : Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M. Acc
Dewan Pertimbangan Fakultas Dekan dan Pembantu Dekan Unit Penunjang Fakultas Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua dan Sekretaris
Departemen Ketua Lab/Studio/ Bengkel Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Program Studi Inter Departemen Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Fakultas Kepala Sub Bagian
Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Pembantu Dekan III : Drs. Ami Dilham, M.Si
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Ketua : Drs.M.Lian Dalimunthe, M.Ec
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo , SE , M.Ec
Anggota : Fahmi Natigor Nasution, S.E., M. Acc
Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Drs. Ami Dilham, M.Si
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec
Prof. Dr. Ritha F Dalimunthe, M.Si
Prof. Dr. Paham Ginting, M.S.
P Prof. Dr. Ramli, M.S.
Prof. Dr. Syaad Afifuddin S, M,Ec
Prof. Dr. Lic. Rer. Reg. Sirojuzilam, S.E.
Prof. Erlina, SE, M,Si, Ph.D
Dr. Syafruddin Ginting S, MAFIS
Dr. Isfenti Sadalia, M.E.
Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si
Irsad, SE, M.Soc, Sc, Ph.D
Drs. Firman Syarif, M.Si
Departemen Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo , SE , M.Ec
Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si
Ketua program studi : Irsyad Lubis , SE,M.Soc.Sc, Phd
Sekretaris : Paidi Hidayat ,SE ,M.Si
Departemen Manajemen
Ketua : Dr.Isfenti Sadalia , SE ,ME
Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si
Ketua program studi : Dr. Endang Sulystia Rini, SE,M.Si
Sekretaris : Dra. Friska Sipayung, M.Si
Departemen Akuntansi
Ketua : Dr. Syafruddin Ginting, SE,Ak,MAFIS,CPA
Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM,Ak
Ketua program studi : Drs. Firman Syarif,M.Si,Ak
Sekretaris Program Studi : Dra. Mutia Ismail, M.Si, Ak
Diploma Keuangan
Ketua : Dr. Yeni Absah, SE, M.Si
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang ,SE,MSi
Diploma Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si,Ak
Diploma Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM
Sekretaris : Magdalena L L Sibarani, SE, M.Si
Bagian Tata Usaha
Kep.Bag Tata Usaha : Ridwan Saleh,SH,CN
Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE, MSi
Kasub. Keuangan : Ahmad Faizul, SE,MSi
Kasub. Perlengkapan : Sodali,SE
Kasub. Akademik : Dra. Cut Nilawati
Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, S.Sos
Bagian Perpustakaan
Kepala Perpustakaan : Mylita, SE
D. Job Description
Berikut adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan
Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang terdiri dari :
1. Bagian Tata Usaha
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian
dan perlengkapan.
d. Melaksanakan kegiatan surat menyurat, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan Fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada
masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni Fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan Fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan Fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
Fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan Fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di
lingkungan Fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
Bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan Fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah
di lingkungan Fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan
pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas,
pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti
kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
4. Sub Bagian Kepegawaian
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
c. Melakukan urusan mutasi pegawai.
d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan
jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak
Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
h. Memproses pelanggaran disisplin pegawai.
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
Bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
g. Melakukan pengurusan beasiswa dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
Bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan
Tugasya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.
e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
Bagian.
7. Sub Bagian Perpustakaan
Tugasnya adalah :
a. Controller
i. Inventaris Ruang Baca/Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas
ii. Kinerja Pegawai/Staf Administrasi Ruang Baca.
iii. Proses Registrasi buku, jurnal, majalah sampai tersusun di rak sesuai
jurusan.
iv. Kunjungan belajar mahasiswa dan staf pengajar serta cara mempergunakan
fasilitas perpustakaan/ruang baca.
b. Laporan
i. Sesuai usul mahasiswa/staf pengajar mengajukan permohonan pembelian
buku-buku atau jurnal baru kepada Dekanat baik secara lisan/surat sebagai
proses pendukung proses belajar.
ii. Permintaan perlengkapan harian kepada sub bagian perlengkapan.
iii. Permintaan pembuatan surat teguran dari Dekan kepada staf pengajar, staf
administrasi yang mempergunakan fasilitas perpustakaan/ruang baca tidak
sesuai dengan peraturan yang ditetapkan Dekanat.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan
tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah
digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena
membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang
bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah
menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan
berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat
berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih
layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas
juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan
Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohaniaan juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan
hari-hari besar keagamaan (misalnya: Idul Fitri, Isra’ M’raj, Natal, Paskah, dll) sehingga para
civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani
hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
b. Perkuliahan semester genap/ganjil.
c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil.
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Etika, Etiket dan Moral a. Pengertian Etika
Dari segi etimologi (asal kata), istilah etika berasal dari kata latin “ athicus”
dan dalam bahasa Yunani disebut “ethicos” yang berarti kebiasaan. Dengan demikian
menurut pengertian yang asli, yang dikatakan baik itu apabila sesuai dengan
kebiasaan masyarakat. Kemudian lambat laun pengertian ini berubah, bahwa etika
adalah suatu ilmu yang membicarakan masalah perbuatan atau tingkah laku manusia,
mana yang dapat dinilai baik dan mana yang dapat dinilai tidak baik.
Etika juga disebut ilmu normatif, maka dengan sendirinya berisi
ketentuan-ketentuan (norma-norma) dan nilai-nilai yang dapat digunakan dalam kehidupan
sehari-hari. Etika dapat dibedakan menjadi 3 (tiga) macam yaitu :
1. Etika sebagai ilmu, yang merupakan kumpulan tentang kebajikan, tentang
penilaian dari perbuatan seseorang.
2. Etika dalam arti perbuatan, yaitu perbuatan kebajikan. Misalnya seseorang
dikatakan etis apabila orang itu telah berbuat kebajikan.
3. Etika sebagai filsafat, yang mempelajari pandangan-pandangan,
b. Pengertian Etiket
Istilah etiket, berasal dari kata Prancis etiquette, yang berarti kartu undangan,
yang lazim dipakai oleh raja-raja Prancis apabila mengadakan pesta.
Dewasa ini istilah etiket lebih menitik beratkan pada cara-cara berbicara yang
sopan, cara berpakaian, cara duduk, cara menerima tamu di rumah maupun dikantor
dan sopan santun lainnya.
Dalam pergaulan hidup, etiket itu merupakan tata cara tata karma yang baik
dalam menggunakan bahasa maupun dalam tingkah laku. Etiket merupakan
sekumpulan peraturan-peraturan kesopanan yang tidak tertulis, namun sangat penting
untuk diketahui oleh setiap orang yang ingin mencapai sukses dalam perjuangan
hidup yang penuh dengan persaingan.
Etiket juga merupakan aturan-aturan konvensional mengenai tingkah laku
individual dalam masyarakat beradap; merupakan tata cara formal atau tata krama
lahiriah untuk mengatur relasi antar pribadi, sesuai dengan status sosial
masing-masing individu.
a) Nilai-nilai kepentingan umum
b) Nilai-nilai kejujuran, keterbukaan, kebaikan
c) Nilai-nilai kesejahteraan
d) Nilai diskresi (discrection = pertimbangan) penuh pikir, mampu membedakn
sesuatu yang patut dirahasiakan dan yang boleh dikatakan atau dirahasiakan
Etiket lebih menitik beratkan pada sikap dan perbuatan yang lebih bersifat
jasmaniah atau lahiriah saja. Etiket sering disebut juga tata krama, yakni kebiasaan
sopan santun yang disepakati dalam lingkungan pergaulan antar manusia setempat.
maupun bersifat rohaniah. Kesadaran manusia terhadap baik dan buruk disebut
kesadaran etis atau kesadaran moral.
c. Pengertian Moral
Moral merupakan pengetahuan yang menyangkut budi pekerti manusia yang
beradap. Moral juga berarti ajaran baik dan buruk perbuatan, kelakuan (akhlak).
Moralisasi berarti uraian (pandangan, ajaran) tentang perbuatan dan kelakuan yang
baik. Demoralisasi berarti kerusakan moral.
Menurut asal katanya moral dari kata mores dari bahasa Latin, kemudian
diterjemahkan menjadi “aturan kesusilaan”. Jadi moral adalah aturan kesusilaan, yang
meliputi semua norma untuk kelakuan dan perbuatan tingkah laku yang baik. Moral
dapat dibedakan menjadi 2 (dua) macam yaitu :
1. Moral murni adalah moral yang terdapat pada setiap manusia sebagai suatu
pengejawantahan dari pancaran ilahi. Moral murni disebut juga hati nurani.
2. Moral terapan adalah moral yang didapat dari ajaran pelagai ajaran filosofis,
agama, adat, yang menguasai pemutaran manusia.
d. Hubungan antara Etika dan Moral
Moral adalah kepahaman atau pengertian mengenai hal yang baik dan hal
yang tidak baik, sedangkan Etika adalah tingkah laku manusia, baik mental maupun
fisik mengenai hal-hal yang sesuai dengan moral. Etika adalah penyelidikan filosofis
mengenai kewajiban manusia serta hal yang baik dan yang tidak baik. Bidang inilah
Objek etika adalah pernyataan-pernyataan moral. Etika dapat juga dikatakan
sebagai filsafat tentang bidang moral. Etika tidak mempersoalkan keadaan manusia
bagaimana manusia itu, melainkan manusia itu harus bertindak.
B. Pengertian Komunikasi Kantor
Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam setiap aspek
kehidupan. Komunikasi yang akan dibicarakan adalah komunikasi kantor yakni
komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor.
Kantor adalah orang-orang yang mengandung suatu pengertian bahwa suatu
kenyataan pekerjaan kantor itu dilaksanakan oleh orang-orang. Wajah kantor sangat
ditentukan oleh aktivitas orang-orang yang ada dalam kantor. Perlu diperhatikan lebih
lanjut bahwa pengertian kantor tidak cukup hanya melihat gedung atau orang-orang
yang ada dalam gedung, tetapi harus melihat kegiatan yang dilakukan oleh
orang-orang yang ada dalam gedung itu.
Dinamakan kantor apabila orang-orang yang ada didalamnya melakukan
kegiatan kantor yang didalamnya melakukan kegiatan yang bersifat tulis – menulis.
Di negara kita kegiatan itu disebut dengan istilah yang lebih popular “tata usaha”.
Jadi, suatu tempat dimana dilaksanakan kegiatan tata usaha disebut dengan kantor.
Kantor merupakan pengolahan keterangan-keterangan, tempat para pejabat
berkumpul untuk merundingkan segala sesuatu guna kepentingan kantor, tempat
pegawai menyelesaikan pekerjaan administrasi atau pekerjaan tata usaha. Setiap
kantor pada hakikatnya juga berkedudukan sebagai suatu organisasi.
Komunikasi kantor adalah suatu proses penyampaian berita dari suatu pihak
lain) yang berlangsung atau yang terjadi dalam kantor. Komunikasi kantor dapat
dibedakan menjadi dua macam yaitu :
1. Tata hubungan administrasi disebut juga tata hubungan fungsi, yakni fungsi
setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator
atau sebagai manajer. Jadi tata hubungan administrasi adalah tata hubungan
yang dilakukan oleh setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan
sebagai administrator atau sebagai manajer dengan para bawahan atau para
pelaksananya yang mengandung unsur perintah.
2. Hubungan tata usaha adalah hubungan yang terjadi atau yang berlangsung
antara satuan organisasi dalam suatu organisasi yng tidak mengandung unsur
perintah. Hubungan ini hanya bersifat pengiriman informasi dalam rangka
pelaksanaan pekerjaan kantor. Pengiriman informasi ini dapat dilakukan
melalui surat-surat atau warkat (salinan, tembusan, kutipan) atau dapat juga
melalui telepon.
C. Etika Komunikasi Kantor
Etika komunikasi kantor merupakan suatu rangkuman istilah yang mempunyai
pengertian tersendiri atau etika komunikasi kantor, adalah norma/ukuran yang berlaku
dalam proses penyampaian keterangan yang berlangsung dalam kantor.
Pada dasarnya komunikasi kantor dapat berlangsung secara lisan maupun
tertulis. Secara lisan dapat terjadi secara langsung (tatap muka) tanpa perantara.
Secara tidak langsung berarti melalui suatu perantara (telepon). Secara tertulis
misalnya dengan memepergunakan surat.
Komunikasi kantor merupakan hubungan antara pegawai dengan pegawai
jangan sampai mempunyai dampak negatif terhadap pegawai lainnya. Jadi, dalam hal
ini etika memegang peranan penting. Etika merupakan syarat mutlak dalam hubungan
antar pegawai. Oleh karena itu, setiap pegawai kantor dalam menjalankan tata
hubungan kantor harus mempunyai :
1. Kesusilaan atau budi pekerti yang baik
2. Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya
Etika menjadi dasar atau pedoman bagi pegawai dalam berhubungan atau dalam
berkomunikasi dalam kantor tersebut.
D. Arti Pentingnya Etika Komunikasi Dalam Suatu Kantor
Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan
kantor memiliki hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersama-sama
menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan. Kantor merupakan
pusat pengolahan keterangan, tempat para pegawai menyelesaikan pekerjaan
administrasi atau tata usaha.
Seseorang manajer kantor harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan
semua pegawai kantor baik secara horizontal maupun secara vertikal atau secara
diagonal. Komunikasi yang efektif akan menciptakan iklim kerja kantor yang sehat
dan terbuka. Hal ini sangat penting guna meningkatkan kreatifitas dan dedikasi para
pegawai kantor.
Etika komunikasi sangat penting dalam rangka meningkatkan kelancaran
kantor. Pentingnya komunikasi kantor dapat dilihat dalam hal-hal berikut :
1. Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas antara :
a. Para bawahan dengan atasan (pimpinan)
c. Atasan dengan atasan
d. Pegawai kantor dengan instansi yang bersangkutan
2. Meningkatkan semangat bekerja para pegawai.
3. Meningkatkan moral dan disiplin yang tinggi para pegawai.
4. Dengan menerapkan etika komunikasi semua jajaran pimpinan dapat
mengetahui keadaan bidang yang menjadi tugasnya, sehingga akan
berlangsung pengendalian operasional yang efisien.
5. Meningkatkan rasa tanggung jawab terhadap semua pegawai.
6. Meningkatkan kerja sama (team work) di antara para pegawai.
7. Menimbulkan adanya saling pengertian di antara para pegawai dan saling
menghargai dalam melaksanakan tugasnya masing-masing.
8. Etika komunikasi adalah suatu cara untuk manusia kearah cara berfikir kreatif.
9. Dengan etika komunikasi semua pegawai dapat mengetahui kebijaksanaan,
peraturan-peraturan, ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan oleh pimpinan.
10.Dengan adanya etika komunikasi kantor,maka antar pegawai yang satu dengan
yang lainnya akan saling menghargai.
11.Etika komunikasi penting bagi keputusan. Jika tidak dapat dikomunikasikan
keputusan tersebut dengan baik kepada pejabat lain, keputusan seorang
pemimpin tidak mempunyai nilai. Tanpa komunikasi yang baik maka
keputusan tidak dapat disetujui dengan baik.
E. Pelaksanaan Etika Komunikasi dan Informasi Pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Pelaksanaan etika komunikasi pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi
a. Kejelasan
Pihak komunikator atau para pegawai harus mampu menuangkan isi hatinya,
apa yang menjadi maksud tujuannya, yaitu dengan menuangkan dalam bentuk
berita, dengan cara mempergunakan kata-kata yang sedemikian rupa sehingga
jelas dan mudah dimengerti oleh pihak yang menerima.
Dalam penyampaian berita hendaknya dipergunakan bahasa yang baik dan
benar, mudah dan cepat dimengerti, yaitu :
1. Pergunakanlah kalimat yang pendek, singkat dan jelas.
2. Pergunakanlah kata-kata atau istilah yang mudah dimengerti, yang
sudah dikenal oleh umum.
3. Jangan mempergunakan kata-kata kiasan.
4. Sesuaikan dengan kemampuan pihak penerima berita.
b. Konsekuensi dan Keseimbangan
Keterangan-keterangan yang disampaikan jangan sampai bertentangan satu
dengan lainnya, atau berbeda dengan keterangan informasi yang telah dikirim.
Apabila terpaksa terjadi demikian, harus ada penegasan pencabutan, bahwa
informasi yang terdahulu salah. Pemberian informasi juga harus sesuai dengan
kenyataan.
c. Keseragaman
Pergunakanlah istilah, pengertian kode tertentu untuk menghindari terjadinya
kesalahpahaman dan kesimpangsiuran.
d. Tata bahasa yang tepat
e. Siapa lawan bicara kita
Ingat dengan siapa kita mengadakan pembicaraan, sampai dimana tingkat
kemampuan atau pendidikannya sehingga kita dapat menyesuaikan diri.
f. Lambang atau kode
Pergunakanlah lambang atau kode, gerak-gerik yang dapat memperjelas apa
yang kita ucapkan.
Dalam penerapan etika komunikasi tersebut pada Kantor Tata Usaha Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga menerapkan bagaimana sistem
penyampaian informasi yang baik dan benar dengan melalui berbagai prosedur
antara lain :
1. Dimulai dengan penetapan gagasan atau ide-ide yang dilakukan oleh pihak
pengirim berita.
2. Pengiriman informasi dan gagasan yang merupakan message yang telah
disusun dalam bentuk simbol, sandi, kode-kode, dengan melalui saluran media
komunikasi baik secara lisan maupun tertulis, vertikal maupun horizontal,
formal maupun informal.
3. Penerimaan berita oleh pihak penerima berita (komunikan). Pihak komunikan
kemudian mengadakan interprestasi (decoding) terhadap berita yang diterima,
yang dilanjutkan dengan suatu tindakan atau respon.
Perlu diketahui, bahwa untuk memperoleh pengertian yang sama terhadap
berita yang dikirim, maka antara komunikator dengan pihak komunikan harus
mempunyai pengalaman yang sama, artinya harus mempunyai tafsiran yang sama
terhadap berita tersebut. Apabila setiap pesan dan berita yang dikirim oleh pihak
komunikator mendapat respon dari pihak penerima berita, maka dikatakan
Pelaksanaan etika pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi sudah
diterapkan, tetapi belum semaksimal mungkin dijalankan. Contohnya, di dalam cara
berbicara terkadang cara berbicara yang dipakai dalam ruangan kurang efektif,
sehingga sering menimbulkan salah paham antar pegawai dengan pegawai ataupun
pegawai dengan atasan.
F. Prinsip-Prinsip Yang Mempengaruhi Kelancaran Dalam Penerapan Etika Komunikasi dan Informasi
Prinsip tersebut adalah :
1. Prinsip mempergunakan cara informasi yang paling mudah
Prinsip ini meliputi dua hal, yaitu:
a) Menyampaikan informasi dapat dilakukan dengan mudah.
Hal ini sebenarnya sangat relatif. Kesukaran atau kemudahan
menyampaikan berita atau informasi sangat ditentukan atau dipengaruhi
oleh situasi, jarak dan menurut kepentingan berita yang akan diberikan.
Misalnya, berita yang sangat penting dan harus segera diketahui pihak
penerima berita dan sebaliknya pihak komunikator segera mendapatkan
tanggapan dari pihak komunikan. Berita atau informasi yang demikian
mungkin lebih baik disampaikan melalui telefon. Akan tetapi apabila
berita itu hanya bersifat pemberitahuan atau kurang penting dan tidak
segera membutuhkan tanggapan, lebih baik disampaikan secara tertulis.
b) Informasi mudah dan cepat dimengerti oleh pihak komunikan.
2. Prinsip berusaha agar informasi menimbulkan makna sama bagi penerima yang
berlainan. Prinsip ini menghendaki agar informasi yang dikirim jangan sampai
diusahakan informasi yang dikirim jangan sampai menimbulkan interpretasi
yang berbeda-beda. Interpretasi yang berbeda-beda ini akan terjadi apabila
informasi itu dikirimkan kepada lebih dari satu penerima berita dan tingkat
pengetahuannya saling berbeda serta penafsiran terhadap informasi yang
diterima peninjauannya dari segi yang berbeda pula. Dalam hal ini perlu
adanya konsistensi dan ketegasan isi berita.
3. Prinsip menggunakan alat komunikasi yang sederhana.
Prinsip ini menghendaki penggunaan sarana komunikasi yang sederhana.
Seperti halnya pada prinsip 1, pengertian sederhana juga sangat relatif karena
tergantung urgensi atau kepentingan informasi yang akan dikirim. Mungkin
suatu informasi cukup dikirim dalam surat dan diantar langsung oleh kurir atau
dikirim melalui pos. Akan tetapi, apabila berita itu sangat penting dan perlu
segera diketahui, lebih efektif dikirim melalui telepon, radio, televisi atau
melalui media massa lainnya.
4. Prinsip memilih yang paling menguntungkan, baik isinya, alat, maupun cara
menyampaikan informasi.
Prinsip ini hendaknya dipilih berita yang aktual, penting, obyektif
kebenarannya, serta berita yang up to date atau tidak basi. Sarana informasi
yang digunakan hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan dan disesuaikan
dengan kepentingan berita. Penyampaian berita hendaknya disampaikan tepat
G. Peranan Etika Komunikasi dan Informasi Pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Etika komunikasi yang diterapkan pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi
Universitas Ssumatera Utara sudah efektif sehingga para karyawan merasa terlindungi
oleh pimpinan. Apabila suatu waktu ada masalah yang tidak terpecahkan, maka
karyawan dapat bertanya langsung kepada pimpinannya dan pimpinan akan
memberikan penjelasan atau bimbingan sehingga karyawan akan mendapat arahan
secara langsung.
Selain memberikan perintah, pimpinan juga harus mengusahakan agar setiap
karyawan dapat bekerja sama dengan sebaik-baiknya. Demikian juga untuk
memecahkan persoalan-persoalan di dalam organisasi. Komunikasi yang baik dan
harmonis sangat perlu dijaga baik oleh pemimpin maupun oleh karyawan karena
komunikasi mempunyai peranan yang sangat penting untuk mencapai tujuan
perusahaan.
Pada etika komunikasi mempunyai struktur organisasi garis lini dan staf
berdasarkan fungsi dimana jenjang, wewenang dan tanggung jawab mengalir dari
bawah ke atas dan dari atas ke bawah yang berarti komunikasi mengalir dalam bentuk
perintah, instruksi dan prosedur yang harus dijalankan oleh para bawahan baik secara
lisan maupun tulisan. Sedangkan komunikasi yang mengalir dari bawah ke atas dapat
berupa permintaan usulan atau keluhan secara tertulis.
Dengan adanya etika komunikasi pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi
Norma Susila Pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Norma susila adalah aturan yang tidak di tulis tapi dilakukan berdasarkan
suara hati sendiri, orang yang melanggar norma ini akan dijauhi oleh orang lain.
Contohnya :
1. Aturan tentang berpakaian yang pantas dan sopan di dalam kantor serta di
hadapan masyarakat.
2. Berbicara sopan kepada atasan sesama pegawai, bahkan mahasiswa
sekalipun. Pada Kantor Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas
3. Sumatera Utara, norma susila merupakan salah satu norma yang ditetapkan,
yang harus dijalankan buat semua pegawai, baik atasan, pegawai biasa,
mahasiswa dan bahkan pegawai kebersihan (cleaning service) juga harus
memiliki norma susila sehingga aktivitas dan kegiatan didalam kantor
berjalan dengan baik.
Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan untuk menjaga etika serta norma
dalam Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu :
Etika Berbicara
Setiap melakukan komunikasi sebaiknya menggunakan bahasa yang mudah
dimengerti. Baik antar pegawai dengan atasan, pegawai dengan pegawai, pegawai
dengan mahasiswa dan bahkan orang luar yang tidak memiliki hubungan apapun
harus disambut dengan sopan. Contohnya, sopan santun berkomunikasi baik melalui
telfon maupun komunikasi langsung dan memberikan informasi yang jelas kepada
Etika Berpakaian
Setiap bagian pada Kantor Tata Usaha, memiliki aturan masing-masing baik
pada Kantor Pembantu Dekan II, bagian Kepegawaian, Perlengkapan, Administrasi
dan sebagainya untuk semua bagian yang ada dalam Kantor Tata Usaha memiliki
aturan yang sama yang telah di tetapkan melalui kesepakatan bersama dan telah di
sahkan berdasarkan Undang-Undang. Contohnya, didalam cara berpakaian setiap
pegawai harus menggunakan pakaian yang sopan dan layak untuk dipakai dalam
kantor, sehingga tidak mengganggu aktivitas di dalam ruang kerja karena terkadang
cara berpakaian yang berlebihan menjadi pokok permasalahan di dalam ruang kerja.
H. Hambatan-Hambatan Penerapan Etika Komunikasi dan Informasi Dalam Kantor Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Etika Dalam Menerima Tamu
Salah satu aturan yang ada di dalam Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah etika menerima tamu. Sama halnya dengan etika
berbicara, setiap pegawai harus bisa memberikan informasi yang jelas dan akurat
kepada tamu, sehingga tidak menimbulkan kesan negatif dari tamu karena cara kita
menerima tamu sangat berpengaruh dengan nama baik Fakultas. Misalnya ada
tamu yang datang sebaiknya kita menyambutnya dengan wajah tersenyum, sopan, dan
tidak berlebihan, sehingga tamu merasa nyaman dan diperhatikan.
1. Hambatan yang bersifat teknis antara lain :
a. Kurangnya sarana dan prasarana yang diperlukan oleh organisasi.
b. Kondisi fisik yang tidak memungkinkan terjadinya komunikasi yang
efektif.
2. Hambatan Perilaku, seperti :
a. Prasangka yang didasarkan pada emosi.
b. Ketidakmauan untuk berubah.
c. Sifat yang egosentris.
3. Hambatan Struktur, yaitu rintangan yang disebabkan oleh adanya perbedaan
tingkat, perbedaan job dalam struktur organisasi.
4. Hambatan Latar Belakang, seperti :
a. Latar belakang social
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Adapun kesimpulan yang dapat diperolaeh yaitu :
1. Pelaksanaan Etika Komunikasi dan Informasi Pada Kantor Tata Usaha
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu dengan adanya kejelasan,
konsekuensi dan keseimbangan, keseragaman, tata bahasa yang tepat, siapa
lawan bicara kita, lambang atau kode.
2. Penerapan Etika Komunikasi dan Informasi Pada Kantor Tata Usaha Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah efektif sehingga para karyawan
merasa terlindungi oleh pimpinan.
3. Untuk mendukung Penerapan Etika Komunikasi dan Informasi Pada Kantor
Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus dengan
menggunakan informasi dan teknik penyampaian yang mudah untuk
ditanggapi, berusaha agar informasi tersebut menimbulkan makna yang sama
bagi si penerima.
B. SARAN
Adapun saran yang dapat penulis uraikan yaitu :
1. Sebaiknya hubungan komunikasi antara pimpinan dan pegawai harus tetap
dibina dengan cara pimpinan harus lebih bersifat terbuka, dalam arti pemimpin
harus supel, mau bergaul dengan bawahan sehingga antara atasan dengan
kedinasan harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya, misalnya dengan
mengadakan open house kepada para bawahan secara merata.
2. Menjaga kerjasama yang baik diantara pihak pimpinan maupun antar pegawai
yaitu dengan memberikan pengertian dan kepercayaan antar pegawai karena
tanpa adanya kerjasama yang baik, tidak akan mencapai hasil kerja yang
diharapkan.
3. Alat-alat komunikasi seperti komputer, telefon, printer, mesin fax dan lain-lain
yang sudah ada hendaknya dapat dipelihara dan dijaga dengan baik agar dapat
memperlancar arus informasi yang dibutuhkan pada Kantor Tata Usaha
DAFTAR PUSTAKA
Frans, Magnis. 1984, Etika Umum. Cetakan pertama. Yogyakarta: Kanisius.
Gunawan, Jiwanto. 1985, Komunikasi dalam Organisasi. Cetakan kedelapan. Yogyakarta: Kanisius.
Juwono, Suhardiman. 1972, Pokok-pokok Komunikasi Administrasi. Cetakan ketujuh. Yogyakarta: Khalin Pustaka.
Purwanto, Djoko. 2003, Komunikasi Bisnis. Cetakan kedua. Jakarta: Gelora Aksara Pratama.
