KONSEP DAN IMPLEMENTASI TRACER STUDY. Ir. Ahmad Syafiq, MSc, PhD

KONSEP DAN IMPLEMENTASI TRACER STUDY

Ir. Ahmad Syafiq, MSc, PhD a-syafiq@ui.ac.id

Situasi terkini

 Massifikasi pendidikan tinggi:

 Jumlah PT masih terus meningkat tantangan kualitas

 Kemampuan dan demand masyarakat meningkat

 Menguatnya “kredensialisme” (pentingnya pengakuan formal pengetahuan, keterampilan dan pengalaman)

 Tuntutan terhadap relevansi pendidikan tinggi dan

meritokrasi (hubungan lurus antara pendidikan dengan status sosek)

 Paradigma “knowledge society” dan “knowledge economy”

Situasi terkini

 Dinamika global:

 Kompetisi antar PT meningkat

 Kompetisi regional dan internasional meningkat

 Eksperimentasi struktur studi baru (misalnya Bologna Process di Eropa); bangkitnya vokasi

 Tuntutan terhadap “employability” lulusan PT

misalnya melalui penekanan pembelajaran pada

aspek kompetensi; link and match (keselarasan)

Situasi terkini

 Dinamika global:

 Tuntutan terhadap akuntabilitas melalui evaluasi dan akreditasi

 Korporatisasi manajemen PT (efektifitas dan efisiensi, quality management, pemahaman

mengenai multi-stakeholdership dan hubungan

clientele)

Menguji relevansi PT

• Evaluasi dan asesmen kritikal terhadap relevansi PT bagi masyarakat menjadi semakin penting dengan situasi dan tantangan terkini yang sudah harus segera dijawab.

• Massifikasi pendidikan tinggi perlu dikawal oleh informasi saintifik dan valid mengenai outcome pembelajaran

sebagai parameter kualitas.

Tantangan terkini

Urgensi Tracer Study

• Tracer Study harus dilaksanakan oleh seluruh PT dan sistem nasional monitoring lulusan PT perlu terus

diperkuat

• Sumber data terpenting bagi pengembangan

pendidikan tinggi terkait dengan relevansi pendidikan

• Learning output/outcome adalah lulusan, sehingga lulusan (bukan pengguna) adalah evaluator kunci

• TS dapat mencakup pertanyaan-pertanyaan yang

cukup luas untuk pengembangan kebijakan

Tujuan Tracer Study

7

informasi

pengembangan

relevansi

akreditasi

Kerangka Konsep

8

Input

Biodata siswa, pengalaman,

motif

Output

Pengetahuan, keterampilan, motivasi, nilai

Input

Kondisi dan pengaturan belajar

Process

Pengajaran dan pembelajaran

Outcomes

Transisi kerja, pekerjaan Kontribusi dan

pengabdian masyarakat

Tracer Study

Tracer Study DIKTI

Desain dan metodologi yang dilaksanakan oleh PT harus mengikuti aturan DIKTI sesuai Surat Edaran Dirjen Belmawa No. 313/B/SE/2016:

yaitu:

 Pusat Karir dan Tracer Study dilaksanakan pada tingkat perguruan tinggi untuk menjamin bahwa desain, metodologi, dan kuesioner yang digunakan terstandar sehingga memungkinkan kompilasi dan komparasi data antar fakultas/program studi/departemen dalam perguruan tinggi tersebut ditingkat Nasional.

 Tracer Study harus ditargetkan pada seluruh populasi dan bukan pada kelompok sampel yang sudah dipilih sebelumnya. Populasi target pada pelaksanaan Tracer Study tahun berjalan adalah

seluruh lulusan yang menjadi anggota kohort lulusan (2) dua tahun sebelumnya (kohort lulusan bukan kohort angkatan masuk);

Tracer Study DIKTI

 Tracer Study yang dilaksanakan oleh perguruan tinggi wajib mencakup seluruh pertanyaan inti Tracer Study Online Ditjen Belmawa. Walaupun demikian perguruan tinggi dapat

menambahkan pertanyaan sesuai dengan kepentingan tetapi tidak diperkenankan mengurangi atau mengubah pertanyaan inti dari

Ditjen Belmawa. Hal ini adalah untuk menjamin standarisasi instrumen untuk kepentingan kompilasi dan komparasi data Nasional;

 Perguruan tinggi pemenang bantuan pengembangan pusat karir dan pusat karir lanjutan Ditjen Belmawa wajib mengunggah hasil Tracer Study di situs yang telah disediakan

(http://pkts.belmawa.ristekdikti.go.id) sesuai dengan batas waktu pelaporan yang tercantum dalam surat kontrak hibah;

Tracer Study DIKTI

 Perguruan tinggi lain yang tidak mendapatkan bantuan juga melaksanakan Tracer Study dengan metode yang sama dan

mengunggah hasil Tracer Study pada situs tersebut. Hal ini untuk memperkaya dan memperkuat data Nasional dalam variabel dan indikator pendidikan tinggi, khususnya terkait transisi dan situasi kerja lulusan perguruan tinggi.

 Perguruan tinggi agar melaksanakan Tracer Study secara reguler

setiap tahun guna memenuhi kebutuhan data akreditasi, data Tracer Study juga agar disosialisasikan dan digunakan untuk

pengembangan kurikulum dan perbaikan pembelajaran di perguruan tinggi.

Desain dan Metodologi



Desain penelitian: survey sensus. Melibatkan seluruh (100%) lulusan PT pada tahun kohort yang diikuti.



Populasi dan subyek penelitian: Lulusan pada kohort 2 tahun ke belakang (dari tahun dilaksanakannya tracer study, misalnya tracer study 2016 maka

populasi dan subyeknya adalah lulusan tahun 2014)



Pemilihan waktu 2 tahun karena memberikan

kesempatan bagi PT di Indonesia untuk melengkapi database dan lulusan dianggap masih dapat

mengingat peristiwa pencarian kerja



Instrumen: kuesioner standar yaitu Kuesioner Tracer Study Online DIKTI (minimalis, terdiri dari 78

variabel).

Desain dan Metodologi



Metode pengumpulan data: disarankan online karena efektif, efisien dan praktis. Meskipun

demikian, dapat pula dilakukan berbagai cara pengumpulan data (wawancara tatap muka, wawancara telepon, surat pos, surat elektronik).



Pelaksanaan reguler, murah dan mudah untuk diimplementasikan



Disarankan untuk mengoptimalkan perolehan

informasi dengan cara mengadaptasi secara utuh

kuesioner yang lebih lengkap.

Sistem Tracer Study Online

 DIKTI menyediakan fasilitas pendukung Tracer Study dan Sistem Tracer Study Online melalui laman yang beralamat di

http://pkts.belmawa.ristekdikti.go.id

•

Sistem ini menyimpan daftar akun administrator tracer study dari setiap perguruan tinggi.

•

User atau pengguna aplikasi tracer study ini adalah perguruan tinggi. Perguruan tinggi bertindak sebagai operator dalam melakukan pengisian data.

Implementasi Tracer Study

1. Tim Peneliti

2. Database Alumni

 Target Populasi

 Cek Sistem Database

3. Lokakarya

 Pengembangan/Perbaikan Kuesioner

 Koordinasi:

 Sistem Database

 Pengumpulan Data

 Sosialisasi

 Draft Presentasi Hasil

4. Riset:

 Alat

 Surat Menyurat

1. Email Blast

2. Mekanisme Reminder 3. Sosialisasi

4. Analisis

5. Diseminasi Hasil

6. Pemanfaatan Data 1. Tahap Persiapan 2. Tahap Pelaksanaan

15

1. Tahap Persiapan

16

17 17

PI

Co-PI Data Coordinator

Assistant Researcher 1

Assistant Researcher ²

Assistant Researcher 3

Assistant Researcher ⁴ Finance IT Coordinator

Tim Peneliti

1.1

Database Alumni



Sensal: seluruh populasi target lulusan



Target lulusan: 2 tahun setelah lulus



Cakupan: 1kohort



Kriteria Lulus: Siap memasuki dunia kerja

1.2

18

Target Populasi - Contoh TSUI 2013

Jenjang S1 Tahun Lulus

FK Profesi (+1th) 2010

FKG Profesi 2011

FMIPA Sarjana + Profesi 2011

FT Sarjana 2011

FH Sarjana 2011

FE Sarjana + Profesi 2011

FIB Sarjana 2011

FPSI Sarjana + Profesi 2011

FISIP Sarjana 2011

FKM Sarjana 2011

FASILKOM Sarjana 2011

FIK Profesi 2011

Lokakarya Pengembangan Kuesioner, Cipanas 13-14 Mei 2014 Koordinasi dengan Direktorat/Bidang/Unit Lain

1.3

LOKAKARYA

Pengembangan Kuesioner

Kuesioner Baru

Format Software

Upload

Kuesioner Standar Tambahan pertanyaan

Lokakarya

Persiapan IVCT

Kasus UI: Perbaikan Kuesioner

- Pemisahan pada kompetensi : loyalitas dan integritas menjadi 2 kompetensi yang berbeda

- Pertanyaan baru :

- Apakah mengikuti pendidikan/kursus tambahan:

- Sesuai bidang pekerjaan

- Tidak sesuai bidang pekerjaan

- Apakah melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi?

- Bila ya, apakah sesuai dengan latar belakang pendidikan?

- Bila ya, apakah sesuai dengan bidang pekerjaan saat ini?

- Riwayat Pekerjaan:

- Rata-rata waktu bekerja di perusahaan

- Apakah anda bekerja/pernah bekerja di tempat terpencil?

Koordinasi dengan Fakultas/Unit Lain

Penting!

• Koordinasi dilakukan dengan direktorat/badan lain di PT (Dit. Pendidikan, Dit. Kemahasiswaan, PPSI dan BPMA).

• Koordinasi dengan fakultas/departemen/prodi untuk:

- Pengecekan silang mengenai database alumni - Dukungan TS dari fakultas/depatemen/prodi.

- Pengembangan dan penyempurnaan kuesioner - Sosialisasi pelaksanaan dan diseminasi hasil

- Peningkatan response rate TS

- Penggunaan TS di fakultas /departemen/prodi

Data ini akan digunakan dalam dokumen resmi UI yaitu Ijazah, Transkrip, Surat-menyurat, dan Tracer Study (Studi Penelusuran Alumni)

Data ini wajib diisi sebagai kelengkapan persyaratan untuk Ujian Akhir/Skripsi/Tesis/Disertasi/Yudisium

Perbaikan Sistem Database

Sosialisasi dilakukan pada saat:



Acara Wisuda

• Sambutan rektor

• Media promosi (video)



Website Alumni dan Fakultas.



Sosialisasi kepada Mahasiswa:

• Orientasi studi mahasiswa baru

• Seminar profesi mahasiswa

Sosialisasi TSUI

Kepada Alumni Baru dan Mahasiswa untuk Berpartisipasi

Sosialisasi di Laman Universitas

2.3

27

Sosialisasi di Laman Fakultas

28

Response Rate S2

TSUI

2010 - 2013

Fakultas TSUI 2012 TSUI 2013

FK 33.0% 62.2%

FKG 38.7% 86.5%

FMIPA 47.2% 71.1%

FT 55.3% 76.1%

FH 39.3% 58.7%

FE 41.8% 74.5%

FIB 47.7% 86.3%

FPSI 36.9% 69.4%

FISIP 33.7% 65.2%

FKM 41.0% 76.6%

FASILKOM 56.1% 70.2%

FIK 57.1% 70.4%

PASCA 39.9% 61.8%

UI 41.8% 72.5%

Persiapan Riset



Alat



Perangkat Telpon



Pulsa



Komputer



Kuesioner Online



Surat Menyurat



Surat Pengantar Rektor



Surat Pengantar Email Blast



Surat Informasi Kegiatan Pengumpulan Data ke Fakultas

4

30

2. Tahap Pelaksanaan

31

Email Blast Untuk Alumni

2.1

- E-mail blast dikirim ke seluruh subyek (yang memiliki alamat e-mail di database)

• Surel resmi dikirim dengan ditandatangani oleh Rektor UI dan Direktur Hubungan Alumni

• Informasi akses kuesioner online di http://tracerstudy.ui.ac.id

• Nomor PIN personal untuk akses kuesioner

- Dicek apakah subyek mengisi kuesioner:

• Mengirimkan surel “ucapan terima kasih” pada subyek yang mengisi kuesioner

• Mengirim ulang surel (email blast) ke mereka yang sama

sekali tidak mengisi kuesioner, juga dilakukan kontak telepon

- Pengingat/reminders/recontact dilaksanakan sebanyak 5 kali

Pengumpulan Data

³³

Surat Resmi Dari UI

Akses Laman Kuesioner

Format Kuesioner TSUI

2013

Respons Harian

1st contact 2nd contact 3rd contact 4th contact 5th contact

Email Blast 2

Email Blast 1 Email Blast 3

38

Email Blast to

2009 Alumni

Fill in QTAFI?

Data Analysis

7 days

Yes

Contact 1

End

Max 14 days

Max 14 days Max

14 days

No Contact 2 Contact 3 Contact 4

QTAFI Data Check

Mekanisme Reminder (1)

2.2

39

Negative Response?

Phone Contact

-Email changed?

-Email Lost?

-Wrong PIN/link?

Lack of motivation

Resend Email

Next Phone Contact Fill in

QTAFI? Data Analysis

Yes No

Yes No

No Yes

Yes No

QTAFI Data Check Max

7 days

Phone Contact Stopped

-Wrong Number?

-Number not registered?

Phone Contact Stopped

No

Boost Motivation

Yes

Mekanisme Reminder (2)

40

Staf Reminder

Kegiatan reminder dalam pengumpulan data TS

Analisis Hasil



Tetapkan target response rate



Batasi periode pengumpulan data



Waktu



Jumlah reminder



Lakukan data cleaning



Lakukan analisis sesuai standar analisis yang ada



Gunakan reference yang ada

2.4

42

2.5 Diseminasi Hasil

Diseminasi Hasil TSUI

Di Tingkat Universitas

Diseminasi Hasil TSUI

Di Tingkat Fakultas

INTERNATIONAL CONFERENCE "EXPERIENCES WITH LINK AND MATCH IN HIGHER AND VOCATIONAL EDUCATION.

RESULTS OF TRACER STUDIES WORLDWIDE (EXLIMA II)“, BALI, 25-26 NOVEMBER 2015 International Conference "Experiences with Link and Match in Higher Education.

Results of Tracer Studies Worldwide." (EXLIMA), Bali, 22-25 October 2012



Permintaan data:



Surat resmi ke CDC-UI



Pengisian form untuk permintaan data TS secara online



http://tracerstudy.ui.ac.id/qtafi/projects/

formtsui



E-mail konfirmasi ke CDC-UI

2.6 Pemanfaatan Data

49

Pemanfaatan Data TSUI

Study Program/Faculty Date Purpose

2013

F. of Nursing UI March Accreditation, material for program improvement Postgraduate Program UI March Accreditation, material for program improvement

F. of Medicine UI April Accreditation, AUN data, material for program improvement

Communication Office UI May Study Program Education Exhibition

F. of Economics UI June Accreditation, AUN data, material for program improvement

F. of Social and Political Science UI

July Accreditation, material for program improvement

F. of Psychology UI August Accreditation, material for program improvement F. of Public Health UI August Accreditation, material for program improvement

50

Study Program/Faculty Date Purpose

2014

F. of Social and Political Science UI

April Accreditation, material for program improvement

F. of Public Health UI April Accreditation, AUN data, material for program improvement

F. of Medicine UI May Accreditation, AUN data, material for program improvement

Communication Office UI May Study Program Education Exhibition

Pemanfaatan Data TSUI

51

PEMANFAATAN DATA TSUI

Study Program/Faculty Date Purpose

2013

F. of Nursing UI March Accreditation, material for program improvement

Postgraduate Program UI

March Accreditation, material for program improvement

F. of Medicine UI April Accreditation, AUN data, material for program improvement

Communication Office UI

May Study Program Education Exhibition

F. of Economics UI June Accreditation, AUN data, material for program improvement

F. of Social and Political Science UI

July Accreditation, material for program improvement

F. of Psychology UI August Accreditation, material for program improvement F. of Public Health UI August Accreditation, material for program improvement

52

Study Program/Faculty Date Purpose

2014 F. of Social and Political Science UI

April Accreditation, material for program improvement

F. of Public Health UI April Accreditation, AUN data, material for program improvement

F. of Medicine UI May Accreditation, AUN data, material for program improvement

Communication Office UI

May Study Program Education Exhibition

F. of Engineering June Accreditation, material for program improvement

F. Social & Political Sciences

Septembe r

Accreditation, material for program improvement

Dept. of Industrial Engineering

F. of Engineering

October Accreditation, material for program improvement

Pemanfaatan Data TSUI

53

Fakultas Bulan Tujuan Penggunaan Data 2015

Fakultas Psikologi April Akreditasi, materi untuk peningkatan program

Fakultas Teknik April Akreditasi, AUN, materi untuk peningkatan program

Fakultas Hukum Mei Akreditasi, AUN, materi untuk peningkatan program

Program

Pascasarjana

Mei Materi untuk peningkatan program Fakultas Farmasi Juni Akreditasi, AUN, materi untuk

peningkatan program

Fakultas MIPA Juni Akreditasi, AUN, materi untuk peningkatan program

Pemanfaatan Data TSUI

54

Study

Program/Faculty Date Purpose

2015 Fakultas Ilmu

Keperawatan Agustus Akreditasi, materi untuk peningkatan program

Fakultas Ekonomi dan

Budaya Agustus Akreditasi, materi untuk peningkatan program

Fakultas Ilmu

Komputer September Akreditasi, materi untuk peningkatan program

Fakultas Ilmu Sosial

dan Ilmu Politik September Akreditasi, Data AUN, materi untuk peningkatan program

Fakultas Kesehatan

Masyarakat September Akreditasi, materi untuk peningkatan program

Fakultas Kedokeran September Akreditasi, materi untuk peningkatan program

Pemanfaatan Data TSUI

55

Study

Program/Faculty Date Purpose

2015

Fakultas Kedokteran

Gigi September Akreditasi, materi untuk peningkatan program

Fakultas Ilmu Budaya Oktober Materi untuk peningkatan program Fakultas Ilmu Komputer November Akreditasi, materi untuk peningkatan

program Fakultas Kedokteran

Gigi Desember AUN, materi laporan tahunan

Fakultas MIPA Desember Akreditasi, AUN, materi laporan tahunan, materi untuk peningkatan program

Program Pascasarjana Desember Akreditasi, AUN, materi laporan tahunan, materi untuk peningkatan program

Pemanfaatan Data TSUI

56

Study Program/Faculty Date Purpose

2016

Fakultas Kedokteran Gigi Februari Akreditasi, materi untuk peningkatan program

Fakultas Psikologi Februari Materi untuk peningkatan program

Fakultas Ekonomi dan Bisnis Maret Akreditasi, materi untuk peningkatan program Fakultas Ilmu Keperawatan Maret Akreditasi AUN

Fakultas Farmasi Maret Materi untuk peningkatan program

Pemanfaatan Data TSUI

TERIMA KASIH