STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR URUSAN ADMINISTRASI

(1)

LEMBAGA PENDIDIKAN POLRI LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR URUSAN ADMINISTRASI NO. DOKUMEN SOP-LSP-018 NO. REVISI 02 HALAMAN 1/9 TANGGAL TERBIT : 4 Desember 2014

DIBUAT OLEH DISAHKAN OLEH

PAURMIN

DIAH PERWATASARI, A.K.S. PEMBINA NIP 19710611 199303 2 001

KA LSP

Drs. SUROTO, M.Si. KOMBESPOL NRP 65040678

1. Tujuan

Meningkatkan mutu dan ketertiban administrasi secara umum di lingkungan LSP Polri dengan dasar undang – undang atau peraturan yang berlaku di lingkungan Polri.

2. Ruang Lingkup

Ruang LIngkup SOP ini meliputi tugas dan tanggung jawab Urmintu LSP Polri mulai dari penerimaan, penelitian, pencatatan naskah dinas yang masuk dan keluar, pengarsipan sampai dengan pengirimannya.

3. Pedoman/Acuan

3.1. Peraturan Kapolri Nomor 15 tahun 2007 tentang Naskah Dinas di lingkungan Kepolisian Negara Republik Indonesia;

3.2. Peraturan Kapolri Nomor 16 tahun 2007 tentang Tata Naskah di lingkungan Kepolisian Negara Republik Indonesia;

3.3. Peraturan Kapolri Nomor 17 tahun 2007 tanggal tentang Tata Kearsipan di lingkungan Kepolisian Negara Republik Indonesia;

3.4. Peraturan Kapolri Nomor 18 tahun 2007 tentang Penyelengaraan Pos di lingkungan Kepolisian Negara Republik Indonesia; dan

3.5. Peraturan Kapolri Nomor 21 tahun 2010 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Satuan Organisasi Pada Tingkat Mabes Polri;

(2)

4. Pengertian

4.1. Urusan administrasi disingkat Urmin adalah unsur pembantu pimpinan dan pelayanan staf pada LSP Polri yang bertugas menyelenggarakan administrasi umum di lingkungan LSP Polri.

4.2. Naskah dinas adalah semua tulisan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Polri dalam rangka melaksanakan tugas, fungsi dan peranan di bidang masing-masing yang disusun menurut bentuk-bentuk yang telah ditetapkan

5. Alat

5.1 sarana pengendali, meliputi : buku agenda, buku verbal, lembar disposisi, lembar pengantar surat, ekspedisi, dan map klasifikasi surat masuk; 5.2 ATK; 5.3 stempel staf; 5.4 komputer; 5.5 lemari arsip; 5.6 meja kerja; 5.7 kursi kerja; 5.8 mesin foto copy; 5.9 telephone; dan 5.10 faximile.

(3)

6. Prosedur

6.1. menerima naskah dinas masuk :

6.1.1. memeriksa kelengkapan naskah dinas; 6.1.2. menandatangani bukti penerimaan, jika ada;

6.1.3. mengelompokkan naskah dinas sesuai jenis dan klasifikasinya ; 6.1.4. pemberian lembar disposisi;

6.1.5. mencatat identitas naskah dinas dalam buku agenda;

6.1.6. mengajukan surat kepada Ka LSP untuk mendapatkan disposisi;

6.1.7. mencatat disposisi naskah dinas yang sudah turun dari Ka LSP di buku agenda;

6.1.8. mencatat naskah dinas dalam buku ekspedisi;

6.1.9. mendistribusikan naskah dinas sesuai disposisi atau diarsipkan. 6.2. menerima konsep naskah dinas keluar

6.2.1. untuk tanda tangan Kalemdikpol:

6.2.1.1 mengkoreksi tata cara penulisan naskah dinas dan nota dinas pengantar;

6.2.1.2 apabila masih terjadi kesalahan dikembalikan kepada konseptor untuk diperbaiki lalu diajukan kembali;

6.2.1.3 apabila tidak ada kesalahan konsep naskah dinas diajukan kepada Ka LSP untuk diparaf atau disahkan; 6.2.1.4 memberikan nomor nota dinas pengantar untuk naskah

(4)

6.2.1.5 mengirimkan konsep naskah dinas serta nota dinas pengantar kepada Kalemdikpol melalui Kataud Lemdikpol;

6.2.1.6 Setelah ditandatangani Kalemdikpol naskah dinas diregistrasi, diarsipkan di Taud Lemdikpol dan dikembalikan ke LSP Polri;

6.2.1.7 Urmin LSP Polri menggandakan, mendistribusikan dan mengarsipkan naskah dinas yang sudah distempel sesuai alamat;

6.2.1.8 menyimpan naskah dinas yang belum distempel sebagai dokumen.

6.2.2. untuk tanda tangan Ka LSP yang mengatasnamakan Kalemdikpol:

6.2.2.1 mengkoreksi tata cara penulisan naskah dinas;

6.2.2.2 apabila masih terjadi kesalahan dikembalikan kepada konseptor untuk diperbaiki lalu diajukan kembali;

6.2.2.3 apabila tidak ada kesalahan konsep naskah dinas diajukan kepada Ka LSP untuk diparaf atau disahkan; 6.2.2.4 setelah ditandatangani Ka LSP, naskah dinas tersebut

dimintakan nomor surat ke Taud Lemdikpol;

6.2.2.5 setelah naskah dinas diberi nomor, digandakan dan dicatat pada buku verbal;

6.2.2.6 mendistribusikan naskah dinas yang sudah distempel sesuai alamat;

6.2.2.7 memberikan tembusan kepada Kalemdikpol dan Taud Lemdikpol untuk diarsipkan;

6.2.2.8 menyimpan naskah dinas yang belum distempel sebagai dokumen.

(5)

6.2.3. untuk tanda tangan Ka LSP:

6.2.3.1. mengkoreksi tata cara penulisan naskah dinas;

6.2.3.2. apabila masih terjadi kesalahan dikembalikan kepada konseptor untuk diperbaiki lalu diajukan kembali;

6.2.3.3. apabila tidak ada kesalahan konsep naskah dinas diajukan kepada Ka LSP untuk diparaf atau disahkan; 6.2.3.4. setelah ditandatangani Ka LSP, naskah dinas tersebut

dicatat pada buku verbal dan diberi nomor;

6.2.3.5. setelah naskah dinas diberi nomor, digandakan sesuai kebutuhan;

6.2.2.9 mendistribusikan naskah dinas sesuai alamat; 6.3. mengarsipkan naskah dinas :

6.3.1. mencatat naskah dinas tertentu dalam daftar arsip baik soft copy (komputer) maupun hard copy (buku arsip); dan

6.3.2. menyimpan naskah dinas dalam lemari arsip sesuai klasifikasi / jenis naskah dinas.

7. Pemeliharaan Alat :

7.1. servis komputer tiga bulan sekali;

7.2. pengisian tinta komputer satu bulan sekali; 7.3. pemeliharaan peralatan kantor lainnya.

8. Unit Terkait

8.1. Subbag Standardisasi; 8.2. Subbag Sertifikasi;

(6)

9. Mekanisme

MENERIMA KONSEP NASKAH DINAS MASUK

 Memeriksa kelengkapan naskah dinas;

 Memeriksa kelengkapan

naskah dinas;

 Mengelompokkan naskah

dinas sesuai jenis dan klasifikasinya;

 Memberikan lembar

disposisi;

 Mencatat naskah dinas

dalam buku agenda.

Mengajukan naskah dinas KA LSP

mencatat disposisi naskah dinas yang sudah turun dari Ka LSP

di buku agenda

mendistribusikan naskah dinas sesuai disposisi

atau

diarsipkan

mencatat naskah dinas dalam buku ekspedisi

(7)

MENERIMA KONSEP NASKAH DINAS KELUAR

UNTUK TANDA TANGAN KALEMDIKPOL

Mengoreksi tata cara penulisan naskah dinas dan nota dinas pengantar

dikembalikan kepada konseptor untuk diperbaiki

lalu diajukan kembali konsep naskah dinas diajukan kepada Ka LSP

untuk diparaf atau disahkan

Mengirimkan konsep naskah dinas dan nota dinas pengantar kepada

Kalemdikpol melalui Kataud Lemdikpol Memberikan

nomor nota dinas pengantar untuk naskah dinas yang

sudah diparaf Ka LSP

Setelah ditanda tangani Kalemdikpol, naskah dinas diregistrasi, diarsipkan, di Taud Lemdikpol dan dikembalikan ke LSP Urmin LSP menggandakan, mendistribusikan dan mengarsipkan naskah dinas yang sudah distempel sesuai alamat

Menyimpan naskah dinas yang belum distempel sebagai

dokumen Apabila tidak ada

kesalahan Apabila masih terjadi

(8)

UNTUK TANDA TANGAN YANG MENGATASNAMAKAN KALEMDIKPOL

Setelah naskah dinas diberi nomor, digandakan dan dicatat

pada buku verbal Setelah ditandatangani Ka LSP, naskah dinas tersebut dimintakan nomor surat ke Taud Lemdikpol  Mendistribusikan

naskah dinas yang sudah distempel sesuai alamat

 Memberikan

tembusan kepada Kalemdikpol dan Taud Lemdikpol untuk diarsipkan

Menyimpan naskah dinas yang belum distempel sebagai

dokumen

Mengoreksi tata cara penulisan naskah dinas;

Apabila tidak ada kesalahan Apabila masih terjadi

(9)

UNTUK TANDA TANGAN KA LSP

Setelah naskah dinas diberi nomor, digandakan sesuai kebutuhan Setelah ditandatangani Ka LSP, naskah dinas tersebut dicatat pada buku verbal dan diberi nomor

Mendistribusikan naskah dinas sesuai

alamat

Mengoreksi tata cara penulisan naskah dinas;

Apabila tidak ada kesalahan Apabila masih terjadi